RÉUNION D’INFORMATIONS DE L’AGENCE COMPTABLE

Créateur du document

Date

RÉUNION D’INFORMATIONS DE L’AGENCE COMPTABLE

08/11/2018

CLOTURE DE L’EXERCICE 2018

I – Ordre du jour

I – Informations générales

II – Calendrier de clôture des recettes 2018 et rappels des bonnes pratiques

III – Calendrier de clôture des dépenses 2018 et rappels des bonnes pratiques

I – Informations générales

- Arrivées et départ

- Intégration de l’UNIF

- Nouvelle procédure pour les dépenses à l’étranger

Organigramme de l’agence comptable

Reine KOUKA (Adjointe)

Franck CHARTIER Hamza SOULE

Catherine BRIDE Jonathan DUFOUR

Patricia DEBACQ Isabelle POTIER

Elisabeth GASPAR Nathalie THORELLE

Lynda LOLLIA David BUI

Eli LOMBUMA LOBIOKA Clémence GIBERT

Aurélie SAVIGNY

Mai Ly THAI

Direction des Ressources

Humaines

Directions Patrimoine, Logistique,

Sureté

Secrétaire/gestionnaire

Houzaïfa MOUHAMAD

Service facturier

Chef du service

NAIMA KAMAL XXX

Chef du service

Direction Affaires financières et

du Pilotage

Catherine CLODINE FLORENT

Direction générale des

services

Directions composantes

UFRQualité comptable et contrôle

interne comptable

Chef du service

Contrôle payeComptabilité générale

Contrôle de gestion

PRESIDENT

Pascale LENEINDRE

Agent ComptableFondé de pouvoir de l'AC

XXX

Agence comptable - Service Facturier

Les services de l’agence comptable

Comptabilité/Trésorerie

Recettes/Recouvrement

David BUI poste 30 33

Franck CHARTIER poste 39 89

Jonathan DUFOUR poste 20 50

Clémence GIBERT poste 30 37

Isabelle POTIER poste 37 14

Nathalie THORELLE poste 30 39

Assistante

Houzaïfa MOUHAMAD poste 44 13 Contrôle de la paye

Catherine CLODINE-FLORENT poste 30 41

Hamza SOULE poste 36 75Service Facturier

Naima KAMAL poste 30 35

Reine KOUKA poste 30 38

Catherine BRIDE poste 28 75

Patricia DEBACK poste 30 40

Elizabeth GASPAR poste 40 37

Lynda LOLLIA poste 40 28

Eli LOMBUMA LOBIOKA poste 28 33

Aurélie SAVIGNY poste 30 52

Mai-Ly THAI poste 40 29


L’intégration de l’Université Numérique d’Ile de France (UNIF)


En 2003, le Ministère de l’Éducation Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, a

créé les « Universités Numériques en Région » avec pour objectif de développer les services

numériques destinés à l’ensemble de l’enseignement supérieur à une échelle régionale.

Depuis 2006, l’université Paris I Panthéon Sorbonne avait installé l’UNPIdF comme un service

interuniversitaire (SIU) dans ses locaux et la plupart des universités d’Île-de-France en étaient

membres.

Le directeur de la structure ayant quitté l’établissement porteur, l’université Paris I a exprimé sont

souhait de transférer le portage du SIU à un autre établissement. L’université Paris 13 a rapidement

réagi à l’appel à candidature émis par le conseil de gestion de l’UNPIdF mi-décembre 2017, en se

proposant comme nouvel établissement porteur.

L’assemblée générale de février 2018 de l’UNPIdF a validé la candidature de l’UP13 et le changement

d’établissement porteur, et organisé le renouvellement des instances.

