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Sommaire
Partie 1 – Débuter avec Kleos ....................................................................................................... 4
Installation ................................................................................................................................. 5
Configuration du bureau ........................................................................................................... 8
Configuration de base de votre cabinet .................................................................................. 10
Premiers pas avec Kleos .......................................................................................................... 12
Mon premier dossier ............................................................................................................... 16
Partie 2 – Manuel de l’utilisateur ................................................................................................ 17
Introduction. Qu’est-ce que Kleos ? ........................................................................................ 18
La gestion des dossiers ............................................................................................................ 19
La gestion des identités ........................................................................................................... 23
La gestion des documents ....................................................................................................... 25
La génération de document .................................................................................................... 29
La gestion des emails .............................................................................................................. 30
Installation et configuration du complément Kleos pour Outlook ......................................... 32
Agenda et tâches ..................................................................................................................... 32
La bannette A traiter ............................................................................................................... 34
La gestion des échéances ........................................................................................................ 35
La gestion des Activités ........................................................................................................... 36
La Facturation et la Comptabilité ............................................................................................ 39
Les rapports standards ............................................................................................................ 43
Kleos Connect – L’extranet Kleos ............................................................................................ 44
Kleos Mobile – Les applications smartphones/tablettes pour Android & iOs ........................ 46
Partie 3 – Manuel de l’administrateur ........................................................................................ 47
Configuration des comptes dans Kleos et des profils ............................................................. 48
Configuration des données complémentaires ........................................................................ 49
Configuration de son compte messagerie .............................................................................. 52
Configuration des modèles de documents (matrices) ............................................................ 53
Configuration des activités et des éléments de facturation ................................................... 55
Partie 4 - Références ................................................................................................................... 57
Eléments communs ................................................................................................................. 58
Le Bureau Kleos ....................................................................................................................... 62
L’écran des dossiers ................................................................................................................ 63
La recherche avancée de dossiers ........................................................................................... 65
Le dossier................................................................................................................................. 67
Dossier – Informations générales ....................................................................................... 68
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Onglet Général – Les membres du cabinet ......................................................................... 68
Onglet Général– Parties ...................................................................................................... 69
Onglet Général – Champs complémentaires ...................................................................... 70
Onglet Documents............................................................................................................... 70
Onglet Agenda/RDV ............................................................................................................ 73
Onglet tâches ...................................................................................................................... 73
Onglet Activités ................................................................................................................... 73
Onglet Facturation .............................................................................................................. 74
Onglet Calculs ...................................................................................................................... 76
Les Notes ............................................................................................................................. 76
La liste des identités ................................................................................................................ 78
La fiche identité ....................................................................................................................... 79
L’Agenda .................................................................................................................................. 81
La fenêtre des nouveaux RDV ................................................................................................. 83
L’écran des tâches ................................................................................................................... 84
La fenêtre des tâches .............................................................................................................. 85
L’écran Documents .................................................................................................................. 86
L’écran des activités ................................................................................................................ 89
La fenêtre des activités ........................................................................................................... 90
La feuille d’activités ................................................................................................................. 91
L’écran Facturation ................................................................................................................. 92
L’écran comptabilité ................................................................................................................ 95
L’écran de configuration ......................................................................................................... 96
Bureau ................................................................................................................................. 96
Bureau ................................................................................................................................. 96
Dossier ............................................................................................................................... 100
Identité .............................................................................................................................. 104
Agenda et tâches ............................................................................................................... 107
Documents ........................................................................................................................ 108
Activités ............................................................................................................................. 110
Calculs................................................................................................................................ 112
Généralités ........................................................................................................................ 113
Gestion financière ............................................................................................................. 119
Comptabilité ...................................................................................................................... 122
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Partie 1 – Débuter avec Kleos
Installation
Kleos est un logiciel de gestion de cabinets d’avocats créé par des avocats pour des avocats. Il contient toutes les fonctionnalités qui vous permettront de gérer vos dossiers. Toutes les informations stockées dans Kleos sont sécurisées dans le Cloud. En étant utilisateur Kleos vous pouvez installer Kleos sur tous les PC dont vous avez besoin afin d’accéder à Kleos de partout (cabinet, maison etc.).
Pour utiliser Kleos il faut dans un premier temps l’installer sur votre PC. Si Kleos nécessite une installation physique sur votre PC, toutes les données sont quant à elles hébergées dans le Cloud. Kleos nécessite donc une connexion internet permanente (disposant d’un bon débit) pour fonctionner.
Avant d’installer Kleos veuillez vérifier que votre PC répond aux prérequis techniques Kleos.
Pré requis techniques
Minimum Recommandé
CPU: Dual core
RAM: 4Go
Espace disque libre : 300 MB
Connexion Internet: 3 MB/s
Versions de Windows supportées : Windows 7.1 / 8.0 / 8.1 / 10
CPU: quadri core
RAM: 8 Go
Espace disque libre: 300 MB
Connexion Internet 10 MB/s
Windows 10
Note : N’hésitez pas à vous référer au document « pré requis techniques Kleos » mis à jour régulièrement afin de vous assurer que votre parc informatique répond bien aux exigences de performances et de sécurité pour assurer le bon fonctionnement du produit.
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Voici l’URL d’installation de Kleos: https://kleos.wolterskluwer.com/belgium/ (Cliquez dessus afin d’ouvrir la page)
Cliquez sur le bouton rouge « installer Kleos ». Une fois le téléchargement complété, lancez l’installation en suivant les instructions à l’écran.
Maintenant que Kleos est installé, une icône Kleos apparait sur votre bureau. Pour lancer le programme double cliquez dessus.
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Si vous vous trompez de mot de passe 5 fois d’affilé vous bloquerez votre session.
Vous pouvez installer Kleos sur autant de PC que vous le souhaitez, en revanche vous ne pouvez pas vous connecter en même temps sur plusieurs PC avec les mêmes identifiants/la même licence. Si vous tentez de vous connecter deux fois à la même session depuis deux PC différents alors l’une des sessions déconnectera l’autre.
Si vous avez des questions supplémentaires sur le service support n’hésitez pas à joindre nos équipes support :
• URL: https://support-wolterskluwer.force.com/kleos/s/?language=fr
• Email: [email protected]
• Téléphone: 0800 40 350
L’écran de connexion contient 3 champs : Cabinet, nom d’utilisateur, mot de passe.
Utilisez ici les informations que nous vous avons fournies lors de votre formation afin de vous connecter à votre session.
N.B : nous vous recommandons fortement de personnaliser le mot de passe de session Kleos qui vous a été défini par défaut. Cela maximisera la protection de vos données.
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Configuration du bureau
Le « Bureau » est le nom donné à l’écran d’accueil de Kleos. Par défaut celui-ci sera vide lors de votre première connexion.
Vous pouvez configurer le bureau afin de personnaliser l’information qui apparaitra à l’écran. Vous pouvez faire apparaitre : Vos dossiers récents, les tâches en attente, les RDV à venir etc.
Pour personnaliser votre bureau cliquez au centre de l’écran sur cette icone :
Vous pouvez aussi naviguer vers la Configuration générale de Kleos en vous rendant sur l’icône « engrenage » placée en haut à droite de votre écran.
Depuis l’écran de configuration du bureau vous aurez accès à 6 icones différentes. Chacune représente une des tuiles du bureau. Cliquez sur les tuiles dont vous avez besoin pour les afficher (re cliquez dessus pour les désactiver).
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La plupart des utilisateurs Kleos affichent :
- Derniers dossiers,
- Mes tâches,
- Vue d’ensemble agenda,
- A traiter.
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Configuration de base de votre cabinet
Afin de bien débuter dans Kleos il faut configurer les informations de base de votre cabinet : le nom du cabinet, son adresse, les membres du cabinet etc. Ces informations seront réutilisées par la suite par Kleos afin de vous assister dans la création de vos dossiers, de vos documents, dans la communication avec vos clients etc.
Le menu « Bureau» est sélectionné par défaut. Vous trouverez ici les informations de base de votre bureau. Cliquez, depuis le panneau de droite sur le bouton « Ouvrir ». La fiche contact de votre cabinet s’ouvrira et vous pourrez remplir les informations nécessaires.
Pour configurer les informations de votre Cabinet, naviguez sur le menu à droite de votre écran depuis la Configuration générale et cliquez sur “Bureau”.
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A partir de cette fiche contact du cabinet, Kleos va créer votre cabinet. Ce contact sera lié de façon permanente à votre cabinet, ses informations pourront à tout moment être modifiées.
Il est recommandé d’ajouter également la forme légale, le numéro de TVA, les moyens de communications (Email, numéro de tél. …).
Vous pouvez ajouter le logo de votre cabinet, celui-ci sera réutilisé pour personnaliser vos documents.
Pour inclure un logo, cliquez sur l’icône « bâtiment » en haut à droite de la fiche contact du cabinet.
Tous les formats d’image classiques sont acceptés (.jpg, .png, .bpm etc…). Essayez de conserver un poids d’image en dessous de 100Ko pour limiter le temps de chargement.
A cette étape il est important que vous puissiez revoir les licences dont vous disposez. Rappelez-vous que le nombre de licences est égal au nombre d’utilisateurs différents que vous pouvez avoir au sein de votre base Kleos. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux utilisateurs en plus des licences dont vous disposez déjà n’hésitez pas à appeler nos équipes et nous vous aiderons à les configurer.
Pour accéder à la gestion de vos licences rendez vous dans la Configuration générale puis dans le menu « Contrat & autorisations ».
Ensuite cliquez sur “Gestion de contrat ».
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La fenêtre de gestion des contrats contient les informations sur le nombre de licences dont vous disposez (et donc d’utilisateurs potentiels dans votre Kleos). Vous avez des informations sur le volume de données que vous utilisez.
Si vous souhaitez ajouter/créer de nouveaux comptes utilisateurs rendez vous à la page 21 dans la partie Configuration des comptes dans Kleos et des profils.
Premiers pas avec Kleos
Kleos est un logiciel métier complexe, mais son interface graphique a été conçue afin de la rendre la plus simple possible à utiliser. Tous les écrans de l’application partagent une organisation et des caractéristiques similaires.
Le premier pas pour améliorer sa productivité avec Kleos est de se familiariser avec ces caractéristiques.
Le champ de recherche global est situé tout en haut à droite de votre écran. C’est depuis ce champ que vous pourrez effectuer toutes vos recherches dans l’application.
L’icône « Accueil » permet de naviguer rapidement en vous ramenant sur la page du Bureau Kleos, quel que soit l’endroit de l’application où vous vous situez. Ce bouton est accessible tout en haut à gauche de votre écran.
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L’icône de Configuration, engrenage, permet d’accéder à l’interface de configuration de votre Kleos, elle est située toute en haut à droite de votre écran.
Le menu principal est utilisé pour naviguer dans l’application entre les grandes différentes sections de l’application. Vous trouverez ce menu de navigation en haut de votre écran.
Kleos vous permet de travailler sur plusieurs dossiers en simultanée. Vous pouvez ouvrir un dossier et utiliser le menu principal pour continuer de naviguer vers un autre écran de l’application. Vous pouvez revenir rapidement à vos dossiers ouverts en utilisant l’onglet localisé à droite de votre écran.
Le bouton d’ajout rapide « + » est situé en haut à droite du menu. C’est la façon la plus rapide et simple de créer des éléments dans Kleos. Vous pouvez créer des nouveaux dossiers, des documents, des contacts, des RDV agendas ou tout type d’élément disponible depuis ce menu.
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Le bouton d’aide est localisé entre le bouton d’ajout rapide (« + ») et le bouton de Configuration. Il permet un accès à la documentation Kleos ou l’activation/désactivation des infobulles.
Tous les écrans/fenêtres Kleos partagent un design similaire. Un champ de recherche localisé dans le coin haut gauche de l’écran permet d’effectuer des recherches rapides sur les critères de recherche les plus fréquemment utilisés.
A l’opposé de la recherche globale, cette fonction de recherche est locale, cela signifie que cette recherche ne s’effectuera que sur les éléments de la section dans laquelle vous vous situez. Par exemple si vous faites cette recherche depuis la section des dossiers, alors la recherche s’effectuera que sur les dossiers (et pas sur les factures par exemple).
La fonctionnalité de « Recherche avancée » est située à côté du champ de recherche. Elle ouvre une fenêtre qui permet de combiner tous les champs de recherches possibles et de personnaliser vos recherches le plus finement possible. Vous pouvez notamment faire des recherches en utilisant les champs complémentaires que vous avez configurés dans votre Kleos (Voir Configuration des données complémentaires page 21).
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Menu contextuel
Au centre de votre écran vous retrouvez les filtres rapides.
Le menu est localisé en haut à droite de l’écran.
Les fonctionnalités les plus importantes sont directement visibles depuis la fenêtre, les fonctionnalités secondaires sont regroupées depuis le bouton « Plus ». En passant votre souris sur ce menu vous afficherez tout le contenu de celui-ci.
Des actions rapides sont accessibles en utilisant le clic droit de votre souris. Un menu contextuel affichera tout ce qu’il est possible de faire depuis chaque endroit de l’application.
Vous pouvez trier les tableaux/listes en cliquant sur une colonne spécifique depuis le titre de la colonne. Il est possible de filtrer les contenus des listes/tableaux en utilisant l’icône « entonnoir » positionnée sur la liste des valeurs s’affichant depuis un titre de colonne. Il est possible de combiner différents filtres afin de personnaliser l’affichage des informations ou de faire une recherche.
Il est aussi possible d’ordonnancer les colonnes selon vos préférences d’affichage. Pour se faire, cliquez sur le titre d’une colonne puis glissez-déposez là à l’endroit souhaité.
Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer certaines colonnes, selon l’information que souhaitez voir affichée à l’écran. Pour cela un clic droit souris sur un titre de colonne affichera les colonnes à masquer/afficher.
Recherche avancée Menu
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Si vous voulez revenir à l’affichage de départ de Kleos cliquez sur l’icône de configuration en bas à droite du tableau/liste où vous vous situez, un menu contextuel vous proposera de revenir au « modèle par défaut ».
Mon premier dossier
Dans Kleos tout est organisé autour de vos dossiers. Vous pourrez y rattacher vos documents, vos notes, vos contacts, vos Emails, vos RDV agenda, vos tâches etc.
Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton « + Nouveau » Accessible depuis le menu des dossiers.
La seule information obligatoire à renseigner sera alors le nom du dossier, mais nous vous recommandons d’ajouter vos parties (POUR/CONTRE). Vous pourrez renseigner tous les détails opérationnels du dossier par la suite. Toutes les informations rentrées pour chaque dossier seront réutilisable par la suite comme critères pour rechercher vos dossiers.
Il y a de plusieurs façons de créer un dossier. Vous pouvez le faire depuis le bouton d’ajout rapide, le menu contextuel ou encore le clic droit de votre souris depuis la liste de vos dossiers.
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Partie 2 – Manuel de l’utilisateur
Introduction. Qu’est-ce que Kleos ?
Kleos est un logiciel de gestion de cabinets d’avocats. Il a été pensé pour assurer la gestion des dossiers et des clients, mais il inclut également une gestion avancée des documents/Emails, des RDV et de la facturation.
L’activité légale est complexe. Kleos est un logiciel européen déployé dans 9 pays, ces pays ont plus de 80 spécialités de droit différentes. Chaque cabinet a une organisation interne et une façon de travailler unique. Kleos inclus un large éventail de fonctionnalités permettant de faire face aux différents besoins de la majeure partie des cabinets. Kleos aide les cabinets en ajustant leur façon de travailler de façon à améliorer leur efficacité.
Kleos combine une base de données relationnelle et documentaire. Cela signifie que vous pouvez utiliser Kleos pour gérer de l’information structurée et y stocker un large volume de documents. Kleos vous aidera à gérer la complexité de votre gestion documentaire et de votre flot de données.
Toute l’information est stockée et sécurisée dans notre Cloud maitrisé. Vous travaillez désormais sur une base de données distante localisée sur une architecture serveurs sécurisée. Plus besoin de vous soucier d’une perte d’information accidentelle dû à un virus ou un piratage. L’infrastructure offre une sécurisation de vos données & documents à la pointe, disposant d’un cryptage de vos données au plus haut degré, des protocoles de sécurité et des serveurs distribués.
Kleos vous propose un environnement complet allant de vos PC aux smartphones en passant par vos tablettes iOs & Android.
Les dossiers sont le point de départ de toute action dans Kleos. Comme expliqué précédemment Kleos est pensé autour de vos dossiers. Un dossier dans Kleos est un répertoire virtuel dans lequel vous allez enregistrer toute l’information structurée et vos documents/fichiers.
