Services Communs Introduction C1. QUE SONT LES SERVICES COMMUNS Définition par le groupe...

Services Communs

Introduction

C1

QUE SONT LES SERVICES COMMUNS

Définition par le groupe (flipchart)

Avantages des services communs (cartes vertes)

Défis/contraintes (cartes oranges)

Définition des Services Communs

Définition de l ’Assemblée Générale des NU:

"Services partagés par une organisation avec une ou plusieurs autres organisations au sein du système des NU, par des mécanismes officiels ou non formels.” (AG A/55/461)

Types de Services Communs

Services PartagésFinancés et gérés conjointement par l’équipe de pays

Mis en communContributions conjointes en nature plutôt qu’en liquidité

Agence exécutante Géré par une agence pour d’autres agences

Services extérieursServices conjoints fournis par le secteur

privé

Contraintes à prévoir

• Protection turf et mentalité “silo”• Anxiété des petits par rapports aux grands• Vieilles procédures et processus de travail• Processus et systèmes différents • Concepts de revue et d’audits trop conservateurs • Charge de travail et temps additionnel • Appui et intérêt au niveau de l’équipe dirigeante

Avantages

• Economie• Mise en commun de petites ressources individuelles • Plus de pouvoir de marchandage et d’esprit de groupe - cartel• Meilleure profit du réseau• Amélioration de la qualité des services • Opportunités pour des initiatives innovatrices de projets pilotes

The CS Mandate03

04

05

06

Retraite du CEBChief Executive Board

TCPRTriennial Comprehensive Policy Review

RAPPORT 2005 DU SG

Chefs des agences EXCOM

Integrated country presence ‘one entity’

Full integration of operational activities at country level

Rationalized country presence through Joint Office, Common Services

Common coherent countryprogramme and operations

Evolution des SC

8 pays pilotes

Coordination/HQ

Niveau Global

Equipes régionales

Atteindre 100%

Equipes régionales

Phase pilote

(02-03)

Phase du plan de

travail (04-05)

Prochaines étapes

Types de SC ont aussi évolué avec le tempsOLD NEW

Pouch, medical, voyages, transport, achats, exécution des programmes

Buts et Objectifs

Couvrir tous les pays

Outils & Soutien 3 nouveaux

services communs 10% d’économie

budgétaire par agence et par an

Généralisation des services

communs dans les bureaux de pays des NU

“Boite à outils” Services Communs

• SC – Ateliers et Missions techniques

• Renforcement des capacités et formations

• Suivi des Résultats• Soutien des

connaissances par le Web

• Audit inter-agences

Six Régions de Services Communs:

– Asie/Pacifique

– Afrique de l’Est/ du Sud

– Afrique de l’Ouest

– États Arabes/ Afrique du Nord

– Amérique Latine/Caraïbes

– Europe de l’Est/CIS

Approche Régionale

Experts des Services Communs Régionaux (ESC)4 ESC Régionaux à temps

partiel

2 ESC régionaux à plein temps

Chacun soutenu par 4 ECS à temps partiel

ROLE DES ESC RÉGIONAUX

1. APPUI AU DÉVELOPPEMENT DES SC2. RENFORCEMENT INSTITUTIONNEL, FORMATION

DES COMITES DE GESTION - OMT’s3. CONSEILLERS TECHNIQUES ET FORMATEURS4. FACILITATION DES ACCORDS RÉGIONAUX ET

INTER-RÉGIONAUX DE TRAVAIL EN RÉSEAUX, (DE COLLÈGUES À COLLÈGUES)

5. SUIVRE ET INFORMER SUR LES PROGRÈS DES SC6. APPUYER LES BUREAUX LOCAUX RÉFRACTAIRES

À UN CHANGEMENT DE POLITIQUE.

Point focal régional

Demande du Bureau de pays

Approche de régionalisation

Expert SC Expert SC Expert SC Expert SC

Groupe d’Experts techniques:Equipement, Logistique, Radio Com, etc.

Siège

Site Web

HQ Structure MANAGEMENT GROUP

Toshiyuki Niwa (Chair/UNICEF)Jan Mattsson (UNDP)

Susanna Malcorra (WFP)Subhash Gupta (UNFPA)

+ other UNDG agencies

JOINT OFFICE

ICT

RC ISSUES

FINANCIAL POLICIES

PERSONNEL SERVICES

(adhoc)

COMMON PREMISES &

SERVICES

HACTAdvisory

(Harmonized Appro. To Cash Transfer)

10 Working Groups report to MG

PROCUREMENT

AUDIT MDTF(Mult. Donor Trust Fund)

