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Comment exécuter unemontée de version du lettrage

Solutions de SAPSAP Business One

2007 AV2.0

Novembre 2007

Applies to SAP Business One 8.8 release family and SAP Business One 9 release family

SAP Business One 2007 A Comment exécuter une montée de version du lettrage

© SAP AG 2007 2

Table des matières

Comment exécuter une montée de version du lettrage ........................................................................... 4

Introduction .............................................................................................................................................. 4

Informations complémentaires.................................................................................................................. 5

Glossaire.................................................................................................................................................. 5

Vue d'ensemble........................................................................................................................................ 8

Identification des incohérences pendant le processus de montée de version ............................................ 9

Génération de l'état Protocole des incohérences .....................................................................................10

Définition des critères de l'état..............................................................................................................10

Affichage de l'état ................................................................................................................................12

Zone d'en-tête ..................................................................................................................................14

Espace tableau.................................................................................................................................14

Écritures au journal de montée de version ...............................................................................................18

Gestion des écritures au journal de montée de version............................................................................20

Types d'incohérence ...............................................................................................................................21

Facture liée à paiement rapproché....................................................................................................21

Avoir lié à paiement rapproché .........................................................................................................26

Paiement lié à transaction rapprochée..............................................................................................29

Avoir/facture lié(e) à facture/avoir .....................................................................................................32

Écriture au journal liée à paiement rapproché ...................................................................................36

Rapprochement interrompu ..............................................................................................................40

Rapprochement non équilibré...........................................................................................................44

Annulation paiement/écriture au journal dans paiement ....................................................................47

Rapprochement d'un paiement annulé..............................................................................................50

Reconnaissance partielle de l'écart de cours de change ...................................................................52

Rapprochement de paiements en rapport avec demande de versement d'un acompte......................57

Reconnaissance de l'écart de cours de change dans paiements de demandes de versement d'unacompte ...........................................................................................................................................60

Annulation paiement/écriture au journal manuelle dans rapprochement avec plusieurs partenaires...64

Différence de change manquante après rapprochement avec plusieurs partenaires..........................66

Paiement annulé de demande de versement d'un acompte ..............................................................67

Paiement d'un document de report d'exercice...................................................................................70

Avoir basé sur une facture de report d'exercice.................................................................................72

Traitement du paiement lié à la transaction.......................................................................................75

Partenaire de consolidation ..............................................................................................................78

Plusieurs comptes collectifs..............................................................................................................81

Plusieurs comptes collectifs dans un paiement annulé......................................................................82

Transaction d'équilibrage du journal de montée de version ...............................................................83

Cas particulier : rapprochement de partenaire avec un solde dû égal à zéro .....................................85


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Copyright et marques...............................................................................................................................87


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Comment exécuter une montée de version du lettrage

IntroductionCe document décrit le résultat et les implications possibles d'une montée de version vers SAP BusinessOne 2007 A concernant les données relatives aux lettrages.

Si SAP Business One 2007 A est votre première installation, ce document ne vous concerne pas.

Si vous envisagez une montée de version vers SAP Business One 2007 A et que vous avez installé l'outil desimulation d'une montée de version du lettrage, ce document s'applique à votre cas, étant donné que lerésultat de cet outil est identique à celui obtenu lors de la montée de version.

Si vous venez d'exécuter une montée de version vers SAP Business One 2007 A pour votre application etpour vos bases de données d'entreprise, procédez comme suit :

1. Dans le menu principal SAP Business One, sélectionnez Administration Utilitaires.

2. Vérifiez si le point de menu Montée de version pour lettrage apparaît comme dans la figure ci-dessous :

L'option n'apparaît pas : la montée de version vers SAP Business One 2007 A n'a eu aucuneimplication sur les données du lettrage de votre société ; vous pouvez ignorer le reste de cedocument.

L'option apparaît : les bases de données de votre société contiennent au moins une incohérenceconcernant les données du lettrage ; ce document peut vous être utile.


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Le processus de montée de version identifie les incohérences existantes ; il ne les génèrepas. Ces incohérences sont apparues lors des différents traitements dans les versionsantérieures. Elles existent dans les bases de données de votre société indépendamment de lamontée de version vers SAP Business One 2007 A.

Ce document répond aux questions suivantes :

Qu'est-ce qu'une incohérence et pourquoi existe-t-elle ?

Comment la version SAP Business One 2007 A parvient-elle à identifier et à corriger lesincohérences ?

Comment gérer la correction des incohérences ?

Si vous utilisez l'outil de simulation d'une montée de version du lettrage, ce document vousaidera à analyser et à comprendre les résultats de la simulation ; toutefois, étant donné que cetoutil est une application en lecture seule, vous ne pourrez effectuer aucune action ni gérer lacorrection des incohérences avant d'avoir réellement procédé à la montée de version de votresystème de production.

Informations complémentairesVoici quelques liens vers des pages utiles sur le portail partenaire où vous pouvez télédécharger leséléments suivants :

Révisions de ce Guide pratique : ce guide est régulièrement révisé et mis à jour avec des scénarios etdes exemples supplémentaires. Merci de vérifier régulièrement s'il existe un numéro de versionultérieur.

Sessions de formation enregistrées qui complètent ce Guide pratique, notamment la sessioncomposée des deux parties suivantes :

Partie 1 : Montée de version du lettrage - Vue d'ensemble

Partie 2 : Montée de version du lettrage - Session détaillée

SAP BUSINESS ONE 2007 - NEW RECONCILIATION ENGINE

SAP BUSINESS ONE 2007 - RECONCILIATION TRAINING

Pour plus d'informations sur les implications possibles concernant les modèles XL Reporter,voir la note SAP 1063565.

GlossaireTerme Description

Incohérence Non-concordance entre tous les objets impliqués dans un lettragespécifique

Type d'incohérence Catégorie de l'incohérence, généralement basée sur le scénarioqui l'a générée

https://websmp208.sap-ag.de/~sapidb/011000358700000380562007E

https://websmp208.sap-ag.de/~sapidb/011000358700000383612007E


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Facture Représente l'un des postes clients ou fournisseurs suivants :

Facture

Facture pour acompte

Facture de pré-paiement

Note de débit

Avoir Représente un document d'avoir client et/ou fournisseur

Paiement Représente un encaissement et/ou un décaissement,indépendamment de son mode de génération

Écriture au journalmanuelle

Toute écriture au journal de type EJ qui n'a pas été créée à lasuite de l'ajout d'un document

Écriture au journalassociée à undocument

Écriture au journal qui est automatiquement créée lorsque vousajoutez certains documents dans SAP Business One

Facture client, facture fournisseur, encaissements etdécaissements, remises…

Documents liés Documents qui ont été rapprochés à l'aide de documentsd'encaissement/de décaissement, d'avoirs fournisseurs ou d'avoirsclients

Notionnellement De manière théorique

Une facture notionnellement ouverte conserve son statutpréalable à la montée de version, mais est présentée comme« en cours » via une écriture au journal de correction à des finsde lettrage (une facture peut, par exemple, être partiellementouverte lors de la montée de version et il est possible de rouvrirnotionnellement la partie de cette facture qui est clôturée).

Rapprochement total Les transactions/documents sélectionnés à des fins derapprochement étaient entièrement ouverts avant le rapprochement etdeviennent entièrement clôturés après le rapprochement.


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Rapprochementpartiel

Au moins une des transactions/un des documents impliqués dans lerapprochement était partiellement ouvert avant le rapprochement ouest devenu partiellement clôturé après le rapprochement.

Dans les versions de SAP Business One antérieures à la version2007 A, le rapprochement partiel peut uniquement être effectué auniveau document.

Les factures clients n° 500, 550 et 604 pour un montantrespectif de 100, 150 et 250 USD ont été payées vial'encaissement n° 330 pour un montant de 470 USD.

Le montant du paiement a été appliqué comme suit :

Les factures clients n° 500 et 550 ont été entièrement payées(100 + 150 = 250 USD), alors que pour la facture client n° 604,seuls 220 USD sur un total de 250 ont été payés.

Bien que les factures clients n° 500 et 550 aient étéentièrement payées, il s'agit d'un rapprochement partiel enraison du paiement partiel de la facture client n° 604.

Rapprochementmanuel

Rapprochement entre des écritures au journal qui peuvent êtreassociées à des documents

Dans les versions de SAP Business One antérieures à la version2007 A, un rapprochement manuel était obligatoirement total.

Rapprochementsystème

Rapprochement total résultant du paiement ou de l'ajout au crédit dedocuments et/ou de transactions via la création de documents

Lorsque vous ajoutez un encaissement qui correspond aumontant total d'une facture client, les transactions associées àces documents sont totalement rapprochées par le système demanière automatique.


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Vue d'ensembleUne incohérence est une situation dans laquelle la valeur solde dû d'un document est différente du soldeeffectivement dû dans l'écriture au journal associée au document.

Les versions antérieures à SAP Business One 2007 A contiennent deux moteurs de lettrage distincts :

Par document

Par écriture au journal

Chaque moteur de lettrage offre différentes fonctions, dont certaines sont communes aux deux moteurs,telles que le rapprochement des données de deux documents contenant exactement les mêmes montantsou le rapprochement de deux écritures au journal avec des montants identiques, soit un rapprochementtotal.

Les deux moteurs n'ont pas non plus les mêmes capacités. Le moteur « Par document » vous permet depayer ou de créditer partiellement une facture, tandis que le moteur « Par écriture au journal » ne permetde payer et de créditer que des montants totaux.

Une facture partiellement payée ou créditée affiche les données suivantes :

Il s'agit ici de la facture n° 26, qui est associée à la transaction n° 77 :

Toutefois, dans la fenêtre Lettrage, l'écriture au journal n° 77, qui est associée à la facture client n° 26, nereflète pas le paiement ou le crédit partiel. Le montant à rapprocher (solde dû) est le montant total d'originede la facture. En outre, l'utilisateur peut le rapprocher de n'importe quelle écriture au journal ou den'importe quel ensemble d'écritures au journal qui affiche un montant concordant :

Comme le solde dû dans le document est différent du solde dû de l'écriture au journal associée audocument, il existe une incohérence.

Ce type d'incohérence est le plus courant. Si les transactions associées aux documents liés ne sont pasrapprochées, ces incohérences sont automatiquement gérées lors de la montée de version et ne nécessitentaucune autre intervention de la part de l'utilisateur.

En revanche, certaines incohérences sont corrigées par la création automatique d'une écriture au journalspéciale que vous devez gérer après la montée de version.


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Identification des incohérences pendant le processus demontée de versionSAP Business One 2007 A comprend un nouveau moteur de lettrage qui combine les capacités des deuxmoteurs disponibles dans les versions précédentes. En outre, il gère les données de lettrage de manièreininterrompue, de sorte qu'un document soit toujours l'image miroir de l'écriture au journal associée, etinversement.

Le nouveau moteur de lettrage ne génère pas d'incohérences, même de façon involontaire.

Comme il s'agit d'un changement radical par rapport aux versions antérieures, une partie du processus demontée de version vers SAP Business One 2007 A est dédiée à la transition entre l'utilisation de deuxmoteurs de lettrage séparés et l'utilisation d'un seul moteur intégré.

