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Portail

(Guide Utilisateur)

OPTIM’SERVICES PRODUCTION COMPTABLE

Version n 4 – Mai 2018

mailto:[email protected]

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POURQUOI CET OUTIL ?

Ce portail gratuit est accessible 24H/24 et 7J/7. Il vous permet de visionner l’ensemble de vos factures comptabilisées par

SNCF, SNCF RESEAU et SNCF MOBILITES, d’en suivre le traitement, le paiement, le recouvrement et la réclamation.

Si une facture est échue et impayée, dorénavant, vous devez la réclamer directement via le portail.

Sous ORACLE, l’authentification par codes d’accès sécurisés sur un périmètre défini est gage de sécurité des données.

Celles-ci sont actualisées en temps réel (2 mises à jour par 24h)

LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU RÉFÉRENT PORTAIL DE VOTRE SOCIÉTÉ

Définir un référent (contact unique)

Pour toutes les relations avec l’équipe Support ([email protected]) Ce sont ses nom-prénom, fonction et adresse mail qui sont référencés dans notre base utilisateurs.*cf Loi Informatique n°78-17 du 6/01/1978

Gérer les accès

Le référent sera responsable de la demande, du maintien, de la création et de la modification des codes d’accès actifs. Il sera responsable de la diffusion de ceux-ci auprès des collaborateurs internes, afin de promouvoir l’utilisation du portail.

Informer et communiquer

Il sera le garant de la communication de toutes actualités liées au portail. Il assurera la diffusion du guide d’utilisation en interne et saura l’expliquer à ses collaborateurs. Il informera l’équipe Support de tout changement: Référent, SIREN, etc…



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CONNEXION AU PORTAIL E-CONSULT’FACTURES

A- Première étape : l’EXTRANET

Saisir : 1- Votre identifiant

2- Mot de passe

(Indiqués dans notre email de confirmation de déploiement que vous

avez reçu).

Après 3 tentatives de connexion incorrectes, fermer votre navigateur Internet et patienter 10 minutes avant nouvel essai. Par sécurité, une déconnexion automatique est opérée en cas d’inactivité du portail pendant 20 minutes.

Ouvrir le lien suivant exclusivement sur le navigateur internet Mozilla Firefox : https://e-consultations.sncf.com


https://e-consultations.sncf.com/

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B- Deuxième étape: l’ERP ORACLE

Lors de votre toute

première connexion ou mot

de passe oublié, vous devez

saisir « AUC_MDP » dans

les champs « Code

Utilisateur » et « Mot de

passe ».

Cliquer sur « connexion à

FPROD »


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Après avoir cliqué sur « Réinitialisation du mot de passe », saisir :

1- Votre Code Utilisateur terminant par « _AFF » (Indiqué dans notre email de confirmation de déploiement que vous avez reçu).

2- L’adresse email en caractères minuscules du

Référent Portail.

3- Valider.

Après validation, un message à l’écran vous confirme le bon déroulement de l’opération. Vous recevez alors votre nouveau mot de passe par Mail, à l’adresse précédemment indiquée.


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Une fois reçu cet email automatique, vous devez procéder comme suit :

Vous connecter à nouveau sur https://e-consultations.sncf.com/ et saisir :

Identifiant « Accès Extranet » (1ère étape) Identifiant : XXXXXX-001

Mot de passe : ***********

Identifiant Portail ORACLE (2nde étape)

Code Utilisateur : XXXXXX-001_AFF

Mot de passe : Saisir le code reçu dans l’email automatique.

Si vous souhaitez réinitialiser le mot de passe, vous devrez recommencer la procédure précédemment expliquée, à savoir :

Cliquer sur https://e-consultations.sncf.com/ et saisir :


Mot de passe : ***********

Identifiant Portail ORACLE (2nde étape)

Code Utilisateur : AUC_MDP

Mot de passe : AUC_MDP

Puis cliquer à nouveau sur https://e-consultations.sncf.com/ et saisir :


Mot de passe : ***********

Identifiant Portail ORACLE (2nde étape) Code Utilisateur : XXXXXX-001_AFF

Mot de passe : Saisir le code reçu dans l’email automatique.


Indiqués dans notre email de confirmation de déploiement que vous avez reçu.






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EXTRACTIONS, RECHERCHES ET RÉCLAMATIONS SUR LE PORTAIL E-CONSULT’FACTURES

POUR CONSULTER L’ÉTAT D’AVANCEMENT

DE VOS FACTURES ET RÉCLAMER:

Cliquer sur « Consultation infos paiements» puis « Factures »

Pages 8 à 14

POUR CONSULTER LE DÉTAIL DES

PAIEMENTS QUE VOUS AVEZ REÇUS:

Cliquer sur « Consultation infos paiements» puis « Paiements »

Pages 15 à 17


8

DANS L’ÉTAT D’AVANCEMENT DE VOTRE

FACTURE:

Sélectionner dans les menus déroulants vos critères de sélection. Puis cliquer sur « Rechercher ».

