PTCI – Traitement de l’appel d’offres

PTCI

Séance 1   : Traitement de l’appel d’offres (A/O)

A- Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?1- Définition

L’expression AO exprime 2 choses en une :- procédure de conclusion de marché- document émis par un acheteur potentiel dans lequel il exprime ses besoins tant sur le plan technique, financier que commercial

Ce sont les administrations publiques, les organisations internationales, les grandes entreprises, qui réalisent une partie de leurs achats en utilisant la procédure de l’appel d’offre. Cette procédure concerne surtout les grands projets industriels, les achats d ‘équipements, les travaux d’infrastructures, mais également l’achat de produits de base (matières premières...), de produits de consommation courante (denrées alimentaires...). Ce sont des achats qui sortent du processus classique par leur complexité, leur montant, leur durée, ou les 3 à la fois.Cette procédure permet à l’acheteur d’obtenir plusieurs offres pour un achat futur et donc de choisir celle qui correspond le mieux à ses besoins. Elle permet au fournisseur de se faire connaître et d’élargir son horizon de développement.

2- StructureL’appel d’offres est constitué de :

- Cahier des charges : décrit la totalité du projet et ses contraintes (ou règlement de la consultation ou projet commercial)- Acte d’engagement

3- Les types d’appel d’offres3 principaux :

- Appel d’offres international ouvert : s’adresse à tout le monde- Appel d’offres restreint : s’adresse à certains pays seulement ou certains exportateurs potentiels qui ont les compétences et les capacités nécessaires (problèmes politiques entre pays ou capacités insuffisantes)- Appel d’offres passé de gré à gré : restriction poussée à l’extrême puisque l’acheteur sélectionne un fournisseur pour négocier et signer.

4- Mécanismes d’A/O- Adjudicateur : organisme publique ou privé qui définit le projet, recherche le financement, rédige le cahier des charges et choisit le fournisseur après la remise des offres. (= acheteur)- Soumissionnaires : les entreprises intéressées désireuses de répondre à tout ou une partie de l’appel d’offres en remettant leur offre. (= fournisseurs)- Adjudicataire : entreprise retenue pour exécuter le marché

5- Dossier de préqualificationa- Rôle et but 

A/O restreint   : Présélection : l’acheteur choisi plusieurs fournisseurs avant que ceux-ci ne lui envoient le dossier de préqualification.

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Seules les entreprises présélectionnées peuvent envoyer un dossier de préqualification.Préqualification : ce dossier existe mais n’est pas systématique. Se fait dans le cas d’un appel d’offre restreint sur compétences techniques. La présélection des fournisseurs est précisée dans l’avis d’appel d’offres. Compte tenu des cas suivants, marchés complexes techniquement, lourds financièrement, requérants des compétences spécifiques et des capacités de production importante par exemple, le dossier de préqualification est une sorte de filtre permettant à l’acheteur de se voir soumettre des offres futures optimales. (Le dossier de préqual° peut aussi servir à homologuer un fournisseur, le faire enregistrer comme fournisseur agréé auprès des autorités de certains pays).

A/O Intl° ouvert   : L’acheteur lance l’avis. Les fournisseurs intéressés par l’e projet demandent le cahier des charges. Ils deviennent donc des soumissionnaires et envoient ensuite le dossier de préqualification à l’acheteur.

b- Structure Ce dossier a un but marketing de mise en valeur de l’entreprise :

- Présentation générale de l’entreprise (produits, organigramme...)- Présentation financière de l’entreprise (bilan des 3 dernières années, recommandation bancaire...) - Présentation juridique de l’entreprise (statut, numéros...)- Présentation de la position de l’entreprise face au marché, aux projets futurs

c- Procédure

B- Le traitement de l’appel d’offres1- Comment retirer un appel d’offres ?

Avis d’appel d’offres : Publié dans certains organismes publiques, revues spécialisées..Les annonces d’appel d’offres publiques sont consultables au Journal Officiel et plus précisément dans le Bulletin Officiel des Annonces de Marché Publiques (BOAMP)Le document complet de l’appel d’offre sur les marchés publics est gratuit. Celui des marchés privés est payants (prix variables en fonction des acheteurs). Cela permet d’amortir les frais d’étude et d’éviter la diffusion des informations auprès de fournisseurs non intéressés par le projet.

