Sage Etendue Vi7 · Administration de Sage Etendue Envoi de mails automatiques Configuration...

Sage 100c Etendue

Guide d'utilisation

Propriété & Usage

Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives au copyright et les traités internationaux applicables.

Toute utilisation non conforme du logiciel, et notamment toute reproduction ou distribution partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation au-delà des droits acquis sur le logiciel est strictement interdite.

Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi.

La marque Sage est une marque protégée. Toute reproduction totale ou partielle de la marque Sage, sans l’autorisation préalable et expresse de la société Sage est donc prohibée. Tous les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation et n’appartenant pas à Sage peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Conformité & Mise en garde

Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l’adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

Evolution

La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

CHDER

Tampon

Table des matières
Introduction_______________________________________________________3
Nouveautés de la version ........................................................................................................... 3

Nouveautés Etendue ............................................................................................................................. 3Gestion des prospects ...................................................................................................................................... 3Sécurisation renforcée des mots de passe....................................................................................................... 4Affichage des tiers effacés................................................................................................................................ 4Exclure des traitements à des fins marketing ................................................................................................... 5

Nouveautés Administration .................................................................................................................... 5

Présentation de Sage Etendue ................................................................................................... 5

Administration de Sage Etendue ______________________________________6

Démarrage du module d’administration ...................................................................................... 6

Personnaliser mes fonctions favorites ................................................................................................... 7

.................................................................................................................................................... 7

Configuration technique .............................................................................................................. 8

Préférences............................................................................................................................................ 8Fonctions Intranet public................................................................................................................................... 8

Sécurité des mots de passe................................................................................................................... 8

Envoi de mails automatiques ................................................................................................................. 9

Licences............................................................................................................................................... 10

Sociétés ............................................................................................................................................... 11Gestion des sociétés créées dans Sage Etendue .......................................................................................... 11Création d’une société dans Sage Etendue.................................................................................................... 12Messages d’incidents à propos des sociétés.................................................................................................. 15

Habilitations .............................................................................................................................. 16

Rôles.................................................................................................................................................... 16Gestion des rôles créés dans Sage Etendue.................................................................................................. 17Création d’un rôle dans Sage Etendue ........................................................................................................... 18Cumul des rôles .............................................................................................................................................. 18Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès ............................................................................. 19

Utilisateurs ................................................................................................................................ 19

Gestion des utilisateurs........................................................................................................................ 19Création d’un utilisateur dans Sage Etendue.................................................................................................. 22

Importer des utilisateurs....................................................................................................................... 22

Supervision ............................................................................................................................... 25

Utilisateurs connectés.......................................................................................................................... 25

Utilisation de Sage Etendue _________________________________________27

Démarrage de Sage Etendue ................................................................................................... 27

Onglet « Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entreprise......................................................... 28

Onglet «Gestion» : utilisation de l’espace personnel ................................................................ 29

............................................................................................................................................................. 30

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Table des matières
Les fonctions métier de Sage Etendue ................................................................................................ 31
Composition d’une fenêtre de type «liste» et «fiche» .......................................................................... 35Iconographie d’une fenêtre de type «liste» et «fiche» .................................................................................... 35Exemple du Catalogue articles ....................................................................................................................... 36Sélection et recherche d’éléments.................................................................................................................. 37Personnalisation de la liste ............................................................................................................................. 39Ma sélection d’articles..................................................................................................................................... 39Modification d’une fiche tiers ou d’un document ............................................................................................. 40Composition d’une fenêtre de type «fiche»..................................................................................................... 46Actions possibles depuis les fiches................................................................................................................. 49

Composition d’une fenêtre de saisie de document par étapes ............................................................ 50Personnalisation d’une étape.......................................................................................................................... 52Automatismes en saisie comptable ................................................................................................................ 52Exemple de saisie d’un Devis ......................................................................................................................... 52Exemple de saisie d’une Réception de livraison fournisseur.......................................................................... 60Exemple de saisie d’une Livraison client ........................................................................................................ 66

Composition d’une fenêtre de saisie de critères .................................................................................. 71Exemple de Choix fournisseur ........................................................................................................................ 71

Composition d’une fenêtre «Etat»........................................................................................................ 73Gestion des documents internes .................................................................................................................... 74

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Introduction

IntroductionCe guide d’utilisation est livré en complément du dépliant d’installation ainsi que de la documentationélectronique de votre logiciel.

Nous vous présentons :

• la liste des nouveautés de cette version ; voir Nouveautés de la version, page 3

• l’offre Sage Etendue ; voir Présentation de Sage Etendue, page 5

• la partie «Administration» de votre logiciel Sage Etendue ; voir Administration de Sage Etendue,page 6

• le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées pour un utilisateur se connec-tant à distance ; voir Utilisation de Sage Etendue, page 27

Nouveautés de la version

Nouveautés Etendue

Gestion des prospectsSage Etendue vous permet désormais de gérer des clients «Prospect» qu’il est possible de créer directe-ment dans l’application ou de récupérer du CRM ou de la Gestion commerciale. Différentes actions sontpossibles comme :

• Saisir et exploiter des devis concernant ces prospects

• Transformer un prospect en client quand le devis est accepté

• Filtrer les recherches clients pour isoler les prospects des clients

• Filtrer les recherches de documents pour isoler les devis prospects des autres documents

Identification des prospects dans l’application

Dans Clients / Liste des clients, une colonne Prospect a été ajoutée pour identifier le tiers prospect.

Les prospects ont l’option Prospect cochée sur la fiche client et n’ont pas de compte général ni de tierspayeur et ne peuvent pas être Centrale d’achat.

Les actions proposées pour un prospect sont :

• Transformer en client

• Saisir un devis

• Valider les devis

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Introduction

Transformer un client en prospect

Le bouton Action propose l’option Transformer en client si l’utilisateur a les droits sur la fonction Trans-former le prospect en client (voir Nouveau Rôle Transformer le prospect en client).

Cette action décoche la case à cocher Prospect dans la fiche client et affecte un compte général en fonc-tion du paramétrage fait en Gestion commerciale, un client payeur doit également être affecté par l’utilisa-teur.

Les devis et propositions d’abonnement liés au prospect sont alors mis à jour automatiquement.

Transformer un devis prospect en bon de commande ou bon de livraison

Le bouton Action propose les options Transformer en bon de commande et Transformer en bon de li-vraison pour les devis rattachés à des prospects si l’utilisateur a les droits Transformer le prospect enclient.

Un message propose alors de transformer le prospect en client. Si vous acceptez le devis sélectionné estensuite transformé en commande ou bon de livraison.

Prospects : Personnaliser la liste

La liste des colonnes proposées pour personnaliser la liste s’enrichit de la colonne Prospect.

Rechercher des prospects ou des devis prospects

Un nouveau champ Type client a été ajouté dans l’écran de recherche des clients et des documents. Cechamp propose les options suivantes :

• Client : affiche uniquement les clients

• Prospect : affiche uniquement les prospects

• Les deux : affiche tous les clients et prospects

Sécurisation renforcée des mots de passeLa procédure de sécurité des proposée lors de l’installation. A la première connexion, le mot de passe del’administrateur doit être modifié et doit respecter la procédure de sécurité mise en place.

Cette règle s’applique également à tout nouvel utilisateur pour sa première connexion.

Affichage des tiers effacésLes tiers dont les données ont été effacées via la fonction Effacer les données de la Gestion commercialeou Comptabilité sont affichés en lecture seule.

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Introduction

Exclure des traitements à des fins marketingLa case à cocher Exclure des traitements marketing ajoutée pour les tiers en Gestion commerciale etComptabilité est aussi disponible sur la fiche Client / Volet Description.

Nouveautés Administration

Nouveau Rôle Transformer le prospect en client

Dans Administration / Habilitations / Rôle / Autorisations / Fonctions / Ventes, ajout d’une option Transfor-mer le prospect en client dans Mes clients.Lorsque cette option est cochée, il est alors possible de transformer un prospect en client.

Présentation de Sage EtendueBasée sur une technologie web et un accès en mode client léger, Sage Etendue permet d’accéder avec unsimple login et mot de passe à certaines fonctions de votre application Sage 100.

Les utilisateurs, selon leurs métiers (commercial, comptable, acheteur, magasinier, services) peuvent ainsiconsulter, saisir ou valider les informations nécessaires, consulter les indicateurs clés, et ce, quelle que soitleur localisation géographique.

Deux clés d’authenticité sont nécessaires pour le déploiement de Sage Etendue :

• La clé d’installation : elle correspond à la clé de l’application desktop associée portant l’optionEtendue. Elle doit être saisie au setup sur le serveur web. Etendue est alors installée au départ sansaucun poste disponible. Seul le login «admin», qui n’a aucun métier, est autorisé à se connecter afinde poursuivre l’activation et la configuration de l’installation.

Quatre types de clés permettent d’installer Etendue :- ERP Entreprise (SQL Server ou SQL Express),- ERP Suite Comptable et Financière (SQL Server ou SQL Express),- ERP PME (SQL Express),- Modulaire Gescom (100, CBASE/SQL Server/ Express),- Modulaire Compta (100, CBASE/SQL Server/ Express.

• La clé d’activation des postes supplémentaires: elle doit être saisie dans le module d’administra-tion de l’application Etendue à l’endroit suivant : Configuration technique > Licences. Cette clé per-met d’activer la création d’utilisateurs spécifiques Etendue, selon cinq produits possibles.

Note :Sage Etendue requiert le rattachement à au moins une base commerciale ou une base comptable.Sage Etendue peut être rattaché à plusieurs bases comptables et commerciales (multi-dossiers).L’utilisateur bascule alors d’un dossier à l’autre par une simple sélection.

Important !Un même login ne peut pas être connecté simultanément à partir de deux postes différents.

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Administration de Sage Etendue

Voir pour toute information la liste des produits activés dans Licences.

Administration de Sage EtendueLe module d’administration du site Web vous permet de paramétrer et d’administrer Sage Etendue.

Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctions d’administrationproposées :

• Démarrage du module d’administration

• Habilitations

• Utilisateurs

• Supervision

Démarrage du module d’administrationPour démarrer le module d’administration de Sage Etendue :

1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://ServeurClient/sage100,

2 . au premier démarrage, saisissez les droits d’accès d’un utilisateur de type « Administrateur » :- Utilisateur : « administrateur »- Mot de passe : « admin »

3 . Cliquez sur le bouton [Connexion].

