LYCEE EDOUARD HERRIOT – 6, PLACE EDGAR QUINET – 69455 LYON CEDEX 06 Téléphone : 04 72 83 09 60 Télécopie : 04 72 83 09 68

DOSSIER RELATIF À L’ORGANISATION D’UNE SORTIE OU D’UN VOYAGE SCOLAIRE

Dossier rédigé par l’intendance – juin 2014

ANNEE SCOLAIRE [2015/2016]

DOSSIER RELATIF À L’ORGANISATION DES

SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

Exemplaire

ENSEIGNANTS

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Ce dossier se compose :

1 Les règles budgétaires et comptables A consulter

2 Projet de voyage Soumis préalablement au chef d’établissement

pour accord 3 Budget prévisionnel

4 La liste des élèves Après accord du chef d’établissement, suite

des documents à transmettre 5 Programme détaillé du séjour

6 Autorisation parentale de sortie du territoire Documents à compléter

par les familles, à dupliquer autant de fois

que nécessaire

7 Fiche médicale et assurance

8 Acte d’engagement de la famille

9 Bordereau récapitulatif des chèques reçus des élèves Documents et pièces annexes à remettre à la gestionnaire du lycée 10 Bordereau récapitulatif des dépenses (régie d’avance temporaire)

Les documents n° 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 /10 sont disponibles en version séparée si l’enseignant souhaite allonger certaines colonnes. Pour les documents communiqués aux familles, cela permet d’enlever les numérotations des documents, qui n’ont aucun intérêt pour celles-ci.

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[2015/2016] REGLES BUDGETAIRES ET COMPTABLES 1

Les sorties et les voyages scolaires organisés par l’établissement obéissent à une réglementation

financière abondante. L’objectif de cette note consiste à synthétiser toutes ces normes et à vous guider au

niveau de l’organisation financière.

Les élèves n’ont pas l’obligation de participer à une sortie ou un voyage facultatif. Ce caractère

facultatif rend possible une participation financière des familles.

1ère REGLE : Une activité de l’établissement

Nonobstant le caractère facultatif, les sorties et voyages sont des activités de l’établissement car ils se

déroulent tout ou partie sur le temps scolaire. En conséquence, ces activités doivent être retracées dans la

comptabilité de l’établissement et non dans celle d’un tiers (exemple : maison des lycéens). A contrario, un

voyage hors temps scolaire échappe à cette règle.

2ème REGLE : Un accord du Chef d’établissement et du Conseil d’administration

La décision d’autoriser la sortie ou le projet de voyage scolaire relève, dans tous les cas, de la compétence du

chef d’établissement. A cette fin, il dispose de tout pouvoir d’appréciation sur l’intérêt pédagogique et sur les

conditions matérielles de mise en œuvre du projet.

Dès l’accord, ce voyage sera présenté pour vote au Conseil d’administration. Ces votes, pour le Lycée

Edouard Herriot, interviennent nécessairement en JUIN pour les sorties et voyages programmés sur la

période de septembre à décembre de la rentrée suivante ou en OCTOBRE pour les sorties et voyages se

déroulant de janvier à juin de l’année civile suivante.

Le passage en CA allonge la démarche d’organisation et oblige à anticiper. De plus, le vote n’est exécutoire

(applicable) que dans un délai de 15 jours après réception du dernier accusé de réception par les autorités

compétentes et il n’est pas possible de régulariser a posteriori. On peut donc considérer qu’un voyage se

prépare plusieurs mois à l’avance.

3ème REGLE : Une prévision budgétaire

Lors du vote en CA, un budget prévisionnel équilibré doit être présenté faisant apparaître les dépenses et les

recettes.

S’agissant de la participation financière demandée aux familles, celle-ci doit également être votée pour un

montant précis.

4ème REGLE : Une prise en charge des frais des accompagnateurs

La participation financière des familles ne peut être destinée à couvrir les frais des accompagnateurs qui

doivent être payés par l’établissement.

Ainsi, le coût du voyage doit être divisé par le nombre total de participants (élèves + professeurs

accompagnateurs).

