Séminaire Chefs de File Programme MED Contrôle de Premier Niveau Marseille, le 3 mars 2009...

Séminaire Chefs de File Programme MED

Contrôle de Premier Niveau

Marseille, le 3 mars 2009

Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

Plan de la présentationPlan de la présentation

1. Définition « Contrôle de 1er Niveau »2. Systèmes de contrôle nationaux3. Rôle et tâches du contrôleur4. Circuit de certification des dépenses5. Piste d’audit6. Contrôle deuxième niveau7. Notes d’orientation: guide de contrôle


1. Contrôle de 11. Contrôle de 1erer Niveau [1] Niveau [1]


Vérifications conformément à l’article 16 Vérifications conformément à l’article 16 du Règlement 1080/2006:du Règlement 1080/2006:

La fourniture des produits et des services La fourniture des produits et des services cofinancés (tels qu’ils sont décrits dans le cofinancés (tels qu’ils sont décrits dans le Dossier de Candidature)Dossier de Candidature)

L’exactitude des dépenses déclaréesL’exactitude des dépenses déclarées

La conformité de ces dépenses avec les règles La conformité de ces dépenses avec les règles du Programme, nationales et communautairesdu Programme, nationales et communautaires

Vise à vérifier la légalité et régularité des dépenses déclarées par chaque partenaire

Couvre 100% de toutes les dépenses déclarées

Vérifications documentaires mais des contrôles sur place pourraient également avoir lieu

1. Contrôle de 11. Contrôle de 1erer Niveau [2] Niveau [2]


2. Systèmes de contrôle nationaux2. Systèmes de contrôle nationaux

Chaque Etat membre (EM):

Met en place un système de Contrôle de 1er Niveau

Définit un mode de sélection des contrôleurs

Chaque partenaire doit se référer au système de contrôle de l’Etat membre dans lequel il est localisé

Se référer aux informations fournies par les organismes nationaux pour la procédure détaillée


ChypreChypre

Partenaire propose un contrôleur indépendant Partenaire propose un contrôleur indépendant (interne ou externe)(interne ou externe) Si externe, sélection au moyen d’une mise en Si externe, sélection au moyen d’une mise en

concurrenceconcurrence Cahier des charges doit être envoyé à l’autorité des Cahier des charges doit être envoyé à l’autorité des

marchés publiques du Trésor chypriote pour notification marchés publiques du Trésor chypriote pour notification et validationet validation

Coûts supportés par le partenaire et éligiblesCoûts supportés par le partenaire et éligibles Planning Bureau valide le choix du contrôleurPlanning Bureau valide le choix du contrôleur

Respect des critères inclus dans une liste de contrôleRespect des critères inclus dans une liste de contrôle Organisme professionnel pertinentOrganisme professionnel pertinent Grec et anglaisGrec et anglais Délai d’un mois pour validation des dépensesDélai d’un mois pour validation des dépenses

EspagneEspagne1.1. Administration ayant unité de contrôle Administration ayant unité de contrôle

indépendante pour les programmes indépendante pour les programmes européenneseuropéennes

Système doit être autorisé par le Ministère de Système doit être autorisé par le Ministère de l’Economiel’Economie

2.2. Partenaire propose un contrôleur externe inscrit Partenaire propose un contrôleur externe inscrit dans le Registre Officiel d’Auditeurs espagnoldans le Registre Officiel d’Auditeurs espagnol

Sélection au moyen d’une mise en concurrenceSélection au moyen d’une mise en concurrence Le Ministère de l’Economie doit valider le choixLe Ministère de l’Economie doit valider le choix

Dans les deux cas, ces certifications doivent Dans les deux cas, ces certifications doivent être validées par le Ministère de l’Economieêtre validées par le Ministère de l’Economie

Seulement les coûts des contrôleurs externes Seulement les coûts des contrôleurs externes sont éligiblessont éligibles

FranceFrance1.1. Contrôleur externeContrôleur externe

Sélection au moyen d’une mise en Sélection au moyen d’une mise en concurrenceconcurrence

