Procédure Missions - Physicochimie des Electrolytes et ... · frais de transport peuvent être...

Direction des Finances – AFIC - SIFAC

Procédure Missions sur 48

V1 – 07.07.11

Procédure Missions



V1 – 07.07.11

Sommaire : Référentiel : Demande de mission : ....................................................................................... 3

Référentiel : Création de l’agent : .......................................................................................... 3

I. Définitions et rappels : ...................................................................................................... 3

1. La mission : ................................................................................................................. 3

2. Le missionnaire : .......................................................................................................... 4

3. L’ordre de mission : ...................................................................................................... 4

II. Avant le départ en mission : ............................................................................................. 5

1. La saisie de l’ordre de mission : ..................................................................................... 5

2. La gestion des avances : ............................................................................................... 8

3. Les stages de terrain : ................................................................................................. 11

4. Autoriser et calculer un ordre de mission : ...................................................................... 11

5. L’ordre de mission : ..................................................................................................... 11

III. Au retour de la mission : ............................................................................................... 12

IV. Cas particuliers : ........................................................................................................... 13

1. Les erreurs sur la mission : ........................................................................................... 13

2. Les annulations : ......................................................................................................... 13

3. La demande d’avance est supérieure au montant final à rembourser : ............................... 14

V. Enregistrement en comptabilité : ...................................................................................... 14

VI. Paiement : ................................................................................................................... 14

Annexes :

Annexe 1 : Mode opératoire création d’un tiers qui n’existe pas dans SIFAC .............................. 15

Annexe 2 : Mode opératoire recherche d’agent sur SIFAC ........................................................ 17

Annexe 3 : Formulaire de création d’un nouvel agent .............................................................. 19

Annexe 4 : Mode opératoire saisie d’un ordre de mission sans frais .......................................... 20

Annexe 5 : Mode opératoire saisie d’un ordre de mission forfaitaire .......................................... 25

Annexe 6 : Mode opératoire saisie d’un ordre de mission aux frais réel ..................................... 32

Annexe 7 : Mode opératoire obtenir le nombre de jours de déplacements par missionnaire.......... 38

Annexe 8 : FP imprimer un ordre de mission .......................................................................... 42

Annexe 9 : Mode opératoire impression état liquidatif ............................................................. 43

Annexe 10 : FP Utilisation du véhicule personnel .................................................................... 46

Annexe 11 : Assurance rapatriement des agents en mission en France et à l’étranger ................. 47

Annexe 12 : Les contrôles de la Comptabilité Fournisseurs ...................................................... 48



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Textes règlementaires :

Décret 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des

frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.

Circulaire du 22 septembre 2000 fixant les conditions et les modalités de règlement des

frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l’Etat sur le territoire

métropolitain de la France.

L’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux d’indemnités de mission prévus à l’article 3 du

décret 2006-781.

Référentiel : Demande de mission :

L’agent qui souhaite partir en déplacement doit dans un premier temps demander

l’autorisation au directeur d’unité, titulaire d’une délégation de signature en tant

qu’ordonnateur délégué. Une fois qu’il a cette autorisation, il doit transmettre sa

demande auprès du gestionnaire de CF afin qu’il puisse lui saisir son ordre de mission

dans SIFAC.

Référentiel : Création de l’agent :

Avant d’envoyer une demande de création, il faut vérifier si le tiers n’existe pas déjà dans

SIFAC. S’il n’existe pas le gestionnaire de CF doit télécharger sur e-Partage la fiche de

création du tiers concerné, la renseigner et la renvoyer accompagnée d’un RIB à la

comptabilité tiers. Le gestionnaire de CF ne doit pas envoyer plus de 4 fiches de création

par mail.

Le gestionnaire de comptabilité tiers créera le tiers dans un délai maximum de 3 jours

ouvrables.

Le gestionnaire de CF ne doit pas envoyer plusieurs fois la même création.

Pour toutes modifications (carte grise, RIB, adresse…), il est nécessaire d’envoyer un

mail à la comptabilité tiers accompagné d’une pièce justificative, en précisant le numéro

du tiers concerné par la modification.

I. Définitions et rappels :

1. La mission :

Une mission a les caractéristiques suivantes :

Déplacement hors du lieu de travail habituel

Dans le cadre professionnel

Personne rattachée ou non à l'établissement (invitée)

Engageant des frais ou non

mailto:[email protected]



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Cas particulier :

Selon l’article 4 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006, lorsque l’agent se déplace à

l’intérieur du territoire de la commune de sa résidence administrative, de la commune de

sa résidence familiale, ou de la commune où s’effectue le déplacement temporaire, ses

frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l’autorité administrative

lorsque la commune considérée est dotée d’un service régulier de transport public de

voyageurs.

En ce qui concerne la commune de Paris en tant que résidence administrative ou

familiale, elle comprend les villes de la petite couronne suivantes (selon la circulaire du

22 septembre 2000 art. 4):

Aubervilliers, Pantin, Le Pré-Saint-Gervais, Les lilas, Bagnolet, Montreuil, Fontenay-sous-

Bois, Saint-Mandé, Vincennes, Nogent-sur-Marne, Joinville-le-Pont, Saint-Maurice,

Charenton-le-Pont, Ivry-sur-Seine, Le Kremlin-Bicêtre, Gentilly, Montrouge, Malakoff,

Vanves, Issy-les Moulineaux, Boulogne-Billancourt, Saint-Cloud, Suresnes, Puteaux,

Neuilly-sur-Seine, Levallois-Perret, Clichy, Saint-Ouen, Saint-Denis.

Pour tous déplacements considérés à l’intérieur du territoire de la commune de

résidence administrative ou de résidence familiale le responsable peut autoriser

le remboursement des frais de transport. Il n’y a par contre pas d’ordre de

mission mais un remboursement de dépenses au comptant (Cf. Procédure

achats).

2. Le missionnaire :

C’est le décret 2006-781 du 3 juillet 2006 qui fixe qu’un missionnaire est « un agent en

service, muni d’un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze

mois, qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et

hors de sa résidence familiale. ».(Extrait de l’article 2 du décret n°2006-781 du 3 juillet

2006).

3. L’ordre de mission :

Comme le précise l’article 2 du décret 2006-781, l’ordre de mission (OM) est

indispensable à tout agent en mission.

Il doit donc être renseigné et dûment signé AVANT le départ en mission.

Tout agent en mission, donc muni d’un OM, peut prétendre à la prise en charge de ses

frais de transport et à des indemnités de mission sous certaines conditions.

L’ordre de mission permet d’une part d’assurer la protection juridique du

missionnaire lors de son déplacement en cas d’accident de travail, et d’autre

part il permet de réserver les crédits nécessaires pour le remboursement sous

réserve de la transmission des pièces justificatives au retour de la mission.

Il est donc INDISPENSABLE, qu’il donne lieu ou non à la prise en charge des

frais.



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II. Avant le départ en mission :

1. La saisie de l’ordre de mission :

Rappel : Le gestionnaire du Centre Financier vérifie si l’agent existe dans SIFAC (cf. MO

Recherche d’agent sur SIFAC), si ce n’est pas le cas il doit remplir le formulaire de

« Demande de création d’un nouvel agent » disponible sur e-Partage. Ce formulaire sera

à envoyer accompagné d’un RIB à la comptabilité tiers pour création. Cette demande doit

se faire avant le départ en mission de l’agent.

