PROCEDURE OUVERTE No. 11.CSD-SEC.OP.01 SERVICES DE...

PROCEDURE OUVERTE No. 11.CSD-SEC.OP.01

SERVICES DE GARDIENNAGE

POUR L’AGENCE EUROPEENNE DE DEFENSE

Le cahier des charges est composé du présent document et des Annexes suivantes :

Annexe I Spécifications techniques et fonctionnelles

Annexe II Fiche de synthèse de l’offre et ses annexes

Annexe III Projet de contrat

1. POUVOIR ADJUDICATEUR

1.1 Identification

Agence Européenne de Défense

Rue des Drapiers 17-23

B-1050 Bruxelles, Belgique

Fax +32.2.504.2975

Heures d’ouverture : lundi au vendredi de 09.00 à 12.00 et de 14.00 à 17.00

(ci-après dénommé "l'Agence")

1.2 Informations complémentaires

Les demandes d’informations complémentaires ou de clarifications éventuelles

devront être exclusivement soumises par écrit : courrier, fax ou e-mail, adressé à :

Agence Européenne de Défense - Attn: Chef de l’Unité des contrats - Rue des

Drapiers 17-23 - B-1050 Bruxelles, Belgique.

Fax +32.2.504.2975

E-mail: [email protected]

2. OBJET DU MARCHE

a) Numéro du contrat 11.CSD-SEC.OP.01

mailto:[email protected]

CAHIER DES CHARGES 11.CSD-SEC.OP.01

2

Référence de l’avis de marché 2011/S 97-158342

b) Brève description du marché: Le marché a pour objet : l’organisation de services

de gardiennage pour le bâtiment Rue des Drapiers 17-23 à 1050 Bruxelles, selon

les spécifications telles que détaillées en annexe 1

c) Division en lots: pas d'application.

d) Référence aux spécifications techniques et fonctionnelles: Les détails sont fournis

dans l'annexe 1.

3. CONDITIONS D'EXCLUSION DES SOUMISSIONNAIRES

3.1 Sont exclus de la participation à un marché les candidats ou les

soumissionnaires

a) qui sont en état ou qui font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de

règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou sont

dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant

dans les législations et réglementations nationales;

b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité

de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout

moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de

sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon

les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir

adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;

e) qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude,

corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité

illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés ou de l'Agence

ou de l'Union européenne;

f) qui, suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure

d’octroi d’une subvention financés par le budget communautaire ou de l'Agence

ou de l'Union européenne, ont été déclarés en défaut grave d’exécution en raison

du non-respect de leurs obligations contractuelles.

3.2 Sont exclus de l'attribution d'un marché, les candidats ou les soumissionnaires qui,

à l'occasion de la procédure de passation de ce marché:

a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;

b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements

exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n'ont pas

fourni ces renseignements.


3

L’attention des soumissionnaires est attirée sur les sanctions applicables en cas de

fausses déclarations. 1

3.3 En soumettant une offre ou une expression d’intérêt, tout candidat ou

soumissionnaire atteste et garantit ne pas se trouver dans un des cas d’exclusion ci-

dessus. L'Agence peut demander, à chaque moment pendant la procédure d'adjudication

ou pendant l'exécution du contrat, au soumissionnaire de fournir des preuves qu'il ne se

trouve pas dans un des états mentionnés ci-dessus.

Au cas où la situation du soumissionnaire changerait pendant la procédure

d'adjudication ou pendant l'exécution du contrat par rapport aux conditions d'exclusion

mentionnées ci-dessus, le soumissionnaire doit en informer l'Agence.

4. ATTRIBUTION DU MARCHE

L’Agence peut décider de ne pas passer le marché pour lequel le présent appel d'offres a

été lancé et de recommencer la procédure. Dans ce cas, les soumissionnaires, qu'ils

soient retenus ou écartés, ne peuvent se prévaloir d'aucun droit à indemnisation.

5. CONDITIONS DU MARCHE

5.1 La participation au présent appel d'offres entraîne l'acceptation et l'observation:

a) du présent cahier contenant toutes les clauses et dispositions administratives et

techniques à respecter;

b) de toutes les clauses du contrat qui sera envoyé ultérieurement au soumissionnaire

et qui sont identiques aux clauses du projet de contrat joint au présent cahier des

charges;

c) de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de

leur travail, avec ses modifications ultérieures ;

d) des dispositions réglementaires applicables, et notamment celles de la loi belge du

10 avril 1990 relative aux entreprises de gardiennage (Moniteur belge du 29 mai

1990) ainsi qu'aux dispositions de la Convention Collective de Travail du

30 octobre 2003 (« CCT »), telles qu’elles seront amendées ou remplacées, selon

le cas.

5.2 En remettant une offre, le soumissionnaire renonce à ses propres conditions de

vente, de travaux ou de fourniture de services et reconnaît avoir pris connaissance

du présent cahier des charges, y compris des "Conditions générales applicables

1 Voir Article 72 de la décision du Conseil 2004/658/CFSP du 13 Septembre 2004 portant application

des dispositions financières applicables à l’Agence. et ses amendements éventuels, le dernier en date étant

celui du 16 Décembre 2005, disponible sur le site internet de l’Agence www.eda.europa.eu sous la

rubrique « procurement ».

http://www.eda.europa.eu/


4

aux contrats conclus par l’Agence européenne de défense". La remise d'une offre

engage l'adjudicataire pendant l'exécution du contrat.

5.3 Il est formellement entendu que le soumissionnaire a inclus dans ses prix toutes

les dépenses, directes ou accessoires, afférentes aux études, aux visites et

inspections sur les lieux, à la recherche, aux biens, fournitures ou services qui,

même sans être mentionnés explicitement dans le cahier des charges, sont

indispensables pour se conformer à ce dernier ainsi qu'aux normes communément

admises et à toutes les obligations légales.

5.4 En remettant une offre, le soumissionnaire reconnaît être informé du lieu et de

l'environnement de travail, des conditions de travail ainsi que des risques et des

contraintes qui y sont liés.

6. LANGUES

Les propositions technique et financière de l’offre doivent être rédigées en

français uniquement. Toutefois, les documents justificatifs, administratifs ou

autres, non disponibles en langue française peuvent être soumis tels quels, pourvu

qu’ils soient rédigés dans une langue de l’UE.

Le contrat sera conclu en anglais ou en français sur la base du modèle présenté

dans l’Annexe III.

7. PRESENTATION DES OFFRES

7.1 Les offres sont rédigées conformément aux règles énoncées dans le présent cahier

des charges.Pendant et après la procédure de passation de marché, l’Agence peut

ne tenir aucun compte de renseignements relatifs à l'offre du soumissionnaire que

ce dernier n'a pas fait figurer dans son offre.

7.2 L'offre comprend toutes les informations, descriptions, données techniques, tous

les catalogues, toutes les photographies, etc., sur lesquels l’Agence peut s'appuyer

pour apprécier les services proposés, l'expérience du soumissionnaire dans le

domaine concerné et la qualité de la prestation proposée, d'un point de vue

technique, fonctionnel et financier. Elle donne notamment des indications sur les

services offerts au regard des critères d'attribution du marché (cf. article 13 ci-

après).

7.3 L'offre comprend toutes les informations détaillées et la documentation

(notamment les fiches du personnel, les données techniques, les catalogues, les

photographies, etc.) qui permettent au comité d'évaluation d'apprécier tous les

critères d’attribution du marché.

