Prodige - Université de Montréal · 9.3 Traiter une nouvelle facture 9.4 Interpréter le sommaire...

Prodige

Guide d’utilisation

Créer

Suivre

Gérer les projets

Direction des immeubles

http://www.google.ca/imgres?start=688&sa=X&biw=1440&bih=779&tbm=isch&tbnid=CD8eOKrwFNKpJM:&imgrefurl=http://www.institutformation.org/flux/programme-du-bac-5-cycle-master-manager-de-l-organisation-des-ressources-humaines-et-des-relations-sociales-br-titre-certifie-par-l-etat-niveau-i.html&docid=KjFqDY-eI7TtFM&imgurl=http://www.institutformation.org/upload/Mastere_RH/Fotolia_hori12603053_XS.jpg&w=387&h=271&ei=AHLiUtLLHoWBqwGOhoG4Ag&zoom=1&ved=0CJMCEIQcMFo42AQ&iact=rc&dur=7574&page=30&ndsp=29

Table des matières Introduction Trucs utiles 1. DÉMARRER 1.1 Se connecter 1.2 Prodige en un coup d’œil 1.3 Statuts du dossier

2. RECHERCHER 2.1 Sélectionner des critères de recherche 2.2 Obtenir des résultats de recherche

3. OUVRIR UN PROJET 3.1 Traiter une DI500 3.2 Attribuer une DI500 3.3 Créer un projet

4. PLANIFIER UN PROJET 5. GÉRER UN PROJET 5.1 Transférer un projet 5.2 Attribuer un projet 5.3 Prendre en charge un projet

6. DEMANDER LE FINANCEMENT D’UN PROJET (DI139) 6.1 Créer une DI139 6.2 Approuver ou refuser une DI139 6.3 Affecter les sources de financement à une DI139 (BPGE) 6.4 Compléter une DI139 (DSA) 6.5 Confirmer l’ouverture du projet Synchro

7. ÉCHÉANCIER D’UN PROJET 7.1 Étapes d’un projet 7.2 Distinctions entre un échéancier initial et un échéancier réel 7.3 Inscrire des dates et des durées dans les échéanciers de projet 7.4 Discontinuités et écarts

8. CONTRAT 8.1 Créer un contrat 8.2 Valider les nouveaux contrats 8.3 Identifier les intervenants majeurs au projet 8.4 Modifier un contrat (et/ou ajouter des renseignements à un contrat) 8.5 Traiter un ordre de changements 8.6 Estimé progressif et suivi contractuel 8.7 Fermer un BC(K)

9. SUIVRE LES COÛTS 9.1 Fichiers d’estimation des coûts 9.2 Importer un fichier d’estimation des coûts 9.3 Traiter une nouvelle facture 9.4 Interpréter le sommaire des estimations 9.5 Interpréter le sommaire des coûts

10. NOTES ET DOCUMENTS 10.1 Créer une note au projet 10.2 Créer un formulaire à partir d’un gabarit 10.3 Lancer un rapport 10.4 Reddition de comptes des contrats 10.5 Rapports de type projet unique

11. ARCHIVER UN PROJET 12.1 Créer une boîte d’archivage 12.2 Modifier le contenu d’une boîte d’archivage 12.3 Saisir un formulaire d’archivage 12.4 Terminer l’archivage d’un projet Annexe 1 - Abréviations et lexique

Annexe 2 - Flux de travail des processus et statuts de Prodige

Annexe 3 - Flux de travail de la création des BCK

Annexe 4 - Flux de travail des changements de BCK

Annexe 5 - Flux de travail du traitement des factures

Annexe 6 - Flux de travail de l’archivage des projets

Annexe 7 - Flux de travail de l’utilisation des échéanciers

Prodige

Créer, suivre, gérer les projets

Développé par la Direction des immeubles, Prodige est un logiciel qui vise à assurer la gestion des projets de rénovation, de réaménagement et de construction de l’UdeM. Ses principaux utilisateurs sont les employés de la DI concernés par les activités associées à la gestion des projets. Ce guide d’utilisation est conçu pour les aider à interagir dans Prodige. Il regroupe toutes les étapes qui constituent le cycle de vie des projets : planification, financement, le suivi des contrats et des travaux, etc.

