Réunion d’information « administrative » ARC-PAI

Présentation du 18 septembre

1.Le cheminement d’une convention de recherche

2.Personnel sur contrats de recherche

3. Les règles propres aux conventions PAI

4. Les règles propres aux conventions ARC

5. Brève présentation du DR, DAF et DRH

1.Le cheminement d’une convention de recherche

Soumission d’un projet de recherche

Signature du contrat de recherche

Mise en route du contrat de recherche

Dépenses sur les contrats de recherche

Signature du dossier de soumission et/ou du contrat de recherche

• N’est pas une simple formalité - implique une vérification

• Du budget

• Du respect des règles en matière de TVA

• Pas d’engagement de résultats / engagement de moyens

• De la bonne gestion de la propriété intellectuelle

• Règles juridiques en matière de contrats

• Il est donc essentiel que cette signature ne soit pas demandée en dernière minute!

Mise en route du contrat de recherche

Attribution d’un numéro de compte (centre financier-OTP)

Codification:

0000X000000 4101F000012

Fonds N° séquentiel

Faculté

FONDS: Première position: Origine budgétaire

1 Allocation de fonctionnement de la Communauté française (y compris l’ancienne section 40)

2 Secteur Social étudiant3 Patrimoine de l’Université (non affecté)4 Recherche sur Fonds extérieurs (contrats de recherche, prestations pour tiers,

recettes diverses, …)5 Dons, Fonds, Revenus des Fondations, Entités tierces (anciens AZ)6 Investissements immobiliers9 Sinistres, Successions

3 positions suivantes:Pour tous les comptes: classification internePour les contrats de recherche: anciens arrêtés royaux revus(voir liste)

FACULTES et ADMINISTRATION:Pour les Facultés: mêmes lettres qu’aujourd’hui, faculté d’architecture : PPour l’Administration: aucune distinction: Y pour toute l’AdministrationNUMERO SEQUENTIEL:Numéro attribué par le système lors de la création du centre financier. Cette numérotation séquentielle est faite par Faculté et par Fonds.

Ouverture d’une ligne de crédit

• personnel

• fonctionnement

• équipement

• honoraires

• frais de gestion

• sous-traitance

DEPENSES SUR LES CONTRATS DE RECHERCHEResponsabilité et éligibilité des dépenses

Coûts du personnel ou assimilé (http://admin.ulb.ac.be/estimations/)

Engagement de personnel

Honoraires

Equipement et fonctionnement

En application du cahier des charges type des Achats de l’ULB, toutes les demandes aux fournisseurs de biens ou de services doivent, préalablement à leurs exécutions (et donc à leurs facturations) faire l’objet d’un bon de commande de l’ULB.

urses

TYPE DE BON OPERATIONS CONCERNEES DESTINATAIRE

 Blanc

 Commandes < ou = 1.000 € TVAC à desfournisseurs extérieurs intracommunautaires 

 

Fournisseur + copie au Service des achats (*CP 150)

 Rose

 Commandes > 1.000 € TVAC à des fournisseurs extérieursCommandes pour tout montant à desfournisseurs Hors Union européenne 

  

Service des achats (*CP 150)

 Bleu

 Commandes de fournitures disponiblesaux Magasins Généraux

 

Magasins Généraux (*CP 199)

 Gris

 Commandes de livres, périodiques,abonnements et CD-Rom 

 Centre de gestion des Bibliothèques

(*CP 180)

    Jaune

 Remboursements de frais au personnelULB (y compris inscriptions à descongrès – sans facture) Paiement de frais à des personnes nonULB ou d’honoraires qui ne font pasl’objet d’une facture 

    

Comptabilité (*CP 151)

 

     Vert

 Remboursement de frais entre lesservices de l’Université Demande de prestations auxDépartement des Infrastructures, SIPP,CTE, service Cérémonies, Editions Commandes de manuels et logicielsMicrosoft 

 Au service concerné, si votre compte est débitéouà la Comptabilité, si votre compte doitêtre crédité 

Fournisseur + copie au Service des achats (*CP 150)

 

Tous ces bons peuvent être commandés aux Magasins généraux (*CP 199)

Règles internes

Pour toutes commandes de plus de 19.500 € TVAC, afin de garantir une juste mise en concurrence, les services sont invités à prospecter le marché et à consulter au moins trois fournisseurs.