Toute information complémentaire jugée pertinente par le soumissionnaire doit

être portée en annexe aux dits documents:

- Un index détaillé énumérant les documents, informations et la documentation

soumise en réponse au présent cahier des charges ;


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- La description de la structure organisationnelle que le soumissionnaire

s’engage à mettre en place pour la bonne exécution du contrat et notamment :

le personnel appelé à exécuter le contrat (voir fiche c de l’Annexe II ci-

dessous), les procédures de travail ;

- l’Annexe II du présent cahier des charges (dument complétée et signée par une

personne ayant le pouvoir d’engager le soumissionnaire) et ses fiches :

a) Tarifs applicables :

Le soumissionnaire déclare les tarifs applicables ;

b) Qualification du personnel dédié :

Le soumissionnaire donne les informations relatives à la qualification et à

l’expérience du personnel pressenti pour faire partie de l’équipe dédiée à la

réalisation des services;

c) Informations relatives à la sécurité :

Le soumissionnaire donne les informations relatives à la sécurité pour la société

et pour le personnel pressenti pour faire partie de l’équipe dédiée à la réalisation

des services.

7.4 L'Agence européenne de Défense étant en principe exonérée de tous impôts, taxes

et droits, y compris de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en application des

dispositions des articles 3 et 4 de la Décision des représentants des gouvernements

des Etats membres réunis au sein du Conseil, du 10 novembre 2004, concernant

les privilèges et immunités accordés à l’Agence européenne de défense et à son

personnel, les prix remis doivent être nets de tout impôt, taxe et droit. Les offres

doivent mentionner cette exonération.

Les prix sont exprimés en euros (€), hors TVA.

7.5 L'offre précise les conditions générales relatives au délai de livraison et à la

garantie applicable. Lorsque des conditions différentes (délai de livraison,

garantie) s'appliquent à certains articles, celles-ci doivent être précisées dans

chaque cas.

7.6 L'offre est présentée en deux exemplaires papier, et contient tous les documents et

renseignements exigés. L'offre est datée et signée par un représentant dûment

habilité de l'entité soumissionnaire.

7.7 Les offres, accompagnées de tous les documents nécessaires, sont envoyées à

l’Agence de la manière suivante:

a) par la poste, à l'adresse mentionnée au point 1.2, obligatoirement par envoi

recommandé,

ou

b) de préférence, par remise à la main, avec délivrance d'un reçu, déposées à

l'adresse indiquée au point 1.1 , pendant les heures d’ouvertures,


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au plus tard le 30 Juin 2011, avant 17h.

Les offres ne peuvent pas être remises par télécopie ou par courrier électronique ;

Quel que soit le mode de soumission choisi, la date et l’heure de réception, font

foi. Font preuve du dépôt de l'offre : la date de livraison à l’Agence ou le reçu daté

et signé par un membre du personnel de l'Agence.

7.8 Les soumissionnaires sont invités à tout mettre en œuvre pour que leur offre soit

remise le plus rapidement possible à l'Agence. Il est recommandé d'éviter

d'envoyer les offres le dernier jour du délai fixé.

7.9 L'envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées,

l'enveloppe extérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire,

comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention « appel d'offres Agence

Européenne de Défense – 11.CSD-SEC.OP.01 - à ne pas ouvrir par le service du

courrier ».

Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de

bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.

7.10 Les participants sont priés de se conformer strictement aux instructions

administratives qui précèdent. À défaut, l’Agence se réserve la possibilité de

rejeter l'offre.

7.11 Les modalités d’ouverture des offres sont les suivantes :

Date d’ouverture : 1er

juillet 2011 à 10:00

Lieu : locaux de l'Agence européenne de défense.

Personnes autorisées à assister à l'ouverture des offres : au maximum un (1)

représentant par soumissionnaire. Les personnes souhaitant assister à l’ouverture

des offres sont priées d’adresser un courriel à l’adresse suivante, afin d’en

informer l’Autorité contractante : [email protected]

8. VARIANTES & SOUS-TRAITANCE

8.1 Variantes et observations

Tout élément proposé en tant que variante des éléments exigés dans les conditions

administratives/financières et/ou les spécifications techniques et fonctionnelles

(annexe 1) ou qui nécessite des explications supplémentaires doit être clairement

identifié dans un document distinct. En l’absence d’un tel document, le

soumissionnaire garantit que tous les points proposés sont totalement conformes

aux conditions administratives/financières et aux spécifications techniques et

fonctionnelles.

8.2 Sous-traitants. Non applicable.

mailto:[email protected]


7

9. REJET DES OFFRES

L'Agence peut décider d'écarter les offres qui ne sont pas conformes au présent cahier:

a) parce que leur contenu ne correspond pas à l'objet de l'offre,

b) parce qu'elles ne sont pas rédigées dans le respect des règles régissant leur

présentation,

c) parce que les documents et informations obligatoires ne sont pas joints,

d) parce que le soumissionnaire n'a pas été invité à soumettre une offre.

10. COMMUNICATIONS EX PARTE

10.1 Les communications entre les soumissionnaires et l’Agence dans le cadre de la

présente procédure d’appel d’offres sont interdites sauf par voie d’exception, dans

le respect des conditions suivantes :

a) avant la date limite de réception des offres et par écrit uniquement :

- à l’initiative du soumissionnaire, au plus tard huit (8) jours calendaires avant

la date limite de réception des offres, seulement pour demander des

explications relatives au présent cahier des charges,

- à l’initiative de l’Agence, dans le cas ou elle constate une erreur, un manque

de précision, un oubli ou tout autre type de défaut clérical dans le texte du

présent cahier des charges. Dans ce cas, l’ensemble des soumissionnaires en

sera informé le même jour.

b) après ouverture des offres, l’Agence peut demander par écrit des

explications, des informations complémentaires ou des corrections suite à

des erreurs cléricales évidentes concernant une offre. Dans ce cas, le

soumissionnaire prend note que toute clarification apportée ne doit en aucun

cas modifier les termes de son offre.

10.2 Le soumissionnaire répond dans les cinq (5) jours calendaires suivant toute

demande d’information de l’Agence.

11. RESULTAT DE L'OFFRE

Tous les soumissionnaires seront informés par écrit du résultat de leur offre.

12. DUREE DE VALIDITE DE L'OFFRE

Tous les prix et autres conditions financières restent valables pendant les six (6) mois

qui suivent la date de réception de l'offre par l’Agence.

13. CRITERES D'ATTRIBUTION DU MARCHE


8

Le marché sera adjugé au soumissionnaire qui a présenté l'offre économiquement la

plus avantageuse. L'évaluation des offres se fera sur la base des critères d’attribution

suivants:

1. Qualité

La valeur qualitative sera appréciée sur un maximum de 100 points. Les offres qui

n'auront pas obtenu le nombre minimum de points requis seront éliminées et ne seront

donc pas prises en considération pour l'analyse financière ultérieure. La qualité sera

évaluée sur un maximum de 100 points et sur base de:

a) L’expérience de services similaires dans des environnements sensibles : 20 points

b) L'organisation et la qualité des ressources humaines proposées pour

l'encadrement, la supervision et l'exécution opérationnelle des prestations:

20 points.

Le soumissionnaire fournira une liste des personnes proposées pour l'exécution

des tâches d'encadrement prévues par ce contrat.

Pour ce critère, le soumissionnaire fournira une fiche récapitulative par personne

qui contient des informations sur:

l'expérience dans le secteur de gardiennage,

l'expérience spécifique pour les tâches prévues par le contrat,

la formation de base dans le domaine du gardiennage,

les formations et qualifications supplémentaires,

l'habilitation de Sécurité,

la connaissance des langues.

c) Les programmes de formation du personnel du soumissionnaire pour garantir la

bonne exécution des tâches, spécialement celles concernant la lutte anti-incendie

et le contrôle électronique des personnes et bagages RX et l'usage des outils

bureautiques/informatiques: 15 points.

d) La qualité des moyens matériels destinés à être affectés à l'exécution du contrat:

15 points.

