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Rapport de

mutualisations des

services

2015-2020

Communautés de Communes du Val Saint-Vitois

1 rue des Bosquets

25410 SAINT-VIT

Tél : 03 81 87 52 22 / Fax : 03 81 87 52 27

Communaute.valsaintvitois@wanadoo.fr

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Sommaire :

Introduction P 3

Organisation du rapport P 4

Service instructeur des demandes d’urbanisme P 5

Service marchés publics P 8

Accueil périscolaire P 10

Plan Local d’Urbanisme Intercommunal (PLUI) P 13

Mise en commun des contrats P 15

Réseau de médiathèque-bibliothèques P 16

Mise en commun du matériel technique P 18

Prestations techniques spécifiques P 19

Service sécurité P 20

Service informatique P 21

Service ressources humaines P 22

Service finances P 24

Impacts des mutualisations sur les effectifs et les finances

P 25

conclusion P 28

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La Communauté de Communes du Val Saint-Vitois, créée le 14 décembre 2001,

compte au 1er janvier 2014, 10 113 habitants.

Située au carrefour des villes de Dole et Besançon, elle est constituée de 16 communes

dont un bourg-centre, Saint-Vit, comptant 5 000 habitants.

A dominante plutôt rurale, les 15 communes fonctionnent de façon quasi-similaire. Seule

la commune de Saint-Vit, située en zone péri-urbaine, est constituée par des services,

administratifs et techniques, structurés.

Le développement de la CCVSV, a été, depuis sa création, largement axé sur le

déploiement de ses actions dans ses domaines de compétences dits « originels » :

développement économique, aménagement de l’espace, cadre de vie et environnement.

La crainte des communes, assortie à des changements législatifs profonds en matière

de finances locales, ont rendu les transferts de compétences très difficiles.

La loi du 16 décembre 2010, introduisant le rapport de mutualisations des services, la loi

MAPAM du 27 janvier 2014, prévoyant la mise en place d’un coefficient de mutualisations

et des transferts de compétences aux EPCI ainsi que la loi ALUR, du 24 mars 2014,

supprimant le service d’instruction des demandes d’urbanisme et transférant la

compétence Plan Local d’Urbanisme Intercommunal (PLUI) aux EPCI, ont amorcé un

renforcement de l’échelon intercommunal.

L’élaboration du présent rapport, suite au renouvellement des équipes municipales et

communautaire, s’est déroulée selon plusieurs étapes de recensement de données

communales et de réunions de concertations intercommunales.

La rédaction a ensuite donné lieu à plusieurs séances d’arbitrage entre les communes et

la communauté de communes, et ce, avant l’envoi pour avis aux conseils municipaux.

Une ligne temporelle prévisionnelle a été réalisée afin de planifier les différentes

mutualisations possibles et surtout d’anticiper la conduite d’études pour chacun des

services. Ces études précises donneront lieu, à l’issue de chacune, à un vote des élus

communautaires qui, eu égard aux conclusions, choisiront, une mutualisation complète,

partielle ou une non mutualisation du service concerné.

Afin de structurer le service de part et d’autre, pour chaque mutualisation décidée, une

convention sera établie entre chaque commune et la CCVSV pour en définir le

fonctionnement, l’autorité hiérarchique, l’autorité signataire, le financement….

Chaque service, détaillé ci-après, est décomposé selon ses modalités d’organisation

existantes au sein des 16 communes, les aspects sur lesquels peut porter la

mutualisation et ses impacts sur le personnel et les finances.

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Organisation du rapport :

- Ligne temporelle prévisionnelle :

2015 2016 2017 2018 2019 2020

L’inscription de chaque service sur la ligne temporelle 2015-2020, a été réalisée en fonction : -des impératifs législatifs et réglementaires annoncés -des besoins et attentes des communes -des mutualisations précédemment inscrites (cas où le personnel peut assurer d’autres missions mutualisées sans surcoût) L’avancement du schéma de mutualisations, devant faire l’objet d’une communication, tous les ans, lors du débat d’orientation budgétaire, cette ligne temporelle n’est pas figée et pourra être amenée à évoluer au fil du mandat.

Chaque service inscrit sur la ligne temporelle fait l’objet d’une fiche d’impact décomposée comme

suit : -Descriptif de l’existant

-Le projet de mutualisation

-L’impact de la mutualisation sur le personnel et les finances

Les points, questions et réflexions restant à ce jour en suspens, sont mentionnés sur lesdites fiches.

Les fiches d’impact par service :

Juillet :

- Instruction des

demandes

d’urbanisme

-Service marchés

publics

1er janvier :

-Exercice de la

compétence gestion des

milieux aquatiques

-septembre : Périscolaire

-Mars :

-Transfert aux EPCI de

la compétence PLUI

-mise en commun des

contrats

-Service

médiathèque-

bibliothèques-

-Mise en commun du

matériel technique

-Prestations

techniques

-service sécurité

-service

informatique

-service ressources

humaines

-service finances

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Service Instructeur des demandes d’urbanisme :