Vos dossiers sont liés à des contacts. Un contact peut être une personne physique, une personne morale (entreprise, administration…), une juridiction etc. Les contacts sont utilisés pour définir les parties de vos dossiers, identifier les participants à un RDV ou les destinataires d’un Emails ou encore les contacts à facturer.
En tant qu’avocat vous gérez des milliers de documents et fichiers chaque année. Kleos peut aider à gérer cette masse de documents en liaison avec leur dossier et les contacts rattachés.
La gestion du temps est assistée dans Kleos au travers d’une combinaison de RDV agenda et de tâches. Chacun est utilisé pour générer des activités représentant du temps facturable. Ces activités seront par la suite utilisées pour générer vos factures.
La façon de travailler dans Kleos peut être résumée de la façon suivante :
• Créer un dossier et y ajouter des parties.
• Travailler dans le dossier, y ajouter des documents/Email, enregistrer ses RDV, ses tâches à effectuer etc.
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• Générer des activités qui représentent le travail facturable effectué pour le dossier.
• Générer ses factures en récupérant les activités créées tout le long de la vie du dossier.
• Archiver le dossier une fois finalisé.
La gestion des dossiers
Dans Kleos tout est organisé autour de vos dossiers. Un dossier est un répertoire virtuel qui regroupera vos documents, vos notes, vos contacts, vos Emails, vos RDV agenda, vos tâches etc.
Kleos propose différentes façon de créer un nouveau dossier. Il est possible de créer un nouveau dossier en utilisant le bouton d’ajout rapide depuis le menu principal, depuis le bouton « Nouveau » présent dans le menu des dossiers, ou encore depuis le clic droit de la souris depuis la liste de vos dossiers.
Afin de créer rapidement un dossier, la seule information obligatoire est le nom de ce dossier. De cette façon Kleos vous permets de commencer rapidement à travailler dans votre dossier puis d’y ajouter par la suite les informations & documents nécessaires.
Nous vous recommandons d’ajouter vos parties (POUR/CONTRE). Vous pourrez renseigner tous les détails opérationnels du dossier par la suite. Toutes les informations rentrées pour chaque dossier seront réutilisable par la suite comme critères pour rechercher vos dossiers.
Si vous renseignez correctement toutes les informations de votre dossier alors vous serez en mesure d’optimiser votre travail par la suite. Par exemple : vous pourrez générer des documents, des rapports, des factures, en quelques clics, et les recherches dans l’application seront plus efficaces.
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La fenêtre dossier comprend de nombreux onglets. Chacun est un des éléments du menu principal. Par exemple les documents n’ont de sens que s’ils sont rattachés à un dossier précis. Pareil pour les tâches, les RDV agenda, les activités facturables. Vous pouvez accéder depuis le menu général à la liste complète des documents, tâches ou activités. Vous pouvez partir de l’onglet documents depuis votre dossier pour accéder à la liste des documents de celui-ci.
Pour ajouter une partie dans un dossier, cliquez sur le bouton « Ajouter une partie » depuis la fenêtre principale de votre dossier.
Choisissez le type de partie (POUR/CONTRE) et sélectionnez le contact à ajouter en tant que partie à votre dossier. Kleos propose par défaut tous les types de parties les fréquemment utilisé. Vous pouvez cependant ajouter d’autres types de parties depuis Error! Reference source not found. (page Error! Bookmark not defined.) pour en apprendre plus sur la configuration des types de dossiers.
Les contacts doivent être enregistrés dans votre base de données des contacts dans Kleos de façon à pouvoir les utiliser en tant que parties à vos dossiers. Il est bien sûr possible de créer un nouveau contact à la volée depuis l’ajout de parties au dossier en cliquant sur : « Nouveau contact ».
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Vos contacts peuvent disposer de plusieurs adresses (domicile, bureau etc.). Il est possible d’ajouter de nouvelles adresses à un contact ou sélectionner celle à utiliser dans un dossier depuis le bouton suivant :
Le champ « Référence » est ici utilisé pour décrire comment la partie est identifiée dans ce dossier précis. Cela simplifie la communication avec l’ensemble des parties du dossier, notamment lorsque l’on travaille avec des entreprises/institutions.
Les « Contacts liés » permet d’indiquer la relation entre un 2ième contact et la partie en question.
La navigation au sein de votre dossier se fait au travers d’onglets, chacun indiquant l’information qui peut être ajoutée au dossier.
Un sous dossier est un dossier lié à votre dossier d’origine. Lorsque vous créez un sous dossier, Kleos lui assignera la même référence de dossier.
Pour créer un sous dossier cliquez sur « ajouter un sous dossier » depuis le menu « Plus ». Toutes les informations du sous dossier (parties, documents, tâches…) devront être re précisées.
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Les sous dossiers peuvent être utilisés pour séparer les étapes complexes d’une procédure pour un même client.
Le nombre de sous dossiers rattachés au dossier dans lequel vous vous situez est affiché depuis le menu général.
Le numéro entre parenthèses indique ici le nombre de dossiers liés. Cliquez sur ce numéro pour afficher l’ensemble des dossiers liés.
Ce bouton « sous dossier » est présent partout dans les différents onglets de vos dossiers. Il permet depuis l’onglet documents d’afficher tous les documents de vos dossiers/sous dossiers, pareil pour les tâches etc.
Il est possible de pousser la personnalisation de Kleos plus loin afin d’ajouter des informations complémentaires à vos dossiers. Cela se fait au travers des champs complémentaires dossiers.
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En bas à gauche de votre dossier se trouve un onglet « Champs complémentaires ». Les champs complémentaires s’adaptent à tous les dossiers présents dans Kleos. Vous pouvez personnaliser l’information présente dans ces champs.
Voir Configuration des données complémentaires (page 49) pour en savoir plus.
La gestion des identités
Les identités représentent les personnes physiques et morales qui interagissent avec votre cabinet. Une fois créés ces contacts seront réutilisables dans vos dossiers, vos activités, vos RDV agendas et factures.
L’écran des identités affiche la liste de tous vos contacts enregistrés. La façon la plus rapide pour trouver un contact est d’utiliser le champ de recherche rapide localisé en haut à gauche de l’écran. Vous pouvez sinon utiliser la recherche avancée ou utiliser les filtres & tris présents dans la liste de résultats.
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Kleos enregistre nombre d’information sur vos contacts. La page générale de la fiche identité regroupe les informations de base telles que le nom, adresse, moyens de communication etc. Les onglets additionnels permettent d’ajouter toutes les informations complémentaires souhaitées.
Tout comme pour vos dossiers, vous pouvez grâce aux champs complémentaires, personnaliser les informations de vos contacts.
Voir Configuration des données complémentaires (page 49) pour en savoir plus. Les champs complémentaires de contacts que vous aurez définis seront disponibles pour tous vos contacts.
L’onglet « Profil » de cette fiche contact est très important. Il permet de contextualiser le contact, de définir son rôle (un client par exemple). Une fiche contact peut disposer d’autant de profils que nécessaire. La définition des profils contacts est décrite dans
Partie 4 - Référence, Error! Reference source not found. (page Error! Bookmark not defined.).
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Les identités liées sont utilisés pour décrire les relations entre plusieurs contacts. Par exemple il est possible d’indiquer qu’un contact (personne légale) est un « employé » d’un autre contact (personne morale). Vous pouvez ajouter des champs complémentaires pour ajouter un niveau d’information supplémentaire dans la relation entre les contacts. Par exemple un contact défini en tant qu’ « employé » peut inclure un champ complémentaire « Position dans la société ».
La gestion des documents
La base documents de Kleos peut stocker un nombre illimité de fichiers/documents de différents formats.
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L’éditeur interne Kleos est utilisé pour modifier et visualiser des mémos, notes téléphoniques, Emails (.eml ou .msg). Kleos inclus un convertisseur PDF. Kleos utilisera par défaut votre version de Word installée sur votre PC pour modifier les documents.
Tous les documents gérés par Kleos sont stockés et sécurisés sur le Cloud maitrisé. Quand vous modifiez un document en utilisant Word, le document sera automatiquement enregistré dans votre base documentaire Kleos.
Lors de la modification d’un document Word vous travaillerez en fait sur une version temporaire du fichier. Pour « remonter » ce fichier dans l’application il suffira de l’enregistrer. Le bouton « annuler » annulera les modifications effectuées et conservera la version originale du document.
Vous pouvez importer dans Kleos tous les fichiers/documents que vous souhaitez. Pour ce faire plusieurs options : la plus simple est le glisser-déposer. Glissez un document depuis votre bureau Windows dans la fenêtre Kleos. Kleos vous proposera alors l’enregistrement pour finaliser l’import.
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Quand vous déposez le document à importer dans un dossier Kleos précis, alors le document sera importé dans l’onglet Documents de celui-ci.
Si vous déposez le document à importer dans la liste des dossiers, alors Kleos vous demandera de préciser le dossier dans lequel ce document viendra se classer.
Il est possible d’importer par glisser-déposer des lots de documents/fichiers. Pour cela le bouton « Importer en masse » importera chacun des documents de votre lot en vous demandant de confirmer pour chacun le dossier de destination ou d’appliquer à tous un même dossier de destination.
Cette fonctionnalité de glisser-déposer est possible pour l’import des Emails (incluant leurs PJ).
Si la façon le plus simple d’importer un document dans Kleos est d’utiliser le glisser-déposer, il est aussi possible d’utiliser la fonctionnalité d’import classique disponible depuis vos dossiers ou la liste générale des documents.
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Sélectionnez le document et complétez les informations de base : Titre du document, description, dossier de classification. Une pré visualisation du document est disponible afin de s’assurer que le document importé est le bon (cette prévisualisation est aussi disponible depuis vos dossiers).
Dans certains cas vous aurez besoin de retrouver un document de le Cloud afin de le stocker sur votre PC en local. Pour cela une fonctionnalité d’export des documents existe depuis Kleos ! La foctionnalité « Copier vers », accessible depuis l’onglet des documents de vos dossiers.
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Il est possible d’exporter un document ou un lot de documents (allant jusqu’à 50Mo). Vous pouvez n’exporter que la version .PDF du document souhaité.
Pendant la copie des fichiers sur votre PC vous pourrez continuer à travailler normalement dans Kleos. Les fichiers seront téléchargés en tâche de fond, un message d’information vous indiquera que la copie/l’export est finalisé.
La génération de document
La génération des documents dans Kleos est basée sur l’utilisation de modèles de documents (matrices). Vous disposez dans Kleos par défaut des modèles de documents les plus fréquemment utilisés. Vous pouvez par la suite ajouter vos propres modèles, ceux-ci seront disponibles depuis le répertoire « Modèles du bureau».
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Créer un nouveau document depuis Kleos est simple. Choisissez un modèle de document, puis cliquez sur le bouton OK. Le modèle sera généré automatiquement et s’ouvrira depuis l’application Word.
Voir Configuration des modèles de documents (matrices) (page 53) pour en apprendre plus sur les modèles de documents (matrices). Voir également Documents dans la
Partie 4 - Référence (page 108) pour apprendre à modifier les modèles de documents existants.
La gestion des emails
Kleos contient un éditeur d’Emails. Vous pouvez l’utiliser pour envoyer/recevoir vos Emails depuis Kleos.
Il est possible d’envoyer vos Emails depuis n’importe quel endroit de l’application où vous vous trouvez en utilisant le bouton d’ajout rapide, ou depuis l’onglet « Document » de vos dossiers. Kleos offre des modèles d’Emails utilisables intégrants votre signature, le logo de votre cabinet etc.
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Le bouton « Envoyer » enverra l’Email tout en en conservant une copie dans la liste des documents de votre dossier. Le bouton « Enregistrer » permet quant à lui de garder un brouillon de l’Email, vous permettant de l’envoyer plus tard.
Pour configurer votre Compte mail dans Kleos, rendez-vous dans la Configuration de votre Kleos, menu Généralités, puis cliquez dans la gestion des comptes mails. Remplissez la fenêtre de configuration en y entrant les informations de votre fournisseur mails. Une fois configuré, une vérification de compte mail sera effectuée, si confirmée vous pouvez dès à présent envoyer vos Emails directement depuis Kleos !
Vous pouvez enregistrer plusieurs comptes mails mais un seul sera votre compte principal (compte d’envoi par défaut).
Voir Configuration de s
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Installation et configuration du complément Kleos pour Outlook
Le complément/plugin Kleos pour Outlook est disponible en téléchargement depuis la page Web suivante :
https://kleos.wolterskluwer.com/belgiumfr/
Pour installer ce complément, téléchargez-le, puis exécutez le fichier et suivez les instructions à l’écran.
Une fois installé, le complément ajoutera de nouvelles fonctionnalités à votre boite Email Outlook !
• Importer des Emails : Importez vos Emails et pièces jointes dans vos dossiers Kleos.
• Importer des fichiers : Importez que les pièces jointes des Emails en tant que documents de vos dossiers.
• Envoyer dans Kleos : Envoyez vos Emails depuis votre boite Email Outlook et enregistrez-les en tant que documents de vos dossiers Kleos.
Kleos pour Outlook est compatible à partir de la version 2007 d’Outlook jusqu’à la version la plus récente (MSO 2016).
Agenda et tâches
La gestion du temps dans Kleos se fait au travers de l’agenda et des tâches. Les RDV ne sont qu’un type d’événement parmi d’autres dans votre agenda.
Une tâche est une action/un travail à effectuer avant une date précise.
Les agendas et les tâches partagent des caractéristiques similaires. Les 2 peuvent être utilisés pour générer des activités facturables. Les activités sont importantes dans Kleos, elles sont utilisées pour enregistrer tout le temps facturable et ensuite pour créer vos factures.
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Afin de créer un nouveau RDV dans votre agenda, cliquez sur l’icône « + Nouveau »
Les activités créées depuis votre agenda seront liées au même dossier que le RDV créé. Pour cette raison il est recommandé d’indiquer le dossier depuis la fenêtre de nouveau RDV agenda (non obligatoire).
Le RDV sera affiché dans l’agenda général du cabinet et dans l’agenda personnel de chacun des participants au RDV.
Les fenêtres de création d’un RDV ou d’une tâche sont très ressemblantes
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Lorsque vous créez un nouveau RDV agenda ou une nouvelle tâche, vous avez le choix d’indiquer les étapes suivantes, qui viendront s’enchainer à la suite de la fermeture de la fenêtre dans laquelle vous vous situez.
Pour cela observez qu’en bas de fenêtre se trouvent les « champs additionnels », ceux-ci sont repliés par défaut, cliquez en bas de fenêtre afin de les afficher.
Selon vos besoins vous pourrez chainer avec la création : d’une nouvelle tâche, d’un 2nd RDV agenda, d’une activité facturable, d’un document ou d’un Email lié au RDV que vous venez de créer.
Il est possible de personnaliser les types de RDV agendas et types de tâches selon vos besoins. Pour cela rendez-vous à la section Agenda et tâ de la
Partie 4 - Référence (page 107) pour en savoir plus.
La bannette A traiter
La bannette A suivre est un outil de communication interne au cabinet. Lorsque vous assignez un A suivre à un autre membre de votre cabinet, vous demandez en fait à cette personne d’effectuer un travail défini (sur un document, un Email, un mémo… A relire, à corriger, à imprimer…).
Vous pouvez définir autant de A suivre que vous le souhaitez pour chaque document, et les assigner aux personnes voulues. Par exemple si vous recevez un A suivre pour relire un document, vous pouvez créer un autre A suivre pour demander à une autre personne de le revoir pour vous.
Les A traiter sont affichables depuis le bureau de votre session Kleos (si configuré).
Il est possible de créer des A traiter pour des documents, des Emails, des mémos, des rapports téléphoniques. Pour créer un nouvel A traiter cliquez sur le bouton « Transfert».
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Ce bouton est accessible depuis la liste des documents d’un dossier, ou depuis la liste générale des documents, ou encore depuis le panneau/fenêtre A traiter présente sur votre bureau Kleos.
En ce qui concerne les mémos et les rapports téléphoniques, il est possible de définir des Transferts à la création de ces derniers.
Pour faire disparaitre un A traiter de la liste des choses à faire, vous devez fermer ce A traiter. A la fermeture Kleos vous offrira la possibilité de créer à la chaîne une nouvelle tâche, un nouveau RDV agenda ou une nouvelle activité.