L’intégration de l’Université Numérique d’Ile de France (UNIF)


Actions conduites pour intégrer l’UNIF

05/06/2018 : Présentation du projet de transfert au CA de l’UP13

28/09/2018 : vote du BRI-2018 de l’université Paris 13 et validation de la création

d’une nouvelle « société » SIFAC 1030 (UB 980)

DA AMUE/SOPRA/STERIA : création et mise en place technique de la nouvelle

société dans SIFAC

Budget : 208K€

Nouvelle procédure pour les virements à l’étranger


Pièces à produire pour la création d’un fournisseur étranger (hors

zone SEPA) :

- Un document officiel mentionnant les coordonnées bancaires

complètes du fournisseur

- La fiche de renseignements complétée (non manuscrite) signée

de l’Agent comptable (accessible via l’ENT espace finances)

II – Calendrier de clôture des recettes 2018

Franck CHARTIER

[email protected]

Calendrier de clôture des recettes 2018

DATES LIBELLÉ

Du

03/12/2018

au

14/12/2018

(inclus)

Services financiers AVEC gestionnaire recettes

SUR LES COMMANDES

- TRAITEMENT DES COMMANDES DE VENTE INCOMPLÈTES

Recensement de toutes les commandes de vente non correctement enregistrées qui doivent être

corrigées.

Utiliser la transaction V.02 et sélectionner toutes les cases à cocher du cadre « Document

incomplet pour obtenir la liste

Supprimer toutes les commandes qui ne sont plus d’actualité ou les modifier pour la

facturation.

- TRAITEMENT DES ÉCHÉANCES NON FACTURÉES

Recensement des commandes n’ayant pas généré un document de facturation

Utiliser la transaction ZVF04

Supprimer toutes les commandes qui ne sont plus d’actualité ou générer le document de

facturation (bouton facture individuelle/ VF01)


DATES LIBELLÉ

Du

03/12/2018

au

14/12/2018

(inclus)


SUR LES DOCUMENTS DE FACTURATION

TRAITEMENT DES DOCUMENTS DE FACTURATION NON VALIDES (VISA ORDO)Tous les documents de facturation générés doivent être validés.

Utiliser la transaction ZREC022

Indiquer comme date de début de facture = 01/01/Exercice en cours à date du jour et

sélectionner les statuts de facture "0" et "1"

Procéder à la validation de l’intégralité des documents de facturation proposés dans la liste :

Si le document est correct : complément, si nécessaire, des données de la facture (double

clic sur la facture, choix de la fonction «Modifier ») et validation du document

Si le document n'est pas correct : suppression de la facture (VF11) en vue d'une

correction des données de la commande de vente (VA02) et une nouvelle création de

facture (VF01).

TRAITEMENT DES DOCUMENTS DE FACTURATION REJETÉS PAR L’AGENT COMPTABLE (VISA

COMPTABLE)Recensement des commandes ayant donné lieu au visa ordonnateur mais rejetées par

l’Agence comptable avec la ZSIFACSDTR_LIST_TRSF (factures rejetées) pour suppression

de la commande de vente avec la VA02

Accompagnement gestionnaires du 3 au 5 décembre 2018 sur RDV


DATES LIBELLÉ

Du

17/12/2018

au

19/12/2018

(inclus)


- Recensement des commandes ayant donné lieu au visa ordonnateur

mais rejetées par l’Agence comptable avec la

ZSIFACSDTR_LIST_TRSF (factures rejetées) pour suppression de la

commande de vente avec la VA02

- Signature et envoi des dernières factures aux clients

Agence comptable

- Rejet des factures visées par l’ordonnateur en cours de prise en charge

non validées

- Traitement des derniers règlements par chèque.


DATES LIBELLÉ

Du

03/12/2018

au

14/12/2018

(inclus)

Service financier SANS gestionnaire recettes

- Recensement des engagements juridique qui n’ont pas fait l’objet de

document de facturation.

- Sensibilisation des services opérationnels sur les chèques.

