Référentiel des missions de coordination
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Référentiel des missions de coordination GRETA BN 2013.doc/ le 04/09/2015 1/22
Référentiel des missions de coordination
- Coordonnateur d’agence sectorielle
- Coordonnateur d’agence pluri-sectorielle
- Formateur et coordonnateur de dispositif Groupe de travail académique : Luc Frémond (CFC), Philippe Lemée (CFC), Jean-Yves Dubois (coordonnateur d’agence sectorielle), Isabelle Hergault (IEN-FC), Louis Arsac (CFC). En tant que de besoin, sont mobilisés d’autres coordonnateurs (agences multi-sectorielles, de dispositifs, etc.), formateurs coordonnateurs, Ludovic Arvier (directeur des études du CAFOC), etc.
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PROLEGOMENES Ce document a pour objet de présenter les missions de coordination, qu’il s’agisse de coordonnateur à temps plein ou non selon la taxinomie suivante :
- Coordonnateur d’agence sectorielle
- Coordonnateur d’agence pluri-sectorielle
- Formateur et coordonnateur de dispositif Ou de formateurs-coordonnateurs sur quotité de temps dédié, sachant que ces derniers sont exclusivement sur une coordination de dispositif
I- Méthode de travail
La conception du référentiel est réalisée par un groupe de travail chargé d’identifier les activités déployées dans une mission de coordination. Un document martyr est
soumis à l’analyse critique d’un groupe de coordonnateurs représentant la taxinomie évoquée supra. Le groupe de travail s’adjoint en tant que de besoin la
participation de personnels portant éclairage sur tel champ de l’activité ou sur telle activité particulière.
II- Modélisation (1) des missions de coordination dans l’organisation du travail
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Est pris en compte ici la variabilité des missions id est de l’effet de l’environnement (l’organisation du travail) sur les profils d’activités. Ou il apparaît que l’ancrage du
coordonnateur est clairement sur la dimension organisationnelle et que la variabilité des missions de coordination s’effectue soit :
- en direction du formateur sur la dimension pédagogique
Formateur
Coordonnateur
C.F.C.
Assistante
Administrative
ADMINISTRATIF
PEDAGOGIQUE
O
R
G
A
N
I
S
A
T
I
O
N
C
O
N
S
E
I
L
Variabilité
Variabilité
Variabilité
Variabilité
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- en direction de l’assistante administrative sur la dimension administrative
mais pas a priori sur la dimension conseil
Cette variabilité ne doit pas masquer le lien fonctionnel coordonnateur/CFC en particulier.
Cette modélisation ne prend en compte que la dimension du CFC à l’interne
III- Finalité de la mission
D’une manière générique :
- Le coordonnateur d’agence (à distinguer du coordonnateur de dispositif) est garant de la qualité des formations au sein de l’agence, sous l’autorité du CEF
- Il coordonne la mise en place des fonctions : Accueil, Bilan/Positionnement, Formation, Validation, Accompagnement liées au parcours des stagiaires.
- Il assure l’ingénierie et le fonctionnement des dispositifs de formation
- Il s’implique dans l’action commerciale de l’agence
- Il participe de l’animation pédagogique du réseau
Son activité est essentiellement centrée sur l’interne.
