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Utiliser une liste de tâches est un des conseils les plus répandus dans les méthodes de productivité, comme nous avons pu le voir avec la méthode GTD, sa cousine la méthode ZTD ou encore Priorité aux priorités.

Pourtant, les listes de tâches ne sont pas toujours très agréables à utiliser. Car elles provoquent généralement certains effets secondaires.

On peut citer par exemple :

la culpabilité de ne pas avoir réalisé les tâches importantes du jour la frustration de devoir travailler sur des choses qui ne nous inspirent pas sur le

moment ou encore un sentiment d’impuissance face à une liste surchargée

C’est pour répondre à ce genre de problématique que Mark Forster, l’auteur du livre Faites-le Demain, a créé la méthode Superfocus, qui comme nous allons le voir, permet de travailler de façon intuitive sur nos tâches. Un régal pour les neuro-droitiers, scanneurs, ou toute personne à la créativité exacerbée !

A quoi s’attendre avec Superfocus ?

Mark Forster avait déjà exposé dans son livre Faites-le demain certains principes novateurs tels que la liste fermée ou encore l’initiative journalière. Pourtant, il avait le sentiment que ces principes, bien qu’ils soient bien adaptés au contrôle des tâches, ne prenaient pas suffisamment en compte le côté humain, la personnalité de celui qui devait réaliser ces tâches.

Aussi, il a voulu créer une méthode à base de liste de tâches qui permette à la fois d’optimiser la séquence de réalisation des tâches, et de plonger celui qui agis sur ces tâches le plus souvent possible dans l’état de flow, cet état de concentration intense où l’on est totalement absorbé sur nos activités (d’où le nom focus, qui exprime l’idée de concentration en anglais).

L’une des manières dont Superfocus permet de réaliser les choses est d’encourager l’utilisation systématique des petits pas, le fameux concept "Agir peu mais souvent", très cher à Mark.

D’après Mark Forster, ce système combine plusieurs avantages :

la possibilié de noter toutes les idées de tâches qui nous passent par le tête la suppression de la procrastination travailler dans un cadre à la fois structuré et intuitif s’assurer que les tâches difficiles sont réalisées tout comme les tâches faciles traiter les tâches urgentes être capable d’exercer un degré de contrôle variable selon les circonstances

Au commencement, il y avait AutoFocus

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Superfocus est en fait l’évolution d’un ancien système que Mark avait appeléAutofocus. Je pense qu’il est bon de le décrire en premier lieu afin que vous ayez une bonne connaissance des principes sous-jacents.

Voici un résumé des instructions :

Le système AutoFocus consiste à écrire une longue liste de tout ce que vous avez à faire, dans un carnet avec des lignes (25 à 35 lignes de préférence). A mesure que vous pensez à de nouvelles tâches, vous allez les ajouter à la fin de la liste.

Ensuite, on travaille sur chaque page une à une grâce aux étapes suivantes :

1. Parcourir rapidement toutes les tâches de la page sans agir sur ces tâches2. Parcourir à nouveau la liste de manière plus lente, jusqu’à ce que l’une des tâches

vous interpelle3. Marquez un point devant cette tâche et travaillez sur cette tâche pendant autant

de temps que vous en avez envie4. Barrez cette tâche, ou reportez-là à la fin de la liste si elle n’est pas encore

achevée5. Parcourez à nouveau la page du début à la fin, et agissez sur les tâches qui vous

semblent pertinentes. Ne passez à la prochaine page que si vous avez effectué un parcours complet de la page sans avoir trouvé une seule tâche pertinente.

6. Passez à la page suivante7. Si aucune tâche ne retiens votre attention sur une page que vous parcourez pour

la première fois, alors toutes les tâches restantes de cette page sont rejetées. Utilisez un markeur pour indiquer qu’elles ont été rejetées (si vous n’avez pas de marker sous la main, vous pouvez aussi les entourer)

8. Une fois que vous avez terminé votre parcours de la dernière page, recommencez sur la première page encore active.

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Pour des instructions plus détaillées, vous pouvez aussi consulter cette page :Autofocus System – Instructions (en anglais)

Voici également une vidéo qui peut vous aider à saisir l’esprit de cette méthode :

 

Il faut savoir qu’à la suite de cette première version d’Autofocus, Mark a créé plusieurs versions supplémentaires, afin d’incorporer des changements basés sur les retours des premiers utilisateurs du système, qui ont partagé leurs impression dans le forum de Mark.

La plus populaire et aboutie est sans conteste la version 4. Mais Mark n’était pas satisfait de ces nouvelles versions puisque selon lui, les utilisateurs avaient moins tendance à travailler selon leur intuition. C’est pour cela qu’il a créé une nouvelle méthode inspirée de la version 1 d’Autofocus et baptisée Superfocus.

Superfocus

Superfocus utilise les même règles qu’Autofocus version 1, en y apportant quelques éléments supplémentaires.

