SIFAC Système dInformation Financier Analytique et Comptable 06/02/2008 Présentation générale...
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SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
06/02/2008
Présentation générale des fonctionnalités et modalités de mise en place
2
Sommaire
1. Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC Flux de dépense
Flux de recette
Conventions, contrats et opérations pluriannuelles
Comptabilité analytique
2. Le paramétrage de SIFAC Modélisation de la structure budgétaire
Modélisation de la structure et de la mécanique analytique
3. Calendrier 2008
3
1. Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC
Flux de dépense
Flux de recette
Conventions, contrats et opérations pluriannuelles
Comptabilité analytique
4
Un flux de dépense modernisé
Dans NABUCO Dans SIFAC
Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papier
L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité :
L’attestation de service fait impacte la comptabilité :
Pas d’imputation par secteur mixte de TVA
Imputation par secteur mixte de TVA
Imputation analytique
Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises)
• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux
Service fait
Impact budgétaire,
comptable et analytique
Service fait• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux
5
Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC
Engagement provisionnel ou
spécifique (optionnel)
Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture et
enregistrement définitif
Liquidation
Annuel Pluriannuel(conventions…)
Ordonnateur
Visa et paiement
Visa ordonnateur
NABUCO
SIFAC
Engagement provisionnel ou
spécifique(optionnel)
Engagement juridique – Bon de commande
Service fait Liquidation, mandatement
Liquidation
Annuel
Ordonnateur Comptable
Visa et paiement
Visa ordonnateur et mise sous
bordereau
Impact budgétaire, comptable et analytique
Impact budgétaire
Impact comptable
Réservation de crédits
Réservation de crédits Impact comptablecomplémentaire
Comptable
6
Rôles des intervenants dans les flux de dépense NABUCO et SIFAC
Ordonnateur
NABUCO
SIFAC
Ordonnateur Comptable
Comptable
Gestionnaire
Responsable composante
Agence comptable
Gestionnaire
Responsable composante
Responsable Composante (visa)
Responsable Composante (visa)
Engagement provisionnel ou
spécifique(optionnel)
Engagement juridique – Bon de commande
Service fait Liquidation, mandatement
Liquidation
Annuel
Visa et paiement
Visa ordonnateur et mise sous
bordereau
Engagement provisionnel ou
spécifique (optionnel)
Engagement juridique – Bon de commande
Service fait Création de la facture et enregistrement définitif
Liquidation
Annuel Pluriannuel
Visa et paiement
Visa ordonnateur
Agence comptable
Contrôle juridique de l’ordonnateur
Liste factures à payer, justificatifs
Contrôle juridique de l’ordonnateur
Bordereaux, mandats, justificatifs
7
Détail du flux de dépense SIFAC
7
Réservation des crédits budgétairesannuelle uniquement
Impact budgétaire
Réservation de fonds Commande d’achat
Entrée marchandise,
prestation, travaux
Facture fournisseur comptabilisée
Faculté de blocage avant mise en paiement
Engagement juridique – Bon de commande
Service fait Création de la facture et enregistrement définitif
Liquidation
Annuel Pluriannuel
Contrat
Ordonnateur Comptable
Impact analytique
Impact comptable
D 6xx / 2xx C 408
Impact comptable D 408
D/C 6xx / 2xxC 401/404
Ajustement des crédits (en cas de modification)
Ajustement analytique
Paiement
Visa et paiement
Impact comptableD 401/404
C 5xx
Accord pour paiement
Visa ordonnateur
Engagement provisionnel ou
spécifique (optionnel)
8
Un flux de recette modernisé
Dans NABUCO Dans SIFAC
Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…).
Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique)
Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier
Pas d’émission de titres de recettes.