Pour atteindre les objectifs de suivi et de gestion des projets, il est essentiel que les

utilisateurs consignent les informations au processus de gestion des projets… ce qui

conduira inévitablement à de nouvelles pratiques chez les utilisateurs si bien que la

transmission numérique des documents prédominera progressivement sur la remise

des documents en papier.

Il est à noter que le développement de Prodige est le fruit de la collaboration de

nombreux employés de la DI et qu’il se doit de demeurer un environnement

dynamique: ainsi, les utilisateurs sont invités à faire part de leurs commentaires et

suggestions à [email protected]

Pour assurer la meilleure expérience d’utilisation possible de Prodige, il est

recommandé d’utiliser le navigateur Firefox. Prodige remplace tout autre système

antérieur et est accessible via le Réseau privé virtuel de l’UdeM (VPN).

Table des matières

mailto:[email protected]

sur 68

Trucs utiles Cliquer sur un hyperlien Ouvre une autre fenêtre Firefox

Pour faire marche arrière dans

l’application Cliquer sur la flèche dans le bandeau

Touche « Ctrl » du clavier Pour sélection multiple dans une liste déroulante

Virgule Ne pas inscrire de virgule si la recherche contient plus d’un

mot. Seul un espace entre les mots suffit.

Champs « date » Peut inscrire directement la date (aaaa-mm-jj) ou la

sélectionner dans le calendrier

Recherche tronquée Ne pas utiliser le symbole « % » si la recherche est tronquée

Ex. pour « Informatique », inscrire « inf »

Pour actualiser/rafraîchir l’écran Cliquer sur la flèche circulaire

Changement de statut de dossier Peut s’effectuer sous l’onglet « projet » seulement

Bouton « Profil/Admin/Aide »

Ces boutons dans le bandeau ne sont pas activés

Table des matières

sur 68

1. Démarrer

1.1 Se connecter

Adresse : http://enki-di.di.umontreal.ca/

1.2 Prodige en un coup d’œil

1.3 Statuts du dossier

Les statut du dossier permet de suivre le cheminement du projet tout au long de son cycle de vie. Dans

Prodige, c’est le changement du statut du dossier qui déclenche un signalement à l’utilisateur suivant

pour qu’il intervienne pour une action donnée.

Statuts attribuables à un dossier 1. Évaluation BPGE 5. Analyse GP 8. Financement 11. Gestion du projet

2. Lié1 6. Approbation DI139 9. Comptabilité 12. Archivage 3. Non retenu 7. Révision DI139 10. Synchro 13. Archivé

4. Attribution2

Table des matières

1. Attribué à un projet 90000 (i.e. une étude non capitalisable) lorsqu’il y a eu la création d’un autre projet après que ladite

étude ait été réalisée. 2. Signifie qu’un dossier est « sur le bureau » de la direction de DGPI en attente de son attribution à un gestionnaire de

projet

Ce bandeau est présent sur tous les écrans

Les 5 grands axes de Prodige

http://enki-di.di.umontreal.ca/

sur 68

2. Rechercher

Le menu Recherche permet à l’utilisateur d’accéder directement à l’un ou à

l’autre des cinq (5) grands axes de Prodige.

Comme la recherche de données fonctionne de façon identique pour chacun des cinq grands axes, seule la démonstration ci-dessous portant sur la Recherche de

projets est présentée à titre d’exemple dans ce guide.

2.1 Sélectionner des critères de recherche Positionnez le curseur sur l’onglet Recherche Cliquez sur Projets

Table des matières

sur 68

2.2 Obtenir les résultats de recherche

Pour préciser davantage les résultats de recherche, Prodige permet l’application de filtres sur

n’importe quel champ ou l’utilisation d’un tri en cliquant sur la colonne de données sélectionnée.

Exportation vers Excel Prodige permet d’exporter les résultats obtenus à la suite d’une recherche vers Excel. Cette opération est appropriée aux utilisateurs qui souhaitent personnaliser leurs rapports en ajoutant des filtres.

Table des matières

sur 68

3. Ouvrir un projet

3.1 Traiter une DI500

Étape A

Après réception par courriel de la DI500 au BPGE

Positionnez le curseur sur l’onglet Nouveau

Cliquez sur DI500

Ce qui conduit vers...

