Productivite et Bien etre - Sénamé Agbossou€¦ · Etape 1 : Les 7 mauvaises habitudes à...

1Productiviteet Bien etre

LA METHODE COMPLETE POUR NE PLUS ETRE ESCLAVE DE VOS MAILS

Productiviteet Bien etre




Introduction

Partie 1 COMPRENDRE LA SITUATION

Votre personnalité mail Les fausses bonnes solutionsPourquoi persiste le problème ? La situation dans son intégralitéLes causes de la situation

Partie 2 LES SOLUTIONS

Elaboration de la solutionStratégie & Plan d’attaqueEtape 1 : Les 7 mauvaises habitudes à abandonnerEtape 2 : Prendre le taureau par les cornes Etape 3 : Prise de contrôle des mails secondaires Etape 4 : Prise en main du coeur du réacteur Etape 5 : Prendre en main le futur Etape 6 : Garantir la continuité de la solution Etape 7 : Les astuces pour aller plus viteConclusion

LES RESSOURCES

Prises de notesGestions de tâchesGestion de listes Mise à niveau des compétences informatiques

A PROPOS DE L'AUTEUR

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Table des matieres



Introduction

Combien de fois êtes-vous allé sur votre boîte mail hier ? Vous êtes probablement incapable de donner un nombre.

Si c’est le cas, vous l’avez probablement fait machinalement tant de fois qu’il vous est incapable de les comptabiliser, exactement comme un accro à la cigarette qui allume machinalement sa « clope » sans y penser.

Combien d’heures passez-vous dans une journée sur votre messagerie ?

Si, comme la majorité des gens, vous passez 3 heures par jour à traiter vos mails, sachez que cela correspond à 15 heures par semaine et plus de 77 jours par an, soit presque 40 % du temps travaillé. Vous conviendrez que vous avez là un trou par lequel fuit votre productivité.

A l’époque du courrier postal, il était inconcevable qu’un chef d’entreprise ou un cadre passe 40 % de son temps à ouvrir le courrier et à le classer. Pourquoi alors acceptons-nous une telle situation quand il s’agit du courrier électronique ?

Le mail était supposé augmenter notre productivité mais dans la réalité, il est devenu un « bouffeur » de temps par excellence. Si vous recevez 50 mails par jour et que vous passez en moyenne 3 minutes à traiter chaque mail, vous passez 150 min soit 2h30 de votre journée dans votre boîte mail.

Il est donc normal que vous ayez souvent l’impression d’avoir perdu le contrôle de votre temps et d’être sous la dépendance totale du Dieu INBOX qui vous ordonne quoi faire, quand il le veut.

C’est une situation frustrante et pénible pour tout cadre ou chef d’entreprise qui est supposé prendre le contrôle de sa journée et contrôler les choses autour de lui.

Ce guide a pour objectif de vous aider à dompter votre messagerie électronique une fois pour toute et à reprendre le contrôle de votre temps.

Il n’est pas conçu comme une solution “hotfix”, c’est-à-dire un correctif en quelques lignes. Il vous donne tous les éléments pour comprendre votre situation particulière au travers du cas de Thomas, un dirigeant de PME de 25 personnes dont l’entreprise est en pleine croissance, et il vous permet de concevoir la solution qui vous convient le mieux.



COMPRENDRE LA SITUATION

1Partie



Votre personnalite mail « Dites-moi comment vous traitez vos mails, je vous dirai qui vous êtes. »

Le mail fait tellement partie de nos vies aujourd’hui qu’on peut presque déterminer l’état émotionnel ou la personnalité d’un individu juste en regardant l’état de son Inbox.

L’utilisation que nous faisons de notre messagerie trahit quelques traits de notre personnalité.

Sans vouloir jouer au psychologue de bas niveau, imaginons que Robert et Jean occupent des fonctions équivalentes dans une entreprise. Robert a tous les jours, en fin de journée, entre 3 et 20 mails dans sa boîte de réception. Jean par contre, a une boîte mail engorgée dans laquelle, jour après jour, le nombre de mails en retard ne cesse d’augmenter.

Sans se tromper de beaucoup, on peut dire que Robert est une personne sans stress dans son travail, qu’il maîtrise ses communications, ses prises de décisions et qu’il contrôle les choses autour de lui. On aurait plaisir à travailler avec Robert.

De la même manière, l’état de la boîte mail de Jean indique qu’il est débordé, facilement irritable, stressé, dispersé, peu fiable et que sa concentration peut vaciller rapidement. Travailler avec lui serait stressant et ses relations de travail ne seraient pas des meilleures.Voici les 5 principaux types d’utilisateurs de mails : le maestro, le papillonneur, le « dénieur », le besogneux, le thésauriseur.

Le MAESTRO

C’est l’utilisateur qui a dompté et maîtrise sa boîte mail. Il ne la subit pas. Il accède à ses mails selon un rituel bien défini et n’y consacre pas plus de temps qu’il n’en faut.

Le mail constitue un vrai outil qui assiste la productivité du maestro.

Il a zéro stress lié à l’utilisation de sa messagerie.



Le PAPILLONNEUR

C’est un utilisateur qui consulte ses mails sans l’intention de les traiter. Il regarde, se dit qu’il y a quelque chose à faire, met son attention dessus et passe au mail suivant. Il arrive en bas de page et continue.

Parfois, après avoir lu le mail, il le remet en message non lu pour ne pas l’oublier ou parce qu’il juge que c’est important. Il y a de fortes chances qu’il repasse encore plusieurs fois sur ce même mail dans ses prochaines sessions de papillonnage.

Le papillonneur se crée du travail et du stress en continu.

Le DENIEUR

Ce mot n’existe pas en français mais je l’utilise ici pour désigner un maître du déni.

Le dénieur ignore les mails dans sa boîte de réception et compte sur les autres pour lui rappeler qu’il doit les traiter. Telle une autruche, il a la tête dans ses mails mais il ne veut pas l’admettre.

Le dénieur semble ne pas subir de stress lié à ses mails. Toutefois, il crée du chaos et du stress pour les gens avec qui il travaille.

Le BESOGNEUR

Ce terme désigne la personne qui s’accroche à ses mails comme une teigne et qui répond à tous, laborieusement. Il ne laisse rien passer.

Avec l’idée qu’il se fait de l’éthique de son travail, il ne se permet pas de ne pas répondre aux mails. Ces journées de travail s’allongent à ne plus en finir et il est de plus en plus sous pression.

Le THESAURISEUR

C’est la personne qui amasse et accumule tout. Dans sa boîte mail, elle ne jette rien, sauvegarde tout.

Plus elle a d’éléments dans sa boîte mail, plus elle est accrochée à celle-ci.



Sa relation à sa boîte mail devient une vraie addiction. Son attention est tout le temps sur ses mails pour ne rien rater.

De plus, elle passe beaucoup de temps à retrouver les choses dont elle a besoin dans sa boîte mail.Tous ces facteurs créent chez elle stress et anxiété.

Remarquez que 4 des 5 comportements sont des vampires de votre temps. De plus, ils ont des influences négatives sur votre santé et votre bien-être. Ces influences sont sournoises, échappent à votre vigilance au début puis vous explosent à la figure comme une fatalité quand il est trop tard.

Thomas avait la personnalité THESAURISEUR. Quand j’ai commencé à travailler avec lui, il avait plus de 63000 messages dans sa boîte mail. De plus, il avait l’habitude de s’envoyer lui-même des mails quand il avait de nouvelles idées ou des tâches à faire.

Que pouvez-vous faire ?

1. Repérez quel type d’utilisateur mail vous êtes ?

2. Trouvez 3 exemples de comment votre utilisation du mail affecte votre productivité et votre bien-être.

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Les fausses bonnes solutions Vous avez probablement déjà cherché à résoudre votre problème de gestion de mails. Vous avez regardé sur Internet et trouvé quelques astuces prometteuses que vous avez adoptées.

Même si vous avez observé des améliorations dans un premier temps, ces dernières n’ont pas été maintenues dans la durée. Le problème de base est revenu plus tard sous une autre forme, avec une autre couleur, une autre température ou une autre intensité.