Une fois le missionnaire créé, il faut déterminer le schéma du déplacement:

Ordre de mission sans frais :

Pour tout missionnaire de l’établissement ou invité qui doit faire une mission dans

le cadre de l’UPMC et que cette mission n’occasionne aucun coût ou que les frais

occasionnés ne sont pas pris en charge par l’UPMC, il est nécessaire de lui établir

un Ordre de Mission SANS frais.

Ordre de mission forfaitaire :

Pour tout missionnaire de l’établissement ou tout missionnaire invité par l’UPMC

qui doit faire une mission dans le cadre de l’UPMC, qui donnera lieu à un

remboursement de frais réglementé par l’arrêté du 3 juillet 2006 qui fixe les taux

d’indemnités de mission prévus à l’article 3 du décret n°2006-781, il est

nécessaire de lui établir un ordre de mission à remboursement forfaitaire.

Tableau du montant des frais forfaitaire :



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Ordre de mission aux frais réels :

Toutefois, lorsque l’intérêt du service l’exige et pour tenir compte de situations

particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d’administration

de l’établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux

arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun

cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée

(Article 7 du décret n°2006-781).

Les différents cas où l’on peut faire des missions aux frais réels sont votés tous les

deux ans au Conseil d’Administration de l’UPMC. (Ici Délibération du CA du

29/11/10).

Pour tout missionnaire de l’établissement qui doit faire une mission dans le cadre

de:

la préparation et l'exécution de contrats de recherche financés par l'U.E;

la préparation et l'exécution des activités de recherche financées sur fonds publics

et privés ;

la préparation et la mise en œuvre des relations internationales de l'UPMC ;

les missions effectuées par des personnalités extérieures dans le cadre de

missions confiées par l’université,

il est POSSIBLE d’établir un ordre de mission avec remboursement aux frais réels.

Si la mission est remboursée aux frais réels, les remboursements ne

porteront QUE sur les justificatifs transmis par le missionnaire.

Ordre de mission permanent :

Selon l’article 8 de la circulaire du 22 septembre 2000 relative aux conditions et

aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des

personnels civils de l'Etat sur le territoire métropolitain de la France, un ordre de

mission dit permanent peut être délivré, d’une part, au personnel exerçant des

fonctions essentiellement itinérantes, d’autre part, à l’agent appelé à se déplacer

fréquemment dans la limite géographique fixée par cet ordre de mission.

La validité de l’ordre de mission permanent ne peut excéder douze mois.

Une fois que le schéma de déplacement a été défini le gestionnaire crée son ordre de

mission dans SIFAC en renseignant les informations suivantes :

Dans un premier temps, la durée de la mission (dates et heures), le motif du

déplacement et la ville.

Dans un second temps la ventilation des coûts en indiquant le % de répartition, la

société, le centre de coûts et/ou l’éOTP et le domaine fonctionnel.

Il est possible qu’une mission ait deux imputations différentes uniquement sur la même

société, dans ce cas il faut saisir deux lignes d’imputation avec les bons pourcentages de

répartition des frais.



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Et enfin les différents onglets :

L’onglet Forfait : permet de visualiser les données forfaitaires si le schéma de

déplacement est forfaitaire, de voir le type de schéma de déplacement de la

mission, et également si le départ de mission s’effectue de la résidence

administrative ou familiale. Par défaut et conformément à la réglementation, c’est

la résidence administrative qui est cochée.

L’onglet Justificatif : permet d’indiquer les différentes catégories de frais que

l’ordonnateur estime pour la mission de l’agent.

Les catégories de frais « Autres », « Autres payés », « Indemnité de stage » et

« Retenues » ne doivent pas être utilisées, toutes missions dont ces catégories de

frais auraient été utilisées seront rejetées en comptabilité fournisseurs pour

modification.

L’onglet Séjour : onglet obligatoire (en cas de mission forfaitaire il permet le

calcul des indemnités de déplacements). L’ensemble des champs de cet onglet est

à renseigner.

Attention : En France, il faut indiquer le code pays et le code région. A l’étranger,

il faut indiquer uniquement le code pays.

L’onglet Trajet : permet de notifier les kilomètres estimés par l’ordonnateur si

l’agent utilise son véhicule pour sa mission.

Pour que l’agent puisse utiliser son véhicule personnel le gestionnaire de CF doit

envoyer un mail à la comptabilité tiers en demandant l’autorisation d’utiliser le

véhicule, en précisant le numéro de matricule de l’agent ainsi qu’en joignant la

copie de la carte grise du véhicule afin de renseigner les informations dans la fiche

de celui-ci. Le gestionnaire de CF doit s’assurer que le véhicule est bien assuré.

Si l’agent effectue une mission à l’étranger avec son véhicule et que la ville de

départ ou d’arrivée n’existe pas dans SIFAC, le gestionnaire de CF doit demander

la création de cette ville à la comptabilité tiers en précisant le nom et le code

postal de celle-ci.

L’onglet Retenues : permet de déduire des repas ou des nuitées si l’agent a été

invité pendant sa mission ou s’il effectue avant ou après un séjour privé.

L’onglet Avance : permet de déterminer ou de renseigner une avance.

L’onglet Remarques : permet de notifier des informations sur la mission.

L’onglet Données complémentaires : permet de relier une mission sur OM

permanent.

Une fois que toutes les données de la mission ont été renseignées, le gestionnaire peut

« simuler » son déplacement afin de voir s’il ne comporte pas d’erreur.

Si tout est correct le gestionnaire peut alors sauvegarder la mission.



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2. La gestion des avances :

Demande d’avance sur mission forfaitaire :

L’avance ne peut excéder 75% du montant forfaitaire total des indemnités journalières

et jusqu’à 100% des justificatifs du type des frais de transport et/ou d’inscription au

colloque avancés par le missionnaire (avec des devis libellés au nom du missionnaire).

Demande d’avance sur mission frais réels :

Les avances sur les missions aux frais réels ne pourront être avancées à 100% que sur

production uniquement de justificatifs (devis libellés au nom du missionnaire) jusqu’à

100% des frais de transport et/ou d’inscription au colloque avancés par le missionnaire.

Rappel : Si la base de remboursement des missions est au forfait, la mission peut au

retour du missionnaire, si elle rentre dans le cadre de la dérogation aux frais réels, être

basculée aux frais réels si le responsable des crédits est d’accord.

Dans les deux cas la mission doit être sauvegardée, acceptée et calculée et avoir pour

statut « dem acceptée/ transféré FI ».

Pour que l’avance soit prise en charge :

Le gestionnaire de CF doit envoyer un mail à tré[email protected] en

précisant :

le numéro de matricule du missionnaire

le numéro de déplacement

le jour de départ en mission

Si des justificatifs font l’objet d’une avance ils devront être scannés et joints au mail.

Si le missionnaire a une avance en cours sur une mission antérieure qui n’a pas été

finalisée au statut « Déplacement accepté/ Transféré FI », la demande d’avance sera

refusée.

Le mail de demande de prise en charge doit être envoyé au plus tard 10 jours

avant le départ en mission. Le paiement de l’avance sera effectué 10 jours avant le

départ en mission.

