Schéma régional de mutualisations des fonctions … · enseignements de leur expérience et...

Schéma régional

de mutualisations des fonctions supports en

Rhône-Alpes

2011

Document opérationnel

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Préambule

Le document opérationnel du schéma régional de mutualisations des fonctions supports est articulé en deux parties. D'une part, les fiches d'orientation exposent les actions de mutualisation qui ne relèvent pas du secrétariat général pour les affaires régionales, mais des Préfets de département. Ces actions sont mises en oeuvre sous l'autorité des Préfets de département par les services départementaux ou régionaux. D'autre part, les fiches opérationnelles qui résultent d'initiatives émanant du secrétariat général pour les affaires régionales et dont la mise en oeuvre est prévue de façon souple et progressive avec l'adhésion des services.

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SCHEMA REGIONAL DE MUTUALISATIONS DES FONCTIONS SUP PORTS LES AXES DIRECTEMENT OPERATIONNELS

Partie 1 : fiches d'orientation I - Mutualsation de proximité :

1- Accueil physique - signalétique -

2 - Accueil téléphonique

3 - Gardiennage - entretien - (conciergerie) -

4 - Pré-archivage -

* locaux : collecte + stockage / process logiciel

* fiche conseil DREAL

II - Mutualisation d'agglomération :

1 - Espaces formation / réunion / visio-conférence

* outil territorial / processus de gestion

2 - Regroupement des agents isolés travaillant sur des implantations des services de l'État

3 - Formations transverses III - Mutualisation départementale ou régionale :

1 - Service information et communication - Gestion et exploitation des SIC 2 - Achats - Inventaire / Diagnostic 3 - Immobilier - Organisation (fiche chapeau) 4 - Etudes - échanges et coordination des études d'intérêt interministériel

Partie 2 : fiches opérationnelles 1 - Espaces formation / réunions / visioconférence 2 - Politique sociale : (ex. : crèches)

3 - Achats :

* Adhésion des services aux massifications nationales ;

* Déploiement régional de certains marchés nationaux récent ou à venir ;

* Actions de massification régionale ;

* Accompagnement des plans de mutualisation départementaux.

4 - Immobilier :

* accord cadre régional sur les audits

* poursuite de la structuration du pôle immobilier de l'Etat

� expertise technique

� audits

� entretien et rénovation

5 - Portail interministériel :

Inventaire de l'existant des sites internet

6 - Outils :

* TERRITORIAL - support technique

* PRODIGE : une fiche pour les exercices de crise

* logiciel d'archivage de la DDT

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Partie 1 : fiches d'orientation I - Mutualsation de proximité :

1- Accueil physique - signalétique -

2 - Accueil téléphonique

3 - Gardiennage - entretien - (conciergerie) -

4 - Pré-archivage -

* locaux : collecte + stockage / process logiciel

* fiche conseil DREAL

II - Mutualisation d'agglomération :

1 - Espaces formation / réunion / visio-conférence

* outil territorial / processus de gestion

2 - Regroupement des agents isolés travaillant sur des implantations des services de l'État

3 - Formations transverses III - Mutualisation départementale ou régionale :

1 - Service information et communication - Gestion et exploitation des SIC 2 - Achats - Inventaire / Diagnostic 3 - Immobilier - Organisation (fiche chapeau) 4 - Etudes - échanges et coordination des études d'intérêt interministériel

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ACCUEIL PHYSIQUE

Pilote

Préfectures de département et tous services concernés par la problématique

Contexte

La réalisation de la RéATE s’est notamment traduite par la présence de plusieurs services à compétences variées au sein d’un même site.

Problématique

Chacun de ces services disposait d’un accueil physique. Afin d’être cohérents avec les différentes chartes qualité mises en œuvre par l’Administration, lorsqu’un site abrite plusieurs services les usagers doivent pouvoir s’adresser à un guichet d’accueil unique pour les orienter.

Perspectives de mutualisation

Il est nécessaire de formaliser une organisation de l’accueil physique, pour chaque site abritant au moins deux services, en termes de méthode et de structure. Outre l’efficacité recherchée en terme de qualité de service, ce type de mutualisation permettra une plus grande flexibilité dans la gestion des horaires d’accueil et la permanence du service (congés, pause méridienne …).

Dispositif préconisé

Constituer un groupe projet avec les services utilisant actuellement des fonctions d’accueil mutualisées pour tirer des enseignements de leur expérience et bâtir un cahier des charges adaptable à chaque site concerné. Créer un outil de liaison permettant aux agents affectés à l’accueil physique mutualisé d’orienter efficacement les usagers (par exemple un abécédaire donnant les points d’entrée en fonction de l’objet de la visite de l’usager et/ou un plan informatisé du site permettant à l’usager de visualiser son cheminement pour trouver le bureau de son interlocuteur)

Logique de mutualisation

Type 3 : structure d’appui mutualisée s’adossant aux services présents sur le site, dont le fonctionnement est régi par un contrat de service.

Conséquences en terme de ressources humaines et conséquences budgétaires

Prévoir les fiches de poste correspondant à la fonction d’accueil physique inter ministériel mutualisé ; Prévoir un plan de formation des agents affectés à cette fonction ; Gains possibles en ETP (Titre II) ; Engager une étude pour évaluer le coût des réaménagements nécessaires (Titre V).

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ACCUEIL TELEPHONIQUE

Pilote

Préfectures de département et tous services concernés par la problématique

Contexte

La réalisation de la RéATE s’est notamment traduite par la présence de plusieurs services à compétences variées au sein d’un même site.

Problématique

Chacun de ces services disposait d’un accueil téléphonique. Les usagers doivent bénéficier d’un accueil téléphonique commun au plus grand nombre de services possible dans la logique des différentes chartes qualité mises en œuvre par l’Administration.


Il est nécessaire de formaliser une organisation de l’accueil téléphonique, pour chaque site abritant au moins deux services, en termes de méthode et de structure. Cette mutualisation peut également s’envisager à l’échelle d’une agglomération et/ou du département pour des services distants.


Constituer un groupe projet avec les services concernés afin d’établir un cahier des charges de la fonction accueil téléphonique mutualisé dans le département ; Créer un outil de liaison permettant aux agents affectés à l’accueil téléphonique mutualisé d’orienter efficacement les usagers (par exemple un abécédaire donnant les points d’entrée en fonction de l’objet de l’appel) ; Ce dispositif pourrait être articulé avec la réflexion sur le regroupement des services isolés en sous-préfecture (cf. fiche d’orientation sur ce thème).


Type 3 : structure d’appui mutualisée s’adossant aux services présents sur le site, dont le fonctionnement est régi par un contrat de service.


Prévoir les fiches de poste correspondant à la fonction d’accueil téléphonique inter ministériel mutualisé ; Prévoir un plan de formation des agents affectés à cette fonction ; Gains possibles en ETP (Titre II) à l’échelle d’un site, d’une agglomération ou d’un département ; Engager une étude pour évaluer le coût des réaménagements nécessaires (Titre V) en intégrant la nécessité de faire évoluer ces matériels en même temps que le développement de la mutualisation de cette fonction ; Envisager une maintenance des installations, elle-même mutualisable, permettant de dégager des économies en Titre III.

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GARDIENNAGE –ENTRETIEN EXPLOITATION DES SITES

Pilote

Chaque préfet de département

Contexte

La réalisation de la REATE s’est notamment traduite par la présence de plusieurs services à compétences diverses au sein de sites communs.

Problématique

Les locaux doivent avoir un entretien et, plus généralement, une exploitation homogène sur un même site. Le gardiennage et l’entretien doivent être exécutés chacun par un prestataire unique sur chaque site. Ces prestations doivent être pilotées par un interlocuteur unique. La rémunération de ces prestations doit être la plus simple possible et supportée éventuellement par chaque service au prorata de son occupation.


Une mutualisation inter services voire interministérielle est donc à rechercher pour ces activités logistiques liées à une logique de site notamment par la mise en place de « centre de services » par site ou groupes de sites ou par la coordination de ces services.