Le processus suivant identifie et gère automatiquement les incohérences qui peuvent exister pendant lamontée de version vers SAP Business One 2007 A :

1. Le système contrôle l'ensemble des documents et des transactions sur compte général afin d'identifierceux qui ont été rapprochés (partiellement ou totalement) et ceux qui ne l'ont pas été.

2. Le système analyse ensuite les documents et transactions sur compte général identifiés commepartiellement ou totalement rapprochés, afin de déterminer si le rapprochement identifié estreprésenté à l'identique dans les données de document et dans les données de transaction surcompte général.

3. Lorsqu'une incohérence résultant du lettrage est identifiée entre les données de document et latransaction sur compte général correspondante, le système crée une écriture au journal de montée deversion spéciale afin de corriger l'incohérence.

4. Une fois la montée de version terminée, vous pouvez générer un état qui répertorie les écritures aujournal de correction ajoutées au cours du processus (Administration Utilitaires État journal -montée de version pour lettrage). Cet état fournit des informations détaillées sur le contenu desécritures au journal de correction, et des documents et transactions sur compte généralcorrespondants.

Vous ne pouvez pas corriger une incohérence préalablement à la montée de version.


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Génération de l'état Protocole des incohérencesAprès avoir terminé la montée de version, générez l'état Protocole des incohérences, qui contient lesinformations suivantes :

Informations détaillées sur les incohérences identifiées pendant le processus de montée de version

Détails des transactions de montée de version correspondantes qui ont été créées pour résoudre cesincohérences

Définition des critères de l'étatPour créer l'état, dans le menu principal SAP Business One, sélectionnez Administration Utilitaires Étatjournal - montée de version pour lettrage.

La fenêtre Protocole des incohérences - Critères de sélection apparaît :

Vous pouvez générer l'état pour toute la base de données ou filtrer les résultats en utilisant l'une des zonesci-dessous comme critère :

Zone Description/Action

Type d'incohérence Pour filtrer l'état en fonction d'un seul type d'incohérence,sélectionnez le type requis dans la liste ; sinon, sélectionnezTous/toutes.


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Type d'origine du doc.notionnel

Les résultats de l'état incluent les éléments suivants :

Le type d'origine des documents concernés par lesincohérences identifiées

Les documents que l'écriture au journal de montée de version anotionnellement rouverts

Sélectionnez un type d'origine dans la liste pour afficher lesécritures au journal de montée de version créées pour ce type dedocument.

Pour générer la liste des écritures au journal de montée deversion créées pour les incohérences identifiées dans lesfactures clients, sélectionnez le type d'origine IN.

Pour connaître la signification de tous les types d'origine, voirl'Annexe I

dans ce document.

Type de partenaire Générez l'état pour les clients uniquement, les fournisseursuniquement ou les deux.

Partenaire (De, À) Indiquez la plage de partenaires pour lesquels vous voulezgénérer l'état.

Les options dépendent de la sélection effectuée dans la zoneType de partenaire.

Mise à jour dunuméro d'écriture aujournal (De, À)

Indiquez la plage de numéros des écritures au journal de montéede version à inclure dans l'état.

Les numéros attribués aux écritures au journal de montée deversion sont des numéros successifs et proviennent de la sériede numérotation par défaut associée aux écritures au journalmanuelles.

Date comptable (De,À)

Indiquez une plage de dates comptables pour inclure uniquementles écritures au journal de montée de version dont les datescomptables sont incluses dans cette plage.

La date comptable d'une écriture au journal de montée deversion est déterminée par celle du document/de la transactionnotionnellement rouvert(e) pour lequel/laquelle elle a étécréée.

Si l'écriture au journal de montée de version contient plusieurslignes, chacune avec une date comptable différente, l'étataffiche uniquement les lignes dont la date comptable estincluse dans la plage définie.


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Date d'échéance (De,À)

Indiquez une plage de dates d'échéance pour inclure uniquementles écritures au journal de montée de version dont les datesd'échéance sont incluses dans cette plage.

La date d'échéance d'une écriture au journal de montée deversion est déterminée par celle du document/de la transactionnotionnellement rouvert(e) pour lequel/laquelle elle a étécréée.

Si l'écriture au journal de montée de version contient plusieurslignes, chacune avec une date d'échéance différente, l'étataffiche uniquement les lignes dont la date d'échéance estincluse dans la plage définie.

Date du document(De, À)

Indiquez une plage de dates de document pour inclureuniquement les écritures au journal de montée de version dontles dates de document sont incluses dans cette plage.

La date de document d'une écriture au journal de montée deversion est déterminée par celle du document/de la transactionnotionnellement rouvert(e) pour lequel/laquelle elle a étécréée.

Si l'écriture au journal de montée de version contient plusieurslignes, chacune avec une date de document différente, l'étataffiche uniquement les lignes dont la date de document estincluse dans la plage définie.

Valeur journal montéede version (DI) - De,À

Indiquez une plage de montants en devise interne pour inclureuniquement les écritures au journal de montée de version dontles valeurs en devise interne sont incluses dans cette plage. Unevaleur positive indique un montant au débit alors qu'une valeurnégative indique un montant au crédit.

Pour la plage (-10 à 5), l'état inclut les écritures au journal dontles valeurs au crédit sont comprises entre 0 et 10 et lesécritures au journal dont les valeurs au débit sont comprisesentre 0 et 5.

Les critères de sélection utilisés sont sauvegardés et apparaissent automatiquement lors de laréouverture de la fenêtre.

Les résultats de l'état contiennent des détails, comme le type d'incohérence et une explication synthétiquedu motif de l'incohérence. Ces détails, ajoutés aux informations complémentaires contenues dans l'état,vous permettent de comprendre les motifs de création de chaque transaction de montée de version. Vouspouvez imprimer les résultats de l'état et les sauvegarder au format Microsoft Excel.

Affichage de l'étatLa fenêtre État journal - montée de version pour lettrage comprend deux sections : une zone d'en-tête et unespace tableau.


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Zone d'en-têteLa zone d'en-tête affiche les détails de la ligne actuellement sélectionnée dans l'espace tableau.

Zone d'en-tête

Zone Description

Numéro d'écriture aujournal

Contient le numéro de la ligne de tableau de protocolesélectionnée.

Pour accéder à la fenêtre Écriture au journal, cliquez sur .

Total solde d'écriture aujournal

Affiche, dans la devise interne, le montant total du solde dû del'écriture au journal de montée de version sélectionnée, même sielle a été rapprochée.

Explication synthétique Indique la raison pour laquelle l'écriture de montée de versionsélectionnée a été créée.

Espace tableauLe tableau lui-même comprend deux sections :

Détails du journal de montée de version : les colonnes de cette section fournissent des détails surl'écriture au journal de montée de version créée automatiquement pendant le processus de montée deversion.

Données de protocole : les colonnes de cette section donnent des informations sur lesdocuments/transactions d'origine et sur les rapprochements intervenant dans l'incohérence qui adéclenché la création de l'écriture au journal de montée de version. Pour afficher toutes les donnéesdu protocole, développez l'affichage de l'état.


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Espace tableau

Zone Description

Type d'incohérence Indique le type d'incohérence parmi ceux disponibles :

Facture liée à paiement rapproché

Avoir lié à paiement rapproché

Paiement lié à transaction rapprochée

Avoir/facture lié(e) à facture/avoir

Écriture au journal liée à paiement rapproché

Rapprochement interrompu

Rapprochement non équilibré

Annulation paiement/écriture au journal dans paiement

Reconnaissance partielle de l'écart de cours de change

Transaction d'équilibrage du journal de montée de version

Rapprochement paiement ou écriture au journal annulé(e)

Annulation paiement/écriture au journal dans paiement

Différence de change manquante après rapprochement avecplusieurs partenaires

Paiements de demande de versement d'un acompte appliquésdeux fois

Reconnaissance de l'écart de cours de change dans paiementsde demandes de versement d'un acompte

Rapprochement de paiements en rapport avec demande deversement d'un acompte

Écart pour rapprochement avec plusieurs partenaires

Double application de facture après liaison d'acompte

Paiement annulé de demande de versement d'un acompte

Avoir basé sur une facture de report d'exercice

Paiement d'un document de report d'exercice

Traitement du paiement lié à la transaction

Partenaire de consolidation

Plusieurs comptes collectifs

Numéro d'écriture aujournal

Numéro attribué à l'écriture au journal de montée de version

La série de numérotation utilisée est celle définie par défaut pourles écritures au journal manuelles.

Numéro ligne écritureau journal

Numéro successif de chaque ligne dans l'écriture au journal demontée de version

Lorsqu'une écriture au journal de montée de version inclutplusieurs lignes, chaque ligne est affichée séparément dans l'état.Le numéro de la première ligne est le 0 ; celui de la deuxième le 1,etc.


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Origine Type d'origine et numéro du document/de la transaction d'originepour lequel/laquelle l'écriture au journal de montée de version aété créée et notionnellement rouverte

Pour afficher le document/la transaction d'origine, cliquez sur .

PC 479 représente l'avoir fournisseur n° 479. Pour connaître lasignification complète des types d'origine, voir l'Annexe I

N° de transaction Numéro de l'écriture au journal associée au document/à latransaction d'origine pour lequel/laquelle l'écriture a été créée etnotionnellement rouverte

Pour afficher l'écriture au journal, cliquez sur .

Cette colonne n'apparaît pas dans le tableau par défaut. Pourl'afficher, cliquez sur dans la barre d'outils et sélectionnezcette option dans la fenêtre Options de formulaire.

Numéro lignetransaction

Numéro successif de la ligne de transaction dans l'écriture aujournal associée au document/à la transaction d'origine pourlequel/laquelle l'écriture a été créée et notionnellement rouverte

Le numéro de la première ligne est le 0 ; celui de la deuxièmeest le 1, etc., alors que dans la fenêtre Écriture au journal, lenuméro de la première ligne est le 1. Prenez en compte cetteparticularité lorsque vous contrôlez les résultats de l'état parrapport à l'application.


Code du partenaire,Nom du partenaire

Code et nom du partenaire pour lequel l'écriture au journal demontée de version et/ou le document/la transaction d'origine quiest notionnellement rouvert(e), est enregistré(e)

Valeur de ligne dujournal de montée deversion

Valeur de la ligne d'écriture au journal de montée de version dansla devise du partenaire

Une valeur positive représente un montant au débit alors qu'unevaleur négative représente un montant au crédit.


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Valeur de ligne dujournal de montée deversion (DI)

Valeur de la ligne d'écriture au journal de montée de version dansla devise interne

Une valeur positive représente un montant au débit alors qu'unevaleur négative représente un montant au crédit.

La somme totale des lignes d'écriture au journal de montée deversion apparaît en bas de cette colonne.


Document appliqué etrapproché

Origine et numéro du document qui a été initialement lié audocument/à la transaction pour lequel/laquelle l'écriture au journalde montée de version a été créée

Le document appliqué et rapproché a été rapproché dudocument/de la transaction (voir N° rapprochement) qui estdifférent(e) de celui/celle auquel/à laquelle il a été initialement lié(voir Document lié).

Pour afficher le document d'origine, cliquez sur .

RC 99 représente l'encaissement n° 99. Pour connaître lasignification complète des types d'origine, voir l'Annexe I

dans ce document.

Document lié Origine et numéro de la transaction/du document lié au documentappliqué et rapproché

Pour afficher le document d'origine, cliquez sur .