Ce « coût accompagnateurs » est imputé sur le budget de fonctionnement de l’établissement. C’est pourquoi

les projets de voyages doivent être connus en juin afin d’inscrire les sommes correspondantes au moment du

budget en novembre.

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La ligne budgétaire consacrée aux voyages est limitée car il convient de donner la priorité aux crédits

disciplinaires. Les arbitrages sont donc inévitables afin de limiter la participation financière de

l’établissement.

5ème REGLE : Un marché public

Selon le code des marchés publics, tout achat est un marché public dès le 1er euro. Si aucun formalisme n’est

requis en l’espèce, une mise en concurrence a minima est nécessaire.

Si le coût du voyage n’excède pas 15 000 € HT, il est bienvenu d’obtenir au moins 2 devis et au-delà de 15

000 € HT, 3 devis.

Toutes opérations financières (commandes) sont faites par l’intendance (Mme Nogier) et signées par le chef

d’établissement car il s’agit d’un engagement de dépense publique.

6ème REGLE : La collecte des participations des familles

La participation financière des familles est encaissée par l’établissement. Seul le régisseur est autorisé à

procéder à ces encaissements car il s’agit de deniers publics.

Pour permettre aux professeurs de collecter eux-mêmes l’argent des familles, ils seront nommés

mandataires par l’intendance. A noter que cela ne concerne que les chèques bancaires ; pour les espèces

l’encaissement se fait uniquement à l’intendance.

Les professeurs doivent tenir une liste nominative des encaissements (voir document 9) et la joindre aux

chèques qui sont remis à l’intendance en une seule fois. Pour les voyages coûteux, un paiement des familles

en plusieurs fois est envisageable selon la même procédure.

7ème REGLE : Les dépenses sur place

Pour la majorité des sorties et voyages, les dépenses sont payées sur facture via un bon de commande

préalable. Parfois, il peut arriver que certaines dépenses soient effectuées sur place.

Dans ce cas, une régie d’avance (maximum 2 000 €) doit être instituée. Il s’agit d’une autorisation accordée

par la DDFIP du Rhône qui permet de disposer d’une somme d’argent pour régler de menues dépenses.

Attention, un délai de 1 mois est nécessaire pour mettre en œuvre cette régie et fixer avec précision le

montant de l’avance.

Après accord, la somme déterminée est remise au professeur en espèces. Ce dernier devra justifier

rigoureusement de ses dépenses en fournissant toutes les factures ou tickets de caisse à son retour.

8ème REGLE : La gestion des trop-perçus

Il est important que le budget prévisionnel soit calculé au plus juste et sans prendre de marge particulière

car les trop-perçus de la part des familles sont susceptibles de donner lieu à remboursement.

Il existe deux cas de figure :

- si le trop-perçu par participant est supérieur à 8 euros, le remboursement est obligatoire.

- Si le trop-perçu est inférieur à 8 euros, les familles disposent d’un délai de 3 mois après notification pour

demander le remboursement.

Par ailleurs, nous recommandons vivement de souscrire aux assurances annulation proposées par les

voyagistes et transporteurs. En effet, si le voyage est supprimé ou si un élève se désiste, aucun

remboursement des familles ne sera possible si l’établissement n’a pas lui-même été remboursé.

5

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[2015/2016] PROJET DE VOYAGE SOUMIS AU CHEF D’ETABLISSEMENT 2

ECHANGE VOYAGE SORTIE

1. ORGANISATION GENERALE DU VOYAGE

PROFESSEUR ORGANISATEUR :

DESTINATION PAYS : VILLE :

DEPART DATE : DU __________________ HEURE et LIEU :

RETOUR DATE : AU __________________ HEURE et LIEU :

MODE DE TRANSPORT : MODE

D’HEBERGEMENT :

COUT TOTAL : PARTICIPATION

FAMILLE :

2. PARTICIPANTS ET ACCOMPAGNATEURS

CLASSE(S) CONCERNEE(S) : DESIGNATION DES ACCOMPAGNATEURS :

Nom, Prénom Qualité

NBRE EXACT ELEVES :