Agence comptable

- Liquidation des dernières créances pour les services financiers sans

gestionnaires recettes

- Signature et envoi des dernières factures aux clients pour les

composantes sans gestionnaire recettes


DATES LIBELLÉ

14/12/2018

Tous les services financiers

- Arrêt des demandes de facturation sur l’exercice 2018 venant des

composantes

- Arrêt des créations des tiers

- Arrêt des commandes de vente pour facturation sur l’exercice 2018

- Arrêt des demandes de prise en charge comptable des factures de vente

Retour des régies de recettes et d’avance de fonds

Agence comptable

- Accompagnement des gestionnaires du 3 au 5 décembre 2018 sur RDV

- Recensement des factures non réglées en attente d’encaissement

- Communiquer à Houzaifa MOUHAMAD le nom du référent recette du

service financier (formation à organiser début janvier 2019)


DATES LIBELLÉ

Du

17/12/2018

au

09/01/2019

(inclus)

Tous les services financiers

Recensement des produits à recevoir et des produits constatés d’avance pour

transmission à l’Agent comptable (joindre obligatoirement l’engagement

juridique).

L’objectif est d’identifier:

Les ventes sur plusieurs exercices facturées complètement dans l’exercice

mais qui concernent une prestation qui ne sera pas achevée avant la fin de

l’exercice 2018 (produits constatés d’avance).

Les ventes non prises en charge en comptabilité et donc non facturées qui

concernent une prestation achevée partiellement ou totalement dans

l’exercice 2018 (produits à recevoir)

III – Calendrier de clôture des dépenses 2018

Naima KAMAL – Chef du service facturier

[email protected]

Calendrier de clôture de l’exercice 2018GBCP – Fin de l’exercice budgétaire 31.12.2018

DATES LIBELLE

30.11.2018

Clôture des commandes d’achat sur l’exercice 2018 : Désactivation

du menu gestionnaire commande d’achat. (possibilité de traitement des

commandes urgentes par le service facturier après l’accord préalable de

l’Agent comptable)

15.11.2018

au

21.12.2018

Recensement des engagements n’ayant pas donné lieu à livraison (suivi

des commandes) et suppression éventuelle, via ZME2K

Recensement des services faits n’ayant pas donné lieu à facturation

(suivi des commandes) - factures non parvenues directement au service

facturier.

Recensement des écarts entre services faits et facturation (commandes

en valeurs) « service facturier via ZRM03 » et « gestionnaire via

ZRM05 »

17.12.2018 Dernière réception des états liquidatifs au service facturier

Dernière saisie des ordres de mission et saisie des agents dans

SIFAC

20.12.2018 Dernier services faits saisis dans SIFAC : mise en paiement des

factures fournisseurs avant la fermeture de l’Université.

Dernier paiement de l’exercice 2018.

DEPENSES

Recommandations : La clôture des comptes 2018

Valider les services faits sans attendre une relance du service facturier

Ajuster régulièrement les engagements juridiques

Comptabiliser les charges à payer (CAP), les charges à payer à comptabiliser

(CAPAC), et les charges constatés d’avance (CCA).

Opérations réalisées en période d’inventaire en janvier 2019 avec un impact en

comptabilité générale en 2018 (service fait 2018) n’ont pas d’impact en

comptabilité budgétaire 2019.

Opérations initiées en 2018 mais avec un encaissement ou un décaissement en

2019 impactent la comptabilité budgétaire 2019


Formations SIFAC programmées

Le service Facturier organise les actions de formation suivantes :

- Formation SIFAC Dépenses : 16/11/2018

- Formation SIFAC Missions : 06 et 07/12/2018

Formations réservées aux gestionnaires financiers, niveau débutant

Lieu des formations : Site de Villetaneuse


Vos contacts au service facturier

Naima KAMAL Responsable du service facturier

Reine KOUKA Adjointe responsable du service

BRIDE Catherine: Portefeuille de l’UB 900 Achat et Bred

- Référente du fournisseur DELL « 45 »

01 49 40 28 75 / [email protected]

GASPAR Elizabeth : Portefeuille de l’UB 990 et 902

- 01 49 40 40 37 / [email protected]

LOMBUMA LOBIOKA Eli : Portefeuille de l’UB 901 - 904 - 960 - Référent du fournisseur LINEA « 6774 »

- Mission en cas d’absence de la gestionnaire missions


DEBACK Patricia : Portefeuille de l’UB 907 - 909 et Cellule Tiers

- Référente du fournisseur FIDUCIAL « 284 »


