savoir travailler

8/10/2019 savoir travailler

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Aline Nishimata

Savoir rdigervos e-mails professionnels

Pourdese-m

ails

plusefficaces

Toutes les rgles connatre

pour que vos e-mails professionnelssoient lus par vos destinataires


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Savoir rdigervos e-mails professionnels

Toutes les rgles connatrepour que vos e-mails professionnels

soient lus par vos destinataires

Pourdese-ma

ils

plusefficaces


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Gualino diteur, Lextenso ditions 2011

33 rue du Mail 75081 Paris cedex 02

ISBN 978 - 2 - 297 - 02042 - 8

ISSN 1962-6428

Les deux outils indispensables

pour matriser les e-mails professionnels

Collection dirige par Batrice et Francis GrandguillotFacebook : Les auteurs Grandguillot B & F

Retrouvez lactualit

Gualino diteur

sur Facebook


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G3

La prsentation de le-mail 4

Le-mail en pratique 10

La construction dun e-mail

Le plan 12

Lintroduction 14

Le dveloppement 21

La conclusion 25

Les formules de politesse 30

Les outils pour bien rdiger un e-mail

La lisibilit et le style de le-mail 33

Les mots de liaison 37

La ponctuation 40

Les mots qui prtent confusion dans le-mail 43

1

2

9

3

4

5

6

7

10

11

8

Sommaire


6/51

D# : B#+a" C)# O(# : E-*a') $#'++#)Da# : 15 ##*# 2011 11:10:07 HAEC : ADEC


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G5

Le nombre de-mails reus est en constante progression. Ainsi, vosdestinataires effectuent un tri lors de leur rception.

LObjet permet de saisir limportance de linformation contenuedans le-mail afin quil soit lu immdiatement et que la personnepuisse mener au plus vite laction que lon attend delle.

La rdaction du champ Objet doit donc retenir particulirementvotre attention.

Le champ Cc (Copie carbone) permet de mettre en copie lesdestinataires qui ont besoin d'avoir l'information : suprieurshirarchiques, personnel dun service

Ces derniers ne sont pas censs, en rgle gnrale, rpondre le-mail mais seulement en prendre connaissance.

Vous pouvez envoyer un e-mail un grand nombre de destinatairestout en masquant chacun d'entre eux le nom des autresdestinataires.

Le champ Cci (Copie carbone invisible) permet de respecter lavie prive de vos contacts cest--dire de ne pas diffuser leursadresses e-mails sans leur consentement.

Quels sont les risques dutiliser le champ Ccau lieu du champCci ?Tous les noms des destinataires seront affichs. Ds lors nimportequel destinataire pourra rcuprer l'adresse des autres destinatairessans leur autorisation.

En effet, si lun des destinataires est un spammeur, il n'hsitera sansdoute pas utiliser toutes les adresses des fins qui pourraient servler nuisibles vos destinataires autant qu vous-mme.

Comment faire pour protger vos destinataires des spams ?Ne saisissez pas la liste de vos destinataires dans les champs suivants :

champ (en anglais To) champ Cc(Copie carbone)mais saisissez-la dans le champ Cci(Copie carbone invisible, appelegalement copie cache) intitul en anglais Bcc(Blind carbon copy).

Dans le champ (en anglais To) figure ladresse e-mail du destinataire

susceptible de vous rpondre.Vous pouvez faire figurer plusieurs destinataires dans ce champ sivous souhaitez quils apportent galement une rponse.

Indiquez tous les destinataires en cas de diffusion d'une information,par exemple :Assemble gnrale

Le champ : le ou les destinataires

Le champ Cc : les copies

Le champ Cci : les copies caches

Le champ Objet


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G6

De quoi sagit-il ?Assemble gnraleVous attirerez lattention de votre interlocuteur en apportant desprcisions complmentaires.

Quand ?Assemble gnrale du jeudi 29 novembrePour qui ? Des professeurs, des administratifs, des commerciauxou de lensemble du personnel ?Assemble gnrale du jeudi 29 novembre de lensemble dupersonnelSur quoi ? La retraiteAssemble gnrale du jeudi 29 novembre de lensemble dupersonnelsur la retraite

Il arrive cependant que la culture dentreprise ou les informationsdiffuses antrieurement font que le lecteur, en lisant les motsAssemble gnrale, dcode les informations implicites carcette assemble a lieu deux fois par an, se situe toujours dansle mme lieu et sadresse toujours lensemble du personnel.

Lobjet peut tre dans ce cas plus direct :Assemble gnrale du 29 novembre

Comment amliorer la rdaction du champ Objet?Pour rdiger un objet qui retient lattention de votre destinataire,utilisez les techniques journalistiques et posez-vous les questionsclefs suivantes :

De quoi sagit-il ?Quand ?Pour qui ?

Sur quoi ?Par exemple :

Dans ce champ, on retrouve trs souvent les mots suivants :informations, messages, nouvelles, commande, facture,

rponse votre message, votre rclamationIls ncessitent des prcisions indispensables pour retenir lattentionde votre destinataire.

Rgle 2 : il doit comporter une information prcise

Si votre Objetnest pas explicite, votre destinataire aura tendance lire votre e-mail en dernier.

Dans le cas o vous adressez plusieurs e-mails dans une mmejourne et au mme interlocuteur, cest lobjet et donc la nouveautde linformation qui saffiche dans le champ Objetqui le conduirasoit le lire, soit ne pas le lire.

Rgle 1 : il doit toujours tre rempli

Observez 3 rgles pour rdiger lobjet


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G7

Lorsque vous utilisez la fonction rpondre lobjet du message esttransform car il reoit automatiquement le prfixe RE : . Si vouslaissez l'objet tel quel, au bout de trois changes de rponses enallers/retours les e-mails seront prcds de RE: re: re: .

Dans ce champ, ne reprenez pas lobjet de lmetteur :RE : mmoire

Si vous avez envoy par e-mail plusieurs versions du Mmoire que

vous tes en train de rdiger, il est important pour votre destinataired'en suivre la chronologie. cet effet, numrotez-les et, sincessaire, ajoutez-y l'heure :

Mmoire : version 1Mmoire : version 2Mmoire : version finale

Rgle 3 : il ne doit pas garder lobjet de lmetteur

Les pices jointes sont des documents annexs le-mail.

Elles sont indispensables pour joindre, par exemple : un texte, unedocumentation, un bon de commande, une facture, un contrat,une photo

(1) Format le plus couramment utilis dans les administrations, les coles

(2) Tlchargement gratuit sur le site :www.adobe.com/fr/products/reader.htm l

Les pices jointes

Si, dans lobjet de votre e-mail, vous utilisez un terme tropgnral comme, par exemple, le mot concours , votree-mail a de fortes chances darriver dans la bote desspams ou dans le courrier indsirable. Lutilisation desquestions prcdentes vous permet dapporter les pr-cisions indispensables la communication des informa-tions que vous souhaitez transmettre.

!

Attention la taille de vos pices jointes. Bien que la plupartdes messageries acceptent des tailles de documentsimportantes (environ 10 Mo pour la plupart), un trop grandnombre de pices jointes peut ralentir considrablementlmission de vos messages ou mme saturer la messageriede votre destinataire (la messagerie peut mettreautomatiquement le message dans le courrier indsi-rable, voire le refuser). Les images sont plus lourdes queles fichiers textes. Vous avez la possibilit, avec certains

logiciels, de regrouper et compresser plusieurs imagesdans un seul dossier.

Des logiciels gratuits comme Adobe Reader1 vouspermettront de convertir des fichiers Word ou Excel auformat PDF2 lisible par tous (mais non modifiable).

!


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G8

Il est possible de rpondre en une seule fois l'metteur et

l'ensemble des destinataires du message. C'est particulirementutile quand les destinataires font partie d'un mme groupe de travailqui ont besoin dtre informs en mme temps.

