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République Islamique de Mauritanie

Honneur – Fraternité – Justice

Ministère de l’Elevage

- ME -

Projet Régional d’Appui au Pastoralisme au Sahel (PRAPS)

MANUEL D’EXECUTION DU PROJET (MEP)

Tome 2 : Procédures administratives, financières et comptables.

VERSION APPROUVEE EN DATE DU 12 SEPTEMBRE 2015.

Manuel d’Exécution du PRAPS : Tome 2- Procédures administratives, financières et comptables

SommaireI. Note introductive....................................................................................................................5

II. Gestion des Ressources Humaines...........................................................................................5

1. Recrutement du personnel subalterne et des consultants.............................................................5

2. Etablissement de la paie et des déclarations fiscales et sociales....................................................9

3. Avance sur salaire.........................................................................................................................12

4. Gestion des présences, des autorisations et permission et des congés.......................................13

5. Gestion des plans de formation....................................................................................................17

6. Gestion des carrières....................................................................................................................21

7. Avancement du personnel............................................................................................................23

III. Gestion des Moyens Généraux...........................................................................................24

1. Gestion des missions................................................................................................................24

2. Procédure du secrétariat..........................................................................................................28

3. Gestion des approvisionnements en fourniture (Achats courants)..........................................31

4. Gestion des stocks de fournitures............................................................................................33

5. Gestion des immobilisations.....................................................................................................34

a. Gestion du parc automobile.................................................................................................34

b. Gestion des autres immobilisations......................................................................................38

IV. Procédures financières, budgétaires et comptables...........................................................43

1. Descriptif des procédures de gestion financière.......................................................................43

A. Description du système de gestion financière......................................................................43

B. Gestion des financements........................................................................................................44

a) Mobilisation des fonds....................................................................................................44

1. Mobilisation des fonds de l’IDA..................................................................................44

2. Mobilisation des fonds de l’Etat mauritanien.......................................................................49

b. Périodicité de la mobilisation des fonds...................................................................................49

C. Gestion de la trésorerie............................................................................................................49

1. Comptes du Projet..........................................................................................................49

2. Pouvoir de signature.......................................................................................................50

3. Utilisation des fonds.......................................................................................................51

D. Rapports et états financiers à produire....................................................................................51

1. Rapport de Suivi financier (RSF)......................................................................................52

Version approuvée ( 12 septembre 2015) Page sur


2. Etats financiers................................................................................................................52

2. Planification et suivi budgétaire...................................................................................................53

a. Préparation du programme de travail et du budget annuel (PTBA).....................................53

b. Contrôle du budget...............................................................................................................56

3. Description des procédures de gestion comptable......................................................................56

a. Règles d’imputation..................................................................................................................57

b. Documents d’entrée.................................................................................................................58

c. Documents de sortie et documents comptables......................................................................59

i. Journaux auxiliaires...............................................................................................................59

ii. Journal centralisateur...........................................................................................................60

iii. Documents de sortie et documents comptables.................................................................60

d. Classement des pièces comptables..........................................................................................60

e. Plans comptable, analytique, budgétaire et géographique et journaux comptables................60

i. Plan comptable......................................................................................................................60

ii. Plan comptable analytique...................................................................................................61

iii. Plan géographique...............................................................................................................62

iv. Plan budgétaire....................................................................................................................62

v. Plan financier........................................................................................................................62

f. Logiciel de gestion financière....................................................................................................63

g. Procédures d’arrêt....................................................................................................................63

i. Arrêtés mensuels...................................................................................................................63

ii. Les arrêtés annuels...............................................................................................................64

h. Traitement comptable des opérations.....................................................................................64

V. Annexes.................................................................................................................................68

Annexe 1 : Contrat de prestation ............................................................................................68

Annexe 2 : Contrat de travail ..................................................................................................75

Annexe 3 : Proposition de titularisation ................................................................................76

Annexe 4 : Bulletin de paie .......................................................................................................78

Annexe 5 : Formulaire de demande d’avances ....................................................................79

Annexe 6 : Fiche de pointage ...................................................................................................81

Annexe 7 : Etat de centralisation et mesures disciplinaire ..............................................82

Annexe 8 : Demande de permission .......................................................................................84

Annexe 9 : Planning de congés ................................................................................................85

Annexe 10 : Titre de congés .....................................................................................................86



Annexe 11 : Demande de sortie ...............................................................................................87

Annexe 12 : Programme de formation ...................................................................................88

Annexe 13 : Fiche de suivi de l’activité formation ............................................................89

Annexe 14 : Modèle Fiche d’évaluation ................................................................................90

Annexe 15 : Attestation de travail ..........................................................................................96

Annexe 16 : Etat nominatif des avancements ......................................................................97

Annexe 17 : Décision d’avancement .......................................................................................98

Annexe 18 : Ordre de mission ..................................................................................................99

Annexe 19 : Mémorandum de mission .................................................................................100

Annexe 20 : Demande d’achat ...............................................................................................101

Annexe 21 : Bon de commande ..............................................................................................102

Annexe 22 : Fiche de Stock.....................................................................................................103

Annexe 23 : Demande d’approvisionnement .....................................................................104

Annexe 24 : Situation trimestrielle de stock ......................................................................105

Annexe 25 : Bon d’entretien et de réparation ...................................................................106

Annexe 26 : Situation mensuelle de consommation du carburant ...............................107

Annexe 27 : Fiche d’immobilisation .....................................................................................108

Annexe 28 : Bon d’affectation ................................................................................................109

Annexe 29 : Fiche de sortie d’immobilisation ....................................................................110

Annexe 30 : Bordereau de transfert .....................................................................................111

Annexe 31 : Etat d’inventaire ................................................................................................112

Annexe 32 : Etat certifié des dépenses ................................................................................113

Annexe 33 : Liste des paiements au titre de contrats qui font l'objet d'un examen préalable......................................................................................................................................114

Annexe 34 : Etat de rapprochement .....................................................................................115

Annexe 35 : Etats Financiers ..................................................................................................116

Annexe 36 : Modèle de budget ..............................................................................................120

Annexe 37 : Demande d’ajustement budgétaire ...............................................................123

Annexe 38 : Fiche d’imputation .............................................................................................124

Annexe 39 : Ordre de paiement .............................................................................................125



I. Note introductive Le présent tome, deuxième du Manuel d'Exécution du PRAPS (MEP), a pour objet de présenter les procédures administratives, financières et comptables.

Il est subdivisé en trois grandes parties : Partie 1 : Les procédures de gestion des Ressources Humaines Partie 2 : Les procédures de gestion des moyens généraux Partie 3 : Procédures de gestion financière et comptable

Les procédures de gestion administrative, financière et comptable fournissent un cadre formel d’exécution des opérations liées à ces aspects et leurs modalités d’application et il constitue :

- une référence servant de base à l’organisation du contrôle interne et du contrôle de gestion, et

- un support efficace de formation interne du personnel directement engagé dans l’exécution du Projet mais aussi de l’ensemble des bénéficiaires de l’intervention.

II. Gestion des Ressources Humaines

1. Recrutement du personnel subalterne et des consultants

L’équipe de l’Unité de Coordination du Projet sera dirigée par un Coordonnateur National (cadre du ME), assisté d’une équipe de contractuels recrutés sur base compétitive notamment un Directeur Technique, un Responsable Administratif et Financier assisté d’un Comptable, un spécialiste technique pour chacune des composantes techniques (4 experts), un Auditeur interne, un Expert en Passation des Marchés épaulé de deux Assistants en passation des marchés, un Expert en Suivi-Evaluation (S&E), un spécialiste des Sauvegardes environnementales et Sociales, un spécialiste en communication et un spécialiste de la dimension genre, couvrant les fonctions transversales indispensables à la bonne gestion du Projet.

Tout le personnel, contractuel ou fonctionnaire, répondra à des critères de qualification et d’expérience pour les fonctions occupées et nécessitera accord préalable de la Banque mondiale tandis que le personnel payé par le Projet sera recruté sur une base compétitive. Le personnel de l’UCP sera intégré aux agents du ME. A cet égard, il sera (de grande préférence) logé dans les bureaux du ME ; à terme, il faudrait que les spécialistes de composantes soient logés dans les Directions Techniques concernées, dans la mesure du possible. Pour ce qui concerne les autres personnels du ME qui seront nommés ou redéployés pour travailler sur le PRAPS, il a été convenu qu’ils devront être dégagés de toute autre fonction afin de suivre de manière effective les activités du PRAPS et éviter tout délai.

Le recrutement du personnel par un appel à candidature doit être ouvert à toute personne mauritanienne possédant les qualifications requises.

Pour ce qui est du personnel subalterne (gardien, chauffeur, planton, secrétaire…..), il sera pris en charge sur la contrepartie du Gouvernement Mauritanien.



Les recrutements doivent être planifiés d’avance lors de la préparation du budget, notamment, en vue d’y inscrire la prévision nécessaire pour les salaires, indemnités et allocations.

Tout recrutement est conditionné par la vacation d’un poste de travail prévu à l’organigramme adopté et il est fait pour une durée d’un an renouvelable par tacite reconduction jusqu’à la fin du Projet dont la durée est de 6 ans.

Les recrutements sont assurés par une commission présidée par le Coordonnateur et comprenant comme membres, des personnes ressources et les responsables de l’UCP concernés par la compétence.

Le Responsable de la passation des marchés assure le secrétariat de la commission.

Tout recrutement ne devient effectif qu’au terme d’une période d’essai de :- 6 mois non renouvelable pour les consultants, - 3 mois pour le personnel subalterne.

Il doit être crée pour chaque employé ou consultant recruté un dossier administratif sur la page de garde duquel figure :

- une photo d’identité,- le numéro de dossier,- la date de l’ouverture du dossier,- le nom et le prénom,- le numéro de matricule,- le numéro d’immatriculation à la CNSS pour les employés,- le numéro de la police d’assurance et la dénomination de la société d’assurance.

Le dossier administratif renferme des sous-chemises par nature comme suit :- Sous-chemise recrutement dans laquelle sont classés la fiche de renseignement, la note

d’information, la fiche de recrutement, la demande de travail, la proposition de titularisation, le rapport de stage, la décision de titularisation, etc. ;

- Sous-chemise Etat-civil dans laquelle sont classés le certificat de nationalité, l’extrait de casier judiciaire, les actes d’état civil (mariage, naissance, etc.) ;

- Sous-chemise Formations dans laquelle sont classées les références scolaires, universitaires et professionnelles et toutes autres attestations de formation et de recyclage ;

- Sous-chemise Contrat dans laquelle sont classés le contrat d’emploi et ses avenants ;- Sous-chemise Carrière dans laquelle sont classés les sanctions, les promotions, les mutations,

les éléments de la paie (bulletin de salaire, avances et acomptes), les décisions congés (légal, exceptionnel, de maladie, de maternité, etc.), le dossier médical, etc.

Le recrutement des consultants et du personnel est effectué conformément à la procédure suivante :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeRecrutement Préparation et

diffusion de l’avis conforme à la fiche de poste

UCP - Responsable de passation des marchés avec l’appui du Responsable

A l’initiative du Coordonnateur conformément au plan de travail de l’UCP



concerné Prépare les critères d’évaluation

UCP - Responsable de passation des marchés avec l’appui du Responsable concerné

Dès publication de l’avis

Première sélection de candidats sur la base des dossiers

UCP - Commission de recrutement

5 jours francs à compter de la date de clôture des dépôts de candidature

Validation de la liste proposée

IDA 5 jours après la remisedu rapport

Organisation du test de recrutement et entretien avec les candidatspour choix définitif

UCP - Commission de recrutement

5 jours après la validation de la liste proposée

Validation du choix définitif

IDA 3 jours après la remisedu rapport

Contractualisation Etablissement du contrat de prestations de servicespour les consultants ou du contrat de travailpour le personnel subalterne

UCP R esponsable de la passation des marchés etResponsable administratif et financier

Dès validation du choix

Annexe 1 – Contrat de prestation

Annexe 2 – Contrat de travail

Négociation du contrat

Coordonnateur et Candidat retenu

Dès finalisation du contrat

Transmission du contrat à l’IDA pour non-objection

Coordonnateur Dès l’achèvement des négociations

Signature du contrat après sa validation par l’IDA s’il s’agit d’un consultant

Coordonnateur et consultant ou employé

Dès réception du contrat validé par l’IDA et au plus tard 30 jours après la validation du choix

Remise d’une copie du contrat au concerné et

UCP - Responsable administratif et

2 jours après la signature du contrat



ouverture du dossier administratif etclassement de toutes les pièces exigées pourle recrutement

financier

Accueil, orientations et suivi

Remise au nouvel employé ou consultant une copie de sa fiche de poste et du manuel d’exécution et présentation de sondomaine de compétence

UCP - Coordonnateur et Responsable hiérarchique de l’employé

Jour de prise defonction

Présenter le nouvel employé aux autresmembres de l’équipe

UCP - Responsable administratif et financier

Jour de prise defonction

Présentation du lieu de travail et explicationtechnique des tâches, des exigencesd’évaluation de performance du poste

UCP - Responsable hiérarchique de l’employé

1 jour après la prise de fonction

Intégration de l’employé dans l’état de paie


Avant la fin du mois au cours duquel la titularisation a eu lieu

Appréciation des capacités de l’employé et proposition de titularisation ou de mise fin au contrat

UCP - Responsable hiérarchique de l’employé

30 jours avant la fin du délai d’essai prévu (6 mois pour le consultant et 3 mois pour l’employé)

Validation de la proposition

UCP - Coordonnateur

5 jours avant la fin de la période d’essai

Titularisation Préparation d’une note de titularisation


2 jours après validation de la proposition de titularisation

Annexe 3 – Proposition de titularisation



Signature de la note de titularisation

UCP - Coordonnateur

Dès sa présentation

Information de l’employé


Dès signature de la note de titularisation

2. Etablissement de la paie et des déclarations fiscales et socialesLa paie du personnel est traitée mensuellement par la Structure administrative. Pour ce faire, il est établi un bulletin de paie à partir du fichier du personnel qui comprend :

- une partie systématique constituée des informations permanentes (nom de l’agent, matricule, situation familiale, numéro d’affiliation à la CNSS, CNAM, etc.) figurant au fichier du personnel, des éléments fixes de rémunérations (primes, indemnités, salaires de base, etc.) figurant au fichier salaires

- une partie variable constituée des éléments variables de rémunération (heures supplémentaires, absences irrégulières, retenue pour remboursement d’avance, etc.).

- une partie automatique du bulletin de paie qui concerne les retenues sociales et fiscales.

La première partie du bulletin de paie est obtenue par édition systématique des éléments mensuels fixes ou « permanents » figurant au fichier du personnel sans considérer le temps réel de présence au travail de l’employé.

La seconde partie du bulletin de paie est obtenue par édition des éléments variables issus du suivi des réguliers.

Les composantes de la paie sont :- Le salaire de base qui est défini par la grille des salaires ou le contrat de consultation.- Les autres émoluments réglementaires qui sont notamment :- l’indemnité de fonction- l’indemnité de transport- Les autres avantages et indemnités- Les retenues légales (cotisations sociales et retenues d’impôts)- Autres retenues sur salaires :- Retenues sur prêts- Oppositions- Autres retenues

Pour faciliter la préparation de la paie mensuelle, il y a lieu d’utiliser toujours un fichier général de la paie qui comprend, notamment :

- le dernier état de salaire,- l’état nominatif des avancements du mois en objet,- l’état d’absence du mois en objet,- les décisions d’avances et des échéanciers de remboursement,- l’état récapitulatif des heures supplémentaires,- l’état des congés.

Les déclarations fiscales et sociales (IMF, TVA, CNSS, ITS, taxe d’apprentissage, CNAM, etc.) doivent être planifiées et établies suivant leur délai de déclaration tel que prévu par la réglementation en vigueur comme suit :



- Le 10 du mois suivant pour la déclaration de la CNAM,- Le 15 du mois suivant pour la déclaration d’ITS de chaque mois,- Le 15 du mois suivant pour la déclaration d’IMF et de TVA de chaque mois,- Le 15 du mois suivant pour la déclaration de la CNSS si le nombre d’employés est supérieur à

20 et le 15 du mois suivant la fin du trimestre civil dans l’autre cas, - Le 01 février de chaque année pour la taxe d’apprentissage.

La procédure de traitement de la paie du personnel, qui concerne que le personnel salarié disposant d’un contrat de travail et les consultants, se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexePréparation des documents de paie

Préparation des bulletins de paie

UCP - Responsable Administratif et financier avec l’appui de l’Assistant administratif

Le premier jour ouvrable de la dernière semaine de chaque mois

Annexe 4 : Bulletin de paie

Validation des bulletins de paie

UCP - Coordonnateur

Le deuxième jour ouvrable de la dernière semaine de chaque mois

Préparation des ordres de paiement (Chèque ou ordre de virement)

UCP - Responsable Administratif et financier avec l’appui du comptable


Signature des chèques et/ou de l’ordre de virement

UCP – Coordonnateur et Responsable Administratif et financier


Remise des chèques aux bénéficiaires et transmission de l’Ordre de virement

UCP - Aide-Comptable

Le troisième jour ouvrable de la dernière semaine de chaque mois

Préparation des déclarations fiscales d’ITS (Personnel), d’IMF et de TVA (Consultant)

Préparation de la déclaration

UCP - Responsable administratif et financier avec l’appui de l’Assistant administratif

Avant le 10 de chaque mois pour la déclaration du mois écoulé

Modèle réglementaire

Préparation du chèque

UCP - Responsable Administratif et financier avec l’appui du




comptableSignature du chèque

UCP - Coordonnateur et Responsable Administratif et financier


Certification du chèque, transmission des déclarations et classement des justificatifs

UCP – Comptable et Aide comptable


Préparation des déclarations sociales (CNSS) pour le personnel



Avant le 10 avril, juillet, octobre et janvier





Signature du chèque



Certification du chèque et transmission des déclarations et classement des justificatifs



Préparation de la déclaration de la taxe d’apprentissage pour le personnel



Avant le 20 janvier de chaque année






UCP - Coordonnateur

Avant le 25 janvier de chaque



et Responsable Administratif et financier

année

Certification du chèque, transmission des déclarations et classement des justificatifs


Avant le 01 février de chaque année

3. Avance sur salaireL’avance sur salaire a un caractère exceptionnel. Elle est accordée à tout employé qui présente une demande exprimant un besoin de fonds imprévu et urgent. Le plafond des avances sur salaires consentis ne peut excéder 6 mois de la quotité cessible du salaire.

La quotité cessible du salaire est fixée conventionnellement à la moitié du salaire net à percevoir.

Cependant, le principe de l’annualité budgétaire n’autorise pas d’accorder une avance supérieure au montant qui pourrait être remboursé en cours d’exercice (en janvier six mois de salaire, en février cinq mois et demi, en mars cinq mois, etc.). Les avances sont :

- pour la moitié du salaire, visée par le Responsable administratif et financier et accordée par le Coordonnateur entre le 1er et le 15 de chaque mois ;

- pour un mois de salaire, visée par le Responsable administratif et financier et accordée par le Coordonnateur durant la dernière quinzaine de chaque mois ;

- Pour plus d’un mois de salaire, visée par le Responsable hiérarchique et le Responsable administratif et financier et accordée par le Coordonnateur.

Le recouvrement des avances s’opère impérativement par des retenues à la source sur salaire ou prime.

La procédure de traitement de la paie du personnel, qui ne concerne que le personnel salarié disposant d’un contrat de travail et les consultants, se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeAvance sur salaire et honoraire

Formule une demande d’avancesur salaire ou honoraire

Employé ou Consultant

A l’initiative Annexe 5 – Formulaire de demande d’avance

Reçoit, contrôle la demande, la vise et la soumet à l’approbation

UCP – Responsable administratif et financiers avec l’appui de ses subordonnés

1 jour après laréception de lademande

Approbation ou rejet de la demande

UCP - Coordonnateur

1 jour après laréception de lademande visée

Notification du rejet ou

UCP – Responsable

1 jour aprèstraitement par le



préparation du chèque

administratif et financiers avec l’appui de ses subordonnés

Coordonnateur



Le jour de la réception

Remise du chèque au bénéficiaire


Le jour de la signature

Comptabilisation de l’avance, classement des pièces et transmission des doubles à l’Assistant administratif


Le jour de la remise du chèque au bénéficiaire

4. Gestion des présences, des autorisations et permission et des congésLe contrôle des présences se fait sur la base des feuilles de présence qui matérialisent le pointage du personnel. Elles sont mises à la disposition des employés jusqu’à 30 minutes après l’heure d’entrée et remises en place 5 minutes avant l’heure de sortie.

Les absences dues à des maladies ou des missions effectuées en dehors du lieu de travail habituel, doivent être justifiées, respectivement, par un certificat médical ou par des ordres de mission.