Voici quelques exemples de solutions souvent proposées sur Internet et qui ont montré leurs incapacités à venir à bout du problème durablement. Les vraies solutions à ces fausses solutions sont décrites dans la partie 2 du guide.

Le rangement dans des dossiers

Ranger les mails dans des dossiers est une activité chronophage. Les études prouvent que les adeptes de cette solution ont souvent des difficultés à retrouver les choses classées quand ils en ont besoin. Ils doivent toujours continuer à compter sur leur mémoire pour savoir où est rangé quoi.

En réalité, cette solution est une incitation indirecte à utiliser le client de messagerie comme une To-Do-List et un espace de stockage.

Le stockage dans la boîte de réception

Cette solution préconise de stocker tous les mails entrants dans la boîte de réception et de compter sur l’outil de recherche des mails pour les retrouver.

Cette approche jugule bien la peur de perdre des mails mais n’est pas efficace.

C’est comme si on vous disait de récupérer vos courriers de votre boîte aux lettres, de les lire et de les remettre dedans ou, dans un tout autre registre, de mettre ensemble vos sacs poubelle avec vos courses sous prétexte que vous avez un système performant de recherche. Vous ne feriez pas cela, n’est-ce-pas ?

Passé un certain volume de mails, l’outil de recherche atteint ses limites.



Les résultats des recherches deviennent si importants que vous perdez beaucoup de temps à retrouver le document que vous cherchez.

Le classement automatique

Classer automatiquement les mails entrants dans différents dossiers selon les destinataires semble à première vue éviter le tri mais cela ne résout pas le vrai problème.

Cette solution vous oblige à passer du temps à courir d’une boîte de réception à l’autre : ce qui est une cause de dispersion supplémentaire et une source de travail improductif.


1. Regardez si vous avez aussi adopté l’une de ses fausses bonnes solutions ?

2. Regardez si vous avez adopté d’autres « solutions » qui ne semblent pas marcher pour vous ?

3. Dénichez vos fausses bonnes solutions, cela vous mettra dans une disposition favorable pour trouver les vraies bonnes solutions.

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Pourquoi persiste le probleme ? Une des raisons fondamentales expliquant que les solutions apparemment bonnes ne résolvent pas durablement le problème de la boîte mail engorgée est que ledit problème, tel qu’il est formulé, ne représente que la partie visible d’une situation beaucoup plus vaste et plus complexe.

C’est une erreur de croire que le fait de bien résoudre 25 % d’un problème le ferait disparaître définitivement. Un problème est entièrement résolu uniquement quand on y a fait face dans sa globalité.

Donc, le premier vrai challenge à relever pour ne plus être esclave de vos mails est de cerner tous les aspects de votre situation afin de concevoir une solution globale qui tiendrait dans la durée.



La situation dans son integralite

Le fait que nous vivons dans un monde dans lequel, de plus en plus, nous voulons tout tout de suite, nous amène à vouloir de moins en moins cerner une situation dans sa globalité avant d’exiger une solution. On voit de plus en plus d’attitude du genre : “Je ne veux pas comprendre le problème, je veux juste savoir quoi faire et trouver la solution”.

J’ai pris pour parti dans cette première section du guide, de ne pas céder à cette mode et de chercher à amener mes lecteurs à comprendre leurs propres situations afin que ces dernières élaborées par eux même soient pérennes dans le temps.

Nous allons encore nous appuyer sur l’exemple de Thomas pour illustrer l’importance de cerner une situation dans toute sa totalité avant de la résoudre.

L’analyse de sa situation a conduit à mettre le doigt sur des problèmes similaires à ceux qu’il a dans la gestion de ses mails dans d’autres domaines de son travail.

Je vous donne ici quelques exemples, espérant que cela vous mettra sur des pistes pour trouver les vôtres.

Mauvaise gestion des fichiers attachés

La plupart des messages que reçoit Thomas comportent des fichiers attachés. Il les télécharge pour travailler et les enregistre dans des dossiers qu’il crée sur ses ordinateurs.

Le Desktop de ses ordinateurs est rempli de fichiers qu’il espère ranger un jour. Il perd un temps fou à retrouver parfois des documents qu’il cherche.

Il compte aussi sur le fait qu’il conserve tous ces mails pour retrouver les fichiers attachés quand il en besoin mais cette opération est chronophage car il lui faut ouvrir plusieurs mails avant de retrouver le bon document.

Une bonne gestion des fichiers attachés accroit votre productivité.



Mauvaise gestion des documents informatiques

Thomas travaille sur son ordinateur au bureau et quand il est en déplacement sur son portable, sa tablette ou son smartphone selon son humeur. Il a des fichiers sur chacun de ces appareils. Il a aussi des dossiers enregistrés sur Dropbox, Google Drive et OneDrive.

Cette multiplication de points d’accès aux documents informatiques crée de la dispersion et rajoute du temps pour trouver les bons documents quand il en a besoin.

L’ordre dans votre espace numérique est indispensable pour votre bien-être et votre productivité.

Mauvaise gestion des résultats des recherches Internet

Thomas fait beaucoup de recherches sur Internet. Il utilise différents navigateurs : Chrome, Internet Explorer et Firefox.

Il a des marque-pages ou favoris sur chacun des navigateurs. Il range ses favoris dans des dossiers mais avec le temps, il a du mal à s’y retrouver, surtout quand il doit passer d’un navigateur à l’autre.

La gestion des marques-pages constitue une autre source de dispersion et de perte de temps.

Vous gagnerez du temps à ne pas vous perdre sur Internet ou à ne pas refaire des recherches déjà effectuées.

Mauvaise gestion des documents physiques

Le bureau physique de Thomas contient des tas de papiers et des piles de dossiers.

Il a du retard dans le classement de ses documents. Il perd beaucoup de temps à brasser du papier pour trouver ce qu’il cherche.

Travailler dans un espace ordonné est un facteur important pour votre santé et votre productivité.



Cette analyse de la situation de Thomas nous fait comprendre comment il est presque impossible d’apporter une solution définitive au problème de la boîte mail engorgée sans apporter aussi des solutions efficaces aux autres aspects du problème identifié ci-dessus.

Thomas n’est pas un cas isolé. Selon l’Association Information et Management (AIM), on passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher des documents qu’ils soient numériques ou papiers.


1. Ecrivez vos façons de gérer vos fichiers attachés de mails qui sont contre-productives.

2. Regardez si vous avez des fichiers éparpillés sur vos différents appareils ?

3. Regardez si vous avez des dossiers en attente de rangement, en double ou mal rangés ?

4. Regardez si vos favoris et résultats de recherches Internet sont facilement accessibles ?

5. Regardez votre plan de travail et votre espace de travail. Sont-ils en ordre ?

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http://aim.asso.fr/



Les causes de la situation

Cerner tous les aspects du problème est un grand pas dans sa compréhension. Toutefois, il reste une dernière étape indispensable pour aboutir à une solution durable.

Elle consiste à identifier les vraies raisons qui sont à l’origine du problème.

Pour illustrer cette démarche, reprenons le cas de Thomas. Son travail à ce niveau l’a amené à trouver 3 causes :

1. La dispersion

Thomas a développé des habitudes de travail qui favorisent la dispersion.

Son smartphone est une laisse électronique qui le maintient toujours attaché à sa boîte mail. Comme un pompier d’astreinte, il consulte ses mails en continu et ne traite pas la majorité à la première lecture.

2. La perte de contrôle

Thomas a perdu tout contrôle de son temps et vit sa journée au rythme des bips des e-mails et des sonneries de son téléphone.

3. L’absence de système

Thomas n’a pas de système efficace de gestion des éléments qui circulent dans ses communications, qu’ils soient physiques ou électroniques.

Il n’a aucun bouclier qui le mette à l’abri du flot continuel des constituants de la communication moderne.

Si vous vous sentez souvent dispersé, si vous avez l’impression de perdre le contrôle de votre temps, ou si vous n’avez pas de système efficace pour gérer les éléments de votre travail, sachez que je peux vous aider personnellement à régler cela.