Lorsque vous rpondez un e-mail envoy plusieurs destinataires,faites la diffrence entre Rpondre et Rpondre tous.Ne rpondez pas tous les destinataires pour la simple confirmationdune prsence une runion. Rpondez seulement la personne

qui vous a adress le-mail.Lorsque le message est adress en copie cache, si le destinataireutilise la fonction Rpondre tous , il dvoile alors tousles destinataires qu'il y a un destinataire cach , ce qui risque denuire l'metteur du message.

Rpondre ou Rpondre tous

Pour permettre une meilleure comprhension de ltat actuel devotre correspondance, vous pouvez inclure l'historique de tous leschanges : utilisez la fonction Rpondre avec historique (cetteoption est souvent automatique).

Pour des rponses des e-mails trs longs, il est possible :

d'apporter des rponses lintrieur mme du corps dumessage ;

dinsrer vos initiales et le choix du caractre dannotation :votre texte figurera ainsi aprs chaque paragraphe que voussouhaitez commenter ou auquel vous voulez apporter unerponse.

Pour les logiciels qui supportent le format html , il est possible dechoisir une couleur de texte diffrente de celle de l'metteur.

Rpondre avec lhistorique

Vous pouvez transfrer un e-mail d'autres personnes sans quel'metteur du message le sache. En principe les pices jointessont transfres avec le message quand on utilise la fonction Transfrer (Forward).L'objet du message est transform et prcd de TR : ou FWD .

Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier l'objet de le-mail. chaque transfert, la liste des diffrents destinataires apparatradans le corps de le-mail diffusant ainsi leur adresse un nombrecroissant de personnes. On parle alors deffet boule de neige .

Transfrer un e-mail


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G9

Vous pouvez demander un accus de rception laffichage du

message sur lcran du destinataire.Tous les logiciels de messagerie ne dclenchent pas automatiquementun message daccus de rception, il faut donc activer cette option.

Vous pouvez prendre connaissance du message sans dclencherlenvoi de laccus de rception en utilisant la prvisualisation dumessage en aperu ou en imprimant le message sans louvrir.

Laccus de rception


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G10

2 Le-mail en pratique

Les avantages et inconvnients de le-mail

Rflchir avant denvoyer un e-mail

Avantages de le-mail Inconvnients de le-mail

Pour lmetteurLes e-mails peuvent tre rdigslorsque lmetteur est disponible.

Pour le destinataire

Les e-mails seront lus : au moment o le destinatairele souhaite ;

au moment o le destinataireest disponible (dcalage horaire).

Pour lmetteuret le destinataire

La messagerie ne permet pas demettre beaucoup dhumain dans linformation.

Elle dshumanise les relations.La messagerie cre une obligationde regarder ses e-mails en dehorsdes heures habituelles de travail.

Il faut faire particulirement attention ne pas senflammer dans lardaction et lexpdition dun e-mail.Le-mail nest pas le media idal pour rgler un problme relationnelcar on peroit difficilement le ton quutilise lmetteur.

Certains e-mails professionnels demandent parfois un temps derflexion afin de peaufiner une rponse adquate.

Le destinataire aura le pouvoir de transfrer un messagesans quelmetteur le sache. Il arrive que certains e-mails fassent le tour

dune entreprise et nuisent de faon irrversible limage de lmet-teur. On voit malheureusement ainsi circuler des e-mails, reflets delmotion et de la colre. Les paroles senvolent mais les e-mailssont des crits qui restent. Soyez prudent !

Prcautions prendre dans lenvoi dun e-mail

Si nous avons lhabitude de les utiliser pour un SMS (ou texto), il fautles proscrire des e-mails :

Rdv, ns, vs, cdt, bjr, qqch, cad et bien dautres.Elles sont le reflet certes dune vie cent lheure mais elles ne sontgure respectueuses des destinataires.

viter les abrviations

Ne commencez pas un e-mail ou ne mettez pas en objet desexpressions familires telles que :

CoucouCest moi

Encore moiToujours la mme

viter le langage familier


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G11

Trop de-mails de rclamation, entre autres, contiennent des mots

qui expriment la colre, les sentiments qui nont pas leur place dansun contexte professionnel.

vitez dcrire pour voquer un retard de livraison :Nous sommes victimesNous sommes dus de votre retard de livraisonJe prendrai les sanctions qui simposentLes consquences nfastes

Utiliser bon escient le vocabulaire

Par principe, relisez votre e-mail avant dappuyer sur la touche Envoyer . Ainsi, vous viterez des fautes qui nuisent la qualitde la transmission du message.

Certains logiciels ou sites disposent dun vrificateur orthographiquequi compare les mots du message un dictionnaire permettant de

retrouver surtout les fautes de frappe, les coquilles...Si vous avez des difficults en orthographe, il est prfrable de taperle corps du texte dans un logiciel de traitement de texte (parexemple Word) qui possde un vrificateur orthographique etgrammatical capable de dtecter les fautes mais aussi de proposerdes solutions daccords grammaticaux. Vous copierez et collerezensuite le texte dans le corps de le-mail.

Contrler lorthographe de le-mail

Avant dappuyer sur la touche Envoyer, vrifier :

Quand le message est rellement prt, cliquez alors sur Envoyer .

Vrifier le-mail avant de lenvoyer

le texte de le-mail

la qualit de lobjet

la prsence des ventuelles pices jointes souhaites

la totalit des destinataires lorthographe

le vocabulaire

les abrviations


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G12

Le-mail professionnel prsente une construction simple car son

objectif est daller lessentiel. Cependant, on distingue :

Pour bien structurer votre e-mail, posez-vous chaque tape de sardaction, les questions suivantes :

le-mail court: il ne demande pas de dveloppement caril est une rponse une demande (comme par exemple :une demande de documentation).le-mail en forme de lettre : il dveloppe une situationcomplexe qui ncessite une explication, une justification.

3 Le plan

E-mail court : 4 tapes

1

Comment structurer votre e-mail ?

Structurer un e-mail court

tapes E-mail court E-mail en forme de lettre

Appellation

Chapitre 4 qui je madresse ?

IntroductionChapitre 4

Le prsent :De quoi sagit-il ?

Le rappel du pass :Que sest-il pass avant cete-mail ?

Le prsent :De quoi sagit-il ?

DveloppementChapitre 5

Quel est lobjectif de mon e-mail ?

1. Que vais-je faire ?2. Quest-ce que je propose ?3. Quest-ce que jaccepte ?4. Quest-ce que je refuse ?5. Quest-ce que je demande ou rappelle ?6. Quest-ce que je fais comme concession ?

ConclusionChapitre 6

Quest-ce que je souhaite transmettre mondestinataire ?

Formulesde politesse

Chapitre 7

Quelle est la formule de politesse la mieuxadapte cet e-mail ?

Appellation : elle dsigne le ou les destinataires

3Conclusion : elle montre lintrt de lmetteur

envers le destinataire4 Formule de politesse : elle applique le code de politesse

2Introduction : elle est inexistante. Le dveloppement estimmdiatement trait


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G13

Me--#e/-,

N)/- acc/-)(- 7ce*#)( de )e c)''a(de d/ >

Ce*e(da(, e( a#-)( d/( acc)#--e'e( de c)''a(de- &a**)c"e de- 9e-,#& ()/- -ea d##c#&e de e-*ece &e d7&a# de a#-)(. Ce- *)/+/)#, ()/- )/--e#)(- )b!7- de ()/- acc)de /( d7&a# -/**&7'e(a#e de 15 $)/-.

N)/- )/-*#)(- de ()/- ec/-e de ce ead e ()/- ()/- e()(- )ed#-*)-##)(*)/ )/e #()'a#)( c)'*&7'e(a#e.

C)d#a&e'e(.Jac+/e- D/c"e'#(D#ece/ c)''ec#a&0141403038$d/c"e'#(@d2(a'#+/e.

Demande de dlai

C"e M#e/,

N/ / dead de / adee, a e!a!ee de e *a, /edc/ea# ccea &e b/ea/ a## +/e &e cd## de ee.

N/ / eec# de / &e a#e *ae# da &e *&/ be d7&a#.

Cd#a&ee.