Rôle de membres OMT

• DÉVELOPPEMENT PROGRESSIF DES SC• INVITER D’AUTRES PARTENAIRES ET

ASSOCIÉS DANS LE PAYS• RÉSEAU DE TRAVAIL AVEC D’AUTRES

PAYS DU SC• USAGE D’ACCORDS RÉGIONAUX DES ESC• ASSURER LA PARTICIPATION DU

PERSONNEL NATIONAL• MAINTENIR LES AGENDAS DES SC COMME

UN SUJET PERMANENT

Introduction au Modèle d’Approche par

Processus pour Services Communs

C2

Modèle d’Approche par Processus pour Services

Communs

Inventaire des Opportunités

Gestion Prise de décision

Planification

CADRE DE GOUVERNANCE

UNCTPrise de décision

UNCTPrise de décision

OMTInventaire, Planification et

Direction

OMTInventaire, Planification et

Direction

Groupe de Travail-Services Communs

Intrants techniques

Groupe de Travail-Services Communs

Intrants techniques

DirectivesDécisionsLigne de conduite

InstructionsTermes de Référence

PropositionsRapportsAnalyses

Rapports de mise en oeuvre

Résultats Techniques


UNCT

Équipe de Travail

OMT

Sommaire des

Options

InventaireDes

Opportunites

Intrant Technique

Directives


UNCT

Équipe de Travail

OMT

Plan de Faisabilité


PlanificationPlanification

Intrant technique

Intrant technique


UNCTUNCT

Équipe de TravailÉquipe de Travail

OMTOMT Accord signé

Prise de décision

Prise de décision


UNCTUNCT

Équipe de TravailÉquipe de Travail

OMTOMT

Rapport Périodique

Gestion

Appui technique


UNCT

GROUPE DE TRAVAIL


OMT

Accord Signé

Rapports Périodiques

Sommaire des Options

Intrant Technique

Intrant Technique

Intrant Technique

Inventaire des

Opportunites

Gestion

PlanificationGestion

Directives

Services CommunsModèle par Processus

OMTOMT

UNCTUNCT

Task ForceTask Force

DirectiveDirective

Sommaire d’options Sommaire d’options

Inputtechnique

Plan de faisabilitéPlan de

faisabilitéPrise de décisionPrise de décision

Accord signé

Accord signé

RapportspériodiquesRapports

périodiques

InventaireGestion

Processuscontinu

Planification

Input

technique

Inputtechnique

Guide OpérationnelCadre de Gouvernance

Introduction au Modèle d’Approche par

Processus pour Services Communs

C3

Modèle d’Approche par Processus pour Services

Communs

Inventaire des Opportunités

Gestion Prise de décision

Planification


OMTOMT

UNCTUNCT


DirectiveDirective


Inputtechnique



Accord signé

Accord signé


périodiques

InventaireGestion

Processuscontinu

Planification

Input

technique

Inputtechnique


Inventaire

• Inventaire des services existants• Besoins opérationnels / priorités• Coûts préliminaires et avantages• Gestion des services communs

Sommaire des Options

Inventaire

• SC existants• Mécanismes de gestion• Feedback des clients

Ce qui fonctionne

Besoins Opérationnelset Priorités

• Etablir une liste des besoins et des priorités• Ce qui fonctionne / Ce qui ne fonctionne pas

L’étendue des possibilités des services communs

Coût et Avantages

• Détermination des coûts basiques• Détermination des avantages principaux• Utilité des services• Nécessité des services

Valeur ajoutée des services communs

Gestion des Services Communs

• Rôle des bénéficiaires• Rôle des gestionnaires/revue• Prise de décision et supervision• Spécification technique/opérationnelles

Services Communs gérables

• Inventaire des services existants

• Besoins opérationnels / priorités

• Coût preliminaire et avantages

• Gestion des services communs

Inventaire: Recapitulation

Sommaire des

options SCs

ADMIN Services:

• Pouch/courier

• Security

• Travel

• Cafeteria

• Building Maintenance and Cleaning

• Common House/premises/ sub-offices

• Dispensary

• Fuel

• Library/Docs Centre/multimedia center

• PABX

• Reception

• Staff transportation

• Hotel/Guest houses/ field staff housing

• Meeting Conference facilities,

• Vehicle Maintenance (admin fleet)

• Insurance Commissary

IT

• Internet/ VSAT

• LAN/LAN management

FINANCE Services

• Banking

• Cashier

• IVA recovery system

• C. Supply, shipping and Logistics

• Procurement

• HF/VHF Radio Communication

• Custom clearing and forwarding

• Vehicle Maintenance (programme fleet)

• Reproduction center, printing, publications Common dbase supplier Warehousing

HR Services

• Consultancy/NPPP rates

• Privileges and Immunities

• Staff insurance

• Common dbase consultants

• Health services

• HIV/AIDS in the Workplace

• PER for CS staff

~ Hyperlinked Sample ~

List of Existing CS

~ Hyperlinked Sample ~

Lao PDR: Medical Services Questionnaire

1. How many times have you or family members sought medical care in 2002?

2. If you need medical care for yourself/family, is your first approach generally in:

a) Lao ? b) Out of Lao?