Toute demande d’avance inférieure à 100 euros devra être explicitée lors de l’envoi

du mail.

Si l’avance n’a pas été payée à l’agent et que lors du décompte final elle est déduite du

montant à rembourser, le gestionnaire ne doit rien modifier et ne surtout pas annuler

l’avance. Les écritures correctives sont automatiques.

mailto:tré[email protected]



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Cas particulier : Le paiement caisse :

Si l’agent doit percevoir le montant de ses indemnités en numéraire à son arrivée à

l’UPMC pour l’un de ces cas :

Cas des agents qui ont des problèmes pour recevoir des virements.

Cas des agents qui veulent disposer de devises euros à leur arrivée.

Le gestionnaire de CF devra prévenir, par mail, la comptabilité tiers que le mode de

paiement indiqué pour cet agent doit être « Numéraire ».

Dans SIFAC au moment de renseigner l’onglet « Avances », le gestionnaire de CF devra

indiquer le montant que devra percevoir le missionnaire en espèces à son arrivée. Cette

demande d’avance peut être de 100% sur présentation de l’ensemble des justificatifs.

Le paiement en numéraire pour l’avance des indemnités de nuitée est particulièrement

sensible.S’il s’agit d’une mission forfaitaire :

- La nuitée est inférieure à 60 euros, le gestionnaire de CF devra faire un

bon de commande ou un paiement par carte achat auprès de l’établissement qui héberge

le missionnaire.

- La nuitée est supérieure à 60 euros, dans ce cas pas de bon de commande

possible.Il faudra donc fournir une réservation chiffrée au moment de l’envoi du mail à la

trésorerie. 60 euros par nuitée seront payés à l’agent et le complément éventuel sera à

sa charge.

La facture finale devra être transmise au gestionnaire de CF chargé de finaliser la gestion

de la mission pour compléter les pièces justificatives à conserver (voir point III. « Au

retour de la mission »). Si le gestionnaire de CF rencontre des difficultés pour récupérer

la facture finale, il préviendra la DFI qui se chargera d’entamer des démarches auprès du

fournisseur.

S’il s’agit d’une mission aux frais réels, le gestionnaire devra faire un bon de

commande ou une carte achat quel que soit le montant de la nuitée.

Pour les missions au forfait, le paiement en numéraire à l’avance pour les indemnités de

repas se fera sur la base forfaitaire des 15,25 euros par repas (sauf s’il y a accord entre

le responsable des crédits et l’agent sur un montant moindre). Les repas pris en charge

directement par l’UPMC devront être déduits via l’onglet « Retenues ».

S’il y a des justificatifs le paiement à la caisse peut aller jusqu’à 100% des frais de

transport et/ou d’inscription au colloque avancés par le missionnaire (factures libellées au

nom du missionnaire).

Pour que le paiement en espèces soit prêt à l’arrivée du missionnaire :

Le gestionnaire de CF doit envoyer un mail à tré[email protected] en

précisant :

le numéro de matricule du missionnaire

le numéro de déplacement

le jour de l’arrivée du missionnaire à l’UPMC

la simulation obtenue via PR05 en PDF ou scannée (l’original signé sera exigé lors

du rendez vous).

Si des justificatifs font l’objet d’une avance ils devront être scannés et joints au mail

mailto:tré[email protected]



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Il faudra également demander dans ce mail un rendez vous auprès de la

trésorerie pour que votre missionnaire vienne chercher son paiement en

numéraire durant sa mission.

L’accueil s’effectue du lundi au vendredi entre 9h30-12h00 et 14h00-16h30, Campus

Jussieu, Tour ZAMANSKY, 6ème étage bureau 604.

Si le missionnaire a une avance en cours sur une mission antérieure qui n’a pas été

finalisée au statut « Déplacement accepté/ Transféré FI », la demande de paiement

caisse sera refusée.

Le mail de demande de prise en charge doit être envoyé 10 jours avant la date du

rendez-vous souhaité.

Le montant des espèces à retirer ne pourra excéder 1500 euros.

Le missionnaire devra se munir d’une pièce d’identité (prévoir aussi une pièce

d’identité pour la délivrance du badge d’entrée pour l’accueil de la Tour ZAMANSKY) ainsi

que de l’original de la simulation signé.

Au retour de la mission quel que soit le montant de l’avance (y compris pour les

paiements caisse à 100%), il sera indispensable de terminer le flux de la mission. Il sera

donc nécessaire de basculer la mission en « déplacement », de la sauvegarder,

l’autoriser, et la calculer. L’état liquidatif devra être imprimé, signé et envoyé à la

comptabilité fournisseurs. Cette étape est importante afin que le « compte avance » soit

régularisé et que l’impact budgétaire soit définitif sur le centre financier.

Si la mission fait l’objet d’une avance l’imputation ne pourra pas être modifiée au

retour de la mission au niveau société. Une mission sur l’UPMC ne pourra pas passer sur

le SAIC et inversement.

Enregistrement de l’avance en trésorerie :

Une fois que le gestionnaire a validé sa demande d’avance dans SIFAC le pôle trésorerie

du service comptabilité générale valide cette demande, après contrôle des pièces dans le

cas où elles ont été demandées. La validation interviendra dans SIFAC au maximum 10

jours avant le départ en mission.



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3. Les stages de terrain :

Un ordre de mission aux frais réels est établi dans SIFAC pour le responsable du stage de

terrain. L’ensemble des frais qui rentrent dans le cadre des missions sera indiqué pour

l’ensemble des étudiants sur cet ordre de mission.

L’onglet « Remarques » devra porter la mention « stage de terrain » ainsi que la liste

nominative des étudiants qui apparaît sur l’ordre de mission collectif signé par le

directeur du département de formation. Cet ordre de mission collectif doit être conservé

en fond de dossier.

Si des étudiants doivent se faire rembourser des frais de mission dans le cadre de

ce stage de terrain, un ordre de mission personnel devra être aussi saisi au nom de

l’étudiant.

Des avances sont possibles, se référer au point II. 2.

4. Autoriser et calculer un ordre de mission :

Pour faire la réservation de crédits il faut autoriser la mission. Le gestionnaire de CF

après avoir sauvegardé son déplacement doit l’autoriser. Le statut de l’ordre de mission

passe alors à « Demande acceptée/ A décompter »

Seulement en cas d’avance, il faut calculer la demande de mission pour que la demande

d’avance soit transmise en comptabilité pour validation.

Le Statut de la mission passe alors en « Demande acceptée/Calculé », puis « Demande

acceptée/ Transféré FI » une fois le programme automatique réalisé.

5. L’ordre de mission :

Le gestionnaire de CF doit ensuite imprimer l’ordre de mission via la transaction

ZSIFACFITR_ORD_MIS. Les champs obligatoires dans cette transaction sont le numéro

de matricule de l’agent et le numéro de déplacement, ainsi que le lieu de signature de

l’ordre de mission. Les autres champs sont facultatifs.

Cet ordre de mission devra être signé par la personne ayant reçu délégation de

signature à cet effet :

Les directeurs d’UFR pour les ordres de mission des personnels affectés à la

structure hors laboratoires et hors départements.

Les directeurs de laboratoires pour les ordres de mission des agents de l’UPMC

dans le cadre d’une activité de recherche.