Il s'agit tout particulièrement de:

l'équipement personnel de chaque garde,

vêtements appropriés,

le système de contrôle des rondes,

les moyens de communication entre les agents (radios).

d) Le plan de contrôle de la qualité de travail, de la ponctualité et de la régularité des

prestations: 10 points.

e) Les mesures visant à minimaliser les délais d'intervention en cas d'urgence et de

remplacement des personnels exécutants: 20 points.


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En ce qui concerne les critères visés aux points a) à e) ci-dessus, la qualité des offres

sera évaluée en fonction de leur niveau de conformité avec les conditions énoncées dans

l'appel d'offres et le présent cahier des charges. Ce niveau sera mesuré à l'aide de points

attribués à chaque critère. L'importance relative des critères visés aux points a) à e) par

rapport au total des points attribués est indiquée par les coefficients mentionnés ci-

dessus entre parenthèses.

La cote minimum requise pour les critères susvisés est de 60 (sur 100) points ou 50% au

moins des points pour chacun des critères ci-dessus: l’Agence se réserve le droit

d'écarter les offres pour lesquelles l'évaluation des critères énoncés aux points a) à e)

donnerait une note inférieure à cette valeur, si elle estime que la qualité globale de

l'offre n'est pas acceptable

2. Prix

Pour évaluer l'incidence « prix » (prix mensuel), le soumissionnaire doit présenter son

offre en respectant le volume présumé des prestations (voir Annexe 1, VI.7)) ainsi que

les tarifs mensuels applicables pour ces services (Annexe 2 (Fiche a)).

L'offre la moins disante obtiendra 100 points; les autres offres recevront un nombre de

points proportionnel égal à l'offre la moins disante divisée par leur montant.

3. Qualité / Prix

Le marché sera attribué à l'offre obtenant le montant le plus élevé de points selon la

formule suivante : le total des points « qualité » en 1 multiplié par 0,6 + le total des

points « prix » en 2 multiplié par 0,4.

L’Agence se réserve le droit de ne pas donner de points au titre des critères d'attribution

pour lesquels les informations fournies ne sont pas suffisantes.

Le respect et la conformité aux conditions administratives et financières dans ce cahier

des charges seront également valorisés dans l'évaluation de cet appel d'offres.

14. DUREE DU CONTRAT

Le contrat sera conclu pour une durée initiale de un an à dater de la date effective de

démarrage des prestations de gardiennage (voir projet de contrat joint). Il sera prorogé

tacitement pour maximum trois périodes additionnelles de un an, avec la possibilité pour

l’Agence d’y mettre fin par préavis de trois mois avant le terme, adressé par écrit au

Contractant, et possibilité pour le Contractant d’y mettre fin par préavis de neuf mois

avant le terme, adressé par écrit à l’Agence.

Il est envisagé que l’exécution du Contrat commence en août 2011.


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15. BUDGET DU CONTRAT

Le contrat aura un budget total maximum de € 6 000 000, couvrant sa durée maximum

potentielle de quatre ans.

Toute offre dont la proposition financière implique un dépassement de ce montant

maximum sera exclue.

16. EXECUTION DU CONTRAT

15.1 L’Agence conclu un contrat avec le soumissionnaire sélectionné conformément

avec les critères d'attribution de l'Article 13. Le contrat est conclu sur la base du

projet de contrat en Annexe III. Le contrat établit les dispositions légales,

techniques et administratives régissant le rapport entre l'Agence et le

soumissionnaire sélectionné sur la base du présent cahier des charges et de ses

Annexes ainsi que de l’offre sélectionnée.

15.2 L’Agence signe le contrat avec le soumissionnaire sélectionné au plus tôt deux

semaines après envoi simultané des lettres d’attribution et de rejet adressées à

l’ensemble des soumissionnaires. Si nécessaire, l’Agence suspend la signature du

contrat afin d’examiner les requêtes des soumissionnaires non sélectionnés ou

toute autre information portée à sa connaissance au cours des deux semaines

suivant la date d’envoi des lettres d’attribution et de rejet. Dans ce cas, l’ensemble

des soumissionnaires en sera informé dans les trois jours suivant la prise de la

décision de suspension.

15.3 Le contrat prendra la forme d’un accord écrit entre l’Agence et le soumissionnaire

sélectionné conformément au projet de contrat en Annexe III. L’Agence se

réserve le droit de refuser les modifications qui seraient suggérées à ce projet. Le

soumissionnaire sélectionné (“le Contractant”) qui se voit attribué le contrat

respecte l’ensemble des termes et conditions du contrat et du présent cahier des

charges. L’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que l’acceptation

possible d’une offre par l’Agence n’implique pas l’acceptation inconditionnelle de

tous les documents qui l’accompagnent. Le Contractant doit compléter ces

documents ou les modifier, et ce même pendant l’exécution du contrat, afin de les

mettre en conformité avec le présent cahier des charges. Ces ajustements ne

modifient en aucun cas le prix des prestations ni les délais d’exécution associés.

15.4 L'attribution d'un contrat ne donne au soumissionnaire sélectionné aucun droit

exclusif d’exécution des prestations listées en Annexe I au présent cahier des

charges.

16. PRIX ET REVISION DES PRIX

Les prix proposés seront fixes et fermes pour la première année des prestations

effectives du contrat. Les prix pourront être révisés selon la formule mentionnée dans le

projet de contrat en annexe III. Le soumissionnaire pourra proposer avec son offre une

formule de révision de prix plus usuelle ou impérative dans le cadre de l’exécution en


11

Belgique des prestations objet du présent cahier des charges. L’Agence se réserve le

droit d’accepter ou de refuser la proposition du soumissionnaire.

17. GARANTIE FINANCIERE

Une garantie financière n'est pas exigée pour ce marché.

18. DROIT APPLICABLE

La procédure d’appel d’offres est régie par le présent cahier des charges et par le Titre

III des dispositions financières applicables au budget général de l’Agence annexée à la

Décision du Conseil 2004/658/CFSP du 13 Septembre 2004 et ses amendements

éventuels, le dernier en date étant celui du 16 Décembre 2005, disponible sur le site

internet de l’Agence www.eda.europa.eu sous la rubrique « procurement ».

Sauf stipulation contraire dans le contrat, tout contrat conclu suite à la présente

procédure d’appel d’offres sera régi, exécuté et interprété conformément aux lois

belges (à l’exception des dispositions relatives aux conflit des lois). Tout différend

relatif à l’interprétation et à l’interprétation des contrats signés dans le cadre du

présent appel d’offres ne pouvant être résolu à l’amiable entre les Parties, tombe

exclusivement sous la juridiction des tribunaux de Bruxelles, Belgique.

*

* *

http://www.eda.europa.eu/


12

ANNEXE I – SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES

I. Informations Générales

Les prestations de gardiennage sont à exécuter dans le bâtiment «Rue des Drapiers » de

l’Agence à Bruxelles.

I.1 Organisation de l'Immeuble

L'Immeuble Drapiers est constitué de deux ailes perpendiculaires, l'une de 4 et l'autre de

5 étages, présentant une différence de niveau entre les étages.