Toute sortie à titre exceptionnel et pour affaire personnelle, pendant les heures du travail doit faire l’objet d’une autorisation signée exclusivement par le RAF ou son adjoint en cas d’absence après avis du Chef hiérarchique.

Aucun retard n’est autorisé et les retardataires de plus de 30 minutes ne peuvent ainsi pointer. Les agents qui arrivent trente minutes après le début de la vacation doivent justifier leur arrivée en retard dans une demande qu’ils présentent à leur Chef hiérarchique, celui-ci l’annote et l’adresse au RAF.

Le tableau ci-dessous fixe le niveau de sanction :

Faute SanctionRetard, abandon de poste de 30 à 60 mn1ère récidive2ème récidive3ème récidive

Avertissement verbalAvertissement écrit Mise à pied de 1 à 3 jours Licenciement

Retard, abandon de poste de 60 mn à 2 jours1ère récidive2ème récidive3éme récidive

Avertissement écritMise à pied de 1 à 3 joursMise à pied de 4 à 8 joursLicenciement

Absence non justifiée de 5 jours Rupture de contrat après une mise en



demeure de regagner le poste en 72 heures, faute de quoi, il est considéré comme démissionnaire.

La mise à pied est privative de rémunération et les licenciements disciplinaires sont sans indemnités.

Les employés ont droit à un congé annuel pouvant faire l'objet d'un report. Le congé reporté doit obligatoirement être pris au courant de l'année suivante.

La durée du congé annuel est fixée à 2 jours ouvrables par mois effectif de travail. Le congé n'est pas interrompu par une maladie survenue en son cours.

Tout congé non demandé dans un délai de deux ans ou non pris à la date à laquelle il a été accordé est périmé et ne peut être accordé de nouveau. Le congé n'est pas interrompu par une maladie survenue en son cours.

L’employé bénéficie d’une indemnité de congés qui est fonction de sa rémunération. Le congé annuel ne peut en aucun cas être remplacé par une indemnité compensatrice.

Tout employé peut, pour un motif valable, obtenir un congé spécial rémunéré ou non pour une période donnée. Cette période peut être ou écourtée dans le cas de congé non rémunéré à la demande de l’employé approuvée par le Coordonnateur. A ce titre :

- Les employés peuvent bénéficier d'un congé d'un mois pour se rendre en pèlerinage au lieu saint de l'islam (Mecque).

- La femme bénéficie d'un congé pour couche et allaitement d'une durée de quatorze semaines. Ce congé est pris au plus tôt six semaines et au plus tard deux semaines avant la date présumée de l'accouchement sur présentation d'un certificat médical.

- L'employé sous contrat à durée indéterminée peut obtenir un congé sans rémunération après cinq ans de service effectif d'une durée maximale d’un an pouvant être renouvelé une seule fois sur demande de l'employé formulée deux mois avant la date prévue de reprise.

- Les employés peuvent aussi bénéficier d'un congé maladie assorti d'un certificat médical d'une durée maximale de six mois. L’UCP pourrait le cas échéant recourir à une contre-expertise médicale. L'employé n'ayant pu reprendre service après six mois de congé de maladie doit être mis en congé sans rémunération. Le congé maladie est privatif de la moitié de la rémunération pour ses quatre derniers mois.

Les employés peuvent aussi bénéficier d'autorisation spéciale d'absence pour :- remplir des fonctions publiques ou électives,- représenter des organisations dont ils sont membres sur présentation d'un mandatement,- subir des examens ou concours éducatifs ou administratif.

Les employés peuvent aussi bénéficier, dans la limite de quinze jours par an, délai de route inclus, d'autorisation exceptionnelle d'absence pour :

- la commémoration de fête religieuse,- la célébration du mariage de l'intéressé ou de l'un de ses enfants,- la naissance ou le baptême d'un enfant,- le décès du conjoint ou d'un ascendant ou descendant en ligne directe,- motif familial ou personnel jugé valable.

Les modalités pratiques de gestion des présences sont développées dans la présente procédure comme suit :



Activité Tache Responsable Délai AnnexeContrôle de présence

Pointage journalier UCP - Assistant administratif

Chaque jour ouvrable

Annexe 6 : Fiche de pointage

Centralisation mensuelle du pointage et proposition de mesure disciplinaires

UCP – Responsable administratif et financier avec l’appui de l’Assistant administratif

L’avant dernier jour ouvrable de chaque mois

Annexe 7 : Etat de centralisation et mesures disciplinaire

Validation des mesures disciplinaires

UCP – Coordonnateur avec l’appui du supérieur hiérarchique et du Responsable administratif et financier

Le dernier jour ouvrable de chaque mois

Mise en œuvre des sanctions

UCP - Responsable Administratif et financier avec l’appui du comptable et de l’Assistant administratif

Le dernier jour ouvrable chaque mois

Gestion des autorisations et permission

Renseignement la demande de permission

Employé A son initiative Annexe 8 : Demande de permission

Visa de la demande par le supérieur hiérarchique

UCP – Responsable de la structure hiérarchique

Dès réception de la demande

Vérification de l'aspect légal et réglementaire de la permission

UCP - Responsable Administratif et financier

1 jour après réception de la demande visé

Autorisation de permission

UCP – Coordonnateur

1 jour après vérification de l’aspect légal

Information de l’employé et traitement de la décision

UCP - Responsable Administratif et financier avec l’appui de l’assistant administratif

Gestion des congés Elaboration du planning des congés en

UCP - Responsable administratif et

Avant le 15 janvier

Annexe 9 : Planning de congés



concertation avec le personnel et les consultants

financier avec l’appui de l’Assistant administratif

Validation du planning des congés

UCP - Coordonnateur

Avant le 25 janvier

Diffusion du planning

UCP - Assistant administratif

Dès approbation

Préparation du titre et des droits de congés

UCP - Responsable Administratif et financier avec l’appui de l’Assistant administratif

Le premier jour ouvrable de la dernière semaine de chaque mois pour le personnel devant partir en congés le mois qui suit

Annexe 10 : Titre de congés

Validation du titre de congés et des droits

UCP - Coordonnateur

Le troisième jour ouvrable de la dernière semaine de chaque mois pour le personnel devant partir en congés le mois qui suit



1 jour aprèstraitement par leCoordonnateur




Remise du chèque et du titre de congés au bénéficiaire


Le jour de départ en congés

Comptabilisation des droits de congés, classement des pièces et transmission des doubles à l’Assistant administratif



Mise à jour du planning des

UCP – Assistant administratif

Le jour de la remise du chèque



congés au bénéficiaireGestion des sorties Demande de sortie UCP - Employé et

consultantDès que le besoin se présente durant les horaires de vacation

Annexe 11 : Demande de sortie

Autorisation de sortie

UCP - Supérieur hiérarchique

Dès présentation par l’employé ou le consultant

Mention heure sortie et heure retour, visa de l’employé et du gardien, classement provisoires des demandes

UCP - Gardien Dès sortie de l’employé ou du consultant

Classement définitif des demandes

UCP - RAF

5. Gestion des plans de formation

Le personnel de l’UCP doit régulièrement faire l’objet d’un recyclage afin de maximiser ses performances. La formation peut se faire de deux manières :

- Formation en séminaire par souscription d’une participation à un séminaire organisé ; ou- Formation sur commande par contractualisation pour une formation en interne sur des

thèmes ciblés.

La procédure de formation se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeFormation sur commande

Identification des besoins et priorités en formation lors de la préparation du budget annuel

UCP – Responsable du Suivi Evaluation et Responsable administratif et financier

Avant le 30 septembre

Validation des besoins et budgétisation

UCP – Coordonnateur et Responsable administratif et financier

Lors de la préparation du budget

Annexe 12 : Programme de formation

Planification de l’exécution

UCP – Responsable de la passation des marchés avec l’appui du Responsable du

Lors de l’élaboration du plan de passation des marchés



Suivi EvaluationContractualisation des formateurs

UCP – Responsable de la passation des marchés

Finalisation du contrat 15 jours avant la date prévu pour chaque formation arrêtée

Exécution des formations

Formateur Selon les dispositions du contrat

Suivi et validation de la formation

UCP – Responsable de la passation des marchés avec l’appui du Responsable du Suivi Evaluation

Au fur et à mesure de l’avancement des sessions

Annexe 13 : Fiche de suivi de l’activité formation

Paiement du formateur


Paiement en 2 étapes : une avance au démarrage de la formation et un paiement final 5 jours aprèsréception du rapport validé par le Coordonnateur

Comptabilisation du règlement, classement des pièces et transmission des doubles à l’Assistant administratif


Le jour de la remise du chèque au formateur ou de transmission de l’ordre de virement à la Banque ou au Trésor public

Mise à jour du programme de formation

UCP – Responsable de la passation des marchés et Responsable du Renforcement des Capacités

Le jour de la remise du chèque au formateur oude transmission de l’ordre de virement à la Banque ou au Trésor

Formation en séminaire

Reçoit les demandes de souscription


Dès présentation

Analyse de l’opportunité de participation et identification des participants potentiels

UCP – Responsable du Suivi Evaluation avec l’appui du Responsable de passation des marchés

Au plus tard 3 jours avant la date prévue pour le séminaire

Prise de décision UCP – Au plus tard 2 jours



finale Coordonnateur avant la date prévue pour le séminaire

Préparation du bon de commande ou bon de souscription en cas de réponse favorable ou de courrier en cas de réponse défavorable

UCP – Responsable de la passation des marchés ou Secrétaire de direction

Au plus tard 2 jours avant la date prévue pour le séminaire

Signature du bon de commande

UCP – Coordonnateur et Responsable de la passation des marchés

Au plus tard 1 jour avant la date prévue pour le séminaire

Transmission de la réponse à l’organisateur

UCP – Assistant administratif ou Secrétariat de direction

Au plus tard 1 jour avant la date prévue pour le séminaire

Compte rendu en cas de réponse favorable

Participant 2 jours après l’achèvement du séminaire

Traitement du compte rendu

UCP – Chef hiérarchique, Responsable de la passation des marchés avec l’appui du Responsable du Suivi Evaluation

Dès réception

Paiement du formateur


5 jours aprèsRéception de la facture et de l’attestation de participation par le Coordonnateur

Comptabilisation du règlement, classement des pièces et transmission des doubles à l’Assistant administratif


Le jour de la remise du chèque au bénéficiaire ou de transmission de l’ordre de virement à la Banque ou au Trésor public

Mise à jour du programme de formation


Le jour de la remise du chèque au bénéficiaire ou de transmission de l’ordre de virement



à la Banque ou au Trésor public



6. Gestion des carrières

Les consultants et le personnel subalterne de l’UCP doivent être évalués et notés semestriellement ou en fin d’année pour être récompensés ou sanctionnés.

La note attribuée doit prendre en considération les critères d’évaluation énumérés dans les fiches de poste respectives des employés qui doivent être conformes aux dispositions du contrat.

Les consultants et le personnel subalterne bénéficient éventuellement d’une prime payable semestriellement ou annuellement. Les primes sont payées suivant la même procédure que les salaires mensuels

La présente procédure détermine les modalités pratiques de gestion des carrières des consultants et du personnel :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeEvaluation et notation

Mise en cohérence de la fiche d’évaluationen fonction des exigences de chaque poste


30 jours après signature du contrat de chaque consultant ou employé

Annexe 14 : Modèle Fiche d’évaluation

Evaluation de chaque employé et consultant

UCP –Responsable hiérarchique de chaque personne évaluée

1er décembre de chaque année

Appréciation des évaluations

UCP – Responsable des structures

15 décembre de chaque année

Valider des propositions d'évaluation



Préparation des décisions consécutive à l’évaluation



Signature des décisions et leur notification

UCP – Coordonnateur avec l’appui du Secrétariat de direction


Rupture de Contrat Identification de la cause de licenciement ou de non reconduction du contrat

UCP – Coordonnateur avec l’appui du Responsable administratif et financier

1 jour après la réunion de discipline traitant le cas de figure



NB : en cas de démission, le travailleur formule son intention par écritPréparation de la Décision de licenciement etcalcule des droits à payer


1 jour après l’identification des causes

Transmission de la décision à l’Inspection du Travail


3 jours après l’identification des causes

Signature de la Décision deLicenciement


1 jour après réception de l’avis de l’Inspection du travail

Notification au Travailleur du motif delicenciement ou de non reconduction du contrat et remise d’une attestation de cessation d’emploi


1 jour après signature par le Coordonnateur

Annexe 15 : Attestation de travail

Paiement et comptabilisation du règlement, classement des pièces et transmission des doubles à l’Assistant administratif



Mise à jour de l’Etat de salaire


Le jour de la remise du chèque au formateur



7. Avancement du personnel

Le personnel subalterne (non consultant) fait l’objet d’un avancement sur la base de la grille de rémunération en vigueur qui doit comporter pour chaque fonction, la catégorie, et l’échelon.

La grille de rémunération est préparée par le RAF avec l’appui du Responsable de suivi et évaluation. Elle est validée par le Coordonnateur de l’UCP. L’avis de l’inspection du travail est à solliciter.

L’avancement d’un échelon à un autre au sein d’une même catégorie se fait tous les deux ans et de façon automatique. L’avancement d’une catégorie à une autre catégorie ne se fait qu’après une mise en position de stage pour complément de formation émanant d’office de l’UCP ou accordée sur demande de l’employé.

La procédure d’avancement du personnel se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeAvancement automatique

Préparation du tableau nominatif des employés bénéficiaires des avancements à partir des données individuelles de chaque employé


30 septembre de chaque année

Annexe 16 : Etat nominatif des avancements

Validation de l’état des avancements

UCP - Coordonnateur

15 octobre de chaque année

Budgétisation des frais supplémentaires


Lors de la préparation budgétaire

Préparation des décisions d’avancement

UCP – responsable administratif et financier avec l’appui de l’Assistant administratif


Annexe 17 : Décision d’avancement


UCP – Coordonnateur avec l’appui de Secrétariat de direction

15 janvier de chaque année

Mise à jour du UCP – Assistant



fichier du personnel

administratif

Avancement au choix

Préparation et transmission d’une demande appuyée des pièces justificative

Employé Avant le 30 septembre de chaque année

Appréciation de la demande


10 jours au plus tard après réception de la demande

Décision d’avancement


5 jours après réception de la demande commentée par le RAF

Budgétisation des frais supplémentaires



Préparation de la décision d’avancement




UCP – Coordonnateur avec l’appui de Secrétariat de direction

15 janvier de chaque année

Mise à jour du fichier du personnel



III. Gestion des Moyens Généraux

1. Gestion des missionsTout déplacement d’un employé du projet dans le cadre de son travail en dehors de sa zone d’affectation est assimilée une mission.

Les missions à l’intérieur du pays se font avec un véhicule du Projet avec l’assistance d’un chauffeur du projet (ou un véhicule de location) et/ou de toute autre personne indispensable à la réalisation du travail à accomplir, qu’il soit membre du personnel du Projet ou non.



Les missions du Projet obéissent aux règles suivantes :- Une mission programmée ne peut être annulée que pour une raison acceptable et justifiée par

écrit.- Les missions doivent normalement avoir lieu uniquement les jours ouvrables (du dimanche au

jeudi). Cependant des circonstances particulières peuvent amener une mission au-delà de la durée prévue par décision du Coordonnateur.

- Les employés en mission ne doivent accepter à bord du véhicule des étrangers à la mission. - Le conducteur et tous les passagers doivent porter leur ceinture de sécurité, et le Projet

décline toute responsabilité en cas de non-respect de cette exigence.- Les heures de travail pendant les missions sont à la discrétion du responsable de mission

désigné pour la cause. Les autres membres de la mission sont tenus de lui apporter toute la collaboration nécessaire dans l’accomplissement de son travail.

- Les clés du véhicule doivent être conservé par le chauffeur quel que soit les circonstances.- Les frais communs, les frais de carburant et les frais d’imprévus affecté à la mission sont gérés

par le responsable de mission désigné pour la cause.- Tout véhicule en mission doit tenir une fiche de bord sur laquelle seront inscrits les achats de

carburant effectués avec indication du lieu d’achat, du prix unitaire à la pompe, du nombre de litres achetés et le relevé du compteur du véhicule au moment de l’achat. Cette fiche est tenue par le responsable de mission désigné pour la cause.

- L’ordre de mission doit être visé (date du jour, signature et cachet) par le Délégué Régional du Ministère de l’Elevage respectivement à l’arrivée et au départ de la mission effectuée dans sa Wilaya.

Les ordres de missions sont obligatoires pour tout déplacement à l’intérieur du pays d’un véhicule, d’un consultant ou d’un employé. L’ordre de mission doit être collectif pour les personnes se déplaçant dans le cadre d’une même mission.

La présente procédure détaille le déroulement du processus d’élaboration des ordres de missions pour les déplacements locaux.

Activité Tache Responsable Délai AnnexeInitiation de la mission

Préparation de l’ordre de mission


5 jours avant la date prévue pour la mission

Annexe 18 : Ordre de mission

Evaluation du coût de la mission

UCP – Responsable administratif et financier avec l’appui du Responsable de la Logistique


Annexe 19 : Mémorandum de mission

Autorisation de mission



Réalisation de la mission

Mobilisation du véhicule

UCP - Responsable de la Logistique

1 jour avant la date prévue pour la mission

paiement des frais de mission et remise de l’ordre de mission


1 jour avant la date prévue pour la mission



Exécution des actions prévue dans le cadre de la mission

UCP – Missionnaires Date prévue pour la mission

Production d’un rapport de mission

UCP – Missionnaires 5 jours après fin de mission

Clôture de mission

Recueil de toutes les pièces justifiant lesdépenses de la mission et préparation du bordereau deliquidation


Le jour de reprise de service

Vérification de la qualité et de la recevabilité despièces justificatives


Dès réception

Apurement des frais de mission

UCP - Responsable administratif et financier et éventuellement le Coordonnateur en cas de reversement de complément

5 jours après fin de mission

Comptabilisation des opérations et classement les pièces justificatives

UCP – Comptable 5 jours après fin de mission

Déplacement à l’intérieur de la ville d’un véhicule

Remplissage de la fiche de sortie

UCP – Employé concerné

En cas de besoin

Visa de la fiche de sortie

UCP –Coordonnateur ou Responsable administratif et financier

Dès présentation

Information du chauffeur et remise éventuelle de carburant

UCP – Responsable Logistique et Comptable

Jour de sortie (30 minute avant l’heure prévue)

Suivi de la situation des sorties et lemouvement des véhicules

UCP –Responsable de la Logistique

Déplacement à l’extérieur du pays

NB : La procédure est la même sauf que le véhicule peut être remplacé par un billet d’avion en place des nouvelles étapes suivantesInitiation de la consultation pour

UCP –Coordonnateur,

15 jours avant la date prévue pour



l’acquisition du titre de transport

Responsable passation des marchés et Responsable administratif et financier

la mission

Elaboration du bon de commande pour l’acquisition du titre de transport, sa signature et sa transmission au fournisseur retenu avec demande de réservation

UCP –Coordonnateur et Responsable de la passation des marchés avec l’appui du Responsable de la Logistique

Le jour du choix du fournisseur

Demande de visa éventuelle

UCP – Employé concerné avec l’appui de l’Assistant administratif


Acquisition de devise UCP – Employé concerné avec l’appui de l’Assistant administratif


Le Projet doit fournir à tous ses employés les moyens de subvenir à leurs besoins en logement, nourriture, transport interne et soin lorsqu’ils sont en mission à l’intérieur du pays ou à l’étranger. Les frais de mission ne constituent pas un complément de salaire et ne sont pas imposés comme tel.

Le perdiem est une compensation journalière forfaitaire attribuée à chaque employé du Projet, fonctionnaire ou agent de l’État ou consultant faisant partie d’une mission du Projet. Il est versé en fonction de la durée prévue de la mission.

Les taux des perdiems sont déterminés pour les déplacements à l’intérieur du pays et à l’extérieur conformément aux procédures nationales et à celles des bailleurs de fonds pour des missions similaires.

Les frais de mission peuvent être forfaitaires. Le forfait qui est une indemnité journalière destinée à couvrir les frais encourus par les missions à l’intérieur et à l’étranger n’est pas à justifier. Les dépenses exceptionnelles non couvertes par les indemnités forfaitaires sont à justifier selon le budget établi pour la mission.

Le perdiem est calculé sur la base du nombre de jours prévus pour la mission en dehors du lieu de travail habituel de l’employé, y compris les journées de déplacement.

Si la mission est annulée ou écourtée, l’employé remet au Responsable Administratif et Financier le justificatif du reversement de la totalité ou de la balance correspondant aux nombres de jours de mission annulés dans le compte bancaire du Projet.



Si la mission est prolongée et autorisée, le Projet rembourse à l’employé la balance correspondant au nombre de jours supplémentaires.

