Proposition Technique et commerciale - dicsit.comdicsit.com/support/divers/Modèle Réponse...

Logiciel et matériel de gestion du SSIAD Offre de la société DICSIT Informatique

Dossier de réponse à la procédure adaptée lancé par

Logiciel et matériel de gestion du SSIAD

Offre de la société

> Votre interlocuteur commercialEmmanuel PENETRATDirecteur commercialTéléphone : 03 83 23 69 [email protected]

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SOMMAIRE

1 - INTRODUCTION..........................................................................................................................51.1 - Objet du document...................................................................................................................................51.2 - Intervenants dans la rédaction de ce document.......................................................................................51.3 - Documents de référence..........................................................................................................................5

2 - LES FACTEURS CLES DE SUCCES...................................................................................................62.1 - Focus sur les COMPETENCES METIERS......................................................................................................62.2 - Focus sur la conduite de projet.................................................................................................................82.3 - Les atouts de notre réponse...................................................................................................................13

3 - COUVERTURE FONCTIONNELLE.................................................................................................143.1 - Renseignements sur le logiciel................................................................................................................143.2 - Gestion des patients SSIAD.....................................................................................................................15

3.2.1 Administratif.............................................................................................................................................153.2.2 Soins..........................................................................................................................................................203.2.3 La gestion des salariés et de leur temps de travail....................................................................................25

geosoin...........................................................................................................................................................253.2.4 Gestion véhicules de services...................................................................................................................293.2.5 Sécurité des données................................................................................................................................303.2.6 EDITION DES ETATS PERIODIQUES............................................................................................................313.2.7 Indicateurs / statistiques...........................................................................................................................333.2.8 ACCESSOIRE PRATIQUE : LE CONSULTEUR PLUS (option non valorisée)...................................................35

4 - PRÉSENTATION DE MOBISOINS EN QUELQUES POINTS.............................................................364.1 - Solution de mobilité complète................................................................................................................364.2 - Présentation par capture d’écran de notre solution :.............................................................................37

5 - EDITION BUREAUTIQUE / INTERFACE BUREAUTIQUE................................................................43

6 - CONTRAINTES ET EXIGENCES....................................................................................................446.1 - Principes ergonomiques..........................................................................................................................446.2 - Interopérabilité.......................................................................................................................................44

7 - PERSPECTIVES FONCTIONNELLES MICROSOINS.NET..................................................................467.1 - Architecture technique...........................................................................................................................467.2 - Architecture fonctionnelle (maquettes)..................................................................................................47

8 - HÉBERGEMENT DONNÉES DE SANTÉ.........................................................................................598.1 - Respect des contraintes techniques.......................................................................................................59

8.1.1 - Sécurité des accès...................................................................................................................................598.1.2 - Passage du mode hébergé au mode hébergement en local ou inversement..........................................59

8.2 - Introduction à l’hébergement des données de santé à caractère personnel..........................................608.2.1 - L’hébergement des données de santé à caractère personnel un enjeu national....................................60

8.3 - La donnée de santé à caractère personnel : un cadre juridique précis...................................................608.3.1 - Définition de l’hébergement de données de santé à caractère personnel.............................................608.3.2 - Conditions d’hébergement : l’agrément préalable des hébergeurs de données de santé à caractère personnel...........................................................................................................................................................618.3.3 - Le contrat d’hébergement de données de santé à caractère personnel.................................................61

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8.3.4 - SLA / indicateurs objectifs capacité, sécurité et performances...............................................................61

9 - GESTION DES ÉVOLUTIONS APPLICATIVES.................................................................................649.1 - Modalité de mise à jour des versions......................................................................................................649.2 - Modalité d’interventions en assistance..................................................................................................65

10 - ANNEXES................................................................................................................................6710.1 - Annexe A : Liste des grilles d’évaluation intégrées...............................................................................67

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Figure 1: Gamme logicielle de DICSIT Informatique sur les services intervenants à domicile................................................7Figure 2 : MicroSOINS – Fiche générale patient...................................................................................................................15Figure 3 : MicroSOINS – dossier administratif......................................................................................................................16Figure 4 : MicroSOINS – détail d’une Prise en Charge..........................................................................................................17Figure 5 : MicroSOINS – Entourage......................................................................................................................................18Figure 6 : MicroSOINS – Dossier social.................................................................................................................................18Figure 7: MicroSOINS – Renseignements divers..................................................................................................................19Figure 8 : MicroSOINS – professionnels autour du patient..................................................................................................19Figure 9 : MicroSOINS – Les évaluations du patient.............................................................................................................20Figure 10 : MicroSOINS – L’ancienne grille AGGIR...............................................................................................................20Figure 11 : MicroSOINS – La nouvelle grille AGGIR..............................................................................................................21Figure 12 : MicroSOINS – Fréquence d’intervention – Plan de Soins...................................................................................21Figure 13 : MicroSOINS –Dossier Médical – ATCD, allergies, facteurs de risque..................................................................22Figure 14 : MicroSOINS –Dossier Médical – Traitements.....................................................................................................22Figure 15 : MicroSOINS –Dossier Médical – Transmissions évènements.............................................................................23Figure 16 : MicroSOINS –actes libéraux...............................................................................................................................23Figure 17 : MicroSOINS – Matériel.......................................................................................................................................24Figure 18 : GEOSOIN – Planning RH.....................................................................................................................................25Figure 19 : GEOSOIN – Planning annuel salarié....................................................................................................................26Figure 20 : GEOSOIN – Tournée visualisation murale (verticale).........................................................................................27Figure 21 : GEOSOIN – Tournée visualisation temporelle (horizontale)...............................................................................28Figure 22 : GEOSOIN – Exemple visualisation optimisation tournée cartographique..........................................................28Figure 23 : Microsoins – Véhicules services.........................................................................................................................29Figure 24 : Microsoins – Gestion des droits d’accès.............................................................................................................30Figure 25 : Microsoins – Droits Groupe Utilisateurs............................................................................................................31Figure 26 : Microsoins – Droits Utilisateurs.........................................................................................................................31Figure 27 : MicroSOINS – Etat des présents au 1er jour du trimestre...................................................................................32Figure 28 : MicroSOINS – Tableau trimestriel et avis de prolongation (parmi 60 modèles).................................................33Figure 29 : Statistiques – Exemple d’édition........................................................................................................................33Figure 30 : Statistiques – Création rapport..........................................................................................................................34Figure 31 : Mobisoins - Authentification..............................................................................................................................37Figure 32 : Mobisoins – Fonctionnalités..............................................................................................................................38Figure 33 : Mobisoins – Détail d’une séance........................................................................................................................39Figure 34 : Mobisoins – Transmissions ciblées.....................................................................................................................40Figure 35 : Mobisoins – Transmissions générales................................................................................................................41Figure 36 : Mobisoins - Constantes......................................................................................................................................41Figure 37 : Mobisoins - GED.................................................................................................................................................42Figure 38 : Microsoins- Exemple document de publipostage..............................................................................................43Figure 39 : Interconnexions portails régionaux....................................................................................................................44Figure 40 : références de portails régionaux........................................................................................................................45Figure 41 : Microsoins.net - Authentification.......................................................................................................................47Figure 42 : Microsoins.net – Fenêtre d’accueil....................................................................................................................48Figure 43 : Microsoins.net - Service.....................................................................................................................................48Figure 44 : Microsoins.net – Fiche patient...........................................................................................................................49Figure 45 : Microsoins.net – Prise en charge.......................................................................................................................50Figure 46 : Microsoins.net – Prolongation prise en charge..................................................................................................51Figure 47 : Microsoins.net – Clôture prise en charge...........................................................................................................52Figure 48 : Microsoins.net – Dossier social..........................................................................................................................53Figure 49 : Microsoins.net – Dossier patient / Matériel.......................................................................................................54Figure 50 : Microsoins.net – Dossier médical patient..........................................................................................................54Figure 51 : Microsoins.net – Dossier intervenant extérieur patient.....................................................................................55Figure 52 : Microsoins.net – Répertoire soins......................................................................................................................56Figure 53 : Microsoins.net – Plan de soins...........................................................................................................................57Figure 54 : Microsoins.net – Interface bureautique.............................................................................................................57Figure 55 : Microsoins.net – Messagerie interne.................................................................................................................58Figure 56 : PHARMAGEST - SLA............................................................................................................................................61Figure 57 : Modalités assistance - Mantis............................................................................................................................66

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1 - INTRODUCTION1.1 - OBJET DU DOCUMENT

Le présent document constitue le mémoire technique de l’offre de la société DICSIT Informatique à la procédure adaptée logiciel métier lancé par le Centre Hospitalier de Saint-Calais, pour logiciel et matériel de gestion du SSIAD .Ce document présente le détail des solutions sélectionnées par DICSIT Informatique pour répondre aux exigences fonctionnelles, techniques et financières de la consultation.

