REDUIRE LES FRAIS GENERAUX : QUAND ET COMMENT.... OLIVIER AVRIL - DIRECTEUR FINANCIER - ACTING FINANCES

12/01/2008 La rduction des frais gnraux est un souhait permanent du dirigeant. Mais ajuster les moyens de l'entreprise sans fragiliser les facteurs de dveloppement, sans toucher la qualit des produits et des services, ce n'est pas si simple. Et de l'analyse aux premires mesures, le chemin sera souvent sem d'embches ! De quoi sont composs les frais gnraux ? C'est l'ensemble des charges non directement lis aux produits et services vendus par l'entreprise. Ils sont ncessaires au 'bon fonctionnement' de l'entreprise mais n'entrent pas directement dans la production du bien ou du service. Voici quelques exemples :

z Les consommables (fournitures de bureau, produits d'enntetien, outillages,...), z Les prestations de services techniques (nettoyage, gardiennage, accueil, logistique, maintenance,

scurit,...) z Les prestations intellectuelles (communication, le juridique, la publicit, la recherche,...) z Les Investissements (Travaux neufs, agencements, matriels Informatique,...) z Les Impts, taxes et cotisations : Taxes foncires, professionnelles, cotisations,

Ces dpenses peuvent reprsenter de 20 40 % des achats et jusqu' 25% du chiffre d'affaires selon l'activit et primtre pris en compte. Quand faut-il lancer un plan de rduction des frais gnraux ? Quand tout va bien !...En effet, si l'entreprise connat une baisse d'activit ou des difficults, ce sera trop tard car les efforts vont d'abord se concentrer sur les cots directs. Ils ont un impact plus important et immdiat sur l'amlioration de la rentabilit. La fin de la priode budgtaire constitue un moment privilgi. Car c'est l'poque o il faut rflchir l'organisation de l'entreprise, fixer des objectifs et les moyens qui 'vont avec'. C'est donc l'occasion d'un plan d'action en matire de frais gnraux. Comment commencer ? Un plan de rduction des frais gnraux doit commencer par une analyse des masses financires concernes. La comptabilit ne permet gnralement pas d'obtenir directement cette information. Il est d'ailleurs tonnant de voir quel point beaucoup de socits, mme de grosse taille, ne prvoient pas un paramtrage minimal de leur comptabilit ou programmes fournisseurs par secteur d'achats. Beaucoup de choses sont prvues pour le suivi des clients, rien ou pas grand chose bien souvent pour le suivi des fournisseurs. Il faut donc repartir des enregistrements de la comptabilit fournisseurs, par transfert automatis si possible. A chaque poste de cots, correspondent gnralement quelques fournisseurs. L'analyse des donnes obtenues va permettre de construire quelques tableaux de synthses qui permettront de diriger les actions et de suivre les rsultats. Qui va s'en occuper ? Lorsqu'il existe un service achats, cela va tre l'interlocuteur 'naturel' pour la conception et la mise en oeuvre du plan d'optimisation des frais gnraux. Lorsqu'il n'existe pas, il va falloir dsigner un 'responsable de projet' qui se fera aider par chaque spcialiste dans son domaine. Dans tous les cas, l'implication de la Direction Gnrale sera essentielle pour la russite du projet. Comment Agir ?

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Il faut utiliser tous les leviers d'action possibles... Ils sont nombreux et certains sont souvent ngligs, voire oublis.... En voici une liste que chaque entreprise doit complter en fonction de ces spcificits :

z La baisse des prix par la ngociation. C'est bien celle auquel on pense en premier, quelquefois tort.

Elle suppose une revue systmatique du panel des fournisseurs, une rengociation des contrats, des accords cadres,...

z La rationalisation du portefeuille fournisseurs. Les analyses pralables montreront souvent, au moins dans certains domaines, un nombre de fournisseurs trop important. Leur diminution sera synonyme d'conomies.

z La matrise de la consommation, la baisse des quantits utilises. C'est videmment essentiel mais ncessite un travail quelquefois important.

z La modification des spcifications pour un produit ou service. L'limination d'une sur-qualit non 'valorise' par le client, interne ou externe, permettra des conomies.

z Le choix entre 'Faire ou Faire faire'. L'externalisation peut-tre l'occasion d'une meilleure productivit. z Les achats l'international et bien sr dans les pays bas cots. C'est possible aussi pour certains

frais gnraux et pas seulement pour les achats de production comme on pourrait le croire. z L'organisation des achats. Il faut rappeler ici l'importance, tant pour l'efficacit conomique que pour le

contrle interne de dissocier le rle du demandeur d'un produit ou service de celui en charge de l'acte d'achat. Les rgles d'engagement de dpenses doivent permettre de trouver des solutions, y compris pour les petites structures.

Quelque soit la taille de l'entreprise, la mise en oeuvre d'un plan de rduction des frais gnraux est une opportunit de fonctionner avec des moyens plus 'ajusts'. Mais le passage de l'analyse la mise en pratique des dcisions est souvent long. Il faut vaincre l'inertie au changement et faire preuve d'une rigueur, d'une dtermination sans faille. Olivier Avril est DAF temps partag pour les PME au sein du cabinet Acting Finances. Faites-nous connatre les sujets que vous souhaitez voir traiter par cet expert l'adresse falessi@it-news-info.com

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