Contactez-moi pour en savoir plus : [email protected]


1. Tout en étant honnête avec vous-mêmes, recherchez les causes de votre situation.

2. Faites-en une liste et attribuez un ordre de priorité aux éléments trouvés.

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LES SOLUTIONS

2Partie



Avec le travail effectué dans la première partie, nous avons en main tous les aspects du problème et ses vraies causes :

• la dispersion,• la perte de contrôle,• l’absence de système.

Nous pouvons maintenant élaborer une stratégie pour résoudre le problème et reprendre le contrôle de votre temps et retrouver votre liberté.

Comme vous l’avez déjà compris, il n’existe pas de solution clé-en-main universelle. La vôtre sera différente de la mienne ou de celle de Thomas.

Toutefois, la méthode utilisée sera la même et vous donnera des idées pour élaborer votre solution.

Elaboration de la solution



Strategie & Plan d'attaque

Le principe de base utilisé à ce niveau consiste à prioriser les causes de la situation et à s’attaquer en premier lieu à ce qui est le plus important, ce qui dérange le plus, ce qui crée le plus de dégâts.

Le plan d’attaque élaboré pour Thomas a consisté à atteindre les objectifs suivants :

• changer ses habitudes contre-productives,• reprendre le contrôle de son espace de travail,• reprendre le contrôle de ses dossiers informatiques,• reprendre le contrôle de sa boîte mail,• changer sa façon de gérer ses mails,• se forger une discipline,• se former pour garantir la continuité de la solution trouvée.

En vous basant sur cet exemple de Thomas, vous pouvez aussi définir la séquence dans laquelle vous allez régler les problèmes que vous avez identifiés.

Dans le cas de Thomas, il s’est avéré que le point saillant était le problème de son espace physique de travail. Ainsi, sa stratégie a été de régler ce problème avant d’aborder les aspects de sa boîte mail engorgée.

Pour vous, selon les éléments dénichés dans la partie 1, votre stratégie pourrait être légèrement différente.

Dans les sections qui vont suivre, je vais vous présenter en détail les étapes de la résolution définitive du problème de Thomas pour que vous puissiez comparer à votre situation et vous en inspirer.


1. Reprenez les points déterminants de votre situation.

2. Elaborez votre stratégie pour résoudre votre situation.

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Etape 1 : Les 7 mauvaises habitudes a abandonner

La situation de Thomas a une dimension matérielle (les papiers, les mails, les dossiers, …) et une dimension immatérielle (les habitudes, les frustrations, le temps perdu, …). Nous avons abordé les aspects intangibles en premier.

« On ne peut pas résoudre un problème avec le même esprit que celui qui l’a créé. »

Albert Einstein

Si on ne change pas les habitudes qui créent le problème, il n’y a aucune chance qu’une solution tienne dans le temps. Le naturel reviendra vite au galop ! Voici les habitudes à changer :

1. Arrêter de croire de ne pas pouvoir y arriver

Étant donné que Thomas a eu plusieurs tentatives ratées pour sortir de son addiction à ses mails, il était très sceptique voire cynique au départ. Il ne croyait pas qu’il pouvait encore s’en sortir.

Il a fini par céder sur ce point quand je lui ai montré des situations similaires qui ont été résolues chez d’autres clients.

Cependant, au début du projet, il avait toujours une certaine résistance liée au fait qu’il ne se sentait plus capable de se remotiver pour s’y mettre encore.

Nous sommes arrivés à surmonter cette difficulté avec ce que nous avons appelé le YIC-Attitude. YIC est un acronyme pour « Yes I Can! ».

Adoptez la YIC-Attitude !

2. Arrêter de vérifier les mails « au fil de l’eau »

Il a été difficile de convaincre Thomas de l’utilité de ce changement. Nous y sommes allés progressivement et il s’est alors réellement rendu compte que lire un message à un moment où il ne peut rien en faire ne lui procure que du stress et de l’anxiété.

Il a cessé alors de consulter frénétiquement sa messagerie sur son Smartphone et sur son ordinateur quand il est à son bureau. Quelques jours



après avoir adopté cette nouvelle façon de faire, il m’a dit : « J’ai coupé la laisse électronique qui me reliait en permanence à ma boîte mail. »

Vérifiez vos mails quand vous pouvez les gérer !

3. Arrêter le désordre dans l’espace physique

Pour arriver à avoir un bureau et un espace de travail propres et organisés, nous avons utilisé une méthodologie que j’ai développée.

Il est difficile de vous en donner les détails car cela nous éloignerait trop du thème de ce guide. Néanmoins, je vous livre ici quatre règles de base qui peuvent vous aider dans votre démarche si vous êtes concerné.

Si vous voulez en savoir plus sur ma méthodologie pour avoir un espace de travail en ordre, écrivez-moi.

Règle 1 : Ranger est différent de classer

Un classement est l’attribution d’une place, d’un rang à quelqu’un ou à quelque chose selon son mérite ou sa valeur. Il s’agit d’organiser de façon logique et rationnelle les documents. C’est une mise en ordre intellectuelle.

Un rangement est une opération qui consiste à placer un objet dans un emplacement donné ou à enregistrer une donnée à la place qui lui est assignée.

Règle 2 : Sans système de classement, point de rangement efficace

Un classement est en réalité un processus en deux temps dans lequel on crée en premier un cadre général de classement (une structure) pour y placer dans un second temps les objets à classer.

Tant qu’on n’a pas mis en place un système de classement, il est difficile de ranger efficacement. On brasse du papier et des dossiers mais on n’arrive jamais à un résultat probant.



Règle 3 : Ranger est une activité en continu

Le rangement d’un document ne se fait pas uniquement à la clôture d’un dossier mais tout au long de son cycle de vie.

En d’autres termes, tant que vous êtes en vie et tant que vous travaillez, vous serez impliqué dans une activité de rangement. S’il en est ainsi, autant savoir tout du rangement et comment bien ranger !

Règle 4 : Toujours classer pour retrouver

A chaque fois qu’on classe un document, on doit le faire avec l’intention de le retrouver ultérieurement ou de le rendre accessible. La question à toujours se poser avant de classer est : “Comment vais-je retrouver facilement ce document ?”

En utilisant ma méthodologie qui tient compte de ces règles, Thomas a créé le système de classement qui convient à son mode de travail et à sa personnalité. Son espace de travail a été mis en ordre assez rapidement, au grand étonnement de ses collaborateurs.

Les changements qu’il a fait sont si bien intégrés à son processus de travail qu’il ne les perçoit pas comme une charge supplémentaire à son travail.

Mettez de l’ordre dans votre espace physique !

4. Arrêter le désordre dans l’espace numérique

Pour réorganiser et classer les dossiers électroniques de Thomas, nous avons utilisé les mêmes règles et principes utilisés pour les documents physiques.

L’analogie entre le classement des dossiers physiques et informatiques a fait qu’il s’est facilement retrouvé dans les deux univers.

Nous avons résolu les difficultés à retrouver rapidement les documents et la lourdeur de la gestion des favoris dans les navigateurs avec un outil très fonctionnel et efficace : EVERNOTE. Ce logiciel d’amélioration de la productivité a des fonctionnalités de recherche puissantes qui permettent de trouver facilement ce dont on a besoin, quand on en a besoin.

Consultez la partie Ressource de ce guide pour en savoir plus sur Evernote.

https://evernote.com/intl/fr/



Les grands acteurs de l’espace numérique dans le Cloud (Google, Dropbox, One Drive, pCloud, Amazon Cloud Drive, Mega, Hubic, Icloud…) se battent entre eux pour prendre position sur le marché du stockage en ligne des données. Tous proposent des offres toutes plus attractives les unes que les autres.

La prolifération de ces offres nous amène sournoisement à nous disperser. Soyez donc lucide et ne faites pas les frais de leur guerre de parts de marché.

Thomas a analysé les possibilités et choisi un fournisseur de stockage de données dans le Cloud. Puis il a regroupé tous ces dossiers sur une même plateforme.