L'immeuble est à usage de bureaux et fonctions connexes. Il est composé d'une aile à

front de rue (rez-de-chaussée et 3 étages de bureaux et salles de réunion, 2 niveaux de

sous-sol) et une aile intérieure (un rez-de-chaussée, 5 étages de bureaux et salles de

réunion, 2 niveaux de parkings et sous-sols), ainsi qu'un bâtiment secondaire (pavillon)

comprenant un rez-de-chaussée, 1 étage, 1 étage sous combles et 1 sous-sol. Les ailes

sont reliées mais présentent des différences de niveaux (de quelques marches) à plusieurs

endroits.

Les surfaces approximatives comprennent:

a) superstructure: 6.628 m2 dont 90% à usage de bureaux et salles de réunion, le

restant étant occupé par un hall et des réceptions d'accueil, une cafétéria, un

dispensaire médical et des locaux informatiques

b) sous-sol -1: 518 m2 d'archives, de stockage, de locaux techniques et des

douches/vestiaires ;

c) sous-sol -1/-2: 45 emplacements de parking ;

d) rez-de-chaussée extérieur couvert: 10 emplacements de parking.

L'occupation moyenne permanente est :

a) 100-110 employés permanents de l’Agence ;

b) 700 visiteurs par mois (sauf les périodes et jours féries) ;

c) 10-15 personnes pour services ou chantiers par jour (personnel contractant).

La plupart des visiteurs sont des représentants gouvernementaux des 24 pays membre de

l’Union Européenne participant à l’Agence.

L’attention du Contractant est attirée sur le fait qu’il y aura de temps en temps des

réunions auxquelles participent des représentants nationaux de haut niveau (directeurs

d’armements, chef d’états majors) pour lesquels il faudra assurer des mesures de

sécurité élevées.


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I.2 Immunités et Privilèges de l’Agence

Les locaux de l’Agence sont inviolables, c’est-à-dire que les autorités locales ne peuvent

y accéder qu’avec l’autorisation préalable du Directeur de l’Agence ou d’un autre

membre du personnel de l’Agence habilité.

II. Exigences de Sécurité

L’entrepreneur doit être en possession des autorisations légalement requises en Belgique

pour le gardiennage.

L’entrepreneur doit disposer d’une habilitation de sécurité délivrée par l’Autorité

nationale de sécurité, valide pour l’entreprise au minimum au niveau confidentiel

(CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL).

L’entrepreneur doit également avoir une capacité de fournir au moins 14 agents en

possession d’une habilitation de sécurité personnelle au minimum au niveau confidentiel

(CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL) pour le personnel appelé à prester les

services de gardiennage au plus tard au moment de l’entrée en vigueur du Contrat.

L'obligation de se soumettre à une telle enquête fait partie des conditions d'engagement

de l'entreprise et du personnel concerné sur site.

L'entrepreneur sera seul responsable de l'obtention de ces habilitations et remettra à

l’Agence des copies déclarées conformes de celles-ci.

En cas d'absence d'un ou de plusieurs agents sur le site « Drapiers », l'entrepreneur sera

en mesure d'assurer, dans un délai maximal de deux heures, les présences requises dans

tous les postes qu'il doit occuper.

L'entrepreneur devra donc prendre toutes les mesures nécessaires pour remplacer

immédiatement tout agent qui sera absent pour une raison quelconque y compris aux

cours de formation, afin d'assurer une continuité parfaite des prestations, sans que les

autres postes soient dégarnis, le poste de brigadier inclus.

En cas de sinistre, de changement d'état d'alerte, d'incident grave et/ou imprévu ou lors

de dispositifs spéciaux (p. ex. lors de réunions importantes), l'entrepreneur s'engage à

exercer toute sa diligence pour mettre à la disposition, immédiatement et sur simple

demande, un nombre raisonnable de personnel d'appoint nécessaire pour le renforcement

des dispositifs de surveillance et adapté à la situation.

L'Entrepreneur s'engage à prendre toutes les dispositions nécessaires pour faire observer

par son personnel les règles de discipline et de sécurité en vigueur à l’Agence. Il se porte

garant à l'égard de celle-ci du respect de ces règles par les membres de son personnel,

notamment de l'interdiction d'emporter un objet quelconque, même reconnu inutile,

appartenant aux occupants du bâtiment et de l'interdiction de prendre connaissance et/ou

de communiquer toute information ou document interne de l’Agence.

L'Entrepreneur doit prendre toute mesure apte à prévenir tout accident pouvant mettre en

péril l'intégrité de son personnel et du personnel de l’Agence.

L'entrepreneur ne donnera suite à aucune demande de prestations en faveur de l’Agence,

autres que celles émanant du Directeur Exécutif, du Directeur Exécutif adjoint, du

Directeur d’Administration ou des membres de l’Unité de Sécurité de l’Agence.


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III. Moyens mis à Disposition de l'Entrepreneur par l’Agence

L’Agence également mettra à disposition de l'entrepreneur un téléphone qui se trouve

dans le local de sécurité au rez-de-chaussée (où se trouvera un agent de sécurité).

Le personnel de l'entrepreneur pourra utiliser les facilités générales mises à disposition

du personnel dans le bâtiment concerné (p.ex. cafétéria, sanitaires, vestiaires/douches,

parking, système téléphonique) dans le respect de certaines règles à convenir avec les

responsables concernés de l’Agence.

Le bâtiment Drapiers est équipé de plusieurs installations de sécurité dont notamment:

systèmes de détection d'alarme et de protection incendie,

systèmes de détection d’intrusion,

un système de caméras de vidéo surveillance (CCTV) ;

systèmes de contrôle d'accès;

systèmes d'accréditation des visiteurs (base des données);

des portillons automatiques, des barrières et des portes renforcées avec des

serrures électromagnétiques et/ou des contacts de contrôle d’ouverture,

tourniquet, barreaux aux fenêtres, vitrages pare-balles et anti-infraction (local de

sécurité);

appareils de contrôle électronique des bagages et des personnes (appareils rayons

x, porte métalliques).

Pour l'exécution de leurs tâches, les gardiens devront pouvoir utiliser et traiter les

informations et commandes de routine de ces installations (après une formation qui sera

donnée par l’Agence au personnel concerné de l’Entrepreneur).

L'accès des véhicules aux parkings de l’Immeuble Drapiers est réglementé. L’Agence

pourrait, en fonction des places disponibles, restreindre les possibilités de stationnement

des véhicules privés des gardiens.

L'entrepreneur fournira, selon les nécessités du bâtiment, l’équipement de

communication adéquat (appareils de radiocommunication) pour assurer une

communication effective entre les agents dans tout le bâtiment.

La localisation des locaux et les détails techniques des moyens mis à disposition de

l'entrepreneur sont de la discrétion de l’Agence.

L'entrepreneur veille à ce que les moyens mis à sa disposition ne soient pas dégradés ou

utilisés de manière abusive ou frauduleuse par l'utilisation qu'il en fera. Il remplacera tout

objet dégradé par sa faute ou par celle d'un gardien.

IV. Responsabilité Générale du Contractant

Les bâtiments de l’Agence sont placés sous haute exigence de sécurité. Les conditions

d'accès à ces bâtiments, soit pour le personnel soit pour les livraisons, seront déterminées

par l’Agence.