NBRE ACCOMPAGNATEURS :

3. APPARIEMENTS

Si le voyage se déroule dans le cadre d’un appariement, veuillez préciser :

NOM et ADRESSE de l’école/l’établissement correspondant :

Homologation n° , en date du :

En cours d’homologation, demande en date du :

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4. PROJET PEDAGOGIQUE

OBJECTIFS

Pédagogiques et éducatifs :

Correspondant au projet d’étab. :

ACTIONS PREPARATOIRES

Schéma d’enquête, recherches de documents, répartition des tâches entre les participants, travaux et recherches divers, contacts préalables, etc.

PROGRAMME DE SEJOUR

(à joindre)

EXPLOITATION ULTERIEURE

Contrôles oraux et écrits, comptes rendus, exposés, dossiers, documentaires, expositions photographiques, projections commentées, etc.

Fait à Lyon, le ______________________ Signature de l’enseignant

5. AVIS DU CHEF D’ETABLISSEMENT

FAVORABLE Le Chef d’établissement, M. BOUGAULT

DEFAVORABLE

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[2015/2016] BUDGET PREVISIONNEL 3

ECHANGE VOYAGE SORTIE

DESTINATION

DATES DU __________________________ AU __________________________

PROFESSEUR

NOMBRE D’ACCOMPAGNATEURS

NOMBRE D’ELEVES

REGIE D’AVANCE (maximum 2 000 €) NON OUI MONTANT DEMANDE ______________ €

DÉPENSES RECETTES LIBELLÉS (fournir devis) MONTANT LIBELLÉS (fournir justificatifs) MONTANT

TRANSPORT PARTICIPATION DEMANDEE AUX FAMILLES

train – avion – car Tarif prévisionnel individuel :……... € x ……

ASSURANCES PARTICIPATION ETABLISSEMENT

Assurance …………………….…………….………… Coût accompagnateur : ……….. € x ………

HEBERGEMENT PARTICIPATION ORGANISMES DIVERS

(ex : fond social)

VISITES SUBVENTION

……………………………………….. ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………...

TOTAL

………………………………………………………………………………………………………………

……… ________

Etat (Rectorat)

Région

Organismes internationaux

Autres (ex : commune, ambassade)

FRAIS DIVERS (PRECISEZ) DONS (PRECISEZ)

TOTAL DÉPENSES TOTAL RECETTES

Visa de l’enseignant responsable, Date et signature

Visa du gestionnaire, Date et signature

Visa du chef d’établissement, Date et signature

FAVORABLE DEFAVORABLE

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[2015/2016] LISTE DES PARTICIPANTS 4

ECHANGE VOYAGE SORTIE

DESTINATION

DATES DU __________________________ AU __________________________

PROFESSEUR

NOMBRE D’ACCOMPAGNATEURS

NOMBRE D’ELEVES

LISTE DES ACCOMPAGNATEURS (précisez la qualité ou la discipline)

NOM PRENOM CLASSE MINEUR/MAJEUR

veuillez cocher NATIONALITE

si autre que française

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[2015/2016] PROGRAMME DETAILLE DU SEJOUR 5

ECHANGE VOYAGE SORTIE

DESTINATION

DATES DU _____________________________ AU _____________________________

PROFESSEUR

MATIN APRES-MIDI SOIR

JOUR 1

JOUR 2

JOUR 3

JOUR 4

JOUR 5

JOUR 6

JOUR 7

JOUR 8

JOUR 9

JOUR 10

JOUR 11

JOUR 12

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[2015/2016] AUTORISATION PARENTALE impliquant la SORTIE du TERRITOIRE 6

AUTORISATION DE PARTICIPATION D’UN ELEVE MINEUR A UNE SORTIE OU UN VOYAGE SCOLAIRE A CARACTERE FACULTATIF

IMPLIQUANT LA SORTIE DU TERRITOIRE

Je soussigné(e), nom ________________________ prénom : ___________________________

et/ou

Je soussigné(e), nom ________________________ prénom : ___________________________

exerçant l’autorité parentale sur l’enfant (nom, prénom) ____________________________________________

élève de la classe de ___________________, né(e) le _____________________ à ________________________,

pays ________________________________, de nationalité __________________________________________,

autorise / autorisons n’autorise pas / n’autorisons pas

(nom, prénom élève) ___________________________________à participer au voyage scolaire organisé par le Lycée

Edouard Herriot à destination de : _____________________________________________________

se déroulant du : _________________________ au _________________________.