Pour les contrats :
1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes
2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier
9
Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC
NABUCO
SIFAC
Comptable
Contrat, convention, notification
Prise en charge comptable
Création du titre de recettes
Service financier
Mise sous bordereaux de
titresEncaissement
Document de facturation
Document de vente (contrat, convention)
Prise en charge comptable
Comptable
Préfacture(remplace
facture Excel)
Enregistrement complet
Encaissement
Impact budgétaire,
comptable et analytique
Impact budgétaire
Impact comptable
Composante
Création et émission de la facture (hors Nabuco)
Service financierComposante
Contrat, convention, notification
Émission des factures (contrats)
Composante
Visa ordonnateur (contrats)
Liste des factures, justificatifs
Composante
Visa ordonnateur (contrats)
Demande de virement (subvention)
Bordereaux, titres, justificatifs
Demande de virement (subvention)
Justificatifs
Justificatifs
10
Détail du flux de recette SIFAC
10
CommandeContrat
Facture(enregistrement complet)
Comptabilisation
Document de facturation
Document de ventePrise en charge
comptable
Ordonnateur Comptable
Impact budgétaire
Impact comptable
D 4112 C 7XX
Impact analytique
Préfacture Enregistrement complet
Encaissement
Encaissement
Impact comptable
D 5XX C 4112
11
Les conventions, contrats et opérations pluriannuelles
Dans NABUCO Dans SIFAC
Module convention non activé Activation du module convention
Gestion des opérations possible en utilisant les destinations
Gestion des opérations par la fonction « Organigramme Technique de Projet » (OTP) pour le suivi des conventions, contrats, opérations de travaux.
Suivi annuel ou pluriannuel.
12
L’Organigramme Technique de Projet : l’OTP
= élément d’OTP
eOTP eOTP eOTP eOTP
eOTPeOTP
Exemple d’application: suivi de contrat de recherche réalisé par plusieurs composantes
2 équipes de recherche
13
3. Le paramétrage de SIFAC
Modélisation de la structure budgétaire
Modélisation de la structure et de la mécanique analytique
14
La structure budgétaire
Centre financier (= CR) : unité d’exécution budgétaire
15
L’enregistrement des recettes et dépenses
Centre de coûts : collecteur des dépenses et charges indirectes
Centre de profits : collecteur de recettes
16
Relation entre Centre financier, Centre de coûts, Centres de profit et eOTP (conventions)
Centre Financier (ex CR)
Centre(s) de Profit
e-OTP
(ex : convention)
Centre(s) de CoûtRecettes Dépenses
17
La comptabilité analytique : introduction
La comptabilité analytique permet de mesurer les coûts des différentes activités de l’Université
Charges &
produits
Comptabilité générale
Analyse par compte du plan comptable général (comptes)
Comptabilité budgétaire
Analyse par composante
(Centres Financiers)
Comptabilité analytique
Analyse des coûts des activités de l’université
18
La comptabilité analytique : principe général
On mesure un coût pour une activité de l’université (le pourquoi)
Exemple d’activité : assurer la formation des étudiants
On mesure un coût pour un objet de coût (le pour qui)
Exemple d’objet de coût : étudiant de master 1 de psychologie
On déverse les coûts des activités sur les objets de coût à l’aide de clefs de répartition
On obtient le coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie
Autres exemples d’activités : évaluer les étudiants, recruter et inscrire les étudiants, concevoir les formations, réaliser les enseignements à distance, assurer la communication institutionnelle, mettre à disposition des ressources documentaires, …
Autres exemples d’objets de coût : une filière, un étudiant d’une étape, une équipe de recherche, un chercheur,…
19
La comptabilité analytique : principe
Quel est le périmètre des coûts que l’on souhaite mesurer?
Coût complet
Ex : coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie
Coûts directs• salaires des enseignants
• reprographie
• matériel pédagogique dédié
• …
Coûts indirects
• % salaires des IATOSS du département, UFR, services centraux
• % documentation (SCD)
• % chauffage, électricité
• …
20
La comptabilité analytique : le principe
coûts complets, K€ M1 Psycho Labo X Total
Évaluer la recherche 0 30 30
Former les étudiants 50 10 60
Gestion financière 10 10 20
Total 60 50 110
ACTIVITES
(pourquoi)
OBJETS DE COUT (pour qui)
Exemple de tableau de bord simplifié de comptabilité analytique
21
La comptabilité analytique : les étapes de mise en oeuvre
1. Définir les objectifs Pourquoi veut-on mesurer les coûts ?
2. Définir les activités et les objets de coût Quels sont les axes d’analyse des coûts ?
Les activités sont réparties en 2 groupes (ou processus) : les activités « métier » (recherche, formation, vie étudiante) et les activités « support » (service d’appui, pilotage, diffusion des savoirs)
3. Définir le périmètre des charges et produits Ex : les salaires des personnels État sont ils intégrés aux coûts ?
4. Élaborer la mécanique analytique Quels clefs de répartition pour imputer les charges ?