Les responsables des départements de formation concernant les ordres de mission

des agents de l’UPMC se déplaçant dans le cadre des activités de formation et

d’enseignement.

L’agent devra signer son ordre de mission et en être muni lors de son déplacement.



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III. Au retour de la mission :

A son retour, le missionnaire doit transmettre au gestionnaire de CF l’ensemble de ses

justificatifs (titre de transport, facture d’hôtel, etc…)

Le gestionnaire de CF vérifie la cohérence des justificatifs et complète dans SIFAC les

informations de la mission au vu des justificatifs fournis.

Même s’il s’agit d’une avance ou d’un paiement caisse, le gestionnaire doit retourner sur

la mission pour la faire basculer en « Déplacement effectué ». Une fois la mission

modifiée ou non, le gestionnaire de CF doit cliquer sur « Statut déplacement ». La

mission passe alors au bon statut (« Depl.effectué/ à décompter »).

Puis le gestionnaire de CF sauvegarde le déplacement.

Si la mission fait l’objet d’une avance l’imputation ne pourra pas être modifiée au

retour de la mission au niveau société. Une mission sur l’UPMC ne pourra pas passer sur

le SAIC et inversement.

Le gestionnaire de CF peut simuler le remboursement afin de vérifier que tout est

correct.

Il faudra ensuite « Autoriser », « Sauvegarder » et « Calculer » le déplacement. Le statut

sera alors à « Déplacement accepté/ Calculé » puis « Déplacement accepté/ Transféré

FI » une fois le programme automatique réalisé.

Si la mission ne passe pas au statut « Déplacement accepté/ Transféré FI » dès le

lendemain, le gestionnaire doit contacter l’assistance SIFAC pour résoudre l’incident.

Les pièces justificatives doivent être conservées par le gestionnaire de CF pour tout

contrôle à postériori même si le remboursement a fait l’objet d’une avance ou d’un

remboursement au forfait. Pour les missions au forfait (Cf. tableau ci-dessous) les pièces

justificatives de repas ne sont pas nécessaires par contre la facture d’hébergement reste

obligatoire quel que soit le schéma de remboursement choisi. Pour les missions aux frais

réels tous les justificatifs donnant lieu à remboursement doivent être conservés.

La comptabilité fournisseurs se réserve le droit d’effectuer des contrôles de cohérence et

de vous demander certaines pièces justificatives.

Tableau des frais pris en charge et justificatifs à conserver pour les missions au

forfait :

Le gestionnaire de CF doit ensuite imprimer l’état de frais (ou état liquidatif) via la

transaction PRF0.



V1 – 07.07.11

Cet état de frais devra être signé par le responsable des crédits et envoyé par courrier

(UPMC- DFI Comptabilité fournisseurs BC 500 4 place Jussieu 75005 Paris) ou scan

([email protected]) à la comptabilité fournisseurs, la signature de

l’agent n’est pas obligatoire.

Les simulations et les éditions tests ne seront pas acceptées.

IV. Cas particuliers :

1. Les erreurs sur la mission :

Le gestionnaire de CF a fait une erreur sur son décompte final et n’a plus la

possibilité de modifier la mission. Il doit envoyer un mail à la comptabilité

fournisseurs [email protected] pour demander le rejet de la

mission en précisant le numéro de matricule de l’agent, le numéro de

déplacement et le motif du rejet. Il pourra alors modifier son déplacement le ré

autoriser et recalculer, imprimer un nouvel état de frais à faire signer et à

renvoyer à la comptabilité fournisseurs.

Le gestionnaire de CF a fait une erreur sur son décompte final et la mission a déjà

été prise en charge à la comptabilité fournisseurs. Il doit simplement retourner en

modification sur sa mission, faire les modifications uniquement liées à l’erreur et

ré autoriser et calculer le déplacement. Il doit ensuite imprimer un nouvel état de

frais, le faire signer et le renvoyer à la comptabilité fournisseurs. Seules les

écritures comptables liées aux modifications seront générées.

2. Les annulations :

La mission a été annulée :

Il n’y a pas eu de demande d’avance :

Le gestionnaire doit retourner en PR05 en modification sur sa mission et la faire passer

en « demande saisie ». Si les dates sont situées dans le passé il faudra les modifier et

mettre des dates dans le futur puis sauvegarder. Il faudra sélectionner la mission et

cliquer sur l’icône « Poubelle » pour supprimer.

Il y a eu une demande d’avance :

La mission est au statut « Demande saisie/ ouvert », l’avance a été rejetée et

donc non payée. Le gestionnaire doit mettre sa mission et ses justificatifs à zéro

et mettre une avance en négatif du montant de l’avance initiale. Puis sauvegarder

(statut « Demande saisie »), la mission peut alors être supprimée avec l’icône

« Poubelle ».

La mission est au statut « Demande acceptée/ Transféré FI », le cycle a été validé

en comptabilité générale, le gestionnaire doit retourner en PR05 sélectionner la

mission et cliquer sur « Annuler ». La mission passe au statut « Dem. acceptée/

Annul. Enreg. FI ». SIFAC créera automatiquement une écriture d’avoir que le

missionnaire devra régulariser en envoyant un chèque à la comptabilité générale.





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3. La demande d’avance est supérieure au montant final à rembourser :

Suivre le point III « Au retour de la mission ». L’écriture de régularisation se fera

automatiquement. Un avoir sera généré lors de l’enregistrement en comptabilité. Un

chèque doit être demandé au missionnaire. Le montant du chèque sera égal au montant

de la demande d’avance – le montant des frais effectivement remboursé. Il est à établir à

l’ordre de « l’agent comptable de l’UPMC ».

Le chèque doit être envoyé à la trésorerie (UPMC- DFI Comptabilité Générale BC 600 4

place Jussieu 75005 Paris) et l’état liquidatif à la comptabilité fournisseurs (UPMC- DFI

Comptabilité fournisseurs BC 500 4 place Jussieu 75005 Paris).

V. Enregistrement en comptabilité :

Lors de la réception de l’état liquidatif au sein de la comptabilité fournisseurs, le

gestionnaire de comptabilité fournisseurs contrôle les éléments listés dans l’annexe « Les

contrôles de la Comptabilité Fournisseurs » avant de valider le cycle de comptabilisation

de la mission.

Il effectue des contrôles de cohérence.

Rappel : Les rubriques « Autres », « Autres payés », « Indemnité de stage »et

« Retenues » ne doivent pas apparaître sur l’état liquidatif, sinon la mission sera rejetée.

Une fois tous les contrôles effectués et s’il n’y a pas de problème sur l’état liquidatif la

mission sera prise en charge et le cycle de comptabilisation validé.

En cas de problème, le gestionnaire de CF sera contacté pour des explications et si la

mission doit être modifiée, le gestionnaire de comptabilité fournisseurs rejettera la

mission.

Contrôle à postériori : La comptabilité fournisseurs fera des contrôles sur pièces, sur

place et sur rendez-vous.

Cas particulier, les avoirs :

La comptabilité fournisseurs enregistre le cycle de comptabilisation qui génère l’avoir.

Le chèque est encaissé par la trésorerie sur le compte du fournisseur et le gestionnaire

de trésorerie rapproche l’avoir.