Important !Les programmes Sage Intranet RH, Sage Notes de frais et Sage Etendue ayant un socle technique etfonctionnel commun, lorsqu’ils sont installés sur le même poste de travail, ceux-ci partagent la partieAdministration. Dès lors, l’application prend le nom de Sage Intranet.

Important !En terme de compatibilité des versions, vérifiez que les versions Sage, Sage Notes de frais et SageIntranet RH sont compatibles,

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Personnaliser mes fonctions favoritesPour personnaliser vos fonctions favorites :

1 . cliquez sur

2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil,

3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité,

4 . cliquez sur le bouton [Valider].

Mes fonctions favorites sont masquées par défaut. Pour les afficher, il est nécessairede les personnaliser.

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Configuration technique

PréférencesConfiguration technique / Préférences

Le lien Préférences permet d’activer différentes fonctionnalités annexes de Sage Etendue..

Fonctions Intranet publicDeux options sont proposées qui, si elles sont cochées, activent des liens dans l’onglet Accueil / Monintranet :

• Annuaire entreprise : cochez cette option pour activer le lien Annuaire entreprise

• Communication entreprise : cochez cette option pour activer le lien Communication interne

Sécurité des mots de passeConfiguration technique / Sécurité

Précisez ici, en cochant la case correspondante, les règles de saisie des mots de passe pour les utilisateursde Sage Etendue.

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Envoi de mails automatiquesConfiguration technique / Envoi mails

Dans cette fenêtre, vous configurez l'envoi de mail aux utilisateurs.

1 . Renseignez l’adresse du serveur SMTP de l’entreprise.

Ce serveur doit autoriser l’accès au serveur web d’installation Etendue en Open Relay, de sorte quetoute demande d’envoi de mail soit possible sans authentification et quel que soit l’expéditeur.

2 . Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25.

3 . Cochez Connexion sécurisée (SSL) si le serveur SMTP requiert une connexion SSL.

4 . Renseignez un nom d’utilisateur/mot de passe dans le cas où le serveur SMTP n’est pas en OpenRelay public. Cela permet de s’authentifier sur le serveur SMTP avec les login et mot de passe cor-respondant à l’e-mail expéditeur pour autoriser l’envoi.

5 . En fonction des serveurs, effectuer une des actions suivantes :- Si le serveur web et le serveur SMTP sont sur le même domaine, renseignez un domaine.- Si le serveur web et le serveur SMTP sont sur des domaines distinct, renseignez le domaine du

serveur SMTP.

6 . Cochez Utiliser de préférence l’e-mail de l’utilisateur connecté en tant qu’expéditeur pour quelors d’envois de mails automatiques, l'adresse mail indiquée soit celle de l'utilisateur connecté. Pourtout problème d'adresse mail de l'utilisateur connecté, c'est l’adresse générique renseignée ci-aprèsqui est alors utilisée.

7 . Renseignez une adresse mail expéditeur générique. Si l’option précédente est décochée, c'estl’adresse renseignée ici (de type No-reply ou générique) qui est utilisée.

8 . Cochez pour activer l’envoi de mails.

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9 . Cliquez sur Test pour tester l’envoi de mail et les paramètres de connexion.

Pour cela, une adresse doit être renseignée sur l'utilisateur connecté.

Si le test est positif, cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration SMTP.

LicencesLe lien Licences vous donne toutes les informations utiles sur les licences acquises et utilisées pour l’appli-cation Sage Etendue, avec possibilité d’actualiser la clé.

Une clé est formée de 3 zones de 6 caractères bridés en alphanumériques majuscules. Le bouton [Valider]a pour effet de tester la clé et de mettre à jour la page selon les nouveaux droits actuali-sés.

Décompte des licences

Les utilisateurs Etendue sont dits en postes nommés, c'est-à-dire que le nombre d'utilisateurs actifs Eten-due créés et connectés est limité par le nombre de licences acquises, et les connexions simultanées à partirdu même nom d'utilisateur sont interdites.

Pour un module donné, le décompte se déclenche pour chaque utilisateur actif rattaché à au moins un profildu type concerné.

ExempleSage Etendue est installé en cohabitation avec Sage Notes de frais / Paie. Trois utilisateurs sont créés :user1 ayant un profil de type Etendue, user2 ayant un profil de type Notes de frais / Paie et user3 cumulantdeux profils, un de chaque type. En termes de licences, ce client consomme alors 2 postes Notes de fraiset 2 postes Etendue.

Le contrôle des licences s'effectue doublement :

• A la création/modification d'un utilisateur : si pour un module, le nombre de licences autorisées estdépassé, le message bloquant suivant s'affiche à l'enregistrement de la fiche :

Dans cette fenêtre, vous accédez :

• au bilan deslicences acquiseset utilisées en fonc-tion des modulesactivés et des cléssaisies.

• à la liste des pro-duits activés.

• à la saisie de la cléd'authenticité (nonmontrée ici.

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Le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre contrat est atteint pour le module X,aucun utilisateur supplémentaire ne peut être créé pour ce module. <OK>.

• A la connexion d'un l'utilisateur : si pour un module le nombre de licences autorisées est dépassé, lemessage bloquant suivant s'affiche à la connexion utilisateur :

Le nombre maximum d'utilisateurs connectés est actuellement atteint, veuillez vous recon-necter ultérieurement. <OK>.

SociétésConfiguration technique / Sociétés

L’administration des sociétés permet d’interfacer Sage Etendue avec une ou plusieurs sociétés crééesdans votre application métier Sage 100. La création d’une société n’est pas obligatoire pour une utilisationde l’application sans passation comptable des écritures.

• Gestion des sociétés créées dans Sage Etendue

• Création d’une société dans Sage Etendue

• Messages d’incidents à propos des sociétés

Gestion des sociétés créées dans Sage EtendueCette fenêtre affiche la liste des sociétés paramétrées par l’administrateur.

Important !Une société est définie, dans Sage Etendue, par un fichier comptable (.mae) et/ou un fichier commercial(.gcm). Si le produit activé est de type Gestion Commerciale ou Entreprise, alors les deux fichiers sontnécessaires. Si le produit activé est de type Comptabilité ou Suite Comptable et Financière, alors seul lefichier comptable est à renseigner.

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Pour personnaliser les colonnes de cette liste :

1 . cliquez sur

2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement,

3 . cliquez sur le bouton [Valider]

Pour modifier une société :

1 . cliquez sur sa ligne

2 . la fiche société s’affiche

Pour supprimer une société :

1 . cliquez sur

2 . confirmez votre choix

Création d’une société dans Sage EtenduePour créer un société dans Sage Etendue :

1 . cliquez sur

2 . une fiche dossier vierge s’ouvre

3 . identifiez la société dans le volet Identification proposé par défaut

4 . saisissez les paramètres de connexion aux bases de données de la Comptabilité et Gestion com-merciale dans le volet Connexion.

5 . sélectionnez les paramètres métiers liés à la société.

6 . rattachez des utilisateurs à cette société.

7 . cliquez sur Enregistrer.

Identification

Code société

Le code société identifie le dossier dans Sage Etendue. Il est unique.

Il doit être composé de caractères alphanumériques sans espace.

Après enregistrement, il ne sera plus modifiable.

Description

Cet intitulé est affiché dans la liste des sociétés.

Connexion

Fichier Gescom

Note :Le dossier nouvellement créé est par défaut autorisée à tous les profils existants.

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Le fichier Gescom identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier.gcm ».

Fichier comptableLe fichier comptable identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier.mae ».

Utilisateur / Mot de passe

Ces identifiants permettront d’accéder aux données de la société en cours de création.

Ils correspondent au login / mot de passe à utiliser par les Objets Métiers pour ouvrir la base à chaquenouvelle session (tout utilisateur confondu).

Gestion sociétésDepuis la liste des sociétés, en cliquant sur l’icône à gauche d’une ligne apparaît un menu contextuel per-mettant d’autoriser Etendue à accéder à cette société.

Un écran s’affiche permettant de saisir l’utilisateur et le mot de passe de la Gestion commerciale / Comp-tabilité.

Vous pourrez ensuite accéder à la société.

Paramètres métiers

Pour paramétrer Sage Etendue, vous devez :

Important !Ces identifiants existants doivent correspondre à un utilisateur appartenant à l’un des deux groupes deplus haut niveau d’habilitation (Administrateur ou Utilisateur). Par défaut, l’utilisateur classique Adminis-trateur est proposé sans mot de passe.

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• Activer les paramètres métiers Gestion commerciale

• Activer les paramètres métier Comptabilité

Activer les paramètres métiers Gestion commerciale

Seuil de réapprovisionnement

Sélectionnez le seuil déclencheur des réapprovisionnements parmi les choix suivants :

• stock mini :

Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock est inférieur au stock minimum paramétré dans le volet «Stock» de chaque fiche article.

• stock maxi :

Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock est inférieur au stock maximum paramétré dans le volet «Stock» de chaque fiche article.

• commande client :

Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock de l’article est inférieur à 0.

Quantité à réapprovisionner

Sélectionnez la quantité à commander au fournisseur parmi les choix suivants :

• stock mini :

Les quantités proposées en réapprovisionnement par le programme permettent d'atteindre le stock minimum paramétré dans le volet « Stock » de chaque fiche article.

• stock maxi :

Les quantités proposées en réapprovisionnement par le programme permettent d'atteindre le stock maximum paramétré dans le volet « Stock » de chaque fiche article.

• commande client :

Les quantités proposées au réapprovisionnement permettent d'honorer les commandes clients en attente. Aucun réapprovisionnement n'est proposé pour un article dont le stock à terme est supé-rieur ou égal à 0.

Affectation automatique des n° de série/lot

Pour les articles gérés en série ou par lot, cochez cette option pour que les numéros de série/lot soientpré-affectés lors des livraisons clients selon les critères suivants :

• date de péremption la plus ancienne

• et à défaut date d’entrée en stock la plus ancienne

Statistiques ventes

Si le paramétrage est réalisé en ce sens dans la fiche Profil (zone dépliable Statistique en Gestion com-merciale), cette zone permet de paramétrer l’affichage des fenêtres de type «Etat» pour les ventes. Sélec-tionnez au choix l’affichage par défaut du chiffre d’affaires :

• Facturé

• Facturé + Livré

• Facturé + Livré + Commandé

• Facturé + Livré + Commandé + Prévisionnel

Statistiques achats

Si le paramétrage est réalisé en ce sens dans la fiche Profil (zone dépliable Statistique en Gestion com-merciale), cette zone permet de paramétrer l’affichage des fenêtres de type «Etat» pour les achats. Sélec-tionnez au choix l’affichage par défaut du chiffre d’affaires :

• Facturé



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Activer les paramètres métier Comptabilité

Règlement client: Journal de trésorerie par défaut

Sélectionnez dans la liste déroulante le journal qui sera proposé par défaut lors du règlement client. Cettezone n’est accessible qu’après validation de la création.

