Rapport de Stage_DESCF

Rapport de Stage Astrium SAS Cédric ANDRIEU

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Rapport de stage DESCF

La démarche du Contrôle Interne en vue de la mise en place de procédures comptables

Cédric ANDRIEU

Astrium SAS 31, avenue des Cosmonautes

ZI du Palays 31400 Toulouse Cedex

Université Toulouse 1 ITEC - DCU / DESCF Place Anatole France

31042 TOULOUSE


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REMERCIEMENTS Je souhaiterais avant de présenter mon rapport, remercier toutes les personnes qui, par leur accueil et leurs conseils, m’ont aidé à bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise et à pouvoir accomplir efficacement le travail qui m’a été confié. Je remercie particulièrement Monsieur Michel MARETHEU, responsable de la comptabilité tiers de la société Astrium pour l’accueil au sein de son service. Mais aussi pour l’intérêt du travail qui m’a été confié. Je remercie également l’ensemble des employés de la direction « comptabilité et fiscalité » pour leur grande gentillesse, pour leur disponibilité ainsi que pour l’aide précieuse qu’ils m’ont apportée tout au long de ces deux mois de stage. Je remercie enfin l’ensemble du personnel d’Astrium Toulouse pour l’accueil et l’aide qu’ils m’ont réservée tout au long de mon intervention.


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LISTE DES ABREVIATIONS ADF Avis de décaissement fournisseur, titre d’émission des règlements BAP Bon à payer BO Business Object, logiciel de base de données intégré CERG Logiciel de transactions bancaires CGI Code général des impôts CNCC Conseil national des commissaires aux comptes DA Demande d’achat GED Gestion électronique de document LCR Lettre de change relevée OEC Ordre des experts comptables ORACLE Système informatique comptable PV Procès verbal


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SOMMAIRE

LISTE DES ABREVIATIONS 3

SOMMAIRE 4

INTRODUCTION 6

PARTIE 1 PRESENTATIO N DE L’ENTREPRISE 8

CHAPITRE 1 PRESENTATION GENERALE 9 SECTION 1 ASTRIUM SAS 9 SECTION 2 L’ACTIVITE SPATIALE 13 SECTION 3 EVOLUTION ET RESTRUCT URATION 15 CHAPITRE 2 L’ORGANISATION FONCTIONNELLE ET ORGANISATIONNELLE 16 SECTION 1 LA DIRECTION FINANCIERE DU GROUPE 16 SECTION 2 LE SERVICE COMPTABLE 16 SECTION 3 ORGANIGRAMME 17 CHAPITRE 3 LES TRAVAUX EFFECTUES 18 SECTION 1 LA SAISIE DE FACTURE 18 SECTION 2 LA MISE A JOUR DES PROCEDURES 18 SECTION 3 TRAVAUX SUR LES NORMES DE QUALITE : ISO 9002 19

PARTIE 2 COMMENT MEN E T-ON UNE DEMARCHE DE CONTROLE INTERNE ? 20

CHAPITRE 1 UNE MISSION CIBLEE 20 SECTION 1 LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES 21 SECTION 2 LE TRAVAIL EN DOUBLON 21 SECTION 3 LA MISE A JOUR DES PROCEDURES 22 CHAPITRE 2 LE SUPPORT THEORIQUE 24 SECTION 1 LE CONTROLE INTERNE 24 SECTION 2 METHODOLOGIE DE L’AUDITEUR INTERNE 29 SECTION 3 LES LIMITES DU CADRE THEORIQUE 32 CHAPITRE 3 ANALYSE DES ENJEUX DU CONTROLE INTERNE 35 SECTION 1 POUR UNE ORGANISATION TRANSPARENTE 35 SECTION 2 FORCE ET FAIBLESSE D’UN CONTROLE INTERNE 35 SECTION 3 LE CONTROLE INTERNE DANS LA DEMARCHE DU … 36

PARTIE 3 MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION COMPTABILITE FOURNISSEUR 38

CHAPITRE 1 DESCRIPTION GENERALE DU DOCUMENT 39 SECTION 1 LE CONTENU DES DOCUMENTS 39 SECTION 2 EXPLICATION DE LA DEMARCHE SUIVIE 40 SECTION 3 SANCTIONS EVENTUELLES DU DEFAUT DE CONTROLE INTERNE 41 CHAPITRE 2 LE TRAITEMENT DE L’ORDONNANCEMENT 42 SECTION 1 INTRODUCTION ET ORGANISATION DE LA COMPTABILITE FOURNISSEUR 42 SECTION 2 SUIVI DU TRAITEMENT DE LA FACTURE AU SEIN DE L’ENTREPRISE 46 SECTION 3 PROCEDURES ANNEXES 54 CHAPITRE 3 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE D’EMISSION DES REGLEMENTS 58 SECTION 1 ATTRIBUTION ET FONCTION DU RESPONSABLE DES REGLEMENTS 58 SECTION 2 LES DIFFERENTS MODES DE REGLEMENT 61 SECTION 3 CONDITIONS DE DECLENCHEMENT D’UN REGLEMENT 62


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CONCLUSION 65

BIBLIOGRAPHIE 66

ANNEXES 67

ANNEXE 1 : PRESENTATION DES DIRECTIONS FONCTIONNELLES D’ASTRIUM 68 ANNEXE 2 : LA DIRECTION FINANCIERE 69 ANNEXE 3 BIS : FICHE DE SUIVI DE LA NUMERISATION DES FACTURES POUR LE SECRETARIAT 71 ANNEXE 4 : DEMANDE DE CREATION / MODIFICATION DE COMPTE FOURNISSEUR 72 ANNEXE 5 : DEMANDE DE CHANGEMENT DE COMPTE COMPTABLE SUR COMMANDE 73 ANNEXE 6 : EXEMPLE DE BON A PAYER 74 ANNEXE 7 : EXEMPLE DE PROCES VERBAL 75 ANNEXE 8 : EXEMPLE DE COPIE D’ECRAN POUR DEBLOCAGE FACTURE 76 ANNEXE 9 : RELANCE FOURNISSEUR 77 ANNEXE 10 : COURRIER TYPE DE RET OUR DE FACTURE AU FOURNISSEUR (FRANÇAIS) 78 ANNEXE 10 BIS: COURRIER TYPE DE RETOUR DE FACTURE AU FOURNISSEUR (ANGLAIS) 79 ANNEXE 11 : AVIS DE DECAISSEMENT FOURNISSEUR 80 ANNEXE 12 : VIREMENT NATIONAL 81 ANNEXE 13 : LCR 82 ANNEXE 14 : EXEMPLE DE TICKET DE SIGNATURE 84 ANNEXE 15 : AVIS DE PAIEMENT ENVOYE AU FOURNISSEUR 85 ANNEXE 16 : EDITION PROPOSITION DE PAIEMENT 86


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INTRODUCTION Au cours de ces dernières années, la fréquence des défaillances d’entreprises et l’augmentation des risques dans l’économie ont mis en évidence l’importance de disposer d’outils de contrôle et de pilotage efficaces. En effet, dans un contexte international de plus en plus incertain, avec des crises qui ont engendrées des restructurations dans les grands groupes internationaux, des affaires rendues publiques faisant état de fraudes, de malversations ou encore de corruption, la culture du contrôle s’est développée dans l’ensemble des organisations. La nécessité de disposer d’outils de pilotage et de contrôle encore et toujours plus efficaces semble admis par la plupart des sociétés. C’est alors qu’est apparue la fonction d’auditeur interne et la notion de contrôle interne. Les auditeurs internes ont pour responsabilité de rapporter aux dirigeants le fonctionnement des divers organes de l’entité, ceci en vue d’une meilleure maîtrise de la firme. L’utilité de l’audit interne est reconnue aujourd’hui par tous, et surtout dans les grands groupes d’entreprise. Il est appréhendé comme le moyen de valider la qualité du contrôle interne. On peut définir le contrôle interne comme l’ensemble des procédures mises en place par l’organisation afin de réaliser ses objectifs et d’assurer la sauvegarde de son patrimoine, et donc sa pérennité. Il constitue le mécanisme indispensable pour s’assurer que les actions de l’entreprise sont en conformité avec ses stratégies, ses politiques et ses principes. Il mène donc à une amélioration de la qualité du management de l’entité. Le groupe Astrium, comme toutes les entreprises du secteur aéronautique, est concerné par l’audit interne depuis de nombreuses années maintenant. Astrium regroupe les activités spatiales du géant européen aéronautique EADS. Astrium est une entreprise leader dans son secteur, et se doit d’être l’une des plus performantes et des plus efficaces pour assurer son développement. Aussi un processus de contrôle interne poussé a été mise en place. Il est étroitement lié aux activités opérationnelles de l’entreprise et son existence est essentielle pour la bonne marche de celle ci. Ces systèmes de contrôle permettent de mettre en oeuvre des actions visant à améliorer la qualité de ses produits, mais aussi à déléguer les responsabilités au sein de l’organisation. Ils évitent aussi les dépenses inutiles et vont permettre à la firme de réagir rapidement face à un environnement évolutif. Cependant, un certains nombre de questions apparaissent. Comment mène t-on une mission de contrôleur interne ? Quels en sont les enjeux et les objectifs ? Quels sont les résultats produits ? Existe t-il un contrôle interne commun à toute les organisations ? Où sont les limites du cadre théorique ? Les réponses à ces questions sont loin d’être évidentes, chaque cas devant être étudié en fonction de ses contraintes et de son environnement. Aussi nous essayerons de présenter dans ce rapport une réflexion sur les actions à mener pour mener un « bon » contrôle interne, du moins s’il en existe un ! Ou au contraire plusieurs. Nous tâcherons de montrer donc la nécessité d’adapter le contrôle interne à chaque organisation. Dans ce contexte, nous commencerons par une présentation de l’entreprise, de l’activité spatiale qui la caractérise et des ses évolutions. L’organisation fonctionnelle et


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opérationnelle d’un groupe d’une telle importance mettra en évidence la nécessité de contrôler à tous les niveaux ce qui est réalisé, avant de présenter les travaux comptables réalisés au cours du stage. Dans un second temps, nous porterons notre réflexion sur le contrôle interne et essayerons de répondre aux questions mises en évidence, tout d’abord par rapport à la mission confiée. Puis nous mettrons en exergue les aspects théorique de la matière, que ce soit pour le contrôle interne ou dans la démarche de l’auditeur interne, avant de porter notre réflexion sur les enjeux de la mise en place de procédures décrivant le contrôle interne. Enfin, dans une troisième partie, nous présenterons une description des procédures réalisées pour le compte du service comptabilité fournisseur. Dans un premier temps, des rappels théoriques sur le contenu des procédures seront effectués afin de présenter, dans le détail, les procédures d’ordonnancement et de règlements des fournisseurs.


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Partie 1

PRESENTATION DE L’ENTREPRISE


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Chapitre 1 Présentation générale

Section 1 ASTRIUM SAS

Sous section 1 Historique Le domaine spatial est un secteur d’activité très jeune, puisque l’on peut qualifier d’acte fondateur de la conquête spatiale le lancement de SPUTNIK 1 par l’URSS le 4 octobre 1957. Il s’agit d’un secteur en pleine expansion : sur 40 années, 3900 satellites ont été lancés. Les métiers et les mentalités ont subi des évolutions presque aussi profondes que celles du monde informatique. C’est un marché de type oligopolistique où quelques entreprises majeures (une dizaine au niveau mondial) offrent leurs services de maître d’œuvre spatial à quelques clients possédant des ressources financières très importantes1. Astrium est une compagnie européenne dont l’activité est entièrement consacrée au domaine spatial. Astrium est le résultat de fusions successives d’entreprises européennes. Il y eut une première restructuration du secteur allemand sous l’égide de DASA Activités Spatiales, du secteur français de Matra Espace avec les Britanniques de Marconi Space et de British Aerospace Space System pour créer de Matra Marconi Space. Ensuite DASA et MMS2, rejoints par les espagnols de CASA, fusionnent pour créer Astrium en mai 2000. L’objectif est d’arriver à fournir des solutions spatiales capables de satisfaire toutes les exigences de leurs clients. Entre temps, un grand groupe aéronautique européen s’est créé au travers d’EADS, regroupant Aérospatiale Matra, DASA et CASA. Les deux actionnaires d’Astrium sont aujourd’hui donc EADS qui détient 75% du capital et BAE SYSTEM3 25%. La conquête spatiale peut être étudiée succinctement en trois étapes. Tout d’abord, la phase d’exploration planétaire et les vols habités correspond aux années 1960 avec la conquête de la Lune et la visite du système solaire. Puis, la phase des programmes de sécurité est mis en place dans les années 80. Enfin, aujourd’hui, la phase des télécommunications intervient avec le téléphone portable, la télévision numérique, GPS, GSM, Internet.

1 A titre d’exemple un satellite de Télécom type HISPASAT coûte environ 77 M€ en construction, 77M€ en lancement, 38M€ d’opérations. Et seuls les états ont pu fournir cette masse d’argent énorme jusqu'à ces dernières années. Aujourd’hui, ils sont timidement relayés par des investisseurs privés : INTELSAT, EUTELSAT, SES, INMARSAT, IRIDIUM… 2 MMS : Matra Marconi Space 3 BAE : BRITISH AEROSPACE SPACE SYSTEMS


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Sous section 2 Une entreprise européenne Il s’agit d’une véritable multinationale européenne où Français, Allemands, Britanniques et Espagnols travaillent ensemble. Astrium constitue donc un véritable fer de lance de l’intégration européenne. L’entreprise atteint un niveau d’excellence mondial grâce aux expériences et identités nationales et régionales de chacun des acteurs. Aujourd’hui leader européen, Astrium est un des principaux acteurs sur le marché mondial de l’espace. Le groupe Astrium comprend donc un certain nombre d’entreprises réparties dans toute l’Europe. Chaque unité de production dispose de ses domaines de compétences. Ainsi en France, la site de Toulouse est orienté vers le spatial, alors que le site de Vélizy, en région parisienne, est plus axé vers le domaine de la défense.

§ 1 Site de Toulouse Le site de Toulouse emploie plus de 2065 salariés au travers de ses différentes divisions :

ð 824 pour la business division1 Observation de la terre ð 489 pour la business division Télécommunication et Navigation ð 659 pour la business division Infrastructure Spatiale ð 93 pour les directions fonctionnelles

L’entreprise a tissé des relations commerciales avec le réseau économique régional en travaillant avec des centaines d’entreprises, créant plusieurs milliers d’emplois en sous-traitance.

Le site de Toulouse regroupe donc toutes les activités spatiales du groupe en ce qui concerne les satellites d’observation de la Terre, les satellites de communication, la construction de la fusée Ariane, les systèmes d’avioniques,… Situé sur la zone industrielle du Palay à Toulouse, le site bénéficie de la proximité de moyens de communication efficace, nécessaires à ses activités industrielles et au transport de produits volumineux. L’ensemble du site toulousain s’étend sur plus de 20 hectares et comprend 15 bâtiments. Les 4 salles blanches , permettant l’intégration simultanée de plusieurs satellites, représentent une surface totale de 6000 m2. Il existe aussi un centre de contrôle et de commande de satellites réalisés par Astrium permettant leur suivi en orbite. Le 21 octobre 2000, Astrium Toulouse fêtait ses 20 premières années dans la ville rose, années au cours desquelles l’entreprise s’est impliquée dans le vie locale. Astrium parraine notamment l’Orchestre National du Capitole et le Stade Toulousain en rugby. Astrium est aussi membre fondateur de la Cité de l’Espace de Toulouse.