J’autorise / Nous autorisons expressément (nom, prénom élève) _____________________________________

à sortir du territoire national : OUI NON

L’enfant fait l’objet d’une mesure conservatoire : OUI NON

L’enfant fait l’objet d’une décision judiciaire d’interdiction de sortie du territoire (IST) : OUI NON

L’enfant fait l’objet d’une décision judiciaire d’interdiction de sortie du territoire sans l’autorisation des deux parents :

OUI NON

Si OUI, une autorisation temporaire a été donnée par le juge des affaires familiales au tribunal de grande instance de

___________________________________ par décision du _________________________

OU Les deux parents (ensemble ou séparément) ont donné leur autorisation à la sortie du territoire de l’enfant devant un officier de police judiciaire conformément à la procédure d’autorisation prévue à l’article 1180-4 du Code de procédure civile.

OUI NON

Fait le ______/______/_______Signature de la/des personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant :

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RAPPEL :

Il est rappelé que l’inscription au fichier des personnes recherchées

des oppositions à la sortie du territoire (OST),

des interdictions de sortie du territoire (IST)

et des IST sans l'autorisation des deux parents

concernant des mineurs est systématiquement vérifiée par les services chargés du contrôle aux

frontières si le déplacement s’effectue hors espace Schengen.

Elle peut être vérifiée par ces mêmes services si le déplacement a lieu au sein de l’espace Schengen.

Dès lors, s’il s’avère que l’enfant :

fait l’objet d’une OST ;

ou fait l'objet d’une IST ;

ou fait l'objet d'une IST sans l'autorisation des deux parents mais que celle-ci n’a pas été levée

devant les officiers de police judiciaire,

l’enfant ne pourra pas franchir la frontière et sera remis directement aux services de sécurité

intérieure.

Nous vous rappelons que toute fausse déclaration peut engager votre responsabilité pénale, le faux et

l’usage de faux étant puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende (article 441-1

du code pénal).

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[2015/2016] FICHE MEDICALE ET ASSURANCE 7

NOM PRENOM

DATE et LIEU de NAISSANCE

CLASSE

NOM ET ADRESSE DES PARENTS OU REPRESENTANT LEGAL

N° SECURITE SOCIALE DES PARENTS (indispensable)

NOM, N° ET ADRESSE DE L’ASSURANCE QUI COUVRE L’ELEVE

Je soussigné(e) M., Mme _________________________________________ donne au responsable du voyage l’autorisation de

prendre toutes les décisions qu’il jugerait utiles face à une éventuelle intervention médicale ou chirurgicale.

En cas d’hospitalisation ou de problèmes de santé, le professeur responsable s’efforcera de prévenir la famille

par les moyens les plus rapides. Veuillez faciliter notre tâche en nous indiquant :

N° domicile :

Autre N° d’urgence d’une personne susceptible de vous prévenir rapidement (indiquez son nom) :

N° portable PERE : N° portable MERE :

N° travail PERE : N° travail MERE :

Courriel personnel et/ou professionnel PERE :

@

Courriel personnel et/ou professionnel MERE :

@

Veuillez tourner la page SVP

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MEDECIN TRAITANT GROUPE SANGUIN / VACCINATION

NOM GROUPE SANGUIN

ADRESSE ANTITETANIQUE

N° DE TEL BCG

N° DE FAX VACCINATIONS

OBLIGATOIRES pour la DESTINATION

Votre enfant est-il allergique ? (précisez)

Votre enfant suit-il un traitement régulier ? Lequel ?

Votre enfant suit-il un régime alimentaire particulier ?

