Procédures de Gestion du Badr 21.
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Procédures de Gestion du Badr 21.
Objectif Services intervenants
La présente procédure consiste à la description de la démarche à suivre Acteurs internes :
pour assurer une alimentation continue et correcte du système BADRE 21, - Division Evaluation et Planification des Ressources en Eau
assurant ainsi la disponibilité et la fiabilité des données hydrologiques de la - Service Suivi et Evaluation des Ressources en Eau
zone d’action. Acteurs externes :
- Organismes externes (Bureaux d’études)
- Etudiants
- DRPE
✓ Règles de gestion :
- Manuel BADRE 21
4
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Alimentation du système en interne
Quotidiennement, le service suivi et évaluation des ressources
en eau sont chargés d’alimenter le système BADRE 21, pour se
faire, ils saisissent les données suivantes :
- Les côtes (Hauteur d’eau) des stations hydrologiques
Service suivi et - Les précipitations Données Quotidien
Mise à jour du Alimentation du évaluation des RE BADRE 21 hydrologiques,
BADRE 21 système BADRE 21 Alimentation du système en externe /et ou en interne Excel hydrométrique et Selon le
Prestataire
piézométrique
besoin Le prestataire et/ou le service suivi et évaluation des
ressources en eau alimentent le système BADRE 21 en
insérant les éléments suivants :
- Les résultats du jaugeage
- La piézométrie
- Les données hydrométriques
Sur la base des données antécédentes, le service suivi et
Données saisies Contrôle de la Service suivi et
évaluation des RE vérifie la cohérence des données saisies par Outil de Rapport de
Mensuel saisie
évaluation des RE
contrôle
validation
le prestataire pour contrôle.
5
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Exploitation externe
- Prestations rémunérées de mise à disposition des
données
Des organismes externes peuvent se rapprocher de l’agence
pour tout besoin d’information concernant les données
hydrologiques de la zone d’action, ces organismes envoient un
écris officiel à l’agence.
Dépôt du rapport
Exploitation des Chaque demande doit se faire sous format de demande papier
Demande écrite
données
mensuel de la
Division évaluation et
signée par le demandeur, adressée au Directeur de l’Agence.
BADRE 21
attestation délivrée
NA
compagne de
planification des RE
Excel
par l’université pour
Validation du
mesure
étudiant
rapport mensuel
Cette dernière est communiquée au Chef du Service Suivi et
Evaluation des Ressources en Eau pour validation avant
traitement de la demande.
- Assistance des étudiants
Chaque étudiant, pour les besoins de ses recherches
universitaires, peut demander à avoir accès à une information
particulière sous réserve de présenter à l’agence une
attestation délivrée par l’université. L’étudiant est tenu
d’envoyer une demande manuscrite à l’agence.
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2. Gestion des Stations Hydrologiques
Objectif
-Etat de fonctionnement des stations hydrologiques
L’objectif de cette procédure permet à L’ABHZGR de disposer d’un dossier
de chaque station hydrologique comportant :
- La description de la station (nom, code, coordonnées…), - L’objectif de la station, - L’équipement de la station, - Relevés topographiques de la station : profils en long, en travers ;
rattachement des échelles limnimétriques ; - Comptes rendus des visites, travaux d’entretien, changement
d’observateurs… - Les courbes d’étalonnage, - La liste des jaugeages effectués.
-Collecte, dépouillement et traitement des données.
Cette procédure permet La collecte des données hydrologiques, leur
dépouillement et traitement comme suit : Traitement des données :
- Traitement primaire des données - Tracé courbe de tarage - Traduction Q =f(H) - Calcul Q journalier, Q mensuel, …
Gestion des données :
Services intervenants
Acteurs internes :
✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau
✓ Observateurs des stations hydrologiques
Acteurs Externes :
✓ DRPE
Acteurs internes :
✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau
✓ Observateurs des stations hydrologiques
Acteurs Externes :
✓ NA
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Objectif Services intervenants
- Archivage des données
- Contrôle / Correction
- Validation
- Elaboration de l’annuaire hydrologique. Acteurs internes :
✓
Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau
Cette procédure consiste à :
- Analyse et mise à jour de la base des données des hauteurs d’eau et Acteurs Externes :
jaugeages. ✓
Bureau d’Etudes
- Elaboration des courbes d’étalonnage
- Traitement de l’annuaire hydrologique et validation des données
hydrométriques
✓ Règles de gestion :
Processus : Hydrométrie : méthodologie et technique de la mesure des hauteurs d’eau et des débits dans les cours d’eau.
