MANUELDES PROCÉDURES

Référence : Procédure DRH-01Date d’établissement :

02-06-2004

Procédure de paie de rémunération mensuelle du personnel

Edition : 0Date de mise à jour :

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– Ce document est la propriété de la Banque Nationale du Rwanda, il est interdit de le reproduire ou le distribuer –

GRILLE DE DIFFUSION DE LA PROCÉDURE

Destinataire Pour Information

Pour application Classeur N°

Département des Ressources HumainesX

Département de la Comptabilité et du Budget X

Département de l’Emission et des Opérations Bancaires

X

Département des Services GénérauxX

ÉTAT DES MODIFICATIONS DE LA PROCÉDURE

EDITION DATE OBJET DE LA MODIFICATION

0 02/06/2004 Etablissement

Le responsable de la procédure met à jour l’état de gestion ci-dessus immédiatement après chaque modification.

REDACTION VALIDATION APPROBATION

NOM ou FONCTION :

- BYIRINGIRO Jacques- KAMANZI Jean Baptiste- MUJAWIMANA Alphonsine- NYIRAHUKU Antoinette

Comité de pilotage Direction de la Banque

DATE :24 mars 2004 24 mai 2004 02/06/2004

SIGNATURE :

Visa du Directeur du Département des Ressources Humaines

Date : 18/05/2004

Signature :

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Procédure de paie de rémunération mensuelle du personnel

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1. OBJET : Cette procédure a pour objet la description du mode opératoire pour la paie de la rémunération mensuelle du personnel de la Banque Nationale du Rwanda.

2. DOMAINES D’APPLICATION :

La procédure s’applique à la paie de la rémunération mensuelle du personnel de la Banque Nationale du Rwanda.

3. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE :

- Statut du personnel du 22 décembre 2003- Règlement d’Ordre Intérieur du 12 janvier 1990- Ordres de service de promotion, avis ou notes de retenues - Manuel des procédures

4. DÉFINITIONS :

RH  : Ressources Humaines DRH  : Département des Ressources Humaines AP : Administration du Personnel SRGC  : Section « Rémunération et Gestion des Carrières » C.R. : Chargé de la rémunération C&B : Comptabilité et Budget Session : Une période bien définie durant laquelle sont effectuées des opérations de même nature afin d’aboutir à une rémunération

donnée

5. RESPONSABILITÉ :

Le Chef du Service de l’ Administration du Personnel veille à la bonne application de la procédure.

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6. FLOW-CHART DE LA PROCEDURE :

RESPONSABLE ACTIVITÉS ou ÉTAPES DETAIL

Chargé de la Rémunération

Vérification, codification et saisie des documents justificatifs de la rémunération 7.1

Chargé de la Rémunération

Saisie, lancement du programme de calcul et édition des éléments de la rémunération

7.2

Chargé de la Rémunération

Pointage des listes éditées par le service Fonds Social et le Comité de Gestion de la Caisse de Mutualité

7.3

Chef du Service A.P.Vérification et approbation au premier niveau des éléments de calcul de la

rémunération.7.4

Chef Du Service Budget

Vérification au deuxième niveau et autorisation de paiement 7.5

Chargé de la rémunération

Lancement de la paie 7.6

Chargé de la Rémunération Etablissement et signature de la note de virement 7.7

Chargé de la Rémunération

Impression des fiches de paie et comptabilisation de la rémunération 7.8

Chef du Service A.P.

Distribution des fiches de paie 7.9

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7. DETAILS DE LA PROCEDURE :

7.1. Vérification, codification et saisie des documents justificatifs de la rémunération.

Chaque jour , dans la période allant du 26ème jour du mois en cours au 15ème jour du mois suivant, le Chargé de la Rémunération vérifie, codifie et saisit les éléments fixes modifiant la rémunération mensuelle des agents tels que les cotisations aux différents clubs, à la caisse de mutualité, le changement de domiciliation des salaires, etc…

7.2. Saisie, lancement du programme de calcul et édition des états de la rémunération

Au plus tard le 10ème jour du mois, le Chargé de la rémunération ouvre la session et saisit les éléments variables notamment les frais de téléphone, de montures de lunettes, d’eau et d’électricité, etc … Le Département des Services Généraux doit transmettre ces éléments au Service de l’Administration du Personnel au plus tard le 10ème jour du mois.

Le Chargé de la Rémunération effectue la saisie des éléments salariaux jusqu’au plus tard le 15ème jour du mois.

Le 16ème jour du mois au plus tard, le Chargé de la Rémunération lance le programme des calculs provisoires et édite le projet de la paie mensuelle constitué des documents ci-après : - liste des éléments variables par rubrique, - liste des rubriques calculées, - tableau récapitulatif des salaires calculés et - les états de virement des salaires calculés. Il effectue la vérification du 16ème au 17ème jour du même mois.