Vous pouvez effectuer une recherche sans limite dans le temps mais avec une amplitude de 3 ans maximum ; par exemple une recherche avec une date de début au 01/01/2010 ne pourra avoir une date de fin supérieure au 31/12/2012 (il s’agit des dates de factures).


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1- En cliquant en haut de chaque colonne, vous pouvez trier en mode croissant/décroissant.

2- En cliquant sur la flèche, vous pouvez aller à la page suivante ou aller directement à la dernière.

3- En cliquant sur ce carré avec un point rouge, vous pouvez exporter les données vers un tableau Excel.

4- En cliquant sur ce carré avec une flèche, vous pouvez zoomer sur la page de données. Pour revenir sur la vue initiale, cliquer

sur « retour » situé en bas à gauche.

5- 5 statuts précis et explicites de factures apparaitront: «Payée», «Merci de contacter l’AFF», «En cours de traitement»,

«Consulter vos paiements» et «Merci de contacter votre commanditaire».

1 4 3 2

Facture absente du portail = 1) Facture jamais reçue ou en cours d’acheminement/saisie (Tenir compte des délais postaux et d’enregistrement)

Le délai moyen d’acheminement d’une facture par voie dématérialisée (Dématérialisation fiscale) est divisé par 10 par rapport à la voie postale !

2) Facture en tant que sous-traitant/cotraitant => s’adresser à votre titulaire de marché.

5


10

SUR CET ÉCRAN, VOUS POUVEZ MAINTENANT:

Sélectionner dans la colonne de gauche la ou les

factures que vous désirez réclamer.

Puis cliquer sur « Saisir réclamation(s) ».


11

UNE FOIS VALIDÉE, VOUS ARRIVEZ SUR CET

ÉCRAN:

Saisir votre email et ajouter le cas échéant une

justification à votre réclamation.

Puis cliquer sur « Envoyer ».


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UNE CONFIRMATION APPARAIT À L’ÉCRAN :

Les équipes Assistance Factures Fournisseurs (AFF) traiteront votre réclamation comme si vous l’aviez envoyée par email.

Vous recevrez une réponse à l’adresse indiquée préalablement.

Il est donc important de saisir une adresse email valide et valable.

N’hésitez pas à suivre le statut de vos factures/réclamations sur le portail.


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ATTENTION:

Ce message apparaitra à chaque fois que vous réclamerez une facture dite non éligible, à savoir NON ÉCHUE ou PAYÉE.

Si toutefois, vous estimez être dans le droit de réclamer une facture ayant ce statut, vous pouvez continuer votre

réclamation comme indiqué préalablement pages 10, 11 et 12.

Pour rappel sur la partie « réclamation »:

1 facture réclamée = 1 dossier de réclamation créé = 1 référence de dossier différente par facture. Toute réclamation sur une facture payée ou non échue devra être dument justifiée sous peine de ne pas être traitée.


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POUR RELANCER UNE

RÉCLAMATION :

Cliquer sur le n° de réclamation

existant.

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira comme

ci-joint.

Il est indispensable de saisir les raisons

de la relance et de la justifier sous

peine de ne pas être traitée.

Il est aussi important de saisir une

adresse email valide et valable.

Enfin, cliquer sur « Envoyer » pour

valider votre relance.

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DANS LE DÉTAIL DES PAIEMENTS REÇUS:

Sélectionner dans les menus déroulants vos

critères de sélection et/ou saisir vos données

dans les champs libres.

Puis cliquer sur « Rechercher ».

Disponible sur l’ordre de virement bancaire.

Rappel : vous pouvez effectuer une recherche sans limite dans le temps mais avec une amplitude de 3 ans maximum ; par exemple une recherche avec une date de début au 01/01/2010 ne pourra avoir une date de fin supérieur au 31/12/2012 (il s’agit des dates de paiement).


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1- En cliquant en haut de chaque colonne, vous pouvez trier en mode croissant/décroissant.

2- En cliquant sur la flèche, vous pouvez aller à la suivante ou aller directement à la dernière.

3- En cliquant sur ce carré avec un point rouge, vous pouvez exporter les données vers un tableau Excel.

4- En cliquant sur ce carré avec une flèche, vous pouvez zoomer sur la page de données. Pour revenir sur la vue initiale,

cliquer sur « retour » situé en bas à gauche.

5- En cliquant sur la référence de paiement, vous pouvez voir le détail du virement. Si le paiement contient plusieurs factures,

vous verrez tous les numéros des documents associés (dans le cas où le montant d’un virement SNCF ne correspondrait à

aucun montant dans vos comptes)

1 2 4 3 5


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Si ce paiement concerne plusieurs factures,

plusieurs lignes apparaitront dans ce cas-là.

Vos lettrages internes seront simplifiés.


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N’oubliez pas d’aller visiter WWW.SNCF.COM , onglet « ENTREPRISES&COLLECTIVITÉS » et

retrouvez toutes nos informations utiles et pratiques pour vos démarches.

Pour toutes demandes sur le portail, écrivez-nous à l’adresse suivante :

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http://www.sncf.com/


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