1

REPUBLIQUE D’HAITI

Projet de Développement Communautaire Urbain (PRODEPUR)

Projet d’Urgence Communautaire Cash for Work (JSDF)

Mission de supervision

18 au 21 Octobre, 2011

AIDE-MÉMOIRE

---------

A. Introduction

1. Du 18 au 21 Octobre 2011, une mission de la Banque Mondiale, composée de Ali

Alwahti (Chargé de projet, PRODEPUR et coordinateur de la mission), Eli Weiss

(Chargé de projet, JSDF Cash for Work), Felix Jakob (Consultant) et Julie Biau

(Spécialiste en Evaluation et Suivi de Projets) a séjourné en Haïti pour superviser

l’exécution des projets PRODEPUR (volet CDD H3940) et JSDF « Cash for

Work ». (A noter que la mission ne couvrait pas les activités de reconstruction se

déroulant dans le cadre du Financement Additionnel, PRODEPUR-HABITAT).

2. La mission a travaillé en étroite collaboration avec le Bureau de Monétisation des

Programmes d’Aide au Développement (BMPAD) et son Unité de Coordination

de Projets (UCP) ainsi qu’avec les Maîtres d’ouvrages délégués (MDOD)

impliqués dans la mise en œuvre des projets: le CECI et le PADF. La mission a

effectué des visites de terrain dans la région de l’Artibonite (Saint-Marc,

Gonaïves) et dans divers quartiers de Port-au-Prince (Delmas 32, Bel-Air) pour le

PRODEPUR et le JSDF. Dans ses visites de terrain, l’équipe de la Banque

Mondiale a été accompagnée d’une mission de la Banque Caribéenne de

Développement (CDB), laquelle participe au financement du PRODEPUR.

3. La mission tient à remercier le BMPAD et l’UCP ainsi que tous les officiels et les

MDOD pour les efforts déployés dans les dernières semaines afin de mener à bien

la visite officielle de la Vice Présidente de la Région Amérique Latine-Caraïbe de

la Banque Mondiale, réalisée le 8 septembre 2011, ainsi que la préparation de

visites similaires de hauts responsables des Etats-Unis d’Amérique.

4. La mission tient également à présenter ses excuses aux MDOD, aux COPRODEPs

et à l’UCP pour les changements de dernière minute qui ont affecté les visites de

terrain prévues pour l’après-midi du mercredi 19 octobre à Bel-Air, suite à des

imprévus en dehors du contrôle de la mission. Cependant, la mission est satisfaite

que les visites à Bel-Air aient pu avoir lieu le lendemain, jeudi 20 octobre.

5. Le présent aide-mémoire résume les principales conclusions et recommandations

de la mission, qui souhaite également remercier tous les officiels et personnes

rencontrées pour leur disponibilité et l’excellence de leur collaboration.

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

Pub

lic D

iscl

osur

e A

utho

rized

2

B. Conclusions générales

Avancement général

6. PRODEPUR. L’UCP exécute de manière satisfaisante son rôle de supervision et

gestion du projet, et entretient de bons rapports avec les MDOD. Les MDOD

poursuivent l’exécution des sous-projets PRODEPUR ainsi que les activités de

suivi et évaluation correspondantes. De manière générale, le projet est en bonne

voie pour atteindre l’objectif de développement et de ce point de vue sa

performance est jugée satisfaisante. Par contre, eu égard au retard constaté sur la

mise en place, la performance en matière de qualité d’exécution est jugée

modérément satisfaisante. Pour ce qui est de JSDF, de nombreux sous-projets

« Cash for Work » ont déjà été priorisés, dont 50 par PADF et 26 par CECI, parmi

lesquels certains sont déjà en exécution.

7. JSDF. Depuis la dernière mission réalisée en juin 2011, la majorité des sous-

projets a été priorisée (100% pour PADF et 52% pour CECI) dont à peu près 40 %

sont en exécution. La mission a noté la haute visibilité des travaux entrepris à ce

jour tant à Port-au-Prince qu’à Gonaïves, de même que l’intérêt qui y est porté par

les communautés bénéficiaires et qui se manifeste par une mobilisation sans

difficulté des journaliers nécessaires y compris un large contingent de femmes de

tout âge. La mission a été agréablement surprise du progrès des activités

coordonnées par les deux MDOD, activités qui répondent à des besoins pressants

dans les quartiers et communautés d’intervention. La mission souhaite toutefois

rappeler le fait que tous les travaux doivent être terminés au 31 janvier 2012, qui

est également la date de fin de contrat des MDOD. Aussi la mission encourage-t-

elle les MDOD à maintenir un rythme d’exécution soutenu.

Gestion Financière

8. La gestion financière du Projet PRODEPUR est marquée par un retard dans la

préparation des états financiers, qui engendre à son tour un retard dans la

transmission des rapports d’audit à la Banque Mondiale.

9. La gestion financière du Projet JSDF relève d’importantes faiblesses dans le

système de gestion financière qui pourraient constituer un sérieux handicap dans

l’atteinte des objectifs globaux du Projet. Entre outre, des retards ont été encourus

dans la soumission des rapports de suivi financier (RSF) à la Banque Mondiale et

dans le recrutement d’une firme d’audit. La mission regrette qu’un consultant pour

assister dans la coordination des activités du projet JSDF n’ait pas été engagé

comme convenu. Les termes de références pour l’audit financier et l’évaluation

finale doivent être envoyés à la Banque jusqu’au 4 novembre.

C. PRODEPUR

Antécédents

3

10. Le don H3940 du programme CDD PRODEPUR a été approuvé par le Conseil

d’Administration de la Banque Mondiale le 3 juin 2008, et mis en vigueur le 27

octobre 2008.

11. Suite au tremblement de terre du 12 janvier 2011, le projet a répondu de façon

efficace aux besoins des sinistrés en permettant la réalisation de 43 sous-projets

de cash-for-work, approuvés et mis en œuvre dès mars / avril 2010. De plus, la

mise en œuvre des sous-projets standards a repris en mai 2010, et a permis le

lancement de plus de 200 sous-projets dans cinq zones d'intervention. Ces sous-

projets sont tous actuellement soit en cours d'exécution, soit achevés. Des activités

de renforcement des capacités et de formation en matière de lutte contre le choléra

ont également été mises en œuvre à la suite de l’épidémie de cette maladie, qui a

frappé le pays à partir du mois d’octobre 2010.

12. A la suite du tremblement de terre, la Banque Mondiale a également accordé au

Gouvernement d’Haïti un Financement Additionnel [Additional Financing] pour

le projet PRODEPUR, d’un montant équivalent à 30 millions de Dollars US, pour

un Programme de Reconstruction de Logements (PRODEPUR- HABITAT). Ce

Programme devrait permettre la réalisation de programmes de réparation et/ou

reconstruction de logements dans certaines des zones cibles du projet

PRODEPUR dans l’aire métropolitaine de Port-au-Prince, et contribuer à

l’amélioration des conditions de vie générales dans ces zones par la mise en œuvre

de travaux de construction ou de réhabilitation de voirie et autres réseaux

d’infrastructures de service.

13. En outre, Par l’intermédiaire de la Banque Mondiale, le Gouvernement d’Haïti a

obtenu en Septembre 2010 un don de l’équivalent de 2,8 millions de Dollars US

du Gouvernement du Japon, à travers son Fonds de Développement Social

(JSDF). Ce don à pour but de financer un supplément d’activités pour le projet

PRODEPUR afin d’alléger l’impact économique et social du tremblement de

terre.

14. Un financement additionnel d’US$ 5 millions alloué au PRODEPUR par la

Banque de Développement des Caraïbes (CDB) a été approuvé par le conseil de la

CDB en Décembre 2010. Ce financement additionnel sert à appuyer l'extension du

nombre de sous-projets financés dans le cadre du PRODEPUR, dans les mêmes

zones cibles.

15. Comme recommandé par la mission de supervision de janvier 2011, le

PRODEPUR aurait du mettre l'accent dans sa phase actuelle sur la continuation de

l'appui aux structures communautaires, ainsi que sur la mise en œuvre accélérée

du programme dans son ensemble pour répondre aux besoins accrus dans les

communautés cibles. Spécifiquement, des retards dans les décaissements de la

CDB (problèmes résolus depuis le mois de juin de cette année), ont affecté la mise

en œuvre des sous-projets pendant l’année 2010. Dans ce contexte, il s’avère

important que le processus de décaissement en général soit effectué plus

rapidement par tous les acteurs concernés, y compris une révision plus expéditive

par le BMPAD, et que le traitement des documents soit effectué dans les temps,

reposant sur une étroite coordination entre l'IDA et la CDB pour le cofinancement.

4

Principaux obstacles constatés

16. La mission a conclu qu’un effort supplémentaire doit être fourni de la part des

MDOD en ce qui concerne la sensibilisation des communautés au bon entretien

des sous-projets une fois ceux-ci complétés, au respect des normes de sécurité

environnementale des projets en exécution (particulièrement dans les activités de

Cash-for-Work), et aux changements d’attitudes nécessaires au bon

fonctionnement et à la pérennité des sous-projets (entre autres, la gestion des

déchets et la participation communautaire dans la gestion du sous-projet). Il a

aussi été noté que la priorisation des sous-projets ne tient pas toujours compte des

impacts environnementaux à moyen terme ou des interactions possibles entre

divers sous-projets exécutés dans une même zone. Dans certains cas, un appui

technique pourrait s’avérer nécessaire pour accroitre la capacité technique des

MDOD et des COPRODEP dans le processus de priorisation des sous-projets, afin

d’éviter le choix de projets non-viables du point de vue économique ou

environnemental. Finalement, la Banque Mondiale encourage le BMPAD à

inscrire les projets priorisés plus directement dans le cadre de la philosophie CDD

et à tenir compte dans la mesure du possible de la vision stratégique

d’aménagement du territoire proposée par les agences spécialisées de l’Etat

(notamment les travaux du Comité Interministériel d’Aménagement du Territoire

(CIAT), et plus particulièrement le document « Haïti Demain : Boucle Centre-

Artibonite »).