Utilisateurs

Ce volet liste, dans un tableau, les utilisateurs rattachés au dossier configuré.

Pour attacher un utilisateur au dossier créé :

1 . sélectionnez-le dans la liste puis cliquer sur

2 . cliquez sur Enregistrer une fois tous les rattachements réalisés

Pour attacher à la société tous les utilisateurs en une seule manipulation, cliquez sur Ajouter en multi-sé-lection pour afficher la fenêtre Sélection des utilisateurs.

Pour rompre le lien entre le dossier et l’utilisateur, cliquez sur en regard du nom de celui-ci dans letableau.

Messages d’incidents à propos des sociétés

Important !Pour détacher tous les utilisateurs en une manipulation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Détachertous les utilisateurs] situé, cette fois, en entête de tableau. Le programme vous demande de confirmer letraitement.

Message Solution

Aucune société n’a été configurée pour cette installation. Veuillez en créer au moins une avant de poursuivre la configu-ration du site. <OK>

Vous êtes administrateur et aucune société n’est créée dans Sage Etendue. Connectez-vous en tant qu’administrateur et procédez à une créa-tion de société.

Vous n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK>

L’utilisateur connecté (non administrateur) n’a accès à aucune des sociétés créées. L’adminis-trateur doit associer l’utilisateur à un profil ayant accès à la société.

La connexion à la base commerciale ou comptable de la société X a échoué. La base est corrompue ou absente, ou bien les identifiants de connexion sont erro-nés. <OK>

Le fichier comptable et/ou le fichier commercial sélectionné pour la société n’est pas accessible. Vérifiez les Nom de connexion / Mot de passe.

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Habilitations

RôlesHabilitations / Rôles

Les rôles permettent de définir les droits d’accès aux sociétés, fonctions et données.

Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs rôles au niveau de sa fiche collaborateur.

L'application est livrée en standard avec un certain nombre de rôles modèles pré-paramétrés :

• Administrateur fonctionnel

• Comptabilité

• Gestion commerciale

En tant qu’administrateur, vous pouvez librement les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux.

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Gestion des rôles créés dans Sage EtendueCette fenêtre affiche la liste des rôles créés par l’administrateur pour la Comptabilité et la Gestion commer-ciale.

Pour personnaliser cette liste :

1 . cliquez sur

2 . cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher


Pour modifier un rôle :


2 . la fiche s’ouvre

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Pour supprimer un rôle :

1 . cliquez sur


Pour dupliquer un rôle :

1 . cliquez sur

2 . la fiche rôle s’ouvre

3 . aménagez son contenu pour aboutir au rôle souhaité

4 . renseignez l’Intitulé et la Description

5 . cliquez sur [Enregistrer]

Création d’un rôle dans Sage EtenduePour créer un rôle dans Sage Etendue:

1 . cliquez sur

2 . choisissez le type de rôle à créer : Gestion commerciale

3 . dans le volet Identification, identifiez ce rôle par un Code et un Intitulé

4 . dans le volet Autorisations, sélectionnez ses restrictions d’accès aux fonctions puis aux données

5 . dans le volet Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce profil

6 . cliquez sur [Enregistrer]

Cumul des rôlesLes règles de cumul de deux rôles R1 et R2 sont les suivantes :

• Si une fonction est autorisée sur R1 mais pas sur R2, les données autorisées sont lues sur le rôleR1 uniquement.

• Si une même fonction est cochée sur les rôles R1 et R2, les données autorisées sont l’union desdonnées autorisées sur R1 et R2.

Note :

Rappelons qu’un nouveau rôle peut être créé par duplication ( ) d’un rôle existant depuis la liste

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Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès

UtilisateursLes utilisateurs sont :

• les salariés figurant dans l’annuaire de l’entreprise, accessible sans restriction,

• les salariés ayant le statut d’utilisateurs Sage Etendue (case à cocher Utilisateur actif).

Ces derniers se voient alors attribuer un login, un mot de passe et un profil d’habilitation, et entrent en consi-dération dans le décompte des droits liés au contrat souscrit.

• Gestion des utilisateurs

• Création d’un utilisateur dans Sage Etendue

• Importer des utilisateurs

• Utilisateurs connectés

Gestion des utilisateurs Cette fenêtre affiche la liste des utilisateurs créés.

Message Solution

Vous n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK>

Vous êtes utilisateur et votre rôle n’autorise l’accès à aucune société.

Votre rôle utilisateur n’a accès à aucune société. <OK>

Vous êtes administrateur et votre rôle n’autorise l’accès à aucune société.

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1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]

2 . cochez les informations à afficher

3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité


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Pour trier ou regrouper cette liste en fonction d’un critère :

1 . ouvrez la liste déroulante Tri ou Regroupement

2 . sélectionnez le critère

Pour modifier la fiche d’un collaborateur :


2 . la fiche s’ouvre à l’écran

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur :

1 . cliquez sur puis sur Supprimer


Incidence de la suppression d’un utilisateur

Vous supprimez un collaborateur actuellement connecté

L’utilisateur connecté sous ce login au moment de la suppression pourra malgré tout continuer à utiliser l’ap-plication jusqu’à sa prochaine déconnexion. Ensuite le compte sera bloqué.

Vous supprimez un collaborateur défini comme Utilisateur Etendue

Si le collaborateur est un Utilisateur Etendue, un droit se libère instantanément par rapport au décomptecontractuel.

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Particularités du collaborateur Administrateur

L’utilisateur Administrateur n’entre pas en compte dans le décompte des droits Sage Etendue.

Création d’un utilisateur dans Sage EtenduePour créer un utilisateur dans Sage Etendue :

1 . cliquez sur

2 . dans le volet Identification, renseignez les informations sur cet utilisateur

3 . si vous cochez la case Manager, renseignez alors le volet Management qui devient accessible

4 . dans le volet Connexion, enregistrez ses informations de connexion et son profil et, s’il est utilisa-teur de Sage Etendue, cochez la case Utilisateur actif

5 . dans le volet Droits, enregistrez son profil et ses droits d’accès aux sociétés et dépôts

6 . cliquez sur [Enregistrer].

Importer des utilisateursUtilisateurs / Importer

Cette fonction permet de vous connecter à une base de collaborateurs existante, de manière à importer desinformations sur les collaborateurs, et éviter ainsi une ressaisie fastidieuse de ces données.

Cette base peut être :

• le réseau interne de votre société (un annuaire LDAP de type Active Directory ou Exchange),

• les comptes tiers de type salariés, enregistrés dans votre application Sage 100.

Note :Le nombre de collaborateurs - utilisateurs de Sage Etendue qu’il est possible de créer est soumis aunombre de licences acquis. Si vous dépassez ce nombre, un message vous invite à contacter votrerevendeur.

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Initialisation

Pour importer un annuaire existant :

1 . Sélectionnez le mode de synchronisation (import de nouveaux collaborateurs ou mise à jour).

2 . Sélectionnez la base source (type des collaborateurs à importer ou synchroniser, soit un annuaireLDAP, soit les comptes tiers de type salariés enregistrés dans votre application Sage 100).

3 . Si vous importez des salariés, sélectionnez la société d’origine.

4 . Si vous importez un Annuaire LDAP, renseignez le nom du domaine, le nom de connexion àl’annuaire (login) et le mot de passe.

5 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

Sélection des utilisateurs

Le programme affiche la liste des collaborateurs trouvés.

6 . Sélectionnez les utilisateurs à importer ou à mettre à jour dans Sage Etendue à l’aide des cases àcocher.

7 . Modifiez au besoin l’affichage des colonnes en cliquant sur le bouton [Personnaliser la liste] .


Paramètres d’import

Cette étape permet d’affecter en rafale des critères aux collaborateurs importés.

9 . Cochez la case Utilisateur actif pour rendre accessible les zones de paramétrage des Profilsd’habilitations et d’Authentification.

10 . Cochez la case Visible annuaire si vous souhaitez que tous les collaborateurs importés appa-raissent dans l’annuaire.

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11 . Dans Profils d’habilitations, ajoutez ceux qui s’imposent.

12 . Dans Authentification, renseignez les identifiants (login et mot de passe) si nécessaire.


Type d’authentification

Deux modes d’authentification sont proposés :

• Windows

Si votre réseau interne est équipé de Windows Server, le choix de cette option permet au collabora-teur de se connecter à Sage Etendue avec ses identifiants Windows.

• Formulaire

Vous devez dans ce cas renseigner les paramètres de connexion : nom d’utilisateur, mot de passeet une confirmation du mot de passe.

Profil d’habilitations

Cette liste déroulante permet d’affecter à l’utilisateur un profil d’habilitations. La liste déroulante proposeles profils créés.

Validation

14 . Vérifiez le tableau récapitulatif de l’importation des collaborateurs.

15 . Cliquez sur le bouton [Importer].

Import terminé

Les collaborateurs importés sont listés sous forme de lien pour accéder à leur fiche.

Note :Le mode d'authentification Windows n'est accessible qu'aux utilisateurs créés par importation auto-matique à partir d'un annuaire LDAP de type Active Directory.

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16 . Cliquez sur [Quitter] pour revenir à la page d’accueil de l’onglet Administration.

Supervision

Utilisateurs connectésSupervision / Connexions en cours

Connexions en cours affiche la liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Etendue enprécisant :

• le login

• l’heure depuis laquelle il est connecté.

• le nom du l’utilisateur

• l’adresse IP de son ordinateur


1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]

2 . cochez les informations à afficher

3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité


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Pour fermer la connexion d’un collaborateur :

1 . cliquez sur


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Utilisation de Sage Etendue

Utilisation de Sage EtendueLes pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées.

• Démarrage de Sage Etendue, page 27

• Onglet « Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entreprise, page 28

• Onglet «Gestion» : utilisation de l’espace personnel, page 29

Démarrage de Sage EtenduePour démarrer Sage Etendue :

1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://ServeurClient/sage100,

2 . sur la droite de la fenêtre, saisissez vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel ;ils vous ont été fournis par l’administrateur ; vous avez droit à cinq essais,

3 . cochez la case «Connexion automatique» si vous souhaitez ne pas avoir à ressaisir vos identifiantslors de votre prochaine connexion,

4 . cliquez sur le bouton [Connexion].