2- Les cautions ou garanties bancairesUne caution est un engagement bancaire qui garantie au bénéficiaire (acheteur) la bonne exécution d’une prestation de l’émetteur (vendeur) qui la met en place.Une caution n’est pas un versement ou un dépôt d’argent. Ce n’est qu’un engagement bancaire, càd un engagement à payer en cas de défaillance. Une fois arrivée à son terme, et si les obligations contractuelles ont été remplies, on dit que la caution est levée et non pas remboursée.

Les cautions sont au nombre de 5 : (on parle de caution directe ou indirecte)Caution directe : banque de l’acheteur intervientCaution indirecte : les 2 banques interviennent double garantieEngagement bancaire : garantie à l’acheteur la bonne exécution d’une prestationCes cautions sont utilisées tout au long de la procédure d’A/O et sont devenues indispensables pour sécuriser les transactions.

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Les 5 cautions   :

- Caution (ou garantie) de soumission   Son objet est de garantir que le soumissionnaire, s’il est déclaré adjudicataire, signera le contrat conforme à sa soumission et fournira les garanties d’exécution demandées.Emetteur : vendeurBénéficiaire : acheteurMontant : 1 à 5% du montant estimé du contratDurée de vie : de la soumission à la signature du contrat

- Caution de bonne fin (ou de bonne exécution)Donnée lors de la signature du contrat et garantie à l’acheteur que la livraison ou le montage sera mené à terme dans de bonnes conditionsEmetteur : vendeurBénéficiaire : acheteurMontant : 5 à 15% de la valeur du contratDurée de vie : de la signature du contrat à la réception provisoire Réception provisoire : produit livré, valable jusqu'à fin de la garantieRéception définitive : garantie terminée

- Caution de restitution d’acompteDonnée lors de la signature du contrat ou conjointement au versement de l’acompte, elle garantie à l’acheteur le reversement de l’acompte en cas de défaillance du fournisseur.Emetteur : vendeurBénéficiaire : acheteurMontant : montant de l’acompteDurée de vie : jusqu’au paiement du solde (garantie provisoire)

- Caution de dispense de retenue de garantie Donnée au moment de la livraison des marchandises (= réception provisoire de l’équipement), elle offre à l’acheteur une assurance au cas ou le matériel apparaitrait à l’usage soit de mauvaise qualité soit défectueux.Emetteur : vendeurBénéficiaire : acheteurMontant : environ 5% du contratDurée de vie : de la réception provisoire à la réception définitive.

- Caution de découvert local

La variété des cautions est large pour permettre de répondre à la multiplicité des situations et sécuriser les transactions.

Procédure de garantie directe et indirecte

- Caution directe   :Une seule banque intervenante. En cas de litige, c’est le droit du pays du vendeur qui s’applique

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-Caution indirecte   :Deux banques intervenantes. En cas de litige, c’est le droit du pays de l’acheteur qui s’applique. Caution plus chère car il y a une double commission à payer (banque du vendeur + de l’acheteur). En général, ce sont les autorités du pays acheteur qui imposent cette forme de garantie.

3- La méthode de traitement Compréhension de l’appel d’offre et de ses enjeux

A réception de ce document, il faudra en faire une lecture très attentive afin d’en extraire les éléments importants.Le travail en équipe sera primordial (séparation des tâches full comprehension)

Etablir une fiche de synthèseLe but est d ‘établir un document reprenant tous les points importants de l’appel d’offres sans les interpréter. On passe ensuite à l’analyse de la fiche de synthèse en relevant les points qui sont contradictoires, ceux qui paraissent anormaux et ceux qui sont inacceptables.

Mesures / Réactions immédiates3 possibilités :- Appel d’offres acceptable tel quel- Appel d’offres globalement inacceptable (trop de divergences, on sait qu’on n’y répondra pas) décliner l’offre par écrit- Appel d’offres est acceptable si on peut apporter quelques modifications au cahier des charges.Dans le dernier cas, toutes les demandes de modifications doivent se faire par écrit. Toute modification demandée par l’acheteur est valable pour l’ensemble des concurrents. On fait donc une demande de dérogation. Celle-ci se fait par écrit et avant la date de remise des offres.