Définir les besoins et niveaux de service induits par l’activité des services et la configuration des sites. Recenser les moyens humains existant qui devront être mis en commun, envisager de passer une commande unique pour le complément (sur un marché mutualisé à l’échelle nationale, régionale ou départementale, élaboré en lien avec la mission régionale des achats de l’Etat). Elaborer une charte ou convention pour définir le fonctionnement de ce centre de services partagés, les niveaux de services attendus et les clefs de répartition de la charge induite ainsi que les modalités de compensations budgétaires et en RH qui devront être les plus simples possibles – mettre en place un centre de coûts par site pour assurer le suivi financer. Constituer un « comité des services utilisateurs » pour assurer un suivi régulier de la bonne exécution de cette charte et son adaptation aux évolutions.



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MUTUALISATION DU PRE -ARCHIVAGE

Pilote

Préfectures de département (notamment les services de délivrance de titres) et les DDI, pour la mise en œuvre réelle ; Archives départementales, pour l’appui méthodologique (conseil en matière de gestion des archives : éliminations à faire, bonne gestion des locaux de conservation d’archives intermédiaires, organisation des versements à faire aux AD).

Contexte

La mise en œuvre de la RéATE et notamment son volet relogement des services a mis en évidence : une grande disparité d’approche de l’archivage dans les services de l’Etat ; les problèmes de locaux induits par la gestion des archives ; la nécessité d’améliorer l’efficience de cette fonction.

Problématique Le pré-archivage concerne les archives intermédiaires, c’est-à-dire les dossiers qui ne sont plus en cours d’instruction (dossiers vivants, dans les bureaux) mais qui peuvent être utiles au service qui les a produit et doivent, pour cette raison, être conservés par lui). Il doit s’envisager à plusieurs niveaux : un niveau de proximité, sur le site où est implanté le service instructeur ; un niveau intermédiaire mutualisé pour plusieurs sites ; la préparation des archives définitives pour versement aux archives départementales.


Il est nécessaire de formaliser une organisation infra départementale, en termes de méthode et de structures visant à prévoir : sur chaque site abritant plusieurs services, un local commun affecté à l’archivage de proximité des dossiers susceptibles d’être présentés rapidement dans le cadre de recours ou d’enquêtes ; dans chaque chef-lieu de département, un local commun et un effectif (à rechercher parmi les agents en poste) qui permette de gérer de façon regroupée les dossiers de tous les services de l’Etat dans le département ; les changements de pratique administrative nécessaires à l’évolution des services vers une gestion électronique des documents (GED) adaptée aux besoins ; l’utilisation d’un logiciel d’archivage commun à tous les services de l’Etat permettant d’assurer la traçabilité d’un dossier depuis le bureau instructeur jusqu’au versement aux archives départementales.


Iventaire des services concernés par cette problématique et de leurs contraintes ; Iventaire des locaux disponibles ou à rechercher ; prendre pour base de réflexion l’organisation type de la DREAL (procédure, moyens matériels et humains) ; la transposer, ou l’adapter, ou créer une nouvelle organisation ; vérifier les contraintes réglementaires applicables à la conservation des documents et à la garantie de leur authenticité (archives électroniques, GED) ; soumettre l’organisation proposée à la validation du collège des chefs de services.


Type 3 : structure d’appui mutualisée s’adossant aux services présents dans une agglomération et un département, dont le fonctionnement est régi par un contrat de service.


Prévoir les fiches de poste correspondant à la fonction archivage inter ministériel mutualisé ; Prévoir un plan de formation des agents affectés à cette fonction ; Optimisation possible des ETP (Titre II) à l’échelle de l’agglomération ou du département ; Engager une étude pour évaluer le coût d’installation d’une GED harmonisée entre les services en intégrant la nécessité de faire évoluer ces progiciels.

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PREPARER SES ARCHIVES - FICHE CONSEIL -

• Qu’est-ce que les archives ? Les archives sont les documents papier ou électronique produits dans les services par chaque agent (rapport, étude,

marché, dossier de suivi, titre d’exploitation, etc.), sans limite de date ni de support. Ce sont des documents uniques à différencier de la documentation (publications, revues …), des doublons, des papiers de corbeille, etc.

Les archives relèvent de la législation sur les archives publiques. On distingue 3 catégories d’archives :

� - les archives courantes : documents conservés dans les bureaux. � - les archives intermédiaires dont la durée d’utilité administrative (DUA) n'est pas terminée intègrent les magasins

d’archives intermédiaires sur le site archives. Ces archives sont communiquées ensuite sur demande des services dans les meilleurs délais.

� - les archives définitives arrivées au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA) sont destinées à être conservées et versées aux Archives Départementales ; les archives arrivées au terme de leur DUA et éliminables doivent être effectivement détruites après visa de l’Unité Archives et par les archives Départementales.

• Glossaire : � Bordereau de versement = liste numérique et descriptive des articles réunis dans un versement. � Bordereau d’élimination = liste descriptive des articles candidats à l’élimination. � Durée d’utilité administrative (DUA) = durée réglementaire pendant laquelle le document doit être conservé par le

service producteur. � Élimination = après visa de l’Unité Archives et du Directeur des Archives Départementales, destruction des

documents en application du tableau de gestion des archives. � Tableau de gestion des archives = tableau qui recueille les informations relatives à l’activité d’un service. Chaque

type de document est associé à une DUA et à un sort final (élimination, ou tri ou conservation définitive aux Archives Départementales).

� Versement = opération matérielle et intellectuelle de transfert des documents du service à un service d’archives.

• Pourquoi trier ses archives : Malgré les changements de services ou déménagements, l’activité de service public du ministère doit se poursuivre. Pour

aider au transfert des documents de travail, actifs ou non, l’Unité Archives propose des outils structurants : tableau de gestion Ou charte d'archivage des archives, guide des procédures, bordereaux.

Triés, classés et rangés, les documents peuvent être consultés à la demande.

• Comment trier ses archives : Les différents tableaux de gestion des archives du ministère, disponibles sur demande à l'unité archives, sont mis à jour

avec la collaboration de tous les services. Ils doivent vous aider à faire le tri dans vos archives, séparer ce qui doit être conservé et ce qui doit être éliminé en application de la réglementation.

Les dossiers doivent être identifiés : chaque boite d’archives doit être décrite avec les informations principales, c’est-à-dire le service producteur, le sujet du dossier, le type de dossier et les dates. C’est la condition sine qua non pour que le dossier demandé en consultation à l’Unité Archives puisse être retrouvé. Le bordereau établi par les services pour le transfert de leurs archives engage leur responsabilité. Des modèles de bordereau de versement et de bordereau d’élimination sont disponibles.

• Le conditionnement et le transfert des boîtes d’archives Les boîtes d’archives sont de 10 cm et fournies à la demande. Le déménagement physique des archives sera pris en charge par la logistique. Vos boîtes d’archives seront transportées

vers l’Unité Archives et mises sur les étagères des magasins archives, en retour vous recevrez un bordereau de versement numéroté avec localisation de vos archives.

• La consultation des archives Les archives sont communicables au service qui les a produites ou versées ainsi qu’au public. La demande doit être

effectuée par mail ou téléphone. Les demandes sont honorées par l’équipe de l’Unité Archives dans la demi-journée qui suit, en fonction du nombre de

demandes à traiter et du site de conservation des archives. Les documents empruntés doivent être restitués un mois maximum après l’emprunt.

Pour tout renseignement ou demande spécifique (évaluation, conseil individualisé…) : Contact : DREAL Rhône-Alpes; service de pré-archivage à Bron (Rhône) Téléphone : 04 78 26 45 30

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MUTUALISATION D ’AGGLOMERATION - SALLES

Pilote

Le préfet de département avec l’appui méthodologique de la plate-forme d’appui à la GRH du SGAR, si besoin

Contexte La mise en place de la RéATE et notamment son volet relatif au relogement des services se traduit par une réorganisation des locaux, en particulier pour ce qui concerne les espaces collectifs dédiés aux réunions, à la formation, aux séminaires, Elle implique également des réorganisations au sein des services qui induisent la nécessité d’un fonctionnement en réseau, en interministériel. Ceci suppose de mettre en place de nouvelles méthodes de regroupement des acteurs afin de permettre la concertation à distance. Pour finir, la déconcentration envisagée de certains concours/examens professionnels nécessite des lieux adaptés en taille, de façon locale.