Actions clés convenues pour les mois à venir

17. Pendant les prochains mois le BMPAD/UCP se concentrera sur

l’opérationnalisation du système informatique de gestion (SIG) en étroite

collaboration avec ses activités de communication, sur l’affinement des dispositifs

de suivi et évaluation du Projet (en s’appuyant sur les mesures accordées dans la

section correspondante du présent Aide Mémoire), et sur les actions convenues

dans l’Annexe 1. Les MDOD se focaliseront sur leurs responsabilités de formation

et sensibilisation, ainsi que sur l’augmentation du rythme d’exécution des sous-

projets.

Etat d’avancement de la mise en œuvre

18. Avant le début de la mission, l’équipe de la Banque Mondiale a reçu le rapport de

l’UCP couvrant la période octobre 2010 à Juin 2011 et représentant la deuxième

période de mise en œuvre active du projet. Le rapport indique les principales

difficultés rencontrées, présente un résumé des aspects financiers et une

évaluation de l’état d’avancement général du Projet ainsi que les perspectives pour

la prochaine période, et prend en considération les différents éléments du travail

qui couvrent la période de septembre 2010 à octobre 2011. C’est grâce à ce

rapport que la mission a pu commencer l’évaluation du projet. Par contre, les

rapports des MDOD actualisés jusqu’au 30 juin n’ont été reçus qu’en fin de

mission et n’ont pas pu être analysés avant d’entreprendre la rédaction de l’Aide-

Mémoire. Vu les retards constatés dans la transmission des rapports trimestriels, il

est urgent que les MDOD soumettent leur plan de travail et une programmation

des Bureaux Techniques de Coordination (BTC) pour la période octobre-

5

décembre 2011. Il été convenu que ces plans seront envoyés à la Banque le 31

octobre 2011.

19. Exécution des sous-projets. Les MDOD et les OCB/Mairies ont priorisé et

adopté 82 % des 294 sous-projets communautaires soumis. Ils sont en train

d’initier (avec un certain retard par rapport aux prévisions de la mission

antérieure) l’exécution des sous-projets priorisés et estiment maintenant de

pouvoir les achever dans les temps impartis. Dans les zones encadrées par CECI,

113 sous-projets ont été adoptés, dont 14 sont d’ordre productif, 39 d’ordre social,

et 60 d’infrastructure. 85 de ces sous-projets sont en exécution et 25 sont achevés.

Dans les zones encadrées par PADF, 199 sous-projets ont été adoptés, dont 68

sont d’ordre productif, 54 d’ordre social, et 77 d’infrastructure. Tous les 14

COPRODEP continuent d’être en opération, avec 6 COPRODEP à Port-au-Prince

dans les zones couvertes par la PADF.

20. Décaissements. A la date 20 octobre, les décaissements sous le PRODEPUR

original s’élèvent à 58%, ou US$ 7.83 M. Les déboursements du Financement

Additionnel sont de 8%, ou US$ 1.59M. Le tableau en Annexe 3 donne les détails

par source de financement.

21. Implication du CDB. Les projets financés par le CDB sont essentiellement ceux

du bloc Ste.-Philomène/ Kiteyo/Bel-air au Cap Haïtien (9 sous-projets achevés),

dont 80% représentent des sous-projets d’infrastructure routière et 20% touchent

des sous-projets de scolarisation (voir Annexe 4 -Etat d’avancement des sous-

projets –BTC Cap Haïtien). En ce qui concerne les sous-projets gérés par la

PADF, le financement a été ventilé sous trois composantes mais l’affectation

budgétaire par sous-projet n’est pas détaillée. La mission a convenu que cette

ventilation soit faite rapidement et envoyée à la Banque mondiale (voir tableau

d’actions convenue, Annexe 1).

Visites de terrain

22. La mission a visité des sous-projets dans les villes de Gonaïves et Saint-Marc, et

dans la région métropolitaine de Port-au-Prince.

23. Sur les quarante-six (46) sous-projets du PRODEPUR aux Gonaïves, encadrés par

le CECI, la mission a visité 1 sous-projet points d’eau et 1 sous-projet

d’électrification (dont l’aspect assainissement est exécuté sous JSDF). Sur les dix-

sept (17) sous-projets PRODEPUR lancés à Saint-Marc, encadrés par le CECI, la

mission a visité 1 sous-projet d’école professionnelle, 1 sous-projet

d’assainissement (bétonnage d’une impasse) et 1 sous-projet d’électrification. A

Port-au-Prince, la mission a visité 65 sous-projets du PRODEPUR, organisés par

le PADF, sur les 199 sous-projets approuvés. A savoir : à Delmas 32, 1 sous-

projet de réhabilitation d’école, 1 sous-projet productif (boulangerie

communautaire), 1 sous-projet de traitement et purification d’eau, et 1 centre

cybernétique ; et à Bel-Air, 1 projet de rue. Le descriptif des sous-projets visités et

des principales observations correspondantes figure dans l’Annexe 2.

24. L’impression globale de l’équipe de la Banque Mondiale quant à la qualité des

sous-projets est positive, étant donné le bon état des sous-projets visités.

6

Cependant, des efforts supplémentaires méritent d’être exercés afin d’assurer la

pérennité des projets, en particulier la maintenance des équipements et

infrastructures et la viabilité économique des activités lancées une fois l’appui du

PRODEPUR terminé. Des observations et recommandations spécifiques sur ces

points sont présentées dans les sections correspondantes du présent Aide

Mémoire.

Système d’Information à la Gestion (MIS)

25. Tel que l’a noté la mission de supervision récente du projet PRODEP, l’UCP a fait

des progrès notables dans le domaine du MIS et des activités de Communication.

Le système en développement depuis mai 2011 est au stade de déploiement et sa

stabilité a été testée sur plusieurs plateformes et navigateurs, ainsi que sur du

matériel mobile. Le travail réalisé à date concerne essentiellement le projet

PRODEP mais il est question que le système devienne une multiplateforme

contenant un module pour chacun des projets de la Banque Mondiale dans ce

domaine (dont le PREKAD et le PRODEPUR). Aussi la structure développée à

date par le spécialiste en MIS de l’UCP servira-t-elle de base pour le MIS du

projet PRODEPUR.

26. La mission a abordé le thème de l’adaptation du système PRODEP au projet

PRODEPUR. Afin d’optimiser l’information existante, il est prévu que les

données communes au PRODEP et au PRODEPUR (information indépendante du

projet, relative aux départements ou à l’UCP par exemple) soient réutilisées dans

le MIS du PRODEPUR. La multiplateforme envisagée utiliserait la même base de

données pour les différents projets afin de minimiser la taille du système et éviter

la duplication des efforts, mais n’afficherait les données que d’un projet à la fois

selon le module sélectionné par un utilisateur avec les autorisations nécessaires.

Dans la mesure du possible, les tables de présentation des données conserveront le

même format que dans le système actuel. Cette mise à facteur des opportunités de

recoupement entre les systèmes et les données des deux projets facilitera

l’évolution rapide du MIS du PRODEPUR. L’expert MIS de l’UCP n’entrevoit

aucun défi particulier dans le processus éventuel d’adaptation du système existant

au PRODEPUR.

27. La mission a vérifié que l’expert MIS de l’UCP travaille en étroite coordination

avec l’expert en communication. En effet, cette collaboration a permis de résoudre

un des principaux défis de l’opérationnalisation du système, à savoir le manque

d’intérêt de la part des MDOD, COPRODEP et OCB. Avec l’appui de l’équipe de

communication, l’expert MIS a pu présenter le prototype du système aux MDOD

à plusieurs reprises, y compris lors de séances de sensibilisation des BTC dans

quatre départements. L’UCP estime que les BTC et COPRODEP sont à présent

conscients de leurs responsabilités de génération d’information, et plusieurs BTC

envisagent de désigner un responsable MIS pour assurer la rentrée régulière de

données actualisées dans le système. Grâce à l’accessibilité, la flexibilité et la

modélisation participative du MIS selon les habitudes de collecte de données

existantes, les MDOD semblent maintenant disposés à s’approprier avec

enthousiasme cet outil de travail. La mission félicite les avances réalisées et

recommande que la collaboration entre les équipes de communication et MIS de

7

l’UCP continue, notamment dans l’utilisation des données MIS pour la promotion

des résultats des projets à l’échelle nationale.

Communication

28. La mission a noté avec satisfaction les multiples activités de communication

réalisées dans le cadre du PRODEP, et recommande que la stratégie en cours du

PRODEP répertorie aussi les résultats du PRODEPUR (CDD et Habitat).

Suivi et évaluation

29. Etude de ligne de base. La mission estime que la qualité de l’étude de ligne de

base du projet PRODEPUR effectuée par le Bureau de Recherche en Informatique

et en Développement Economique et Social (BRIDES) est loin d’être

satisfaisante. Une version initiale du rapport avait été communiquée à la Banque

Mondiale en juillet 2010, et suite à cela la Banque Mondiale avait envoyé des

commentaires et suggestions par email au BMPAD le 17 février 2011. Cependant,

la version finale du rapport achevée en avril 2011 ne présente que de très légères

modifications par rapport à la version d’origine, et ne tient pas compte de la

majorité de ces commentaires. La Banque Mondiale a fait part à l’UCP de son

insatisfaction avec l’étude finale et transmettra dans de brefs délais des

commentaires additionnels pour l’amélioration du rapport. Cela dit, après

discussion avec les experts de suivi et évaluation de l’UCP, la mission juge que

dans l’intérêt de l’efficacité du Projet, l’étude de ligne de base ne nécessite pas

d’être répétée. Malgré ses lacunes, l’étude contient les informations nécessaires à

établir la ligne de base pour l’essentiel des indicateurs de résultat du Projet.

30. Indicateurs et cadre de résultats. La mission a fait le point sur les sources de

données existantes et le processus de calcul des indicateurs de résultats du projet.

Les principaux instruments de synthèse des données soumis par les MDOD

(fiches de progression trimestrielle et fiches état d’avancements des sous-projets)

ne sont pas tout à fait alignées sur les indicateurs de résultats du Projet, et les

différences de format et de contenu entre les deux MDOD prête à confusion. Il

serait aussi utile de reporter dans ces fiches certaines informations de manière plus

explicite, particulièrement en ce qui concerne le calcul des bénéficiaires des sous-

projets, le type de sous-projet et le nombre de double bénéficiaires. L’UCP

organisera dans de brefs délais une réunion inter-MDOD pour discuter de

l’harmonisation des fiches, établir une méthodologie unique pour le calcul des

bénéficiaires, et mettre au point une stratégie pour éviter le double reportage des

personnes bénéficiant de plus d’un sous-projet du même type. La mission salue

cette initiative et enverra très prochainement à l’UCP des documents d’appui pour

ladite réunion, en particulier des modèles de fiches de données standardisées et un

cadre de résultats clarifiant la zone d’intervention, la source de données et la

méthodologie de calcul recommandées pour chaque indicateur.