1.2 - INTERVENANTS DANS LA RÉDACTION DE CE DOCUMENT

Pour la présente offre, l'équipe de réponse se tient à votre disposition pour vous apporter tous renseignements complémentaires. Vos interlocuteurs sont :

Société/Entité Fonction NomDICSIT Informatique Directeur technique et

commercialEmmanuel PENETRATTél : 03 83 23 69 00Port : 06 08 98 34 [email protected]

DICSIT Informatique Référente commercial projet SSIAD

Marine BENIERTél : 03 83 23 69 00 [email protected]

1.3 - DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

- AAPC logiciel SSIAD- Bordereau de prix- Règlement de Consultation

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mailto:[email protected]



2 - LES FACTEURS CLES DE SUCCES2.1 - FOCUS SUR LES COMPETENCES METIERS

DICSIT Informatique est éditeur depuis 1995 de progiciels métiers (AntHADine,HarmoniDom, Microsoins ,Mémorialis …) à destination des HAD, SSIAD,ESAAD,CLIC, CSI, Réseaux de santé et des Services d’aide à domicile …..

DICSIT Informatique compte à ce titre 1600 clients en France dont 350 clients Microsoins pour les SSIAD et 60 clients Mémorialis pour les ESAAD.

Nous sommes aujourd'hui reconnus pour notre expérience auprès des services de soins à domicile ainsi que pour nos connaissances de l'ensemble des problématiques que vous rencontrez tous les jours.

En nous faisant confiance, vous bénéficiez d’un logiciel métier mais également de tout notre savoir-faire, de notre réactivité pour traiter vos demandes et de nombreux services offerts comme nos clubs de discussion métiers, spécifiques à chaque type de service.

La société DICSIT n’a cessé de se développer depuis sa création en 1995 avec une hausse constante de son CA et avec des résultats à 2 chiffres.

Une gestion prudente et rigoureuse lui a permis de mettre en réserve légale une somme importante qu’elle travaille financièrement et qui lui permet d’assurer largement son BFR.

DICSIT s’est donné les moyens d’être un des 2 éditeurs incontournables dans le domaine des SI en HAD. Elle a racheté le fond de commerce de CEIDRE et ainsi récupéré une autre expertise métier au travers d’un autre logiciel, d’une équipe de personnes qu’elle a conservée et de 25 nouveaux clients dont des clients majeurs éclairés (HAD de LENS, de NANCY …). Ainsi que la société VIGIMEDIS en 2013 spécialisée dans la télésanté (récupération et traitement des données au chevet du patient, suivi des plaies).

DICSIT est DMP compatible pour ses logiciels médicaux. Elle s’est engagée dès le départ auprès de l’ASIP et a pour client le GCS Esanté Picardie qui est un des précurseurs du DMP.

DICSIT a 3 gammes de logiciels qui sont tous porteurs car tous significatifs d’économie pour la sécurité sociale (SSIAD, HAD, Réseaux de santé, E-Admission en ligne par internet …)

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DICSIT propose une base commune partagée sur l’ensemble du spectre

Figure 1: Gamme logicielle de DICSIT Informatique sur les services intervenants à domicile

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2.2 - FOCUS SUR LA CONDUITE DE PROJET

DICSIT Informatique a accumulé une expérience très importante en conduite de projets de nature et complexité diverses. Cette expérience est transcrite dans une démarche d’assurance qualité

Voici une liste de 5 références de projets important que nous avons menés en lien direct ou indirect avec votre projet :

Nom du service destinataire : ADMR41 BLOIS

Caractéristiques du destinataire : L’ADMR41 est une fédération comprends 11 services SSIAD et 3 services ESA. Ces 14 services sont répartis sur l’ensemble du département. Leur ancien logiciel et éditeur ne répondant plus à leur cri-tères d’activité, notamment pour la partie ESA (Equipe Spécialisée Alzheimer) l’ADMR41 s’est intéressé à de nouvelle perspective d’évolution.C’est pourquoi la fédération nous a fait confiance grâce également à la participation d’un de nos utilisateurs l’ADMR13 Le logiciel permettra d’avoir un suivi des interventions des aides-soignants, infirmier (e) salarié, assistant en soins gé-rontologique, services par services mais également une visualisation globale de l’ensemble du territoire.

Date et durée du projet : de Septembre 2014 à aujourd’hui

Budget du projet : 80 K€

Travaux réalisés : Etude de cadrage et mise en œuvre de la solution Microsoins et Mémorialis en hébergement données de santé. Reprise de données (Apozeme) des 14 services. Intégration des documents officiels et usuels dans Microsoins et Mémorialis via interface bureautique et son publipostage. Conduite hebdomadaire de projet par réunion téléphonique

Installation, formation, réajustement des besoins en fonction des configurations spécifiques du projet en cours.

Contact du service destinataire : Mr DEBENNE - Responsable ADMR41 - 02 43 09 55 55 - [email protected]

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Nom du service destinataire : HAD de la Fondation de la Croix Saint Simon

Caractéristiques du destinataire : Implantée en Ile-de-France, l’HAD Croix Saint-Simon intervient sur Paris, dans les Hauts-de-Seine, en Seine-Saint-Denis et dans le Val-de-Marne. Elle fait partie des 200 établissements d’HAD en France, de statuts variés - publics, participants au service public hospitalier PSPH, associatifs et privés à but lucratif.

Avec une capacité initiale de 200 places, elle occupe la 4ème place au niveau national et la 3ème place en Ile-de-France. Elle possède un secteur adulte, pédiatrique, ante-partum et post-partum

Date et durée du projet : de mai 2010 à octobre 2011


Travaux réalisés :

- étude de cadrage détaillée + définition et suivi d’une conduite du changement avec le conseil THMC- reprise des données du logiciel existant- paramétrage et dématérialisation des 4 dossiers médicaux de spécialité- mise en oeuvre de multiples interfaces (interface comptable, BG, AME ..) - module permettant d’utiliser les téléphones portables pour photographier et envoyer automatiquement des documents issus de MCO ou du domicile du patient dans la gestion électronique des documents d'antHADine dans une arborescence conforme au DMP

Contact du service destinataire : Dr Elisabeth LESFARGUES - Directrice / Directrice médicale - Pôle Hospitalisation et soins à domicile Fondation Œuvre de la Croix Saint-Simon - [email protected] - 35 rue du Plateau CS 2000475958 PARIS cedex 19 - Tél. : 01 53 72 33 45

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Nom du service destinataire : HAD de l’Aven à Etel (LORIENT)

Caractéristiques du destinataire : Implantée en région Bretagne, l’HAD de l’Aven à Etel intervient sur les 52 com-munes du territoire de santé de Lorient/Quimperlé : de Priziac à Groix et de Pont-Aven à Quistinic. Il est géré par une Association déclarée, privée à but non lucratif, régie par la loi du 1er juillet 1901 et portée par des valeurs de service pu-blic : réunir et garantir la qualité et la sécurité des soins à la personne hospitalisée à domicile. L’HAD de l’Aven à Etel s’inscrit dans une expertise de la coordination d’hospitalisations à domicile, assurant l’organisation et le suivi des pa-tients en HAD, en appui des Libéraux et professionnels du domicile, qui assurent l’intégralité des prises en charge (mé-dicaments, dispositifs et fournitures médicaux, soins, aide à domicile…).

Avec une capacité de 120 patients par jour, elle se positionne dans une politique évidente de partenariat et de coordi-nations avec les professionnels de santé.A ce jour au total, 1622 partenariats sont actifs : 1182 conventions signées et 404 collaborations non signées. La grande majorité des partenaires contribuent au bon fonctionnement de l’HAD. A si-gnaler, le caractère « libéral » des médecins généralistes : 124 médecins (soit 39% des médecins généralistes libéraux partenaires) ont choisi de ne pas signer de convention, ce qui n’empêche pas une étroite collaboration.

Elle possède un secteur adulte, polypathologies et périnatalité.

Date et durée du projet informatisation et remplacement ARCAN : de Février 2008 à aout 2008Date et durée projet Concentrateur Pharmaceutique de l’Ouest : 2010 à 2011

Budget du projet : 70 000 K€

Travaux réalisés :

- étude de cadrage détaillée + définition et suivi d’une conduite du changement avec le conseil HAD de Lorient- reprise des données du logiciel existant ARCAN- paramétrage et dématérialisation des dossiers médicaux de spécialité- mise en oeuvre de multiples interfaces (export analytique excel sous-séquence coût patient)- Mise en place interface avec le Concentrateur Pharmaceutique de l’Ouest (CPO) pour récupération dématérialisée des factures des officines de ville

Contact du service destinataire : Mr FOSSIER Eric – Directeur HAD - [email protected] - 02 97 21 07 27- Mr SALZE Olivier – L’Annexe informatique - [email protected] - 02 28 21 64 05 – 18 Rue Colbert – 56100 LORIENT

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Nom du service destinataire : HAD du Centre Hospitalier de Chambery

Caractéristiques du destinataire : HAD polyvalent de 30 places rattaché à un établissement de santé public (le Centre Hospitalier de Chambéry, référent sur le territoire ).