10
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
a. Etat de fonctionnement des stations hydrologiques
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Au début de chaque année hydrologique (début du mois de septembre),
le service suivi et évaluation des ressources en eau en coordination Chef de Service avec les observateurs des stations hydrologiques organisent des visites
Suivi et Evaluation
de terrain pour vérifier le bon fonctionnement des stations notamment :
des ressources en
Rapport de Suivi
• La radio de transmission de donnée ;
Organiser des
eau en continu de de
Etat de stations
• La mise en place des échelles limnimétriques et la visibilité de
l’état de
Au cours de visites sur le terrain
EXCEL
hydrologiques
Observateurs des
leurs graduations pour la lecture des hauteurs d’eau ;
fonctionnement
l’année
en temps normal
stations
des stations
• L’ensemble des capteurs de mesure, d’appareils enregistreurs
hydrologiques
hydrologiques
et /ou télé transmetteurs qui permettent la mesure et l’enregistrement en
Entreprises continu des hauteurs d’eau (limnigraphes) et éventuellement la
télétransmission des données,
• Le parc météo s’il existe.
Chef de Service A chaque fois si nécessaire surtout lors de passage des crues de
Suivi et Evaluation
réaliser des profils en long et en travers au droit de chaque station, de
des ressources en
les confronter avec les anciens profils et d’actualiser en conséquence les
Réaliser des profils
eau Papier
Plans de
Passage des
courbes d’étalonnage au niveau de chaque station.
nouveau et
Lors passage en long et en
/
crues
Observateurs des
ancien profil en
des crues travers
Numérique
stations
long et en travers
hydrologiques
Entreprises
11
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Le Service suivi et évaluation des ressources en eau programme à
chaque année budgétaire, des opérations de maintenance préventives et curatives des stations hydrologiques notamment : Rapport de Suivi
en continu de de
• Le contrôle et vérification du fonctionnement du matériel installé :
l’état de
• La vérification des équipements d’alimentation électrique (panneau
Service Suivi et
fonctionnement
solaire, batterie, régulateurs de charge...) ;
des stations
Evaluation des RE
Etat de
Maintenance
• Vérifications des mâts et coffrets de protection ;
hydrologiques
fonctionnement
préventives et
Observateurs des
Serrage des boulons, remplacement des serres câbles et des câbles si
Chaque
des stations/
curatives des
Word
stations
nécessaire.
année
Programme
stations
hydrologiques
budgétaire
hydrologiques
Les réglages, les modifications, les réparations et le remplacement des
Entreprises pièces nécessaires. Fiche Matériel
pour chaque
Une « Fiche Matériel » pour chaque station hydrologique sera mise in station
situ à disposition de l’observateur de la station, Dans cette fiche, seront hydrologique
enregistrées toutes les opérations effectuées
12
b. Collecte, dépouillement et traitement des données
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur d’information associés
Relever, par l’observateur de la station, les hauteurs d’eau d’une manière
L’information Relever les discontinue sur l’échelle limnimétrique et si les variations du plan d’eau Word
NA
NA
hydrologique
hauteurs d’eau
sont rapides ; les hauteurs d’eau sont relevées sous la forme continue des
enregistrements limnigraphiques ;
Sont transmis quotidiennement et à chaque vacation radio, les hauteurs
d’eau, les données météorologiques au bureau d’annonce de crue au
Relevés des Transmettre les
siège de l’Agence. Papier /
Archivage de
hauteurs
Service Suivi et
NA mesures Numérique données
effectués
Evaluation des
A la fin de chaque mois, il transmet les données journalières des hauteurs
ressources en eau d’eau et des données météorologiques ainsi que les détails de crues
enregistrées selon le modèle dont il dispose.
Effectuer les
• Effectuer chaque mois des jaugeages de débit soit par le technicien du
jaugeages de débit Service suivi et Evaluation des ressources en eau ou par un bureau Papier
Mesures
d’Etude, que soit par la méthode classique du moulinet ou d’autres
Courbes de
/
NA
transmises
Réaliser les
techniques plus récentes (courantomètre électromagnétique, mesureur de
tarage
Numérique
jaugeages des
vitesse à effet Doppler)
crues
• Réaliser des jaugeages de crues par téléphériques.