Note :Si vous ne saisissez pas vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel, seul l’onglet«Accueil» est accessible. La connexion à votre espace personnel vous donne accès, en plus, à l’on-glet «Gestion».

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En cas de problème de connexion

Onglet « Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entrepriseLes accès à l’Annuaire entreprise et à l’espace de Communication interne de l’onglet «Accueil» sont éga-lement proposés par les liens de la partie gauche de la fenêtre (Mon intranet).

Pour accéder à l’annuaire d’entreprise :

1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet

2 . cliquez sur la tuile Annuaire entreprise

Pour accéder aux communications publiées au sein de votre entreprise :

1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet

2 . cliquez sur la tuile Communication entreprise.

Message Solution

« Ce login est inconnu ou le mot de passe est erroné. Veuillez réessayer ou contac-ter l’administrateur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il vous identifie dans la liste des collaborateurs de Sage Eten-due.

« Suite à la saisie de 5 mots de passe erronés, votre compte a été désactivé. Veuillez contacter votre administra-teur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il débloque votre compte

« Aucune licence n’est actuellement dis-ponible, veuillez vous reconnecter ulté-rieurement. <OK> »

Le nombre d’utilisateurs maximum autorisés simultanément est atteint. Procédez à une nou-velle tentative ultérieurement.

« Ce login est déjà connecté. Souhaitez-vous supprimer la session correspondante pour permettre de vous connecter ? <Oui> / <Non> »

Un collaborateur est déjà connecté à Sage Etendue avec les mêmes identifiants.

« La connexion à la base commerciale ou comptable de la société X a échoué, veuil-lez contacter votre administrateur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos paramètres de connexion à la société.

« Vous n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK> »

Aucune société n’a été créée dans Sage Eten-due. Contactez l’administrateur.

« Votre n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos paramètres de connexion à la société.

« Vous n’avez pas accès à votre espace personnel car aucun profil ne vous est attribué. Veuillez contacter l’administra-teur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il associe votre fiche à un profil.

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Pour changer de mot de passe :

1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur la flèche en regard de Changer mon mot de passe

2 . saisissez l’ancien mot de passe, le nouveau, puis confirmer

3 . cliquez sur [Valider]

Onglet «Gestion» : utilisation de l’espace personnelL’onglet «Gestion» vous donne accès aux informations comptables et commerciales de votre logiciel Sage,ainsi qu’à vos documents internes.

L’accès à cet onglet est soumis aux droits rattachés à votre profil (enregistrés par l’administrateur).

Note :L’affichage du lien Intranet et de ces deux fonctions est autorisé par l’Administrateur.

Important !Des règles de saisie ont pu être enregistrées par votre administrateur.

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Mes fonctions favorites

Vous personnalisez cet espace comme vous le souhaitez :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites]

2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil,

3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité,

4 . cliquez sur le bouton [Valider].

5 . vos fonctions favorites sont affichées alors sous forme de tuiles.

Mes applications Sage

Si l’administrateur a paramétré Sage Etendue dans ce sens, vous accédez ici à l’application Sage 100suivante :

• Sage 100 CRM : Application de gestion de la relation client

Si votre profil vous donne accès à plusieurs sociétés, une zone de sélection apparaît dans le bandeau afin que vous puissiez choisir votre dossier de travail

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Les fonctions métier de Sage EtendueLes liens accessibles à gauche de la fenêtre donnent accès aux fonctions métier de Sage Etendue.

Les fonctions disponibles diffèrent selon les produits activés sur l’installation :

• les produits SCF et Comptabilité ne mettent à disposition que les fonctions comptables.

• le produit Gescom ne met à disposition que les fonctions commerciales.

• le produit Entreprise met à disposition l’ensemble des fonctions comptables et commerciales.

• les produits ligne 30 (Gescom 30 ou Compta 30) présentent également un fonctionnel réduit afin demasquer les fonctionnalités et champs non disponibles.

Le tableau suivant récapitule les fonctions disponibles par type d’installation :

Important !Seules les fonctions auxquelles vous avez accès sont proposées.

Gescom ComptaSCF Entreprise

100 30 100 30

Articles

Catalogue x x x

Traçabilité série/lot x x

Choix fournisseur x x x

Contrôle qualité x x

Localisation x x

Ventes

Mes clients x x x

Mes documents x x x

Saisie devis x x x

Saisie commande x x x

Validation devis x x

Validation commande x x

Livraison client x x x

Statistiques x x

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La description des fonctions est présentée dans le tableau ci-dessous :

Achats

Mes fournisseurs x x x

Mes documents x x x

Saisie préparation x x

Saisie commande x x x

Validation préparation x x

Validation commande x x

Traitement préparation x x

Réception fournisseur x x x

Statistiques x x

Stocks

Liste mouvements x x x

Saisie mouvement x x x

Réapprovisionnement x x x

Visualisation dépôt x x x

Internes

Mes documents x x

Saisie document x x

Saisie réalisé x x

Comptabilité

Journal x x x x

Extrait compte général x x x x

Extrait compte tiers x x x x

Saisie écritures x x x x

Règlement client x x x x

Statistiques x x x

Groupes / Fonction Description Voir

Articles

Catalogue Consultation du catalogue articles. page 35

Traçabilité série / lot Après sélection de l’article et du numéro de série/lot à analyser, visualisation de l’ensemble des mouvements.

page 71

Choix fournisseur Aide au choix du meilleur fournisseur pour la com-mande d’un article donné

page 71

Contrôle qualité Validation des articles placés sur emplacements de contrôle et génération des mouvements de transfert des emplacements de contrôle vers les emplacements de stockage des articles

page 50

Localisation Liste des emplacements de stockage d’un article et visualisation de ses emplacements sur le plan du dépôt

page 71

Gescom ComptaSCF Entreprise

100 30 100 30

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Ventes

Mes clients Consultation, modification ou création de clients. page 35

Mes documents Consultation, modification, suppression des documents de ventes

page 35

Saisie devis Saisie et impression d’un devis client page 50

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande client page 50

Validation devis Modification du statut des devis client page 50

Validation com-mande

Modification du statut des bons de commande client page 50

Statistiques Consultation des statistiques de ventes :

- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec com-paraison sur N-1

- Analyse mensuelle du chiffre d’affaires HT

- Evolution du chiffre d’affaires HT par famille d’articles

- Evolution du chiffre d’affaires HT par catégorie tarifaire

- Evolution du chiffre d’affaires HT par représentant

page 73

Achats

Mes fournisseurs Consultation, modification ou création de fournisseurs page 35

Mes documents Consultation, modification, suppression des documents d'achats

page 35

Saisie préparation Saisie et impression d’une préparation de commande fournisseur

page 50

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande fournis-seur

page 50

Validation prépara-tion

Modification du statut des préparations de commande fournisseur

page 50


Modification du statut des bons de commande fournis-seur

page 50

Traitement prépara-tion

Transformation des préparations de commande fournis-seur en bons de commande

page 50

Statistiques Consultation des statistiques d'achats :

- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec com-paraison sur N-1


- Evolution du chiffre d’affaires HT par fournisseur

- Evolution du chiffre d’affaires HT par acheteur

page 73

Stocks

Liste mouvements Consultation de la liste des mouvements de stocks (entrées, sorties, transferts) et de leur détail

page 35


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Vous constaterez rapidement que l’ergonomie de Sage 100 Etendue est très intuitive.

Nous ne détaillons donc pas toutes ses fonctionnalités mais vous proposons d’appréhender l’application enfonction des types de fenêtres proposées.

A partir des exemples suivants, vous pourrez vous familiariser à l’ensemble de l’application.

Saisie mouvement Saisie d’un mouvement de stock (entrée, sortie, trans-fert)

page 50

Réapprovisionne-ment

Liste des articles à réapprovisionner et génération des commandes fournisseurs

page 50

Visualisation dépôt Consultation de la liste des dépôts et pour chaque dépôt son organisation et la liste de ses emplacements

page 35

Réception de livrai-son fournisseur

Validation des quantités d’articles reçues en cas de réception fournisseur, saisie des emplacements des articles dans l'entrepôt, et génération de(s) bon(s) de livraison correspondant

page 50

Livraison client Transformation des «Préparations de livraisons» en «Bons de livraisons clients» : prélèvement des articles dans le stock avec regroupement par commandes clients et répartition par colis, et enfin génération des bons de livraison correspondants

page 50

Internes

Mes documents Liste des documents internes liés à la Gestion Commer-ciale que l’utilisateur a le droit de gérer

page 75

Saisie document Saisie des documents internes liés à la Gestion Com-merciale

page 76

Saisie réalisé Saisie des documents internes liés à la Gestion Com-merciale spécifiques aux mouvements de type «Saisie du réalisé»

page 77

Comptabilité

Journal Consultation des écritures comptables par journal de saisie

page 35

Extrait compte général

Consultation des écritures comptables par compte général

page 35

Extrait compte tiers Consultation des écritures comptables par compte tiers page 35

Saisie écritures Saisie des écritures comptables dans un journal page 50

Règlement client Saisie des données du règlement client pour génération automatique de l’écriture comptable de celui-ci par le programme.

page 50

Statistiques Consultation des statistiques comptables de la société :

- Evolution du solde des comptes de charges avec com-paraison sur N-1

- Evolution du solde des comptes de produits avec com-paraison sur N-1

page 73


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Quatre types de fenêtres peuvent être distinguées :

• Composition d’une fenêtre de saisie de document par étapes, page 50

• Composition d’une fenêtre de saisie de critères, page 71

• Composition d’une fenêtre «Etat», page 73

Composition d’une fenêtre de type «liste» et «fiche»Vous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Iconographie d’une fenêtre de type «liste» et «fiche»

Groupes Fonction Description

Articles Catalogue Consultation du catalogue articles.

Ventes Mes clients Consultation, modification ou création de clients.

Mes documents Consultation, modification, suppression des docu-ments de ventes

Achats Mes fournisseurs Consultation, modification ou création de fournisseurs

Mes documents Consultation, modification, suppression des docu-ments d'achats

Stocks Liste mouvements Consultation de la liste des mouvements de stocks (entrées, sorties, transferts) et de leur détail

Visualisation dépôt Consultation de la liste des dépôts et pour chaque dépôt son organisation et la liste de ses emplace-ments

Comptabilité Journal Consultation des écritures comptables par journal de saisie

Extrait compte géné-ral

Consultation des écritures comptables par compte général

Extrait compte tiers Consultation des écritures comptables par compte tiers

Internes Mes documents Consultation, modification ou création des documents internes.