Des frais additionnels peuvent être remis au missionnaire pour la couverture des dépenses supplémentaires exceptionnelles et qui doivent être justifiées par des pièces justificatives probantes dûment visées par le Coordonnateur qui se réserve le droit de ne pas rembourser les dépenses non prévues dans les règlements et procédures internes du Projet.Le perdiem, les frais additionnels et les frais de carburant représentent des avances qui devront être justifiées dans un rapport technique et financier à la fin de la mission avec l’appui de pièces justificatives correspondantes.

Peuvent être considérés comme des dépenses de mission : les frais de représentation préalablement approuvés par le Coordonnateur, les frais de carburant, les frais de réparation de véhicule et de pneu en mission, les frais de location de véhicule.

Toute dépense non supportée par une pièce justificative est rejetée et considérée comme une dette envers le Projet et doit faire l’objet d’un remboursement par l’employé ou une retenue sur salaire.

2. Procédure du secrétariat

Les procédures de secrétariat comprennent le traitement du courrier, le suivi des factures et la documentation générale. Le traitement des opérations du secrétariat se fait à l’aide de plusieurs supports et nécessite un bon classement et un archivage sécurisé.

Les supports d’enregistrement proposés sont :1. Le Registre du courrier arrivé qui comporte, notamment :- la date d’arrivée ;- le numéro attribué par le secrétariat (numéro chronologique) ;- les références de l’expéditeur au cas où la correspondance provient directement d’une autre

structure administrative externe ;- l’expéditeur (nom et adresse) ;- l’objet de la correspondance ;- la structure en charge du traitement du courrier ;- la date de transmission et décharge du responsable ;- la date et le numéro du courrier réponse éventuel.2. Le Registre du courrier départ qui comprend, notamment :- la date de départ ;- le numéro de la correspondance ;- l’objet de la correspondance ;- le destinataire ;- la date et le numéro du courrier éventuel objet de la réponse.3. Le Cahier de transmission qui peut être remplacé par une décharge sur le double du courrier et

qui comprend, notamment :- le numéro d’ordre chronologique ;- la date d’envoi ;- l’objet ;- le numéro d’enregistrement ;- la décharge du destinataire.4. Le Registre de suivi des factures qui comprend, notamment :- le numéro d’ordre chronologique attribué en interne ;



- le numéro de la facture ;- le fournisseur ou consultant ;- le montant.5. Le Registre divers qui qui comprend, notamment :- le numéro d’ordre chronologique attribué en interne ;- la nature et libellé du document ;- la date de classement.

Le classement dans des chronos, selon le type (correspondance administrative, fax, courrier électronique, note de service, circulaire, note d’information, factures, études, etc.).

La procédure de traitement se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeCourrier arrivé Réception du courrier

papier et électronique UCP – Secrétariat de Direction

Dès présentation

Décharge sur le double ou émargement du cahier de transmission (mention de la date, l’heure, signature et cachet)

UCP – Secrétariat de Direction

Dès présentation

Enregistrement sur le registre courrier arrivé


Le jour de présentation

Annotation UCP – Coordonnateur

1 jour à compter de la réception

Exécution des actions découlant de l’annotation

UCP – Coordonnateur et responsable du traitement

5 jours à compter de l’annotation

Courrier départ Rédaction et saisie du courrier

UCP - Responsable concerné avec l’appui du Secrétariat de direction

Dès que le besoin se présente

Validation et signature du courrier


Le jour de réception

Enregistrement sur le registre courrier départ et sur le cahier de transmission éventuellement

UCP - Secrétariat de direction

Le jour de signature

Transmission du courrier ou expédition par poste ou par mail

UCP - Secrétariat de direction

1 jour après signature

Facture Réception des factures UCP – Secrétaire de direction

Dès présentation



Décharge sur le double ou émargement du cahier de transmission (mention de la date, l’heure, signature et cachet)


Dès présentation

Enregistrement sur le registre de suivi des factures



Annotation au RAF UCP – Coordonnateur


Exécution des actions découlant de l’annotation

UCP – Coordonnateur et RAF

5 jours à compter de l’annotation

Documents et notes divers

Réception des documents

UCP – Secrétaire de direction

Dès présentation

Décharge sur le courrier de transmission ou émargement du cahier de transmission (mention de la date, l’heure, signature et cachet)


Dès présentation

Enregistrement sur le registre de suivi divers



Annotation UCP – Coordonnateur


Transmission contre décharge au Responsable ou classement dans les archives


1 jour à compter de l’annotation

Mémorandums,comptes rendus expédiés par courrier électronique

Rédaction et transmission

UCP – Tout Responsable

5 jours après l’évènement justifiant l’expédition

Mémorandums,comptes rendus,reçus par courrier électronique

Enregistrement et diffusion interne

UCP – Tout Responsable


Note interne Rédaction UCP – Secrétaire de direction sur instruction du Coordonnateur


Validation et signature UCP –Coordonnateur

1 jour à compter de l’instruction

Affichage ou diffusion UCP - Secrétaire Le jour de



et classement de direction sur instruction du

signature

3. Gestion des approvisionnements en fourniture (Achats courants)Les achats courants concernent essentiellement les mini-dépenses à payer par caisse. Il s’agit des dépenses engagées directement de gré à gré par le Coordonnateur.

Il s’agit, notamment, des travaux d’entretien effectués d’urgence (réparation d’une porte d’entrée, changement d’une ampoule, etc.) et des achats de petit consommables (d’une souris d’ordinateur, achat d’une calculatrice, etc.).

Un contrôle interne efficace doit permettre de s'assurer que :- tous les achats sont effectués sur les besoins réels de l’UCP et suivant ses prévisions

budgétaires ;- les achats courants sont effectués auprès des fournisseurs désignés et sélectionnés dont la

liste est approuvée par l’UCP ;- tous les services ou fournitures reçus ont été bien commandés et autorisés ; et- tous les services ou fournitures sont conformes à ceux commandés.

La procédure d’achat courant se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeDécision d’achat Formulation des

besoins au Coordonnateur

Service demandeur


Annexe 20 : Demande d'achat

Analyse de la demande

UCP – Coordonnateur et RAF


Approbation ou rejet de la demande d’achat

UCP - Coordonnateur


Lancement de la commande

Préparation du bon de commande

UCP – Responsable de la passation des marchés avec l’appui du Responsable de la Logistique

1 jour après la réception des de la décision de validation

Annexe 21 : Bon de commande

Visa du bon de commande


1 jour après la réception du document

Signature du bon de commande

UCP – Coordonnateur et Responsable de la passation des marchés

1 jour après réception du bon de commande

Transmission du bon de commande au

UCP – Secrétariat de direction

Dès signature par le Coordinateur



fournisseur identifié

Réception et règlement

Réception de la commande et signature du bordereau de livraison ou de l’attestation de service fait

UCP – Responsable de la Logistique

Le jour prévu dans le bon de commande, la lettre de notification ou le contrat

Réception du dossier de règlement

UCP – Secrétariat de direction

Dès présentation par le fournisseur

Autorisation de règlement

UCP - Coordonnateur

2 jours après réception du dossier de règlement

Vérification et comparaison des factures avec le bon, la notification ou le contrat, le bon de livraison ou l'attestation d'exécution des travaux

UCP - RAF 1 jour après réception du dossier de règlement annoté par le Coordonnateur

Préparation de l’ordre de paiement

UCP – RAF et Comptable

1 jour après réception du dossier de règlement annoté par le Coordonnateur

Signature de l’ordre de paiement et du moyen de paiement (Chèque ou Ordre de virement)

UCP - Coordonnateur et RAF

1 jour après préparation de l’ordre de paiement

Règlement du fournisseur contre décharges, comptabilisation et classement des pièces

UCP- Responsable Administratif et financier avec l’appui du Comptable

1 jour après signature du titre de paiement par le Coordonnateur

Le seuil de ces mini-dépenses est à arrêter d’un commun accord entre l’IDA et l’UCP dans le cadre du manuel de Passation des marchés (Tome 6 du manuel d’exécution).



4. Gestion des stocks de fournitures

Les stocks sont constitués de l’ensemble des biens appartenant au Projet et utilisés dans le cadre de son fonctionnement pour être consommés au premier usage.

Les objectifs principaux liés à une bonne gestion des stocks sont les suivants :- être en permanence au courant de la situation du stock en quantité et en qualité afin

d’éviter toute rupture pouvant entraver le bon fonctionnement des services ;- être en mesure de localiser les différents articles stockés grâce à leur rangement ;- être en mesure de maîtriser le rythme de réapprovisionnement par la définition du

stock de sécurité ;- effectuer la valorisation des éléments du stock ; et- conserver les stocks dans les conditions assurant une bonne sécurité.

Le stock de fournitures, notamment, de bureau, est entreposé dans le l’emplacement prévu à cet effet sous la responsabilité du Responsable de la Logistique.

Un inventaire exhaustif des stocks doit être effectué une fois par semestre et obligatoirement à la fin de l’année. Cet inventaire doit aller de pair avec un contrôle des fiches de stock.

Il ne peut y avoir d’entrée ni de sortie de stock pendant la période d’inventaire physique. C’est la raison pour laquelle cette opération doit être préparée et connue de tous les acteurs concernés en vue de leur permettre de s’approvisionner en temps opportun.

La commission d’inventaire doit comprendre deux membres désignés par le Coordonnateur en plus dula Responsable de la Logistique. L’un des membres est désigné comme président.

A la fin du travail d’inventaire, le Responsable de la Logistique doit marquer sur chaque fiche de stock la date d’inventaire et la quantité trouvée en stock.

Le Responsable de la Logistique tient un inventaire permanent de la quantité d’articles en stock à l’aide d’une fiche de stock tenu par article. Il détermine avec le Spécialiste en Passation des Marchés, le stock de départ, le point de commande et la quantité économique de commande.

La procédure d’inventaire des stocks se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeEntrée en stock Réception physique

des biens et fournitures commandés


Dès livraison du fournisseur

Contrôle de la conformité de la livraison avec la commande


Lors de la livraison du fournisseur

Mise à jour des fiches de stocks par nature

UCP – Responsable


Annexe 22 : Fiche de Stock



LogistiqueComptabilisation des entrées

UCP – Comptable


Sortie de stock Préparation d’une demande d’approvisionnement

UCP – Employé concerné


Annexe 23 : Demande d’approvisionnement

Confirmation de l’existence physique des quantités demandées en stock

UCP - Responsable de la Logistique


Autorisation de sortie UCP – Coordinateur et Responsable Administratif et Financier

Dès réception de la demande visée par le Responsable de la Logistique

Préparation des fournitures et leurs livraison àl’Employé demandeur contre émargement sur la demande ou sur un bon de sortie


Dès autorisation de sortie

Mise à jour de la fiche de stock et classement de la demande d’approvisionnement

UCP – Responsable de la Logistisque

Après reception de la fourniture par le de bénéficiaire

Centralisation trimestrielle

Préparation de la situation trimestrielle

UCP – Responsable Logistique

1 jour après la fin de chaque trimestre civile

Annexe 24 : Situation trimestrielle de stock

Comptabilisation des sorties de stock

UCP- Comptable

1 jour après réception de la situation trimestrielle

5. Gestion des immobilisationsLa gestion des immobilisations traite du parc automobile et des autres immobilisations.

a. Gestion du parc automobile

Le Projet dispose pour accomplir sa mission, d’un parc automobile constitué de véhicules légers et tout terrain. Les véhicules du Projet sont destinés uniquement au transport des employés et consultant pour la réalisation des objectifs du Projet.

La gestion du parc des véhicules relève de la compétence du Responsable Administratif et Financier avec l’appui du Responsable de la Logistique qui en assure la gestion quotidienne.



Chaque véhicule est affecté à un chauffeur ou un consultant. Le chauffeur d’un véhicule a la responsabilité de le garer après utilisation à la fin de l’heure de vacation. Il ne sera permis aucune dérogation à ce principe sauf pour ce qui concerne les véhicules de fonction.

Les véhicules de services peuvent être utilisés à Nouakchott en tout temps. Ils ne peuvent sortir de la ville que par autorisation écrite.Pour utiliser un véhicule de fonction, tout employé doit remplir un formulaire d’autorisation de déplacement. Un véhicule doit être affecté à un chauffeur pour le transport du personnel devant assister à des réunions en dehors des bureaux de l’UCP et pour la distribution du courrier.

Un seul jeu de clé des véhicules est en service et les doubles des clés doivent être gardés dans un coffre du Projet.

Pour être autorisé à conduire un véhicule du Projet, tout conducteur doit être muni d’un permis de conduire à jour, délivré par l’autorité compétente.

A chaque véhicule est affecté un carnet de bord qui permet de connaître les durées des déplacements, les kilomètres parcourus, la consommation de carburant, d’huile et l’entretien effectué. Le carnet est complété après chaque utilisation ou entretien du véhicule par le chauffeur avec l’appui du Responsable de la Logistique. Il est remis en fin de mois au Responsable Administratif et Financier qui vérifie le contenu des informations et y appose son visa.

Les véhicules doivent faire l’objet d’un entretien régulier au terme du kilométrage recommandé qui ne doit être inférieur à 2000 km et supérieur à 3500 km.

Toutefois, le garage responsable de l’entretien et de la réparation du parc automobile peut fixer pour chaque véhicule sur la base de son âge et de son état général la périodicité de son entretien régulier.

La présente procédure détaille la gestion et le suivi des véhicules du Projet.

Activité Tache Responsable Délai AnnexeSuivi administratif Tenu d’un dossier

individuel pourchaque véhicule comprenant une carte grise, l’assurance, la vignette éventuelle, la visite technique


1 jour après l’accomplissement de la formalité

Elaboration d’un rapport annueld’utilisation des véhicules et évaluation de ses frais de fonctionnement


Avant le 30 octobre de chaque année

Budgétisation des frais de fonctionnement de chaque véhicule

UCP – Coordonnateur et Responsable administratif et financier




Nettoyage et contrôle quotidien

Nettoyage, vérification du niveau d’huile,d’eau du radiateur, de la batterie,contrôle des pneus et de la situation extérieur

UCP – Chauffeur ou Détenteur

Chaque jour avant le premier démarrage

Entretien périodiqueet petites réparations

Etablissement d’un bon d’entretien pourvidanger le moteur, changer les filtres, graisser ou pour faire les petites réparations

UCP - Responsable de la Logistique sur demande de l’Utilisateur ou sur la base du carnet de bord

Le jour d’identification ou de demande

Annexe 25 : Bon d’entretien et de réparation

Visa du bon UCP – Chauffeur ou détenteur

Le jour de préparation

Validation du bon UCP – Coordonnateur


Remise du bon au garage ou station-service contracté et suivi

UCP – Chauffeur ou détenteur

A partir du jour de signature du bon d’entretien

Mise à jour du carnet de bord, dudossier du véhicule et visa de la facture

UCP – Chauffeur ou détenteur avec l’appui du Responsable de la Logistique

Le jour d’achèvement de l’entretien ou de la réparation

Transmission de la facture et du bon de réparation pour Paiement

UCP –Secrétaire de Direction

Dès dépôt du dossier de règlement par le fournisseur

Contrôle et paiement

UCP – Coordonnateur avec l’appui du Responsable Administratif et Financier

5 jours au plus tard à compter de la notification du Coordonnateur

Grosses réparations (Changementsd’organes importants,révision moteur)

Etablissement d’un bon de grosse réparation

UCP - Responsable de la Logistique sur demande de l’Utilisateur ou sur la base du carnet de bord

Le jour d’identification ou de demande

Visa du bon UCP – Chauffeur ou détenteur

Le jour de préparation

Validation du bon UCP – Coordonnateur


Lancement de la procédure

UCP – Responsable de la passation des marchés avec

Le jour de signature du bon d’entretien



l’appui du Responsable de la Logistique

Suivi et réception des réparations

UCP – Chauffeur ou détenteur

A partir du jour de signature de notification de la commande au fournisseur retenu

Mise à jour du carnet de bord et dudossier du véhicule et visa de la facture

UCP – Chauffeur ou détenteur avec l’appui du Resposable de la Logistique

Le jour d’achèvement de l’entretien ou de la réparation

Transmission de la facture et du bon de réparation pour Paiement

UCP –Secrétaire de Direction

Dès dépôt du dossier de règlement par le fournisseur

Contrôle et paiement

UCP – Coordonnateur et Responsable Administratif et Financier

Gestion du carburant

Identification du besoin annuel



Acquisition des tickets de carburant

UCP – Responsable de la passation des marchés et Responsable Administratif et Financier

Le jour prévu au plan de passation des marchés

Réception et classement des tickets de carburant et ouverture de la fiche de stock

UCP –Comptable Le jour prévu Annexe 22 : Fiche de stock

Calcul du carburant nécessaire pourchaque activité

UCP –Responsable Administratif et Financier avec l’appui du Responsable de la Logistique

1 jour avant l’activité prévu ou 30 minutes avant la sortie du véhicule

Remise des quantités estimées au Chauffeur ou au détenteur

UCP –Comptable A chaque sortie de véhicule ou en cas de besoin

Mise à jour de la fiche de stock pour

UCP –Comptable Dès remise des tickets



le constat de la sortie du carburant et son émargement par le bénéficiaireElaboration d’une situation mensuelle

UCP –Responsable Administratif et Financier et Comptable

Le 5 du mois suivant

Annexe 26 : Situation mensuelle de consommation du carburant

b. Gestion des autres immobilisations

Les autres immobilisations sont constituées de tous les biens et valeurs destinés à rester durablement qu’il s’agisse :

- des immobilisations corporelles : terrains, bâtiments, agencements, machines, mobilier, etc. ; et

- des immobilisations incorporelles : grosses réparations, brevet, licence, etc.

Une immobilisation au sens du présent manuel est donc tout bien appartenant au PRAPS qui ne se consomme pas au premier usage mais et qui est destiné à être utilisé de façon durable par l’UCP.

Ces immobilisations doivent donc faire l’objet d’une surveillance particulière. La gestion et le suivi physique et comptable des immobilisations sont assurés par le Responsable Administratif et Financier par le biais du module « Immobilisations » dans le logiciel utilisé.

L’objectif de la procédure des immobilisations est :- d’enregistrer chronologiquement les acquisitions à leur coût historique,- d’assurer leur identification permanente,- de contrôler l’entretien pour optimiser la durée de vie des immobilisations,- d’effectuer périodiquement le rapprochement entre les inventaires physiques des dites

immobilisations et leur enregistrement comptable, et- d’identifier les mises au rebut ou les cessions.

La procédure de gestion des immobilisations comprend les phases suivantes :- l’acquisition et l’identification ;- l’entretien et la réparation ; et- la sortie.

Généralement, les catégories d’immobilisations suivent le plan comptable général, à savoir :- Terrains,- Bâtiments- Matériel de bureau- Matériel informatique- Matériel d’exploitation- Mobilier de bureau- Matériel de transport- Agencement, Aménagement et Installation



Le Projet doit prendre les précautions nécessaires, notamment en matière d’assurance et d’entretien, pour que les immobilisations soient maintenues dans un état permettant la meilleure utilisation possible.

Les immobilisations doivent être correctement assurées contre tout risque d’incendie, vol, responsabilité civile, etc., et doivent aussi faire l’objet d’un entretien préventif afin que leur utilisation se fasse dans les meilleures conditions.

La procédure de suivi des immobilisations à mettre en place se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexePris en charge Réception de

l’immobilisation par signature du PV de réception ou du BL

UCP – Commission de réception ou Responsable de la Logistique


Ouverture du dossier comprenant les principales pièces produites dans le cadre de l’acquisition (facture du fournisseur, du PV de réception ou bon de livraison, carte grise, titre foncier, etc.)


