Réunion du personnel...1. Information consultation anti tabac 2. Arrêtés des comptes 2011 3....
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1. Information consultation anti tabac
2. Arrêtés des comptes 2011
3. Audit de suivi / certification 15 et 16 mars 2012
4. Services fonctionnels : projets 2012
• Ressources humaines
Réunion du personnel 31 mai 2012
1
• Ressources humaines
• Informatique et télécommunications
• Juridique
• Comptabilité & Finances
• Accueil / Logistique
• Communication
Résultat 2011
Résultat d’exploitation - 907 k€
Résultat financier + 84 k€
Résultat exceptionnel + 2 k€
Résultat comptable - 822 k€
Dotations et reprises sur amortissements 81 k€
2
Dotations et reprises sur amortissements 81 k€
(antérieures à 2010)
Réintégration du résultat 2010 1 058 k€
Résultat budgétaire 2011 318 k€
Evolution de la consommation budgétaire
Réalisé 2010 Budget 2011 Réalisé 2011 R-BR2011/
R2010
LOISIRS 3 544 K€ 2 917 K€ 2 927 K€ 10 K€ - 17 %
JUNIORS 7 359 K€ 7 415 K€ 7 600 K€ 185 K€ 3 %
3
VACANCES 4 709 K€ 5 524 K€ 5 352 K€ - 172 K€ 14 %
PSAN 9 740 K€ 10 816 K€ 10 397 K€ - 419 K€ 7 %
COMMUNS 2 633 K€ 2 982 K€ 3 067 K€ 85 K€ 16 %
34%
35%
36%
28%
26%
26%
16%
17%
18%
10%
13%
10%
11%
9%
10%
2009
2010
2011PSAN
Juniors
Vacances
Répartition de la consommation budgétaire
38%
38%
36%
33%
31%
30%
9%
11%
13%
6%
8%
8%
14%
12%
13%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
2006
2007
2008
Loisirs
Services
communs
1- Audit de suivi n°2 : 15 et 16 mars 2012
2- Action prioritaire : fiches « actions de progrès »
3- Préparation au renouvellement de certification
Management de la qualité
3- Préparation au renouvellement de certification
…..début 2013
4- Rédaction des modes opératoires
Management de la qualité
� Audit de suivi n°2 : 15 et 16 mars 2012
� Processus audités :
� Processus Management (Direction Générale + SMQ)
� Processus RH
� Processus Informatique
6
� Processus Informatique
� Processus Communication
� Processus opérationnels (Achat, Vente, Ecoute-clients)
2
o Pas d’écart constaté par rapport à la Norme ISO 9001:2008
o 3 points forts soulignés
• qualité des évaluations des produits par l'AGOSPAP issues des
évaluations client
Management de la qualité
7
évaluations client
• qualité du travail effectué sur la mise à jour des dossiers du personnel
(mise en valeur des compétences, critères de recrutement clairs, fiches
de poste liées aux contrats de travail).
• rigueur du processus achat : MAPA et appel d'offres sur les produits,
bilan des activités par produits et évaluation des fournisseurs.
Management de la qualité
� Action prioritaire sur les fiches « actions de progrès »:
� Inscrire les projets dans le SMQ, soit dans 1 gestion de projet
soit, plus simplement, comme action de progrès. (Un projet est souvent
mis en place pour corriger ou anticiper un dysfonctionnement. Ex: changement du système informatique,
évolution du site Internet.....)
� Retranscrire les dysfonctionnements ayant fait l'objet d'une
8
� Retranscrire les dysfonctionnements ayant fait l'objet d'une
recherche des causes dans les fiches de progrès : bilan,
rassemblement sur plusieurs incidents....