Le Contractant est responsable de la sécurité du site, de l’intégrité du personnel et des

biens de l’Agence (y compris le contrôle des accès), ce qui comprend les éléments

suivants :

a) contrôles d'accès et de sortie des personnes;


15

b) contrôle des fournitures et marchandises;

c) accueil et filtrage des visiteurs;

d) escorte des visiteurs;

e) surveillance des livraisons ou des travaux sur site;

f) contrôle électronique des personnes et des bagages (mission de fouille et rayons

x);

g) reconnaissance des personnalités;

h) ouvertures et fermetures des bâtiments;

i) rondes intérieures et extérieures (mission préventive);

j) premières interventions en cas d'incendie et d'accidents;

k) établissement de rapports d'incidents;

l) usage d'équipements informatiques pour des opérations routinières (consultation,

enregistrement des visiteurs, distribution de badges de sécurité);

m) mise à disposition, selon modalités à convenir, de systèmes de

radiocommunication et système de contrôle des rondes.

L'entrepreneur s'engage à fournir du personnel de qualité et d'assurer sa formation. Il

fournit par ailleurs les moyens techniques nécessaires pour assurer l'exécution

satisfaisante des services en question.

V. Tâches Spécifiques du Personnel de Sécurité

Le personnel de sécurité de l’entrepreneur doit exécuter en outre certaines tâches

spécifiques relatives à la sécurité de l’Agence selon des instructions détaillées fournies

par écrit à l’entrepreneur sélectionné, notamment concernant :

la coopération avec l’Unité de Sécurité de l’Agence ;

la gestion du contrôle d’accès (personnes et véhicules) ;

contrôles des visiteurs et des fournisseurs, et remise des badges de sécurité;

escorter des visiteurs et des fournisseurs ;

enlèvement non autorisé de matériel et d’équipement des locaux (documents,

équipement électroniques, mobiliers, autres objets);

rondes et contrôles internes pour détecter la présence de personnes non

autorisées ou de données sensibles en dehors des horaires de travail ;

traitement des livraisons et du courrier;

la gestion de certaines clés;

activation / désactivation des systèmes d’alarme ;

actions à mener en cas d’incidents spécifiques ou d’alarmes de sécurité ;

rappel éventuel de certaines consignes de sécurité et d’hygiène dans les locaux.

Le personnel de sécurité de l’entrepreneur doit exécuter des tâches spécifiques, qui

comprennent notamment, de manière non limitative, les tâches suivantes:

Prendre toutes les mesures appropriées, soit des mesures de prévention ou de

réaction pour


16

a) empêcher toute intrusion clandestine ou forcée ou toute tentative d’intrusion

dans les locaux de l’Agence et prendre les mesures appropriées;

b) protéger le personnel de l’Agence, les visiteurs et toute personne employée en

permanence sur le site contre les dangers émanant d’une action violente ou

d’origine criminelle;

c) protéger le personnel et les locaux de l’Agence contre les dangers émanant du

feu, d’explosifs ou d’autres substances dangereuses ou tout dommage

intentionnel et délictueux causé par une action violente ou d’origine

criminelle;

d) assurer l’intégrité des zones de sécurité où sont stockés ou manipulés les

documents et équipements classifiés (« Local des Documents Classifiés »);

e) empêcher tout accès non autorisé aux locaux de l’Agence;

Assurer un contrôle d’accès approprié pour le personnel de l’Agence, les

visiteurs, les fournisseurs et pour tout autre personnel extérieur (y compris aux

zones de parking) et contrôles des véhicules;

Vérifier l’identité des visiteurs et des fournisseurs, assurer l’enregistrement des

données, soit manuellement ou a l’aide d’une base de données ;

Contrôle de toutes expéditions reçues par l’agence, à l’aide d’un appareil rayon

x ;

Visionner les systèmes camera et autres systèmes d’alarme et d’intrusion et

prendre des mesures appropriées ;

Rondes régulières pour vérifier la présence de personnes non autorisées et pour

faire respecter les règles de sécurité internes,

Empêcher toute utilisation non autorisée d’équipements électroniques, tels les

téléphones mobiles, les caméras ou des ordinateurs portables non autorisés par

des visiteurs;

Empêcher ou détecter tout enlèvement non autorisé d’objets du site.

Sur demande de l’Agence, le personnel de sécurité procédera à la fouille des mallettes

du personnel de l’Agence ou/et des visiteurs pour empêcher tout enlèvement non

autorisé de documents officiels ou d’objets de valeur ou de matériel du site.

Les mesures pourront être assurées soit par une intervention directe, soit par un appel

dans les meilleurs délais à des forces supplémentaires extérieures (par ex. Police locale

ou fédérale belge).

V.1 Journaux et Cahiers

Le personnel de sécurité de l’entrepreneur doit également tenir à jour des journaux ou

cahiers où seront inscrits les vérifications nécessaires, en particulier les journaux et

cahiers suivants:

a) Journal général de garde ;

b) Journal des visiteurs et des véhicules;

c) Cahier de contrôle des clés ;

d) Journal pour enregistrer l’activation et la désactivation des systèmes d’alarme

et de contrôle d’accès ainsi que les travaux de maintenance de ces systèmes.


17

Les journaux ou cahiers à utiliser ne pourront l’être qu’après l’accord préalable de

l’Unité de Sécurité de l’Agence.

Ils peuvent être tenus manuellement ou à l’aide d’un système informatisé.

Les journaux doivent être disponibles pour vérification à tout moment aux représentants

de la sécurité de l’Agence. Les journaux sont mis à la disposition à l’Agence pour

archivage sur une base annuelle ou lorsqu’ils sont complets, selon le cas.

Les inscriptions et vérifications suivantes devront être assurées:

a) Journal général de garde :

Personnel en service (changement de personnel, début et fin des gardes),

remise des clés, des équipements, des journaux,

patrouilles exécutées (heure, durée, personnel impliqué),

tous les incidents ou contrôles spéciaux ainsi que l’action engagée ;

toutes les alertes signalées par les dispositifs d’alarme et des caméras CCTV, et

les actions engagées.

b) Journal des visiteurs et des véhicules :

nom et date de naissance du visiteur,

nationalité,

détails d’une pièce d’identité présentée par le visiteur,

établissement ou bureau d’origine du visiteur,

personne à visiter / point de contact, réunion à laquelle assister ;

raison de la visite (p.ex. réunion, travaux de maintenance, livraisons),

niveau de l’habilitation (si demandé)

détails du véhicule utilisé (s’il est garé sur le site),

heure d’entrée et de sortie du site ;

heure de restitution des badges.

c) Cahier de contrôle des clés :

Le personnel de sécurité sera responsable pour le contrôle de certaines clés et doit

noter les éléments suivants concernant l’utilisation de ces clés:

date, heure de la remise et heure de restitution ;

nom de l’utilisateur / preneur de la (des) clé (s);

signature de l’utilisateur / preneur.

d) Journal des systèmes d’alarme :

heures de l’activation / désactivation des systèmes d’alarme,

désaccords, mauvais fonctionnements ou pannes des systèmes d’alarme, du

système de caméras de vidéo surveillance et de contrôle d’accès (et actions

engagées),

dates des travaux de maintenance.

L’Agence souhaiterait que tous les procédés précités (points a à d) soient repris sous

forme d’ un système informatisé qui permettrait de suivre les activités de celle-ci en

temps réel.


18

VI. Encadrement et Organisation des Services

Le volume global des services de gardiennage est fonction des nécessités fonctionnelles

de l’Agence.

En tout état de cause, l'entrepreneur tient compte dans son organisation, de

l’organisation de l’Agence, de son rythme d’activités et de ses instructions.

L'organisation pratique des prestations de gardiennage se fera sous la supervision des

responsables de la sécurité de l’Agence. L'affectation effective du personnel est de la

responsabilité du Contractant. Les consignes pour le personnel sont élaborées par le

Contractant en concertation avec le service de sécurité de l’Agence.