Vade-mecum et cahier des charges typeVade-mecum et cahier des charges type2.2. Contrôleur interne dont l’indépendance Contrôleur interne dont l’indépendance

doit être assuréedoit être assurée Coûts éligiblesCoûts éligibles Choix à valider 3 mois après approbation Choix à valider 3 mois après approbation

du projetdu projet Autorité comptableAutorité comptable Connaissance des règles communautaires et Connaissance des règles communautaires et

nationalesnationales Français et anglaisFrançais et anglais

GrèceGrèce

Registre de contrôleurs créé par l’Autorité Registre de contrôleurs créé par l’Autorité nationalenationale

Partenaires demandent l’assignation d’un Partenaires demandent l’assignation d’un contrôleur avant soumission du dossier de contrôleur avant soumission du dossier de candidaturecandidature Pas besoin d’attendre la désignation pour soumettre la Pas besoin d’attendre la désignation pour soumettre la

candidaturecandidature Une fois désigné, signature du contrat entre les partiesUne fois désigné, signature du contrat entre les parties

Certifications doivent être signées aussi Certifications doivent être signées aussi par l’Autorité nationalepar l’Autorité nationale

Coûts supportés par le partenaire et Coûts supportés par le partenaire et éligibleséligibles

ItalieItalie1.1. Entités publiquesEntités publiques

Unités internes de contrôleUnités internes de contrôle Séparation de fonctions assuréeSéparation de fonctions assurée

2.2. Entités privées (ou entités publiques n’optant Entités privées (ou entités publiques n’optant pas par le contrôle en interne)pas par le contrôle en interne)

Critères établis par le “Ragioniere Generale dello Critères établis par le “Ragioniere Generale dello Stato”Stato”

Contrôleurs inscrits depuis au moins 3 ans dans le Contrôleurs inscrits depuis au moins 3 ans dans le “Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti “Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili” ou dans le “Registro dei Revisori Contabili”Contabili” ou dans le “Registro dei Revisori Contabili”

Honorabilité, professionnalisme et indépendanceHonorabilité, professionnalisme et indépendance Critères à vérifier par les partenaires et documentation Critères à vérifier par les partenaires et documentation

à conserverà conserver Choix du contrôleur validé par un Comité ad hocChoix du contrôleur validé par un Comité ad hoc Coûts supportés par le partenaire et éligiblesCoûts supportés par le partenaire et éligibles

MalteMalte

Un contrôleur externe (ou interne si Un contrôleur externe (ou interne si indépendant) émet une 1indépendant) émet une 1rere certificationcertificationCoûts supportés par le partenaire et Coûts supportés par le partenaire et

éligibleséligibles Les déclarations de dépenses + 1Les déclarations de dépenses + 1rere

certification sont soumises à la certification sont soumises à la Territorial Cooperation UnitTerritorial Cooperation UnitContrôle au niveau central gratuit pour Contrôle au niveau central gratuit pour

les partenairesles partenaires

PortugalPortugal1.1. Contrôleur externeContrôleur externe

Sélection au moyen d’une mise en concurrenceSélection au moyen d’une mise en concurrence

2.2. Contrôleur interne dont l’indépendance doit être Contrôleur interne dont l’indépendance doit être assuréeassurée

Coûts éligiblesCoûts éligibles Choix à valider 3 mois après approbation du Choix à valider 3 mois après approbation du

projetprojet Autorité comptableAutorité comptable Connaissance des règles communautairesConnaissance des règles communautaires Portugais et anglaisPortugais et anglais Délai d’un mois pour validation des dépensesDélai d’un mois pour validation des dépenses

Validations des contrôleurs doivent être Validations des contrôleurs doivent être confirmées par l’Instituto Financeiro par o confirmées par l’Instituto Financeiro par o Desenvolvimento Regional (IFDR)Desenvolvimento Regional (IFDR)

SlovénieSlovénie

Centralisation des contrôles par le Centralisation des contrôles par le Ministère de l’environnement et Ministère de l’environnement et d’aménagement du territoired’aménagement du territoire

Contrôle gratuit pour les partenairesContrôle gratuit pour les partenaires A tenir compte des notes A tenir compte des notes

d’orientation nationales et des d’orientation nationales et des documents exigésdocuments exigés

Délai d’un mois pour validation des Délai d’un mois pour validation des dépensesdépenses

