Réussir toutes les étapes d'un déménagement!€¦ · moyen de veiller au respect des...

DECISION ACHATSDate : MAI 15Pays : France

Périodicité : Mensuel Page de l'article : p.53,54,55,...,66Journaliste : Fanny Perrind'Arloz

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HOYEZ 7290593400506Tous droits réservés à l'éditeur

environnement de travail ::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Dossier

Réussir toutes les étapesd'un déménagement!IMPLANTATION Changer d'adresse n'est généralement pas une mince affaire. Mise à partLa gestion du transfert physique, les acheteurs peuvent devoir réaliser des travauxd'aménagement, repenser [organisation des espaces de travail, adapter Le mobilieren conséquence, évacuer les déchets... Et donc jongler avec des familles d'achatstrès disparates et parfois sensibles. Sans omettre en parallèle d'impliquer, le plusrégulièrement possible, tous les collaborateurs, souvent stressés par le prochaindéménagement... Tour d'horizon de la marche à suivre. DOSSIER RÉALISÉ PAR FANNY PERRIN D'ARLOZ

de travail selon les rnAccompagner les salariés

dans ce changement

U ne seconde vie5 mobilier obsolète7



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deménage,plue global et

nen t se veut

Letransfert physique n'est souvent que la partie émergée de l'iceberg. En amont, lesacheteurs doivent considérer des problématiques aussi variées que complexes.

I I

C es dernières années, les grands groupesfrançais ont changé leur fusil d'épaule,misant dorénavant sur la concentration demasse pour réaliser des économies

d'échelle, d'après Kevin Manchon, directeur généralde Démépool. «Avant, ils avaient la volonté de sépa.-rer géorraphiquement chaque direction. À présent, ilso o r i i f 'réfléchissent à regrouper plusieurs services pour réduireles frais inhérents au fonctionnement et à I'organisa-tion de travail en réunissant ceux qui ont vocation àcollaborer. Ils cherchent à acquérir, ou à louer, nonplus un ou plusieurs étages d'un immeuble mais lebâtiment en son intégralité. Ils le veulent, dans l'idéal,économique, à proximité de leurs clients, proche destransports en commun pour faciliter les liaisons,pourvu d'un parking, etc. » Preuve en est avecCarrefour qui a déménage son siège social deLevallois-Perret (92) pour le quartier Atlantis de

.Zoom

Les prestations en vogue

En matière de déménagement, [es

prestations sont très variées De

plus en plus, La déconnexion et La

reconnexion du parc informatique

sont sous-traitées au déménageur

pour dédouaner léquipe

informatique ou par manque

d effectif Son surcoût peut être

largement amorti par le temps

économisé par léquipe, surtout bi

cela nécessite de la faire travailler

en soirée ou le week-end Loption

SAV déménagement est

également appréciée des

acheteurs pour resoudre des aléas

rencontres le jour J, comme de

réacheminer d un carton récep-

tionné au mauvais étage ou de

déplacer de quèlques centimètres

un ou plusieurs bureaux «Lequipe

qui gere celle assistance dal eire

celle qui a réalise le déménagement

Dans le cas contraire, cela doit vous

alerter sur le fait que te prestataire a

pu fane appel a des sous-traitants

ll faut donc vous assurer que le

transfert sera réalise par la même

equipe de débuta la fin», met en

garde Philippe Chiche, président

du groupe Mobiliteam

Massy-Palaiseau (91), dans des locaux s'étendant sur85 DOO m2. À cette occasion, le géant de la distribu-tion a regroupé les services achats et les fonctionssupport, soit 4200 salariés. Et a mis à leur disposi-tion une crèche, un service de conciergerie, une sallede sport... Ou avec Microsoft qui a implanté sonnouveau siège social Europe-Moyen-Orient-Afriquedans un bâtiment labellisé haute qualité environne-mentale (HQE) à Issy-les-Moulineaux (92). Pourfaciliter la cohésion des équipes et le bien-être desI 600 collaborateurs, le géant de l'informatique aimaginé des "box" pour permettre aux individustravaillant en bureaux ouverts de s'isoler, des sallesde réunion équipées d'écrans et de détecteur de pré-sence pour avertir de leur disponibilité, etc.

Internaliser ou externaliser ?Lors d'un transfert, l'aménagement des espaces detravail est, le plus souvent, repensé. Et peut se solderpar lacquisition d'un nouveau mobilier plus adaptéaux contraintes des nouveaux locaux et aux habitudesde travail. «Les grands groupes en profitent générale-ment pour harmoniser leur mobilier, en se tournant versune gamme esthétique et fonctionnelle, particulièrementsi le site a vocation à recevoir des clients. Ce n'était pasle cas il y a encore cinq-dix ans», remarque NathalieLedemé Pùtz, responsable commerciale et commu-nication chez Gamblin. Si les volumes à transférersont d'autant allégés, les acheteurs doivent gérer enparallèle un autre lot, celui de l'évacuation du mobi-lier obsolète. Selon l'ampleur du projet, les acheteurspeuvent gérer des problématiques très diverses,comme la commande et le suivi de travaux d'aména-gement, pour lesquels ils n'ont pas forcément le tempsni les compétences. Conséquence de quoi, ils setournent plus massivement vers des sociétés d'ingé-nierie de transfert, des cabinets d'architecture ou toutautre prestataire spécialisé. «Pour que cela reste trans-parent, il faut que ces acteurs référencent un nombre