Problématique

Optimiser les déplacements et la gestion des agendas (ex : réunions de réseau avec des correspondants situés hors du département), Optimiser l’utilisation du patrimoine actuel


Mettre à disposition de chaque service un parc d’espaces mutualisés permettant l’organisation de réunions, de formations, de séminaires.

Dispositif préconisé Réalisation, par le niveau adapté, d’un état des lieux :

du parc de salles disponibles, utilisables par l’ensemble des administrations sur un territoire donné (réunions, formations, séminaires, concours……) des modalités de réservation des salles du réseau des référents qui en ont la charge

Pour cela, mise à disposition par la plate-forme RH, d’une fiche technique et d’un mode opératoire (la fiche technique sera produite dans les prochains jours) Mise à disposition de ces informations sur TERRITORIAL


COORDINATION CENTRALISEE : POUR ASSURER L’ ANIMATION DE LA DEMARCHE , IL SERA

NECESSAIRE DE DESIGNER UNE PERSONNE EN CHARGE DE CE DOSSIER.


Evaluation du coût en termes de ressources humaines : Agent en charge du dossier : Période d’initiation du dispositif => ½ journée par semaine, sur une période de deux mois maximum. Mise à jour du dispositif : ½ journée tous les six mois Cet agent s’appuiera sur le réseau des référents en charge de la gestion des salles (1 référent au sein de chaque administration locale) Evaluation du gain �� gain qualitatif et quantitatif : Meilleure valorisation de certains équipements actuellement sous-utilisés. Réduction des frais de location de salles. Facilitation de la recherche de salles (gain de temps pour les secrétariats). Le cas échéant un suivi en comptabilité analytique par quelques services volontaires pourrait être organisé (comparaison entre coûts en location de salles en 2010 et en 2012).

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REGROUPEMENT DES AGENTS ISOLES TRAVAILLANT SUR DES IMPLANTATIONS DES SERVICES DE L ’ETAT

Pilote

Le préfet de département avec un appui méthodologique par le SGAR (Plate-forme RH, mission Immobilier de l’Etat,…)

Contexte

La mise en place de la REATE, et notamment son volet relatif au relogement des services, se traduit par une réorganisation des locaux ; cette démarche peut constituer une contrainte importante, notamment pour les agents travaillant, en effectifs restreints, sur certaines implantations. La cartographie régionale des emplois réalisée par le SGAR, dans le cadre de la démarche interministérielle de gestion prévisionnelle des ressources humaines, permet de mieux localiser ces implantations.

Problématique

Optimiser l’utilisation du patrimoine immobilier de l’Etat en regroupant les agents isolés, Favoriser les synergies et le lien humain en créant des collectifs de travail, Minorer les charges de structures.


Ces espaces pourraient être valorisés selon deux axes possibles : guichets déportés : regroupement d’agents « isolés » (ex : contrôleurs des transports terrestres, contrôleurs des pépinières,..), avec mutualisation des outils (ex : photocopieur/scanner), voire un secrétariat ; guichets temporaires, établis au plus près des usagers : ex : dépôt des dossiers PAC, …


Une méthode de travail sera prochainement proposée par le SGAR (Plate-forme RH, Mission en charge du schéma régional de l’immobilier, Mission Performance) : à partir du recoupement entre le réservoir de locaux disponibles existants et le recensement des agents isolés, elle proposera une amorce d’organisation à destination des services utilisateurs ; des conventions-type de mise à disposition seront également proposées (locaux, matériels, voire temps partagé pour des personnels).


Structure d’appui mutualisée : il s’agirait de mettre en place des espaces communs dans la perspective de rationaliser une partie des sous fonctions logistiques : par exemple accueil/orientation – courrier – reprographie …


Evaluation du coût en terme de ressources humaines : la réorganisation des fonctions logistiques pourrait conduire à la mutualisation de 1.5 ETP (afin d’assurer la continuité du service) pour réaliser les missions d’accueil téléphonique et physique ainsi que de secrétariat pour l’ensemble des administrations utilisatrices. Gain qualitatif et quantitatif : Economie de moyens en ce qui concerne les aspects logistiques Gain en ETP, le cas échéant, pour la fonction accueil / secrétariat (mutualisation des services réalisés sur plusieurs sites) Création de communautés de travail (amélioration de la qualité de vie au travail) Permanence de l’accueil des usagers

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RESSOURCES HUMAINES – FORMATION MUTUALISATIONS DEPARTEMENTALES OU INTER -DEPARTEMENTALES

Pilote

Préfet de département L’appui méthodologique de la plate-forme RH du SGAR est à disposition.

Contexte La mise en place de la REATE et notamment son volet relatif à la réorganisation des services se traduit pour les agents et les services par de nouvelles fonctions ou une évolution des missions, engendrant :

• Un fort besoin de formations en accompagnement • Besoin de construction de culture commune dans les structures interministérielles nouvellement constituées. Ces besoins s’expriment dans un contexte de budgets de fonctionnement contraints, notamment sur la thématique formation.

Problématique

Mieux valoriser les moyens budgétaires ministériels et interministériels consacrés à la formation, Maintenir, voire développer, l’offre de formation à l’attention des agents de tous les services territoriaux de l’Etat.

Perspectives de mutualisation Mise en place d’un dispositif d’ouverture réciproque et anticipée d’actions dans les domaines transverses, (management, gestion des ressources humaines, appui aux évolutions des parcours professionnels, connaissance de l’organisation des services de l’Etat ou de l’Union européenne,…). Cette démarche structurée de mutualisation, vise l’ouverture, par chaque administration, de certaines formations ministérielles existantes à des agents d’autres administrations. Chaque service réserve, pour quelques actions qu’il détermine au sein de son offre ministérielle, un nombre de places qu’il choisit de mettre à disposition d’autres administrations. Mise en commun d’un annuaire des formateurs internes,

Utilisation de cahiers des charges-type élaborés par la plate-forme RH (à contextualiser), voire achats de formation « mutualisés »


Un pilote doit être désigné par le préfet de département ; il sera entouré d’un comité départemental de formation, comportant les correspondants « formation » des services de l’Etat présents dans le département. Un appui méthodologique est en cours de mise au point par la plate-forme RH et sera proposé aux départements qui le souhaiteront. Il se décline en plusieurs étapes : Temps 1 : état des lieux de l’offre de formation ministérielle transverse proposée par les services implantés localement, pour chacune des actions de cette offre, analyse de la volumétrie attendue en termes de stagiaires (faible/moyen/élevé) Temps 2 : Deux démarches menées en parallèle afin de définir les besoins (donc les administrations bénéficiaires) et les offres (donc les administrations offreuses). Outils proposés : grille d’analyse du degré d’intérêt de ces formations pour chacune des administrations, grille d’analyse des possibilités d’ouverture à l’interministériel pour chacune des administrations grille de synthèse des documents produits pour matérialiser le plan d’ouverture réciproque anticipé de stages Temps 3 : Validation par chaque administration « offreuse » et proposition de calendrier, Organisation de la diffusion des offres, et du circuit à emprunter pour les demandes : inscription des agents, validation des responsables hiérarchiques et des responsables de formation, convocations, …, Conventionnement entre le pilote, par délégation du préfet de département, et chaque administration sur le partenariat engagé. La convention-type sera proposée par la plate-forme RH du SGAR. Outre l’appui méthodologique, la plate-forme RH peut participer à l’impulsion concrète de la démarche dans les départements, à la demande du préfet.

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Structure d’appui mutualisée : il s’agirait de mettre en place un poste ou une mission au sein d’un service existant ; il organiserait la mutualisation de la formation transverse, à savoir la mise en œuvre des démarches d’ouverture réciproque anticipée des stages et d’offre commune tranverse, conformément aux procédures proposées par la DGAFP. La plate-forme RH demeure en position d’appui potentiel.


