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REFONTE COMPLETE DE LA GESTION DES DECOMPTES TRIMESTRIELS

La version 2.94 du logiciel apporte un changement majeur dans la gestion des décomptes

trimestriels. Les deux précédentes méthodes de calcul (par période ou par déduction) ont disparu, et

sont remplacées par un seul et unique système. Ce document a pour but d’expliquer en détail le

fonctionnement de cette nouvelle méthode.

I) Activation du système

Dans la fiche de chaque copropriété, vous est donnée la possibilité de choisir entre une comptabilité

basée sur un décompte annuel, ou sur plusieurs décomptes trimestriels. C’est ce choix qui

déterminera la méthode à appliquer par le logiciel.

Une fois le système activé, le logiciel va automatiquement définir les différents trimestres qui

composent l’exercice. Il est tout à fait possible de créer des exercices comptables d’une durée

inférieure, ou supérieure à un an. Cependant la détermination des trimestres obéit à certaines

règles. Pour des exercices d’une durée inférieure à un an, la durée des trimestres sera toujours de 3

mois. Ainsi, il est possible d’avoir des exercices ne comportant que 3 trimestres. Pour des exercices

d’une durée supérieure à un an, il ne peut exister plus de 4 trimestres, le 4ème

trimestre sera donc

plus long que les autres.

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La composition des trimestres est visible à tout moment, dans le menu Outils -> Exercices.

II) Assignation des trimestres

Dans le but de pouvoir générer des factures d’appel de charges, à chaque fin de trimestre, il est

indispensable pour chaque facture reçue, de lui assigner un trimestre. Le principe est le suivant :

- Pour chaque facture reçue sans date de validité et sans période de validité, l’assignation du

trimestre se fait au choix de l’utilisateur.

- Pour chaque facture reçue comportant une date de validité ou une période de validité,

l’assignation du trimestre se fait automatiquement. En effet, certaines factures peuvent

comporter une période de validité à cheval sur 2 trimestres, voire plusieurs trimestres.

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A tout moment, l’utilisateur a la possibilité de consulter un tableau récapitulatif des trimestres. Ce

tableau liste la totalité des factures encodées, des opérations diverses, et des factures d’appel de

charges déjà émises, avec leur assignation respective. Ce tableau vous donne également le montant

total par trimestre, des charges de la copropriété. Ce tableau est accessible via la page facturations

(menu Comptabilité -> Facturations), en cliquant sur le bouton Gestion des trimestres, situé dans le

bandeau de boutons, en bas à droite de la page.

Ce module de gestion des trimestres vous propose également certaines fonctions interactives, vous

permettant rapidement d’assigner des trimestres aux factures.

Via le sélecteur situé à droite de chaque ligne, il est possible d’assigner automatiquement un

trimestre à une facture précédemment encodée.

Il est important de noter que lors de la mise à jour du logiciel en version 2.94, les factures déjà

encodées n’ont pas de trimestre assigné. Néanmoins, et toujours via ce module, vous avez la

possibilité d’ordonner au logiciel d’assigner automatiquement ces factures à leur trimestre

correspondant, en se basant sur la date de ces factures (rappelons ici que seules les factures ne

possédant pas de date de validité ou de période de validité sont concernées, les autres n’ayant pas

besoin d’assignation). Pour lancer l’assignation automatique, il suffit de cocher toutes les factures à

assigner (en cliquant sur le menu tout cocher, ou en les sélectionnant manuellement), puis de choisir

Assignation automatique via le sélecteur d’action multiple situé en bas de page.

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Le sélecteur multiple vous permet également d’effectuer d’autres actions automatiques, en fonction

des factures cochées : assignation à un trimestre en particulier, ou réinitialisation des assignations de

trimestre.

III) Génération des factures d’appel de charges via les décomptes

A la fin de chaque trimestre, il vous faudra émettre vos factures de charges via le module décomptes

(Comptabilité -> Décomptes). Par rapport à l’ancien système, la manipulation reste plus ou moins la

même. Cependant quelques nouveautés font leur apparition. Tout d’abord, le moteur de recherche

des décomptes s’est enrichi, et dispose à présent d’un sélecteur de trimestre.

