Processus décisionnels numériques et automatisés...DFF: SAP FI-CO •Adresse de facturation...

Processus décisionnels

numériques et automatisés

comme exemple le projet eASF

Conférence sur le lancement du

programme DFI Transformation et

innovation numériques

Adelheid Bürgi-Schmelz, 23 janvier 2020

Eidgenössisches Departement des Innern EDI

Generalsekretariat GS-EDI

Wirtschaftsberatung



Automatisierte Entscheidprozesse – Beispiel eESA

Lancierung des Programms DTI EDI 23.01.2020

A. Bürgi-Schmelz, Wirtschaftsberaterin EDI

2

Mandat de l’ASF

L’autorité fédérale de surveillance des fondations (ASF) pourvoit à ce que

les biens des fondations soient employés conformément à leur destination

(art. 84, al. 2, CC).

Pour remplir cette tâche, l’ASF :

A. examine le rapport de gestion que les fondations doivent lui fournir

chaque année ;

B. encadre et approuve différents processus formels intervenant dans le

cycle de vie d’une fondation, comme les modifications des actes de

fondation ou des règlements, ainsi que les transferts de patrimoine et

les dissolutions de fondations ;

C. sur la base des informations qui lui sont fournies dans les rapports de

gestion annuels des fondations ou sont mises en évidence dans le

cadre d’un processus formel ou d’un recours, notamment, agit pour

préserver les biens de la fondation, ses buts et son organisation.

D. tient un répertoire des fondations soumises à sa surveillance.






3

Situation initiale 1/2

Autorité

fédérale de

surveillance

des fondations

ASF

Fondation

Fondation






4

Situation initiale 2/2Autorité

fédérale de

surveillance

des fondations

ASF






5

Demain? Vraiment comme ça???

pdf

La numérisation ne signifie pas simplement tout

scanner, et ensuite essayer de continuer !






6

Ou mieux comme ça?

registre

commerce

(zefix)

registre

UID






7

ou «tout simplement» comme ça?

registre

commerce

(zefix)

registre

UID






8

Objectif du projet eESA

L’objectif du projet est :

de faire en sorte que l’ASF puisse effectuer de manière

électronique et automatisée le maximum de ses tâches

légales;

de systématiser la surveillance axée sur les risques;

de permettre d’exécuter les tâches formelles et les mesures

de surveillance par voie électronique.

Des solutions standard devraient être utilisées dans la

mesure du possible et le principe "une seule fois" (utilisation

multiple des données) devrait être pris en compte.






9

Classification du projet eESA

22.05.2019/zea, 12/2019 crr






10

Exa

me

n d

u r

ap

po

rt d

e g

est

ion

an

nu

el

Sys

tem

eE

SA

Gé

né

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te

Fo

nd

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on

Org

an

e

de

ré

visi

on

Pro

cess

us

cen

tra

le

Gro

up

e B

/C

Exp

ert

SA

P

4Examen

intégralité et

plausibilité

7Analyse

des risques et

évaluation

14Traitement

manuel

11Processus débiteurs

Remise du Rapport de gestion et des données financières

Remise du rapport de gestion- Données financières à compléter- Prise de connaissance du rapport de gestion

Formulaire

complet?

Oui

Non

6Ouverture cas

examen rapport de gestion annuel

3

2

5

Requérir données et/ou documents

8

16

13

Vert

Rouge

Orange12

Envoi approbation et facture

Processus (SOLL): Examen du rapport de gestion annuel V1.1_FRA.vsdx, Dernière mod.: 30.06.2019

10Préparer rapport

d examen

Vert/Rouge?

Vert

20

17Attribution

du cas

18Expertise

Rouge19

Requête d informations complémentai

res

15Requête

d informations complémentai

res

21

1

Confirmation de l organe de révision

9Attribue

automatiquement des

émoluments

22Correction du risque

manuellement

23Fixation des émoluments manuelleme

nt

Processus «Examen du rapport de gestion annuel»






11

Fondation, organe de révision:

Soumettrerapport

ASF:

Triage+/- demander

précisions

ASF: examen

du contenu+/- demander

précisions

ASF:

Résultatde

l’examenet facture

ASF:

Retour d'informa-

tion à la fondation

Procédure très simplifiée de l’examen

des rapports annuels






12

Portail: Requête, rapport,

etc.

Triage / Rule

Engine

Processusde

gestion

Décision

(avecfacture)

Portail:

Réponse

Tâches d’exécution généralisées






13


Soumettrerapport

ASF:

Triage+/- demander

précisions

ASF: examen


précisions

ASF:

Résultatde


ASF:

Retour d'informa-


Procédure très simplifiée de l’examen

des rapports annuels






14

Fondation 1/4 – Entrée EasyGov

Interaktion mit der Eidg.

Stiftungsaufsicht

Jährliche Berichterstattung

Statutenänderung

...

