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Procédure

Préparé par Éric Fournier et Sylvain Roy

Le 22 février 2017

Gestionnaire ACCEO Services de garde

Mise à jour de la charte comptable

2 de 14 ACCEO Solutions inc.

Table des matières

Introduction .............................................................................................. 3

Avant de commencer ............................................................................... 3

Procédure de mise à jour de la charte ................................................... 4

Assistant Mise à jour de la charte comptable .......................................... 4

Écran de bienvenue ............................................................................. 5

Écran Assignation des postes.............................................................. 6

Rapport des anciens et des nouveaux postes ..................................... 9

Confirmation de la charte comptable ................................................... 9

Modification de la charte comptable .................................................. 10

Vérifications et modifications à faire .................................................... 11

Service de garde ................................................................................... 11

Postes comptables – Enfants remplaçants 48-59 mois ..................... 11

Postes comptables – Autres services ................................................ 13

Ressources humaines .......................................................................... 13

Postes comptables – Items de paie ................................................... 13

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Introduction L’objectif principal de ce document est d’être en mesure de se familiariser avec les prérequis et la procédure de mise à jour de la nouvelle charte comptable qui doit être considérée dans l’exercice financier 2016-2017.

Avant de commencer

1. Afin d’être le plus efficace possible lors de la comparaison des chartes comptables, veuillez consulter les documents suivants :

Guide du grand livre général 2015-2016 : https://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/Documents/Grand-livre-general-2015-2016.pdf Guide du grand livre général 2016-2017 : https://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/Documents/Grand-livre-general-2016-2017.pdf

Table de concordance entre les chartes comptables du grand livre général pour les exercices financiers 2015-2016 et 2016-2017 : https://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/publication/Documents/Table-concordance-2016-2017.pdf

2. Faites une copie de sécurité de votre base de données. Un message d’avertissement sera affiché lorsque vous utiliserez l’assistant.

Il est impératif d’en faire une pour garder l’historique selon l’ancienne charte comptable, dans le même format que celui des rapports financiers des années précédentes. Après le passage à la charte comptable 2016-2017, vous ne pourrez revenir sous l’ancienne charte.

3. Avant de pouvoir utiliser l’assistant de la mise à jour de la charte comptable, vous devez avoir fermé l’année financière 2015-2016. Celle-ci peut être fermée par l’assistant Fermeture de période du module Finances.

Une fermeture partielle ne vous permettra pas de faire la migration vers la nouvelle charte comptable.

De plus, la migration n’est possible que si vous avez accès au module Finances et que la version de votre logiciel est 3.7.3.

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Procédure de mise à jour de la charte L’assistant Mise à jour de la charte comptable a été mis en place afin de vous permettre de valider et confirmer la nouvelle charte comptable du Ministère.

Assistant Mise à jour de la charte comptable Pour débuter, dans le menu du logiciel, sélectionnez Finances / Assistants / Mise à jour de la charte comptable.

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Écran de bienvenue À l’écran de bienvenue, le logiciel vous présente l’année de la charte comptable à l’état actuel, soit 2015-2016, et la nouvelle charte du Ministère, soit 2016-2017. Il est aussi indiqué ce que l’assistant vous permettra d’effectuer, soit :

Renuméroter automatiquement ou manuellement les postes ayant changé de plage;

Créer automatiquement ou manuellement les postes manquants;

Modifier la description des postes ayant été renommés;

Archiver les postes qui ne sont plus utilisés.

1. Cliquez sur Suivant >> pour poursuivre.

2. Tel qu’indiqué précédemment, un message d’avertissement vous proposera d’effectuer une copie de sécurité.

3. Si vous ne l’avez pas fait au préalable, cliquez sur Oui afin que le logiciel effectue automatiquement une copie de votre base de données.

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Écran Assignation des postes Voici quelques explications afin de mieux comprendre cet écran :

Postes non assignés

Tous les postes apparaissant dans le panneau de gauche doivent être assignés dans la colonne de droite, ou ils doivent être archivés s’ils ne sont pas nécessaires. Autrement, en cliquant sur Terminé, vous obtiendrez un message d’information vous l’indiquant :

Pour assigner un poste de la colonne de gauche à la colonne de droite, effectuer l’opération glisser-déposer à l’aide de votre souris (le principe est le même pour retirer l’assignation d’un poste de droite à gauche).

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Pour archiver un poste (si vous n’avez pas à l’utiliser), effectuez un clic droit de souris sur la ligne du poste et sélectionnez Archiver :

L’archivage peut se faire de la même manière dans la colonne de droite (postes assignés). Un poste ne peut pas être archivé si son solde n’est pas à zéro. Pour vérifier cette

information, vous pouvez effectuer un clic droit de souris et sélectionner Détails du poste.

Si vous tentez d’archiver un poste qui n’est pas à zéro, un message vous en informera :

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Postes assignés

Les postes assignés servent à l’établissement de la nouvelle charte comptable. Par défaut, le logiciel a assigné les anciens postes comptables aux nouveaux postes selon la charte du Ministère. Il est aussi possible ici de déplacer un poste d’une plage de postes à une autre avec l’opération glisser-déposer telle que vu précédemment. Pour archiver un poste (si vous n’avez pas à l’utiliser), effectuez un clic droit de souris sur la ligne

du poste et sélectionnez Archiver.