La gestion des échéances
Une échéance dans Kleos est une date à laquelle une tâche/un travail doit être impérativement réalisé. Une fois défini, les échéances, sont affichées dans votre agenda ainsi que dans la liste des tâches à effectuer. Vous pouvez définir une suite/séquence de tâches liées à votre type d’échéance. Une fois que votre échéance est créée, toutes les tâches que vous lui aurez assignées seront créées automatiquement aux délais voulus.
Il est possible d’ajouter une séquence de tâches liées à votre échéance. Le critère « jours avant » indique combien de jours avant la date d’échéance chaque tâche doit être réalisée.
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La première tâche de votre chainage/séquence, le nombre de jours indique le nombre de jour avant la date d’échéance, pour les autres tâches cela indique le nombre de jours avant la tâche précédente.
Lorsque vous créez votre échéance, Kleos essaiera de faire rentrer toutes vos tâches liées/votre séquence de tâches entre la date de création et la date d’échéance finale. Si ce n’est pas possible alors un message d’information vous en informera. La séquence des tâches précalculée peut être modifiée par l’utilisateur à tout moment (par exemple si une date de tâche tombe un weekend). Vous pourrez ajouter une nouvelle tâche à votre séquence, en supprimer ou modifier les dates proposées. Chaque tâche peut être affectée à un membre du cabinet.
Il est possible définir une date limite à vos tâches avant la date de finalisation de la prochaine tâche de votre séquence. Cela permet de travailler de façon très souple avec vos tâches.
La gestion des Activités
Kleos utilise les activités pour générer des factures. Une activité est un ensemble d’éléments facturables. Les activités sont créées pendant la vie de votre dossier.
Il est possible de créer vos activités depuis différents point d’entrée de l’application :
• Le bouton d’ajout rapide “+ »
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• Le bouton « + Nouveau » depuis l’écran des activités
• Le menu contextuel accessible depuis le clic droit de la souris depuis la liste des activités
•
• Le bouton « + Nouveau » depuis l’onglet Activités du vos dossiers
• Le bouton « Créer une activité » accessible depuis une fenêtre de RDV agenda ou une nouvelle tâche
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• Depuis le chronomètre
• Enfin, depuis la feuille des temps accessible depuis l’écran des activités
Toutes les activités peuvent être liées à un dossier. Pour créer une activité vous devez lui définir un type. Vous pouvez assigner par défaut un ensemble d’éléments de facturation pour chaque type d’activité.
Voir Activités dans Error! Reference source not found. (page 110) pour en apprendre plus sur la configuration des activités.
Les taux applicables des éléments de facturation proviennent des tables d’honoraires (Tarifs). Les éléments de facturation peuvent être des honoraires ou des frais. Il est possible de se baser sur le temps passé et sur les taux pour fixer les montants à facturer.
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Cloquez en bas de fenêtre sur « OK » pour enregistrer votre activité ou sur « OK et Nouveau » pour créer une autre activité à la chaine pour le même dossier.
La Facturation et la Comptabilité
Kleos utilise les activités et les éléments de facturation pour créer des factures.
La façon la plus rapide de créer une facture est d’utiliser le bouton « Nouvelle facture » localisée dans l’onglet Facturation de vos dossiers. Cette création de facture est aussi disponible depuis le menu contextuel depuis le clic droit de votre souris.
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Le client de votre nouvelle facture doit être une des parties du dossier, et doit disposer d’un profil « Client facturable ».
Après avoir sélectionné vos éléments de facturation, Kleos vous affichera un résumé de la facture en cours de finalisation.
Les factures, les avoirs et les notes de provisions sont stockées dans Kleos dans l’onglet Documents de facturation. Les documents de facturation peuvent être enregistrés en statut brouillon ou final.
Les documents de facturation en statut brouillon ne sont pas comptabilisés dans votre comptabilité. Ils peuvent encore être modifiés et supprimés.
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Lorsqu’un document de facturation est enregistré en statut final, Kleos lui assigne un numéro de facture et il sera alors comptabilisé dans votre comptabilité. Les documents de facturation en statut Final ne peuvent plus être modifiés ou supprimés.
Vous pouvez générer vos factures et autres documents de facturation depuis l’écran de facturation général de l’application. Cliquez sur le bouton « Nouvelle facture » puis renseignez le dossier de destination.
Kleos inclut les fonctionnalités basiques d’un logiciel de comptabilité. Toutes les factures, avoirs, notes de provisions générées depuis Kleos seront entrées en comptabilité.
Vos documents de facturation sont entrés sur une année/période fiscale valide. Pour créer un nouvel exercice fiscal dans votre comptabilité facilement rendez-vous dans la Configuration de votre Kleos. Depuis le menu Comptabilité, sous menu Comptabilités. Sélectionnez votre comptabilité et ajoutez votre nouvel exercice fiscal, puis activez-le.
Kleos inclus un module optionnel de facturation avancée disposant des fonctionnalités suivantes :
• La facturation en lot, qui permet de générer des lots de factures pour tous les dossiers en attente de facturation. En une seule opération générez jusqu’à 600 factures pour tous vos clients.
• La facturation multi clients : facturez les différents clients d’un même dossier, en définissant pour chacun le montant à régler. En une seule action Kleos générera pour chaque partie une facture.
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• La facturation multi dossiers : Facturez tous les dossiers d’un seul client en ne générez qu’une seule facture, regroupant tous les montants à facturer, quelques soient les dossiers.
• Workflow de pré facturation/validation des factures au sein du cabinet.
Reportez-vous à la documentation de ce module pour en apprendre plus sur ces différentes fonctionnalités.
Le cœur de la comptabilité dans Kleos est le schéma de facturation, accessible depuis la Configuration de votre Kleos, depuis le menu Gestion financière. Depuis cet écran vous pouvez voir la configuration appliquée à vos factures & documents de facturation. Quels sont les comptes mouvementés etc.
Lorsque vous créerez un document de facturation, les montants seront établis/répartis en fonction de ce qui aura été configuré depuis cet écran.
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L’écran Comptabilité contient toutes les informations liées aux fonctionnalités comptables de Kleos.
Les informations sont organisées en différents onglets. Les Journaux, les recherches et autres permettent d’accéder aux informations comptables.
Les rapports standards
Kleos inclus un certain nombre de rapports vous permettant de piloter votre activité.
Vous pouvez les retrouver depuis chaque écran de Kleos, depuis le bouton « Rapports ».
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Vous pouvez également créer vos propres rapports en filtrants, triant, déplaçant les colonnes des tableaux/listes de chaque écran de l’application. Puis en cliquant sur le bouton « Imprimer » en bas à droite de votre écran.
Kleos Connect – L’extranet Kleos
Qu’est-ce que Kleos Connect ?
Kleos Connect est l’extranet Kleos, un moyen sécurisé pour partager vos documents avec des personnes extérieures au cabinet (clients, parties opposées etc.).
Depuis vos dossiers Kleos, partagez tous vos documents/fichiers en toute sécurité. En quelques clics envoyez vos documents volumineux (jusqu’à 20Mo) sur un portail sécurisé auquel vos contacts auront accès via mot de passe.
A la place des Emails envoyés (non sécurisés) vos contacts recevront un Email de notification les informant qu’un fichier leur a été communiqué. En cliquant sur cet Email ils seront redirigés sur leur espace perso afin d’accéder au contenu partagé. Depuis cet espace ils pourront télécharger les fichiers partagés.
Comment activer Kleos Connect ?
Kleos Connect est un module qui s’active depuis votre Configuration> Menu Cabinet> Gestion de contrat. Il suffira de donner accès aux utilisateurs du cabinet que vous souhaitez.
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Le partage sécurisé de documents
Le bouton “Partager” apparaitra dans chacun de vos dossiers, depuis l’onglet Documents. Il suffira de sélectionner le document que vous souhaitez envoyer à vos contacts puis cliquer sur ce bouton.
Lorsqu’un fichier est partagé, Kleos enverra aux contacts souhaités, un Email de notification incluant un lien/URL. En cliquant dessus votre contact devra dans un premier temps se créer un compte pour accéder au contenu de tous les dossiers que vous partagerez avec lui.
Kleos Connect conservera une trace des échanges effectués sur le portail par chacun des contacts (téléchargement, discussions etc.).
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Kleos Mobile – Les applications smartphones/tablettes pour Android & iOs
Kleos Mobile est disponible sur iOs et Android (tablettes & smartphones). Téléchargez les applications mobiles gratuitement depuis iTunes ou le Google Play. Pour se connecter aux applications, entrez vos identifiants de session Kleos PC.
Reportez-vous à la documentation d’utilisation dédiée « Kleos Mobile » depuis le portail d’Aide disponible en ligne depuis l’application pour plus de détails.
Accédez à vos derniers dossiers, vos RDV et votre agenda, visualisez vos documents (et modifiez les !) depuis votre téléphone/tablette et pleins d’autres choses encore !
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Partie 3 – Manuel de l’administrateur
Configuration des comptes dans Kleos et des profils
Créer un compte pour un nouvel utilisateur dans Kleos est facile et rapide. Il existe 2 façons pour cela.
Dans un premier temps vérifiez si vous disposez bien de suffisamment de licences disponibles dans votre Kleos. Pour cela rendez-vous dans la configuration de votre Kleos, menu Cabinet, sous menu « Contrat & autorisations ».
Depuis ce menu vous aurez accès au nombre de licences disponibles. Si vous avez de licences disponibles alors vous pouvez passer à la création d’un nouvel utilisateur.
Si vous ne disposez pas de licence disponible il convient de joindre notre service commercial afin qu’ils vous ajoutent cette licence et configurent pour vous ce nouvel utilisateur. Adresse contact [email protected] ou appelez nous au : 0800 40350.
Si vous disposez bien d’une licence disponible alors rendez-vous dans la Configuration de Kleos puis dans le menu Bureau.
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La première façon, et la plus simple, est de passer par le bouton « Assistant » en haut à droite de votre écran. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre de création de compte vous demandera de remplir les informations standards de création de compte : nom d’utilisateur, mot de passe, adresse Email etc. Une fois ces informations complétées cliquez sur le bouton Suivant puis affectez les licences à ce nouvel utilisateur. Cliquez sur OK. Votre nouvel utilisateur peut désormais se connecter à Kleos.
Note de l’éditeur : nous vous recommandons de modifier régulièrement votre mot de passe pour des raisons de sécurité.
La 2nde façon de créer un compte utilisateur est de passer par le bouton « + Nouveau » positionné en haut à droite de votre écran. Cela ouvrira une fenêtre de création de contact standard (chaque utilisateur étant considéré comme un contact). Une fois les informations de contact remplies rendez-vous, depuis la fiche contact, sur l’onglet « Compte » positionné tout à droite. Puis cliquez sur « Créer compte »
Remplissez les informations du compte : nom d’utilisateur, mot de passe, adresse Email etc. puis rendez-vous dans le sous menu « Contrat & autorisations », dans la « Gestion de contrat » et ajoutez les modules auxquels ce nouvel utilisateur doit avoir accès. Une fois les modules ajoutés l’utilisateur peut se connecter à sa session Kleos.
Configuration des données complémentaires
Les données complémentaires servent à personnaliser les informations présentes dans Kleos. Kleos va afficher les données complémentaires de la même façon que n’importe autre information standard. Par exemple vous pourrez effectuer des recherches d’information dans la base données Kleos en utilisant comme critère de recherche les données complémentaires que vous aurez définis.
Les données complémentaires sont applicables à vos dossiers et à vos contacts. Il faut les créer depuis la Configuration de votre base, Menu Généralités. Toutes les données complémentaires dossiers seront visualisables dans les dossiers, les données complémentaires contacts depuis vos fiches contacts.
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Par ailleurs, si vous le souhaitez, vous pouvez créer des données complémentaires d’une autre façon. Les données complémentaires définies de cette façon ne seront disponibles que pour les dossiers et les contacts qui sont en accord avec le périmètre/scope de la définition des données complémentaires.
Ces données secondaires peuvent être définies dans les éléments suivants :
• Les profils : les profils sont définis pour vos contacts. Vous pouvez ajouter autant de profils que voulu à vos contacts. Chaque profil contient un ensemble de données complémentaires qui seront créées lorsque le profil est assigné à un contact. Ces champs complémentaires ne seront visibles que pour les contacts disposant du profil attitré.
• Les types de dossiers : Il est possible de définir des données complémentaires de dossiers liés aux types de dossiers. Ils ne seront visibles que depuis les dossiers du type de dossiers indiqué.
• Les types de parties : il est possible de définir des données complémentaires pour les types de parties. Ils seront disponibles seulement pour les contacts définis sur le type de partie correspondant.
• Les relations entre les parties et les contacts.
Toutes les fenêtres utilisées dans Kleos pour définir les données complémentaires partagent le même design :
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Le menu en haut de la fenêtre de configuration permet d’ajouter des onglets et des champs. La liste des onglets et des champs existants est affichée sur la gauche. Sur la partie droite de l’écran s’affichent les caractéristiques du champ sélectionné.
Tous les champs complémentaires doivent être inclus dans un onglet. Cliquez sur « Ajouter » et entrez le nom du nouvel onglet.
Un onglet est un groupe de données complémentaires, organisées & affichées selon vos préférences. Vous ne pouvez définir de champs complémentaires tant qu’un onglet n’a pas été créé préalablement.
Il est recommandé d’adopter l’approche suivante pour définir les données complémentaires :
• Définissez le type du nouveau champ complémentaire :
o Le nom du champ complémentaire, (utilisez un nom descriptif de préférence). Il est possible, mais non recommandé, d’utiliser un nom similaire pour les données complémentaires contacts et dossiers. Exemple : « référence interne ».
o Le nom qui servira à identifier la donnée complémentaire. La position de ce champ personnalisable en utilisant les flèches.
o Définissez un critère de validation du champ (numérique, alpha numérique, texte, date…).
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer la configuration de vos données complémentaires à tout moment. Supprimer un champ complémentaire supprimera toutes les données relatives
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que vous avez pu entrer dans le temps. Vous pouvez déplacer un champ complémentaire vers un autre en dupliquant le champ d’origine, avant de le supprimer.
La définition des données complémentaires demande un peu d’organisation :
1. Identifiez l’information que vous souhaitez ajouter dans votre Kleos.
2. Identifier le contour de chaque donnée que vous souhaitez ajouter.
3. Identifier le type et la règle de validation du champ complémentaire.
4. Agrégez les données complémentaires dans des onglets.
Une fois fait, commencez à entrer de nouvelles données dans vos champs complémentaires.
Configuration de son compte messagerie
Kleos inclus une messagerie Emails standard. Il est possible d’envoyer et de recevoir vos Emails directement dans votre Kleos.
Pour configurer votre compte messagerie, ouvrez le menu « Généralités » depuis la Configuration de votre base. Sélectionnez l’option Compte messagerie puis cliquez sur « Ajouter » un nouveau compte Emails.
Entrez dans cette fenêtre les informations techniques de votre fournisseur Emails (Outlook, Gmail etc.). Une fois la vérification de connexion effectuée, vous pouvez utiliser votre compte Emails depuis Kleos.
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Vous pouvez configurer, et utiliser, autant de comptes Emails que vous en avez besoin. Un de vos comptes sera défini comme votre compte par défaut et sera utilisé pour envoyer vos courriels, à moins que vous en décidiez autrement.
Configuration des modèles de documents (matrices)
Les modèles de documents sont utilisez pour générer tous vos documents. Kleos peut générer des actes, des contrats, des lettres, des factures ou tout autre type de documents.
Les modèles de documents/matrices utilisent un ensemble de textes fixes et de variables. Les champs variables seront remplis des informations entrées dans Kleos.
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Les modèles de documents sont composés de 2 types de fichiers : les modèles et les text blocks.
Les modèles sont très similaires à des documents Word. Ils contiennent du texte et des références à des champs.
Les text blocks sont plus complexes. Ils contiennent des fragments de texte, des listes de variables. Les textes blocks font la liaison entre le document final et les champs entrés dans la base de données de Kleos.
Kleos inclus un éditeur de documents/matrices. Pour l’activer rendez-vous dans la Configuration, puis dans le menu «Généralités », sélectionnez « Mes préférences ».
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Sélectionnez « Editeur interne « MS Word » » pour l’activer. Si vous conservez le choix « Application Word standard » alors Kleos appellera Word pour ouvrir vos documents (choix par défaut).
Configuration des activités et des éléments de facturation
La configuration de ce module comprend la définition des activités, des éléments de facturation et des tables de tarifs/honoraires.
Les activités sont utilisées pour contenir des éléments de facturation. Les éléments de facturation représentent ce qui sera facturable pour vos clients : honoraires, frais, débours.
Les tables d’honoraires sont un ensemble de taux utilisés pour créer/définir la valeur/le montant des éléments de facturation.