Ces jaugeages sont indispensables pour compléter et vérifier la validité
des courbes de tarage et pour l’élaboration de l’annuaire hydrologique.
• Procéder au dépouillement des limnigrammes et des jaugeages.
Dépouillement et
• Archiver et saisir les données sur la base de données BADRE21
Service Suivi et • Contrôler et critiquer les données comme suit :
Données
traitement des
Archivage de
Evaluation des
• Contrôle des hauteurs d’eau instantanées par superposition des
BADRE21
NA collectées données données
ressources en eau
limnigrammes de la station pour un même mois sur différentes années et
hydrologiques
par superposition et comparaison des limnigrammes à 2 stations proches ;
• Contrôle et critique des jaugeages par visualiser le jaugeage sur la
courbe d’étalonnage : un écart du point de jaugeage peut provenir d’un
jaugeage erroné ou signifie qu’il y a déterrage de la station.
13
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur d’information associés
• Le Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau élaborera
l’annuaire hydrologique avec assistance d’un prestataire externe si
nécessaire, pour ce faire il faut procéder à :
• Analyse et mise à jour de la base de données des hauteurs d’eau et
jaugeage au niveau de chaque station hydrologique : Elaboration de
Analyser et mettre à • Collecter les données manquantes ;
produits
• Saisir et actualiser les données des hauteurs d’eau observées Papier
jour la base de
NA NA d’informations
quotidiennement ;
/Numérique données
hydrologiques
• Saisir les détails des crues ;
• Saisir et actualiser les jaugeages réalisés lors des campagnes de
mesures ;
Service Suivi et • Analyser, critiquer et contrôler la fiabilité des données historiques des Evaluation des hauteurs d’eau, des jaugeages et les détails des crues sur la base de ressources en eau données BADRE21
Elaboration des courbes d’étalonnage :
Données Elaborer les
• Mettre à jour les courbes de tarage en tenant compte des jaugeages
analysées et
réalisés en instaurant de nouvelles courbes de tarage valables à partir de Papier/
courbes
base de données
l’instant de déterrage ;
Numérique
d’étalonnage
mise à jour
• Saisir les nouvelles courbes dans la base de données BADRE21 ;
Edition de
Chaque
• Etablir un document de barème par station.
l’annuaire année
hydrologique
Traitement de
Traitement de l’annuaire hydrologique et validation des données :
Courbes l’annuaire • Elaborer l’annuaire hydrologique sur la base de données BADRE21 en Papier/
d’étalonnage hydrologique et
faisant ressortir les débits : instantanés, journaliers, mensuels et annuels ;
Numérique
élaborées validation des
• Faire une analyse de cohérence et validation de l’annuaire
données
hydrométrique de chaque station.
L’élaboration de Service Suivi et Après avoir élaboré le traitement de l’annuaire de toutes les stations Papier/ Annuaire
l’annuaire Suivi de données Evaluation des hydrologiques, il faut assurer la synchronisation entre la base de données
Numérique hydraulique
hydraulique
ressources en eau de traitement hydrologique et la base de données élaborées de BADRE21
14
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Saisie des données
Word Rédaction des courriers de départ/internes
Intranet Réception/envoi des courriers internes
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
Exemplaires
Mode Fréq. Lieu
Dossier de chaque • Chef de Service Suivi 10 par station • Directeur Papier Chaque Siège de
station hydrologique et et Evaluation des RE • Division gestion durable des RE / année l’Agence
rapport sur son état de
• Bureau d’étude
• Division Evaluation et planification des RE
Numérique
fonctionnement
• DRPE
• Archive
Collecte ; dépouillement Chef de Service Suivi 2 • Division Evaluation et planification des RE Papier Chaque Siège de
et traitement des et Evaluation des • DRPE / fin de l’Agence
données hydrologiques
ressources en eau
Numérique
mois
Bureau d’Etude
Annuaire hydrologique Chef de Service suivi 10 • Directeur Papier Chaque Siège de
et Evaluation des • Division Evaluation et Planification des RE BADRE21 année l’Agence
ressources en eau • Division Gestion durable des RE
Bureau d’Etude • DRPE
• Archives
15
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Chef de service
Rapports
Suivi et
Evaluation des Papier/numérique Signature Chaque année Validation BADRE21
ressources en
eau
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3. Gestion réseau annonce des crues
La présente procédure consiste à la description de la démarche à suivre pour assurer une alimentation continue et correcte du guide d’annonce de crue assurant ainsi une veille sur les alertes des inondations et débordements des eaux.
