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Guide d’Utilisation Création d’une collection locale

Bienvenue dans le Guide d’Utilisation EBSCO portant sur la création d’une collection locale dans EBSCOadmin. Les collections locales peuvent être utilisées comme limiteurs de recherche

EBSCOhost ou fichiers d’autorité qui s’affichent sur la sous-barre d’outils supérieure, pour lier de manière transparente vos abonnements papier à vos abonnements aux bases de données

EBSCOhost. Une fois créées dans EBSCOadmin, vos collections locales font partie des stratégies de recherche EBSCOhost de vos utilisateurs.

La première étape consiste à cliquer sur l’onglet Local Collections (Collections locales), puis sur le lien Add a New Collection (Ajouter une nouvelle collection), avant d’entrer un Collection ID

(ID de collection) de 3 à 8 caractères. Saisissez une Description de la collection et indiquez si la collection est ou n’est pas une collection Exclude (Exclusion). Tous les titres d’une collection Exclude (Exclusion) ne seront pas inclus à vos recherches dans EBSCOhost. Indiquez si les Alternate ISSNs

(ISSN alternatifs) doivent être incluses, puis cliquez sur Submit (Enregistrer les modifications).

L’écran Local Collections (Collections locales) s’affiche avec le nom de la nouvelle collection. Pour ajouter des titres à la nouvelle collection, cliquez sur le lien Go (OK) dans la colonne

Setup/Maintain Titles (Configuration/maintenance des Titres).

Cliquez sur le lien Add New Titles (Ajouter de nouveaux titres), puis parcourez les titres par base de données ou effectuez votre sélection par nom de titre ou ISSN/ISBN. Cliquez sur Browse

(Parcourir). La liste des titres s’affiche. Affichez en surbrillance le titre de la revue appropriée ou maintenez la touche Ctrl enfoncée pour sélectionner plus d’une revue dans la liste. Cliquez sur Add to Collection (Ajouter à la collection). Cliquez sur le lien Back to Title List (Retour à la liste des titres)

pour afficher la nouvelle liste de titres de votre collection.

Ou bien, vous pouvez choisir de télécharger une liste de titres dont vous disposez déjà. Pour cela, cliquez sur le lien Go (OK) dans la colonne Setup/Maintain Titles

(Configuration/maintenance des titres) à droite de la collection.

Cliquez sur le lien Upload Local Titles (Charger des titres locaux).

Dans le champ Select File Type (Sélectionner le type de fichier), sélectionnez Delimited Text File (Fichier texte délimité). (Pour obtenir des instructions sur la manière de télécharger vos titres

en utilisant le format MARC21, cliquez sur le lien Help (Aide).)

Dans le champ Field Delimiter (Délimiteur de champ), vous pouvez entrer un caractère, un espace ou une tabulation. Dans le champ Text Delimiter (Délimiteur de texte), vous pouvez entrer un délimiteur de

texte (double apostrophe, par exemple) utilisé pour entourer les champs contenant des virgules intégrées.

Dans le champ Collection ID (ID de collection), si votre fichier texte contient ce champ, saisissez le numéro de la colonne contenant le champ Collection ID (ID de collection). Si votre fichier texte

ne contient pas ce champ, vous devrez saisir un ID de collection de 8 caractères maximum.

Dans le champ ISSN/ISBN, saisissez le numéro de colonne du champ ISSN/ISBN dans votre fichier texte. Ne saisissez pas de valeur de texte littérale dans ce champ. Si l'ISSN est spécifié, nous tenterons de faire correspondre la revue par numéro ISSN ; sinon, nous utiliserons

le nom du titre pour trouver la revue.

Dans le champ Title (Titre), saisissez le numéro de la colonne contenant le titre. Si votre fichier texte ne contient pas ce champ, laissez le champ vide.

Dans le champ Notes (Remarques), saisissez le numéro de la colonne contenant les remarques locales. Si votre fichier texte ne contient pas ce champ, laissez ce champ vide ou saisissez

le texte des remarques, qui sera ajouté à chaque titre de votre collection.

Dans le champ Summary Holdings (Résumés), saisissez le numéro de la colonne contenant les résumés. Si votre fichier texte ne contient pas ce champ, laissez-le vide ou saisissez le texte

du résumé, qui sera ajouté à chaque titre de votre collection.

Dans le champ Call Number (Numéro d’appel), saisissez le numéro de la colonne contenant le numéro d’appel. Si votre fichier texte ne contient pas ce champ, laissez-le vide ou saisissez

la série de Numéro d’appel, qui sera ajoutée à chaque titre de votre collection.

Dans les champs From Date (Depuis le) et To Date (Au), saisissez les numéros des colonnes contenant les dates From (De) et To (Au). Si votre fichier texte

ne contient pas ce champ, dans le format AAAMMJJ, laissez-le vide ou saisissez les dates From (De) et To (Au) qui seront ajoutées à chaque titre de votre collection.

Entrez les messages Yes/ No (Oui/Non) qui doivent apparaître dans la liste Résultat de recherche si l’élément est ou n’est pas disponible localement. Vous pouvez utiliser les messages indiqués ici

ou personnaliser votre message en saisissant un nouveau texte.

Dans le champ Update Mode (Mettre à jour le Mode ), indiquez si les données doivent être ajoutées ou remplacées. Dans le champ File Location (Emplacement du fichier),

saisissez l’emplacement vers lequel le fichier doit être téléchargé. Cliquez sur le bouton Browse (Parcourir) pour naviguer jusqu'à l'emplacement correct.

Si vous souhaitez recevoir un e-mail une fois le téléchargement terminé, saisissez l’adresse e-mail dans le champ Notify via E-mail upon Completion (Prévenir par e-mail une fois

terminé). Cliquez sur Submit (Enregistrer la modification). La liste des titres sera téléchargée et vous

recevrez une confirmation par e-mail lorsque le téléchargement sera terminé. Ainsi se termine le Guide d’Utilisation « Création d’une collection locale».