Descriptif de l’existant : -Conformément à l’article R 423-1 du code de l’urbanisme, le dépôt des demandes d’urbanisme s’effectue au sein des Mairies. Pour les 15 communes hors Saint-Vit, les secrétaires de Mairies se chargent de l’enregistrement des demandes puis de leurs transmissions à la Direction Départementale des Territoires (DDT). Il s’agit d’un rôle passerelle entre le pétitionnaire et la DDT. Les 15 communes totalisent chaque année environ 200 demandes d’urbanisme. Concernant Saint-Vit, enregistrant environ 200 demandes (tous types confondus) par an, la commune a organisé un service urbanisme composé de deux postes : -secrétariat : enregistrement de la demande -pré-instruction : accueil-renseignement du pétitionnaire, vérification de la complétude du dossier, aide au montage du dossier, recueil de l’avis des services et personnes compétents selon les dossiers, information du pétitionnaire sur les délais d’examen de sa demande et suivi de l’avancée du dossier. Il est à noter que la personne en charge de la pré-instruction instruit les demandes de certificat d’urbanisme à titre informatif (CUA). -A l’issue de ces étapes d’enregistrement et de pré-instruction, la commune transmet les demandes au service instructeur de la DDT (article L422-8 code de l’urbanisme). Rappel : Après instruction par les services de la DDT et conformément à l’article L 422-1, l’autorité compétente pour délivrer l’acte est : -le Maire, au nom de la commune, si celle-ci est dotée d’un Plan Local d’Urbanisme (PLU), d’un Plan d’Occupation des Sols (POS) ou d’une carte communale avec délibération du conseil municipal. -Le Maire au nom de l’Etat si la commune est dotée d’une carte communale sans délibération du conseil municipal ou en cas d’absence de document d’urbanisme.

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Le projet de mutualisation : -En vertu de : -La loi ALUR du 20 février 2014 : suppression de la mise à disposition gratuite des services instructeurs de l’Etat à partir du 1er juillet 2015. L’instruction par les services de l’Etat perdure pour :

- les communes soumises au Règlement National d’Urbanisme (RNU), - les communes ayant une carte communale sans délibération du maire (jusqu’en 2017).

A partir du 1er janvier 2017, en cas de carte communale le maire devient directement compétent au nom de la commune. -L’article R 423.15 du code de l’urbanisme : l’instruction des demandes d’urbanisme est limitée à certaines personnes publiques, que sont : les services de la commune ou les services d’une collectivité territoriale ou d’un groupement de collectivités ou les services d’un syndicat mixte ou une agence départementale ou les services de l’Etat pour les communes concernées.

Par conséquent, la mise en place d’un service mutualisé à l’échelle de la CCVSV est donc indispensable. Un tel service peut s’articuler de la manière suivante : -Conformément à l’article R 423-1 du code de l’urbanisme, le dépôt des demandes d’urbanisme doit s’effectuer au sein des Mairies. Chaque secrétaire enregistre alors le dossier. Préalablement, une fiche détaillée des pièces à fournir selon le type de demande est adressée à chacune des secrétaires. -Transmission au service instructeur mutualisé au siège de la CCVSV : la demande est ainsi traitée selon deux étapes : -pré-instruction : Possibilité, selon les besoins, de recevoir le pétitionnaire, aide au montage du dossier, vérification de la complétude du dossier, recueil de l’avis des services et personnes compétents selon les dossiers, information du pétitionnaire sur les délais d’examen de sa demande et suivi de l’avancée du dossier. Il est à noter que la personne en charge de la pré-instruction instruit les demandes de certificat d’urbanisme à titre informatif (CUA). Rôle de conseil en amont-préparation des dossiers. -instruction Un lien permanent est assuré, entre la commune (agents-élus), le pétitionnaire et le service mutualisé, permettant un suivi précis de l’avancée du dossier. La création d’un tel service nécessiterait le recours à 2 agents. A l’issue de l’instruction par le service mutualisé et en conformité à l’article L 422-1 du code de l’urbanisme, l’autorité compétente pour délivrer l’acte reste le Maire.

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Récapitulatif : Instruction en fonction du document d’urbanisme en vigueur sur les communes, soit pour la CCVSV :

Dès le 1er

juillet

2015 :

A partir de

2017 :

Soit : -A partir du 1er juillet 2015 : l’instruction des demandes d’urbanisme sera effectuée, pour 9 communes, par le service mutualisé (communes en POS et PLU) et pour 7 communes par les services de l’Etat (communes sous carte communale et sous RNU). -A partir de 2017 : l’instruction des demandes d’urbanisme sera effectuée, pour 14 communes, par le service mutualisé (communes en PLU et carte communale) et pour les 2 communes soumises au RNU par les services de l’Etat. En cas d’élaboration d’un Plan Local d’Urbanisme Intercommunal (PLUI), l’instruction des demandes d’urbanisme sera effectuée pour les 16 communes par le service mutualisé.

Les impacts de la mutualisation : -Les impacts sur le personnel : L’organisation d’un service instructeur mutualisé nécessite 2 agents, soit: - mutualisation de personnel : L’agent en charge de la pré-instruction au sein de la commune de SAINT-VIT. Cet agent devient alors intercommunal. - recrutement de personnel : Le recrutement d’un instructeur est indispensable. En fonction du nombre d’actes traités et de leur nature, un ratio peut être calculé afin d’envisager le temps de travail nécessaire.

Instruction par un service mutualisé

Instruction par l’Etat

-communes POS / PLU / Carte communale avec délibération du conseil municipal

SOIT sur la CCVSV* :

Saint-Vit, Roset-Fluans, Lantenne-Vertière, Mercey-le-Grand, Pouilley-Français, Abbans-Dessous, Byans-sur-Doubs, Villers-Buzon et Corcelles-Ferrières ** *le POS devient caduc en 2017 : la commune sera alors soumise au RNU : dans ce cas le service mutualisé continuera d’instruire mais un avis conforme du Préfet sera nécessaire pour la délivrance de l’autorisation.