Kleos propose différentes façons de configurer vos activités et vos éléments de facturation. Les types d’activités sont utilisés pour décrire un service rendu à un client. Les éléments de facturation servent à décrire ce qui constitue les activités facturables.
Par exemple, l’activité « Etude dossier » est définie en tant qu’activité, et « taux horaire » est son élément de facturation.
Chaque activité peut contenir autant d’éléments de facturation que nécessaire. Par exemple l’activité « Audience » peut contenir les éléments de facturation « taux horaire » ainsi que « Kilomètres » (déplacement). Lorsqu’une activité de ce type est créée, Kleos va automatiquement créer des frais de déplacement. Vous pourrez ensuite ajuster les montants et les honoraires de ces éléments de facturation. Le montant de l’activité est calculé en se basant sur la somme de chaque élément de facturation qui la compose.
Vous pouvez supprimer ou ajouter de nouveaux éléments de facturation à vos activités. Par exemple pour un service rendu au client de type « Etude des pièces », l’élément de facturation « Kilomètres » (déplacement) peut ne pas être nécessaire et donc être supprimé, en revanche seront ajoutés des « frais d’ouverture de dossier ».
La définition d’une activité et de ses éléments de facturation correspondants est juste une façon de simplifier la saisie sans en restreindre le contenu.
Pour personnaliser/configurer vos types d’activités, rendez-vous dans la Configuration de Kleos, puis dans le menu « Activités » :
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Ici vous pouvez ajouter, modifier, ou encore supprimer des types d’activités et éléments de facturation. Les tables d’honoraires peuvent également être désactivées (mais pas supprimées).
Les tables d’honoraires contiennent les honoraires applicables pour les éléments de facturation. Vous pouvez ajouter autant de tables d’honoraires que vous voulez.
Les honoraires génériques s’appliquent aux éléments de facturation. Par exemple, la catégorie « Kilomètres » peut contenir des éléments de facturation liés aux frais de voyages/déplacements. Un honoraire générique pour la catégorie « Kilomètres » s’appliquera à tous les éléments de facturation inclus dans cette catégorie. Vous pouvez également définir des honoraires spécifiques qui s’appliqueront à des éléments de facturation spécifiques.
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Partie 4 - Références
Eléments communs
Les écrans de Kleos partagent une présentation et une organisation commune.
Le bouton « Déconnexion » est localisé en haut et au centre de votre écran. Pour des raisons de sécurité il est fortement recommandé de quitter/de se déconnecter de Kleos de cette façon. Vous pouvez également quitter Kleos en cliquant sur la croix en haut à droite de l’écran mais ce n’est pas recommandé (votre session Kleos restera ouverte coté serveur).
Votre nom d’utilisateur (compte) et le nom de votre cabinet est situé au même endroit :
Le seul but de cet affichage est de vous informer avec quel compte vous êtes actuellement connecté.
En haut à droite de l’écran vous trouverez la date, l’heure et les rappels de vos RDV du jour. Cliquez sur les RDV du jour pour voir quels sont vos RDV programmés pour la journée :
En bas à droite de l’écran se trouve la bannette A suivre. Dans celle-ci se trouvent toutes les choses que l’on vous a assignées. L’icône de la bannette ne s’affichera que s’il y a au moins un travail à faire qui vous a été assigné :
Il est possible de personnaliser l’affichage des listes des activités, des contacts, des tâches, des documents. Vous pouvez masquer des colonnes, en modifier la largeur, modifier leur emplacement/ordre. Pour modifier la largeur d’une colonne placez votre curseur de souris entre 2 colonnes puis définissez la largeur désirée.
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Pour masquer des colonnes que vous jugez inutiles effectuez un clic droit à la souris puis dans le menu contextuel qui s’affichera choisissez les colonnes à afficher et celles à masquer.
Si vous souhaitez revenir à l’affichage par défaut de votre liste/tableau, cliquez sur l’icône configuration en bas à gauche de votre écran : « (Modèle par défaut) ».
La recherche globale est localisée tout en haut à droite de votre écran. Cette recherche est toujours accessible quel que soit l’endroit où vous vous situez dans l’application. Elle permet d’effectuer une recherche dans toute la base de données Kleos.
Cliquez sur la flèche à droite du champ de recherche pour afficher la liste de vos dernières recherches (que vous pouvez de nouveau rechercher si vous sélectionnez un élément dans la liste). Vous pouvez supprimer les recherches déjà effectuées.
L’icône Maison (Home), tout en haut à droite du menu de navigation général, permet de revenir sur le bureau Kleos.
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Le bouton de Configuration se trouve en haut à droite de l’écran, il est accessible quel que soit l’endroit de l’application où vous vous situez.
Le menu principal est utilisé pour naviguer dans l’application. Il est localisé en haut de votre écran. Ce menu de navigation est toujours accessible.
Le bouton d’ajout rapide est localisé à droite du menu principal. C’est le moyen le plus simple pour créer de nouveaux éléments dans Kleos. Vous pouvez ainsi créer de nouveaux dossiers, documents, contacts, RDV agenda etc. et ce depuis n’importe quel écran de Kleos.
Les éléments créés depuis le menu d’ajout rapide de sont reliés à aucun dossier par défaut. Vous devrez bien spécifier/renseigner pour chacun quel est le dossier de destination.
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Le bouton Aide est situé en haut à droite de l’écran, entre le menu d’ajout rapide et le bouton de Configuration. Ce bouton d’aide va ouvrir votre navigateur internet et vous dirigera vers les pages de support de la Communauté Kleos.
Le bouton A propos ouvrira une fenêtre indiquant dans quelle version de Kleos vous vous trouvez.
Le bouton ? allumés/éteints permet d’activer/désactiver les bulles d’aide dans l’application. Nous utilisons ces bulles (vertes) d’aide afin de vous apprendre à mieux utiliser les nouvelles fonctionnalités. Ces bulles sont actualisées à l’occasion des mises à jour apportant de nouvelles fonctionnalités.
La navigation rapide est localisée à droite de votre écran. Cette navigation contient 3 onglets : Fenêtres, dossiers, documents. Ces onglets sont actifs/visibles que lorsque vous avez des fenêtres, des dossiers ou des documents ouverts. Cliquez sur un de ces 3 onglets et vous verrez apparaitre la liste des éléments ouverts, cliquez dans l’élément dans lequel vous souhaitez vous rendre.
Le chronomètre est localisé en bas au centre de votre écran. Vous pouvez l’activer pour compter votre temps passé depuis n’importe où dans Kleos. Quand vous arrêtez le chronomètre, une
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fenêtre vous proposera de créer une nouvelle activité « temps passé » de la durée affichée par votre chronomètre.
Le Bureau Kleos
Les différentes tuiles/fenêtres du bureau Kleos peuvent être affichées/désactivées depuis l’écran de configuration.
La fenêtre « Derniers dossiers » contient tous les dossiers dans lesquels vous vous êtes rendus recemment. Cette liste est bien sûr différente pour chaque utilisateur du cabinet. Chaque utilisateur verra sa liste des dossiers récents selon son activité dans l’application.
Depuis cette fenêtre vous pouvez ouvrir un dossier ou modifier le contenu d’un dossier. Voir la gestion des dossiers (page 17) pour en apprendre plus sur comment créer un dossier et le modifier.
La fenêtre « Mes tâches » contient la liste des tâches affectées à un utilisateur. Cette liste ne vous affiche que les tâches en attente dont le nombre de jours avant échéance est inférieur au nombre de jour avant rappel/alerte. Vous pouvez ouvrir chacune de vos tâches depuis cette fenêtre, ouvrir le dossier dans lequel chaque tâche est enregistrée, ou encore marquer la tâche comme « finalisée ». Une fois la tâche finalisée, elle disparaitra de la fenêtre des tâches à effectuer.
La fenêtre « Mon agenda » contient la liste de tous les RDV agenda à venir enregistrés dans votre agenda. Depuis cette fenêtre vous pouvez modifier un RDV agenda, en supprimer un, en copier un à autre date. Si votre RDV est enregistré dans un dossier alors vous pouvez ouvrir le dossier de destination.
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La fenêtre « A traiter » contient tous les A traiter (transferts) qui vous sont assignés ou que vous avez assignés à une autre personne. Vous pouvez utiliser le A suivre/transferts pour ouvrir les documents (les visualiser en lecture seule). Depuis cette fenêtre vous pouvez finaliser le A traiter, ouvrir le dossier lié à ce A traiter, envoyer le document joint au A traiter par Email, imprimer le document, ou fermer le A traiter.
La fenêtre “Aperçu des activités (Aujourd’hui) » contient toutes les activités du jour. Depuis cette fenêtre vous pouvez créer une nouvelle activité, en modifier une, la supprimer. Vous pouvez visualiser et créer des activités pour d’autres membres du cabinet.
La fenêtre “Opérations en attente » regroupe tous les documents juridiques/textes que vous aurez importé depuis Jura (si vous disposez de l’abonnement).
Effectuez toutes vos recherches depuis nos bases de données légales et importez dans vos dossiers Kleos les textes souhaités.
Toutes ces fenêtres disposent de fonctionnalités propres que vous pouvez déclencher depuis le bas de chacune de celles-ci ou depuis le clic droit de votre souris.
L’écran des dossiers
L’écran des dossiers affiche la liste des dossiers. Par défaut la liste est triée en vous affichant les derniers dossiers accédés (car jugés plus pertinents). Vous pouvez utiliser les caractéristiques de bases de l’écran Kleos afin de configurer cette liste comme vous le souhaitez.
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La boite de recherche permet des recherches par nom de dossier, référence de dossier, description de dossier. Ces critères de recherche sont les plus fréquemment utilisés pour rechercher ses dossiers. Il suffit d’entrer le texte à rechercher, ou une partie de celui-ci, la recherche s’effectuera alors. La flèche (à droite du champ de recherche) affichera vos recherches passées, celles-ci seront réutilisables d’un simple clic.
Pour réafficher la liste complète de vos dossiers, cliquez sur la croix « x » qui apparait dans le champ de recherche :
Le menu Dossiers est localisé en haut à droite de la liste des dossiers. Il contient les fonctionnalités suivantes :
• Nouveau : Pour créer un nouveau dossier. Si vous disposez de plus d’un type de dossier, une fenêtre vous demandera de quel type est le nouveau dossier à créer.
• Ouvrir : Cette option ouvre le dossier sélectionné dans la liste des dossiers affichée à l’écran. Vous pouvez également double cliquer sur le dossier à ouvrir.
• Ajouter : Pour ajouter un nouvel élément à un dossier que vous avez sélectionné, sans avoir à l’ouvrir préalablement.
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Les fonctionnalités secondaires sont regroupées sous le menu « Plus », passez votre souris dessus afin de les afficher
• Editer : Permet de modifier les informations entrées pour un dossier.
• Ajouter un sous-dossier : Créera un nouveau dossier, un sous dossier, qui conservera le nom et la référence du dossier d’origine auquel il est rattaché. Le nom peut être modifié.
• Archiver : affectera le statut « Archivé » à votre dossier. Apparaitra alors grisé dans vos résultats de recherche. Permet de différencier aisément les dossiers actifs/En cours des dossiers clôturés/archivés.
• Réouvrir : permet de passer votre dossier du statut « Archivé » à « Actif/ouvert ».
• Dupliquer : Fera une copie d’un dossier. Tout le contenu (documents, RDV…) du dossier d’origine sera alors dupliqué dans un nouveau dossier.
• Autorisation : permet de définir les autorisations/restrictions d’accès à un dossier aux membres du cabinet.
• Effacer : supprimer de façon définitive un dossier et tout son contenu. A manier avec précaution.
La recherche avancée de dossiers
L’écran de recherche avancée de dossiers vous permet de faire des recherches en utilisant de multiples filtres et critères complexes. Il est possible d’utiliser les données complémentaires en tant que critères de recherche si vous en avez de configuré au sein de votre cabinet. Pour utiliser les champs complémentaires en tant que critères de recherche, RDV en bas de la fenêtre de recherche avancée :
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Le bouton « Rechercher » lancera la recherche selon les critères de recherche que vous avez entré.
Le bouton « Dossiers récents » affichera les 25 derniers dossiers ouverts.
Le bouton « Effacer critères » effacera tous les critères que vous avez pu entrer dans cette fenêtre.
Si vous souhaitez quitter la fenêtre de recherche avancée et revenir sur votre liste des dossiers, cliquez sur le bouton « X » en haut à droite de cette fenêtre.
Le bouton « Recherches sauvegardées » affiche la liste des recherches que vous avez enregistrées. Vous pouvez réutiliser ces recherches à n’importe quel moment.
Le bouton « Sauvegarder » ouvrira une fenêtre vous proposant d’enregistrer la recherche en cours dans vos « recherches mémorisées » afin de pouvoir la réutiliser par la suite.
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Le dossier
La fenêtre dossier est la fenêtre principale de Kleos. Vous y retrouverez toutes les informations de vos dossiers ainsi que vos documents. L’information est structurée par onglets.
Un dossier contient jusqu’à 7 onglets : Général, Documents, Agenda, Tâches, Activités, Facturation, Calcul, Comptabilité.
L’onglet Général est organisé en 4 blocs : Informations du dossier, Membres du cabinet, Parties, Données complémentaires. Un panneau à droite donne également la possibilité de rédiger des notes/post it pour votre dossier.
Structure de l’information dans le dossier :
• Onglet Général
o Informations Générales
o Membres du cabinet
o Parties du dossier
o Champs complémentaires du dossier
• Onglet Documents
o Navigation Documents (répertoires)
o Liste des documents
• Onglet Agenda
• Onglet Tâches
• Onglet Activités
o Activités
o Eléments de facturation liés aux activités
• Facturation
o Eléments de facturation (de tout le dossier)
o Documents de facturation
o Documents d’achat
o Clients
o Instructions de facturation
• Calcul
• Comptabilité
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Dossier – Informations générales
Le bloc d’informations générales du dossier contient toutes les informations descriptives standards d’un dossier dans Kleos.
Le menu d’information général est situé en haut à droite de ce bloc. Il contient les fonctionnalités suivantes :
• Editer : Permet de modifier les informations basiques de votre dossier.
• Rapports : Ouvre la liste des rapports permettant de générer des rapports liés au(x) dossier(s).
• Sous-dossiers : Cette fonctionnalité ne sera active que si vous avez des sous dossiers liés au dossier dans lequel vous vous situez. En cliquant sur ce bouton, Kleos vous affichera la liste des dossiers liés au dossier parent.
• Actualiser & Actualiser tout : mettra à jour toutes les dernières données ajoutées à votre dossier pour les autres utilisateurs du cabinet travaillant en simultané dans le même dossier.
Le comportement des boutons « Ajouter sous dossier », « Archiver », « Réouvrir », « Dupliquer », « Autorisation », « Effacer » est décrit dans la partie L’écran dossier (page 27).
Onglet Général – Les membres du cabinet
Le bloc « Membres du cabinet » inclus la relation entre les personnes du cabinet intervenant dans le dossier. Cette information n’est pas nécessairement liée aux autorisations du dossier. Les autorisations décrivent l’utilisateur disposant des droits d’accès au dossier. « Membres du cabinet » est juste une liste des personnes intervenant dans le dossier.
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Le bloc « Membres du cabinet » est localisé en haut à droite de l’écran du dossier. Depuis ce menu vous pouvez :
• Ajouter un nouveau membre du cabinet au dossier.
• Modifier le rôle d’un membre du cabinet intervenant dans le dossier.
• Supprimer un membre du cabinet de ce dossier.
Onglet Général– Parties
Le bloc « Parties » contient les parties constituées dans le dossier. Il est possible de définir différents types de parties et différentes relations entre elles. Par exemple il est possible de définir la partie adverse et son avocat traiton comment parties liées.
Le menu du bloc « Parties » est localisé en haut à droite. Il permet les actions suivantes :
• Ajouter une partie : Cette fonctionnalité permet d’ajouter une partie à votre dossier en sélectionnant le type de partie et le contact souhaité. Il est possible de créer à la volée un nouveau contact si celui-ci n’existe pas déjà dans votre base de contacts, ou encore d’ajouter de nouvelles adresses pour ce contact.
• Editer une partie : Cette option permet de modifier le rôle d’une partie dans le dossier, ajouter une adresse supplémentaire, ou modifier le lien existant entre plusieurs parties constituées.
• Ajouter identité liée : utilisé pour définir une relation entre plusieurs contacts/parties.