31. Audits Techniques. Le rapport du cabinet NOEL n’a pas été satisfaisant et après

plusieurs discussions peu concluantes entre l’UCP et NOEL, le contrat avec

NOEL a été résilié. L’UCP a recommandé de relancer les TdRs pour recruter le

consultant très rapidement afin de finaliser les audits techniques et pouvoir mettre

à jour dans le cadre de résultats du Projet l’indicateur correspondant (‘pourcentage

8

de sous-projets mis en œuvre, exploités et entretenus avec succès’ – voir l’Annexe

5). Il a été convenu que les TdRs seront envoyées à la Banque pour non objection

avant le 30 octobre et que le recrutement serait finalisé vers le 15 novembre 2011.

Gestion Financière

32. Une mission de supervision de gestion financière s’est déroulée les 4 et 11 octobre

2011 au BMPAD pour vérifier le fonctionnement du système de la gestion

financière et de contrôle interne du projet, ainsi que pour vérifier l’état de mise en

œuvre des recommandations des audits financiers. Le rapport détaillé de la

mission incluant les principales conclusions et recommandations est inclus dans

l’Annexe 6.

33. En général, la mission a conclu que la gestion financière est « modérément

insatisfaisante », dans la mesure où elle n’a pas connu de progrès notables depuis

la dernière supervision des 25, 30 et 31 mai 2011. La mission a relevé des

faiblesses dans le système de gestion financière qui se présentent comme suit :

(i) Retard dans la préparation des états financiers semestriels.

(ii) Retraitement manuel des informations financières extraites du système

comptable pour l’élaboration sous tableaux Excel des états et rapport

financiers (états financiers, réconciliations bancaires, rapports de suivis

financier). Le traitement manuel pourrait être source d’erreurs dans la

présentation des informations financières du Projet.

(iii) Retard dans la soumission des rapports d’audit financier à la Banque. A la

date de la mission, le rapport d’audit financier du semestre finissant le 31

mars 2011, dû normalement au 30 juin 2011, n’avait pas encore été reçu

par la Banque.

(iv) Absence de vérifications régulières des opérations financières du Projet,

imputable au retard dans la préparation et la transmission des documents

comptables et financiers de la Gestion Financière au Contrôleur Interne.

(v) Absence des plans opérationnels annuels et de suivi budgétaire en étroite

collaboration avec l’équipe technique. Une recommandation qui avait été

formulée dans le précédent rapport de supervision à ce sujet n’a pas été

mise en œuvre.

(vi) Absence de procédures comptables et financières approuvées par la

Direction Générale pour une gestion adéquate des opérations réalisées

dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

(vii) Faible taux de décaissement sur le Don IDA H6210. Depuis la date

d’effectivité dudit don le 21 février 2011, un montant total de US

$327,888.78 a été décaissé, représentant 1,06% du montant global du don

initial.

Sauvegardes Environnementales et Sociales

34. Etat d’avancement du travail des stagiaires. La mission a été informée que les

travaux des stagiaires ont pris fin depuis le 3 octobre. Les rapports finaux

individuels de chaque stagiaire sont en train d’être acheminés au BMAPD avec les

fiches d’enquêtes utilisés sur le terrain. Une analyse finale sera élaborée par

l’UCP et un rapport final sera présenté. L’UCP va également rentrer sur une base

de données toutes les fiches d’enquête afin de poser la base pour un suivi

9

environnemental adéquat. Le rapport final sera envoyé à la Banque Mondiale le

25 novembre 2011.

35. Etat d’avancement des sous-projets municipaux. La mission note que dix (10)

sous-projets communaux approuvés au profit des 5 municipalités concernées par

le projet ont été mis en exécution par les MDOD comme il suit :

36. Toutefois la mission souhaite exprimer des réserves concernant les deux sous-

projets ci-dessous :

37. Sous-Projet de Gare Routière à Gonaïves. La mission a pris note du souhait de

la municipalité de Gonaïves de financer la construction d’une gare routière en

combinant à cet effet au moins deux sous-projets PRODEPUR avec une

contribution du projet JSDF. Tout en reconnaissant l’intérêt indéniable d’un tel

projet pour le développement économique futur de la ville de Gonaïves, la mission

a exprimé quelques réserves lors des discussions à ce sujet. En particulier,

l’équipe de la Banque Mondiale se demande si une opération de cette nature

répond réellement aux objectifs de développement originaux du PRODEPUR. La

mission a également fait part de ses doutes quant aux avantages qu’il y aurait à

choisir pour un investissement stratégique de cet ordre un terrain situé dans une

zone potentiellement inondable. Il est aussi impératif de considérer l’impact que

pourrait avoir la construction et le fonctionnement de ces installations sur

l’environnement. A cet effet, la mission a consulté les départements compétents

de la Banque Mondiale pour vérifier la catégorisation environnementale correcte

d’une telle opération et déterminer les démarches éventuelles à entreprendre en

matière d’études préalables d’évaluation d’impact environnemental. La position

de la Banque Mondiale communiquée à la mission est que compte tenu de la

nature de cette opération, le sous-projet devra être classé en catégorie B et les

études d’impact environnemental correspondantes devront être effectuées (et

jugées acceptables par la Banque Mondiale) avant tout commencement de

travaux, que ce soit sous PRODEPUR ou sous JSDF. La mission souhaite

souligner que ces études sont nécessairement de durée relativement longue et d’un

certain coût, lequel devra être assumé par PRODEPUR.

Municipalité Nombre de sous-

projets

Intitulé des sous-projets

St Marc 2 Non disponible

Gonaïves 2 Non disponible

Port-au-Prince 2 Construction de la Rue Anne à

Solino (finalisé) ; Construction

de la Rue Prévost à Martissant

(interrompu à cause de son

exécution pendant la saison

pluvieuse)

Delmas 2 Construction d’un centre de sante

à Delmas 32 ; Construction d’un

centre professionnel à

Simmonds-Pele

Cité Soleil 2 Construction de 2 tronçons de

route

10

38. Sous-Projet du centre de sante municipal à Delmas 32. La mission a été

informée qu’à la demande de la Municipalité de Delmas, les travaux sur ce sous-

projet (principalement de soubassement) avaient été suspendus pour permettre une

révision du plan, avec l’objectif d’augmenter la surface de plancher disponible. La

mission a réitéré les réserves soulevées antérieurement par la Banque Mondiale

quant à l’implantation de cet équipement sur un terrain à risque. Elle a également

exprimé sa préoccupation quant à la qualité technique des travaux déjà entrepris et

considère que ceux-ci devront être soumis à une expertise par des techniciens des

services de l’Etat compétents avant toute reprise de travaux. En cas de conclusion

négative de cette expertise, les ouvrages existants devront être démolis ou un

nouvel emplacement devra-t-être trouvé, avant que les études architecturales

correspondantes puissent ensuite être effectuées dans les meilleurs délais

possibles. Par conséquent, la mission demande à tous les acteurs impliqués de se

prononcer rapidement sur les modalités de reprise des travaux préparatoires et

d’informer la Banque Mondiale des décisions prises au plus tard le 24 octobre

2011.

D. Projet d’Urgence “Cash for Work” JSDF

Antécédents

39. Par l’intermédiaire de la Banque Mondiale, le Gouvernement d’Haïti a obtenu en

Septembre 2010 un don de l’équivalent de 2,8 millions de Dollars US du

Gouvernement du Japon, à travers son Fonds de Développement Social (JSDF).

Ce don à pour but de financer un supplément d’activités pour le projet

PRODEPUR afin d’alléger l’impact économique et social du tremblement de

terre.

Etat d’avancement de la mise en œuvre

40. Etat d’avancement des travaux. Les contrats avec les MDOD responsables pour

les deux volets du projet JSDF (PADF et CECI) ne sont entrés en vigueur qu’à la

fin mai 2011. A ce jour de nombreux sous-projets ont déjà été priorisés, dont 50

par PADF et 26 par CECI, avec environ 40% actuellement en exécution.

41. La mission a été particulièrement impressionnée par les progrès accomplis dans la

réalisation des travaux de déblayage à Port-au-Prince coordonnés par PADF. Dans

ses visites sur le terrain la mission a noté le soin pris par le MDOD pour assurer

d’une part la participation effective de femmes et groupes vulnérables, et d’autre

part la protection des travailleurs contre des accidents moyennant la mise à

disposition d’équipements de sécurité appropriés. La mission a également noté

que le problème du transport de gravats aux décharges a pu être résolu de manière

satisfaisante par des arrangements de partenariat avec d’autres organismes tels que

le PNUD ou la MINUSTAH.

42. La mission tient à souligner que la date de clôture du don JSDF est le 31 mars

2012 et qu’il n’y a aucune possibilité que cette date puisse être prorogée du fait

11

qu’une première prorogation de douze mois avait déjà été accordée par la Banque

Mondiale au mois de mars 2011.

Suivi et évaluation

43. Le tableau ci-après résume les indicateurs de performance de la réalisation du

projet :

Indicateurs

No. Indicateur Valeur

de base

Valeur

Oct

2011

Objectif

1 Nombre d’opportunités d’emploi de ménages

créées par le projet dans les zones

d’intervention du Projet

0 30,000

2 Nombre de personnes ayant acquis des

connaissances en (i) hygiène et pratiques

sanitaires, (ii) techniques de construction

améliorées, (iii) conduites et dispositions à

prendre en cas de des désastres.

0 300,000

3 Pourcentage de bénéficiaires féminins parmi

les participants aux travaux cash-for-work.

0 30% 30%

4 Nombre de COPRODEP engagés dans la

gestion de travaux et leur suivi et produisant

des rapports d’activités

0 12 12

Décaissements

44. A la date du 19 octobre 2011, le montant total des décaissements effectués s’élève

toujours à USD 1,389,999.90, soit 48,94% du montant du don JSDF. Ce montant

est resté le même depuis la date du 30 juin 2011 mettant en évidence qu’aucune

demande de décaissement n’a été faite au cours des trois derniers mois.