§ 2 Les autres sites en Europe

Astrium se dote non seulement d’installations de conception, de production et d’essais parmi les mieux équipés et les plus performants de l’industrie spatiale, mais également d’un effectif de plus de 8000 personnes hautement qualifiées au travers de ses sites en France, en Allemagne, en Grande Bretagne, et en Espagne.

1 Business division : unité d’affaire


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Tout en respectant les intérêts locaux et nationaux, l’action transfrontalière des différentes divisions est étayée par une vision et des valeurs communes de l’entreprise, ce qui facilitent l’échange d’information et de meilleures pratiques.

Le tableau ci-dessous présente les principaux centres et les activités réalisés par chacun.

Pays Villes Activités Effectifs All. Brême Infrastructure spatiale,

Ariane, 1284

All. Friedrichshafen Satellite d’observation de la Terre, électronique, structure charge utile

1070

All. Ottobrunn DG, satellites de communication, antennes, avioniques

922

UK Stevenage Satellites de communication civils et militaire, antennes, satellites d’observation de la Terre, propulsion, cryogénérateurs

1162

UK Portsmouth Instruments radars embarqués, logiciels embarqués, charges utiles de communication

837

Fr Vélizy DG, conception, développement et production d’équipements électronique

426

Esp. Madrid Infrastructure spatiale, centre de contrôle, logiciel application vol-sol

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Sous section 3 Chiffres clés

§ 1 Astrium SAS

Présentation des chiffre clés de la Société Astrium pour l’année 1999. Ne seront présentés ici que les chiffres importants, sans apporter un diagnostic financier, qui n’est pas en phase avec le thème du rapport. Ces chiffres ne sont donnés qu’à titre informatif afin de se faire une idée de la situation de l’entreprise. Chiffre d’affaire : 2 milliards d’Euros Total pied de bilan : 6,5 milliard d’Euros Capital social : 500 millions d’Euros Résultats d’exercice : +163 million d’Euros (-85 millions d’Euros en 1998) Composition de l’actif :

ð actif immobilisé : 1,5 milliards d’Euros ð actifs circulant : 5 milliards d’Euros


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Composition du passif : ð capitaux propres : 1,4 milliards d’Euros ð Provisions pour risques et charges : 550 millions d’Euros ð Dettes : 4,55 milliards d’Euros dont 3,9 milliards à moins de un an.

Ressource humaine : 8400 employés en Europe, dont (chiffre fin 2001) :

ð 2615 pour la France, ð 2263 en Grande Bretagne, ð 3295 en Allemagne, ð 227 en Espagne

Le coût total de la masse salariale représente environ 15% du résultat d’exploitation. Cela s’explique par le haut degré de compétence du personnel.

§ 2 Le groupe EADS EADS, European Aeronautic Defence and Space Company est la seconde entreprise aéronautique mondiale. Ses domaines de compétence touchent aussi bien le domaine civil que militaire, mais aussi l’espace (avec la filiale Astrium), et les systèmes de défense. EADS est aujourd’hui le leader européen du secteur. Les revenus du groupe EADS étaient en 2001 de 31 milliards d’Euros, se répartissant approximativement à hauteur de 80% pour le marché civil, et de 20% pour le marché militaire. Au total la compagnie emploie plus de 100 000 personnes au travers de ces 70 sites de production et bureaux d’étude. Le groupe EADS est un leader mondial du secteur spatial et aéronautique, notamment :

ð numéro 1 mondial sur le marché des lanceurs commerciaux avec Ariane ð numéro 2 mondial dans la production d’hélicoptères ð numéro 2 mondial dans la construction d’avions commerciaux : Airbus ð numéro 2 mondial dans son activité de production des missiles guidés ð numéro 3 mondial dans la construction de matériel militaire aérien


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Section 2 L’activité spatiale

Description en volume d'activité d'Astrium SAS

Infrastructure spatiale

34%

Observation de la Terre et Sciences

34%

Télécom et navigation

32%

Sous section 1 Télécommunication et navigation Astrium a plus de 50 maîtrises d’œuvre de satellite de communication. La société a développé avec succès la gamme EUROSTAR utilisée pour 31 satellites. C’est également un fournisseur important des programmes de satellites SPACEBUS et GLOBALSTAR.

Astrium peut fournir toutes les composantes d'un système de communication spatiale, depuis la conception, la fabrication, le lancement, les opérations de mise en orbite du satellite jusqu'à la fourniture du segment sol de contrôle et le réseau de communication.

On peut distinguer quatre catégories de système : Ø satellites et communications Ø systèmes militaires Ø services Paradigm1 Ø navigation et constellation : positionnement

La société fait partie du consortium européen chargé de développer la phase finale du programme GALILEO, le nouveau système européen de navigation par satellite.

Sous section 2 Observation de la terre et Sciences Astrium conçoit et réalise des satellites et des instruments, aussi bien optiques que radars, pour des missions d'observation haute résolution. Maître d'œuvre de satellites en orbite basse, avec les programmes SPOT, HELIOS et la Plate-Forme Polaire ENVISAT, la société est présente sur le segment sol et propose des systèmes complets d'observation pour :

v l’observation de la terre : sauvegarder les ressources terrestres pour préserver la vie (SPOT, PLEIADES, ENVISAT).

1 Services de communication sécurisées à l’échelle mondiale et prestations de services


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v la météorologie : surveillance des systèmes écologiques, études des modifications climatiques et environnementales (MSG, METOP)

v les sciences : astronomie, exploration de l’Univers, des planètes (SOHO, Mars Express, XMM, CLUSTER)

v la reconnaissance : surveillance pour anticiper les crises, sécurité nationale, européenne (HELIOS, SAR-LUPE)

v les services d’observation de la terre : imagerie spatiale en cartographie, urbanisme, géologie, gestion des risques, agriculture (SPOT, Info Terra, MEDIASAT)

v le Global Monitoring for Environment and Security1 : mise à disposition de données de géo-information, prévention des catastrophes naturelles, aide humanitaire, impact démographique, gestion des risques, traité de Kyoto.

v les systèmes terrestres et applications : relier réseaux et utilisateurs. Depuis le début des années soixante, Astrium a contribué à la quasi-totalité des missions scientifiques spatiales européennes soit en tant que maître d'œuvre, soit en tant que participant majeur. Outre la participation de la société au Télescope Spatial HUBBLE de la NASA (Faint Object Camera) et à l'observatoire submillimétrique sous ballon stratosphérique PRONAOS du CNES, Astrium a réalisé en maîtrise d'œuvre trois des principaux satellites scientifiques de l'Agence Spatiale Européenne2 : GIOTTO, HIPPARCOS, SOHO.

Sous section 3 Satellites militaires Astrium a réalisé tous les satellites militaires européens en service : HELIOS I et II pour des missions de surveillance et pour les télécommunications, SKYNET 4 au Royaume-Uni et NATO IV pour l’OTAN. Astrium a été retenue par le Ministère britannique de la Défense pour les études de conception de SKYNET 5. La société est également maître d’œuvre de la composante sol utilisateur d’HELIOS et fournit de nombreuses stations de télécommunications sol ou embarqués pour les forces armées d’une dizaine de pays.

Sous section 4 Infrastructure orbitales

Astrium est un participant majeur du programme ARIANE. La société est responsable de la case à équipements, le cerveau des lanceurs ARIANE 4 et 5. Au total, c'est plus d’une centaine de cases ARIANE que la société aura eu à réaliser. Actuellement, une case est produite tous les mois. Spécialiste de l'avionique et de l'informatique embarquée, Astrium participe aux éléments du programme européen de la Station Spatiale Internationale (laboratoire et véhicule de transport). Récemment, Astrium a signé le contrat de fourniture du système de gestion de données (DMS) du Laboratoire Orbital Columbus (COF) qui assure la surveillance et le contrôle pour le bon fonctionnement et la sécurité du COF. Astrium développera le module avionique et le système de rendez-vous pour le Véhicule de Transfert Automatique (ATV).

1 GMES : mise en place de système de collecte d’informations au niveau mondial pour l’environnement et la sécurité. 2 ESA : European Space Agency


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Pour les Vols Habités comme pour les satellites, Astrium a trois grands domaines de savoir-faire:

v l'ingénierie des systèmes : CTV, rendez-vous orbital v l'avionique, c'est-à-dire l'informatique embarquée à haute fiabilité, la

navigation et le guidage/pilotage des véhicules incluant le rendez-vous en orbite : Spacelab, Eureca, Columbus, DMS-R, ATV

v les expériences scientifiques de Microgravité : Biologie, médecine générale.

Les activités concernent aussi bien les systèmes de lancement, de propulsion des lanceurs ou des satellites, que l’avionique1.

Section 3 Evolution et restructuration Le secteur spatial reste fragile et conjoncturel. Les commandes actuelles sont à la baisse, reflétant l’humeur du marché spatial et aéronautique depuis quelques mois. Elles dépendent pour la majeure partie des commandes publiques. Le marché des satellites de communication est aujourd’hui fortement concurrentiel, obligeant à de fortes réductions de marge. La gestion d’un tel groupe nécessite une attention très attentive des dépenses en période de vache maigre. Aussi a t-il était nécessaire de mettre en place un système de contrôle des postes de dépenses performant. Astrium fait donc appel à des politiques de restructuration permanentes et progressives, toujours dans un objectif d’optimisation, en utilisant notamment du travail intérimaire et de la sous-traitance. Le groupe EADS auquel appartient Astrium, met en place des normes de gestion communes à toutes ses entreprises, en vue d’une harmonisation des relations internes. Les avancées vers un droit comptable communautaire unique serait pour une entreprise de cette taille un réel progrès.

1 avionique = logiciels et électroniques embarqués


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Chapitre 2 L’organisation fonctionnelle et organisationnelle

Section 1 La direction financière du groupe Avant tout, il est important de préciser qu’il ne sera présenté ici qu’une description partielle du fonctionnement de la direction financière d’un tel groupe. Seuls les éléments nécessaires à la compréhension de l’environnement du stage seront décrits. Le schéma de l’annexe 1 décrit l’organisation des principales directions fonctionnelles de la direction du groupe Astrium. Les quatre grandes directions sont les activités industrielles, les activités commerciales et de services, les ressources humaines, et enfin la direction financière. Auxquelles viennent s’ajouter une direction communication. C’est Armand Carlier qui occupe actuellement la direction du groupe (CEO)1. La direction financière est elle-même subdivisée en plusieurs sous-directions. L’annexe 2 présente un état de cette organisation. Le schéma montre bien l’atomicité des centres de responsabilité au sein de cette direction. Cette organisation vise au meilleur contrôle de tous les éléments de l’entité, en proposant notamment un contrôleur de toutes les activités (fiscalité, contrôle des projets, trésorerie,…), rattachés directement au directeur financier. Le service « comptabilité et fiscalité » est quant à lui rattaché à la Direction financière d’Astrium SAS.

Section 2 Le service comptable Le stage a été réalisé au sein de la division comptabilité et fiscalité de la direction financière d’Astrium SAS. Le site de Toulouse gère l’ensemble des activités françaises du groupe. Le schéma de la section 2 décrit l’organigramme de la direction dans laquelle le stage a été réalisé. La division comptabilité et fiscalité dispose de trois grands services :

• comptabilité générale • la comptabilité méthodes : mise à disposition de moyens matériels

informatiques pour le service • comptabilité tiers : fournisseurs, clients, règlements

Le service client est chargé de la facturation et du suivi des budgets des projets avec les différentes divisions de l’entreprise. Le service fournisseur est divisé en deux groupes ayant chacun des activités autonomes :

v Les « achats sous-contrats » s’occupent de toutes les factures dont les commandes sont générées par les responsables des sous-contrats (commerciaux). Cela concerne les opérations avec un échéancier de paiement.

v Les « achats simples » sont chargés de traiter les factures sur commandes, générées par le service achat.

Enfin le service « règlement » s’occupe des opérations de sorties de caisse.

1 CEO : chief executive operator, équivalent du PDG en France.


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Cette séparation des tâches répond à une exigence de séparations des fonctions afin de limiter le risque de fraudes. Au total, le service comprend 15 personnes travaillant sous la direction du responsable de la « comptabilité tiers ». C’est le service des achats simples qui occupent le plus de personnes en raison du volume des opérations à traiter.

Section 3 Organigramme

Cet organigramme présente l’organisation de la section comptabilité et fiscalité de la Direction Financière d’Astrium France. Le stage s’est déroulé auprès du responsable de la comptabilité tiers (en vert). A noter qu’il ne sera pas développé dans la suite de ce dossier, les procédures concernant la facturation client.


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Chapitre 3 Les travaux effectués

Le stage s’est déroulé du 2 juillet au 31 août 2001. Au cours de ces 8 semaines de stage,

j’ai eu l’occasion de réaliser divers travaux comptables, mais aussi des activités d’audit.

Sous la délégation directe du responsable de la comptabilité tiers, tous les moyens ont

été mis à ma disposition pour que je puisse réaliser de manière agréable mon stage. Un

bureau équipé d’un téléphone et d’un ordinateur me permettant d’avoir accès au réseau

Intranet de l’entreprise mais aussi au service de messagerie a été mis à ma disposition.

Dans ce chapitre, est présentée une description des travaux réalisés au cours du stage.

Section 1 La saisie de factures Afin de se familiariser avec le service et de prendre connaissance de l’ensemble des travaux réalisés par les comptables, mon manager m’a proposé dans un premier temps de réaliser divers travaux comptables sur les postes, en doublon avec un comptable. C’est ainsi que dans un premier temps, j’ai travaillé en doublon avec le responsable des règlements. J’ai participé à la mise en règlement de lots de facture, effectué les contrôles réglementaires à réaliser avant de procéder à l’édition des titres de règlement, participé au circuit de signatures. Le travail sur ce poste m’a permis d’appréhender et de réaliser toutes les étapes de travail de la fonction du responsable des règlements. Mais aussi de rencontrer les divers intervenants de la procédure afin de connaître exactement le rôle de chacun1. Ensuite, le responsable de la comptabilité fournisseur m’a confié un poste en remplacement d’un agent comptable en congés. Cela m’a permis de m’initier avec l’environnement d’Oracle Financial, le logiciel utilisé pour la gestion au sein du groupe. Le travail a consisté à la saisie des factures du poste, à la mise en règlement des factures, à l’envoi des « Bon A Payer » auprès des clients internes et à régler les relances fournisseur en retard. Outre la découverte du logiciel, ce poste m’a permis d’appréhender la fonction dans ses moindres détails, de découvrir les éventuelles faiblesses du système et surtout de rencontrer les mêmes difficultés que les agents. Cette expérience a été riche d’enseignements aussi bien sur le plan technique que relationnel avec les fournisseurs ou les clients internes.

Section 2 La mise à jour des procédures L’objet de mon stage était de mettre à jour les procédures destinées au contrôle interne du service de la comptabilité tiers. Mon tuteur m’a fourni l’ensemble des documents existants au jour de mon arrivée dans l’entreprise afin que je réalise un guide complet et pratique du fonctionnement de son service. Pour certaines informations manquantes des recherches ont été nécessaires auprès d’autres services de l’entreprise, comme le service achat ou la trésorerie par exemple. D’autre part, le réseau Intranet de l’entreprise proposait en ligne une documentation assez conséquente, indispensable au bon déroulement de cette mission, ce qui m’a aidé tout au long de cette expérience.