• Editer identité : ouvre la fiche contact et permet de modifier/ajouter des informations à celle-ci. Il est important de souligner que les parties du dossier ne sont que des fiches contacts. Si vous souhaitez modifier les parties alors il faut modifier la fiche contact correspondante.
• Montrer dossiers (actifs/tous) : Cette option lance une recherche avancée pour retrouver la liste des dossiers dans lesquels le contact, défini en tant que partie, est aussi présent.
• Effacer : Cette option supprime le contact sélectionné de la liste des parties du dossier.
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Onglet Général – Champs complémentaires
Si vous avez configuré des champs complémentaires pour vos dossiers, alors vous pouvez accéder à cette information au travers de cette option :
La configuration, le type et la règle de validation font partie de la définition des données complémentaires (voir dans Configuration>Dossiers>Données complémentaires).
Onglet Documents
L’onglet Documents du dossier comprend une arborescence de répertoires ainsi que la liste des documents & Emails du dossier.
L’arborescence de répertoires est localisée à gauche de l’écran. Elle contient la structure de répertoires virtuels que vous avez définis. Le numéro entre parenthèses indique combien de documents sont présent/classés dans chaque répertoire.
Par défaut l’onglet Documents du dossier affichera tous les documents & Emails de votre dossier (répertoire pré sélectionné : « Tous les répertoires »). Vous pouvez cliquer sur n’importe répertoire de la liste des documents :
Le répertoire est rempli lorsqu’au moins 1 document est créé ou importé dans Kleos. Pour modifier le répertoire de rangement d’un document/Email cliquez sur « Propriétés » (depuis le menu « Plus » OU depuis le clic droit de votre souris).
Vous pouvez personnaliser la structure de l’arborescence de répertoires de documents/emails à votre convenance. Cette configuration se trouve dans la configuration générale> Menu Documents > Autres > Répertoires documents. Ici vous pourrez ajouter/personnaliser la structure des répertoires.
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Le menu de l’onglet Documents du dossier contient les mêmes options que le menu de la configuration des documents (voir L’écran Documents ts page 86). Lorsque ces fonctionnalités sont utilisées depuis l’onglet Document du dossier, le document sera assigné au dossier ouvert. Lorsque vous utilisez la même fonctionnalité depuis l’écran des documents, le champ « dossier » est vide par défaut, ça sera à vous de le remplir :
Il est possible de remplacer l’information du champ « dossier » par un sous dossier du dossier ouvert.
Il y a 2 fonctionnalités disponibles depuis l’onglet Documents du dossier qui ne sont pas disponibles depuis la section documents générale :
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• Importer un répertoire : afin d’importer depuis votre bureau Windows un répertoire entier de documents dans un de vos dossiers Kleos.
• Sous-dossiers : Effectuer une recherche avancée afin de présenter la liste complète de tous les documents présents dans tous les dossiers/sous dossiers d’une fratrie, quel que soit le dossier dans lequel vous vous situez.
Vous pouvez également choisir d’afficher une pré visualisation de vos documents et Emails depuis votre dossier. Cette fonctionnalité particulièrement utile vous permettra de voir le contenu de vos fichiers et de vos Emails sans avoir à les ouvrir un par un.
Pour activer cette fonctionnalité cliquez sur le bouton « loupe » présent en haut à droite de votre écran. En cliquant sur ce bouton un panneau de pré visualisation apparaitra à droite de l’écran.
Ce panneau permet de visualiser tout type de fichiers : PDF, Word, Excel, PPT, images, Emails …
Depuis ce panneau de pré visualisation vous pouvez :
- Agrandir le panneau afin de l’afficher en plein écran, en cliquant sur l’icone en haut à droite du panneau de pré visualisation.
- Défiler le contenu du documents/emails avec l’ascenseur à droite du panneau.
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- Copier coller du contenu depuis la pré visualisation d’un document vers un nouveau document ou un nouvel Email (Ctrl C + Ctrl V).
- Effectuer des recherches depuis la prévisualisation du document avec le raccourci clavier Ctrl F + Mot à rechercher.
Onglet Agenda/RDV
L’onglet Agenda du dossier contient la liste des RDV de votre agenda lié à votre dossier. L’apparence de la liste des RDV peut être configurée (comme décrit dans Eléments communs communs page 58).
Le menu de l’onglet agenda du dossier contient les mêmes fonctionnalités que celles du menu général agenda (voir l’écran agenda page 81). L’information dossier sera toujours pré remplie pour toute création de nouveau RDV.
La fonctionnalité « Sous dossiers » du menu vous donnera accès à tous les RDV des agendas de tous les dossiers liés/sous dossiers.
Onglet tâches
L’onglet tâches contient la liste des tâches liées à un dossier. Comme pour toute les listes présentes dans Kleos vous pouvez configurer le design/l’apparence de cette liste des tâches (comme décrit dans Eléments communs communs page 58).
Le menu de l’onglet tâches du dossier contient les mêmes fonctionnalités que celles présentes dans la partie tâches générale de l’application (voir L’écran activités page 89). La fonctionnalité « Sous dossiers » ira rechercher toutes les tâches des sous dossiers liés au dossier dans lequel vous vous situez.
Onglet Activités
L’onglet activités contient la liste des activités et temps passés facturables liés à votre dossier. La partie haute de la fenêtre contient les activités, la partie basse contient les éléments de facturation. Sur la droite vous pouvez afficher le résumé financier du dossier, contenant les honoraires, frais et débours décrits par les activités et éléments de facturation du dossier.
Le menu des activités contient les mêmes fonctionnalités que le menu général des activités. La seule différence est que dans l’onglet Activités du dossier, l’information dossier est toujours pré remplie pour chaque nouvelle activité créée (voir l’écran activités page 89).
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L’option « Sous dossiers » est uniquement accessible depuis l’onglet activités du dossier. Cette fonctionnalité permet d’effectuer une recherche avancée de toutes les activités des dossiers et sous dossiers liés au dossier dans lequel vous vous situez.
Onglet Facturation
L’onglet Facturation du dossier est utilisé pour générer des factures, notes de provisions et avoirs. Il est possible de générer vos factures en y incluant toutes les activités déjà créées dans ce dossier, ou de créer de nouvelles activités à la volée au moment de la création de la facture.
Onglet éléments de facturation
L’onglet éléments de facturation contient la liste des éléments de facturation (non facturés, facturés, non facturables).
Le menu affiche les fonctionnalités suivantes:
• Nouvelle facture : Créé une nouvelle facture en y incluant toutes les activités existantes et les éléments de facturation, ou en en joignant de nouveaux.
• Nouvel note de crédit : Créé une nouvelle note de crédit. La note de crédit doit uniquement disposer d’un montant, que vous remplissez manuellement.
• Nouvelle note de provision : Créé une nouvelle note de provision. Vous pouvez y définir un montant de débours, honoraires, frais.
• Editer : Ouvre les activités sélectionnées pour en modifier le contenu (temps, montant, taux etc.).
• Marquer facturé : permet de modifier le statut d’une ou plusieurs activités en une seule action (facturée, non facturée, non facturable).
• Rapports : ouvre le générateur de rapport. Choisissez le rapport dont vous avez besoin et généré un rapport d’activités/éléments de facturation.
• Options : permet d’affecter pour toutes les activités de ce dossier une table des tarifs/honoraires, si un tarif a été pré défini pour le(s) client(s) de ce dossier. Cette table s’appliquera et recalculera les montants des activités/éléments de facturation en fonction.
• Actualiser : cette fonction permet de recalculer le montant de tous les éléments de facturation et activités du dossier si vous avez modifié la table des tarifs/honoraires devant s’appliquer au dossier.
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• Effacer : Supprime le ou les éléments de facturation sélectionnés.
Onglet Documents (de facturation)
L’onglet Document du dossier contient la liste de tous les documents de facturation (factures, provisions, avoirs) enregistrés dans un dossier.
Certaines fonctionnalités du menu sont les mêmes que celles existantes dans le menu des éléments de facturation (voir précédemment). Comme : Nouvelle facture, Nouvelle note de provision, Nouvel note de crédit, rapports, options, actualiser.
En plus de ces fonctionnalités vous trouverez dans cette page :
• Note de crédit d’annulation : Permet d’annuler une facture créée par erreur.
• Générer le document : génère une version Word/document de vos factures/provisions/notes de crédit.
• Envoyer par email : Envoi par Email le ou les factures, provisions, notes de crédit que vous avez créé précédemment.
• Voir/visualiser document : Ouvre une version « lecture seule » du document de facturation sans modification possible (sécurité).
• Visualiser entrée comptable : ouvre l’entrée comptable liée au document de facturation sélectionné.
Onglet clients
L’onglet clients contient le résumé des factures, notes de provisions, notes de crédit par client constitué dans le dossier.
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Le menu contient les fonctionnalités suivantes :
• Ajouter : pour ajouter un nouveau client à votre dossier. Ce client une fois ajouté pourra recevoir des documents de facturation.
• Editer : pour modifier la référence d’un client.
• Effacer : supprime un client de la liste des clients du dossier. Vous ne pourrez plus facturer ce client. Impossible de supprimer un client du dossier si celui-ci a déjà été facturé.
• Documents du dossier : effectue une recherche avancée pour récupérer tous les documents de facturation liés à un client particulier.
Onglet Calculs
L’onglet Calculs du dossier permet d’effectuer les calculs d’intérêts
Le menu permet de faire :
• Nouveau calcul d’intérêt : Cette option permet d’inclure un nouveau calcul d’intérêt pour le dossier.
• Modifier : permet de modifier un calcul d’intérêt existant.
• Imprimer : Cette option génère un rapport de votre calcul d’intérêt et l’imprime.
• Supprimer : Supprime un calcul d’intérêt du dossier.
Les Notes
Sur la partie droite de votre dossier, vous pouvez trouver le bloc des notes. Les notes sont des post it virtuels, vous pouvez y inclure le texte que vous souhaitez : rappels, pense-bêtes… en rapport avec ce dossier.
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Le bloc des notes peut être masqué si vous ne souhaitez pas le faire apparaitre grâce une flèche localisée sur le côté gauche du bloc.
En haut de ce bloc note vous pouvez :
• Créer une nouvelle note,
• Modifier une note,
• Supprimer une note,
Le bloc-notes est accessible depuis les onglets du dossier : Général, Documents, Agenda, Tâches, Calculs.
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La liste des identités
La liste des identités contient l’intégralité des contacts enregistrés dans votre Kleos. Il est possible de configurer l’apparence que vous souhaitez donner à votre liste (comme décrit dans Eléments communs communs page 58).
Le champ de recherche permet de retrouver ses contacts par leur nom ou prénom/nom de la société. Vous pouvez retrouver les dernières recherches que vous avez effectuées et celles que vous avez enregistrées comme depuis tous les autres champs de recherches.
La recherche avancée permet de rechercher dans la base de données de ses contacts en utilisant des critères complexes.
Si vous avez défini des données complémentaires de contacts (voir Configuration des données complémentaires page 49), vous pouvez les utiliser depuis la recherche avancée comme critères de recherche.
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Le menu des contacts est localisé en haut à droite de votre écran. Il contient les fonctionnalités suivantes :
• Nouveau : Pour créer un nouveau contact dans votre base de contacts.
• Editer : Pour modifier une fiche contact.
• Rapports : pour générer un rapport sur votre base de contacts.
• Montrer dossiers : Cette fonctionnalité permet d’afficher la liste de tous les dossiers dans lesquels un contact est constitué.
• Import Outlook® : cette option permet d’importer dans Kleos tous les contacts de votre boite Email Outlook® (pour ce faire il faut préalablement que le module Kleos pour Outlook soit installé).
• Désactiver : il n’est pas possible de supprimer un contact qui a été constitué en tant que partie dans un dossier. D’un autre coté il doit être nécessaire de ne plus afficher dans votre base de contacts des contacts dont vous n’avez plus l’utilité. La fonctionnalité de désactivation permet de masquer un contact sans pour autant le supprimer des dossiers dans lequel il apparait. Depuis la recherche avancée il sera toujours possible de rechercher vos contacts désactivés.
• Réactiver : réactive et donc réafficher votre contact désactivé.
• Supprimer : permet de supprimer définitivement un contact de votre base.
La fiche identité
La fiche d’identité contient toutes les informations de vos contacts, organisée en 7 onglets.
L’onglet général contient toutes les informations permettant d’identifier votre contact. Cette information différera selon que votre contact est une personne physique ou morale.
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Sous les informations générales vous trouverez l’adresse principale de votre contact. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses supplémentaires depuis l’onglet Notes & adresses. Complémentaires.
Le bloc « Moyens de communication » en bas à droite de l’onglet général regroupe tous les différents moyens de contacter cette personne/organisation : téléphone, adresse Email, Skype, site internet etc.
L’onglet Information complémentaire ajoute des informations secondaires pour vos contacts (numéro TVA par exemple).
• L’onglet Notes & adresses. Complémentaires contient 2 blocs d’informations :
o Le bloc-notes en haut de fenêtre, permettant d’affecter des notes textuelles liées à un contact.
o Le bloc adresses complémentaires en bas de fenêtre permettant d’enregistrer différentes adresses pour un même contact. Vous pouvez ajouter des descriptions afin d’identifier chacune des adresses du contact. Par exemple « Adresse département légal », « adresse secondaire »…
• L’onglet Identités liées est utilisé pour enregistrer des relations entre différents contacts. Dans cet onglet vous pouvez accéder à 2 blocs. Le premier bloc contient les identités liées à la fiche contact dans laquelle vous vous situez. Le second bloc affiche les contacts auxquels votre fiche identité est liée.
• L’onglet Profils est stratégique. Il permet de spécifier des informations additionnelles pour votre contact. Par exemple si votre contact est un client, il faudra lui afficher le profil « Client facturable », il deviendra ainsi facturable dans vos dossiers. Une même fiche contact pourra ainsi disposer de plusieurs profils, selon le contexte dans lequel vous souhaitez l’utiliser. L’information de chaque profil viendra ajouter des champs complémentaires spécifiques qu’il faudra renseigner (voir Configuration des données complémentaires page 49).
• L’onglet Données complémentaires regroupe les informations des données complémentaires définies dans votre Kleos (voir Configuration des données complémentaires page 49).
• L’onglet Documents affiche la liste des documents liés à un contact. Il est possible d’utiliser cet onglet pour travailler avec les documents de la même façon que vous travaillez depuis l’onglet Documents du dossier (voir L’écran Documents ts page 86).
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L’Agenda
L’écran Agenda contient tous les différents éléments pour vous offrir une vue claire sur votre calendrier et sur le travail en cours et à venir.
Au centre de l’écran se trouve la vue de l’agenda. En haut de l’écran les différentes vues possibles de l’agenda (à la journée, à la semaine de travail, au mois, en mode liste …). L’agenda combine les informations de l’agenda et des tâches, il vous met en relation les tâches en attente avec les RDV. Le bouton « Aujourd’hui » affiche l’agenda du jour.
Sur la partie gauche de l’écran vous trouverez une vue globale de l’agenda. Vous pouvez utiliser cette vue pour sélectionner une journée, une semaine ou un mois en particulier. Les jours marqués en gras indiquent qu’il y a des RDV enregistrés sur ces jours.
Depuis Kleos vous pouvez afficher 2 utilisateurs en simultané. Pour ce faire, vous devez configurer l’agenda en vue à la journée. Puis depuis la partie gauche de votre écran, sélectionnez le nom de l’agenda que vous souhaitez afficher en plus du votre.
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A droite de l’écran se trouve la liste des tâches en attentes, indiquant leurs dates d’échéance. Vous pouvez utiliser les intitulés de colonnes pour en filtrer le contenu et personnaliser votre affichage.
L’agenda n’affiche pas de champ de recherche rapide. La recherche se fait ici au moyen de la recherche avancée. Les résultats de recherches de l’agenda sont affichés sous forme de liste.
Le menu de l’agenda contient les fonctionnalités suivantes :
• Nouveau : ouvre la fenêtre des RDV pour créer un nouvel événement dans votre agenda (ou celui d’un autre utilisateur).
• Editer : Ouvre la fenêtre d’un RDV et vous permet d’en modifier le contenu (heure, lieu, description, participants etc.).
• Ajouter : Créer un document : Créé un nouveaux document depuis un modèle. Le document sera créé en utilisant votre éditeur de texte. Une fois enregistré le document sera rangé dans le dossier choisi.
• Ajouter : Créer un nouvel Email : Génère un nouvel Email, qui s’enregistrera dans le dossier voulu une fois envoyé.
• Ajouter : Créer un nouveau mémo : Créé un nouveau mémo, que vous pouvez envoyer via la bannette A traiter une fois créé.
