2

RUGBY À 5

CONSEILS AUX ORGANISATEURS DE TOURNOI

Ce document a vocation d’aider les clubs dans la préparation de leur tournoi de rugby à 5.

Il détaille, de manière succincte, les différentes actions à entreprendre afin de parvenir à une

organisation optimale du tournoi à partir d’une CHECK LIST. Elle est à consulter régulièrement, au

cours de la préparation, afin de n’oublier aucune étape.

La Check List est accompagnée de documents en ANNEXE destinés à approfondir certains points clés

de l’organisation :

1. Déclaration : formulaire type à remplir

2. Assurance : Pass Rugby / Déclaration d’accident

3. Sécurité : modalités à prendre

4. Logistique : matériel indispensable

5. Communication : visuels mis à disposition des clubs

6. Budget : lignes à prévoir / modèle d’attestation de paiement

7. Sportif : gestion du tournoi / Dimensions « Terrains » / Programme sportif

Pour toutes questions, vous pouvez contacter :

L’équipe « Rugby à 5 » de la Ligue Ile de France de Rugby

01.43.42.51.51 rugbya5@idfrugby.fr

3

ORGANISATION D’UN TOURNOI RUGBY À 5

CHECK LIST

EN AMONT DU TOURNOI 1/3

□ SOLLICITER l’autorisation du club et de la municipalité pour l’utilisation des installations

□ TROUVER DES EQUIPES

La Ligue Ile de France de Rugby tient à votre disposition : o L’annuaire des clubs du rugby à 5, disponible sur le site, rubriques « Trouver un

club ». Un champ de recherche « rugby à 5 » permet de filtrer les clubs. o L’affiche « FFR » sur laquelle vous pourrez inscrire vos informations pour

communiquer sur votre tournoi (impression par vos soins / voir en annexe)

□ DÉCLARER le tournoi à la LIFR : formulaire en annexe

Attention : pensez à préciser la présence de non licenciés afin que la LIFR prenne les dispositions nécessaires auprès de la FFR (assurance + pass rugby : explicatif en annexe)

Attention : les équipes extérieures à la LIFR doivent solliciter en amont, auprès de leur Ligue, une autorisation de sortie de territoire que celle-ci transmettra à la LIFR.

□ ASSURER les joueurs du tournoi : voir en annexe

Licenciés FFR : couverture grâce à leur licence / Non licenciés : Pass Rugby Attention : ne pas oublier de prévoir des déclarations d’accident (sur demande auprès de

votre club ou de la LIFR)

□ PRENDRE LES MESURES nécessaires en termes de sécurité : voir en annexe

□ SOLLICITER la municipalité pour la mise à disposition de matériel (liste en annexe)

□ ÉTABLIR le budget du tournoi (voir en annexe)

□ ENVOYER les informations utiles à la venue des équipes (adresse, plan, horaires, programme des

matches, contacts sur place)

□ CONSTITUER une cellule « organisation » et RÉPARTIR les tâches entre chaque personne :

- Inscription : recherche, réception, confirmation

- Accueil : des équipes le Jour J + des secouristes + des invités

- Orientation : aide des équipes à trouver l’accueil, vestiaires, buvettes, terrains…

- Logistique : mise en place du matériel et de l’affichage

- Sportif : établissement du programme sportif et gestion de la table de marque et des terrains

- Restauration : tenue de la buvette

□ PRÉPARER une fiche « contacts » avec les coordonnées et les fonctions de tous les intervenants à

transmettre à tous afin de faciliter l’échange des informations

4

□ PRÉPARER le programme sportif : conseils en annexe

Attention : il est impératif d’appliquer le règlement du rugby à 5 fédéral. Il est disponible sur le site de la FFR

□ PRÉVENIR les médias locaux dont le magazine de la ville

□ SOLLICITER la présence d’un photographe/caméraman

□ PLANIFIER une réunion avec la cellule organisation afin de s’assurer que tout soit prêt pour le Jour

J

JOUR DU TOURNOI 2/3

□ EXPLIQUER le déroulement de la journée et leur rôle à chacun des bénévoles présents en soutien

à la cellule « organisation »

□ ACCUEILLIR les équipes :

- Remettre : o Pass Rugby à faire remplir aux non licenciés o Programme de la journée o Bons « restauration » - si nécessaire o Attestation de paiement (restauration/inscription) – si nécessaire (modèle en

annexe) o Règlement du tournoi

- Réceptionner :

o Feuilles de match (voir en annexe) o Pass Rugby remplis par les non licenciés o Règlement (restauration/inscription) – si nécessaire