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suffisant de prestataires, et ce dans chaque branche, afinde faire jouer véritablement la concurrence», soutientMarie-Christine Bouvier, présidente de l'Agence fran-çaise du déménagement d'entreprises (AFDE) etdirectrice genérale de Partner Missionner un tierspour prendre en charge son projet constitue unmoyen de veiller au respect des legislations et auxregles en vigueur et aussi, d'une certaine façon, d'es-pérer tirer les prix vers le bas, un critère qui pèsetoujours son poids dans la balance, surtout dans uncontexte économique en berne Maîs cela permetaussi de jouir de leurs réseaux de compétences et deconseils «Les acheteurs recherchent un interlocuteurunique a leur ecoute qui les accompagne tout au long duprojet, depuis sa definition, en passant par la réalisationde l'inventaire et la redaction du cahier des charges, aI apres transfert», résume Pierre-Antoine Thieulin,président du Groupe i2T

Déménager plus vertAutre tendance émergente la prise en compte pro-gressive des enjeux environnementaux et sociétauxpar les grands groupes dans cette famille d'achats«Depuis cinq-six ans, nos clients nous demandent de

calculer l'empreinte carbone de leur déménagement»,illustre Philippe Chiche, president du groupeMobihteam Le critère "vert" s'est progressivementinvite dans les cahiers des charges, encourageant lesdéménageurs, d'une part, à investir dans des flottesde camions moins polluantes et satisfaisant auxnormes antipollution Euro 5 et Euro 6 et, d'autrepart, à former leurs chauffeurs à l'eco-conduite «Lecamion electrique peine a démarrer en raison de son coûtd'acquisition eleve etde sa faible autonomie», souligneJerôme Jaman, gerant de D-Max De même, lesemballages recyclables ou se targuant d'une durée devie plus longue sont fortement plébiscites «Demandera ce que le mobilier soit enveloppe dans des couverturesréutilisables est plus fréquent», pointe ChristopheMottu, directeur associe au cabinet Asteria ConseilsÀ cette fm, D-Max déménagement a imaginé laDbox, un emballage synthétique réutilisable aumoins trente fois, recyclé et recyclable avec fermeturerapide sans adhesif pour reduire le temps alloue auxcartons Et Christophe Mottu de conclure «Plusglobalement, les acheteurs souhaitent une rupture decharge la moins longue possible et tendent a simplifier ledéménagement pour leurs collaborateurs » rn

« Depuiscinq-six ans,nos clients nousdemandentde calculerl'empreintecarbone de leurdéménagement. »Philippe Chiche, presidentdu groupe Mobiiiteam



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2. Choix du déménageur:le prix n'est pas Le seul critèreLe déménagement est un poste qui ne doit pas être sous-estime sur Les plans financier etorganisation!^!.. Il nécessite une pointe de pratique, un soupçon de méthode et une bonnedose d'anticipation À défaut, la réussite des opérations peut être largement compromise

F inalité du projet, le déménagement ne laisseaucune place a l'a-peu-pres «Dernier mail-lon de la chaîne, le transfert physique nereprésente pas plus de8 10 % du budget gle

bal Attention cependant a ne pas sous-estimer cettedepense, en faisant l'impasse sut toutes les options, aurisque de prendre un risque social en attisant le mécon-tentement des salaries », prévient Jérôme Jaman,gérant de D-Max II exige une preparation et uneorganisation sans faille pour anticiper les aléaspouvant altérer le bon déroulement desoperations D'où la nécessite de délimitertres en amont le projet et d'en informer sestroupes À ce titre, la nomination d'unmanager relais dans chaque service del'entreprise est préconisée pour commumquer sur les décisions prises parla direction Maîs aussi pour recol-tei toutes les nifoimatioiis utilessur le fonctionnement et lesprérogatives des equipes Tousces elements sont à prendre enconsideiation lors de la rédaction ducahier des charges, et notamment pourdéfinir un planning d'intervention quine perturbe pas, ou le moins possible,lactivite génerale

Une sélection mé-tho-di-queEtape cruciale, la redaction ducahier des charges exige d'êtretrès méthodique pour per-mettre aux déménageurspotentiels de se familiariseravec le projet Clair et précis,ce document vise à décrire le transfert,le site d'arrivée et de depart, les contraintes asso-ciées liées à l'entreprise ou aux bâtiments, le

planning envisage, le délai imparti pour realiser letransfert et le niveau de prestations attendu «Lecahier des charges doit être rédige a minimahuit semaines avant le transfert pour se laisser dutemps pour analyser les offres et préparer le déména-gement», prévient Nathalie Ledeme Putz, respon-sable commerciale et communication chezGambhn Le volume à déménager doit y être mdique afin que les repondants puissent estimer lesmoyens logistiques et humains appropriesChroiiophage, la réalisation de l'inventaire peutêtre confiée à un prestataire spécialisé < Détaillezau maximum la volumetne, sa typologie (atchives,documents, mobilier, etc ), son origine et sa. destina-tion», conseille Kevin Manchon, directeur genéralde Demepool Chaque repondant doit être invité àdécrire son entreprise, la méthodologie employeepour realiser le déménagement, le planning prévi-sionnel et à fournil la liste de son peisomiel peima-nent pour s'assurer de sa capacité à traiter l'opéra

lion « Vérifiez son inscription au registre ducommerce et des societes et au registre des