Objet
Services intervenants
1- Elaboration d’un guide d’annonce de crue Acteurs internes :
- Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau
Acteurs Externes :
- DRPE
- Services Agricultures
- Autorités locales
2- Gestion des crues Acteurs internes :
- Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau
- Bureau annonce de crue / Radio
- Observateurs des stations hydrologiques
-Chefs des barrages
Acteurs Externes :
- DRPE
- DAH
✓
Règles de gestion : Elaboration d’un guide d’annonce de crue
- Organiser le réseau d’annonce de crue ; - Connaitre et anticiper le risque d’inondation ;
Gestion des crues
- Observer et recueillir les données hydro climatologiques ; - Comprendre, prévoir, expertiser ; - Avertir, informer, conseiller;
17
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
a. Elaboration d’un guide d’annonce de crue
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
-Le Chef de Service suivi et évaluation des ressources en eau élabore le guide
d’annonce de crues, il s’agit d’un annuaire téléphonique qui comporte un ensemble de
Gestion en
coordonnées (numéro téléphone, Fax, Email …) relatives aux autorités et organismes
Chef de Service concernés par le risque des crues.
temps réel des
Elaboration de
Suivi et
Radio
- Guide
barrages et
Chaque l’annuaire
Evaluation des
Il s’agit particulièrement des :
d’annonce de
d’annonce
anticipation sur
année téléphonique
ressources en - Des provinces
crue
de crue
les risques des
eau - Des communes
inondations
- De la gendarmerie
- Sapeurs-pompiers
-Des offices (Agricole, ONEE…)
-Une fois élaboré, le Service suivi et Evaluation des ressources en eau, chargé de
l’annonce de crue est tenu de le mettre à jour de manière continu pour tout changement.
Elaboration de
Mettre à jour
Service Suivi et Pour ce faire il se rapproche chaque année de l’ensemble des établissements et
Evaluation des administrations présents dans l’annuaire et vérifie l’exactitude des éléments renseignés.
l’annuaire
l’annuaire
NA
NA ressources en
Pour chaque modification constatée, il est tenu de la mettre à jour dans les 48h et
NA
téléphonique
téléphonique
eau
d’informer par écrit le Chef de service suivi et évaluation des ressources en eau.
-La nouvelle version est archivée sous format numérique et papier au niveau du
Service suivi et évaluation des ressources en eau par ordre de date de modification.
18
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur
d’information
associés
Le Chef de Service élabore le bulletin d’annonce de crue, ce bulletin est élaboré sous
forme de tableau, comportant :
• Les noms des stations hydrologiques du bassin ; en précisant pour chaque station la
cote d’alerte ; la hauteur d’eau enregistrée ; le débit correspondant en se basant sur la
courbe de tarage ; la pluie enregistrée, la hauteur de la neige enregistrée ; la nébulosité
; la hauteur max de la crue enregistrée ; le débit correspondant ; l’heure de l’apparition
de la crue
• Les noms des barrages ; en précisant la cote du barrage enregistrée ; le volume
Service Suivi et
correspondant ; les débits lâchés, le taux de remplissage. Elaboration
Annuaire
Elaboration du
Evaluation des
Ce bulletin d’annonce de crue est mis à la disposition des techniciens chargés du Bulletin
Chaque
téléphonique
Bulletin d’annonce
BADRE 21
ressources en
bureau de l’annonce de crue de l’Agence. d’annonce
vacation
mis à jour
de crue
Les agents du bureau d’annonce de crue renseignent le bulletin d’annonce de crue au
eau
• de crue
radio
cours de chaque vacation radio (arrêtés par le chef de Service Suivi et Evaluation des
ressources en eau) en collectant les données auprès des observateurs des stations
hydrologiques et des barrages.
A prés renseignement du bulletin d’annonce de crue, les techniciens chargés du bureau
d’annonce de crue transmettent ce bulletin sous forme de papier et ou par E-mail, par
intranet au chef de service suivi et évaluation des ressources en eau, Directeur, Division
planification et évaluation des ressources en eau, Division gestion durable des
ressources en eau, DRPE.
