Séminaire Chefs de File Programme MED

Rapports d’avancementaspects qualitatifs

Marseille, le 3 mars 2009

Plan de la présentationPlan de la présentation

Principes généraux Rapport de démarrage Rapports d’avancement – aspects

qualitatifs Conseils pour la rédaction Rôle du Chef de file Modifications dans la mise en œuvre

Radovič, Daša. « Rapports d’avancements, aspects qualitatifs » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

Les rapports d’avancement doivent être saisies sur PRESAGE et envoyés :

en version papier au STC à Marseille

par email à l’adresse : stc-med@regionpaca.fr dans les délais prévus par le contrat de subvention

Les rapports d’avancement financiers et qualitatifs ne sont pas séparés

UN FORMULAIRE unique pour les activités et les dépenses

Principes générauxPrincipes généraux

RAPPORT DE DEMARRAGERAPPORT DE DEMARRAGE

Le CdF doit l’envoyer au STC dans les 3 mois suivant la signature du contrat de subvention

Description des structures de gestion : Les coordonnées des partenaires (coordinateur, responsable

financier)

Les coordonnées bancaires du CdF L’institution et la composition du COMITE DE PILOTAGE

RAPPORT D’AVANCEMENTRAPPORT D’AVANCEMENT

Les rapports d’avancement doivent être soumis à Les rapports d’avancement doivent être soumis à des intervalles de des intervalles de six moissix mois (fixés conformément à (fixés conformément à la date de début)la date de début)

Exemple :Exemple :

6 mois d’activités

2 mois certification

+Contrôle 1er niveau

Vérifications STC et clarifications

Demande de payementAUG/AC

Avril – Sept Oct - nov

RAPPORT D’AVANCEMENTRAPPORT D’AVANCEMENT

Trois parties :Trois parties :

1)1) section technique d’activités section technique d’activités

2)2) section financière certifiée section financière certifiée

3)3) Annexes : Annexes : -- Les comptes rendus des réunions et des Comités de pilotage;Les comptes rendus des réunions et des Comités de pilotage;- Le plan de Communication;Le plan de Communication;- Les livrables;Les livrables;- Autres réalisations importantes.Autres réalisations importantes.

RAPPORT D’AVANCEMENTRAPPORT D’AVANCEMENTSection activités (1)Section activités (1)

1.1. Rappel du Rappel du contenu du projetcontenu du projet

2.2. Avancement généralAvancement général de l’opération vers les objectifs de l’opération vers les objectifs fixésfixés

3.3. Etat de Etat de réalisation réalisation des activités du projet financées par des activités du projet financées par l’Instrument Unique de Préadhésion l’Instrument Unique de Préadhésion (IAP)  

4.4. Implication des partenairesImplication des partenaires dans la mise en œuvre dans la mise en œuvre

5.5. ProblèmesProblèmes rencontrés et rencontrés et solutions trouvées/proposées trouvées/proposées

RAPPORT D’AVANCEMENTRAPPORT D’AVANCEMENTSection activités (2)Section activités (2)

6. Analyse des résultats du projet :

• Comparaison entre les actions prévues et les actions réalisées conformément au calendrier du Dossier de candidature (par composante)

• Comparaison entre les résultats prévus et les résultats atteints conformément au calendrier du Dossier de candidature (par composante)

• Justification des écarts, le cas échéant, et plan d’action pour se rattraper

• Comment les résultats obtenus sont en train de contribuer aux objectifs du Programme MED?

• Quelle a été la valeur ajoutée de l’approche transnationale au projet?

• Tableau comparatif entre les indicateurs prévus et réalisés

7. Description des activités en matière d’information, de publicité et de capitalisation

RAPPORT D’AVANCEMENTRAPPORT D’AVANCEMENTSection financière (3)Section financière (3)

II - RAPPORT FINANCIERII - RAPPORT FINANCIER

• Liste des dépenses de chacun des partenairesListe des dépenses de chacun des partenaires

• Synthèse des dépenses de chacun des Synthèse des dépenses de chacun des partenaires par poste de dépensespartenaires par poste de dépenses

• La déclaration des dépenses de chacun des La déclaration des dépenses de chacun des partenaires validées par un contrôleur.partenaires validées par un contrôleur.

Conseils pour la rédactionConseils pour la rédaction

Cohérence avec le formulaire de candidatureCohérence avec le formulaire de candidature

Rapport Rapport expliciteexplicite : les annexes en illustration seulement : les annexes en illustration seulement

Rapport Rapport clair et compréhensibleclair et compréhensible:: même si le sujet est « technique » , les non spécialistes doivent le même si le sujet est « technique » , les non spécialistes doivent le comprendrecomprendre le Cdf a le rôle de « résumer » l’informationle Cdf a le rôle de « résumer » l’information

Rapport Rapport précis précis Ex. décrire les activités dans le détail avec les dates, lieu , les participants, le Ex. décrire les activités dans le détail avec les dates, lieu , les participants, le contenu, etc.contenu, etc.

Information « qualitative » Information « qualitative » Le suivi et le résultats sont importants mais pas suffisants. Le Le suivi et le résultats sont importants mais pas suffisants. Le contenucontenu est est indispensable pour la capitalisation.indispensable pour la capitalisation.

Rôle du Chef de file Rôle du Chef de file

« Principe du Chef de file »Responsabilité administrative et financière pour la gestion opérationnelle du projet : le Cdf est le seul responsable envers l’AUG pour la mise en œuvres des termes du contrat de subvention.

Signe et soumet la candidature

Signe le contrat de subvention

Responsable de la Communication et de la répartition des taches

Assure un système de gestion et de contrôle interne efficace

Responsable du contenu des rapports et s’assure que le partenariat transmets à temps et en bonne et due formes l’information nécessaire pour le rapport d’avancement

Reçoit les payements de la subvention FEDER et est en charge de la redistribuer aux partenaires selon le montant indiqué dans le rapport d’avancement.

-

Le CdF doit demander l’approbation de l’AUG lors de la :

Modification des activités

Changement de la durée

Changement du partenariat

Changement du budget

Modifications (1) Modifications (1)

Modifications (2)Modifications (2)

Changements mineurs (personne contact, léger décalage activités) communiqués au STC comme « ajustements » dans le rapport avancement.

Changements importants (durée, partenariat,

budget au-delà de 10%) dûment justifiés font l’objet d’une DEMANDE DE MODIFICATION à l’AUG et soumis au Comité de sélection.

Dans tous les cas informer le STC !

Thank you / MerciThank you / Merci

Daša RadovičDaša Radovič

Chargée de l'instruction et de la gestion des ProjetsChargée de l'instruction et de la gestion des Projets STC MEDSTC MED

dradovic@regionpaca.frdradovic@regionpaca.fr