� Indicateurs qualités : déclencher des actions de progrès quand
les résultats ponctuels ne sont pas bons, même lorsque les
résultats sur 1 plus longue période le sont (ex : mensuelle ou
trimestrielle).2
Management de la qualité
� Préparation au renouvellement de certification début 2013
� Audit à planifier avant le 19/01/2013
� Suivi du plan d’action 2012 établi en fonction des résultats du dernier audit
de suivi
� Suivi du plan d’audits internes validé en revue de Direction
� Formation des nouveaux arrivants à la qualité et au SMQ des services de
l’Agospap
9
l’Agospap
� Choix d’un prestataire pour le renouvellement de la certification (mise en
concurrence)
� Rédaction des modes opératoires
� Procédures à compléter par des modes opératoires précisant comment
effectuer certaines tâches, notamment :
� Volumétrie des boîtes Outlook
� Qualité des réponses mail2
Service Ressources Humaines
Quelques données chiffrées 2011/2012
Formations en coursFormations en cours
Elections professionnelles (délégation unique)
I/ Les R.H. en quelques chiffres (2011)Quelques données chiffrées 2011/2012
Employé
=> AM
AM =>
Cadre
intégré
Cadre
Intégré =>
cadre
autonome
Total
Passage à la
catégorie
supérieure
8 2 1 11
Employé Agent Cadre
Total
Promotions / mutations 2011-12Personnel « siège » au 30/04/2012
H F Total %H %F
CDI 23 55 78 29,5 70,5
Age Moyen Ancienneté moyenne
H F H F
46 44 13 13
Service Ressources Humaines
11
2
Employé Agent
Maîtrise
Cadre
IntégréTotal
Changement
d'emploi 2 2 2 6
Mutation
interne par
changement
de service
2 0 0 2
TOTAL 10 4 2 19
44,84 12,65
CDD
Equivalent temps plein16,33
Nbre de bulletins
de paie édités
375
Personnel « saisonnier » 2011
Formations en cours
o Information des seniors à un âge clef de la vie professionnelle
(préparation retraite)
o Gestion des clients difficiles et du stress
Service Ressources Humaines
12
o Management de proximité
o Sensibilisation de l’ensemble du personnel à la prévention et à la
gestion des risques psychosociaux
2
Elections professionnelles (délégation unique)
o Nombre de représentants à élire :
o 4 titulaires & 4 suppléants
o Répartition des sièges entre les collèges :
Service Ressources Humaines
13
o Répartition des sièges entre les collèges :
1er collège « employés » : 2 titulaires - 2 suppléants
2ème collège « agents de maîtrise» : 1 titulaire - 1 suppléant
3ème collège « cadres » : 1 titulaire - 1 suppléant
2
o Signature par les Organisations syndicales et la Direction le 10/05
• un accord concernant la durée du mandat des élus 2012 : 3 ans
• un protocole d’accord préélectoral précisant les modalités d’organisation
et de déroulement des opérations électorales
Elections professionnelles (délégation unique)Service Ressources Humaines
14
o 1er tour de scrutin : vendredi 15 juin de 10h à 15h (Rotonde)
o 2ème tour de scrutin éventuel : vendredi 29 juin
2
1- Amélioration du réseau informatique
2- Téléphone
Service Informatique & Télécommunications
2- Téléphone
3- Evolution du système d’information
15
Service Informatique & Télécommunications
� Fibre optique de la ville de Paris en 2011
� 50 Mb/s contre 8 Mb/s précédemment
� baisse des coûts dans la gestion des noms de domaine
� Changement switchs et prises en 2012
� Les prises murales ont 25 ans et sont câblées en cat.3 (10 Mb/s
Amélioration réseau informatique
16
� Les prises murales ont 25 ans et sont câblées en cat.3 (10 Mb/s
quand la norme est désormais de 1 Gb/s)
� Les équipements réseaux ont 12 ans et ne supportent plus les
quantités de données circulant à l’Agospap
2
o Central téléphonique et postes changés en 2011• équipement vétuste
• prix à la minute renégocié
o Nouveau numéro (tarif local) : 17 septembre 2012
o Internalisation du Serveur Vocal Interactif (SVI) : septembre 2012
Service Informatique & TélécommunicationsTéléphone
o Internalisation du Serveur Vocal Interactif (SVI) : septembre 2012
• Réactivité accrue (24h pour un modification contre 10 jours aujourd’hui)
• Flexibilité de l’outil
• Connexion à la base de données Unimaxis (communication du QF aux OD)
• Audit externe
• 3 possibilités : 1 choix à faire à la rentrée
• Marché AMOA (en parallèle) • Recensement des besoins fonctionnels
• Rédaction des cahiers de charges
• Comité de pilotage
Service Informatique & TélécommunicationsEvolution du système d’information