Communes soumises au RNU SOIT sur la CCVSV : Corcondray, Etrabonne

Communes avec carte communale sans délibération

soit sur la CCVSV : Abbans-Dessus, Berthelange, Ferrières-les-Bois, Velesmes-Essarts, Villars-Saint-Georges

Carte communale sans délibération du conseil municipal = le maire devient compétent d’office SOIT sur la CCVSV :

Abbans-Dessus, Berthelange, Ferrières-les-Bois, Velesmes-Essarts, Villars-Saint-Georges

Communes soumises au RNU : Corcondray, Etrabonne

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Pour la CCVSV, suite à une moyenne sur les trois dernières années, ce ratio est de 250 soit un instructeur pour un temps de travail compris entre 85 et 100%. Il est à noter qu’une convention de transition peut être signée avec l’Etat. Toutefois, ses modalités devront être précisées au cours d’une rencontre entre la CCVSV et la DDT. Bien que les secrétaires ne fassent pas l’objet d’une mutualisation, leur implication au sein de l’organisation de ce service est primordiale. -Les impacts sur les finances : La masse salariale annuelle chargée pour les deux postes décrits ci-dessus est estimée à 67 500€ (salaires bruts + cotisations patronales). Les fluides et frais administratifs divers sont estimés à 2 500 €. Des frais de déplacement pourront être intégrés dans le cas où, pour certains dossiers, l’instructeur ou le pré-instructeur doive se déplacer. Selon l’organisation souhaitée, l’achat d’un logiciel commun au service et aux communes sera nécessaire.

Questions- réflexions : Afin d’entreprendre l’étude relative à cette mutualisation, un rendez-vous est organisé, pour la fin d’année 2014, avec le Directeur de la DDT du Doubs.

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Service Marchés Publics :

Descriptif de l’existant :

-Hormis la commune de Saint-Vit, aucune commune ne dispose d’un service Marchés Publics.

En effet, peu de commandes soumises au code des marchés publics sont passées au sein des 15 communes (14 marchés soumis aux seuils de publicité sur 3 ans). Lorsque cela est le cas, l’assistance à maîtrise d’ouvrage (cabinet privé) est chargée de la rédaction des documents, de la passation, de l’exécution et du suivi du marché.

Les tâches du maire ou de la secrétaire concernent surtout le côté « administratif interne » : convocation de la Commission d’Appel d’Offres, envoi des documents au contrôle de légalité,…

Concernant la commune de SAINT-VIT, une dizaine de marchés publics soumis aux règles de la commande publique, sont réalisés chaque année. La commune dispose d’un service marchés publics structuré s’articulant entre les compétences du Directeur des Services Techniques et d’un agent chargé des tâches juridiques et techniques relatives aux marchés publics : rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises, appui de la Commission d’Appel d’Offres (CAO), rédaction de compte-rendu et procès-verbaux de la CAO, communication aux candidats non retenus, transmission des pièces au contrôle de légalité, suivi financier de l’exécution du marché.

Pour la plupart de ses marchés, le recours à une assistance à maitrise d’ouvrage est inutile pour la commune de SAINT-VIT.

Le projet de mutualisation :

Il est à préciser que la Loi de Finances pour 2014 a supprimé, au 1er janvier 2014, les conventions des missions d’assistance technique (ATESAT) à destination des communes.

Bien que les communes, aient, à ce jour peu de besoins en matière de marchés publics, la structuration d’un service marchés publics peut s’avérer pertinente tant d’un point de vue juridique qu’administratif et financier.

Pour certains projets communaux, le service pourrait remplacer, de façon partielle voir totale, le recours à une assistance à maîtrise d’ouvrage.

Par ailleurs, la réglementation de la commande publique étant très évolutive, un service mutualisé permettrait d’assurer la sécurité juridique des actes des communes.

De plus, la constitution d’un tel service pourrait être le point de départ à la mutualisation d’autres services tels la mise en commun des contrats et les groupements de commandes.

Les impacts de la mutualisation :

-Les impacts sur le personnel :

La structuration d’un service marchés publics aurait un impact moindre, dans la mesure où l’agent en charge de l’urbanisme sur la commune de SAINT-VIT est également en charge des marchés publics : sa mutualisation sur le premier service permettrait donc sa mutualisation sur le second.

Cette mise en place ne nécessiterait donc pas d’embauche et par conséquent n’aurait pas d’impact financier en matière de personnel.

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-les impacts sur les finances :

Dans la mesure où l’agent serait déjà mutualisé dans le cadre de l’instruction des autorisations d’urbanisme, sa mutualisation sur ce service n’aurait pas d’impact financier.

Les frais administratifs et divers fluides annuels pourraient s’élever à environ 2 500 €.

Des frais de publication sont à prévoir en fonction du nombre de marchés.

Il est à prévoir, selon les besoins, l’achat d’un logiciel spécialisé.

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L’accueil périscolaire :

Descriptif de l’existant :

-un service périscolaire est actuellement en place sur chaque commune.

Ces services sont portés par différentes structures : RPI, SIVOS ou encore communauté de communes, qui peuvent être composées par des communes extérieures à la CCVSV.

-SIVOS Pouilley-Français, Villers-Buzon, Mazerolle-le-Salin*, Vaux-les-Prés*

-SIVOS Berthelange, Ferrières-les-Bois, Corcondray, Corcelles-Ferrières

-Etrabonne, Mercey-le-Grand

-Lantenne-Vertière – CC Val Marnaysien*

-RPI Trois Moulins : Roset-Fluans, Routelle*, Osselle*

-SIVOS Velesmes-Essarts – Dannemarie-Sur-Crête*

-SIVOS Byans-sur-Doubs, Abbans-Dessous, Abbans-Dessus, Villars-Saint-Georges

-Commune de Saint-Vit

Les différents services périscolaires, excepté celui de la commune de Velesmes-Essarts, sont gérés via les prestations de l’association Les Francas du Doubs. Une quarantaine de salariés travaillent sur les 16 communes ainsi qu’une quinzaine de mises à disposition d’agents communaux.