1 Ce processus sera décrit plus explicitement dans la partie 3 de ce rapport.


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Cette tâche a donc consisté, dans un premier temps, à la prise de connaissance des documents existants, ce qui demande un effort de concentration, de lecture, mais aussi d’analyse afin de ne retenir que l’essentiel et d’intégrer ce nouvel environnement. Dans un second temps, il a fallu faire des efforts d’observation, d’analyse et de synthèse afin de retranscrire ce qui a été observé. Cette fonction d’audit suppose des qualités relationnelles afin de se faire accepter par les membres du service et que les agents m’acceptent comme un collaborateur et non une personne venue contrôler leur travail. Ensuite, régulièrement des réunions avec le manager (maître de stage) permettaient de contrôler l’avancée des travaux, de me guider dans la rédaction afin que les procédures mises à jour ou établies (dans le cas où aucune procédure n’existait ou était trop ancienne), correspondent aux contraintes du contrôle interne de l’entreprise.

Section 3 Les normes de qualité : ISO 9002 Lors de mon stage, une démarche qualité en vue de la certification ISO 9002 de l’entreprise a été engagée. Cela a consisté à mettre en place des normes qualité pour l’ensemble de la direction financière et administrative, et notamment pour le service comptabilité tiers. C’est dans cette optique que m’a été confiée la préparation des réunions au cours desquelles étaient présentées les procédures en cours d’élaboration. J’ai assisté à plusieurs réunions où les objectifs à atteindre ont été révisés. Malheureusement, je n’ai pu aller jusqu’au bout de ce processus, par ailleurs fort intéressant, en raison de ma brève présence dans le service. Malgré tout, cela m’a permis de tenir compte de ces nouvelles contraintes pour l’élaboration et la mise à jour des procédures, de découvrir le processus que doit mettre en place une telle organisation afin de répondre à ces exigences. Le label de certification est décerné par une société extérieure, spécialisée dans cette activité. La certification des entreprises est aujourd’hui d’actualité pour la plupart des entreprises qui souhaitent véhiculer une bonne image à leur environnement et surtout au marché financier.


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Partie 2

COMMENT MENE T-ON UNE DEMARCHE DE CONTROLE

INTERNE ?


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Chapitre 1 Une mission ciblée

Le stage avait pour objectif la mise à jour des procédures du service comptabilité

fournisseur. Il répondait à la demande du responsable du service comptabilité tiers, qui

était aussi le maître de stage. C’est dans ce contexte que sera présenté dans ce chapitre

l’approche suivie afin de répondre à la question : à quoi consiste le contrôle interne ?

Section 1 La prise de connaissance des procédures A mon arrivée dans le service, il existait un certain nombre de procédures décrivant le fonctionnement du service auquel j’était rattaché. Les procédures visent à décrire l’organisation du service, le rôle de chaque agent et leurs méthodes de travail. Elles doivent être établies en respectant les principes comptables, notamment sur le principe de séparation des fonctions. Elles retranscrivent les comportements à suivre, et limitent clairement le rôle de chaque agent. Elles doivent aussi mettre en évidence tous les aspects quotidiens de la fonction et doivent présenter le cas des traitements particuliers de manière précise et complète. C’est à dire que le comptable doit retrouver dans les procédures tous les cas qui peuvent se présenter à lui. Ainsi les procédures deviennent « un manuel pratique de l’accomplissement des travaux » sur le poste occupé. L’état de mise à jour des procédures existantes à mon arrivée était assez variable, dépendant bien souvent des récents changements organisationnels. C’est à partir de ces bases et en fonction des contraintes énoncées par le responsable de la comptabilité tiers qu’a été décidé un plan de travail, en vue de la reprise complète de la description des procédures du service. La consultation en ligne de documents sur le réseau Intranet de la société a constitué un formidable outil pour un accès rapide à l’ensemble des procédures et directives du groupe, une source d’informations indispensables pour connaître et comprendre le fonctionnement de l’entreprise et toutes les contraintes à étudier et analyser. D’autre part, l’homogénéisation des procédures nécessite une imprégnation de l’organisation afin de comprendre les acteurs en aval et les acteurs en amont du service. Enfin, les comptables devaient établir un descriptif de leur poste de travail, notamment pour le traitement particulier exigé pour certains fournisseurs. Cette base m’a permis de connaître les spécificités de chacun, afin d’arriver à en faire une synthèse, commune à tous.

Section 2 Le travail en doublon Après la phase de prise de connaissance des procédures, un travail en doublon sur les différents postes comptables a été réalisé afin d’observer les pratiques et les différents cas qui peuvent se présenter aux agents lors de leurs travaux. Une description détaillée de chaque poste et des spécificités propres leur incombant a été réalisée. Ensuite, j’ai pu accomplir, dans le cadre de mon stage, divers travaux comptables menés de manière


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autonome en remplacement d’un comptable, en congés. Cette expérience m’a permis de me familiariser avec les diverses pratiques du service, mais aussi de me rendre compte des problèmes éventuels rencontrés par les agents, d’appréhender le système dans ses moindres détails, de réaliser une réflexion en fonction des procédures établies et des directives énoncées par le manager. Au cours de cette activité, j’ai aussi été amené à entrer en contact avec des acteurs internes de l’entreprise, notamment pour l’obtention des bons à payer et le règlement de litiges internes, mais aussi avec les acteurs externes, avec les relances des fournisseurs. Enfin, cette activité m’a donné l’occasion de travailler sur un nouveau système informatique comptable très performant, Oracle Financial, mais aussi de mettre en évidence les « sécurités systèmes » en place et de prendre connaissance de l’ensemble des outils informatiques utilisés. En effet, il existe un certain nombre de requêtes disponibles sous Business Object (=bases de données intégrées) indispensables dans le déroulement des travaux comptables. Ces outils, non spécifiques du service comptable, représentent une véritable source de productivité dans une organisation d’une telle importance, en réduisant notamment le temps de traitement de l’information et en accélérant les procédures de validation d’information et donc source de réductions des dépenses. Le service « méthode » est une des composantes de la direction comptabilité et fiscalité. Il a en charge la mise en place et la gestion des interfaces entre les différents logiciels et bibliothèques de documents. C’est ce service qui est chargé du bon fonctionnement des applications et de la mise en place des requêtes sous Business Object, utilisé par les comptables lors du processus d’enregistrement des factures.

Section 3 La mise à jour des procédures Cette étape constitue l’aboutissement de la mission. Après la phase de prise de connaissance des procédures et le travail en doublon, la mise à jour des procédures va consister à rédiger avec précision les manuels de procédures. Il faut donc d’abord passer par une phase d’observation et d’analyse, avant de retranscrire ce qui a été constaté. Le responsable du service intervient à ce stade, en élaborant avec l’auditeur le plan général du contenu des manuels. Il tranche aussi quand aux décisions de gestion à prendre car elles sont exécutées sous sa responsabilité. L’expérience acquise et les remarques faites par les comptables m’ont permis de présenter un travail objectif et de défendre, quand le cas se présentait, certaines idées qui me semblaient importantes aux vues des exigences du contrôle interne et du respect des normes comptables. Cette approche, visant à appréhender le système aussi bien dans sa globalité que dans ses moindres détails, présentait l’avantage de rapporter clairement au manager ce qui était réellement réalisé par les comptables, et de constituer pour lui, un nouvel outil de gestion, car une fois la procédure établie, les comptables ne peuvent plus opposer des pratiques divergentes. Les manuels de procédures constituent la norme à respecter. C’est pourquoi, il a été important d’en consulter le plus grand nombre et de faire accepter avec leur accord les nouvelles décisions. La fonction d’auditeur que j’occupais, exige donc des qualités d’écoute, d’échange et de maîtrise. L’auditeur doit aussi travailler dans un souci d’objectivité et de simplicité afin de rendre ses procédures acceptables par tous, même si en dernier recours c’est le responsable qui prend la décision, après lui avoir clairement explicité les différents cas observés. Le manager demande à l’auditeur de vérifier la fiabilité de l’information sur lequel s’appuie ses décisions en vue de justifier l’efficacité du fonctionnement de son service et d’apporter la preuve de la protection sur le patrimoine dont il a la garde.


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D’autre part, la rédaction des procédures exige un certains nombre de règles à respecter. La théorie du contrôle interne les définit de manière large. Les aspects théoriques seront présentés dans le chapitre 2. Il est nécessaire de les adapter à chaque organisation. C’est pourquoi l’établissement d’un plan clair, déductif et bien ordonné sont les conditions obligatoires à une bonne mise en place d’un contrôle interne. Ceci afin de rester dans un souci de grande communicabilité des manuels mis en place. Les procédures doivent contenir des schémas de circulation de l’information au sein du service, avant de les expliciter dans le détail. Ainsi le lecteur peut se faire une idée générale du déroulement des actions à mener, puis approfondir ses connaissances du système. Les conclusions émises doivent être indiscutables et pertinentes. Tout manuel se doit aussi de comporter les références des autres procédures auxquelles il est fait référence. La procédure doit permettre de suivre de manière logique tout étape de la circulation d’information. Des procédures annexes ont aussi été établies pour venir compléter les procédures mises en place. Il est donc nécessaire de collecter toutes ses informations avant de commencer la rédaction, afin de les intégrer dans les manuels. Le plus souvent les procédures sont disponibles sur le réseau, il faut donc indiquer le chemin pour les retrouver rapidement. Au terme de la phase de rédaction et après validation par le responsable de la comptabilité tiers et de sa hiérarchie, les manuels sont dans un premier temps imprimés, puis la mise à jour des procédures en ligne sur le réseau Intranet est réalisée. Cette dernière étape met à jour le contrôle interne de l’entreprise, et le manuel devient consultable par toute personne intéressée, comptable ou non.


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Chapitre 2 Le support théorique

La comptabilité a une dimension matérielle car en effet elle résulte de toute une série

d’enregistrements qui représentent des enregistrements multiples. Aussi afin d’obtenir

une comptabilité « correcte » se pose un problème opérationnel qui devra être résolu par

l’organisation de l’entreprise, une organisation que l’on désigne sous le terme de

contrôle interne. Dans ce second chapitre, seront présentés les principes à respecter

pour le contrôle interne, mais aussi les principes de la démarche de l’auditeur. Dans un

troisième temps, nous mettrons en exergue l’exigence d’adaptabilité du contrôle interne.

Nous nous appuierons pour cette étude sur une analyse théorique et empirique.

Section 1 Le contrôle interne

Sous section 1 Définitions du contrôle interne

§ 1 Le PCG Le Plan Comptable Général ne retient pas la notion de contrôle interne, il précise uniquement que la comptabilité doit être organisée de telle sorte qu’elle permette :

ð la saisie complète, l’enregistrement chronologique et la conservation des données de base

ð la disponibilité des informations élémentaires et l’établissement, en temps opportun, d’états dont la production est prévue ou requise

ð le contrôle de l’exactitude des données et des procédures. Cependant, l’art. 410-2 du PCG précise qu’une « documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ; cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels ils se rapportent ». La revue fiduciaire ajoute à cet article un commentaire pour que figure notamment la méthode retenue pour le classement des pièces justificatives. Le décret comptable du 29 novembre 1983 ajoute « qu’un document décrivant les procédures et l’organisation comptables est établi par le commerçant dès lors que ce document est nécessaire à la compréhension du système de traitement de l’information et à la réalisation des contrôles ». En effet, l’organisation de toute comptabilité doit permettre de garantir le chemin de la révision (art.410-3 du PCG). Lorsque la comptabilité est informatisée, l’organisation de la comptabilité implique l’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements en vue, notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures (art.410-4). Ces définitions n’apportent pas une réelle définition du contrôle interne mais mettent en avant l’exigence de constitution de procédures. La formulation du PCG met en exergue une vision plus globale de l’utilité de la documentation puisque au delà de la compréhension du système, elle ne vise pas seulement à la réalisation des contrôles mais le contrôle du système lui-même.


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On trouve de nouveaux éléments de définition auprès des praticiens. C’est pourquoi il est plus intéressant de se pencher vers les préconisations de la profession comptable.

§ 2 OEC & CNCC Le contrôle interne a été défini par l’Ordre des Experts Comptables (OEC) lors du Congrès de 1977 comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’assurer :

• d’une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information

• d’autre part, l’application des instructions de la direction. Le contrôle interne a aussi pour vocation de favoriser l’amélioration de la performance. Il s’agit des aspects relatifs à la gestion de l’entreprise, que l’on nomme communément « aspects administratifs » du contrôle interne. Le contrôle interne se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Le Conseil National des Commissaires aux Comptes (CNCC) définit dans la norme n°2102 le contrôle interne comme l’ensemble des mesures de contrôle, comptable ou autre, que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d’assurer la protection du patrimoine de l’entreprise et de la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent. Le contrôle interne ainsi définit doit permettre d’obtenir l’assurance raisonnable que :

• les opérations sont exécutées conformément aux décisions de la direction grâce au système d’approbation et d’autorisation

• les opérations sont enregistrées de telles façon que les comptes annuels qui en découlent sont réguliers, sincères, et donnent une image fidèle du résultat des opérations, de la situation financière et du patrimoine de l’entreprise

• les actifs de l’entreprise sont sauvegardés grâce à la séparation des tâches, au contrôle physique des actifs, au service d’audit interne, …

§ 3 Les organismes professionnels On parlera ici plutôt d’audit interne que de contrôle interne, les définitions étant assez voisines, car la fonction de l’auditeur est de mettre en place la contrôle interne. L’audit est l’action d’observer et de retranscrire ce que l’on voit à un moment donné. Il semble important de développer dans cette partie les approches de l’audit interne par le milieu professionnel. L’audit interne travaille sous la délégation directe de la Direction Générale et sous sa responsabilité, ce qui en assure son indépendance vis à vis des services audités, ceci en vue d’un meilleur contrôle des différentes activités de l’organisation. Une première définition rappelle que l’audit interne est un dispositif interne à l’entreprise qui vise à respecter les points énoncés précédemment. La théorie classique apporte une nouvelle définition même si elle reste un peu floue sur certains points : « l’audit interne assume par délégation une partie de la responsabilité de contrôle de la Direction Générale ». A partir de cette définition il est légitime de se


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demander quelle est cette partie de responsabilité qui sera déléguée, et de quel contrôle s’agit-il ? L’APEC1 affirme que, réalisé par un service de l’entreprise, l’Audit interne consiste à vérifier si les règles édictées par la société sont respectées. Cette définition extrêmement restrictive, se limite à un simple audit de conformité des règles de l’entreprise. On peut compléter cette liste de définition par celle de l’IIA2 : « l’audit interne est une fonction de conseil, s’exerçant avec indépendance et objectivité. Elle se propose d’apporter de la valeur ajoutée et d’améliorer le fonctionnement de l’organisation. Elle aide à atteindre les objectifs par une analyse systématique et raisonnée d’évaluation et d’amélioration de gestion des risques, des dispositifs de contrôle et des méthodes de management ». Les interprétations peuvent être nombreuses. Mais cette dernière définition présente l’avantage d’insister sur la notion d’indépendance, et d’élargir le rôle de l’auditeur en soulignant le rôle de conseil de l’auditeur et en étendant explicitement son champ d’application. Enfin l’Institut de l’Auditeur Interne apporte sa définition qui a le mérite d’attirer l’attention sur deux points essentiels : l’universalité de la fonction et son approche par les risques. Ainsi « l’auditeur interne exerce à l’intérieur d’une organisation une fonction d’évaluation pour examiner et apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et l’efficience de son contrôle interne. A cet effet, les auditeurs examinent les différentes activités de l’entreprise, évaluent les risques et le dispositif mis en place pour les maîtriser, s’assurent de la qualité de la performance dans l’accomplissement des responsabilités confiées et font toute recommandation pour améliorer sa sécurité et accroître son efficacité. » Maxime de Machiavel écrit : « celui qui tient pour réel ce qu’il croit être et qu’il ne l’est pas, court à la ruine inévitable ». Cette idée appliquée à l’audit interne met fort justement en évidence le danger des idées préconçues et l’absolue nécessité de pratiquer des contrôles de ce qui est réalisé. Adage qui peut être complété par une parole profonde de Francis Blanche « il vaut mieux penser les changements que changer les pansements ».