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transporteurs routiers», ajoute Marie-ChristineBouvier, présidente de l'Agence française du démé-nagement d'entreprises (AFDE) et directrice géné-rale de Partner. En complément, peuvent être jointsau dossier de réponse une attestation de capacité àla profession délivrée par le ministère desTransports, un justificatif du respect des obliga-tions fiscales et sociales, les attestations d'assurancesprofessionnelles qualifiant la nature et l'étendue deslimites de garanties, et éventuellement, la garantiefinancière de l'entreprise. Enfin, les normes déte-nues par le déménageur peuvent aussi servir d'in-dicateur, et notamment la norme Iso 14001 relativeau management environnemental. « C'est un gave

Cl Ct Ct

de la qualité de travail du prestataire à condition quel'organisme qui assure la délivrance soit titulaire del'agrément national», prévient Kevin Manchon.

Effectuer le "bon" choixLors de la décision finale, plusieurs critères doivententrer en ligne de compte. «Le prix ne doit pas repré-senter plus de 50 % de la note finale», met en gardeChristophe Mottu, directeur associé au cabinetAsteria Conseils. L'ancienneté, la santé financièreet la taille de l'entreprise ont bien évidemment leurincidence. « Un prestataire qui dispose d'un effectifréduit en interne et fait principalement appel à lasous-traitance pour honorer les déménagements, peutmanquer de réactivité et de flexibilité pour réquisi-tionner une équipe supplémentaire à la dernièreminute», donne en exemple Philippe Chiche, pré-sident du groupe Mobiliteam. De même, les réfé-rences témoignent ou non de son expérience sur deschantiers équivalents. Recueillir les retours d'expé-riences de leurs clients est préconisé. «La qualité del'encadrement et la coordination proposées par lesprestataires sont des critères qui doivent être détermi-nants dans l'analyse des offres; 50 % de la réussited'un transfert étant intimement liées à sa prépara-

« La qualité del'encadrement et lacoordination proposéespar les prestataires sontdes critères qui doiventêtre déterminants dansl'analyse des offres. »Nathalie Ledemé Piitz, responsablecommerciale et communicationchez Gamblin

.ZoomBien sécuriser son transfert

Quelques mesures peuvent êtremises en place pour que letransfert se déroule dans desconditions acceptables- Rédiger un plan de préventionne pas omettre d'y mentionnerles éventuelles zones à risque,les accès à privilégier, etc- Prévoir des astreintes au niveaudes ascenseurs- Opter pour un étiquetage clair,lisible et conforme aux plansd'implantation définitifsdoivent obligatoirement figurersur chaque carton et mobilierle nom, le prénom et la destinationfinale du propriétaire Miser sur

un étiquetage coloré, à raisonpar exemple d une couleur parétage ou par service, facilitela lecture et limite les erreursd interprétation- Éviter la présence de toutcollaborateur le jour dudéménagement- Sécuriser l'accès au site le jour Jnommer un gardien pour assurerle filtrage de l'entrée et de la sortiedes bâtiments pour se prémunirdes risques de vols ou dedégradations intentionnellesÀ ce titre, exigez que lesdéménageurs portent la tenuefournie par leur employeur

(ion », avance Nathalie Ledemé Pûtz. Effectivement,la préparation du déménagement doit être méticu-leuse et ne laisser de côté aucune problématique, aurisque de compromettre sa réussite et d'alourdird'autant la facture à la sortie. «Nous venons de réa-liser le transfert de 5 000 postes. Dix-huit mois depréparation ont été nécessaires pour assurer six moisde déménagement. Il a fallu notamment recenser lematériel et le mobilier, définir une méthodologie, vali-der les séquences de transfert, informer les managers,réaliser un test grandeur nature pour vérifier la faisa-bilité du projet et des plans d'implantation, etc. »,rapporte Philippe Chiche. Tous les détails tech-niques du déménagement, comme ses impondé-rables, doivent être étudiés en amont. C'est parexemple se renseigner sur la possibilité de réquisi-tionner un ou plusieurs ascenseurs ou d'installer unmonte-charge le jour J, vérifier la disponibilité desaccès et l'autorisation de stationnement, etc. «Nousavons l'habitude d'organiser une réunion d'informa-tion avec les chefs de service de l'entreprise deux moisavant le jour ] pour lever les éventuels problèmes eninterne qui n'ont pas été résolus ni même abordés. Aucours de l'une d'entre elles, on s'est aperçu qu'un clientavait sous-dimensionné le nombre d'armoires dispo-nibles eu égard des documents des collaborateurs.Grâce à cette rencontre, nous avons pu repenser larépartition des armoires et organiser un clean day pourinciter au tri», met en avant Kevin Manchon. Infine, convier les prestataires se démarquant sur lepapier à une soutenance orale permet