Table des matières

sur 68

Étape B


Statuts attribuables à une DI500

1. En attente 3. En analyse 5. Refusé 2. En attribution 4. Accepté

Table des matières

sur 68

3.2 Attribuer une DI500



Table des matières

sur 68

Important : Après analyse, le Gesplan change le statut de la DI500 à Acceptée. Cette condition est

essentielle avant de procéder à l’ouverture d’un projet.


Ce qui conduit vers... Table des matières

sur 68

3.3 Créer un projet

Positionnez le curseur sur l’onglet Nouveau Cliquez sur Projet

Projets 90000 (i.e. reliés à une étude non capitalisable) :

Il faut effacer le numéro généré par Prodige et inscrire un numéro débutant par 90000, en suivant une

séquence numérique contrôlée hors Prodige.

Table des matières

sur 68

4. Planifier un projet

Sous l’onglet Recherche Cliquez sur Projet et inscrivez le numéro du projet recherché Cliquez sur l’onglet Planification

Table des matières

sur 68

5. Gérer un projet

5.1 Transférer un projet

Sous l’onglet Recherche Cliquez sur Projet et inscrivez le numéro du projet recherché


Table des matières

sur 68

5.2 Attribuer un projet

Après réception du courriel pour attribution de projet par DirDGPI

Sous l’onglet Recherche Cliquez sur Projet et inscrivez le numéro du projet recherché


Table des matières

sur 68

5.3 Prendre en charge un projet En plus de l’onglet Planification, le Gesproj peut consulter l’onglet Projet pour des informations spécifiques au projet.


Table des matières

sur 68

6. Demander le financement d’un projet (DI139)

6.1 Créer une DI139


Statuts attribuables à une DI139

1. En attente 2. Approuvé 3. Traité 4. Complété 5. Refusé

Table des matières

sur 68

6.2 Approuver ou refuser une DI139

Sous l’onglet Recherche

Cliquez sur Projet et inscrivez le numéro du projet recherché

Sous l’onglet Financement


Table des matières

sur 68

6.3 Affecter les sources de financement à une DI139 (BPGE)



Sous l’onglet Financement


Table des matières

Lors du traitement de la 1ère DI139 pour un budget d’exécution Note au Gesplan - Ne pas oublier de renverser (remettre à

zéro) la source de financement FSDIHE50 (étude) avant d’affecter les sources de financement à la nouvelle DI139 pour un budget d’exécution.

sur 68

6.4 Compléter une DI139

Sous l’onglet Recherche Cliquez sur Projet et inscrivez le numéro du projet recherché Sous l’onglet Financement


Agfin transmet les informations à des fins de création du projet-Synchro et attend la confirmation

de DirFin. Table des matières

Le projet passe au statut Synchro si la DI139 est financée par le FSDIHE50.

sur 68

6.5 Confirmer l’ouverture d’un projet Synchro (ou changer le statut de dossier de « Synchro » à « Gestion de projet »

Après confirmation de DirFin




Table des matières

sur 68

7. Échéancier d’un projet

7.1 Étapes d’un projet



Sous l’onglet Échéancier

Le cycle de vie complet d’un projet est consitué de dix (10) statuts

1. Planification 2. Étude 3. Approbation BPGE 4. Plans et devis 5. Appels d’offres construction

6. Construction 7. Réception provisoire 8. Correction déficiences et documents finaux 9. Réception définitive 10. Fermeture de projet

7.2 Distinctions entre échéancier initial et échéancier réel

L’échéancier initial doit être produit pour chaque projet, représentant la durée, la date de début et la

date de fin de chaque étape.

Cet échéancier doit être complété par le Gesproj à la réception des plans et devis et ne peut être

modifié par la suite.

L’échéancier réel doit également être représenté dans Prodige. Les dates réelles de début et de fin de

chacune des étapes doivent être inscrites par le Gesproj au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Durées et dates : comment les inscrire dans un échéancier

Sous l’onglet Échéancier Cliquez sur le bouton Modifier


Table des matières

sur 68

Table des matières

sur 68

7.3 Inscrire des dates et des durées dans les échéanciers de projet

Le Gesproj doit inscrire les dates et les durées associées à chaque étape des projets qu’il suit.

Attention à l’ordre de saisie des étapes.

Échéancier initial ORDRE

DE SAISIE ÉTAPES DURÉE INDICATIONS DE LA DURÉE RECHERCHÉE QUAND SAISIR?