THAI Mai-Ly : Portefeuille de l’UB 911ACAU - 900CONV - 900ECOSUD et ECONOR - 900SUR - 900SMHS -911 Service Intérieur

- Référente du fournisseur KORPORATE « 4504 »



mailto:[email protected]





Vos contacts au service facturier

KOUKA Reine : Portefeuille de l’UB 911 Patrimoine

- Relance fournisseurs - Régie dépenses

- Référente du fournisseur ARC EN CIEL « 5301 »


LOLLIA Lynda : Portefeuille de l’UB 906 - 905 - 925

- Référente des missions

- Référente du fournisseur TRAVEL « 5671 »


SAVIGNY Aurélie : Portefeuille de l’UB 903 - 910

- Référente du fournisseur LE CADET « 5671 »

01 49 40 30 52 / auré[email protected]





II – Bonnes pratiques en RECETTES

Franck CHARTIER

[email protected]

Volumétrie de l’activité de prise de charge des recettes

2018

ACTIVITE

PRISE EN

CHARGE

FACTURES

VALIDEES

FACTURES

REJETEES% REJET

900 235 225 10 4,26%

904 168 146 22 13,10%

905 273 243 30 10,99%

925 104 101 3 2,88%

960 2008 1881 127 6,32%

990 183 164 19 10,38%

TOTAL 2971 2760 211 7,10%

Période du 01/01/2018 au 24/10/2018


Les principaux motifs de rejet

L’erreur d’imputation

Voir le guide de codification des factures de vente

La liquidation erronée

Particularité de la formation continue (voir annexes)

Création d’une note pour expliquer la liquidation

Erreur client

Importance du Siret client, de l’identification du client payeur et

destinataire

Les pièces justificatives

Suivre les dispositions financières de l’engagement juridique de la

recette


Dématérialisation des pièces justificatives (rappel)

Sur la commande de vente (VA02/VA03), les pièces justificatives qui doivent être

jointes sont les suivantes :

- Brouillon de la facture,

- Engagement juridique (convention, contrat, prise en charge, bon de commande…)

- Les documents exigés dans les dispositions financières pour le paiement de la

facture (attestations, feuilles d’émargement, état liquidatif…)

Sur la facture de vente (VF02/VF03), les deux volets à destination du client et de

l’agence comptable doivent être joints.

Le format des fichiers utilisé est le « .pdf » uniquement et la taille maximum 5Mo.

Les pièces justificatives doivent être scannées en un seul fichier et non page par page

avec un intitulé explicite en prévision de CHORUS PRO.

Procédure SREC_2018_001


Nouveautés

Utilisation d’EOTP pour les recettes et les dépenses d’un colloque.

Pour les bilans à faire certifier par l’Agent comptable, un exemple est

sur l’ENT.

Demande de comptabilisation d’une recette valant certification de

l’acquisition du droit obligatoire pour toutes les recettes réalisées par

l’agence comptable.

Nouvelle session de formation le 8 janvier 2019 (niveau débutant)

Dépôt des factures sur CHORUS PRO par SIFAC en 2019.


Portail CHORUS PRO

Dépôt des factures sur le portail CHORUS PRO par SIFAC en 2019

Adaptation obligatoire aux exigences du client:


Annexes : facturation aux OPCA

• Dans le cas où une entreprise a subrogé le paiement des frais de formation continue d’un salarié, auprès d’un Organisme ParitaireCollecteur Agréé (OPCA) de sa branche professionnelle , ou de sa convention collective, la facture est établie au nom de l’OPCA sur présentationd’un accord de prise en charge. Si la prise en charge n’est pas transmise dans les délais, le centre de formation continue peut demander lepaiement des frais de formation à l’entreprise. Les modalités de règlement sont définies dans la prise en charge.

Un accord de prise en charge est différent d’un accord de remboursement. Dans le cas d’un remboursement, la facture sera établie au nom de

l’entreprise qui se fera rembourser les frais de formation par son OPCA.