Bouton Intitulé Action

Sur toutes les listes

Premier Affiche la première page de la liste

Précédent Affiche la page précédente de la liste

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Exemple du Catalogue articles

Suivant Affiche la page suivante de la liste

Dernier Affiche la dernière page de la liste

Personnaliser la liste Personnalise les colonnes d’une liste

Sur les listes d’articles

Actions Ouvre un menu déroulant qui propose une liste d’actions qui varie en fonction de la liste.

Affichage vignette Affiche les éléments d’une liste sous forme de vignettes

Affichage liste Affiche les éléments d’une liste en lignes’

Depuis les listes de clients ou fournisseurs

Icône d’information Indique la présence d’une information. Posi-tionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu

Icône d’alerte Indique la présence d’une information. Posi-tionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu

Sur les fiches articles, clients ou fournisseurs

Personnaliser l’entête de la fiche Choix des informations à afficher en entête d’une fiche

Personnaliser le corps de la fiche Choix des informations à afficher dans le corps d’une fiche

Précédent Affiche la fiche précédente

Suivant Affiche la fiche suivante

Fermer la fiche Referme la fenêtre affichée


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Un clic sur un des éléments de la liste ouvre la fiche élément correspondante, un bouton de fermeture per-mettant de revenir à la liste.

Sélection et recherche d’élémentsPour limiter le nombre d’éléments affichés, la fonction «Navigation» vous permet de trier le catalogue articlepar famille, puis selon une série de critères qui permettent de filtrer la liste d’une façon très fine :

1 . Ouvrez le volet Navigation et cliquez sur l’un des critères de sélection de la liste

2 . cliquez sur le second,

3 . etc....

La liste des articles s’actualise au fur et à mesure de vos sélections.

Les zones Tri et Regroupement permettent d’aménager la présentation de la liste

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Une fonction de recherche est proposée.

Pour rechercher un ou plusieurs éléments :

1 . Ouvrez le volet Recherche

2 . saisissez ou sélectionnez les critères de recherche

3 . cliquez sur bouton [Rechercher]

Sélection de plusieurs cri-tères de tri

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Personnalisation de la listePour personnaliser les colonnes d’une liste :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] proposé en dernière colonne

2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher

3 . cliquez sur le bouton [Sélectionner]

Ma sélection d’articles

En haut à droite de la fenêtre, un bouton est accessible.

La sélection d’articles permet de «mettre de côté» des articles choisis du catalogue, en vue d'effectuer uneopération particulière.

Pour ajouter un article à «Ma sélection» :

1 . affichez le catalogue articles,

Note :Cette sélection d’articles est toujours présente dans l'onglet Gestion, quelle que soit la fonction encours.

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2 . cliquez sur le bouton [Actions] de sa ligne et sélectionnez la fonction Ajouter à la sélection,

3 . dans le bouton , le nombre d’articles ajoutés s’affiche.

Modification d’une fiche tiers ou d’un documentVous constaterez souvent la présence des boutons cliquables suivants :

• Le bouton apparaît sur la ligne des éléments autorisés en modification.

• Le bouton apparaît sur la ligne des éléments autorisés en suppression.

Note :Les Actions proposées dépendent de votre profil et de la sélection.

Suppression de l’article de la sélection

Actions possibles sur ’Ma sélection’

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Par exemple, depuis la liste Ventes / Mes documents :

Modification d’un élément

La commande est accessible à l’aide du bouton [Actions] à gauche de la ligne.

Elle ouvre : soit un formulaire en saisie (pour une fiche tiers), soit un processus de saisie (pour un docu-ment).

Les étapes autorisées en modification sont accessibles.

PersonnalisationDéfilement des éléments

Le bouton [Actions]permet de :

Imprimer

Modifier

Supprimer

Dupliquer et transformer l’élément

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Lorsqu’un document n’est pas autorisé en modification, c’est une «Fiche document» qui apparaît.

Insérer un sous-total

Insertion manuelle

Cette commande permet l’ajout d’une ligne de sous total. Le bouton apparaît dès lors qu’un document aumoins est sélectionné et s’affiche sous la dernière ligne sélectionnée. Le calcul porte sur les lignes qui ontété cochées et affiche la somme de cette sélection.

Insertion automatique

Le bouton [Insérer un sous total automatique] incrémente automatiquement un sous-total en bas detableau et affiche la somme des lignes préalablement saisies, ou à partir d’un précédent sous-total.

Les actions «Associer un texte complémentaire» et «Supprimer» sont disponibles pour les lignes sous-total.

Recalculer un sous-total1 . Sélectionner la ligne de sous-total et les lignes d’articles à inclure dans le sous-total.

2 . Puis cliquer sur le bouton [Actions] de la ligne sous-total et choisir Recalculer le sous-total.

Note :Une case à cocher dans la ligne d’en-tête permet de tout sélectionner/désélectionner.

Le client et le numéro de pièce sont rappelés

Ce bouton permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite de la dernière ligne sélectionnée.

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Suppression d’un élément

La fonction Supprimer est accessible depuis le bouton [Actions] sur la ligne des éléments autorisés en sup-pression.

Pour supprimer un élément :

1 . cliquez sur le bouton [Actions] puis sélectionner Supprimer le document.

2 . un message de confirmation s’affiche qu’il faut valider.

3 . l’élément est supprimé de la base commerciale et la liste des éléments actualisée s’affiche.

Duplication d’un élément

La commande est accessible à l’aide du bouton [Actions] sur les listes de documents et en pied de fichedocument. Sa présence est fonction des habilitations de l’utilisateur.

A l’ouverture de la fonction une fenêtre s’affiche dans laquelle sont rappelées les informations du documentoriginal et où sont proposées des zones de sélection pour la reprise de tout ou partie des éléments du do-cument d’origine.

Informations pouvant être consultées

Actions possibles

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Une fois les sélections effectuées, cette fenêtre se ferme et une fenêtre de saisie, pour le type de documentsélectionné, s’affiche alors.

Cela équivaut à la création d’un nouveau document à la date et sur le tiers renseignés, avec les mêmeslignes d’articles et certains critères récupérés du document d’origine.

Les options proposées, proposent les reprises suivantes :

Options Application

Mise à jour des tarifs - Si l’option est cochée, les prix unitaires et remises du document d’origine sont repris dans le nouveau document.

- si l’option est décochée, les prix unitaires et les remises sont recalculés par rapport au client, comme si les lignes étaient nouvellement ajoutées.

Mise à jour des taux de taxes - Si l’option est cochée, les codes taxes et les taux de taxes sont recalculés en tenant compte de la date d’application renseignée dans la passerelle comptable de l’article et en la comparant à la date du document.

- si l’option est décochée, les codes taxes et les taux de taxes ne sont pas modifiés ceci même si la catégorie comptable du document est modifiée.

Reprendre les informations du tiers

Cette option permet la reprise ou non de certaines informations d’entête et lignes. Elle est grisée dans le cas où le tiers sélectionné est différent du tiers d’origine.

Informations du documentoriginal

Choix des sélections pour le nouveau document

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Création d’une fiche

Lorsque cela est possible, le bouton de création d’une fiche sera toujours le même : .

Par exemple, la création d’une fiche client.

Pour saisir une fiche client, cliquez sur le bouton [Nouveau] disponible sur la liste des clients.

La fiche est vide et toutes les zones disponibles des onglets Description, Conditions tarifaires, Livraisons etEvènements sont affichées par défaut, dans la mesure où elles sont autorisées au profil.

Le bouton [Actions] donne accès aux fonctions de Modification et Suppression du client, ainsi qu’à des fonctions de saisie et de validation.

Création d’une fiche client

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Composition d’une fenêtre de type «fiche»Pour les fenêtres de type «fiche» (fiche article, client, fournisseur, journal, ...) la fenêtre de Sage Etendueest composée des éléments suivants.

Par exemple la fiche article :

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Personnalisation de la liste

Pour choisir les informations à afficher en entête de la fiche :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser l’entête de la fiche]

2 . cochez les éléments à afficher

3 . déplacez les éléments en fonction du positionnement souhaité,


Personnalisation Défilement des éléments

Actions possibles

Informations pouvant être consultées pourl’élément affiché

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Pour choisir les informations à afficher dans le corps de la fiche :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser le corps de la fiche]


3 . déplacez les éléments en fonction du positionnement souhaité,


Les boutons [Précédent] et [Suivant] font défiler les fiches des éléments.

Affichage du glossaire d’un article

Pour consulter un glossaire attaché à un article :

1 . cliquez sur la rubrique du glossaire que vous souhaitez afficher

2 . survolez l’Intitulé, avec la souris, pour afficher le texte de la rubrique en info bulle

Note :

Le bouton [Personnaliser la liste] en entête des rubriques du glossaire vous permet de person-naliser les colonnes des «Rubriques du glossaire».

Affichage de l’info bulle au survol de la rubrique

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nalp-

Actions possibles depuis les fichesPlusieurs fonctions, principalement les fiches (articles, clients, prospects, ..) proposent des liens versd'autres fonctions de l'application (lorsque vos droits vous y autorisent).

Le tableau suivant vous présente les liens proposés.