Evaluation du coût en termes de ressources humaines : Modalité 1 : une mission adossée à un poste existant dans un service formation (besoin = 0.25 à 1 ETP mutualisé, selon les départements)

NB : Si cette organisation prend appui sur la PFRH du SGAR (activités de coordination), les expérimentations conduites dans d’autres régions ont montré un besoin de 0.2 ETP dans chaque département (ingénierie des formations transverses, contextualisées)

Modalité 2 : création d’un service dédié (hors coordination par la PFRH) ; il est nécessaire d’envisager la création de 1.5 ETP (ingénierie de formation + coordination) par contribution des différentes administrations bénéficiaires, afin d’assurer la continuité du service

Gain qualitatif et quantitatif : Augmentation de l’offre de formation interministérielle Augmentation du nombre de stagiaires avec des budgets ministériel et interministériel équivalents. Amélioration du taux de remplissage des formations Amélioration des conditions d’achat de formation Réduction des frais de déplacement A terme, baisse des coûts de fonctionnement liés à la formation transverse.

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Mutualisation de la gestion et de l’exploitation des Systèmes d’Information et de Communication

(MUTUALISATION DE SITE )

Pilote

DRAAF Rhône Alpes

Contexte

Un site est un lieu géographique (immeuble, groupe d’immeubles) dans lequel sont rassemblés plusieurs services de l’Etat. La notion de site suppose :

• la possibilité d’une interconnexion physique des réseaux locaux.

• la possibilité, pour les agents, de se déplacer, rapidement, sans moyen motorisé, d’un point à l’autre du site. Un site comprend nécessairement les antennes et autres délocalisations territoriales des services qu’il rassemble à condition que celles-ci soient isolées. Pour le cas où une antenne serait à proximité d’un autre service, il conviendrait alors d’envisager son intégration à une mutualisation sur le site de cet autre service. La mutualisation de proximité dédiée à la gestion et à l’exploitation des systèmes d’information répond à un objectif d’optimisation des moyens consacrés aux fonctions support. Toutefois, la mutualisation ne doit pas être vue sous le seul angle de l’économie de moyen. Elle doit également être l’occasion d’améliorer le management des compétences, de mettre en place de bonnes pratiques et de développer l’ingénierie au profit d’une meilleure efficience des systèmes d’information.

Problématique

L’objectif est de mettre en place une organisation mutualisée des systèmes d’information et de communication pour satisfaire les attentes des structures sous le triple aspect de la qualité de service rendu, du contrôle de gestion et de la mise en synergie des moyens humains respectifs. La question principale porte sur le périmètre de mutualisation :

• mutualisation de la ressource et des compétences humaines

• mutualisation de moyens techniques

• garantie des politiques préconisées en matière de sécurité des systèmes d'information

• organisation et management communs d'information


• Pilotage et management (mise en œuvre des politiques). Le cadre fonctionnel et les politiques sont proposés par un comité de pilotage rassemblant les services partenaires du site.

• Ressource humaine : maintenir une équipe ayant investi en compétences métier, stable et partageant la même culture.

• Organisation : localisation de la mission, organisation des interventions, permanences,…

• Moyens techniques et outils : optimisation et coordination de l’assistance aux utilisateurs, optimisation des coûts d’impression, outils d’administration des réseaux, sauvegardes,…

• Ingénierie de projet : développement de solutions partagées entrant dans le périmètre de mutualisation. Téléphonie, en particulier si celle-ci s’appuie sur les réseaux numériques locaux (voix sur IP).

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Créer une Mission Conjointe des Systèmes d’Information et de Communication (MCSIC). Installation du comité de pilotage de la MCSIC. Désignation du responsable de la MCSIC. Il s’agit d’un responsable fonctionnel positionné en tant qu’assistant à la maitrise d’ouvrage auprès des directions des services du site. Il participe au comité de direction de chacun des services. Il propose et conduit les politiques en matières de SIC et assure leur gestion budgétaire. Il rend compte aux CODIR. Signature, entre les services partenaires, d’une convention permettant de définir : • les moyens humains à consacrer à la MCSIC. Il convient de tenir compte du nombre d’agents du site mais également des compétences nécessaires au sein de la MCSIC, de l’organisation attendue, des outils en place ou à venir. La dotation en ETP de la MCSIC peut évoluer en fonction du contexte (changement de technologie, externalisation,…). • une clé de répartition des charges de fonctionnement, dont les moyens humains, entre les services du site contribuant à la MCSIC. • le cadre et le périmètre d’intervention de la MCSIC : - mise en place d’un outil de suivi des demandes d’interventions. Cet outil constitue le socle de l’intervention transversale de la MCSIC. C’est un point essentiel devant favoriser l’adhésion des services à la nouvelle organisation. - mutualisation des outils d’administration, d’exploitation et de maintenance - mutualisation des politiques d’équipement dans le respect des préconisations ministérielles en matière de SIC.

Conditions de la réussite

L’articulation entre les MCSIC et le service interministériel départemental des systèmes d’information et de communication (SIDSIC) s’appuiera sur des contrats de services dans les conditions proposées par le guide relatif à la construction des schémas de mutualisation. Des solutions pragmatiques et équilibrées devront être systématiquement recherchées sous l'autorité des directeurs concernés pour organiser cette mutualisation.

L’ EXPERIENCE DE MUTUALISATION DE LA DRAAF RHONE-ALPES ET DE LA DDT DU RHONE SUR LE SITE DE LA CITE ADMINISTRATIVE SERA EXPLOITEE ET VALORISEE .


Mutualisation de type « coordination centralisée, avec maintien des compétences au sein des services et mise en place d’une structure centralisée (MCSIC) de pilotage et de coordination


Pas de création de structure nouvelle nécessitant un transfert d’ETP mais une organisation sur la base d’une convention et d’une lettre de mission au responsable de la mission

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ACHATS

Pilote

Mission régionale des achats de l’Etat

Contexte

Dans le cadre de la révision générale des politiques publiques, l’Etat a réformé en profondeur l’organisation et la politique de ses achats courants L’objectif premier est économique : réaliser 10% d’économies sur 3 ans sur les achats courants collectivement au niveau national et de façon solidaire en interministériel. Les objectifs de développement tant environnementaux que sociaux sont également prégnants et seront atteints grâce à des achats responsables. Il s’agit donc d’acheter mieux pour conserver un fonctionnement des services de qualité dans le contexte des contraintes budgétaires rendues nécessaires par la réduction du déficit budgétaire.

Problématique

Au delà de la professionnalisation de l’ensemble des filières achats, le levier principal des gains d’achats attendus est la massification (mutualisation) de ces achats. Force est de constater que le regroupement des achats, a fortiori lorsqu’il s’agit d’interministériel, est une voie très nouvelle pour une grande majorité des acteurs.


Ces démarches de mutualisation interministérielles sont de deux niveaux : le niveau national : constitué par des marchés ou accords cadres passés au niveau national. Ils concernent des segments sur lesquels ce niveau est pertinent et efficace. le niveau régional qui peut se décliner à des échelons infra régionaux. Il concerne des segments d’achat sur lesquels les acteurs économiques et les besoins sont principalement locaux .


Elaboration d’une cartographie qualitative et quantitative des achats de tous les services de l’Etat en Rhône Alpes Constitution et animation du réseau régional des acheteurs et prescripteurs en achats courants et du réseau régional des acheteurs et prescripteurs en achats de prestations et travaux immobiliers Incitation à l’adhésion aux marchés nationaux déployés par les responsables ministériels des achats Actions de massifications régionales, mutualisation des marchés en interministériel au niveau régional alloti ou infra régional, sur les segments non couverts par des marchés nationaux. Ces mutualisations d’achats seront pilotées et animées par la mission régionale des achats et réalisées au sein du réseau des acheteurs. Elles viendront notamment en soutien aux démarches départementales de mutualisation de fonctionnement, en fonction des besoins révélés par ces démarches.