Problèmes particuliers

45. La date de clôture du don du 31 mars 2012 représente également la date limite

pour les décaissements. Aussi, pour permettre la clôture des comptes, tous les

travaux doivent-ils être terminés au 31 janvier 2012, qui est aussi la date de fin de

contrat des MDOD. Compte tenu du peu de temps restant, il est donc extrêmement

important que le BMPAD établisse dès maintenant en concert avec les MDOD un

échéancier précis et réaliste de l’achèvement du programme des travaux, afin de

parvenir à une utilisation aussi complète que possible des ressources disponibles

du don JSDF.

46. En ce qui concerne le souhait de la municipalité de Gonaives de pouvoir utiliser

une part des ressources du projet JSDF pour financer la construction d’une gare

routière, le point de vue de la mission est présenté dans la section précédente de

l’Aide-mémoire. A ce sujet la mission souhaite souligner que, compte tenu la

nécessité d’études préalables sur l’impact environnemental, une utilisation des

12

fonds JSDF parait impossible étant donné que tous les travaux financés par ce

dernier doivent être terminés au 31 janvier 2012.

47. Au cours de sa visite du projet d’assainissement coordonné par CECI dans le

quartier de K-Soleil à Gonaïves, la mission a noté que beaucoup des travailleurs

ne disposent pas de l’équipement de protection nécessaire, et ceux qui en

disposent ne l’utilisent pas. La mission demande au BMPAD et à CECI, le

MDOD responsable, de prendre rapidement les dispositions nécessaires pour

s’assurer que toutes les mesures soient prises immédiatement au niveau du

COPRODEP chargé de cette opération (ainsi que de ceux chargés d’opérations

similaires) pour permettre l’exécution des travaux dans des conditions de sécurité

plus satisfaisantes.

48. Au cours de la même visite la mission a également noté que cette opération, dont

l’objectif est l’amélioration des conditions de drainage du quartier, risquait d’avoir

des effets contraires à ceux escomptés en raison de la topographie très plate du

terrain, qui risque d’entraver une évacuation gravitaire facile des eaux de

ruissellement. De l’avis de la mission il aurait été préférable d’essayer d’établir au

préalable une étude de drainage couvrant une partie plus large du bassin versant,

afin de déterminer sur cette base les tracés les plus avantageux pour les ouvrages

de drainage et minimiser ainsi les risques d’effets contraires. La mission insiste

que tout sous-projet similaire ne soit pris en compte qu’à condition que des études

de faisabilité préalables aient démontré que l’exécution des travaux n’aura pas

d’effets négatifs sur l’environnement.

49. Au printemps 2011 il avait été convenu que le BMPAD/UCP engagerait un

consultant pour l’assister dans la coordination des activités du projet JSDF et

notamment servir d’agent de liaison avec les MDOD. La mission regrette de

devoir noter que cet effort n’a toujours pas eu de suite et que compte tenu du peu

de temps restant jusqu'à la fin du projet, l’intérêt d’un tel engagement est devenu

discutable. Toutefois le BMPAD/UCP, ayant expliqué les raisons du retard pris

dans ce recrutement, propose combler la lacune en affectant à la tâche l’un de ces

ingénieurs se trouvant disponible afin de veiller à ce que le programme des

travaux JSDF non seulement se termine effectivement dans les délais impartis

mais aussi se trouve réalisé avec la plus haute qualité technique. Par ailleurs,

BMPAD/UCP suggère de consacrer les fonds réservés dans le don JSDF aux

services de consultants au recrutement des consultants nécessaires pour

l’évaluation finale du projet ainsi qu’a réalisation d’une plaquette d’explication du

concept de l’opération et de ses résultats destinée au grand public. Une

proposition détaillée à ce sujet sera envoyée par BMPAD/UCP à la Banque

Mondiale sous peu.

Gestion financière

50. Une mission de supervision de gestion financière s’est déroulée les 4 et 11 octobre

2011 au BMPAD. Le rapport détaillé de la mission incluant les principales

conclusions et recommandations est inclus dans l’Annexe 6.

51. La mission a fait part de ses regrets quant au retard du Rapport Financier (RSF)

portant sur les activités de la période 1er Avril- 30 Juin 2011. Ce rapport a été

13

soumis par le BMPAD le 12 septembre 2011, soit 72 jours après la fin du

trimestre et avec retard de presque un mois par rapport au délai contractuel de 45

jours. Etant donné qu’il s’agit d’une clause contractuelle, la transmission du RSF

dans le délai de 45 jours après la fin du trimestre est d’ordre impératif. Par

conséquent la mission invite le BMPAD à établir des procédures d’arrêté de

comptes intermédiaires du Projet, incluant des objectifs assignés à toutes les

parties prenantes, avec fixation des délais précis pour la réalisation des différentes

opérations nécessaires à cet effet.

52. La mission tient à souligner que malgré ce retard, le rapport élaboré par le

BMPAD en tant que responsable de l’établissement des états financiers est

conforme aux principes, méthodes et règles comptables admis en matière de

gestion de projets financés par la Banque Mondiale, et que par conséquent ce

rapport est jugé acceptable pour la Banque Mondiale.

53. Afin de faciliter l’analyse de ces rapports trimestriels, les services compétents de

la Banque Mondiale ont exprimé le souhait que les dossiers envoyés contiennent

un minimum les éléments suivants (datés et paraphés par les personnes habilitées

à cet effet) :

Un tableau montrant l’origine et l’emploi des fonds (le seul qui a été transmis

a la Banque Mondiale) ;

Un tableau montrant l’emploi des fonds par activités du projet (en complément

du tableau montrant l’origine et l’emploi des fonds) ;

Une copie de la réconciliation bancaire du Compte Spécial du Projet pour un

rapprochement entre le solde à la banque et le solde du rapport financier ;

Une copie de l’extrait de compte Spécial du Projet ;

Des commentaires succincts éventuels relatifs au dossier transmis.

La mission transmet ces consignes au BMPAD dans l’attente de sa collaboration.

54. La mission souhaite souligner l’existence de retards dans la comptabilisation des

opérations financières du Projet, imputables en partie au retard dans la

transmission des rapports financiers mensuels par les MDOD au BMPAD.

Prochaines Etapes JSDF

Action Responsable Date

Décision prise sur comment le BMPAD

désire utiliser les fonds non utilisés pour

les deux consultants

Henriot (BMPAD) 24 octobre 2011

Termes de références pour l’audit financier

envoyés à la Banque

Rudler (BMPAD) 4 novembre

2011

Termes de références pour l’évaluation

finale envoyés à la Banque

Rudler (BMPAD) 4 novembre

2011

Rapport intérimaire financier envoyé à la

Banque

Berne (BMPAD) 15 novembre

2011

Rapports finals de CECI et PADF du JSDF

envoyés à la Banque

Henriot (BMPAD) 31 janvier 2012

14

Rapport final du JSDF envoyé à la Banque Henriot (BMPAD) 29 février 2012

Rapport intérimaire financier envoyé à la

Banque

Berne (BMPAD) 15 février 2012

Évaluation finale envoyée à la Banque Henriot (BMPAD) 9 mars 2012

Audit financier envoyé á la Banque Henriot (BMPAD) 31 mars 2012

E. Période de la prochaine mission et objectifs

55. La prochaine mission d’évaluation des projets PRODEPUR et JSDF sera discutée

entre le BMPAD et la Banque Mondiale au cours du mois de décembre 2011.

Cependant, la mission estime qu’une petite mission de suivi du volet

environnement s’avère indispensable en novembre 2011.

Cet aide-mémoire sera divulgué publiquement une fois signé.

M. Ali Y. Alwahti

M. Michael Lecorps

Chef de Mission, Banque Mondiale Directeur Général BMPAD

M. Eli Weiss

Chargé de Projet JSDF, Banque Mondiale

15

ANNEXE 1

Actions clés convenues - Engagements et prochaines étapes (PRODEPUR)

Activités Date Responsable

Mission d’évaluation

Environnementale

Novembre 2011 Banque Mondiale

Plan des Activités des MDOD pour

Octobre à Décembre 2011

30 octobre 2011 BMPAD

Ventilation des couts des sous-projets

gérés par la PADF sous financement

CDB envoyé à la Banque

30 octobre 2011 BMPAD

TdRs pour l’ Audit Technique envoyé

à la Banque pour non objection

Avant le 30 octobre 2011 BMPAD

Recrutement de l’Auditeur Technique Au plus tard le 15 novembre 2011

BMPAD

Rapport sur l’état d’avancement des

travaux des stagiaires en

environnement

25 novembre 2011

BMPAD

Ligne de base des Indicateurs des

résultats : communiquer des

commentaires additionnels pour

l’amélioration du rapport BRIDES

24 octobre 2011 Banque mondiale

Décision concernant la proposition de

sous-projet municipal de Delmas 32

(centre de sante)

30 octobre 2011

BMPAD

Calendrier des activités en matière de

Communication du PRODEPUR

30 novembre 2011 BMPAD

Suivi & Evaluation : Envoi à l’UCP

des documents d’appui pour la

réunion inter-MDOD pour discuter de

l’harmonisation et méthodologie pour

le calcul des bénéficiaires

24 octobre 2011

Banque mondiale

16

ANNEXE 2

Rapport des Visites sur le Terrain

I. Projet PRODEPUR

a) Sous-Projets achevés dans l’Artibonite – CECI

i) Construction de Point d’Eau à Praville (Gonaives)

- Activités principales : Mise en place et formation du comité de gestion, construction du local,

construction du forage, installation du matériel hydraulique, formation des responsables de vente,

sensibilisation sur eau et assainissement, élaboration du plan d’affaire et de gestion du kiosque,

inauguration et mise en fonctionnement du kiosque.

- Le sous-projet compte 1,500 bénéficiaires directs. Il met un point d’eau non traitée (pompe manuelle)

à disposition de la communauté pour le tarif de $1 pour 3 seaux d’eau, et dessert de l’eau traitée

(robinet) pour un tarif légèrement supérieur. Le sous-projet comprend aussi un local à être utilisé par

le comité de gestion.