1. Tout d’abord, le système utilise un carnet avec deux colonnes au lieu d’une. Si votre carnet est trop petit pour caser deux colonnes, vous pouvez aussi utiliser deux pages en vis-à-vis.

Vous ajouterez les tâches supplémentaires dans la colonne 2 de la façon suivante:    a. Reportez-y les tâches inachevées. Elles doivent être entrées dans la page active qui suit la page que vous êtes en train de parcourir. Si vous êtes sur la dernière page, alors la page suivante est la première page active de votre liste. 

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   b. Entrez-y les tâches urgentes. Celles-ci doivent être saisies sur la page courante.

2. La Colonne 2 est considérée comme faisant partie dʼune page tout comme la Colonne 1 à la différence près que toutes les tâches de la Colonne 2 doivent être effectuées avant de passer à la page suivante.

3. Les tâches inachevées doivent toujours être reportées dans la colonne 2, même sur la dernière page de la liste.

4. Une fois que la colonne 2 est pleine, plus aucune tâche ne doit être entrée sur cette page.

5. La page suivante où vous entrez les tâches inachevées est la prochaine page où il reste de la place dans la colonne numéro 2. Lorsque vous êtes sur la dernière page, la page suivante est la première page active de la liste. De façon similaire, si lʼon veut entrer une tâche urgente (en conséquent sur la page présente) et que la Colonne 2 est pleine, la tâche sera reportée sur la prochaine page où il reste de la place.

Lorsque plus aucune tâche active ne reste sur la page (c’est à dire qu’il ne reste plus que des tâches barrées et des tâches surlignées), la page est terminéeet ne fait plus partie de la liste active. Cette règle ne s’applique pas à la dernière page. Notez bien que la colonne numéro 2 ne doit pas forcément être remplie complètement pour que la page soit terminée.

Les tâches rejetées

Le rejet des tâches est une étape importante du système, puisque cela permet de se débarrasser des tâches qui ne mènent nulle part.

Le rejet intervient à deux étapes :

1. Si aucune tâche n’est effectuée sur la première colonne lorsqu’on visite une page, toutes les tâches restantes de la colonne 1 sont rejetées. Cette règle ne s’applique pas à la dernière page de la liste, puisque c’est celle où vous êtes en train d’ajouter des tâches.

2. Lorsque vous visitez une page pleine (plus aucune place dans la colonne 2), toutes les tâches de cette page doivent être soit effectuées (pas nécessairement achevée mais vous avez travaillé dessus), soit rejetées.

Le rejet des tâches s’applique uniquement aux tâches de la colonne 1. Sachant que pour les tâches de la colonne 2, on doit toujours travailler dessus.

Les tâches rejetées ne sont plus actives, mais elles seront revues. C’est une bonne chose d’ailleurs d’ajouter une tâche récurrente appelée "revoir les tâches rejetées".

Lorsqu’on revoit une tâche rejetée, on doit se demander avec précaution pourquoi cette tâche a été rejetée :

est-ce que la tâche n’était finalement pas utile, ou est-ce que nous n’avions pas le temps nécessaire pour la réaliser, ou

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est-ce qu’elle vous détournait de vos buts, ou y’a-t-il d’autre raison ?

Lorsque vous réactivez une tâche rejetée en la réentrant dans le système, il est bon de la reformuler ou de diviser la tâches en plusieurs parties pour qu’elle soit plus digeste.

Afin de les revoir plus efficacement les tâches rejetées, marquez ces tâches au marqueur. Personnellement, j’utilise plutôt un stylo 4 couleurs et j’entoure en couleur rouge ces tâches rejetées.

Et rappelez-vous que le rejet ne s’applique pas à la dernière page, où vous ajoutez vos tâches.

Signes et symboles

Lorsqu’une tâche est activée, on la barre d’une ligne horizontale Losqu’une tâche est rejetée, on la surligne avec un marker Lorsqu’une tâche rejetée est revue et par conséquent reformulée ou bien

éliminée, elle peut être barrée puisqu’elle ne sera plus sujette à révision Une page ne contenant aucune tâche activable est marquée avec une croix dans

le coin supérieur externe de la page. Quand il ne reste plus aucune tâche activable dans les pages précédentes, la croix

est entourée d’un cercle. Lorsqu’il n’y a plus aucune tâche rejetée qui se prête à une revue sur les pages

précédentes, le cercle est surligné.

Pourquoi ces modifications par rapport à Autofocus v1

Ces nouvelles règles permettent d’accroître la fluidité du système en saisissant les tâche inachevées dans la deuxième colonne de la prochaine page active. Une fois qu’une tâche rejoint la colonne 2, elle doit rester sur la colonne 2 sur toutes les pages jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Lʼintention de la nouvelle règle concernant ce qui arrive lorsquʼune page est pleine est dʼencourager une utilisation sage de la Colonne 2. Il est vital pour toute la procédure que la complétion dʼune tâche soit clairement et soigneusement définie dans son esprit.