RC 99 représente l'encaissement n° 99. Pour connaître lasignification complète des types d'origine, voir l'Annexe I

dans ce document.

N° rapprochement Numéro du rapprochement impliquant le document ou latransaction qui contient l'incohérence

Pour accéder à la fenêtre Gérer les lettrages précédents, quiaffiche toutes les transactions impliquées dans ce rapprochement,cliquez sur .

X, Y, Z Ces colonnes représentent différentes valeurs, selon le typed'incohérence. Les informations qu'elles contiennent peuvent vousaider à comprendre la dérivation de valeurs d'écritures au journalde montée de version créées pour des scénarios complexes.

Étant donné que les scénarios complexes sont plutôt rares et qu'iln'est pas pertinent d'analyser chaque écriture au journal demontée de version, ces colonnes n'apparaissent pas par défautdans l'état. Pour les afficher, cliquez sur dans la barre d'outilset sélectionnez l'option appropriée dans la fenêtre Options deformulaire.


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Écritures au journal de montée de versionLes écritures au journal créées pendant le processus de montée de version ont des caractéristiques qui lesdistinguent des autres écritures au journal de vos bases de données.

Les principales différences sont les suivantes :

Les valeurs au débit ou au crédit en devise interne, étrangère ou système sont égales à zéro.

La valeur d'une écriture au journal de montée de version est présentée uniquement dans les colonnesSolde dû, récemment ajoutées dans SAP Business One 2007 A, et correspond au montant disponiblepour le rapprochement.

La valeur des écritures au journal de montée de version peut être exprimée en devise interneou dans une devise étrangère, selon la devise affectée au partenaire concerné.

Les écritures au journal de montée de version des partenaires définis avec Toutes devises sontcomptabilisées uniquement dans la devise interne.

Aucune écriture au journal de montée de version n'est créée ou enregistrée dans la devisesystème.

Les écritures au journal de montée de version sont incluses et affichées dans tous les étatscomptables (état d'historique, fenêtre Solde des comptes, grand livre, journal comptable, etc.)avec une valeur nulle au débit ou au crédit, et une valeur solde dû non nulle.

Étant donné que les valeurs Solde dû - débit et Solde dû - crédit ne sont pas représentéesséparément, les valeurs Solde dû positives représentent des montants au débit, alors que lesvaleurs Solde dû négatives représentent des montants au crédit.

Vous ne pouvez pas annuler, contre-passer ou dupliquer des écritures au journal de montée deversion.

Toutes les écritures au journal de montée de version présentent l'origine RU (Reconciliation Upgrade -montée de version du lettrage). Lorsque vous cliquez sur en regard de l'état journal - montée deversion pour lettrage, ce dernier s'ouvre uniquement en fonction d'une écriture au journal de montéede version spécifique (c'est-à-dire en présentant l'explication de l'écriture en question).


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Zone Activité/Description

Série, Numéro La série de numérotation utilisée pour les écritures au journal demontée de version est la série de numérotation par défaut affectéeaux écritures au journal manuelles.

Date comptable, Dated'échéance, Date dudocument

Les dates des écritures au journal de montée de version sont cellesdu document/de la transaction d'origine que l'écriture anotionnellement rouvert(e).

Si une écriture au journal de montée de version inclut plusieurslignes, chacune peut avoir une date différente. Dans ce cas, lesdates figurant dans l'en-tête sont les dernières dates apparaissantdans les lignes de l'écriture au journal.

Il en est ainsi même lorsque :

l'option Bloquer le traitement de la date comptablepar ligne est sélectionnée dans l'onglet Pardocument (Administration Initialisation systèmeOptions par document) ;

les dates affectées à l'écriture au journal de montéede version sont issues d'une période comptable quiest déjà bloquée.

Réf. 1, Réf. 2, Réf. 3 Au niveau ligne, ces zones contiennent les valeurs des zonescorrespondantes de la transaction associée au document quel'écriture au journal de montée de version rouvre notionnellement.

Vous pouvez mettre à jour ces valeurs manuellement dans lesécritures au journal de montée de version.

Dans l'en-tête, ces zones sont vides.

Remarques Dans l'en-tête de l'écriture au journal, indique le typed'incohérence sous-jacent de l'écriture au journal de montéede version.

Paiement lié à une transaction rapprochée – Montée deversion pour lettrage

Au niveau ligne de l'écriture au journal, indique le documentqui est notionnellement rouvert par la ligne d'écriturespécifique.

Encaissement 13 indique que cette ligne d'écriture au journalde montée de version rouvre notionnellement le documentEncaissement n° 13.

Le contenu de la zone Remarques au niveau ligne apparaîtdans l'extrait de compte client. Vous pouvez le modifiermanuellement, si nécessaire.


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Gestion des écritures au journal de montée de versionLes écritures au journal de montée de version créées pendant le processus de montée de version sontrépertoriées dans l'état journal - montée de version pour lettrage. Pour que le système comptable soittoujours actualisé, vous devez gérer les écritures au journal de montée de version comme toute autretransaction imputée à un partenaire.

Le processus de haut niveau recommandé pour la gestion des écritures au journal de montée de version estle suivant :

1. Dans le menu principal SAP Business One, sélectionnez Administration Utilitaires État journal -montée de version pour lettrage. La fenêtre des critères de sélection de l'état apparaît.

2. Définissez les critères requis, puis cliquez sur OK. L'état journal - montée de version pour lettrages'affiche.

3. Sélectionnez la ligne de l'écriture au journal de montée de version que vous voulez traiter, puischoisissez Lettrage.

La fenêtre Lettrage du partenaire concerné apparaît ; elle répertorie toutes les transactions nonrapprochées imputées au partenaire, y compris l'écriture au journal de montée de version.

En affichant les colonnes Détails, Réf. 1, Réf. 2 et Réf. 3 dans cette fenêtre (en les sélectionnant dansla fenêtre Options de formulaire), vous pouvez identifier le document d'origine notionnellement rouvertpar les écritures au journal de montée de version.

Vous devez traiter l'écriture au journal de montée de version d'après le type d'incohérence qui en est àl'origine.

En règle générale, une écriture au journal de montée de version se gère tout comme unetransaction partenaire ordinaire. Vous pouvez :

la laisser dans le livre en attendant la comptabilisation de la transaction correspondante,par exemple, une facture en attente de paiement ;

la rapprocher d'une transaction de paiement ou d'une écriture au crédit existante ;

la reconnaître comme créance douteuse et la comptabiliser dans le compte collectif descréances douteuses du partenaire ;

la reconnaître en tant que gain ou perte et la comptabiliser dans un compte de résultat.

La seule manière de gérer les écritures au journal de montée de version qui découlent d'unereconnaissance partielle de l'écart de cours de change est de les transférer dans des comptesde résultat (charges/produits).


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Types d'incohérenceComme indiqué précédemment, l'état journal - montée de version pour lettrage identifie le typed'incohérence qui déclenche une écriture au journal de montée de version. Voici une description détailléedes différents types d'incohérence susceptibles d'apparaître dans l'état. Ces informations peuvent vous aiderà analyser chaque écriture au journal de montée de version et à prendre la bonne décision concernant sonmode de traitement.

Facture liée à paiement rapprochéCette incohérence survient lorsqu'une facture est partiellement liée à un paiement (vous avez choisi lafacture dans la table des documents de paiement ou vous avez utilisé la fonction Relier des factures auxpaiements), et que l'écriture au journal associée à ce paiement est rapprochée d'une écriture au journal quin'est pas celle associée à la facture.

Les exemples suivants illustrent différents cas d'incohérences identifiées sous le type Facture liée àpaiement rapproché :

Avant la montée de version vers SAP Business One 2007 A :

La facture client n° 49 a été partiellement payée (20 USD sur 100) par l'encaissement n° 33.Étant donné que ce paiement ne représente qu'un montant partiel, les transactions associéesaux documents précités ne sont pas rapprochées entre elles.


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L'écriture au journal n° 147 est associée à la facture client n° 50 et est totalement rapprochéede l'écriture au journal n° 146, qui est associée à l'encaissement n° 33.La facture client n° 49 n'est pas impliquée du tout dans ce rapprochement, même si elle a étépartiellement payée via l'encaissement n° 33.

Les conséquences de cette incohérence sont les suivantes :

La facture client n° 49 est considérée comme partiellement payée du point de vue du documentet comme « en cours » du point de vue des comptes généraux. Ainsi, lorsque vous générezl'état d'historique par document, les résultats sont différents de ceux obtenus lorsque l'état estgénéré par écriture au journal. De plus, l'état lui-même indique que ce scénario inclut uneincohérence :

La fenêtre ci-dessus affiche l'historique des créances client (état Balance âgée Clients) générépar document de vente. Le client C30000 apparaît en rouge, ce qui indique la présence d'une


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incohérence. En outre, vous pouvez voir que la valeur Total n'est PAS égale à la somme detoutes les périodes.

Les types d'incohérence n'ont pas tous la même influence sur l'état d'historique.

L'incohérence présentée dans cet exemple a également un impact sur l'état Documents encours :

Comme vous pouvez le constater, la facture client n° 49 apparaît avec un montant en suspensde 80 USD, alors qu'il devrait s'agir de 100 USD.

Pendant la montée de version vers SAP Business One 2007 A :

Le système détecte que l'encaissement n° 33 pour un montant de 20 USD a été appliqué deuxfois :

lors du paiement partiel de la facture client n° 49 ;

lors du rapprochement de l'écriture au journal n° 146 (qui est associée à l'encaissementn° 33) de l'écriture au journal n° 147 (qui est associée à la facture client n° 50).

Pour corriger cela, vous devez rouvrir l'un des rapprochements. Étant donné que le documentlié est « en cours » du point de vue de la comptabilité générale, le système le rouvrenotionnellement. Dans ce cas, la facture client n° 49 est notionnellement rouverte via lacréation d'une écriture au journal de montée de version pour la valeur solde dû de 20 USD.


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Après la montée de version vers SAP Business One 2007 A :

L'état journal - montée de version pour lettrage affiche les détails expliquant l'écriture au journalde montée de version créée pour corriger l'incohérence :

Lorsque vous sélectionnez la ligne qui contient l'écriture au journal de montée de version etque vous choisissez Lettrage, la fenêtre Lettrage de SAP Business One 2007 A apparaît. Cettefenêtre affiche les transactions en cours comptabilisées pour le partenaire concerné :

La première ligne présente la facture client n° 49 qui a été créée pour un montant total de100 USD et partiellement payée (20 USD) via l'encaissement n° 33, produisant le montantSolde dû de 80 USD.

La deuxième ligne correspond à l'écriture au journal de montée de version créée pour rouvrirnotionnellement la facture client n° 49. Comme vous pouvez le voir, cette écriture présente unmontant de transaction nul (la zone Montant est vide) et une valeur Solde dû au débit de20 USD.

Plutôt que d'ouvrir le document lui-même, le système a créé cette écriture parce qu'il estpossible que l'autre rapprochement (dans cet exemple, la facture n° 50) ait été rouvert, ce quivous permettrait de modifier les détails de l'écriture au journal de montée de version pour faireréférence à la facture n° 50.

Comme ces détails apparaissent dans l'extrait de compte client, vous pouvez les corriger dansl'écran Écriture au journal, si nécessaire.