- La mission a noté que les points d’eau sont bien entretenus et sont utilisés par de nombreuses

personnes ; cependant, le sous-projet ayant été finalisé il y a peu de temps, le comité de gestion devra

renforcer ses procédures comptables afin de gérer convenablement la collecte et l’utilisation des

tarifs.

ii) Electrification Bois d’Orne et Haut et Bas Canal, K-Soleil (Gonaives)

- Activités principales : Mise en place et formation du comité de gestion , planification du lancement de

projet, planification pur l’acquisition du matériel, acquisition du matériel, signature des contrats

d’installation, installation du matériel et de l’extension, mise en place du comite COGEL pour la

gestion du courant, renforcement et équipement du COGEL en partenariat avec l’EDH, signature du protocole d’accord entre l’EDH et le COGEL.

- Le sous-projet bénéficie aux 10,000 familles de la zone. Hormis les utilisateurs directs, la

communauté entière bénéficie de l’éclairage public et du sentiment de sécurité accrue qui en découle.

Les utilisateurs connectés au réseau disposent d’un compteur pour des raisons d’identification, mais paient des sommes forfaitaires.

- La mission estime que la qualité technique du travail réalisé est adéquate. Les bénéficiaires consultés

par l’équipe de la Banque Mondiale ont l’électricité à temps plein et témoignent de la plus grande satisfaction.

iii) Renforcement école professionnelle CITINFO

- Activités principales : Mise en place et formation du comité de gestion, réparation du local existant,

construction et aménagement d’espaces de cours, acquisition et installation des matériels, recrutement

et formation de professeurs, inscriptions des étudiants, élaboration du plan d’affaire et de gestion de l’école.

- Le sous-projet a formé 150 jeunes pour l’instant en 20 sessions et pourrait bénéficier à tous les 3,000

jeunes du quartier. Chaque session informatique a une durée de trois mois et coute l’équivalent de

17

USD $35. Financées par la Mairie, ces sessions forment les étudiants à l’utilisation de Microsoft Office (Access, Windows, Excel) et atteignent trois groupes différents par jour.

- La mission a été impressionnée par la bonne organisation des sessions et par la diversité des

formations offertes par l’école professionnelle. Le matériel est de bonne qualité mais son entretien

devra être assuré au moyen de mesures spécifiques et urgentes, telles que l’achat d’un système

régulateur de voltage pour protéger le matériel sensible en cas de pannes de courant ou de tension

irrégulière. Les étudiants interrogés ont témoigné de leur enthousiasme pour la formation reçue, en

mettant en avant surtout son cout ‘dérisoire’ et la grande valeur ajoutée de telles formations dans le

milieu professionnel.

iv) Bétonnage Impasse Maurice

- Activités principales : planification du lancement du projet et recrutement de l’ingénieur assistant

technique et des ouvriers, établissement de la liste des bénéficiaires, fouille et décapage, construction

des équipes de travail, construction des caniveaux, bétonnage 150ml de l’Impasse Maurice, signature

des contrats de travaux.

- Le sous-projet bénéficie directement aux 150 familles de la zone.

- La mission considère que le sous-projet de bétonnage est de bonne qualité, et constate avec

satisfaction que les achats se sont effectués suite à la présentation de trois fiches proforma et que 70%

des dépenses doivent être justifiées pour procéder à la tranche suivante de financement. Cependant,

le comité de gestion ne dispose pas de mesures particulières d’entretien en prévision d’une éventuelle

dégradation suite à l’achèvement des travaux.

v) Electrification Morne Calvaire

- Activités principales : Mise en place et formation du comité de gestion, renforcement et équipement

de la commission COGEL pour une meilleure gestion d’électricité en partenariat avec EDH,

acquisition des matériels, installation de l’extension MT/BT, installation du transformateur et des

lampes, formation du conseil de gestion et de suivi, signature d’accord entre bénéficiaires et EDH,

mise en fonctionnement de l’extension, inauguration et mise en opération des équipements.

- Le projet bénéficie aux 100 membres de l’organisation et aux habitants des zones avoisinantes. Les

utilisateurs connectés au réseau disposent d’un compteur pour des raisons d’identification, mais une

seule facture d’eau est émise par EDH en fonction de la consommation globale ; celle-ci est ensuite

divisée à part égale entre les utilisateurs du quartier.

- La mission estime que ce sous-projet présente des défis tout comme des opportunités. Bien que les

travaux soient achevés, les utilisateurs connectés au réseau ne reçoivent en moyenne que 6 heures

d’électricité par jour dû à des problèmes de distribution à partir de la centrale des Gonaives, ce qui

pose d’importantes questions quant aux choix initial de prioriser ce sous-projet. En revanche, le

comité de gestion concerné a signé un accord formel avec l’approvisionneur en électricité pour que

10% des recettes soient rendues au comité suite à la facturation, pratique que la mission considère

comme une très bonne méthode de pérennisation du projet.

18

b) Sous-Projets achevés dans la zone métropolitaine – PADF

i) Installation d’un centre cybernétique et de petits métiers à Delmas 32

- Activités principales : Location, aménagement et équipement du local ; formations en informatique

pour les écoles ; services de cyber café (recherche et navigation) ; acquisition de matériel.

- Le sous-projet compte 4,984 bénéficiaires, dont 784 directs et 4,200 indirects. Le centre cherche à

augmenter sa capacité jusqu’à desservir 500 clients par jour, notamment la formation d’au moins 200

jeunes en informatique bureaucratique et autres petits métiers (technique de construction, électricité,

plomberie). Les formations pour les élèves des écoles coûtent 1250 Gde par institution, et

accompagnent 15 élèves pendant 2 à 3 mois.

- Tout en appréciant la qualité du travail réalisé, la mission tient à souligner l’importance des activités

de maintenance, particulièrement pour les projets travaillant avec du matériel sensible. Il est aussi

essentiel que de tels sous-projets puissent fonctionner de manière autonome et viable, en tant

qu’entreprise à part entière, une fois le financement du PRODEPUR achevé. La mission a demandé à

l’organisation de base de préparer un plan de maintenance et de pérennisation du projet.

ii) Usine de traitement et de purification d’eau à Delmas 32

- Activités principales : Location, réparation, et aménagement du local ; élaboration et signature des

contrats de travaux et d’entretien ; vente de l’eau traitée ; opération de l’usine de traitement.

- Le sous-projet compte 6,000 bénéficiaires, dont 2,550 femmes, 2,250 hommes et 1,200 enfants. La

partie technique du sous-projet à été effectué par contrat avec l’entreprise Serafina, certifiée par la

Dinapa, qui effectue aussi un entretien régulier des installations. L’eau potable est vendue 5 Gde

/gallon et l’usine a une moyenne de 600 clients par jour, pour une production de 3.5 gallons d’eau

traitée par minute.

- La mission est satisfaite de la qualité technique du travail réalisé, ainsi que du travail de vérification

de la qualité de l’eau, réalisé périodiquement par des analyses laboratoire.

iii) Boulangerie communautaire de Delmas

- Activités principales : Location, réparation, et aménagement du local ; formation (vente, gestion,

préparation du pain, hygiène) ; production du pain.

- Le sous-projet compte un total de 206 bénéficiaires directs et 222 bénéficiaires indirects. La

boulangerie ne vend pas le pain au détail mais le plus souvent en de grandes quantités, les clients

principaux étant les commerçants locaux (essentiellement des femmes).

- La mission a constaté que le sous-projet contribue au bien-être de la communauté dans la mesure où

les commerçants bénéficient de prix réduits et surtout étant donné que la proximité de la boulangerie

dans la communauté réduit grandement les risques de sécurité des commerçantes dans l’exercice de

leur métier. La proximité de la boulangerie peut aussi créer de nouveaux emplois dans la chaine de

distribution, sans pour autant faire de concurrence aux petits producteurs (grâce a la politique de

vente en gros qu’applique la boulangerie). Il a également été noté que la confection du pain est

conforme aux normes de la Division d’Hygiène Publique, laquelle a effectué une inspection des lieux

préalablement à l’ouverture de la boulangerie.

19

iv) Réhabilitation d’école communautaire endommagée à Delmas 32

- Activités principales : réhabilitation de l’espace, de la toiture, et des salles de classe ; aménagement

de l’espace ; recrutement et emploi des professeurs ; collecte des frais scolaires et gestion des fonds.

- Le sous-projet bénéficie directement et indirectement à un total de 453 enfants. Après avoir chuté

suite au séisme, le nombre d’enfants scolarisés dans cette école a doublé depuis début 2010. L’école

donne actuellement 300 cours par mois, et 70% des 12 professeurs recrutés sont des femmes.

- La mission a été satisfaite de la bonne condition de l’établissement.

II. Projet JSDF

a) Visites de Sous-Projets achevés dans l’Artibonite – CECI

A présent se sont priorisés sous JSDF les 26 sous-projets suivants:

20

La mission a visité un sous-projet de canalisation et assainissement

- Construction d’un canal d’assainissement pour faciliter le drainage de la zone et améliorer les

conditions sanitaires améliorées.

- 33 personnes engagées dans le projet.

- Problèmes mentionnés dans le texte principal de manque d’équipement pour les travailleurs et aspects

techniques du projet.

b) Visites de Sous-Projets achevés dans la zone métropolitaine – PADF

PADF a déjà priorisé tous leurs 50 sous-projets :

21

La mission a visité trois sous-projets JSDF dans la zone de Bel-Air : deux de démolition de maisons et

déblaiement, et un de réhabilitation de voies d’accès.

i) Démolition de maison et déblaiement

- Démolition de maison dans des endroits difficile d’accès, et déblaiement des débris.

- Les bénéficiaires travaillent en groupes. Les activités plus difficiles de démolition sont surtout faites

par les hommes, alors que beaucoup de femmes sont inclus dans le déblaiement.

- La mission a évalué très positivement le travail en cours.

ii) Réhabilitation de voies d’accès

- Déblaiement et bétonnage d’une route d’accès qui complémente une route principale financée par

PRODEPUR.