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M ISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE IMMOBILIERE DE L ’ETAT DANS LES DEPARTEMENTS

Pilote

Préfectures de département pour la mise en œuvre réelle ; SGAR, RPIE régional et DREAL pour l’animation et la coordination générales.

Contexte Depuis 2008, Rhône-Alpes expérimente la mutualisation du gros entretien du patrimoine immobilier de l’Etat. L’année 2010, première année de plein fonctionnement du pôle de compétences régional, a mis en évidence la nécessité d’une harmonisation des pratiques dans les départements

Problématique

Les crédits des programmes 309 et 723 sont régionalisés, le SGAR ayant le rôle de RBOP et les préfectures de département le rôle de RUO. Pour assurer une cohérence régionale dans la gestion de ces BOP les préfectures de département doivent toutes disposer du même niveau d’information et être en capacité de donner des éléments d’appréciation identiques au SGAR. A l’heure actuelle

• la qualité des relations entre les préfets de département, les RPIE et les DDT ne permet pas d’assurer le même niveau d’analyse des dossiers dans tous les départements ;

• tous les membres du CTRI n’assurent pas le relais entre les instances régionales et départementales ; • tous les départements ne disposent pas d’un correspondant unique et clairement identifié en charge de la

politique immobilière de l’Etat ; la qualité des informations montantes et descendantes n’est pas optimale, malgré le temps important consacré à établir une communication claire.


Il est nécessaire de formaliser une organisation infra départementale, en termes de méthode et de structure.


Comme le suggère la charte d’organisation et de fonctionnement du pôle de compétence régional de l’immobilier de l’Etat, il semble souhaitable que chaque département s’inspire de celle-ci pour écrire une charte adaptée aux spécificités du département ; Comme l’ont déjà fait certains départements il est souhaitable que tous se dotent d’une cellule de pilotage, composée à minima de représentants du préfet, du RPIE et du DDT, et d’autres compétences techniques locales ; Pour améliorer et faciliter les relations entre le niveau régional et le niveau départemental, il est souhaitable que chaque département désigne expressément un correspondant qui sera le seul interlocuteur du SGAR pour la politique immobilière de l’Etat et qui se chargera de répercuter l’information auprès des acteurs départementaux (avec un suppléant en cas d’absence) ; Enfin, pour parachever l’organisation de la fonction immobilière, il serait utile que les préfets de département prévoient d’animer régulièrement le réseau des gestionnaires de sites afin de sensibiliser l’ensemble des acteurs locaux aux problématiques de l’immobilier (performance d’occupation, optimisation de l’utilisation des sites, mutualisation source d’économies, entretien préventif du bâtiment, mise aux normes et respect des réglementations).


Type 2 : Cellule d’animation légère (Préfecture, DDT, RPIE), dotée d’une charte de fonctionnement, qui anime le réseau départemental des gestionnaires de sites et assure le lien avec le niveau régional.


Professionnalisation de la fonction immobilière à travers une vision globale des obligations de l’Etat propriétaire et du service occupant ; Optimisation de l’utilisation des crédits mis à disposition dans le cadre des différents BOP immobiliers.

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ECHANGES ET COORDINATION DES ETUDES D ’ INTERET INTERMINISTERIEL

Pilote

SGAR, mission études, évaluation et prospective, aménagement du territoire

Contexte Le décret n° 2009-587 du 25 mai 2009 relatif aux missions des secrétaires généraux pour les affaires régionales dispose que le SGAR anime l’action des services régionaux de l’Etat dans les domaines des études, de l’évaluation et de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication. Les services études de l'Etat en région travaillent souvent de façon isolée et parfois en commun selon les thèmes. Mais d’une part cette collaboration est plutôt bilatérale alors que certains sujets pourraient intéresser davantage de services apportant des compétences complémentaires, et d’autre part l’ensemble des services n’est pas systématiquement informé de ces travaux qui pourraient constituer une ressource exploitable ponctuellement.

Problématique

Suite à la RGPP, les services d'études des nouvelles directions régionales ne sont pas encore complètement réorganisés et doivent atteindre une meilleure cohésion avant d’envisager une « systématisation » du travail en commun avec d’autres directions régionales, les rectorats et le SGAR. Les stratégies d'études ne sont pas arrêtées.


La première étape de la mutualisation des études d’intérêt interministériel est en cours depuis juillet 2010. Elle prend la forme de réunions bimestrielles permettant aux différents services de se connaître et de faire part de leurs projets et besoins de collaboration. La deuxième étape pourra porter sur une première mise en commun des ressources existantes suite à un premier test de la volonté de chacun des services à travers un sujet commun qui s’est dégagé au fil des réunions du groupe de travail : le foncier en Rhône-Alpes.


1) 1er semestre 2011 : approfondissement des échanges au sein du groupe de travail, notamment à travers le développement d’un espace de travail collaboratif sur TERRITORIAL (support pour l’étude du foncier en Rhône-Alpes) : en cours ; essai de travail collectif autour de la rédaction d'un cahier des charges. 2) 2ème semestre 2011 : après un constat des aptitudes du groupe à envisager un projet en commun, proposition de

transformation du groupe de travail actuel en pôle de compétence régional interministériel, qui se dote d’une charte d’organisation et de fonctionnement ; lancement de l'étude sur le foncier ; échanges sur les programmes d'études pour 2012. 3) 1er semestre 2012 : conduite de l'étude "foncier" et identification d'une 2éme étude ; L'objectif est d'éviter de créer une charge de travail supplémentaire. Il s'agit au contraire de faciliter le travail d'études,

en évitant les doublons et en ouvrant l'accès à l'information utile.


Type 1 : réseau structuré


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Partie 2 : fiches opérationnelles 1 - Espaces formation / réunions / visioconférence 2 - Politique sociale : (ex. : crèches)

3 - Achats :

* Adhésion des services aux massifications nationales ;

* Déploiement régional de certains marchés nationaux récent ou à venir ;

* Actions de massification régionale ;

* Accompagnement des plans de mutualisation départementaux.

4 - Immobilier :

* accord cadre régional sur les audits

* poursuite de la structuration du pôle immobilier

� expertise technique

� audits

� entretien et rénovation

5 - Portail interministériel :

Inventaire de l'existant des sites internet

6 - Outils :

* TERRITORIAL - support technique

* PRODIGE : une fiche pour les exercices de crise

* logiciel d'archivage de la DDT

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RESSOURCES HUMAINES - FORMATION PLAN REGIONAL DE FORMATION INTERMINISTERIELLE

Pilote

Secrétariat général pour les affaires régionales : plate-forme ressources humaines

Contexte

Permettre de mieux valoriser les moyens budgétaires ministériels et interministériels consacrés à la formation : permettre de maintenir, voire développer, l’offre de formation à l’attention des agents de tous les services territoriaux de l’Etat.

Contenu et forme de la mutualisation

Actions de formation dans les domaines transverses : sur les plans de formation ministériels, ouverture anticipée de quelques places à des agents d’autres services ; offre complémentaire à celle constituée d’actions financées sur le budget interministériel (BOP 148). Organisation de cette complémentarité et information des services et des agents.

Services contributeurs

12 services régionaux : rectorats de Lyon et Grenoble, DRAAF, DREAL, DIRECCTE, Min défense, DRJSCS, DRAC, DIRF-Sud-Est, Plate-forme Justice, DIRPJJ, DRRF (police)

Calendrier de mise en oeuvre

Tout au long de l’année 2011

Apports qualitatifs attendus

• Meilleure valorisation des actions organisées par les administrations ministérielles en permettant d’augmenter le nombre d’agents bénéficiaires, pour un même coût de la prestation.