Marchés publics Actuellement la réglementation est applicable aux universités de droit privé pour :leurs marchés subventionnés par les pouvoirs publicstous leurs marchés atteignant le seuil européen de 200.000 € HTVACette distinction entre fonds publics / fonds propres prendra fin en janvier 2013. L’ULB sera alors soumise, quelle que soit la source de financement de la commande, aux règles des marchés publics suivantes : Procédure négociée : autorisée jusqu’à 67.000 € HTVA (3 fournisseurs minimum) Au-delà de 67.000€ HTVA: le marché ne pourra être attribué qu’au terme d’une procédure d’appels d’offres (offre la plus intéressante) ou d’adjudication (offre la moins disante): établissement d’un cahier spécial des charges, attribution du marché en tenant compte des délais de publicité et de recours obligatoires.

Frais de gestion

Sous-traitance:budgets prévus pour la sous-traitance ;budgets pour des partenaires comme, par exemple, d’autres universités (lorsque l’ULB est coordonnateur) ;L’Université ne préfinance pas les sous-traitants

2.Personnel sur contrats de recherche

Contrat de travail / BoursesGénéralités

Bourse de doctorat

Bourse de post-doctorat

Durée

Montants rémunérations/Bourses

Régime ONSS/ Fiscal

Evènements en cours de bourse ou de contrat

Contrat de travail / BoursesGénéralités

Rarement le choix entre les deux formules

Du point de vue du droit social,

Contrat de travail : lien de subordination

Bourse : liberté dans l’accomplissement de la recherche

Elle ne peut pas être la contrepartie de prestations effectuées à la demande de l’université ou d’un tiers

Bourse de doctorat

En outre, le temps de prestations doit être affecté exclusivement à la recherche. La surveillance et la supervision de travaux pratique sont néanmoins possibles dans des limites très strictes.

Elle ne peut se substituer à un contrat de travail et ne peut pas être accordée à quelqu’un qui a exercé un ou plusieurs mandats d’assistant cumulés de plus d’un an.

Bourse de post-doctorat

En outre, le critère de mobilité scientifique internationale est déterminant.Mobilité scientifique internationale au sens de la Directive-cadre adoptée par le CREF et le VLIR en 2006.On entend la condition de ne pas avoir résidé ou exercé son activité principale (emploi, études, …) en Belgique pendant plus de 24 mois au cours des trois dernières années qui précèdent immédiatement la première période de séjour postdoctoral (les séjours de courte durée tels que les vacances, la participation à un congrès ou un court séjour de préparation au séjour postdoctoral ne sont pas pris en compte pour vérifier que cette condition est remplie).

L’objectif du séjour doit être la réalisation d’une recherche scientifique libre dans le cadre de la poursuite des activités personnelles de recherche.

PAI et ARC

Par conséquent, la source de financement, l’objet de la recherche, la nature des prestations attendues déterminent très souvent le choix entre contrat ou bourse. De façon générale, les financements PAI et ARC permettent l’octroi de bourses.Les éléments propres au candidat interviennent en second lieu. Ils doivent être examinés au cas par cas.

Durée

Contrat de travail :Deux premières années : CDD (min 3 mois pour chaque CDD)Après : CDI dont la fin est liée à la fin du financement. Rupture moyennant un préavis qui dépend de l’ancienneté.