Concernant le financement, chaque structure porteuse du service, exceptée la commune de Velesmes-Essarts, est signataire d’un Contrat Enfance Jeunesse (CEJ) avec la Caisse d’Allocations Familiales. La signature d’un CEJ est conditionnée par la mise en place de la Prestation de Service Ordinaire (application du barème national des participations familiales).

Le CEJ signé actuellement par la CCVSV est multi-sites (en vigueur jusqu’au 31/12/2014) : le contrat regroupe la commune de SAINT-VIT, le SIVOS de VILLERS-BUZON, Le SIVOS de FERRIERES-LES-BOIS, La commune de MERCEY-LE-GRAND et la commune d’ETRABONNE.

Le projet de mutualisation :

L’organisation d’un service périscolaire mutualisé à l’échelle des 16 communes parait envisageable dans la mesure où l’ensemble des communes proposent actuellement un accueil.

De plus, le fonctionnement est géré, pour 15 d’entre elles, par la même association, qui, opère déjà des mutualisations à l’échelle du personnel.

La mutualisation de ce service nécessiterait la signature d’un CEJ à l’échelle intercommunale.

Un service mutualisé permettrait une offre d’accueil uniforme sur l’ensemble du territoire : qualité des activités, tarifs pratiqués,… Une réflexion large pourrait être menée avec le prestataire.

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Les impacts de la mutualisation / Questions- réflexions :

Bien que ce service, existant au sein de chaque commune, paraisse facilement mutualisable, un certain nombre de points nécessitent une réflexion : - Les services sont organisés de façons différentes d’une structure à l’autre : les tarifs ainsi que les horaires pratiqués ne sont pas les mêmes pour l’ensemble des communes. Dans le cas de la mutualisation, les tarifs doivent être modulés en fonction des revenus des familles. La CAF encourage fortement les structures à appliquer des tarifs identiques sur tous les sites. La mutualisation nécessiterait une harmonisation complète des modes de gestion et d’organisation. La mise en place des nouveaux rythmes scolaires est également à prendre en compte car influe directement sur l’organisation du périscolaire.

- Dans l’hypothèse d’un accueil périscolaire mutualisé, se pose également la réflexion des activités extra scolaires.

- Se pose également la question des modalités de financement du Contrat Enfance Jeunesse 2015.

La CAF du Doubs a été interrogée concernant les modalités de financement du prochain Contrat Enfance Jeunesse. A ce jour, la réponse reste en attente.

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Le Plan Local d’Urbanisme Intercommunal (PLUI) :

Descriptif de l’existant :

Les documents d’urbanisme en vigueur sur les communes :

-PLU : Saint-Vit, Roset-Fluans, Lantenne-Vertière, Mercey-le-Grand

-PLU en cours : Pouilley-Français (POS), Abbans-Dessous (RNU), Byans-sur-Doubs (POS), Villers-Buzon (POS)

-POS : Corcelles-Ferrières

-carte communale : Abbans-Dessus, Berthelange, Ferrières-les-Bois, Velesmes-Essarts, Villars-Saint-Georges : aucun maire de dispose de la compétence de délivrance des autorisations d’urbanisme au nom de la commune.

RNU : Corcondray, Etrabonne

Le Schéma de Cohérence Territorial de l’Agglomération Bisontine (SCOT) a été approuvé en décembre 2011. Les communes disposent d’un délai de 3 ans pour la mise en compatibilité des documents d’urbanisme communaux.

Le projet de mutualisation :

- En vertu de : -La loi Grenelle II du 12 juillet 2010, qui introduit le Plan Local d’Urbanisme Intercommunal (PLUI) -La loi ALUR du 20 février 2014, qui prévoit au 27 mars 2017 : -Le transfert aux intercommunalités de la compétence Plan Local d’Urbanisme Intercommunal (PLUI) -A partir de 2017, la caducité du POS n’ayant pas été transformé en PLU (dans ce cas application du Règlement National d’Urbanisme) L’élaboration d’un PLUI permet, outre, une harmonisation des règles d’urbanisme en vigueur sur les communes, une réflexion d’ensemble sur l’aménagement du territoire et ses stratégies de développement. Par ailleurs, toutes les communes seraient alors concernées par le service instructeur mutualisé (harmonisation de l’instruction des demandes). Actuellement, 2 communes sont soumises au RNU et une est couverte par un POS (sans projet d’élaboration d’un PLU ou carte communale). Il est à préciser que l’élaboration d’un document d’urbanisme revêt des enjeux en termes de planification et de maîtrise du droit des sols. Bien qu’il s’agisse de deux services distincts, le PLUI est néanmoins, un lien logique avec le service instructeur mutualisé qui serait sollicité tout au long de sa procédure d’élaboration. Le travail d’instruction en serait par la suite largement simplifié (1 document unique contre 16 réglementations différentes). Même si sa réalisation s’établi à l’échelle intercommunale, la prise en compte des spécificités de certains secteurs est possible via le plan de secteur. La loi défini un cadre stricte afin que la concertation avec les conseils municipaux soit assurée tout au long de la procédure. L’article L422-1 du code de l’urbanisme affirme que l’autorité de décision des autorisations d’urbanisme est le Maire.

