Sap Les Benefices Dune Vision a Long Terme

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Ralis par Doane Associates et CGI pour la srie Une gestion dlgue claire . Contenu entier 2011 Groupe CGI inc. Tous droits rservs. Il est interdit de reproduire cette publication, sous quelque forme que ce soit, sans autorisation crite pralable.

SAP : les bnfices dune vision long terme Avec SAP, la date de mise en production nest que la fin du commencement

Une gestion dlgue claire

Leadership clair de CGI SAP : les bnfices dune vision long terme

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Avant-propos Dans la presse, les blogues spcialiss et les vnements SAP, les clients partagent leurs bonnes et leurs mauvaises expriences de mises en uvre du progiciel SAP ou de la plateforme SAP. Lune des erreurs les plus couramment voques est davoir prcipit la mise en uvre, au dtriment dune planification long terme du soutien et de lvolution de lapplication. Un client a ainsi rsum sa situation : Le cot dacquisition du logiciel nous a tellement secous que nous narrivions plus penser autre chose quau contrle des cots . Nous croyons que trop peu de fournisseurs incluent la planification long terme dans leurs mthodologies de mises en uvre SAP; cette lacune empche les clients de bien prparer le soutien technique suivant la mise en production. CGI a demand Michael Doane, une sommit en matire de mise en uvre et de soutien SAP, de nous expliquer pourquoi et comment les clients ont tout intrt planifier en prvision non seulement de la date de mise en production SAP, mais aussi de la maintenance et du soutien postimplantation. M. Doane est lauteur de The New SAP Blue Book, A Concise Business Guide to the World of SAP et de The SAP Green Book, Thrive After Go-Live. Nous sommes heureux de collaborer avec lui et sommes persuads que son expertise vous sera prcieuse. Gabriel Zaurrini Directeur, services-conseils, CGI Ingnierie daffaires SAP [email protected] 514-415-3569 Janvier 2011

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Table des matires

Lors des mises en uvre SAP, la vitesse tue .............................................................................4 Planification matrimoniale avec SAP .....................................................................................6 Conclusion : la mise en uvre SAP nest pas une fin en soi (et cest

bien ainsi)................................................................................................................................10 propos de lauteur.....................................................................................................................10 propos de CGI ...........................................................................................................................10

Ralis par Doane Associates et CGI pour la srie Une gestion dlgue claire . Contenu entier 2011 Groupe CGI inc. Tous droits rservs. Il est interdit de reproduire cette publication, sous quelque forme que ce soit, sans autorisation crite pralable.

Lors des mises en uvre SAP, la vitesse tue AU COURS DES QUINZE DERNIRES ANNES, des milliers dentreprises sont passes travers les difficults et ont assum les cots dune mise en uvre des logiciels SAP. De nombreuses expriences sont identiques :

1. les entreprises ont acquis le logiciel sous forme de contrat de licence et ont souscrit de coteux contrats de maintenance long terme;

2. les entreprises ont fait appel un ou plusieurs partenaires intgrateurs de systmes; 3. les entreprises ont prouv des difficults en ce qui a trait la courbe dapprentissage; 4. la dure et le cot de la mise en uvre taient une grande source de proccupation pour les

entreprises.

Au milieu des annes 1990, la croissance spectaculaire de SAP saccompagnait de la croyance trs rpandue selon laquelle les projets dimplantation cotaient une fortune et taient beaucoup trop longs raliser. Dans ce contexte, les intgrateurs de systmes et SAP ont mis sur lacclration des projets dimplantation pour rendre loffre plus attirante pour les clients. SAP a lanc sa mthodologie acclre (Accelerated SAP methodology; ASAP) en 1997. Les clients sduits par laspect rapide de plusieurs mthodologies de mises en uvre ont brl des tapes primordiales de gestion des changements organisationnels, ils ont omis de dterminer des avantages quantifiables, ils ne se sont pas prpars au transfert de connaissances pour les utilisateurs et lquipe affecte au projet et ils ont effectu la migration des donnes la hte, sattardant peu au nettoyage des donnes. Rsultat : les conomies de temps et de cots ont t modifies la baisse en raison de problmes aprs la mise en service.