22

ANNEXE 3

Détails de décaissements par source de financement (PRODEPUR)

BUREAU DE MONETISATION

PROJET PRODEPUR

FONDS RECUS DE LA BANQUE MONDIALE

CECI PADF Compte Spécial Total IDA Total CDB Total

15-07-09 1,095,386.89 1,095,386.89 1,095,386.89

16-07-09 1,319,999.85 1,319,999.85 1,319,999.85

2-09-09 - 500,000.00 500,000.00 500,000.00

15/6/10 365,680.00 125,000.00 365,680.00 125,000.00 490,680.00

3-09-10 853,595.88 853,595.88 853,595.88

3-11-10 634,818.93 - 634,818.93 634,818.93

27-01-11 794,180.02 794,180.02 794,180.02

27-01-11 233,541.98 - - 233,541.98 233,541.98

8-02-11 224,542.48 224,542.48 224,542.48

8-02-11 33,551.58 - 33,551.58 33,551.58

22-03-11 918,583.50 918,583.50 918,583.50

30-04-11 401,416.35 - 401,416.35 401,416.35

18-04-11 176,409.29 176,409.29 176,409.29

16-05-11 621,895.51 621,895.51 621,895.51

24-06-11 961,027.34 961,027.34 961,027.34

30-06-11 24,552.71 - 24,552.71 24,552.71

JUILLET 2011 195,642.15 195,642.15 195,642.15

7-10-11 294,917.41 294,917.41 294,917.41

14-10-11 915,354.12 915,354.12 915,354.12

-

Total 3,901,673.89 5,409,448.63 1,378,973.47 9,041,572.29 1,648,523.70 10,690,095.99

Montant contrat 7,302,579.27 8,799,999.00 0.00 15,700,000.00 4,000,000.00 19,700,000.00

Bal @ decaisser 3,400,905.38 3,390,550.37 -1,378,973.47 6,658,427.71 2,351,476.30

% dec. 53% 61% 58% 41% 54%

23

ANNEXE 4

Etat d’avancement des sous-projets (BTC Cap Haitien, CECI)

24

ANNEXE 5

Cadre de résultats du PRODEPUR (actualisé au 30 juin 2011 – CECI et PADF)

25

26

27

28

29

ANNEXE 6

Rapports de Mission Gestion Financière PRODEPUR et JSDF, octobre 2011

PROJET NATIONAL DE DÉVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE PARTICIPATIF EN MILIEU URBAIN (PRODEPUR)

DONS IDA H3940 & IDA H6210

Rapport de supervision financière des 4 et 11 octobre 2011 Dans le cadre de la supervision du Projet National de Développement Communautaire Participatif en Milieu Urbain (PRODEPUR), une mission de supervision financière du projet conduite par Monsieur Josué Akré, Spécialiste en Gestion Financière à la Banque Mondiale, s’est déroulée les 4 et 10 Octobre 2011 au Bureau de Monétisation des Projets d’Aide au Développement (BMPAD). Les objectifs de la mission étaient :

De faire le suivi des recommandations de la mission des 25, 30 et 31 Mai 2011 ;

De vérifier le fonctionnement du système de gestion financière et de contrôle interne du PRODEPUR ;

D’apprécier les performances financières du PRODEPUR ;

De formuler des recommandations pour l’amélioration de l’efficacité du système de contrôle interne et l’accroissement des performances financières du PRODEPUR ;

De vérifier l’état de mise en œuvre des recommandations de la mission d’audit financier ;

De vérifier la qualité des liasses de pièces justificatives des dépenses effectuées. Les principales conclusions de la mission peuvent se résumer comme suit :

- Les réconciliations bancaires du Fonds Additionnel (IDA H6210) ne sont pas établies pour permettre de confirmer la réalité de la balance du Don ;

- e rapport d’audit nancier du semestre nissant le 31 mars 2011 n’est pas encore transmis à la Banque Mondiale pour le Don DA 3 40, alors que ce rapport est d depuis le 30 juin 2011 ;

- Le processus du recrutement d’une firme pour l’audit financier du Don DA 6210 n’est pas encore finalisé.

Sur la base de ces constats, la mission juge globalement la gestion financière du projet PRODEPUR « Modérément Insatisfaisante » (MU).

1. Personnel La mission a noté avec satisfaction que le Projet dispose d’un spécialiste en gestion financière et d’un analyste financier, tous deux expérimentés en matière de gestion de projets financés par la Banque Mondiale au BMPAD, et d’équipes comptables également expérimentées et dédiées à la gestion du projet chez les Maîtres d’Ouvrage Délégués. e Contrôleur nterne, membre du personnel du BMPAD appuie les Responsables du BMPAD dans le suivi des activités du Projet.

2. Maîtres D’Ouvrage Délégués (MDODs)

30

Pour la réalisation des activités du PRODEPUR, le Bureau de Monétisation des Projets d’Aide au Développement (BMPAD) a conclu des conventions avec trois (3) Maîtres D’Ouvrage Délégués (MDODs) que sont : Le Centre d’Etude et de Coopération Internationale (CECI) : Présent en Haïti depuis 1971, le CEC a pour mission de combattre la pauvreté et l’exclusion par le renforcement des capacités de développement des communautés défavorisées. La Fondation Panaméricaine pour le Développement (PADF) : affiliée à l’Organisation des Etats Américains (OAS), la PADF réunit ses actionnaires pour améliorer les "gagne-pains" des gens, répondre aux catastrophes naturelles, soutenir les droits humains et protéger l’environnement en Amérique Latine et les Caraïbes. Jenkins-Penn Human Relief Organization (J/P HRO) : c'est l'ONG fondée par l’acteur américain de cinéma, Sean Penn. La mission note que la convention de financement entre PRODEPUR Fonds Additionnel et le CECI n’est pas encore signée, ce qui explique entre autres, le faible taux de décaissement relevé et indiqué au paragraphe 6.2.

3. Système de comptabilité La méthode de « Comptabilité de caisse » est utilisée pour rendre compte de la situation financière du PRODEPUR. Elle est basée sur le principe « Encaissements » et « Décaissements ». Ainsi donc, les recettes et les dépenses ne sont prises en compte que lorsqu'elles sont effectivement perçues ou payées. Les recettes acquises (mais non encore perçues) et les dépenses engagées (mais pas encore payées) n'ont pas à être enregistrées. Cette méthode est acceptée par la Banque Mondiale. Le logiciel SAGE ACCPAC est utilisé, selon la méthode décrite ci-dessus. Même si ce logiciel reste une référence dans la gestion des projets de développement en Haïti, la mission relève toutefois que son paramétrage actuel ne permet pas l’élaboration de façon automatique des états financiers et rapports de suivi financier (RSF). Afin d’éviter des traitements manuels des informations financières qui pourraient être des sources d’erreur dans la production des informations financières, la mission recommande, la mise à jour des paramétrages du logiciel SAGE ACCPAC pour la production automatique :

(i) des états financiers périodiques et annuels ; (ii) des rapports de suivi financier (RSF) semestriels selon le format de la Banque

Mondiale exigés dans l’Accord de Financement ; (iii) des réconciliations bancaires mensuelles du compte dédié au PRODEPUR.

4. Les procédures de contrôle interne et les outils de gestion Manuel de procédures

31

a mission précédente avait relevé qu’un manuel d’opérations du projet existe, et que ce manuel, assez succinct et très général sur la gestion financière, ne décrivait pas la manière d’exécuter les tâches entre les différents intervenants aux processus et les contrôles à effectuer. La mission recommandait alors au projet (i) de procéder avant le 31 juillet 2011, à l’élaboration et à la soumission à la Banque Mondiale du manuel de procédures administratives, financières et comptables définissant clairement les règles de gestion applicables aux fonds du projet. Ces procédures qui devraient être vulgarisées auprès de tous les intervenants, devraient satisfaire à tous les impératifs de contrôle interne et préciser les contrôles à effectuer et leurs responsables, et décrire, sans que la liste ne soit limitative, les procédures :

(i) d’élaboration et d’approbation du budget annuel y compris les contrôles et suivis budgétaires ainsi que les procédures de réaménagements budgétaires ;

(ii) d'engagement des dépenses et de paiement des factures y compris les pièces justificatives requises ainsi que leur qualité ;

(iii) de gestion de la trésorerie ; (iv) de gestion des immobilisations acquises sur les fonds du projet (identification, inventaires,

etc.). Au cours de la présente supervision, a mission a reçu un extrait des travaux de l’équipe formée à l’effet de la révision du MOP et a noté avec satisfaction que les procédures comptables et financières connaissent un début d’élaboration, conformément aux recommandations de la mission précédente. Cependant, la mission n’a pas pu obtenir la preuve matérielle que ces documents aient été approuvés par la Direction Générale du BMPAD. La mission recommande que les procédures comptables et nancières soient approuvées par la Direc on énérale du M AD, en y apposant les visas des esponsables abilités à cet e et, avec la date d’approbation et qu’elles soient vulgarisées auprès de l’ensemble des personnes impliquées dans la gestion du Projet. Gestion de la trésorerie e PRODEPUR est mis en œuvre à travers deux (2) Dons DA 3 40 et DA 6210, le dernier constituant le Fonds Additionnel. a mission constate qu’un seul compte spécial a été ouvert par le BMPAD, pour la gestion du Don DA 3 40 et qu’à ce jour, il n’a pas encore ouvert de compte bancaire pour le Don du Fonds Additionnel (IDA H6210). Par ailleurs, aux termes de la Convention de Financement, les MDODs (la PADF et J/P RHO) ont ouvert chacun, un compte bancaire utilisé exclusivement pour les transactions à effectuer à partir des fonds reçus du BMPAD dans le cadre de l’Accord du don concerné. esdits comptes bancaires ne peuvent contenir de fonds que ceux dédiés aux activités prévues et financées par le PRODEPUR à travers le BMPAD. La mission note que la réconciliation bancaire du Don IDA H3940 a été établie au 31 aout 2011 et ne révèle aucune anomalie. La mission recommande que les dispositions utiles soient prises par les Responsables du BMPAD afin de procéder à l’ouverture d’un compte spécial pour la gestion du Don IDA H6210, au plus tard le 15 novembre, conformément a l’Accord de Don.

