Mise en place dune dmarche dadaptation lemploi des personnelsau regard de la population accueillie

Rsidence Retraite Yves COUZY2008-2009

SommairePrsentation de la structureLe contexteObjectifs de la dmarche GPECPorteurs de projet et communicationLes outils: Les fiches de postesLes fiches de comptences / valuation des comptencesLentretien annuelLa mthodologie: plan de travail interne- Lexistant, - Les outils mis en place en 2009- Cration dun volet social dans le PE, - Une dmarche partenarialePour Conclure: les points forts et les points faibles

1. Prsentation de la structureLa rsidence retraite Yves COUZY, (anciennement les Amandiers, St Paul et Valmalle) est installe St Andr de Sangonis depuis novembre 2004.Elle est conventionne EHPAD depuis le 1er septembre 2005Elle accueille 50 rsidents dont 10 en espace protg (maladie dAlzheimer et apparentes)Elle offre des possibilits daccueil de jour (5 places), daccueil temporaire et de week-endGMP 740 / PMP 240 au 06/10/2009: une population trs dpendante

2. Le contexteA lautomne 2008, La rsidence retraite Yves COUZY est sollicite pour participer une dmarche globale de GPEC (gestion prvisionnelle des emplois et des comptences) en rgion LR dans le cadre dun partenariat SYNERPA/FHP coordonne et finance par FORMAHPElle sinscrit dans la dmarche qui sintgre totalement aux travaux entams sur le terrain

3. Objectifs de la dmarcheRpondre aux impratifs de gestion des ressources humaines (rglementaire et de fonctionnement)Dvelopper un management oprationnel: mise en place ou amlioration du rle des cadres de proximitSinscrire dans la logique de refonte du Projet dtablissement (groupe de travail pluridisciplinaire)

3. Objectifs de la dmarcheDe faon gnrale, rpondre des attentes fortes de nos personnels souvent en difficults face un public chaque jour plus dpendant (ncessit dun accompagnement sur le terrain en terme dorganisation et de soutien psychologique)Proposer nos rsidents des pratiques professionnelles, adaptes, personnalises et bientraitantes

4. Porteurs de projet et communicationLes instances dirigeantes :impliques ds le dbut de la dmarche (Grant, Directrice et Directrice Adjointe), elles sont le porteur de projetLes IRP :La dlgue du personnel est informe et associe la rflexion ds fin 2008. Formation effectue en septembre 2009Communication salaris et usagers: Cf. diapo dmarche interne

5. Les outils : les fiches de posteLes fiches de poste existaient avant la mise en place de la dmarche GPEC, mais correspondaient davantage des fiches de tche.Travail effectu partir des fiches mtiers du rpertoire RAMSESDes fiches de postes dcrivant clairement les diplmes requis, les missions, les responsables hirarchiques, le contexte de travail ont t rdiges Prsentation aux quipes des nouvelles fiches de poste en avril 2009Signature par les salaris au cours du 1er semestre 2009.

5. Les fiches de comptences / Evaluation des comptencesCration de fiche de comptences typeChoix dun systme de cotationCration dune grille dvaluation du nouveau salari par ses pairsCration dun RDV systmatique de fin de priode dessaiGrille de comptence complte lors de lentretien de fin de priode dessaiGrille reprise lors de lentretien annuel

5. LEntretien AnnuelEn place depuis 2006Evolution de la rdaction des comptes rendus Evolution du support pour les EAE 2009Attente dune formation par lintermdiaire du rseau GPEC LR (2010)

6. Mthodologie : un plan de travail interne Les tapes:

Etat des lieux de lexistant (interne et externe)Cration dun volet social dans le projet dtablissement en cours dlaboration incluant les objectifs court, moyen et long terme (N N+5)Inscription de ce travail dans une dmarche partenariale

6. Etat des lieux de lexistantLes documents qui existaient dj:

Les fiches de postesLes fiches dentretien annuel dvaluationUn document daccueil et de suivi destin aux intrimaires et aux saisonniersUn document daccueil et de suivi des stagiairesLe plan de formation annuel