VI. Paiement :

Le pôle trésorerie effectue le paiement des avances sur mission et des états liquidatifs

dans le cycle général de paiement.



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Annexe 1 : Mode opératoire création d’un tiers qui n’existe pas dans SIFAC

MODE OPERATOIRE

Création d’un tiers (fournisseur, agent ou client) qui n’existe pas dans SIFAC.

Avant d’envoyer une demande de création, merci de vérifier si votre tiers

n’existe pas déjà dans SIFAC :

- Pour les agents : via PR05, champ « Matricule », Match code (aide à la

recherche).

- Pour les fournisseurs : via XK03, champ « Fournisseur », Match code.

- Pour les clients : via VD03, champ « Client », Match code.

1. Télécharger la fiche de création du tiers concerné sur « e-Partage ». Pour savoir quelle fiche télécharger CF point 8.

2. Renseigner précisément la fiche. Joindre obligatoirement le RIB en fichier

attaché (scan,…).

ATTENTION : toute fiche incomplète

ne permettra pas de créer le tiers demandé dans SIFAC.

3. Envoyer votre fiche (et le scan du RIB) par mail à [email protected] .

4. Le gestionnaire de création des tiers créera votre tiers dans un délai maximum

de 3 jours ouvrables.

5. Ne pas demander plusieurs fois la même création. 6. Ne pas envoyer plus de 4 fiches de création par mail.

7. Pour toutes modifications, envoyer un mail à [email protected] accompagné

d’une pièce justificative (carte grise, RIB, adresse…), en précisant le numéro du

tiers concerné par la modification.





V1 – 07.07.11

8. Quelle fiche utiliser ?

Si vous souhaitez créer un agent utilisez le formulaire

de création d’un nouvel agent. Une version de ce document est disponible en anglais.

Si vous souhaitez créer un fournisseur ou une adresse partenaire* utilisez le formulaire de création d’un

nouveau fournisseur. Une version de ce document est disponible en anglais.

Si vous souhaitez créer un client ou une adresse partenaire* utilisez le formulaire de création d’un

nouveau client. Une version de ce document est disponible en anglais.

* Adresse partenaire = Le fournisseur ou le client est déjà renseigné dans SIFAC mais l’adresse spécifique à laquelle vous devez passer votre commande (fournisseur) ou vous devez établir votre facture de vente (client) n’est pas disponible lors de la saisie de la commande d’achat ou de la commande de vente.

Conseils : Pour que le n° de tiers créé dans SIFAC vous soit communiqué

par retour de mail, penser à préciser votre adresse mail sur la fiche de demande de création (notamment si c’est le tiers qui l’a complétée). Un cadre spécifique est prévu à cet effet en bas de chaque fiche de demande de

création afin que vous puissiez le renseigner. Enregistrer la fiche ainsi renseignée dans vos documents.



V1 – 07.07.11

Annexe 2 : Mode opératoire recherche d’agent sur SIFAC

MODE OPERATOIRE

Recherche d’agent sur SIFAC

Transaction PR05

I. Recherche d’un agent par nom :

1. Lancer la transaction PR05 et cliquer sur le match code du champ matricule.

2. Dans l’onglet N : Nom- Prénom, entrer le nom ou une partie du nom de l’agent recherché entouré de * puis valider. Attention : Ne pas mettre d’accents.

La recherche de l’agent s’effectue sur SIFAC à l’aide de la transaction PR05.



V1 – 07.07.11

II. Recherche d’agent par numéro de sécurité sociale :

Cliquer sur l’onglet C : N°ID du personnel. Dans le champ DNI, entrer le numéro

de sécurité sociale sans la clé (les deux derniers chiffres) entouré de* et valider.

Si l’agent n’existe pas, utiliser le nouveau formulaire de demande de création

d’un agent (disponible sur e-Partage).



V1 – 07.07.11

Annexe 3 : Formulaire de création d’un nouvel agent

Ce formulaire de création est disponible sur e-Partage. Il existe également une version

internationale de ce formulaire.



V1 – 07.07.11

Annexe 4 : Mode opératoire saisie d’un ordre de mission sans frais

MODE OPERATOIRE

OM sans frais

Transaction PR05* * zéro

Pour tout missionnaire de l’établissement ou invité qui doit faire une mission dans le cadre de l’UPMC et que cette mission n’occasionne aucun coût ou que les frais occasionnés ne sont pas pris en charge par l’UPMC, il est nécessaire de lui

établir un Ordre de Mission SANS frais.

La transaction à lancer est : PR05.

1. Dans le champ « Matricule » saisir ou rechercher via le match code le n° de matricule de l’agent missionnaire :

Si recherche par

match code : rapatrier

l’élément recherché

en le sélectionnant et

en double cliquant

dessus, ou en validant.

Lorsque le n° de matricule agent est indiqué, faire « Entrée » pour

rapatrier les données de la fiche agent.

Faire « Entrée »

Si l’agent n’est jamais parti en mission dans le cadre de l’UPMC, le

tableau sera vide.

Si l’agent est déjà parti en mission dans le cadre de l’UPMC, le tableau présentera le récapitulatif de

toutes ses missions (1 ligne = 1 mission).



V1 – 07.07.11

2. Cliquer sur « Créer » et sélectionner le schéma de déplacement « Mission

sans frais ». Valider votre sélection du schéma de déplacement.

3. Vous obtenez cet écran :



V1 – 07.07.11

4. Renseigner les « données de déplacement » : - lieu et heure de départ et d’arrivée (pour l’heure, respecter le format xx:xx)

- motif de la mission (champ de texte libre)

- ville (lieu de la mission) (champ de texte libre)

5. Renseigner la « ventilation des coûts ». Bien que la mission soit sans frais, il est nécessaire de rattacher analytiquement la mission à votre CC.

- « % Répartition » : 100 - corriger si nécessaire le Centre de coût rapatrié de

la fiche agent (les agents repris de

NABuCo ont pour CC par

défaut 01_101, ce CC doit

être corrigé) ou

indiquer l’éOTP si la mission se fait dans le cadre d’une

convention.

- vérifier les données saisie, puis les valider.

6. Renseigner l’onglet « Séjour » en reprenant les données de déplacements et en précisant le code pays et le code région en vous aidant du match code. Puis

- renseigner votre « Domaine fonctionnel » détaillé sur 5

caractères.

Faire « Entrée »

faire « Entrée » pour valider votre saisie.



V1 – 07.07.11

7. Sauvegarder la demande de mission saisie.

8. Valider le message

automatique d’information qui apparaît.

9. En bas à gauche de votre écran, un message d’information vous indique

que la mission a été sauvegardée. La mission porte alors un n° de déplacement qui sera conservé tout au long du flux de la mission.



V1 – 07.07.11

10. Sélectionner la demande de mission et l’ « Autoriser ».

11. Valider le message automatique

d’information qui apparaît.

La demande de mission passe alors du statut « Demande saisie/A décompter » à « Demande acceptée/A décompter ».

Vous pouvez maintenant imprimer l’OM sans frais via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS. Une fiche pratique « FP Imprimer l’OM », disponible sur e-Partage détaille la

marche à suivre pour lancer cette impression.