• Rapports : permet de générer un nouveau & imprimer un rapport d’agenda.
• Copier à une nouvelle date : Copie un RDV de votre agenda à une nouvelle date choisie. La description, les notes et tous les détails du RDV d’origine sont conservés dans la copie.
• Ouvrir Dossier : Ouvre le dossier lié au RDV. Permet d’accéder rapidement au contenu du dossier.
• Aller vers : permet de se rendre rapidement à une date choisie.
• Synchroniser avec Outlook® : Si votre boite Email est Outlook® alors vous pouvez synchroniser votre agenda en l’important dans Kleos, ou inversement en l’exportant vers Outlook®.
• Effacer : supprime un RDV de votre agenda.
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La fenêtre des nouveaux RDV
La fenêtre de nouveau RDV est utilisée pour créer un nouvel événement ou en modifier un. Cette fenêtre dispose de 2 onglets : Evénement et Notes. L’onglet Evénements contient toutes les informations relatives à votre RDV. L’onglet Notes permet d’ajouter à votre RDV des notes (commentaires, rappels, post it).
Vous pouvez indiquer le type d’événement depuis le champ « Type ». Dans un Kleos il n’y a pas de différence entre vos RDV, vos audiences et vos événements. Tous sont un type différent de RDV dans votre agenda.
Sous les informations supplémentaires vous trouverez 5 boutons :
• Tâche.
• Rendez-vous.
• Créer une activité.
• Nouveau document.
• Nouvel Email.
Ces boutons permettent de chainer des actions une fois votre nouveau RDV créé. Par exemple si vous sélectionnez « Nouvelle activité », alors Kleos vous demandera de saisir une nouvelle activité pour votre dossier juste après avoir créé le RDV dans l’agenda. Il est possible de combiner ces actions selon votre besoin.
L’onglet Notes vous permet de créer de nouvelles notes, de les modifier ou de les supprimer.
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L’écran des tâches
L’écran des tâches contient la liste de toutes vos tâches. Vous pouvez utiliser les filtres rapides accessibles depuis le menu en haut de votre écran. Il est possible de filtrer que sur les tâches en attente ou sur la liste complète des tâches (tâches du passé). Il est également possible d’afficher les tâches dont vous êtes le responsable ou les tâches de tous les utilisateurs. Depuis la gestion des droits et autorisations vous pouvez bien sûr privatiser la visualisation de vos tâches aux autres membres du cabinet.
Le champ de recherche rapide recherche sur les sujets des tâches ou leur description. La recherche avancée est similaire aux autres recherches avancées, elle permet de combiner tous les champs possibles pour effectuer les recherches les plus spécifiques possibles.
Comme pour les autres écrans de l’application il est possible de réutiliser les recherches effectuées dans le passé ou de les enregistrer pour être lancées plus tard.
Le menu des tâches contient les options suivantes :
• Nouveau : Créé une nouvelle tâche.
• Editer : Ouvre la tâche pour modifier le contenu de celle-ci.
• Tâche finalisée : Permet de marquer une tâche comme complétée/finalisée. La tâche n’apparaitra plus alors dans la liste des tâches en attente.
• Ajouter Nouveau document/Email/Memo : Permet de créer un document Word®/Email/Memo depuis un modèle de document.
• Rapports : Permet de générer des rapports sur vos tâches. Choisissez celui qui correspond le plus à vos besoins.
• Ouvrir le dossier : Ouvre le dossier lié à la tâche. Permet de se rappeler/comprendre le contexte de la tâche à effectuer.
• Synchronisation Outlook® : Si vous avez Outlook® d’installé sur votre PC alors vos tâches seront synchronisées dans les 2 outils.
• Effacer : supprime une tâche sélectionnée.
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La fenêtre des tâches
La fenêtre des tâches est utilisée pour créer une nouvelle tâche. La fenêtre contient 2 onglets : L’onglet Tâches regroupe toutes les informations permettant de créer votre tâche. L’onglet Notes permet de créer des notes rattachées à votre tâche.
Comme dans la fenêtre de RDV agenda (voir La fenêtre des nouveaux RDV page 83), depuis la fenêtre des tâches, vous pouvez chainer des actions depuis une nouvelle tâche :
• Créer Tâche
• Créer un RDV.
• Créer une activité.
• Créer un document.
• Créer un Email.
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L’écran Documents
L’écran des Documents contient l’intégralité des documents présents dans Kleos. Il est possible de personnaliser l’affichage de la liste des documents, comme décrit dans les Eléments communs page 58.
Des filtres rapides permettent également de n’afficher, par exemple, que les documents récemment créés/importés/consultés car jugés plus pertinents.
Le champ de recherche permet des recherches rapides de documents par leur nom ou leur description. Comme pour tout champ de recherche rapide les recherches passées peuvent être réutilisées ou enregistrées.
La recherche avancée permet de combiner des critères de recherches complexes, vous pouvez même utiliser la recherche plein texte pour retrouver un document précis.
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Le menu de l’écran des Documents contient les fonctionnalités suivantes :
• Nouveau document : Cette option permet de créer un nouveau document en format Word®, en partant d’un modèle de document présent dans votre Kleos. Une fois créé ce document sera intégré dans le dossier de votre choix.
• Nouvel Email : créé un nouvel email puis vous propose de l’enregistrer dans un dossier.
• Nouveau mémo : Créé un nouveau mémo depuis l’éditeur de texte de Kleos. Il est possible de le joindre à un A suivre dans la bannette de documents.
• Nouveau rapport téléphonique : créé un rapport téléphonique depuis l’éditeur de texte de Kleos. Ajoutez-y des contacts. Ce rapport peut être envoyé par bannette A suivre aux autres membres du cabinet.
• Importer un document : permet d’importer depuis votre bureau Windows® un fichier (tous formats acceptés), indiquez le dossier de destination et le fichier ira se ranger dans l’onglet Documents de celui-ci. Vous pouvez également faire un import par glisser-déposer du/des fichier(s) depuis Windows® vers Kleos.
• Importer un Email : Si votre compte Email est bien configuré dans Kleos, alors vous pouvez importer un ou plusieurs Emails dans Kleos et les ranger dans le dossier souhaité.
• Editer : Modifie le document sélectionné. Si le fichier est un .PDF alors Kleos ouvrira le fichier dans votre navigateur. Dès enregistrement des modifications le fichier modifié sera mis à jour dans Kleos.
• Visualiser : Ouverture du fichier sélectionné en lecture seule (impossibilité de modifier le fichier).
• Envoyer : Permet d’envoyer un ou plusieurs fichiers par Email en tant que pièces jointes. A la volée Kleos vous proposera de générer un PDF de votre fichier.
• Transfert : Gestion des A traiter. Permet de créer un nouvel A traiter en y joignant le document sélectionné. Clôturer un A traiter supprimera le A traiter.
• PDF/Créer PDF : disponible pour les fichiers .doc, .docx. Va créer un fichier PDF du fichier original. Vous pouvez décider de générer le .PDF depuis votre version de .PDFcreator ou en utilisant la conversion .PDF offerte par Kleos (voir
• Partie 4 - Référence, Error! Reference source not found., Général page 113).
• Visualiser PDF : Cette option permet de visualiser la version .PDF d’un document. Il faut pour cela que la version .PDF du fichier ait été créée préalablement. Afin de visualiser si un fichier dispose d’une version .PDF regardez dans la liste des Documents, une icône .PDF sera affichée.
• Effacer PDF : Supprime la version .PDF d’un fichier mais conserve le fichier d’origine.
• Propriétés : Ouvre la fenêtre des propriétés, permet de changer le nom du document, sa description, le dossier de classification etc.
• Imprimer : imprime votre document. Si vous sélectionnez plusieurs documents (Touche du clavier CTRL appuyée + Clic de souris pour sélectionner les documents voulus) alors vous lancerez l’impression de plusieurs documents (jusqu’à 400 d’un coup).
• Export vers : Cette fonctionnalité très utile permet de copier depuis Kleos vers votre bureau Windows 1 ou plusieurs fichiers/documents. Sélectionnez plusieurs documents et importez-les en local.
• Dupliquer : Duplique un fichier existant.
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• Autorisation : Permet de gérer les droits d’accès à un document en particulier. Il est possible donner l’accès, ou de le supprimer complétement pour un ou plusieurs fichiers dont vous êtes le créateur.
• Historique : affiche l’historique des versions d’un document.
• Rapport : permet de générer un rapport sur la liste des documents de votre base documentaire.
• Actualiser : permet de forcer l’actualisation de la liste de vos documents.
• Sauvegarder : Cette option, si un document est en cours de travail, effectuera un enregistrement.
• Ignorer les modifications : Si un document est en cours de travail, cette option fermera le document sans prendre en compte les modifications apportées depuis sa dernière version.
• Effacer : Permet de supprimer un ou plusieurs documents.
Il existe plusieurs façons d’importer un document dans Kleos. La façon la plus simple est le glisser-déposer depuis votre bureau Windows® vers Kleos. Si vous déposez ce document dans un dossier Kleos, alors le document sera automatiquement classifié dans ce dossier précis. Si vous le déposez dans la liste des documents, alors il faudra bien renseigner dans quel dossier ce document va se ranger.
Le glisser-déposer de documents fonctionne aussi si vous sélectionnez plusieurs documents/fichiers. Si vous souhaitez les ranger dans différents dossiers il faudra renseigner pour chacun le dossier de classification, si vous souhaitez les importer dans un même dossier il faudra choisir au moment du déposer l’import en masse.
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L’écran des activités
L’écran des activités contient la liste des activités et des éléments de facturation (Voir Gestion des La gestion des Activitésés page 34 pour en apprendre plus sur la différence entre des activités et des éléments de facturation).
En haut, au centre, de l’écran vous avez accès à des filtres rapides. Ils vous permettront de retrouver rapidement toutes les activités, celles du mois en cours, ou encore les activités créées pendant la journée. Il est aussi possible de ne lister que vos activités ou celles de tous les membres du cabinet. La liste des activités est filtrable selon les droits dont vous disposez. Par exemple vous ne pourrez voir que vos propres activités et pas celles de vos collaborateurs.
Vous pouvez naviguer entre les activités et les éléments de facturation en cliquant sur l’onglet localisé en bas à gauche de votre écran.
Le champ de recherche rapide permet de retrouver les activités par type et par description. Vous pouvez retrouver vos dernières recherches et celles que vous avez enregistrées. La recherche avancée permet de combiner tous les critères de recherches possibles en relation avec les activités.
Le menu de l’écran des activités offre les fonctionnalités suivantes :
• Nouveau : Crée une nouvelle activité
• Feuille d’activités : permet de créer de nouvelles activités à la chaine.
• Editer : modifie une activité sélectionnée.
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• Rapports : Ouvre la fenêtre de génération de rapports liés aux activités et aux éléments de facturation.
• Ouvrir dossier : Ouvre le dossier dans lequel l’activité sélectionnée est enregistrée.
• Actualiser : Au travers de cette fonctionnalité il est possible de sélectionner une nouvelle table des tarifs/d’honoraires et de recalculer le montant des activités en appliquant ces nouveaux taux.
• Marquer facturé : permet d’affecter des statuts à vos activités : facturé, A facturer, non facturable.
• Effacer : supprime une activité.
La fenêtre des activités
La fenêtre des activités est utilisée pour créer et modifier des activités. La partie supérieure de la fenêtre contient les informations liées à l’activité. La partie basse liste les éléments de facturation inclus dans l’activité en cours de création.
D’un point de vue technique il n’y a aucune limite au nombre d’éléments de facturation qui peuvent être joint à votre nouvelle activité. Votre configuration par défaut de Kleos : inclus un ensemble d’activités pré configurées. Cette configuration peut être personnalisée depuis la Configuration générale.
Le menu des éléments de facturation contient les options suivantes :
• Nouvelle prestation : Créé un nouvel élément de facturation Honoraire.
• Nouveaux frais : Créé un nouvel élément de facturation frais.
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• Effacer : Supprime l’élément de facturation.
• Recalculer : Recalcule les valeurs des activités en se basant sur les nouveaux taux affectés aux éléments de facturation.
• Rétablir le taux : Si vous avez changé la valeur ou le taux d’un élément de facturation, cette option permet de rétablir la valeur/taux original.
Pour modifier un élément de la liste, cliquez simplement dessus et modifiez les valeurs souhaitées.
La fenêtre activité est différente quand vous êtes en mode création ou en mode modification. Quand vous créez une nouvelle activité un nouveau bouton apparait à côté du bouton « OK ». Le bouton « Ok & Nouveau » enregistre l’activité en cours de création et ouvrira une nouvelle fenêtre d’activité afin d’en créer une seconde à la chaine.
La feuille d’activités
La feuille d’activités est la manière la plus rapide de créer un ensemble d’activités. Dans nombre de cabinet la tâche de création d’activités & éléments de facturation est faite par l’avocat ou son assistant, une fois par semaine/par mois. La feuille d’activités est une alternative à la création d’activité classique. Cette fonctionnalité a été pensée pour booster votre productivité dans la création des activités.
Cette fenêtre affiche la liste des activités et de leurs éléments de facturation sous forme d’arborescence. Utiliser cette fonctionnalité est très simple (Voir La gestion des activités page 34).
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Le menu de la feuille d’acitivités affiche les fonctionnalités suivantes :
• Nouvelle activité : Créé une nouvelle activité du type choisi et les éléments de facturation configurés.
• Nouvel élément de facturation : Créé un élément de facturation du type sélectionné et l’assigne à l’activité de votre choix. Il est possible d’inclure autant d’éléments de facturation du type choisi que vous souhaitez dans une activité.
• Statut activité : Vous permet de modifier le statut des activités en « A facturer, non facturé, non facturable ».
• Effacer : Supprime l’activité ou élément de facturation voulu.
• Définir priorité : permet de définir la priorité d’une activité « Normale » ou « Urgente ».
• Tout déplier : Déplie l’arborescence des activités et de leurs éléments de facturation. Permet une meilleure lisibilité des informations entrées.
• Tout replier : Replie l’arborescence des éléments de facturation des activités. Vous ne verrez plus que les activités en affichage.
Il est possible de déplier/replier tous les éléments de facturation d’une activité en cliquant sur les flèches à gauche des icônes des activités.
Vous pouvez créer des activités et éléments de facturation en utilisant les boutons placés en haut de la liste et depuis les raccourcis clavier :
• Nouvelle activité (ouvre la liste) puis Ctrl + A : créé une nouvelle activité.
• Nouvelle activité (ouvre la liste) puis Ctrl + B : Créé un nouvel élément de facturation.
Utiliser les raccourcis clavier est la façon la plus pratique de créer un élément de facturation d’un type qui n’est pas pré défini dans votre activité.
L’écran Facturation
L’écran de facturation affiche la liste des documents de facturation. Vous pouvez en filtrer le contenu par type de documents à afficher.
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Le menu contient les fonctionnalités suivantes :
• Nouvelle facture : Créé une nouvelle facture en utilisation les activités et les éléments de facturation créés dans votre dossier, ou vous proposant d’en créer à la volée.
• Nouvel note de crédit : Créé une nouvelle note de crédit. Vous avez juste à indiquer le montant de celle-ci.
• Nouvelle note de crédit d’annulation : Créé une note de crédit du montant d’une facture à annuler.
• Nouvelle note de provision : Créé une nouvelle note de provision. Vous pouvez y inclure les montants des débours et des honoraires et frais.
• Convertir en facture finale : Vous permet de changer le statut d’une facture brouillon en facture finale.
• Editer : Permet de modifier un document de facturation en statut brouillon (facture, avoir, note de provision).
• Générer document : Génère une version Word d’un document de facturation, quel que soit son statut (facture, note de crédit, note de provision). Kleos utilisera les différents modèles de documents à votre disposition pour générer ce document Word.
• Envoyer comme Email : le document sélectionné depuis la liste sera joint à un nouvel Email en cours de création.
• Imprimer : Permet d’imprimer un ou plusieurs documents de facturation. Si vous en sélectionnez plusieurs (jusqu’à 400) Kleos les imprimera à la file.
• Ouvrir dossier : Ouvre le dossier dans lequel le document de facturation est enregistré.
• Visualiser document : Affiche une version non modifiable du document de facturation (lecture seule ou version PDF si existante).
• Rapports : Affiche la fenêtre de génération de rapports liés à la facturation.
• Ouvrir entrée comptable : Ouvre l’entrée comptable en relation avec le document de facturation.
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• Export vers : Permet d’exporter/copier sur votre bureau Windows® un ou plusieurs document Word®.
• Actualiser : Actualise la liste.