6. Etat des lieux de lexistantLes procdures dintgration de nouveaux personnels qui existaient dj:

Un rfrent hirarchique (souvent IDE ou AS) Le doublet systmatique chaque nouvelle embauche avec un personnel titulaireLe tutorat des stagiaires ou personnels en cours de formation en interne (2 tuteurs forms par an depuis 2007)Groupe de travail ou de rgulation suite des situations difficiles (dcs pnibles, situations de stress ponctuelles)avec parfois lapport dun animateur extrieur (psychologue)- Un petit journal interne lattention des rsidents, familles et personnels (rubrique en coulisse)

6. Les outils mis en place en 2009Suite aux premires journes rseau et formation, diffrents outils ont t crs ou actualiss:Les fiches de tches Les fiches de postesLes fiches de comptencesGrille dvaluation du nouveau salariMise en place dun RDV systmatique de fin de priode dessaiLe livret daccueil des nouveaux salarisLe livret daccueil et les fiches de suivi des intrimaires et saisonniers (remis jour)Le livret daccueil et les fiches de suivi des stagiaires (remis jour)

6. Cration dun volet social dans le Projet dEtablissementPrincipaux objectifs:Apporter une dfinition claire de la dmarcheVision globale de la GPEC: Travailler sur la base dindicateurs suivis dans le rapport de branche du SYNERPACibler les actions mener sur une priode de 5 ans (2008-2012)

6. Le volet social du PEUne dfinition claire:La GPEC sinscrit dans une prise en compte de la GRH sur la dure.Cest une dmarche prospective qui vise une meilleure adaptation de lentreprise lvolution de son secteur dactivit et son environnement, en adaptant les comptences au contenu des activits.Plus concrtementla GPEC permet de mieux dfinir les missions propres chaque mtier, de mieux grer le plan annuel de formation, le recrutement

6. Le volet social du PE

Une partie rdactionnelle introductive prsente les indicateurs suivis annuellement dans le rapport de branche du SYNERPA:Pyramide des ges, ETP, CDI et CDD, ratio dencadrement au lit, suivi des absences par type (MA, AT/MP, Maternit)

Une partie action cible les objectifs 5 ans sous forme de fiches actions :

ActionObjectifsMoyens/MthodesRfrentchanceEvaluation/Indicateur

6. une dmarche partenarialeLes quipes (34 ETP pour 40 45 personnes physiques):

1. Information de la mise en place de la dmarche lors de la runion de rentre 2008

2. Runion par mtiers (soin et hbergement) de prsentation des fiches de poste (printemps 2009)

3. Groupe de travail pluridisciplinaire de refonte du Projet dtablissement: une rencontre mensuelle. Diffusion du nouveau PE tous les personnels (janvier 2010)

4. Objectif printemps 2010: nouvelle valuation interne (en vue du renouvellement de notre convention tripartite) qui traitera, entre autre, de la gestion RH et de la GPEC.

6. une dmarche partenarialeLes usagers (rsidents et familles)1. La mise en place de la dmarche lordre du jour du Conseil de la vie sociale de novembre 20082. Information dans la lettre aux familles du 1er trimestre 20093. Runion annuelle dinformation de juin 2009 qui voque la dmarche en cours

7. Pour conclureLes points forts:Un travail partenarial riche et crateur de liens (change rseau et partenariats internes)Un retour trs positif des usagersDes quipes impliques et responsabilises, plutt satisfaites de la mise en uvre de la dmarche (amlioration des outils GRH, meilleur suivi du recrutement et des missions de chacun, amlioration de lvaluation annuelle)Une mthodologie participative qui rpond aux attentes du terrain: un fort sentiment dappartenance de la part des quipesUn nouvel outil de recueil dindicateurs sociaux

7. Pour conclureLes points faibles:Une dmarche porte par le pool de direction (chronophage et ambitieuse): une stratgie dadaptation lemploi dordre managriale et organisationnelleUn travail sur la dure qui implique un suivi et une valuation rgulire

7. Pour conclureUne adaptation russie ne peut advenir que sil existe, de part et dautre, un ajustement

Humanitude, Yves Gineste/Jrme Pellissier

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