Jac+/e D/c"e#

D#ece/ cec#a&0141403038$d/c"e#@d2a#+/e.

Demande de documentation et des conditions de vente

E-mail en forme de lettre : 5 tapes

Structurer un e-mail en forme de lettre

2

1

3

4

5

2

1

3

4

1 Appellation : elle dsigne le ou les destinataires

3 Dveloppement : il prsente lobjectif de le-mail

4Conclusion : elle montre lintrt de lmetteur

envers le destinataire5 Formule de politesse : elle applique le code de politesse

2Introduction : elle rappelle le ou les e-mail(s)prcdent(s)


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G14

Dans ce cas, lmetteur ne peut se rfrer aucunecorrespondance. Il doit exprimer dans lintroduction le(s)motif(s), les faits qui permettront au destinataire decomprendre, ds la premire ligne, le but de le-mail.Spcialistes informatiques, nous vous adressons notrecatalogue en pice jointe.

un e-mail de demande ou de proposition (premier contact)

Dans ce cas, lmetteur fait rfrence dans lintroduction

soit un document, soit un entretien tlphonique, soit une correspondance antrieure Il permet au destinataire,par exemple, de retrouver la chronologie dun dossier.Nous vous expdions, ds ce jour, par chronopost n lesarticles.

un e-mail de rponse ou daccus rception

Comme pour une lettre traditionnelle, lintroduction se doit dtre

courtoise ; elle tient compte de la qualit du destinataire et exprimeavec clart et sobrit le motif de le-mail.

Lintroduction peut prendre deux formes selon quil sagit dune-mail de premier contact ou dun e-mail de rponse :

4 Lintroduction

Lappellation

Par courtoisie, il est ncessaire de commencer votre e-mail par lunedes formules suivantes, suivies dune virgule :

Bonjour,Bonjour Madame,Bonjour Messieurs,Bonjour Madame Nicollet,

Bonjour Monsieur Braun,Cher Monsieur,Chre Madame,Monsieur le directeur,

Lappellation dans le-mail rejoint les habitudes des lettres anglo-saxonnes. Cependant, si vous vous adressez un tranger, il vautmieux crire :

et y adjoindre le titre de votre destinataire prcd de lappellation(Cher, Chre) :

Cher Monsieur Hiroya, Chre Madame Nishimata,

Cher Professeur Hiroya, Cher Directeur Payet,

Lappellation dans le cadre dune entreprise en rseau

De nombreuses entreprises travaillent en rseau. Certainespersonnes sadressent, au cours dune journe, de nombreux e-mails.Le premier e-mail doit comporter une appellation (Bonjour, Bonjour

Jacques) et les suivants peuvent ne plus en comporter. Toutefois,par courtoisie, on peut crire le prnom suivi dune virgule (Anne,).


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G15

Si vous tes en contact plusieurs fois par jour avec un fournisseur ou

un client, vous pouvez supprimer lappellation. Le plus simple est desadapter la manire de procder du destinataire.

Lintroduction correspond aux 8 situations de communication

suivantes :

Lappellation avec des fournisseurs ou des clients

Les situations de communicationde lintroduction

Accuser rception Nous accusons rception de votredocumentation dont nous vous remercions.

Informer Nous vous informons que notre socit seraprsente sur le salon de lEntrepreneuriat.

Demander Nous vous saurions gr de nous expdier la

commande suivante

AccepterIl nous est agrable de vous annoncer quenous donnons une suite favorable votredemande.

Rappeler Nous sommes tonns de navoir pas reu lerglement de notre facture.

Confirmer Nous vous confirmons notre rencontre du

Proposer Je me permets de vous proposer macandidature pour le poste de

RefuserNous avons le regret de vous informer quilne nous est pas possible de vous accorder unreport dchance.

N/ a b#e e6/N/ acc/ 7ce*# deN/ e de ece#

e caa&!/e

e deade de dc/ea#e cade d/ >e a# e&a#e >e de#e e+/9ee ac/e = > e&a#e e a# d/ >

e / e eec#.d / / eec#.

Situation de communication : accuser rception


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G16

N/ a b#e e6/N/ acc/ 7ce*# de

e e-a#& de 7c&aa#+/# a ee/ /e e ae#.

+/# a a# &'b$e de /e e ae#.

Ve e-a#& d/ >ccea >e&a# >e a**a >

a ee/ /e e ae#.

? &a /#e de e cea# 7&7*"#+/e, / / ade

e caa&!/e./e dc/ea# e&a#e >

/ de# e&a# >

N/ a &e e!e de / #eN/ e a/ e!e de / #e

+/e / e */ *a / e ce a#c&e a &a dae *e/e.

+/'#& e / e *a *#b&e de*e d#e &a ac"ad#e &a dae #7e.

D'un retard de livraison

N/ / *# de e &a e#a# de ce ca e ce dae d/ >

Cee &'a#c&e > d/ ca / / # +/e / e/ ee

&a *ce = >a/ ca = > e c/.

N/ e a/ e!e de / #e +/e e !&ee e ce*d*a a/ e *a2e de &a ac/e = >

D'une erreur de paiement

De la re siliation dun contrat

De l'impossibilit de respecter les engagements pris

N/ e!e de / #e +/e / e e *a e e/e de7!&e e a#e = > 7c"7ace d/ >

Ma&!e e d7# de a#e ace e!a!ee, / e da&'#*#b#e d'ac+/#e e ac/e = > ce / e e # ce/.

Situation de communication : informer


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G17

N/ / c# &e ee de e ee#e d/ >, e / #!## +/e

/ a de c#de

de ee # a

e ca de aa#& a

c*e d/ >

N/ e!e d9e ca# decee e c&&aba# c*e d/ >

/ c#e &e ee de e ee#e d/ >

De lintention de procder un licenciement

Une modification du contrat d'assurance

N/ a /c# / ca d'a/ace = > &e > a/*e de ec*a!#e e / /"a#e# d##e &e ee de &a#c&e =>

N/ / *# de

/ /# &e a#c&e c#-de/ : >/ e &e a#c&e c#-a*e : >

/ adee &e *d/# a/ cd## ce/e.

La commande

N/ /"a# / *aeN/ a &e *&a## de / aee

&a cade d / /ee &e de a#& e *#ce $#e.&a cade /#ae #e d'ea#.

/e cade a/ cd## "ab#/e&&e.

Des renseignements, un catalogue, un tarif, un devis

N/ / dead de / e2eN/ / e# eca#a de / adee

a e!a!ee de e *a

e caa&!/e. *# e cd## de a#.

cd## &'e*a#./e dc/ea# de a#c&e a## +/e cd## de ee.

N/ /"a# /c#e /e a/ace */ce ee*;ce ac"ad#ece *ee

*a# d/ >

Une demande de contrat dassurance

Situation de communication : demander


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G18

Une demande dun client

N/ a &e *&a## de / #e +/e / e e e/e dee*de aab&ee e deade.

N/ e d#*e a / accde

&e de de *a#ee +/e / **e.&e cd## ece*#e&&e +/e / /"a#e.

&e de &a# de *a#ee +/e / deade.

Cee a e deade, / / ce

/ *a#ee a > $/./ e!&ee *a a#e.

Une candidature

? &a /#e de e ee#e d/ > / a &e *&a## de / #e +/e/ a ee/ e cad#da/e */ &e *e de >

Des e-mails precedents reste s sans re ponse

N/ e /*# +/e / 'a2e de a/c/e /#e e ec&aa#d/ >

Ma&!e de/ a**e& d/ > e d/ >Ma&!e de/ *ecede e-a#& de a**e&

/ e / e e *a ac+/#e d/ a de e ac/e = >

E *ce da a

&a e

##ca# de e

c#/e,

/ ca +/e e c*e ee deb#e/ de &a e de > A./ e e e +/e / 'a2e *a de /#e e e-a#& d/ >

N/ / a**e& +/e

de/ e-a#& d/ > e d/ > ee a e*e.e ec&aa# d/ > e eee a e*e.