Sous section 2 Un outil de description du système d’information On peut compléter les définitions précédentes par celle de l’American Institute of Certified Public Accountants : « le contrôle interne est formé de plans d’organisation et de toutes les méthodes et procédures adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour protéger ses actifs, contrôler l’exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendement et assurer l’application des instructions de la direction. » Les objectifs du contrôle interne d’un point de vue comptable sont principalement de :

ð prévenir les erreurs et les fraudes ð protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise ð gérer rationnellement les biens de l’entreprise ð assurer un enregistrement correct de toutes les opérations

1 APEC : Association pour l’Emploi des Cadres 2 IIA : The Institute of Internal Auditors


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Le contrôle interne permet donc d’assurer la sincérité et la fiabilité des informations enregistrées dans les comptes, de la qualité des comptes et des comptes annuels qui en découlent. Alors que la pièce justificative apporte une preuve directe à la réalité de l’opération, le contrôle interne apporte une preuve indirecte de l’enregistrement correct de toutes les opérations. Il ne s’agit pas de réaliser un manuel complet des procédures de toute l’entreprise, mais d’apporter avant tout, les éléments nécessaires à la compréhension du système d’information. Pour cela, il faut répondre à :

ð quelle est l’organisation générale de l’entreprise ou du service ? ð comment les informations sont-elles saisies ? ð comment sont-elles traitées ? ð comment passe-t-on des documents de base (pièces justificatives) aux

documents de synthèse, et réciproquement ? ð comment les traces des opérations de base sont elles conservées ?

Aucun formalisme n’est prescrit en la matière, mais le rédacteur doit garder dans l’idée de répondre aux questions pré-citées en vue de présenter une meilleure compréhension du système d’information comptable, et éventuellement une amélioration de la gestion comptable et administrative. Cela implique que des mises à jour doivent être réalisées régulièrement, afin de s’adapter aux mutations de l’organisation. Sans pour autant tomber dans un excès de procédures qui viendrait alourdir la charge des responsables sans produire des résultats satisfaisants.

Sous section 3 Amélioration de la gestion comptable et administrative Les procédures de contrôle interne s’avèrent un outil d’amélioration de la gestion du service comptable. A partir de l’observation, on dégage ce qui fonctionne correctement, ce qui doit être amélioré afin d’optimiser et de réduire les frais de fonctionnement. Le contrôle interne rend nécessaire les adaptations à l’environnement. Selon la taille de l’entreprise, la complexité de ses opérations et la présence d’une documentation existante, la procédure doit s’organiser selon le plan suivant. Nous présentons à ce stade de notre réflexion, les éléments comptables devant apparaître clairement dans tout processus comptable. Cependant, ces points ne sont présentés qu’à titre indicatif en fonction des préconisations de la profession. Dans le cadre du stage, ces obligations sont limitées aux deux premiers points.

§ 1 Eléments relatifs à la saisie des informations La description du contrôle interne relatif à la saisie des informations devra notamment retenir les points suivants :

Ü un organigramme détaillé des services comptables en indiquant pour chaque fonction, les informations saisies : on entend par là non seulement les services comptables proprement dits mais également les autres services de l’entreprise accomplissant des tâches de saisie d’information comptable ; on indiquera alors les liens existants entre les services comptables et les autres services.


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Ü le plan de compte de référence

Ü les procédures internes d’élaboration et de saisie des informations de base :

pour les entreprises ayant une organisation complexe, la description doit comprendre des diagrammes de circulation de documents couramment utilisés en organisation ou en analyse de contrôle interne avec mise en évidence des pouvoirs et des signatures.

Ü Le classement et archivage des pièces justificatives relatives aux saisies de

base : critères de classement, modalités de classement, lieu de classement, … A noter que les procédures devront être établies par cycle d’opérations : achats, ventes, immobilisations, …

§ 2 Traitements infos comptables Le document devra décrire la nature du système de traitement utilisé (manuel, informatique,…). Cette description pourra être faite par grandes fonctions (achats, ventes, investissement, … ) sans omettre la description des outils périphériques (facturières, ordinateurs, …) qui bien que non intégrés dans un système automatisé de gestion d’information procèdent à la centralisation d’informations reprises en tant que telles dans les enregistrements comptables. Le document devra renvoyer le cas échéant à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution du traitement. On devra indiquer, d’autre part, les modalités de contrôle mises en place pour vérifier l’application des procédures de traitement. On cherchera à répondre aux questions suivantes : Qui ? Périodicité ? Méthodes ? Enfin, il est important de préciser la nature des documents de sortie, mais aussi leur périodicité et leurs délais. Il s’agit d’énumérer la liste des documents et de décrire les particularités liés à leur établissement, c’est à dire la relation entre le document de base et l’obtention du document final.

§ 3 Eléments relatifs aux comptes annuels Dans cette partie, seront explicitées les procédures d’inventaire, les procédures de passage des comptes aux postes de bilans et du compte de résultat, les règles d’évaluation et les options comptables retenues et enfin la procédure d’élaboration de l’annexe. La description des procédures d’inventaire doit répondre aux questions : Qui ? Comment ? Ce terme étant pris au sens large, cela concernera notamment les travaux relatifs à la clôture, l’inventaire physique des stocks, le calcul des amortissements, l’appréciation des valeurs d’inventaire et leur dépréciation, l’appréciation des risques et la constatation de provision. Pour les options comptables retenues par l’entreprise, on pourra se limiter aux éléments pour lesquels l’entreprise a un choix au regard de la réglementation. Pour l’établissement de l’annexe, il s’agit de décrire les responsabilités de chacun (qui fait quoi ?, qui centralise ?, qui supervise ?, qui décide ?).


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Section 2 Méthodologie de l’auditeur interne

La mission confiée consistait en réalité à réaliser un audit interne des procédures

comptables du service auxquels j’étais rattaché. C’est pourquoi, dans cette partie, seront

rappelés quelques points théorique de la démarche de l’auditeur interne en vue de mieux

appréhender l’ampleur du stage.

Sous section 1 Le comportement adopté Dans sa démarche, l’auditeur doit respecter un certain nombre de règles de comportement. Il doit mettre en place des techniques de contrôle en respectant les principes suivants.

§ 1 Rigueur & simplicité « Une bonne méthode est une méthode simple ». Cette axiome est important lorsqu’il s’applique à une technique encore en cours d’élaboration, au sujet de laquelle se multiplient diverses théories, études, et expériences diverses. La théorie pure est nécessaire car c’est à partir d’elle que la pratique va progresser. Il ne faut ni l’oublier, ni la rejeter. On ne tend pas aujourd’hui à montrer ce que l’on doit faire, mais plutôt vers ce qui pourrait être fait. On ne part pas à la recherche de la meilleure méthode possible, mais à ce qui se ferait dans la pratique. Une méthode simple ne signifie pas une absence de méthode, mais l’objectif est de faire passer un message compréhensible et applicable par tous. Le déroulement d’une mission d’audit interne exige la plus grande rigueur et doit obéir à une certains nombre de règles. Il existe des normes professionnelles, ces normes ne définissent pas de méthodologie mais imposent d’en avoir une. Ce choix est volontaire afin de proposer des normes universelles, plutôt que de donner des normes descendant au détail, ce qui risquerait de rentrer en contradiction avec l’environnement et la culture de l’entreprise. Dans le cadre d’une culture d’audit déterminée, l’exigence d’une méthode s’impose car elle conditionne la rigueur des travaux.1

1 Pour plus de détails, voir l’ouvrage d’Olivier LEMANT « La conduite d’une mission d’audit interne » qui a le premier codifié une méthodologie s’inspirant directement de la pratique des entreprises. (IFACI).


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§ 2 La relativité du vocabulaire Même si les termes fondamentaux sont admis et reconnus par tous, dès lors que l’on appréhende les pratiques quotidiennes et le vécu des organisations, on rencontre des appellations différentes. Ces appellations signifient parfois la même chose, mais la plupart du temps, elles sont la traduction de nuances différentes dans l’application des principes. Le vocabulaire est l’expression et le véhicule de la culture de l’entreprise. L’ignorer serait se condamner à l’incompréhension et au refus. Décrire et suggérer une méthode, c’est donc accepter que différentes phases puissent être nommées de façon différente et qu’elles présentent, çà et là, des singularités spécifiques. L’important est que la méthode existe et que les normes fondamentales soient respectées.

§ 3 L’adaptabilité La méthode est unique mais elle n’est pas identique. La grand force de l’auditeur est de faire le lien entre la méthode et la culture de l’entreprise. Les méthodes doivent donc être adaptables au milieu auxquelles elles se rapportent. C’est la raison pour laquelle la méthode ci-après décrite énonce les principes à respecter, mais laisse dans la pratique toute latitude pour les appliquer avec rigueur ou avec souplesse. C’est dans cet esprit que les Normes professionnelles de l’audit énoncent en général des principes mais se gardent bien de dire comment l’auditeur doit s’y prendre pour les appliquer.

Sous section 2 Déroulement de la mission Dans cette partie, nous allons nous attacher à décrire le déroulement de l’audit qui nous a mené à l’établissement des procédures. La mise en évidence du contrôle interne a été réalisée sous la direction du responsable du service comptabilité tiers. Comme nous l’avons précédemment décrit, la mission d’audit demande une organisation et un plan de travail. Aussi il semble important d’apporter à ce stade de notre démonstration, les aspects théoriques de la fonction. La démarche de l’audit se caractérise par une démarche commune à chaque mission et peut se décomposer en trois temps :

• une phase de préparation • une phase de réalisation • une phase de rédaction et de conclusion

§ 1 La phase de préparation La phase d’étude qui ouvre la mission d’audit, exige de l’auditeur une capacité importante de lecture, d’attention et d’apprentissage. Elle sollicite son aptitude à apprendre et à comprendre, elle exige également une bonne connaissance de l’entreprise car il faut savoir où trouver la bonne information et à qui la demander. L’auditeur doit se familiariser avec son nouvel environnement.


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C’est au cours de cette phase que l’auditeur doit faire preuve des qualités d’observation et d’imagination. On peut donc définir cette phase comme la période au cours de laquelle vont être réalisés les travaux préparatoires avant de passer à l’action. Dans le cadre du stage, cette phase s’est concrétisée par une présentation de l’ensemble des services de la fonction comptable afin d’appréhender la fonction de chacun. Cette première approche a été complétée par le travail en doublon sur le poste d’un des comptables. En effet, cette phase est très importante car c’est au cours de cette expérience que se présentent les problèmes et les éventuelles améliorations à apporter au processus. Donc dans un premier temps, il y a découverte du fonctionnement du service, afin de pouvoir, dans un second temps, le critiquer. Dans le cadre de description de flux d’information, il a été nécessaire de rentrer en contact avec d’autres services, en aval ou en amont du service comptable, afin de connaître les diverses interactions au sein de l’organisation. Par exemple, le fonctionnement du service achat a du être explicité pour connaître la procédure du « Bon à payer » et l’émission des commandes.

§ 2 La phase de réalisation : l’élaboration d’un plan de travail La phase de réalisation fait beaucoup plus appel aux capacités d’observation, de dialogue, et de communication. Il est impératif de se faire accepter par l’ensemble des collaborateurs. Les auteurs précisent même que se faire désirer est le critère d’une intégration réussie. C’est à ce stade que l’on fait le plus appel aux capacités d’analyse et au sens de la déduction, et donc de synthèse et que l’auditeur va procéder aux observations qui vont lui permettre d’élaborer les procédures. L’organisation du plan de travail s’est déroulée de la manière suivante :

1- reprise des procédures existantes 2- mise à jour après observation de ce qui se faisait et étude des interactions

avec les autres servic es 3- création de nouvelles procédures si rien n’avait été fait auparavant 4- réflexion et amélioration avec le responsable du service 5- rédaction et mise en forme de la procédure

§ 3 La phase de conclusion La phase de conclusion consiste essentiellement à la rédaction de la procédure. Elle exige également et avant tout une grande capacité de synthèse et une aptitude certaine à la rédaction, bien que le dialogue ne soit pas absent de cette dernière période. L’auditeur va cette fois élaborer son produit après avoir assemblé les éléments de sa récolte. Pour permettre la validation générale, l’auditeur rédige un document : c’est le projet de rapport. Ensuite, une réunion de clôture et de validation a lieu, d’où sort le rapport d’audit dans son état final et auquel il faut assurer un suivi. Dans la cadre du stage, le rapport d’audit a consisté à la présentation des procédures descriptives du fonctionnement du service comptabilité tiers.


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Sous section 3 Maturité & audit ? Une mission d’audit interne ne se mène pas au gré de l’inspiration de l’auditeur. Les responsables d’audit interne ont su peu à peu dégager une méthodologie, qui dans ses grandes lignes est acceptée et pratiquée par tous, même si des modalités divergent sur tel ou tel point. Quelque soit l’objet de la mission, la méthode est toujours la même. Cette singularité qui assimile l’audit interne à une technique connue et aprouvée est déjà l’indice d’une certaine maturité, bien que la fonction n’en soit qu’à ses débuts. Comme la technique comptable, la technique de l’audit interne obéit donc à des règles précises, qui doivent être respectées pour fournir un travail clair, complet et pertinent. Il est donc nécessaire que l’organisation comptable puisse assurer la fiabilité des enregistrements et des comptes annuels qui en découlent. Ces enregistrements sont effectués à l’intérieur d’un certain nombre de cycles : achat-fournisseur, ventes-clients, stocks, paie-personnel. Nous ne nous intéresserons dans ce rapport qu’au traitement des achats et de leur règlement.

Section 3 Les limites du cadre théorique

Le cadre théorique que nous venons de décrire présente cependant des limites. Avant de

passer aux critiques et à la description du comportement à adopter, il est nécessaire de

compléter notre étude par un rappel des principes à respecter lors de la mise en place

d’un contrôle interne. Ce sujet fait l’objet d’une étude dans la première partie de cette

section, avant de présenter la nécessité d’une adaptation à l’environnement et de décrire

la mise en place d’un plan de travail.

Sous section 1 Une activité normée Nous venons de voir que la définition du contrôle interne présente un certain nombre de caractères précis. La mise en place de procédures de contrôle interne doit répondre à des normes établies par les praticiens dans la démarche à mettre en oeuvre pour mener la mission, dans l’attitude à adopter par l’auditeur, mais aussi dans la présentation du document. Les Normes ont pour objet : Ü de définir les principes de base que la pratique de l’audit interne doit suivre ; Ü d’établir les critères d’appréciation du fonctionnement de l’audit interne ; Ü de favoriser l'amélioration des processus organisationnels et des opérations.

Il est nécessaire d’ajouter à ces définitions un certains nombre de principes à respecter pour réaliser un « bon » contrôle interne.

§ 1 Principe d’organisation & principe d’intégration Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de l’entreprise possède certaines caractéristiques.


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L’organisation doit être : ð préalable ð adaptée et adaptable ð vérifiable ð formalisée

Elle doit aussi comporter une séparation convenable des fonctions. En effet, un cumul des fonctions favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et leur dissimulation. Les procédures mises en place doivent faire apparaître le fonctionnement d’un système d’autocontrôle mis en œuvre par :

Ü des recoupements : permettant de s’assurer de la fiabilité de la production ou du suivi de l’information émanant de sources différentes,

Ü des contrôles réciproques : consistant dans le traitement simultané d’une

information selon la même procédure par un agent différent de façon à vérifier l’identité des résultats obtenus,

Ü des moyens techniques appropriés : ensemble de procédés qui évitent,

corrigent ou réduisent l’intervention humaine et par voie de conséquence les erreurs, les négligences et les fraudes.