Bourses de doctorat :Bourse octroyée pour 1 an, renouvelableDurée maximale : 4 ans

Bourses post-doc :Bourse octroyée pour minimum 3 mois et maximum 1 an, renouvelable.Durée maximale : 36 mois

Montants rémunérations/Bourses

Rémunérations :Barèmes en fonction du niveau de diplômeReconnaissance d’ancienneté selon les règles de la Communauté française pour le personnel des Universités sur base d’attestations d’activité officielles+ Pension complémentaire

Bourses de doctorat :Minimum = Bourses FRIAMaximum = rémunération nette d’un assistant dans les mêmes conditions d’ancienneté et de diplôme

Bourses postdoctorat :Référence : rémunération d’un scientifique définitif postdoc avec évaluation de l’ancienneté, pour déterminer le montant maximum de la bourse

Régime ONSS/ Fiscal

Contrat de travail : imposition fiscale à titre de revenus professionnels /régime général ONSS

Bourses de doctorat / de postdoctorat : Exonération fiscale ssi respect scrupuleux des conditions d’octroi / Assujettissement ONSS différent selon que le boursier est :

•ressortissant EEE et d’Etats qui ont conclu une convention bilatérale en matière de sécurité sociale avec la Belgique : régime général ONSS

•ressortissant Etats autres : régime ONSS réduit (pas de cotisations pension et chômage notamment)

Evènements en cours de bourse ou de contrat

MaternitéMaladieAménagements du temps de travail

3. Les règles propres aux conventions PAIConditions générales

• Signature des contrats

• Durée : 60 mois

• Changement de promoteur

• Contrat avec les partenaires étrangers

• Rapports

• Initial avant le 30 novembre 2012

• Activités annuels avant le 31 mars

• Evaluation

• Final avant le 31 décembre 2017

Spécifications relatives aux différentes catégories budgétairesPersonnel:

Minimum 12 mois

Exclusivement affecté à l’exécution du projet

Minimum un scientifique temps plein ou équivalent temps partiel

Lorsque >800.000€, minimum un chercheur postdoctoral

Bourses limitées à max 60% du budget total de personnel sur les 5 ans (dérogation budget < € 600.000)

Fonctionnement:

Nouvelles règles, à préciser dans les dispositions administratives:

Budget de fonctionnement : 15% forfaitaire, le solde dépenses > 500 € reliées aux activités du réseau à l ’exception:

• Fournitures de bureau

• Photocopies, documentation, frais d’expédition, télécommunications, assurances, .

• Notes de restaurant, de traiteur, denrées alimentaires (excepté évènements interuniversitaires)

• Facturation interne pour l’achat de biens (magasins généraux, …)

Sous-traitance interne: autorisation préalableIndemnités aux chercheurs visiteurs = indemnités complémentairesFrais de voyage et de mission: personnes à charge et non à charge mentionnées dans la liste du personnel reprise dans les rapports d’activités annuels, mention du motif du déplacement, respect du règlement en vigueur dans l’Institution

Equipement:Coût unitaire > 500 €Acquisition d’appareils et d’instruments scientifiques et techniques, y compris matériel informatique et bureautiqueAutorisation nécessaire pour acquisition > 25.000€ si pas prévu initialementPas d’acquisition d’équipement la dernière année

Sous-traitance:Max 25% du budget du promoteur concernéApprobation nécessaire par le gestionnaire de programmePropriété et valorisation des résultats

Frais généraux:5% Personnel + Fonctionnement

Partenariat européen:Co-financement 50%Frais de personnel et de fonctionnementDépenses du partenaire européen ou relatives au partenariat mais effectuées par le partenaire belgeJustification par une attestation du partenaire

Dispositions budgétaires et financières:

Crédits budgétaires disponibles pendant toute la durée du contratTransferts automatiques au sein d’une même catégorie budgétaireTransferts entre catégories: autorisation requise auprès de l’administrateur du programme – Motivé– Respect de la règle selon laquelle le budget de personnel = min 60% du budget total– Pas de transfert vers le poste équipement la dernière année– Formulaire signé par le promoteur et visé par le DAF

4. Les règles propres aux conventions ARC

Conditions générales• Finalisation et signature des conventions

• Envoi annexe1 au DR pour le 26.09

• Obligations :

• Rapports d’activités

• Chaque année avant le 31 mars (1er pour 2014)

• Rapport final (annexe 4) avant le 1er juillet 2018

• Tableau personnel à charge et non à charge au 1er février (annexe 5)

Spécifications relatives aux différentes catégories budgétairesConditions générales:

Durée des projets: 60 mois maximum

Frais de personnel=minimum 50% du budget total

Les soldes inutilisés peuvent être justifiés, au sein d’une même catégorie de dépenses, jusqu’au 30 juin de l’année n+1:

•Autorisation de l’Académie requise si le solde est > à 30% du budget de la rubrique

Personnel:

Rémunérations, bourses doctorales et post-doctorales

Fonctionnement:Frais de mission, petit matériel de labo, petit matériel informatique, …< 2.500 euros

Equipement:Appareils et machines scientifiques > 2.500 euros, respect des règles en matière de marchés publics

Frais généraux:5% Personnel + Fonctionnement

Dispositions budgétaires et financièresTransferts entre rubriques autorisés (respect des 50% de frais de personnel/budget total):Lorsque transferts > 20% du budget de la rubrique: accord préalable de l’Académie requisReport automatique de tous les soldes la première année du projet sur la deuxième

5. Brève présentation du DR, DAF et DRH

Département RechercheStructure du DR

• Recherche de base

• Cellule Europe

• Cellule doctorat

• Contrats institutionnels & inventaire de la recherche

• Cellule contrats & fonds

• Technology Transfer Office

• Biopark

• Cellule juridique

Nouveau website du DR

• Devrait être en ligne vers la fin-octobre

• Source d’information pour

• Trouver une personne de contact

• Obtenir des détails concernant un appel

Département RechercheInfofin

• Mailing hebdomadaire

• Nouveaux appels selon votre profil

• Lien d’accès sans login ni password

• Base de données

• Consultable via login et password

• Permet des recherches avancées

Service des traitements

Calcul et liquidation de la rémunération

Établissement des documents sociaux, attestations diverses

Gestion des absences pour maladie (certificats médicaux)

Frais de transport domicile-lieu de travail (STIB, SNCB, …)

Assurance hospitalisation

Organisation par corps (Enseignants – Scientifiques - PATGS)

et au sein des corps par lettre alphabétique

Page Web : http://www.ulb.ac.be/drh/pp/index.html

Service Comptabilité 

Gestionnaires de comptesOrganisés par faculté, point d’entrée dans le

DépartementGestion quotidienne des opérations comptables

Cellule BanquesMise en paiement de l’ensemble des opérations

Cellule RecettesFacturation clients, suivi paiements clients, gestion

des dons (attestations fiscales)

Cellule FournisseursGestion des factures fournisseurs

Un nouveau système comptable implémenté en janvier 2011

SAP

Extraits de comptes en ligne (j+1)

Numérisation des pièces comptables visibles en lignevia le portail

En cours de développement : • note de frais des employés en ligne, • demandes de transfert et demandes de facturation

en ligne

Cellule de Gestion financière de la Recherche

Gestionnaires de contratsOrganisation par bailleurs de fonds (Région

Wallonne, Région Bruxelloise, Union Européenne, …)

Guichet unique d’engagement du personnel sur fonds extérieurs

Gestion financière de la valorisation de la Recherchesuivi financier des licences, représentation de l’ULB dans Théodorus (fonds d’investissement dédicacé aux spin offs

de l’Université)

Service des Achats-Assurances

Acheteurs :Organisation par secteur (informatique, produits de

laboratoire, …)

Centrale d’achats Fournisseurs agréés (appels d’offre, respect des règles en

matière de marché public), assurance automatique des équipements informatiques (pc fixes/pc portables)

En test actuellement: panier d’achat en ligne via le portail, déploiement phasé

Assurances :Un gestionnaire interne en relation avec un courtier

externeAccidents du travail, sur le chemin du travailAssurance des équipements, des bâtiments, missions à

l’étranger…

DRH

Equipe du SPRC

•Quatre collaboratrices pour les contrats de travail des chercheurs et bourses en fonction des facultés, Ecoles et Instituts.

•Une collaboratrice pour les contrats de travail du PATGS

Contact, documents, formulaires et outil d’estimation de coût salarial : http://www.ulb.ac.be/drh/prc/index.html

Les estimations du coût salarial pour les chercheurs sous contrat de travail sont assurées par le service des traitements (DAF). Pour les bourses et le personnel ATGS, le SPRC reste l’interlocuteur de référence.