Problme Effet long terme 100 entreprises

A 59 %

C Larrimage entreprise-TI est perdu 55 %

D Les utilisateurs finaux manquent de connaissances et de confiance 51 %

E La maintenance du logiciel pose encore problme. Le personnel de lentreprise ne peut pas faire de configuration

47 %

F La maintenance des applications est un fardeau qui constitue une entrave lvolution 21 %

Aucune mesure quantifiable na t dfinie pour les bnfices dcoulant de limplantation

Aprs la mise en production, nous avons dissout lquipe dimplantation et confi le soutien du systme aux TINous avons abrg la formation des utilisateurs finaux en raison de contraintes de temps ou de budget

Nous avons surpersonnalis le logiciel au lieu dadopter des pratiques daffaires inhrentes

Nous avons trop de versions grer, ce qui nuit lintgration

La direction de lentreprise nest pas en mesure de voir la valeur de linvestissement

B Le personnel SAP manque de connaissances et de confiance; dpend des intgrateurs de systmes

Le transfert des connaissances a t insuffisant 56 %

(Les rpondants pouvaient slectionner plusieurs rponses; source : Doane Associates, donnes rvises en 2010)Lesquels des problmes de mise en uvre suivants affectent toujours votre entreprise?


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Chacun des problmes soulevs dans ce sondage est grave et peut diminuer les rductions de cots recherches par une mise en uvre acclre. Les clients devraient savoir que le cot total de proprit est une mesure trompeuse en ce qui concerne les mises en uvre SAP. Cette mesure est pertinente pour des applications autres que SAP, mais elle est moins utile pour les applications long terme destines lensemble de lentreprise. Les bnfices totaux de proprit constituent galement une mesure inadquate. Ni lune ni lautre narrive tenir compte de faon satisfaisante de la dure de vie probable dune mise en uvre SAP, soit 25 30 ans. En raison des dfis et des cots qui entrent en ligne de compte lors dune mise en uvre SAP, lerreur la plus dommageable lorsque lon prcipite la mise en production est labsence de planification pour le dploiement long terme. Les clients devraient se souvenir que, avant SAP, ils devaient changer des applications daffaires individuelles (p. ex. pour le traitement des bons de commande, la comptabilit, le contrle des stocks, etc.) tous les trois quatre ans. Dans un tel environnement, le cycle de vie des applications tait peu prs le suivant : Ce cycle de vie ne sapplique pas SAP. La dgradation est considrablement rduite grce aux mises jour logicielles et technologiques rgulires offertes dans le cadre du contrat de maintenance SAP. En outre, les entreprises qui adoptent SAP y sont gnralement fidles, quoi quil arrive. Les clients qui coupent au maximum dans les frais de mise en uvre afin de prcipiter la mise en production nuisent leurs intrts. La mise en production de SAP est simplement la fin du commencement dune relation qui pourrait trs bien durer 25 ans. Ladoption dune approche court terme se solde assez souvent par un rsultat unique et insatisfaisant : le remplacement des applications en place par des applications SAP et une amlioration lgrement mesurable des processus.

Besoindaffaires

Plandeprojet

Acquisition oudveloppementdelogiciel

Miselessaietformation

Miseenuvre

Utilisation

Maintenance

etamlioration

Dgradation



Planification matrimoniale avec SAP Lexprience sur le terrain et la recherche rvlent que, dans les trois quatre annes suivant la mise en production de SAP, les clients traversent en gnral les phases suivantes : dni, prise de conscience et dcision. Le dni survient dans la premire anne; il se traduit par la prsomption que tout ira bien ds que linstallation aura t stabilise. La prise de conscience se produit dans la deuxime anne, alors que le bouleversement perdure sans que lon puisse en voir la fin; il apparat vident quune rorganisation majeure et quun changement de cap sont de mise. La dcision de rechercher des solutions plus dfinitives intervient le plus souvent dans la troisime ou quatrime anne aprs la date de mise en production. Cest ce stade que la majorit des clients comprennent que leur soutien SAP est inadquat. Pour viter ce parcours, nous conseillons aux clients de planifier leur mariage SAP (engagement envers le soutien et le dploiement long terme) bien avant le jour de la noce.