Dès signature du PV de réception ou du BL

Sécurisation de l’immobilisation


Dès réception

Codification de l’immobilisation (numéro d’ordre de l’immobilisation et de l’année d’acquisition). Mention du code sur le dossier.Transcription du code sur l’immobilisation


1 jour après la réception

Ouverture du fiche individuelle de l’immobilisation


Dès codification Annexe 27: Fiche d’immobilisation

Rangement de la fiche dans le dossierTransmission du dossier au comptable pour saisie


Dès codification

Réception de l’original du dossier du comptable faisant


1 jour après codification



mention du numéro de saisie et des comptes mouvementésReporte le numéro de saisie sur la fiche d’immobilisation et classe le dossierTransfert de propriété au nom du Projet, notamment, pour le matériel de transport, les terrains, les bâtimentsClassement du titre dans le dossier

UCP –Responsable Administratif et Financier

Dès réception

Affectation de l’immobilisation

NB : L’immobilisation peut faire l’objet d’une affectation dès sa réception après sa codification en cas de manque de lieu de sécurisation

Préparation d’un bon d’affectation qui sert de fiche de détenteur


Dès comptabilisation

Annexe 28 : Bon d’affectation

Signature du bon d’affectation

UCP- Coordonnateur

1 jour après comptabilisation

Remise de l’immobilisation au détenteur contre décharge sur le bon d’affectation

UCP –Responsable de la Logistique et Détenteur

Dès signature du bon d’affectation

Classement du double du bon d’affectation dans le dossier de l’immobilisation


Dès affectation

Protection et Entretien

Souscription d’une police d’assurance, notamment, pour le matériel de transport

UCP - Responsable administratif et financier avec l’appui du Responsable de la Logistique

Le jour de la réception de l’acte de propriété et avant affectation

Conclure, de préférence, un contrat deMaintenance, notamment, pour le matériel de transport, matérielinformatique, climatiseurs.A défaut, procédure est

UCP – Responsable de la Passation des Marchés avec l’appui du Responsable administratif et financier

Au début de chaque exercice



la même que pour le matériel de transport

Perte et mise au rebut

Constatation de la non fonctionnalité et échecdes tentatives de réparation Ou Etablissement d’une déclaration de perte

UCP – Détenteur Dès le constat

Préparation d’une fiche de sortie


A partir du jour de signature du bon d’entretien

Annexe 29 : Fiche de sortie

Validation et signature de la fiche de sortie

UCP – Coordonnateur, Responsable Administratif et Financier et Détenteur

1 jour après le constat

Comptabilisation de la sortie sur la base de l’original du dossier

UCP- Comptable Dès signature de la fiche de sortie

Classement du double dans le dossier de l’immobilisation et mise à jour du fichier d’immobilisation extracomptable


Dès comptabilisation

Organisation de la réforme en cas de mise au rebut

UCP - Responsable de la Passation des Marchés avec l’appui du Responsable administratif et financier

Dès comptabilisation de la sortie

Comptabilisation de la vente et suivi de l’encaissement du prix de cession

UCP - Comptable Dès réception du dossier de vente

Transfert de détention

Préparation d’un bon de transfert


Dès l’intention sur instruction du Coordonnateur

Annexe 30: Bordereau de transfert

Signature du bordereau UCP - Coordonnateur

Dès préparation

Transfert de détention par signature du bordereau de transfert


Dès signature du bordereau



par l’ancien et le nouveau détenteurClassement du bordereau dans le dossier de l’immobilisation

Inventairephysiqueannuel

Création de la commission d’inventaire


Le premier jour ouvrable de la dernière semaine du mois décembre de chaque année

Préparation des états d’inventaire faisant mention des lieux à visiterRemise des états au président de la commission

UCP – Responsable administratif et financier

1 jour après création de la commission

Annexe 31 : Etat d’inventaire

Comptage, constatationet contrôle de la présencephysique des immobilisations et de leur étatConstatation des écarts éventuels

UCP- Commission Le dernier jour ouvrable de l’exercice

Etablissement d’une liste des manquants

UCP – Responsable administratif et financier

Le premier jour ouvrable de l’exercice suivant

Prise de décision et annotation

UCP - Coordonnateur

Au plus tard le 15 janvier

Exécution de la décision UCP – Responsable auquel la décision a été annotée

Au plus tard le 28 février



IV. Procédures financières, budgétaires et comptables

1. Descriptif des procédures de gestion financièreL’UCP est responsable de la gestion financière de l’ensemble des activités du Projet. Ce mandat comprend, notamment, pour l’exécution du budget et du programme d’activité :

- la gestion des financements,- la gestion de la trésorerie, et- la production de rapports financiers.

Les fonds reçus de l’IDA et de l’Etat mauritanien seront gérés à travers des comptes bancaires séparés.

Les fonds du Projet doivent servir exclusivement aux financements des activités prévues dans le cadre des Composantes du PRAPS.

Le gouvernement mauritanien verse une avance de fonds pour le paiement des dépenses des six (6) premiers mois d’activité. Les fonds de l’IDA seront versés sur la base des instructions mentionnées dans la Lettre de Décaissement et l’Accord de Financement.

Le PRAPS doit veiller à ce que tous les montants versés par l’IDA et par le gouvernement mauritanien soient comptabilisés et doit rendre compte de leur utilisation dans le délai requis.

A. Description du système de gestion financière

a) Présentation générale

Le système de gestion financière du Projet doit permettre à l’UCP d’assumer pleinement le rôle qu’elle doit jouer en matière de gestion financière.

Ce système de gestion financière doit aussi tenir compte des obligations en matière de rapports de gestion prévues dans l’Accord de Financement et doit aussi permettre de maintenir au sein de l’UCP un contrôle interne adéquat sur les ressources mises à la disposition par l’IDA et par le Gouvernement mauritanien.

b) Organisation financière

La comptabilité du PRAPS de toutes les opérations réalisées dans le cadre du Projet est tenue par l’UCP sous la responsabilité du Coordonnateur et du RAF appuyé par ses assistants.

La comptabilité est à tenir dans un système intégré sur un logiciel jugé acceptable par l’IDA.

La comptabilité générale saisit et classe toutes les données nécessaires à la réalisation du Projet. Elle est complétée par une comptabilité analytique par composantes, postes budgétaires, codes géographiques et catégories financières des accords de financement.

Le système comptable proposé pour le PRAPS repose sur une comptabilité d’engagement. Il a pour objectifs, non seulement de fournir aux utilisateurs des informations historiques, fiables, traitées dans les normes, mais constituant aussi une base certaine pour leurs exercices de prévisions. Il est



évolutif et tient compte des besoins en informations prévisionnelles, notamment celles requises par l’IDA.

L’ensemble de ce système fonctionnera, dans le respect des principes comptables généralement admis.

La comptabilité doit enregistrer toutes les opérations au jour le jour et en particulier les engagements permettant de constater les dettes et les créances dès leur naissance.

B. Gestion des financements

Le PRAPS bénéficie de deux sources de financement :- Les ressources IDA dans le cadre de la convention du Don,- Les ressources du gouvernement mauritanien.

Les fonds sont gérés suivant les procédures spécifiques de Banque et les dispositions du présent manuel d’exécution et en particulier son Tome 2 relatif aux procédures administratives, financières et comptables.

Les procédures financières qui en découlent traitent des trois aspects suivants :- la mobilisation des ressources,- la gestion de la trésorerie,- la production des états périodiques.

a) Mobilisation des fondsLa mobilisation des fonds diffère selon la nature du bailleur.

1. Mobilisation des fonds de l’IDA

Les fonds de l’IDA sont retirés du Compte du Don au moyen des demandes de retrait qui sont utilisées soit pour :

- demander le versement d’une avance à un Compte Désigné pour financer les premières activités,

- obtenir la reconstitution des comptes désignés (demande de renouvellement ou de retrait de fonds - DRF),

- demander le règlement direct de sommes dues à une tierce personne (demande de paiement direct - DPD), et

- opérer un engagement spécial.

i) Procédure d’avance

Par cette méthode, l’IDA verse une Avance de Fonds dans le Compte désigné concerné pour le financement de dépenses éligibles au fur et à mesure qu’elles sont encourues et pour lesquelles des pièces justificatives seront présentées à une date ultérieure. Cette avance a été fixée dans l’Accord de financement à 3.000.000 Dollars US.

L’avance est accordée suite à une DRF établie suivant la même procédure ci-dessous.



ii) Procédure d’élaboration des DRF

Par cette méthode, l’IDA rembourse les montants des dépenses, dont le financement est autorisé conformément à l’Accord de Financement (dépenses éligibles), préfinancées sur les ressources mobilisées par le gouvernement ou sur l’avance accordée.

La DRF doit :- être signée par le RAF et par le Coordonnateur ;- comporter le montant demandé ainsi que toutes les autres instructions de paiement,- respecter les conditions de l’accord de financement ;- être appuyée par les pièces justificatives requises en vue d’attester l’admissibilité des biens,

travaux ou services et l’existence que le solde des fonds affectés aux catégories concernées couvre le montant demandé.

Les pièces justificatives doivent comprendre, notamment :- les factures fournisseurs ;- l’état certifié des dépenses conforme au modèle en Annexe 32 pour toutes les dépenses

engagées au cours de la période de référence ;- la liste des paiements au titre de contrats qui font l'objet d'un examen préalable de la

banque conforme au modèle en Annexe 33.

La responsabilité de l’élaboration des DRF incombe au Coordonnateur de l’UCP dont la fréquence d’élaboration est fonction du rythme des dépenses.

La DRF doit être établie lorsque le montant de l’avance a été utilisé à hauteur du pourcentage convenu et que tous les montants utilisés ont fait l’objet d’une justification.

La procédure d’élaboration des DRF se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexePréparation de la DRF

Constatation du besoin de mobilisation des fonds

UCP – RAF avec l’appui du comptable et du RPM

5 jours au plus tard après la fin de chaque mois

Récupération du relevé des banques et du Trésor et Préparation et validation des états de rapprochement entre le solde effectif du Compte Spécial en USD et le montant de l’avance de l’IDA

UCP – RAF avec l’appui du comptable

2 jours au plus tard après confirmation du besoin

Préparation du dossier de retrait comprenant l’état de rapprochement du Compte Spécial, les relevés bancaires, la DRF et toutes les annexes (relevé de dépenses ou pièces justificatives de dépenses.


4 jours au plus tard après préparation de l’état de rapprochement

Contrôle et validation de la DRF

Examen des documents, visa de la DRF et transmission du dossier au Coordonnateur

UCP – RAF Dès préparation de dossier



Examen des documents soumis, visa et signature de tous les documents et transmission d’un scan de la DRF et ses annexes à la signature du Directeur Général des Programmes et Projets d’Investissements (DGPPI) du MAED


1 jour après soumission du dossier

Validation électronique de la DRF, conservation d’un exemplaire pour le classement du MAED et renvoi du dossier à l’UCP

MAED – DGPPI 2 jours après soumission du dossier

Approbation de la DRF et mobilisation des fonds

Transmission d’un exemplaire électronique du dossier à la Mission Résidente de la Banque mondiale et d’un exemplaire à l’UCP pour traitement comptable, suivi et classement dans un classeur spécial par RAF

MAED – DGPPI 1 jour après réception du dossier validé par le MAED

Comparaison de l’avis de paiement reçu de la Banque avec la DRF et, le cas échéant, analyse les écarts et rend compte au Coordonnateur

UCP – RAF Dès réception de l’avis

Obtient l’avis de crédit au Compte Spécial en USD et s’assure que l’avis de crédit est conforme à l’avis de paiement et classe les deux documents dans des classeurs prévus à cette fin

UCP – RAF Dès réception de l’avis

Iii. Procédure d’élaboration des DPD

La procédure de paiement direct consiste à faire payer les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par l’IDA en contrepartie des fournitures livrées, travaux et prestations effectués. Elle est à utiliser pour tous les paiements en devise effectués en faveur de fournisseurs et consultants non-résident en Mauritanie.

La DPD doit être appuyée de pièces attestant que les dépenses sont admissibles et éligibles, comme notamment, les factures des fournisseurs et les justificatifs de la livraison et de l'acceptation par le destinataire des biens ou des services objet de la commande.

La procédure de paiement direct passe par les cinq étapes suivantes :- la préparation de la DPD,- le contrôle et la validation de la DPD,- la transmission de la DPD à l’IDA,- l’exécution du paiement par l’IDA, et- l’information du PRAPS.

Avant préparation de la DPD, le RAF doit vérifier son éligibilité au paiement direct par rapport aux termes de l’accord de financement et de la lettre de décaissement.



La DPD est complétée par :- la facture,- le bon de commande et/ou le contrat,- le bordereau de livraison ou le procès-verbal (PV) de réception et éventuellement, un

certificat des travaux délivré par le contrôleur des travaux (maitre d’œuvre),- l’avis de non-objection.

L’ UCP doit remplir le formulaire de la DPD en ligne.

La procédure d’élaboration des DRF se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexePréparation de la DPD

Réception la facturation du fournisseur ou du consultant et annotation pour paiement direct au RAF


Dès réception de la facture

Examen de la demande pour s’assurer qu’elle correspond aux spécifications souhaitées et surtout que les instructions de paiement sont exactes et complètes


2 jours au plus tard après réception de la facture

Établissement d’un état récapitulatif certifié des dépenses par catégorie de financement si le règlement demandé comporte plusieurs factures


2 jours au plus tard après réception de la facture

Préparation du dossier comprenant, la DPD et ses pièces justificatives

UCP – RAF 5 jours au plus tard après réception de la facture

Contrôle et validation de la DPD

Examen des documents, visa de la DPD et transmission du dossier au Coordonnateur

UCP – RAF Dès préparation de dossier

Examen les documents soumis, visa et signature de tous les documents et transmission de la DDP à la signature du DGPPI du MAED


1 jour après soumission du dossier

Validation électronique de la DPD, conservation d’un exemplaire pour le classement du MAED et renvoi du dossier à l’ UCP

MAED – DGPPI 2 jours après soumission du dossier

Approbation de la DPD et paiement du fournisseur ou

Transmission d’un exemplaire électronique du dossier à la Mission Résidente de la Banque mondiale et d’un exemplaire au

MAED – DGPPI 1 jour après réception du dossier validé par le MAED



de consultant à l’UCP pour traitement comptable, suivi et classement dans un classeur spécial par le RAFVérification de l’exactitude du relevé mensuel et de l’avis de paiement des décaissements reçus de la Banque mondiale et sa conformité avec les transactions du mois et rend compte au Coordonnateur

UCP – RAF Dès réception du relevé

Classement du relevé mensuel dans le classeur approprié

UCP – RAF Dès achèvement du contrôle

iv. Validation et transmission des DRF et des DPD

La DRF et la DPD doivent faire l’objet d’un contrôle avant transmission au MAED par le RAF qui vérifie :

- la numérotation séquentielle des demandes,- le remplissage des formulaires,- l’existence et la régularité des pièces justificative,- l’éligibilité des dépenses,- l’exactitude des calculs des états récapitulatifs, et- l’état de rapprochement du compte spécial.

La demande et ses pièces justificatives font ensuite l’objet d’un scan et d’une transmission électronique au DGPPI via le système client-connections qui les fait suivre à l’IDA en cas d’acceptation.

En cas de rejet, la DRF est retournée à l’UCP pour correction et levée des réserves.

v. Engagement spécial

Par cette méthode, l’IDA verse des fonds à une tierce partie pour des dépenses éligibles au titre d’engagements spéciaux pris, par écrit, à la demande et aux conditions convenues entre la Banque et le PRAPS.

L’engagement spécial pour les importations de biens et services n’est pas prévu dans le cadre des opérations à réaliser par le Projet. Au cas, ou il serait éventuellement utilisé, il doit être appuyé par la lettre de crédit et une copie du contrat ou du marché en objet.

vi . Renouvellement des fonds

Le réapprovisionnement des comptes se fera uniquement via la Demande de Retrait de Fonds (DRF) appuyées par des relevés de dépenses (SOE).

La DRF peut être faite mensuellement ou plus fréquemment si la situation l'exige.


World BankCompte du Don

(Mauritanie)(Washington)

Compte désigné (Banque Nouakchott)

Entreprises, fournisseurs de services

Compte fonds de contrepartie(Trésor public)

Compte projet(Banque Nouakchott)

Rapports et pièces

Ministère de l’Élevage

Rapports financiers

intérimaires

DRF


2. Mobilisation des fonds de l’Etat mauritanienLes fonds de l’Etat sont mobilisés suivant la procédure nationale pour le versement des subventions.

b. Périodicité de la mobilisation des fonds

L’alimentation du Compte A pour le financement des composantes du Projet se fait par prélèvement par l’IDA sur le compte de Don. Ce prélèvement se fait mensuellement ou selon le niveau de consommation des fonds suivant l’un des modes de décaissement (avance ou DRF, DPD ou engagement spécial).

Les fonds de l’Etat mauritanien pour le financement des activités du Projet doivent être mobilisés en deux tranches au plus tard le 15 février et le 15 juillet de chaque année. La tranche à verser doit correspondre au montant indiqué dans le Plan de Travail et Budget Annuel correspondant au semestre suivant pour le financement des activités des composantes.

Les fonds de l’Etat mauritanien pour le financement des activités des composantes du Projet doivent être mobilisés au cours de chaque exercice concerné.

C. Gestion de la trésorerie

1. Comptes du ProjetLes principaux flux financiers du Projet sont illustrés dans le schéma suivant :

L’utilisation des fonds de l’IDA pour le financement des activités du Projet se fera à travers le compte désigné suivant :



- Compte Désigné de reconstitution des fonds IDA: financement des activités des composantes du Projet ;

Les fonds de contrepartie à mobiliser par le Gouvernement mauritanien sont utilisés pour financer les dépenses d’investissements et charges récurrentes (travaux, fournitures, formations, services de consultants et charges d’exploitation) prévus dans le cadre du Projet.

L’utilisation des fonds mobilisés par l’Etat pour le financement des activités du Projet se fera à travers le compte en ouguiya :

- Compte au Trésor : financement des activités des composantes du Projet.

Dans le cadre du Projet, les comptes seront ouverts comme suit :- le compte désigné de reconstitution des fonds de l’IDA en devises auprès d’une banque

commerciale locale à Nouakchott acceptable par l’IDA ;- Un compte divisionnaire en ouguiya auprès d’une banque commerciale locale à Nouakchott

acceptable pour l’IDA ; et- le compte du Projet en Ouguiya (MRO), auprès du Trésor public.

Le Compte désigné est destiné à recevoir les fonds destinés au financement des actions prévues dans les différentes composantes du PRAPS. Il est alimenté directement par l’IDA. Il permet d’alimenter un compte divisionnaire en ouguiya pour le besoin de paiement des opérations locales. Les paiements en devises éventuels pourront être effectués directement à partir de ce compte désigné.

Le Compte du Trésor a exclusivement pour objet de recevoir les fonds alloués par le gouvernement au financement des composantes du Projet.

Le Compte désigné et le compte du Trésor seront maintenus ouverts pendant la période d’exécution du Projet.

Le compte Désigné est géré par l’UCP qui prépare les demandes de retrait et les adresse à l’IDA suivant la procédure décrite ci-haut. L’ UCP gère aussi le compte du Trésor.

Les compte Désigné et celui du Trésor sont rapprochés mensuellement sur la base de relevés reçus conformément au modèle d’état de rapprochement disponible en Annexe 34 qui permet la réconciliation entre les comptes bancaires tenus par le Projet et ceux tenus par la Banque commerciale et le Trésor public.

A la fin du Projet, l’avance permanente sera recouvrée de façon progressive par imputation sur les montants de dépenses demandées en remboursement.

2. Pouvoir de signatureLes signatures autorisées pour les paiements sur tous les comptes du Projet sont celles, conjointes, du Coordonnateur et du Responsable Administratif et Financier (RAF).



Leurs spécimens de signature doivent être déposés au Trésor Public, à la Banque Centrale de Mauritanie, à la Banque locale gestionnaire des fonds et doivent être envoyés à l’IDA et éventuellement aux autres bailleurs de fonds.

En cas de remplacement, les nouveaux spécimens doivent être déposés dans un délai d’un jour à compter de la prise de fonction.

En cas d’empêchement provisoire, un intérimaire peut être désigné suivant la procédure de nomination. En cas de désignation, son spécimen de signature doit être déposé par acte indiquant la durée de l’intérim.

Tout titre de paiement doit être signé au préalable par le RAF avant d’être soumis à la double signature du Coordonnateur.

3. Utilisation des fondsLes retraits effectués dans le cadre du crédit sont utilisés pour financer les dépenses d’investissements et charges récurrentes (travaux, fournitures, formation, services de consultants et charges d’exploitation de l’UCP, y compris les fournitures de bureau, le carburant et l’entretien des véhicules, l’entretien des matériels, les frais de téléphone, et les frais d’assurance des véhicules, et des matériels et meubles de bureau, les commissions bancaires et de services, les frais de déplacement et de supervision, les honoraires, etc.) prévus dans le cadre du Projet.

Le paiement d’un fournisseur ou d’un prestataire de service s’effectue après la livraison des biens et services. Des avances peuvent être exceptionnellement versées, sur présentation d’une facture, à condition d’être prévues dans les contrats ou marchés, acceptées par l’IDA et d’être sous-tendus par des cautions bancaires du même montant. Les avances inferieures ou égales à 20% peuvent être payées aux consultants individuels.

Les décaissements seront réalisés selon les catégories de dépenses et sur la base des montants et pourcentages prévues dans le PAD et l’Accord de Financement.

Le coût de la facture des fournisseurs n’est pas partagé entre l’IDA, et la partie mauritanienne, ce qui signifie qu’aucun partage des factures des fournisseurs n’est fait lors du règlement. La facture est imputée en totalité (100%) sur l’un des bailleurs conformément au plan de travail annuel adopté et dans la limite des plafonds prévus dans l’Accord de Financement.

La remise de chèque au bénéficiaire doit se faire contre décharge sur l’ordre de paiement ou sur une photocopie du chèque qui doit être annexée au dossier de règlement. Les justificatifs des règlements par virement doivent être annexés au dossier de règlement.