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—Témoignage.Pascal Folliot, directeur des achats chez AG2R La Mondiale

«Nous essayons de trouver le prestataire localqui peut apporter le meilleur service »Dans une optique de meilleureorganisation et d optimisation des coûts,AG2R La Mondiale a investi, fm 2014, dans

des locaux, d une superficie de 104-88 m2,au quai d Arene à Marseille (13] pou r yrassembler près de 300 collaborateurs,initialement repartis sur quatre sites, surune surface totale de 4584 m2 «Pour

mènera bien ce transfert,jai nomme unacheteur chef de projet qui a recensei ensemble des prestations achats, avantd en faire part au comite de pilotage »,rapporte Pascal Folliot son directeur des

achats Lorganisation des espaces detravail a ete intégralement repensée parla direction de I immobilier d exploitationavec le concours d un ergonome «Nous

voulions des postes qui repondent auxbesoins des différentes fonctionsdaujourd hut Le mobilier étant trop vétustéet trop disparate entre les collaborateurs du

fait de rapprochements de sites nous avonsrachete du mobilier neuf», souligne PascalFolliot Les collaborateurs ont d ailleurséte invités a donner leurs avis depuis un

showroom mis en place à cette occasion«Nous avons pris en compte leurs retourset demande aux fournisseurs ce qu ils

pouvaient améliorer», ajoute PascalFolliot Rien n a non plus éte laisse auhasard quant aux choix du déménageurDans le cahier des charges, lapondération était répartie entre le service,

la flexibilite et la capacite de service duprestataire (50 %], ses efforts en matierede RSE (10 %] et le prix (40 %] «Pourchaque déménagement, nous essayons de

trouver le prestataire local qui peut apporterle meilleur service, en nous focalisant sursa flexibilite, sa capacite a operer leweek-end et sur son implication Nousapprécions notamment qu il mette a notre

disposition un contact unique et participeaux reunicns de preparation Nous sommeségalement tres vigilants quant auxconditions financieres de la prestation et

vérifions que le déménageur n a pasrecours au travail dissimule, ca r cela resteune famille dachat sensiole», détaillePascal Folliot

AG2R LA MONDIALE

ACTIVITÉ

prévoyance, épargne, retraite,assurance

EFFECTIF SALARIÉS

10766

EFFECTIF ACHETEUR

12

COLLECTE 20U PROFORMA 2015*

28,5 M€

RÉSULTAT NET 2014 PROFORMA 2015*

346 M€

VOLUMES D'ACHATS

env. 350 M€

d'affiner son choix. «C"esf l'occasion de véri-fier la cohésion et le professionnalisme des équipes»,souligne Philippe Chiche.

Attention au chant des sirènesEn clair, il convient d'être attentif quant à la métho-dologie déployée par le prestataire pour mener àbien l'opération et à sa capacité à gérer l'imprévi-sible. Et de comparer ses tarifs par rapport auxmoyens techniques et humains dédiés à lopération.« Le piège serait de se baser uniquement sur le tarif ousur la productivité promise sans même consulter le pro-fil des intervenants ni les services proposés par le pres-tataire, comme la mise en place d'astreintes parexemple», rappelle Jérôme Jaman. En moyenne, ilfaut compter entre 150 et 450 € HT, d'aprèsChristophe Mottu, pour le déménagement d'unposte de travail complet selon les options choisies,les contraintes des sites d'arrivée et de départ (étages,présence d'un monte-charge, etc.) «Si l'entreprise

« Selon les options choisies,il faut compter entre 150

et 450 euros HT pourle déménagement d'un

poste de travail complet. »Christophe Mottu, directeur associe

aj cabine1'Asteria Conseils

souhaite confier l'emballage et le déballage des affairesJ o o J J

personnelles de ses collaborateurs au déménageur, le£ O

surcoût est d'au moins30 % par poste de travail», citeen exemple Kevin Manchon. Pareil, un déménage-ment programme en soirée ou en week-end coûteen moyenne 25 % plus cher. Maîs ce surcoût peutêtre largement amorti par les gains d'exploitationEn bref, à chaque déménagement, sa solution. •



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3. Repenser les espacesde travail selon Les métiersLors d'un déménagement, la réorganisation de l'espace de travail est l'une des tâches lesplus périlleuses. Encore une fois, l'acheteur doit être un fin équilibriste pour ne pas décevoirles collaborateurs, tout en considérant la surface disponible et le budget.