La réorganisation et le regroupage des fichiers informatiques a fait gagner à Thomas des heures sur sa semaine et surtout, lui a apporté une zénitude fortement appréciée.

Mettez de l’ordre dans votre espace numérique (disque dur ou disque virtuel) !

5. Arrêter de conserver des fichiers dans la boîte mail

Pour complètement vivre en dehors de sa boîte mail, Thomas a pris l’habitude de sortir systématiquement les fichiers attachés dont il peut avoir besoin plus tard.

Cela lui évite d’avoir à consulter plusieurs mails pour trouver celui qui contient le document qu’il cherche.

Il existe des solutions qui vous permettent d’envoyer des fichiers attachés directement dans Dropbox ou Evernote.

Vous trouverez dans la partie Ressources des indications sur ces solutions.

Sortez vos fichiers attachés de votre boîte email !

6. Arrêter d’utiliser la boîte mail comme gestionnaire de tâches

Nous sommes nombreux à avoir pris l’habitude de ne pas utiliser notre boîte mail à bon escient.

Une boîte aux lettres est par définition uniquement destinée à recevoir du



courrier. Elle est destinée à l’usage du facteur qui y glisse le courrier. Dans le monde virtuel, le INBOX a la même fonction.

Certains clients de messagerie proposent des gestionnaires de tâches. Bien que ces solutions soient très populaires, elles contribuent à enchaîner davantage les gens à leurs messageries. Nous avons rejeté naturellement une telle approche.

Il existe des logiciels de gestion de tâches très performants qui s’adaptent parfaitement à la majorité des clients de messagerie. Ils sont dans le Cloud, accessibles de n’importe quel appareil et offrent une souplesse très appréciable.

Avec un peu de recherches sur Internet, vous trouverez le gestionnaire de tâche qui vous convient le mieux. Consultez aussi la partie Ressource de ce guide pour des recommandations.

Thomas a donc commencé à sortir de sa boîte de réception toutes les tâches dont il aura à s’occuper ultérieurement dès la lecture d’un mail. Il a adopté un gestionnaire de tâches indépendant : Todoist, dont il est parfaitement satisfait.

Avec l’utilisation de Todoist, Thomas a aussi arrêté d’encombrer sa boîte mail avec ses propres messages qu’il s’envoyait.

Gérez vos tâches en dehors de votre boîte email !

7. Réduire le volume des mails entrants

Nous sommes bombardés sans cesse de mails non sollicités. Il semble qu’en moyenne 90 % des mails reçus ne sont d’aucune valeur pour nous. Que serait notre vie si on ne recevait que des mails sollicités ?

En attendant que cette utopie se réalise, voici des actions que vous pouvez entreprendre volontairement pour résister à l’assaut des mails :

Adoptez un bon filtre anti-spam

L’installation d’un bon filtre anti-spam avec de bonnes règles peut réduire considérablement le volume des mails entrants.

Vous pouvez supprimer systématiquement tous les mails dans votre boîte spam ou même définir un filtre qui vous permet de les envoyer directement à la poubelle.

https://fr.todoist.com/



Supprimez les notifications

Pour diminuer les distractions et les dispersions, il est bon de passer en mode zéro-alerte et zéro-notification.

Désactivez toutes les alertes en provenance des réseaux sociaux et autres applications de communication Facebook, Messenger, Twitter, Whatsapp, Viber, …

Désinscrivez-vous des listes inutiles

Probablement que vous continuez à recevoir des messages de listes auxquelles vous avez souscrit depuis des années et que vous ne lisez plus car vos besoins ont évolué. Se désinscrire de ces listes peut réduire considérablement votre volume de mails reçus.

Il existe un outil fantastique qui vous permet de faire ce travail rapidement et avec une grande élégance : Unroll.Me. Cette application fait l’inventaire de toutes les listes auxquelles vous avez souscrit et vous donne la possibilité de vous désabonner en un clic.

Thomas a choisi de se désinscrire des listes de diffusion dont il n’a pas lu les messages depuis plus de 3 mois. Il s’est dit que s’il ne les a pas lus depuis si longtemps, c’est que son intérêt pour ces articles est faible.

Réduisez votre volume de mails inutiles !


1. Mettez en place les points suivants :

• Adoptez la YIC-Attitude !

• Vérifiez vos mails quand vous pouvez les gérer !

• Mettez de l’ordre dans votre espace physique !

• Mettez de l’ordre dans votre espace numérique !

• Sortez vos fichiers attachés de votre boîte email !

• Gérez vos tâches en dehors de votre boîte email !

https://unroll.me/



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• Réduisez votre volume de mails inutiles !

2. Mettez votre plan pour effectuer ces changements à exécution jusqu’au bout, sans abandonner.



Etape 2 : Prendre le taureau par les cornes

A ce stade, nous allons faire face au Dieu INBOX. Oui, nous allons oser toucher à l’intouchable !

Rappelez-vous que Thomas avait peur de perdre le contenu de sa messagerie et qu’il avait toujours l’illusion qu’un jour, il aurait besoin de ses messages.

Toute idée de changer quelque chose par rapport à sa messagerie le rendait fébrile comme s’il perdait son meilleur ami. Il a fallu user de tac pour le rassurer et le convaincre que le traitement proposé ne détruirait aucun de ses mails et qu’il pourrait toujours y avoir accès s’il le désirait.

Soyez-en rassuré aussi quand vous aborderez cette étape. Tout ce que vous archiverez ne sera plus visible dans votre boîte de messagerie mais vous pourrez toujours y avoir accès avec la fonction “Recherche” de votre client de messagerie.

Pour simplifier, nous allons classer tous les mails dans une boîte de réception en deux grandes familles : les mails principaux et les mails secondaires.

• Les mails principaux sont les mails que nous attendons ou ceux qui nécessitent de notre part des actions qui vont créer de la valeur ajoutée pour notre activité. Exemples : les contrats, les nouvelles relations, les offres, les rendez-vous, ...

• Les mails secondaires sont les mails sollicités par nous mais qui ont une moindre importance (notifications de prélèvements automatiques, factures d’achats en ligne, newsletters, …) ou des mails qui ne sont pas sollicités et qui consomment de notre temps, de notre énergie et qui entame notre santé (spams, promotions, …).

Notre première action va consister à séparer les messages secondaires (pubs, promos et notifications de vos réseaux sociaux) de vos messages principaux. C’est un tri grossier de tout le volume des mails de la boîte de réception.

La manière dont vous allez procéder pour faire cela dépend des propriétés de votre client de messagerie. Certains intègrent nativement des options qui permettent de faire ce genre de tri de manière automatique.

Si votre client de messagerie n’a pas ces fonctions, vous pouvez faire ce tri en utilisant l’outil de recherche de votre messagerie.



Le client de messagerie de Thomas est Google. Aussi, les exemples dans la procédure que je vous propose seront sur Gmail. Néanmoins, toutes ces étapes sont tout à fait adaptables à n’importe quel autre client de messagerie.

Google a une option de tri automatique des mails par catégories et les enregistre dans des onglets spécifiques. Il vous suffit d’accéder dans les paramètres de votre client de messagerie à l’option “Configurer la boîte de réception” et de cocher toutes les cases.

En procédant ainsi, vous aurez dépecé la grosse bête en petits bouts qui seront plus facile à ingurgiter.

Si vous avez plusieurs adresses mail, vous pouvez programmer une redirection automatique de tous vos mails vers une boîte cible à partir de laquelle vous pourrez gérer tous vos mails. Consultez cet élégant article qui décrit en détail cette solution : La gestion de plusieurs adresses email sur Gmail.

https://pourron.com/aides-tutos/la-gestion-de-plusieurs-adresses-email-sur-gmail/




1. Décidez de faire face à votre INBOX une fois pour de bon !

2. Regroupez vos mails dans une seule boîte si c’est utile pour vous.

3. Séparez vos mails principaux de vos mails secondaires.

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Etape 3 : Prise de controle des mails secondaires

Nous allons traiter en premier les mails secondaires pour plusieurs raisons :- on gère ainsi la peur et l’anxiété de perdre des données ;- on apprend à supprimer des mails de moindre importance ;- on crée de l’espace ;- on apprécie le plaisir de dompter la bête progressivement.