3. Rôle et tâches du contrôleur 3. Rôle et tâches du contrôleur [1][1]

S’assurer que:S’assurer que: Activités et dépenses effectuées dans le respect des Activités et dépenses effectuées dans le respect des

règles d’éligibilité nationales et communautairesrègles d’éligibilité nationales et communautaires Valider:Valider:

Les dépenses du partenaireLes dépenses du partenaire Le contenu des activités et des finances du rapport du Le contenu des activités et des finances du rapport du

partenairepartenaire Effectuer les contrôles dans les délaisEffectuer les contrôles dans les délais

Retards empêchent un constant Retards empêchent un constant cash-flow cash-flow et ont un et ont un impact négatif dans la performance financière des impact négatif dans la performance financière des projets et du Programmeprojets et du Programme

Risque de dégagementRisque de dégagement

3. Rôle et tâches du contrôleur 3. Rôle et tâches du contrôleur [2][2]

Remplir une Remplir une checklistchecklist Ebaucher un rapport de contrôleEbaucher un rapport de contrôle Signer une validation des dépensesSigner une validation des dépenses Modèles disponibles sur PRESAGE Modèles disponibles sur PRESAGE

CTECTEEtats membres pourraient développer Etats membres pourraient développer

des modèles propresdes modèles propres

4. Circuit de certification des 4. Circuit de certification des dépenses [1]dépenses [1]

Tous les 6 mois un rapport d’avancement doit être soumis au STC

Rapport d’avancement implique une demande de remboursement (document unique)

Périodes fixées conformément à la date de début

Pas les mêmes délais pour tous les projets



1 – Saisie des activités et des dépenses sur PRESAGE CTE par chaque partenaire

2 - Le Chef de File valide les saisies de chacun des partenaires

3 - Le contrôleur de chacun des partenaires valide les dépenses éligibles produit un certificat de validation (extrait du

PRESAGE CTE)



4 – Dans certains EM: Envoi du certificat à l’autorité nationale responsable pour finaliser la validation

5 – Le Chef de File compile tous les certificats et constitue un rapport d’avancement

6 - Soumission au STC dans les délais précisés dans le Contrat de Subvention



7 – Le STC vérifie le rapport: conformité des réalisations par rapport au Dossier de

candidature conformité des validations des contrôleurs par rapport

aux systèmes nationaux transmet à l’AG

8 – L’AG s’assure de l’exactitude des demandes de paiement et transmet à l’AC

9 – L’AC établit l’ordre de paiement au Chef de file

10 – Le Chef de file transfère aux partenaires Iglesias, Maitena. « Contrôle de Premier Niveau » World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

5. Piste d’audit [1]5. Piste d’audit [1]

Le Chef de file est responsable de la tenue d’une piste d’audit appropriée

La personne qui a payé Ce qui a été payé La date à laquelle le paiement a eu lieu La personne qui a procédé aux vérifications L’endroit dans lequel les documents concernés

sont conservés


5. Piste d’audit [2]5. Piste d’audit [2]

Documents originaux conservés par chaque partenaire

Des copies des documents sont envoyées au Chef de File

Chef de file doit s’assurer que tous les partenaires les conservent

Jusqu’au 31 décembre 2021 Plus longtemps si exigé au niveau national

Maitena Iglesias – « Suivi financier » Hôtel de Région, Marseille, France. 18 Décembre 2008

6. Contrôle de 26. Contrôle de 2ee niveau niveau


Article 62 Règlement 1083/2006 Vérification supplémentaire des

dépenses organisée par le Programme

Echantillon annuel obligatoire Documents disponibles de façon

sûre et ordonnée à des fins d’audit

Guide sur site web du Programme MED

Bénéficiaires et Contrôleurs

Contient:

les règles applicables au Programme MED l’objet du travail des contrôleurs les personnes habilitées à effectuer les

contrôles

7. Notes d’orientation pour le 7. Notes d’orientation pour le Contrôle de Premier NiveauContrôle de Premier Niveau


Thank you / MerciThank you / Merci

Maitena Iglesias DíazMaitena Iglesias DíazResponsable du monitorage financierResponsable du monitorage financier

STC MEDSTC [email protected]@regionpaca.fr


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