O pérer un copier-coller de l'organisation desespaces de travail dans les nouveauxlocaux est rarement envisageable, et peupertinent, tant les architectures et les

attentes peuvent être divergentes. «Si vous investissezdes locaux plus petits, vous devez miser sur un mobilieresthétique et fonctionnel et, plus globalement, sur uneorganisation des espaces de travail optimisée pour nepas léser les collaborateurs, Lespace de travail doit êtreau service de l'individu pour booster sa, productivité»,énonce en préambule Christophe Mottu, directeurassocié au cabinet Asteria Conseils. Cela doit se

traduire par une meilleure prise en compte desbesoins. «À présent, les directions s'évertuent à person-naliser les espaces d'après les prérogatives du métier etne se focalisent plus uniquement sur la hiérarchie»,ajoute Christophe Mottu. Le changement d'adresseest l'occasion adéquate de repenser les espaces detravail pour les rendre plus adaptés à l'activité deI entreprise, à son organisation interne et au contexteéconomique. «Notre outil d'aide à la décision, Surfy,centralise toutes les données liées à la géolocalisation et

o

aux inventaires et aide à la gestion des surfaces avec descartographies thématiques», décrit Pouya



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—TémoignageDidier Dounet, responsable des services generaux d lcade

« Nous sommes parvenus à tenir le planning au jour près :

Fm mars lcade terminait la

sixième phase du reame

nagement de son siege social

installe au Parc du Millena re a

la Porte dAubervilliers amorce

début janvier «Nous avons

réaménage te cloisonnement

interne de bureaux etablis sur

une surface de 3000 m2 su ite a

une reorganisation interne

Chaque phase s étalait sur

dix jours ouvres le dernier jour

lcade

ACTIVITE

Immobiliere fonciereet promoteur

EFFECTIF SALARIES

1500

EFFECTIF SERVICES

GENERAUX

l l

CA20U1192 M€

RÉSULTAT NET 2014

39,9 M€

VOLUMES D'ACHATS DE FRAIS

GENERAUX

2,5 M€

étant consacre au

déménagement» explique

Didier Dounet responsable des

services generaux d lcade Pour

ce faire I entreprise s est fait

accompagner par le cabinet

Asteria Conseils «faute de

ressources disponibles pour la

redaction du cahier des charges

la gestion et le suivi des travaux»

confie Didier Dounet Par

contre les plans d implantation

ont ete dessines en interne

« Chaque directeur a donne ses

directives Le projet a ensuite ete

soumis au CHSCTqui a travaille

de concert avec un ergonome

pour maximiser le confort des

salaries Les plateaux de bureaux

ont tous ete positionnes

perpendiculairement au jour

pour eviter des problèmes de

fatigue visuelle les sédentaires

ont ete installes en premier jour

par rapport aux nomades etc »

rapporte Didier Dounet

Lentreprise n a pas eu a

acheter du mobilier ayant une

importante quantite stockée

dans un bâtiment a proximite

«Nous avons simplement

complète par quèlques elements

choisis dans la même gamme»

explique Didier Dounet Pour ne

pas entacher la productivite des

collaborateurs des zones

tampons ont ete aménagées

lom des nuisances sonores

pendant les travaux

Conséquence de quoi « la

satisfaction a ete globale Nous

sommes parvenus a tenir le

planning au jour pres i» conclut

Didier Dounet

Mohtacham, directeur stratégie et innova-tion Son but permettre la conception de scénariospour faciliter les déménagements et réaménage-ments internes S'en référer à un cabinetd'architectes, à un space planer ou à un prestatairespécialise peut s'avérer opportun pour optimiser leconfort des équipes

Une ouverture plus mesuréeLes bureaux ouverts restent majoritaires maîs leurtaille a eté revue à la baisse «Préférez les benchs dequatre, qui restent encore conviviaux et favorisent laproductivite», conseille Christophe MottuConcentrer ses efforts sur l'acoustique et le confortvisuel permet de composer avec les inconvénients del'open space «Installer auprès de chaque bureau despanneaux acoustiques permet d'absorber le bruit Isolerpar des cloisonnettes, qui ont l'avantage de ne pas êtrefixées dans le sol, permet démener en mtimite AutourJ f o o

d'un photocopieur, d'un bureau ou afin de creer unezone d'échange informel, il est également possible deplacer un smart corner, qui fait office de paraventacoustique, afin d'atténuer les nuisances», détailleStéphanie Bncout, directrice marketing et commu-nication chez Hoyez SAS Parmi les solutions

myOpenspace, comptez dès 180 € HT pour unpanneau acoustique, à partir de 250 € HT pourune cloisonnette, dès I 400 € HT pour unsmart cornerL'installation de "work box", dans laquelle un indivi-du peut s'isoler pendant un court laps de temps, estpréconisée pour préserver I intimité MyOpenspacevient ainsi de lancer le concept de la Cabane, unecabine téléphonique nouvelle génération «Elle

sbricout

Texte surligné

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s'apparente à une cabane en tissu parfaitement isolée quise prête tout particulièrement à une population nomadeou de passage», explique Stéphanie Bricout. Son prix?À partir de 2 650 € HT.Autre tendance: la diminution des espaces de ran-gement par collaborateur, liée à une démarche deréduction de la consommation et du stockage depapier. Il devient plus fréquent que les salariésnomades n'aient plus un bureau dédié mais aientaccès à des bureaux partagés lors de leur passage. Etstockent leurs affaires personnelles dans un caissonconsigné. De la même manière, « le partage des sallesde réunion avec l'instauration d'un système de réser-vation se fait plus couramment», rapporte ÉricLehmann, responsable commercial du servicedéménagement d'entreprises du groupe LesGentlemen du Déménagement.

