lments de rdaction dun cahier des charges techn iques

lments prendre en compte dans les principes de rdaction d'un cahier des charges devant servir de base une mise en concurrence ouverte et approfondie quelle que soit la forme du march - fournis titre indicatif -.

Objectifs

Si la mise en concurrence de fournisseurs potentiels, (quils soient constructeurs ou distributeurs) doit tre conforme la rglementation des marchs publics, elle doit galement intgrer la dimension conomique de lachat et permettre :

d'obtenir des propositions portant sur des matriels au dimensionnement technique adapt et cohrent avec les besoins exprims par les services ;

de susciter une comptition quitable entre les diffrents fournisseurs potentiels et de profiter de toutes les opportunits que le march peut offrir en matire de technologie et/ou de prix.

Principes

Dans le cadre de son activit, lacheteur doit veiller ce que la partie de la procdure de consultation des entreprises lie au cahier des charges (lments techniques, expression des besoins mais galement dure du march, mode de financement, critres de classement) permette une relle transparence et aboutisse une vritable mise en concurrence des fournisseurs potentiels.

Dans ce cadre, le cahier des charges doit tre envisag dans le cadre dune approche fonctionnelle et ne doit pas tre le descriptif technique dun matriel prdtermin lavance par les services techniques, sans justification. Cela a pour consquence une limitation ou une orientation directe de la mise en concurrence ce qui nest pas dans lintrt des services. De la mme manire, il ne doit pas reprendre lidentique les capacits des matriels en place pour les raisons indiques ci-avant mais aussi pour des raisons videntes dvolution technologique. Ce secteur dactivit prsente en effet un champ de concurrence technique et financire extrmement volutif et comptitif dont les acheteurs publics doivent pouvoir bnficier.

Elments de rdaction

Gnralits

Sagissant des lments porter au cahier des char ges techniques une distinction prcise doit tre opre entre :

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lexpression des besoins dun service, ncessaire et essentielle dans le cahier des charges (volume de production - ventuellement sur les 3 dernires annes - , pointes mensuelles - ne pas hsiter joindre un tableau d'activit mois par mois titre indicatif - ) et lindication de critres ou besoins techniques, fonctionnels, spcification minimale, caractre obligatoire, qui ne sont pas forcment justifis, qui limitent la concurrence ou orientent a priori vers une gamme de solutions prcises. Cela a pour consquence immdiate une limitation ou une orientation de la concurrence.

Certains projets de cahiers des charges sont encore prsents sans indication de charge dactivit ou insuffisante mais avec un descriptif prcis de vitesse de production, de nombre de magasins papier etc., cela nest pas cohrent et doit tre vit.

Bien entendu, le besoin exprim dans ce cadre doit intgrer une analyse prospective tenant compte de la politique dimpression de ltat (et notamment les conditions de mutualisation des matriels), de lvolution des missions, des progrs de la dmatrialisation, des rorganisations de service,

Il est donc demand aux services de ltat de prparer des cahiers des charges ne comportant pas de critre technique ou fonctionnel susceptible de restreindre, dorienter a priori la mise en concurrence, ou de gnrer une offre surdimensionne (par exemple : vitesse minimum de production, grammage trs prcis, contenance prcise des magasins papier, capacit minimale du chargeur de documents etc.).

Les documents destination des entreprises candidates doivent en revanche indiquer le volume, le nombre et le volume des pointes et la structure des travaux raliser (% de copies A4 et A3, % recto et recto/verso, % de finition en agrafage, % impression 80 g, longueur minimum et maximum des tirages, impression sur tiquettes, transparents, type de documents reproduire, type de logiciels utiliss etc.) ainsi que lenvironnement du rseau informatique existant dans lhypothse de matriel numrique connect. De mme, le service peut exposer son projet, ses objectifs (exemple : rationalisation dquipements, transfert de charges et recherche dune solution dfinir par les candidats), et l'environnement du ou des matriels futurs ds lors qu'il constitue une information importante : horaires de fonctionnement du service, dlai de production moyen, contraintes de surface des locaux s'il y en a, nombre d'agents affects, autres matriels d'impression prsents dans l'atelier.