1. Traitement des mails Forums

Si vous n’êtes pas sur des Forums, cet onglet sera vide. Passez donc à l’étape suivante.

Il n’y a aucune raison valable de garder ces messages. Vous avez accès à ces forums. Si vous êtes vraiment intéressé par quoi que ce soit, vous le retrouverez sur ces forums.

Sélectionnez donc tous ces messages et supprimez les d’un seul coup.

Avec Thomas, nous avons appelé ces suppressions de mails en masse « Opération-Coup-De-Balai ».

2. Traitement des mails Réseaux sociaux

Tout comme pour les mails de l’onglet Forums, conserver les notifications des réseaux sociaux ne vous est d’aucune utilité. Nous avons précédemment fait le nécessaire pour les réduire voire les supprimer.

Tous ces messages peuvent faire l’objet d’une Opération-Coup-De-Balai.

Pour certains réseaux sociaux, il n’est souvent pas facile de supprimer les notifications. N’hésitez pas à supprimer ces mails dans votre boîte de réception.

3. Traitement des mails Promotions

Certains messages de cet onglet peuvent avoir de la valeur pour vous. Il vous faudra donc passer au travers de ces mails et faire le tri pour archiver



ceux qui ont de la valeur et supprimer ceux qui n’en n’ont pas.

Dans tous les cas, sortez les informations qui sont importantes de la boîte de réception et conservez-les aux endroits appropriés (disque dur ou disque virtuel dans le cloud).

A la fin, vous devez aussi avoir cet onglet avec zéro mail.

4. Traitement des mails Notifications

Cet onglet contient des documents de valeur qui doivent être conservés. Vous avez par exemple besoin de transférer des factures à votre comptable ou simplement besoin de conserver vos preuves d’achats.L’objectif principal maintenant est de sortir ces documents de votre messagerie.

Selon les cas, vous pouvez utiliser des filtres automatiques qui vous permettent de classer ses factures sur Dropbox ou Evernote. Dans les ressources, vous trouverez les informations sur comment utiliser les filtres.

Traitez tous les messages de l’onglet en cherchant à mettre en place un système qui vous permettra de traiter plus rapidement les messages du même type dans le futur.

Procédez ainsi jusqu’à ce que l’onglet Notifications soit aussi vide.

5. Le coup de balai dans la boîte principale

Il est clair que vous n’allez pas traiter tous les mails dans votre boîte principale.

Nous allons nous occuper des mails les plus récents et archiver les autres.

Selon votre situation, vous devez définir une date en dessous de laquelle vous considérez qu’il est inutile de continuer à garder votre attention sur ces messages.

Cela peut être 1, 2 ou 3 mois. Au-delà de 3 mois, je me pose la question sur l’utilité d’avoir ces messages tous les jours sous mes yeux. Si quelqu’un vous a écrit il y a 3 mois et que vous n’avez toujours pas répondu, soyez sûr qu’il vous relancera si c’est vraiment nécessaire. S’il ne l’a pas fait jusque-là, c’est que ce n’était pas si important que cela. Alors pourquoi vous encombrer ?

Thomas lui, a choisi de se limiter aux 2 derniers mois. Il a alors sélectionné tous les mails vieux de plus de 2 mois et les a tous archivé.



Choisissez votre date, et archivez tous les messages antérieurs. Il ne restera dans votre boîte principale que les messages qui constituent le coeur de vos courriers et qui méritent votre attention maintenant.


1. Traitez vos mails Forums

2. Traitez vos mails Réseaux sociaux

3. Traitez vos mails Promotions

4. Traitez vos mails Notifications

5. Décidez d’une date en deçà de laquelle vous considérez que vos mails ne sont plus d’actualité.

6. Archivez tous les mails en deçà de la date choisie précédemment.

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Etape 4 : Prise en main du coeur du reacteur

Les messages qui restent maintenant dans l’onglet « Principale » doivent être tous lus et traités.

Pour cela, il nous faut des règles pour forcer une certaine discipline et une méthodologie à suivre.

1. La règle d’or pour traiter un mail

Cette règle est très simple mais très redoutable en efficacité :

Traiter TOUT DE SUITE, chaque mail ouvert, jusqu’au bout !

Ceci implique que :• Vous éviterez de lire un mail plusieurs fois avant d’y répondre.• Vous ouvrirez un mail uniquement quand vous aurez du temps pour le

traiter.• Pour chaque mail ouvert, vous allez suivre la procédure jusqu’au bout et

ne laisser aucune action commencée inachevée.

2. La méthode pour traiter un mail

Sur chaque mail, il y a 5 actions possibles que vous pouvez réaliser. Vous pouvez répondre, programmer une action, transférer ou déléguer, supprimer ou archiver.

1. RépondreSi la réponse au message demande moins de 3 minutes et que le temps que vous avez alloué aux traitements des messages le permet, répondez TOUT DE SUITE.

2. ProgrammerSi le message demande des actions qui nécessitent beaucoup de temps, programmez ces tâches TOUT DE SUITE. Si besoin, informez-en votre correspondant.

3. Transférer ou déléguerSi vous devez transférer le mail à une tierce personne ou déléguer des actions, faites-le TOUT DE SUITE.



Pour être efficace, faites l’effort de donner les instructions nécessaires aux personnes à qui vous transférez ou déléguez.

4. SupprimerAprès avoir lu chaque mail et à la fin des étapes “Répondre”, “Programmer”, “Transférer” ou “Déléguer”, vous devez toujours décider si vous conservez ou supprimez le message.

Si vous décidez que le message ne vaut pas la peine d’être sauvegardé, supprimez-le TOUT DE SUITE.

5. ArchiverSi vous jugez que le message mérite d’être conservé, archivez-le TOUT DE SUITE.

Gardez uniquement les messages qui le méritent et qui constituent la mémoire utile de l’entreprise.

Cette méthodologie est très binaire, c’est-à-dire qu’à chaque fois, vous devez décider quoi faire. Elle ne laisse aucune place au « peut-être », au « je ne sais pas quoi faire », … Vous devez vous forcer à faire un choix, à prendre une décision.

On tombe là sur un de mes thèmes favoris : décision et productivité.

3. Passage à l’action

Maintenant, c’est à vous d’agir !

La manière d’aborder le traitement de ces mails dépendra du nombre de messages qu’il vous restera dans votre boîte de réception.

Si ce nombre est relativement faible et que vous estimez que ces mails peuvent être traités en quelques heures seulement, bloquez ce temps et commencez à les traiter. Partez du mail le plus ancien et remontez jusqu’en haut pour obtenir une boîte vide.

Si par contre, vous estimez que cela vous prendra plusieurs jours pour tout traiter, alors commencez par les mails les plus récents et descendez vers les plus anciens.

La raison de cette approche contre-intuitive est que si vous commencez par les mails les plus anciens qui sont déjà en retard, vos mails récents vont



aussi prendre du retard. Vous resterez encore longtemps avec des mails en retard et votre boîte de réception ne sera toujours pas sous contrôle.

Dans tous les cas, allez-y avec acharnement !Au bout, vous attend une belle récompense !


1. Traitez tous les mails qui restent dans la boîte de réception. Votre objectif est de voir le « fond » de votre INBOX.

2. Efforcez-vous à prendre les décisions qui s’imposent pour chaque mail.

3. Appréciez le plaisir de traiter chaque mail jusqu’au !

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Minute d’éco-responsabilité

N’hésitez pas à supprimer vos e-mails et dossiers inutiles !

Garder un email ou dossier alors qu’il peut être supprimé non seulement vous pollue la tête mais crée un impact environnemental négatif.

En effet, ces données sont stockées dans des centres de traitement de données pour qui la consommation d’électricité et le premier poste de dépense. En 2015, nous avons utilisé au niveau mondial, 416,2 térawattheures dans les centres de traitement de données, ce qui correspond à la production d’électricité nucléaire de la France cette même année.