N/ a &e *&a## de / #e

+/e / a ee/ e cad#da/e */ &e *e de >de e e!a!ee da e c#e e e +/ae de >

Situation de communication : accepter

Situation de communication : rappeler


21/51

G19

N/ / ade,N/ / e2,N/ / e*7d#,N/ / ee,

e *#ce $#e,

&e caa&!/e a## +/e &e *# de ab#ca#.

/e dc/ea# / *d/#.&e cd## de ee de a#c&e.

L'expdition dune commande

E e*e a e e-a#& d/ >

/ / e2/ / e*7d#/ / ade

ce a#c&e&a ac"ad#e, &e *d/#e cade

da &e e#&&e/ de &a#.da &e *&/ be de &a#.

Lenvoi dun catalogue, dune documentation

Le rglement

N/ / ade,N/ / e2,N/ / e*7d#,Ve/#&&e /e,

e *#ce $#e,

&a ac/e = > +/# '7&e > e/./e &ee de c"a!e = > de > A ea 7c"7ace &e >

&e e&e7 de e c*e = > a97 a/ >&e !&ee de &a ac/e = >

&e &de de &a ac/e = >

J'a# &/ aec #79 e ace, *a/e da &e > d/ > *a &a+/e&&e /**e / e* de >

Sa cae be# 7e&, $e e *ee de / **e acad#da/e e a +/e > E ee, $e c"ec"e ac/e&&ee / *e +/# ea#/ce*#b&e de d7e&**e e ca*ac#7.

M#7(e) *a &e d2a#e +/'e &e aa#& e 7+/#*e e a#7(e) *a &a7*/a# de e ee*#e, $e /"a#ea# #ee a#e *a#e de c&&abae/ a/ c/ d'/ a!e +/e $e d# 7ae d/a &e # de >

Situation de communication : confirmer

Situation de communication : proposer


22/51

G20

? e # e!e, / e e *a e e/e de

/ a#e b77#c#e d/ d7&a# dead7./ ce# / d7&a# /**&7ea#e de *a#ee.

Un dlai de paiement

Une candidature

N/ a &e e!e de / #e +/e / e */ de /e /#eaab&e e deade e a# de **e e!a!ee.

Fa#a /#e e ee#e d/ >, / e!e de / #e +/e ecad#da/e 'a */ 9e ee/e.

N/ a &e e!e de / #e +/e e cad#da/e 'a */ 9eee/e a&!7 / #79 cea#.

N/ e!e de e */# *ede e c#d7a# e cad#da/e.

Situation de communication : refuser

Suite est considr par lAcadmie franaise comme

une incorrection. Lexpression correcte est la suitede qui sest transform dans lusage en Suite .Dans les e-mails, lexpression Suite fait partie desusages. Elle correspond au style dcriture quimpose lardaction des e-mails.

!


23/51

G21

Demander Vous serait-il possible de nous accorder un dlai depaiement ?

Expliquer En effet, nous avons subi une inondation qui ne nouspermet pas de vous envoyer votre commande.

Justifier Nous ne pouvons pas respecter les dlais parce quenotre local est inond.

Proposer Nous vous proposons une remise de

5 Le dveloppement

Le dveloppement constitue le corps de l'e-mail et traite le sujet quijustifie l'envoi de l'e-mail. Il permet de dvelopper une ide enl'expliquant et en la justifiant si ncessaire, de fournir une informa-tion, de communiquer une dcision

Le dveloppement correspond aux 4 situations de communicationsuivantes :

Une modification dune commande

V/ ea#-#& *#b&e

da**edeec/e

de d##ca# e cade.

N/ / e# b!7N/ / e# eca#aN/ / deadN/ / a/# !7N/ / *#

de / e*7d#e > a#c&ede / e2e > a#c&ede / e > a#c&ede / adee > a#c&e

de / a#e *ae# > a#c&ea/ e/ de >

&a *&ace de > d7a/ de >


Les situations de communication

du dveloppement


24/51

G22

Des conditions privilgies

Une annulation dune commande

Le remplacement darticles dfectueux

N/ a#e# a#

#& / e *#b&e#& / ea# *#b&e

de / accdede / a#e b77#c#e d

de / ce#/e 7d/c# de > %.

/ *a#ee *a a#e > $/ a/ e/ de >

N/ e a/ e!e de / #e +/e,N/ e!e de / #e +/e,

& d/ c;&e,& d/ d7ba&&a!e,& de &a 7##ca#,

/ a ca7/ a ea+/7

+/e &e a#c&e eda!7.+/e &e a#c&e *7ee de d7a/ de ab#ca#.

+/e &a a# e *a ce &a cade.

N/ e ca#

N/ / / da &a 7ce#7N/ / 2 da &b!a#

da/&e *a#e&&ee e cadeda/&e e cade

e a# de > ca/e de >

N/ / dead de e*&ace

&e a#c&e d7ec/e/&e a#c&e ce

+/e / e e d#*##.

Une livraison non conforme

Situation de communication : expliquer


25/51

G23

N/ / #!a& +/e ce ead

/ ca/e / #*a *7$/d#ce/ b!e a&e# &e 2"e de ee

e / e*9c"e de e*ece **e e!a!ee.

Les consquences dun retard de livraison

Labsence de responsabilitNe e*ab# e&a#e a/

da!ed77#a#d7!5aa#e

e *a e!a!7e.

Une rupture de stock

Ma&"e/e/ee,? e # e!e,

&e a#c&e +/e / deade / d7a/ e ce e.&e a#c&e +/e / deade e *a d#*#b&e.

/ a *a e c &a#c&e +/e / ae c"##.&e d&e d / ae be# e 7*/#7.

&& e / e *a *#b&e,I& / e #*#b&e,N/ e e *a e e/e,

e a# d/e *ae /e/e &a ea#e de#e,*/ de a# #d7*edae de e &7,e a# d#e*7#e,e a# d/ ##e,e a# de !e,

de *c7de &e*7d## aa &e >de e ce a#c&e (ces articles) &a dae #7e.

de / &(les) e2e &a dae dead7e a# da > $/.de / e &a ac"ad#e da &e d7&a# #*a#.

Situation de communication : justifier


26/51

G24

Des solutions

Une dmarche de ngociation

N/ e d#*7 / a#e b77#c#e d/ aba# de > % / &ea de &a ac/e *a2e.

N/ / ** de cee &e a#c&e ce ce / aba#de > %.

P/ c*ee &e da!e d< (au) >, / / accd / aba# de

> %.

N/ / ce#&& de (d)N/ / *ee de / ce#&&e de (d)I& c#eda# de (d)Peee-/ de / ce#&&e de (d)N/ / /!!7 de (d)N/ / ** de (d)

/&e a ade de 7ee a/* d/ a*e/.e*+/e &e c#cace da / e-a#& de 7c&aa# a/ a*e/.

Situation de communication : proposer


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G25

La conclusion est souvent une rptition synthtique des ides

nonces dans le dveloppement. Cependant, elle met en valeur larelation qui existe entre le destinataire et lmetteur.Je me tiens votre disposition pour tous renseignements quil vousplairait de me demander.

Les situations de communicationde la conclusion

6 La conclusion

La conclusion correspond aux 8 situations de communicationsuivantes :

Demander Nous vous demandons de respecter les dlaisde livraison.

Rappeler Nous vous rappelons que nous souhaitonsune livraison rapide.

Esprer Nous esprons que vous ne nous tiendrezpas rigueur de ce contretemps.

Accepter Nous acceptons votre proposition et nousvous en remercions.

Se tenir la disposition

Nous nous tenons votre disposition pourtout entretien.

Sexcuser Nous vous prions de nous excuser de cecontretemps.

Menacer Dans le cas contraire, nous transfreronsvotre dossier au service contentieux.

Remercier Nous vous remercions de lintrt que vousportez notre demande.

N/ / e# b!e de / e2eN/ / e# eca#a de / adee

e e *e, e c#a#e accd, e a**ba#

da &e *&/ be de &a#.&e *&/ ; *#b&e.

de +/e *#b&e.