Fiche article

Traçabi-lité série / lot

Choixfournis-seur

Fiche client

Fiche pros-pect

Fichefournis-seur

Fichedocu-ment vente

Fichedocu-mentachat

Jourcomtable

Choix fournis-seur

x

Localisation sur dépôt

x x x x

Saisie devis x x

Saisie com-mande client

x

Validation devis client

x x

Validation com-mande client

x x

Saisie prépara-tion commande

x

Saisie com-mande fournis-seur

x x

Validation pré-paration com-mande

x x

Validation com-mande fournis-seur

x x

Traitement pré-paration com-mande

x x

Saisie mouve-ment

x

Extrait compte tiers

x x

Saisie écritures x x x x x x

Modification d’éléments

x x x x x

Duplication d’éléments

x x x

© 2018 Sage 49


nalp-

(1) Action proposée depuis une fiche Devis, Bon de commande et Préparation de livraison

(2) Action proposée depuis une fiche Préparation de commande et Bon de commande

(3) Action proposée depuis une fiche Devis

Composition d’une fenêtre de saisie de document par étapesVous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Transformation en Bon de livraison

x x (1) x (2)

Transformation en Bon de commande

x x (3)

Fiche article

Traçabi-lité série / lot

Choixfournis-seur

Fiche client

Fiche pros-pect

Fichefournis-seur

Fichedocu-ment vente

Fichedocu-mentachat

Jourcomtable

Fonction Description

Articles Contrôle qualité Validation des articles placés sur emplacements de contrôle et génération des mouvements de transfert des emplacements de contrôle vers les emplacements de stockage des articles

Ventes Saisie devis Saisie et impression d’un devis client

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande client

Validation devis Modification du statut des devis client


Modification du statut des bons de commande client

Achats Saisie préparation Saisie et impression d’une préparation de commande fournisseur

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande fournis-seur

Validation prépara-tion

Modification du statut des préparations de commande fournisseur


Modification du statut des bons de commande fournis-seur

Traitement prépara-tion

Transformation des préparations de commande four-nisseur en bons de commande

Stocks Saisie mouvement Saisie d’un mouvement de stock (entrée, sortie, trans-fert)

© 2018 Sage 50


Iconographie d’une fenêtre de saisie de document par étapes

Réapprovisionne-ment

Liste des articles à réapprovisionner et génération des commandes fournisseurs

Réception de livrai-son fournisseur

Validation des quantités d’articles reçues en cas de réception fournisseur, saisie des emplacements des articles dans l'entrepôt, et génération de(s) bon(s) de livraison correspondant

Livraison client Transformation des «Préparations de livraisons» en «Bons de livraisons clients» : prélèvement des articles dans le stock avec regroupement par commandes client et répartition par colis, et enfin génération des bon de livraison correspondants.

Internes Saisie documents Saisie des documents internes liés à la Gestion Com-merciale

Saisie réalisé Saisie des documents internes liés à la Gestion Com-merciale spécifiques aux mouvements de type «Saisie du réalisé»

Comptabilités Saisie écritures Saisie des écritures comptables dans un journal


Appliquer les barèmes Application des barèmes en saisie de document

Personnaliser l’étape Choix des informations à saisir

Personnaliser la liste Personnalise les colonnes affichées

Actions associées à la ligne Ouvre le menu des actions possibles sur une ligne en saisie de document

Sélectionner l’article depuis le catalogue

Sélection d’un article du catalogue en sai-sie de document

Icône d’information Présence d’une information. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu

Icône d’alerte Présence d’une information. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu

Modifier les emplacements/quantités

En gestion des livraisons clients, permet de modifier les emplacements ou quanti-tés d’articles

Icône d’alerte bloquante Pour les articles série / lot, des numéros restent à saisir

Saisie des numéros de série / lot

Fonction Description

© 2018 Sage 51


Les boutons [Suivant] et [Précédent] permettent de passer d’une étape à l’autre.

Un bouton [Annuler] permet, à chaque étape de quitter la fonction, après message de confirmation, sansenregistrer les données.

Personnalisation d’une étapeIl est parfois possible, en fonction des documents, de choisir les informations proposées en saisie. Le caséchéant :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser l’étape]



Automatismes en saisie comptableAvant d’aborder les différents exemples de saisie, il est bon de savoir que le programme opère différentscontrôles et renseignements automatiques, lorsque vous êtes en cours de saisie comptable.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemple de ces mécanismes :

• le programme vérifie si les éléments (comptes généraux, tiers...) sont mis en sommeil dans leurfiche et si l’option Interdire les éléments mis en sommeil est activée dans Fichier/ Paramètressociété/ Votre société/ Identification/ Préférences. Si tel est le cas, un message bloquant ou deconfirmation apparaît.

• le programme prépositionne le curseur en Débit ou Crédit, en fonction de l’écriture comptable.

• le programme calcule le montant d’équilibre tant que celui-ci n’est pas atteint.

• lorsqu’il possède tous les paramètres, le programme calcule la date d’échéance.

• le programme indique, le cas échéant, le code taxe associé au compte général et calcule le montantde TVA.

Exemple de saisie d’un DevisNous vous présentons ici la saisie d’un devis.

Ajouter une ligne Sur la fenêtre de saisie des numéros série / lot, ajoute une ligne

Supprimer la ligne Sur la fenêtre de saisie des numéros série / lot, supprime la ligne

Générer les numéros automati-quement

Lance la génération automatique des numéros dans le cas d’un article sérialisé.


Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider l’article et saisir le détail de la ligne dans la partie basse de la fenêtre.

© 2018 Sage 52


1. Initialisation

2. Lignes

Une ligne de progression matérialise les différentes étapes de la saisie.

Vous accédez à la fiche du tiers en cliquant sur son nom.

permet de choisir les zones de saisie pour l’étape en cours

permet d’appliquer les barèmes enregistrés

permet de sélectionner un ar-ticle depuis le catalogue

permet d’ajouter une ligne complémentaire

permet d’insérer automati-quement un sous total

© 2018 Sage 53


Le menu des actions possibles appelé par le bouton [Actions] propose :

• l’affichage de l’Assistant tarifaire

• l’insertion d’une ligne de Texte complémentaire

• l’insertion d’une ligne de commentaire

• l’insertion d’une ligne

• la suppression de la ligne

• Monter

• Descendre

Voir l’assistant tarifaire

Pour recalculer des tarifs :

1 . cliquez sur le bouton [Actions]

2 . validez la fonction Assistant tarifaire

permet d’ouvrir le menu des actions possibles sur la ligne

Note :Le bouton [Terminer] permet, à partir de l’étape de saisie des lignes, d’aller directement à l’enregis-trement final sans message de confirmation.

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Associer un texte complémentaire

Pour associer un texte complémentaire :

1 . cliquez sur le bouton [Actions associées à la ligne]

2 . validez la fonction Texte complémentaire

3 . sélectionnez le glossaire à associer à la ligne du document

Tous les glossaires présents dans la base commerciale sont présentés en quatre groupes :

• Tous les glossaires

• Glossaires du domaine document

• Glossaires du domaine article

• Glossaires de l’article en cours

Pour voir l’incidence de la modification d’un montant sur les autres valeurs, cli-quez sur le bouton [Recalculer]

Sélectionnez le glossaire

Son contenu apparaît. Vous pouvez le modifier.

Ce lien (Effacer) efface le contenu du glossaire.

Cliquez sur [Valider] pour enregistrer les modifications et associer le glossaire à la ligne du document.

© 2018 Sage 55


Insérer une ligne de commentaire

Cette action ajoute juste au-dessus de la ligne sélectionnée une nouvelle ligne de commentaire sur laquelleil est possible de noter une remarque ou une information concernant l’article.

Insérer une ligne

Cette action permet d’insérer une ligne sur les documents commerciaux. La ligne s’affiche directement surla page de saisie du devis, au-dessus de la ligne de l’article concerné. Saisissez ensuite le commentairesouhaité sur la ligne.

Déplacement ligne

Les lignes saisies peuvent être déplacées par glisser-déposer. Pour déplacer plusieurs lignes simultané-ment, il est nécessaire de les sélectionner via les cases à cocher avant de les déplacer par glisser-déposer.

3. Suivi

Vous pouvez consulter la fiche du client en cliquant sur son nom.

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4. Livraison

5. Facturation

Les conditions de règlement sont modifiables si votre profil est autorisé à le faire.

Les données de livraison s’affichent.

Vous pouvez les modifier

Vous pouvez modifier le taux d’escompte.

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Voir les autorisations de données dans la fiche Profil (cases Documents ventes et Documents achats)dans le module Administration.

Pour ce faire :

1 . Sélectionnez via la liste déroulante un autre modèle de règlement. Les lignes du modèless’affichent.

2 . Le bouton ouvre la fenêtre «Création d’une échéance» permettant d’ajouter une lignede condition propre au document en cours de création.

3 . Le bouton [Actions] en regard de chaque ligne de condition propose les commandes suivantes :- Supprimer : cette commande supprime la ligne de condition pour le document en cours de créa-

tion.- Modifier : cette commande ouvre la fenêtre «Modification de l’échéance» permettant ainsi de

changer le paramétrage de la ligne de condition pour le document en cours de création.

6. Validation

Note :La modification des conditions de règlement pour le document est soumise à un message de confir-mation.

Vous validez la pièce sur la dernière étape par le bouton [Terminer].

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Les boutons de cette dernière étape vous permettent :

• de modifier le document en cours

• de l’imprimer en PDF

• de l’envoyer par mail

• de quitter la fonction

• de commencer la saisie d’un nouveau document

Choix d’un modèle d’impression

En cas d’impression en PDF, si plusieurs modèles d’impression (fichiers dont l’extension est «.bgc») sontcréés pour le document, le programme en propose la liste.

Sélectionnez le modèle d’impression à utiliser par le bouton d’option correspondant.

L’impression au format PDF est lancée dès que vous cliquez sur le bouton [Imprimer].

Envoi du document

Cette action propose l’envoi automatique par mail du PDF du document.

L’activation du bouton [Envoyer par mail] ouvre une fenêtre proposant :,

1 . 1 le choix d’un modèle comme décrit dans Choix d’un modèle d’impression,

2 . l le choix des destinataires de l’envoi du mail

La référence de pièce est créée.

© 2018 Sage 59


Comment paramétrer plusieurs modèles par type de document ?

Si le choix d’un modèle d’impression n’est pas propo-sé, demandez à votre administrateur de copier lesmodèles dans le dossier correspondant du répertoired’installation.

Par défaut, chaque répertoire correspondant à un type de document contient un seul fichier modèle (.bgc9) :le modèle standard fourni avec les applications Sage 100.

Pour que Sage Etendue propose plusieurs modèles d’impression, il suffit à l'administrateur d'ajouterd'autres modèles dans chaque répertoire.

Exemple de saisie d’une Réception de livraison fournisseurLes étapes de saisie proposées diffèrent en fonction des pièces. Voyons par exemple la gestion d’une Ré-ception de livraison fournisseur (Achats / Livraison fournisseur).

1. Initialisation

Dossier Type de document Sous-dossier Fichiers modèles

Achats Bon de commande BC BC.bgc

Bon de livraison BL BL.bgc

Bon de retour BR BR.bgc

Facture FAC FAC.bgc

Ventes Bon d’avoir BA BA.bgc

Bon de commande BC BC.bgc

Bon de livraison BL BL.bgc

Devis DEV DEV.bgc

Facture FAC FAC.bgc

Préparation de livraison PL PL.bgc

© 2018 Sage 60


Vous choisissez successivement :

1 . le dépôt de livraison (si plusieurs dépôts sont possibles)

2 . le mode de «sélection» des lignes de commandes livrées : en fonction du fournisseur, à partir d’unbon de commande, en fonction de l’article

3 . et en fonction du choix précédent : le fournisseur, le numéro de bon de commande ou l’article et laquantité à livrer

2. Sélection

Les articles des bons de commande en cours sont listés, triés et regroupés en fonction du choix effectué àl’étape précédente. Vous précisez les quantités livrées.