D. Rapports et états financiers à produire

Pour permettre une supervision régulière du Projet en dehors des missions de supervision, l’Unité de Coordination du Projet (UCP) est tenue de préparer et de soumettre à la Banque Mondiale :

- un rapport de suivi financier trimestriel (RSF) au plus tard 45 jours après la fin de chaque trimestre ; et



- des états financiers du Projet au plus tard 90 jours après la fin de chaque exercice.

1. Rapport de Suivi financier (RSF)Les RSF comprennent une partie sur la situation financière, une partie sur la passation de marchés et une partie sur l’avancement physique du projet avec des indicateurs.

Les RSF feront partie intégrante du rapport d’activité et peuvent également servir de base à la réalimentation du compte spécial par la Banque Mondiale.

Ils doivent être accompagnés d’un texte narratif résumant les faits saillants concernant l’évaluation du Projet, y compris les difficultés de mise en œuvre et retard ainsi que les mesures prises pour y remédier.

Le Rapport de Suivi Financier trimestriel est appuyé par un rapport d’activité qui comprend :- une description succincte des objectifs du trimestre ;- une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs

du trimestre ;- une analyse détaillée de l’exécution des budgets par composante ;- une analyse détaillée de l’avancement matériel de l’exécution du PRAPS cumulativement et

pour la période couverte par le rapport ; et- une analyse des écarts et des propositions de mesures correctives.

2. Etats financiersLes états financiers de synthèse du Projet comprennent : - Un Bilan.- Un Compte de fonctionnement.- Un Tableau ressources emplois.- Un Tableau des décaissements.- Une Note d’information sur les comptes, accompagnée d’annexes.

Ces états doivent être produits par le comptable et le Responsable Administratif et Financier avec l’appui de son Adjoint dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice et ils se décrivent ainsi :

- Bilan : Le bilan décrit, à la clôture de l’exercice, la situation d’actif et de passif du Projet, et fait apparaître ses moyens de financements. Toutes les dépenses de fonctionnement du Projet font l’objet d’un transfert de charges de manière à ce que le Bilan fasse apparaître les ressources (dotations de financement) et les emplois (valeurs immobilisés et autres emplois).

- Concernant les immobilisations, les biens appartenant à l’UCP sont distingués de ceux affectés aux autres composantes bénéficiaires et des réalisations effectuées par les Structures déconcentrées. D’une manière générale, le Bilan récapitule, à l’actif, les comptes débiteurs de la classe 1 à la classe 5 et au passif les comptes créditeurs de ces mêmes classes. Le modèle du Bilan figure ci-après en Annexe 35(tableau A).

- Compte de fonctionnement : Ce compte récapitule au débit les charges de l’exercice et au crédit le compte de transfert des charges et les recettes de vente des DAO. Le compte de fonctionnement ne fait pas apparaître de Résultat (bénéfice ou perte) car le Projet n’a pas d’activité lucrative. Le résultat est constitué uniquement des recettes de vente des DAO. Le modèle du compte de fonctionnement figure en Annexe 35 (Tableau B).

- Tableau ressources – emplois : Le tableau ressources emplois récapitule l’ensemble des opérations d’investissement et de charges du Projet pour chaque exercice. Il permet de



séparer les consommations du Projet en financements mobilisés et en financements à mobiliser. Les financements mobilisés sont ventilés en fonction des différents volets du Projet et par bailleurs de fonds. Les financements à mobiliser sont regroupés dans une seule rubrique en attendant leur mobilisation. Le modèle du tableau ressources-emplois figure en Annexe 35 (Tableau C).

- Tableau des décaissements : Ce tableau détaillé par bailleurs, récapitule les décaissements par catégories et en diverses monnaies. Le modèle du tableau de décaissement figure en Annexe 35 (Tableau D).

- Note d’Information sur les Comptes : Les références à porter dans la colonne « notes complémentaires » au niveau du bilan et du compte de fonctionnement doivent notamment comprendre : Les règles et méthodes comptables appliquées. Les compléments d’informations relatifs aux comptes de bilan :

o Acquisitions d’immobilisations ventilées par Composante du Projet ;o Etat récapitulatif des immobilisations affectées par composante du Projet.

Les compléments d’informations relatifs aux charges de l’exerciceo Compte de fonctionnement détaillé (charges).o Charges de l’exercice ventilées par composante du Projet et par bailleurs de fonds.

Etats des demandes de décaissements.

2. Planification et suivi budgétairea. Préparation du programme de travail et du budget annuel (PTBA)

Le budget est un outil de planification, de surveillance et d’information financière utilisé pour l'allocation des ressources, l'exécution et le suivi des activités du Projet (suivi physique et suivi financier). Il décrit les actions que le Projet entend exécuter pendant l'année ainsi que les ressources allouées ou à mobiliser pour leur mise en œuvre.

Le budget est donc l’acte qui autorise le Coordonnateur à exécuter des dépenses sur la base des recettes prévisionnelles. Il est établi pour l’année civile du 1er janvier au 31 décembre (principe d’annualité) et reprend l’ensemble des recettes et dépenses (principe d’universalité) sans compensation entre recettes et dépenses (principe de non-contraction) dans un document unique (principe de l’unité).

Le budget comprend : - Le rapport d'orientation ou de présentation ; et - Le budget proprement dit ou document budgétaire qui comprend les trois documents

suivants : Le budget initial qui constitue le principal document budgétaire et le seul

obligatoire : il présente l’ensemble des prévisions de recettes et de dépenses de l’exercice,

Le budget complémentaire qui reprend le résultat de l’exercice antérieur (solde en trésorerie, ressources à mobiliser, ressources encours de mobilisation, dépenses à engager et dépenses à régler),

Les décisions modificatives qui permettent d’ajuster les prévisions en fonction de l’exécution budgétaire et opérer des additifs ponctuels lors de la mobilisation de nouvelles ressources.



Le budget est présenté en deux parties ; la partie recette et la partie dépense. Les recettes sont classées par sources de financement (sections) et les dépenses sont classées en deux sections (fonctionnement, équipement et investissement).

Chaque section peut être divisée en chapitres, articles et paragraphes. Les articles regroupent les paragraphes et les chapitres regroupent les articles.

Le budget, qui doit être équilibré en recettes et en dépenses, est soumis au Comité Technique appuyé d’un rapport de présentation détaillé et à l’IDA pour non-objection après adoption par le Comité Technique.

Le budget, élaboré en même temps que le programme de travail annuel (PTA), comprend :- la description des activités et les objectifs visés,- le bilan d’exécution au 15 septembre du PTBA précédent,- les programmes d’activités budgétisés par composante,- le plan de financement des activités,- le plan de passation des marchés, - la situation des engagements encours, et- le chronogramme des activités.

Le budget est établi sur la base des activités programmées au titre de l’année qui suit conformément aux dispositions de l’Accord de financement et aux objectifs du PRAPS.Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget qui se base sur les activités décrites dans le présent manuel pour chaque composante du Projet.

Les prévisions budgétaires seront établies conformément aux montants prévus dans le plan de passation des marchés et à l’enveloppe budgétaire prévues par l’Accord de Financement.

Le budget peut faire l’objet d’un amendement en cours d’exercice suivant la même procédure que celle de l’élaboration du budget initial.

Toute dépense engagée est imputée sur une ligne budgétaire afin de faciliter le suivi régulier de l’exécution budgétaire.

La présente procédure décrit les mécanismes et les supports de collecte, de traitement, de validation des données budgétaires de l’Exercice.

La gestion budgétaire du Projet se situe à deux niveaux :- l’Unité de Coordination du Projet (UCP) pour les activités des composantes du Projet. et pour

les actions à réaliser pour le compte des Structures déconcentrées dans le cadre des activités des autres composantes; et

La gestion budgétaire du Projet nécessite les phases suivantes :- l’élaboration du projet de budget du Projet par l’UCP ;- l’examen et l’approbation du budget par le Comité Technique ;- l’acceptation du budget par l’IDA (non-objection) ;- la saisie du budget ;- la saisie au jour le jour des écritures de dépenses et d’engagements de dépenses ;- la comparaison période des postes budgétisés avec les dépenses et engagements de

dépenses réalisés ; et- l’analyse des écarts pour prise de mesures correctives.



Le processus d’élaboration du Programme de Travail et du Budget Annuel (PTBA) du PRAPS de l’exercice suivant doit être terminé au plus tard le 31 décembre de l’exercice budgétaire en cours. La préparation du budget d’un exercice sera initiée au plus tôt pour tenir compte des délais d’acheminement des documents aux différents acteurs impliqués dans la réalisation de cette tâche et d’approbation.

La procédure d’élaboration du budget se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeElaborationdes plans detravail annuels des structures

Préparation et transmission d’un courrier de rappel pour la présentation du budget faisant mention de la programmation annuelle des activités pour l’atteinte des ODP


Le 01 octobre de chaque année

Préparation du programme de travail et du budget annuel

Structures déconcentrées de l’Etat

Avant le 15 septembre de chaque année

Préparation du budget annuel

Préparation du budget de l’ UCP

UCP – Coordonnateur et Responsable Administratif et Financier avec l’appui des autres Structures

Avant le 15 septembre de chaque année

Consolidation du budget global du PRAPS et préparation d’un rapport de présentation


Au plus tard le 25 septembre de chaque année

Annexe 36: Modèle de budget

Adoption du budget Comité Technique 25 septembre de chaque année

Prise en compte des recommandations du CT

UCP - Coordonnateur 3 jours après adoption

Transmission du budget pour non-objection

UCP - Coordonnateur Avant le 1er

octobre de chaque année

Approbation du budget IDA Avant le 15 octobre de chaque année

Information des structures UCP - Coordonnateur 5 jours après réception de l’avis de non objection

Réajustement du budget

Demande de réajustement Structures déconcentrées ou UCP

En cas de nécessité et avant le 31 juillet

Annexe 37 : Demande d’ajustement budgétaire



Activité Tache Responsable Délai AnnexeAppréciation de l’ajustement et transmission de la demande au Comité Technique

UCP - Coordonnateur 5 jours après réception de la demande

Analyse de la demande et décision

Comité technique 15 jours à compter de la demande

Approbation de la décision d’ajustement

IDA 5 jours après autorisation du CT

Aménagement du budget UCP - Responsable Administratif et Financier

Dès réception de l’avis de non-objection de l’IDA

Information de la structure initiatrice de la demande

UCP - Coordonnateur 1 jour après réception de la non-objection

b. Contrôle du budget

Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions (parfois exprimées en coûts standards ou simplement estimées) et les réalisations effectives. Les qualités requises pour un contrôle budgétaire efficace sont :

- efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la constatation d'erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie dans l'exécution dont il faut déceler les causes ;

- rapidité : un écart constaté risque de s'aggraver si des mesures correctrices ne sont pas prises à temps ;

- fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité.

Le contrôle de l’exécution du budget se fait au niveau de l’IDA sur la base des rapports trimestriels de suivi financier qui rendent compte de l’exécution des programmes d’activité budgétisés.

Il est fait au niveau de l’ UCP comme suit :

- le suivi quotidien qui repose sur le contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de dépenses ;

- le suivi mensuel qui consiste à produire un tableau de bord budgétaire basé sur le niveau de consommation du budget alloué au trimestre. Ces tableaux visent à informer les responsables sur le niveau d’exécution du budget qui doit être rapproché avec le niveau de réalisation des activités. Ils visent également à fournir des indicateurs pour la prise de décision. Le comptable produit le tableau de bord à partir des données comptables enregistrées. Ce tableau de bord est transmis au RAF qui le fait suivre au Coordonnateur.

3. Description des procédures de gestion comptableLe rôle de la fonction comptable est d’enregistrer en permanence les flux du Projet afin de :

- présenter périodiquement la situation financière ;



- répondre aux obligations comptables et fiscales (comptes annuels, préparation des audits externes, documents nécessaires au paiement des cotisations sociales, etc.) ;

- fournir des informations quant aux déboursements effectués au titre de l’accord de crédit ;- analyser les données comptables ;- fournir des informations au travers des états de contrôle budgétaire;

Le système comptable du PRAPS est en partie double et s’articule sur le dispositif général du Plan Comptable Mauritanien de 1996 et sur les normes comptables internationales (IFRS).

Le système comptable doit assurer :- l’inscription de l’exhaustivité des transactions du Projet ;- la fiabilité des enregistrements en vue de la présentation d’états de synthèse traduisant

fidèlement la situation financière du Projet ;- l’exactitude des enregistrements en vue d’imputer convenablement les opérations au bon

compte ;- la comparaison des réalisations par rapport au budget et ceci préalablement à l’engagement

des dépenses, les écarts budgétaires devant périodiquement être motivés et justifiés dans une analyse spécifique.

La comptabilité du PRAPS doit respecter obligatoirement les principes comptables ci-dessous et produire toutes les sorties et situations utiles pour le suivi financier du Projet à partir de la saisie des données.

Les exercices comptables et financiers sont arrêtés au 31 décembre de chaque année. Il est établi, à cette date, des états financiers de synthèse, préparés conformément aux dispositions du plan comptable.

Les états financiers de synthèse ont pour objet de traduire la situation financière annuelle et les activités du PRAPS. Ils ont, de ce fait, une importance fondamentale.

a. Règles d’imputation

La comptabilité doit respecter dans le cadre du Projet, les obligations comptables suivantes pour chaque rubrique du bilan :

- Immobilisations Incorporelles et Corporelles : Les immobilisations sont comptabilisées à leur coût historique d’acquisition. Les immobilisations doivent faire l’objet d’amortissement linéaire aux taux d’usage définis par le code général des impôts (CGI). Sont considérés comme immobilisation, tous les biens corporels et incorporels acquis dans le cadre du Projet

- Stocks : Aucun stock n’est constitué dans le cadre du Projet. Les fournitures de bureau et les tickets de carburant sont passés directement en charge. Ce n’est qu’à l’inventaire de fin d’année que les stocks existants réellement sont valorisés et réintégrés de manière comptable selon la méthode du coût unitaire moyen pondéré.

- Créances et Dettes en devises : Les créances et dettes sont converties au taux du jour de l’opération.

- En fin d’exercice, elles sont actualisées au taux de change de la Banque Centrale au 31 décembre de l’exercice. Les différences de change sont imputées en écart de conversion à l’Actif et au Passif du Bilan.



- Valeurs Disponibles : Les liquidités en caisse au niveau des régies et au niveau des comptes du Projets ouverts au Trésor public sont évaluées à leur valeur nominale. Les avoirs en devises éventuels sont convertis au taux de change au 31 décembre de l’exercice.

- Charges : Les charges sont comptabilisées dès qu’elles sont probables et font l’objet d’un rattachement en fin d’exercice pour celles courues et non échues. Les amortissements et les provisions sont comptabilisés suivant une périodicité annuelle.

- Produits : Les produits sont comptabilisés dès qu’ils sont certains et font l’objet d’un rattachement en fin d’exercice pour ceux courus et non échus.

- Fonds de dotation : Les fonds de dotation de l’IDA et de l’Etat mauritanien sont constatés dès l’engagement de leur procédure d’encaissement. Les fonds en devises sont convertis au taux de change du jour de l’opération et ne font l’objet d’aucune réévaluation.

- Subventions reçues : Les subventions sont constatées dès leur encaissement ou la réception des objets ou immobilisations selon leur nature (équipement ou fonctionnement). Les subventions en devises sont converties au taux de change du jour de l’opération et ne font l’objet d’aucune réévaluation au 31 décembre de l’exercice.

Les fonds reçus des bailleurs sont traités comme suit :- la partie qui finance les immobilisations est inscrite en subvention d’équipement ;- la partie qui finance les dépenses est inscrite en subvention de fonctionnement ;- la partie non utilisée est inscrite en fonds de roulement ;- les dépenses sont comptabilisées encours d’année et transférées en fin d’exercice par

composante ;- les dotations d’amortissement ne sont pas calculées pour les immobilisations acquises dans

le cadre du projet et par conséquent la quote-part de la subvention d’équipement n’est pas rapportée en produit en fin d’exercice

La comptabilité est tenue en Ouguiya et les opérations en devises sont converties au cours d’achat de la Banque Centrale de Mauritanie (BCM) du jour de l’opération.

b. Documents d’entrée

Les opérations sont enregistrées sur des journaux auxiliaires en utilisant comme support les pièces comptables qui sont le support juridique de la transaction à effectuer. Elles sont constituées, notamment, par :

- Les contrats et marchés,- Les bons de commandes,- Les bulletins de paie,- Les factures,- Les états de versements et avis de crédit, etc.

La procédure d’enregistrement est la suivante : - Tout enregistrement comptable doit être justifié par une pièce appropriée et probante : La

pièce comptable est impérativement le document original. Elle est annexée à la fiche d’imputation produite par le comptable dont le modèle est présenté en Annexe 38.

- Toutes les écritures ont deux numéros d’ordre : Sur chaque pièce comptable, il est mentionné le numéro d’ordre de l’écriture attribué systématiquement par le logiciel et le numéro d’ordre donné par le Comptable.



- Toute pièce justificative doit faire l’objet d’une imputation avant saisie : La pièce justificative sous-tendant l’enregistrement comptable doit faire mention de l’indication du ou des comptes à débiter et à créditer et la mention du code budgétaire, du code analytique et du code géographique.

- Toute pièce justificative doit faire l’objet d’un contrôle avant saisie : La pièce justificative sous-tendant l’enregistrement comptable doit faire l’objet d’un contrôle de réalité, de sincérité et de conformité. Ce contrôle porte, notamment sur :

la conformité de la pièce comptable au bon de la commande ou au contrat, la confirmation que la livraison a été faite ou que le service a été rendu, le contrôle arithmétique des calculs, le contrôle de l’éligibilité de la dépense dans le cas des comptes désignés.

c. Documents de sortie et documents comptables

i. Journaux auxiliairesLa saisie sera effectuée sur les journaux auxiliaires. Les journaux auxiliaires à créer sont :

- Le journal des achats : Il est enregistré dans ce journal les factures d’achats à crédit d’immobilisation et de fonctionnement qui sont payées localement ou directement par le bailleur.

- Pour des raisons d’information et de contrôle interne, les factures sont suivies sur des comptes individuels de fournisseurs.

- Afin de ne pas multiplier les enregistrements, les achats réglés au comptant sont enregistrés uniquement sur les journaux de trésorerie, avec imputation directe aux comptes de charges ou d’immobilisations (pas d’inscription aux comptes de fournisseurs).

- Le journal des salaires : ce journal enregistre toutes les écritures relatives à la paie du personnel et des consultants.

- Le journal des opérations de financement : Ce journal enregistre les opérations affectant les comptes de financement du Projet, y compris les demandes de retrait de fonds et la constatation de leur renouvellement et les règlements directement effectués à partir du compte du crédit par le bailleur de fonds.

- Les journaux de trésorerie : ils comprennent : Le journal de caisse, retraçant toutes les opérations de règlement par caisse. Un journal par compte retraçant les opérations d’alimentation, des retraits et des paiements

l’affectant.- Le Journal des opérations diverses (OD) : Le journal d’OD enregistre les opérations qui ne

sont pas comptabilisées dans les autres journaux auxiliaires et qui n’ont aucune incidence sur la trésorerie.

La codification retenue pour le paramétrage de ces journaux sera aussi simple que possible :- ACH : Journal d’achat ;- SAL : Journal des salaires;- OPF : Journal des opérations de financements ;- CAI : Journal de caisse ;- BQE 1 à n : Journal Compte xxxx ;- ODS : Journal des opérations diverses.



ii. Journal centralisateurPour des raisons de sécurité, les totaux des journaux auxiliaires imprimés du logiciel (en débit et en crédit) feront l’objet d’une centralisation manuelle en fin de chaque trimestre sur un journal centralisateur qui doit être :

côté et paraphé par le Coordonnateur ; et tenu sans altération, ni blanc, ni rature par le RAF.

Les journaux auxiliaires ainsi imprimés seront classés en annexe au journal centralisateur.

iii. Documents de sortie et documents comptables Outre les journaux auxiliaires, le système permettra la production des documents comptables suivants :

- Grand-livre Général (GLG) : Les comptes du grand livre général, qui reprennent une à une les opérations saisies dans les journaux auxiliaires, sont tenus suivant la nature des opérations et la nomenclature du plan comptable.

- Grand Livre Analytique (GLA) : Les comptes analytiques, qui reprennent les données du journal auxiliaire analytique, sont tenus de façon multicritères par catégories des recettes et de dépenses. Les comptes analytiques permettront d’établir, périodiquement les ventilations des recettes et des dépenses par secteur d’assurance maladie.

- Balances générales et analytiques : Les balances générale et analytique sont éditées périodiquement par reprise des soldes des comptes du GLG et du GLA.

- Etat géographique : Les comptes géographiques permettront le suivi des recettes et dépenses par zone géographique, notamment, Commune ou Wilaya.

- Etats budgétaires : Les comptes budgétaires permettront le suivi de l’exécution budgétaire des recettes et des dépenses.