N/ / e# b!e de / accdeN/ / e# eca#a de / a#e bee #c#e d

/ *a#ee *a a#e > $/./e a# de ece*# de &a cade.

Une re ponse, un envoi, une confirmation



28/51

G26

E ce+/ece, / / *# de *cede

/e a# #ed#ae./e a# a*#de de e *a.

Demander une livraison rapide

V/ /de b#e

/ c/# de cee ee!/&a#e e #/a#

da &e *&/ be de &a#.&e *&/ ; *#b&e.

de +/e *#b&e.

N/ / e# eca#aN/ / e# b!e deN/ / *# de

e!&e e dee &a dae ce/e.&de e ac/e da &e *&/ be de &a#.

e*ece &e e!a!ee *#./ c/# de cee e *a / *c"a# e!&ee.

e!/&a#e cee #/a# &e *&/ a*#dee *#b&e.*cede ce e!&ee *a #ee &e *&/ ; *#b&e.

/ e!&e ce a *a / 2e e ceace.e/e &a a#e /#e de e acce*a#.

Un paiement avec insistance

N/ e*7

ee!#e *c"a#ee /e cade de e *a.+/e e (nos) **##(s) e#eda (ont) e ae#.

N/ e*e N/ /"a#

+/e e **##

/ #c#ea/ aeea/ de e#ea/ e!a!ea

/ c#e /e cade. / c#e de.

Une commande, une re ponse

Situation de communication : rappeler

Situation de communication : esprer


29/51

G27

Une commande supplmentaire

Une re ponse favorable a la suite d'une demande

Le maintien de bonnes relations

N/ e*7

+/'e a# de e&a#, / */e / accde cee ae/.+/'#& / ea *#b&e de e*de aab&ee e deade.

+/e / dee /e /#e aab&e e deade.+/e / ea#ee e deade aec c*e"e#.

N/ e*e +/e ce d##c/&e e /# *a be e&a#d'aa#e.

N/ e*e +/e / c*ede &e a# de ce d##c/&e.

S2e cea#(s) +/e / e / e *#b&e */ +/e de e&&ed##c/&e e e e*d/#e *&/.

N/ / a/ +/ &'ae#, / e#&&e ce +/e de e&&e d##c/&ee e e*d/#e *&/.

V/ */e e e a/7(s) +/e / e / e */ / dea#ac#.

N/ e*7

+/e / /de b#e / c#e *c"a#e cade.+/e / c#/ee / a#e de de.

C*e e/ de be e&a# d'aa#e, / a &e *&a## de /#e +/e / d /e /#e aab&e a e deade ( titreexceptionnel).

E a# de &a e!/&a#e de e&a# d'aa#e, / a &e *&a##d'accede a e deade (atitre exceptionnel).

C*e e/ d/ caacee ece*#e& de e deade, / a &e*&a## d'2 7*de aab&ee.

N/ / a/ +/'/ c &e *&/ #c /**#ea, &'ae#, / #+/edee/.

Situation de communication : accepter


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G28

V/ */e e e a/e(s) de / e */ / de a#ac#.

N/ e*7 +/e / e / #ede *a #!/e/ de

ce cee*ce #c#dece ead

/ a# #*7##b&e.#d7*eda de e &7.

N/ / *# de / ec/e deN/ / ade /e ec/e */Ve/#&&e / ec/e deN/ / e/e& ec/e */

cee d##c/&7ce d2c#eecee ee/ce a&eed/ce ead

+/# e d


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G29

N/ e!e +/eN/ / *# de / ec/e deVe/#&&e / ec/e */

N/ / e/e& ec/e */ce cee*ce #c#dece ead

e /"a# +/'#& 'a&e *a e&a# //e.

? d7a/ de ec/ee, de !&ee (livraison), / / e da&'b!a# de aee e d#e e e#ce ce#e/.

Pa7 ce d7&a#, / ee e d#e e aca.

S# cee e (livraison) e / *a#e *a / +/aae-"/# "e/e,/ ae e d#e e e#ce ce#e/.

Sa 7*e da &e "/# $/, / e ca# de *ede &ee/e /#&e &a a/e!ade de #79.

N/ / *# de *ede /e &e d#*## /#&e */ 7!&e ceeac/e.

N/ e*7 +/e / e / b!ee *a a# ec/ /e e&&ee/e.

N/ e*7 e *a a# ec/ de e&&e e/e.

N/ / eec# *a aace

de e 7*e.de &a **#/de de e 7*e.

de &a a*#d#7 de e 7*e.de e d#!ece.

de e a#ab&e !&ee.

N/ / eec# *a aace*/ &e ee#!ee*/ &e de#*/ &a dc/ea#

+/e / /de b#e / e2e.+/e / /de b#e / a#e *ae#.

Situation de communication : menacer

Situation de communication : remercier


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G30

Les formules de politesse sont en grande volution, notammentdans les e-mails. Elles subissent en effet l'influence des paysanglo-saxons qui utilisent des formules rduites deux ou troismots. Aujourd'hui, deux types de formules de politesse coexistentselon la nature de l'e-mail :

Leur emploi dpend du contexte, des circonstances, des liensprofessionnels et du style de le-mail.

Les formules de politesse dans le-mail ne comportent pas de verbeconjugu ni dappellation. Elles se limitent en gnral un ou deuxmots :

7 Les formules de politesse

E-mail court

Formules de politessecourtes et dynamiques,

symboles des temps modernes

Formules de politesseprotocolaires,

symboles de la tradition

E-mail en forme de lettre

Liens professionnels

Liens amicaux

Les formules de politesse dans le-mail

Avec toutes mes amitisAmicalementBien vousSincrement vtre

CordialementBien cordialementTrs cordialementRespectueusement vtre

Salutations distinguesAvec nos (mes) salutations distinguesAvec tous nos (mes) remerciements

Les abreviations dans les formules de politesse

Certains adoptent des formules de politesse sous formedabrviations (Cdtpar exemple) : elles sont proscrire delcriture professionnelle. Autant ne pas crire de formulede politesse.

!


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G31

Elles proviennent dune tradition trs ancienne qui les conforme des rgles dusage trs strictes. Elles varient selon les destinatairesqui peuvent tre des institutions, des entreprises ou des personnalitsdiverses. Elles prennent en compte le rang social du destinataire.

Les formules de politesse dans le-mailen forme de lettre

Formules de politesse standard

Je / *#e da!7e,Je / *#e de ece#,Ve/#&&e ece#,Ve/#&&e a!7e,

Madae,Made#e&&e,M#e/,

e a&/a# d##!/7e.&e*e# de a c#d7a# d##!/7e.

Je / *#e da!7e,C"e M#e/,C"e a#,

&a/ace de e e#e &e e#&&e/.

Formules de pol itesse dfrentes

Je / *#e da!7e,Ve/#&&e a!7e, Madae,

Made#e&&e,M#e/,

&e*e# de e e#e d##!/7.&a/ace de a *aa#e c#d7a#.e e*ec/e/e a&/a#.e e#e e*ec/e/ e d7/7.&a/ace de e a&/a# d##!/7e.

Ve/#&&e c#e,Je / *#e de c#e,

&a/ace de e e#e &e e#&&e/. &e*e# de e e#e e*ec/e/.

Les diffrentes rgles traditionnelles sont les suivantes :

Un homme exprime ses hommages une dame, pas une

demoiselle.Une dame ou une demoiselle nexpriment pas de sentiments lgard des messieurs .

Il est prfrable dutiliser la formule Je vous prie auxformules Recevez ou Veuillez agrer.On utilise indiffremment la formule :

Je vous prie de croire, Monsieur, lassurance de ma

considration.Je vous prie de croire, Monsieur, en lassurance de maconsidration.

Les rgles traditionnelles


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G32

Les associations traditionnelles

Le tableau des associations traditionnelles (verbes, noms et adjectifs)

se prsente comme suit :

Verbes Noms Adjectifs

adresseragrerrecevoir

salutations distingues

agrerrecevoir sentiments

sincres

dvousrespectueux

assurerconsidrationdvouement

respectueux(se)

La fminisation des titres

Les titres sont fminiss. Il convient donc dutiliser le fminin officiel. Cependant, certaines femmes prfrent conserver lintitulinvariable, il est dusage de respecter leur choix.

