Screen 1 of 24 Sécurité Alimentaire - rapporter linformation Comprendre les besoins d'information...

Screen 1 of 24

Sécurité Alimentaire - rapporter l’informationComprendre les besoins d'information de l'utilisateur

A la fin de cette leçon vous serez capables de :

• définir l’objectif d’un rapport sur la sécurité alimentaire ;• identifier l’auditoire cible ;• analyser les informations dont il a besoin ; • apprécier l’importance de la ponctualité dans

l’établissement de rapports ;• considérer les implications en termes de ressources dans votre projet final d’établissement de rapports.

Objectifs d’apprentissage

Screen 2 of 24


Le défi consiste à projeter et produire des rapports efficaces qui aboutissent à des

actions concrètes.

Introduction

Un Système d’Information pour la Sécurité Alimentaire (SISA) doit fournir des informations à la fois pertinentes et utiles aux décideurs.

Screen 3 of 24


Introduction

Les analystes de la sécurité alimentaire fournissent des informations pour étayer les actions des décideurs.Il est donc crucial de bien communiquer les informations disponibles.

Sans bonne communication, il y a peu de chance que les données et les

analyses soient utilisées.

Screen 4 of 24


Introduction

La raison pour laquelle nous communiquons (objectif)

Quelles décisions le rapport est-il supposé influencer ? A quelle fréquence ces décisions sont-elles prises ?

Qui sont les utilisateurs

De quelles informations ont-ils besoin

Combien de fois doit-on communiquer (fréquence appropriée)

Voyons comment procéder...

Les rapports efficaces doivent d’abord concevoir clairement:

Screen 5 of 24


Définir l’objectif de vos rapports

Une question utile à poser lors de la définition de l’objectif de vos rapports :

La définition de vos objectifs se fait en trois étapes :

Quelle action voulez-vous guider ou influencer ?

2. savoir ce que vous désirez que le lecteur fasse

3. avoir une idée claire de ce que vous attendez du rapport.

1. identifier votre objectif ;

Screen 6 of 24


Définir l’objectif de vos rapports

Voici quelques exemples d’objectifs possibles :

• S’assurer que les ressources affectées aux interventions d’urgence soient ponctuelles, suffisantes et appropriées.

•Aider à organiser une intervention pour la sécurité alimentaire destinée à des populations chroniquement victimes de l’insécurité alimentaire.

• Présenter des idées pouvant faire partie de l’examen des politiques d’un gouvernement.

Quel est votre objectif ?

Screen 7 of 24


Que voulez-vous que le lecteur fasse ?

Il est important de :

Que voulez-vous que le lecteur fasse pour réaliser cet objectif

1) définir la mesure que vous voulez que les décideurs adoptent, afin de pouvoir

2) fournir les idées et les informations qui leur permettront de l’adopter.

Screen 8 of 24


Que voulez-vous que le lecteur fasse ?

Vous pourriez vouloir que les décideurs adoptent certaines des mesures suivantes :

Affecter ou débloquer des ressources Donner l’ordre aux subalternes d’adopter des mesures de suivi En parler aux collègues Considérer certaines idées Fournir des retours d’information Participer à des réunions

Que voulez-vous que le lecteur fasse pour réaliser cet objectif ?

Screen 9 of 24


Qu’attendez-vous du document ?

Activités de plaidoyer

Les activités de plaidoyer peuvent consister à : •proposer d’autres options, •défendre un moyen d’action particulier ou•recommander une réponse.

Qu’attendez-vous du rapport ?

Explication

Un document qui explique peut : •Fournir aux lecteurs une mise à jour sur la sécurité alimentaire,•Identifier ou résumer des problèmes, •Savoir qui est concerné ou informer les lecteurs des événements à venir.

Screen 10 of 24


Il est important de préparer et de discuter d’une déclaration d’intention.

Elle doit en une phrase énoncer à la fois :

ce que vous attendez du document, et•quelles mesures vous souhaiteriez que le lecteur adopte.

Qu’attendez-vous du document ?

Exemple :

"Nous avons convenu que ce rapport devait fournir une mise à jour sur la sécurité alimentaire, de telle sorte que le gouvernement et les bailleurs de fonds puissent affecter les ressources nécessaires à une intervention d’urgence ".

Screen 11 of 24


Identification de votre auditoire-cible

Les attentes, les priorités et les niveaux de connaissances varient selon les lecteurs.

Vous aurez plus de facilité à préparer votre document si vous savez qui ils sont.

Essayez d’établir une liste des lecteurs potentiels de votre rapport.

Qui sont les utilisateurs

Qui sont vos lecteurs, et qu’attendent-ils ?

Screen 12 of 24


Il est important de séparer vos lecteurs en deux catégories d’auditoire : principal et secondaire.

Identification de votre auditoire-cible

Vous devrez informer ces deux auditoires.Mais vous ne devez concevoir le document que pour l’auditoire principal.

Auditoire secondaireL’auditoire secondaire inclut les autres lecteurs de votre

rapport.