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Étapes suivantes

Vous pouvez normalement gérer cette écriture au journal de montée de version tout commeune transaction partenaire ordinaire. Vous pouvez décider de :

la laisser dans le livre en attendant la comptabilisation de la transaction correspondante,par exemple, un avoir ou un paiement ;




Dans cet exemple, la fenêtre Lettrage ci-dessus indique que l'encaissement n° 35 d'un montantde 100 USD a été créé pour le partenaire, et qu'il est toujours en cours.

S'il reflète l'activité commerciale avec ce partenaire, vous pouvez rapprocher l'encaissementn° 35 de la facture client n° 49 et de l'écriture au journal de montée de version n° 167.

Étant donné que le fait de rapprocher l'écriture au journal de montée de version de la ou destransactions correspondantes constitue une manière de la gérer, l'écriture n'apparaît plus dansles états qui contiennent des transactions non rapprochées.


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Avoir lié à paiement rapprochéCette incohérence survient lorsqu'un avoir que vous avez choisi dans la table des documents de paiementest lié à un paiement, lequel est rapproché manuellement de transactions qui n'incluent pas cet avoir.


L'avoir n° 7 et la facture client n° 51 ont été partiellement payés par l'encaissement n° 34 :

Avoir client n° 7 : -20 USD sur -30 USD

Facture client n° 51 : 30 USD sur 40 USD

Étant donné que tous les documents ci-dessus sont partiellement payés/utilisés, lestransactions associées ne sont pas rapprochées les unes des autres :


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Les écritures au journal n° 149 et 151, qui sont associées respectivement aux factures clientsn° 51 et 52, sont totalement rapprochées de la transaction n° 150, qui est associée àl'encaissement n° 34.

La transaction n° 148, qui est associée à l'avoir client n° 7, n'intervient pas dans cerapprochement, bien qu'elle ait été partiellement payée par l'encaissement n° 34.


Le système considère l'encaissement n° 34, qui a été utilisé pour payer partiellement l'avoirclient n° 7, comme totalement rapproché ; il considère aussi l'avoir client n° 7 et la transactioncorrespondante comme non rapprochés.

Le système crée une écriture au journal de montée de version pour rouvrir notionnellementl'avoir client n° 7 afin de refléter la valeur réelle du solde dû (-30 USD et non -10 USD), tellequ'elle était avant la procédure de montée de version.


L'état journal - montée de version pour lettrage affiche l'écriture au journal de montée deversion créée pour corriger l'incohérence :


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L'écriture au journal de montée de version n° 169 apparaît avec une valeur au crédit du soldedû de 20 USD, mais sans montant au débit ou au crédit (la zone Montant est vide). Cettetransaction rouvre notionnellement l'avoir client n° 7 et, avec sa valeur au crédit Solde dû de10 USD (définie avant la montée de version), reflète la valeur réelle du solde dû de l'avoir clientn° 7, soit 30 USD.

Étapes suivantes

Comme expliqué précédemment dans ce document, vous pouvez potentiellement gérer lesécritures au journal de montée de version de la même manière que vous traitez les autresécritures au journal comptabilisées dans la base de données de votre entreprise.

La fenêtre Lettrage présentée plus haut affiche la facture client n° 53, avec une valeur Solde dûde 30 USD. Un examen plus poussé (cliquez sur le lien en forme de flèche pour ouvrir ledocument, puis l'icône du document cible) montre qu'elle a été créditée par l'avoir client n° 8d'un montant de 70 USD.

D'après la connaissance des activités commerciales de ce client spécifique, le reste de lafacture client n° 53 (30 USD) doit également être crédité. Ainsi, il est possible de rapprocherl'avoir client n° 7 et l'écriture au journal de montée de version n° 169 de la facture client n° 53.


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En regardant la colonne Montant à rapprocher, vous constatez que si les trois transactions sontsélectionnées, la valeur est nulle, ce qui signifie que le rapprochement est équilibré.


Paiement lié à transaction rapprochéeCette incohérence survient lorsqu'une transaction (une écriture au journal manuelle ou une transactionassociée à un document) qui a été partiellement payée via un document de paiement est ensuite totalementrapprochée de transactions qui ne sont pas associées à ce document de paiement.


La facture client n° 40 est partiellement payée (70 USD sur 180) par l'encaissement n° 19grâce à l'utilisation de la fonction Relier des factures aux paiements. Les transactionsassociées à ces documents ne sont pas rapprochées entre elles.


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L'écriture au journal n° 116 (qui est associée à la facture client n° 40) est totalementrapprochée de la transaction n° 117 (qui n'est pas associée à l'encaissement n° 19).


Le système détecte que l'encaissement n° 19 est lié à la facture client n° 40 mais pasrapproché de cette facture, laquelle est totalement rapprochée de la transaction n° 117 qui,elle, est associée à l'encaissement n° 20.

Par conséquent, le système crée une écriture au journal de montée de version avec une valeurau crédit Solde dû de 70 USD afin de rouvrir notionnellement l'encaissement n° 19 et derefléter sa valeur Solde dû réelle, soit un crédit de 270 USD.



Lorsque vous sélectionnez la ligne qui contient l'écriture au journal de montée de version et


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que vous choisissez Lettrage, la fenêtre Lettrage de SAP Business One 2007 A apparaît. Cettefenêtre affiche les transactions en cours comptabilisées pour le partenaire concerné :

La première ligne contient l'encaissement n° 19, avec une valeur au crédit Solde dû de200 USD. Cette ligne a été définie avant la montée de version. La deuxième ligne présentel'écriture au journal de montée de version, sans valeur au débit ou au crédit (la zone Montantest vide), mais avec une valeur au crédit Solde dû de 70 USD. Cette écriture rouvrenotionnellement l'encaissement n° 19 et, avec la valeur Solde dû de l'encaissement n° 19,reflète sa valeur Solde dû réelle, soit un crédit de 270 USD.

Étapes suivantes


la laisser dans le livre en attendant la comptabilisation de la transaction correspondante,par exemple, une facture ou une transaction de type écriture au journal ;

la rapprocher d'une facture ou d'une transaction de type écriture au journal existante ;




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Avoir/facture lié(e) à facture/avoirLorsque vous créez un avoir partiel basé sur une facture, les transactions associées à l'avoir et à la facturene sont pas rapprochées entre elles, et peuvent donc être rapprochées d'autres transactions.


L'avoir client n° 6 crédite partiellement la facture client n° 41. Les écritures au journal associéesà ces documents ne sont pas rapprochées entre elles.


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L'écriture au journal n° 118 (qui est associée à la facture client n° 41) est totalementrapprochée de l'écriture au journal n° 120 (qui n'est pas associée à l'avoir client n° 6).


Le système identifie les éléments suivants :

L'avoir client n° 6 est lié à la facture client n° 41 et le document a le statut Clôturé.

L'écriture au journal n° 119 (qui est associée à l'avoir client n° 6) n'est pas rapprochéede l'écriture au journal n° 118 (qui est associée à la facture client n° 41), mais esttotalement rapprochée de l'écriture au journal n° 120.

Par conséquent, le système crée une écriture au journal de montée de version pour rouvrirnotionnellement l'avoir client n° 6, pour une valeur au crédit Solde dû de 100 USD.




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Comme vous pouvez le voir, l'écriture au journal de montée de version n° 174 rouvrenotionnellement l'avoir client n° 6, mais n'a pas d'impact supplémentaire sur le document, quiconserve le statut Clôturé. C'est pourquoi l'avoir client n° 6 n'apparaît pas dans la fenêtreLettrage ci-dessus. Les zones Réf. 1 et Détails indiquent que cette écriture au journal demontée de version a été créée pour rouvrir notionnellement l'avoir client n° 6.

Étapes suivantes


la laisser dans le livre en attendant la comptabilisation de la transaction correspondante,par exemple, une facture ou une transaction de type écriture au journal ;

la rapprocher d'une facture ou d'une transaction de type écriture au journal existante ;


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Écriture au journal liée à paiement rapprochéCette incohérence se produit lorsqu'une écriture au journal est liée à un document de paiement. Le paiementest ensuite rapproché d'un document ou d'une transaction qui n'est pas l'écriture au journal à laquelle il a étéinitialement lié.


L'écriture au journal n° 121 est totalement payée par l'encaissement n° 23. Étant donné que lemontant de l'encaissement est différent du montant de l'écriture au journal, l'écriture au journaln° 121 n'est pas rapprochée de la transaction n° 124, qui est associée à l'encaissement n° 23.


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L'écriture au journal n° 124 est :

associée à l'encaissement n° 23, qui a été utilisé pour payer l'écriture au journal n° 121 ;

totalement rapprochée de la transaction n° 126, qui est associée à la facture clientn° 43.


Le système détecte que l'écriture au journal n° 121 a été entièrement payée par l'encaissementn° 23, mais n'a pas été rapprochée de la transaction correspondante.

Étant donné que le montant (40 USD) de l'encaissement n° 23 a été utilisé pour payer l'écritureau journal n° 121 et la facture client n° 43, le système crée une écriture au journal de montéede version qui rouvre notionnellement l'écriture au journal n° 121, avec une valeur Solde dû audébit de 40 USD.




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La première ligne contient l'écriture au journal de montée de version créée pour rouvrirnotionnellement l'écriture au journal n° 121. Elle ne contient pas de valeur au débit ou au crédit(la zone Montant est vide), mais une valeur Solde dû au crédit de 40 USD.

Même s'il était évident, avant la montée de version, que l'écriture au journal n° 121 n'était pasrapprochée, cela n'apparaît pas dans la fenêtre Lettrage ci-dessus. Étant donné que l'écritureau journal n° 121 a été entièrement payée par l'encaissement n° 23, elle présente le statutClôturé, et les documents/transactions qui ont ce statut ne sont pas considérés commesusceptibles d'être rapprochés.

La zone Détails indique que l'écriture au journal de montée de version n° 170 a été créée pourrouvrir notionnellement l'écriture au journal n° 121.

Étapes suivantes





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Rapprochement interrompuDans les versions de SAP Business One antérieures à la version 2007 A, lorsque vous interrompiez unrapprochement manuel (Banking Extraits de compte et rapprochements Gérer les rapprochementsprécédents), les écritures au journal manuelles et les documents de paiement qui intervenaient dans lerapprochement interrompu étaient rouverts, tandis que les factures et les avoirs conservaient un solde dûégal à zéro.

La présence d'un document non rapproché avec le statut Clôturé et d'une valeur Solde dû nulle estconsidérée comme une incohérence.


L'écriture au journal n° 127 (qui est associée à la facture client n° 44) est totalementrapprochée – en mode manuel – de l'écriture au journal n° 128 (qui est associée àl'encaissement n° 24) dans le rapprochement n° 2.


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Le rapprochement n° 2 a été interrompu. Une fois que cela s'est produit, aucun historique n'estplus lié à ce rapprochement et, par conséquent, le rapprochement entre la facture et lepaiement n'est plus connu.

À compter de la version 2007 A de SAP Business One, si vous interrompez desrapprochements après une montée de version, cette information est sauvegardée dans la basede données de l'entreprise et peut être récupérée, si nécessaire.


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Par conséquent, l'encaissement n° 24 est rouvert, avec un montant total dû de 100 USD, tandisque la facture client n° 44 reste clôturée, avec un solde dû égal à zéro, au lieu de présenter lestatut En cours et une valeur Solde dû de 100 USD.