Important !A la validation de cette étape, les documents sont transformés en Bons de livraison. Toute annulation ouretour en arrière est donc impossible à partir de l'étape suivante : 3. Emplacements.

© 2018 Sage 61


Actions possibles

Pour enregistrer la réception d’articles non commandés, cliquez sur «Ajouter des articles non comman-dés».

Pour automatiquement renseigner la «Quantité livrée» par la «Quantité commandée», cliquez sur «Ren-seigner les quantités».

Si un fournisseur, un bon de commande ou un article précis a été renseigné à l'Etape 1, un bouton supplé-mentaire vous permet de compléter votre sélection : [Ajouter un fournisseur], [Ajouter un BC] ou [Ajouter unarticle].

En cas de différence en quantité commandée et quantité livrée

Cette quantité excédentaire fera l’objet d’une ligne dans le Bon de livraison. Vous pouvez ensuite choisir devaloriser ou non ce supplément (aux mêmes conditions tarifaires que la ligne du Bon de commande d'ori-gine).

En cas de reliquat, à la validation de la réception, la quantité livrée sera transformée en Bon de livraison,et la quantité différentielle (quantité commandée - quantité livrée) fera l'objet d'une ligne de reliquat sur leBon de commande.

L’icône ci-contre vous alerte sur la présence :

• d’un excédent : la quantité livrée est supérieure à la quantité commandée

• ou d’un reliquat : la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée

Cliquez sur Ren-seigner les quan-tités pour alimenter la zone Quté livrée

© 2018 Sage 62


Cas d'un article série/lot

Pour saisir les numéros de série ou lot :

1 . cliquez sur l’icône

2 . renseignez sur la fenêtre affichée, numéro(s) de série et complément(s).

3. Emplacements

Cette étape est proposée uniquement si votre administrateur a paramétré Sage 100 Etendue dans ce sens.

Vous pouvez consulter ou modifier les emplacements où stocker la marchandise reçue dans le dépôt.

Pour un article en mode de suivi de stock ’sérialisé’ ou ’par lot’, l’icône ci-contre indiqueque tous les numéros sont bien saisis pour la quantité livrée.

Cet icône indique que des numéros restent à saisir pour la quantité livrée.

Ce bouton permet d’ajouter une ligne.

Ce bouton supprime la ligne.

Ce bouton lance la génération automatique des numéros dans le cas d’un article séria-lisé.

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Actions possibles

Si le dépôt de livraison possède un emplacement de transit, cliquez sur «Tout placer sur emplacementde transit» pour y enregistrer tous les articles.

Vous pouvez «Imprimer les étiquettes» des articles en livraison (impression en PDF). Si plusieurs mo-dèles d’impression d’étiquettes existent, le programme les propose.

«Visualiser le plan du dépôt» affiche une fenêtre présentant le plan du dépôt sur lequel sont positionnésles emplacements impliqués dans la réception.

Vous pouvez modifier l’emplacement proposé

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4. Validation

Cette dernière étape reprend les lignes de Bon de livraison générées.

Pour chaque fournisseur, vous précisez :

1 . la date de livraison

2 . la référence du Bon de livraison

3 . son statut : Saisi / Confirmé / Réceptionné (si votre administrateur a autorisé cette sélection).

Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton [Terminer].

Les numéros de Bons de livraisons générés sont indiqués, ainsi que les bons de commande laissés en re-liquat.

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Actions possibles

Vous pouvez «Imprimer les étiquettes» des articles en livraison.

Ces impressions sont réalisées au format PDF.

Si plusieurs modèles d’impression sont prévus, le programme en propose la liste. Pour toute information,voir Choix d’un modèle d’impression, page 59.

Exemple de saisie d’une Livraison clientLes étapes de saisie proposées diffèrent en fonction des pièces. Voyons par exemple la gestion d’une Li-vraison client.

1. Initialisation

Note :Vous pouvez cliquer sur les numéros de pièces pour afficher leur contenu.

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Vous choisissez successivement :

1 . le dépôt de prélèvement des articles à livrer (si plusieurs dépôts sont possibles)

2 . le mode de «sélection» des lignes de commandes livrées : toutes les Préparations de livraison enre-gistrées pour le dépôt (tous clients confondus), en fonction des Préparations de livraison, par clientou par transporteur

3 . et en fonction du choix précédent : le numéro de préparation de livraison saisi, le client ou le trans-porteur

2. Prélèvement

Les articles des préparations de livraison enregistrées sont listés, triés et regroupés en fonction du choixeffectué à l’étape précédente.

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Cas d'un article série/lot

Pour modifier les emplacements et quantités de déstockage :

1 . cliquez sur le bouton

2 . indiquez, pour chaque emplacement du dépôt proposé, la quantité à prélever

Si l’article est «sérialisé» ou «géré par lot», la fenêtre affichée distingue chaque Numéro de série/lot et vouspouvez ajouter un numéro ou en supprimer un.

Le cas échéant, la zone Quantité manquante, permet de préciser la quantité non prélevée, qui sera miseen reliquat sur la Préparation de livraison.

Si l’emplacement de l’article n’est pas indiqué, l’icône ci-contre vous alerte sur la pré-sence d’une information en précisant la raison. Positionnez le curseur dessus pour enconnaître le contenu.

Pour un article en mode de suivi de stock ’sérialisé’ ou ’par lot’, l’icône ci-contre indiqueque tous les numéros sont bien saisis pour la quantité livrée.

Cet icône indique que des numéros restent à saisir pour la quantité livrée.

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Actions possibles

Pour imprimer les lignes de Préparation de livraison à préparer, cliquez sur «Imprimer en PDF» ; il faut pource la qu’un modèle d’impression existe (Liste des PL à préparer.bgc).

Si plusieurs modèles d’impression sont prévus, le programme en propose la liste. Pour toute information,voir Choix d’un modèle d’impression, page 59.

«Visualiser le plan du dépôt» affiche une fenêtre présentant le plan du dépôt sur lequel sont positionnésles emplacements des articles sortants.

3. Mise en colis

A cette étape, vous validez les quantités livrées client par client, et vous indiquez éventuellement la répar-tition des articles en colis.

Pour enregistrer la mise en colis des articles :

1 . saisissez éventuellement un numéro de colis

2 . cliquez sur le bouton [Actualiser le reste à empaqueter] du colis pour que toutes les quantitésnon empaquetées y soient associées

Le bouton [Ajouter un colis] recalcule les quantités restant à empaqueter des articles et crée une ligne pourles quantités restant à empaqueter de l’article.

Actions possibles

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Pour automatiquement renseigner la «Quantité empaquetée» par la «Quantité à empaqueter», cliquez sur«Renseigner les quantités».

L'action «Valider par scan» ouvre une fenêtre superposée permettant d'enregistrer par lecture code-barresles articles mis en colis.

4. Validation

Cette dernière étape reprend les lignes de Bon de livraison générées.

Pour chaque client, vous précisez :

1 . la date de livraison

2 . le statut du bon de livraison : Saisi / Confirmé / A facturer (si votre administrateur a autorisé cettesélection).

Les numéros des Préparations de livraison et Bons de commande sont indiqués.

Actions possibles

Vous pouvez «Imprimer les étiquettes de colisage».

Le bouton [Livrer] valide l'étape et génère la transformation des documents pour le client en cours.

La fenêtre précisant que les livraisons sont terminées mentionne les numéros de Bon de livraison générés.

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Composition d’une fenêtre de saisie de critèresVous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Pour ce type de fenêtre, la saisie se décompose comme suit :

1 . vous saisissez des critères de sélection

2 . vous procédez à votre choix parmi les propositions de l’application.

Exemple de Choix fournisseur

Pour faire le choix du meilleur fournisseur :

1 . vous sélectionnez tout d’abord l’article à commander

2 . vous pouvez affiner la sélection par des critères supplémentaires


Articles Traçabilité série / lot

Après sélection de l’article et du numéro de série/lot à analy-ser, visualisation de l’ensemble des mouvements.

Choix fournisseur Aide au choix du meilleur fournisseur pour la commande d’un article donné

Localisation Liste des emplacements de stockage d’un article et visuali-sation de ses emplacements sur le plan du dépôt

Ouvrez le volet Plus de critères.. en cliquant sur la flèche

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3 . vous lancez enfin l’analyse en cliquant sur [Analyser].

Le résultat de la recherche s’affiche :

Vous pouvez alors directement passer une commande au fournisseur choisi :

1 . sélectionnez sa ligne par le bouton d’option

2 . et cliquez sur [Commander].

L’icône ci-contre signale la présence d’une information. Positionnez le curseur des-sus pour en connaître le contenu

L’icône ci-contre vous alerte sur la présence d’une information. Positionnez le cur-seur dessus pour en connaître le contenu

Sur la fenêtre de Synthèse, l’étoile signale les fournisseurs les mieux positionnés.

Vous choisissez ici une vue de synthèse ou un critère de comparaison particulier.

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Composition d’une fenêtre «Etat»Vous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Pour chaque type de statistiques, l’application propose plusieurs vues.


Ventes Statistiques Consultation des statistiques de ventes :

- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec comparai-son sur N-1


- Evolution du chiffre d’affaires HT par famille d’articles

- Evolution du chiffre d’affaires HT par catégorie tarifaire

- Evolution du chiffre d’affaires HT par représentant

Achats Statistiques Consultation des statistiques d'achats :

- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec comparai-son sur N-1


- Evolution du chiffre d’affaires HT par fournisseur

- Evolution du chiffre d’affaires HT par acheteur

Comptabi-lité

Statistiques Consultation des statistiques comptables de la société :

- Evolution du solde des comptes de charges avec comparai-son sur N-1

- Evolution du solde des comptes de produits avec comparai-son sur N-1

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Chiffre d’affaires

Cette zone s’affiche si la zone dépliable Statistiques est paramétrée en ce sens dans la fiche Profil. L’affi-chage par défaut du chiffre d’affaires quant à lui est fonction du paramétrage réalisé dans la fiche Dossier.Les états statistiques de ventes et achats contiennent alors cette ligne d'en-tête permettant de choisir letype de calcul du chiffre d'affaires pour l’état en question :

• Facturé




Gestion des documents internesLa gestion des documents internes liés à la Gestion Commerciale est possible via le groupe «Internes» quipropose fonctions entrées :

• Mes documents

• Saisie document

• Saisie réalisée

Important !La gestion des documents internes doit préalablement être autorisée dans Administration/ Profil/Autorisation/ Fonctions.