Un poste ne peut pas être archivé si son solde n’est pas à zéro. Pour vérifier cette information, vous pouvez effectuer un clic droit de souris et sélectionner Détails du poste. Pour plus de détails, consultez les écrans de saisies à la page 7.

Nouveau poste : La colonne Nouveau poste indique les postes qui seront pris en compte dans la nouvelle charte comptable. Il est possible de renommer le numéro du poste au besoin. Ce champ est modifiable. Si le poste existe déjà, un message vous l’indiquera.

Description : La colonne Description correspond au nom du poste. Ce champ est modifiable.

Ancien poste : La colonne Ancien poste indique le poste qui était assigné avant le changement. Il n’est pas modifiable.

Lignes au fond blanc : Les lignes au fond blanc représentent des postes pour lesquels aucun changement n’a eu lieu ou qui sont réservés pour le futur.

Lignes au fond jaune : Les lignes au fond jaune représentent des postes qui ont été renumérotés selon la nouvelle charte.

Lignes au fond vert : Les lignes au fond vert représentent des postes qui seront créés selon la nouvelle charte comptable.

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Rapport des anciens et des nouveaux postes Il est possible d’imprimer le rapport des anciens et des nouveaux postes en effectuant un clic droit de souris dans la section des postes assignés et en sélectionnant Rapport éclair.

Confirmation de la charte comptable Afin d’appliquer la nouvelle charte comptable (2016-2017) dans le logiciel, cliquez sur Terminer. Une confirmation apparait et il est possible d’imprimer le rapport de la nouvelle charte.

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Modification de la charte comptable Il est toujours possible de modifier la charte comptable de l’année en cours en réutilisant l’assistant Mise à jour de la charte comptable.

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Vérifications et modifications à faire Une fois la mise à jour de votre charte comptable effectuée, il est important de procéder à quelques vérifications et modifications (s’il y a lieu) dans les paramètres des modules Service de garde et Ressources humaines.

Service de garde La charte comptable 2016-2017 amène la séparation des postes comptables pour les tranches d’âge PCR 18-47 mois et PCR 48-59. Cette séparation n’existait pas auparavant et nous oblige à faire certaines étapes manuellement.

Postes comptables – Enfants remplaçants 48-59 mois Voici un premier exemple de modification à faire. Elle concerne les postes de remplaçants 48-59 mois pour les services Journée PCR – 18 à 59 mois et Demi-journée PCR – 18 à 59 mois. Dans Service de garde / Paramètres, à l’onglet Services, vous devez cliquer sur le bouton avec les points de suspension sous la colonne Remplaçant pour voir les postes comptables associés aux enfants 18-59 mois. Cela vous permettra d’ouvrir une fenêtre pour distinguer les postes associés à cette tranche d’âge.

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Dans cet exemple qui reflète la réalité, le poste comptable remplaçant pour les 48-59 mois pointe vers le poste 5420, alors qu’il devrait pointer vers le poste 5435 selon la nouvelle charte. Cliquez sur le bouton des points de suspension à droite du nombre 5420 pour le lier avec le poste 5435.

Les écritures comptables sont déjà effectuées depuis le début de l’année. Par conséquent, si vous désirez ajuster la comptabilité pour le poste 5435 quant au service 48-59 mois remplaçant, il faudra le faire manuellement par écriture au journal général, puisque ce poste est nouvellement créé. Nous vous suggérons d’en discuter avec votre comptable. Pour la plupart des autres postes comptables, aucune écriture ne sera nécessaire, puisque les postes ont simplement été renumérotés.

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Postes comptables – Autres services Si vous utilisez d’autres services tels que le Supplément PCR – 18 à 59 mois, il faudra aussi changer les postes associés aux 48-59 mois pour le poste 5440 dans les colonnes Poste et Remplaçant. Ces exemples ont été cités afin de bien saisir ce qui doit être vérifié suite aux changements de la charte comptable. Il est possible que ceux-ci ne concernent pas votre service de garde. Nous vous suggérons de vérifier tous les autres services utilisés par vos installations pour vous assurer qu’il n’y a pas de modifications supplémentaires à faire.

Ressources humaines

Postes comptables – Items de paie Vous devez aussi vérifier que les différents items de paie soient configurés correctement : Ressources humaines / Paramètres / Items de paie / Rémunération horaire. Dans cet écran, nous vous suggérons de vérifier que chaque catégorie d’emploi est reliée au bon poste comptable. Cette étape doit être faite avec l’accord et sous la supervision de votre comptable.

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Dans l’exemple ci-dessous (poste pour Aide-éducatrice), vous pouvez voir un élément de rémunération horaire qui n’a pas été mis à jour correctement. Il se peut que d’autres postes dans les Items de paie doivent également être modifiés.

Si vous remarquez qu’une catégorie d’emploi est incorrectement reliée pour plusieurs items de paie, ne faites pas de modifications de postes comptables manuellement (à partir de Finances / Chartes comptables). 1. Nous vous conseillons plutôt de retourner dans l’assistant Mise à jour de la charte comptable

pour déplacer vers la gauche le poste fautif. 2. Ensuite, remplacer le poste fautif par le bon poste. 3. Cela corrigera le poste comptable associé à la catégorie d’emploi pour tous les items de paie

reliés à celle-ci.