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Les impacts : -Les impacts sur le personnel : Les agents du service instructeur seraient amenés à suivre la procédure d’élaboration du PLUI. -Les impacts sur les finances : Le coût d’élaboration d’un PLUI pour un territoire comme la CCVSV avoisine les 250 000 € (Environ 15 000 €/ commune).

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La mise en commun des contrats : Organisation des groupements de commandes :

Descriptif de l’existant :

-Chacune des 16 communes traite ses diverses commandes de façon indépendante.

Ces commandes sont sensiblement les mêmes d’une commune à l’autre et peuvent être regroupées en plusieurs catégories : - Fournitures administratives - Fournitures techniques - Matériel et maintenance informatique - Maintenances diverses - Fleurissement

Pour les 15 communes, les montants sont approximativement les mêmes (compris dans une fourchette de 500 à 1 500 € selon la commande).

Le projet de mutualisation :

La mise en place de groupements de commandes revêt un aspect pratique. Les différentes commandes (prise de contact avec le fournisseur, négociation,…) sont gérées par le service mutualisé. Outre un gain de temps, le groupement de commandes peut également permettre des économies d’échelle.

La réalisation de groupements de commandes nécessite une connaissance précise des besoins des communes.

Concernant sa procédure réglementaire, une convention est établie par la CCVSV et signée par les communes souhaitant passer commande. Chaque commune s’engage alors à hauteur de ses propres besoins.

Bien qu’organisé et négocié à l’échelle intercommunale, le groupement de commandes est signé par chaque maire selon sa propre commande.

Les impacts de la mutualisation :

-Les impacts sur le personnel : Le service « marchés publics », préalablement mutualisé, se chargera de l’organisation des groupements de commande.

Les différentes tâches pourront alors être partagées entre la personne préalablement mutualisée et le personnel interne à la CCVSV.

Ce service ne nécessiterait pas d’embauche supplémentaire.

-Les impacts sur les finances : Etant sans incidence sur le personnel, l’impact financier est nul concernant cet aspect.

Des frais administratifs ainsi que des frais de publication sont à prévoir en fonction des besoins.

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Réseau de médiathèque-bibliothèques :

Descriptif de l’existant :

Plusieurs communes disposent d’une bibliothèque ou bénéficient par convention d’un accès à la bibliothèque d’une commune proche.

La médiathèque « les Mots Passants » située à Saint-Vit fonctionne, via le réseau départemental, avec les bibliothèques des communes de Mercey-le-Grand, Byans-sur-Doubs et Pouilley-Français.

Concernant les tarifs, quelques exemples : Médiathèque de Saint-Vit, les saint-vitois accèdent gratuitement au service. Tarif pour les personnes de l’extérieur : 5 € / personne, tarifs pour les familles de l’extérieur (plus de 3 personnes) : 10 €

Bibliothèque de Mercey-le-Grand : tarif famille 5 €

Bibliothèque de Pouilley-Français : tarif famille 4 €

La commune de Velesmes-Essarts bénéficie, pour ses habitants, des tarifs de la bibliothèque de Dannemarie-sur-Crête (sans cotisation communale).

Les communes d’Abbans-Dessus et Abbans-Dessous conventionnent avec la bibliothèque de Boussières (cotisation annuelle : 510 €, tarif famille : 12 €).

La médiathèque de Saint-Vit fonctionne via des agents communaux (trois personnes) ainsi qu’une quinzaine de bénévoles. Les bibliothèques sur les communes fonctionnent via l’activité bénévole uniquement.

La médiathèque de SAINT-VIT est fréquentée, sur l’année 2014, par 549 lecteurs domiciliés sur les 15 communes de la CCVSV (hors Saint-Vit) et 1602 saint-vitois.

Concernant les coûts de fonctionnement, le coût annuel pour la médiathèque de Saint-Vit est d’environ 190 000 € (fluides, abonnements, achats de fournitures, salaires,….). Le coût, pour les bibliothèques communales, est compris entre 1 500 et 2 000 €.

Le projet de mutualisation :

La mutualisation permettrait :

-La création d’un réseau structuré sur l’ensemble de la CCVSV (communes disposant d’une bibliothèque) avec la possibilité d’animations à destination des écoles,… permettant ainsi à tous les habitants de la CCVSV d’accéder au service dans des conditions identiques.

-L’harmonisation des tarifs pour l’ensemble des habitants de la CCVSV.

Les impacts : -Les impacts sur le personnel : Seule la commune de Saint-Vit dispose d’agents en charge du service : ils sont au nombre de trois. Ces agents seraient par conséquent transférés à la CCVSV, ils deviendraient agents intercommunaux.

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Concernant les autres communes, les bibliothèques fonctionnent via des bénévoles. -Les impacts sur les finances : Le coût total annuel de fonctionnement de la médiathèque de Saint-Vit est d’environ 190 000 €.

Questions- réflexions :

- Les bibliothèques perdurent-elles via le bénévolat ? Recours à l’embauche d’agents intercommunaux ?