V1 – 07.07.11

Annexe 5 : Mode opératoire saisie d’un ordre de mission forfaitaire

MODE OPERATOIRE

OM Forfaitaire

Transaction PR05

I. AVANT le départ en mission :

1. Dans le champ « Matricule » saisir ou rechercher via le match code le n° de matricule de l’agent missionnaire.

Pour tout missionnaire de l’établissement ou tout missionnaire invité par l’UPMC qui doit faire une mission dans le cadre de l’UPMC, qui donnera lieu à un remboursement de frais, il est nécessaire de lui établir un ordre de mission

forfaitaire.

Pour information :

- Il est POSSIBLE de prendre en charge une mission non pas au forfait mais aux frais

réels UNIQUEMENT dans les cas prévus par décision du CA (Cf. MO sur OM Frais

Réels)

- Si la mission ne donne pas lieu à remboursement de frais se référer au MO sur les

OM sans frais.


Si recherche par match

code : rapatrier

l’élément recherché en

le sélectionnant et en

double cliquant dessus,

ou en validant.

Lorsque le n° de matricule agent est indiqué, faire « Entrée » pour rapatrier les

données de la fiche agent. Faire « Entrée »



V1 – 07.07.11

2. Cliquer sur « Créer » et sélectionner le schéma de déplacement « Mission

Forfaitaire ». Valider votre sélection du schéma de déplacement.


Si l’agent n’est jamais parti en mission dans le cadre de l’UPMC, le tableau sera vide.

Si l’agent est déjà parti en mission dans le cadre de l’UPMC, le tableau présentera le

récapitulatif de toutes ses missions

(1 ligne= 1 mission)



V1 – 07.07.11

4. Renseigner les « données de déplacement » : - lieu et heure de départ et d’arrivée (pour l’heure respecter le format xx : xx)

- motif de la mission (champ de texte libre) - ville (lieu de la mission) (champ de texte libre)

5. Renseigner la ventilation des coûts en cliquant sur l’icône

« VentilationCoûts ».

6. Renseigner l’onglet « Séjour » en reprenant les données de déplacements et en précisant le code pays et le code région (uniquement si mission en France) en

vous aidant du match code. Puis faire « Entrée » pour valider votre saisie.

- Renseigner votre « Domaine fonctionnel »

détaillé sur 5 caractères.

- Vérifier les données saisies,

puis les valider.

- « %Répartition » : 100 - Corriger si nécessaire le Centre de coût rapatrié

de la fiche agent Ou

- Indiquer l’éOTP si la mission se fait dans le

cadre d’une convention.

2

1



V1 – 07.07.11

7. L’onglet forfait est automatiquement renseigné.

Calcul automatiques des indemnités :

Si la case est décochée il n’y aura pas de calcul de l’indemnité concernée.

En cas de missions à l’étranger : l’indemnité journalière n’est calculée que sur la case « Indemnité nuitée », vous pouvez décocher la case

« Indemnités repas » pour obtenir un futur état liquidatif plus lisible.

8. Renseigner l’onglet « Justificatifs » si besoin. ( Hors justificatifs repas et nuitées qui sont obligatoirement calculés automatiquement sous forme

d’indemnités forfaitaires).

9. Cas particuliers : Si le véhicule personnel est utilisé : renseigner l’onglet « Trajets ».

Si des repas ou des nuitées ne doivent pas être remboursés : renseigner

l’onglet « Retenues ». Une nuitée se retient sur le jour suivant : ex : la nuit

du jeudi ce retient sur le vendredi.



V1 – 07.07.11

Si une avance est prévue : renseigner l’onglet avance et se reporter au MO « Mission avec avance ».


11. En bas à gauche de votre écran, un message d’information vous indique que

la mission a été sauvegardée. La mission porte alors un n° de déplacement qui sera conservé tout au long du flux de la

mission.



V1 – 07.07.11

12. Sélectionner la demande de mission et l’« Autoriser ».

La demande de mission passe alors au statut « Demande saisie/A

décompter » à « Demande acceptée/ A décompter ».

13. Imprimer l’ordre de mission via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS (Cf. FP

Impression de l’ordre de mission).

II. Au RETOUR de la mission :

1. Rappeler la mission en modification.

2. Mettre à jour les données de la mission, notamment l’onglet « Justificatifs ».

Rappel : Cet onglet ne doit être renseigné qu’au vu des justificatifs effectivement transmis par le missionnaire.

3. Simuler. Vérifier le détail des remboursements.

Puis cliquer sur (flèche retour).



V1 – 07.07.11

4. Cliquer sur « Statut de déplacement ». Vous obtenez

l’écran suivant.

5. Sauvegarder.

6. Sélectionner le déplacement, cliquer sur « Autoriser » puis sur « Calculer ».

La mission passe alors au statut « Dépl. effect. /A décompter » à « Dépl. accepté/ Calculé ».

7. Imprimer l’état liquidatif via la transaction PRF0 (Cf. FP impression Etat

liquidatif de calcul des frais de déplacement).

Transmettre l’état liquidatif signé par le Directeur du CF à votre Comptabilité

Fournisseurs, accompagné d’un document précisant les dates effectives de

la mission (ex : programme du colloque, mail d’invitation à une réunion…).

Pour plus de renseignements sur le détail de saisie des différents onglets, ou sur la

manière la plus optimale de saisir le détail de la mission, n’hésitez pas à vous référer aux

supports de formation (Module de Bases SIFAC + Module d’Approfondissement Missions).



V1 – 07.07.11

Annexe 6 : Mode opératoire saisie d’un ordre de mission aux frais réel

MODE OPERATOIRE

OM Frais Réels

Transaction PR05

I. AVANT le départ en mission :

1. Dans le champ « Matricule » saisir ou rechercher via le match code le n°

de matricule de l’agent missionnaire.

Pour tout missionnaire de l’établissement qui doit faire une mission dans le

cadre de: -la préparation et l'exécution de contrats de recherche financés par l'U.E; -la préparation et l'exécution des activités de recherche financées sur fonds

publics et privés; -la préparation et la mise en œuvre des relations internationales de l'UPMC ;

-les missions effectuées par des personnalités extérieures dans le cadre de missions confiées par l’université (Délibération du CA du 29/11/10), il est POSSIBLE de lui établir un ordre de mission aux frais réels.

Si la mission est remboursée aux frais réels, les remboursements ne porteront QUE sur les justificatifs transmis par le missionnaire.


Si recherche par match

code : rapatrier

l’élément recherché en

le sélectionnant et en

double cliquant dessus, ou en validant.

Lorsque le n° de matricule agent est indiqué, faire « Entrée » pour rapatrier les

données de la fiche agent. Faire « Entrée »



V1 – 07.07.11

2. Cliquer sur « Créer » et sélectionner le schéma de déplacement « Mission Frais Réels ». Valider votre sélection du schéma de déplacement.


4. Renseigner les « données de déplacement » :

- lieu et heure de départ et d’arrivée (pour l’heure respecter le format xx : xx) - motif de la mission (champ de texte libre) - ville (lieu de la mission) (champ de texte libre)

Si l’agent n’est jamais parti en mission dans

le cadre de l’UPMC, le tableau sera vide. Si l’agent est déjà parti en mission dans le

cadre de l’UPMC, le tableau présentera le récapitulatif de toutes ses missions

(1 ligne= 1 mission)



V1 – 07.07.11

5. Renseigner la ventilation des coûts en cliquant sur l’icône

« VentilationCoûts ».

