Signexpert

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Outil de performance pour le cabinet

Sommaire

Contexte

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Signexpert Paraph’ Rappel du bouquet de services

CONTEXTE

Nouvelles règles avec les NTICs 1/3

L’arrivée et la démocratisation des nouveautés

technologiques bouleversent la Profession et son organisation

Emergence de nouveaux espaces de partage SaaS avec les clients, l’importante croissance du travail

collaboratif entre collaborateurs et experts…

L’invasion des réseaux sociaux et de la « contamination »

vie professionnelle/ vie privée…

« Si je veux protéger ma production, je dois : »

« Signer » mes documents pour en marquer l’origine,

« Sceller » ma production pour empêcher toutes modifications

Tout ce que je produis sous forme numérique peut-être copié et réutilisé …

….. voire déformé, transformé sans que quiconque puisse le voire, l’empêcher, ni même le freiner !!!

Nouvelles règles avec les NTICs 2/3

Dans ce nouveau cadre, Signexpert permet de : S’inscrire dans le cadre de la loi de mars 2000 donnant

équivalence à l’Original papier sous réserve d’être signé avec une signature électronique

Empêcher toute modification sur le document numérique

Garantir l’identité de l’Expert-Comptable dans la durée

Nouvelles règles avec les NTICs 3/3

QU’EST-CE QU’UNE

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

La signature électronique

Une signature électronique c’est : – un processus mathématique de protection du document (algorithme de

cryptage) ; – indissociable du document signé ; – vérifiable à chaque ouverture du document.

C’est la présence du certificat électronique, vérifié en temps réel,

qui donne une valeur certaine à la signature électronique.

Une signature numérique nécessite : – un certificat électronique (identité numérique) ; – un logiciel permettant de signer électroniquement.

Signature manuscrite = Signature électronique

Signature manuscrite Signature électronique La CNI, identité de la personne vérifiée par les empreintes digitales contrôlées par la Préfecture de Police.

Un original papier portant la griffe du signataire. Ne peut être modifié.

Un stylo, support permettant de réaliser la signature.

Une griffe unique à la personne, vérifiable par la CNI.

Un certificat électronique, unique à la personne, contrôlé par une Autorité de certification.

Un original électronique, verrouillé par un certificat. Ne peut être modifié.

Un certificat électronique, support permettant de réaliser la signature.

Un code secret, que seul le signataire détient.

3 grandes fonctions selon la loi de mars 2000 repris dans le règlement européen de juillet 2014 (e-IDAS) – Intégrité :

• garantie d’intégrité du document (Algorithme mathématique de cryptage avec la clé privée du signataire) ;

• toute modification « casse » la signature ou le document.

– Authenticité : • identité et document sont liés et ne peuvent être séparés. Document certifié par une personne identifiée

– Non répudiation : • le signataire ne peut nier avoir signé le document ; • engagement au contenu du document.

Clé accessible uniquement par son propriétaire

Fonctions de la signature électronique

Caractéristiques d’un document signé

Fonctions spécifiques à Signexpert

3 grandes fonctions spécifiques à Signexpert – Identifier & authentifier l’Expert-Comptable vis à vis de

ses interlocuteurs (clients, banques, partenaires commerciaux, institutions…)

– Protéger la production de l’Expert-Comptable contre toute modification

Et donner une valeur légale aux documents numériques

– Faciliter la mobilité en permettant validation & signature en mode nomade (chez le client, en déplacement…)

UN LOGICIEL POUR VOTRE SIGNATURE

Signexpert’Paraph est un automate de signature électronique : – Il permet de sécuriser tous types de documents ou fichiers numériques – Il effectue un traitement à l’unité ou par lot – Il peut aussi fonctionner en tache de fond – Le traitement peut atteindre jusqu’à 3 000 docs/H soit 1 signature toutes les

1 à 2 s

Paramétrage souple pour s’adapter à divers type

d’organisations. Licence exclusivement réservée aux porteurs Signexpert Fonctionne en local ou en mode TSE Peut fonctionner en Cloud dans certains cas

Logiciel de signature électronique

Expert-Comptable Vérifie et valide des documents

Collaborateur Prépare les comptes

à partir du logiciel métier

Secrétariat Envoie au client :

– Par mail – Par courrier – Via la GED – Via l’espace client – Via le coffre

numérique

GED ou serveur du cabinet

Dossier « Client »

Dossier « En instance

de validation »

Démarrage de Signexpert’Paraph

Processus dématérialisés dans le cabinet

Principes de fonctionnement

de

Principes généraux

1. Zones de traitement

2. Zones des fichiers

3. Zones des options et de déclaration des identités numériques

Fonctions : Signexpert’Paraph permet de définir des profils spécifiques. Ce principe de profil vous permet d’appliquer des

traitements différenciés pour chaque type de document.