La santé de votre enfant a-t-elle nécessité un PAI (Projet d’accueil individualisé) ?

Autres informations que vous jugerez utile de porter à notre connaissance :

VEUILLEZ JOINDRE IMPERATIVEMENT : Photocopie de l’ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE de votre enfant Photocopie de l’ASSURANCE MALADIE EUROPEENNE Photocopie de la page VACCIN du CARNET DE SANTE Photocopie de la carte du GROUPE SANGUIN

Fait le ____________________________ Signature de la/des personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant :

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[2015/2016] ACTE D’ENGAGEMENT DE LA FAMILE 8

DEMANDE D’INSCRIPTION POUR UN VOYAGE

ACTE D’ENGAGEMENT

NOM DE L’ELEVE PRENOM

DATE ET LIEU DE NAISSANCE

NATIONALITE

ADRESSE CODE POSTAL

VILLE

TELEPHONE TEL PORTABLE

DESTINATION DU VOYAGE

DU AU

POUR UN MONTANT DE :

N° DE LA PIECE

D’IDENTITE

Cette participation volontaire est susceptible d’évoluer au maximum de + 10%.

Le paiement pourra s’effectuer en plusieurs versements.

Le 1er versement de _______________ € doit intervenir avant le _________________________. Le chèque doit être libellé

à l’ordre de l’agent Comptable du Lycée du Parc.

Si le nombre de participants est insuffisant, le voyage n’est pas réalisé et l’intégralité des sommes versées est

remboursée (fournir un RIB ou RIP).

A l’inverse, les parents sont informés que cette demande d’inscription vaut acte d’engagement.

Veuillez nous indiquer si votre Comité d’Entreprise est susceptible de participer financièrement :

NON OUI => ____________________ (montant estimé)

DOCUMENTS OBLIGATOIRES À JOINDRE :

Dans un 1er temps : Photocopie de la pièce d’identité (CARTE d’IDENTITE ou PASSEPORT selon la destination) en cours de

validité + 6 mois après le retour ATTENTION : prévoir un délai d’au moins 6 semaines pour l’établir.

Dans un 2ème temps : Les documents obligatoires demandés dans la « fiche médicale et assurance »

Fait le ______/______/______Signature de la/des personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant :

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[2015/2016] BORDEREAU RECAPITULATIF des CHEQUES RECUS des ELEVES 9

ECHANGE VOYAGE SORTIE

Destination séjour : ________________________________

Dates séjour : du ________________ au _______________

Nom de l’enseignant : ______________________________

Classe : __________________________________________

Rappel du montant individuel voté au CA ____________ €

Dates prévues des versements : _______€ en ___________ _______€ en ___________ _______€ en____________

SVP, dire aux élèves d’indiquer leurs nom et prénom au dos du chèque. Merci.

Nbre de chèques

Nom de l’élève Nom de l’émetteur

du chèque (si différent)

Est-il prévu une aide d’un

CE ?

Montant du chèque

1erac. 2èmeac. 3èmeac. (solde)

1

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Fait à Lyon, le ____________________ Signature du professeur mandataire

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[2015/2016] BORDEREAU RECAPITULATIF

des DEPENSES dans le cadre d’une régie d’avance temporaire

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ECHANGE VOYAGE SORTIE

Destination séjour : Nom de l'enseignant :

Dates du séjour :

Taux de change : 1 € = ………….. 1 …… = ……..….. € SVP, veuillez indiquer sur les tickets l'objet de la dépense (si

nécessaire) et joindre l'ensemble des tickets. Merci. Montant de l'avance : (exemple) 100 €

Objet de la dépense Montant en € Nombre de

pièces justificatives

Informations suppl. ou

commentaires détail (si utile) somme

exemple : Entrée musée Salvador Dali 15 p. x 5 € 75,00 € 15

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

TOTAL DES DEPENSES : 75,00 € 15

Somme restante : 25,00 € à remettre au régisseur du Lycée Edouard Herriot

Arrêté à la somme de………………………………………………………………………... (en toutes lettres)

À Lyon, le __________________ L'enseignant,

Le Proviseur,