Vive le blanc !Concernant le mobilier, les couleurs daires sont envogue pour assurer un confort visuel. «Lesgénéra-tions Y et Z en reviennent à des postes droits pourvusd'un plan de travail n'excédant pas I rn 60x80 cm,essentiellement de coloris blanc ou gris, et privilégientCt ' I O

des assises qualitatives pour se prémunir des risques detroubles musculo-squelettiques», prévient ChristopheMottu. Les touches de couleurs se répartissent entreles assises, la moquette ou les panneaux acoustiques.À ce titre, myOpenspace a développé des panneauxacoustiques déhoussables (à partir de 72 € HT lahousse). Pour coller aux attentes actuelles et futures,mieux vaut se tourner vers une gamme de mobilierassez restreinte et sélectionner des meubles quipeuvent répondre à plusieurs utilisations.Avec la diminution de la profondeur du poste detravail, les écrans avec filtre ou de dernière générationsont à privilégier. Pour un confort accru, il peut êtreopportun d'opter pour un support à bras articulé,réglable en hauteur et de côté afin que le collabora-teur puisse adapter la position de l'écran en fonctionde sa tâche. Comptez entre 125 et 250 € HT parpièce. Autre point à ne pas négliger: l'éclairage.Dans l'idéal, il doit être réglable et individuel. Lesformats Led ont la cote. «Le mieux est d'installer desmats avec deux modes d'éclairage selon le moment dela journée», préconise Christophe Mottu. En bref,l'espace de travail doit être pensé par et pour le col-laborateur afin d'être durablement efficient. •

AVIS D'EXPERT PUBLI-REDACTIONNEL

« Nous pouvons suivre le projet d'aménagement de A à Z »

Mathias Grossman,Directeur Général France

chez Tetris

Plusieurs objectifs conduisent les entreposes

à repenser leurs espaces de travail

le développement de leur activité, la volonté

de réduire les coûts doccupation au m2,

la définition d'une stratégie immobilière ou

encore le désir de soigner ou revoir leur

image de marque « Depuis le milieu des

années 1990, la tendance est à lopen space,

mars aujourd'hui les plateaux sont plus

restreints et l'espace tient réellement compte Je

l'activité des collaborateurs » explique Mathias

Grossman, Directeur Général France chez

Tétns Les postes dédiés à seulement 4, 6

ou 8 personnes ne sont plus rares et

proposent un équipement optimal grâce à la

technologie qu'ils embarquent En réalité,

commente Mathias Grossman, « nous

•proposons différents types despaces qui

pourraient se positionner sur une cartographie

à deux échelles, le mode ae travail en solo ou

collaboratif et les types de séances, formelles ou

informelles » Selon les cas, les besoins

diffèrent Une autre tendance est en tram

de s'imposer la distinction entre les besoins

des collaborateurs itinérants et ceux des

sédentaires Les premiers peuvent partager

un espace, alors que les seconds investissent

un poste attitré

A\ant d'opter pour une solution, l'entreprise

doit donc mener une réflexion sur ses

objectifs et ses besoins

Tétns peut intervenir en amont pour

accompagner ses clients et realiser une

première étude de cadrage stratégique ann

de définir les enjeux et la faisabilité du projet

« Nous pouvons suivre le projet

d'aménagement de A à Z, depuis la conception

jusqu'à la réalisation, y compris dans la phase

de conduite du changement auprès des

utilisateurs » ajoute Mathias Grossman

tétriswww.tetris-db.com

sbricout

Texte surligné

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4 Accompagner les salariésdans ce changementAnxiogène, un déménagement? Affirmatif ! Informer et impliquer au maximumLes collaborateurs durant toutes les phases du projet permet de prendre, collectivementet plus sereinement, ce nouveau virage.

jj ^^^^^ lus le déménagement est secret, moins il^^^^Ê est compris et accepté par les collabora-^^^^ teurs», avertit Kevin Manchon, direc-I teur général de Démépool. Attendre le

dernier moment pour les informer d'un prochainchangement d'adresse est l'erreur à ne pas commettre.Dans ce domaine, mieux vaut être proactif pour faci-liter ladhésion générale. Et limiter les mécontente-ments à l'origine d'une perte de motivation, d'unebaisse de productivité voire d'une hausse de l'absen-téisme. « C'est un achat sensible dans la mesure où ilmodifie les repères des collaborateurs et conditionne leurqualité de travail future. Les informer sur la marche àsuivre et écouter leurs demandes apparaît fondamental»,rappelle Christophe Mottu, directeur associé au cabi-net Asteria Conseils. En règle générale, la communi-cation auprès des collaborateurs doit débuter aumoins six mois avant la date de déménagement. Ladésignation de référents transfert, à raison d'un indi-vidu pour 25 salariés, semble nécessaire pour assurerle relais avec la direction des achats. « Cette lourdetâche incombe le plus souvent aux managers, indiqueMalik Barchiche, responsable national transfert chezLes déménageurs bretons. Il peut être opportun d'em-baucher un chef de projet déménagement pendantsix mois pour les suppléer. »