• Effacer : Supprime un élément de facturation.
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L’écran comptabilité
L’écran de Comptabilité contient toutes les informations liées à vos mouvements comptables. L’information est structurée en différents menus et sous menus :
• Journaux : Contient la liste des journaux. Chacun disposant de la liste des mouvements & entrées comptables. Il est possible d’en filtrer le contenu par intervalles de dates et comptes.
• Recherches : Permet de rechercher les entrées comptables dans tous les journaux.
• Rapports : Permet de générer les rapports comptables.
• Exporter : Si vous disposez du module additionnel « Pont comptable » cette fonctionnalité vous permet d’exporter toutes vos données comptables vers votre logiciel de comptabilité en un clic. Contactez votre commercial pour plus d’information sur ce module.
• Relances : Permet de relancer vos factures impayées auprès de vos clients.
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L’écran de configuration
Bureau
La configuration du bureau Kleos est utilisée pour sélectionner les tuiles qui apparaitront sur l’écran principal de Kleos.
Cliquez sur les tuiles (6) que vous souhaitez ajouter ou retirer de votre bureau.
Bureau
Le menu bureau est utilisé pour décrire les informations de votre cabinet.
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Ce menu contient les éléments suivants :
Bureau
Cette option affiche les informations générales de votre cabinet. Il est très important de remplir toutes les informations de cette fiche contact.
Localisation du bureau
Cette option permet de définir les différentes localisations de votre bureau. Si votre cabinet est présent sur plusieurs sites vous pouvez l’indiquer. Si votre cabinet est sur un seul site alors l’information sera configurée par défaut.
Membres du bureau
Depuis ce sous menu vous pouvez voir tous les utilisateurs Kleos de votre cabinet. Chacun de ces contacts dispose de sa propre fiche d’identité.
Vous pouvez créer un nouveau compte pour un nouveau membre du cabinet qui a besoin d’un accès à Kleos depuis le bouton « Assistant » ou « Nouveau » en haut à droite de l’écran.
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L’assistant est un outil de création de compte nouvel utilisateur assisté (compte + fiche contact). Suivez le pas-à-pas et assignez-lui un compte.
Groupes du bureau
Cette option permet de définir un groupe d’utilisateurs, ajouter un membre du cabinet à un groupe spécifique. Cliquez sur un groupe pour le modifier et y ajouter des membres du bureau.
Vous pouvez créer autant de groupes que nécessaire. Un même membre du cabinet/utilisateur peut être présent dans différents groupes.
Contrat & Autorisations
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Ce menu contient 3 sections :
• Gestionnaire de contrat : Contient le résumé Kleos de votre cabinet. Les licences affectées par utilisateur, les modules accessibles (fonctionnalités) et les licences disponibles pour de nouveaux membres du cabinet. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux utilisateurs il vous faut de nouvelles licences. Pour cela contactez nos équipes.
• Gestion des droits : Est le composant principal de la configuration de Kleos. Il contient la gestion des autorisations & droits pour chaque groupe d’utilisateurs Kleos. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs depuis la partie gauche de la fenêtre puis accordez/retirez les fonctionnalités voulues (Voir Guide des administrateurs).
• Informations contractuelles : Ouvre un résumé de votre activité du cabinet dans Kleos.
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Historique de l’activité (log)
Cette option affiche le détail des activités par utilisateur Kleos. Vous pouvez filtrer par utilisateur et par date.
Dossier
Le menu Dossier de l’écran de Configuration vous permet de configurer finement les types de dossiers, les types de parties intervenants dans vos dossiers, les règles de conflit d’intérêt, les autorisations d’accès au contenu des dossiers etc.
Ce menu contient les options suivantes :
La numérotation des dossiers
Cette option permet de choisir le format des numéros de référence de dossiers. Kleos vous proposera une configuration standard par défaut pour l’ouverture/création de vos dossiers et pour l’archivage de ceux-ci.
Il est possible de définir des séquences/numérotation additionnelles.
Le menu des numérotations de dossiers contient 3 éléments :
• Nouveau : créé une nouvelle numérotation de dossiers.
• Modifier : Modifie une numérotation de dossiers existante.
• Supprimer : Supprime une numérotation de dossiers existante.
Les numérotations sont composées de différents éléments la date, le séparateur et le format. Vous pouvez ainsi personnaliser votre numérotation dossiers selon votre besoin. Pour intégrer un nouvel élément dans votre numérotation cliquez sur « Ajouter », puis sélectionnez le type, le séparateur et le format.
Types de dossiers
La configuration des types de dossiers est une étape importante dans la configuration de votre bureau. La configuration standard de Kleos ne contient qu’un petit nombre de types de dossiers.
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Chaque cabinet doit configurer, ou faire configurer, les nouveaux types de dossiers à mettre en place afin de correspondre à la pratique du cabinet. Vous pouvez ainsi créer des types de dossiers par spécialisation (droit de la famille, droit immobilier, droit des affaires etc.) ou par lieux géographiques (Dossiers Nantes, Dossiers Lille, Dossier Strasbourg…).
Le menu contient les fonctionnalités suivantes :
• Nouveau : Créé un nouveau type de dossiers.
• Modifier : Permet de modifier les informations d’un type de dossiers existant.
• Désactiver : Désactive un type de dossier.
• Réactiver : Cette option est masquée à moins que vous choisissiez d’afficher à l’écran les types de dossiers désactivés. Permettra de réactiver un type de dossiers désactivé.
• Afficher/masquer les inactifs : Choix d’affichage des types de dossiers actifs/inactifs.
Il est possible de définir des données complémentaires personnalisées pour chaque type de dossier. Les champs complémentaires des types de dossiers ajoutés n’effaceront pas les champs complémentaires de vos dossiers. Il s’agit d’un niveau d’information complémentaire que vous pourrez ajouter à vos dossiers. Si les 2 niveaux de champs complémentaires sont définis, alors les champs apparaitront dans la fenêtre dossier.
La définition des données complémentaires des types de dossiers fonctionne de la même manière que les champs complémentaires de dossiers (Voir Configuration des données complémentaires page 49).
Rôle dans les dossiers (types de parties)
La configuration de départ de votre Kleos inclue les types de parties les plus fréquemment utilisées. Il est possible de modifier ces types de parties ou d’en ajouter de nouveaux. Les types
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de parties sont affichés dans vos dossiers. Vous pouvez choisir l’ordre d’affichage des types de parties dans vos listes depuis la configuration.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : créé un nouveau type de partie.
• Modifier : Modifie un type de partie existant.
• Remonter : permet de remonter un élément de la liste. Cela modifiera l’ordre d’affichage de cet élément dans la liste des parties au moment du choix dans les dossiers.
• Descendre : Permet de descendre un élément de la liste. Cela modifiera l’ordre d’affichage de cet élément dans la liste des parties au moment du choix dans les dossiers.
• Désactiver : désactive un type de partie.
• Réactiver : Réactive un type de partie.
• Afficher/masquer les inactifs : Choix d’affichage des types de parties actives/inactives.
Il est possible de définir des champs complémentaires pour chaque rôle/type de partie (Voir Configuration des données complémentaires page 49).
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Règles de vérification de conflit
Les règles de conflit d’intérêt sont un mécanisme permettant de vous alerter de potentiels conflits d’intérêts entre les différentes parties de dossiers. Kleos permet de définir des règles simples de vérification des conflits d’intérêts en indiquant par exemple qu’une partie ne peut être définie dans des dossiers d’un autre type. Par exemple un contact défini en tant que « partie adverse » ne pourra être définie en tant que « Client » dans un autre dossier.
Une règle de gestion de conflits peut être active ou inactive. Une règle active vous alertera lors de la définition d’un contact en tant que partie d’un dossier qui ne respecte pas la règle établie.
Le menu contient des options suivantes :
• Nouveau : Créé une nouvelle règle de gestion des conflits.
• Modifier : Modifie une règle existante.
• Supprimer : supprime une règle existante.
Profil Autorisations
Les autorisations dans les dossiers sont des droits d’accès à des dossiers ou à des types de dossiers.
Chaque profil d’autorisation dossiers décrit les autorisations d’accès par utilisateur ou par groupe/profil d’utilisateurs. Lorsqu’une autorisation dossier est assignée à un dossier, alors ce dossier hérite de ses autorisations. Seuls les membres agréés peuvent accéder au contenu du dossier.
Il est possible d’affecter une autorisation dossiers à plusieurs dossiers d’un coup. Cela permet de s’assurer de la confidentialité des données notamment. Pour cela définissez les non pas sur un dossier mais sur un type de dossiers. Tous les dossiers de ce type hériteront de ces droits d’accès/restrictions d’accès.
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Identité
Types de liens entre les identités
Avec Kleos il est possible de définir n’importe quel type de relation entre des contacts. La configuration qu’offre Kleos par défaut inclus les types de relations les plus fréquentes/communes. Il est bien entendu possible d’ajouter des types de relations/de liens
Le menu propose les actions suivantes :
• Nouveau : créé un nouveau type de lien.
• Modifier : Modifie un type de lien existant
• Désactiver : Désactive un type de lien.
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Kleos permet d’ajouter des informations supplémentaires afin de décrire plus précisément les liens entre les identités. Par exemple il est possible de définir un lien pour décrire qu’un contact « personne physique » est l’employé du contact « personne morale » étant une entreprise. Ce lien entre les 2 contacts est « Employé ». Kleos permet de définir des données complémentaires personnalisées définissant la notion d’employé. Par exemple il serait possible de spécifier le poste de l’employé, son département de rattachement, sa date d’entrée dans la société etc. (Voir Configuration des données complémentaires page 49).
Profils
Les profils sont utilisés pour décrire des groupes d’utilisateurs. Par exemple il est possible de définir des groupes pour les avocats, les experts, les notaires … ou tout autre groupe de contacts.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : Créé un nouveau profil.
• Modifier : Modifie un profil existant.
• Effacer : Efface un profil existant.
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Les profils sont utiles pour enregistrer des informations supplémentaires pour les contacts. Kleos permet de définir des champs complémentaires pour chaque profil, incluant toutes les informations pertinentes pour les contacts et leurs profils (Voir Configuration des données complémentaires page 49).
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Agenda et tâches
Types d’événements/Tâches
La configuration standard de Kleos offre un large éventail de types d’événements agenda et de tâches. Vous pouvez bien sûr créer vos propres types afin de personnaliser un peu plus Kleos à votre activité.
Dans Kleos les RDV/événements agenda, les tâches et les échéances ont la même présentation. La même structure de fenêtre présentant l’information à remplir.
Le menu contient les options suivantes:
• Nouveau : créé un nouveau type de RDV ou de tâche.
• Modifier : permet de modifier la configuration d’un type de RDV ou de tâche.
• Désactiver : désactive un type de RDV ou de tâche.
La fenêtre varie entre les types de RDV et de tâches, par exemple lorsque vous créez un nouveau type, les informations à renseigner dans la fenêtre s’adapteront au contenu. Depuis la fenêtre des tâches vous pourrez indiquer un rappel. Ce rappel sera utilisé depuis le panneau des tâches de votre bureau Kleos.
Kleos gère également les échéances en tant que type de tâche. Pour définir une nouvelle échéance créez une nouvelle tâche puis typez là en tant qu’échéance. Kleos vous affichera une séquence de tâches, qui se créeront automatiquement, liées à l’échéance.
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La séquence des tâches dispose d’un menu spécifique :
• Nouveau : ajoute une nouvelle tâche dans votre séquence de tâches liée à l’échéance. Sélectionnez le type de tâche à ajouter le nombre de jours qui la sépare de la tâche précédente.
• Modifier : modifie une tâche au sein de sa séquence.
• Supprime : supprime une tâche de la séquence (l’échéance).
Documents
Modèles de documents
Les modèles de documents (ou « matrices ») sont le composant principal utilisé lors de la création de vos nouveaux documents. Les modèles de documents peuvent être définis en tant que blocs de textes pré remplis (pré écrits), incluant des balises et métadonnées. Kleos combine les modèles de documents et toutes les données entrées dans vos dossiers afin de remplir automatiquement vos nouveaux documents créés. De cette façon Kleos vous économise du temps de saisie dans l’élaboration de vos documents (voir Configuration des modèles de documents (matrices) page 53)
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Le menu contient les options suivantes:
• Editer : Permet de modifier le contenu d’un modèle de document/matrice depuis Word.
• Effacer : supprime un modèle de document. Attention vous ne pourrez plus créer de document de ce type à l’avenir.
• Importer modèle de document : Permet d’importer un nouveau modèle de document depuis votre bureau Windows®.
• Importer modèle de mail : Permet d’importer un nouveau modèle de mail depuis votre bureau Windows®.
• Importer text block : Permet d’importer un nouveau text block depuis votre bureau Windows®. Les textblocks sont des éléments constituants les modèles de documents les plus complexes.
• Visualiser : ouvre un modèle de document en mode visualisation seule.
• Dupliquer : Duplique un modèle de document. Utile pour s’entrainer à la modification/personnalisation de modèle de document sans impacter vos modèles existants.
• Sauvegarder : Enregistre le document en cours de modification.
• Ignorer les modifications : annule toute les modifications effectuées dans le document en cours.
• Propriétés : permet de modifier le nom du fichier, sa description, son répertoire de classification/rangement et toute autre information.
Autres – Les répertoires de documents dans les dossiers
Les documents de vos dossiers sont organisés par répertoires virtuels. L’organisation même des répertoires entre eux est personnalisable selon vos préférences. Tous les dossiers conserveront l’organisation définie.
Le menu contient les options suivantes :
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• Ajouter : créé un nouveau répertoire de documents dans votre arborescence type.
• Editer : Modifie le nom d’un répertoire.
• Effacer : supprime un répertoire et tous les répertoires « enfants » qui lui sont rattaché.
Activités
Types d’activités
Une activité est un travail facturable pour un client. Chaque activité peut contenir différents éléments de facturation. Par exemple l’activité « représentation » peut inclure un honoraire et des frais (déplacements etc.).
Pour plus de praticité les activités peuvent être configurées pour embarquer par défaut des éléments de facturation rattachés.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : Créé un nouveau type d’activité.
• Editer : Modifie le contenu d’un type d’activité.
• Désactiver/Réactiver : il est impossible de supprimer un type d’activité de Kleos, surtout s’il est déjà rattaché à des éléments facturés. Le plus simple est de le masquer en affichage, il sera alors ré activable au besoin. Cette désactivation permet de limiter le nombre d’éléments/de choix dans vos listes d’activités.
• Afficher/masquer les inactifs : Affiche les types désactivés et permet de les réactiver au besoin.
Chaque activité contient par défaut un lot d’éléments de facturation qui lui sont rattaché. Vous pouvez ajouter/supprimer des éléments de facturation au besoin.
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Les types d’éléments de facturation
Les types d’éléments de facturation sont configurés/configurable depuis l’onglet Facturation/ Ce sont des éléments servant à calculer le montant des factures à produire. Un élément de facturation représente un honoraire spécifique, un frais ou débours.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : Créé un nouvel élément de facturation. Le champ « type » indique si l’élément est un honoraire ou un frais.
• Editer : Modifie l’élément de facturation sélectionné.
• Désactiver/Réactiver : Il n’est pas possible de supprimer les éléments de facturation de la base de données Kleos. Si vous ne souhaitez plus utiliser un type d’élément de facturation il suffit de le désactiver.
• Afficher/masquer les inactifs : Affiche les types désactivés.
Tarifs
Les tables d’honoraires contiennent par défaut les valeurs définies pour les éléments de facturation. Chaque table d’honoraires contient une liste des éléments de facturation disposant d’une valeur par défaut. Vous pouvez définir autant de tables d’honoraires que vous le souhaité.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau tarif général/table d’honoraires : Créé une nouvelle table d’honoraire.
• Nouveau tarif spécifique/table d’honoraires : créé une table d’honoraire spécifique. La différence avec une table générale est que la table spécifique est utilisée seulement dans certains contextes.
• Ouvrir un tarif : Ouvre la table souhaitée.
• Désactiver/Réactiver : Il n’est pas possible de supprimer une table des tarifs de la base de données Kleos. Si vous ne souhaitez plus utiliser une table vous pouvez la désactiver.
• Dupliquer un tarif : Duplique une table.
• Baser un tarif sur un autre : Cette option créée une nouvelle table à partir d’une autre en lui ajoutant des honoraires différents.
• Afficher inactif : Affiche les tables inactives/actives.