Vous pouvez créer autant de profils que nécessaire. Chaque profil a son propre paramétrage.

Exemple : Votre collaborateur crée les bulletins de paie qui arrivent dans un répertoire spécifique. Lorsque vous sélectionnez le profil « Bulletin de paie », le logiciel appliquera le traitement uniquement sur les documents de ce répertoire (préalablement spécifié).

Le principe des profils

1. Pour lancer le logiciel, il faut cliquer sur le menu démarrer représenté par la flèche verte

2. Le logiciel vous demande 1 fois votre code PIN et lance l’automate. Pour arrêter le logiciel, cliquez sur la flèche verte.

3. Il est possible d’ajuster la signature visible sur le 1er document et de la généraliser à l’ensemble des documents en cliquant sur « Signer tout »

Démarrer/ Arrêter

Fonctions : 1. Travail en tache de fond tant qu’il n’y a pas d’arrêt volontaire 2. Le démarrage n’est pas lié à l’ouverture de Windows et requiert une action volontaire 3. Signe tout type de fichiers

Les documents du dossier « A-Signer » disparaissent et se retrouvent dans le dossier « Docs Signés »

Fonctionnement de l’automate

Fonctions : 1. Signexpert’Paraph permet de faire une recherche suivant des

règles de nommage définies. Par exemple, parmi tous les documents qui se trouvent dans le dossier « DEMO Paie Mai, seuls les documents « ….A_Signer.pdf » seront scellés.

2. On peut programmer un changement de nom de fichier. Exemple : « Client-Annelaure-A-signer.pdf » devient « Client-Annelaure_Signé.pdf » Ainsi, le document signé est facilement identifiable immédiatement sans nécessité de l’ouvrir.

Mise en place d’une règle de nommage

Fonction : Signexpert’Paraph respecte votre arborescence : Ex : Votre arborescence comporte 1 dossier/client et différent sous-dossiers. Après traitement, vous retrouvez la même arborescence avec tous les répertoires et sous répertoires.

Respect de l’arborescence

Fonctions :

Signexpert Paraph permet d’ajouter une signature visible sur les documents PDF ;

Cette signature visible peut être composée d’un logo, d’un graph ou tout autre composition graphique.

Seul le format image peut être utilisé pour une signature visible

La signature visible est accompagnée d’un texte paramétrable

Signature visible

Paramétrer

DÉCLARER VOTRE CERTIFICAT SIGNEXPERT

Pour fonctionner Signexpert Paraph’ nécessite que vous déclariez votre certificat Signexpert. Cette étape est nécessaire uniquement à la première utilisation.

Déclarer votre certificat Signexpert 1/2

1. Branchez votre Signexpert sur un port USB 2. Pour votre 1ère utilisation, cliquez sur le

bouton « Déclarer une identité numérique

3. Le panneau suivant s’ouvre. Cliquez sur « Dispositif cryptographique PKCS#11, Puis cliquez sur Suivant…

Déclarer votre certificat Signexpert 2/2

4. L’écran suivant affiche votre signature électronique Signexpert. Cliquez sur votre nom pour la sélectionner et faites « Suivant ».

5. Cet écran permet de nommer votre

signature électronique et y associer

une image, un logo …

Cliquez sur « Terminer » pour valider la

déclaration de votre Signexpert.

Cette fonction est intéressante pour différencier plusieurs

certificats.

Ces éléments graphiques pourront être utilisés comme

signature visible sur les PDF.

CRÉER UN PROFIL

Par défaut, le logiciel est paramétré avec la création d’un profil « Défaut ».

Ce profil comprend un paramétrage minimum.

La création d’un nouveau profil se fait à partir du paramétrage du profil « Défaut » et peut être enrichi de nombreux options.

Pour créer un nouveau profil, allez dans la zone « Options ».

1. Cliquez sur le bouton « Configurer le traitement »

Créer un profil 1/5

Créer un profil 2/5

2. Dans la zone de profil, cliquez sur l’icone « Ajouter un nouveau profil »

3. Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous invitant à nommer votre nouveau profil Exemple : « Factures »

4. Cliquez sur OK pour valider la création du nouveau profil

Créer un profil 3/5

Spécifier les répertoires de votre nouveau profil « Factures » :

Cliquez ici pour spécifier le répertoire dans

lequel seront stockées les factures à signer.

Vous aurez accès à votre arborescence. Il suffit

de sélectionner le bon répertoire.

Cliquez ici pour indiquer le répertoire dans

lequel doivent être stockés les documents

signés.