Ce sélecteur vous permettra d’établir le décompte d’un trimestre en particulier. A partir du moment

où un trimestre est choisi, les dates de début et de fin se rempliront automatiquement, pour

correspondre au trimestre sélectionné.

La génération des factures d’appel de charges se fait toujours en cliquant sur le bouton Générer les

provisions, situé dans le bandeau de boutons, en haut de la page des décomptes (l’interface de

navigation sera par la suite améliorée, pour une meilleure ergonomie).

Le module de génération des factures d’appel de charges n’a pas beaucoup changé. Là aussi, un

sélecteur de trimestre a fait son apparition, vous permettant d’indiquer au logiciel le trimestre

concerné par l’appel de charges. Il est important de noter que pour des raisons de simplification, et

afin d’éviter toute erreur, il n’est désormais plus possible d’inclure à la génération de ces factures, les

appels de fonds (extraordinaires, réserve et roulement), et les factures émises aux copropriétaires.

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Enfin, il est vous est également possible d’émettre des courriers pré-formatés, adaptés aux bulletins

de virement. La procédure n’a pas changé par rapport à l’ancien système : via l’accueil du module des

décomptes, il suffit de cocher les décomptes concernés, puis de cliquer sur Afficher les décomptes

sélectionnés.

La liste des décomptes va alors s’afficher, indiquant le montant à payer pour chacun des

copropriétaires. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Bulletins de versement situé dans le

bandeau de boutons en haut de page.

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Une nouvelle fenêtre s’ouvrira alors dans votre navigateur, listant tous les courriers à émettre.

Remarque importante : le nouveau système apporte une nouveauté conséquente concernant les

montants à appeler. En effet, à la fin de chaque trimestre, lors de l’émission des courriers, le montant

indiqué dans les bulletins de versement correspond au montant de la facture d’appel de charges du

trimestre couplé à la situation du compte du copropriétaire à cette date. Pour plus de clarté, le

volet comptable dans les décomptes a radicalement changé. Il affiche le montant de la facture

d’appel de charges, puis un tableau résumant la situation du compte du copropriétaire.

IV) Cas particulier des factures de consommation

Le cas des factures de consommation était problématique dans l’ancien système du logiciel. En effet,

les relevés de compteur ne se font pas nécessairement à la fin de chaque trimestre, et il fallait

jongler entre des clés de répartition temporaires, pour ensuite les transformer en consommation lors

de la régularisation de fin d’année. Pour faciliter la chose, il est désormais possible, dans le module

des clés de consommation (menu Copropriété -> Clés de consommation), de modifier le

comportement de ces clés, et leur impact dans les décomptes. Le module vous propose, pour les

copropriétés fonctionnant en décomptes trimestriels, de forcer la répartition de la consommation

par quotités, ou d’indiquer une estimation trimestrielle par copropriétaire, qui sera reprise dans les

décomptes lors de chaque trimestre.

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Pour un choix par quotités, il n’y a rien à faire. Le logiciel calculera automatiquement la part de

chaque copropriétaire selon les quotités qu’il possède. Pour une estimation manuelle, il suffit de

cliquer sur le bouton Estimations, et d’indiquer pour chaque lot, et chaque copropriétaire, un

montant qui sera repris dans les décomptes. Tant qu’aucune régularisation n’aura été encodée via le

module idoine (Comptabilité -> Régularisation consommation), ce sont ces montants qui seront

repris dans les décomptes.

V) Système de semi-clôture et clôture annuelle

Un système de semi-clôture des trimestres a été mis en place. Cette semi-clôture prend effet dès que

la facture d’appel de charges est générée. Par exemple, après la génération des factures d’appel de

charges du premier trimestre, il ne sera plus possible d’assigner le Trimestre 1 (T1) aux factures

prochainement encodées. Ceci se caractérise par une désactivation des sélecteurs et des boutons de

choix de trimestres.

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Enfin, il est possible, à la clôture annuelle de l’exercice comptable de simuler un cinquième trimestre,

reprenant la totalité des charges de l’année, et les éventuelles régularisations de consommation.

Pour ce faire, il suffit de ne pas indiquer de période, ni de trimestre dans le moteur de recherche

situé en haut de la page des décomptes. Ceci aura pour effet de générer un décompte annuel, et

ainsi de régulariser l’année en cours pour chaque copropriétaire.