2 Étude DURÉE Doit inclure : le processus de sélection du professionnel jusqu'à

la préparation de la DI139 pour budget d’exécution

Avant le début du mandat d'étude

4 Plans et devis DURÉE Doit inclure : le processus de sélection du professionnel et la

période d'exécution des plans et devis

Avant le début des plans et devis

5 Autres étapes DURÉE Ces durées correspondent à l'estimation initiale pour chacune des étapes du projet

Après la réception des plans et devis

Échéancier réel ORDRE

DE SAISIE ÉTAPES DATES INDICATIONS DE LA DATE RECHERCHÉE QUAND SAISIR?

1 Étude Date de début

Date de prise en charge initiale du dossier par le Gesproj

Dès la prise en charge

3 Plans et devis Date de reprise en charge du dossier par le

Gesproj, après l'approbation du BPGE pour réalisation du projet

Dès la reprise en charge par le Gesproj

6 Plans et devis Date de

fin Date de réception des plans et devis Dès la réception

7 Appel d'offres construction Date de début

Date du début de la préparation du dossier d'appel d'offres

À la date effective

8 Appel d'offres construction Date de

fin Date de l'adjudication du contrat de construction

9 Construction Date de début

Date de la réunion de démarrage

10 Construction

Date de fin

Date de préparation du certificat d'acceptation provisoire

11 Réception provisoire Date de signature du certificat d'acceptation

provisoire

12 Correction déficiences et documentation

Date de préparation du certificat d'acceptation définitive

13 Réception définitive Date de signature du certificat d'acceptation

définitive

Table des matières

sur 68

7.4 Discontinuités et écarts

Prodige calcule automatiquement la durée réelle de chacune des étapes.

Table des matières

sur 68

8. Contrats

8.1 Créer un contrat

Le terme contrat est associé aux BC ou BC(K) qui sont créés dans Synchro. Il est à noter que tous

les nouveaux BC(K) créés dans Synchro sont importés par une passerelle automatique vers

Prodige, dès le lendemain.

Dans Prodige, on retrouve plusieurs types de contrats, notamment :

Mandat

Contrat de construction

MAO

Autres

8.2 Valider les nouveaux contrats

Après la réception d’un courriel automatisé suite à l’import de nouveaux BC(K) Sous l’onglet Recherche

Cliquez sur Contrat


Ce qui conduit vers … Table des matières

sur 68

Statuts attribuables à un BC(K)

1. Créé 2. Actif 3. À fermer 4. Fermé 5. Annulé

Table des matières

sur 68

8.3 Identifier les intervenants majeurs au contrat

Lorsque le BC(K) concerne l’entrepreneur général ou l’architecte ou l’ingénieur associé au projet, vous devez suivre la procédure suivante.



Table des matières

sur 68

Table des matières

sur 68

8.4 Modifier un contrat (et/ou ajouter des renseignements à un contrat)

Ce qui conduit vers …

Table des matières

sur 68

8.5 Traiter un ordre de changements

Étape A

À la réception du fichier « Demande de changement » complété par le professionnel :

Le Gesproj doit déposer le fichier dans Cosmos

L’étape suivante consiste à importer la demande de changement d’un contrat dans Prodige

Sous l’onglet Importer

Cliquez sur Changement



Table des matières

sur 68

Lorsque l’importation d’un fichier est effectuée, Prodige dirige l’utilisateur vers le contrat concerné

et il affiche le changement importé au statut en évaluation.

Table des matières

sur 68

Étape B

À la réception de la « Demande de changement » signée (document original) avec le coût final,

Gesproj le signe et le remet à Seccont.

Dans Prodige, Seccont doit mettre à jour les informations et changer le statut à en autorisation.

Sous l’onglet Recherche Cliquez sur Contrats

Une fois dans le Contrat Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier

Table des matières

sur 68

Étape C

À la réception de l’ordre de changement dûment signé, Seccont

1. retourne dans Prodige pour modifier le statut à autorisé

2. numérise le contrat signé

3. dépose le contrat dans Cosmos sous l’arborescence du projet.

Prodige transmet un courriel au Gesproj et à Compta.

Le montant du changement autorisé s’inscrit dans le tableau de suivi des contrats.