- Indiquer :

o Les vestiaires (Ne pas oublier d’en dédier aux femmes !) o L’heure et le lieu du briefing o Le nécessaire respect de l’arbitre et l’absence absolue de contestation : un joueur

comme un arbitre peut se tromper. o Le nécessaire respect des « rites » du rugby : les capitaines se serrent la main en

début de rencontre, les équipes font une haie d’honneur ou se congratulent en fin de rencontre etc…

□ SPORTIF : (conseils en annexe)

- Briefer les équipes sur les règles, l’arbitrage et l’organisation du tournoi - Demander à tous un comportement exemplaire s’agissant de la nécessaire convivialité de la

pratique. - Gérer les tables de marque (indispensable d’en prévoir une par terrain) - Communiquer le classement - Remettre les récompenses :

La LIFR tient à votre disposition un visuel « Rugby à 5 » pour impression d’objets promotionnels (voir en annexe)

5

□ ANIMER le site par la présence d’un speaker, par de la musique. La convivialité est essentielle

dans le Rugby et bien sûr dans le Rugby à 5.

□ ORGANISER un nécessaire moment de convivialité entre les joueurs, les dirigeants et les arbitres

□ ÉCHANGER avec l’arbitre sur des points de règlement (on n’échange pas pendant une rencontre,

mais en fin de rencontre ou de Tournoi).

AU LENDEMAIN DU TOURNOI 3/3

□ REMERCIER :

- La cellule organisation - Les bénévoles - Les équipes présentes - Les arbitres - Les élus ou officiels présents

□ ENVOYER :

- Les attestations de paiement aux équipes si non remises le jour J - Les Pass Rugby à la LIFR

□ RÉDIGER un communiqué de presse avec photos pour :

- La ville - La presse locale - La LIFR pour possible diffusion sur le site et les réseaux sociaux - NB : le Rugby à 5 est une nouvelle pratique, il est essentiel de profiter de chaque occasion

pour communiquer et faire connaître la discipline.

6

ORGANISATION D’UN TOURNOI RUGBY À 5

ANNEXE

1. Déclaration : formulaire type à remplir

2. Assurance : Pass Rugby / Déclaration d’accident

3. Sécurité : modalités à prendre

4. Logistique : matériel indispensable

5. Communication : visuels mis à disposition des clubs

6. Budget : lignes à prévoir / modèle d’attestation de paiement

7. Sportif : gestion du tournoi / Dimensions « Terrains » / Programme sportif

7

RUGBY À 5 Demande d’organisation d’un Tournoi ou d’un Match amical

(Fiche à retourner, un mois avant la manifestation, à la LIFR, 9 rue Omer Talon 75011 Paris, rugbya5@idfrugby.fr)

Club Demandeur Code FFR :

Responsable

Tel : Courriel :

Type de demande

Tournoi/Match amical Journée découverte Fête du club

Catégorie Open Masculin Open Féminin Mixte +35ans

Date ET Heure

Adresse complète

Type de joueurs : Licenciés FFR

Non licenciés* (Nombre attendu / estimation obligatoire : )

*La Fédération Française de Rugby prend en charge l’assurance pour les joueurs non licenciés. L’organisateur a, en contre-partie, l’obligation de faire remplir à chacun un Pass Rugby qui devra être retourné à la LIFR pour saisie dans Oval-e.

Communication relayée par la LIFR :

OUI NON

Nom de la manifestation

Contact « Com/inscription » (tel, mail, site)

Cachet du Club demandeur Nom et signature du demandeur

L.I.F.R.

Décision : OUI NON

Date, nom et signature

8

ASSURANCE

Il est impératif que les joueurs de votre tournoi soient assurés ! Les assurer ne vous coûtera rien

grâce au dispositif mis en place par la FFR pour le Rugby à 5 !

CAS 1 : LES JOUEURS LICENCIÉS FFR

Les joueurs sont couverts par leur licence FFR si le tournoi a bien été déclaré à la LIFR

En cas d’accident, il convient de remplir une déclaration d’accident :

o Renseignements concernant le club : indiquer ceux du club du blessé

o N° de licence : indiquer le numéro de licence du joueur

o L’accident s’est produit au cours : cocher la case « Nouvelles Pratiques »

o Association en présence : écrire Journée de masse

CAS 2 : LES JOUEURS NON LICENCIÉS FFR

➢ EN AMONT DU TOURNOI

C’est à vous d’indiquer, sur le document de demande de tournoi amical, le nombre de non

licenciés attendus. Celui-ci peut être approximatif.

En fonction de vos indications, la LIFR sollicitera la prise en charge, par la FFR, de l’assurance

de ces personnes. Elle sera identique à celle des licenciés FFR.