Toutes choses étant égales par ailleurs, moins ces centres auront de données inutiles à conserver, moins ils consommeront d’énergie et mieux se portera la planète.

Alors, supprimez ! Abusez de l’utilisation du bouton SUPPRIMER !

Supprimez sans pitié et aidez la planète !

http://www.independent.co.uk/environment/global-warming-data-centres-to-consume-three-times-as-much-energy-in-next-decade-experts-warn-a6830086.html

http://www.planetoscope.com/nucleaire/1914-production-d-electricite-nucleaire-en-france-en-kwh-.html

http://www.planetoscope.com/nucleaire/1914-production-d-electricite-nucleaire-en-france-en-kwh-.html



Etape 5 : Prendre en main le futur

Quand nous sommes arrivés à ce stade, il s’est passé quelque chose de particulier. Thomas s’est rendu compte qu’il était possible d’avoir une boîte mail à jour avec tous les éléments qui accompagnent les mails correctement rangés.

Mais très vite, sa satisfaction et sa zénitude se sont transformées en inquiétude. Il avait une question existentielle : « Est-ce que je peux maintenir ce résultat dans la durée ? »

Ce questionnement est légitime. Maintenant qu’il a fait l’expérience d’avoir une boîte mail à jour, il voit ce qu’il ne voyait pas. Il peut comparer ce qu’il a maintenant avec ce qu’il avait. Il réalise alors que s’il ne continue pas à maintenir son système, il risque d’avoir encore une boîte hors contrôle dans le temps. Une telle prise de conscience donne un sentiment de fragilité et d’inquiétude.

Ma réponse a été : « C’est seulement à partir de maintenant que commence la partie la plus intéressante du processus ».

Avec une bonne compréhension de ses habitudes de travail, Thomas a pu définir ce qu’il devait réaliser pour changer sa façon de faire et mettre en place ce que nous avons appelé ses “Rituels de traitement des mails”.Quand nous avons commencé, si j’avais suggéré à Thomas l’idée de traiter ces mails uniquement deux fois par jour, il m’aurait ri au nez et traité d’utopiste. Et pourtant, c’est la solution à laquelle il est arrivé. Voici comment il procède.

1. Le rituel des mails du matin

Thomas traite ses mails assez tôt dans la matinée.

Toutefois, il est important de souligner qu’en arrivant au bureau, il ne fait jamais ce rituel du matin en premier lieu. Il accède à sa messagerie seulement après avoir réalisé sa routine matinale de chef d’entreprise : planification de sa journée, inspections, analyses des indicateurs clés de l’entreprise, …

Ce rituel du matin lui permet de mettre en application les nouvelles techniques acquises précédemment :

• relever ses tâches à faire de sa boîte de réception ;• programmer des actions ;• déléguer ;



• donner les instructions à ses collaborateurs,• répondre à des messages ;• aborder sa journée avec la quiétude de ne pas oublier de traiter de mails

importants.

2. Le rituel des mails de fin de journée

Tout comme pour le rituel du matin, Thomas se laisse suffisamment de temps en fin de journée pour traiter le contenu de sa boîte mail.

Il évite de faire cela comme sa dernière activité avant de quitter le bureau ou avant d’aller au lit.

Ces traitements en fin de journée lui permettent de :• vider sa boîte de réception ;• faire le point sur ses tâches ;• déléguer des tâches si nécessaires ;• apporter une réponse aux sujets à traiter pour la journée ;• avoir une idée de sa journée du lendemain.

Le plus intéressant est que Thomas s’est rendu compte qu’en traitant ses courriers deux fois par jour, il répond toujours dans la fourchette de temps exigé pour la plupart des mails. Personne ne lui en veut. Il n’est ni défaillant, ni négligent dans la gestion de ses mails. Bien au contraire, il est admiré pour son professionnalisme.

La seule vraie difficulté qui lui restait à surmonter était celle de faire face aux interpellations de ses collaborateurs toujours accros à leurs mails, du genre : “As-tu vu le mail que je t’ai envoyé il y a 2 minutes ?”.

Très vite, il a appris à gérer ces interpellations avec un joli sourire. Souvent, il en profite même pour leur faire comprendre qu’il a viré de bord et qu’il ne joue plus au mail-ping-pong.

Etant donné le niveau d’addiction élevé de Thomas à sa boîte mail, nous n’avons pas commencé directement avec deux traitements des mails par jour. Nous avons adopté un sevrage progressif en diminuant graduellement le nombre de fois où il accédait à sa boîte mail.

A partir du moment où l’accès aux mails a cessé d’être un acte réflexe et est devenu un acte volontaire, il a progressé rapidement.

Il a compris par lui-même que la plupart des mails n’ont pas besoin de



réponse immédiate et ne méritent pas qu’il change son emploi du temps pour y répondre.

Avec les rituels du matin et de fin de journée, Thomas a maintenant le sentiment d’avoir dompté sa boîte de réception et d’avoir repris davantage le contrôle de son temps.

Si vous êtes commercial ou si vous êtes dans un travail où votre activité se passe dans votre boîte mail (assistance hotline), la solution de Thomas vous fera faire faillite. Dans ce cas, restez sur votre messagerie le plus souvent possible mais je crois que tout ce qui précède vous aura donné des idées sur comment vous pouvez avoir un meilleur contrôle de votre boîte mail.

Le maître mot est : contrôle !


1. Ecrivez votre rituel de traitement de vos mails.

2. Respectez-le !

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Etape 6 : Garantir la continuite de la solution

Comme nous l’avons vu, le problème des messageries engorgées est dû aux mauvaises habitudes acquises. La seule vraie façon de garantir que les changements opérés tiennent dans la durée est de continuer à se former sur le sujet.

Seule la connaissance donne la vraie garantie de contrôle d’une situation dans la durée. Il est intéressant de remarquer que nous sommes submergés et débordés uniquement dans les domaines où nous manquons de connaissance et nous arrivons toujours à garder un certain contrôle dans les domaines où nous avons des connaissances utiles.

Le domaine des Technologies de l’Information et de la Communication progresse vite. Les solutions que nous adoptons aujourd’hui peuvent devenir obsolètes dans quelques années. Pour rester au top, il nous faut investir du temps pour nous former.

Votre client de messagerie est pour vous un outil au même titre que le bistouri pour un chirurgien. Vous n’irez pas vous faire opérer par un chirurgien qui ne maîtrise pas son bistouri, n’est-ce-pas ? Vous aurez raison. Il n’est pas pro !

Si tel est le cas, nous devons nous rendre à l’évidence qu’il est impératif de maîtriser l’utilisation de notre outil moderne de travail qu’est le client de messagerie. On a tous intérêt à devenir des pro avec cet outil !

Imaginez que vous maîtrisiez parfaitement votre client de messagerie. Comment vous sentiriez-vous ? Combien de temps gagneriez-vous ? Quel plaisir auriez-vous à travailler avec cet outil ? Qu’en serait-il de votre niveau de professionnalisme ?

Aucune méthode ne remplacera votre connaissance de vos outils.

Ne sous-estimez pas cette étape de développement de vos aptitudes à utiliser votre client mail !

Votre productivité s’en ressentira !



Alors, faites comme Thomas. Passez un peu de temps sur YouTube et trouvez les tutoriels qui vous permettront de combler vos lacunes. C’est un investissement de temps qui vaut la peine.


1. Identifiez et écrivez les aspects que vous ne maîtrisez pas dans l’utilisation de votre client de messagerie.

2. Fixez-vous comme objectif de passer chaque jour 5 à 10 min pour apprendre sur ces sujets que vous avez identifiés.

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Etape 7 : Les astuces pour aller plus vite

Mon expérience et mes recherches m’ont amené à isoler une règle empirique :

« La qualité des messages reçus est le reflet de la qualité des messages envoyés. »

Si vous voulez avoir un contrôle du contenu de votre boîte mail, vous devez aussi vous préoccuper de comment vous écrivez.