Showcase Stiftung A

Showcase Stiftung B

Eine Stiftung hinzufügen

Organisationen

https://www.easygov.swiss/easygov/#/fr






15

Fondation 2/4 - Cockpit

Stiftung

Pendenzen

Showcase Stiftung A

Stiftung

Jährlich Berichterstattung 2018


Statutenänderung

Verfügbare Prozesse

Fusion/Vermögensübertragung

Vorprüfung


Statutenänderung

Anzeige/Beschwerde

Aufhebung mit/ohne LuiquidationReglementsänderung

Einstellungen

Benutzerverwaltung/Logbuch

Showcase Stiftung A

Vollständig31.03.2019


Versandt31.01.2020

Jährlich Berichterstattung 2019 Neu 12.01.2020Termin 31.05.2020!

Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






16

Fondation 3/4 – Finalisation du rapport

1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)

2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)

3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)

Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung

Bilanzsumme

120'000

Total Eigenkapital*

Total Fremdkapital*

100'000

Die Stiftung hat Darlehen vergeben

Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt

Finalisierung jährliche Berichterstattung

Ja

Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr

2019

Finanzdaten

20'000

Der Stiftungsrat bestätigt, dass alle Angaben wahrheitsgetreu gemacht wurden

Ertrag

20'000

Spendeneingänge

20'000

Erhaltene Subventionen

Total Ertrag

40'000

Aufwand

20'000

Förderleistungen

2'000

Aufwand für Fundraising

Total Aufwand

32'000

10'000

Honorare Sitfungsrat

Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung

20.12.2019

Tätigkeitsbericht

Tätigkeitsbericht hochladen


Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






17

L’envoi dans le portail déclenche le

traitement automatique

1.Bestätigung Revisionsstelle (Stiftung)

2.Revisionsbericht und Finanzdaten (Revisionsstelle)

3.Finalisierung jährliche Berichterstattung (Stiftung)

Showcase Stiftung A > Finalisierung jährliche Berichterstattung

Bilanzsumme

120'000

Total Eigenkapital*

Total Fremdkapital*

100'000

Die Stiftung hat Darlehen vergeben

Der Stiftungsrat war an der Stiftungsratssitzung vom 20.12.2019 beschlussfähig und hat den Tätigkeitsbericht und die Jahresrechnung genehmigt

Finalisierung jährliche Berichterstattung

Ja

Jährliche Berichterstattung für das Geschäftsjahr

2019

Finanzdaten

20'000


Ertrag

20'000

Spendeneingänge

20'000

Erhaltene Subventionen

Total Ertrag

40'000

Aufwand

20'000

Förderleistungen

2'000

Aufwand für Fundraising

Total Aufwand

32'000

10'000

Honorare Sitfungsrat

Datum der Stiftungsratssitzung zur Genehmigung des Tätigkeitsberichts und der Jahresrechnung

20.12.2019

Tätigkeitsbericht

Tätigkeitsbericht hochladen


Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






18

Fondation 4/4 – mis à jour du cockpit

Stiftung

Pendenzen

Showcase Stiftung A

Stiftung



Statutenänderung



Vorprüfung


Statutenänderung

Anzeige/Beschwerde


Einstellungen


Showcase Stiftung A



Versandt31.01.2020

Laufende Prozesse

Jährlich Berichterstattung 2019 Versandt31.01.2020

Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






19


Soumettrerapport

ASF:

Triage+/- demander

précisions

ASF: examen


précisions

ASF:

Résultatde


ASF:

Retour d'informa-


Procédure simplifiée de l’examen des

rapports annuels






20

Examen du rapport annuel

But: surveillance axée sur les risques






21

Business-Rule-Engine:

Logiciel paramétrable

Un moteur de recherche [Business-Rule-Engine (BRE)] est un

composant logiciel qui permet une exécution efficace et automatisée des

règles d’entreprise.

L’objectif principal de BRE est de séparer la logique de gestion

(processus de gestion) de la logique de programmation, afin de permettre

des changements fondamentaux à la logique de gestion sans avoir à

apporter des modifications au code de programme.

Basé sur https://de.wikipedia.org/wiki/Business-Rule-Engine

Règles de procédure: règle d’entrée qui régit l’examen des données de la fondation

Live Demo / Screenshots

Regeln werden entworfen, indem Regelelemente per Drag & Drop positioniert werden

Regelelemente werden mit Freitext beschrieben

Notizen können an Regelelemente geheftet werden

22

ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019

Règles de procédure: examen de la compétence de l’autorité de surveillance

Live Demo / Screenshots

Hier werden erst einmal nur die Beschreibungstexte angezeigt

Regelausdrücke werden für jedes Regelelement eingegeben

Modellierungsassistent, Syntax Highlighting und Fehler-Marker unterstützen

Die Kontextpalette zeigt alle relevanten Datenelemente einer Regel

23

ACTICO GmbH, all rights reserved.8/19/2019






24

Caractéristiques de la fondation

• IDE

• siège

• Buts

IDE / Registredu commerce

• Numéro de partenaire

• Adresse de facturationDFF: SAP FI-CO

• Mesures formelles (commissaire etc.)