Equipe pluriprofessionnelle de coordination , mais aussi équipe de production de soins, travaillant en collaboration (par convention) avec les professionnels de santé du secteur (Médecins traitants, infirmiers libéraux etc...)

Date et durée du projet : de avril 2010 à avril 2011


Travaux réalisés : Le HAD du CH de Chambery a choisi notre solution antHADine en mode hébergé et interconnectée avec le bureau des entrées de l'hôpital. La volonté claire du projet était d'aller jusqu'à une production de soins au chevet du patient.

Nous leur avons donc proposé une solution packagée autour d'un ultra-portable avec 3G, d'un lecteur de carte CPS pour l'accès par les salariés et par les intervenants libéraux et d'un scanner pour les remontées de document en provenance du domicile. (solution préconisée dans le livre blanc de la FNEHAD). L'affectation du terminal au patient se fait à distance et sans aucune inscription sur le terminal lui même rendant les terminaux anonymes et reaffactables sans manipulation au chevet du patient. A la connexion via la carte CPS sont tout de suite affichées les informations pertinente au regard de la visite prévue (soins à réaliser, traitements prévus, pancartes des constantes, synthèse des trans ciblées ouvertes, synthèse médicale).

Outil de l'amélioration de la qualité de coordination des soins, il est interfacé avec un logiciel permettant d'optimiser les tournées des soignants en fonction des soins prescrits et de la géolocalisation du patient : GeoSOIN

Contact du service destinataire : Dr Laurent AMICO - SQUARE MASSALAZ CENTRE HOSPITALIER DE CHAMBÉRY 73000 CHAMBERY 06 32 17 41 42 laurent. amico @ch-chambery.fr

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Nom du service destinataire : GCS de Télésanté Lorraine

Caractéristiques du destinataire : Le GCS Télésanté Lorraine a été crée le 2 mai 2007 par la volonté de 9 établisse-ments de santé et sous l’égide de l’ARS de Lorraine avec pour objet la mise en œuvre d’infrastructures et de services as-sociés pour des échanges médicaux numérisés entre les professionnels de santé, en vue de répondre aux besoins de la population sanitaire et de respecter les exigences légales, notamment en termes de confidentialité, sécurisation et tra-çabilité des données de santé.

Date et durée du projet : de janvier 2010 à en cours


Travaux réalisés :Le projet i-Mad pour la gestion des demandes d'admissions en SSR est soutenu par l'ARS Lorraine qui a confié la MOA au GCS TELESANTE LORRAINE. La solution en ligne "Attentum" a été retenue pour son adéquation avec les enjeux et objectifs du projet.

- Conception du dossier unique de demande d'admission en SSR à partir du cahier des charges de l'ARS.Une intégration spécifique aux services du GCS TéléSanté Lorraine a été également réalisée : Gestion de l'au-thentification CPS + dégradé via le SSO, interrogation de l'annuaire régional via LDAP. Intégration au ROR Ile de France

- Paramétrage du workflow : Le GCS TéléSanté Lorraine a défini dans l'application le workflow souhaité pour cette gestion des demandes d'admissions en SSR. Le paramétrage de différents "états" de dossiers (créés, envoyés, ...) permet de déclencher différents évènements (alertes, traçabilité, ...) et de déterminer les ac -tions possibles des émetteurs et des récepteurs de dossiers.

La phase pilote a démarré en fin d'année 2010 et a permis d'optimiser les fonctionnalités tant pour les demandeurs que pour les receveurs. Les axes principaux d'amélioration ont été de réduire le temps de saisie nécessaire et la mise en place de divers automatismes. (systèmes d'alertes, ...)

La généralisation sera effective fin 2011. La partie observatoire sera disponible à travers les outils décisionnels du GCS

Contact du service destinataire : M. Vianney NOEL - Directeur Technique GCS Télésanté Lorraine - 03 83 97 13 70 - 06 74 15 54 42

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2.3 - LES ATOUTS DE NOTRE RÉPONSE

DICSIT Informatique est éditeur SSIAD multi-services, multi-secteur d’activité, multi-secteurs géographiques. Avec une équipe de développement dédiée au SSIAD/ESAAD, nous sommes en cours de développement de la nouvelle tarification des SSIAD (qui est complexe et très éloignée de la T2A) mais également et surtout l’intégration des indicateurs ANAP

Au chevet du patient sont accessibles tous les éléments de productions de soins, un dossier médical paramétrable, un dossier social et psychologique

Nous sommes entièrement interfacés avec GEOSOIN qui permet une optimisation des tournées grâce à un géocodage des patients et des soignants.

DICSIT Informatique propose un hébergement de ses clients chez PHARMAGEST qui est agréé hébergeur de données de santé

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3 - COUVERTURE FONCTIONNELLE3.1 - RENSEIGNEMENTS SUR LE LOGICIEL

Microsoins a été conçu en 1998 et a été le premier logiciel commercialisé par la société DICSIT Informatique.Il équipe actuellement près de 350 SSIAD sur toute la France.

Le nombre moyen de mises à jour annuelles est de 3 ou 4 sauf changement de réglementation ou demandes spécifiques du service. Pour exemple, nos prochaines mises à jour porteront sur l’intégration des indicateurs ANAP qui aujourd’hui sont considérés à titre expérimental sur le territoire français mais seront officiellement et totalement déployés courant de l’année 2016-2017.

Le logiciel est fourni avec une documentation rédigée en français spécifique à chaque zone de saisie.

Des droits d’accès sont disponibles et paramétrables selon vos souhaits : identification par utilisateur permettant une Lecture, Création, Modification et Suppression par fenêtre.

Les développements majeurs sur le logiciel Microsoins porteront notamment sur l’évolution de l’activité des SSIAD et plus particulièrement sur l’intégration de la tarification à l’acte pour les SSIAD .Nous avons développé plusieurs interfaces entre Microsoins et d’autres logiciels, logiciels de comptabilité pour la plupart.

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3.2 - GESTION DES PATIENTS SSIAD

Figure 1 : MicroSOINS – Fiche générale patient

Le service peut saisir dans cet onglet le nom du patient, le prénom, le nom de jeune fille, l’adresse, le numéro de sécurité social ainsi que le médecin traitant.

Les patients peuvent avoir un dossier :

- Actif : le patient est actuellement pris en charge dans le service

- En liste d’attente : vous pouvez saisir le dossier des patients en attente par manque de place ou autre motif, et sortir ainsi des statistiques utiles (indicateur des demandes non satisfaites, du profil des demandeurs…)

- Archivé : lorsqu’un patient n’est plus pris en charge, Microsoins le conserve en mémoire dans une autre liste.

Si ce patient revient dans le service, il suffit d'ouvrir à nouveau son dossier.MICROSOINS le reconnaîtra comme la même personne et non comme un nouveau patient.

Une alerte peut être activée affichant les anniversaires des patients.

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3.2.1 Administratif

Figure 2 : MicroSOINS – dossier administratif

Le service peut saisir dans cet onglet la caisse de sécurité sociale du patient ainsi que son sous régime (nécessaire au tableau trimestriel administratif). Il est bien entendu possible de différencier le patient de l’assuré social, le cas échéant.Une alerte est générée lorsque les droits du patient arrivent à échéance.

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Figure 3 : MicroSOINS – détail d’une Prise en Charge

Nous retrouvons sur cet onglet la prise en charge du patient en notifiant sa date de prise en charge, l’objectif principal de la prise en charge, la circonstance principale de la prise en charge et l’origine de la demande de prise en charge (ces trois derniers items sont optionnels).De plus le service peut saisir directement sur cette fenêtre les prolongations ainsi que les arrêts temporaires ou définitifs de la prise en charge en y indiquant le motif de sortie et de retour (si sortie temporaire).Enfin le service peut indiquer en cas de sortie temporaire ou définitive l’établissement de destination ainsi que le devenir du patient.L’ensemble des documents à envoyer aux caisses est disponible depuis cet écran (avis d’admission, protocole de traitement, ...).

Des alertes sont prévues dans le cadre des prises en charges et prolongations qui arrivent à échéances (le délai d’alerte est paramétrable) mais également pour les patients qui sont en arrêt temporaire (hospitalisation courte durée, vacances, ...) et dont la prise en charge ou la prolongation se termine.