§ 2 Principe de permanence et d’universalité La permanence suppose une pérennité des système liés à l’organisation de l’entreprise. L’universalité suppose que toutes les personnes de l’entreprise participent au développement du contrôle interne.

§ 3 Principe d’indépendance Les objectifs à atteindre par le contrôle interne doivent être indépendants des méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise. En particulier, l’informatique ne doit pas éliminer certains contrôles intermédiaires.

Sous section 2 La nécessité d’une adaptation à l’environnement Le respect des Normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne est essentiel pour que les auditeurs internes puissent s'acquitter de leurs responsabilités. Ainsi après avoir énoncé l’ensemble des principes et normes utilisés pour réaliser le contrôle interne, il est légitime de s’interroger sur la nécessité d’adapter le contrôle à son environnement. En effet, les règles possèdent un caractère général et ne constituent pas une marche à suivre. Les principes permettent de retrouver une certaine homogénéité dans le contenu des procédures décrivant le contrôle interne. Le contrôle interne doit décrire de manière la plus fidèle possible le fonctionnement de l’organisation. Aussi, il est opportun d’insister sur la nécessité d’adapter le contrôle interne à l’environnement de l’entreprise. L’enjeu est de permettre à la société de disposer de moyens de réaction pour faire face à son environnement économique et géographique. L’entreprise se doit d’être réactive par rapport à la concurrence et au marché. C’est pourquoi le contrôle interne doit anticiper continuellement ses mutations


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au travers d’adaptations, de procédures, de délégations de responsabilités, … Les conditions d’exploitation ne sont pas les mêmes, en situation de croissance ou en décroissance. Aussi l’entreprise doit penser une organisation différente selon les cas. Il est important de s’interroger en permanence sur son adéquation à la situation, sur son coût qui doit rester acceptable au regard des risques et enjeux encourus. Il faut aussi s’interroger de l’incidence des éventuels freins du contrôle interne sur la dynamique de l’entreprise. Le contrôle interne est un élément à part entière de la culture de l’entreprise. Il se manifeste par les écrits mais aussi par une tradition orale. On pourrait d’ailleurs comparer ce second élément à la jurisprudence dans le domaine juridique ! Il faut donc intégrer ces notions lors de l’établissement du contrôle interne pour que le bon fonctionnement d’un service ne se heurte pas à un problème de comportement individuel. C’est pourquoi les pièges de la faiblesse de conception et d’adaptation d’une organisation doivent être évités. L’audit requière que les esprits soient préparés ! Nous venons de mettre en évidence la nécessité de maintenir un système réactif à tout événement de la vie de l’entreprise. A titre d’exemple, le passage aux normes IAS en 2005 pour les entreprises européennes va provoquer des changements organisationnels et structurels dans les entités. Le contrôle interne doit intégrer ces notions avec souplesse.

Sous section 3 La mise en place d’un plan de travail autonome A partir des normes et règles de comportement déterminées, des contraintes lui incombant, l’auditeur interne va mettre en place un plan de travail, c’est à dire qu’il va fixer les objectifs à atteindre et les moyens mis à sa disposition. Il va définir un plan de travail en fonction des objectifs fixés par la direction générale et après la prise en compte des contraintes environnementales, dans un souci du respect réglementaire. Le plan de travail permet d’organiser le déroulement des tâches à réaliser par l’auditeur et surtout de limiter sa mission. Il dispose de la plus grande liberté d’exécution de sa fonction, tout en respectant les normes établies. Son objectif est de produire un travail autonome, dans le sens où il doit disposer de la plus grande liberté d’observation, d’accès à toutes informations qu’il juge nécessaire, afin de réaliser le contrôle interne. Il ne doit rendre des comptes qu’à sa direction de tutelle. Cette autonomie lui garantit indépendances et liberté d’exercice. L’auditeur doit cependant s’attacher à écouter et comprendre chaque stade d’élaboration de l’information et tenir compte de l’aspect humain. Il dispose donc d’une grande autonomie d’action et se dégage du cadre théorique après avoir pris connaissance du service à étudier, afin de l’adapter à l’organisation.


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Chapitre 3 Analyse des enjeux du contrôle interne

Un système ou une organisation ne fonctionne efficacement que s’il est pourvu de

mécanismes de régulation, de contrôle ou de correction.

L’ensemble de ces mécanismes destinés à assurer le fonctionnement harmonieux et

efficace du système ou de l’organisation constitue le contrôle interne.

Le concept de contrôle interne inclut également les contrôles destinés à améliorer

l’efficience opérationnelle et à renforcer l’adhésion à la politique stratégique de

l’entreprise.

C’est pourquoi nous étudierons dans ce chapitre les enjeux du contrôle interne.

Section 1 Pour une organisation transparente La mise en place d’un contrôle interne permet à l’entreprise de présenter une organisation plus transparente. C’est à dire qu’à travers les procédures vont se dégager le fonctionnement de l’entité et les garanties mises en place pour assurer sa sécurité. La culture de l’entreprise doit être intégrée dans la contrôle interne, afin de sensibiliser le personnel au besoin de contrôle. L’environnement du contrôle impose discipline et organisation, constituant ainsi le fondement du contrôle. Le contrôle interne doit aussi s’attacher à mettre en évidence les valeurs d’intégrité, d’éthique et de compétence du personnel, auxquelles tout organisation est attachée. Le style de management et la philosophie des preneurs de décision ont aussi leur importance face à l’environnement du contrôle. La politique de délégation des responsabilités et l’organisation doivent être mises en évidence. Ainsi, on montrera la capacité de l’entreprise à définir clairement ses objectifs et à mettre en place un processus pour les atteindre. Les procédures de contrôle interne mènent donc l’entreprise à exiger une grande transparence dans son fonctionnement, en vue de l’optimisation de son activité.

Section 2 Force et faiblesse d’un contrôle interne Il n’y a pas d’audit fiable et utilisable sans une connaissance et une analyse des forces et faiblesses du contrôle interne. La connaissance et l’analyse du système vont permettre de s’assurer que le produit ou l’information est conforme aux normes prédéfinies. Les attentes du contrôle interne sont de :

ð permettre d’atteindre les objectifs ð prévenir la perte de ressource (pièges et aléas) ð fiabiliser l’information financière ð assurer la conformité aux lois et réglementations

Le contrôle interne présente l’ensemble des sécurités de fonctionnement de l’entreprise afin d’assurer sa pérennité.


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Cependant, tout système de contrôle interne, aussi bien conçu et appliqué qu’il soit, ne peut fournir au plus qu’une assurance raisonnable au manager quant à la réalisation des objectifs de l’entreprise. La probabilité d’atteindre ces derniers est soumise aux limites inhérentes à tout système de contrôle interne, qu’il s’agisse d’un jugement erroné, d’un dysfonctionnement du à des défaillances humaines ou à de simp les erreurs. D’autre part la collusion entre deux ou plusieurs personnes peut mettre en péril le système de contrôle interne. Des individus agissant collectivement pour perpétrer ou dissimuler une action peuvent altérer les informations financières ou de gestion, sans qu’ils puissent être détectés par le système de contrôle interne. De plus, les entreprises doivent retenir l’idée du ratio coût/bénéfice pour apprécier l’opportunité d’un nouveau contrôle. Il est donc nécessaire d’étudier non seulement le risque de défaillance et l’impact possible sur l’organisation, mais aussi les coûts associés à la mise en place de ce contrôle interne. Les limites d’un système de contrôle interne ne peut cependant restreindre le pouvoir des personnes responsables de son fonctionnement. Le manager peut utiliser de manière dérogatoire son pouvoir pour dissimuler certaines informations et passer outre les normes établies. Cela peut se caractériser par le gonflement artificiel d’un chiffre d’affaire prévisionnel. Ces infractions au système de contrôle représentent un risque. Par contre, il ne faut pas les confondre avec les interventions de management qui visent à déroger au système pour des raisons légitimes et nécessaires. Le plus souvent, ces décisions sont prises avec un appui hiérarchique.

Section 3 Le contrôle interne dans la démarche du …

Les procédures mises en place pour le contrôle interne auront aussi un intérêt dans le

cadre d’une mission de contrôle légal par des acteurs extérieurs à l’organisation

(commissaire aux comptes, fisc), mais aussi dans le cadre d’une procédure qualité, en

interne.

Sous section 1 … Commissaire aux Comptes Norme 2102 : Appréciation du contrôle interne « A partir des orientations données par le programme général de travail ou plan de mission, le commissaire aux comptes effectue une étude et une évaluation des systèmes qu’il a jugé significatifs en vue d’identifier, d’une part les contrôles internes sur lesquels il souhaite s’appuyer et d’autre part les risques d’erreurs dans le traitement des données afin d’en déduire un programme de contrôle des comptes adapté ». Le commissaire aux comptes apprécie le contrôle interne de l’entreprise en fonction de son objectif de certification des comptes annuels. En conséquence il ne procèdera à une étude et à une évaluation du contrôle interne que pour les systèmes conduisant à des comptes significatifs qu’il a identifiés lors de la phase de planification de sa mission.


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Sous section 2 … l’administration fiscale La loi et plus précisément le Code Général des Impôts, n’impose pas à l’entreprise de tenir des procédures décrivant le fonctionnement de la comptabilité, mais l’administration fiscale peut retenir le principe de refus de communication pour sanctionner l’absence de procédures décrivant le fonctionnement d’une entreprise. La mise en place d’un contrôle interne permet donc de palier à cette incertitude.

Sous section 3 … démarche qualité Outre les deux intervenants légaux de l’entreprise, le contrôle interne peut aussi intéresser des acteurs de l’entreprise. Par exemple, dans le cas d’une certification qualité de type ISO 9002,…, la mise en oeuvre d’un contrôle interne s’avère obligatoire afin d’obtenir le label. La mise en place de procédures devra donc tenir compte de cet aspect lors de sa réalisation.


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Partie 3

MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION COMPTABILITE

FOURNISSEUR


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Enfin dans cette 3ème partie, on s’attachera à décrire les procédures mises en place au

cours du stage. Cette partie constitue donc l’aboutissement de toute la démarche suivie

durant ce stage. Elle est néanmoins intéressante car elle présente dans ses moindres

détails, le fonctionnement du service comptabilité fournisseur dans ses moindres détails.

L’objectif est de bien faire apparaître la sécurisation du système d’information, l’exclusion

du risque de fraude et l’assurance de la sauvegarde de l’information.

C’est pourquoi avant de passer à la description plus approfondie des procédures de la

comptabilité fournisseur et de la mise en règlement des factures, nous allons rappeler

quelques principes théoriques et pratiques, suivis lors de l’élaboration de ces manuels.

Chapitre 1 Description générale du document En premier lieu, avant de parler de la description des procédures mise en place, il est nécessaire de rappeler les éléments que doivent faire apparaître les manuels afin de respecter les contraintes du contrôle interne. Le système de contrôle interne de la fonction achat fournisseur doit permettre de s’assurer que :

Ü Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés

Ü Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise

Ü Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à son objet

Ü Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés Ü Toutes les dettes concernant les marchandises et services reçus sont

enregistrées dans la bonne période Ü Les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans l’annexe sont

correctement repris. Le système de contrôle interne de la fonction trésorerie-décaissement doit permettre de contrôler que :

Ü Les effets sont correctement suivis Ü Tous les règlements émis par l’entreprise sont justifiés, autorisés, transmis

à leur bénéficiaire et comptabilisés.

Section 1 Le contenu des documents Il est établi que tout document décrivant le déroulement des travaux comptables doit faire apparaître clairement :

Ø L’organisation de la fonction Ø Les intervenants et leur rôle Ø La liste des comptes Ø Les systèmes et moyens mis en place Ø Les informations comptables produites Ø Le classement de l’information

A noter que le PCG et le code de commerce (art. D1 du Code du Commerce et l’art. 410-2 du PCG) prévoient que les documents doivent être conservés aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels ils se rapportent, c’est à dire dix ans.


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Section 2 Explication de la démarche suivie Comme il a été déjà écrit dans ce rapport, la mise en place de procédures répond à des contraintes de formalisme, mais aussi à des contraintes techniques. Notamment en suivant la démarche de l’auditeur interne, il est prévu de mettre en place un plan de travail afin d’organiser sa démarche. Cela consiste donc à montrer que les principes du contrôle interne ont bien été respectés. D’autre part, les procédures ont pour objectif de servir de manuel de travail à l’ensemble des agents comptables du service. Ces contraintes ont du être retenues lors de la rédaction des manuels, afin que ces derniers aient une portée généraliste (à l’attention d’un grand nombre d’intervenants). Le choix du vocabulaire utilisé, la construction du plan suivi ont eu leur importance afin de rendre le manuel facilement compréhensible et applicable par tous. C’est donc dans un souci de clarté et de précision que la mission a été envisagée. Un travail de synthèse a été nécessaire afin de produire un travail complet et concis, ce qui bien souvent n’est pas toujours évident. La formalisation des procédures consiste à décrire par écrit les tâches à effectuer et les règles à respecter pour réaliser les opérations courantes. Un plan de travail a donc été élaboré. On peut le résumer de la manière suivante :

ð prise de connaissance des procédures existantes pour chaque activité ð observation et/ou réalisation des tâches comptables courantes ð rédaction des actions observées ou réalisées ð entretien avec les agents comptables afin de savoir si les choses

décrites sont perçus de la même façon depuis leur poste ð corrections éventuelles afin de coller à la réalité ð présentation des résultats d’observation au responsable de la

comptabilité tiers afin qu’il puisse trancher sur les méthodes à suivre, et respecter les contraintes internes

ð mise à jour des procédures établies ð renouvellement de l’opération pour chaque tâche

Cette méthode a été suivie tout au long du stage pour la mise en place des procédures « achat-fournisseur » et « règlement ». Toutes les étapes de la fonction ont été analysées les unes après les autres, de la réception de la facture par le secrétariat comptable à la mise en règlement de la facture.


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Lors du développement des travaux réalisés, il faut garder à l’idée que le service comptabilité tiers est au cœur d’un nœud de relations pouvant se représenter de la manière suivante, avec en amont les acteurs fournissant des informations et en aval les acteurs collectant des informations :

Schéma explicatif des interrelations entre le service comptabilité fournisseur et les acteurs internes et externes

Section 3 Sanctions éventuelles du défaut de contrôle interne Les conséquences de l’insuffisance du contrôle interne, dans la mesure où il n’est pas expressément prévu par la loi, ne sont pas sanctionnées directement. Mais les conséquences indirectes peuvent être importantes. En effet, si l’on ne peut obtenir l’assurance que toutes les informations sont correctement transmises au service comptable, la valeur probante de la comptabilité peut être remise en cause. A titre d’exemple, les inspecteurs de l’administration fiscale peuvent découvrir à l’occasion de leur contrôle des opérations non comptabilisées, comme des ventes ou des achats non enregistrés. Donc fiscalement, la non présentation de ce document lorsqu’il est indispensable est assimilée à un refus de communication (prévu à l’art. 1740-1 du CGI1), et conduit en cas de vérification à placer les agents des impôts dans l’impossibilité d’accomplir leur fonction (application de l’art. 1737 du CGI). De même, pour les commissaires aux comptes, l’absence de contrôle interne peut constituer une limitation au contrôle du commissaire aux comptes et justifier une certification avec réserves ou un refus de certifier. Les commissaires aux comptes retiendront aussi le degré de qualité du contrôle interne pour la certification.