➢ JOUR DU TOURNOI

Vous avez l’obligation, le jour du tournoi, de faire remplir un Pass Rugby aux personnes non

licenciés FFR afin d’attester de leur participation au tournoi. Une copie de celui-ci devra être

transmise en cas d’accident.

En cas d’accident, il convient de remplir une déclaration d’accident

o Renseignements concernant le club : indiquer ceux du club organisateur

o N° de licence : écrire Rugby à 5

o L’accident s’est produit au cours : cocher la case « Nouvelles Pratiques »

o Association en présence : écrire Journée de masse

9

SÉCURITÉ

Extraits des statuts et Règlements de la Fédération Française de Rugby

Situation

Recommandations

Tout tournoi / Mesures générales - Prévenir par courrier le centre de secours de la

tenue de la manifestation

-Prévenir par courrier la structure hospitalière référente de la tenue de la manifestation

-Identifier un lieu ou une personne disposant du n° de téléphone d’un médecin disponible et d’un moyen d’appel permanent - Présence obligatoire et en nombre suffisant de secouristes titulaires au minimum du PSC1

-Maintenir libre une voie d’accès pour véhicules de secours

-Identifier les titulaires du PSC1

-Avoir une pharmacie de secours

Mesures spécifiques Effectifs joueurs présents < à 400

Les mesures générales doivent suffire

Mesures spécifiques Effectifs joueurs présents entre 400 et 800

En plus de l’application des recommandations générales : -présence d’une antenne de secours équipée -lieu de soins ou d’attente des secours externes

Mesures spécifiques Effectifs joueurs présents > à 800

En plus de l’application des recommandations générales : -présence d’une ou plusieurs antennes de secours équipées -lieu de soins ou d’attente des secours externes -présence ou disponibilité immédiate d’un médecin -éventuellement, présence d’une ambulance

10

MATÉRIEL INDISPENSABLE

□ Tables et chaises pour l’accueil, les tables de marque, le réceptif

□ Tentes pour couvrir les tables de marque, le réceptif

□ Sonorisation : sono ou mégaphone ou corne de brume / une par terrain

□ Pass Rugby

□ Déclarations d’accident

□ Attestation de paiement en cas de frais de participation

□ Affiches pour les vestiaires

□ Affiches pour aider les joueurs, les spectateurs à s’orienter

□ Chronos

□ Talkie-Walkie

□ Sifflets pour les tables de marque + les arbitres

□ Ballons

□ Plots

□ Chasubles

□ Panneau pour afficher les scores et résultats

□ Feuilles de « scores » : exemple en page suivante

□ Feuilles de « classement » : exemple en page suivante

□ Podium

□ Récompenses

□ Crayons, scotch, cutter, ficelle…

11

COMMUNICATION

Visuels « Rugby à 5 » mis à disposition par la LIFR, pour la réalisation d’objets

promotionnels :

Affiche et Flyer mise à disposition par la FFR pour l’annonce des Tournois

« Rugby à 5 », impression par les clubs : www.ffr.fr

12

BUGDET

Pour vous aider à établir votre budget, ci-dessous, quelques postes que l’on trouve habituellement

sur les budgets des tournois de rugby à 5.

Cette liste n’est pas exhaustive. Il convient de l’adapter à la configuration de votre tournoi

➢ Les dépenses à prévoir concernent :

□ Le poste de secours

□ La location d’une sonorisation, de tentes, de tables, de chaises (si la mairie ne peut en mettre à disposition du club)

□ Les récompenses : trophées, objets promotionnels

□ La restauration pour un indispensable moment de convivialité en fin de Tournoi

□ Le photographe/caméraman

□ Impressions d’affiches

□ L’assurance des pratiquants : les licenciés sont couverts par leur licence et les non licenciés par la FFR si la demande a été faite lors de la déclaration du tournoi et si les PASS Rugby sont complétés le jour J

➢ Les recettes à prévoir concernent :

□ La restauration : soit avec un paiement à la buvette, soit par l’intermédiaire de frais de participation à la charge des équipes

□ Frais d’inscription au tournoi (Prévoir des attestions de paiement à remettre aux équipes lors de l’accueil. Exemple en page suivante)

□ Tombola

LOGO OU TAMPON DU CLUB

Le , à

Objet : Attestation de paiement des frais de participation à …….

Je, soussigné, …………………………………………….(NOM et PRENOM), Trésorier du

Club ……………………………………………, reconnait avoir reçu la somme de

……………………euros pour la participation de ………… équipe(s) du club de

…………………………………………..

