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Webinaire sur le jumelage d’avis d’appel d’offres dans MERX Questions et réponses

Q : Combien de mots clés peut-on saisir? R : Vous pouvez inscrire 999 caractères dans la section des mots clés, y compris mots, espaces et symboles. Q : Pourrions-nous recevoir une copie de cette formation par courriel? R : La formation est la même que dans la vidéo en ligne. Pour voir celle-ci, rendez-vous à : guide en ligne | tutoriel en ligne Q : Le service repère-t-il aussi des résultats dans les documents d’appel d’offres eux-mêmes? R : Non. Le moteur de recherche de MERX cherche uniquement dans l’information du résumé de l’avis d’appel d’offres, par exemple description de l’avis d’appel d’offres, catégorie, NIBS, région de livraison et numéro de référence. « gog » Q : Peut-il y avoir un destinataire secondaire des courriels? R : Non. L’adresse d’envoi du courriel est celle figurant dans le profil MERX individuel. Pour envoyer les courriels à une deuxième personne, vous pouvez lui créer un autre compte d’utilisateur dans le système. Vous pouvez aussi créer dans le système de votre entreprise une boîte de réception commune (p. ex., info@merx.com) à laquelle la personne pourra accéder, et utiliser cette adresse dans le profil. Q : Quand j’inscris notre domaine, « matériel de laboratoire », j’obtiens aussi matériel de bureau et ainsi de suite. Comment puis-je l’éviter? R : Tentez des combinaisons comme « matériel AND laboratoire ». Vous devrez essayer différents mots, sans oublier de tester à chaque fois. De plus, utilisez la section « ne pas inclure » et inscrivez « bureau ». Q : Comme région de livraison, si je choisis « Le Canada », est-ce que je dois quand même cocher « Ontario », et ainsi de suite? R : Si vous cherchez des contrats au Canada, vous pouvez simplement indiquer « Aucune » pour la région de livraison. Il est difficile de savoir ce qu’un organisme acheteur peut avoir indiqué comme région. En inscrivant « Aucune », vous évitez de limiter votre recherche. Q : Quelle est la structure des prix? Il semble qu’il y ait des frais additionnels au-delà du tarif annuel. R : Pour tous les détails sur notre structure de prix, cliquez ici. Q : Vos exemples signalent 451 appels d’offres. Serions-nous facturés pour tous? R : Vous ne commanderiez probablement pas les 451 documents. Les frais sont généralement facturés selon les commandes de documents. Pour tous les détails sur notre structure de prix, cliquez ici. Q : Mon service (règlement de différends) peut être utilisé dans toutes les catégories. Est-ce que je dois choisir chaque catégorie? R : Éviter d’utiliser les catégories; utilisez plutôt des mots clés pour faire des recherches. Vous obtiendrez des résultats plus exacts. Vous pouvez aussi utiliser la fonction « Raffinez les résultats de recherche » pour éliminer des résultats non pertinents. Q : Ce jumelage vise-t-il uniquement les appels d’offres publics, ou aussi les appels d’offres privés? R : Le profil de jumelage d’avis d’appel d’offres donne des résultats du secteur public et du secteur privé.