- Etats financiers : Les états financiers de synthèse du Projet.

d. Classement des pièces comptables

Un classeur par journal auxiliaire doit être ouvert par chaque comptable où, au fil des enregistrements comptables, sont classées les pièces par numéro d’ordre affecté par le comptable. Ce classeur sera tenu mensuellement. Cette méthode permettra :

de vérifier facilement la séquence numérique des pièces ; de reclasser facilement une pièce sortie pour usage

Pour les achats à terme, il est classé : avec l’écriture de charges un double de la facture ou de la demande d’acompte. avec l’écriture de règlement, un dossier de règlement.

e. Plans comptable, analytique, budgétaire et géographique et journaux comptables

i. Plan comptableLe plan comptable est le support de la comptabilité générale qui constitue un système d’information destiné à jouer un rôle de gestion et de contrôle. Il doit être établi afin que la comptabilité du Projet soit suffisamment détaillée pour permettre l’enregistrement de toutes les opérations par nature.



Il doit s’inspirer du plan comptable général mauritanien. Le Projet doit donc recourir au plan de comptes normalisés. Ce système comptable retient une codification décimale des comptes avec neuf classes ayant les codes 1 à 9. Les huit premières classes sont réservées à la comptabilité générale, tandis que la comptabilité des engagements et la comptabilité analytique de gestion se partagent la dernière classe.

Les classes 1 à 5 se rapportent aux comptes de bilan : Classe 1 - Comptes de financement Classe 2 - Comptes de valeurs immobilisées Classe 3 - Comptes de stocks Classe 4 - Comptes de tiers Classe 5 - Comptes financiers

Les classes 6 à 8 se rapportent aux comptes de résultat: Classe 6 - Comptes de charges et pertes par nature Classe 7 - Comptes de produits et profits par nature Classe 8 - Comptes de résultats

Chaque classe est divisée en autant de comptes principaux à deux chiffres selon la numérotation du plan comptable mauritanien que de besoins.

Les comptes principaux sont eux aussi subdivisés en comptes divisionnaires à trois chiffres selon la même procédure.

Les comptes divisionnaires sont subdivisés en sous-comptes à six chiffres pour l’enregistrement des opérations du Projet.

Les classes, comptes principaux et comptes divisionnaires sont des comptes centralisateurs et n’enregistrent pas d’opérations.

La structure du plan comptable général doit couvrir tous les besoins possibles, même s’ils ne sont pas évidents a priori et exclure les éléments de la comptabilité analytique (composantes, sous-composantes, catégories, bailleurs de fonds, etc.), car ils seront pris en compte dans le plan analytique. Il en est de même pour le budget et le suivi géographique.

ii. Plan comptable analytiqueLe plan comptable analytique enregistre les opérations par destination conformément aux composantes et sous composantes et aux activités de chaque Sous-composante.

Il permet de faciliter le suivi-évaluation, notamment, par le suivi financier par activité des Sous-composantes.

Les dépenses qui ne peuvent pas être directement imputées par activités, sont imputées dans la Composante 3.

La codification analytique est alphanumérique, constituée de trois caractères ainsi qui suit : n1 n2n3 : n1 : une lettre désignant la composante ; n2 : 2 chiffres désignant la sous-composante ; et



n3 : 1 chiffre désignant l’activité.

Le plan comptable analytique permet d’une manière générale le contrôle de l’activité et du rendement et permet de fournir tous les éléments de nature à éclairer la prise de décision.

iii. Plan géographiqueLe système de suivi géographique détaille les dépenses par zone selon la classification arrêtée. Les comptes géographiques sont générés par les saisies de la comptabilité générale, cela signifie que l’écriture saisie en une seule fois en comptabilité générale, alimentera en même temps la comptabilité géographique.

La codification géographique est numérique permettant un suivi de l’exécution par Commune ou Wilaya. Cette codification est composée de trois caractères comme suit :

- n1 : 1 à 2 chiffres de 01 à 13 désignant la Wilaya concernée ;- n2 : 1 chiffres de 01 à n désignant la Moughataa concernée ; et- n3 : 1 à 2 chiffres de 01 désignant la Commune concernée.

Les opérations non imputées sur une commune sont rattachées au niveau central.

iv. Plan budgétaireLe suivi budgétaire détaille l’analyse des coûts par rubrique. Les détails de cette analyse sont regroupés par composante selon la classification arrêtée. Les codifications budgétaires sont rattachées aux composantes, sous composantes et activités du Projet.

Les réalisations budgétaires sont générées par les saisies de la comptabilité générale, cela signifie que l’écriture saisie en une seule fois en comptabilité générale, alimentera en même temps la comptabilité budgétaire.La codification budgétaire proposée est une codification alphanumérique permettant un suivi budgétaire jusqu’aux activités des sous-composantes. Elle est composée de trois caractères comme suit :

- n1 : F ou I désignant respectivement le fonctionnement ou l’investissement- n2 : A à Z désignant la catégorie financière- n3 : 0 à 9 désignant les sous-catégories financières

v. Plan financierCe plan permet de codifier les bailleurs de fonds ainsi que les catégories ou volets qu’ils financent.

La codification budgétaire proposée est une codification alphanumérique permettant un suivi budgétaire jusqu’aux activités des sous-composantes. Elle est composée de trois caractères comme suit :

- n1 : 1 chiffre désignant le bailleur de fonds- n2 : réf référence de la sous-composante concerné- n3 : 2 lettres désignant la nature de la dépense :

TX : Travaux, FE : Fourniture, CT : Consultant, FN : Formation, FT : Fonctionnement, etc.



f. Logiciel de gestion financière

L’UCP doit de se doter d’un logiciel pour effectuer le traitement comptable et financier des opérations et le suivi-évaluation physique et temporel des composantes.

Ce logiciel doit permettre l’édition des états permettant de comparer les réalisations par rapport aux prévisions ainsi que les états de synthèse permettant de regrouper les données concernant les différents types d’indicateurs.

Ce logiciel comprendre les fonctionnalités suivantes :- La tenue de la comptabilité générale, analytique et géographique,- La gestion budgétaire,- la gestion des immobilisations,- le suivi des marchés,- la production des états financiers,- la gestion multi-site des opérations.

g. Procédures d’arrêt

Les travaux d’arrêtés seront effectués mensuellement et annuellement. Ces travaux ont pour but de s’assurer :

de la réalité des opérations enregistrées ; de la bonne valorisation des opérations ; de la bonne comptabilisation des opérations.

i. Arrêtés mensuelsL’arrêté mensuel doit débuter, au plus tard, le 05 du mois suivant.

Il s’agit, pour les comptables de procéder aux travaux d’arrêtés selon le processus suivant : Edition des états comptables de contrôle :

Journaux auxiliaires mensuels Grands livres Balances mensuelles

Exécution des contrôles de conformité suivants : égalité des soldes débiteurs et créditeurs des balances ; égalité des mouvements débits et crédits des journaux et grands livres ; conformité des reprises des soldes des journaux auxiliaires, grands livres, des grands livres

et des balances. s’assurer de la vraisemblance des mouvements des grands livres et des soldes des

balances. Saisie frais et suspens justifiés figurant sur les relevés de comptes et édition des états de

rapprochement des comptes et s’assurer de leurs réalités ; Justification des soldes comptables suivants :

des comptes fournisseurs, par analyse de leurs soldes, et à leur rapprochement avec les comptes « demandes de paiements directs » pour les paiements directs ;

des comptes « demandes de remboursement bailleurs » ; « fonds de financement bailleurs » et « demande de paiement bailleurs » et à leur recoupement avec les avis de financement reçus des bailleurs ;

les comptes « salaires à payer » et « charges sociales à payer » et rapprochement avec les états de salaire, les bordereaux des charges sociales et à leur montant les mois passés ;



analyse des mouvements intervenus sur les comptes des immobilisations et recoupement avec les factures et les fiches des immobilisations ;

analyse des comptes de charges en rapprochant leurs mouvements par rapport aux mois passés et en les rapprochant sur échantillon significatif avec leurs pièces justificatives.

Passation des écritures de régularisation et édition des états comptables corrigés : Les erreurs relevées feront l’objet d’écritures de régularisation. Après contrôle des nouvelles écritures, le comptable procédera à la clôture du mois et à l’édition :

des états comptables (journaux, balances et grand livre) ; des états de suivi budgétaire ; de la DRF du mois et ses annexes ; des annexes et états de suivi financiers et des immobilisations, etc. ;

Etablissement des déclarations fiscales et sociales du mois ; Sauvegarde des données comptables du mois sur des supports appropriés.

ii. Les arrêtés annuelsLes arrêtés annuels se déroulent de la même manière que ceux mensuels sauf que : la charge de préparation étant plus importante, ils peuvent ne démarrer que bien plus tard (au

plus tard le 31 janvier N+1). les écritures de séparation des exercices devront être passées pour éventuellement :

les charges payées et dont l’objet n’est pas encore exécuté ou livré ; les biens livrés ou travaux exécutés et non encore payés ; les financements à mobiliser.

les travaux d’analyse des charges devront être beaucoup plus approfondis et étendus ; les travaux d’inventaire des stocks ainsi que des immobilisations devront être effectués ; les travaux de traitement des provisions devront être effectués.

L’ensemble de ces travaux donnera lieu à la passation d’écritures comptables d’inventaire.

h. Traitement comptable des opérations

La procédure de traitement comptable des opérations se présente comme suit :

Activité Tache Responsable Délai AnnexeComptabilisation des fonds reçus

Réception de la Demande de mobilisation des fonds (DRF), visa et transmission pour traitement

UCP – Comptable 1 jour après transmission

Préparation de la fiche d’imputation

UCP - Comptable 1 jour à compter de la réception du dossier de règlement

Annexe 38: Fiche d’imputation

Contrôle et validation de la fiche d’imputation

UCP – Responsable Administratif et financier

1 jour à compter de sa préparation

Comptabilisation de l’opération

UCP – Comptable avec l’appui de

1 jour après validation de la



Activité Tache Responsable Délai AnnexeReport du numéro d’ordre manuellement Classement des pièces justificatives dans le chrono du journal concerné

l’Aide-comptable fiche d’imputation

Réception de l’avis de crédit ou du relevé de compte

UCP - Comptable Dès que possible et au plus le 1er

jour ouvrable du mois suivant

Comparaison du montant payé par rapport au montantdemandé (absence de rejet

UCP - Comptable 1 jour après réception du justificatif de règlement

Autorisation de comptabilisation


2 jours après réception du justificatif de règlement

Comptabilisation de l’opérationReport du numéro d’ordre manuellement Classement des pièces justificatives dans le chrono du journal concerné

UCP – Comptable avec l’appui de l’Aide-comptable

1 jour après autorisation de comptabilisation

Comptabilisation des engagements (biens, services et immobilisations)

Réception de la facture annotée du Coordonnateur


Au plus tard 5 jours après réception par le Secrétariat

Vérification arithmétique de la facture (prix et quantité)



Rapprochement de la facture au dossierd’engagement et au bordereau de livraisonou PV de réception



Visa de la facture et transmission du dossier pour traitement contre décharge sur une photocopie de la factureClassement de la facture émargée






UCP – Responsable




Activité Tache Responsable Délai AnnexeAdministratif et financier



1 jour après validation de la fiche d’imputation

Préparation d’une étiquette portant la référence del’immobilisation et sa transmission avec une copie de la facture pour mise à jour du registre des immobilisationsNB : Pour le cas des immobilisations :


1 jour après comptabilisation

Comptabilisation des salaires et honoraires

Contrôle et validation des états de salaires


7 jours avant la fin de chaque mois

Visa de l’Etat de salaire et transmission du dossier pour traitement contre décharge sur une photocopie de l’EtatClassement de l’état émargé











Contrôle et Comptabilisation des Règlements

Préparation d’un ordre de paiement sur la base du dossier d’engagement

UCP - Comptable 1 jour ouvrable après comptabilisation de l’engagement

Annexe 39: Ordre de paiement

Contrôle et validation de UCP – 1 jour à compter



Activité Tache Responsable Délai Annexel’ordre de paiement Responsable

Administratif et financier

de sa préparation

Préparation du moyen de paiement

UCP - Comptable 1 jour après validation de l’Ordre de paiement

Réception du dossier de règlement faisant mention de la décharge du bénéficiaire sur laphotocopie du chèque NB : en cas de virement, le chèque est remplacé par l’ordre de virement déchargé par le Trésor public ou la Banque et en cas de paiement direct, il est remplacé par le DPD

UCP - Comptable 1 jour après remise du chèque au bénéficiaire ou du dépôt de l’ordre de virement ou de la Demande de Paiement Direct (DPD)






V. Annexes

Annexe 1 : Contrat de prestation

REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE Honneur-Fraternité-JusticeMinistère de l’Elevage


MODELE DE CONTRAT DE CONSULTANT

CONTRAT

LE PRÉSENT CONTRAT (« le Contrat ») est conclu le …….. , par et entre l’Unité Coordination du PRAPS (« le Client ») ayant son établissement principal à Nouakchott et Monsieur ……….. (« le Consultant ») ayant son établissement principal à Nouakchott.

ATTENDU QUE le Client souhaite que le Consultant fournisse les services visés ci-après, et

ATTENDU QUE le Consultant accepte de fournir lesdits services,

PAR CES MOTIFS, LES PARTIES AU PRÉSENT CONTRAT sont convenues de ce qui suit :

1. Services (i) Le Consultant fournit les services spécifiés dans l’Annexe A « Termes de Référence et Étendue des Services » qui forme partie intégrante du présent Contrat (« les Services »).

(ii) Le Consultant fournit le personnel énuméré dans l’Annexe B « Personnel du Consultant » pour la prestation des Services.

(iii) Le Consultant soumet des rapports au Client sous la forme et dans les délais spécifiés à l’Annexe C « Obligations du Consultant en matière d’Établissement de Rapports ».

2. Calendrier Le Consultant fournit les Services pendant la période commençant le …….. et s’achevant le ………, ou durant toute autre période dont les parties pourraient ultérieurement convenir par écrit.

3. Paiement A. Montant plafond

Pour les Services fournis conformément à l’Annexe A, le Client paie au Consultant un montant plafonné à ……….. ouguiya, étant entendu que ce Montant plafond comprend la totalité des coûts et des bénéfices du Consultant, les taxes étant prises en charge par l’employeur en attendant la clarification du régime fiscal applicable au Consultant.



B. Dépenses remboursables

Le Client paie au Consultant le montant de ses dépenses remboursables, lesquelles comprennent exclusivement :

i) les dépenses normales et habituelles relatives aux déplacements professionnels autorisés par le Coordinateur du Client et le coût remboursé est celui du voyage en classe économique et suivant le taux actualisé appliqué par le PNUD pour ce qui concerne les perdiems journaliers.

ii) toutes autres dépenses préalablement approuvées par le Coordinateur du Client spécifié au paragraphe 4.

C. Conditions de paiement

Les paiements sont effectués en Ouguiya (UM) dans les 30 jours suivant la date à laquelle le Consultant a présenté des factures

en double exemplaire au Coordinateur désigné au paragraphe 4.

D. Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires ne seront pas rémunérées.

E. CongésLa période de service est de 12 mois incluant son congé, renouvelable par tacite reconduction. A chaque période d’un an de service compté de date à date, le Contractuel aura droit à un congé payé de 25 jours ouvrables.

F. Calendrier des PaiementsLe calendrier des paiements est le suivant :

Un montant de ………… Ouguiya payable mensuellement sur présentation d’une facture ;

Un montant maximum de ……… payable trimestriellement sur la base de la performance du Consultant mesurée en fonction de l’appréciation de l’employeur sur la base des indicateurs en annexe D du présent contrat; et

Un montant maximum de ……… payable annuellement sur la base de la performance du Consultant évaluée par l’employeur sur la base des indicateurs en annexe E du présent contrat.



Total annuel : …………. (y compris imprévus de ….%)

4. Administration du Projet

A. Coordinateur.Le Client désigne comme coordinateur le Coordonnateur du PRAPS; le Coordinateur est responsable de la coordination des activités relevant du Contrat, de l’acceptation et de l’approbation des rapports et autres produits au nom du Client, ainsi que de la réception et de l’approbation des factures devant donner lieu à un paiement.

B. Rapports

Les rapports énumérés à l’Annexe C « Obligations du Consultant en matière d’Établissement de Rapports » sont présentés et servent de base aux paiements à effectuer au titre des primes de performances.



5. Normes de Performance

6. Fraude et corruption

Le Consultant s’engage à fournir les Services conformément aux normes professionnelles et déontologiques, de compétence et d’intégrité les plus exigeantes. Il remplace rapidement tous employés affectés à l’exécution du présent Contrat qui ne donneraient pas satisfaction au Client.

La Banque, dans le cadre des contrats qu’elle finance, a pour principe d’exiger des emprunteurs (et des bénéficiaires de ses prêts) comme des consultants le respect des normes d’éthique les plus strictes lors de la sélection des consultants et de l’exécution desdits contrats. En vertu de ce principe, la Banque :

a) Définit, aux fins de cette Clause les expressions ci-dessous de la façon suivante:

i) est coupable de « corruption » 1 quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou indirectement, un quelconque avantage en vue d’influer indûment sur l’action d’une autre personne ou entité;

ii) se livre à des «manœuvres frauduleuses» 2 quiconque agit, ou dénature des faits, délibérément ou par imprudence intentionnelle, ou tente d’induire en erreur une personne ou une entité afin d’en retirer un avantage financier ou de toute autre nature, ou se dérober à une obligation;

iii) se livrent à des «manœuvres collusoires» 3 les personnes ou entités qui s’entendent afin d’atteindre un objectif illicite, notamment en influant indûment sur l’action d’autres personnes ou entités;

iv) se livre à des «manœuvres coercitives» 4 quiconque nuit ou porte préjudice, ou menace de nuire ou de porter préjudice, directement ou indirectement, à une personne ou à ses biens en vue d’en influer indûment les actions.

v) se livre à des « manœuvres obstructives »

1 Aux fins de la présente clause, le terme « une autre personne ou entité» fait référence à un agent public agissant dans le cadre de l’attribution ou de l’exécution d’un marché public. Dans ce contexte, ce terme inclut le personnel de la Banque et les employés d’autres organisations qui prennent des décisions relatives à la passation de marchés ou les examinent.2 Aux fins de la présente clause, le terme «personne ou […] entité» fait référence à un agent public agissant dans le cadre de l’attribution ou de l’exécution d’un marché public; les termes « avantage » et « obligation » se réfèrent au processus d’attribution ou à l’exécution du marché, et le terme « agit » se réfère à toute action ou omission destinée à influer sur l’attribution du marché ou son exécution.3 Aux fins de la présente clause, le terme « personnes ou entités » fait référence à toute personne ou entité qui participe au processus d’attribution des marchés, soit en tant que potentiels attributaire, soit en tant qu’agent public, et entreprend d’établir le montant des offres à un niveau artificiel et non compétitif. 4 Aux fins de la présente clause, le terme « personne » fait référence à toute personne qui participe au processus d’attribution des marchés ou à leur exécution



(aa) quiconque détruit, falsifie, altère ou dissimule délibérément les preuves sur lesquelles se fonde une enquête de la Banque en matière de corruption ou de manœuvres frauduleuses, coercitives ou collusives, ou fait de fausses déclarations à ses enquêteurs destinées à entraver son enquête; ou bien menace, harcèle ou intimide quelqu’un aux fins de l’empêcher de faire part d’informations relatives à cette enquête, ou bien de poursuivre l’enquête; ou

(bb) celui qui entrave délibérément l’exercice par la Banque de son droit d’examen tel que stipulé ci-après. Le Consultant (i) tiendra à jour et de façon systématique la comptabilité et la documentation relative aux Prestations, selon des principes de comptabilité généralement reconnus, et sous une forme suffisamment détaillée pour permettre d’identifier clairement toutes les dépenses et coûts et la base sur laquelle ils ont été calculés, et (ii) autorisera l’inspection périodique par le Client ou ses représentants et/ou par la Banque, et jusqu’à deux ans après l’achèvement ou la résiliation du présent Contrat, et leur donnera la possibilité d’effectuer des copies et de les faire vérifier par des experts désignés par le Client ou par la Banque, si le Client ou la Banque le demande.

b) rejettera la proposition d’attribution du marché si elle établit que le soumissionnaire auquel il est recommandé d’attribuer le marché est coupable, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives en vue de l’obtention de ce marché;

c) annulera la fraction du prêt allouée à un marché si elle détermine, à un moment quelconque, que les représentants de l’Emprunteur ou d’un bénéficiaire du prêt s’est livré à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives pendant la procédure de passation du marché ou l’exécution du marché sans que l’Emprunteur ait pris, en temps voulu et à la satisfaction de la Banque, les mesures nécessaires pour remédier à cette situation;

d) sanctionnera un Consultant soit en l’excluant indéfiniment ou pour une période déterminée de toute attribution des marchés financés par la Banque, soit en imposant une sanction, si la Banque établit, à un moment quelconque, que ce fournisseur s’est livré, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives au cours de l’attribution ou de l’exécution d’un marché



que la Banque finance.