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Mise en commun du matériel technique :

Descriptif de l’existant : Le niveau d’équipement technique est très différent d’une commune à l’autre. Pour certaines prestations, les communes font appel à des prestataires voir à des locations de matériels. Seule la commune de SAINT-VIT dispose d’un service structuré composé de 26 agents et disposant d’un niveau d’équipement technique satisfaisant. La commune de Saint-Vit dispose de 26 agents techniques (équivalents temps plein), ce nombre est de 6 (équivalents temps plein) pour les autres communes. Le projet de mutualisation : Une majorité de communes est favorable à la mutualisation du matériel technique, or, certaines communes précisent la nécessité de distinguer matériel et mobilier – propriété communale et propriété intercommunale. Selon le type de matériel mutualisé, un (ou plusieurs) agent(s) pourra(ont) être mis à disposition (selon les habilitations requises). Les modalités de mutualisation restent à préciser selon : - si des équipements sont existants avant la mutualisation (commune propriétaire – identification des besoins – modalités de facturation). - si des équipements sont à acquérir dans le cadre de la mutualisation= banque de matériel (identification des besoins – modalités de financement…). Sont à réaliser : -Recensement des besoins de chaque commune -Recensement du matériel et du mobilier existant au sein des communes -Réalisation d’une liste du matériel et mobilier des communes « mutualisables » - Réalisation d’un chiffrage du matériel et mobilier à acquérir par la CCVSV Les impacts de la mutualisation : S’agissant d’une mutualisation de moyens matériels, l’impact sur le personnel est quasi-nul. Selon le type de matériel mutualisé, un agent pourra également être mis à disposition (facturation à la commune au prorata des heures).

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Prestations techniques spécifiques :

Descriptif de l’existant :

Concernant la réalisation de certaines prestations, les communes font appel à des prestataires extérieurs : maintenance des éclairages publics, illuminations de Noël, travaux spécifiques voirie,…

Seule la commune de SAINT-VIT, disposant de services techniques structurés (26 agents équivalents temps plein), parvient à assurer seule une large partie des prestations techniques (hors certaines prestations faisant l’objet de marchés).

Le projet de mutualisation :

Un recensement des différentes prestations est nécessaire. En fonction de ce recensement, les modalités précises de la mutualisation pourront être définies : mutualisation de personnels, mutualisation des contrats? Facturation à la prestation ?

En fonction des scénarios envisagés, ce service pourra être mis en lien avec le service « marché publics - mise en commun des contrats- groupements de commandes ».

Les impacts de la mutualisation:

Les impacts seront mesurés en fonction du recensement des prestations et des modalités

d’organisation de la mutualisation.

Ce service pouvant regrouper des missions larges et variées, il sera nécessaire d’en définir les

contours dès sa mise en place : exemple : élaboration d’un calendrier prévisionnel par commune,

en cas de mutualisation de personnels pour effectuer certaines prestations récurrentes.

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Service sécurité :

Descriptif de l’existant :

Les communes hors SAINT-VIT, ne disposent d’aucun agent concernant la coordination des missions relatives à la sécurité : vérification / conformité des bouches incendies- radars pédagogiques – panneaux – sécurité des bâtiments, réalisation de plans de sécurité,…

Pour certaines de ces missions, des conventions sont établies avec des syndicats.

Seule la commune de SAINT-VIT dispose d’un service structuré, l’agent pourrait alors être mutualisé pour certaines missions. Le projet de mutualisation :

L’agent de la commune de SAINT-VIT pourrait faire l’objet d’une mutualisation.

Un recensement précis des besoins et attentes des communes devra être réalisé afin de définir

précisément les modalités de mutualisation (organisation – prestations – financement).

Ce service pouvant regrouper des missions larges et variées, il sera nécessaire d’en définir les

contours dès sa mise en place : exemple : pour les missions récurrentes, élaboration d’un calendrier

prévisionnel par commune.

L’impact de la mutualisation :

-Les impacts sur le personnel : Seul l’agent de la commune de SAINT-VIT pourrait être mutualisé.

-Les impacts sur les finances : Ce service pouvant répondre à des besoins « ponctuels » plusieurs hypothèses peuvent être analysées : -Si mutualisation totale de l’agent : Masse salariale annuelle : 40 500 € (= temps plein : salaire brut + charges patronales) -Si mutualisation partielle de l’agent = « à la carte » = calcul d’un pourcentage pour la facturation (en fonction du coût horaire, déplacement,…)

Des frais de déplacement sur les communes seront à prendre en compte. Des achats de matériels informatique-bureautique et de fournitures administratives sont estimés à environ 1 500 €. Des achats et investissements divers selon les prestations et les besoins des communes seront à prévoir.

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Service informatique :

Descriptif de l’existant : Hormis SAINT-VIT, les communes ne disposent pas d’agent en charge de l’informatique. En cas de panne – dysfonctionnement les communes font généralement appel à un prestataire de service. La commune de SAINT-VIT dispose d’un service structuré, l’agent en charge du service

informatique pourrait être mutualisé.

Le projet de mutualisation :

L’agent de la commune de SAINT-VIT pourrait être mutualisé afin d’intervenir sur les communes.

Il pourrait avoir pour missions : la mise en place de logiciels communs, organisation-coordination

des contrats de maintenance, organisations de centrales d’achats…

Toutefois, un recensement précis devra être réalisé afin de définir l’étendue des tâches et des

missions et donc les modalités de mise en place de la mutualisation (organisation – prestations-

financement).

Ce service pouvant regrouper des missions dites récurrentes, il sera nécessaire d’en définir les

contours dès sa mise en place : exemple : pour les missions récurrentes, élaboration d’un calendrier

prévisionnel par commune / élaboration de règles d’interventions,…

L’impact de la mutualisation : -Les impacts sur le personnel : Seul l’agent de la commune de SAINT-VIT pourrait être mutualisé.

-Les impacts sur les finances : ce service pouvant répondre à des besoins « ponctuels », plusieurs hypothèses peuvent être analysées : -Si mutualisation totale de l’agent : Masse salariale annuelle : 33 000 € (= temps plein : salaire brut + charges patronales)

-Si mutualisation partielle de l’agent « à la carte » : calcul d’un pourcentage pour la facturation (en fonction du temps, déplacement,…)

Des frais de déplacement sur les communes seront à prévoir.

