Promouvoir un événement HELMo

avec l’aide du

service communication

Qu’est-ce qu’un événement ?

Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans le temps, planifié intentionnellement par un initiateur et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme délibérément choisie

D’après Verhaar, J. Projectmanagement 1 – Een professionele aanpak van evenementen, Boom, 2004 , cité dans « Pourquoi et comment organiser un événement », COMM collection n°16, 2007

Evénements

Qu’est-ce qu’un événement ?

Les organisations particulières qui rythment la vie de nos sections, nos instituts, notre Haute Ecole : Conférences Cocktails Expositions Retrouvailles Concours Lancement de projets Spectacles, défilé Rencontres sportives, balades à vélo, … Garden Party, Bal, soirées, concerts…

Chaque année, une trentaine d’événements sont soutenus pas le service communication

Pourquoi organiser un événement ?Établir / entretenir des contactsDiffuser des informationsAméliorer, renforcer une imageRemercier, motiver le personnelFavoriser l’esprit d’équipeDévelopper l’esprit d’entreprendrePratiquer la pédagogie du projetFaire parler de la section / l’institut / la Haute

Ecole…

Que peut faire le service communication ?

Que peut faire le service communication ?

Conseils Organisation : participation à des

réunions de conception, plan de communication

Partage de contacts (internes et externes)

Que peut faire le service communication ?

Annonce de l’événement : Site web, Affiche, Invitation, Facebook, Communiqué de presse, E-mails, Pégase,…

Affiches

Invitations

E-mails

+ 7000 adresses

Agenda du site web

4ème rubrique

la plus visitée

Facebook

+ de 2500 fans

Que peut faire le service communication ?

Couverture de l’événement : NewsNuances PhotosWeb TV

Site internet

+/- 25 000 visiteurs

chaque mois

Nuances

+/- 1000 lecteurs

par édition

News

Photos

8ème rubrique

la plus visitée

WebTV

27 reportages

en moins d’un an

Que peut faire le service communication ?

Matériel promotionnel Objets et textile Matériel de visibilité Tables, tabourets, pupitres, …

Objets et textile

Matériel de visibilité

Qui fait quoi ?

Qui fait quoi ?

Nicolas Nouveaux projets Réunions préalables (conseils) Productions « sur mesure » (ex:

rollups, t-shirts, …)

Qui fait quoi ?

Stéphanie ou NicolasGraphisme

• Par vos soins (voir modèles d’affiches et dépliants sur www.helmo.be/logo )• Par le service communication (prévoir délai 1 semaine)• Par un graphiste extérieur (prévoir budget)

Impressions• En interne (prévoir délai 1 semaine)• En externe (prévoir un budget)

Mise en ligne de l’événement et des préinscriptions (site et FB)

Qui fait quoi ?

Patrick ou Stéphanie E-mails collectifs News et Nuances (site et FB) Photos WebTV

• Nécessite du temps (préparation, prise de vue, montage)

• Réservation 3 semaines à l’avance• Privilégier les sujets « télégéniques »• Maximum 3 sujets par mois > choix• Peut générer un coût de 150 euros/ reportage.

+/- 200 articles par an

65 albums en 2010

Qui fait quoi ?

Pierre-Paul Préparation des commandes de

merchandising• Au moins une semaine à l’avance• En fonction de l’état des stocks• Facturé à prix coûtant• A retirer au siège social

Préparation et prêt du matériel • Au moins une semaine à l’avance• Sous réserve de disponibilité• A retirer au siège social / à Gramme

156 demandesen 2010

Des questions ?

Documents disponibles : - Promotion d’un événement HELMo - Moyens promotionnels HELMo- Organisation d’un événement- Check-listhttp://www.helmo.be/sg/communication

Merci de votre attention !