5. Paramétrer et tester SIFAC
6. Former et accompagner les gestionnaires
22
Liste des activités et objets de coûts (provisoire)
Objets de coûtChercheurHeure de rechercheNombre de thèsesNombre de publicationsNombre de jours de missions internationalesNombre de brevets, dépôts…
Processus métier : Recherche
ActivitésAppels à projets publics et subventions à la recherche : veille et sensibilisationAppels à projets publics et subventions à la recherche : montage de projetAppels à projets publics et subventions à la recherche : mise en œuvre des projetsValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : détection de projet et recherche de partenairesValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : sensibilisationValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : ingénierie de projetValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : réalisation des projetsValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : protection et transfert des résultatsDiffusion des résultats de recherche : colloquesDiffusion des résultats de recherche : publicationsFormation à la recherche par la rechercheRéalisation de programme de recherche défini dans le Contrat quadriennalDéveloppement et représentation au sein des réseaux de rechercheMobilité internationale sortante des chercheurs
23
Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : formation
ActivitésElaboration des maquettes et programmes de formationDiffusion de l'information sur les programmesAdministrer la scolaritéInformation, accueil, inscription et orientation de l'étudiantRéalisation des enseignements en présentielEnseignements en ligne : productionEnseignements en ligne : exploitation, accompagnement, tutoratAccompagnement de l'étudiant : tutoratsAccompagnement de l'étudiant : soutienMobilité internationale sortante des enseignantsMobilité internationale sortante étudiante : étudesMobilité internationale sortante étudiante : stagesAttractivité internationale étudianteEvaluation des étudiants ou apprenantsEvaluation des formations et suivi du devenir des étudiantsFormation Tout au Long de La Vie
Objets de coûtElément pédagogiqueEtapeEtudiantHeure d'enseignementStagiaire (formation continue)EnseignantDépartement d'enseignementDiplôme?Filière?
24
Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : vie étudiante
Objets de coûtEtudiant
ActivitésSanté et action sociale étudianteSoutien à la vie associative et sportive étudianteActions relatives au handicap
25
Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : services d’appui
ActivitésSI, téléphonie et multimédiaAccès aux ressources numériquesReprographiePatrimoine immobilierMaintenance immobilière, espaces verts et sécuritéLogistique et fonctionnement administratifGFIGRHFonctionnement administratifCommunication externeCommunication interne
Objets de coûtUsagerPersonnelBâtiment
26
Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : pilotage
Une seule activité : pilotage
Aucun objet de coût (provisoire)
27
Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : diffusion des savoirs
ActivitésActivités culturelles permanentes ou saisonnièresEvénements culturels ponctuelsEditionAcquisition des ressources documentairesAmélioration de l'accéssibilité aux ressources documentairesAccueil des usagers de la documentationConservation des ressources documentairesFormation à la méthodologie documentaireEchange des ressources avec d'autres bibliothèquesCaptation et diffusion en ligne de la culture scientifique et technique
Objets de coûtEtudiantVisiteurDocumentType de documentDisciplineNiveau (L, M, D)UsagerHeures de consultation
28
Calendrier SIFAC et comptabilité analytique
Février 2008 Mars 2008 Avril 2008
DirectionDirection Validation
ComposantesComposantes
• Propositions pour optimiser des flux de recettes et dépenses
• Expression de besoins en comptabilité budgétaire et analytique (activités et/ou objets de coût)
Groupes projet SIFAC et comptabilité analytique
Groupes projet SIFAC et comptabilité analytique
Proposition de modélisation budgétaire et analytique
+ composantes
DirectionDirection
Validation
Vos questions …