Des achats de matériels informatique-bureautique et de fournitures administratives sont estimés à environ 1 500 €. Des achats et investissements divers selon les prestations et les besoins des communes seront à prévoir.

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Service Ressources Humaines :

Descriptif de l’existant : Recensement des personnels communaux : -Communes hors SAINT-VIT : 14 équivalents temps plein : 5 agents administratifs 3 agents d’entretien 6 agents techniques Ces 14 équivalents temps plein représentent 38 agents au total. -Commune de SAINT-VIT : 56 équivalents temps plein : 8 agents administratifs, 26 agents techniques, 9 agents d’entretien, 10 agents à destination des écoles (6 ATSEM + 4 animateurs et conducteur de bus), 3 agents en charge de la médiathèque. Ces 56 équivalents temps plein représentent 64 agents au total. Soit, pour les 16 communes : 70 équivalents temps plein (représentant 102 agents).

Seule la commune de SAINT-VIT dispose d’un service ressources humaines structuré (élaboration des fiches de paies, aide aux recrutements, gestion des remplacements, suivi des contrats, suivi des carrières, …)

Le projet de mutualisation :

L’agent en charge des ressources humaines au sein de la commune de SAINT-VIT pourrait être mutualisé.

Une définition précise du service doit être, préalablement, établie : élaboration des fiches de paies, gestion des paies, aide aux recrutements, gestion des recrutements, gestion des remplacements (congés-maladie-maternité,…) suivi des contrats, suivi des carrières, organisation de plans de formations, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, …?

Selon les modalités d’organisation, ce service peut permettre la mutualisation : - de l’ensemble des agents communaux, soit : 70 équivalents temps plein (soit 102

agents tous confondus) : forme aboutie de la mutualisation - de l’agent de la commune de Saint-Vit : la mutualisation ne concerne alors que des

tâches « ponctuelles ».

Les impacts de la mutualisation : -Les impacts sur le personnel : En fonction de l’étendue du service, l’agent mutualisé pourra être secondé par du personnel interne à la CCVSV et/ou un ou des agent(s) communaux (qui feront alors l’objet d’une mutualisation).

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-Les impacts sur les finances :

Ce service pouvant être organisé selon différentes hypothèses, plusieurs cas peuvent être analysés:

-Cas d’une gestion de l’ensemble des paies des agents des 16 communes* (102 agents représentants 70 équivalents temps plein): Charges de personnels mensuelles : 186 476 € soit sur une année : 2 237 712 € (= salaires bruts + charges patronales) -Cas de la mutualisation seule de l’agent de la commune de Saint-Vit (missions pour l’ensemble des communes): Charge de personnel annuelle : 30 000 € Selon les tâches, l’agent pourra être secondé par du personnel interne à la CCVSV-agents communaux -Si mutualisation partielle de l’agent de SAINT-VIT « à la carte » : calcul d’un pourcentage pour la facturation (en fonction du temps, déplacement,…) Pour ce dernier cas, les prestations réalisées devront être ponctuelles et quantifiables (c’est-à-dire hors : suivi de carrière, plan de formation, suivi des contrats, gestion prévisionnelle,...). Des charges variables (frais administratifs – fluides) sont à prévoir. Les achats de matériels informatique-bureautique et les fournitures administratives sont estimées à environ 1 500 €.

*Explications : mutualisations de personnels communaux

Transferts de charges communes-CCVSV

L’opération peut être neutralisée pour le contribuable : la commune diminue ses taux et la CCVSV

augmente les siens du même montant.

Charges de personnel des communes :

Diminution :

Charges de personnel de la CCVSV :

Augmentation :

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Service Finances :

Descriptif de l’existant : Seule la commune de SAINT-VIT dispose d’un service structuré.

Les autres communes travaillent en collaboration étroite avec le Trésorier du Centre des Finances

Publiques de SAINT-VIT ou de POUILLEY-LES-VIGNES.

Certains projets-programmes et / ou opérations nécessitent des extrapolations budgétaires, des

simulations, des plans de financements,… ces missions n’entrent cependant pas dans le champ

des attributions du Centre des Finances Publiques.

Le projet de mutualisation :

L’agent en charge du service comptabilité – finances de la commune de SAINT-VIT pourrait faire

l’objet d’une mutualisation.

Préalablement, un recensement précis des missions est nécessaire : logiciel de centralisation et

consolidations des données comptables et budgétaires des communes, aide au montage des

budgets, extrapolation financière, aide au montage des projets,… ?

En fonction des missions arrêtées, les modalités de la mutualisation pourront être clarifiées :

organisation – fonctionnement-financement.

Le Maire reste l’autorité décisionnaire concernant son budget.

Les impacts de la mutualisation: -Les impacts sur le personnel : En fonction de l’étendue du service, l’agent mutualisé pourra être secondé par du personnel interne à la CCVSV et/ou un ou des agent(s) communaux (qui feront alors l’objet d’une mutualisation). -Les impacts sur les finances : -Cas d’une mutualisation totale* (élaboration-suivi des budgets, mandatement, extrapolation budgétaire, logiciel de centralisation et de consolidation des données,…) : Mutualisation de l’agent de la commune de Saint-Vit + mutualisation partielle des agents administratifs des communes: 41 400 € (agent Saint-Vit + montant de charges à définir en fonction du volume horaire des agents administratif des communes)

-Si mutualisation partielle de l’agent « à la carte » : calcul d’un pourcentage pour la facturation (en fonction du temps, déplacement,…)

Pour ce dernier cas, les prestations réalisées devront être ponctuelles et quantifiables (c’est-à-dire hors suivi budgétaire).