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Q : Est-il possible de gérer ou modifier le nom d’utilisateur dans notre profil? R : Vous ne pouvez pas changer le nom d’utilisateur au sein du profil, mais vous pouvez changer le nom de la personne et les coordonnées correspondantes. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec nous au 1-800-964-6379. Q : Diriez-vous que l’utilisation de l’opérateur « AND » limiterait les résultats? R : Si vous utilisez AND (et), vous limiterez votre recherche; si vous utilisez OR (ou), vous l’élargirez. Ne manquez pas de tester votre profil avant de le sauvegarder, pour vous assurer de recevoir les résultats que vous recherchez. Q : Dans le champ Mots clés, y a-t-il une différence si les opérateurs AND, OR et NOT sont en majuscules ou minuscules? R : Non, il n’y a pas de différence. Q : Si je change mon profil et je constate qu’il est moins efficace que le profil précédent, est-ce que je peux revenir au profil précédent? R : Non. C’est pourquoi il est important de tester avant de sauvegarder. Si vous effectuez plusieurs tests et ne voulez pas oublier les paramètres précédents, nous vous suggérons d’en prendre note pour pouvoir y revenir. Vous pouvez aussi sauvegarder un profil, examiner le sommaire des critères puis les modifier à nouveau. Q : Est-ce que nous pouvons recevoir le courriel dans les deux langues officielles à partir d’un même profil? R : Non. Le champ Langue de livraison indique la langue dans laquelle sera rédigé le courriel que vous recevrez : anglais ou français. Pour obtenir des courriels dans les deux langues, vous devez créer deux profils. Q : Si nous choisissons les bons mots clés, pouvons-nous compter recevoir seulement les avis par courriel sans faire d’autres recherches en ligne? R : Nous vous décourageons de compter uniquement sur les avis reçus par courriel. En faisant souvent des tests et des recherches dans MERX, vous vous assurerez de ne pas laisser des appels d’offres passer inaperçus. Vos mots clés saisissent peut-être tout ce qui vous intéresse aujourd’hui, mais les résultats pourraient être différents à l’avenir (à mesure que de nouveaux appels d’offres sont publiés). Q : Si je choisis « Aucune » pour la région de livraison, est-ce que je recevrai les appels d’offres de toutes les régions? R : Oui. Le moteur de recherche retiendra tous les appels d’offres ouverts dans MERX. Q : Si je crée 9 profils, est-ce que je recevrai 9 courriels chaque jour? R : Si des résultats sont trouvés pour chaque profil, vous recevrez 9 courriels. Un courriel distinct est envoyé pour les résultats trouvés parmi les appels d’offres du secteur privé dans MERX. Si vous avez 9 profils et que des appels d’offres du secteur public et du secteur privé correspondent à chaque profil, vous pourriez recevoir jusqu’à 18 courriels. Ce serait toutefois très improbable. Q : Si l’opérateur de recherche AND est plus limitatif, pourquoi est-il utilisé dans 95 % des cas? R : Si vous utilisez l’opérateur OR, vous recevrez en général de trop nombreux résultats non pertinents. Supposons que vous avez par exemple le mot clé Formation et la région de livraison Ontario. Vous recevrez tous les avis d’appel d’offres concernant la formation ainsi que TOUS les avis d’appel d’offres par rapport à l’Ontario, qu’ils concernent ou non la formation. Vous voyez que vous obtenez ainsi trop de résultats non pertinents.