Le système détecte ce qui suit :

La facture client n° 44 présente le statut Clôturé et une valeur Solde dû nulle.

L'écriture au journal n° 127, qui est associée à la facture client n° 44, n'est pasrapprochée.

Le système crée une écriture au journal de montée de version pour rouvrir notionnellement lafacture client n° 44, et reflète sa valeur Solde dû de 100 USD.





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La transaction n° 173 (troisième ligne) correspond à l'écriture au journal de montée de versioncréée pour corriger l'incohérence. Elle ne contient pas de valeur comptable (la zone Montantest vide), mais uniquement une valeur Solde dû au débit de 100 USD, reflétant la valeur Soldedû de la facture client n° 44.

La facture client n° 44 a le statut Clôturé et n'apparaît pas dans la fenêtre Lettrage.Néanmoins, les zones Réf.1 et Détails indiquent que l'écriture au journal de montée de versionn° 173 a été créée pour rouvrir notionnellement la facture client n° 44.

Étapes suivantes








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Rapprochement non équilibréUn rapprochement non équilibré est un rapprochement dans lequel la valeur totale au débit est différente dela valeur totale au crédit, et dont le montant est donc différent de zéro.

Dans les versions antérieures à SAP Business One 2007 A, plusieurs situations pouvaient engendrer unrapprochement non équilibré. Les exemples ci-dessous détaillent les situations les plus fréquentes derapprochement non équilibré.


Dans l'écran ci-dessus, si vous cochez la case Afficher transactions rapprochées par syst. etque vous cliquez sur Rapprocher, la fenêtre Lettrage affiche les transactions associées auxdocuments déjà rapprochés, par exemple, en créant un encaissement qui paie entièrement unefacture client.

Cela vous permet de rapprocher une deuxième fois une ou plusieurs de ces transactions.

Si vous utilisez cette option, mais que vous rapprochez à nouveau toutes les transactionsimpliquées dans un rapprochement système spécifique, aucune incohérence ne survient. Uneincohérence apparaît uniquement lorsque vous ne rapprochez pas à nouveau toutes lestransactions intervenant dans un rapprochement système spécifique. En effet, chaquerapprochement est numéroté. Le numéro du rapprochement est sauvegardé au niveau de laligne d'écriture au journal. Si une transaction fait l'objet d'un nouveau rapprochement, lenuméro du nouveau rapprochement remplace celui du précédent.

Si, par exemple, un rapprochement système implique deux transactions, associées à unefacture et à un paiement, et que seule la transaction associée à la facture est à nouveaurapprochée, celle associée au paiement présente un numéro de rapprochement différent decelle associée à la facture. Lorsque le système vérifie le numéro de rapprochement affecté à latransaction associée à la facture, il détecte que le rapprochement n'est pas équilibré car iln'a qu'une valeur Solde dû au débit et aucune valeur Solde dû au crédit.


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L'encaissement n° 25 paie entièrement la facture client n° 45. Par conséquent, les transactionsassociées à ce document sont totalement rapprochées entre elles. Il s'agit d'un rapprochementsystème.

La transaction n° 130, qui est associée à la facture client n° 45, est rapprochée deux fois et necontient que le numéro du dernier rapprochement. Par conséquent, le premier rapprochementn'est pas équilibré car seule la transaction associée à l'encaissement n° 25 y intervient. End'autres termes, ce rapprochement a seulement une valeur Solde dû au crédit et aucune valeurSolde dû au débit ; il s'agit donc d'un rapprochement non équilibré.


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Le système détecte que l'encaissement n° 25 est impliqué dans un rapprochement nonéquilibré. Pour corriger cette incohérence, le système crée une écriture au journal de montéede version pour la valeur Solde dû au crédit de 100 USD, afin de rouvrir notionnellementl'encaissement n° 25.



Lorsque vous sélectionnez la ligne qui contient l'écriture au journal de montée de version etque vous cliquez sur Lettrage, la fenêtre Lettrage de SAP Business One 2007 A apparaît. Cettefenêtre affiche les transactions en cours comptabilisées pour le partenaire concerné :

La quatrième ligne contient l'écriture au journal de montée de version créée pour rouvrirnotionnellement l'encaissement n° 25. La transaction n° 165 n'a pas de valeur comptable, maisseulement une valeur Solde dû au crédit de 100 USD.

Étant donné que l'encaissement n° 25 a le statut clôturé, il n'apparaît pas dans la fenêtreLettrage. Toutefois, les zones Réf. 1 et Détails indiquent que l'écriture au journal de montée deversion n° 165 a été créée pour rouvrir notionnellement l'encaissement n° 25.


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Étapes suivantes







Annulation paiement/écriture au journal dans paiementDans les versions antérieures à SAP Business One 2007 A, lorsque vous créiez un document de paiement(désormais appelé « paiement interne ») et un autre document de paiement (désormais appelé « paiementexterne ») pour régler le paiement interne, puis que vous annuliez ce dernier, le solde dû du paiementexterne n'était pas mis à jour d'après le montant du paiement interne annulé.


L'écriture au journal n° 134, qui est associée au décaissement n° 3, et la facture client n° 46sont entièrement payées par l'encaissement n° 27. Les transactions associées à cesdocuments sont totalement rapprochées les unes des autres.

Le décaissement n° 3 a ensuite été annulé, ce qui a engendré les conséquences suivantes :


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Le rapprochement système créé lors de l'ajout de l'encaissement n° 27 est ouvert ettoutes ses transactions peuvent à nouveau être rapprochées.

L'encaissement n° 27 est resté inchangé ; il n'a pas été rouvert par la valeur dudécaissement n° 3, qui a été annulé.


Le système détecte que le décaissement n° 3 a été annulé et que le rapprochement danslequel il est intervenu a été ouvert.

Le système crée une écriture au journal de montée de version afin de rouvrir notionnellementl'encaissement n° 27 pour une valeur Solde dû au crédit de 50 USD, reflétant ainsi l'annulationdu décaissement n° 3 (de 50 USD).





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La deuxième ligne contient l'écriture au journal de montée de version n° 174, avec une valeur Solde dû aucrédit de 50 USD.

Étapes suivantes








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Rapprochement d'un paiement annuléDans les versions de SAP Business One antérieures à la version 2007 A, l'annulation d'unencaissement/décaissement créait automatiquement une transaction de contre-passation, mais cettetransaction et la transaction d'origine (associée au document annulé) n'étaient pas automatiquementrapprochées entre elles. Par conséquent, ces transactions pouvaient être rapprochées d'autres transactions,ce qui générait des incohérences.


L'encaissement n° 29 a été créé pour une valeur de 100 USD, puis annulé. L'écriture au journaln° 139 a été créée en tant que transaction de contre-passation pour l'écriture au journal n° 138,qui est associée à l'encaissement annulé n° 29.

Étant donné que la transaction de contre-passation et celle associée au document annulé nesont pas automatiquement rapprochées entre elles, l'écriture au journal n° 139 (la transactionde contre-passation) est ensuite rapprochée de l'écriture au journal n° 140, qui est associée àl'encaissement n° 30.


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Le système détecte que l'encaissement n° 29 est clôturé (suite à son annulation) mais pasrapproché.

Pour corriger cette incohérence, le système crée une écriture au journal de montée de versionavec une valeur Solde dû au crédit de 100 USD.


L'état journal - montée de version pour lettrage affiche l'écriture au journal de montée deversion créée pour corriger l'incohérence. Lorsque vous sélectionnez la ligne qui contientl'écriture au journal de montée de version et que vous cliquez sur Lettrage, la fenêtre Lettragede SAP Business One 2007 A apparaît. Cette fenêtre affiche les transactions en courscomptabilisées pour le partenaire concerné :

La deuxième ligne contient l'écriture au journal de montée de version n° 175, sans valeurcomptable (la zone Montant est vide) mais avec une valeur Solde dû au crédit de 100 USD,pour refléter la valeur Solde dû réelle de l'encaissement n° 29. Comme il a été clôturé lors deson annulation, l'encaissement n° 29 n'apparaît pas dans cette fenêtre. Les zones Réf. 1 et


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Détails indiquent que cette écriture au journal de montée de version a été créée pour rouvrirnotionnellement l'encaissement n° 29.

Étapes suivantes







Reconnaissance partielle de l'écart de cours de changeDans les versions de SAP Business One antérieures à la version 2007 A, une transaction d'écart de coursde change qui devait refléter différents cours de change n'était pas comptabilisée dans les cas suivants :

1. Création d'un paiement partiel pour une facture

2. Existence d'un ou de plusieurs documents en devise étrangère

3. Différence entre le cours de change à la date comptable de la facture et à la date comptable dupaiement

Même si cette écriture n'existe pas, les soldes en devise interne du document sont mis à jour comme si elleexistait. Par conséquent, le solde en devise étrangère du partenaire est correct mais pas celui en deviseinterne.


Le 5 juin 2007, la facture client n° 48 d'un montant de 100 EUR a été créée ; le cours dechange était le suivant : 1 EUR = 1,35 USD.

Le 8 juin 2007, la facture client n° 48 a été partiellement payée par un encaissement de60 EUR ; le cours de change était le suivant : 1 EUR = 1,20 USD.

La transaction d'écart de cours de change requise n'a pas été créée.

Tableau n° 1

N° detransaction

Datecomptable

Montanttrans.(DE)

Montanttrans. (DI)

Montantappliqué (DI)

Solde dûdansdocument

Solde dûdans grandlivre

FA 48 5.6.07 100 100*1,35=135

60*1,35=81 54 135

EC 31 8.6.07 (60) (60)*1,2 =(72)

(60)*1,2=(72) 0 (72)

Total 40 63 9 54 63

Le tableau ci-dessus décrit une situation dans laquelle les écarts de cours de change n'ontpas été partiellement reconnus. En revanche, le montant appliqué de la facture en deviseinterne est calculé comme si la reconnaissance partielle de l'écart de cours de change avait eulieu.


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Le tableau suivant décrit ce qui serait arrivé si aucun ajustement de solde par rapport à la non-reconnaissance de l'écart de cours de change n'avait été effectué dans le document :

Tableau n° 2

N° detransaction

Datecomptable

Montanttrans. (DE)

Montanttrans. (DI)

Montantappliqué(DI)


Solde dûdans grandlivre

FA 48 5.6.07 100 135 72 63 63

EC 31 8.6.07 (60) (72) (72) 0 0

Total 40 63 0 63 63

Voici ce qui se serait passé (et se passe réellement dans SAP Business One 2007 A) :l'écriture de reconnaissance partielle de l'écart de cours de change et les ajustements de soldede document sont créés simultanément comme suit :

Tableau n° 3

N° detransaction

Datecomptable

Pasd'intitulé

Montanttrans.(DE)

Montanttrans.(DI)

Montantappliqué(DI)


Soldedûdansgrandlivre

FA 48 5.6.07 Factureclient

100 135 81 54 54

EC 31 8.6.07 Encais-sement

(60) (72) (72) 0 0

EC 31 8.6.07 Écart decours dechange

0 (9) (9) 0 0

Total 40 54 0 54 54

Dans SAP Business One 2007 A, la reconnaissance de l'écart de cours de change estcomptabilisée dans la même ligne de journal que le paiement ; dans cet exemple, latransaction réelle se présente comme suit :

Tableau n° 4

N° detransaction

Datecomptable

Pasd'intitulé

Montanttrans.(DE)

Montanttrans.(DI)

EJ 8.6.07 Banque 60 72

EC 31 8.6.07 Partenaire (60) (81)

EJ 8.6.07 Écart decours dechange

0 9

Total 0 0



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Le système détecte que la transaction d'écart de cours de change requise aurait dû êtrereconnue à la date de paiement, mais ne l'a pas été.

