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Préparer le conseil d'administration del'établissementDéfinition du besoin :Préparer le conseil d'administration de l'établissement en mettant tous les documents relatifs àl'ordre du jour en ligne à tous les membres du conseil d'administration ( titulaires etsuppléants) et créer un historique des procès verbaux. Cela a aussi pour objectif de faciliter lacommunication entre un titulaire et un suppléant lors d'un remplacement et vous assurer quetout le monde puisse accéder aux informations même en cas de non-réception de courrier.

Mode opératoire :Afin de ne pas surcharger l'ENT, par exemple par l'envoi d'un message avec une pièce jointeà l'ensemble du personnel, il est nécessaire de déposer les documents dans un espaceunique et partagé puis d'en informer les personnes concernées par l'envoi d'un message.

Préalablement, il pourra être nécessaire de créer des comptes dans l'ENT à des personnesextérieures (membres des collectivités par exemple)

Mise en œuvre dans l'ENT Lilie :Vérifier que tous les membres du conseil d'administration (CA) disposent d'un compte pouraccéder à l'Environnement Numérique de Travail (ENT).

Les comptes des personnels de direction, administratif, vie scolaire, professeurs, CPE,documentaliste, infirmière sont normalement créer automatiquement depuis l'annuairefédérateur (AAF).

Créer des comptes "invité" pour les personne absente de l'annuaire

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Créer un groupe ENT pour les membres du CA

Créer un dossier dans "l'espace établissement"

Important : Vous devez disposer d'un droit administrateur pour créer un dossier dans cetespace.

Attribuer les droits de lecture/écriture au dossier partagé

Déposer des fichiers dans le dossier partagé

Écrire un courrier dans la messagerie Lilie pour avertir les membres du groupe du dépôt

Mise en œuvre dans l'ENT HdS/ENT95 :Créer des comptes "invité" pour les personne absente de l'annuaire

Vérifier que tous les membres du conseil d'administration (CA) disposent d'un compte pouraccéder à l'Environnement Numérique de Travail (ENT).

Les comptes des personnels de direction, administratif, vie scolaire, professeurs, CPE,documentaliste, infirmière sont normalement créer automatiquement depuis l'annuairefédérateur (AAF).

Les comptes de l'assistante sociale, ATTEE, médiateurs, accompagnement éducatifs,représentants des collectivités ne sont pas créés automatiquement. Si cela n'a pas déjà étéfait, il est nécessaire de leur créer un compte en fonction des besoins et si elles font partiesdes membres du conseil d'administration. (voir dans le club de l'ENT HdS, la fiche pratique n°42 disponible avec un compte correspondant(ENT HdS) ou administrateur (ENT95) oudirection. Pour la création de ces comptes, il sera nécessaire de se connecter avec un comptecorrespondant/administrateur). Si des comptes invités sont crés pour certains membres,vérifier avec un compte Correspondant/Administrateur que le module "Groupes de travail" est

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Le lendemain matin, les comptes créés apparaissent dans l'ENT. Il faut alors communiquer lescodes aux membres du CA.

Créer un groupe de travail accessible par l'ensemble des membres du conseil d'administration.

(voir pour l'ENTHdS, dans le club de l'ENT HdS, la fiche pratique n°7 )

Lors de la création du groupe de travail, vous pouvezactiver les modules qui vous seront utiles, ce choixpouvant être modifié ultérieurement.

Ajouter ensuite les membres du conseil d'administrationau groupe de travail.

Ajuster les rôles de chaque membre en fonction desbesoins

Écrire un courrier pour avertir les membres de la création du groupe

Envoyer un mail à tous les membres du conseil d'administration en utilisant la liste de diffusioncréée suite à la création du groupe. Dans ce courriel, vous pourrez les informer de la créationde ce groupe de travail et leurs préciser les conditions d'utilisation des documents présents.

Agenda et Dépot des fichiers dans le dossier partagé, renouvelable à chaque conseild'administration

Noter la date du conseil d'administration dans l'agenda de l'établissement (et du groupe detravail).Créer un dossier dans le module document du groupe de travail.Y déposer les documents relatifs à l'ordre du jour du CA : Ordre du jour, conventions, budget,documents de travail,....Puis à l'issu du conseil, y déposer le compte rendu.Noter éventuellement une information sur le tableau d'affichage du groupe de travail, des liensvers des sites pour des compléments d'informations.

Mise en œuvre dans l'ENT 91 (moncollege.essone.fr) :Créer des comptes invité pour les personnes absentes dans l'annuaire fédérateur de l'ENT

Créer une communauté « Conseil d'administration » sur l'ENT

Afficher toutes les communautés pour pouvoir en ajouter une.Saisie du nom de la communauté, de sa description et ajout éventuel d'un avatar.

Paramétrage de la communauté « Conseil d'administration »

Définir les services à inclure dans la communauté.

Gérer et ajouter les membres (ou les groupes de la communauté) en leur attribuant les rôles appropriés (gestionnaire,contributeur ou lecteur).

NB : Pour supprimer un membre (ou un groupe), il suffit de ne plus attribuer aucun rôle dans la communauté.

Documentation Moodle pour cette pageConnecté sous le nom « Jean-Sébastien Barboteu » (Déconnexion)

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Utilisation de la communauté « Conseil d'administration »

Possibilité pour le propriétaire de créer une page d'accueil spécifique à la communauté (en yincluant un message de bienvenue, des widgets...).

Élaboration éventuelle d'un agenda pour la communauté partagé avec l'ensemble desmembres du conseil d'administration.

Dans l'espace Documents, création d'un dossier par conseil d'administration (avec indicationde la date par exemple) pour y déposer les documents liés (ordre du jour, convocation,compte-rendu,...).

Selon les services activés dans la console d'administration de la communauté, possibilitéd'utiliser le forum, de créer un blog, un wiki relatifs à la communauté.

NB : L'option « Gérer la communauté » permet d'accéder directement à son paramétrage(uniquement pour le propriétaire et les gestionnaires de la communauté).