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Figure 4 : MicroSOINS – Entourage

Le service peut saisir dans cet onglet le nom et les coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence. Cette liste est directement imprimable via le menu Etats - Listes diverses – Liste des personnes à prévenir.

Figure 5 : MicroSOINS – Dossier social

Le service peut saisir dans cet onglet la situation familiale, le nombre d’enfants, la condition de vie, le type d’habitat, les mesures de protection du patient, le lieu de naissance ... De plus le service peut notifier les caisses de retraites, les différentes aides financières (APA,…) ainsi que les charges du patient. Il est possible de saisir des aides sans renseigner le montant.

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Figure 6: MicroSOINS – Renseignements divers

Cet onglet permet de noter tout type d’information et de pouvoir signifier si le service souhaite ou non les faire apparaître sur un document papier (en cochant la case dossier).Cette zone pourra donc être utilisée pour les informations à saisir jugées utiles par l’intervenant et ne rentrant pas dans d’autres écrans.

Figure 7 : MicroSOINS – professionnels autour du patient

Le logiciel comporte différentes listes de professionnels.

La liste des médecins traitant : permet au service de noter le nom, prénom et adresse des différents médecins traitant de sa zone d’intervention.

La liste des intervenants libéraux : permet au service de noter le nom, prénom, l’adresse et le type d’intervenant (Infirmier, Pédicure, Kinésithérapeute…). De plus le service peut retrouver dans le dos-sier de chaque intervenant les actes prodigués par les libéraux auprès des patients.

La liste des intervenants connexes : permet au service de noter le nom, prénom ou service, l’adresse ainsi que la catégorie du professionnel (Hôpital, Aide à domicile, Service de tutelle…)

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3.2.2 Soins

Figure 8 : MicroSOINS – Les évaluations du patient

Cet onglet permet d’avoir un historique complet des évaluations faites auprès des patients. Vous avez la possibilité de rechercher ces évaluations par date et/ou évaluateur. Plus d’une centaine de grilles d’évaluation sont disponibles dont les deux formats de la Grille AGGIR.

Figure 9 : MicroSOINS – L’ancienne grille AGGIR

Le GIR et le rang sont automatiquement calculés, de plus :

- Toutes les évaluations AGGIR sont conservées- En plus de la date d’évaluation, il est possible de laisser une date de réévaluation qui créera automatiquement une alerte dans le logiciel.- Un commentaire général peut être renseigné ainsi qu’un commentaire spécifique à chaque libellé d’évaluation.

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Figure 10 : MicroSOINS – La nouvelle grille AGGIR

Figure 11 : MicroSOINS – Fréquence d’intervention – Plan de Soins

Cet onglet permet au service de saisir le plan de soins prévu pour le personnel du service auprès du patient en indiquant les jours de passage, le moment et/ou l’heure prévue de passage, la durée de l’intervention, la date de début des interventions, le nombre et le type des salariés effectuant cette intervention et enfin les soins effectués lors de ces interventions. La liste des soins est entièrement personnalisable.

Un contrôle est effectué si le patient n’est plus prise en charge (ou si les dates de prise en charge ne sont pas à jour) et que des plans de soins sont toujours en cours.

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Figure 12 : MicroSOINS –Dossier Médical – ATCD, allergies, facteurs de risque

Le dossier médical contient les informations d’alerte (à prendre en compte impérativement dans la prise en charge du patient). Les éléments les plus utilisés dans cette partie sont :

- les pathologies- les traitements- les transmissions ciblées- les évènements

Figure 13 : MicroSOINS –Dossier Médical – Traitements

Cette partie permet au service de noter le traitement du patient en indiquant le prescripteur, la date d’ordonnance, la date de fin de l’ordonnance, la date de renouvellement de l’ordonnance, le nom du traitement ainsi que le mode d’administration et la posologie.

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Figure 14 : MicroSOINS –Dossier Médical – Transmissions évènements

Cet onglet permet de saisir les événements relevés auprès du patient. Cela peut se faire sous forme simple comme ici ou bien par les transmissions ciblées (paramétrage nécessaire des cibles, actions, résultats et des liens entre chaque saisie).

Figure 15 : MicroSOINS –actes libéraux

Cet onglet permet de saisir les actes effectués par les différents intervenants libéraux auprès du patient. Edition possible de récapitulatifs reprenant le nom du patient et de l’intervenant ainsi que les types d’actes, dépassements et déplacements.Les règles de calcul sont intégrées (deuxième acte d’une même visite à 50%, ...).

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Figure 16 : MicroSOINS – Matériel

Cet onglet permet de saisir le matériel :

- appartenant au patient- mis à disposition par le SSIAD ou loué par un prestataire (avec coût, dates et nom du professionnel)- petit matériel utilisé par le SSIAD avec gestion de stock (entrées et sorties, coûts, dates).

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3.2.3 La gestion des salariés et de leur temps de travail

GEOSOIN

L’objectif est double : suivre l’activité du personnel (calcul temps de travail, RTT, CA, repos, contrats, roulements, ...) et gérer les tournées du service avec une aide à l’optimisation.

Activité du personnel :Dans le planning il sera donc possible de gérer, entre autre :

Les différents contrats des salariés, les indemnités kilométriques si besoin, tous types d’absences (RTT, CA, AM, AT, ...), des relevés d’activités (nombre de RTT, nombre de WE travaillés, nombre de telle ou telle tournée, …), roulements de repos et jours travaillés (individuels et/ou groupés), calcul du temps de travail (avec cumul du solde d’heures), gestion des horaires de travail de chaque salarié niveau de compétence de chaque salarié etc. ...

Définition et paramétrage de toutes les activités décrivant votre organisation (travail au bureau ou en tournées, as -treintes, congés de toutes sortes) : choix des codes, des couleurs, des horaires, etc.

Construction assistée des roulements à partir des activités, possibilité de positionner et d’ordonner plusieurs activi -tés par jour, durée variable, recopie, différents automatismes

Affectation des roulements au personnel, choix de date quelconque de début, choix de la semaine, calcul automa-tique infini des plannings

Figure 17 : GEOSOIN – Planning RH

Gestion de 4 plannings par salarié : Roulement calculé automatiquement Prévisionnel pour gérer les écarts avec le roulement Souhaits du personnel, avec possibilité de validation assistée Réalisé pour décrire la réalité si elle diffère du prévisionnel

Calcul automatique de cumuls horaires par mois, semaine, quinzaine ou cycle, avec alertes pour les dépassements de seuils hebdomadaires paramétrables

Calcul automatique du nombre de présents par jour

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Calcul automatique du nombre de tournées par plage horaire (matin, après-midi, soir et nuit) Prise en compte des jours fériés Gestion des commentaires, sur n’importe quelle cellule du planning, signet, bulle d’aide et possibilité d’un mode

panaché d’affichage codes/commentaires Décompte automatique des congés de tous types (congés payés, RTT, fériés, absences, etc.) avec visualisation gra -

phique dynamique directement sur le planning Décomptes possibles en jour ou en « heures remplacées » en fonction du planning prévu Exports Excel sur une période quelconque (données brutes détaillées, ou cumuls sur la période) Gestion des éléments variables pour la paye Possibilité de paramétrer des congés proportionnels au temps de travail contractuel Décompte des heures avec report mensuel Initialisation des décomptes possible en cours d’année, quotas variables de congés par salarié Import des données réelles pointées dans Mobisoins par les soignants sur leur smartphone (heures de début et

de fin de visite, km parcourus entre les patients), avec possibilité de validation, de verrouillage, et de calcul des durées de travail, y compris en tenant compte des activités hors patient (formation, garage, pharmacie, réunion, etc.) Voir solution Mobilité Mobisoins

Possibilité d’annuler, d’effacer ou de rejouer toute action dans le planning Affichage du planning annuel d’un salarié, avec possibilité d’afficher un planning multiple

Figure 18 : GEOSOIN – Planning annuel salarié

Filtres par type de personnel, par type de contrat, et par secteur géographique ou organisationnel Fiche de compte temps mensuelle par salarié, avec possibilité d’impression pour signature Impression dynamique hautement paramétrable par combinaison de toutes les options d’affichage

Tournées patients : sur 70


Listing des tournées à effectuer par patient, Visualisation des tournées prévues chaque jour avec déplacement des patients par « glisser-coller », Visualisation des patients non affectés à des tournées, Gestion des contraintes d’horaires à respecter chez les patients, Gestion de l’adéquation patients/salariés etc. …

L’objectif principal est donc, en plus de la gestion administrative des salariés, de vous aider dans l’optimisation des tournées et donc de gagner rapidement en temps et en argent.