(e) demandera au Consultant sélectionné d’indiquer toute commission ou rétribution qui aurait pu être payée ou qui le sera à des agents, représentants, ou agents de l’administration impliqués dans le processus de sélection ou l’exécution du Contrat. Les informations données doivent inclure, à tout le moins, le nom et l’adresse de l’agent, du représentant ou de l’agent administratif, le montant de la commission et la devise ainsi que la raison d’être de la commission ou rétribution.

7. Devoir de Réserve

Pendant la durée du présent Contrat et les deux années suivant son expiration, le Consultant ne divulgue aucune information exclusive ou confidentielle concernant les Services, le présent Contrat, les affaires ou les activités du Client sans avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite de celui-ci.

8. Propriété des Documents et Produits

Tous les rapports, études ou autres produits, sous forme de graphiques, logiciels ou autres, que le Consultant prépare pour le compte du Client au titre du présent Contrat deviennent et demeurent la propriété du Client. Le Consultant peut conserver un exemplaire desdits documents et logiciels.

9. Activités interdites au Consultant

Le Consultant convient que, pendant la durée du présent Contrat et après son expiration, ni lui-même ni toute entité qui lui est affiliée ne seront autorisés à fournir des biens, travaux, ou services (autres que les Services et toute prolongation desdits Services) pour tout projet qui résulterait desdits Services ou lui serait étroitement lié.

10. Assurance Le Projet contractera une assurance globale pour tout le personnel de la Cellule y compris le Consultant sur une base acceptable par l’employeur.

11. Transfert Le Consultant ne cède ni ne sous-traite le présent Contrat ou l’un quelconque de ses éléments sans l’approbation écrite préalable du Client.

12. Droit applicable et Langue du Contrat

Le Contrat est soumis au droit de la république islamique de Mauritanie et la langue du Contrat est le français.

13. Règlement des différends

Tout différend lié au présent Contrat que les parties ne pourraient régler à l’amiable sera soumis à arbitrage/conciliation conformément au droit du pays du Client.

POUR LE CLIENT POUR LE CONSULTANT

Titre : Coordonnateur du PRAPS Titre : Consultant



LISTE DES ANNEXES

Annexe A : Termes de Référence et Étendue des Services

Annexe B : Estimation du Coût des Services, Liste du Personnel et Bordereau des Prix

Annexe C : Obligations du Consultant en matière d’Établissement de Rapports

Annexe D : Indicateurs de performance (partie variable payable semestriellement)



Annexe 2 : Contrat de travailREPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE Honneur-Fraternité-Justice

Ministère de l’Elevage


CONTRAT DE TRAVAIL

Entre le PRAPS représentée par Monsieur le Coordonnateur, d'une part; et Monsieur : …………………………………………………………………. Né le : Fils (fille) de : ………………………………………Situation de famille : ………………………………………………Nombre d'enfants à charge : ……………………………………………………………… d'autre part ;

Il a été convenu et arrêté ce qui suit:Art - 1 : Le présent contrat est régi par les dispositions légales et réglementaires en vigueur et notamment la loi 63 023 du 23 Janvier 1963.Art - 2 : Monsieur : ………………………………………………s'engage à se conformer aux règlements interne et usages pris ou à prendre ainsi qu'à toute nouvelle disposition qui pourrait intervenir du fait de la réglementation et en particulier du règlement intérieur duquel il déclare avoir pris connaissance. Art - 3 : les conditions particulières du contrat sont les suivantes : Monsieur ………………………………………………est engagé pour une durée déterminée de ………………………… pour exercer les fonctions de ……………………………Les appointements mensuels de base bruts forfaitaires, établis pour un horaire hebdomadaire de 40 heures sont calculés sur la base de l'échelon…………… de rémunération prévue par …………………. .Art - 4 : Période d'essai. Le présent contrat ne deviendra définitif qu'à l'issue d'une période d'essai de ……………… moisArt - 5 : Protection sociale. Monsieur ……………… sera affilié à la caisse nationale de sécurité sociale. Les allocations familiales seront payées conformément à la loi 67039 du 03 février 1967 Art - 6 : Congé. Monsieur ……………………………aura droit à deux jours et demi de congé par mois de présence. Art - 7 : Rupture de contrat. La partie qui aura pris l'initiative de rompre le contrat devra en aviser l'autre en observant un préavis d’un mois.Art - 8 : Monsieur ………………….. s'engage formellement pendant la durée de son contrat à n'exercer aucune autre activité professionnelle et à n'accepter d'aucun autre employeur ou tierce personne aucune rémunération ou avantage en nature sous quelque forme que ce soit. La violation de cette clause peut entraîner la résiliation du contrat pour faute lourde. Art - 9 : Les conflits nés de l'application du présent contrat relèvent de la Chambre Administrative.

Fait à Nouakchott, le ………L'intéressé Le CoordonnateurFaire précéder de la mention "lu et approuvé"



Annexe 3 : Proposition de titularisation

PROPOSITION DE TITULARISATION

Monsieur le ............................ (supérieur hiérarchique),

Nous tenons à vous informer que la période d’essai de Monsieur …………………………………………………………………………… arrive à terme le ……/……./201…….

Nous attirons votre attention sur les aspects suivants :

Sanctions infligées : Nombre d’avertissement verbal : …… + Nombre d’avertissement écrit : …… + Nombre de demande d’explication : …… + Nombre de jour de mise à pied : …….

Assiduité : Nombre de jour de retard justifiés ……+ Nombre de jour de maladie …… + Nombre de jour de congé sans solde …… + Nombre de jour d’absences irrégulières …….

Par conséquent, nous vous prions de nous fournir dans les meilleurs délais votre décision définitive quant à la confirmation ou la non confirmation de la période d’essai dudit stagiaire appuyée par votre rapport de stage.

Le Responsable Administratif et FinancierNom, Signature et Date

REPONSE

Nous tenons à vous informer, conformément à la note d’appréciation et d’évaluation ci-jointe, que la période d’essai de Monsieur ……………………………………………………… :

- est concluante :

- nécessite un renouvellement :

- n’est pas concluante :



NOTE D’APPRECIATION ET D’EVALUATION

Eléments d’application Cadre Maîtrise Exécution ObservationValeur professionnelle :Compréhension – raisonnement et jugement – mémoire – assimilation – connaissance professionnelle – initiative – sens de l’organisation.

/9 /7 /3

Comportement :Rapidité et efficacité- esprit de collaboration- ponctualité et assiduité- relation avec ses collègues –Tenue – conscience professionnelleDiscipline – dévouement – honnêteté-Loyauté

/5 /6 /10

Aptitude au commandement :Energie et dynamisme – équité- sens des responsabilités – stabilité – caractérielle

/5 /4 /5

Aptitude physique :Résistance physique aux conditions de travail – fatigue – soucis – maladie

/1 /3 /2

Total /20 /20 /20 Nous vous demandons de prendre, en conséquent les dispositions nécessaires pour la mise en œuvre de notre recommandations.

Le Responsable Hiérarchique Nom, Signature et Date

Avis du Responsable Administratif et Financier :

Nous proposons la titularisation : le renouvellement de la période d’essai la mise fin aux services De Monsieur ……………….

Nom, Signature et Date

Décision du Coordonnateur :

Vu ce qui précède, nous décidons la titularisation de l’employé à compter de la date de fin de sa période d’essai. (Ou Vu ce qui précède, nous décidons la mise fin aux services de l’employé à compter de la date de fin de sa période ou Vu ce qui précède, nous décidons le renouvellement de la période d’essai). Monsieur le RAF doit prendre les dispositions nécessaires et obligatoires.

Nouakchott, le…………………….Le Coordonnateur



Annexe 4 : Bulletin de paie

Bulletin de salaire

Paie du …/…./… au …../……/…..

Nom : _____________________________________________________________________Fonction : __________________________________________________________________Date d’engagement: _________________________________________________________Nº CNSS : _______________________ Nº CNAM : ___________________________________

Rubriques Base Taux Décomptes

Heures normalesHeures supplémentaires à 15%Heures supplémentaires à 40%Heures supplémentaires à 50%Heures supplémentaires à 100%

Salaire de baseCongés payés du…..au …..AnciennetéPrime de spécialisationPrime de responsabilitéPrime de transport….Avantages divers

Salaire Brut :Retenues Base Taux

ITSCNSS (1%)CNAM (4%)IMF (3%)Total des retenues Salaire netAcompte duAvancesOppositionsAvantages en nature Somme due

Pour acquit

Payé par chèque N°………….Et porté au livre journal de trésorerie sous le numéro ………………….en date du …/…/201…

Le Responsable Administratif et Financier (RAF)

Nouakchott, le …/…/201…

Le Coordonnateur



Annexe 5 : Formulaire de demande d’avancesDEMANDE D’AVANCE SUR SALAIRE

Monsieur le Coordonnateur,

Nous vous prions de nous communiquer votre décision relative la demande d’avance sur salaire décrite ci-après qui sera remboursée par le demandeur par prélèvement sur son salaire du mois courant ou des …. mois suivants.

Nom du demandeur :

Numéro matricule :

Fonction :

Montant demandé : Ouguiyas

Justification : (À compléter par le demandeur)

Signature de l’employé : Date :

LE RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Décision du Coordonnateur :

Autorisation accordée: Refusée :

Période de prélèvements sur salaire : Mois courant : Nombre de mois

COORDONNATEUR

Signature :

Date :

ECHEANCIER DE REMBOURSEMENT D’AVANCE ET D’ACOMPTE ET ACTE DE RECONNAISSANCE

Nom et prénom de l’employé :

Poste :



Matricule :

Date de la demande : Date décision Coord :

Salaire brute : Salaire net :

Montant de l’avance demandée : Montant de l’avance accordée :

Calendrier de remboursement

Retenue Montant Mois de retenue Montant de l’avance restant du

123…

Nous attestons avoir sollicité une avance et autorisons par le présent échéancier l’UCP à opérer les retenues ci-dessus sur mon salaire net mensuel à compter du mois de ……… 201… au mois de …………… 201….

L’employéLe ……/……/201……



Annexe 6 : Fiche de pointageREGISTRE DE POINTAGE DE LA SEMAINE DU ………………………. AU ……………………….

Noms et Prénoms et matricule Poste1 2 3 4 5 Nombre de

jours8 H 16 H 8 H 16 H 8 H 16 H 8 H 16 H 8 H 16 H

Visa du Comptable



Annexe 7 : Etat de centralisation et mesures disciplinaire sETAT DES ABSENCES DU MOIS DE ……………. (En nombre de jours)

Nom et Prénom Poste Matricule Congé autorisé

Congé spécial

Autorisation Exceptionnelle

Absence Irrégulière

Abandon de poste Observation

Le ComptableLe RAF



Nouakchott, le …………………

A Monsieur……………..……..

S/C …..………………………….

Objet : Avertissement écrit

Il m’a été donné de constater que vous arrivez fréquemment en retard à votre poste de travail (voir situation ci-dessous).

Je saisis cette occasion pour vous rappeler à l’ordre et vous mettre en garde qu’en cas de récidive des sanctions disciplinaires seront prises à votre encontre.

Date Retard Sortie sans autorisation

Le Coordonnateur

Nouakchott, le …………………….

A Monsieur …………………………

S/C de Monsieur …….…………….

Objet : Mise à pied

Le contrôle de présence effectué par la Direction administrative et financière a fait apparaître votre absence non justifiée pendant la période du ……/……/…….. au ……/……/……….

En conséquence, un abattement de …………………….sera effectué sur vos émoluments du mois de ………………..

Le Coordonnateur



Annexe 8 : Demande de permission

DEMANDE DE PERMISSION

Nom et prénom: ………………………………………………………………………………Fonction: ………………………………………………………… Matricule : ………………...Nombre de jours: ……………………… du … / … / 201… au … / … / 201… inclusDate de reprise de service: …………………………………………………………………Nature de la permission : …………………………………………………………………….

Avis du Responsable hiérarchique………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….

Date : …………….. Signature

Avis du Responsable Administratif et financier………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….


TITRE DE PERMISSION

M : ………………………………………………………………………………...En réponse à votre demande de permission en date du ……………… une permission de ……….. jours vous est accordé à compter du: …… / …… / 201…

Par conséquent, vous devriez reprendre service le …………………. à 8 heures.

Nouakchott, le … / … / 201…

Le Coordonnateur



Annexe 9 : Planning de congés

PLANNING DE CONGE DU PERSONNEL

Nom et Prénom Matricule Fonction Mois Date prise de congé

Date reprise effective

Nombre de jours

ObservationJ F M A M J J A S O N D

Nouakchott, le ……/……/201…

Le Comptable Le RAF Le Coordonnateur



Annexe 10 : Titre de congés

TITRE DE CONGE

Mr ……………………………………………..………………

Fonction : ………………………………………………………. Matricule : ………………

Est mis en position de congé du .............................. à 16 heures Au……………….. ; Soit………jours, conformément au planning des congés.

Votre reprise de service est fixée au …………….. à 8 heures 00 minutes.

Avec ce congés, vous ne disposez plus de solde du au titre de la période écoulée.

Vous avez droit à une prime de congés nette de retenue de ………………… ouguiyas qui vous sera versé le plutôt possible.

Nouakchott, le……/……/………

Le Coordonnateur



Annexe 11 : Demande de sortie

DEMANDE DE SORTIE

Nom et prénom: ………………………………………………………………………

Fonction: ………………………………………………………… Matricule : ………………...

Justificatif de sortie : …………………………………………………………………….

Nombre de minutes: ………………………

Heures de sorties : …………………………

Heures de retour : …………………………

Avis du RAF………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….




Annexe 12 : Programme de formation

PROGRAMME DE FORMATION

Année : 201….

Thème Personnelconcerné Durée Date

prévisionnelle

Participants Coût prévisionnel par thème

Date du planning arrêté Observations

Nom Fonction Matricule

Le Responsable Administratif et financier Le Coordonnateur



Annexe 13 : Fiche de suivi de l’activité formation

TABLEAU DE SUIVI DE L’ACTIVITE FORMATION

Date d’animation Thème

Information du concerne Bon de commande Attestation de

participationRapport du participant

FactureObservationsConfirmation Regret Interne Externe Reçue le Transmise au

comptable le



Annexe 14 : Modèle Fiche d’évaluation

Grille de notation

Nom et prénom du noté :Fonction :

Total des notes : ……../100

A. Qualités générales :

1. Présentation : NotesTout juste correct 1Assez aisée 2Produit la meilleure impression 3 NOTE CHIFFREE …./3

2. Qualité intellectuelles

a. Faculté d’assimilation NotesCompréhension lente et difficile 1Compréhension assez rapide mais superficielle 2Bonne compréhension 3Esprit très vif et pénétrant 4 NOTE CHIFFREE …../4

b. Jugement NotesManque de bon sens 1Esprit parfois compliqué ou hésitant 2Fait le plus souvent preuve de bon sens 3Jugement rarement pris en défaut 4 NOTE CHIFFREE …./4

c. Mémoire NotesParfois défaillante 1Généralement bonne 2Développée 3Très étendue et très sure 4 NOTE CHIFFREE …/4

3. Faculté d’expression NotesDifficile 1Peu aisée 2Correcte 3Aisée, claire et précise 4D’une grande aisance 5 NOTE CHIFFREE …/5

- TOTAL DES NOTES POUR LES QUALITES GENERALES …../20



Qualités Humaines1. Rapports avec les collègues

1. Sens du travail en équipe Notes-Très personnel- N’accepte d’aider les collègues qu’avec mauvaise grâce

1

- A tendance à travailler seul- Ne refuse pas de rendre service

2

- S’intègre bien dans une équipe- Aide volontiers ses collègues

3

- Excellent animateur- Toujours prêt à rendre service

4NOTE CHIFFREE …/4

2. Sociabilité Notes- Peu sociable 1- Caractère agréable- Généralement bien estimé de ses collègues

2

- Eveille la sympathie - Très estimé de tous


3. Aptitudes à guider les collègues Notes- ne donne pas les explications nécessaires 1- donne volontiers des explications 2- témoigne de sens pédagogique 3 NOTE CHIFFREE …/3

2. Rapports avec les supérieurs

1. Attitude devant l’autorité NotesAutorité mal acceptée 1Comportement trop libre ou obséquieux 2Ne donne pas lieu à critique 3Très correcte 4Coopérative et naturellement respectueuse 5 NOTE CHIFFREE …/5

2. Personnalité NotesPortée à la vaine critique 1Effacée 2S’affirme à l’occasion 3Sait s’affirmer 4Personnalité qui s’impose 5 NOTE CHIFFREE …/5

- TOTAL DES NOTES POUR LES QUALITES HUMAINES…./20



- C. Qualités professionnelles1. Comportement au travail 1. Assiduité NotesTrès nombreuses absences pour motifs futiles 1Fréquentes absences 2Quelques absences 3Absences rares et pour motifs sérieux 4Assiduité remarquable 5 NOTE CHIFFREE …/5

2. Ponctualité NotesRetards continuels 1Retards fréquents 2Quelques retards 3Retards rares et pour motifs sérieux 4Ponctualité remarquable 5 NOTE CHIFFREE …/5

3. Ordre et Méthode NotesBrouillon 1- Un peu désordonné- Disperse ses efforts

2

S’organise généralement bien 3Ordonné et méthodique 4A un sens rare de l’organisation 5 NOTE CHIFFREE …/5

4. Rapidité NotesLent 1Facilement débordé 2Cadence normale 3Rythme rapide 4Capable de soutenir un rythme exceptionnel 5 NOTE CHIFFREE …/5

5. Activité NotesParesseux 1Irrégulier ou peu empressé 2Exécute normalement ce qui lui est confié 3Actif et plein d’ardeur 4- Constamment dynamique- Toujours prêt à l’effort


2. Qualité du travail 1. Sûreté NotesA reprendre couramment 2Erreurs fréquentes 4Quelques erreurs d’inattention 6Grande sûreté dans les travaux habituels 8Grande sûreté, même dans les travaux peu courants et difficiles




2. Soin apporté dans le travail NotesBeaucoup de négligence 1Laisse à désirer 2Satisfaisant 3Beaucoup d’application 4Soin exceptionnel 5 NOTE CHIFFREE …/5

3. Connaissances professionnelles

1. Acquis professionnelles NotesInsuffisant 1Limité aux opérations courantes 2Suffisant pour l’emploi 3Assez large et ne se limitant pas à son seul emploi 4Très large permettant la suppléance de son supérieur


2. Souci du perfectionnement NotesNe refuse pas de perfectionner ses connaissances 3N’hésite pas à saisir les occasions de se perfectionner

4

Esprit curieux visant à accroître ses connaissances 5 NOTE CHIFFREE …/5

4. Esprit D’initiative et sens de responsabilité

1. Initiative NotesInitiatives rares ou pas toujours heureuses 2Prend des initiatives en cas de nécessité 3Souvent de bonnes initiatives 4Plein d’idées et entreprenant à bon …. 5 NOTE CHIFFREE …/5

2. Sens des responsabilités NotesAccepte mal ses responsabilités 2Accepte en général ses responsabilités 3Assume bien ses responsabilités 4Demande à assumer des responsabilités nouvelles 5 NOTE CHIFFREE …/5

- TOTAL DES NOTES POUR LES QUALITES PROFESSIONNELLES…../60

Date ……………………..

Le Responsable Hiérarchique



ETAT NOMINATIF DE NOTATION DE L’EXERCICE ………. M

atric

ule

Nom & Prénom Poste

Date

d’e

mba

uche

Notes des 2 dernières

annéesAbsentéisme Sanctions Note proposée par le

Note finale attribuée par le Coordonnateur

201… 201…

Reta

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Cong

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Abse

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Mise

à p

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Directeur hiérarchique Observation du RAF Observation du DT

Date : …………………Le Comptable

Date : …………………Le RAF

Date : ………………… Le Directeur Technique

Date : …………………Le Coordonnateur



Fiche Individuelle de Notation au titre de l’Année 201...

Nom et prénom: ………………………………………………………………Matricule : ……………Poste : …………………Structure de rattachement : ………………………

Assiduité :

Nombre de retard : …… Nombre d'absence non justifiée : ……

Nombre d'avertissement : …… Nombre de blâme : …… Nombre de mise à pied : ……

Note attribuée suivant la grille de notation : ……

Note finale attribuée suivant l’état de notation : ……

Vu les informations ci-dessus, il vous est attribué au titre de l'année 201… la note de …… sur 20.

Par conséquent :

- vous avez droit à ………………., conformément au régime indemnitaire sur la base du mérité.- vous n’avez droit à aucune faveur ou félicitation, conformément au régime indemnitaire sur la

base du mérité. Par conséquent, vous êtes tenus de doubler d’effort pour être performant au titre de l’année suivante.

Cette fiche est délivrée pour servir et valoir ce que de droit.

Nouakchott, le ……………….