• Augmentation du nombre de places de formation offertes aux agents • Délocalisation possible (notamment actions organisées par les rectorats) • Echanges entre agents de cultures professionnelles différentes

Conditions de succès

• Adhésion des administrations • Fourniture d’un outil de gestion des offres et demandes à la plate-forme RH qui assure le relais

de l’information et met en relation offre et demande (en attente de décision de la DGAFP)

Impact attendu en termes de gains d’efficience

A ce stade (15/02/2011), déjà 273 places de formation ouvertes par des administrations à l’interministériel

Suivi et traçabilité

Enregistrement des flux d’offre et de demande par la PFRH et lien avec les administrations organisatrices. Bilan présenté en pré-Car en fin d’année 2011

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Salles MUTUALISATION SUR L ’AGGLOMERATION LYONNAISE

Pilote

Secrétariat général pour les affaires régionales : plate-forme ressources humaines

Contexte

Réduction du nombre de salles de réunions (application des normes de surface/agent dans les nouvelles implantations de services), développement de formations interministérielles, déconcentration envisagée de certains concours/examens professionnels.


Etat des lieux des salles disponibles, par destination (visioconférence, examens, formation) ; seules sont retenues dans le dispositif les salles ouvertes à la mutualisation du fait de leur fréquence d’utilisation en interne ; Précision des ressources disponibles (matériel de projection, restauration,…) Process de réservation, entretien du matériel Utilisation de TERRITORIAL comme outil d’information, voire de réservation.


Tous les services de l’Etat présents sur l’agglomération lyonnaise, ainsi que les établissements publics seront interrogés : questionnaire en cours de finalisation.


Premier semestre 2011 (mise en ligne sur TERRITORIAL en septembre 2011).


Meilleure valorisation de certains équipements actuellement sous-utilisés. Réduction des frais de location de salles. Facilitation de la recherche de salles (gain de temps pour les secrétariats).


Mobilisation des services et appréciation objective des disponibilités en salles.


Difficilement chiffrable, à ce stade.


Un suivi en comptabilité analytique par quelques services volontaires pourrait être organisé (comparaison entre coûts en location de salles en 2010 et en 2012).

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RESSOURCES HUMAINES – Action sociale Réservation interministérielle de places en crèches -

MARCHE REGIONAL A DECLINAISON DEPARTEMENTALE

Pilote

SGAR (Plate-forme RH- conseillère Action sociale/Mission régionale des achats de l’Etat)

Contexte

Les dispositifs interministériels de réservation de places en crèches, au bénéfice des agents de l’Etat sont gérés au plus près des usagers (sous la responsabilité des préfets de département). Une grande partie des conventions en cours arrivent à échéance fin 2011. Les services départementaux ne disposent pas tous de la compétence technique (marchés publics, connaissance des aspects techniques liés aux modes de garde des jeunes enfants).


Les services du SGAR apporteront leur appui par : - La préparation et le lancement du marché-cadre (référencement de prestataires) qui en prévoira la déclinaison (et le choix du prestataire) par l’échelon de proximité (meilleure adaptation au besoin local). - L’appui méthodologique aux services départementaux pour la déclinaison du marché-cadre et la préparation des conventions locales.


SGAR, préfectures des départements intéressés


2ème – 3ème et 4ème trimestre 2011


Une sécurité plus forte pour les conventions signées localement. Une mise en concurrence plus affirmée des prestataires potentiels


Poursuite des financements par la DGAFP (BOP 148)


Difficile à chiffrer


Diminution forte du nombre de conventions générant des difficultés, voire des contentieux avec les prestataires

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ACHATS ADHESION DES SERVICES AUX MASSIFICATIONS NATIONALES

Pilote

Mission régionale des achats de l’Etat

Contexte

Dans le cadre de la révision générale des politiques publiques, l’Etat a réformé en profondeur l’organisation et la politique de ses achats courants L’objectif premier est économique : réaliser 10% d’économies sur 3 ans sur les achats courants collectivement au niveau national et de façon solidaire en interministériel. Les objectifs de développement tant environnementaux que sociaux sont également prégnants et seront atteints grâce à des achats responsables. Il s’agit donc d’acheter mieux pour conserver un fonctionnement des services de qualité dans le contexte des contraintes budgétaires rendues nécessaires par la réduction du déficit budgétaire. Des accords cadres ou marchés sont passés au niveau national et déclinés dans les services par les responsables ministériels des achats. Cette déclinaison est effectuée à des rythmes divers adaptés aux situations dans chaque ministère. L’adhésion des services à ces marchés reste incomplète suivant les situations et pour des raisons diverses


Analyse au cas par cas des situations de dissidence et ralliement lorsque c'est pertinent au vu de cette analyse


Tous les services de l’Etat en Rhône-Alpes (hors défense) peuvent être concernés


Fin de premier trimestre 2011 : état des lieux Fin de premier semestre 2011 : plan de ralliement pour chaque service


Sécurité juridique des marchés (l’existence de marchés nationaux rend illégal l’achat hors de ce marché pour tous les services de chaque ministère ayant adhéré) Gains collectifs d’achats et économies budgétaires Exemplarité (éco et socio) de l’achat prise en charge par le niveau national

Conditions de succès Implication des échelons décisionnels Assurer une bonne communication sur la nouvelle politique d’achats de l’Etat Avoir une bonne écoute des sujétions locales. Nécessité d’un bon suivi local de l’exécution des clauses du marché


Economies budgétaires Economies de moyens locaux sur l’ingénierie de l’achat


Pourcentage de services ralliés par marché national existant

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Immobilier de l’Etat : poursuite de la structuratio n du pôle

Pilote

Pilotage : SGAR et DREAL

Contexte

Depuis mars 2008, Rhône-Alpes a expérimenté la mutualisation du gros entretien du patrimoine immobilier de l’Etat dans le respect des décisions du Grenelle de l’environnement au sein d’un pôle de compétence interministériel. La fonction immobilière fait partie des moyens de fonctionnement visés explicitement par la circulaire du SGG du 30 juillet 2010. L’évolution de la fonction immobilière et le nombre important d’intervenants en ce domaine ont mis en évidence la nécessité de poursuivre la structuration d'un pôle régional immobilier. Il ne s'agit en aucune manière de faire remonter au niveau régional les compétences exercées par les Préfets de département. Chacun d'eux dispose sous son autorité de capacités d'expertise, généralement existantes dans les directions départementales des territoires (DDT).


Le pôle immobilier de l’Etat agira sous l’autorité du préfet de région, aux côtés des structures administratives constituées par le SGAR, les préfectures et les RPIE.

Sur le plan organisationnel, cette structuration peut prendre la forme d'un réseau structuré ou d'un service. Ce réseau s'appuiera sur des correspondants départementaux basés dans les DDT qui constitueront les services d’appui des préfets de départements chargés de la mise en œuvre de la politique immobilière de l’Etat

Sur le plan opérationnel, ce pôle aura pour missions : apporter une expertise technique aux comités de pilotage départementaux et régional ; répondre à l’objectif de valorisation du patrimoine immobilier de l’Etat ; apporter une aide aux maîtres d’ouvrage pour réaliser les montages techniques et financiers des opérations et la gestion durable du parc immobilier ; proposer des évolutions techniques permettant d’améliorer la gestion du patrimoine immobilier de l’Etat ; favoriser la mutualisation des marchés et en déterminer le niveau de pertinence ; contribuer aux actions et expérimentations spécifiques répondant à des stratégies nationales ou régionales, ou le cas échéant les conduire, à la demande du comité de pilotage régional ; élaborer un plan d’actions ; identifier les contrats de maintenance en place ; vérifier l’existence de rapports de contrôles réglementaires ; vérifier l’existence d’audits ; collecter les souhaits des occupants en terme d’entretien du propriétaire ; prioriser les travaux à effectuer selon leur urgence et l’éventuel retour sur investissement ; établir les propositions de programmation avec les services du SGAR et du RPIE régional en vue de leur validation par le CAR sur proposition du comité de pilotage régional.


DREAL ; SGAP ; antenne régionale d’équipement de la justice ; antenne immobilière des ministères financiers Redéploiement d’effectifs non évalué à ce jour Affections souhaitables dès 2012 lorsque le périmètre de la politique immobilière de l’Etat concernera toutes les administrations de l’Etat, sauf la Défense.