IV- Cartographie des coordonnateurs (doc. Philippe Lemée)
Cartographie des coordonnateurs du réseau des GRETA de Basse-Normandie
au 05.10.2012
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GRETA AGENCE COORDONNATEUR ACTION DISPOSITIF AGENCE NATURE DES ACTIONS
Calvados
Lycée Jules Verne – Mondeville Industrie
À déterminer X Plate-forme électrotechnique
Lycée Laplace - Caen Bâtiment – BTP
Jean-Yves DUBOIS X
Lycée Fresnel - Caen Tertiaire Bureautique
dont FTLV tertiaire Stéphanie LE PENVEN X
Lycée Fresnel - Caen Compétences Clés FTLV
Stéphanie LE PENVEN X
EREA Yvonne Guégan – Hérouville St Clair
Sanitaire et Social – Hôtellerie Restauration
Serge DAVY X
Insertion - Caen PIAF La Folie Couvrechef Conduite de projets
X
Lycée Arcisse de Caumont – Bayeux
Karine AUVRAY X
FTLV, Compétences clefs, Elan’s, formations pré-qualifiantes, formations qualifiantes, formations intra-entreprises, marchés subséquents, ECCP, Espoir, convention avec CNED
Lycée Jean Jooris – Dives sur Mer Conduite de projets
PFB Formations qualifiantes
FTLV
Gilles LECERF X
Lycée Guibray - Agence Falaise Aucun
Lycée Albert Sorel – Agence d’Honfleur
Virginie SEGURET Julia GROSSET-MAGAGNE
X X Orientation/Insertion Formations qualifiantes : Bois Charpente Formations qualifiantes : Logistique
Lycée Paul Cornu - Lisieux Régine LAVIEC X Formations qualifiantes, Industrie, Sanitaire et Social, Formation Générale, FTLV Région, Compétences Clés, Orientation
Estuaires
Saint-Lô Alice LEROUX X Orientation – Insertion Comptabilité – Informatique - Secrétariat
Avranches Pascale BERNARD X Orientation - Insertion
Coutances – Avenue de la République
Michel PIALOUX Aurélie LECAM-MICHEL X
Comptabilité – Informatique – Formations Générales - Accompagnement VAE – Orientation/Insertion
Lycée La Roquelle - Coutances – Avenue de la République
Charlotte BARRIET (conseiller technique)
X Bâtiment – TP – Bois – Industrie ?
Lycée La Morandière – Granville Irène PINCON X Formations Générales – Développement Personnel – Orientation/Insertion
GRETA AGENCE COORDONNATEUR ACTION DISPOSITIF AGENCE NATURE DES ACTIONS
GIP FCIP CAFOC
Hérouville Saint Clair Géraldine PHILIPPOT X Trajectoire Vers l’Emploi
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Nota : Les Greta du Cotentin et du Sud-Normandie ont choisi de confier les activités de coordination aux formateurs (une quotité de temps est dédiée dans leur service).
V- L’évolution de la mission
La mission est née dans le début des années 80 avec les « dispositifs jeunes 16/25 » et s’est institutionnalisée peu ou prou. Aujourd’hui, il s’agit d’une mission qui
requière un profil et des compétences spécifiques. Elle résulte de la cristallisation de plusieurs missions issues des emplois d’Assistante Administrative, de CFC et de
Formateur et est centrée sur l’organisation (cf. modélisation 1).
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VI- Modélisation (2) des relations de la coordination dans l’exercice de ses missions (doc. LA basé sur modélisation GRETA sud-ouest)
Légende : .......... : contacts ponctuels ____ : contacts fréquents ____ : contacts denses Missions Locales : contacts fréquents
Rectorat I.A.
Etat Région
O.P.C.A.
Pôle emploi
SYSTEME INTERNE
Centre ressources
Coord
Organismes de formation
DAFCO CAFOC
Missions locales
Assistantes administraives
Formateurs
Stagiaires
CFC
Entreprises clients
Service comptable et financier
Entreprises
matièred’oeuvre
Chef de trx.