Statuts attribuables à un changement

1. En évaluation 2. En autorisation 3. Autorisé 4. Annulé

Table des matières

sur 68

Méthode transitoire

Au cours des premiers mois d’utilisation, il est possible que des demandes de changements ne puissent

être transmises par fichier et qu’il faille les inscrire manuellement dans Prodige.

Exceptionnellement - la démarche suivante peut être suivie par Seccont.


Ce qui conduit vers…


Table des matières

sur 68

Il faut ensuite modifier le statut du changement à en autorisation


À la réception de l’ordre de changement dûment signé, Seccont doit retourner dans Prodige et

inscrire le statut autorisé, tel qu’indiqué précédemment à l’Étape C.

Table des matières

sur 68

8.6 Estimé progressif et suivi contractuel

Ces fonctionnalités seront développées ultérieurement.

Table des matières

sur 68

8.7 Fermer un BC(K) Lorsque l’engagement du BC(K) est à zéro (0) Sous l’onglet Contrat

Cliquez sur le bouton Modifier


Table des matières

sur 68

À la réception du formulaire, le Gesproj doit :

Compléter le gabarit

Autoriser la fermeture du contrat, le cas échéant

Retourner le tout à Compta qui effectue la fermeture du BC(K) dans Synchro.


Table des matières

sur 68

Table des matières

sur 68

9. Suivre les coûts

9.1 Fichiers d’estimation des coûts

Il existe quatre (4) types de fichiers d’estimation de coûts : (cosmos_Gestion_de_projets_Modèles_officiels)

1. Classe D

2. Classe C

3. Classe B

4. Classe A

Le Gesproj peut utiliser chacun de ces fichiers au cours de son projet selon l’avancement de son travail.

Typiquement les moments où chacune des estimations devrait être produite sont :

Étape Classe d’estimation

Avant ou pendant l’étude Classe D

Après l’étude Classe C

Pendant les plans et devis Classe B

Avant l’appel d’offres pour construction Classe A

Après l’adjudication du contrat Classe A *

* L’importation d’un 2e fichier Classe A précise les coûts de construction inclus à la 1

ère importation de Classe A.

9.2 Importer un fichier d’estimation des coûts

Le Gesproj ou le professionnel complète le fichier en suivant les instructions annexées au fichier.

À la sauvegarde, le titre du fichier doit inclure le no de projet et la classe d’estimation.

Si l’estimation du Gesproj est inachevée, il le précise en ajoutant la mention « brouillon » au

titre du projet puis le sauvegarde dans Cosmos sous l’arborescence du projet.

Table des matières

Lorsque le Gesproj est prêt à importer :

sur 68

Il sauvegarde le fichier dans Cosmos_gestion_de_projets_Fichiers_import, en supprimant la

mention « brouillon » du titre, le cas échéant.

Dans Prodige, sous l’onglet Importer puis en cliquant sur Estimation, le Gesproj sélectionne son

fichier parmi la liste et confirme son choix.


Si le Gesproj souhaite modifier les données importées :

il importe de nouveau un fichier d’estimation de même classe pour le même projet :

les nouvelles données inscrites à ce nouveau fichier effacent les données précédentes.

Table des matières

sur 68

9.2 Traiter une nouvelle facture

On compte deux (2) types de factures dans Prodige.

1. Facture liée à un BC

2. Facture non liée à un BC qui doit être payée par réquisition interne

À la réception de la facture

Sous l’onglet Nouveau

Sélectionnez Factures ou Sans BC


Table des matières

sur 68

À la réception de l’approbation par le Gesproj, il faut traiter la facture dans Synchro :

Sous l’onglet Recherche_facture

Sélectionnez la facture désirée dans Prodige


Ce qui conduit vers...…


Table des matières

sur 68

Table des matières

sur 68

9.3 Interpréter le sommaire des estimations

En rédaction.

Table des matières

sur 68

9.4 Interpréter le sommaire des coûts

En rédaction.

Table des matières

sur 68

10. Notes et documents

10.1 Créer une note au projet

Sous l’onglet Recherche Cliquez sur Projet et inscrivez le numéro du projet recherché Cliquez sur l’onglet Notes et Documents


Types de notes

Archivage Contrats Documentation Échéancier

Financement Planification Suivi de gestion

Table des matières

sur 68

10.2 Créer un formulaire à partir d’un gabarit



Cliquez sur l’onglet Notes et documents

La Charte de projet est complétée par le Gesplan dès le début du projet, c’est-à-dire avant la

transmission du projet à DGPI.