VI.1 Management du Contrat

L'entrepreneur désigne, pour ce contrat, un responsable au niveau de "manager" qui a

pour mandat de pouvoir traiter directement et en exclusivité avec l’Agence à propos de

l'organisation et de l'exécution générale du marché. Il a mandat pour engager son

entreprise pour tout ce qui est couvert par ce cahier des charges. Il assure la gestion

générale du personnel mis à disposition de l’Agence.

La rémunération des prestations du manager est incluse dans les prix horaires des

prestations des gardes.

VI.2 Qualifications Générales

Chaque gardien opérant sur le site doit avoir une bonne connaissance d’au moins deux

des langues officielles de l’Union dont obligatoirement le français ou le néerlandais et

une connaissance suffisante de l’anglais.

Les gardes doivent tous pouvoir assumer des responsabilités et être capable d'exécuter

les tâches suivantes:

a) démontrer une bonne connaissance des consignes de sécurité dans les trois mois

qui suivent la prise de fonctions;

b) être apte à lire les plans d'un bâtiment et avoir le sens de l’orientation;

c) utiliser les équipements informatiques pour des opérations routinières (e-mails,

accréditation aux réceptions, lecture des consignes, consultations et

enregistrement des visiteurs dans une base des données);

d) travailler avec l'appui technique en poste dans le/les bâtiments notamment des

divers systèmes d’alarmes (y compris CCTV) ;

e) exercer le contrôle des accès aux immeubles;

f) effectuer la première vérification des détections incendie et première intervention

lors d'un début d'incendie;

g) rendre compte et intervenir en exécution des consignes ou des instructions reçues;

h) contrôler les mouvements des personnes, des matériels et équipements dans les

conditions prévues par les consignes;

i) assurer les rondes de sécurité conformément aux consignes en vigueur ;

j) rendre compte, dans les plus brefs délais, de tout incident, anomalie de sécurité

et/ou technique, ainsi que de tout fait, événement ou dégât susceptibles de mettre

en cause la sécurité des immeubles ou de porter dommage aux intérêts de

l’Agence;

k) rédiger un rapport relatant tout incident de sécurité ;


19

l) accueil des visiteurs en deux langues au moins (anglais, français);

m) contrôle de sécurité en utilisant des appareils techniques.

L’Agence peut demander à l'entrepreneur de constituer des équipes de gardiens

spécialisés dans certaines missions, notamment dans le contrôle électronique des

personnes et des bagages et dans l'accréditation aux entrées.

VI.3 Formation et Qualifications Spécifiques

Les gardes doivent avoir suivi la formation suivante :

a) Formation de base (Loi Tobback),

b) Formation contrôle des personnes "Type Long",

c) Formation rayons-x-scan,

d) Equipe de première intervention,

e) Secourisme de l’entreprise.

Brigadier :

L'entrepreneur désigne un brigadier pour gérer sur site, l'exécution pratique des

prestations de gardiennage. Le brigadier doit rester de tout temps joignable par

l’Agence par GSM.

Le brigadier est un agent qualifié de gardiennage (catégorie BI selon la Convention

Collective de Travail - CCT) et doit avoir suivi avec succès la formation de base légale

et spécifique d'encadrement prévue pour les personnels des entreprises de gardiennage

et de services internes de gardiennage. Il doit faire preuve d'une expérience d'au moins

3 ans dans le domaine de la sécurité et dispose de connaissances informatiques du

niveau de l'utilisateur bureautique.

Le brigadier doit avoir acquis une connaissance parfaite de la configuration du bâtiment

et de ses systèmes de sécurité, dans la mesure nécessaire à l'exécution des tâches de

gardiennage dans les trois mois qui suivent la prise de ses fonctions. Il doit être en

possession des habilitations prévues par les lois belges pour la manipulation des

dispositifs de contrôle utilisant des rayons X.

Le brigadier contrôle journellement les prestations des agents de gardiennage,

notamment le début et la fin de service, les absences et éloignements de poste,

l'application exacte des consignes (mise en œuvre et contrôle) et la tenue. Il transmet les

consignes et répartit les gardiens en fonction des postes à assurer, assure la formation

pratique des gardiens pour les postes que ceux-ci doivent assurer, a mandat pour faire

remplacer immédiatement tout gardien qui serait en retard, absent de son travail ou qui

fournirait un travail insatisfaisant. Le brigadier contrôle le matériel et les équipements

mis à disposition des gardiens; il rédige des rapports journaliers clairs, objectifs et

détaillés relatifs aux incidents, aux anomalies techniques et à tout fait, événement ou

dégât susceptibles de mettre en cause la sécurité des immeubles ou de porter dommage

aux intérêts de l’Agence; il vérifie les rapports d'incidents établis par les gardes, et les

suites données à ceux-ci.

Le brigadier effectuera également lui-même des prestations de gardiennage, non

nécessairement en poste fixe, mais en remplacement, en intervention ou en rondier.

La rémunération des prestations du chef d'équipe sont incluses dans les prix horaires

des prestations des gardes.


20

Agents

Les gardiens mis à disposition sont au moins de la catégorie SQ (selon la Convention

Collective du Travail CCT) et/ou de la catégorie SE, selon modalités à convenir de

commun accord dans le contrat ou ultérieurement.

Un stage pratique (selon modalités à convenir de commun accord) doit être organisé sur

le lieu de l'emploi pour les tâches à assumer dans les bâtiments.

Les prestations et le temps de cette formation sont à charge de l'entrepreneur et ne

donnent pas lieu à un remboursement par l’Agence.

Au moins une fois par an, pendant une durée d'au moins 24 heures, les gardiens doivent

recevoir un rappel de leur formation de base.

L'entrepreneur informe trimestriellement l’Agence de l'état de formation du personnel

mis à disposition et des cours de recyclage que celui-ci aura suivi.

Le temps de formation n'est pas à considérer comme temps de prestation, il est donc à

charge de l'entrepreneur.

Les agents doivent être capable d’exécuter toutes les tâches sur les différents postes à

assumer sur la site.

Sauf pour ce qui concerne le "manager", les prestations seront en principe (sauf cas de

force majeure) exclusivement assurées par du personnel affecté de manière fixe et

permanente à l’Agence.

L’entrepreneur s’engage à mettre en place une « équipe de base » et doit limiter la

fluctuation du personnel sur site au minimum.

L’Agence dispose de la faculté de demander une adaptation du volume des prestations

tant en plus qu'en moins moyennant un préavis par fax ou e-mail d'un jour ouvrable.

VI.4 Conduite du Personnel

L'entrepreneur veillera à la bonne conduite de son personnel sur les lieux de travail;

ainsi, notamment, celui-ci:

a) est tenu d'éviter toute discussion avec les personnes contrôlées ;

b) doit garder son calme et faire preuve de fermeté en toute circonstance ;

c) être courtois et poli dans l'exercice de ses fonctions;

d) ne quitte jamais son poste sans en avoir reçu l'autorisation;

e) s'abstient de fumer ou de consommer des boissons alcoolisées;

f) s'abstient, en poste, de faire autre chose que les prestations requises et

notamment de faire des communications téléphoniques privées ou d'utiliser des

appareils audiovisuels privés;

g) est tenu d'exercer la plus grande diligence aux fins d'assurer l'exécution de

toute tâche imposée par l'application des consignes selon les instructions de

l’Agence;

h) doit faire preuve d'une discrétion absolue concernant les connaissances et

informations obtenues volontairement ou involontairement dans l'exercice de

ses fonctions;

i) ne doit pas exercer d'activités publiques ou privées, incompatibles avec

l'organisation, les missions et la sécurité de l’Agence;

Les gardiens respecteront également par ailleurs toutes les instructions de portée

générale qui s'appliquent aux membres de l’Agence telles que


21

les dispositions en matière d'hygiène et de sécurité,

les jours fériés et de fermeture,

le tabagisme,

les harcèlements sexuels et autres.