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Q : Si la forte saison pour mes appels d’offres est passée, est-ce que je peux créer mon profil en utilisant l’ancienne base de données et quand même obtenir des résultats assez exacts? R : Le profil de jumelage d’avis d’appel d’offres effectue des recherches uniquement parmi les appels d’offres ouverts puisque le but consiste à vous signaler les avis pour lesquels vous pouvez soumissionner. Q : Dans un profil en anglais, comment est-ce que je peux chercher IT (technologie de l’information). Je ne veux pas obtenir tous les appels d’offres contenant le pronom it. R : Le mot clé « it » n’est pas efficace puisqu’il peut s’agir aussi bien du pronom it que de l’acronyme signifiant technologie de l’information. Il est préférable de ne pas utiliser des acronymes ou des abréviations. Inscrivez plutôt « information AND technology ». Q : Comme je comprends, tous les appels d’offres du gouvernement fédéral et du gouvernement de l’Ontario se trouvent dans MERX. Mais est-il possible d’obtenir une liste des municipalités qui publient dans MERX? R : Vous devriez trouver cette information dans un site gouvernemental externe, MARCAN (www.marcan.net). Q : Est-ce que nous devons changer quelque chose si nous avons déjà des profils? R : Si vous êtes satisfait des résultats que vous obtenez, vous pouvez laisser vos profils tels quels. Nous suggérons toutefois de tester quelques scénarios différents pour voir si vous pouvez améliorer vos profils. Q : Est-il nécessaire d’utiliser le champ des mots clés du profil ou peut-on simplement choisir une catégorie? R : Nous suggérons d’utiliser seulement des mots clés et non des catégories. C’est l’acheteur qui choisit la catégorie (ou le NIBS) associé à un appel d’offres. S’il se trompe, vous raterez complètement son appel d’offres même s’il correspond exactement à ce que vous recherchez. Q : Le courriel indique-t-il uniquement les nouveaux appels d’offres affichés depuis la dernière exécution du profil, ou tous les appels d’offres qui correspondent aux critères peu importe la date d’affichage? R : Le courriel indique uniquement les nouveaux appels d’offres affichés le jour même. Vous ne recevrez donc pas nécessairement un courriel chaque jour. Q : Peut-on utiliser des parenthèses à l’intérieur de parenthèses – p. ex. (Web AND (form* OR dévelop*))? R : Oui. Essayez différentes formules pour vous assurer que les résultats correspondent à ce que vous cherchez. Q : Où est-ce que je peux trouver la valeur approximative du contrat? R : Si la valeur est donnée, vous la trouverez dans le résumé d’appel d’offres, sous la rubrique Valeur estimée. Q : Peut-on effectuer une recherche sur un NIBS? R : Oui, mais nous le déconseillons. Les acheteurs choisissent quel NIBS associer à un appel d’offres et peuvent par erreur choisir un code inexact. En cherchant uniquement en fonction du NIBS, vous risquez de rater un appel d’offres auquel un NIBS inexact a été affecté. Q : Les appels d’offres privés sont-ils automatiquement indiqués ou est-ce que je dois m’inscrire pour les recevoir? R : Chaque profil effectue des recherches parmi les appels d’offres tant publics que privés. Vous pourrez voir les résumés mais vous pourrez choisir de ne pas payer pour l’accès aux documents. Q : Sommes-nous facturés pour les recherches ou uniquement pour le profil de jumelage? R : Pour tous les détails sur notre structure de prix, cliquez ici.

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Q : Peut-on indiquer uniquement « région du Grand Toronto » au lieu d’inscrire chaque secteur individuel? R : La prudence s’impose quand on utilise des noms de ville. Si vous voulez le faire, nous vous suggérons de réfléchir à chaque nom de ville et abréviation qui pourrait être utilisé par les acheteurs. Si vous indiquez « Toronto métropolitain » mais qu’un acheteur a inscrit « région du Grand Toronto » ou Mississauga, Vaughn, etc., vous ne trouverez pas son appel d’offres. Le moteur de recherche traite uniquement les données exactement comme elles ont été inscrites; il ne sait pas que Mississauga fait partie de la région du Grand Toronto à moins que ce soit précisé dans le résumé. À RETENIR • Privilégiez la simplicité. • Effectuez toujours une recherche simple ou avancée pour compléter les résultats. • Créez des profils supplémentaires (jusqu’à 9) si vous vendez plusieurs produits ou services. • Cherchez des mots clés supplémentaires dans les bases de données des adjudications et des

appels d’offres antérieurs. • Examinez les résumés d’appels d’offres obtenus pour vous assurer qu’ils correspondent à ce que

vous cherchez. • Envisagez d’utiliser des mots clés + seulement UNE section + la fonction Raffinez les résultats. • Passez en revue vos critères et modifiez-les de temps à autre. • Utilisez un astérisque (*) comme caractère de remplacement, mais essayez aussi des mots sans

astérisque. • Évitez d’être trop précis. • Évitez d’utiliser des abréviations ou acronymes. • Utilisez des parenthèses quand vous insérez à la fois les opérateurs AND et OR dans vos mots clés. • Utilisez un dictionnaire de synonymes pour trouver d’autres mots.