Autres Coordonnateurs
SYSTEME EXTERNE
CEF
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VII- Missions de coordination A- Le pôle mise en œuvre (axe fonctionnement interne)
Acte pédagogique
Suivi administratif et/ou financier
Logistique
Organisation de supports techniques
B- Le pôle organisation et stratégie (axe développement interne)
Conseil à l’interne
GPEC/GPRH
RAO
Amélioration Continue
Ingénierie
C- Le pôle développement et relation au marché (axe développement externe)
Vente de prestation
Prospection
Développement du territoire
Relations partenariales
Système client
D- Le pôle réseau et relation fonctionnelle (axe fonctionnement externe)
Animation de partenariats
Gestion de l’alternance
Relation entreprise (PAE)
Relation prescription
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VIII – Modélisation (3) de la vectorisation des pôles (doc. Ludovic Arvier et Luc Frémond)
DÉVELOPPEMENT & RELATION AU MARCHÉ ORGANISATION & STRATÉGIE
Réseau & Relation Fonctionnelle
Mise en œuvre
Conseil à l’interne
GPEC/GPRH
RAO
Amélioration Continue
Ingénierie
Acte pédagogique
Suivi administratif et/ou financier
Logistique
Organisation de supports techniques
Animation de partenariats
Gestion de l’alternance
Relation entreprise (PAE)
Relation prescription
DÉVELOPPEMENT
FONCTIONNEMENT
INT
ER
NE
EX
TE
RN
E
CFC
Coordonnateur
d’agence
Missions de
coordination
CEFOR
DIRECTION
GRETA CEFOR
CFC COORDONNATEUR
D’AGENCE
Coordonnateur
d’agence
CFC
Missions de coordination
DIRECTION
GRETA
CEFOR
Chef des Travaux
VENTE DE PRESTATION
DÉVELOPPEMENT DU TERRITOIRE
RELATIONS PARTENARIALES SYSTÈME CLIENT
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IX- Modélisation des axes dans le cadre des pôles (doc. LA)
PÔLE DÉVELOPPEMENT
ET RELATION AU MARCHÉ
PÔLE RÉSEAU ET RELATION
FONCTIONNELLE
PÔLE MISE EN OEUVRE
PROSPECTION
ACTE
PEDAGOGIQUE
ORGANISATION DE SUPPORTS
TECHNIQUES
LOGISTIQUE
VENTE DE
PRESTATION
SUIVI ADMINISTRATIF
et/ou FINANCIER
RAO
INGENIERIE AMELIORATION
CONTINUE
DEVELOPEMENT
DU TERRITOIRE
ANIMATION DE PARTENARIATS
SYSTEME
CLIENT
RELATIONS
PARTENARIALES
GESTION DE
L’ALTERNANCE
RELATION
PRESCRIPTION
RELATION
ENTREPRISE (PAE)
PÔLE
ORGANISATION ET
STRATÉGIE
GPEC/GPRH CONSEIL
A L’INTERNE
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REMARQUE LIMINAIRE :
Les coordonnateurs d’agence – mono ou poly sectorielles – ont des activités sur les quatre pôles Versus
Les formateurs coordonnateurs de dispositifs n’ont d’activités
que sur le pôle A – à l’exclusion de certaines d’entre elles (cf. point X) : mise en œuvre, axe fonctionnement interne
X- RÉFÉRENTIEL DES MISSIONS DE COORDINATION
Doc. Philippe Lemée, Isabelle Hergault, Ludovic Arvier, K. Auvray, V. Benoit, J-Y. Dubois, R. Laviec, N. Le Bronnec, H. Lepesant, A. Leroux, L. Arsac
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Pôle A Mise en œuvre
Axe fonctionnement interne ACTIVITÉS
A B C D E F Commentaires
ACTE PEDAGOGIQUE
Assurer le recrutement (réunions d’information, entretien de positionnement, plans de formation)
Mettre en place les plannings des formateurs et des stagiaires
Accompagner l’équipe pédagogique pour l’appropriation des actions (contenus pédagogiques, cahiers des charges)
Participer au management des équipes : animer, stimuler l’évolution des pratiques, réguler les inter-actions (formateurs, stagiaires)
En appui aux CFC et à l’IEN FC pour ce qui est de stimuler l’évolution des pratiques
Communiquer (via réunions pédagogiques, réunions d’agence)