3. Do you seek medical care at different facilities for minor illnesses than for major ones?

a) Yes b) No, if so where?

For complete list of questions, Click Below to:http://www.undg.org/documents/5931-Annexes_to_Lao_feasibility_study_-_annexes.pdf

Return

Un Modèle pour Services Communs

C4

Approche par

Processus

Planification

Fonctions du service et spécifications

Ressources et coûts

Gestion et responsabilité


Fonctionnement du Service et Spécifications

Faisabilité Technique et Opérationnelle

• Critère d’appréciation du service

• Possibilités techniques

• Droits et obligations

• Rendements opérationnels attendus

Ressources et Coûts

Faisabilité Financière

• Ressources humaines• Biens meubles et immeubles• Coûts opérationnels / Récurrents• Estimation des économies attendues• Partage des coûts• Budget annuel• Mobilisation de Ressources• Mécanisme de décaissement

See Cost benefit Samples:

Premises

Mail/Courier

Gestion et Responsabilité

Faisabilité Institutionnelle

• Prise de décision et mécanisme de

supervision

• Mécanisme de mise en oeuvre

• Plan de Travail / Business Plan

• Standard/critère de détermination de la

responsabilité globale

• Suivi de la Performance

Planification:Récapitulation

Plan deFaisabilité

Fonction du service et spécificationsRessources et coûtsGestion et responsabilité


C5

Approche par

Processus

Prise de Décision

• Revue par les agences• Négociations inter-agences• Préparation de documentation

Accord signé

Revue par l’ Agence

• Réalité des coûts• Rentabilité et economie d’échelle• Controle, audit, supervision• Délégation d’autorité• Équité• Prévoyance• Efficience• Résultats Effectifs

Position de l’Agence

Négociations Inter - agences

• Plateforme pour négociation • Accords sur les Systèmes de gestion (Adm)• Accords sur les taches et les gestionnaires des services• Périodicité des rapports• Modalités de mise en œuvre et milestones(étapes)• Système de gestion/suivi de la performance• Plan annuel de travail et Budget

Accord de Principe

Préparation de Documents

• Comptes-rendus des réunions• Notes prises• Accord de base• Conditions minimales• Revues et révision• Adhésion / Rejection

Documentation

Récapitulation:Prise de Décisions

• Revue par agence• Négociations inter-agences• Préparation de documents

Documentation Signée


C6

Approche par

Processus

Gestion

• Démarrage (OMT gouvernance)• Mise à disposition des services• Gestion/suivi de la performance• Supervision

Services Communs Améliorés et continus

Démarrage

• Mobilisation des ressources• Revue et rapport sur les milestones• Établissement de systèmes administratifs

Services CommunsMise en Place

Prestation de Services

• Plan de travail annuel• Budget annuel• Collecte des fonds• Établissement des contrats• Décaissements• Rapport financiers• Rapport d’activités

Produit final

Gestion/Suivi de la Performance

• Critères de performance• Indicateurs de mesure• Periodicité des rapports• Audits

Rapports de Performance

• Apprentissage institutionnel• Renforcement des capacités• Innovation / Amélioration

Supervision Globale

Feedback sur la Performance

Récapitulation Gestion

• Démarrage /(OMT Gouvernance)• Prestation de services• Gestion/suivi de la performance• Responsabilité globale

Services CommunsRendus etAmeliores


OMTOMT

UNCTUNCT


DirectiveDirective


Inputtechnique



Accord signé

Accord signé


périodiques

InventaireGestion

Processuscontinu

Planification

Input

technique

Inputtechnique


Basic Cost Benefit AnalysisCommon Premises

Agency Current Rent/ annual

Projected Rent /annual

Current Operating costs /annual

Projected Operating costs/ annual

Fit out costs/ annual

Projected Cost Savings

UNDP

UNICEF

UNFPA 1 2 3

-Number and type of CS

-Apportionment of costs: based on space, # of staff, etc.

-Qualitative components: increased efficiency through CS

-One-time capital investment costs: construction, renovation, relocation, project manager

UNDP Scenario






Projected Cost Savings or cost

UNDP $ 5K $ 0 $10K $ 7K $ 30K

If UNDP didn’t move: Rent ($25K) + current operating costs ($50K) = $75K

In 5 yrs, total cost will go down. It makes sense to move !

Is this a good move for UNDP? Let’s look at costs in 5 yrs.

If UNDP did move: Rent ($0) + future operating costs ($35K) + fit out cost ($30K) = $65K

UNICEF Scenario







UNICEF $ 5K $ 0 $5K $ 10K $ 20K

If UNICEF didn’t move: Rent ($25K) + current operating costs ($25K) = $50K

Cheaper to stay where you are, even after 5 yrs!