• Pièces à transmettre à l’appui de la facture :

- la convention ou le contrat de formation professionnelle signé par l’ordonnateur et l’entreprise. Le document doit indiquer le nombre de co-contractants, leur nom, qualité et adresse, le libellé de la formation, sa période, le montant TTC des frais de formation pris en charge(éventuellement la répartition entre les co-contractants), enfin le taux horaire et le nombre d’heure pris en charge. Dans le cas où une part n’estpas prise en charge par l’OPCA, préciser le montant et la qualité du payeur.

- la prise en charge de l’OPCA ou l’accord de prise en charge (document signé de l’OPCA à son en-tête). Cette prise en charge fixe lesconditions de facturation et les modalités de règlement à respecter.

- les attestations de présence (périodicité définie par l’OPCA, peuvent être hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles…) à renseigner et fairesigner par le stagiaire (utilisation du formulaire de l’OPCA ou papier à en tête de l’Université). Ce document est à retourner sans blanc, rature,surcharge faute de quoi l’OPCA peut rejeter, il permet de facturer le nombre d’heure total attesté , réalisé (et non prévu) pour la périodefacturée multiplié par le taux horaire.

Seules les attestations de présence sont prises en compte par l’OPCA car elles déclenchent le paiement de la facture.

- éventuellement les feuilles d’émargement (réclamées parfois en cas de contrôle de l’OPCA)

- les bulletins de salaire du stagiaire lorsqu’ils sont réclamés par l’OPCA

- documents d’absences justifiées

• Formalisme de la facture : mentions à apposer obligatoirementNuméro de dossier, nombre d’heures, taux horaire, période facturée et nom du stagiaire

Le gestionnaire vérifie la conformité des pièces avant visa ordonnateur, ce qui évitera un contrôle à postériori de l’agence comptable,un rejet éventuel, la non-émission de la facture et le blocage.

Une facture conforme permet à l’OPCA d’en déclencher rapidement son paiement.


III – Bonnes pratiques en DEPENSES

Naima KAMAL – Chef du service facturier

[email protected]

Suspension de paiement

Motifs de suspension du paiement :

Une facture reçue sans numéro de bon de commande

Un service fait manquant

Une mauvaise application du taux de TVA

Des pièces justificatives insuffisantes

Une imputation comptable erronée

Un mauvais choix de fournisseur

Des écarts constatés entre le montant du service fait et le montant de

la facture

Un rejet de paiement

La pièce justificative produite pour la création d’un fournisseur n’est

pas conforme ou la fiche de renseignement est incomplète


Service fait

Le service fait est l’attestation de la réception de lamarchandise ou de la réalisation de la prestation.

La procédure du service fait se déroule en deux étapes :

La Constatation du service fait par un gestionnaire lors dela réception de la commande.

La Certification du service fait par l’ordonnateur, qui

doit être habilité à réalisé cette certification et disposer d’uneaccréditation dans SIFAC

Pour la sécurité juridique des certificats délivrés, il estnécessaire de distinguer les phases de constatation et decertification.


Rejet de virement à l’international

L’Agence comptable a enregistré plusieurs rejets de

virement international suite à des erreurs dans les coordonnés

bancaires.

Une vigilance particulière doit être observée par les

gestionnaires au cours de la constitution des dossiers de

demande de paiement.


Rappels pour les virement internationaux

La demande de création du compte fournisseur doit être

accompagnée obligatoirement du :

formulaire du virement à l’étranger

où document officiel de la banque pour les virements en

Europe (IBAN et BIC)

Les données bancaire officielles doivent figurer

obligatoirement sur tous ces documents.

Agence comptable – Service Facturier

Mission a postériori :

Au vue du respect de la réglementation, la création des

missions a postériori ne se fera plus au service facturier

Pour information : L’accès au droit de créer des missions a

posteriori a été ajouté à tous les gestionnaires et supprimé au

service Facturier.


« MISSION »

« MISSION »

Nouvelle adresse générique réservée aux missions :

[email protected]

Les dossiers concernant les missions doivent passer par

cette adresse générique. Il faut préciser en objet (mission,

avance, ou création agent).