La signature de lmetteur

La signature dans le courrier lectronique nest pas manuscrite. En

consquence, elle ne prouve pas que vous tes lauteur de le-mail.La preuve de votre identit est garantie par len-tte numriquede votre e-mailqui comporte le nom de votre messagerie et votreadresse e-mail.

Cependant, cette preuve est sujette caution puisquune personnepeut envoyer un message pendant votre absence depuis votreordinateur, si vous avez oubli de lteindre. Toutefois, cettesignature suffit dans les cas de correspondance courante.

quoi sert votre signature lectronique ?

elle marque une certaine politesse ;elle confirme votre prsence ;elle cre un lien de proximit avec votre destinataire.

Faites-les suivre dans la mesure du possible de votre numro detlphone, des coordonnes de votre socit, de votre fax

votre prnom et nom ;

votre prnom et nom suivis de votre fonction ou titre :Robert MenezDirecteur des ventes

ou

Elle peut se prsenter de deux faons :


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G33

8 La lisibilit et le style de le-mailPlus une phrase est courte, mieux elle sera perue par son

destinataire : 8 16 mots suffiront pour une bonne comprhension.De plus, la brivet dune phrase rduit considrablement lesrisques de mauvaise construction.

Or, il nest pas toujours ais de construire des phrases courtes car lesqui et les que senchanent malgr nous. En fait, la sensation delourdeur provient surtout de lemploi abusif des pronoms relatifs,des conjonctions ou des participes prsents.Les quelques techniques suivantes vous permettront dallger

votre style.

Allger les phrases en supprimanttoutes les redondances ou lourdeurs

Supprimer la proposition relativepour la remplacer par :

un adjectifCette citerne qui ne laisse pas passerleau.

Cette citerne tanche.

un adjectif en appositionCette entreprise qui tientses engagements.

Cette entreprise, fidle ses engagements.

un nom en appositionUn dlgu qui a une procuration.

Un dlgu, dtenteurdune procuration.

Supprimer la subordonne ou locution conjonctive

pour la remplacer par :une locution prpositiveIl est venu nous rencontrersans que le directeur le sache.

Il est venu nous rencontrer linsu du directeur.

un verbe linfinitifIl propose quon ajourne la runion.

Il propose dajournerla runion.

un nom

Je ne lai pas revue depuis quelle sest marie.Je ne lai pas revue depuis son mariage.

un adverbeIl vous a reu ds quil est entr.

Il vous a reu immdiatement.


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un prfixeNous avons lu de nouveau.

Nous avons relu.

un infinitifIl changea le lieu ne respectant passes engagements.

Il changea le lieusans respecterses engagements.

G34

des expressions quivalentesIl interroge les voisins en faisant son enqute.

Il interroge les voisins au cours deson enqute.

un verbe la forme personnelleVotre rmunration ne concernant pas notre service.

Votre rmunration ne concerne pas notre service.

Supprimer le participe prsent pour le remplacer par :

Supprimer ayant + le participe pass pour le remplacer par :

un participe pass de sens quivalentAyant perdu courageDcourag

le complment dobjet en tte de phraseAyant pay sa dette

Sa dette paye

un verbe plus prcisAttaquer continuellement

Harceler

un verbe issu de ladverbeIl continue obstinment vouloir son dpart.

Il sobstine vouloir son dpart.

Supprimer ladverbe pour le remplacer par :

Amliorer le style de votre e-mail

viter de commencer toutes les phrasespar les pronoms personnels Je ou Nous

Placer un adjectif en tte de phrase

Surpris de ce retard, jai (nous avons) effectu unerclamation auprs de vos services.


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G35

Placer un nom en tte de phrasePrcurseurs, jai (nous avons) cr une entreprise pourdvelopper lemploi des seniors.

Placer un infinitif en tte de phraseAfin de raliser mes objectifs, jai (nous avons) d envoyerun e-mailing.

Employer des mots de liaisonCependant, je vous propose (nous vous proposons) dergler notre marchandise par lettre de change.

Placer un complment circonstanciel de temps en ttede phraseLors de notre dernier entretien, jai (nous avons) voqumes comptences informatiques.

Utiliser la phrase impersonnelleIl s'est avr que ce retard tait indpendant de leur volont.

Souligner et nuancer une ide ou un argumentgrce lutilisation des temps

crire la voix passiveCe bordereau a t transmis vos services.

Employer le conditionnelNous aimerions recevoir votre catalogue.

Employer la forme interrogativePouvez-vous nous faire parvenir ces documents dans les plusbrefs dlais ?

Employer la forme interrogative associe au conditionnelPourriez-vous nous faire parvenir ces documents dans lesplus brefs dlais ?

Remplacer un nom par un verbe linfinitifLe profitpeut conduire notre perte.

Profiterpeut conduire notre perte.

Souligner et nuancer une ide ou un argumentgrce lutilisation du vocabulaire

viter les mots imprcis comme cela La proposition vous est parvenue par LRE1.Cela Celle-ci vous a permis de comprendre que nousattendions une rponse rapide de votre part.

Choisir le vocabulaire le mieux adapt la situationVotre retard nous porte prjudice.

au lieu deNous sommes victimes de votre retard.

(1) Lettre recommande lectronique (LRE).


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G36

Souligner et nuancer une ide ou un argumentgrce lutilisation des outils de style

Rappeler le mot essentiel de la phrase prcdenteProposition que nous avions voque lors de notreconversation tlphonique. Cette proposition vous estparvenue par LRE1.

Utiliser l'incidente, outil de la nuance qui met enexergue le lien entre le rdacteur et son destinataireNous vous faisons parvenir, comme convenu, notre catalogue.

Quelques techniques pour vous permettrede nuancer votre pense

Lincidente est une proposition, gnralement courte, intercaledans une phrase, sans aucun lien grammatical avec cette phrase.Son rle est dajouter une remarque, un commentaire lattention

du destinataire. Elle joue le rle dune parenthse.Ce retard de paiement, nous en sommes certains, est d un oublide votre part.

Incidente de souhait

, nous le souhaitons,, nous lesprons,

, comme nous le souhaitons,, comme nous lesprons,

Incidente de regret

, nous le regrettons,, nous en sommes trs surpris,

, nous le dplorons,, notre grand regret,

Incidente de constat

, comme vous le constaterez,, comme vous le comprendrez,

, comme vous le savez,

, comme vous le remarquerez,, comme vous le verrez,, vous en conviendrez,

Incidente daffirmation

, nous en sommes certains,

, nous en sommes srs,

, nous en sommes persuads,

, nous en sommes convaincus,

(1) Lettre recommande lectronique (LRE).


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G37

La pense et les informations ne peuvent s'articuler sans les mots de

liaison. Leur mauvais emploi ou leur suppression peuvent conduire des contresens.

Les rdacteurs des e-mails sont soumis la double contrainte delimmdiatet et de la concision. Ils ont donc tendance supprimerles mots de liaison. Or, la lisibilit des textes est troitement lie auxmots de liaison. Ces derniers permettent de faciliter la lecture car ilssont porteurs :

9 Les mots de liaison

de sens,dune dmarche logique,

du raisonnement du rdacteur.

Comment appliquer les rgles d'usage ?les conjonctions de coordination (mais, ou, et, donc, ni, car)ne dbutent jamais une phrase ou un paragraphe. Elles ne sont

utilises que pour relier deux propositions.Nous avons fait une rclamation mais il est peu probable quenous ayons une rponse rapide.la conjonction de coordination or marque une progressiondans le raisonnement. De ce fait, elle se situe parfois au dbutd'une phrase ou d'un paragraphe suivie dune virgule.Vous nous avez accord une remise. Or, vous nen avez pas tenucompte dans la facture.un mot de liaison, plac en tte de phrase, est toujours suividune virgule.En effet, il vous proposera de venir le rencontrer.