7.3 Pointage des listes éditées par le Service Fonds Social et le Comité de Gestion de la Caisse de Mutualité

Au plus tard le 16ème jour du mois, le Chargé de la Rémunération édite les listes de retenues pour prêts immobiliers, prêts véhicules, avances sur traitement et les transmet au Chargé du Portefeuille du Fonds Social pour pointage. Il transmet aussi les listes de retenues pour avances et cotisations à la caisse de mutualité au Comité de Gestion de la Caisse de Mutualité pour pointage.

MANUEL Référence : Procédure DRH-01

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7.4. Vérification et approbation au premier niveau des éléments de calcul de la rémunération

Le 17ème jour du mois, le Chargé de la rémunération paraphe les états de la rémunération et les transmet au Chef de la Section Rémunération et Gestion des Carrières.

Le même jour, le Chef de la Section Rémunération et Gestion des Carrières vérifie et approuve tous les éléments de la paie et les transmet ensuite au Chef du Service AP.

Après vérification et approbation des éléments de la paie, le Chef du Service de l’Administration du Personnel les remet au Chargé de la rémunération qui, à son tour, les transmet au Chef de la section Rationalisation des dépenses au plus tard le 19ème jour du mois.

7.5. Vérification au deuxième niveau et autorisation de paiement

Après vérification et approbation, le Chef de la section Rationalisation des dépenses transmet les éléments de la paie au Chef du Service budget.Après vérification et autorisation de paiement, le Chef du Service du Budget retourne les éléments de la paie au Chargé de la Rémunération au plus tard le 22ème jour du mois.

7.6. Lancement de la paie

Le 22ème jour du mois à payer, le Chargé de la Rémunération lance la paie et édite les documents ci-après :- liste des éléments variables par rubrique, - liste des rubriques calculées, - tableau récapitulatif des salaires calculés et - les états de virement des salaires calculés. Il transmet tous ces documents au Chef du Service Administration du Personnel.

7.7. Etablissement et signature de la note de virement

Le même jour, le Chargé de la Rémunération rédige la note de virement des salaires et la transmet au Directeur des Ressources Humaines pour signature.

7.8. Impression des fiches de paie et comptabilisation des salaires.

Au plus tard le 23ème jour du mois, le Chargé de la Rémunération imprime les fiches de paie et procède à la comptabilisation. La comptabilisation automatique des salaires se fait, le même jour, avant 14h30 afin de permettre au Service des Opérations Bancaires de préparer la compensation du lendemain. La comptabilisation ne peut pas se faire avant la signature de la note citée au point 7.7. Il transmet, le même jour, le journal automatique des salaires au Chef de la Section Centralisation des Ecritures du Département Comptabilité et Budget. Lors de la comptabilisation, le Chargé de la Rémunération passe les écritures ci-après :

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1. Détermination des charges salarialesDébit : Comptes des salaires de base du personnel et de diverses indemnités et autres charges salariales de la position 711Crédit : 420 005 « Masse Salariale »

2. Affectation de la masse salarialeDébit  : 420 005 « Masse Salariale »Crédit  : 420 008 « Rémunérations nettes dues » 422 003 « TPR »

422 004 « CSR » Retenues (comptes de la classe 1 ou de la

classe 4 selon la nature de retenue)

3. Détermination des cotisations patronales à la CSRDébit  : 711 100 « Cotisations patronales »Crédit : 422 004 « Cotisations CSR à payer »

4. Ordre de paiement des rémunérations nettes dues au personnelDébit  : 420 008 « Rémunérations nettes dues au personnel »Crédit : 413 110 «  Ressources Humaines – Opérations Bancaires »  

Au plus tard le 23ème jour du mois, le Chargé de la Rémunération transmet les ordres de virement physiques au Chef de la Section Relations Clientèle pour qu’il passe les écritures suivantes :Débit : 413 110 "Inters. Oper. Banc. - Ress. Hum."Crédit : 413 125 "Inters. Opér. Banc. - Compensation" Comptes des agents Compte de l’O.N.P.

Le même jour, le Chef de la Section Relations avec la Clientèle transmet les ordres de virement physiques au Chef de la Section Compensation qui les présente dans la séance de compensation ou crédite les comptes des bénéficiaires le 24ème jour du mois à payer. Il passe les écritures suivantes :Débit  : 413 125 "Inters. Opér. Banc. - Compensation"Crédit : 410 001 « Chambre de compensation »

Débit  : 410 001 « Chambre de compensation »Crédit : Comptes des Banques commerciales

7.9.- Distribution des fiches de paie

Le 25ème jour du mois, tous les agents du Service de l’Administration du Personnel distribuent les fiches de paie au personnel et à la Direction de la Banque.

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SUPPORTS UTILISÉS DANS LA PROCÉDURE :

- Ordres de service de promotion- Ordre de service n° 25/2003 du 21/11/2003 relatif à la Grille Salariale- Notes des retenues

DOCUMENTATION :

IDENTIFICATION CLASSEMENT ARCHIVAGE

Référence DésignationResponsable de classement

Durée Lieu DuréeResponsable d’élimination