6. Renseigner l’onglet « Séjour » en reprenant les données de déplacements et

en précisant le code pays et le code région (uniquement si mission en France) en vous aidant du match code. Puis faire « Entrée » pour valider votre saisie.

7. Renseigner l’onglet « Justificatifs » au vu des justificatifs ici « prévisionnels » indiqués par le missionnaire.

Si pas d’indication prévisionnelle : vous pouvez ne rien renseigner à cette étape de la mission et renseigner tous les justificatifs au retour de la mission au vu de ce qui vous aura été transmis par le missionnaire.

- Renseigner votre « Domaine fonctionnel »

détaillé sur 5 caractères.

- Vérifier les données saisies,

puis les valider.

- « %Répartition » : 100 - Corriger si nécessaire le

Centre de coût rapatrié de la fiche agent

Ou - Indiquer l’éOTP si la mission se fait dans le

cadre d’une convention.

1

2



V1 – 07.07.11


9. En bas à gauche de votre écran, un message d’information vous indique que la mission a été sauvegardée. La mission porte alors un n° de déplacement qui sera conservé tout au long du flux de la

mission.

10. Sélectionner la demande de mission et l’« Autoriser ».

La demande de mission passe alors au statut « Demande saisie/A décompter » à « Demande acceptée/ A décompter ».

11. Imprimer l’ordre de mission via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS (Cf. FP Impression de l’ordre de mission).



V1 – 07.07.11

II. Au RETOUR de la mission :

1. Rappeler la mission en modification.

2. Mettre à jour les données de la mission, notamment l’onglet « Justificatifs ».

Rappel : Cet onglet ne doit être renseigné qu’au vu des justificatifs effectivement transmis par le missionnaire.

3. Simuler. Vérifier le détail des remboursements.

Puis cliquer sur (flèche retour).

4. Cliquer sur « Statut de déplacement ». Vous obtenez l’écran suivant.

5. Sauvegarder.

6. Sélectionner le déplacement, cliquer sur « Autoriser » puis sur « Calculer ».



V1 – 07.07.11

La mission passe alors au statut « Dépl. effect. /A décompter » à « Dépl. accepté/ Calculé ».

7. Imprimer l’état liquidatif via la transaction PRF0 (Cf. FP impression Etat liquidatif de calcul des frais de déplacement).

Transmettre l’état liquidatif signé par le Directeur du CF à votre Comptabilité

Fournisseurs, accompagné d’un document précisant les dates effectives de la mission (ex : programme du colloque, mail d’invitation à une réunion…).

Pour plus de renseignements sur le détail de saisie des différents onglets, ou sur la

manière la plus optimale de saisir le détail de la mission, n’hésitez pas à vous référer aux

supports de formation (Module de Bases SIFAC + Module d’Approfondissement Missions).



V1 – 07.07.11

Annexe 7 : Mode opératoire obtenir le nombre de jours de déplacements par missionnaire

MODE OPERATOIRE Obtenir le nombre de jours de déplacements par

missionnaire.

Transaction S_AHR_61016401

1. Lancer la transaction S_AHR_61016401. Dans l’onglet « Données du personnel », dans matricule vous pouvez directement saisir un numéro de matricule ou bien cliquer sur « Sélection multiple » et dans « valeur

individuelle » saisir tous les matricules que vous désirez voir. Puis exécuter.

Indiquer les numéros de

matricules désirés (petit travail

préparatoire à faire sur Excel et faire un copier/coller)

Astuce : Cette icône vous

permet de coller une liste

supérieure à 8 valeurs.



V1 – 07.07.11

2. Dans l’onglet « Données dépl. » sélectionner les dates pour la période que vous souhaitez consulter. Puis exécuter.

Avant d’exécuter : vous avez la possibilité d’enregistrer ces critères comme variante via

le Menu du haut / Saut / Variantes / Sauvegarder comme variante / Donner un « Nom

variante » et sa « Signification » puis « Sauvegarder »)

Ici : vous pouvez consulter toutes les missions en cours

sur l’année 2010.



V1 – 07.07.11

3. Après avoir exécuté vous obtenez l’état suivant :

4. Sélectionner la mise en forme suivante : /JRSCUMULS, puis valider.



V1 – 07.07.11

5. Vous obtenez la mise en forme suivante faisant apparaître les Nom/Prénom du missionnaire et le total des jours où il est en déplacement (ici sur l’année 2010,

état lancé le 11/05/10).



V1 – 07.07.11

Annexe 8 : FP imprimer un ordre de mission

FICHE PRATIQUE Impression de l’Ordre de Mission

Transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS

Dans la transaction PR05, lorsque la demande de mission a pour statut :

« Autorisation=Demande acceptée / Calcul=A calculer »

vous pouvez imprimer l’Ordre de Mission (OM), le faire signer et le transmettre

au missionnaire. Pour les signatures sur l’OM voir avec votre Responsable administratif d’UB.

Conseil : via PR05, noter le n° de matricule agent et le n° de déplacement dont l’OM est à imprimer.

La transaction à lancer est : ZSIFACFITR_ORD_MIS.

1. Saisir dans les champs :

2. Compléter les différents éléments si nécessaire de « Caractéristiques

repas… » à « Véhicule ».

4. Cliquer sur « Exécuter »

- « Matricule » : le n° de matricule

de l’agent concerné (champ

obligatoire) - « Ordre de mission » : le n° de

déplacement dont vous imprimez l’OM (il apparaît sur la transaction

PR05) (champ obligatoire).

3. Saisir dans le champ « Lieu », le lieu de signature

de l’OM (champ obligatoire).

5. Cliquer sur « Imprimer » (ou

« Aperçu avant impression » puis clic sur

l’icône « Imprimer »).

6. Vous obtenez alors votre boîte de dialogue habituelle pour lancer une

impression.



V1 – 07.07.11

Annexe 9 : Mode opératoire impression état liquidatif

MODE OPERATOIRE Impression Etat liquidatif de calcul des frais de

déplacement

Transaction PRF0*

* zéro

Dans la transaction PR05, lorsque le déplacement a pour statut :

« Autorisation=Déplacement accepté / Calcul=Calculé »

ou « Autorisation=Déplacement accepté / Calcul=TransféréFI » vous pouvez imprimer l’état liquidatif du calcul des frais de déplacement qui est à

faire signer par le Responsable du CF et à transmettre à votre Comptabilité Fournisseurs.

Conseil : noter le n° de matricule agent et le n° de déplacement dont l’état liquidatif est à imprimer.

La transaction à lancer est : PRF0.

1. Saisir dans les champs :

- « Tranche décompte » : 99 (puis faire « Entrée ») - Matricule : le n° de matricule de l’agent concerné - N° déplacement : le n° de déplacement dont vous imprimez l’état liquidatif (il

apparaît sur la transaction PR05).

Faire « Entrée »



V1 – 07.07.11

2. Dans « Paramètre d’impression » : - Décocher « Edition test »

- Cocher « Imprimer demande dépl. » - Laisser coché « Affectation coûts »

Puis « Exécuter ». (Si rien n’apparaît après avoir « Exécuté » : cf. point 4.)

3. L’état liquidatif de calcul des frais de déplacement apparaît.

Cliquer sur « Imprimer ».