A chaque modification d’une tournée, le planning calcul la durée de la tournée. Il vous alerte également en cas de dépassement par rapport aux horaires de travail du salarié ce jour.Cela vous permet très rapidement d’organiser au mieux un déplacement de patient d’une tournée à une autre, lorsque cela est nécessaire.Le planning vérifie également que la position du patient dans la tournée correspond à ses souhaits ou obligations d’horaires.

Géocodage* des patients et des soignants à l’aide de Microsoft MapPoint, intégré dans GeoSoin* Calcul de l’adéquation entre les visites prévues et le personnel disponible, avec graphique horaire Possibilité de modifier jusqu’à la dernière minute la liste des visites à effectuer et les contraintes horaires associées

(créneau, durée et niveau de compétence) Calcul automatique des tournées* en fonction des contraintes horaires, des niveaux de compétence requis, et des

km parcourus selon 2 modes : Calcul à partir d’une journée modèle Calcul complet* pour une optimisation globale Affichage des tournées en mode planning mural (vertical)

Figure 19 : GEOSOIN – Tournée visualisation murale (verticale)

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ou temporel (horizontal)

Figure 20 : GEOSOIN – Tournée visualisation temporelle (horizontale)

Fonctions de glisser-déplacer des visites ou de tournées complètes, avec recalcul instantané des distances*, temps de parcours* et temps de tournée, et taux de remplissage des tournées

Calcul* automatique des notes de frais kilométriques en fonction des km prévus, et des tarifs de remboursement fixés par l’administration

Nombreux codes de couleur, indicateurs, et bulles d’aide pour faciliter les modifications manuelles Construction manuelle* assistée ou recopie de tournées existantes dans la version GeoSoin Lite Affichage des tournées sur la carte*, détail de l’itinéraire (textuel et cartographique)

Figure 21 : GEOSOIN – Exemple visualisation optimisation tournée cartographique

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Edition de feuilles de route, détaillées ou synthétiques, à la journée ou à la semaine. Impression ou export sous Ex -cel ou en PDF.

Edition détaillée des tournées, avec horaires intermédiaires et détail des km* aller, retour, et inter patients Envoi des tournées prévues vers Mobisoins (outil de mobilité sur smartphone)

* pour les fonctions liées à la cartographie, au calcul automatique des distances et des temps de parcours, la version complète GeoSoin avec cartographie est nécessaire.

3.2.4 Gestion véhicules de services

Microsoins possède un module de gestion du parc véhicule service ou personnel (immatriculation, Contrôle technique …)

Figure 22 : Microsoins – Véhicules services

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3.2.5 Sécurité des données

Le logiciel est protégé par mot des identifiants, mots de passe ainsi que par la gestion des droits et utilisateurs.Grâce à une gestion fine vous pourrez dès lors définir des groupes utilisateurs (type administrateur, aide-soignant, infirmier…) et à partir de ces groupes définir les droits de ces utilisateurs.

Figure 23 : Microsoins – Gestion des droits d’accès

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Figure 24 : Microsoins – Droits Groupe Utilisateurs

Figure 25 : Microsoins – Droits Utilisateurs

3.2.6 EDITION DES ETATS PERIODIQUES

Compte tenu du nombre de documents que les services doivent fournir périodiquement aux caisses d’assurance maladie, les éditions de ces derniers sont donc accessibles depuis le premier écran de Microsoins.

Mis à part le tableau trimestriel et le rapport annuel, l’ensemble des documents peuvent être différents d’un secteur géographique à un autre (rapports nominatifs trimestriels, registres médicaux, documents liés aux prises en charge, ...). Les caisses sont également une source de modèles particuliers. Pour cela, Microsoins embarque déjà bon nombre de ces modèles et Dicsit Informatique se propose d’intégrer vos propres documents, le cas échéant.

8.3.4

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Figure 26 : MicroSOINS – Etat des présents au 1er jour du trimestre

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Tableau Trimestriel(les sous régimes listés peuvent être personnalisés)

Avis de Prolongation (exemple de modèle)

Figure 27 : MicroSOINS – Tableau trimestriel et avis de prolongation (parmi 60 modèles)

3.2.7 Indicateurs / statistiques

Microsoins embarque un grand nombre de statistiques que vous pourrez croiser en fonctions des divers critères de choix de façon distincte mais vous aurez la possibilité de créer votre propre rapport pour générer et alimenter en un seul clic l’ensemble des informations qui vous seront nécessaire à la gestion de votre activité et votre pilotage médico économique.

Figure 28 : Statistiques – Exemple d’édition

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Figure 29 : Statistiques – Création rapport

Perspectives intégration indicateurs ANAP :

V1 : LIVRAISON 2ÈME QUINZAINE DE NOVEMBRE 2015

Edition individuel des indicateurs référencés ci-dessous pour saisie dans l’interface ou le fichier d’échange standardisé

Indicateur IPr2.1.2 Score moyen de l’échelle retenue de dépendance : dernier GMP connuIndicateur IPr3.1 Répartition des personnes accompagnées selon leur provenanceIndicateur IPr3.2 Répartition des personnes accompagnées - sorties définitivement sur l’année par motif ou destinationIndicateur IPr3.3 Taux d’hospitalisation complète (dont hospitalisations à domicile)Indicateur IPr4.1.1 Taux de réalisation de l’activitéIndicateur IPr4.2 Taux d’occupation des lits / places financésIndicateur IPr5.1 Taux de rotation des lits / places financésIndicateur 2Pr6.1 Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des GIR (1 à 6)Indicateur 2Pr6.3 Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des types de déficiences observéesIndicateur 2Pr6.4 Répartition par âge des personnes accompagnéesIndicateur 2Pr6.5 Durée moyenne de séjour / d’accompagnement des personnes sorties définitivement au cours de l’année (en nombre de jours)Indicateur 2Pr6.6 Part des personnes bénéficiant d’une mesure de protectionIndicateur 2Pr7.1.1 Nombre moyen de journées d’absence des personnes accompagnées sur la périodeIndicateur 2Pr7.2 File active des personnes accompagnées sur la périodeIndicateur 2Re3.2 Pyramide des âges du personnel

V2 : LIVRAISON PREMIER SEMESTRE 2016Export automatique vers tableau Excel formatéIndicateur 2Re3.1 Répartition des effectifs par fonction

Dans le chapitre « Perspectives fonctionnelles » de notre solution nous vous indiquerons les phases de migration de Microsoins en version Full Web permettant ainsi l’intégration des indicateurs cités ci-dessous :

V3 : LIVRAISON SECOND SEMESTRE 2016 (MICROSOINS.NET)Indicateur IPr1.1 Taux de personnes en dérogation ou hors autorisationIndicateur IRe1.1 Taux d’ETP vacants au 31/12Indicateur IRe2.1 Taux de personnels occupant une fonction de gestion d’équipe ou de « management »Indicateur IRe2.3 Taux de rotation des personnels sur effectifs réelsIndicateur 2Re3.3 Taux d’absentéisme par motif

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3.2.8 ACCESSOIRE PRATIQUE : LE CONSULTEUR PLUS (option non valorisée)

Cet outil a été développé pour répondre à une problématique récurrente rencontrée par les SSIAD: la

récupération des informations de la carte Vitale des patients pris en charge par les SSIAD.Il est en effet obligatoire pour les éditions trimestrielles (tableau trimestriel administratif et état nominatif) de préciser le numéro de sécurité sociale, la caisse de couverture sociale des patients, le sous régime ou code gestion du patient et les dates de validité de couverture.

En général la coordinatrice du SSIAD tente de récupérer l’attestation de carte Vitale chez le patient le jour de la visite d’admission. Cependant, lors de la visite à domicile on se rend compte qu’il est souvent difficile d’obtenir ce document chez les personnes âgées.

Le Consulteur PRO Plus vous permet donc de lire directement au domicile de vos patients la carte Vitale et ainsi de récupérer toutes les informations nécessaires à vos prises en charge. Une fois de retour au service il vous suffit de brancher le Consulteur Plus à un ordinateur équipé de Microsoins (câble USB fourni) et le déchargement se fait automatiquement et viens compléter le dossier de vos patients.

Présentation du Consulteur PRO Plus

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4 - Présentation de Mobisoins en quelques points

4.1 - SOLUTION DE MOBILITÉ COMPLÈTE

Possibilité pour la coordinatrice de suivre au fur et à mesure de la tournée les transmissions ciblées et notamment déclencher les actions nécessaires sans attendre le retour du personnel au service (ex : rappel d'un médecin pour refaire une prescription), Suppression de fiches papier (relevé de kilomètres effectués, entretien du véhicule, classeur patient, diagramme de soins, fiche de transmission ciblées…),

Retours précis des interventions au domicile (horaires d’intervention, temps passé au domicile, soins effectués, kilo-mètres réalisés…),

Simplification du partage de l’information dans le service entre soignants,

Exploitation précise de nouvelles statistiques (statistiques sur les soins réalisés, temps passé au domicile, nombre d’in-terventions, transmissions ciblées renseignées, taux de résolution…)

Représentation graphique des constantes,

Sensibilisation du personnel soignant à l’informatique et aux nouvelles technologies

Dossier patient :

Données accessibles : Etat civil, Entourage, Intervenants extérieurs, Résumé du dossier médical et Situation du patient au domicile. Un double de clés à récupérer au service ? Des informations sur la route à prendre pour accéder au domicile d’un patient ? Le numéro de téléphone portable d’un aidant ? : toutes ces informations sont très facilement accessibles dans Mobisoins.