Le plonasme est la rptition inutile de mots diffrents maisde sens proche.Trs souvent utilis loral pour souligner la pense, il n'ajoutecependant rien la force de l'expression. Il est donc superflu etdoit tre supprim.

Supprimer les plonasmeslis aux mots de liaison

puis ensuite

Choisissez

puis ou ensuite

car en effet car ou en effet

mais cependant mais ou cependant

mais toutefois mais ou toutefois

mais pourtant mais ou pourtant

voire mme voire ou mme


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G38

Les mots de liaison pour introduireune explication, une information, une demande

Hirarchiser les ides

en premier lieuen second lieuen dernier lieupremirementdeuximementd'une part d'autre partenfin

Prciser ou clairerune argumentation,souligner une ide, attirer lattentionsur un fait, un exemple

ainsi

notammentpar exempleen particulierquant propos deau sujet deen ce qui concerne ce propos ( propos) cet gard

Ajouter un argument,un fait ou un exemple nouveau

galementd'ailleursde plusde surcroten outreensuiteen second lieumais encore

par ailleursquant surtouten faiten ralit

tayer une ide laide dun texte,dune loi, dun fait

conformmentselonsuivant

ainsi que

Opposer deux faits, deux idesou deux arguments pour mettreen valeur lun dentre eux

l'oppos l'inverseau contrairemais en ralit

tablir un rapprochemententre deux textes

ainsic'est--direen effetcomme

Exprimer des restrictions

exceptsaufmis parthormis


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G39

Les mots de liaison pour introduireune argumentation

Apporter des informations pourexpliciter ou prciser ses argumentsExposer lorigine, la raison dun fait

caren effetparce quepuisquecomme

Prsenter le butdune argumentation

c'est pourquoidans ce butafin de

en vue de

noncer le rsultat dun faitou dune ide

ainsiaussic'est pourquoids lorsdoncen consquencepar consquent

Limiter la porte des ides,propos ou des arguments avancs,mettre des rserves

maisortoutefoispourtantcependantnanmoinsd'ailleurs

Accepter des faits opposs sonopinion tout en maintenant sonopinion

bien sr maiscertes mais

mettre des hypothses

dans l'hypothseen cas demoyennantsupposant

Proposer un choix, une alternativeou au contraireou, ou outantt tanttsoit soit

Les mots de liaison pour introduire

une conclusion

Terminer une argumentation,une dmonstration

ainsien conclusionen dernier lieuen dfinitiveenfinfinalement

en somme


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G40

10 La ponctuationLes signes de ponctuation servent marquer la progression des faits,

des ides, des arguments. La matrise des rgles de ponctuationpermet une lecture plus aise de vos crits.

Le point marque la fin dune phrase dclarative.Associ la phrase courte, il est par excellence le signe deponctuation qui permet la lisibilit des e-mails.

Le point est suivi dune majuscule

La virgule

spare les termes dune numration. Dans les e-mails,lnumration se prsente sous forme de liste. la fin de

chaque alina de lnumration, on place une virgule et la fin delnumration, on met un point.Vous me livrerez : 10 chemises rfrence 212, 15 chemises rfrence 213, 14 pantalons rfrence 789.

spare le complment circonstancielmisen tte de phrase.Afin de vous prsenter ce projet, nous organiserons une runion.

suit lappellation.Messieurs, Madame, Chre Madame, Cher Monsieur,

encadre lappellation dans la formule de politesse., Monsieur,, Monsieur le directeur,

suit un mot de liaison plac en tte de phrase, soulignant ainsison importance dans lenchanement des ides.En effet, il viendra vous rencontrer lors du salon.

met en valeur une ide.Ce retard, nous en sommes certains, est indpendant de votrevolont.Dans cette phrase, lincidente mise entre virgules, permet desouligner le lien de confiance qui existe entre le client et sonfournisseur ; elle est donc porteuse de sens.

La virgule et la conjonction de coordination et

deux propositions relies par et : il ny a pas de virgule.Vous serez charg daccueillir les clients et de contrler les entres.

deux propositions juxtaposes et une proposition introduitepar et : une virgule au dbut de la proposition introduite par et.Vous serez charg daccueillir les clients, de contrler les entres,et de remettre des badges.

et ,suivi dune incidente : une virgule au dbut et la fin

de lincidente.Vous serez charg daccueillir les clients et, selon les consignesdonnes, vous contrlerez les entres.

La virgule est suivie dune minuscule


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G41

, et, introduit une proposition prcde dune incidente :deux propositions juxtaposes et une proposition introduite par et avec une incidente qui sintercale.

Vous serez charg daccueillir les clients, vous contrlerez lesentres, et, ce point est primordial, vous remettrez des badges.

Mettez :

une virgule au dbut de la proposition introduite par et ;

une virgule au dbut de lincidente.

Aprs un point virgule, il nest pas indispensable de mettre un verbeconjugu. Le point virgule, de mme valeur que la virgule, marqueune pause plus importante : il spare deux ides, deux faits et marque la fin dune proposition.

Le rdacteur en chef se consacre la rdaction ; le directeurcommercial recherche des investisseurs.

il ponctue les alinas dune numration (on peut utiliserindiffremment la virgule ou le point virgule).La vitamine C joue plusieurs rles dans lorganisme : elle intervient dans le mtabolisme nergtique ; elle conditionne labsorption du fer ; elle participe galement la lutte contre les infections.

Les deux points : introduisent une explication, une numration, une

conclusion.Les principaux journaux sont concerns par cette rumeur : LeMonde, Libration, Le Figaro

introduisent la justification de la premire partie de la phrase.

Le doublage va augmenter les frais des films : les publicstrangers veulent entendre le film dans leur langue. marquent une relation logique comme la cause ou la

consquence.Il est parti : vous ne pourrez pas lui expliquer votre difficult.

remplacent les mots de liaison : en effet, car, parce que, donc,en consquenceIl est parti : il avait un autre rendez-vous.

Le point virgule est suivi dune minuscule

Les deux points sont suivis dune minuscule


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Le point dinterrogation

est suivi dune majuscule

G42

Les parenthses, les tirets et les guillemets : isolent une expression.

Le chque (n 417) vous a t adress aujourdhui. introduisent une information, une prcision ou un commentaire.

Vous nous avez affirm que nous recevrions le produit dans leshuit jours .

encadrent une citation, un mot ou un groupe de mots.Je vous confirmerai aprs lecture du contrat la date denvoi de

la commande.

Le point dinterrogation est trs utilis dans les e-mails : il semploie aprs une phrase exprimant une interrogation directe.

Pourriez-vous transfrer ce document ? il permet au rdacteur dun e-mail professionnel de sexprimer

dans un style plus direct.Pourriez-vous me faire parvenir un duplicata de la facture n 128 ?

Les points de suspension soulignent des sentiments sous-entendus. la fin dune phrase ou dun segment de phrase, ils indiquent que laphrase est inacheve.Dans les e-mails, il est prfrable dutiliser etc.

Aprs etc., ne mettez jamais de points de suspension mais un point.Dans une numration etc. est toujours prcd dune virgule.Vous trouverez ci-joint un devis, un bon de commande, etc.

Les parenthses, les tirets et les guillementssont suivis dune minuscule

Les points de suspensionsont suivis dune majuscule

Le point dexclamationest suivi dune majuscule

Le point dexclamation nest pas utilis dans les crits professionnels

car il appartient au registre familier, la langue des sentiments.Il exprime notamment ltonnement, la colre, la joie

De nombreux rdacteurs varient le nombre de points desuspension : soit deux, soit trois, soit cinq. Or, la rglegrammaticale fixe le nombre de points de suspension trois ().Aussi, il ne faut pas mettre de point aprs les en fin dephrase.

!

Noubliez pas de refermer les parenthses et lesguillemets.!


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G43

Aide

Demande

Certains mots courants possdent plusieurs significations selon leurcontexte dutilisation. Pour tablir des relations harmonieuses avecvos correspondants, il est souhaitable de les matriser en connaissantcertains de leurs synonymes. Les mots que nous avons choisis dansles tableaux ci-dessous vous aideront mieux nuancer le sens et leton de votre e-mail.