Co-assurer le lien avec les partenaires, prescripteurs, clients En coordination avec le CFC
Assurer les inscriptions aux diplômes, titres professionnels Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif ; Dans cette deuxième hypothèse : assistante administrative, chef de travaux
Assurer le suivi des parcours de formation des stagiaires avec les outils adéquats (prévisionnel/réalisé) et s’assurer auprès des formateurs des compétences acquises par les stagiaires
Informer le CFC du suivi financier Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif
S’assurer du respect du cahier des charges, et alerter en cas de non-respect
Alerte en direction du CFC, CEF, IEN FC
Co-élaborer, co-organiser et participer aux bilans, et aux évaluations des actions de formation
En lien avec les CFC
Transmettre les informations nécessaires au rédacteur du bilan pédagogique (dans les 2 semaines suivant la fin de formation)
Élaborer les évaluations d’entrée avec les formateurs (vérification des pré requis, mesurer les acquis en vue d’un positionnement réglementaire), rédiger la synthèse de positionnement et l’envoyer aux candidats (retenus ou non) ainsi qu’aux structures d’accueil
SUIVI ADMINISTRATIF et/ou FINANCIER
Assurer le suivi des conventions Etablir les devis de formation et veiller à l’équilibre financier (taux d’encadrement)
Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif
Co-animer des réunions d’informations collectives avec des structures d’accueil, partenaires et financeurs
Renseigner et envoyer à l'I.E.N. Formation Continue les procédures de mise en œuvre des formations diplômantes
Sous la responsabilité du CEF)
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ORGANISATION DE SUPPORTS TECHNIQUES
S’approprier des outils de suivi administratifs, financiers et pédagogiques de l’action de formation (tableaux consommation des heures, tableaux récapitulatifs consécutifs aux informations collectives, planning des CCF, PFMP)
Cette activité relève du coordonnateur d’agence et pour partie du formateur coordonnateur de dispositif sachant que ces derniers ne construisent pas d’outils de suivi financier
Utiliser et veiller à l’utilisation des outils en ligne (PROGRE, Agora, intranet, QuickR, e-GRETA, e-PLÔME etc.)
Elaborer le livret stagiaire en mobilisant les outils du réseau en lien avec à l’équipe pédagogique
Contribuer à l’élaboration de plaquettes de communication des dispositifs
Cette activité relève du coordonnateur d’agence et non du formateur coordonnateur de dispositif : dans ce dernier cas figure, ce sont les assistantes commerciales qui sont en charge
Concevoir et exploiter les évaluations-bilans
S’assurer des suivis à 3 et 6 mois des bénéficiaires Cette activité relève du coordonnateur d’agence et pour partie du formateur coordonnateur de dispositif (Assistante Administrative sauf pour Compétences Clés)
Pôle A Mise en œuvre
Axe fonctionnement interne ACTIVITÉS
A B C D E F Commentaires
LOGISTIQUE
Réserver salles, ateliers – plateaux techniques – matériel (achats, maintenance, etc.)
Achats en lien avec les chefs des travaux et agents comptables
Prévoir les investissements (matériels, ressources pédagogiques) en lien avec le CFC
En lien avec les CFC
Organiser les salles de formations, le centre de ressources Gérer l’ouverture et la fermeture des locaux pendant les périodes de congés
Renseigner les outils de suivi d’activité (emploi du temps des salles, etc.)