Sans assumer quelque responsabilité que ce soit, l’Agence se réserve le droit d'exiger le

retrait et/ou le remplacement immédiat des personnes affectées à l'exécution du contrat,

dont

a) le comportement ne donnerait pas satisfaction,

b) qui ne répondraient plus aux critères du point IV.2 et IV.3 ;

c) qui ne fournissent pas un travail de qualité,

d) en cas de mauvaise conduite,

e) annulation de l’habilitation de sécurité par l’autorité compétente ;

f) en cas d’autres doutes sur l'intégrité de celles-ci.

Il est précisé que des gardiens qui auraient été refusés par d'autres institutions de

l'Union européenne, ne pourront pas être mis au travail dans le cadre du présent contrat.

VI.5 Equipements, Vêtements, Contrôle des Agents

L'entrepreneur fournit et entretient pour usage par ses gardiens un système de contrôle

des rondes comprenant des "pistolets" de lecture de barrettes codes-barres ainsi

qu'environ deux cents barrettes autocollantes. Le brigadier devra, sur simple demande

de l’Agence, produire des états des pointages effectués par les agents.

Les relevés comporteront au minimum les données suivantes:

nom de l'agent,

numéro de la ronde,

heure de départ, heures de passage aux points de contrôles intermédiaires,

heure de fin de ronde.

Le système devra permettre la sauvegarde et la consultation des rondes mémorisées.

L'entrepreneur est responsable pour le respect des dispositions du Code belge sur le

bien-être au travail (et ex- RGPT), bien que le présent marché concerne une mise à

disposition de personnel à un organisme tiers. Il informe toutefois l’Agence de toute

configuration des lieux, de matériel ou d'équipement qui lui empêche d'assurer à son

personnel un plein respect du Code belge sur le bien-être au travail (et ex- RGPT).

L'entrepreneur s'assure que les gardiens passent annuellement une visite médicale

préventive.

Le personnel de gardiennage doit se soumettre à un contrôle d'horaire au moyen d'un

pointage à organiser par le Contractant. Ce pointage a lieu à un endroit fixé par

l’Agence.

L'entrepreneur fournira à chaque gardien les vêtements de travail qui devront identifier

les gardes et qui doivent être appropriés pour l’exécution propre du service, soit á

l’intérieur où à l’extérieur. Les vêtements doivent également être appropriés pour les

différentes conditions de temps et doivent être les vêtements/ équipements suivants :


22

uniforme de base:

chemise blanche manche courte et chemise blanche manche longue

cravate (hommes) ou foulard (dames)

pull col en V

pantalon

veste de costume

parka

uniforme supplémentaire:

pull col roulé

bonnet/casquette/écharpe

chaussures

pantalon intervention

polo

bottines

lampe de poche et ceinturons.

VI.6 Attestations et Données à Fournir par l’Entrepreneur

La prise de fonctions de tout nouvel agent de gardiennage sera précédée des mesures

suivantes :

(1) de la communication à l’Unité de Sécurité de l’Agence d'un dossier personnel

comprenant les certificats et attestations suivantes:

a) attestation d’habilitation sécurité valide ou avec l’autorisation préalable de

l’Agence, confirmation adéquate de l’autorité nationale de sécurité compétente

que la procédure d’habilitation a été lancée;

b) attestation concernant la formation légale de base pour le personnel d'exécution

des entreprises de gardiennage et de services internes de gardiennage;

c) attestation formations rayons-x-scan (échelon 1-2),

d) attestation formations sécurité incendie et d'équipier de première intervention

dans la lutte contre l'incendie ;

e) attestation formations contrôle des personnes « Type Long »,

f) attestation formations « secourisme de l’entreprise » ;

g) photocopie de la carte d'identité;

h) Curriculum Vitae (avec photo), indiquant le niveau d'enseignement et de

formation ainsi que les expériences de travail et connaissances linguistiques;

i) certificat attestant que le garde a suivi avec succès l'enseignement moyen

inférieur;

j) certificat médical attestant qu'il est apte pour le travail de gardiennage ;

(2) de l'agrément de l’Agence, suite à l'entretien préalable avec l'agent ;

(3) d'un stage pratique (selon modalités à convenir de commun accord) sur le lieu de

l'emploi pour les tâches spécifiques des différents postes à assumer dans les

bâtiments.


23

VI.7 Horaire de Travail

Les jours de travail de l'Agence s’élèvent à +/- 245 jours par an.

L'entrepreneur tient compte du fait que les prestations de gardiennage s'exécutent en

continu, 24 heures sur 24 heures et tous les jours de l'an. Toutefois, l’activité

prépondérante des travaux de gardiennage se situe pendant les jours de travail de

l’Agence (+ 245 jours), dans la plage horaire de 07h00 à 19h00.

Les changements de rôle se font généralement entre 07h00 et 07h30 et entre 19h00 et

19h30.

L’attention du Contractant est attirée sur le fait que durant la période des congés

annuels (juillet - août), les activités de l'Agence sont fortement réduites; les prestations

du contractant seront adaptées de commun accord au volume d’activités de l’agence

durant ces périodes.

La durée de travail du personnel de gardiennage est celle fixée en Belgique par la

Commission paritaire compétente; toutefois, l'horaire effectif est fixé par l'entrepreneur

en concertation avec l’Agence.

Les heures de soirée et de nuit, des samedis, dimanches, jours fériés et de fermeture,

prestées dans le cadre d'un rôle de service fixé d'avance, ne sont pas considérées comme

des heures supplémentaires. Il en va de même pour toute prestation complémentaire

demandée par l’Agence moyennant un préavis d'un jour ouvrable.

Les prestations exécutées en prolongement des prestations fixées d'avance et demandées

par l’Agence avec un préavis inférieur à un jour ouvrable, peuvent par contre être

considérées être des heures supplémentaires.

L'entrepreneur informe l’Agence d'avance si certaines prestations demandées par ce

dernier sont à considérer comme des heures supplémentaires.

Les éventuelles heures supplémentaires sont payées par l’Agence par l'application, aux

tarifs conventionnels de sa soumission, du coefficient de majoration du salaire brut fixé

par la Convention Collective de Travail applicable.

Le tableau ci-après reprend, à titre d'exemple et sans engagement quant à un maintien de

ce rôle, un schéma des prestations de gardiennage.

L'entrepreneur doit assurer la présence d’un nombre d’agents selon ce qui suit :

a) deux agents en permanence (24 heures sur 24 et 7 jours/7) ;

b) cinq agents de garde (plus le brigadier) pendant les jours ouvrables

selon les horaires de travail comme détaillé dans le Schéma de Prestations de

Gardiennage ci-dessous.


24

Schéma de Prestations de Gardiennage

Type de poste

Jours ouvrables Samedis et jours de

fermeture de l’Agence Dimanches et jours fériés

Nombre de

gardiens Horaire heures

Nombre de


Nombre de


Permanences local de Sécurité

1 00h00-24h00

24 1 00h00-24h00

24 1 00h00-24h00

24

Accréditation Accréditation

1 00h00- 24h00

24 1 00h00- 24h00

24 1 00h00- 24h00

24

Interventions / Rondes

1

08h00- 20h00

12

x-Ray Scan 1 07h00-16h00

9

Entrées Accès Véhicules

1 07h00-19h00

12 1 07h00-19h00

12 1 07h00-19h00

12

Poste Brigadier

1 06h30-16h30

10

Les prestations du contractant durant les périodes de congés annuels seront adaptées de

commun accord au volume d’activités de l’Agence.