Communiquez... en temps réelInformer ses collaborateurs en temps et en heure estun point à ne surtout pas négliger au risque de favo-riser la propagation de fausses tumeurs et même decompromettre la réussite du transfert. Le mode decommunication importe peu, si tant est qu'il sied auxcoutumes internes. Une première note d'informationadressée par mail permet d'avertir simultanémentl'ensemble des salariés. En complément, organiser desréunions d'information est le moyen le plus adéquatpour répondre directement à leurs interrogations et

gommer leurs éventuelles angoisses. Selon la culturede lentreprise, vous pouvez laisser les managers aver-tir leurs équipes ou organiser des réunions d'informa-tion plus globales. «Dans ce cas, prévoyez un nombrede sessions proportionnel au nombre de salariés afinqu'ils aient du temps pour poser des questions. Compterpar exemple un minimum de cinq sessions pour 250collaborateurs», conseille Malik Barchiche. Ensuite,envoyez fréquemment des newsletters ou ayez recoursau journal interne pour aborder les différentes problé-matiques se rapportant au déménagement. « Vouspouvez adresser tous les mois des visuels témoignant del'avancée des travaux», donne en exemple ÉricLehmann, responsable commercial du service démé-nagement d'entreprises du groupe Les Gentlemen du



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Pour impliquer lessalariés, vous pouvezadresser tous les moisdes visuels témoignantde l'avancée des travaux. »ÉncLehmann, responsable commercial duservice dcmenagcrreni d cntrconscs dugroupe Les Ccnncrrcn du Déménagement

Déménagement Une salle de réunion peut égalementêtre dédiée à la présentation de photos/maquettes desnouveaux locaux ou même du futur mobilier pouraider les salaries à s'y projeter. « Vous pouvez décider dene rendre accessible cette pièce qu 'à l'heure du déjeunerpendant un ou deux mois afin de ne pas perturber lac-tivite et limiter les va-et-vient», suggère KevinManchon. Autre solution pour que les collaborateursse familiarisent avec leur prochain lieu de vie pro-grammer des visites sur site par service. Enfin, prépa-rer un livret de transfert, à remettre à lensemble dessalariés concernes par le déménagement, est oppor-tun. Il doit mentionner les différentes étapes du pro-jet, les dates, les tâches qui incombent aux collabora-teurs, comme l'emballage de leurs effets personnelspar exemple. « Ce livret d'accueil doit inclure un des-criptif détaillé du fonctionnement etde l'environnementde ce nouveau lieu de vie. Les collaborateurs ont, parexemple, besoin de savoir » le bâtiment est pourvu ounon d'un parking, s'ils ont la possibilité de dejeuner aurestaurant d'entreprise ou, à défaut, de connaître les res-taurants et commerce a proximité, etc », détailleCorinne Lecœur, dirigeante du cabinet Clé Transfert.

Impliquez les collaborateursLe transfert peut ne pas plaire à l'ensemble des sala-riés, surtout si leur espace de travail venait à seréduire. Les rendre acteurs de ce projet peut grande-ment contribuer à sa réussite et à son acceptation.Un changement du mobilier de bureau prévu aucahier des charges peut ainsi être l'occasion de lesimpliquer davantage, en tenant compte de leurs avisdans la décision finale. Deux modèles de bureaupeuvent par exemple être soumis au vote des colla-boiateuis, par voie électronique ou via une uinedéposée à cet effet. «Essayez de limiter la sélection a.deux exemples plutôt opposés pour dégager une réelletendance», conseille Kevin Manchon Ils peuventégalement prendre part aux préparatifs du déména-gement, en participant à un "clean day" Cette étapeincontournable consiste à trier, classer et jeter pour

reduire le volume à transporter et amoindrir d'au-tant le coût de transfert. «Elle peut être programméesur une journée, voire deux, si vous comptez parmi voseffectifs une forte population nomade», expliqueNathalie Ledemé Pûtz, responsable commerciale etcommunication chez Gamblin Autre possibilitémettre divers collecteurs à la disposition des colla-borateurs dans les locaux un mois avant le déména-gement. Puis organiser un service de rotationjusquau jour J dès qu'une ou plusieurs bennes sontpleines «La période allouée au tri ne doit pas étre troplongue au risque que les salariés ne s'y mettent qu'audernier moment», rappelle Nathalie Ledemé Pûtz,responsable commerciale et communication che?Gamblin. Dans tous les cas, le clean day doit êtreludique. «Des tee-shirts spécifiques et des gants blancspeuvent être distribues, a. cette occasion, aux salaries»,illustre Jérôme Jaman, gérant de D-Max.L'organisation d'un challenge peut grandementcontribuer à sa réussite et insuffler un bon état d'es-prit général. Il peut ainsi venir récompenser l'équipeou l'individu qui a rempli le plus de conteneurs; àcondition que la partie soit équitable entre les diffé-rents services participants. De même, des objectifsclairs et précis, fonction de la capacité à l'arrivée etau départ, doivent être alloués à chaque équipe, voireà chaque individu, pour optimiser la pol tee de cetevénement. Enfin, les collaborateurs peuvent êtreinvités à participer à l'emballage de leurs affairespersonnelles, de leurs caissons voire des rangementsannexes. Cette décision dépend de la volonté de l'en-treprise d'impliquer ses salariés dans cette mission,de son budget et de son activité. «Dans des professions(avocats, banquiers, assureurs .) qui occasionnent deslinéaires de documents imponants, l'emballage par lescollaborateurs peut s'avérer très chronophage etcontre-productif, eu égard du surcoût occasionné en casde sous-traitance, avance Kevin Manchon. Dans desactivités créatives, les collaborateurs peuvent se sentirdavantage impliqués et prendre plaisir à mettre un peud'ordre quèlques heures avant le jour J. » En bref, ilvous appartient d'accompagner les collaborateursjusquau jour J afin que le transfert se déroule dansles meilleures conditions possibles. •