11 Les mots qui prtent confusion dans le-mail

Demande

Action de demander, de faire connatre

quelqu'un ce qu'on dsire obtenir de lui.Plus prcisment : une demande imprative : commandement,

exigence, injonction, ordre, sommation ; une demande faite avec insistance : rclama-

tion, revendication ; une demande d'emploi: candidature.

Requte Demande instante, verbale ou crite.

Les mots essentiels

AideAction d'aider.Action d'intervenir en faveur d'une personneen joignant ses efforts aux siens.

Appui Soutien moral ou aide matrielle.

Assistance Action de venir en aide quelqu'un ; appui,secours donn ou reu.

Collaboration Travail en commun, action de coopreravec quelquun.

Concours Fait d'aider, de participer une action, uneuvre.

Contribution Collaboration une uvre commune.

Coopration Action de participer une uvre.

Intervention Action d'intervenir (par la parole ou parl'action) dans lintention dinfluencer.

Participation Action de participer quelque chose.

SoutienAction ou moyen de soutenir (dans l'ordrefinancier, politique, militaire, moral, spirituel,social).


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G44

Anomalie Bizarrerie, irrgularit, singularit.

Difficult Caractre de ce qui est difficile ; ce qui rendquelque chose difficile.

DysfonctionnementDifficult, trouble (dans un fonctionnement).On crit aussi disfonctionnement.

Erreur

Action regrettable, maladroite, draisonnable.Contresens, non-sens.

Chose fausse, errone, action non prvue parrapport une norme.

Inadvertance Dfaut d'attention, d'application une chosedtermine.

Maladresse Manque d'habilet, de savoir-faire, de tact.

Malentendu Divergence d'interprtation entre personnesqui croyaient se comprendre.

Mprise Erreur d'une personne qui se mprend.Quiproquo Mprise qui fait qu'on prend une personneou une chose pour une autre.

Anomalie

Accident

Accident vnement imprvu et soudain qui entrane

des dgts, des dangers (blessure, mort).

Avarie

Dommage survenu un navire ou auxmarchandises qu'il transporte.Dommage survenu au cours d'un transportterrestre ou arien.

Dgt Dommage rsultant d'une cause violente.

Dgradation

Dtrioration volontaire d'difices ou demonuments publics ou dobjets d'utilitpublique.Plus prcisment :

Dtrioration des marchandises= Avaries

Dtrioration volontaire= Sabotage

Dtrioration des conditions de travail= Dgradation, pourrissement

Dommage Prjudice subi par quelqu'un ou quelque chose.

IncidentPetit vnement qui survient.Petite difficult imprvue qui survient au coursd'une action.

Prjudice

Perte d'un bien, d'un avantage par le faitd'autrui.Acte ou vnement nuisible aux intrts de

quelquun et le plus souvent contraire audroit, la justice.


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G45

Compensation

Compensation Avantage qui compense un dsavantage.Contrepartie Chose qui s'oppose une autre en la compltantou en l'quilibrant.

Ddommagement Rparation d'un dommage.

Dsaccord

Dsaccord Fait de n'tre pas d'accord ; tat de personnesqui s'opposent.

Divergence Situation de ce qui diverge, de ce qui va ens'cartant.

Plainte Action de rclamer, de s'adresser une autoritpour faire reconnatre l'existence d'un droit.

RclamationAction de rclamer, de sadresser une autorit

pour faire reconnatre lexistence dun droit.

Revendication Action de rclamer ce que lon considrecomme un droit, comme un d.

Ajournement

Ajournement

Renvoi une date ultrieure ou indtermine.

Fait de remettre plus tard des dcisions,d'atermoyer.

Atermoiement

Dlai accord un dbiteur pour l'excutionde ses engagements.Action de diffrer, de remettre un autretemps.

Contretemps vnement, circonstance imprvue qui s'oppose

ce que l'on avait projet.

Retard

Fait d'arriver trop tard, de se manifester, de seproduire aprs le moment fix, attendu.Fait d'agir trop tard, de n'avoir pas encore faitce qu'on aurait d faire.Action de retarder, de remettre plus tard.

Dlai

Temps accord pour faire quelque chose.

Prolongation de temps accorde pour fairequelque chose.Dlai de carence, durant lequel un salari enarrt de travail ne peroit pas les indemnitsde la Scurit sociale.


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G46

Consquence

Consquence

Suite qu'une action, un fait entrane.

Ce qui dcoule d'un principe.

Corollaire Consquence, suite naturelle.

Effet Ce qui est produit par une cause.

IncidenceCe qui arrive, survient ; circonstance, incident.Consquence, effet, influence.

Rpercussion Effet indirect ou effet en retour.

Retombes Consquences, rpercussions ; effetssecondaires.

Important

Emploi des prpositions inutile (verbes transitifs,

verbes qui ne possdent pas de complment d'objet direct)

Emploi du verbe tre la place du mot savoir

Important (ante)

Qui importe ; qui a beaucoup d'intrt, de

grandes consquences.Ce qui importe.Qui est grand ; dont la mesure est grande.Qui a de l'importance par sa situation.Synonymes : considrable, grand, majeur, capital, crucial,

essentiel, vital ;

intressant, grave, srieux ; cl, principal, essentiel.

viter les fautes de vocabulaire

Ne pas crire : Il a palli auxdifficults.Mais : Il a palli les difficults.

Ne pas crire :Je vousseraisgr.

Mais :Je voussauraisgr.

Emploi mauvais escient de soi-disant

Ncrivez pas : le soi-disant problme, crivez : le prtenduproblme. Soi-disant ne s'emploie que pour les tres vivantsqui peuvent porter un jugement sur eux-mmes :Le soi-disant journaliste.

(pallierest un verbetransitif direct)

{


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G47

Voici Voil

se rapporte des choses, desvnements proches ou cequi va tre dit ou dont il vatre question.Voiciles premiers dessins qu'il araliss pour notre projet.

se rapporte des choses, des vnements loigns ouprsente les choses dont il vientd'tre question.Voil les dernires informationsde l'AFP.

Ceci Cela

dsigne la chose la plus proche.Ceci mis part, nous pouvonscommencer regarder le film.

dsigne la chose la plus loigne.N'voquez pas cela lors de votrerunion.

Celui-ci Celui-l

dsigne le nom le plus proche.

De ces deux livres celui-ciest leplus intressant.

dsigne le nom le plus loign.

De ces deux livres celui-ci est plusintressant, celui-l est le plusamusant.

Pire Pis

est le comparatif de suprioritde mauvais et le contraire demeilleur.La pire des situations vientd'arriver dans ce pays.

est le comparatif de suprioritde mal et le contraire de mieux.

Elles allaient de mal enpis.

Source : le dictionnaire de lAcadmie franaise (9e dition).

Choisir le mot juste !

Savoir Connatreest utilis pour des faits, deschoses connues par cur ou descapacits, des informations reues.

Je sais ma leon=

Je l'ai apprise par cur

est utilis pour les gens et leslieux et reprsente une connais-sance personnelle ou familire.Je connais mes collaborateurs.

Je connais Tokyo.

Savoir Connatre

peut-tre suivi d'un infinitif.Dans ce cas, il indique le savoir,comment faire quelque chose.

Je sais chanter.

n'est jamais suivi d'un verbe.

Je connais la chanson.


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G48

Pour en savoir plus

Le journal du Net :http://www.journaldunet.com

Le site francophone sur le courrier lectronique :http://www.arobase.org

Le site des e-mails propos par La Poste :http://www.education.laposte.net

Les lettres ou e-mails recommands en ligne :https://lettreenligne.laposte.fr/lregp/accueil.action

Cet ouvrage a t achev dimprimer dans les ateliersde Leitzaran (Espagne) - Numro dimpression : 57

Dpt lgal : Octobre 2011 - Imprim en Espagne


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le dveloppement, la conclusion, les formules

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style de le-mail, les mots de liaison, la ponctuation, un

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