Is this a good move for UNICEF? Let’s look at costs in 5 yrs.

If UNICEF did move: Rent ($0) + future operating costs ($50K) + fit out cost ($20K) = $70K

Basic Cost Benefit AnalysisAll agencies combined: 5 yr analysis

Agency Current

Rent/ annual






UNDP $ 25k ($5*5)

$ 0 $50K($10*5)

$ 35K($7*5)

$ 30K Save$10k

UNICEF $ 25k($5*5)

$ 0 $25k ($5*5)

$ 50k($10*5)

$ 20K Cost up by $25k

UNFPA $ 0 $ 0 $10k $15k $ 10K Cost up by $35k

Does this move make sense to UNCT as a whole?

Cost Benefit AnalysisMail Services

Run by agency vs. joint outsourcing

Mail/ Courier/ PouchCurrent

Costs(US$)

Cost After Discount &

Outsourcing

Savings (US$)

International Mails 3,839 1,689 2,150Domestic Mails 11,291 7,339 3,952Pouch 3,749 3,749 0Messenger 5,136 3,595 1,541

Sub-total 24,015 16,372 7,643

Mailroom AdministrationCurrent

Costs(US$)


Outsourcing

Savings (US$)

Salaries & Benefits 14,162 1,973 12,189Courier Office Renovation 704 (704)Office Maintenance 1,175 2,443 (1,268)Mailroom Management Fee 2,255 (2,255)

Sub-total 15,337 7,376 7,961

Total Annual 39,352 23,748 15,604

International Mails (US$)

DestinationTotal

Shipment

Total Weight

(kgs)Rate (US$)

Total Cost (US$)

USA 124 88.00 12.50 1,550Italy 4 35.20 62.60 250Canada 13 38.50 18.10 235Kenya 13 6.60 17.10 222Singapore 7 85.80 34.00 238Armenia 9 24.20 23.30 210Thailand 27 51.70 8.90 240Bangladesh 2 33.00 72.90 146Netherlands 2 13.20 49.80 100India 13 6.60 8.50 111Others 44 44.00 12.20 537

258 426.80 3,839

Volume Discount Rate: 56%

Domestic Mails

DestinationTotal

Shipment

Total Weight

(kgs)Rate (US$)

Total Cost (US$)

Makati 10,526 969 0.44 4,631Manila 3,070 530 0.44 1,351Luzon 1,709 191 0.54 923Quezon City 1,325 450 0.66 875Visayas 695 208 1.12 778Cotabato 463 347 1.67 773Mindanao 450 80 1.02 459Cebu 435 358 1.72 748Davao City 255 160 1.53 390Zamboanga 240 139 1.51 362

19,168 3,432 11,291


Destination Frequency Rate (US$)Total Cost

(US$)Bangkok 48 20.7 993.60New York 48 31.5 1,512.00Geneva 8 34.8 278.40Others 965.00

3,749.00


Pouch

NumberRate/ Month (US$)

Total Annual

Cost (US$)Individually Contracted 2 214 5,136

Outsourced 2 150 3,595

Savings 1,541.00

Messenger

Post LevelRate/ Month (US$)

% SavingsTotal Annual

Cost (US$)

Registry Clerk G5 673 100% 8,071Utility Man G2 423 100% 5,076Driver G2 423 20% 1,015Courier Administrator G6 685 24% 1,973Total Effective Cost 12,189

Salaries and Benefits

Courier Office RenovationCost (US$)

Mailroom 997Pigeonhole/ Sorting Tables 967Office Furnitures 82LAN Connections/ Cabling 410Telephone Facilities 479Total for the UN System 2,935

UNICEF Share 24% 704

Current (US$)

Outsourced (US$)

Savings (US$)

Building Maintenance, Utility and Security 875 2095 (1,220)

Communications 210 270 (60)

Supplies and Materials 90 78 121175 2443 (1,268)

Office Maintenance

Mailroom Management Fee

Annual Fee (US$) 9,397

UNICEF Share 24%

UNICEF Cost (US$) 2,255

Cost Benefit AnalysisMail Services

Run by agency v.s joint outsourcing

Mail/ Courier/ PouchCurrent

Costs(US$)


Outsourcing

Savings (US$)

International Mails 3,839 1,689 2,150Domestic Mails 11,291 7,339 3,952Pouch 3,749 3,749 0Messenger 5,136 3,595 1,541

Sub-total 24,015 16,372 7,643

Mailroom AdministrationCurrent

Costs(US$)


Outsourcing

Savings (US$)

Salaries & Benefits 14,162 1,973 12,189Courier Office Renovation 704 (704)Office Maintenance 1,175 2,443 (1,268)Mailroom Management Fee 2,255 (2,255)

Sub-total 15,337 7,376 7,961

Total Annual 39,352 23,748 15,604

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