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3ème trimestre 2011 : groupe de travail pour élaborer une proposition (notamment recensement des compétences et des moyens mobilisables) ; décembre 2011 : rapport du groupe de travail au Préfet de région avec propositions ; 1er trimestre 2012 : échanges avec le secrétariat général du Gouvernement (SGG) et validation du projet ; Année 2012 : finalisation du pôle


Amélioration de la qualité de la programmation des opérations immobilières. Professionnalisation des compétences immobilières dans les services de l’Etat par la mise en place de formations des gestionnaires de sites.


Articulation du pôle avec un réseau de correspondants implantés dans chaque département pour maintenir un échelon de proximité et favoriser la réactivité au profit des gestionnaires de sites.


Promotion de la mutualisation ; Amélioration des circuits de gestion des opérations immobilières ; Véritable arbitrage régional permettant de classer les demandes des départements ; Amélioration de la coordination des opérations du propriétaire et de l’occupant ; Augmentation du niveau d’expertise pour atteindre une amélioration qualitative ; Approche uniformisée de la fonction immobilière.


Un premier bilan de l’activité du pôle de compétence en 2010 peut servir d’élément de comparaison. Le suivi de l’activité du pôle de compétence en 2011 permettra d’établir un constat de l’évolution dans cette configuration, de définir des indicateurs et de fixer des objectifs d’amélioration. L’efficience de la démarche pourra être mesurée à travers le nombre d’opérations financées par rapport aux enveloppes budgétaires disponibles ainsi que par l’évolution du coût de fonctionnement des bâtiments.

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Politique immobilière de l’Etat

Généralisation des audits sur les bâtiments de l’Etat

Pilote

Secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR) et direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement (DREAL)

Contexte

Généralisation des audits énergie- gros entretien et accessibilité des bâtiments de l’Etat.

Il convient de rappeler que le Rhône a été désigné site expérimentateur des audits énergie-gros entretien et accessibilité qui ont été entrepris dès 2008.

Cette expérimentation a été suivie dans le cadre du plan de relance d’une campagne de généralisation à l’ensemble des sites appartenant à l’Etat dans la région Rhône-Alpes. Les résultats de ces audits sont en cours d’exploitation.

Compte-tenu de son antériorité, le département du Rhône dispose à ce jour des analyses concernant les sites concernés par l’expérimentation (26 sites, 290 000 m²) permettant d’en tirer les premiers enseignements.

Globalement, il en ressort :

- qu’une vision interministérielle des sujets immobiliers est incontournable pour une approche cohérente du patrimoine sur un même territoire,

- que la mise en oeuvre des audits est ainsi le moyen de s’appuyer sur des équipes techniques d’origines diverses : le SGAR s’est appuyé sur un comité technique composé de la DDT69, de l’antenne immobilière des finances, du SGAP , de l’antenne de la Justice et des rectorats ;

- que les audits constituent un outil d’aide à la décision dans le cadre des SPSI permettant au préfet de région, représentant de l’Etat propriétaire, de définir au plan local une politique immobilière basée sur une bonne connaissance du patrimoine immobilier et tenant compte des objectifs de rationalisation et d’optimisation du parc.

- que les audits permettent de définir une stratégie déclinée sous quatre axes : entretien, objectifs énergétiques, mise en accessibilité, fonctionnalité.

A partir de ces diagnostics techniques fournis par les audits, il est alors possible de bâtir une stratégie qui articule les préconisations bâtimentaires avec les besoins des administrations occupantes en terme de qualité d’usage (adéquation du bâti avec les activités du service hébergé) et de performance immobilière (utilisation optimale des surfaces).

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Mise en place d’un accord cadre régional , cahier des charges commun et harmonisation des résultats des audits. Pour lancer la généralisation, le SGAR avec l’appui de la DDT 69 a élaboré un accord cadre régional avec identification des sites concernés : les marchés subséquents organisés par lots géographiques ont ensuite été passés au niveau départemental. Cet accord cadre a ainsi permis de réaliser un cahier des charges commun qui doit être appliqué quel que soit le prestataire retenu. Un comité de suivi des audits animé par la DREAL assure depuis le lancement des audits le pilotage des travaux conduits par les DDT. Les prestataires qui réalisent les audits doivent produire leurs conclusions sur la base de documents normalisés en vue d’une exploitation harmonisée des résultats. Cette harmonisation est indispensable pour, d’une part, permettre d’alimenter la stratégie immobilière locale à partir de résultats pour chacun des sites concernés, d’autre part, faciliter une lecture et une analyse des stratégies au niveau régional.


Les DDT de la région Rhône-Alpes et les gestionnaires des sites audités


Courant de l’année 2011


A partir de ces diagnostics techniques fournis par les audits, il est alors possible de bâtir une stratégie qui articule les préconisations bâtimentaires avec les besoins des administrations occupantes en terme de qualité d’usage (adéquation du bâti avec les activités du service hébergé) et de performance immobilière (utilisation optimale des surfaces).


L’analyse des audits devra être réalisée dans les meilleurs délais ainsi que le renseignement de la base de données OCAPI.


Caractériser le déficit d’entretien actuel et les enjeux financiers pour une remise à niveau des bâtiments qui méritent d’être conservés Qualifier les gisements d’économie d’énergie, de repérer les actions les plus performantes en terme de ratio kWep économisés par euro investi, évaluer le potentiel des sites en vue d’un recours possible aux contrats de performance énergétique Proposer , en matière d’accessibilité, une hiérarchisation des mises en conformité dans une logique de chaîne de déplacement (accès au site puis traitement des espaces internes).


Le suivi de cette mutualisation sera assuré par le SGAR et la DREAL, ainsi que le RPIE dans le cadre de l’actualisation des SPSI.

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INTEGRATION DES SITES INTERNET DES SERVICES DE L’ETAT

AU SEIN D’UN PORTAIL UNIQUE

Pilote

Secrétaire général pour les affaires régionales

Contexte

Les services de l’Etat de la région Rhône-Alpes ont recours à des sites Internet dont la maîtrise d’ouvrage est assurée tantôt par les Préfectures de département, tantôt par les Ministères. Cette diversité de situations ne donne pas, sur Internet, une image cohérente de l’Etat en région et en département. Cet écart entre les organisations en place et ce qu’en montre Internet s’est encore accru avec la RéATE. Le comité de pilotage national de l'Internet départemental, qui s'est réuni pour la première fois le 21 septembre 2010, a acté que les départements devront disposer, à terme, d'un site unique. Les régions, quant à elles, bénéficieront d'un portail dont l'URL sera de la forme region.gouv.fr , puis dans un second temps d'un site spécifique.


Un travail en trois étapes : • Identifier les sites Internet utilisés par les services de l’Etat en région et en départements.

Décrire les modalités de leur pilotage (maîtrise d’ouvrage) et leurs bases techniques. • Définir un portail unique rassemblant et ordonnant les liens vers l’ensemble des sites actifs

identifiés et utilisant la charte graphique commune aux différents projets de mutualisation régionale.

• Analyser la faisabilité technique et financière d’unifier les sites par département et au niveau régional. Identifier les étapes possibles.


Un agent de la mission TIC du SGAR. Groupe de travail régional rassemblant les directions régionales, l’ARS et les préfectures de département


Etat des lieux au 30 avril. Maquette d’un portail régional au 30 septembre. Date de mise en ligne à définir avec la DSIC du MIOCT susceptible d’en assurer l’hébergement.


Donner une meilleure visibilité de l’Etat en Rhône-Alpes. Améliorer la relation entre l’administration et les administrés. Dynamiser la politique de communication.


L’intégration de l’existant au sein d’un même portail présente le risque ne mettre en évidence l’hétérogénéité des situations plutôt que de clarifier l’image de l’Etat sur Internet. Un premier niveau d’unification de sites internet existants pourrait être nécessaire. Travail en mode projet.