Planifier la postimplantation SAP Il est important de se rappeler que mme si un projet de mise en uvre SAP est trs technique, le dploiement progressif de SAP (qui permet lexcution des processus daffaires) est au contraire surtout centr sur les ressources. Ainsi, la planification de la postimplantation devrait tre axe surtout sur le recrutement et lapprovisionnement et moins sur la technologie. Idalement, le client constitue une structure postimplantation avant la mise en production. Cela demande une planification des ressources qui va au-del de la mentalit de projet et une dtermination constituer, ds le dbut, des groupes de soutien permanents pour les utilisateurs finaux et les applications. Le modle organisationnel le plus dynamique est celui du Centre dexcellence qui se compose de quatre domaines interrelis (voir le schma suivant). Lors de la mise en uvre, les partenaires participent au dveloppement dun plan daffaires dtaill. Certains de ces partenaires devraient tre affects temps plein aux processus. Aprs la mise en production, le mandat de ces derniers sera de voir lamlioration continue des processus daffaires. Les superutilisateurs (aussi appels utilisateurs cls ou privilgis) devraient tre identifis au cours de la mise en uvre et se voir confier un rle permanent pour le soutien et lencadrement auprs des utilisateurs finaux. Les employs des applications affects la configuration devraient obtenir les connaissances ncessaires grce une formation et un partenariat avec une quipe externe dintgration de systmes.

Centre dexcellence

1

Domaine Soutien TI

Domaine Entreprise

Gestion de lintgration (technique/interfaage)

Vrification de la production/Gestion des changements

EnterpriseProgramManagementGestion du programme de lentreprise

Finance Sales Logistics Production Finances Ventes Logistique Production

Centre dassistance

Utilisateurs

Gestion des changements/Formation continue

Utilisateurs

Utilisateurs

Utilisateurs

Gestion de lintgration (fonctionnelle, application hybride) Applications sur mesure

Configuration logicielle et soutien

Superutilisateurs

Super utilisateurs

Super utilisateurs

Super utilisateurs

Propritaires des processus

Domaine Habilitation

Domaine Applications

Gestion des changements organisationnels



Aprs la mise en production, une partie de lquipe des applications devrait tre retenue pour offrir du soutien aux applications et agir en tant quanalystes daffaires. Nous conseillons fortement que ce soutien soit offert par des employs axs sur les affaires. Nombreuses sont les entreprises qui ont, tort, prsum que lorsque la configuration remplace la programmation postimplantation, les programmeurs sont les meilleurs candidats pour la raliser. En fait, certains programmeurs seront ncessaires pour la personnalisation, la prparation de rapports, linterface et dautres tches connexes, mais aucun ne devrait tre affect la configuration des applications. Lun des principaux aspects de la planification des ressources en vue de la postimplantation est de dterminer le niveau de services de gestion dlgue ncessaire, le cas chant. Cet aspect fera lobjet dune prochaine tude technique. En bref, nous vous conseillons de planifier une combinaison stratgique de dotation en personnel de soutien linterne et de gestion dlgue des services. Si vous combinez bien ces options, vous profiterez de tous les avantages et viterez les dsavantages prsents dans le tableau suivant :

Avantages Dsavantages Avantages Dsavantages Riche en mthodes, outils et

comptences en services-conseils qui tirent parti du modle de prestation mondiale des services

Intrt direct dans la russite oprationnelle

Moindres connaissances des mthodes, des outils et des comptences en services-conseils

Plusieurs clients peuvent partager des frais en fonction de leurs besoins ou de leur utilisation

Peut ne pas tre suffisamment axe sur le client

Est assur dtre axe sur le client

Impossible dajuster les frais en fonction de lutilisation

Grande exprience par rapport aux produits

Peu dexprience par rapport aux produits

Pas trs oriente vers le contexte daffaires et lorganisation du client

Entirement orient vers le contexte daffaires et lorganisation du client

Peu expose aux meilleures pratiques de lindustrie

Exprience et mthodes prouves en matire de consolidation et dharmonisation des applications

Peu dintgrateurs de services de gestion dlgue comme CGIsont en mesure de grer une combinaison dapplications dentreprise et patrimoniales

Meilleure exprience avec ses propres applications patrimoniales

Tendance dpendre des applications patrimoniales et non de SAP

Connaissances pousses en matire de conception de processus daffaires

Faibles connaissances en matire de conception de processus daffaires

Gestion dlgue des services Personnel du client (dotation linterne)

Bon accs aux meilleures pratiques de lindustrie

Pas dintrt direct dans larussite oprationnelle (sauf si contractuellement)