Si le cahier des charges doit tre ouvert au maximum, les offres des fournisseurs doivent a contrario tre suffisamment prcises pour permettre un choix clair et une excution du march sans difficults. Il est ainsi fortement recommand de demander aux fournisseurs candidats de prciser (par exemple dans un tableau ou une annexe technique prpar par le service) les capacits des matriels proposs, en offre de base ou en variante, pour ce qui concerne les fonctions ou spcifications du ou des moteurs telles que la vitesse de production du ou des moteurs d'impression, la capacit mensuelle maximum, la contenance et les caractristiques des magasins de papier, le format des originaux et des copies, les supports admissibles, le grammage papier, la capacit d'agrafage etc.). Pour la partie connectique (si elle est envisage) : mmoire disque dur, mmoire RAM, processeur etc.

Ainsi, ce nest plus le service demandeur qui les dtermine et les fixe a priori, voire arbitrairement, lors de llaboration du cahier des charges. Toute la diversit des solutions possibles est alors offerte par le march, lavantage des administrations.

Il est propos titre indicatif une annexe technique et financire pour une procdure adapte, amnager en fonction des situations et des besoins particuliers. Elle permet de recueillir le dtail des offres techniques et financires de faon homogne et objective, den procder une analyse rigoureuse et de procder ainsi au classement (aprs essai ventuel des solutions, prvoir dans ce cas formellement dans le cahier des charges).

Adapte au seul niveau technique des offres, elle peut tre utilise dans toute forme de march (cf. annexe cahier des charges).

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Points particuliers

Les modules complmentaires.

En ce qui concerne les modules de finition particulier (pliage, agrafage cheval, encollage) ou encore inserteur de documents pr imprims, ils peuvent tre prvus en option ou en variante. Cela a pour objectif, d'une part, de ne pas limiter la concurrence (ces modules ne sont pas standards sur tous les modles et chez tous les fournisseurs), ils reprsentent d'autre part un cot plus ou moins consquent qui doit pouvoir tre apprci par les services gestionnaires. Ces modules ne sont justifis en tout tat de cause que pour une production ou des besoins clairement et pralablement valus.

La vitesse de production.

Sagissant de la vitesse nominale des appareils, de leurs potentiels et de leur productivit, il peut tre indiqu, titre indicatif et hors contexte particulier de production, les correspondances entre les vitesses et les potentiels de production suivantes :

Moteurs dimpression monochrome

Vitesse nominale Potentiel annuel moyen * Pic de charge mensuel admissible *

de 40 50 copies/mn de 400 600 000 pages de 40 80 000 pages

de 55 60 copies/mn de 600 000 1 million de pages de 70 000 110 000 pages

de 65 75 copies/mn de 1,2 2 millions de pages de 180 000 250 000 pages

de 80 95 copies/mn de 2,4 3,6 millions de pages de 250 000 400 000 pages

de 100 125 copies/mn de 5 7,2 millions de pages de 600 000 1 million de pages

de 130 150 copies/mn de 8,4 15 millions de pages De 1,2 2 millions de pages

de155 180 pages/mn de 15 24 millions de pages de 2 3 millions de pages

* variable selon les marques et la gamme

Moteurs dimpression polychrome

La gamme des appareils polychromes est extrmement volutive et porte sur des matriels de type bureautique usage mixte (monochrome et polychrome) et ceux dits haut-volume ddis une production polychrome qualitative. Si les matriels de type bureautique sont utiliss en mode libre-service mais galement en ateliers, les matriels dits haut-volume ne peuvent tre rencontrs quen atelier.

Certains quipements peuvent donc prsenter une vitesse de production quivalente mais ne sont pas du tout ddis la mme utilisation (qualit et volume de production admissible).

Dans ce contexte, il n'est pas possible de donner titre indicatif la liste de toutes les gammes et des capacits de production par type de vitesse. Sur cet quipement il est essentiel de dterminer prcisment quelle est l'utilisation envisage sans se reporter a priori la vitesse nominale de production.

Ceci est en particulier le cas sur la gamme des appareils de type bureautique usage mixte (monochrome et polychrome) qui peuvent rpondre deux approches ou besoins diffrents :

matriel traitant essentiellement du monochrome et une part rsiduelle de travaux polychromes (95 %/ 5 %) ; (80% / 20 %) ; (70 % / 30 %),

matriel traitant majoritairement des travaux couleur et accessoirement des documents ou des parties de documents monochromes.

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Quel que soit le niveau de gamme, loptimisation dun appareil de ce type et donc de son cot de revient, passe par une production minimale suffisante de copies monochromes. Cela permet damortir le cot de location de lappareil, quil y ait un volume important ou non de copies