1 CGI : Code général des Impôts

Comptabilité tiers

Service achat

Clients internes

Service méthodes

Fournisseurs Banque

Trésorerie

Comptabilité générale

Comptabilité analytique


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Chapitre 2 Le traitement de l’ordonnancement

Nous allons présenter dans ce chapitre la procédure de contrôle interne réalisée au cours

du stage. Du fait du fort degré d’informatisation du processus de comptabilisation et de

mise en règlement des factures, il semble légitime de décrire dans le moindre détail

toutes les actions à réaliser par le comptable. Aussi nous présenterons dans cette partie

tous les éléments opératoires, mais aussi toutes les contraintes appliquées en raison de

cette gestion informatique.

Nous verrons donc dans un premier temps la nécessité de la séparation des fonctions ,

puis nous observerons le suivi du traitement de la facturation, avant de compléter notre

étude par la description de quelques procédures annexes nécessaires au fonctionnement

du service.

Section 1 Introduction et organisation de la comptabilité fournisseur

Sous section 1 Introduction Le rôle essentiel de la comptabilité fournisseur est de traiter les factures fournisseurs depuis leur réception au sein de la société jusqu’à la mise en règlement. On distingue les principales fonctions suivantes :

ð la comptabilisation des factures ð l’obtention des Bon à Payer ð la mise en règlement des factures après l’obtention des Bon à payer ou

de l’avis de réception. ð La justification périodique des comptes

Sous section 2 Organisation du service

§ 1 Séparation des fonctions Afin de limiter le risque de fraudes et de malveillance, la répartition des fonctions au sein de la direction financière veille à distinguer clairement les postes entre :

ð les personnes en charge des demandes d’achats ð les personnes en charge des commandes ð les personnes en charge de comptabiliser les factures fournisseurs ð les personnes en charge de la validation de l’ordonnancement et de

l’émission du règlement ð les personnes habilitées à signer les titres de règlement ð les personnes en charge du rapprochement bancaire

De manière générale, les tâches d’exécution et de contrôle sont séparées, sauf cas particulier, nécessitant alors l’accord préalable du directeur financier de la société. L’objectif est d’éviter qu’une même personne exécute toutes les opérations. Le service comptabilité fournisseur regroupe deux types d’activité : les achats simples ou les achats sous contrat.


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§ 2 Les achats simples Les comptables des « Achats Simples » vont traiter les factures sur commandes générées par le service achat. En règle générale, il n’y a pas d’échéancier de paiement. La répartition des factures se fait par comptes comptables. Chaque comptable est responsable d’un certain nombre de comptes comptables. C’est l’activité qui occupe le plus de personnel. Le diagramme « Achats simples » de la sous-section 3 présente le cheminement de leur travail quotidien.

§ 3 Les achats sous contrat Les comptables des « achats sous contrat » vont s’occuper de toutes les factures dont les commandes sont générées par les responsables des sous contrats (commerciaux). Ces commandes se font avec un échéancier de paiement. L’échéancier de paiement se présente sous la forme d’un logiciel qui permet le renseignement des factures reçues et produit des interactions avec le logiciel comptable (Oracle Financial). La répartition des factures se fait selon les affaires et par comptable. Chaque comptable a en charge un certain nombre d’affaires. Le diagramme « Achats sous contrats » de la sous-section 3 présente le cheminement de leur travail quotidien.


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Sous section 3 Diagrammes de circulation de l’information Achats simples

Réception de la facture

Pas de commandeIl existe une commande

Voir procédure hors engagement Saisie dans Oracle de la facture

après vérification de la conformité de la facture

Émission automatique du BAP par messagerie au client interne

Astrium

Retour du BAP par messagerie

Déblocage de la facture

Comptabilisation

Mise en règlement

Contrôle des règlements par le responsable des règlements

Visa responsable comptabilité tiers

Contrôles des règlements par signataires habilités

Si marchandise (réception)

Consultation sous BO des réceptions

Si réception OKSi fournisseur non crée dans la base

Application de la procédure spécifique de création des

fournisseurs dans le système


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Achats sous contrat

Réception de la facture

Saisie dans Oracle (si facture conforme) par le comptable

Émission automatique du BAP au client interne d’Astrium par

messagerie

Retour à la comptabilité du BAP

Mise à jour des échéanciers et comptabilisation

Déblocage de la facture par le comtpable

Mise en règlement

Contrôle des règlements par le responsable des règlements

Visa responsable comptabilité tiers

Contrôle des règlements par les signataires habilités

Si révision de prix, le comptable vérifie la facture (indices, calculs)

Si OK Si pas OK

Retour facture au fournisseur

Si facture non conforme


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Section 2 Suivi du traitement de la facture au sein de l’entreprise

Sous section 1 De la réception de la facture à sa numérisation Le processus général (simplifié) d’achat-facturation est le suivant :

Le traitement de la facture concerne la partie administrative et comptable de ce processus. Le traitement des factures s’adapte aux conditions d’achat, négociées par le service achat.

§ 1 Réception de la facture Tous les matins, le courrier est réceptionné par la secrétaire du service comptable (ou les comptables eux mêmes en son absence). La secrétaire va faire un premier tri en distinguant le courrier à l’attention de la comptabilité fournisseur et le courrier destiné aux autres services (DAF, …). Le courrier relatif à la comptabilité fournisseur est ensuite donné aux comptables fournisseurs (travail par binôme) pour ouverture des enveloppes : un tri est fait pour identifier les factures fournisseurs des autres courriers qui eux seront redonnés à la secrétaire de la division comptable. Les comptables vont à ce stade s’assurer qu’il s’agit bien d’une facture et que celle ci est bien destinée à la société (voir contrôles de conformité § 2.). Les factures sont ensuite numérotées manuellement pour le comptage du nombre de factures. Les comptables chargés du courrier vont mentionner sur la fiche « fiche de scan » (cf. annexes 3) le nombre total de factures reçues ce jour. La totalité des factures est remise au responsable de la comptabilité tiers (ou son assistant en cas d’absence) qui va écarter les factures confidentielles suivant un traitement particulier1. Ensuite, les factures sont remises aux comptables fournisseurs des sous contrat et aux comptables fournisseurs des achats simples qui vont se répartir les factures selon des comptes comptables dont ils sont responsable. C’est à dire, que les comptables en fonction du fournisseur vont distinguer s’il s’agit d’un achat sous contrat ou d’un achat simple. Une pochette de facture est créée par comptable : les pochettes seront remises avec la « fiche de scan » au responsable de la comptabilité tiers qui s’assurera de la bonne constitution des pochettes, et du nombre de factures devant être numérisées par rapport au nombre de factures reçues avant de les remettre à la secrétaire comptable qui devra les numériser le jour même (cf. annexe 3 bis). Cette procédure cherche à exclure le risque de laisser de côté une facture avant la numérisation et d’assurer un suivi statistique du travail quotidien de chaque agent comptable.

1 Le traitement des factures confidentielle est Non décrit dans ce dossier.

Demande achat Commande

Facture / livraison Règlement Archivage


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Critères de constitution des pochettes à destination de la numérisation :

ð ne garder qu’un exemplaire (original) des factures ð définir les documents éventuels à rattacher aux factures ð regrouper les factures et documents rattachés dans chaque pochette,

classement des factures en fonction du nombre de pages qu’elle contient

§ 2 Contrôle de conformité L’intégrité de l’information comptable repose sur le fait que les factures enregistrées soient conformes aux normes établies par la société. Au moment de la constitution des pochettes, les comptables vont vérifier les critères suivants :

ð facture libellée au nom de la société ð respect des mentions obligatoires (numéro de facture, date de facture, TVA,

les références du fournisseur) ð référence à un bon de commande ð la devise et délai de règlement à partir du bon de commande

Le comptable rejettera aussi les factures libellées en devise étrangère différente de la devise indiquée sur le bon de commande (devise hors zone Euro). En effet, il pourrait résulter des différences de changes que l’on ne saurait imputer au moment de la saisie de la facture. Par contre, pour les factures libellées en monnaies de la zone Euro (le taux de conversion étant fixe), le comptable ne retournera pas la facture. D’autre part, si la facture n’indique pas la référence interne de la société (n° du bon de commande, ou utilisateur :client interne) ou si la référence est erronée, le comptable retourne la facture car l’imputation analytique ultérieure sera impossible. Le comptable fournisseur doit conserver une copie de la facture retournée et la classer avec une copie du courrier et les raisons du rejet dans un classeur « factures retournées » commun à tous les comptables et accessible à toute personne de la comptabilité tiers en cas de besoin (cf. annexe 10 pour trouver les lettres types de retour de facture). Ainsi tout comptable pourra répondre à l’appel d’un fournisseur. L’information est centralisée et disponible à toute personne du service.

§ 3 Procédure de numérisation La société a décidé de procéder à la numérisation de toutes les factures à régler, en vue de réduire le temps et le coût du traitement administratif d’une facture. Ainsi les comptables mais aussi toute personne concernée, peuvent consulter à partir de leur ordinateur la facture désirée. Ce système fonctionne grâce à l’affectation d’un numéro interne (appelé numéro chrono) pour chaque facture, qu’utilisera l’usager pour consulter la facture. Cette procédure est réalisée quotidiennement par la secrétaire du service comptable. Cette opération est réalisée le jour de la date d’arrivée de la facture dans la société car la date de numérisation vaudra la date d’arrivée et servira de base de calcul à l’échéance de paiement. La secrétaire de la division comptable procède à la numérisation de chaque facture pochette par pochette, en sélectionnant le comptable affecté à cette pochette. Elle procédera à un premier contrôle en vérifiant que le nombre de factures numérisées


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correspond au nombre de facture indiqué sur la pochette. A la fin du processus, elle contrôlera que le nombre total de factures numérisées ce jour correspond au nombre de factures arrivées ce même jour. Ainsi, à travers ces contrôles, on s’assure que toutes les factures arrivées ont été scannées. L’ensemble des factures numérisées est transféré dans un fichier pour traitement par le « service méthode »1 qui traitera chaque facture en leur affectant un numéro interne, appelé numéro chrono. Les factures numérisées sont automatiquement affectées par un traitement « batch »2 vers la boite (« factures à saisir ») de chaque comptable qui ainsi devra saisir la facture (sous Oracle Financial3). Le comptable disposera des factures à saisir dans sa boite chaque matin et devra les saisir sous Oracle Financial dans les trois jours maximum qui suivent le lendemain de la numérisation. Le numéro chrono va être utilisé au moment de la saisie de la facture par le comptable pour rappeler la facture qui pourra la visualiser sur son écran. Ce numéro sera également utilisé par d’autres personnes ayant besoin de consulter la facture (les utilisateurs au moment de la validation du BAP4). Une fois numérisées, les factures vont être archivées par pochette, par comptable et par jour d’arrivée. Cette fonction relève de l’administrateur GED5.

Sous section 2 Rapprochement entre facture et Bon de commande / Bon de réception Avant toute comptabilisation de facture, le comptable va devoir vérifier qu’il existe un certain nombre d’informations sur la facture pour éventuellement engager des actions.

§ 1 Gestion des comptes fournisseurs Au moment de la saisie de la facture, deux cas peuvent se présenter au comptable :

ð le fournisseur existe dans la base « achats » : dans ce cas, comptabilisation selon le schéma classique.

ð Le fournisseur n’existe pas dans la base « achats » : le comptable va devoir faire une demande de création de compte fournisseur.

La création d’un compte fournisseur est confié au service achat. C’est l’acheteur qui crée le nouveau fournisseur :

ð sur demande de l’émetteur de la DA (=demande d’achat) ð sur demande du comptable : lorsque au moment de la saisie de la facture, le

comptable constate que le fournisseur n’existe pas, il renseigne le bordereau de création d’une fournisseur (cf. annexe 4). Il adresse ce bordereau pour validation au responsable de la comptabilité tiers, qui ensuite le transmet aux achats pour création du compte fournisseur.

1 Le « service méthode » fait partie de la direction comptable, il a en charge le traitement de données comptables et sa maintenance. 2 On peut définir le « traitement batch » comme le procédé automatique de traitement informatique de distribution des factures numérisées vers la boite de chaque comptable. 3 « Oracle Financial » est le système informatique utilisé par les services de gestion de la société, donc le service comptable. 4 BAP = Bon A Payer 5 GED = gestion électronique de document, fonction occupée par le « service méthodes »


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Les demandes de mise à jour des coordonnées bancaires des fournisseurs sont validées et enregistrées par le responsable de la comptabilité tiers, ou par l’acheteur si le fournisseur change de nom avec blocage de l’ancien compte.

§ 2 Existence d’une commande Au moment de la saisie de la facture, le comptable doit vérifier la facture par rapport au bon de commande dont la référence est mentionnée sur la facture, afin de contrôler que les informations de la commande et de la facture correspondent ( devise, délai de règlement, fournisseur, imputation comptable, ligne de commande, non dépassement de commande). Pour cela les comptables utilisent une base de données (sous Business Object1) mise à jour quotidiennement afin d’identifier le client interne dans le cas où le numéro de commande n’est pas mentionné. Si le comptable ne trouve pas de commande ou ne peut identifier le client interne, la facture est retournée au fournisseur, selon le processus vu plus haut (cf. §2 : contrôle de conformité). Le comptable doit aussi vérifier que le numéro d’identification TVA figure sur la facture. Procédure dans le cas d’un dépassement par rapport à la commande Si le rapprochement fait apparaître un écart de prix entre le montant de la commande et le montant facturé supérieur à 10% (plafonné à 300 € TTC), alors le comptable fournisseur doit faire une demande de DA complémentaire auprès de l’utilisateur pour réajustement du montant de la commande. Cet écart peut provenir de l’intégration des frais de port, d’une livraison supplémentaire de matériel, des arrondis de conversion, … Le comptable fournisseur va saisir un code de blocage supplémentaire dans Oracle Financial au moment de la saisie de la facture, dans l’attente d’une nouvelle DA : « Dépassement de commande ». Ce code de blocage pour dépassement de commande va générer une demande d’une nouvelle DA (=DA supplémentaire) qui va se transformer en une nouvelle ligne de commande sur le bon de commande déjà existant (parfois nouvelle commande). Dans le cas où la différence est inférieure à 10% (ou 300 €), on impute sur la commande. Modification du compte comptable Au moment de la saisie de la facture, le comptable va vérifier le compte comptable en fonction de la nature de la charge. Pour cela, il va consulter le Bon de commande afin de connaître le compte à imputer.

Si la facture solde la commande : Imputation de la facture sur la commande, le comptable va changer le compte manuellement au niveau de la ventilation de la facture ( : action sous Oracle).

Si la facture ne solde pas la commande :

Dans ce cas, le comptable fait une demande de modification de compte comptable sur commande auprès du responsable de la comptabilité tiers par l’intermédiaire d’un imprimé spécial (cf. annexe 5). 1 BO = Business Object, logiciel de base de données intégré.


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Après modification de la commande, le responsable comptabilité tiers va remettre au comptable la demande de modification validée. Le comptable peut alors rapprocher la facture sur la nouvelle commande avec le bon compte comptable. Modification de l’imputation analytique A la demande d’un client interne, le comptable ne peut seul modifier le compte d’imputation analytique. Il en adresse la demande au responsable de la comptabilité tiers qui après avoir eu les validations nécessaires (approbation écrite des responsables des entités analytiques) procédera aux modifications demandées au niveau de la commande.

§ 3 Non existence d’une commande Il existe un certain nombre de dépenses qui ne suivent pas le schéma classique de facturation (DA + bon de commande). Parfois, les utilisateurs commandent directement au fournisseur. A la réception de la facture, deux cas se présentent au comptable fournisseur : 1er cas : le comptable n’arrive pas à identifier l’utilisateur émetteur de l’achat sur la facture. Dans ce cas, il retourne la facture au fournisseur avec un imprimé spécial (non reproduit dans ce dossier) pour demande du numéro de commande ou du nom de l’utilisateur interne. Une fois la nouvelle facture reçue , deux possibilités :

• la facture correspond à un numéro de commande : imputation classique • la facture n’a pas de bon de commande : on applique la procédure hors

engagement1.