Secteurs de TVA

Chaque dépense (et donc chaque opération) doit être affectée dèsl'origine à un secteur

La liste des secteurs TVA 2018 est accessible via l’ENT


Domine

d’activité

Secteur

TVA Cas de gestion

Consommation des crédits

= Coût Budgétaire

Recherches Taxé Déductible

= Récupérable Montant HT

Formations ExonéréNon Déductible

= Non Récupérable Montant TTC

Pilotage Mixte

Partiellement

Récupérable

Montant HT recalculé

= Montant HT + Part TVA Non

déductible

Secteurs de TVA

Les gestionnaires doivent faire preuve d’une

vigilance accrue pour éviter les erreurs sur les codes

de TVA appliqués, ….

Pour information : Le service facturier ne disposent pas

des droits ordonnateurs pour effectuer des corrections en

fin d’année sur les bons de commande


RAPPEL : CAP - CCA - CAPAC

Les services faits certifiés sont, par définition, des charges à

payer « CAP » déjà comptabilisées en comptabilité générale.

Seules les «charges à payer à comptabiliser» (CAPAC)

font l’objet d’une écriture spécifique en période d’inventaire :

services faits constatés mais non certifiés, réceptions non

constatées dans le système d’information et DP non

comptabilisées (dans le cas des dépenses sans engagement

juridique)


Recommandations : La clôture des comptes 2018

Recensement dans chaque composante / service : engagements n’ayant pas donné

lieu à livraison (suivi des commandes) et suppression éventuelle, via ZME2K

Recensement dans chaque composante / service : Charges à payer (services faits

valorisés mais factures non parvenues (suivi des commandes) factures non parvenues

directement au service facturier, via ZME2K

Recensement dans chaque composante / service Des services faits n’ayant pas

donné lieu à facturation (suivi des BC ), factures non parvenues directement au

service facturier / ZME2K

Recensement dans chaque composante / service Des écarts entre services faits et

facturation (commandes en valeurs) (Service Facturier via ZRM03 et gestionnaire

/Workflows en attente de traitement : valider les services faits en attente ZRM05 ou

MIGO et corriger les écarts de prix et de quantité (jusqu’au 30/11/2018 via

ME22N)Agence comptable - Service Facturier

Recensement des commandes d’achat

Les gestionnaires financiers doivent vérifier la ZME2K régulièrement

pour constituer un recensement des bons de commande

Je propose la journée du 09.11.18 pour accompagner les

gestionnaires qui souhaitent de l’aide pour utiliser la transaction

ZME2K


Recensement des commandes d’achat


DEPENSES SUR BON DE COMMANDE (BC)

Dernière saisie dans SIFAC de BC en fonctionnement ou investissement :

Auteur : service financier -

Echéance : 30 novembre 2018

Objectifs à atteindre : S'assurer que les BC soient validés à cette date. factures

non parvenues

Observation : Cycle continu de la dépense : Traitement en charges à payer et

factures non parvenues

Analyse des restes à livrer :

Auteur : service financier –

Echéance : 15.11.2018 au 20.12.2018

Objectifs à atteindre : Valider ou supprimer les commandes à viser.

Service Fait


LE SERVICE FAIT « SF »

Saisie des derniers services faits dans SIFAC

Auteur : service financier

Echéance : 15/11 au 20/12/2018

Objectifs à atteindre : Saisir les SF suite à la réception des livraisons

réalisées jusqu'au 20/12/2018

Observation : Service fait à saisir à la date comptable 19/12/2018 afin que le service

facturier traites les factures reçues à cette date et les intègre dans la dernière borne

de paiement de l'année du 20/12/2018

Demande de Comptabilisation


DEMANDE DE COMPTABILISATION

Dernière prise en charge et paiement par le service facturier pour l'exercice 2018

Auteur : service financier

Echéance : 12/12/2018

Objectifs à atteindre : Payer toutes les factures ayant fait l'objet du SF

en 2018

Observation : réclamer la facture le cas échéant

CLOTURE DE L’EXERCICE 2018

Nous vous remercions de votre

attention

RÉUNION D’INFORMATIONS DE L’AGENCE COMPTABLE

Documents

Transcript of RÉUNION D’INFORMATIONS DE L’AGENCE COMPTABLE