Frais administratifs – fluides : charges variables Achats matériels informatique-bureautique, fournitures administratives : 1 500 €

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Impact général de la mutualisation sur les effectifs et les finances de la CCVSV :

Les effectifs de la CCVSV avant mutualisation :

Soit, 4 agents employés directement par la CCVSV ainsi que des mises à disposition d’agents de

la commune de SAINT-VIT à destination de la CCVSV et des prestations de services.

Jacqueline SEVE + Equipe petite enfance (22 personnes) (Francas)

Carlos Fontinha (prestation de service), relations entreprises-élus

Céline BRESSAND, Directrice Générale Mairie de SAINT-VIT / CCVSV

Stéphanie VUILLEMIN-MOREL, Directrice adjointe CCVSV

Julien MARAUX, animateur jeunesse (Francas)

Agents de déchetterie (3) Agents d’entretien (2) soit 1 équivalent temps plein

Emmanuel BADOT, comptabilité-environnement

Services techniques (bâtiments, espaces verts, voiries, informatique) et agent d’entretien commune de SAINT-VIT : prestations à la carte : réparations, entretien… (À destination des bâtiments de la CCVSV)

Anne-Lise MONGENET Secrétariat- suivi facturation ordures ménagères

Parrainage à l’emploi, équipe pluridisciplinaire

Mise à disposition

Commune de SAINT-

VIT/ CCVSV

Agents CCVSV

Prestataires de

services

Mise à disposition

Commune de

SAINT-VIT/ CCVSV

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En raison d’un certain nombre de questions en suspens à ce jour, concernant les mutualisations mais également le transfert de la compétence gestion des milieux aquatiques, une vue d’ensemble « personnel- finances » à l’échelle du mandat parait compliquée. Il est à préciser que chaque service envisagé dans le présent rapport fera l’objet d’une étude précise. Ce n’est qu’à l’issue de chaque étude, que les élus communautaires seront amenés à arrêter l’hypothèse de mutualisation (totale, partielle, non mutualisation), l’étendue des missions dévolues au service, le nombre d’agents concernés par la mutualisation ainsi que les modalités de financement. Toutefois, des éléments peuvent être présentés :

Le tableau n°1 présente les mutualisations de personnels telles que décrites dans le présent rapport. Il est à préciser que ce tableau ne prévaut en rien de ce qui pourra être décidé suite aux différentes études. Le tableau n°2 indique par commune et par habitant, la contribution pour un pourcent de fiscalité. Il est à préciser qu’il s’agit d’indications, l’aspect budgétaire devant être pris dans son contexte global. Tableau n°1 : Récapitulatif des mutualisations de personnels par service :

Les mutualisations telles que présentées permettent la mutualisation, selon les hypothèses d’organisation qui seront définies, de 8 agents (temps plein) à 70 agents temps plein (soit 102 au total). Les effectifs de la CCVSV passeraient donc de 4 à 12 agents ou 74 agents temps plein (soit 106 au total).

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Tableau n°2 : Indications budgétaires : -Augmentation d’un pourcent de la fiscalité : 6 103 € (répartition : 61% ménages - 39% entreprises) -valeur du pourcent pour les ménages : 3 703 €

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Les services présentés dans ce rapport mettent en avant, un certain nombre de questions et de réflexions essentielles qui, à ce jour, restent en suspens. Un travail d’analyse précis et détaillé, notamment sur les aspects budgétaires et financiers, est donc compliqué. Par ailleurs, ce rapport révèle de grandes différences relatives au fonctionnement et aux besoins entre la commune de SAINT-VIT et les autres communes de la CCVSV. La mise en œuvre du schéma donnera ainsi lieu, pour chacun des services envisagés, à la réalisation d’études complètes et détaillées. Un recensement précis des données communales permettra alors de mesurer les besoins et attentes des communes et, pour certains services, les impacts budgétaires et financiers. Une fois ces éléments connus, les élus communautaires pourront alors décider de lancer ou non la mutualisation : -choix d’une mutualisation totale/partielle

-non mutualisation Toutefois pour d’autres services, une analyse précise auprès des communes ne suffira pas à mesurer de façon fine les impacts de la mutualisation, des précisions devront, en effet, émaner des services de l’Etat (Préfecture et Caisse d’Allocations Familiales) qui, au moment de l’élaboration du présent rapport, ont été interrogés. En plus des aspects propres aux mutualisations, les élus devront, dans leur prise de décision, tenir compte des compétences qui feront l’objet d’un futur transfert aux intercommunalités, notamment la « gestion des milieux aquatiques et prévention des risques d’inondation » : compétence pour laquelle, à ce jour, les EPCI n’ont pas de donnée précise. En outre, les mutualisations devront, être étudiées eu égard aux baisses des dotations et aux hausses de la péréquation. Enfin et surtout, les élus demeurent, à ce jour, suspendus à la décision du législateur, d’instaurer un seuil minimal de 20 000 habitants pour les intercommunalités. En cas d’application de cette règle, l’avenir de la Communauté de Communes du Val Saint-Vitois et par là même du schéma de mutualisations, sera largement compromis. Dans ce cas, l’année 2015 sera dédiée à la réalisation d’études de rapprochements entre territoires. Le présent rapport n’est ainsi pas figé et pourra être amené, au vu des différents éléments détaillés précédemment, à évoluer tout au long du mandat.