VII. Tarifs de Gardiennage

Les tarifs horaires des prestations de gardiennage sont établis en conformité avec les

dispositions de la Convention Collective du Travail applicable.

Le paiement des prestations de gardiennage se fait sur base des présences réclamées par

l’Agence d'une part et de la durée effective d'occupation des postes d'autre part.

Dans ce contexte il est à noter que les remplacements des gardiens en poste fixe, pour

pause et repas, sont effectués par un brigadier, un chef d'équipe ou un autre garde selon

un rôle établi d'avance en accord avec l’Agence.

Etant donné que les durées de pause et de repas sont comprises dans les prestations

donnant lieu à une facturation, les gardiens sont tenus, pendant ces périodes:

a) de ne pas quitter le bâtiment;

b) de rester en contact radio avec les brigadiers et/ou le Département de Sécurité de

l’Agence;

c) de procéder, si nécessaire, à des interventions.


25

La durée maximale cumulée des pauses ne pourra dépasser une heure par huit heures de

travail.

Les tarifs horaires de gardiennage fixés par l'entrepreneur doivent tenir compte des

éléments suivants:

le salaire brut de base du personnel de sécurité est majoré des impôts, assurance

sociales, pécule de vacances, frais de transport et autres charges similaires

conformément aux dispositions de la Convention Collective du Travail ;

le temps de travail est entièrement presté dans les locaux de l’Agence, aucun

supplément ne peut être accordé pour les déplacements entre le domicile et/ou le

siège de l'entrepreneur et les bâtiments de l’Agence ;

les temps de pause et de repas (de durées conformes aux dispositions de la

Convention Collective de Travail) sont considérés comme temps de prestations ;

les jours et heures d'absence, notamment pour congé, maladie, ou retard, ne

donnent pas lieu à facturation;

d'éventuelles gratifications, avantages en nature, remboursements des

déplacements domicile/travail, chèques-repas, allocations pour frais de

représentation et autres doivent être compris dans les tarifs;

la quote-part de frais généraux d'entreprise, de contrôle (dont notamment le coût

du responsable dont question au point 2.1. ci-dessus), et de bénéfice sur les

prestations de gardiennage est compris.

Les tarifs comprennent donc :

a) la rémunération des personnes mises à disposition en parfaite conformité avec

la Convention Collective de Travail,

b) le cas échéant, des frais de déplacement, de formation et d'assurances,

c) des charges sociales, impôts et autres retenues sur les rémunérations, de

l'incidence des congés, absences et primes;

d) les frais d'organisation, de contrôle et de direction de l'entreprise, ainsi que les

e) impôts, taxes et bénéfices de celle-ci.

Les tarifs susvisés sont affectés des coefficients de supplément et de majoration

conformément à la Convention Collective de Travail pour ce qui concerne les heures

supplémentaires, les prestations de nuit, de dimanche et de jours fériés légaux tels que

prévus sur le territoire Belge.

*

* *


26

ANNEXE II – FICHE DE SYNTHESE DE L’OFFRE 11.CSD-SEC.OP.01

Le soumissionnaire (indiquer raison sociale et adresse du soumissionnaire):

Numéro TVA: ----------------------------------------------------------------------------------------------

-------

Le représentant dument habilité pour représenter le soumissionnaire (nom, titre,

coordonnées téléphoniques, fax et e-mail) :

Agissant au nom du soumissionnaire, signant ci-dessous, s’engage à exécuter conformément

au cahier des charges 11.CSD-SEC.OP.01 les services correspondants aux tarifs et à

conditions indiquées dans les fiches suivantes :

a) Tarifs applicables,

b) Qualification du personnel dédié,

c) Informations relatives à la sécurité.

Information bancaire du soumissionnaire:

Nom de la banque: -----------------------------------------------------------------------------------------

------

Adresse de la banque: --------------------------------------------------------------------------------------

-----

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

Titulaire du compte:----------------------------------------------------------------------------------------

------

Numéro de compte: ------------------------------ ----------------------------------------------------------

-----

Code IBAN: -------------------------------------------------------------------------------------------------

------

Code BIC: ---------------------------------------------------------------------------------------------------

-------

Date et Signature du représentant


27

ANNEXE II – Fiche a) TARIFS APPLICABLES (HTVA)

Description de la prestation Unité Prix unitaire en €

Gardiennage proprement dit2

Brigadier BI : jours de travail - tarif jour heure ........................

Gardien catégorie SQ ou plus: jours de travail - tarif

jour

heure .......................

Gardien catégorie SE ou plus: jours de travail - tarif

jour

heure .......................

Autres prestations

Fourniture, installation et maintenance d'un système

de pointage et de contrôle des rondes

forfait mensuel ........................

Pistolet de lecture pièce ........................

Barrettes codes-barres: fourniture et placement pièce ........................

Système de communication forfait mensuel ………………

--------------------------------------- ------------- -------------

PRIX MENSUEL FORFAITAIRE (sur la base du

volume estimé de prestations mensuelles)

2 Tarifs horaires hors majorations conformément à la CCT pour des travaux de nuit, de

dimanche et de jours fériés ainsi que pour des heures supplémentaires.


28

ANNEXE II - Fiche b) QUALIFICATION DU PERSONNEL DEDIE

A photocopier autant de fois que nécessaire

Rappel :

Les soumissionnaires prendront en considération les exigences des spécifications techniques

et fonctionnelles en Annexe I au présent cahier des charges et notamment ses articles VI.2 et

VI.3.

Les soumissionnaires indiquent ici la composition & les qualifications des membres de

l’équipe pressentie dédiée à la réalisation des services, en cas d’attribution des services.

Pour chaque individu, un encart de quelques lignes sur le modèle ci-dessous sera renseigné :

Fiche Individuelle

NOM, Prénom :

Date et lieu de naissance :

Nationalité :

Qualifications professionnelles et expérience :

Fiche Individuelle

NOM, Prénom :

Date et lieu de naissance :

Nationalité :

Qualifications professionnelles et expérience :


29

ANNEXE II – Fiche c) INFORMATIONS RELATIVES A LA SECURITE

A photocopier autant de fois que nécessaire

Les Soumissionnaires remettent à l’Agence les informations suivantes relatives à la sécurité :

- l’original (où à défaut la copie conforme) de l’habilitation de sécurité de la société

candidate,

- les originaux (où à défaut la copie conforme) des habilitations de sécurité récents des

membres déclarés en Annexe II, Fiche b) ci-dessus de l’équipe pressentie en cas d’attribution

du contrat.

Société candidate

Détention d’une habilitation de sécurité (joindre original ou copie) *

OUI

NON

* biffer l’option non applicable

Fiche Individuelle

NOM, Prénom :


OUI

NON

A défaut de l’habilitation de sécurité, une confirmation adéquate de l’autorité nationale de

sécurité compétente que la procédure d’habilitation a été lancée (joindre original ou copie)

dans les cas acceptés par l’Agence, *

OUI

NON * biffer l’option non applicable

Fiche Individuelle

NOM, Prénom :


OUI

NON

A défaut de l’habilitation de sécurité, une confirmation adéquate de l’autorité nationale de

sécurité compétente que la procédure d’habilitation a été lancée (joindre original ou copie)

dans les cas acceptés par l’Agence, *

OUI

NON * biffer l’option non applicable


30

ANNEXE III –PROJET DE CONTRAT

PROCEDURE OUVERTE No. 11.CSD-SEC.OP.01 SERVICES DE...

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