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Pôle B organisation et stratégie
Axe développement interne
ACTIVITÉS A B C D E F Commentaires
CONSEIL A L’INTERNE
Proposer des outils de communication externe
Etre source d’information pour les nouveaux arrivants (rôle et fonction des CFC, des coordonnateurs, description des dispositifs…)
Répartir les actions de formation en fonction des compétences des intervenants (formateurs et assistantes administratives) et de la durée des services
Contribuer à identifier les besoins de formation des formateurs
Identifier les besoins en RH - contribuer au recrutement - élaborer les contrats de vacation
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Pôle B organisation et stratégie
Axe développement interne
ACTIVITÉS A B C D E F Commentaires
RAO
Participer à l’élaboration des réponses aux appels d’offres sur le plan pédagogique
Définir les durées par domaine, les équipes pédagogiques, les lieux de formation, l’alternance centre-entreprise
AMELIORATION CONTINUE et EVALUATION
Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité
S’assurer de la conformité des actions et des dispositifs par rapport à la norme qualité
Organiser les évaluations et prise en compte du niveau de satisfaction des stagiaires, de l’équipe et des commanditaires en vue de l’amélioration continue
Garantir la traçabilité des outils et leur mutualisation
Ajuster l’ingénierie pédagogique dans le cadre de reconduction de dispositifs
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Pôle C Développement et relation
au marché Axe développement externe
ACTIVITÉS A B C D E F Commentaires
PROMOTION DES PRESTATIONS et RELATION CLIENT
Etre en capacité de proposer des formations en fonction des différents statuts (DIF, CIF, CSP, contrats de professionnalisation …)
Participer aux forums, salons en lien avec la formation continue
Accompagner les CFC en entreprise Elaborer des actions de communication en direction des entreprises
Présenter les dispositifs et les prestations aux prescripteurs publics comme privés
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Pôle D Réseau et relation
fonctionnelle Axe fonctionnement externe
ACTIVITÉS A B C D E F
ANIMATION DE PARTENARIATS
Elaborer les bilans (intermédiaires et fin de formation) Animer des comités de pilotage/bilans
Faire vivre le partenariat dans la mise en œuvre du dispositif
GESTION DE L’ALTERNANCE
Être un appui à la recherche de stages
Tenir le fichier « entreprise » de l’agence (du réseau ?), et le mettre à jour, en lien avec l’assistante administrative
Préparer le livret de suivi des Périodes de Formation en Milieu Professionnel (PFMP), tant dans le secteur certifiant que dans le secteur de l’amont de la qualification, et des évaluations Contrôle en Cours de Formation (CCF) pour les diplômes (en lien avec l’IEN FC)
S’assurer du suivi stagiaire par les formateurs : établir un fichier de suivi des stagiaires en entreprise ou en milieu professionnel, établir le suivi des visites d’évaluation certificative pour les titres et les diplômes, assurer le suivi de l’élaboration des comptes-rendus en entreprise/bilans de stages/CCF en milieu professionnel
Communiquer en direction des entreprises aux fins de les informer sur les nouvelles formations
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Pôle D Réseau et relation
fonctionnelle Axe fonctionnement externe
ACTIVITÉS A B C D E F
Organiser l’exploitation des PFMP avec l’équipe pédagogique et
établir un questionnement avec ladite équipe :
Permettant de mutualiser les
expériences des stagiaires (prévoir
un temps d’échange avec le groupe
en formation sur le déroulement du
stage).
permettant aux stagiaires de
confronter leurs impressions, le
stagiaire doit pouvoir distinguer la
nature d’un poste, de la qualité des
relations qu’il avait avec le
personnel, et ne pas juger un
secteur au travers de ces dernières
permettant de comparer les
méthodes employées et de les
analyser
Permettant aux stagiaires de
préparer la prochaine PFMP
Permettant aux stagiaires
d’envisager les modalités de son
insertion professionnelle
Signaler aux membres de l’équipe les problèmes rencontrés sur un
lieu de stage afin d’éviter qui se reproduise au stage suivant s’il est
géré par un autre formateur.
RELATION ENTREPRISE Proposer des formations
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Pôle D Réseau et relation
fonctionnelle Axe fonctionnement externe
ACTIVITÉS A B C D E F
(PFMP)
Elaborer des plans de formation, des évaluations
RELATION PRESCRIPTION Mettre en place des comités d’étude avec les référents prescripteurs A B C D E F
Légende : A : C.E.F B : C.F.C C : Intendance D : Chef de Travaux E : Formateur F : Référent administratif
Référentiel de compétences du coordonnateur d’agence Greta (doc. Isabelle Roulleau)
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(grille basée sur le Bulletin officiel n° 29 du 22 juillet 2010)
Repérage de la ressource :
C1 – Agir en personnel de GRETA de façon éthique et responsable :
Respecter et faire respecter la personne, être attentif au projet de chacun.