Dans cette seconde configuration, le comptable fournisseur saisit un « code blocage » pour envoi du BAP, ainsi qu’un « code blocage » pour DA de régulation. A réception du BAP validé complété du numéro de DA approuvée, le comptable va pouvoir imputer la facture et la débloquer pour mise en paiement. 2nd cas : on connaît l’utilisateur car il est identifiable par la facture (ex. nature de la prestation → fournisseur spécifique) La facture est saisie en 1er écran (c’est à dire que la facture n’est pas encore imputée sur un compte de charge ni sur une section analytique) avec un code blocage pour BAP et un code blocage pour DA de régularisation. Dès que la DA est faite et approuvée, le comptable fournisseur procède à l’imputation et au déblocage pour mise en paiement de la facture.

1 Le « hors engagement » correspond aux factures reçues de la part du fournisseur, sans que l’engagement interne vis à vis de la prestation ou du produit acheté ait été obtenu en accord avec les procédures classiques. Les achats non assujettis à commande sont en général : l’intérim, la location de véhicule, les titres de transport et frais d’hébergement, les frais de restauration SODEXHO, les taxes, les frais de colloques, … Ils suivent généralement des procédures spécifiques.


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Sous section 3 Déblocage facture pour mise en règlement Les comptables avant de débloquer un facture pour la mettre en règlement doivent procéder à un certain nombre de contrôle.

§ 1 Conditions de paiement Les conditions de règlement sont négociés par le service achat ou le projet. Au moment de la saisie de la facture, le comptable doit saisir le mode de règlement (action sous Oracle Financial) en respectant les mentions indiquées sur le bon de commande. Les conditions de paiement applicables aux factures vont être :

ð le mode de règlement ð la délai de règlement

Modes de paiement :

ð les ADF ð les virements nationaux ð les lettres de change ð les chèques

PS : pour plus de détail, se reporter à la section 2 de cette même partie. Calcul de la date d’échéance : La date d’échéance va être calculée à partir de la date de réception de la facture à laquelle on applique le délai précédemment défini (au niveau de la commande). Factures originales La base de l’échéance retenue par le comptable au moment de la saisie de la facture est la date de réception de la facture (= date de numérisation de la facture). Cette date est donc déterminée par la numérisation de la facture, au même moment que l’affectation du numéro interne. Factures certifiées conformes Pour les duplicata de factures certifiées conformes, ne pouvant déterminer la date d’arrivée de la facture dans la société, le comptable retient comme base d’échéance la date mentionnée sur la facture certifiée conforme majorée de 3 jours ouvrables. Dans le cas où un client interne demanderait au comptable d’avancer le paiement d’une facture par rapport à l’échéance contractuelle (négociée), il faudra qu’il obtienne l’accord écrit (par messagerie du responsable de la division achat) lorsqu’il s’agit de commandes achats simples relevant d’une commande émise par UAC (=Unité Achat Composant). Dans le cas d’un sous contrat, il faudra l’accord du responsable comptabilité tiers et du responsable de la trésorerie. Dans ce cas, un dossier préparé par le comptable concerné devra être produit auprès du responsable comptabilité fournisseur.


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§ 2 Le Bon A Payer (BAP) Au moment de la saisie de la facture, le comptable fournisseur va rentrer un « code blocage » appelé « Envoi BAP », selon les règles de gestion suivantes : Ø Le comptable fournisseur consulte la requête BO1 « EURO Bon de réception par

numéro de commande », uniquement pour savoir s’il faut envoyer le BAP ou pas. L’interrogation de la requête BO va permettre de vérifier s’il y a eu réception :

• si pas de réception : envoi d’un BAP • si réception, deux cas :

Contrôle Action o contrôle N on peut payer tout de suite o contrôle U ou Q envoi d’un BAP

Ø Si le prix de réception est différent du prix de la facture : dans tous les cas saisie

d’un code de blocage pour Envoi de BAP.

Chaque soir, le système informatique transmet à l’aide de la messagerie interne la demande de BAP au demandeur ( mentionné sur la commande) ou client interne pour approbation des factures saisies dans le journée. Cette opération est réalisée automatiquement par messagerie2. Le comptable trouvera dans sa boite le lendemain la confirmation de l’envoi du BAP (message envoyé par le service méthodes). La demande de BAP contient une copie de la facture (les principales informations de la facture y sont reprises) ainsi que le nom du comptable et le nom de l’utilisateur ou client interne (cf. annexe 6). La procédure du BAP ne permet de régler les factures que si les marchandises ou les prestations ont été réalisées ou sont en cours de réalisation, et ainsi assure la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise. Dans les jours qui suivent, le client interne (ou demandeur) donne une réponse, directement adressée au comptable, pour indiquer la suite à donner à la facture. Selon la réponse obtenue, le comptable procède aux opérations suivantes : Réponse Action

ð Validation du BAP : facture peut être débloquée pour paiement ð Rejet du BAP : règlement du litige, demande d’avoir

A noter que le délai de règlement à appliquer à la facture est celui indiqué sur le bon de commande et non celui indiqué sur la facture. Si la ligne de commande est soldée, le comptable va saisir un code de blocage pour « demande de DA complémentaire » (cf. sous section 2 §2). Dans le cas du Hors Engagement où il n’est pas demandé de commande (exemples : déplacements, colloques, intérim, …), il faut que le comptable fournisseur fasse la demande de BAP électronique via messagerie afin de renseigner le « parapheur électronique 3» concernant le demandeur et la trace du BAP dans la base. 1 BO : Business Object, logiciel de base de données intégré. 2 MS Outlook 3 Voir procédure de règlement


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Dans le cas où le BAP est indiqué sur la facture. Le BAP indiqué sur la facture n’est exploitable que si la signature est renseignée du nom du signataire et de sa fonction. Car il faut en cas de contrôle pouvoir justifier l’identité du signataire du BAP. Deux solutions se présentent au comptable : v Soit le comptable fait préciser ces mentions sur la facture avant la numérisation de

la facture (problème de délai car la facture doit être scannée le jour de réception de la facture)

v Soit le comptable émet une demande de BAP par messagerie électronique Cas des achats sous contrat 1er cas : réception de la facture avec émission d’un BAP ou PV1 : Au moment de la saisie de la facture, le comptable indique un code blocage spécifique « sous contrat non imputable » ainsi que le nom du destinataire ce qui aura pour effet l’émission par messagerie d’un PV (=Procès verbal, cf. annexe 7) ou d’un BAP à valider par l’utilisateur. Une fois que la prestation est réalisée, l’utilisateur retourne le PV ou BAP validé au comptable fournisseur. A réception du BAP ou du PV, le comptable fournisseur va d’abord procéder à la mise à jour de l’échéancier, puis ensuite débloquer la facture dans l’application Oracle Financial, ce qui provoque la mise en règlement de la facture. 2ème cas : on reçoit le PV avant la facture Il peut arriver que le PV soit reçu avant la facture, dans ce cas le comptable met à jour l’application « Echéanciers » (ce qui générera à la clôture mensuelle des écritures de régulation si la facture n’est pas parvenue). Au moment de la réception de la facture, le comptable va la saisir et pourra débloquer tout de suite la facture pour la mettre en paiement.

§ 3 Déblocage et mise en paiement Action réalisée par le comptable à la réception d’un BAP validé par le client interne habilité : toutes les opérations de déblocages sont réalisées de manière manuelle et aucune opération ne peut générer automatiquement un déblocage. Ce qui permet d’assurer un contrôle « humain » de toutes mises en règlement.

Chaque jour, le comptable va recevoir dans sa messagerie l’ensemble des BAP validés. Le comptable va éditer, à partir de la requête BO « Euro Etat des factures bloquées2», la liste des factures à débloquer. A partir des messages reçus, le comptable va procéder au déblocage des factures BAP. L’opération de déblocage consiste en une action sous Oracle, c’est à dire à approuver dans un premier temps la facture, puis à lever l’ensemble des codes de blocage. (cf. annexe 8) Une fois que la facture a été débloquée (i.e. « bonne à payer »), elle pourra être mise en paiement2. Au moment de l’auto sélection, le responsable règlement sélectionne automatiquement les factures débloquées pour les mettre en paiement selon les dates d’échéances. (cf. chap. 3 :procédure de règlement des fournisseurs). 1 PV : procés verbal. 2 La mise en paiement est une opération réalisée automatiquement par le système dès lors que la facture a été débloquée.


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Au terme du processus de règlement, le responsable des règlements remet au comptable fournisseur une copie du titre de règlement. Ces titres sont classés dans un dossier chez les comptables fournisseurs, afin que ces derniers disposent des informations nécessaires en cas de problème ou de questions avec le fournisseur.

Section 3 Procédures annexes

Sous section 1 Procédure relance fournisseur Une procédure de gestion administrative des relances fournisseurs a été mise en place afin d’optimiser le délai de traitement administratif et de permettre d’améliorer l’information dispensée aux fournisseur.

§ 1 Les appels téléphoniques Les appels téléphoniques en provenance des fournisseurs arrivent au secrétariat de la Division Comptabilité et Fiscalité. La secrétaire renseigne le formulaire définit à cet effet (reproduit dans l’annexe 9) avec les informations reçues du fournisseur de façon à ce que le comptable dispose de tous les éléments pour apporter une réponse à ce dernier dès que possible. Cette fiche sera immédiatement transmise au responsable de la comptabilité tiers qui la dirige vers le comptable concerné. Ce dernier doit traiter l’objet de l’appel téléphonique dans les 2 jours qui suivent la relance téléphonique.

§ 2 Les relances écrites Les relances écrites sont traitées par l’assistant du responsable comptabilité tiers qui dirige la facture en suspens vers le comptable fournisseur concerné pour un traitement dans les deux jours. L’objectif de ce mode opératoire est de faire assurer par le comptable responsable tout l’aspect relance fournisseur et d’en optimiser son fonctionnement et d’en avoir une traçabilité et un contrôle au niveau de la fonction comptabilité fournisseur. Dans les deux cas, les fiches ou les lettres de relance doivent être retournées au responsable de la comptabilité tiers ou son adjoint dès que l’action a été menée auprès du fournisseur en indiquant précisément le type d’action menée auprès du fournisseur.

Sous section 2 Les travaux mensuels de CUT OFF La société Astrium appartenant à un grand groupe côté, le suivi de la situation financière se fait mois par mois. Aussi, il a été mis en place des clôtures partielles mensuelles afin de produire l’information financière souhaitée de manière régulière.


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§ 1 Les ALNF (=Achat Livré Non Facturé) Les ALNF désignent l’ensemble des travaux effectués mensuellement pour constater les factures non enregistrées au cours de la période. Ces clôture partielles mensuelles permettent un suivi avancé des dépenses de la société. L’objectif est de comptabiliser les charges livrées ou effectuées non facturées par le biais d’une constatation de provision. On distingue les ALNF :

ð calculés automatiquement • Pour les achats simples : pour toutes les prestations ou fournitures

relatives à des commandes avec réception sur la base de la saisie de la réception.

• Pour les achats sous contrats : pour tous les PV( Procès verbaux ) d’accomplissement d’évènements réalisés saisis dans l’échéancier et en attente de facturation de sous contrat.

ð Déterminé manuellement : pour toutes factures reçues et non comptabilisées

au moment de la clôture mensuelle. Les comptables fournisseurs élaborent la liste des ALNF du mois à partir des bons de commande (requête BO). Ces dépenses sont certaines en montant et en quantité (charges effectivement engagées et réalisées), mais n’ont pas encore fait l’objet d’une facturation fournisseur.

§ 2 Justification des comptes Organisation : Chaque comptable est responsable de ses comptes. Un comptable est chargé de centraliser les travaux des comptables et de vérifier les travaux réalisés pour en faire une synthèse et lister les actions correctives à mener et pour lesquelles il suivra leur réalisation. Délai : Cette opération de justification des comptes est réalisée mensuellement et doit être terminée et contrôlée dans les dix jours ouvrés après la clôture mensuelle. Description : Les comptables doivent réaliser tous les mois le contrôle : Ø Des comptes fournisseurs

Le comptable va vérifier que le solde du compte fournisseur correspond bien au solde donné par la balance auxiliaire fournisseur. L’objectif du pointage va être de vérifier qu’il ne reste pas de factures non réglées au delà du délai de règlement, de régler un litige, de mettre en évidence l’absence d’émission d’un BAP. Pour les factures hors délai, le comptable va faire une copie écran de la facture (sous Oracle) et va justifier après consultation du responsable de la charge (celui qui a saisi la


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facture), en indiquant les raisons de non-paiement (attente avoir, litige, marchandise non livrée ou retournée, …). Ces factures sont données au responsable contrôle des comptes fournisseurs. Toutes ces justifications sont archivées dans un classeur. Ce dossier est visé par le responsable de la comptabilité tiers. Ø Des imputations sur les comptes de classe 6 (charge)

Chaque comptable doit réaliser mensuellement un contrôle des comptes de la classe 6 dont il est responsable, afin de vérifier que les charges ont bien été imputées dans les bons comptes. Le comptable devra identifier les erreurs de classement et opérer les corrections nécessaires. Ce dossier de justification des comptes est un élément de contrôle important dans le cadre de l’audit interne mais aussi externe (CAC, fisc, contrôle de prix,…)

Sous section 3 Administrateur GED De part l’importance occupée par le système informatique dans la gestion des factures et dans la saisie des opérations comptables, il semble nécessaire de présenter ici le rôle et les fonctions de l’administrateur GED1 en ce qui concerne le service comptabilité tiers. Il gère les interfaces entre le système comptable et les systèmes annexes.

§ 1 Contrôle de la numérisation des factures L’administrateur GED a pour fonction de faire fonctionner et de contrôler l’interface qui alimente la « librairie comptabilité » des factures numérisées. Il intervient dans tous les cas de problèmes rencontrés par les comptables lors de la consultation des applications annexes (requête BO, facture numérisée,…) Cette fonction est assurée par le service « méthode » de la direction comptable.

§ 2 Fonction de recyclage des factures On entend par recyclage le traitement des problèmes qui peuvent se produire suite au contrôle post numérisation. Cette fonction s’inscrit donc dans le prolongement de la phase précédente. L’administrateur GED a pour fonction de corriger ou de régler toute erreur survenue lors de la numérisation. Toute facture rejetée par le système devra être renumérisée le lendemain.

1 Rappel : GED = Gestion Electronique des Documents

GED Comptabilité Administrateur

GED


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§ 3 Fonction de classement et d’archivage L’administrateur GED classe les factures numérisées en les conservant telles qu’elles ont été présentées lors de la numérisation :

ð par jour de scan et par comptable ð la fiche de scan pour le secrétariat ð le compte rendu de l’interface

Les factures sont ensuite classées dans les boîtes à archives rangées et datées, à la comptabilité fournisseur. Le service archive de l’entreprise se charge de conserver les documents selon la durée légale. La société procède aussi à un enregistrement de toutes les opérations réalisées par les différents services comptables sur support numérique. Cela assure une double sécurité. Cette opération est réalisé par le service méthode.


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Chapitre 3 Description de la procédure d’émission des règlements

Du point de vue du contrôle interne, le contrôle des règlements des factures suppose non

seulement que la nature et la quantité de produits ou services facturés correspondent

aux produits ou services reçus suivant les besoins identifiés et que le prix et les

conditions de paiement négociés soit respectés.