32

5. Les états financiers et les Rapports de suivi financier « RSF » Au niveau de l’Agence d’Exécution ( M AD) Les rapports de suivi financier (RSF) du Projet sont préparés sur base trimestrielle et transmis à la Banque Mondiale au plus tard, 45 jours après la fin du trimestre couvert par les activités. Le dernier RSF couvrant la période allant du 1er avril au 30 juin 2011 a été établi pour le Don IDA H3940 ; il ne contient pas d’anomalies significatives et est acceptable pour la Banque Mondiale. La mission constate que les RSF ne sont pas produits par le Projet pour le Don IDA H6210, du fait qu’aucun décaissement n’est encore fait par la Banque Mondiale en faveur du Projet. Cette situation s’explique également par le fait que le Projet n’a pas encore ouvert de compte spécial pour ce don, et qu’aucune DRF n’est encore soumise par le Projet. e BMPAD prépare également des états financiers semestriels qu’elle soumet à l’Auditeur Indépendant recruté pour le Projet, pour ses contrôles contractuels. La mission a relevé que les états financiers du Don IDA H3940 du semestre finissant le 31 mars 2011 ont été transmis à la Firme d’Audit en retard, ce qui a pour conséquence le retard dans la réalisation de la mission d’audit financier de la période. La mission recommande au projet d’établir : (i) un planning annuel d’élaboration des états financiers et des rapports de suivi financier,

qui devra être vulgarisé auprès de tous acteurs concernées incluant des délais d’exécution des différentes tâches et opérations pour éviter tout retard dans la production des informations financières

(ii) l’ouverture d’un compte spécial pour le Don IDA H6210 ; (iii) la soumission de SF pour l’ensemble du projet, en incluant le Don IDA H6210, même en

l’absence d’activités réalisées au cours d’une période donnée. Au niveau des MDODs Aux termes de la Convention de Financement, les MDODs s’engagent à soumettre au BMPAD des rapports financiers mensuels, au plus tard dans les quinze (15) jours ouvrables, selon un format déterminé incluant : - Etat de condition (bilan) ; - Etat des activités (états des résultats) ; - Etat de l’évolution de la situation financière sur base de caisse (cash flow statement-cash basis) ; - Conciliations bancaires ; - Déclaration attestant que les activités ont été exécutées et les marchés passés conformément

au Manuel d’Opérations du PRODEPUR. La mission note que les rapports au 31 août 2011 ont été soumis par la PADF et le CECI pour le Don IDA H3940 au MBPAD et saisis dans le système comptable. Les rapports financiers des MDODs PADF et J/P RHO ne sont pas encore dus, du fait que les paiements directs en leur faveur ont été faits par la Banque Mondiale, respectivement le 2 septembre 2011 et le 18 octobre 2011 sur le Don IDA H6210.

33

6. La gestion des fonds – Décaissements

6.1. Gestion budgétaire a mission n’a pas pu obtenir de plans annuels d’opérations et budgets associés (PAO/B) approuvés par la Banque Mondiale. Ces PAO/B sont des conditions stipulées dans l’accord de financement et le manuel d’opérations pour la réalisation des activités du projet. La mission (i) rappelle que les plans d’activités opérationnels et les budgets y associés (PAO/B) sont requis conformément à l’accord de financement et au manuel d’opérations du projet, (ii) recommande l’élaboration, la soumission et l’approbation des AO/ de façon annuelle (iii) recommande la réalisation systématique des contrôles nécessaires avant engagement et après réalisation des activités par rapport au plan opérationnel d’activités et au budget annuel aussi bien au niveau du M AD que celui des MDODs, (iv) recommande d’effectuer périodiquement (mensuellement/trimestriellement) une analyse des écarts constatés et du taux d’exécution budgétaire à transmettre aux différents responsables de budgets. Cette recommandation qui avait été formulée par la mission en mai 2011, n’a pas été mise en œuvre, alors que l’exercice 2011-2012 a déjà démarré. 6.2. Décaissements Décaissements par la Banque Mondiale Les décaissements faits par la Banque Mondiale sont de deux ordres : - es décaissements constituant l’avance de démarrage et les renflouements du compte spécial

géré par le BMPAD sur soumission des Demandes de Retrait de Fonds (DRF) ; - es paiements directs faits à l’ordre des bénéficiaires (fournisseurs, prestataires, firmes d’audit,

consultants…etc.). Les paiements sont faits exclusivement par virement bancaire sur les comptes bancaires des bénéficiaires par la Banque Mondiale. Décaissements par le BMPAD en faveur des MDODs Après signature de la convention de financement, une avance de démarrage de 15% du montant global du montant de financement est accordée par le BMPAD aux MDODs. Les décaissements subséquents sont faits sur soumission d’un rapport de dépenses correspondant aux activités réalisées au cours du trimestre précédent et après approbation du plan de travail du prochain trimestre. Ces décaissements ne peuvent dépasser 20% du montant total de la Convention. Ces fonds sont déposés dans le compte spécial ouvert par les MDODs à cet effet. Les décaissements sont faits par virement bancaire ou par chèques. Les comptes bancaires des MDODs sont porteurs d’intérêts suivant les clauses de la convention de financement. A la date du 28 octobre 2011, les taux de décaissement et les montants disponibles peuvent s’analyser comme suit :

34

(Source : Client Connection) Montants exprimés en USD

IDA H3940 IDA H6210

Montant de l’Accord de financement(*)

15,330,912.00

31,779,703.00

Montant déboursé 9,250,338.29 2,546,279.23

Montant disponible au 28.10.11 6,080,573.71 29,233,423.77

Pourcentage de décaissement 60.34% 8.01% (*) converti au taux du jour La mission recommande (i) l’augmentation du nombre et du montant des D F soumises par le BMPAD en soumettant en moyenne au moins une D F par mois et (ii) la signature de la conven on avec le CECI, pour le Don IDA H6210 dont le démarrage des ac vités par cipera à l’amélioration du taux de décaissement sur ce Don.

7. Les audits Conformément à l’accord de financement, les rapports d’audit financier semestriels sont reçus par la Banque Mondiale dans les quatre-vingt dix (90) jours suivant la fin du semestre. La mission relève qu’à ce jour, le rapport d’audit financier couvrant la période allant du 1er octobre 2010 au 31 mars 2011, qui était d au 30 juin 2011, n’était pas encore reçu par la Banque Mondiale. e délai contractuel a donc été dépassé de plus de quatre-vingt dix (90) jours. Par ailleurs, la mission constate que le processus de recrutement pour l’audit financier du Fonds Additionnel n’est pas encore achevé. La mission recommande (i) que le rapport final d’audit du semestre finissant le 31 mars 2011 soit transmis à la Banque Mondiale avant le 31 octobre 2011, pour le Don IDA H3940, (ii) et que le processus de recrutement d’une firme pour l’audit financier du Fonds Additionnel soit ac evé avant le 31 aout 2011, conformément aux procédures de la Banque Mondiale.

Préparé par : Josué Akré Spécialiste en Gestion Financière 30/10/2011 Revu et approuvé par : Franck Bessette Spécialiste Sénior en Gestion Financière 31/10/2011

35

PROJET D’URGENCE COMMUNAUTAIRE - CASH FOR WORK DON JSDF TF 097742

Rapport de supervision financière des 4 et 11 Octobre 2011

Dans le cadre de la supervision du Projet d’Urgence Communautaire – Cash For Work – Don JSDF, une mission de supervision financière du Projet conduite par Monsieur Josué Akré, Spécialiste en Gestion Financière à la Banque Mondiale, s’est déroulée au Bureau de Monétisation des Projets d’Aide au Développement (BMPAD), Agence d’Exécution dudit projet, les 4 et 11 Octobre 2011. Les objectifs de la mission étaient :

De vérifier le fonctionnement du système de gestion financière et de contrôle interne du Projet ;

D’apprécier les performances financières du Projet ;

De formuler des recommandations pour l’amélioration de l’efficacité du système de contrôle interne et l’accroissement des performances financières du Projet ;

De vérifier la qualité des liasses de pièces justificatives des dépenses effectuées. Les travaux de la mission ont abouti aux résultats suivants : Sur la base des résultats de notre mission, présentes dans les paragraphes ci-après, nous estimons que la gestion financière du Projet peut être considérée comme étant « Insatisfaisante ». Cette notation s’explique en particulier par l’absence de réconciliations bancaires mensuelles, qui constitue une opération contrôle de base des opérations réalisées sur le compte bancaire dédié. 8. Objectifs du Projet

Par l’intermédiaire de la Banque Mondiale, le Gouvernement d’ aïti a obtenu en septembre 2010, un don d’un montant équivalent de US $2,840,000.00 du Fonds de Développement Social du Gouvernement Japonais (JSDF). ’objectif de ce don est de contribuer à l’atténuation des effets économiques et sociaux du séisme du 12 janvier 2010. e financement du Projet d’Urgence Communautaire – Cash For Work vient en complément aux Projets PRODEPUR et PRODEPUR Financement Additionnel (FA), avec notamment la création de dizaines de milliers d’emplois temporaires a Port-au-Prince et dans quatre (4) villes secondaires de la République d’ aïti. La date de clôture du Projet a été prorogée au 31 mars 2012.

9. Organisation du Projet a responsabilité pour la mise en œuvre du Projet d’Urgence Communautaire – Cash For Work – Don JSDF est assurée par le Bureau de Monétisation des Projets d’Aide au Développement (BMPAD) qui est chargé de la coordination et la de supervision générale, ainsi que du suivi des résultats. a gestion technique, environnementale, financière et administrative au jour le jour de l’exécution est confiée par le BMPAD à deux ONGs, agissant en qualité de Maitres d’Ouvrage Délégués, en abrégé, MDODs sur la base de Convention de Financement.

36

Le Centre d’Etude et de Coopération Internationale (CECI) : Présent en Haïti depuis 1971, le CEC a pour mission de combattre la pauvreté et l’exclusion par le renforcement des capacités de développement des communautés défavorisées. La Fondation Panaméricaine pour le Développement (PADF) : affiliée à l’Organisation des Etats Américains (OAS), la PADF réunit ses actionnaires pour améliorer les "gagne-pains" des gens, répondre aux catastrophe naturelles, soutenir les droits humains et protéger l’environnement en Amérique Latine et les Caraïbes. Les conventions avec les deux MDODs ont été signées pour une durée de huit (8) mois pour les montants suivants : - PADF : US $1,300,000.00 - CECI : US $1,299,999.20 La mission des MDODs est définie dans les TDR établis à cet effet pour leur recrutement.