Respecte ses obligations de ponctualité, d’assiduité, de sécurité à l’égard des stagiaires
Exercer sa liberté et sa responsabilité pédagogique dans le cadre des obligations réglementaires et du cadre hiérarchique et fonctionnel du GRETA
Exercer une obligation de réserve dans la relation « client – prestataire »
C2 – Maîtriser la langue française pour accompagner, animer et communiquer :
Être exemplaire dans son usage de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral
Être attentif à la qualité de la langue chez les stagiaires
S'exprimer avec clarté et précision en tenant compte du niveau des stagiaires, qu'il s'agisse d’accueillir, accompagner ou fournir des explications
Réguler les échanges dans une réunion, exposer oralement, structurer son discours
C3 – Maîtriser son champ d’intervention et avoir une bonne culture générale :
Avoir une connaissance approfondie du système de la formation tout au long de la vie et de la formation continue des adultes à l'éducation nationale
Avoir une bonne maîtrise de son champ d’intervention, des dossiers, des actions de formation, faire preuve de rigueur et d’organisation
Connaître les composantes du socle commun de connaissances et de compétences et du cadre de référence européen des compétences clés
C4 – Concevoir et mettre en œuvre son intervention : Connaître le processus d’apprentissage et les obstacles que peuvent rencontrer les adultes et la manière d’y remédier, s’appuyer sur l’expérience des stagiaires, raisonner en terme de compétences dans la formation des stagiaires
Connaitre et appliquer les procédures réglementaires liées aux diplômes, aux titres, aux certifications
Prévoir toutes les phases d’une réunion d’équipe pédagogique (préparer, organiser, animer et rendre compte) et les mettre en œuvre
Exploiter des documents de référence (référentiel, offres commerciales, cahier des charges pédagogiques…)
Élaborer une séquence de formation, définir des objectifs opérationnels, prévoir des activités, évaluer
Élaborer des programmations, un plan de formation conforme (négocié avec le prescripteur, contrat passé avec le stagiaire) C5 – Organiser le travail d’un groupe/du stagiaire :
Faire progresser un groupe/un stagiaire aussi bien dans la maîtrise des connaissances, des capacités et des attitudes
Faire progresser un groupe/un stagiaire dans le respect des règles de la vie en société
Etre le garant de la bonne réalisation du « contrat pédagogique » et des engagements pris
Gérer la multimodalité des parcours de formation dans un cadre financier contraint
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C6 – Prendre en compte la diversité des publics :
Diversifier son intervention en fonction des besoins et des facultés des stagiaires, afin que chaque stagiaire progresse
Accompagner chaque stagiaire, y compris les stagiaires à besoins particuliers
Adapter les contenus de formation à une demande spécifique en lien avec les équipes de l’agence ou de l’EPLE
Mettre en œuvre un accompagnement personnalisé et individualisé, mener un entretien d’aide
C7 – Évaluer les acquis des stagiaires :
Évaluer les acquis et le degré d’acquisition des compétences atteint par les stagiaires
Utiliser le résultat des évaluations/bilans pour adapter le parcours de formation du stagiaire
Communiquer et expliciter au stagiaire les résultats obtenus
Connaitre les principes et les outils des différentes évaluations qu’un formateur peut être amené à pratiquer, différencier l’évaluation, la validation, la certification, se référer aux textes réglementaires pour les évaluations certificatives
Concevoir des évaluations aux différents moments de la formation du stagiaire
C8 – Maîtriser les technologies de l’information et de la communication :
Utiliser et intégrer les outils numériques pour communiquer dans son travail au quotidien
Mettre en œuvre des outils numériques pour suivre les stagiaires, animer un groupe de formateurs
Combiner les modalités pédagogiques
C9 – Travailler en équipe et coopérer avec les partenaires du GRETA :
Participer à la conception et à la rédaction des projets pédagogiques avec le CFC
Participer à la recherche de stages, d’entreprise d’accueil, à la gestion commerciale du GRETA
Contribuer à la mutualisation des ressources, des outils de formation du GRETA
Contribuer aux réponses à appel d’offres
C10 – Se former et innover :
Mettre à jour ses connaissances réglementaires et pédagogiques
Faire appel à ceux qui sont susceptibles de lui apporter aide ou conseil dans l’exercice de son métier
Faire une analyse critique de son travail et modifier, le cas échéant, ses pratiques de formation, proposer des axes d’amélioration