« Pour que les salariés sefamiliarisent avec leur futurlieu de travail, il peut êtrejudicieux de leur remettreun livret d'accueil. »Corinne Lecœur, dirigeante ou cabinetCle Transfert



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5. U ne seconde viepour le mobi lie r obsolète?Déménagerest souvent L'occasion de repenser L'espace de travaiL des colLaborateurs

et de renouveLer Le mobiLier. Le jour J, Le transfert s'en trouve d'autant restreint en voLume.

Mais L'évacuation du site de départ peut s'avérer pLus Lourde.

// I a gestion du mobilier obsolète se prépare leM f ^H o i l

I plus en amont possible. D'ailleurs, certainsI fournisseurs de mobiliers prévoient, dès la^^^^Êfabncation de leurs produits, une filière de

recyclage», prévient Frédéric Miquel, directeur associé dugioupe Amsycom. AUouei une seconde vie à son mobi-lier est un moyen de réduire le coût de vidage du site dedépart. Et de s'inscrire dans une démarche vertueuse.«Commencezpar évaluer le mobilier», indiqueChristophe Motta, directeur associé au cabinet AsteriaConseils. Mettre les meubles sur des sites d'enchèresest une solution préconisée, surtout si vous disposez depièces de marque ou en très bon état. Les modèlesstandards peuvent être distribués à des œuvres carita-tives, voire repris par des entreprises solidaires ou desbrokers. « Vous pouvez également organiser des ventes enconviant des clients ou des fournisseurs. En interne, lemobilier peut être réemployé par d'autres structures ou êtreproposé aux collaborateurs à des tarifs préférentiels», énu-mère Corinne Lecœur, dirigeante du cabinet CléTransfert. Ces pratiques peuvent compenser la part demobilier vouée à la destruction mais elles impliquentd'avoir du temps pour assurer la gestion et la logistiquedes lots à évacuer.

Faites appel à des professionnelsPour se dédouaner de l'évacuation du site, il est tout àfait envisageable de demander une offre de reprise auxdifférents prestataires de mobilier de bureau consultés.N'hésitez pas non plus à solliciter les déménageurs oules cabinets d'ingénierie tiansfeit. Le groupe i2T aainsi développé une filière de recyclage pour les pla-teaux de bureaux surdimensionnés. «Nous les envoyonsen Italie où ils sont retravaillés puis redécoupés dans desdimensions qui collent avec les attentes du marché, c'est-à-dire avec une longueur comprise entre 120 et 140 cm »,explique le président Pierre-Antoine Thieulin. Cemême cabinet réalise l'inventaire du mobilier de

chacun de ses clients avant la phase de transfert. Puisce catalogue est mis en ligne depuis une plateformeweb dédiée, consultable par un réseau d'entreprises,d'associations ou de brokers. «Safran a ainsi pu recycler3 500 postes de travail sur l'année 2014 et économiser prèsde 850000 euros», lappoite Pieiie-Antoiiie Thieuliii.Ces prestataires jouissent d'un réseau de brokers verslequel ils se tournent pour écouler une part du mobi-lier. « Cela suppose que vous ayez en votre possession deslots assez homogènes et en bon état. Les brokers sontyéné-o o

ralement intéressés par du mobilier basique, comme lesarmoires et les rangements métalliques, les fauteuils et leso l j

bureaux, à condition que le plan de travail n'excède pas140 cm de longueur», avertit Nathalie Ledemé Pûtz,responsable commerciale et communication chezGamblin. Les commissaires-priseurs organisent, euxaussi, des ventes aux enchères sur le site de départ aprèsle transfert. «Lesgroupes qui ont un vaste réseau d'agencesou de locaux étendus sur le territoire national sont friandsde mobiliers de bureau d'occasion. Les machines indus-trielles en deuxième main sont aussi très prisées», souligneKevin Manchon, directeur général de Démépool.

Destruction quasi gratuiteA défaut de solution, sachez que Valdelia, éco-orga-nisme à but non lucratif agréé par l'Etat, prend encharge la gestion et le traitement du mobilier profes-sionnel usagé. Seuls les frais de manutention des élé-ments de mobilier restent à votre charge. Leur coût estfonction du volume, du type de mobilier, et notam-ment si certaines pièces doivent eue démontées pourêtre transportées, et des accès disponibles. «Il vautmieux confier la manutention à l'intérieur des bâtimentsaux équipes qui ont géré le déménagement. En cas d'en-dommagement, elles sont couvertes par une assurance»,prévient Marie-Christine Bouvier, présidente del'Agence française du déménagement d'entreprises(AFDE) et directrice générale de Partner. •

Réussir toutes les étapes d'un déménagement!€¦ · moyen de veiller au respect des...

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