Ces contrôles sont préalablement réalisés par les comptables fournisseurs comme nous

venons de le voir. En fait, le responsable des règlements n’aura en charge que le circuit

de règlement des factures. Il va animer le circuit d’approbation des règlements avant de

passer les ordres de règlement auprès de la banque.

Section 1 Attribution et fonction du responsable des règlements

Sous section 1 Un rythme hebdomadaire Le responsable des règlement travaille sur un rythme hebdomadaire. Toutes les semaines, il devra donc procéder à :

ð l’émission des règlement après avoir vérifié le BAP de la facture à payer ð au contrôle de cohérence, d’échéance, par rapport au fournisseur ou à

l’application d’une loi Dally, contrôle des coordonnées bancaires du fournisseur, …

ð à l’organisation de la procédure de signature par les responsables habilités ð à l’envoi de l’avis de règlement aux fournisseurs ð au rapprochement des écritures entre le logiciel bancaire et le logiciel

comptable (Oracle Financial) La société procède donc a l’envoi des règlements une fois par semaine pour l’ensemble des types de règlements.


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Sous section 2 Organigramme présentant le déroulement d’un règlement

Auto sélection des factures bonnes à payer

Envoi fichier à la trésorerie

Édition des états de contrôle

Contrôle parapheur par responsable comptabilité tiers

Envoi parapheurs aux personnes habilitées pour signature

Mise en paiement

Édition de la remise des états de paiement

Signature électronique

Télétransmission des ordres de règlement à la banque

Fin

Début

Confirmation du lot de règlement

Mise en parapheur

Intégration automatique dans CERG des règlements par le

service méthode


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Sous section 3 Présentation du système de règlement Le tableau ci-dessous décrit le détail des opérations réalisées lors de la mise en règlement des factures. Il vient expliciter le schéma précédent.

ACTEURS TACHES / OPERATIONS CHRONOLOGIQUES

RESULTAT

1) Comptables fournisseurs Déblocage factures Factures BAP 2) Responsable des règlements

1. Auto sélection des factures débloquées

2. Edition d’un fichier à l’attention de la Trésorerie contenant le détail des factures à régler

3. Confirmation règlement de l’auto sélection (Action sous ORACLE)

4. Edition des états de contrôle des titres de règlements à partir d’ORACLE

5. Mise en parapheur des états de contrôle des titres de règlements pour mise en signature

6. Validation des ADF émis (visés dans parapheur).

Sélection des factures BAP Fichier Excel envoyé à la trésorerie pour prévisions de décaissement Etats de contrôle des titres de règlements imprimés pour chaque lot de règlement par devise Etats de contrôle des titres de règlements classés en parapheur selon le signataire habilité Fiche de contrôle Excel

3) Assistant responsable comptabilité tiers ou le responsable comptabilité tiers en son d’absence

Contrôle des parapheurs préparés par le responsable des règlements avant envoi à la signature des signatures habilités

Remise des parapheurs validés pour visa des signataires habilités

4) Signataires habilités

Signature manuscrite des « Etats de contrôle des titres de règlements »

5) Responsable des règlements

Saisie dans CERG des règlements

Constitution des remises par devise de règlement au vue de la confirmation des règlements (cf. annexe 4)

6) Directeur financier (ou responsable contrôle de gestion en son absence)

Signature électronique Fichier signé électroniquement

7) Responsables habilités Envoi fichier signé électroniquement des ordres virements à réaliser à la banque par télétransmission

Paiement sécurisé : télétransmission

8) Chaque comptable fournisseurs pour les ADF qu’il a générés

Classement des dossiers qui ont été constitués


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Section 2 Les différents modes de règlement La mise en règlement des factures fournisseur est une procédure relativement sécurisée. Le risque de payer un mauvais client est exclu par les procédures énoncées jusqu’à maintenant. Seul un risque quant au choix de la banque par le comptable fournisseur au moment de la saisie peut intervenir. Sinon, le système certifié et assisté que constitue Oracle Financial permet un contrôle machine, empêchant tout règlement si une information est manquante. Toutes les informations concernant le mode de règlement est indiqué sur le bon de commande. La vérification et la mise à la jour des coordonnées bancaires des fournisseurs est assurée par l’assistant du responsable comptabilité tiers. La société a décidé depuis quelques années de ne plus utiliser que deux systèmes de règlement afin de réduire tout risque de fraude : le virement et la lettre de change. Le chèque constitue une procédure exceptionnelle.

Sous section 1 Les virements internationaux et nationaux Les virements internationaux appelés « Avis de Décaissement Fournisseur » (ADF) sont utilisés pour régler les fournisseurs étrangers en devise étrangère par virement. On utilise aussi les ADF pour régler les fournisseurs français en devise étrangère. Ce type de virement n’est utilisé que pour régler par virement les fournisseurs français en Euro. Les virements réalisés à l’étranger nécessitent une rigueur toute particulière. En effet, les enjeux sont doubles :

ð Sécuritaires (s’assurer que les fonds parviennent dans les délais au bons destinataires après accords internes préalables).

ð Economiques (respecter les échéances, anticiper les dates de débit en banque et dénouer correctement les couvertures contre les risques de change).

L’efficacité dans l’émission des virements vers l’étranger dépend de la bonne coordination des différents intervenants dans les phases successives du processus de règlement. Pour ne pas créer d’écarts sur les soldes de la trésorerie à chaque clôture entre les informations fournies par le service comptabilité et celles du service trésorerie, il faut s’assurer que tous les paiements fournisseurs effectués le mois N sont imputés le même mois N. Pour ce faire, la dernière auto sélection ne pourra être lancée que 10 jours avant la date de clôture mensuelle.

Sous section 2 Les lettres de change Les Lettres de Change Relevé sont utilisées pour régler des fournisseurs français uniquement, en Euro. Les lettres de change sont émises en fonction des condition de la commande. Le mode de règlement est saisi par le comptable au moment de l’enregistrement de la facture. Du fait de l’automatisation de la procédure d’émission des LCR, les LCR ne sont plus signés manuscritement par le responsable avant d’être envoyé au fournisseur. Le circuit de signature permet d’assurer le bon déroulement du paiement. Ce n’est qu’à l’échéance que la banque fait une demande de signature électronique des LCR. Le récapitulatif des


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LCR reprenant l’ensemble des traites émises envoyées par la banque est signé manuscritement par les responsable avant d’être renvoyées à la banque.

Sous section 3 Les chèques Pour des raisons de sécurité, le paiement par chèque est devenu dans la société une procédure d’exception, ce type de règlement n’étant utilisé que lorsque des critères d’urgence sont à prendre en compte et après autorisation du responsable de la comptabilité tiers. Dans ce cas, la procédure de l’émission des chèques suit le même circuit de signature que pour les ADF et les LCR.

Section 3 Conditions de déclenchement d’un règlement

Sous section 1 Le circuit des signatures Le circuit des signatures est une étape indispensable à la sécurisation du paiement des fournisseurs. Cette opération réalisée par le responsable du règlement sous la responsabilité du responsable de la comptabilité tiers doit se faire de manière hebdomadaire. Le circuit peut être décrit de la manière suivante :

ð préparation des parapheurs : un par responsable habilité ð vérification par le responsable de la comptabilité tiers ð validation par les signataires habilités par signature électronique ð retour des parapheurs au responsable des règlements

Les signataires habilités sont déterminés en fonction d’un certain montant de dépenses. Chacun ayant un seuil de compétence. Pour certaines factures dont le montant est relativement important (> à 1M€), plusieurs signataires sont nécessaires. Ils peuvent consulter à partir de leur ordinateur la facture disponible sur le réseau, le bon de commande, … On retrouve ici l’intérêt de la mise en place de la GED qui permet au responsable de disposer de n’importe quelle information souhaitée à partir de son bureau. Cela permet des gains de temps et d’argent. Au terme de la phase de création des lots de règlements, le responsable des règlements va éditer des « Etats de contrôle des titres de règlements ». Pour se faire, il va utiliser le parapheur électronique (requête sur BusinessObjects), qui lui permet d’éditer les « états de contrôle des titres de paiement ». Ces états vont être classés dans un parapheur par le responsable règlements à destination finale des signataires habilités. Après cette phase de classement, les parapheurs sont déposés auprès du responsable de la comptabilité tiers (ou de son adjoint) pour contrôle. Ces parapheurs sont ensuite envoyés à la signature aux responsables habilités. Ils contiennent l’ensemble des « Etats de contrôle des titres de règlements » qui doivent être visés, ainsi qu’une fiche de contrôle sur lequel figure les numéros des titres de règlements contenus dans le parapheur.


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Les signataires habilités vont contrôler : ð le nom du fournisseur ð que le montant de la facture correspond à celui du règlement ð le libellé de la DA correspondante ð la validation du règlement par l’assistant du responsable de la comptabilité

tiers ou du responsable lui-même en son absence A noter que pour les virements, les titres de paiement issus du parapheur électronique font offices de pièces comptables.

Sous section 2 L’autorisation de règlement L’autorisation de règlement est réalisée par d’autres signataires habilités disposant d’une carte de paiement et d’un code secret. Il s’agit normalement du responsable de la comptabilité générale. Pour la réalisation de ce paiement, la société utilise un logiciel bancaire de paiement sécurisé, baptisé CERG. Un terminal informatique permet l’insertion de la carte pour réaliser le paiement. Tout paiement ne pourra être réalisé qu’en présence du responsable des règlements et du responsable habilité (dans l’ordre de présence : le responsable des Méthodes, le responsable comptabilité générale, le responsable comptabilité & fiscalité, le responsable comptabilité tiers). Il n’y a aucune saisie à cette étape, ce qui réduit le risque d’erreur et augmente la sécurité du règlement. En effet, cette procédure a été automatisée afin d’éviter l’action humaine, source d’erreurs potentielles.

Sous section 3 Télétransmission des ordres de virement L’envoi des règlements est préparé par le responsable des règlements et réalisé par un responsable habilité grâce à un logiciel bancaire sécurisé (terminal d’identification bancaire avec carte personnelle et code confidentiel). Ils vont télé-transmettre un fichier à la banque de la société reprenant tous les ordres de virement. Une fois la télé-transmission réalisée, le responsable des règlements classe les remises des états de règlements (synthèse des avis de paiement) dans un dossier spécifique qui est ensuite stocké. Il envoie d’autre part un avis de paiement (cf. annexe 6) aux fournisseurs reprenant la référence des factures ainsi que le montant de chacune d’elles. Ces avis sont édités à partir de la requête « Avis de paiement » dans BO. Le responsable des règlements communique ensuite aux comptables fournisseurs les états de contrôle règlements qu’ils archivent dans des classeurs par devise de règlement. Classement des règlements Une fois le règlement réalisé, le responsable règlements1 remet aux comptables fournisseurs :

• pour les virements : les avis de règlement qui vont être classés et archivés par devise et par numéro de titre de paiement dans un classeur

1 Cf. Chap. 2 Description de la procédure de règlement


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• pour les LCR : le BO original à envoyer au fournisseur ainsi que l’avis d’émission du titre de règlement (+ copie du BO) qui seront classés et archivés chez les comptables fournisseurs.


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CONCLUSION

Après avoir présenté la démarche de l’auditeur interne et la mise en place de procédures de contrôle interne au sein du service comptable d’une grande entreprise, nous ne pouvons qu’insister sur la nécessité de la mise en oeuvre de tels outils, indispensables à la maîtrise de l’organisation et de la gestion. Cette expérience en tant que stagiaire aura été riche d’enseignement. En effet, outil de contrôle pour la direction, l’ensemble des normes définies par la société permet d’assurer la qualité de sa production et de ses services, mais aussi la sauvegarde du patrimoine et donc la pérennité de la firme. Cependant, après l’étude des enjeux et des limites du contrôle interne, il est important d’insister sur la nécessité d’adapter toute démarche de contrôle interne à l’environnement de l’entité, tout en tenant compte des contraintes internes. L’auditeur dans sa démarche doit démontrer la capacité de la société à réaliser ses objectifs, tout en limitant les risques de défaillance, ceci dans un souci de transparence. Les enjeux d’optimisation du contrôle et de la prise de décision sont plus que jamais d’actualité. Les dernières affaires financières américaines sont là pour rappeler la nécessité de développer un contrôle interne efficace et pertinent, afin de limiter les risques de fraude ou l’insuffisance de la qualité du système d’information. Des systèmes de contrôle et d’information qui nécessitent encore d’être améliorer.


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BIBLIOGRAPHIE

v Jacques RENARD, « Théorie pratique de l’Audit Interne », Les Editions d’Organisation, 1995, 462 pages.

v Mémento Pratique Francis Lefebvre Comptable, 2001, 1500 pages.

v Benoît PIGE, « Audit et contrôle interne », Les Essentiels de la Gestion – LITEC, 1997, 185 pages.

v Jacques RENARD, « Théorie pratique de l’Audit Interne », Les Editions d’Organisation, 1994, 348 pages.

v Olivier LEMANT, « Créer, organiser et développer : que faire pour réussir ? », Maxima, Collection IFACI, 1999, 177 pages.

v Revue Fiduciaire Comptable, « Le plan comptable général », octobre 1999, numéro 254.

v Alain MIKOL, « Le contrôle interne », PUF collection Que sais je, 1997, 127

pages.

v COOPERS & LYBRAND, « La nouvelle pratique du contrôle interne », Edition d’Organisation IFACI, 1994, 378 pages.

v Etienne BARBIER, « L’audit interne : permanence et actualité, Edition d’Organisation, 1995, 188 pages.

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v http://www.astrium-space.com/

v http://www.ifaci.com v http://www.finances.gouv.fr/reglementation/avis/avisCNCompta/ v http://www.qualite-comptable.com/


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ANNEXES

ANNEXE 1 : présentation des directions fonctionnelles d’Astrium ANNEXE 2 : la direction financière ANNEXES 3 : fiche de suivi de la numérisation ANNEXE 4 : demande de création / modification de compte fournisseur ANNEXE 5 : demande de changement de compte comptable sur commande ANNEXE 6 : Bon à Payer ANNEXE 7 : Procès verbal ANNEXE 8 : copie écran déblocage facture ANNEXE 9 : relance fournisseur ANNEXE 10 : courrier type retour facture ANNEXE 11 : avis de décaissement fournisseur ANNEXE 12 : virement nationale ANNEXE 13 : LCR ANNEXE 14 : exemple de ticket signature ANNEXE 15 : avis de paiement ANNEXE 16 : édition proposition de paiement


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ANNEXE 1 : Présentation des directions fonctionnelles d’Astrium


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ANNEXE 2 : La direction financière


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ANNEXE 3 : Fiche de suivi de la numérisation des factures pour les comptables fournisseurs


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ANNEXE 3 bis : fiche de suivi de la numérisation des factures pour le secrétariat


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ANNEXE 4 : demande de création / modification de compte fournisseur


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ANNEXE 5 : Demande de changement de compte comptable sur commande


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ANNEXE 6 : Exemple de Bon A Payer


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ANNEXE 7 : Exemple de Procès verbal


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ANNEXE 8 : Exemple de copie d’écran pour déblocage facture


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ANNEXE 9 : Relance fournisseur


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ANNEXE 10 : courrier type de retour de facture au fournisseur (français)


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ANNEXE 10 bis: courrier type de retour de facture au fournisseur (anglais)


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ANNEXE 11 : Avis de décaissement fournisseur


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ANNEXE 12 : Virement national


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ANNEXE 13 : LCR


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ANNEXE 14 : exemple de ticket de signature


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ANNEXE 15 : Avis de paiement envoyé au fournisseur


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ANNEXE 16 : Edition proposition de paiement


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Rapport de Stage_DESCF

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