Au fur et mesure que vous dvelopperez votre plan concernant les ressources, vous devrez raliser les tches suivantes : a) identifier les employs qui offriront du soutien SAP aprs la mise en production, b) dresser linventaire des comptences des employs et c) offrir un transfert de connaissances pour combler les lacunes. La transition entre le projet dimplantation et lenvironnement de soutien postimplantation peut se faire sans heurts si elle est bien planifie. Au moment de la mise en production, vous commencerez rduire les effectifs de lquipe du projet jusqu ce quil ne reste plus que les ressources du groupe de soutien prvu. Ce groupe sera responsable du soutien aux applications de deuxime niveau, du dveloppement continu relatif aux amliorations des processus daffaires, des nouveaux projets (p. ex., applications tendues) et du dploiement sur les diffrents sites. Les effectifs de ce groupe pourront tre rduits mesure que le dploiement progressera. Le transfert de connaissances sacclrera durant la phase ralisation o la principale activit est la configuration logicielle. Paralllement au transfert de connaissances, lactivit des utilisateurs augmente tout au long du projet de mise en uvre et culmine lavant-dernire tape avant la mise en production : la formation des utilisateurs finaux. Le jour de la mise en production, et de faon permanente par la suite, les utilisateurs finaux bnficieront dun centre dassistance, de conseils de superutilisateurs et dencadrement ainsi que de services de gestion des changements organisationnels pour attnuer limpact des changements qui continueront dtre apports rgulirement aux processus daffaires.

quipe du projetSoutien aux applications

Dveloppement continu

Superutilisateurs/ centre dassistance

Aprs la mise en production Projet de mise en uvre

Dmantlement de lquipe du projet

Nettoyage des donnes

Rdaction de la procdure

Acceptation des essais

Formation

Transfert de connaissances tout au long du projet

Identification des superutilisateurs

Modlisation des processus daffaires Configuration

Nouveaux projets et dploiements

Gestion des changements organisationnels

Utilisateurs finaux

Temps

Effort



Conclusion : la mise en uvre SAP nest pas une fin en soi (et cest bien ainsi) Mme si effectuer une mise en uvre SAP est une ralisation de taille, la mise en uvre sera encore plus impressionnante si lentreprise est bien prpare la prendre en charge et la faire voluer aprs sa mise en production. Une prparation complte permettra lentreprise a) dabsorber le choc des changements apports aux processus daffaires; b) dassurer la continuit des oprations internes et offertes directement aux clients c) de veiller ce que les employs gardent le moral ( Nous sommes passs travers et a fonctionne! ) et enfin, d) douvrir la voie dautres bnfices mesurables. Si vous envisagez de raliser une mise en uvre SAP ou si vous tes en train den raliser une, prenez le temps dexaminer la mthodologie du projet et assurez-vous quelle contienne les tapes ncessaires la planification de la postimplantation long terme. Linclusion de ces tapes ajoutera peut-tre de 3 % 5 % au budget du projet, mais au final, ce sera un investissement judicieux. propos de lauteur Michael Doane est une sommit en matire dapplications dentreprise. Il compte 37 annes dexprience dans le domaine des affaires et des systmes dinformation, dont 16 annes en services-conseils. Il conseille ses clients sur diverses stratgies, la mise en uvre et lintgration, la slection et la gestion des fournisseurs de services ainsi que sur les meilleures pratiques et mthodes pour les aider optimiser leurs investissements dans les applications dentreprise. M. Doane est lauteur de The New SAP Blue Book, A Concise Business Guide to the World of SAP et de The SAP Green Book: Thrive After Go-Live. Il a anim de nombreux sminaires au Canada, aux tats-Unis et en Europe sur les thmes suivants : la mise en uvre des meilleures pratiques, le rendement des investissements dans les systmes informatiques et la gestion du cycle de vie des applications. Site Web : www.michaeldoane.com Blogue : http://sapsearchlight.blogspot.com/ Courriel : [email protected] propos de CGI La raison dtre de CGI est de satisfaire ses clients. Figurant parmi les chefs de file du secteur des services en TI et en gestion des processus d'affaires, CGI regroupe 31 000 professionnels rpartis dans 125 bureaux dans le monde. Partenaire certifi de SAP et partenaire certifi de mise en uvre Run SAP, CGI aide ses clients maximiser le rendement de leurs investissements. Les spcialistes chevronns du centre d'excellence SAP de CGI matrisent fond les divers volets des solutions SAP sur le plan de l'exploitation et de la technologie. Que votre organisation appartienne au secteur public ou priv, vous pouvez compter sur leur savoir-faire et leur engagement. Pour nous, russir signifie aider nos clients amliorer leur position concurrentielle et se distinguer par leurs rsultats.

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