10. Personnel a mission a noté avec satisfaction que le Projet dispose d’un spécialiste en gestion financière et d’un Analyste Financier en Chef, expérimenté en matière de gestion de projets financés par la Banque Mondiale au BMPAD.

11. Système de comptabilité La méthode de « Comptabilité de caisse » est utilisée pour rendre compte de la situation financière du Projet. Elle est donc basée sur le principe « Encaissements » et « Décaissements ». Ainsi, les recettes et les dépenses ne sont prises en compte que lorsqu'elles sont effectivement perçues ou payées. Les recettes acquises (mais non encore perçues) et les dépenses engagées (mais pas encore payées) n'ont pas à être enregistrées. Cette méthode est acceptée par la Banque Mondiale. Le logiciel SAGE ACCPAC est utilisé, selon la méthode décrite ci-dessus. Même si ce logiciel reste une référence dans la gestion des projets de développement en Haïti, la mission relève toutefois que son paramétrage actuel ne permet pas l’élaboration de façon automatique des états financiers et rapports de suivi financier. Afin d’éviter des traitements manuels des informations financières qui pourraient être des sources d’erreur dans la production des informations financières, la mission recommande, la mise à jour des paramétrages du logiciel SAGE ACCPAC pour la production automatique :

(iv) des états financiers périodiques et annuels ; (v) des rapports de suivi financier semestriels selon le format de la Banque Mondiale exigés

dans l’Accord de Financement ; (vi) des réconciliations bancaires mensuelles des comptes dédiés au Projet ;

12. Les procédures de contrôle interne et les outils de gestion

37

Manuel de procédures Un manuel d’opérations du projet existe. Ce manuel, assez succinct et très général sur la gestion financière, ne décrit pas la manière d’exécuter les tâches entre les différents intervenants aux processus et les contrôles à effectuer. La mission recommande au Projet de procéder avant le 30 novembre 2011, à la mise a jour du Manuel de procédures administratives, financières et comptables du PRODEPUR, et d’y inclure les opérations spécifiques du Projet Don JSDF. Ces procédures qui devront être vulgarisées auprès de tous les intervenants, devront satisfaire à tous les impératifs de contrôle interne et préciser les contrôles à effectuer et leurs responsables, et décrire, sans que la liste ne soit limitative, les procédures :

(v) d’élaboration et d’approbation du budget annuel y compris les contrôles et suivi budgétaires, ainsi que les procédures de réaménagements budgétaires ;

(vi) d'engagement des dépenses et de paiement des factures, y compris les contrôles de pièces justificatives requises, leur qualité ainsi que leur classement ;

(vii) de gestion de la trésorerie, incluant les réconciliations bancaires, les demandes de remboursement de fonds (DRF) ;

(viii) de gestion des immobilisations acquises sur fonds du projet (identification, protection, inventaires…etc.)

Système de Contrôleur Interne

e BMPAD dispose en son sein d’un Contrôleur nterne et d’un Analyste Financier en Chef. e premier réalise les activités (i) de risk management en s’assurant par des contrôles que des mesures nécessaires sont prises pour éviter les doubles paiements, (ii) effectue les tests de conformité en s’assurant que les procédures sont respectées. Quant à l’Analyste Financier, il effectue un suivi de conformité des dépenses à prendre en compte par les projets gérés par le BMPAD les différents budgets. a mission note que l’existence au sein du BMPAD de ces deux fonctions constitue un facteur de sécurité pour les opérations du projet. Toutefois, la mission relève que les missions du Contrôleur Interne ne sont pas planifiées et ne couvrent pas souvent les opérations réalisées par les projets financés par la Banque et gérés par le BMPAD. Par conséquent, la mission recommande que les missions du contrôleur Interne pour les activités des projets fassent l’objet d’un planning approuvé par la Direction Générale du BMPAD avec des plans de mise en œuvre des recommandations faites au BMPAD et aux MDODs.

13. Gestion de la trésorerie Le Projet d’Urgence Communautaire – Cash For Work – Don JSDF est mis en œuvre à travers un Don d’un montant de US $2,840,000.00 du Fonds de Développement Social du Gouvernement Japonais (JSDF). e Don est exclusivement géré par le BMPAD au moyen d’un Compte Spécial, ouvert dans les livres de la Banque de la République d’ aïti (BR ). Par ailleurs, aux termes de la Convention de Financement, les deux MDODs (le CECI et la PADF) ont ouvert chacun, un compte bancaire utilisé exclusivement pour les transactions à effectuer à partir des fonds reçus du BMPAD dans le cadre de l’Accord du don concerné. edit compte bancaire ne

38

peut contenir de fonds que ceux dédiés aux activités prévues et financées par le Don JSDF à travers le BMPAD. a mission note que l’avance de démarrage d’un montant de US $1,000,000.00 a été octroyée au BMPAD par la Banque Mondiale en date du 4 août 2011, mais les réconcilia ons bancaires ne sont pas à ce jour, établies par l’Agence d’Exécution du Projet. La mission recommande que les réconciliations bancaires des mois d’août et septembre 2011 soient établies et transmises à la Banque Mondiale, au plus tard le 3 novembre 2011 et envoyées par email à jakre@worldbank.org avec copie au chef d’équipe de la Banque.

14. Les états financiers et les Rapports de suivi financier « RSF » Au niveau de l’Agence d’Exécution ( M AD) Les rapports de suivi financier (RSF) du Projet sont préparés sur base trimestrielle et transmis à la Banque Mondiale au plus tard 45 jours après la fin du trimestre couvert par les activités. Le dernier rapport couvre la période allant du 1er avril au 30 juin 2011 ne contient pas d’anomalies significatives et est acceptable pour la Banque Mondiale. Toutefois, la mission rappelle que le rapport financier du projet JSDF Emergency Community Cash For Work reçu le 12 Septembre 2011 porte sur la période du 1er Avril au 30 Juin 2011. Ce rapport a été soumis a la Banque 72 jours après la fin du trimestre, contre un délai contractuel maximum de 45 jours, soit une retard de 27 jours. Etant donné qu’il s’agit d’une clause contractuelle, la transmission du RSF dans le délai de 45 jours après la fin du trimestre est d’ordre impératif. Par conséquent, nous invitons les Responsables du Projet à établir des procédures d’arrêté de comptes intermédiaires du Projet, incluant des objectifs assignés à toutes les parties prenantes, avec fixation des délais précis pour la réalisation des différentes opérations nécessaires à cet effet. Au niveau des MDODs Aux termes de la Convention de Financement, les MDODs s’engagent à soumettre au BMPAD des rapports financiers mensuels, au plus tard dans les dix (10) jours ouvrables, selon un format déterminé incluant : - Etat de condition (bilan) ; - Etat des activités (états des résultats) ; - Etat de l’évolution de la situation financière sur base de caisse (cash flow statement-cash basis) ; - Conciliations bancaires ; - Déclaration attestant que les activités ont été exécutées et les marchés passés conformément

au Manuel d’Opération du projet. La mission note que le rapport au 31 aout 2011 a été soumis par la PADF au MBPAD et que ce rapport a été saisi dans le système comptable en octobre 2011. Par contre, le CEC n’a pas encore soumis de rapport financier au BMPAD depuis la signature de la convention de financement, en mai 2011. Cette situation s’expliquerait par le fait que le MDOD n’a pas encore démarré les activités. La mission recommande (i) que même lorsque des activités n’ont pas été exécutées au cours d’une période donnée, le rapport financier de ladite période doit être produit et transmis au BMPAD, dans les délais contractuels de dix (10) jours, (ii) et que ces rapports fassent l’objet de saisie comptable dans les 2 jours suivants.

39

15. Décaissements

Décaissements par la Banque Mondiale Les décaissements faits par la Banque Mondiale sont deux ordres : - Les décaissements constituant l’avance de démarrage et les renflouements du compte spécial

géré par le BMPAD sur soumission des Demandes de Retrait de Fonds (DRF) par l’Agence d’Exécution à la Banque Mondiale ;

- es paiements directs faits à l’ordre des bénéficiaires (fournisseurs, prestataires, firmes d’audit, consultants…etc.).

Les paiements sont faits exclusivement par virement bancaire sur le compte dédié du Projet. Décaissements par le BMPAD Après signature de la convention de financement, une avance de démarrage de 15% du montant global du montant de financement est accordée par le BMPAD aux MDODs. Les décaissements subséquents sont faits sur soumission d’un rapport de dépenses correspondant aux activités réalisées au cours du trimestre précédent et après approbation du plan de travail du prochain trimestre. Ces décaissements ne peuvent dépasser 30% du montant total de la Convention. Ces fonds déposés dans le compte spécial ouvert par les MDODs à cet effet. Les décaissements sont faits par virement bancaire ou par chèques Taux de décaissements montants disponible Le projet connaît un taux de décaissement de 48.94% à la date du 5 octobre 2011. A la date du 5 octobre 2011, le taux de décaissement et les montants disponibles peuvent s’analyser comme suit :

(Source : Client Connection)

JSDF TF 97742

Montant de l’Accord de financement(*)

2,840,000.00

Montant déboursé 1,389,999.90 Montant disponible au 5.10.2011 1,450,000.10 Pourcentage de décaissement 48.94%

(*) Converti au taux du jour La mission note que le taux de décaissement de 48. 4 a eint à six (6) mois de la fin de clôture du Projet, est relativement satisfaisant eu égard à un retard certain du démarrage des activités. . La mission recommande au Projet, de prendre les dispositions utiles, en collaboration avec l’équipe de la Banque en vue de faire débuter les activités par le CECI accélérer les activités, notamment au niveau du CECI.

16. Les audits financiers

40

Un audit financier est réalisé à la date de clôture du Projet. a mission note que la firme d’audit n’est pas encore recrutée, alors conformément aux clauses de l’Accord de Financement, la firme d’audit est recrutée dans les quatre (4) mois suivant la date de rentrée en vigueur du Projet. La mission recommande au Projet de finaliser les TDR du recrutement de la firme d’audit et de les soumettre à la Banque Mondiale au plus tard le 31 octobre 2011, pour la non-objection.

Préparé par : Josué Akré Spécialiste en Gestion Financière 27/10/11 Revu et approuvé par : Franck Bessette Spécialiste Sénior en Gestion Financière 27/10/2011