Il s’agit de votre état liquidatif original.



V1 – 07.07.11

4. Pour imprimer une copie de l’état liquidatif : - Voir le point 1 pour la saisie des champs nécessaires, - Dans « Paramètre d’impression » :

- Cocher « Déplacements imprimés ? » - Décocher « Edition test »

- Cocher « Imprimer demande dépl. » - Laisser coché « Affectation coûts »

Puis « Exécuter ».

Si, lorsque vous êtes au point 3, rien n’apparaît après avoir « Exécuté », c’est que l’aperçu de l’état liquidatif a été lancé au moins une fois.

Ce n’est pas un problème : vous pouvez imprimer une copie de l’état liquidatif et l’envoyer à la Comptabilité Fournisseurs. En effet, chaque

déplacement est un « flux financier » unique dans SIFAC : on ne pourra pas rembourser 2 fois la même mission.



V1 – 07.07.11

Annexe 10 : FP Utilisation du véhicule personnel

FICHE PRATIQUE Utilisation du véhicule personnel dans le cadre d’une

mission

Transactions PRMS et ZSIFACFITR_ORD_MIS

1. Autorisation portée par la fiche agent : (PRMS / Infotype : « Régime d'indemn. frais dépl. prof. »). Pas encore d’accès pour les Gestionnaires de CF.

L'autorisation d'utilisation du véhicule personnel est portée par la fiche agent. C'est le pôle de création des tiers ([email protected]) qui a en charge la mise à jour de ce type

d’information sur votre demande. Les informations sur le nombre de chevaux et l'immatriculation du véhicule doivent donc lui être adressées sous forme de mail. Vous conservez les copies de la carte grise et de l'assurance du véhicule (qui ne sont pas à transmettre au pôle de création des tiers. Attention : si l’agent n’est pas autorisé à utiliser son véhicule personnel, il ne pourra pas bénéficier des indemnités kilométriques (via PR05). Le pôle de création des tiers ne pourra qu'indiquer si l'agent est autorisé en général pour l'année ou si l'utilisation de son véhicule est interdite.

2. Autorisation indiquée sur l’OM : (ZSIFACFITR_ORD_MIS)

L’autorisation d’utiliser le véhicule est soit interdite / soit autorisée

Si l’utilisation du véhicule est autorisée : - la classe de véhicules (nb de CV) est obligatoire - l’autorisation ne peut être qu’annuelle au niveau de la fiche agent

Lors de l’impression de l’OM (volet « juridique » de la mission), dans la partie « Véhicule », vous pouvez préciser :

- si vous avez bien les copies de la carte grise et de l’assurance du véhicule en cochant la case à droite de « Vérification de l’assurance du véhicule personnel »

- si l’autorisation est « permanente » ou « ponctuelle » en cochant la case adéquate.

Ces 2 précisions apparaîtront sur l’OM édité.

L'information que vous renseignez dépend de la mission et de l'appréciation du Directeur de CF : - si le missionnaire en question est amené à utiliser son véhicule personnel régulièrement vous pouvez cocher "permanente" - si le missionnaire en question n'est amené qu'à faire une ou deux missions dans l'année, vous pouvez cocher "ponctuelle".

Cette autorisation est déconnectée des informations que vous renseignez via PR05. Donc, que l'onglet "Trajets" soit renseigné ou non via PR05 (renseigné si le calcul d'indemnités kilométriques est nécessaire pour remboursement), il est nécessaire de renseigner les informations sur l'autorisation du véhicule via l'édition de l'OM (ZSIFACFITR_ORD_MIS).




V1 – 07.07.11

Annexe 11 : Assurance rapatriement des agents en mission en France et à l’étranger

Assurance rapatriement des agents en mission en France et à l’étranger

L’UPMC a contracté, depuis le 1er mars 2011, avec la MAÏF, une assurance rapatriement des agents en mission (n° de contrat MAIF : 1565642T). Cette assurance comprend de nombreuses garanties permettant une meilleure sécurité des agents en déplacements. Elle pourra être mise en œuvre pour les missions en France quelque soit leur durée et pour les missions à l’étranger d’une durée inférieure à un an. Elle garantit notamment :

Une assistance aux personnes (rapatriement sanitaire, envoi de médicaments, transport

aller-retour d’un proche en cas d’hospitalisation de l’agent, prolongation d’un séjour pour raison médicale, frais de secours et de recherche, assistance en cas de décès, retour anticipé en cas de décès d’un proche etc. …)

Une assistance dans les démarches administratives (en cas de vol des papiers, des documents bancaires, avance de fonds, frais de justice et de caution pénale à l’étranger

etc. …)

Un service téléphonique est mis à disposition par l’assureur (en cas d’accident lors de la mission, informations pratiques sur le pays de destination, conseils médicaux, assistance linguistique). Il s’agit du 0 800 75 75 75. S’agissant de la mise en œuvre des garanties, l’assureur doit être averti immédiatement de

tout accident, perte, vol étant intervenu lors de la mission. Sans cela, l’assureur pourrait refuser la mise en œuvre des garanties. Vous pouvez également contacter l’UPMC et notamment la Direction des Affaires Générales au 01.44.27.75.70.

Vous pouvez consulter l’intégralité des garanties proposées par la MAÏF à la suite de ce

document.

Université Pierre et Marie Curie-Direction des Affaires Générales

Tour Zamansky-4, place Jussieu 75252 Paris cedex 05 Tel : 01.44.27.75.70 – Fax : 01.44.27.70.35

Pour prendre connaissance de la totalité du document suivre ce lien : INTRANET / E-Administration / Affaires générales / Assurances Données SIFAC : Numéro de marché : 2011MOR0000017

Numéro de contrat cadre : 4600000818

http://www.upmc.fr/fr/intranet.html

http://www.upmc.fr/fr/intranet/e_administration.html

http://www.upmc.fr/fr/intranet/e_administration/affaires_generales.html



V1 – 07.07.11

Annexe 12 : Les contrôles de la Comptabilité Fournisseurs

POINTS A VERIFIER SUR LES MISSIONS

1) Société SAIC = NON

UPMC : Vérifier eOTP DGRTT = NON UPMC = OK

Original Copie OK

2) Format de l’état Calcul de correction

Simulation NON

Test Attention : Pas de rejet ! Contacter le (la) gestionnaire afin d’obtenir le bon format signé.

3) Signatures Responsable du CF OK

ou directeur ou délégataire (Tampon ou nom de la personne) Autre signature Inutile Attention : Pas de rejet !

La signature du missionnaire n’est pas nécessaire.

Non renseigné NON 4) Motif Modalité votée par le CA Frais réels possibles

Modalité n’apparaissant pas dans décision du CA Forfait obligatoire

5) Rubriques Cohérence globale OK

Rubrique « Autre » Demander explication Frais remboursables OK

(mais faire déplacer dans bonne rubrique) Frais non remboursables NON

Si problème de cohérence :

Dates déplacement dates séjour OK

6) Dates : Demander Dates séjour Dates programme ( 24h) OK

les pièces justificatives Dates séjour Dates programme ( 24h) NON

Attention : Vérifier

tout de même le montant réellement à rembourser

Procédure Missions - Physicochimie des Electrolytes et ... · frais de transport peuvent être...

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