• Comité opérationnel
• 18 mois de développement
18
Service Juridique
1- Centralisation du Quotient Familial (QF)
2- Marchés
19
2
3- Contentieux
Quelques chiffres
Saisons Eté 2011 et Hiver – Printemps 2011-12
29 398 QF calculés
Calcul du QF
Service Juridique
20
2
Par tranche de QF
Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8
4 553 4 777 5 004 4 477 4 374 3 502 1 856 855
Annualisation du Quotient Familial
o Une année civile = un quotient familial
Calcul du QF
Service Juridique
21
2
o Une année civile = un quotient familial
o Communication plus lisible vis-à-vis des OD
o Eviter de fonctionner avec 2 QF à une même date
Marchés
o Amélioration continue des cahiers des charges et des critères de
sélection
o Simplification du dossier réclamé aux prestataires
o Marchés à venir :
• photocopieurs,
• certification,
Service Juridique
22
2
• certification,
• fournitures de bureau,
• assistance maîtrise d’ouvrage pour la définition du futur
système d’information
o Une CAO unique (à l’étude)
Service Juridique
Quelques chiffres
o au 31/12/2011 : sommes mises en contentieux
183 000 € (en cumul pluriannuel)
o 80 % sur le service Juniors : paiement après séjours
Montant des sommes mises en contentieux de 2008 à 2011 sur les Juniors
Contentieux
23
2
Année 2008 2009 2010 2011
Montant 39 983 € 52 339 € 68 101 € 48 454 €
Nombre d’OD 146 153 184 154
Sommes à
recouvrir
8 284 € 19 440 € 35 752 € 31 392 €
Service Juridique
A court terme :
o prévoir 1 fichier unique entre la comptabilité et le service
juridique : meilleur suivi
o installer 1 TPE au bureau 28
A moyen terme :
Contentieux
24
2
A moyen terme :
o revoir les conditions générales de vente (à l’étude)
o intégrer le suivi des contentieux dans le futur système
d’information de l’association
Service Comptable et financier
1- Présentation du service
2- Volumes traités
25
3- Projets 2012
Service Comptable et financier
� Service fonctionnel composé de 8 collaborateurs
Laurent GILIBERTIAdjoint au responsable de Service
Olivier-Noël SANTIResponsable de Service
Olivier-Noël SANTIResponsable de Service
26
2
Corinne ABACHINResponsable Caisse
Caisse
Sarah CHATAINComptabilité fournisseurs
Bernard BEN CHEMOUL
Comptabilité fournisseurs
Marie-Claire LEROYComptabilité fournisseurs
(+ contrôle de gestion)
Monique DEMONCEAUX
Comptabilité Caisse
Finances gestion de trésorerie
Eric PREMJEEComptabilité clients
Comptabilité Clients / Fournisseurs
o Principales missions de la caisse :
• traiter, vérifier et comptabiliser les encaissements et les décaissements • encaissements issus des ventes (Loisirs – Vacances – Juniors) réalisées en interne
Corinne ABACHINResponsable Caisse
Monique DEMONCEAUXComptabilité Caisse
Service Comptable et financierSecteur « caisse »
• encaissements issus des ventes (Loisirs – Vacances – Juniors) réalisées en interne
• encaissements des règlements en espèces des agents
• paiements des notes de frais, des aides exceptionnelles et des prestataires
• assurer l’accueil au guichet : paiement des aides exceptionnelles, avances, notes de frais…
Pour des raisons de sécurité le volume d’espèces détenu a été considérablement réduit
27
o Principales missions du secteur « clients et fournisseurs » : • Comptabilité clients
• procéder au rapprochement des encaissements par cartes bancaires avec la banque
• effectuer les interventions et corrections sur les comptes suite aux anomalies
Eric PREMJEEComptabilité clients
Marie-Claire LEROYComptabilité fournisseurs
(+ contrôle de gestion)
Bernard BEN CHEMOUL
Comptabilité fournisseurs
Sarah CHATAINComptabilité fournisseurs
Service Comptable et financierSecteur « clients et fournisseurs »
• effectuer les interventions et corrections sur les comptes suite aux anomalies
• procéder aux relances clients et à la mise à jour des créances douteuses
• suivre la facturation des établissements conventionnés (13)
• traiter les chèques impayés, des prélèvements et des rejets de prélèvement
• contrôle et justificatif des soldes clients (5 869 à fin 2011)
• Comptabilité fournisseurs• comptabilisation et mise en paiement des factures fournisseurs
• traitement comptable des bordereaux directeurs
• analyse des comptes fournisseurs
28
o Chèques bancaires : 41 728 en 2011 (41 417 en 2010)