Le Coordonnateur



Annexe 15 : Attestation de travail

Attestation

Nous soussignés, Monsieur ………………….., Coordonnateur du Projet Régional d’Appui au Pastoralisme au Sahel (PRAPS) attestons, par la présente, que Monsieur …………………, Consultant (ou employé), a effectué les missions suivantes :

1. …….2. ……. (ou a travaillé pour le compte du PRAPS en sa qualité de …………..)

Monsieur ………….. a réalisé ces missions à notre entière satisfaction entre …… et ……

Cette attestation lui est délivré pour servir et valoir ce que de droit.

Nouakchott, le …………..

Le Coordonnateur



Annexe 16 : Etat nominatif des avancements

ETAT NOMINATIF DES AVANCEMENTSDate :……………………………..

Nom et Prénom Matricule Poste ou

fonction

SITUATION ACTUELLE SITUATION NOUVELLE

Grade Echelle Echelon Salaire de base Grade Echelle Echelon Salaire de

baseDate

d’effet

Le Comptable Le Responsable Administratif et financier Le Coordonnateur



Annexe 17 : Décision d’avancement

DECISION

Le Coordinateur

- Vu les pouvoirs qui lui sont conférés - Vu la grille des salaires - Vu les dispositions du manuel des procédures

DECIDE

Article Unique

Un avancement est accordé à Mr……………………………...…

Matricule………………………………….., classé à la catégorie …………………….… et affecté à…………………et ce dans les conditions ci-après :

SITUATION ACTUELLE SITUATION NOUVELLEGrade Catégorie Echelle Salaire

de baseGrade Catégorie Echelle Salaire de

baseDate

d’effet

Le Coordonnateur



Annexe 18 : Ordre de mission

ORDRE DE MISSION

N° …………….

Nom et prénom……………………………………………………….…………………….

N° CIN/Passeport…………………………………………………………..……………………

Fonction …………………………………..…..……………………………….………………..

Accompagné de :

Nom et prénom……………………………………………………….…………………….

N° CIN/Passeport…………………………………………………………..……………………

Fonction …………………………………..…..……………………………….………………..

Désigné pour accomplir la mission suivante : ……………………………………………

…………………………………………………………………….………………………..….

Destination :…………………………………………………………………..………………

Durée de la mission (nombre de jours) :………………………………….…….…………

Du (date départ) …………………………………… Au (date retour) …………………………………

Moyen de transport :

Véhicule de service sous le n°……………....

Véhicule de location sous le n°……………….

Avion de la compagnie ……………………….

Imputation budgétaire : …………………………………

Imputation analytique : …………………………………

Le Coordonnateur



Annexe 19 : Mémorandum de mission

MEMOIRE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT

Bénéficiaire :……………………………………………………… N° ordre de mission : …………………………………………..

Nouakchott, le …………

Partie réservée au RAF

Numéro de l’ordre de mission

Destination Moyen de transport

S/P/A*

Jour et Heure de Durée de déplacement Indemnité forfaitaire

(IF)

Distance parcourue si

transport terrestre

Indemnité kilométrique

(IK)

Total(IF+IK)Départ Retour Nombre

de jourIndemnité journalière

Avances sur frais de mission :Dépenses autorisées et justifiées

Désigné certifie exact le présent état,Signature : le bénéficiaire

Arrêté le présent état à la somme de…………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………

Lu et approuvéSignature : Le Responsable administratif et financier

Nouakchott, le …………………………………………….…………………………………………

Signature : le Coordonnateur

(* ) S : Voiture de service, L : voiture Location, A : Aérien.



Annexe 20 : Demande d’achat

Demande d'achat ou service extérieurDemande No :

Date : / / Demande d'achat : Prestation de service :j m a

Normale : Urgente : Très urgente :

Demandeur (Fonction) : Service / Direction :

Désignation Quantité

Motifs de la demande :

Signature du demandeur :Avis motivé Responsable administratif et financier :

Approbation du Coordonnateur :



Annexe 21 : Bon de commande

Bon de commande No ______

Fournisseur : No :

No Demande d'achat :

Délai de livraison :

Mode de paiement :

Sous-compte :

Code analytique :

Code géographique :

Code budgétaire : ______________________________________________________________

Composante : ______________________________________________________________

Référence :

Code Désignation Quantité Prix unitaire Montant

Date :

Le Coordonnateur



Annexe 22 : Fiche de Stock

FICHE DE STOCK

Article : …………...………………………….. Catégorie : …………………………… Stock de sécurité : ………………

Unité : ………………………………………... Codification : …………………………

Date N° BCOu BS

Entrée Sortie Stock

Quantité Prix Unitaire Montant Quantité Prix

Unitaire Montant Quantité Prix Unitaire Montant



Annexe 23 : Demande d’approvisionnement

Demande d’approvisionnement

Nouakchott, le ……………………Numéro……………..

N° d’ordre Référence Désignation Quantité ObservationDemandée Reçue

Signature

Demandeur RAF Coordonnateur



Annexe 24 : Situation trimestrielle de stock Situation mensuelle de consommation de stock

Mois : ……………… Année : ………………..

Rubrique Référence stock Date Nombre Valeur

faciale Montant Rapport consommation sur nombre du jour Observation

Bénéficiaire 1

Sous-total stock 1Bénéficiaire 1

Sous-total stock 2Sous-Total

bénéficiaire 1Bénéficiaire …

Sous-total stock 1Bénéficiaire …

Sous-total stock 2Sous-Total

bénéficiaire …



Annexe 25 : Bon d’entretien et de réparation

DEMANDE D’ENTRETIEN ET DE REPARATION

Nature des travaux : ...…………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Lieu :……………………………….. Coûts :……………………..

Visa Détenteur Code analytique : ………. Code géographique : ……… Code financement : …………

Code budgétaire : ………….

Visa RAF

Cout réel : Temps estimatif :

EXECUTION :Du………..Au………….. Temps réel :……………

Observations :

Reçu le …………………..

La commission (si réparation) ou le détenteur (si entretien)



Annexe 26 : Situation mensuelle de consommation du carburant

Situation mensuelle de consommation du carburant

Mois : ……………… Année : ………………..

Rubrique Référence véhicule Date Nombre Valeur

faciale Montant Kilométrage à la remise

Kilomètre parcouru

Rapport Kilomètre

parcouru sur Montant

Observation

Bénéficiaire 1

Sous-totalBénéficiaire …

Sous-totalTotal



Annexe 27 : Fiche d’immobilisation

FICHE D’IMMOBILISATION

Acquisition :

Désignation : ......................................................................................................................................................................................................................................................................................Caractéristiques techniques: ..............................................................................................................................................................................................................................................................Fournisseurs: ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Date d’acquisition : ..............................................Date de mise en service :...............................Durée de vie probable :.........................................Réf classement pièces justificatives :............Montant principal en devises :..............................En Ouguiyas..................................................Financement : ….% Bailleurs 1 ….% Bailleurs 2Frais accessoires : .......................................................................................................................

Affectation :...........................................Date :................................Localisation :......................

Nom ou raison sociale du délégataire :........................................................................................ Adresse du délégataire : ………………………………………………………………………..

Référence cautions éventuelles et montant : ……………………………………………………

Référence et date du contrat de délégation :................................ Localisation :......................

Détail de l’entretien préventif à faire :..........................................................................................………………………………………………………………………………………………….

Cession/mise au rebut :

Référence procès-verbal : ................................ Date de sortie effective : ..........................

Bénéficiaire (cas de cession) : ………………………………………………………………….

Prix (cas de cession) : ………………………………………………………………….

Perte :

Date de la déclaration de perte : .......................... Référence de la déclaration : .........................

Date de reclassement (cas d’installation retrouvée) : .......................... Date sortie définitif (en cas d’installation non retrouvée) : .........................

Montant remboursé par l’assureur : ……………………. Date de remboursement : ……



Annexe 28 : Bon d’affectation

BON D’AFFECTATION

Veuillez accuser réception du bien :.......................................................................................................................................................................................................................

Objet de la demande d’acquisition d’immobilisation n°................du …….......................

Enregistrée sur nos livres sous le numéro :...................................................................

Nouakchott, le ....../....../.........

Le Responsable administratif et financier Le BénéficiairePour accusé de réception

Signature Signature



Annexe 29 : Fiche de sortie d’immobilisation

FICHE DE SORTIE D’IMMOBILISATION

A. Partie à remplir par le RAF

Code immobilisation

Désignation :............................................................................................

B. Partie à remplir par le Comptable :

Signature du Comptable

Visa du RAF

Signature du Coordonnateur


Date : .........................................................................................................................

Montant :.....................................................................................................................

Acquéreur (en cas de cession) : ..................................................................................................................

Procès-verbal de mise en rebut ou de vente (en cas de cession).............................................................................

Mode de règlement (en cas de cession) :...................................................................................................

Montant des amortissements pratiqués : ..................................................................................

Dotation complémentaire :.........................................................................................................

Valeur d’origine: ........................................................................................................................

Perte de cession :.......................................................................................................................


Annexe 30 : Bordereau de transfert

BORDEREAU DE TRANSFERT DES IMMOBILISATIONS

Nature de l’immobilisation : .........................................................................................

Code : ....................................................................................................................

Date de transfert : ........................................................................................................

Ancien emplacement : .................................................................................................

Nouvel emplacement : .................................................................................................

Visa du RAF Ancien détenteur Nouveau détenteur

Signature du Coordonnateur



Annexe 31 : Etat d’inventaire

Etat d’inventaire du patrimoine

N° d’inventaire (Code de

l’immobilisation)Nature Lieu d’affectation Observation

Nom et prénom de l’agent : …………………………

Date de l’inventaire : ……/……/201…Signature : ……………

Nom et prénom et visa du contrôleur : ………………



Annexe 32 : Etat certifié des dépenses

État des dépenses (SOE)

Paiements effectués au cours de la période allant de ……………. à …………………. Pour les dépenses contre les contrats ne sont pas soumis à l'examen préalable de la Banque mondiale

Date : N° de la demande : Crédit n° : SOE n° :

1 2 3 4 5 6 7 8 9Article

n°Catégorie Devise et

montant total du marché

Devise et montant total de la facture couverte par

la demande (net de retenue)

Pourcentage éligibilité

Montant éligible pour le

financement

Devise et Montant payé par compte

désigné (le cas échéant)

Taux de change (Col. 7 divisé par le

col. 6)

Remarques

Total

Commentaire :

Je soussigné, Coordonnateur de l’UCP-PRAPS, certifie par la présente que les dépenses ci-dessus ont été acquitées dans le cadre de l’exécution du projet.

Tous les détails authentifiant les dépenses encourues ainsi que les pièces justificatives sont disponibles pour vérification au service de la comptabilité du projet.

Le RAF Le Coordonnateur



Annexe 33 : Liste des paiements au titre de contrats qui font l'objet d'un examen préalable

Versements effectués pendant la période de déclaration dans le cadre des contrats soumis à examen préalable de l'Association

N° de contrat

Fournisseur Date du contrat

Montant du contrat

Date de non-

objection

Montant payé au

fournisseur pendant la

période

Part IDA de la somme payée au

fournisseur pendant la

période



Annexe 34 : Etat de rapprochementETAT DE RAPPROCHEMENT

Période : ....................Banque :...................................................................Compte N° ..............................................................

Solde en nos livres du ................. (a)

Crédit passé par la banque et non encore comptabilisée par le PRAPS (b)

Débit passé par la banque et non encore comptabilisée par le PRAPS (c)

Date Référence Libellés Montant Date Référence Libellés Montant

Total (b) Total (c)

TOTAL (1) = a + b – c

Solde relevé bancaire du ................. (d)

Débit passé par le projet et non encore comptabilisée par la banque (e)

Crédit passé par le projet et non encore comptabilisée par la banque (f)

Date Libellés Montant Date Libellés Montant

Total (e) Total (f)

TOTAL (2) = d + e – f

Total contrôle :



TOTAL (1) : = TOTAL (2)

Fait le ....../......./201... par l’Aide-Comptable Signature ....................Visa du Comptable ..........................

Vu par le RAF, le ....../......./201... Visa ...................


NOTES EXPLICATIVES N N-1 NOTES

EXPLICATIVES N N-1

VALEURS IMMOBILISEES FONDS DE FINANCEMENTFrais et valeurs incorporelles * Dotations de Fonctionnement ° Emplois Définitifs des Exercices Précédents - Financements Mobilisés ° Emplois Définitifs de l'Exercice ° Crédit IDA XX-MAU Immobilisations

Immobilisations PRAPS affectées ° Etat RIM° Matériel de Transportt - Financements à Mobiliser° Matériel de Bureau ° Crédit IDA XX -MAU ° Matériel Informatique

Immobilisations UCP PRAPS ° Etat RIM° Agencement Aménagement Installations * Dotations d'équipements° Matériel de Transportt - Financements Mobilisés° Logiciels °Crédit IDA XX -MAU ° Matériel Informatique ° Matériel et Mobilier de Bureau ° Etat RIM Immobilisations en cours ° Financements à MobiliserRéalisations du PRAPS °Crédit IDA XX -MAU ° Réalisation des Exercices Précédents ° Réalisation de l'Exercice ° Etat RIM ° Réalisation encours - Revenus du PRAPSVALEURS REALISABLES * Fonds de roulement° Personnel et Comptes rattachés °Avance IDA Compte spécial A° IDA Demandes de Remboursement et °Avance Etat RIM ° IDA Demandes de Remboursement et de Paiement à établir

DETTES A COURT TERME

VALEURS DISPONIBLES ° Fournisseurs Immobilisations° Banques et Trésor ° Fournisseurs Exploitation° Caisses ° Etat, Impôts et taxes° Débiteurs divers ° Créditeurs diversCOMPTES D'ATTENTE ET DE REGULARISATION

COMPTES D'ATTENTE ET DE REGULARISATION

° Charges constatées d'avance ° Produits constatés d'avance° Débit à régulariser ° Crédit à régulariser

TOTAL TOTAL

PRAPSBILAN AU 31 DECEMBRE 201……

(Exprimé en UM )

31 DECEMBRE 31DECEMBREACTIF PASSIF


Annexe 35 : Etats FinanciersBilan (Tableau A)


NOTES EXPLICATIVES N N-1 NOTES

EXPLICATIVES N N-1

Fournitures consommées

Charges Externes Liées à l'Investissement

Charges Externes Liées à l' Activité

Charges et pertes diverses

Frais de Personnel

Impôts et taxes

Dotations aux amortissements et provisionsTOTAL TOTAL

PASSIF31DECEMBRE

Emplois définitifs transférés à l'actif du bilan

Produits divers

PRAPS

COMPTE DE FONCTIONNEMENT AU 31 DECEMBRE 201……(Exprimé en UM )

ACTIF31 DECEMBRE


Compte de fonctionnement (Tableau B)


RESSOURCESCatégorie 1 : Catégorie 2 : Catégorie 3 : Catégorie 4 : Catégorie 5 :

1 2 3 4 5 6I - FRAIS DE FONCTIONNEMENT

FOURNITURES CONSOMMEESEau et ElectricitéCarburant et lubrifiantsFournitures d'entretienFournitures consomméesFournitures véhiculesFournitures bureau et d'AdmiAutres matières et fournituresCHARGES EXTERNES(Liées à l'investissement)Travaux d'entretienEntretien bâtimentsEntretien et réparation VéhiculesEntretien matériel de bureauPrimes d'assurancesDocumentation généraleFrais de séminairesFrais de FormationLocationCHARGES EXTERNES( Liées à l'Activité)Voyages et déplacement Missions et réceptionsFrais PostauxFormations de FormateursHonoraires Consultants EtrangersHonoraires et auditHonoraires Consultants LocauxFrais de publicationServices bancairesCHARGES ET PERTES DIVERSES………………………………FRAIS DE PERSONNELSalairesHeures supplémentairesCongés payésCotisation sécurité SocialeFrais médicauxFormation PersonnelAvantage en natureIMPÔTS ET TAXESTaxes et impôts publicsTaxses et impôts communaux

TOTAL FONCTIONNEMENTII -EQUIPEMENT

AAIRéhabilitation constructionsMatériel de transportMatériel Bureau et informatiqueMobilier de bureauImmobilisation encours

TOTAL EQUIPEMENTII -INVESTISSEMENT

Subvention utiliséeSubvention encoursSubvention non reversée

TOTAL INVESTISSEMENTTOTAL DEPENSES

PRAPS

(Exprimé en UM )

TOTAL Ressources =

TOTAL Emplois = Somme de 1 à 6

EMPLOIS

Ressources à mobiliser

COMPTE DE FONCTIONNEMENT AU 31 DECEMBRE 201……

Bailleur :______________

Ressources mobilisées


Tableau ressources – emplois (Tableau C)


DEMANDESREFERENCES DATES USD EUR MRO

I/ PAIEMENTS DIRECTS

1/ Travaux

2/ Fournitures

3/ Consultants

4/ Formation

5/ Fonctionnement

II PAIEMENTS LOCAUX

II-1 Renouvellement Fonds de Roulement IDA/

II-2 Renouvellement Fonds de Roulement ETAT

TOTAL GENERAL

MONTANTSDESIGNATIONS

PRAPS

TABLEAU DES DECAISSEMENTS DES BAILLEURS ET DE L'ETAT RIM DU 01 JANVIER …… AU 31 DECEMBRE 201……

(Exprimé en UM )


Tableau des décaissements (Tableau D)



Annexe 36 : Modèle de budget

Budget annuel de l’exercice …..

Budget initial □ Budget complémentaire □ Décision modificative □Code Libelle

Notes complémentaires

Exécution N-1 Budget initial Budget

complémentaireDécisions

modificativesTotal crédit

ouvert

A Section Fonctionnement

AA Chapitre 1

AA01 Article 1

Article …

Chapitre 2

Article 1

Article …

Total des dépenses de fonctionnement

B Section Investissements

BB Chapitre 1

BC01 Article 1

Article …

BC02 Chapitre 2

Total des dépenses d'investissement



Total général des dépenses



Rapport de présentation du budget

1. Préambule = présentation du budget en grande masse avec comparaison avec le budget précédent + rappel des principes qui ont sous-tendus l’élaboration du budget.

2. Rapport narratif = rappel des grandes lignes du budget + grandes lignes des investissements sur financement extérieur, sur fonds de contrepartie.

3. Notes complémentaires au budget = faire une comparaison entre le budget précédent et le projet de budget et donner le maximum d’information sur les modalités d’évaluation de la prévision

Note 1 : Dépenses de fonctionnement

Note 2 : Dépenses d’investissement

Note 3 : Ressources à mobiliser

4. Autres informations utiles = présentation du budget sous format graphique et courbe faisant apparaitre les évolutions par rapport au budget précédent.



Annexe 37 : Demande d’ajustement budgétaire

Demande d’ajustement budgétaire

Suite à l’exécution du budget initial par l’ UCP et les structures bénéficiaires, il a été constaté que les postes suivants ………………….. doivent faire l’objet d’un aménagement comme suit :

- Poste 1 : majoration ou minoration de ……………. ouguiyas,- Poste 2 : majoration ou minoration de ……………. ouguiyas,- Poste 3 : majoration ou minoration de ……………. ouguiyas, etc.Ces modifications auront pour impact : (détailler l’impact sur le budget global et dire comment l’équilibre budgétaire sera préservé).

Ces modifications sont justifiés par : (détailler les justificatifs).

Une fois ces modifications apportées, le budget s’équilibre en recettes et en dépenses en grandes masses comme suit :

- Total recettes ;- Total dépenses de fonctionnement ;- Total dépenses d’équipement ;- Total dépenses d’investissement.

Le budget aménagé se présente comme suit : (annexer le budget modifié).



Annexe 38 : Fiche d’imputation

Fiche d'opération

Exercice ……….. Numéro engagement ………………………

Code analytique ………………………

Date Numéro compte Libellé Débit

Total

Date Numéro compte Libellé Crédit

Total

Date : le ……/……/201…… Date : le ……/……/201…… Date : le ……/……/201……

Le Comptable Le RAF



Numéro règlement ………………………

Banque règlement Trésor public

Date : le ……/……/200…… Date : le ……/……/200……

Le Comptable L’Aide-Comptable pour saisie



Annexe 39 : Ordre de paiementORDRE DE PAIEMENT NUMERO ……

Nom du fournisseur : ………………………………………………..

N° de commande : ………………. Objet de la commande : ……………………………….……………………………………………………………………………………………….

N° de Facture : ……………………

Montant TTC : ……………………………………………………………………. Ouguiyas(……………………………… UM)

Retenue à opérer : …………………………… Base d’évaluation ………………………….. Montant ………………………. UM

Mode de règlement : virement ou chèque

Numéro ordre de virement ou du chèque : …………………

Date : …………..

Visa du Comptable

Le RAF

Le Coordonnateur

Bon pour acquitDate : Nom du fournisseur :Numéro pièce d’identité :

(Signature & Cachet)


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