Idem pour le répertoire des fichiers en erreurs

et les fichiers de logs (pour la traçabilité)

Parcourir Ouvrir le répertoire Vider le répertoire

Focus sur les fonctions de chaque répertoire :

Dans l’ordre, de la droite vers la gauche, détail des différents icônes :

Ajouter un nouveau profil : Supprimer le profil sélectionné Modifier le profil sélectionné Copier les paramètres à partir du profil : Permet de copier les paramètres du profil dans le presse-

papier Coller les paramètres dans le profil : Permet de coller les paramètres précédemment copié dans le

profil en cours. Importer un profil depuis un fichier : Permet d’importer un profil Importer des paramètres depuis un fichier : Permet d’importer les paramètres d’un profil Recharger le profil : Permet de recharger le profil courant depuis son fichier de configuration vers

l’interface graphique. Enregistrer les modifications : Permet d’enregistrer le profil courant dans son fichier de

configuration Exporter le profil dans un fichier : Permet d’enregistrer le profil courant dans un fichier. Exporter tous les profils dans un fichier : Permet d’archiver et enregistrer l’ensemble des profils

dans un fichier.

Détail des boutons de la zone « Profils »

Créer un profil 4/5

Créer un profil 5/5

Différentes options peuvent être ajoutées à un nouveau profil :

Ajout d’une signature visible ou d’un paraphe sur les documents PDF signés ;

d’un jeton d’horodatage (qu’il est possible d’activer ou désactiver de façon ponctuelle);

d’une adresse de signature ; Exemple : « Signé à Paris, le … »,

Un profil peut comporter plusieurs paramètres qui lui sont propres :

Sélectionner les fichiers à traiter suivant une règle de nommage établie :

Exemple : Dans le même répertoire contenant divers documents, seuls seront signés les documents ….A-signer.pdf.

Changer le nom du fichier après signature

Exemple : Lors de la signature le logiciel change …..A-Signer.pdf en ……Signé.pdf. De cette façon, il devient plus facile d’identifier un document signé sans ouvrir le document.

Démarrer le traitement au lancement de l’application

Arrêter le traitement une fois tous les fichiers traités

Maintenir ou suppression des répertoires de l’arborescence des documents traités

Afficher une demande de confirmation avant ou après le traitement

Paramétrer l’utilisation d’un assistant permettant de gérer les attribues de la signature ponctuellement.

AJOUT D’UNE SIGNATURE VISIBLE SUR LE FORMAT

PDF

Ajout d’une signature visible 1/3

1. En premier lieu, sélectionnez le profil concerné. Dans notre exemple, nous sélectionnons le profil « Factures »

2. Dans la zone « Options » cliquez sur « Configurer le traitement »

Ajout d’une signature visible 2/3

3. Cliquez sur le menu « Preuve » puis sur l’onglet Format LP7 »

4.Cliquez sur la ligne « PDF Signé » sur le bouton « Configurer »

5. Pour ajouter une image à votre signature cochez la case

« Signature visible » ;

6. Puis, cliquez sur « Fichier » pour associer l’image de

votre choix ;

Lorsque le bouton « Fichier » est sélectionné, vous avez

accès à votre arborescence pour sélectionner l’image ou le

fichier de votre choix à associer à la signature visible.

Autre possibilité, c’est de sélectionner l’image du votre

« Decorator » en cliquant ici

7. Cette zone permet d’ajouter le texte qui apparaitra sur

votre signature visible. Sélectionnez le texte de votre choix

8. Les 3 zones suivantes permettent de définir, La page sur

laquelle apparaitra la signature visible, la dimension de la

signature visible, la position de la signature sur la page.

Terminez en cliquant sur OK.

Ajout d’une signature visible 3/3

AJOUT D’UN PARAPHE SUR LE FORMAT

PDF

Ajout d’un paraphe 1/2

Il est possible de rajouter une image sur les PDF signés ayant la fonction de Paraphe.

Dans la zone des options, cliquez sur « Preuve » puis sur l’onglet « Contenu » Puis sur la ligne « Contenu PDF « Configurer »

Ajout d’un paraphe 2/2

Cette nouvelle fenêtre s’ouvre. Cliquez sur « Ajouter une signature image aux fichiers PDF à signer » Deux options possibles : Ajouter l’image du decorator Ajouter un fichier image Les menus suivants permettent de positionner la signature sur la page Cliquez sur OK pour valider votre choix.

AJOUT D’UN JETON D’HORODATAGE

Ajout d’un jeton d’horodatage

Il est possible d’ajouter un jeton d’horodatage à chaque signature numérique. Ce jeton d’horodatage donne une heure certaine incontestable. Par défaut, cette fonction est désactivée. Pour l’activer, cliquez sur « Apposez une contremarque de temps à la signature » Et cliquez sur OK pour valider votre choix. A tout moment, il est possible de désactiver cette fonction.