Evaluation au terme du projet

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MOBILISATION DE LA PLATE -FORME REGIONALE D ’ INFORMATION GEOGRAPHIQUE PRODIGE DANS LE CADRE DE LA PREVENTION DU RISQUE

(SANITAIRE , NATUREL ET TECHNOLOGIQUE ) ET EN CONTRIBUTION A LA PRISE EN CHARGE DES SITUATI ONS DE CRISE

Pilote

Secrétaire général pour les affaires régionales

Contexte

Les services de l’Etat de la région Rhône-Alpes, et leurs établissements publics, disposent d’un système performant pour le partage d’un patrimoine commun de données géographiques. La plateforme PRODIGE Rhône-Alpes c’est :

• un dispositif technique de stockage et de diffusion de la donnée géographique, hautement sécurisé, accessible à tous les services de l’Etat,

• un réseau d’animation et d’administration organisé sur deux niveaux, l’un régional et l’autre départemental,

• plus de 120 lots de données référentielles ou relevant de thématiques métier (agriculture, environnement, risques, patrimoine…).

Toutefois, PRODIGE est encore sous exploité et son patrimoine de données peut être considérablement enrichi tant sur le plan quantitatif que qualitatif.


Qu’il s’agisse de contribuer à l’analyse de situations ou d’aider à la prise de décisions, la prévention du risque est un domaine d’application privilégié de l’information géographique. La performance du système est directement dépendante de la complétude et de la qualité des données dont la production relève de nombreux services. Dans une logique de prévention, la construction du patrimoine de données doit nécessairement anticiper la situation de crise. Pour cela, il conviendrait de mettre en place les actions suivantes :

o Renforcer l’adhésion des services de l’Etat au dispositif PRODIGE, en particulier au niveau départemental. Associer étroitement les structures en charge des situations de crise liées aux risques sanitaires, naturels et technologiques.

o Définir le catalogue des données que les services de l’Etat concernés devront nécessairement verser au patrimoine commun PRODIGE. La liste des lots de données sera élaborée par le comité de coordination régional et validée par le comité de pilotage PRODIGE.

La transcription en droit français de la directive INSPIRE (ordonnance n° 2010-1232 du 21 octobre 2010), obligeant les autorités publiques à publier leurs données géographiques à caractère environnemental, est un support juridique essentiel à cette entreprise.

o Engager un travail de conventionnement avec les partenaires hors Etat détenteurs d’informations utiles (Gestionnaires des réseaux d’énergie, Réseaux de télécommunications,…)

o Utiliser obligatoirement les données de la plateforme PRODIGE dans tout exercice de simulation de crise. Les éventuels constats de carences devront alors être analysés pour améliorer le patrimoine de données et les fonctionnalités de la plateforme.

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Le SGAR pour la coordination et l’administration régionale de la plate-forme. Le comité de coordination régional PRODIGE composé d’un représentant de toutes les structures adhérentes à la plate-forme au niveau régional. L’ensemble des services départementaux et régionaux, leurs établissements publics, les SDIS (partenaires associés) et l’ARS pour la définition, la production et la mise à jour des lots de données.


Complétude de l’adhésion des services : juin 2011 Définition du socle de données obligatoires : octobre 2011

Echéance à définir, lot par lot, pour la création des données. Travail en mode projet. Mise à jour des données dans la continuité. Evaluation qualitative annuelle.


Anticiper et améliorer la prise en charge des situations de crise. Alimenter les outils d’aide à la décision par des données facilement mobilisables (quel que soit le contexte opérationnel) et de qualité. Améliorer la coordination des services Développer l’usage des SIG qui permettent des analyses territoriales difficiles à réaliser sur le papier.

Le sujet « risque » est un sujet porteur et structurant pour un dispositif dont la finalité va bien au delà de cette seule thématique. PRODIGE c’est avant tout :

Le partage de la connaissance sur des sujets économiques, sociaux, environnementaux qui, très souvent, ignorent les limites administratives entre les territoires et les frontières entre les métiers des services de l’Etat. Le développement d’une vision territoriale des politiques publiques que l’on soit en phase d’élaboration de celles-ci, en phase d’évaluation ou en accompagnement en facilitant et en renforçant la communication.


Le management de la connaissance et la valorisation des données sont des missions relativement peu développées dans les services de l’Etat. Ce sont pourtant des activités essentielles à la définition puis à l’évaluation des politiques et de l’action publiques. Le rôle des systèmes d’information au sein des dispositifs de gouvernance a besoin d’être renforcé. Trop souvent le système d’information est perçu comme un sujet purement technique, au mieux un outil de gestion. L’enjeu est de première importance car les données sont généralement dispersées, peu cohérentes, souvent redondantes et seul un travail transversal (aux territoires, aux services et aux métiers) permettra de les valoriser dans les meilleures conditions.



Evaluation annuelle du projet

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Partage de l’information et travail collaboratif (TERRITORIAL)

Pilote

Secrétariat général pour les affaires régionales Rhône-Alpes

Contexte

Le partage et la diffusion de l’information sont constitutifs du socle de tout processus de mutualisation. Sans communication structurée et sans connaissance partagée il est très difficile de mutualiser des dispositifs ou d’agir de manière concertée et coordonnée. Rapprocher, confronter et consolider les savoirs sont des objectifs en propre du partage de l’information. Un système d’information n’est pas seulement un outil technique de gestion et de production de données, il doit aussi être un outil de mobilisation et de valorisation de l’information. Le dispositif proposé doit pouvoir venir en appui de tous les processus de mutualisation mis en place tant au niveau régional que départemental. Ses objectifs sont : d’éviter la dispersion des données ; d’assurer une diffusion optimale de l’information ; de mettre en place une organisation lisible par tous et compatible avec tous les niveaux de mutualisation et de partage souhaités : dans un service, entre services, interdépartemental, régional ; d’offrir un niveau de sécurité et de confidentialité adapté aux besoins de chacun.


Le dispositif utilisé est la plate-forme de travail collaboratif TERRITORIAL . Pour être efficace, il est essentiel que ce dispositif soit unique et utilisé par l’ensemble des services. Ses domaines d’application sont les suivants :

• Accompagnement de tous les chantiers de mutualisation chaque fois que ceux-ci nécessitent d’associer des services ou des agents, la diffusion d’informations, la coordination d’actions, un cadrage méthodologique, etc.

• Partage de ressources locales, à l’échelle d’une agglomération ou départementales (salles de visioconférence, salles de formation, salles de réunion, équipements particuliers)

• Partage d’informations autour de thèmes métier : diffusion d’informations thématiques, organisation de comités, animation de groupes de travail, études, sites éditoriaux pour des actions locales, départementales ou régionales, travail collaboratif, documentation, etc.


Tous les services de l’Etat en Rhône-Alpes peuvent rejoindre le dispositif TERRITORIAL à différents niveaux d’interventions pour :

• construire leur annuaire de service,

• organiser, construire et animer leur espace de travail collaboratif,

• participer à un espace de mutualisation départemental ou régional,

• consulter et recueillir de l’information sur l’ensemble des espaces accessibles.

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TERRITORIAL est opérationnel. Il peut à tout moment accueillir de nouveaux services, de nouveaux usages et de nouvelles thématiques de mutualisation.


Amélioration de la communication ; Amélioration et développement des actions de mutualisation ; Renforcement de l’action interministérielle ; Coordination entre services ; Valorisation des données ; Accompagnement de la RéATE.


Une adhésion forte à un outil unique organisé au niveau régional. Le respect de l’autonomie des services. TERRITORIAL est conçu pour que les services puissent, dans un cadre commun, participer à des actions transversales (espaces de mutualisation) mais puissent également, de manière autonome, maîtriser l’organisation et les usages de leur propre espace de service.


Disponibilité de l’information ; Dématérialisation ; Coordination de l’action ; En étant le support des autres actions de mutualisation, TERRITORIAL contribue indirectement à améliorer encore l’efficience de chacune d’elles.


TERRITORIAL est doté d’un comité de suivi (le COST). Celui-ci assure la coordination régionale des actions, la définition des méthodes partagées et la normalisation des procédures, les relations avec la maîtrise d’ouvrage nationale (DMAT) ainsi que l’évaluation du dispositif.

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Schéma régional de mutualisations des fonctions supports

en Rhône - Alpes Préfecture de région Rhône - Alpes

Secrétariat Général pour les Affaires Régionales - Rhône - Alpes

2011 -

Schéma régional de mutualisations des fonctions … · enseignements de leur expérience et...

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