Dossier séance :

Données accessibles : Heure de début et de fin de visite (lecture possible de badges NFC depuis les smartphones compatibles pour valider ces horaires), kilomètres réalisés, temps de route, validation des soins effectués (distinction entre soins prévus et autres soins).Mobisoins donne accès aux soignants à l’ensemble des soins à réaliser tels que planifiés dans Microsoins

Dossier transmissions ciblées :

Données accessibles : Cibles, données, actions et résultatsCes données sont entièrement personnalisables (nous vous proposons par défaut la codification des transmissions ciblées suivant les besoins fondamentaux de Virginia Henderson).

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Dossier constantes :

Données accessibles : Historique des 10 derniers relevés de chaque constante.

4.2 - PRÉSENTATION PAR CAPTURE D’ÉCRAN DE NOTRE SOLUTION :

Figure 30 : Mobisoins - Authentification

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Figure 31 : Mobisoins – Fonctionnalités

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Figure 32 : Mobisoins – Détail d’une séance

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Figure 33 : Mobisoins – Transmissions ciblées

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Figure 34 : Mobisoins – Transmissions générales

Figure 35 : Mobisoins - Constantes

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Figure 36 : Mobisoins - GED

MATERIEL PRECONISE :

Dans le cadre de votre consultation, vous souhaitez l’acquisition des matériels nécessaires.

Dicsit Informatique n’est pas une société revendeur en matériel, cependant des prérequis techniques recommandés sont mis à votre disposition pour un bon fonctionnement de nos solutions avec les smartphones et/ou tablette

Smartphone / Tablette :

- OS android - RAM 1 G0- Si option DATA forfait de 1 G0- Compatibilité NFC- Ecran 5 pce (minimum souhaitable)- Application dictaphone souhaitable pour les comptes rendu séance si besoin

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5 - Edition bureautique / Interface bureautique- Export des données vers des logiciels bureautiques tel que Microsoft Office

Microsoins embarque une interface bureautique permettant l’édition de documents personnalisables sous Word.

Les documents s’éditent et se paramètrent depuis l’application. La mise en page a lieu dans Word.

Cette partie est accessible pour les patients et les professionnels.

Il sera donc possible, via le logiciel Word, d’éditer toutes sortes de documents correspondants aux besoins de votre SSIAD.

Ces documents peuvent être :

- lettres types- enveloppes- étiquettes- dossier patient- fiche traitement- etc...

L’interface bureautique permet également l’extraction des données du logiciel sous Excel afin de les exploiter de manière totalement libre pour des statistiques ou des listings.

Figure 37 : Microsoins- Exemple document de publipostage

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Les champs de fusion se renseignent automatiquement en fonction des informations saisies dans Microsoins


6 - CONTRAINTES ET EXIGENCES

6.1 - PRINCIPES ERGONOMIQUESLa description des exigences ergonomiques est conforme avec l’ergonomie du logiciel

6.2 - INTEROPÉRABILITÉ

La solution est DMP-Compatible et donc conforme au cadre d’interopérabilité de l’ASIP. Elle est actuellement agréée pour les fonctions de gestion et de création de DMP, nous visons un agrément pour les fonctions d’alimentation et de lecture pour ce semestre

De plus, l’ensemble des logiciels de notre gamme est interopérable avec les portails régionaux tels les ENRS portés régionalement par des GCS.

Vous trouverez ci-après les interconnexions possibles et nos références en la matière dans d’autres régions. A savoir que nous nous interconnectons en Lorraine avec le ROR qui est le même ROR que l’Ile de France.

Figure 1 : Interconnexions portails régionaux

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Figure 1 : références de portails régionaux

Nous avons de plus développé et mis en place les interfaces HPrim Santé et Hprim XML. Les profils IHE et XDS sont aussi supporté, ils étaient un prérequis pour l’agrément DMP.

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7 - Perspectives fonctionnelles Microsoins.netDans le cadre de son évolution, Dicsit Informatique fait le choix de migrer Microsoins vers Microsoins.net. Plusieurs phases seront nécessaires afin d’aboutir à une commercialisation fin d’année 2016

Cette solution Full Web, qui sera conçue de manière à optimiser l’ergonomie et une fluidité de manipulation, aura pour objectif principal d’implémenter de façon native l’ensemble des besoins nationaux dans une seule et unique solution.

Elle vous permettra où que vous soyez et dès lors que vous avez une connexion internet, d’accéder au dossier patient (création, alimentation, consultation) optimisant le temps de travail du personnel administratif ou soignant.

De nouvelles fonctionnalités seront donc mises à disposition pour l’utilisateur.

7.1 - ARCHITECTURE TECHNIQUE

Langage et plateforme de développement : C# - ASP.NET MVC5 – Framework .net 4.5Serveur Web : IIS 7 et supérieurBase de données : MS SQLServer Nos solutions web respectent l’architecture n-tiers.

Nos solutions web s'appuient sur des solutions robustes largement diffusées :

permettent un interfaçage par connecteur avec différents partenaires (sous condition de l'environnement du partenaire),

permettent une flexibilité sur les montées en charge, permettent une flexibilité sur les environnements de virtualisation

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Proposition d’une architecture Web

7.2 - ARCHITECTURE FONCTIONNELLE (MAQUETTES)

Vous retrouverez l’ensemble des briques fonctionnelles actuelles de Microsoins mais également des nouveautés tel que le parcours de vie (Histoire de vie patient) entre autre.

Ci-dessous quelques maquettes déjà en cours de développement :

Figure 38 : Microsoins.net - Authentification sur 70


Figure 39 : Microsoins.net – Fenêtre d’accueil

De manière intuitive et rapide l’utilisateur accèdera au dossier qu’il souhaitera consulter/modifier/créer

Figure 40 : Microsoins.net - Service

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Fenêtre d’accueil, accès aux différents répertoires et thèmes du logiciel


Figure 41 : Microsoins.net – Fiche patient

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Fiche administrative patient

Rappel à gauche pancarte information administrative et santé


Figure 42 : Microsoins.net – Prise en charge

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Prise en charge patient


Figure 43 : Microsoins.net – Prolongation prise en charge

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Prise en charge patient et prolongation

Création prolongation


Figure 44 : Microsoins.net – Clôture prise en charge

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Prise en charge patient et clôture

Clôture/motif /devenir

Dossier social patient – condition de vie


Figure 45 : Microsoins.net – Dossier social

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Dossier social patient – condition de vie - Ressources

Dossier patient - matériel

Pathologies


Figure 46 : Microsoins.net – Dossier patient / Matériel

Figure 47 : Microsoins.net – Dossier médical patient

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Dossier patient médical


Figure 48 : Microsoins.net – Dossier intervenant extérieur patient

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Dossier patient – intervenants extérieurs


Figure 49 : Microsoins.net – Répertoire soins

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Répertoire soins

Le répertoire soins alimenté est la base pour créer la fréquence d’intervention et soins associés

Plan de soins patient


Figure 50 : Microsoins.net – Plan de soins

Figure 51 : Microsoins.net – Interface bureautique

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Interface bureautique

Notre développement se base sur l’existant de nos solutions web actuelle (antHADine.net pour HAD).A partir de cette fenêtre il sera possible de créer des modèles d’édition


Figure 52 : Microsoins.net – Messagerie interne

Une messagerie interne sera mise en place dans la version Full Web de Microsoins interne et sera sécurisée via la MSS courant 2016

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Choix du document à éditer

Messagerie interne

- Emission/réception message- Liste de diffusion- Consignes


8 - Hébergement données de santé

8.1 - RESPECT DES CONTRAINTES TECHNIQUES

8.1.1 - Sécurité des accès

La sécurité des accès de notre offre est garantie par 3 facteurs :

- le haut degré de sécurité de l’accès aux serveurs de PHARMAGEST (mode hébergé)- la sécurisation de l’accès RDP crypté et HTTPS (mode hébergé)- la gestion fine avec traçabilité des droits d’accès tel que décrit dans le chapitre habilitations (mode hébergé et

réseau local)

8.1.2 - Passage du mode hébergé au mode hébergement en local ou inversement

Le client est propriétaire de ses données et pourra à tout moment décider de basculer de l’hébergement par les soins de PHARMAGEST vers un hébergement en local par ses propres moyens ou inversement.