Le système crée une écriture au journal de montée de version pour une valeur Solde dû audébit de 9 USD, qui ajuste notionnellement le solde dû de l'encaissement n° 31 par rapport àl'écart de cours de change partiel qui n'a pas été comptabilisé.

L'encaissement est ajusté notionnellement car l'écart de cours de change partiel aurait dû êtrereconnu à la date de création du paiement. Ainsi, le journal de montée de version reflète lesolde du cours de change à la date de paiement.




Étant donné que le partenaire pour lequel l'exemple a été créé est un partenaire en deviseétrangère, veillez à sélectionner l'option Afficher transactions uqt DI faute de quoi l'écriture aujournal de montée de version ne sera pas affichée. Comme vous pouvez le voir, les zones Réf.1 et Détails indiquent que l'écriture au journal de montée de version se rapporte àl'encaissement n° 31.

Étapes suivantes


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Si le partenaire pour lequel l'écriture au journal de montée de version est comptabilisée est unpartenaire en devise étrangère – comme dans cet exemple, la devise du partenaire est l'euroalors que la devise interne est le dollar.

Une fois que vous avez sélectionné la ligne de l'écriture au journal de montée de version, lebouton OK devient un bouton Rapprocher car le montant à rapprocher est nul.

Sélectionnez Rapprocher ; le processus suivant est effectué automatiquement :

i. Étant donné que le montant rapproché en devise interne n'est pas nul, l'écriture aujournal suivante est créée pour équilibrer le rapprochement en devise interne :

Débit (DI) Crédit (DI)

FC_Cust 9 USD

Différence dechange réalisée -perte*

9 USD

*L'écriture au journal est automatiquement comptabilisée sur le compte des écarts decours de change défini pour l'entreprise via Administration Définition Comptabilitéfinancière Liens comptables.

ii. L'écriture au journal d'écart de cours de change décrite ci-dessus est automatiquementrapprochée de l'écriture au journal de montée de version.

iii. L'écriture au journal est automatiquement comptabilisée à la date du rapprochement, quipeut être modifiée manuellement dans la fenêtre Lettrage.

Si le partenaire pour lequel le journal de montée de version a été créé est défini avec l'optionToutes devises, la même écriture au journal de montée de version est créée, mais l'actionutilisateur est différente :

i. Dans la fenêtre Lettrage, sélectionnez l'écriture au journal de montée de version crééepour corriger l'incohérence de type reconnaissance partielle de l'écart de cours dechange.

ii. Sélectionnez Ajustements. Dans la fenêtre Ajustements, sélectionnez Créer écriture aujournal. La fenêtre Écriture au journal apparaît avec une première ligne déjà créée pourle partenaire afin d'équilibrer la valeur de l'écriture au journal de montée de version.Dans cet exemple, le partenaire est crédité.

iii. Complétez la ligne supplémentaire de l'écriture au journal en choisissant le compte degain ou de perte de change réalisé(e). Ajoutez l'écriture au journal.


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iv. La fenêtre Lettrage apparaît à nouveau. L'écriture au journal de montée de version et latransaction d'équilibrage que vous venez de créer sont automatiquement sélectionnées.Le total Montant à rapprocher est égal à zéro.

v. Sélectionnez Rapprocher. L'écriture au journal de montée de version créée pour lareconnaissance partielle de l'écart de cours de change est gérée.

Si plusieurs écritures au journal de montée de version ont été imputées au même partenaire enraison d'une incohérence de type reconnaissance partielle de l'écart de cours de change, vouspouvez les gérer toutes en même temps en les sélectionnant dans la fenêtre Lettrage, puis ensuivant les étapes précitées, selon la devise définie pour le partenaire.


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Rapprochement de paiements en rapport avec demande de versement d'un acompte

Ce type d'incohérence est pertinent pour les localisations dans lesquelles les demandes deversement d'acompte sont disponibles.

Dans les versions de SAP Business One antérieures à la version 2007 A, lorsque vous créiez une demandede versement d'un acompte, la payiez entièrement avec un acompte, puis payiez l'acompte, les transactionsassociées à ces deux paiements (l'acompte et le paiement de l'acompte) n'étaient pas automatiquementrapprochées entre elles. Par conséquent, il était possible de rapprocher chacune de ces transactionsd'autres transactions.


La demande de versement d'un acompte client n° 4 a été entièrement payée parl'encaissement n° 105.


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L'encaissement n° 105 a ensuite été payé par l'encaissement n° 106, qui est le paiementexterne.

Étant donné que les transactions n° 10126 et 10127, qui sont associées aux encaissementsn° 105 et 106, n'ont pas été rapprochées l'une de l'autre, il était possible de les rapprocherindividuellement d'autres transactions.

Dans cet exemple, la transaction n° 10127, qui est associée à l'encaissement n° 106, a étérapprochée de l'écriture au journal n° 10128.

L'encaissement n° 106 a donc été appliqué deux fois :


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Pour le paiement de l'encaissement n° 105

Lors du rapprochement avec l'écriture au journal n° 10128


Le système détecte que l'encaissement n° 106 a été appliqué deux fois. Il crée une écriture aujournal de montée de version afin de rouvrir notionnellement l'encaissement n° 105 pour lavaleur Solde dû au crédit de 100 EUR.




Comme vous pouvez le voir, les zones Réf. 1 et Détails indiquent que l'écriture au journal demontée de version n° 10146 a été créée pour rouvrir notionnellement l'encaissement n° 105,qui a été utilisé pour payer la demande de versement d'acompte client n° 4.

Étapes suivantes



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Reconnaissance de l'écart de cours de change dans paiements de demandes deversement d'un acompteDans les versions antérieures à SAP Business One 2007 A, l'écart de cours de change n'était pas reconnudans le scénario suivant :

1. Vous créez un paiement, désormais appelé « paiement interne », pour une demande de versementd'acompte en devise étrangère.

2. Vous créez ensuite le paiement final, désormais appelé « paiement externe », par lequel vous réglezégalement le paiement interne.

3. Le cours de change défini pour la devise étrangère à la date de création du paiement externe estdifférent de celui utilisé à la date de création du paiement interne.

Ce type d'incohérence est pertinent pour les localisations dans lesquelles les demandes deversement d'acompte sont disponibles.


La demande de versement d'un acompte client n° 6 de 100 USD a été payée le 18 juin 2007par l'encaissement n° 107 de 100 USD (80 EUR) :


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Le 20 juin 2007, l'encaissement n° 107 a été payé par l'encaissement n° 108, d'une valeur de100 USD (75 EUR).


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Les transactions n° 10129 et 10130, qui sont associées aux encaissements n° 107 et 108, nesont pas rapprochées entre elles.


Le système détecte que les transactions n° 10129 et 10130, qui sont associées auxencaissements n° 107 et 108, ne sont pas rapprochées entre elles. Pour empêcher touteincohérence future découlant du rapprochement d'une ou des deux transactions avec d'autrestransactions, le système marque ces transactions comme clôturées, comme si elles avaientété rapprochées.

En outre, une écriture au journal de montée de version est créée pour refléter l'écart du coursde change entre la date de création de l'encaissement n° 107 et la date de création del'encaissement n° 108. Dans cet exemple, cette écriture au journal de montée de versioncorrespond à une valeur Solde dû au crédit de 5 EUR.




La transaction n° 10146 est l'écriture au journal de montée de version créée pour reconnaîtrel'écart du cours de change. Les encaissements n° 107 et 108 ne sont pas affichés car cesdocuments sont considérés comme rapprochés. Toutefois, les zones Réf. 1 et Détails indiquentque l'écriture au journal de montée de version a été créée pour l'encaissement n° 107.


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Étapes suivantes


Pour une explication détaillée, voir Étapes suivantes dans Reconnaissance partielle de l'écartde cours de change.


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Annulation paiement/écriture au journal manuelle dans rapprochement avecplusieurs partenaires

Ce type d'incohérence est pertinent uniquement pour la République tchèque, la Hongrie, laPologne, la Slovaquie et la Russie.

Cette incohérence se produit lorsque vous annulez un paiement ou une écriture au journal manuelle quiintervient dans un rapprochement de documents/de transactions imputés à plusieurs partenaires. Dans cecas, les autres documents impliqués dans le rapprochement ne sont pas rouverts et ne peuvent donc pasêtre à nouveau rapprochés d'un autre paiement ou d'une autre écriture au journal.


L'écriture au journal n° 141, qui est associée à la facture client n° 48, laquelle est imputée aupartenaire C1001, est totalement rapprochée de la transaction n° 142, qui est associée àl'encaissement n° 30, imputé au partenaire C10002.

L'encaissement n° 30 est par la suite annulé et l'écriture au journal n° 144 est créée pourrefléter cette annulation. Toutefois, la facture client n° 48 reste clôturée avec une valeur Soldedû nulle, au lieu d'être rouverte.


Le système détecte que l'écriture au journal n° 144 annule l'encaissement n° 30, ce qui signifieque la facture client n° 48 n'a pas été payée.

Le système crée une écriture au journal de montée de version pour corriger notionnellement lesolde dû du partenaire C10002 par une valeur Solde dû au débit de 100 SKK.




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Différence de change manquante après rapprochement avec plusieurs partenaires


Si vous rapprochez des transactions ou des documents en devise étrangère qui ont été imputés à plusieurspartenaires et ont été créés avec des cours de change différents, l'écart du cours de change n'est pasreconnu au moment du rapprochement.


La facture fournisseur n° 11 pour une valeur de 100 EUR (3 500 SKK) a été créée pour lefournisseur FC_V001. La facture client n° 49 pour une valeur de 100 EUR (3 300 SKK) a étécréée pour le client FC_C001.

La transaction n° 145, associée à la facture client n° 49, est totalement rapprochée de latransaction n° 146, associée à la facture fournisseur n° 11. Le cours de change à la date durapprochement est le suivant : 1 USD = 33 SKK.

Les transactions d'écart du cours de change n'ont pas été automatiquement comptabilisées aumoment du rapprochement.


Le système détecte que l'écart du cours de change a été reconnu au moment durapprochement de la facture client n° 49 et de la facture fournisseur n° 11.

Par conséquent, le système crée deux écritures au journal de montée de version pourreconnaître l'écart du cours de change relatif à chaque document impliqué dans lerapprochement.


L'état journal - montée de version pour lettrage affiche les écritures au journal de montée deversion créées pour corriger l'incohérence :


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Lorsque vous sélectionnez une ligne qui contient l'une des écritures au journal de montée deversion créées pour corriger cette incohérence et que vous choisissez Lettrage, la fenêtreLettrage de SAP Business One 2007 A apparaît. Cette fenêtre affiche les transactions en courscomptabilisées pour le partenaire concerné :

La fenêtre ci-dessus illustre la fenêtre Lettrage du partenaire FC_C001. Elle a été ouverteparce que l'écriture au journal de montée de version sélectionnée dans l'état journal - montéede version pour lettrage est l'écriture créée pour la facture client n° 49, initialement créée pourle partenaire FC_C001. La sélection dans l'état de l'autre écriture au journal de montée deversion (n° 168) et de l'option Lettrage aurait ouvert la fenêtre Lettrage de l'autre partenaireimpliqué dans le rapprochement.