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Mes documents

Cette fonction ouvre la liste des documents internes que l’utilisateur a le droit de gérer eu égard aux auto-risations d’accès paramétrées dans son profil.

Pour comprendre le fonctionnement général d’une liste, voir Composition d’une fenêtre de type «liste» et«fiche», page 35.

Fiche document

Pour ouvrir la fiche d’un document interne, il suffit de cliquer sur son intitulé dans la liste.

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Chaque fiche document se compose de trois volets consultables :

• «Lignes de document»

• «Suivi»

• «Livraison»

Les actions proposées en ligne sont accessibles à l’aide du bouton [Actions].

• Supprimer le document

• Modifier le document : dans ce cas, le programme redirige directement l’utilisateur en Saisie docu-ment ou Saisie du réalisé, en fonction du type de mouvement du document.

et en pied de fiche, les actions proposées sont les suivantes :

• Imprimer en PDF

• Envoyer par mail

• Localiser les articles

• Modifier le document (identique à celle du bouton Actions).

Saisie document

Cette entrée permet la saisie de documents internes.

La saisie est similaire à la saisie des documents de ventes.

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Voir Exemple de saisie d’un Devis, page 52.

Saisie du réalisé

Cette entrée permet la saisie des documents internes dont le type de mouvement est «Saisie du réalisé».Pour ce faire :

1 . Renseignez les informations principales du document à l’étape Initialisation, puis cliquez sur le bou-ton [Suivant].

2 . A l’étape Lignes, saisissez chaque ligne du document en renseignant les zones prévues à cet effet.Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider l’enregistrement de la ligne qui vient s’ajouter dans ledocument.A noter, lorsque la gestion multi-emplacements a été activée en Gestion commerciale et lorsqu’uneligne enregistrée renvoie à plusieurs emplacements de stockage, et uniquement dans ce cas, ceux-ci peuvent être modifiés via la colonne Emplacement. Voir Modification des emplacements.Enregistrez autant de lignes que nécessaire, puis cliquez sur le bouton [Suivant].

3 . L’étape Validation récapitule l’ensemble des éléments de la saisie. Notez que le prix de revient uni-taire est encore modifiable ici, sauf pour les articles suivis en stock. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour générer le document commercial.

Initialisation

Type

Sélectionnez le type de document que vous souhaitez générer.

Date

Par défaut, le programme indique la date système du jour. Cette date peut être modifiée.

N° de pièce

Un numéro de pièce s’incrémente par défaut à la suite du précédent numéro créé. Vous pouvez le modi-fier.

Statut

Par défaut, le système indique le statut Validé.

Lignes

Date

Le programme reprend la date de l’en-tête. Cette date peut être modifiée.

Client

Sélectionnez le client qui vous intéresse.

Affaire

Sélectionnez le code affaire rattaché au client sélectionné précédemment.

Article

Sélectionnez le type d’article qui vous intéresse. Selon le type de sélectionné, des champs de saisie sup-plémentaires peuvent s'afficher : Gamme, Conditionnement, Ressource et Qté ressource.

Quantité

champ de saisie numérique décimal par défaut à 1, suivi en lecture de l'unité de vente de l'article précé-demment sélectionné (sinon vide).

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Ressource

Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Ressource multiple ou Ressource unitaire.Sélectionnez alors la ressource associée à l'article. Par défaut, le programme indique la ressource définiecomme principale en fiche article.

Qté ressource

Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Ressource multiple. Sélectionnez alors laquantité de ressource qui vous intéresse.

N° série/lot

Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Série ou Lot. Sélectionnez alors le numéro desérie ou de lot qui vous intéresse.

Modification des emplacements

Lorsque la gestion multi-emplacements a été activée en Gestion commerciale et lorsque les articles sontsuivis en stock, la modification des emplacements est possible. Dans ce cas, lorsque vous êtes à l’étape«Lignes» en Saisie du réalisé, la colonne Emplacement est en lecture seule si un seul emplacement estassocié à la ligne. Dans ce cas, la colonne contient le code de l'emplacement de stockage des articles. Enrevanche, si plusieurs emplacements sont mouvementés pour cette même ligne, la colonne Emplacementcontient alors la mention Multiple. L'application propose alors par défaut une répartition par emplacements.Dans ce cas, la répartition des emplacements de stockage peut être modifiée manuellement.

Document interne de type Mouvement d’entrée

Dans le cas d’un document interne de type Mouvement d’entrée, la procédure pour modifier les emplace-ments est la suivante :

1 . Dans la colonne Emplacement, cliquez sur la mention Multiple. La fenêtre «Modification desemplacements» s’ouvre.

2 . Modifiez les emplacements souhaités ainsi que les quantités à entrer.

Vous pouvez également supprimer une ligne grâce à l’icône .

De même, le bouton vous permet d’ajouter une ligne d’emplacement à saisir.

3 . Validez la modification.

Document interne de type Mouvement de sortie ou saisie du réalisé

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Dans le cas d’un document interne de type Mouvement de sortie ou saisie du réalisé, lorsque l'article esten mode de suivi de stock CMUP, la procédure pour modifier les emplacements est la suivante :

1 . Dans la colonne Emplacement, cliquez sur la mention Multiple. La fenêtre «Modification desemplacements» s’ouvre.

2 . Modifiez les quantités prélevées comme vous le souhaitez.

3 . Validez la modification.

Important !Vérifiez que la somme des quantités modifiées soit bien égale à la quantité initialement saisie pour laligne.

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Index

Index

A

Accueil .............................................................................. 28

Achats ............................................................................... 33

Actions possibles depuis les fiches ....................... 49

Administration .................................................................. 6

Annuaire d’entreprise .................................................. 28

Architecture 5, 12, 18, 22, 24, 27, 29, 39, 40, 42, 48, 54, ........................................................................................58, 66

Articles .............................................................................. 32

C

Catalogue article .....................................................32, 35

Consultation ......................................................................... 32

Choix fournisseur ....................................................32, 71

CollaborateurCollaborateurs connectés .................................................... 25

Consultation ......................................................................... 19

Création ............................................................................... 22

Importation des collaborateurs ............................................ 22

Liste ..................................................................................... 19

Modification ......................................................................... 19

Profil .................................................................................... 24

Synchronisation annuaire .................................................... 22

Type d’authentification ......................................................... 24

Communications d’entreprise .................................. 28

Comptabilité .................................................................... 34

Configuration .................................................................... 8

Contrôle qualité .......................................................32, 50

D

Démarrage de Sage 100 Etendue ......................... 27

Messages d’incidents .......................................................... 28

URL ..................................................................................... 27

Démarrage du module d’administrationdroits d’accès ......................................................................... 6

URL ....................................................................................... 6

Documents internes ..................................................... 34

E

Extrait compte général ..........................................34, 35

Extrait compte tiers ................................................34, 35

F

Fenêtre «Etat» ................................................................73

Fenêtre de saisie de critères .....................................71

Fenêtre de saisie de document par étapes .........50

Fenêtre de type «liste» et «fiche» ...........................35

Fonctions accessibles ..................................................31

G

Glossaire article .............................................................48

I

Importation automatique des collaborateurs .......22

J

Journal ........................................................................34, 35

L

Licences ............................................................................10

Liste mouvements ..................................................33, 35

Livraison client .........................................................34, 51

Localisation ...............................................................32, 71

M

Ma gestion ........................................................................29

Applications Sage .................................................................30

Fonctions favorites ...............................................................30

Ma sélection d’articles .................................................39

Mes clients ................................................................33, 35

Mes documents ................................................ 33, 34, 35

Mes fournisseurs ....................................................33, 35

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Index

Index

Modèle d’impression ................................................... 59

Mot de passe .................................................................. 29

Modification ......................................................................... 29

N

NavigationFenêtres Fiche ..................................................................... 46

Fenêtres Liste ...................................................................... 35

Fenêtres Saisie de document ........................................51, 53

P

Personnalisation .............................................. 39, 47, 48

Préférences ...................................................................... 8

ProfilConsultation ......................................................................... 17

Création ............................................................................... 18

Messages d’incidents .......................................................... 19

Modification ......................................................................... 17

R

Réapprovisionnement ...........................................34, 51

Réception de livraison fournisseur ...................34, 51

Recherche ....................................................................... 37

Règlement client ........................................................... 34

Rôles ................................................................................. 16

Création d’un rôle ................................................................ 18

Cumul des rôles ................................................................... 18

Gestion des rôles ................................................................. 17

S

Sage 100 EtendueFonctions accessibles ......................................................... 31

Iconographie ..................................................................35, 51

Navigation ............................................................................ 35

Présentation .......................................................................... 5

Saisie commande ...................................................33, 50

Saisie comptablecontrôles de cohérence ....................................................... 52

Saisie devis ...............................................................33, 50

Saisie document ............................................................34

Saisie écritures ........................................................34, 51

Saisie mouvement ..................................................34, 50

Saisie préparation ..................................................33, 50

Saisie réalisé ............................................................34, 51

Sécurité ...............................................................................8

SociétéConsultation ..........................................................................11

Création ................................................................................12

Fichier comptable .................................................................13

Identifiants de connexion ......................................................13

Liste ......................................................................................11

Messages d’incidents ...........................................................15

Modification ..........................................................................11

Quantité à réapprovisionner .................................................14

Seuil de réapprovisionnement ..............................................14

Statistiques ........................................................ 33, 34, 73

Stocks ................................................................................33

T

Traçabilité série / lot ..............................................32, 71

Traitement préparation .........................................33, 50

U

Utilisateurs .......................................................................19

Attacher utilisateur au dossier ..............................................15

Création d’un utilisateur ........................................................22

Gestion des utilisateurs ........................................................19

Importer des utilisateurs .......................................................22

Supprimer un utilisateur ........................................................21

Utilisateurs connectés ..................................................25

V

Validation commande ...........................................33, 50

Validation devis .......................................................33, 50

Validation préparation ...........................................33, 50

Ventes ...............................................................................33

Visualisation dépôt .................................................34, 35

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Sage Etendue Vi7 · Administration de Sage Etendue Envoi de mails automatiques Configuration...

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