Les arriérés de tâches

Si vous avez déjà des tâches à faire qui traînent depuis un long moment, entrez-les directement dans le système en une fois, et laissez-les décanter. Si vous vous rendez compte que certaines sont rejetées, demandez-vous sérieusement si elles ont vraiment lieu d’être.

Cependant pour les arriérés d’emails et de paperasse, il peut être dangereux de les noter tous car ils peuvent alors obstruer le traitement des nouveaux emails et des nouveaux documents. Utilisez alors des dossiers spécialisés à cette fin, libellés convenablement.

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Pourquoi ça marche ?

Ce système fonctionne parce qu’il fournit un cadre de travail qui équilibre le côté rationnel et le côté intuitif du cerveau (voir aussi l’article cerveau droit / cerveau gauche pour comprendre).

Si l’on n’utilise que la partie rationnelle du cerveau, on a tendance à planifier la réalisation de tâches qui seront probablement rejetées par notre esprit, parce que notre esprit ne fonctionne pas de manière purement rationnelle(il n’en fait qu’à sa tête   ). La plupart d’entre nous a déjà eu des occasions où l’on sait (avec notre cerveau rationnel) ce que l’on doit faire, et pourtant nous avons naturellement tendance à le rejeter.

D’un autre côté, si l’on vit uniquement en suivant son instinct, on a tendance àdiverger de ce qui compte vraiment pour le long terme. On devient impulsif et on agit de façon irrationnelle.

Pourtant lorsque ces deux façons de penser sont équilibrées, on est capable de prendre des décisions pleinement en accord avec nos plus profonds désirs et émotions. C’est ce qui rends utile ce système de liste de tâches. Il nous pousse à faire les bons choix, de la manière la plus sereine possible.

Quelques conseils supplémentaires

Faites confiance en votre système, celui-ci vous permet de créer une structure qui produit de meilleures décisions que celles que vous auriez prises sans cadre de travail.

Utilisez votre bon sens. Si quelque chose doit être fait immédiatement, faites-le immédiatement.

N’essayez pas de remplir les tâches dans un ordre prédéfini. Si vous le faites, vous allez utiliser le système d’une manière moins efficace que si vous laissiez le système prioriser pour vous.

Vous pouvez vous attendre à voir les choses évoluer différemmentsuivant les tâches. Certaines seront très rapides à terminer, d’autres lentes, pour certaines vous devrez faire une pause, et d’autres encore seront rejetées. C’est bien la façon dont le système doit fonctionner.

N’utilisez pas ce système pour des tâches à effectuer à une certaine heure de la journée. Telles que préparer les repas, vos séances de pratique musicale, fermer boutique, etc.

Losque vous relisez votre liste après un long moment, parcourez toutes les tâches restantes. De cette manière, vous aurez une meilleure vue d’ensemble de ce qui doit être fait.

N’oubliez pas d’ajouter vos relances et rappels dans le système. Ce sont des éléments importants pour garder le fil de votre travail.

Incluez toutes sortes de tâches créatives, telles que "Réfléchir à…", "Se renseigner sur…", "Discuter de…", "Réviser…"

Notez la date du jour à côté de la première tâche que vous ajoutez chaque jour. Bien que cela ne soit pas essentiel pour le fonctionnement du système, cela aide à suivre vos progrès.

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Lorsque vous n’avez pas accès à votre liste, ayez toujours un moyen pour noter les idées et les tâches qui vous viennent à l’esprit.

Complémentez le système en utilisant certains moyens pour avoir une visibilité sur vos tâches programmées à des dates ultérieures (échéancier, alertes Outlook , calendrier, etc)

Utilisez un carnet différent pour chaque contexte où vous travaillez, par exemple : perso ou boulot.

Conclusion

Vous allez probablement mettre un certain temps avant de saisir pleinement ces instructions. Moi-même j’ai dû relire le tout plusieurs fois avant de pouvoir comprendre et traduire les instructions à partir du site original de Mark Forster.

Pour l’instant, je ne peux pas dire encore que j’ai adopté ce système, ne l’ayant pas pratiqué sur une longue période. Mais je trouve le principe très astucieux. Et je pense que ça peut être une très bonne méthode d’à point, lorsqu’on a des tâches plein la tête et que l’on a du mal à savoir par quoi commencer.

Si vous allez faire un tour du côté du forum de Mark Forster, vous verrez que beaucoup d’utilisateurs partagent le sentiment que la méthode les a aidé à agir au quotidien. Décrivant notamment ce système comme une méthode simple, linéaire et tangible, favorisant la concentration sur l’action.

En attendant, la meilleure manière de vous en faire une idée est bien entendu de l’essayer 

Si vous avez une question sur Superfocus, ou bien si vous désirez partager vos impressions sur ce système, ajoutez simplement votre message dans les commentaires de l’article…