Signature du Trésorier

LOGO OU TAMPON DU CLUB

Le , à

Objet : Attestation de paiement des frais de participation à ……

Je, soussigné, …………………………………………….(NOM et PRENOM), Trésorier du

Club ……………………………………………, reconnait avoir reçu la somme de

……………………euros pour la participation de ………… équipe(s) du club de

…………………………………………..

Signature du Trésorier

SPORTIF

Règles de jeu :

□ Il est obligatoire de respecter les règles du rugby à 5 de la FFR. Elles sont téléchargeables sur le site de la FFR.

Terrains :

□ Penser à tracer les terrains avec des plots

□ 2 terrains « R5 » peuvent être tracés sur un terrain traditionnel 35m de large et 50m de long (voir en page suivante) Voir le règlement FFR. Il est disponible sur le site de la FFR

Programme des matches :

□ Préparer le programme en amont (c’est primordial !) : Veiller à ce qu’il n’y ait pas trop d’attente entre chaque match pour les équipes Veiller à ce que chaque équipe ait le même nombre de matches ou le même

temps de jeu Veiller à ne pas dépasser 80 minutes de temps de jeu sur la journée et 60 minutes

sur la ½ journée

□ Penser à l’afficher au bord des terrains afin que les équipes puissent se préparer en temps voulu.

Arbitrage :

□ Demander à chaque équipe de nommer 2 arbitres

□ Affecter les arbitres, sur chaque match, en amont du tournoi pour gagner du temps le jour J

L’organisation générale d’un Tournoi nécessite : - un coordinateur général - une table de marque avec 2 personnes, pour un terrain de XV - un responsable « terrain » par terrain de 5 Soit, à minima, 5 personnes pour un terrain de XV

Un coordinateur général :

□ Etablir le programme sportif en cas de désistement d’équipes le jour J

□ Briefing d’avant-tournoi avec les responsables d’équipes et arbitres

□ S’assurer du bon respect du timing : en cas de retard important, c’est lui qui propose les ajustements nécessaires comme déplacer des matches sur d’autres terrains

□ Etablissement du classement général en fonction du retour des tables de marques (communication par talkie-walkie)

15

Une table de marque, pour 2 terrains de 5 à placer au milieu: (Prévoir au minimum

2 personnes, une pour le temps et l’autre pour l’administratif)

□ Appeler les équipes/arbitres en amont pour le match suivant à l’aide d’un mégaphone (les équipes doivent être prêtes à entrer sur le terrain 5 minutes avant le démarrage de leur rencontre)

□ Inscrire les résultats en s’appuyant sur les responsables terrains (communication par talkie-walkie si possible)

□ Faire signer les feuilles de score par les arbitres et les capitaines

□ Communiquer les résultats/classement au coordinateur général (communication par talkie-walkie si possible)

□ Répondre aux éventuelles questions des joueurs

Autant de responsables « Terrain » que de terrains de 5 utilisés :

□ Gérer le temps avec 2 chronos au cas où du retard serait pris sur un terrain et qu’il soit nécessaire de décaler les matches.

□ Noter les résultats au fur et à mesure des matchs

□ Communiquer les résultats à la table de marque par talkie-walkie

□ Veiller à ce que les arbitres et les capitaines se rendent à la table de marque pour signer les

feuilles de scores

16

RUGBY À 5

FEUILLE DE MATCH_DATE A DEFINIR

Engagement

Open M Mixte +35 ans Open F

Équipe / Responsable

Nom / club support :

Nom / Coordonnées du capitaine :

Liste des joueuses et/ou joueurs 11 joueurs maximum, capitaine compris

Nom Prénom

Numéro de licence Pass Rugby*

Capitaine 2 Arbitres

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

SIGNATURE DU CAPITAINE :

18

HEU

RE

CA

TE

TEMP

S

N°M

ATC

H

MATCH ARBITRES SCORE FORFAIT

(X) NOM ET SIGNATURES

DES CAPITAINES NOM ET SIGNATURE

DES ARBITRES

RUGBY À 5 TERRAIN x

19

POULE A

A1 A2 A3

M1 M2 M1 M2 M1 M2

Etape 1 NB ESSAIS TOTAL"NB ESSAIS"

Etape 2 DIFF ESSAIS TOTAL "DIFF ESSAIS"

Etape 3

BONUS OFF : 1pt (Diff Essais = 4 ou plus) BONUS DEF : 1pt (Diff Essais = -1 ou -2)

Etape 4

Vict. : 4pts Vict. par forfait : 5pts Nul : 2pts Défaite/forfait : 0pt

Etape 5 TOTAL (Etapes 3 et 4)

Etape 6 CLASSEMENT*

RUGBY À 5 CLASSEMENT INTERMEDIAIRE