Voici 10 astuces que Thomas a utilisées pour améliorer ses propres mails et augmenter sa maîtrise du flux de ses courriers entrants.

1. Soignez l’objet de votre message

Evitez de décrire le contenu du message dans son objet. Ecrivez plutôt un objet qui résume le contenu du message. Exemple :

Mauvais exemples Bons exemples

Un objet clair communique à vos lecteurs la pertinence de votre message et les met dans le bon état d’esprit pour le lire et vous répondre.

2. Pensez à faire gagner du temps à vos destinataires

Ecrivez tout votre message dans l’objet s’il ne comporte que quelques mots et terminez par EOM (End Of Message) ou FDM (Fin De Message).

Cela évite à votre destinataire d’avoir à ouvrir le message.



3. Allez à l’essentiel dans votre message

Evitez d’écrire de longs messages. Les gens ne les lisent pas jusqu’au bout.

Le mail n’est pas approprié pour les longs messages. Vous passez un temps fou à le rédiger et vous avez un impact faible.

Si le contenu doit être long, utilisez une autre forme de communication (le téléphone par exemple ou une réunion face-à-face).

Arrangez-vous pour communiquer l’essentiel dans les deux premiers paragraphes de votre mail.

4. Evitez les questions ouvertes

Le mail n’est pas adapté pour les questions ouvertes (questions qui suscitent des réponses longues). Cela entraine plusieurs échanges de courriers pour préciser les contours des idées.

Préférez des questions fermées, c’est- à-dire celles qui forcent votre destinataire à des réponses courtes et factuelles.

Mauvais exemples Bons exemples

Que penses-tu de cette idée ?

5. Ecrivez des mails orientés vers l’action

Soyez clair et précis sur les actions que vous voulez que votre destinataire entreprenne à la lecture de votre message.

6. Utilisez l’option Cc (Copie Carbone) avec modération

Combien de fois vous est-il arrivé d’être en Cc sur un mail, de le lire jusqu’au bout et de vous dire : « Je viens de perdre mon temps » ou « Pourquoi on m’a mis en Cc ? » ?

Comme prochaine étape, je te propose :• Un rendez-vous téléphonique• Une réunion dans vos bureaux• Une visite de nos ateliers.Dis-moi ce qui te convient le mieux.



9 fois sur 10, les gens sont en copie sur des messages où ils ne devraient pas l’être. Pensez à ne pas faire la même chose aux autres. Mettez en copie uniquement ceux qui doivent l’être.

Facilitez-leur la vie en précisant toujours les actions que vous attendez de chacun d’eux.

Mauvais exemple

Bon exemple

7. Evitez d’utiliser l’option Cci (Copie Cachée)

En général, la personne en Cci lit le message mais elle ne sait pas ce que vous attendez d’elle.



Il est plus efficace de transférer à cette personne le message original que vous avez envoyé à votre premier destinataire, en y ajoutant vos commentaires et ce que vous attendez d’elle.

Mauvais exemple

Bon exemple – Mail 1



8. Soyez bref dans vos réponses

Même si vous recevez une longue tartine, efforcez-vous d’être court dans votre réponse.

En procédant ainsi, avec le temps, vos correspondants sauront qu’ils ne doivent pas s’attendre à de longues réponses de votre part.

9. Evitez les réponses inutiles

Quand vous ne voulez pas de réponse à votre message, terminez votre mail par : NNTR (No Need To Respond) ou PBDR (Pas Besoin De Répondre).

Vous et votre correspondant gagnerez ainsi du temps. Il ne se sentira pas obligé de vous envoyer un mail avec juste, “bien reçu” ou “Super”. Vous ne perdrez pas non plus de temps à lire un tel message et à devoir le gérer.

10. Utilisez les fichiers attachés avec grande parcimonie

Préférez inclure les textes dans le corps du message au lieu d’envoyer des fichiers attachés.

Bon exemple – Mail 2



Vous facilitez ainsi l’accès au contenu et évitez à votre destinataire de perdre du temps à télécharger le fichier et à devoir le gérer.

Si vous procédez ainsi, probablement que dans sa réponse, vous n’aurez pas non plus de fichier attaché à télécharger.

Il existe plusieurs autres astuces de ce genre et vous serez en mesure d’en développer d’autres à partir du moment où vous adoptez la Pro-Attitude avec les mails.


1. Utilisez ces astuces abondamment et continuez à vous former !

2. Partagez les astuces que vous trouvez autour de vous et contribuez ainsi à créer un monde d’utilisateurs pro du mail.

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3.



Conclusion

Vous avez maintenant entre vos mains la méthode complète pour ne plus être esclave de vos mails.

Volontairement, j’ai cherché à présenter cette méthode de manière simple, sans complexité, tout en préservant son efficacité à produire un résultat probant.

J’espère que le cas de Thomas vous a aidé à avoir un autre éclairage et une nouvelle compréhension de votre propre situation.

La solution à votre situation est unique et spécifique à vous. Vous êtes la seule personne à pouvoir trouver la solution qui vous convient. En effet, vous êtes le seul à connaître tous les paramètres de votre situation.

Certes, on peut vous guider pour que vous arriviez à trouver votre solution. C’est ce que j’ai cherché à faire tout au long de ce guide.

Les étapes à suivre sont bien définies et elles ont fait leurs preuves.

Mais toutes ces choses n’auront aucune valeur pour vous si vous ne les appliquez pas et si vous ne les mettez pas en oeuvre.

Je vais être direct avec vous ! Il ne faut pas se voiler la face. Vous vous êtes engagé dans une aventure chronophage. Vous manquez déjà de temps pour faire tout ce que vous avez à faire. Pour mettre en oeuvre cette méthode, il vous faut investir du temps que vous n’avez pas.

Complexe, vous me direz ? Je suis d’accord avec vous ! Mais si c’était facile, vous n’auriez pas besoin de lire ce guide.

Oui, vous devez être prêt à résoudre cette équation du temps. C’est certes difficile, mais c’est faisable ! Le parcours de Thomas vous le prouve.

Rappelez-vous que les facteurs immatériels de votre situation sont toujours plus importants que ses aspects mécaniques et matériels. Cherchez à faire évoluer en premier ces facteurs immatériels (les habitudes, les fausses solutions, …).

En changeant vos habitudes, la difficulté apparemment insoluble qui est d’investir du temps que n’avez pas pour gagner du temps, s’effrite et disparaît.

Oui, il n’est pas facile de changer nos habitudes. Mais vous savez quoi ? L’effort en vaut la peine dans ce cas.



Au bout du compte, vous serez moins dispersé, vous serez le “boss de votre temps”, le mail redeviendra un outil de votre productivité et vous gagnerez du temps que vous pourrez investir dans des activités qui ont de la vraie valeur pour vous et votre entreprise.

Je vous invite sincèrement à passer à l’action !

Si vous avez besoin de communiquer avec moi sur le sujet, n’hésitez pas à m’écrire :

[email protected]



LES RESSOURCES



Au cours de mes recherches pour préparer mes formations et écrire ce guide, j’ai trouvé beaucoup de ressources ; des bonnes et des moins bonnes.

Puisque nous cherchons à gagner du temps, je me suis dit que cela pourrait être utile de partager avec vous les ressources que j’ai jugées intéressantes.

Le web est pauvre en ressources directement en langue française. Aussi, j’ai répertorié séparément les ressources en français pour que les purs francophiles puissent y avoir accès sans les barrières de l’anglais.

Comme vous le savez, le web évolue très vite. Les ressources présentées ici ne sont pas immuables et risquent d’évoluer, comme d’ailleurs tout le sujet de la gestion des mails.

Considérez donc ces ressources comme une façon rapide de vous mettre le pied à l’étrier.

J’envisage de mettre cette partie du guide sur mon blog dans quelques temps pour qu’elle puisse être mise à jour régulièrement.

Si vous découvrez des ressources qui peuvent servir à la communauté des utilisateurs pro du mail que nous essayons de créer, envoyez-les-moi et je les ajouterai à la page du site.