Étapes suivantes

La seule manière de gérer les écritures au journal de montée de version qui découlent d'unereconnaissance partielle de l'écart de cours de change est de les transférer dans des comptesde résultat (charges/produits).Pour une explication détaillée, voir Étapes suivantes dans Reconnaissance partielle de l'écartde cours de change.

Paiement annulé de demande de versement d'un acompte



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Vous créez un paiement pour payer une facture pour acompte. Ce paiement est ensuite utilisé pour réduirele montant de la facture finale. Il est par la suite annulé. Le solde dû de la facture finale n'est donc pas mis àjour en fonction du montant lié au paiement annulé.


La facture d'acompte client pour une valeur de 100 SKK a été payée par l'encaissement n° 27,et 90 SKK de cette facture sont liés à la facture client n° 45. L'encaissement n° 27 a été annulé.

Le solde dû de la facture client n° 45 n'a pas été mis à jour en conséquence et présente doncune valeur de 40 SKK au lieu de 130 SKK.


Le système détecte que l'encaissement n° 27 a été annulé, mais que la facture client n° 45 esttoujours présentée avec 90 SKK payés et que la facture d'acompte client n° 36 a le statut « encours ».

Le système crée une écriture au journal de montée de version pour rouvrir notionnellement lafacture client pour une valeur Solde dû au débit de 90 SKK, et clôture la facture d'acompteclient n° 36.




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Comme vous pouvez le voir, dans la première ligne, la facture client n° 45 a le statut « encours » pour un montant Solde dû au débit de 40 SKK (comme avant la montée de version).Dans la deuxième ligne, l'écriture au journal de montée de version n'a pas de valeur comptable(la zone Montant est vide) mais uniquement une valeur Solde dû au débit de 90 SKK. Leszones Réf. 1 et Détails indiquent que l'écriture au journal de montée de version a été crééepour la facture client n° 45.

Étapes suivantes







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Paiement d'un document de report d'exercice

Ce type d'incohérence concerne uniquement Israël et les Pays-Bas.

Lors du processus de report d'exercice, les documents en cours sont transférés de la société source à lasociété cible, tandis que le document proprement dit est séparé de l'écriture au journal qui lui est associée.Lorsque vous créez par la suite un paiement pour un document de report d'exercice, le solde dû dudocument de paiement est réduit du montant réglé bien qu'aucun rapprochement ne soit intervenu.


La facture client n° 15102 d'un montant de 100 NIS a été créée et a donné lieu à la création de l'écriture aujournal n° 279. La facture client n° 15102 a fait l'objet d'un report d'exercice dans la société cible, au niveaude laquelle elle apparaît sous forme de document, sans l'écriture au journal n° 279 qui lui est associée(l'écriture au journal en cours correspondante a été transférée à un autre moment, sans aucun lien avec lafacture client n° 15102). Une fois que l'on a commencé à travailler dans la société cible, l'encaissementn° 28 d'un montant de 100 NIS a été créé pour la facture client n° 15102.


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Le système détecte que le solde dû de l'encaissement n° 28 est nul, tandis que le solde dû dans latransaction associée à l'encaissement correspond à un débit de 100 NIS. Il s'agit là de la valeur incohérente.Le système crée une écriture au journal de montée de version afin de rouvrir notionnellement l'encaissementn° 28 pour une valeur Solde dû au crédit de 100 NIS.


L'état journal - montée de version pour lettrage affiche l'écriture au journal de montée de version créée pourcorriger l'incohérence :

Lorsque vous sélectionnez la ligne qui contient l'écriture au journal de montée de version et que vous cliquezsur Lettrage, la fenêtre Lettrage de SAP Business One 2007 A apparaît. Cette fenêtre affiche lestransactions en cours comptabilisées pour le partenaire concerné :


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Comme vous le voyez, la première ligne affiche la transaction de solde d'ouverture comptabilisée pour lepartenaire. Cette transaction comprend également la valeur de 100 NIS de la facture client n° 15102 qui afait l'objet d'un report d'exercice. La deuxième ligne affiche l'écriture au journal de montée de version quirouvre notionnellement l'encaissement n° 28, créé après l'exécution du processus de report d'exercice.

Étapes suivantes

La transaction n° 283 représente le solde d'ouverture du partenaire, avec un montant au débit de 100 NISqui reflète l'écriture au journal associée à la facture client n° 15102. Si votre activité le permet, vous pouvezrapprocher l'écriture au journal de montée de version n° 281 pour un montant de 100 NIS de la transactionn° 283 en sélectionnant les deux transactions et en modifiant la valeur indiquée dans la zone Montant àrapprocher en 100 NIS :

Avoir basé sur une facture de report d'exercice

Ce type d'incohérence concerne uniquement Israël et les Pays-Bas.

Lors du processus de report d'exercice, les documents en cours sont transférés de la société source à lasociété cible, tandis que le document proprement dit est séparé de l'écriture au journal qui lui est associée.Lorsque vous créez par la suite un avoir pour un document de report d'exercice, le solde en cours dudocument d'avoir est réduit du montant crédité bien qu'aucun rapprochement ne soit intervenu.


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La facture client n° 15101 d'un montant de 100 NIS a été créée et a donné lieu à la création de l'écriture aujournal n° 278. Lors du processus de report d'exercice, la facture client n° 15101 était encore en cours (niréglée, ni créditée) et a donc été transférée à la société cible, dans laquelle elle apparaît sous forme dedocument, sans l'écriture au journal n° 278 qui lui est associée. Une fois que l'on a commencé à travaillerdans la société cible, l'avoir client n° 16018 pour une valeur de 100 NIS a été créé en référence à la facturen° 15101.


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Le système détecte que le solde en cours de l'avoir client n° 16018 est nul bien qu'il n'ait été rapprochéd'aucune écriture au journal. La valeur de l'incohérence est donc de 100 NIS. Le système crée une écritureau journal de montée de version afin de rouvrir notionnellement l'avoir client n° 16018 pour une valeur Soldedû au crédit de 100 NIS.




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Comme vous le voyez, la première ligne affiche la transaction de solde d'ouverture comptabilisée pour lepartenaire. Cette transaction comprend également la valeur de 100 NIS de la facture client n° 15101 qui afait l'objet d'un report d'exercice. La deuxième ligne affiche l'écriture au journal de montée de version quirouvre notionnellement l'avoir client n° 16018 pour une valeur Solde dû au crédit de 100 NIS.

Étapes suivantes

La transaction n° 283 représente le solde d'ouverture du partenaire, avec un montant au débit de 100 NISqui reflète l'écriture au journal associée à la facture client n° 15101. Si votre activité le permet, vous pouvezrapprocher l'écriture au journal de montée de version n° 280 pour un montant de 100 NIS de la transactionn° 283 en sélectionnant les deux transactions et en modifiant la valeur indiquée dans la zone Montant àrapprocher en 100 NIS.

Traitement du paiement lié à la transactionVous avez créé un paiement d'avances (désormais appelé « paiement interne ») et un document depaiement (désormais appelé « paiement externe ») pour régler le paiement interne. Puis, vous avez ànouveau lié le paiement interne à d'autres transactions (autres que celle générée par le paiement externe).Par conséquent, le paiement interne présente une double liaison : la première avec le paiement externe et ladeuxième avec les autres transactions.

i. Ce comportement a été modifié dans SAP Business One 2005 A SP01 numéro deSupport Package 18 et il n'est plus possible de lier un paiement interne à d'autrestransactions une fois qu'il a été réglé par un paiement externe.

ii. Un autre type d'incohérence, décrit plus loin dans ce document, prend automatiquementen charge l'annulation éventuelle du paiement interne.


L'encaissement n° 10 a été créé sous forme de paiement d'avances pour un montant de110 USD :


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L'encaissement n° 12 d'un montant de 100 USD a partiellement réglé l'encaissement n° 10 :

Puis, l'encaissement n° 10 a été lié à la facture client n° 7. L'encaissement n° 10 a donc étérapproché deux fois :


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Le système détecte que l'encaissement n°12 et la facture client n°7 sont liés à l'encaissement n°10, et que lesolde dû des deux documents est égal à zéro. SAP Business One crée une écriture au journal de montée deversion qui ouvre notionnellement la facture client n° 7 pour un solde dû au débit de 100 USD.





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Étapes suivantes

Vous pouvez normalement gérer cette écriture au journal de montée de version tout comme une transactionpartenaire ordinaire. Vous pouvez décider de :

la laisser dans le livre en attendant la comptabilisation de la transaction correspondante, par exemple,un avoir ou un paiement ;


la reconnaître comme créance douteuse et la comptabiliser dans le compte collectif des créancesdouteuses du partenaire ;


Étant donné que le fait de rapprocher l'écriture au journal de montée de version de la ou des transactionscorrespondantes constitue une manière de la gérer, l'écriture n'apparaît plus dans les états qui contiennentdes transactions non rapprochées.

Partenaire de consolidationSAP Business One prend en charge l'affectation d'un partenaire de consolidation en vue de la consolidationde plusieurs paiements ou livraisons. Si vous utilisez un partenaire de consolidation en référence à unpaiement et que ce partenaire est modifié après l'enregistrement de plusieurs transactions, alors le scénariosuivant peut se produire : une transaction est enregistrée pour un partenaire spécifique alors qu'il existe unpartenaire de consolidation, puis le partenaire de consolidation est modifié (soit remplacé soit supprimé) etun paiement est créé pour la transaction concernée.


Le client PC0000 était défini comme partenaire de consolidation pour le client C10000 :


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La facture client n° 9 était imputée au client C10000. Le client PC0000 (le partenaire deconsolidation) a été retiré de la zone Partenaire de consolidation dans les données de base duclient C10000. Puis, l'encaissement n° 13 a été créé pour la facture client n° 9 :

Le solde dû des deux documents est donc égal à zéro mais les transactions qui leur sontassociées ne sont pas rapprochées l'une de l'autre, ni rapprochées d'autres transactions.


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Les scénarios dans lesquels au moins l'une des transactions a été rapprochée manuellementd'autres transactions sont automatiquement traités comme les différents types d'incohérenceabordés plus haut dans ce document.


Le système détecte que l'encaissement n° 13 et la facture client n° 9 sont liés l'un à l'autre et présentent unsolde dû égal à zéro mais les écritures au journal associées à ces documents ont un solde dû de 100 USD.SAP Business One rouvre notionnellement la facture client n° 9 et l'encaissement n° 13 pour un solde dû de100 USD.



Comme vous le voyez, l'écriture au journal de montée de version n° 40 comporte deux lignes. La première,qui rouvre notionnellement l'encaissement n° 13 pour une valeur Solde dû au crédit de 100 USD, estimputée au client C10000. La deuxième, qui rouvre notionnellement la facture client n° 9 pour une valeurSolde dû au débit de 100 USD, est imputée au client PC0000, qui était le partenaire de consolidation duclient C10000 lors de la création de la facture client n° 9.