AJOUT UNE RÈGLE DE NOMMAGE

Ajout d’une règle de nommage1/2

Dans la zone « Configuration » Cliquez sur « Avancer » puis dans le menu « Filtre » Deux possibilités : 1. Appliquer un filtre sur les dossiers ; Dans ce cas, cliquez ici. Le filtre doit commencer par .* Exemple de dossier : .*Facture 2. Appliquer un filtre sur un type de documents Dans ce cas, le filtre doit commencer par .* suivi de son nom et terminer par .* Exemple : de documents .*a-signer.* Cliquez sur « OK pour valider.

Signexpert Paraph permet de sélectionner les fichiers à traiter suivant une règle de nommage que vous définissez : Exemple : dans un dossier ou répertoire contenant un ensemble de documents, seuls ceux dont le suffixe contient ….A-Signer.pdf seront traités.

Dans la zone « Configuration » Cliquez sur « Avancer » puis dans le menu « Nommage » Deux possibilités :

1. Rajouter un suffixe au document signé :

Exemple : avant signature votre fichier se

nomme …..paie-mai.pdf. Après signature, il se

nommera ….paie-mai-signé.pdf. Cliquer sur

« Activer » et rajouter le nom dans ce champ

2. Changer le nom du fichier après signature :

Exemple : avant signature, le document se

nomme ….paie-mai-a-signer.pdf. Une fois signé, il

se nommera ….paie-mai-signé.

Cliquez sur « Activer » et définissez ici votre

règle de nommage puis « OK »

Ajout d’une règle de nommage 2/2

Signexpert Paraph’ permet changer le nom du fichier lors de la signature : Exemple : le document « …. A-Signer.pdf », après signature devient « …signé.pdf »

AJOUT D’UN ASSISTANT DE SIGNATURE

Pour activer cet assistant, cliquez sur « Avancé »

puis l’onglet « Visualisation »

Cet assistant permet de visualiser le document

avant signature.

Pour activer cette option, cochez la case

« Afficher une demande de confirmation avant le

traitement d’un document »

Vous pouvez également :

Forcer la visualisation du document

Afficher une demande de confirmation

après le traitement.

Valider le paramétrage en cliquant sur OK

Signexpert Paraph permet d’utiliser un assistant de signature. Il permet de : Ouvrir les documents 1 à 1 et le signer ou le rejeter Positionner une signature visible de façon ponctuelle

Ajouter un assistant de signature 1/2

Ajouter un assistant de signature 2/2

L’assistant de signature permet :

D’ajuster la signature visible en cliquant sur le bouton « Ajuster »

Visualiser le document à signer

Arrêter le logiciel

Après visualisation ou ajustement vous pouvez :

Cliquer sur « Signer » : seulement le document visualisé sera signé et le suivant s’ouvrira pour

visualisation

Cliquez sur « Signer tout » : tous les documents présents dans le répertoire seront signés sans être

ouvert au préalables.

Cliquer sur « Rejeter » si vous ne voulez pas signer le document

Cliquer sur « Rejeter tout » si l’ensemble du répertoire est à rejeter

DÉMARRER LE TRAITEMENT AU LANCEMENT DE L’APPLICATION

ARRÊTER LE TRAITEMENT LORSQUE

TOUS LES FICHIERS TRAITÉS

Démarrer et arrêter le traitement

Il est possible de paramétrer Signexpert Paraph’ pour : Lancer le traitement à l’ouverture du logiciel Arrêter le logiciel à la fin du traitement. Dans ce

cas, ne seront traités que les documents présents au lancement du logiciel. Si des documents sont rajoutés en cours de traitement, ils ne seront pas pris en compte.

Pour activer cette option, cliquez sur

« Avancé » puis l’onglet « Traitement »

Cliquez sur les différents boutons en fonction

des paramètres souhaités;

Puis cliquez sur « OK » pour valider vos options

COMMANDER SIGNEXPERT ET

PARAMÉTRER MON POSTE

Utiliser le portail Signexpert.fr

Commandes Signexpert et Cachet Cabinet en ligne : https://www.signexpert.fr/seec/login/auth

Téléchargement des logiciels de signature : https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Presse-Actualites/Actu-Signexpert

Références des textes juridiques : https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Cadre-legal/Les-textes-de-loi

Vidéos et supports de formation : https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Supports/Guides-d-installation

Les usages & les partenaires …: https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Les-partenaires

Hotline 0 890 46 16 16 (9h-18h)

RAPPEL DES

USAGES

Les usages dans le cabinet 2/3

Les usages dans le cabinet 3/3

Les usages dans le cabinet 1/3

MERCI DE VOTRE ATTENTION