J’ai bon espoir qu’ensemble nous créerons une collection de ressources de qualité qui vont faciliter l’intégration de nouvelles personnes à ce monde virtuel d’utilisateurs pro du mail.



Prises de notes

Evernote

Un outil qui vous permet de ne rien oublier, de capturer vos idées et de les restituer ou les partager avec une grande facilité.

Le lien pour télécharger Evernote

En français

Beal Le Geek

TUTORIEL EVERNOTE : Comment organiser et retrouver toutes ses idées, papiers et notes !

En anglais

Steve Dotto

Il propose un cours complet « Evernote Made Easy » qui vous permet de prendre en main le logiciel comme un pro. Un cours très bien fait et bien séquencé !

Si vous décidez de faire cette formation, regardez avant son business model basé sur du crowdfunding avec Patreon. Au lieu de payer la formation, vous pouvez les subventionner pour un montant équivalent au prix du cours. En devenant membre de Patreon vous bénéficiez non seulement du cours « Evernote Made Easy » mais vous avez aussi accès à plusieurs autres ressources et avantages de la communauté.

Consultez aussi le site de Steve Dotto, Dotto Tech et sa chaîne YouTube.

https://evernote.com/intl/fr/

https://www.youtube.com/watch%3Fv%3DM3PjEO376os

https://www.youtube.com/watch%3Fv%3DM3PjEO376os

http://members.dottotech.com/%3Fpage_id%3D3723

https://www.patreon.com/

http://www.dottotech.com/



Des alternatives à Evernote

• Simplenote : Vraiment simple. Le logiciel ne prend uniquement en charge que les notes textuelles.

• Google Keep : Très bonne intégration du produit avec les autres services de Google.

• Microsoft OneNote : Logiciel disponible pour tout appareil et compatible avec des applications tierces.

• NixNote : Un outil Open Source qui fonctionne actuellement sous Linux ou Windows.

https://simplenote.com/

https://keep.google.com/

http://www.onenote.com/

http://nixnote.org/



Gestions de taches

Todoist

Un gestionnaire de tâche au design exempt de distraction et très efficace.

Le lien pour télécharger Todoist

En français

Beal Le Geek

Comment s’organiser pour réussir avec TodoistComment s’organiser pour réussir avec Todoist (tuto complet)

En anglais

Steve Dotto

ToDoist - Doing To-Do Lists Right! Carl Pullein

Il a un chaîne Youtube de 103 vidéos sur Todoist

Autres gestionnaires de tâches

• Asana : Un très bel outil pour gérer vos tâches et coordonner le travail dans vos équipes.

• Centrallo : Un outil d’organisation élégamment simple.

• Easynote.io : Un logiciel créé avec simplicité et efficacité à l’esprit !

• Meistertask : Un des outils de gestion de projets et de tâches le plus intuitif sur le web.

• Pintask : Vous pouvez customiser ce produit en créant vous-même vos propres extensions.

https://fr.todoist.com/windows

https://youtu.be/EzuuNTxTrUo

https://youtu.be/EzuuNTxTrUo

https://www.youtube.com/watch%3Fv%3DNbf4WHrsKRI

https://youtu.be/DhP7SJKiQ20%3Flist%3DPLAzfmm1gS2_UIsnCtmVq52bljDw8Am2VH



http://www.asana.com/

https://centrallo.com/

https://easynote.io/

https://www.meistertask.com/fr

https://pintask.me/



• Todo Cloud : Un excellent gestionnaire de tâches collaboratives.

• Trackingtime : Un gestionnaire de tâches avec des outils d’analyse pour vous aider à prendre des décisions.

• Trello : Un outil qui convient à la gestion de vos projets, équipes et flux de travail.

• Wrike : Un gestionnaire de tâches qui améliore la communication et la transparence dans les équipes.

Boomerang

Un outil qui vous permet de contrôler à quel moment vous envoyez et recevez vos mails.

Vous pouvez écrire un mail et le programmer pour être envoyé automatiquement au moment parfait.

Vous pouvez aussi vous faire rappeler les mails pour lesquels vous n’avez pas reçu de réponse.

Si vous ne voulez pas traiter un mail maintenant vous pouvez le confier à Boomerang qui vous le renverra à la date que vous aurez programmée.

Le lien pour télécharger Boomerang

Steve Dotto

Boomerang for Gmail - The Essential Add OnCette vidéo de Steve Dotto donne une vue générale des fonctionnalités de Boomerang.

https://www.todo-cloud.com/

https://trackingtime.co/

https://trello.com/

https://www.wrike.com/

http://www.boomeranggmail.com/

https://youtu.be/Ud0yDhAAUVw



Gestion de listes

Unroll.me

Un outil qui vous permet d’obtenir un sommaire complet de toutes les listes auxquelles vous vous êtes inscrites et de vous désabonnez facilement de celles que vous ne voulez pas.

Le lien pour accéder à Unroll.me

En français

Aurélien AmackerUnroll.me, l’outil INDISPENSABLE pour être plus efficace

En anglais

Steve Dotto Unroll.Me Fights OverSubscriptionUne présention générale du logiciel Unroll.Me.

https://unroll.me/

https://youtu.be/eTZ59VmUMfQ

https://youtu.be/jOkXDEAwtR8



Mise a niveau des competencesinformatiques

En français

Tuto.com

Un très bon site pour trouver des cours vidéo pour vous former sur des logiciels professionnels.

Bonnes pratiques bureautiques

C’est un de ces sites sur lequel je suis tombé et je suis resté bouche-bée d’admiration ; tellement il est bien fait et y on sent la générosité du blogueur.

Je vous recommande vraiment de prendre votre temps et de fureter à travers le site bonnes pratiques bureautiques. Vous y trouverez sûrement des pépites qui vous feront gagner beaucoup de temps dans votre travail de tous les jours avec l’informatique.

https://bpb.geneses.fr/



A propos de l'auteur

Un parcours plutôt étrange et bien atypique…

Celui d’un ingénieur de formation puis chercheur en chimie moléculaire devenu chercheur de bonheur, découvreur de prospérité et communicateur de liberté!

Mon parcours de vie m’a amené à m’apercevoir que je tiens davantage du philosophe de l’immatériel que du chimiste car j’aime comprendre, j’aime savoir, j’aime apprendre.

Comment puis-je vous aider?

Nombreux sont ceux que j’ai eu le plaisir et l’honneur de guider et d’aider tout au long de mon parcours. Depuis les dirigeants de PME, PME familiales jusqu’aux entrepreneurs à la tête d’un patrimoine professionnel.

Beaucoup ne savaient plus comment affronter les défis de ce siècle. Certains étaient tentés d’abandonner, de tout lâcher. D’autres semblaient confus, perdus, submergés de problèmes.

Après tout, pourquoi moi plutôt qu’un autre?

Comme mes clients, je suis moi-même entrepreneur. Je connais bien le monde du management, celui de l’entreprise familiale, le quotidien du dirigeant.

J’ai l’intime conviction qu’une entreprise existe pour créer de la prospérité et de la paix dans son secteur et que les dirigeants de PME ont la capacité de changer le cours du monde entrepreneurial tel que nous le connaissons aujourd’hui. Je suis persuadé qu’un dirigeant d’entreprise en paix avec lui-même et libre saura créer une entreprise prospère et durable qui contribuera à la profonde transformation de notre économie décadente.

Je crois profondément que le cœur de mon travail d’accompagnateur tient à la transmission de mon expérience et de mon savoir sur la maîtrise des facteurs immatériels d’une entreprise. Voilà pourquoi je m’implique pleinement auprès de ces dirigeants qui souhaitent avant toute chose retrouver les clefs de leur liberté, de leur bonheur et de leur prospérité.

J’ai l’intime conviction qu’une entreprise existe pour créer de la prospérité et de la paix dans son

secteur et que les dirigeants de PME

ont la capacité de changer le

cours du monde entrepreneurial tel que nous le

connaissons aujourd’hui.

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SENAME AGBOSSOU



www.sename-agbossou.com

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Productivite et Bien etre - Sénamé Agbossou€¦ · Etape 1 : Les 7 mauvaises habitudes à...

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