Table des matières

De nombreux champs sont générés automatiquement. Il suffit alors de compléter les champs vides. Le gabarit doit être enregistré dans Cosmos, sous le répertoire de l’arborescence du projet et le sous-répertoire Planification. Note Un gabarit peut ensuite être modifié tel un fichier Word ou Excel.

sur 68

10.3 Lancer un rapport

Rapport

Un rapport est un document préconçu qui présente des données de Prodige sous un format fixe. Son

format étant préservé, un rapport ne permet pas d’ajouter de texte. Les résultats obtenus peuvent

toutefois être exportées vers un fichier Excel.




Rapport de type multi-projets

Ces rapports contiennent des données qui portent sur plusieurs projets sélectionnés selon certains

critères. Ils sont accessibles dans le bandeau supérieur de Prodige, sous Rapport

Calendriers de projets


Table des matières

sur 68

Table des matières

sur 68

10.4 Reddition de compte des contrats


Table des matières

sur 68

10.5 Rapports de type projet unique

Ces rapports contiennent les données d’un seul projet.




Évolution du contrat

Sous l’onglet Contrats

Cliquez sur Évolution contrat

Cliquer sur le bouton charger

Portrait du financement

Table des matières

sur 68

11. Archiver un projet

11.1 Créer une boîte d’archivage

Dans le menu Nouveau

Sélectionnez Boite



Table des matières

sur 68

Archiver plus d’un projet dans une même boîte

Ce qui conduit vers... Table des matières

sur 68

Table des matières

sur 68

11.2 Modifier le contenu d’une boîte d’archivage

En rédaction

Table des matières

sur 68

11.3 Rappeler une boîte d’archivage

En rédaction

Table des matières

sur 68

11.4 Saisir le formulaire d’archivage

En rédaction

Table des matières

sur 68

11.5 Terminer l’archivage d’un projet

Pour chacun des trois (3) types d’archivage, le statut du dossier de projet doit être Archivé.

Table des matières

sur 68

Annexe 1 – Lexique et abréviations

BPGE Bureau de planification et gestion des espaces

DGPI Division gestion de projets et ingénierie

DSA Division des services administratifs

DDOP Division des opérations

Finances Direction des finances, UdeM

Unité de gestion Faculté, département ou service de l’UdeM

Gesplan Gestionnaire de planification

Gesproj Gestionnaire de projets

Seccont Section contrats de la DGPI

Compta Section comptabilité et contrôles - DSA

Agfin Agent de gestion financière – DSA

DirDGPI Membres du groupe de direction de DGPI

Ccrt Centre de coordination et de références techniques - BPGE

Synchro Système informatique de gestion intégré de l’UdeM

Maximo Système de gestion des requêtes de services de la Direction des immeubles

DI500 Formulaire de demande de travaux de rénovation et de réaménagement

DI139 Demande de financement

DI63 Autorisation de financement par une unité interne de l’UdeM

DA ou DAK Demande d’approvisionnement dans le système financier

BC ou BCK Bon de commande dans le système financier

REK Numéro de réception d’une facture dans le système financier

MAO Type d’acquisition, regroupant tout achat relié au Mobilier, Appareils et Outillage

FSDIHE50 Projet synchro utilisé pour financer temporairement des projets pendant l’étape Étude

Table des matières

sur 68

Annexe 2 – Prodige : Processus et statuts

Table des matières

sur 68

Annexe 3 – Prodige : Création des BCK

Table des matières

sur 68

Annexe 4– Prodige : Changements aux BCK

Table des matières

sur 68

Annexe 5 – Prodige : Traitement des factures

Table des matières

sur 68

Annexe 6 – Prodige : Archivage

Table des matières

sur 68

Annexe 7 – Prodige : Utilisation des échéanciers

Table des matières

12 juin 2014

Prodige - Université de Montréal · 9.3 Traiter une nouvelle facture 9.4 Interpréter le sommaire...

Documents

Transcript of Prodige - Université de Montréal · 9.3 Traiter une nouvelle facture 9.4 Interpréter le sommaire...