Nous demandons cependant un délai de 30 jours pour la date de réinstallation du logiciel par nos soins sur le nouvel hébergement. Le coût de cette réinstallation serait alors de 750 €HT. De plus la somme relative à l’hébergement par nos soins jusqu’au 31/12 de l’année en cours nous serait dû.

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8.2 - INTRODUCTION À L’HÉBERGEMENT DES DONNÉES DE SANTÉ À CARACTÈRE PERSONNEL

8.2.1 - L’hébergement des données de santé à caractère personnel un enjeu national

La loi « Hôpital, Patients Santé et Territoire » adoptée par L’Assemblée Nationale le 23 Juin 2009 redessine l’organisation et le pilotage du système de soins. Les dispositifs ont été pensés afin de replacer le patient au centre du dispositif, lui permettant de bénéficier de réponses concrètes et adaptées à ses besoins de santé. Afin d’apporter les moyens nécessaires à l’information, au partage et à l’échange de données médicales une large réflexion a été menée autour de la « e-sante ». Ce partage de l’information est une réelle opportunité d’amélioration de la qualité des soins pour peu que les conditions de respect de la sécurité des données individuelles de santé soient respectées.

Dans le cadre de l’application de cette loi, l’ASIP Santé a pour objectif le déploiement des systèmes d’information partagés dans le domaine de la santé et dans le secteur du médico-social. Pour se faire elle permet l’essor des pratiques médicales fondées sur l’informatique de Santé, en particulier par la mise en place d’une procédure d’agrément pour les hébergeurs des données de santé à caractère personnel

8.3 - LA DONNÉE DE SANTÉ À CARACTÈRE PERSONNEL : UN CADRE JURIDIQUE PRÉCIS

Cadre juridique général (extrait du site « http://esante.gouv.fr)

La loi n° 2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de soins a profondément bouleversé la relation entre les patients et les professionnels de santé. En posant le principe du droit à l’information du patient et en réaffirmant le droit à la confidentialité des données de santé, la loi a imprimé une évolution marquante dans l’organisation du système de santé.

Le droit à la confidentialité des données de santé conditionne leurs modalités d’hébergement. Il convient tout d’abord de définir ce qu’est l’hébergement des données de santé à caractère personnel, pour analyser les conditions dans lesquelles celui-ci doit avoir lieu.

8.3.1 - Définition de l’hébergement de données de santé à caractère personnel

Les professionnels de santé sont tenus, selon les règles déontologiques qui leur sont applicables, de tenir à jour une fiche d’information sur chaque patient. En établissement de santé, un dossier hospitalier est ouvert pour chaque patient pris en charge. Ces documents sont conservés sous la responsabilité du professionnel de santé ou de l’établissement de santé qui les détient.

En tant que responsables du traitement, les établissements de santé et les professionnels de santé sont tenus de déclarer leurs fichiers à la CNIL. À cet effet, certaines professions bénéficient pour la déclaration de leurs fichiers de formalités allégées.

La déclaration de traitement est effectuée, quelles que soient les modalités d’hébergement des données de santé à caractère personnel définies à l’article L.1111-8 du Code de la santé publique. En effet, les professionnels de santé peuvent choisir de conserver eux-mêmes les données de santé de leurs patients ou de les confier à un hébergeur agréé pour cette activité. L’hébergeur est chargé d’assurer la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et la disponibilité des données de santé qui lui sont confiées par un professionnel de santé, un établissement de santé ou directement par la personne concernée par les données.

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Elle permet :+ Maîtrise des coûts+ De sécurité.+ D’évolutivité

Elle vous donne les moyens de :Gérer Anticiper


L’activité d’hébergement recouvre plusieurs réalités : elle peut consister en une application associant traitement et archivage des données. Il peut s’agir d’un simple archivage ou de la fourniture d’un site de sauvegarde. Participe à l’hébergement tout opérateur intervenant dans cette chaîne de valeurs. Seul celui qui contractualise avec le producteur de soins est soumis à l’agrément, charge à lui de préciser les modalités d’intervention des autres acteurs.

Pour exercer son activité, l’hébergeur doit démontrer sa capacité à mettre en œuvre une politique de sécurité et de confidentialité renforcée, en vue de l’obtention d’un agrément pour l’hébergement des données de santé à caractère personnel.

8.3.2 - Conditions d’hébergement : l’agrément préalable des hébergeurs de données de santé à caractère personnel

L’article L.1111-8 du CSP précise les conditions dans lesquelles les données de santé peuvent être confiées à un hébergeur :

La personne concernée par les données de santé doit avoir consenti expressément à l’hébergement de ses données.

L’hébergeur doit être agréé pour son activité. L’hébergeur est soumis aux règles de confidentialité prévues à l’article L.1110-4 du Code de la santé publique

et à des référentiels d’interopérabilité et de sécurité.

Lorsque les professionnels de santé ou les établissements de santé hébergent leurs propres données de santé, ils ne sont pas soumis à l’agrément et ne sont pas tenus de recueillir le consentement exprès de l’intéressé pour conserver ces données.En revanche, dès lors qu’une entité héberge des données de santé de patients dont elle n’assure pas la prise en charge, elle est considérée comme hébergeur et doit obtenir un agrément.

8.3.3 - Le contrat d’hébergement de données de santé à caractère personnel

PHARMAGEST dispose d’un contrat spécifique pour l’hébergement de données de santé à caractère personnel. Ce contrat permet en particulier de définir clairement les responsabilités du client et de PHARMAGEST. Il donne un cadre non équivoque à la réalisation de la prestation.

8.3.4 - SLA / indicateurs objectifs capacité, sécurité et performances

Quelle que soit l’offre d’hébergement choisie par le client, les trois niveaux de SLA suivants sont proposés au client :

Figure 53 : PHARMAGEST - SLA

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Le taux de disponibilité T exprimé en % est calculé de la façon suivante:

T = (Temps de référence –Temps d’indisponibilité*100) / Temps de référence

Le temps d’indisponibilité représente la somme des durées d’arrêt du service d’hébergement exclusivement imputables au prestataire. Ce dernier n’est jamais responsable des problèmes applicatifs, de connexion, d’indisponibilité du réseau, d’incidents du fait du client ou de tout autre cas de force majeure.

Une durée d’arrêt (exprimée en heure) est une coupure franche et continue de plus de 1 minute touchant plus de 25% des utilisateurs concernés par le service d’hébergement.

Les arrêts de maintenance programmés, dont le client a été prévenu, ne sont pas comptabilisé.

Le temps de référence représente la durée annuelle (exprimée en heures) et correspond aux heures d’ouverture du service d’hébergemet ; il débute le premier jour de l’accès au service d’hébergement.

En cas de non disponibilité du service d’hébergement, résultant d’un fait imputable au prestataire, le prestataire sera redevable des pénalités suivantes :

99.8 % < T < 99,9 % Pénalité = 2% de la redevance mensuelle du service d’hébergement

99,7 % < T < 99,8 % Pénalité = 5 % de la redevance mensuelle du service d’hébergement

T < 99,7 % Pénalité = 10 % de la redevance mensuelle du service d’hébergement

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9 - Gestion des évolutions applicatives9.1 - MODALITÉ DE MISE À JOUR DES VERSIONS

Les versions assurées par DICSIT Informatique sont le résultat des prestations de maintenance détaillées ici :

Maintenance corrective du Logiciel Microsoins complet (progiciel et développements spécifiques), Maintenance évolutive du Logiciel Microsoins complet (progiciel et développements spécifiques), Mise en conformité du Logiciel Microsoins complet (progiciel et développements spécifiques) avec les

éventuelles modifications réglementaires applicables,

MAINTENANCE CORRECTIVE

DICSIT Informatique met en œuvre les activités permettant de mettre à disposition des utilisateurs une nouvelle version du logiciel Microsoins corrigeant les anomalies détectées.Tout comme la phase de développement du système, la phase de maintenance dispose d’un plan d’assurance qualité « maintenance ». Ce plan précise notamment les règles de traçabilité de correction de l’anomalie dans le code et la gestion de configuration ainsi que les règles de définition de tests spécifiques à la vérification des non-régressions.

MAINTENANCE EVOLUTIVE

Dicsit, éditeur du progiciel métier servant de base au logiciel Microsoins, s’engage à soumettre les demandes d’évolution émises par le SSIAD du CH de Saint-Calais auprès du club des utilisateurs du progiciel « Microsoins».Les demandes d’évolution qui intéressent d’autres utilisateurs seront intégrées dans le plan produit (roadmap).Les demandes d’évolution intéressant uniquement le SSIAD du CH de Saint-Calais seront traitées sous forme de développements spécifiques. DICSIT Informatique remettra alors un devis à la maîtrise d’ouvrage.