o Cartes bancaires : 102 605 en 2011 (97 562 en 2010)
o Factures : 10 643 en 2011 (9 572 en 2010)
Volumes traitésService Comptable et financier
o Factures : 10 643 en 2011 (9 572 en 2010)
o Comptes clients à justifier : 5 869 au 31/12/11
29
Changement de logiciel comptableo Remplacement du progiciel comptable « ANAEL », acquis en 2001 par le
logiciel comptable, « SAGE » fin juillet 2011, suite à un appel d’offres
o Logiciel opérationnel : • Extraction des comptes 2011
• Finalisation de la mise en place en-cours :
• quelques dysfonctionnements
Service Comptable et financierProjets de service
• quelques dysfonctionnements
• mise en place de tableaux annexes au bilan par l’outil « Business Object » intégré
dans le logiciel
• mise en place d’une gestion de trésorerie
• mise en place du lot numéro 2 :
• gestion des bons de commande et des engagements « Achats - Budget -
Engagements »
• gestion des marchés (suivi financier des marchés)
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Centre d’appels
� Nouveau SVI plus maniable et plus performant
� (point développé par les services informatique et communication)
� Missions et tâches des téléopératrices
� possibilité pour les OD de continuer à joindre une téléopératrice
31
après la mise en fonction du nouveau SVI
� domaine de compétences des téléopératrices inchangé
� missions annexes maintenues : 1 « référent» pour chaque service
opérationnel
2
Accueil-Logistique
� Changement du véhicule Agospap en avril dernier� remplacement du Citroën C8 (monospace) par un Renault Kangoo
(ludospace/utilitaire)
� Nettoyage des locaux � mise en place d’une fiche de contrôle qualité
� contrôle mensuel effectué en présence du prestataire
� Travaux d’électricité
32
� Travaux d’électricité� pose de prises de courant sous les bureaux (1er et 2ème étages)
� adjonction d’un disjoncteur (armoire électrique 2ème étage)
� réparation de l’éclairage du placard de l’agence
� correction des problèmes de disjonction récurrents au 1er étage en attente de devis
� Renouvellement du parc de photocopieurs� dossier en cours (appel d’offres)
2
Service communication
1- Groupe accueil / incivilités
2- Publications Agospap
Du 24 juin 2009
1
2- Publications Agospap
3- Communication spécifique : nouveau n°de tél
o Volonté du président et de la direction générale
o Groupe accueil (SMQ) réactivé suite à des incivilités :
siège, hors siège, téléphone, mails
o Composition, 1 représentant :• Vacances / Loisirs
• PSAN
Groupe accueil / incivilités
Service communication
34
• PSAN
• Juniors
• Accueil Agospap
• Centre d’appels
• Communication
• Logistique
• Juridique
o Propositions du groupe / décisions DG / prise de position du
président • intervention du président auprès des administrations fondatrices et
en instance
• formation accueil / gestion des conflits / gestion du stress
• travaux en cours dans les groupes de travail
Groupe accueil / incivilités
Service communication
35
• travaux en cours dans les groupes de travail
• décision DG/RH : octroi/renforcement de CDD, lissage de l’activité,
recours aux chargées de mission « polyvalentes »
• mise en place d’un tableau de suivi des incivilités
• campagne « incivilités » : en cours
Publications
Service communication
o Rapport d’activité : version définitive fin juin + dépliant chiffres
clés
o Brochures • Date de parution : dépôt poste le 1/02 pour les brochures été
• Reconduction du concept graphique avec des aménagements de
maquettes :
36
• valorisation des produits : photos + grandes, nouveaux pictos
• valorisation des activités : entrées de chapitre « photos voyages »
o Journal institutionnel : • plus d’ouverture dans la continuité du n° de février : interview sociologue
• n° de septembre : interviews à prévoir
o Plaquette institutionnelle : mise à jour en cours
Communication spécifique sur le nouveau n° de tél
o Message : supports « produits »• 1ère de couverture des brochures hiver 2012/13
• flyers à insérer : • dans les envois billetteries Loisirs et spectacle de fin d’année
• carnets de séjour
• calcul QF…
• mise à disposition des relais et à l’accueil billetterie
Service communication
37
o Messages institutionnels • articles Trait d’union, AP-HP magazine, lettre capitale
• éditoriaux des brochures
• facture, papier à entête
o Web• bannière
• pages contacts, FAQ…