• Dons

• Honoraires du conseil de fondationASF-interne






25


Soumettrerapport

ASF:

Triage+/- demander

précisions

ASF: examen


précisions

ASF:

Résultatde


ASF:

Retour d'informa-



rapports annuels






26

Dossier

Jerry van Mook, Atos

Roger Flury, BK






27

Créer un sous-dossier


Roger Flury, BK






28

Données de base sur le sous-dossier


Roger Flury, BK






29

Documents générés automatiquement


Roger Flury, BK






30

Données spécialisées du rapport annuel


Roger Flury, BK






31

Onglet de processus


Roger Flury, BK






32


Soumettrerapport

ASF:

Triage+/- demander

précisions

ASF: examen


précisions

ASF:

Résultatde


ASF:

Retour d'informa-



rapports annuels






33

SAP SEDEXGEVER

Acta Nova

Flux de données simplifiés de GEVER à SAP

Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT

GS-EDI, PoC im Projekt eESA 22.11.2019

Philippe Fasano, Pascal Mutti

34

SAP ERP x07 SAP PI x24

Partie spécifique au

client

Interface générique

GEVERIntegration

Directory

sFTP-Server SEDEX Server

GEVER

SEDEX

Client

SEDEX

Client

Acta Nova

Lo

gis

ch

er

Ad

ap

ter

../inbox

../outbox

../inbox

../outbox

• 2 numéros de participants pour

SAP (Test et production)

• Un adapteur logique

• 2 numéros de participants pour

SAP (Test et production)

• Un adapteur logique

soap sFTP soap soap

Cette présentation montre le flux de données entre SAP et Acta Nova (GEVER).

Par souci de simplicité, les composants qui ne sont pas directement impliqués dans le processus ne sont pas présentés ou simplifiés.

Flux abstraits de données SAP/GEVER






35

Workflow eASF:






36


Soumettrerapport

ASF:

Triage+/- demander

précisions

ASF: examen


précisions

ASF:

Résultatde


ASF:

Retour d'informa-



rapports annuels






37

Stiftung

Pendenzen

Showcase Stiftung A

Stiftung



Vorprüfung


Statutenänderung

Anzeige/Beschwerde


Einstellungen


Showcase Stiftung A

Laufende Prozesse

Jährlich Berichterstattung 2019 Vollständig31.01.2020

Jährlich Berichterstattung 2018 Vollständig31.01.2020

Jährlich Berichterstattung 2017 Versandt31.01.2020

Statutenänderung Versandt31.01.2020

Abgeschlossene Prozesse

Fondation Feedback – mis à jour du cockpit

Simon Bührer, AWK

David Keimer, Elca






38


Soumettrerapport

ASF:

Triage+/- demander

précisions

ASF: examen


précisions

ASF:

Résultatde


ASF:

Retour d'informa-


Outils pour la procédure simplifiée de

l’examen des rapports annuels

Strukturierte Daten

DMSStrukturierte

DatenDMS






39

Portail: Requête, rapport,

etc.

Rule EngineProcessus de

gestion

Décision

avec/sansfacture

Portail:

Réponse, commentaire,

Aperçu: outils pour l’examen des rapports

annuels (Exemple eASF)

Strukturierte Daten

DMSStrukturierte

DatenDMS






40

Weiterer Fahrplan

Créer des conditions favorables à l’aide de quick wins

Initialisation d’eASF

Conception d’eESA

Concepts techniques et organisationnels

Prototype

Concept de filtre pour l‘examen des rapports annuels

Garantie des bases légales nécessaires

Concept de communication

Concepts de migration, de mise en œuvre et de fonctionnement

Réalisation

Réalisation eESA (concernant rapport de gestion annuel)

Planification de l’introduction

Déploiement

Déploiement eESA (concernant rapport de gestion annuel)

Réalisation eESA (concernant processus formels, et cas spéciaux)

Selon demande : ouverture pour les autorités de surveillance des fondations à d’autres niveaux étatiques

2017-2018 2018-2019 2020 en 2021 env. à p. de 2022

https://www.edi.admin.ch/edi/fr/home/fachstellen/eidgenoessische-stiftungsaufsicht/eesa.html






41

Lessons Learned

Changement culturel

Entrées non structurées -> Entrées structurées

Analyser et normaliser intensivement les processus

souhaités

Réduire les questions

Automatisation

«Technologie neutre» vs numérisation: exemple de

calcul des frais

Exigences organisationnelles et/ou conséquences

Logiciel standard contre développement interne

Sans métadonnées consolidées ainsi que des interfaces

fiables, pas de «Once Only» (utilisation multiple)!

Avantages élevés de sedex






42

Smart Government Day, St. Gallen, 24.9.2019






43

La solution «audacieuse» : construire des solutions

numérisées avec les produits standard d’aujourd’hui

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