La fenêtre des honoraires est utilisée pour configurer les honoraires et les éléments de facturation. La liste des honoraires est construite en utilisant le menu positionné en haut de la liste des éléments de facturation. Elle contient les options suivantes :
• Nouveau tarif spécifique : Ajoute un nouvel honoraire pour un type d’élément de facturation.
• Nouveau tarif général : Cette option permet d’ajouter un nouvel honoraire pour un élément de facturation spécifique.
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• Ouvrir : Ouvre l’honoraire.
• Effacer : Supprime l’honoraire sélectionné.
Voir Configuration des activités et des éléments de factura
Calculs
Types d’intérêts
Cette fonctionnalité permet de calculer, selon les taux d’intérêts en cours, les intérêts dus. Les types d’intérêts sont utilisés dans le calcul de la valeur des éléments de facturation.
Depuis cette fenêtre vous pourrez définir les dates d’application de chaque taux (4 taux légaux).
Entrez une date de début, une date de fin et le taux applicable.
Ajoutez tous les 6 mois les valeurs des taux d’intérêts ou particulier majorés/non majorés applicables (Rappel la différence entre le taux normal et le taux majoré pour les particuliers et entreprise est de +5 points).
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Généralités
Données complémentaires de dossiers
Les données complémentaires de dossiers sont un moyen offert pour ajouter de l’information à l’ensemble de vos dossiers. Tous les champs complémentaires définis dans cette section seront disponibles pour tous vos dossiers, y compris les dossiers que vous avez créés avant d’ajouter/créer les complémentaires.
Les champs complémentaires sont entrés depuis chacun de vos dossiers depuis la page principale du dossier.
Le menu contient les options suivantes :
• Ajouter un onglet : Tous les champs complémentaires doivent être inclus dans un onglet. Vos dossiers peuvent ainsi se voir ajouter plusieurs onglets de champs complémentaires selon l’organisation et l’information que vous souhaitez ajouter. Affectez-leur un nom.
• Ajouter un champ : Ajoute un champ complémentaire dans un onglet. Choisissez lui un nom, puis un type (selon l’information que vous souhaitez pouvoir ajouter : Chiffre, texte, dates etc…
• Monter/descendre : permet de choisir l’ordre d’affichage des différents champs complémentaires dans vos dossiers.
• Effacer : Supprime un onglet ou un champ.
• Exemple : Permet de visualiser le rendu graphique du futur champ/onglet créé.
Voir Configuration des données complémentaires complémentaires.
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Données complémentaires de contacts
Les champs complémentaires de contacts sont utilisés pour ajouter de l’information à vos contacts. Tous les champs complémentaires définis dans cette section seront disponibles pour tous vos dossiers, y compris les contacts que vous avez créés avant d’ajouter/créer les complémentaires.
Les champs complémentaires des identités sont utilisés dans les fiches contacts.
Le menu contient les options suivantes :
• Ajouter un onglet : Tous les champs complémentaires doivent être inclus dans un onglet. Vos dossiers peuvent ainsi se voir ajouter plusieurs onglets de champs complémentaires selon l’organisation et l’information que vous souhaitez ajouter. Affectez-leur un nom.
• Ajouter un champ : Ajoute un champ complémentaire dans un onglet. Choisissez lui un nom, puis un type (selon l’information que vous souhaitez pouvoir ajouter : Chiffre, texte, dates etc…
• Monter/descendre : permet de choisir l’ordre d’affichage des différents champs complémentaires dans vos dossiers.
• Supprimer : Supprime un onglet ou un champ.
• Prévisualiser : Permet de visualiser le rendu graphique du futur champ/onglet créé.
Voir Configuration des données complémentaires .
Suggestions
Kleos propose d’enregistrer différentes listes prédéfinies telles que les civilités, formules de politesses, titres, formules d’introduction etc. pour les personnes physiques et morales. Ces listes sont personnalisables et seront proposées contextuellement dans votre utilisation de Kleos.
Toutes sont des listes structurées.
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Comptes messagerie
Depuis ce menu de la configuration vous pouvez configurer tous vos comptes Emails (pros et persos). Il est possible d’en définir autant que vous en avez besoin. Cela que vous définirez par défaut sera le compte principal qui enverra vos Emails depuis Kleos.
Le menu de cette fenêtre contient les options suivantes :
• Ajouter : permet d’ajouter un nouveau compte Email dans Kleos.
• Modifier : Permet de modifier les informations de configuration de votre compte Email.
• Effacer : supprime un compte Email.
• Définir par défaut : défini un de vos différents comptes comme compte principal.
Voir Configuration de ss.
Mes préférences & Paramètres globaux
Chacune de ces options ouvre une fenêtre permettant de modifier la configuration de tous les paramètres globaux de l’application.
Les paramètres suivants sont configurables:
Mes préférences
• Onglet général
o Afficher les erreurs lors de fusions de documents : Lorsqu’un document fusionne (se créé) Kleos vous affichera les erreurs liées aux modèles de documents.
o Editeur de modèles : possibilité de switcher entre l’éditeur de matrices/modèles de documents et l’éditeur Word®.
o Importer des Emails depuis Outlook : choisissez ici le format dans lequel les Emails doivent être importés : .EML ou .MSG.
o Activer accusés de réception : Si activés, alors les Emails sont envoyés en incluant un accusé de réception.
o Activer accusés de lecture : Si activés, les Emails sont envoyés incluant les accusés de lecture.
o Editeur Emails avancé : Editeur de mails contenant toutes les options d’édition de mails.
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o Paramètres régionaux : permet de personnaliser les paramètres d’affichages : format date, format heure etc.
o Export vers comptabilité externes : (module optionnel facturable) Si vous disposez de ce module alors vous pourrez exporter toutes les données financières et comptables de Kleos vers un logiciel externe de comptabilité (celui de votre comptable notamment). Ce qui fera gagner un temps précieux de re saisie.
• Onglet Documents
o Format par défaut pour les documents : choisissez de créer vos documents Word au format .DOC ou .DOCX.
o Activer l’enregistrement automatique : Si activé, alors les documents ouverts dans Kleos s’enregistrent automatiquement.
o Utiliser le PDF local : si actif Kleos utilisera le .PDF creator installé sur votre PC pour la conversion de fichiers en format .PDF. Si désactivé (ce que nous recommandons) alors Kleos utilisera la version serveur de PDF Creator et vous affranchira de tous les soucis de mise à jour de PDF creator que vous pourriez rencontrer.
o Extensions fichiers en lecture seule : Tous les fichiers dans les formats définis s’ouvriront en format non modifiable (ouverture plus rapide).
o Importation automatique de fichiers à partir d’un répertoire : si actif, Kleos téléchargera automatiquement tous les documents importés dans le répertoire spécifié. Utilisé notamment pour le scanne de fichiers qui s’enregistreront automatiquement dans l’application.
• Onglet activités
o Activité par défaut après le chronomètre : Cette option permet de définir une activité par défaut lorsque le chronomètre est utilisé pour calculer vos temps.
o Activité par défaut lors de la fermeture d’un dossier : Cette option permet de définir une activité par défaut lorsque vous fermez un dossier.
o Temps minimum pour saisie : permet de définir la durée minimum à partir de laquelle une activité sera créée (exemple : en deçà d’une minute dans un dossier : ne pas proposer de créer une activité d’1 minute).
o Création de documents : Ces options permettent de définir quelles activités se créeront par défaut pour chacune de ces actions liées aux créations de documents
o Import de documents : Création d’activités par défaut lors de l’import de documents & Emails dans Kleos.
o Modification de documents : Création d’activités par défaut lors de la modification de documents.
• Onglet Agenda
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o Demander confirmation si glisser-déposer dans l’agenda : Affiche une fenêtre de confirmation lorsque vous déplacez un RDV dans votre agenda.
o Responsable par défaut de l’événement agenda : permet pour chaque nouveau RDV créé dans un agenda, de le rattacher par défaut au responsable dossier et non à la personne qui le créé (utile pour les assistants gérant les agendas des avocat(e)s).
o Création de documents : permet de générer des types de RDV par défaut dans votre agenda pour chaque document ou Email créé.
o Modification & import de documents : même comportement.
• Onglet tâches
o Responsable par défaut de la tâche : permet de définir par défaut, pour chaque nouvelle tâche créée, que le responsable en soi le responsable du dossier concerné (et non l’utilisateur qui créé la tâche).
o Afficher les échéances avec une date impérative dans l’agenda : si actif, alors Kleos affichera vos dates d’échéances dans votre agenda. Si inactif les échéances n’apparaitront que dans la liste des tâches.
o Création de documents/import/modification : création de tâche par défaut lorsqu’un document ou Email est créé/importé/modifié.
• Onglet Options de synchronisation
o Synchroniser depuis XX jour(s) dans le passé : Cette option permet de définir le nombre de jour(s) dans le passé à partir desquels seront synchronisés les RDV entre l’agenda Kleos et l’agenda Outlook®.
o Type d’événement agenda/tâches : cette option permet de définir par défaut un type de RDV ou tâches lors de l’import depuis Outlook® dans Kleos.
o Comportement Nouveau RDV Outlook/Tâche : Cette option permet de définir comment Kleos va gérer les éléments importés (RDV, Tâches) depuis Outlook® dans les dossiers Kleos.
o Les éléments modifiés dans Kleos et Outlook : Permet de définir comment Kleos va gérer les conflits entre les RDV agenda Kleos et Outlook®. Il est possible de donner la priorité aux RDV Kleos, Outlook® ou de demander une confirmation de l’utilisation pour chaque conflit identifié.
Paramètres généraux
• Onglet activités
o Durée : cette option permet de définir le format heure utilisé pour la durée des tâches. Il est possible de passer du format temps au format numérique.
o Gérer les taux internes : si actif, possibilité d’utiliser les taux internes pour calculer les marges sur les activités.
o Durée journalière de la feuille de temps/d’activités : Durée de travail journalière qui s’affichera dans la feuille des temps.
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o Sélection des intervalles de temps : permet de définir la durée des intervalles de temps pour les activités.
• Onglet agenda
o Durée par défaut des RDV : indique la durée d’un nouveau RDV dans un agenda par défaut (exemple : 1h00).
o Durée journée de travail : ces 2 champs permettent de définir la durée d’une journée de travail. Cette durée définira l’apparence de l’agenda.
• Onglet documents
o Versioning : Ces options permettent de définir la configuration du versioning de vos documents.
o Traceur de mails : chaque fois qu’un Email est envoyé, il est taggé/flaggé avec un ID unique. Ce code permettra de repérer l’email de réponse et proposera l’import dans le dossier Kleos correspondant.
o Activer la gestion des répertoires pour les dossiers : Si actif, permet de créer des nouveaux répertoires de classification de documents pour un seul dossier en particulier.
o Fusion – toujours commencer par les textblocks du cabinet puis ceux du set Lamy : parfois la même variable est définie dans plusieurs texblocks. Dans ce cas cette option permet de définir quel textblock prend le pas sur l’autre.
• Onglet système
o Forcer l’expiration du mot de passe : Permet de mettre en place pour tous les utilisateurs de votre cabinet l’expiration forcée du mot de passe. Indiquez le nombre de jours entre chaque réinitialisation de mot de passe.
• Onglet contact
o Activer le gestionnaire de comptes : Met en place la fonctionnalité de « gestionnaire de contact ». Soit la possibilité de rattacher chaque contact client à un membre du cabinet. Utile notamment pour la gestion de la relation clientèle.
Couleur pour calendrier et tâche
Cette option permet de définir des couleurs supplémentaires que vous pourrez ajouter sur les RDV de votre agenda ou à vos tâches. Vous pouvez ajouter autant de couleurs que nécessaire.
Identifier vos RDV/tâches par couleurs permet de visualiser plus rapidement et simplement votre travail et votre agenda.
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Le menu contient les options suivantes :
• Ajouter : ajoute une nouvelle couleur.
• Modifier : modifie une couleur existante.
• Supprimer : Supprime une couleur existante.
Test de connexion Internet
Ici vous pouvez lancer un test de rapidité de votre connexion internet.
Gestion financière
Schémas de facturation
Les schémas de facturation sont les modèles de vos factures, avoirs, notes de crédit et notes de provisions, aux différents taux de TVA applicables. Tous sont considérés comme des schémas de facturation.
Le menu contient les options suivantes :
• Modifier : Cette option permet de modifier le contenu des différents schémas de facturation.
• Afficher/masquer les inactifs : affiche les schémas inactifs.
Les schémas de facturation sont créés à partir d’une structure pré définie d’une facture standard. Il est possible de sélectionner quels éléments seront affichés dans le modèle.
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Chaque élément du schéma de facturation est lié à un compte de débit et de crédit de votre plan comptable. Lorsqu’un schéma est créé, le montant de chaque élément de facturation est transféré vers le compte correspondant (tels que définis dans vos schémas de facturation).
Il s’agit du mécanisme clé dans la création de votre comptabilité.
Types éléments de facturation
Les éléments de facturation sont utilisés pour calculer le montant de vos factures. Un élément de facturation représente un type spécifique d’honoraire ou de frais
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : ajoute un nouveau type d’élément de facturation. A vous de définir s’il s’agit d’un type d’honoraire ou de frais.
• Editer : Modifie un type existant.
• Désactiver/Réactiver : Il est impossible de supprimer un type d’élément de facturation de votre base de données à partir du moment où il a déjà été utilisé. Par conséquent il est préférable de le désactiver. Il sera ainsi masqué en affichage et inutilisable par la suite.
• Affiche inactifs : Affiche les types désactivés/actifs.
Modèles de documents
Ce sujet traite de l’édition, la modification et la suppression des modèles de documents lié au module de facturation (documents de factures, avoir etc.).
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Le menu contient les options suivantes :
• Editer : Permet de modifier le contenu d’un modèle de document/matrice depuis Word.
• Effacer : supprime un modèle de document. Attention vous ne pourrez plus créer de document de ce type à l’avenir.
• Importer modèle de document : Permet d’importer un nouveau modèle de document depuis votre bureau Windows®.
• Importer modèle de mail : Permet d’importer un nouveau modèle de mail depuis votre bureau Windows®.
• Importer text block : Permet d’importer un nouveau text block depuis votre bureau Windows®. Les textblocks sont des éléments constituants les modèles de documents les plus complexes.
• Visualiser : ouvre un modèle de document en mode visualisation seule.
• Dupliquer : Duplique un modèle de document. Utile pour s’entrainer à la modification/personnalisation de modèle de document sans impacter vos modèles existants.
• Sauvegarder : Enregistre le document en cours de modification.
• Ignorer les modifications : annule toute les modifications effectuées dans le document en cours.
• Propriétés : permet de modifier le nom du fichier, sa description, son répertoire de classification/rangement et toute autre information.
Autres / Frais du cabinet
Cette option permet de définir des % de frais de dossiers pour vos frais.
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Comptabilité
Entité fiscale
Kleos inclus par défaut une entité fiscale.
• Nouveau : créé une nouvelle entité fiscale (un 2nd bureau dans la même base Kleos par exemple).
• Editer : permet de renommer une entité fiscale.
• Effacer : pour supprimer une entité fiscale existante.
Comptabilités
Chaque entité fiscale dans Kleos dispose d’une comptabilité. Les exercices fiscaux sont un composant de ces comptabilités.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : Créé une nouvelle comptabilité.
• Nouveau à partir de : Créé une comptabilité en en dupliquant une existante.
• Editer : Modifie une comptabilité.
• Effacer : supprime une comptabilité, si elle ne comporte aucune donnée.
• Autorisation / Autorisation dans un dossier : permet de définir les droits d’accès aux comptabilités. Vous pouvez par exemple masquer les données financières & comptables d’une comptabilité aux autres membres du cabinet.
L’année fiscale (l’exercice) est un composant de la comptabilité
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Pour créer un nouvel exercice fiscal cliquez sur le bouton « Ajouter » puis définissez les dates de début/date de fin (généralement : 01/01/20XX – 31/12/20XX).
Plan comptable
Kleos inclus un plan comptable standard. Il est possible de le personnaliser.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : créé un nouveau compte.
• Editer : Modifier un compte.
• Effacer : Supprime un compte du plan comptable. Seuls les comptes non utilisés peuvent être supprimés.
• Imprimer : imprime un rapport sur le plan comptable.
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• Montrer non utilisés : affiche tous les comptes du plan comptables ou seulement ceux utilisés.
Journaux
Kleos gère plusieurs journaux de comptes. Chacun est relié à des comptes. Il est possible d’ajouter des journaux si besoin.
Le menu contient les options suivantes :
• Nouveau : Créé un nouveau journal.
• Editer : permet de renommer un journal existant.
• Effacer : supprime le journal sélectionné.
Fin du document