MISE EN CONFORMITÉ REGLEMENTAIRE

Dicsit, éditeur du progiciel métier servant de base au logiciel Microsoins, s’engage à réaliser les modifications/adaptations permettant de mettre le logiciel Microsoins en conformité avec l’évolution de la réglementation. Cet engagement concerne le progiciel ainsi que les développements spécifiques réalisés dans le cadre du logiciel Microsoins.

Le rythme des versions de Microsoins est assez élevé de par les changements réguliers de la réglementation dans le secteur.Chaque version est installée et passée par nos soins (si hébergé sur nos serveurs, sinon par vos soins) une fois votre accord obtenu. Elle se fait usuellement en dehors des heures d’utilisation du personnel ou pendant si accord de votre part et si l’installation revêt un caractère d’urgence.

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9.2 - MODALITÉ D’INTERVENTIONS EN ASSISTANCE

1- Modalité de déclarationLes référents des services utilisateurs auront la faculté de soumettre toute demande d’assistance technique, typée en problème « bloquant », « majeur » ou « mineur », par téléphone, mail, déclaration sur un système « MANTIS » proposé par Dicsit Informatique, à destination du service HotLine pendant la plage horaire de base à savoir de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 du lundi au vendredi.

Les référents des services précisent également le degré de priorité : « Alerte », « Haut », « Moyen » « Bas ». Les référents des services s’obligent à communiquer au titulaire toutes les informations utiles et nécessaires (copie d’écran, de liste, de compte rendu, etc.) à la bonne exécution de ses prestations. Il doit notamment indiquer les circonstances exactes et l’origine de chaque incident signalé.

2- Modalité d’intervention

Dès la réception d’une demande d’intervention, le service assistance de Dicsit Informatique affecte un numéro de référence et adresse au service concerné par écrit un accusé de réception de prise en compte du problème, indiquant les dates et heures d’appel, le résumé du problème et le responsable affecté chez lui.

Pour les demandes d’assistance technique et les anomalies, les interventions peuvent se faire selon les cas :

- par télémaintenance- par déplacement d'un technicien compétent- par conseil dont l'impact doit être la résolution immédiate du problème posé.

Les interventions sont essentiellement réalisées à distance via 2 outils :

- l’outil d’assistance à distance de Windows pour prendre la main directement sur le serveur hébergé- Team viewer pour lequel nous souscrivons un abonnement annuel pour prendre la main sur les postes des

utilisateurs si nécessaire

Avec ces 2 outils, nous n’avons pas eu à réaliser d’interventions physiques, hors formation, les 5 dernières années sur nos 750 clients.

En mode hébergé sur nos serveurs, le premier lundi de chaque mois après 18H, une vérification préventive de la base de données ainsi qu’une réorganisation est effectuée.

A noter que nous disposons de plusieurs serveurs hébergés nous permettant de basculer d’un serveur à l’autre en cas de défaillance logicielle du système ou d’un matériel.

Enfin, une liste de diffusion internet est en place permettant de prévenir l’ensemble des utilisateurs par mail des opérations de maintenance ou d’éventuels problèmes.

Les engagements contractuels figurent dans notre contrat d’hébergement et de maintenance fournis en annexe.

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Figure 54 : Modalités assistance - Mantis

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10 - Annexes10.1 - ANNEXE A : LISTE DES GRILLES D’ÉVALUATION

INTÉGRÉES

ACTIONS A ENGAGER - DOSSIER D'AIDE A DOMICILEACTIVITES DE LA VIE QUOTIDIENNEAPA : VOLET ENTOURAGEAPA : VOLET HABITATBAC 40BILAN DE DENUTRITION (NIVEAU II)BREF (BATTERIE RAPIDE D'EVALUATION FRONTALE)CALCUL DE RISQUE D'ESCARRES DE NORTONCHARGE EN SOINSCONNAISSANCE DE LA PERSONNE 1CONNAISSANCE DE LA PERSONNE 2COTATIONS DU TEST DE L'HORLOGE (10H40)CRITERES DE FRAGILITE RESEAULUCRITÈRES DE FRAGILITÉ POUR INCLUSION RÉSEAUDENOMINATION DU BECDSI - OBJECTIF DES SOINSDSI - PENIBILITE PRISE EN CHARGEDSI - SITUATION DU PATIENTECHELLE BLANDFORDECHELLE COMPORTEMENTALE DE LA DOULEUR CHEZ LA PA (ECPA)PERSONNE NON COMMUNICANTEÉCHELLE DE DÉPRESSION SIMPLIFIÉE DE YESAVAGE ( GDS) VERSION COURTEECHELLE DE DÉPRESSION SIMPLIFIÉE MINIGDSECHELLE DE ZARIT SIMPLIFIEEÉLÉMENTS PARTICULIERS LIÉS À LA PATHOLOGIE (ATCD)ENQUETE DE SATISFACTION SUR LA MISE EN PLACE D'UN PLAN D'AIDE - FICHE DE SUIVIENQUETE IMAGE PATIENTSENTRETIEN SUR LE FARDEAU DU DOCTEUR ZARITENVIRONNEMENT HUMAINENVIRONNEMENT MATERIEL 1ENVIRONNEMENT MATÉRIEL 2EVA - ÉVALUATION DE LA DOULEUREVALUATION COGNITIVEEVALUATION DE L'AUTONOMIE 1EVALUATION DE L'AUTONOMIE 2EVALUATION DE L'EQUILIBRE DYNAMIQUE : LA MARCHEÉVALUATION DE LA DÉPENDANCEEVALUATION DE LA DOULEUR : DOLOPLUS 2EVALUATION DES AIDES TECHNIQUESEVALUATION DES POSSIBILITES DES TRANSFERTS COURANTSEVALUATION DES POSSIBILITÉS DE TRANSFERT LIT-FAUTEUILEVALUATION DU RISQUE DE MALNUTRITION DE BROCKEREVALUATION DU RISQUE TROPHIQUE COMPLEMENTEVALUATION PAPEVOLUTION DE LA MALADIE D'ALZHEIMEREXAMEN CLINIQUEEXAMENS BIOLOGIQUESFICHE SIGNALEMENT CANICULE AMIENS

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FORMES DE MALTRAITANCESGRILLE AGGIRGRILLE DE KUNTZMANGRILLE DE L'EVALUATION DE L'ETAT DEPRESSIF : MINI HAD (QUESTIONNAIRE ANXIETE)GRILLE DE L'EVALUATION DE L'ETAT DEPRESSIF : MINI HAD (QUESTIONNAIRE DEPRESSION)GRILLE DE L'EVALUATION DE LA QUALITE DE VIE : QLQC30GRILLE GERONTEHABITUDES DE VIE DE LA PERSONNE AVANT L'ÉVALUATIONHANDICAPI.A.D.L DÉPISTAGE MALADIE D'ALZHEIMERI.A.D.L. ECHELLE DE SOINS PERSONNELSI.A.D.L. LES ACTIVITÉS INSTRUMENTALES DE LA VIE QUOTIDIENNEIDENTIFICTIONS DES BESOINSINCAPACITÉ ET MOTIFS DE PC RAPPORT DES YVELINESINDICATEUR DE DESAVANTAGEINDICE DE FRAGILITÉINDICE DE KARNOFSKYINDICE DE RISQUES CANICULEISAR FACTEURS DE RISQUESL'APTITUDE DU PATIENT À LA PRISE DE MÉDICAMENTSLA CONTINENCELE TEST DU CADRAN DE L'HORLOGELOGEMENT ET ISOLEMENT RAPPORT CG 13MIFMINI MENTAL STATE EXAMINATION (MMSE)MINI NUTRITIONAL ASSESMENTPENDANT L'ENTRETIENPLAN NATIONAL CANICULE : POINTS À OBSERVER OU VÉRIFIER CHEZ LA PERSONNE FRAGILEPOIDS DU PATIENTQUESTIONNAIRE DE SATISFACTION SUIVI RESEAU OPALE SENSQUESTIONNAIRE POUR LE PATIENTRISQUE VASCULAIRE DE HACHINSKIS.M.A.F. AVQS.M.A.F. COMMUNICATIONS.M.A.F. FONCTIONS MENTALESS.M.A.F. MOBILITESCORE IPSSSITUATIONS COMPLEXESSMAFTEST DE L'APPUI UNIPODALTEST DE TINETTITEST DES 5 MOTS DE DUBOISTEST DES 5 MOTS DE DUBOIS (GÉNÉRAL)TEST PSYCHOMETRIQUE DES 4 IADLTEST VRT DE BENTONUP AND GO TEST

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