Auditoire principalVotre lecteur principal est un lecteur qui doit lire le document.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter “ Analyse des parties prenantes ”.

Screen 13 of 24


Comprendre les besoins et les attentes de vos lecteurs

Une fois que vous aurez identifié l’auditoire principal, vous devrez comprendre ses besoins et attentes.

De quelles informations ont- ils besoin

Adoptez le point de vue de votre auditoire principal :

Qu’attend-il et qu’a-t-il besoin de savoir ?• Quelles décisions doit-il prendre ?• Quelles informations ces décisions exigent-elles ?

Screen 14 of 24


Pour de plus amples informations, veuillez consulter l’annexe “ Interagir avec vos utilisateurs ”.

Commencez par comprendre les buts et objectifs généraux de votre auditoire principal :


Quelles sont les priorités des décideurs ?

Quelles décisions doivent-ils prendre et combien de fois ?

De quelle manière votre rapport contribue-t-il à leur permettre de les prendre ?

Screen 15 of 24


L’interaction directe avec l’auditoire principal est très importante pour comprendre ces objectifs.


Selon votre auditoire, vous pourriez présenter une analyse qui vise à :

une réduction des coûts ou une amélioration du rapport coût-efficience,,

une augmentation de la participation du public et une plus grande popularité,• la justice sociale ou• des pratiques innovantes.

Établir une liste des buts et objectifs de votre auditoire principal sera également très utile.

Screen 16 of 24


Actuellement de quelles sources d’information disposent les décideurs ?

Voici quelques autres questions utiles :


Quelle quantité de détail est exigée ?

Sous quelle forme le lecteur aime-t-il recevoir l’information ?

Screen 17 of 24



Vous trouverez un bon exemple d’informations présentées et de leurs différents degrés de précision dans le Réseau du Système d'alerte précoce contre

la famine (FEWS NET) website www.fews.net.

Screen 18 of 24


La conception de rapports réguliers est un processus itératif.Ajustez vos rapports en fonction de ce retour d’informations.

Effectuez des évaluations périodiques afin de mesurer l’efficacité de vos rapports.

Incluez à la fois vos auditoires principal et secondaire lors de

l’enquête sur les bénéficiaires.


Screen 19 of 24


Ponctualité des rapports

L’utilité des informations pour les groupes d’utilisateurs, est fonction de la ponctualité de leur présentation.

Les rapports devraient offrir des informations régulières.

Ce calendrier doit répondre aux besoins des utilisateurs et correspondre à la nature des données.

Fréquence appropriée des communications

Screen 20 of 24


Pour chacun des objectifs du rapport identifiés, entretenez-vous avec votre auditoire principal pour connaître la fréquence à laquelle il

désire des informations.

Une fois que la fréquence des rapports aura été déterminée d’un commun accord, il sera important de la respecter.


Screen 21 of 24


Créez des liens solides avec les utilisateurs..


Comment respecter la ponctualité des rapports ?

Évitez d’exagérer vos promesses. Évitez de fournir des services insuffisants.. Si nécessaire, recommandez des ressources supplémentaires pour remplir les engagements de votre rapport.

Faites en sorte que le système de rédaction du rapport soit simple.

N’attendez pas les données les plus récentes..

Simplifiez le processus de révision et d’approbation..

Utilisez les nouvelles technologies de la communication de façon

créative.

Screen 22 of 24


Affectation des ressources

Afin d’élaborer un projet final et réaliste d’établissement de rapports, vous devez considérer les implications en termes de ressources ; pour cela réunissez des informations sur les tâches proposées, sur les personnes responsables et les délais.

Screen 23 of 24


Fournir des estimations réalistes des coûts financiers et des dépenses de personnel.

Puis évaluer si la stratégie d’établissement de rapports proposée est proportionnelle à l’ensemble des ressources disponibles dans votre unité

Affectation des ressources

Exemple :Si le tableau indique que les dépenses proposées pour la rédaction des rapports sont trop élevées ou trop basses, il faudra alors reconsidérer la panoplie de produits et de moyens.

Screen 24 of 24


Commencez par définir le but du rapport ; que voulez-vous obtenir, que voulez-vous que le lecteur fasse et définissez clairement le rôle du rapport.

Identifiez votre auditoire-cible et séparez l’auditoire principal – les personnes qui se servent du rapport pour prendre des décisions - de l’auditoire secondaire – les personnes qui sont généralement les bénéficiaires du rapport.

Passez en revue les besoins et les attentes de cet auditoire ; quels sont ses buts et objectifs, quelles informations possède-t-il déjà, quelles décisions doit-il prendre, que doit-il savoir et quelle présentation ou moyen de communication est le plus approprié ?

Déterminez la date de livraison de l’information (délais, fréquence).

Déterminez si le plan d’établissement des rapports proposé est réalisable.

Résumé

Screen 1 of 24 Sécurité Alimentaire - rapporter linformation Comprendre les besoins d'information...

Documents

Transcript of Screen 1 of 24 Sécurité Alimentaire - rapporter linformation Comprendre les besoins d'information...