Planning en interneIl va falloir planifier et ordonner les actions et les tâches entre le moment où on décide de répondre à l’appel d’offres et la date de remise des offres.Demande de prorogation lorsque tout est planifié.

Rédaction de l’offre

VendeurEmetteur

AcheteurBénéficiaire

BanqueVendeur

Contrat avc dde de garantie

Directe

Garantie accordée de manière inconditionnelle à l’acheteur sous forme de lettre de garantie

Demande de garantie du vendeur à sa banque au profit de l’acheteur

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Tout est prêt, c’est la rédaction de l’offre. Faire un clause by clause comment. Reprendre au maximum le style de l’acheteur. Cela permettra de faciliter la négociation.

Remise de l’offreComme pour le dossier de préqualification. S’il n’y a pas d’instruction donnée dans le cahier des charges, aller sur place et rendre l’offre en main propre.

C- Cas pratique : l’appel d’offres AGRITU

D- Généralité sur la technique de rédaction d’une offre commerciale1- Avant l’offre

Le contexte de l’offreAvant de rédiger une offre, le vendeur doit s’attacher à découvrir les besoins explicites et implicites de son client.Explicites   : besoins techniques Implicites   : nature de la relation que le client attend et les formes qu’elle va revêtir (varie en fonction des cultures) L’issue de l’offre pourra être positive si on trouve les bonnes réponses techniques et culturelles.

Environnement de la remise de l’offreEnvironnement financier qui va jouer un rôle essentiel :- calcul du prix de vente à l’export (cf TCI 1A)- préfinancement : profite toujours au vendeur et doit anticiper le coût de l’argent qu’il devra emprunter pour réaliser son contrat et négocier avec sa banque. Ces crédits interviennent durant toute la durée entre la commande et la livraison du contrat.- financement : il profite à l’acheteur. Le vendeur doit anticiper les difficultés de paiement de l’acheteur et donc trouver une ligne de crédit qui permettra à l’acheteur de passer sa commande et surtout de la payer

2- Types d’offres les plus couramment utilisées- Facture pro-forma: Pour une consultation réduite - Le projet de contrat : pour une offre qui répond à une affaire importante en valeur, en technicité (ex : appel d’offres)

3- Construction de l’offreQuelle que soit la forme retenue (pro forma ou projet de contrat), il y a des conditions commerciales de bases incontournables :

- Désignation des parties- Date- Délai d’option : durée de validité de l’offre- Désignation du matériel (libellé, référence, poids, taille...)- Conditions de paiement (monnaie, outil de paiement, délai...) - Conditions de livraison (date butoir, nature du prix –ferme ou révisable,

incoterm...)- Tampon et signature

Prix ferme et prix révisable

Prix ferme : c’est un prix qui ne variera pas entre le moment où l’on fait l’offre et le moment où fini le délai d’optionLe prix ferme est égal à un prix d’origine et une provision pour prix ferme anticiper l’inflation et prévoir sa marge de négociation.

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PF = PO + PPFSi la PPF est bien estimée : tout va bien. Si elle est sous-estimée : perte de margeSi elle est sur estimée : profit mais perte de marge

Le PF s’utilise à court terme. Sa négociation est très simple car un seul élément peut être attaqué.

Prix révisable : il s’agit d’un prix soumis à variation, à la hausse comme à la baisse, entre le moment où l’on émet l’offre et le moment où l’on applique la révision.Le prix révisable est valable pendant le délai d’option.Un prix révisable est toujours donné avec 3 paramètres :

- Prix d’origine (prix du produit au moment où on établit l’offre)- Formule de révision de prix (reprend les indices matières et salaires qui

constituent le produit il n’existe pas de formule de révision type. C’est une formule mathématique proposée par l’exportateur et négociable avec l’acheteur. la valeur des indices est donnée par le bulletin officiel de la concurrence et de la consommation (BOCC) édité par l’INSEE

- Système de lecture de la valeur des indices à l’arrivée Un prix révisable est négocié au départ