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Étapes suivantes

Comme les deux lignes de l'écriture au journal de montée de version sont imputées à deux partenairesdifférents, vous pouvez rapprocher chaque ligne de la transaction associée au partenaire concerné.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Rapprochement de plusieurs partenaires et rapprocher l'unede l'autre les deux lignes de l'écriture au journal de montée de version.

Plusieurs comptes collectifsDans SAP Business One, chaque partenaire est lié à un compte collectif. Il est normalement impossible demodifier le compte collectif affecté à un partenaire mais en théorie, cette opération reste possible par le biaisd'une manipulation de la base de données (procédure vivement déconseillée). Le scénario suivant peut alorsse produire : un paiement est créé pour une transaction donnée mais il s'avère que lors de la création de latransaction de paiement, le compte collectif affecté au partenaire pour lequel la transaction est comptabiliséeétait différent du compte collectif utilisé lors de la création du paiement. En conséquence, le solde dû dupaiement et de la transaction de paiement est égal à zéro mais le solde total par compte collectif n'est pasnul car chaque compte collectif conserve la trace d'un solde égal et inverse.


La facture client n° 13 pour une valeur de 100 USD a été créée pour le client C10000. Lecompte collectif 140000 était lié au partenaire lors de la création de la facture client.

L'écriture au journal suivante est associée à la facture client n° 13 :

Comptegénéral/Codepartenaire

Compte collectif Débit Crédit

400000 400000 100 USD

C10000 140000 100 USD

Le compte collectif 140030 a ensuite été affecté. L'encaissement n° 16 a été créé pour le clientC10000 et lié à la facture client n° 13. Les écritures au journal associées aux deux documentsn'ont pas été rapprochées. Voici l'écriture au journal associée à l'encaissement n° 16 :


Compte collectif Débit Crédit

161000 161000 100 USD

C10000 140030 100 USD


Le système détecte que l'encaissement n° 16 et la facture client n° 13 sont liés l'un à l'autre et présentent unsolde dû égal à zéro, mais les transactions associées à ces documents ne sont pas rapprochées l'une del'autre, ni rapprochées d'autres transactions. Bien que le solde total du client C10000 soit correct, uneincohérence apparaît au niveau du solde des comptes généraux 140000 et 140030. SAP Business One créeune écriture au journal de montée de version pour rouvrir notionnellement les deux documents et faireapparaître le montant payé. Dans cet exemple, la valeur de l'incohérence est de 100 USD.


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Les scénarios dans lesquels au moins l'une des transactions a été rapprochée manuellementd'autres transactions sont automatiquement traités comme les différents types d'incohérenceabordés plus haut dans ce document.


L'état journal - montée de version pour lettrage affiche l'écriture au journal de montée de version créée pourcorriger l'incohérence.

L'écriture au journal de montée de version qui a été créée comporte deux lignes : l'une vise à rouvrirnotionnellement la facture client et l'autre l'encaissement. Chacune est imputée sur le compte collectifconcerné :

Numéro de ligne Comptegénéral/Codepartenaire

Débit Crédit Solde dû

1 140000 USD (100)

2 140030 100 USD

La première ligne de l'écriture au journal de montée de version met à jour le compte général 140000 avec lacréation de l'encaissement n° 16. La deuxième ligne annule l'effet de l'imputation de l'encaissement n° 16sur le compte général 140030.

Étapes suivantes

Étant donné que l'écriture au journal de montée de version a été créée pour ajuster le solde des deuxcomptes collectifs, vous pouvez rapprocher la ligne 1 de l'écriture au journal de montée de version etl'écriture au journal associée à la facture client n° 13, toutes deux enregistrées sur le compte général140000, puis rapprocher la ligne 2 et l'écriture au journal associée à l'encaissement n° 16, toutes deuxenregistrées sur le compte général 140030.

Plusieurs comptes collectifs dans un paiement annuléDans SAP Business One, chaque partenaire est lié à un compte collectif. Il est normalement impossible demodifier le compte collectif affecté à un partenaire mais en théorie, cette opération reste possible par le biaisd'une manipulation de la base de données (procédure vivement déconseillée). En conséquence, le scénariosuivant peut se produire : un paiement est créé pour un partenaire spécifique. Un peu plus tard, le comptecollectif du partenaire est remplacé et le paiement annulé. L'écriture au journal de l'annulation estenregistrée sur un compte collectif différent de celui utilisé pour l'écriture au journal associée au paiement.En conséquence, le solde dû du paiement et de la transaction d'annulation est égal à zéro mais le solde totalpar compte collectif n'est pas nul car chaque compte collectif conserve la trace d'un solde égal et inverse.


L'encaissement n° 17 a été imputé au client C10000, tandis que le compte collectif 140000 aété affecté au client.

Voici l'écriture au journal associée à l'encaissement n° 17 :


Comptecollectif

Débit Crédit

161000 161000 100 USD

C10000 140000 100 USD


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Une fois que le compte collectif a été remplacé par le compte général 140030, l'encaissementn° 17 a été annulé. L'écriture au journal créée suite à l'annulation de l'encaissement n° 17 a étéimputée sur le nouveau compte collectif 140030 :


Comptecollectif

Débit Crédit

161000 161000 100 USD

C10000 140030 100 USD

Aucune des transactions n'est rapprochée lors de la montée de version.


Le système détecte que le solde dû de l'encaissement n° 17 est égal à zéro alors que celui de la transactionassociée présente un crédit de 100 USD et que l'écriture au journal d'annulation a une valeur Solde dû audébit de 100 USD.

Bien que le solde total du client soit correct, les différents comptes collectifs ne sont pas équilibrés. SAPBusiness One crée une écriture au journal de montée de version sur deux lignes, chacune étant imputée surun compte collectif différent :

Numéro deligne


Débit Crédit Solde dû

1 140000 100 USD

2 140030 USD (100)

La première ligne de l'écriture au journal de montée de version met à jour le compte général 1400000 avecl'annulation de l'encaissement. La deuxième ligne ajuste l'écriture au journal d'annulation qui a étéenregistrée sur le compte général 140030.

Les scénarios dans lesquels au moins l'une des transactions a été rapprochée manuellementd'autres transactions sont automatiquement traités comme les différents types d'incohérenceabordés dans ce document.

Étapes suivantes

Étant donné que l'écriture au journal de montée de version a été créée pour ajuster le solde des deuxcomptes collectifs, vous pouvez rapprocher la ligne 1 de l'écriture au journal de montée de version etl'écriture au journal associée à l'encaissement n° 17, toutes deux enregistrées sur le compte général140000, puis rapprocher la ligne 2 et l'écriture au journal d'annulation enregistrée sur le compte général140030.

Transaction d'équilibrage du journal de montée de versionLa grande majorité des incohérences est identifiée et expliquée par le système, mais il peut exister desincohérences non identifiées pour lesquelles une transaction spéciale d'équilibrage du journal de montée deversion est créée. Cette écriture au journal de montée de version base la valeur totale du solde dû desdocuments sur ce que l'on appelle la situation totale du compte d'un partenaire :

Valeur totale des montants de transaction = valeur totale du solde dû des documents

La transaction d'équilibrage du journal de montée de version est toujours créée au niveau partenaire, ce quisignifie qu'il ne peut y avoir qu'une seule transaction d'équilibrage du journal de montée de version parpartenaire.


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Les motifs suivants peuvent expliquer la création d'une transaction d'équilibrage du journal de montée deversion :

Écarts d'arrondi mineurs

Modification d'un compte collectif de partenaires

La transaction d'équilibrage du journal de montée de version est affichée comme suit dans l'état journal -montée de version pour lettrage :

La valeur de la transaction d'équilibrage du journal de montée de version et même son existence sontinfluencées par la valeur seuil définie pour l'entreprise avant la montée de version (voir le manuel del'administrateur). Étant donné que la transaction d'équilibrage du journal de montée de version base la valeurtotale des montants de transaction sur la valeur totale du solde dû des documents, plus la valeur seuil estpetite, plus la probabilité de création d'une écriture au journal de montée de version pour chaqueincohérence identifiée est grande. À la fin du processus de montée de version, soit il n'y a pas d'écart entrela valeur totale des montants de transaction et la valeur totale du solde dû des documents imputés aupartenaire spécifique, soit il existe une légère différence qui correspond à la valeur de la transactiond'équilibrage du journal de montée de version.

Toutefois, si la valeur seuil définie est un montant relativement important, il est fort probable que certainesdes incohérences détectées ne génèrent pas la création d'une écriture au journal de montée de versionspécifique, étant donné que la valeur de cette écriture serait inférieure à celle du seuil. Dans un tel cas, lavaleur requise pour baser la valeur des montants de transaction sur la valeur totale du solde dû desdocuments imputés au partenaire spécifique est plus grande, toute comme l'est la valeur de la transactiond'équilibrage du journal de montée de version.

La valeur seuil par défaut correspond à 0,05 de la devise interne définie pour l'entreprise.

Gestion d'une transaction d'équilibrage du journal de montée de version

Le fait de cliquer sur l'icône en regard du code du partenaire dans l'état journal - montée de version pourlettrage ouvre la fenêtre Fiche partenaire pour le partenaire. Cliquez sur l'icône dans la zone Solde descomptes pour afficher la fenêtre Solde des comptes du partenaire :


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À ce niveau-là, vous pouvez commencer à rechercher l'origine de la transaction d'équilibrage du journal demontée de version, sachant que vous pouvez la découvrir en contrôlant les autres transactions imputées àce partenaire.

Étapes suivantes

Vous pouvez normalement gérer cette écriture au journal de montée de version tout comme une transactionpartenaire ordinaire. Vous pouvez décider de :

la laisser dans le livre en attendant la comptabilisation de la transaction correspondante, par exemple,un avoir ou un paiement ;


la reconnaître comme créance douteuse et la comptabiliser dans le compte collectif des créancesdouteuses du partenaire ;


Étant donné que le fait de rapprocher l'écriture au journal de montée de version de la ou des transactionscorrespondantes constitue une manière de la gérer, l'écriture n'apparaît plus dans les états qui contiennentdes transactions non rapprochées.

Cas particulier : rapprochement de partenaire avec un solde dû égal à zéroSi, après la montée de version, un partenaire présente des transactions en cours – y compris destransactions de montée de version – et a également un solde dû égal à zéro, alors le rapprochement peuts'effectuer sans recherche complémentaire.

Toutes les transactions en cours peuvent être simplement rapprochées les unes des autres car dans ce cas,il est inutile de laisser une transaction ouverte, même partiellement.


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Annexe I

Signification des abréviations de type de transaction

Type de transaction Origine

Solde d'ouverture OB

Solde de clôture BC

Écriture au journal EJ

Facture client IN

Facture client et paiement IN

Facture de pré-paiement client IN

Note de débit client IN

Exonération facture client IN

Facture client IN

Ventes - Facture exonérée IN

Facture exportation client IN

Facture d'acompte client DT

Avoir client CN

Facture fournisseur PU

Facture de pré-paiementfournisseur PU

Facture interne PU

Note de débit fournisseur PU

Facture d'acompte fournisseur DT

Avoir fournisseur PC

Coûts additionnels IF

Encaissement RC

Remise DP

Remise en banque des reçus decartes de crédit postdatés DD

Décaissements PS

Chèques pour paiement CP

Effet de commerce - Remis àPayé BT


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