19
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
b. Gestion des crues
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur
d’information
associés
- En cas d’atteinte de la côte d’alerte, l’agent chargé du bureau de l’annonce de crues est tenu de
communiquer l’information immédiatement par téléphone, ou autre moyen, au Directeur, au Chefs
de division évaluation et planification des ressources en eau ; division gestion durable des
ressources en eau et au service suivi et évaluation des ressources en eau ; - Selon l’ampleur de la crue, le chef de service suivi et évaluation des ressources en eau ; dresse,
chacun en ce qui le concerne, des fax à signer par le Directeur de l’agence et à l’envoyer aux
autorités locales et aux organismes concernés pour prendre les dispositions qui s’imposent.
Chef de service
L’instauration des comités de vigilance régional présidés par les walis et gouverneurs est
suivi et évaluation
Suivi de près nécessaire pour la coordination et le suivi : des RE
l’évolution des crues • Des opérations d’alerte d’inondation et de sensibilisation de la population ; Rapports de
• Des opérations d’intervention et d’organisation des secours ; crues Apparition des Bureau d’annonce
Gérer les barrages • De la collecte des informations nécessaires à l’évaluation des dégâts. BADRE21 En cas crues de crue
- Le chef de service suivi et évaluation des ressources en eau suit l’évolution des crues et dressent Rapports de de crues
Informer sur les les hydrogrammes des crues,' quantifie les volumes d’eau des. gestion des Observateurs des
risques d’inondation - Sur la base des données communiquées par le chef de service suivi et évaluation des ressources barrages stations
en eau communique les consignes de gestion des retenues des barrages au chefs des barrages
hydrologiques et
notamment celles relatives aux lâchers d’eau nécessaires pour assurer la sécurité des barrages et
barrages
la réduction des risques d’inondation à l’aval.
- Selon l’évolution de la situation hydrologique, le chef de service suivi et évaluation des ressources
en eau fixe les horaires des vacations radio à communiquer aux chargés du bureau de l’annonce
de crue.
- Dresser en concertation avec le Directeur de l’Agence un tableau de permanence
Des cadres de l’Agence pour le suivi de près l’évolution de la situation hydrologique.
20
Vue archivage de procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre d’exemplaires
Dest.
Archivage
Mode
Fréq.
Lieu
• 4 ex pour le guide • Directeur -Chaque vacation radio pour • Guide annonce de crue d’annonce de crue • Division le bulletin d’annonce de crue
• Bulletin d’annonce de crue
• 7 ex pour chaque
gestion durable
- chaque année pour le guide
• Rapport sur la gestion de la
Chef de Service
des RE
d’annonce de crue et à
crue
Suivi et vacation radio
Papier
• Division
chaque fois qu’il y a
Siège de • Rapport sur la gestion des
Evaluation des
• 10 ex pour les rapports /
l’Agence
barrages
Evaluation et
modification du guide
ressources en de gestion des crues Numérique
planification des
- Chaque crue pour le rapport
eau
• 10 ex pour le rapport sur
RE
de la gestion des crues et la
la gestion des barrages
• DRPE gestion des barrages
• Archive
Vue comptable de la procédure : N/A
21
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Rapports
-Chef de service Suivi et Evaluation des ressources en eau Chaque
- Chef de service gestion et développement des ressources Papier/numérique signature Validation
BADRE21 événement
en eau
22
4. Gestion piézométrique
- Gestion du réseau piézométrique réduit - Gestion du réseau piézométrique général
Objet des sous- procédures Services intervenants
-Suivi mensuel du niveau des nappes d’eau souterraine au d’un Acteurs internes :
réseau réduit de piézomètres. • Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau
Acteurs Externes :
• Bureau d’Etude
-Suivi du niveau des nappes d’eau souterraine au niveau d’un réseau Acteurs internes : -
piézométrique global par trimestre. • Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau
Acteurs Externes :
• Bureau d’Etude
Règles de gestion : • Ouvrages dédiés uniquement à la piézométrie ; • Observation de toute la zone saturée jusqu’au substratum ; • Choix de la nappe/aquifère à observer (nappe libre, captive) • Réactivité forte aux variations de la nappe • Nivellement, références connues • Milieu fracturé : prise en compte de la transmissivité • Risque de perturbations extérieures presque nul
On peut distinguer : • Les stations piézométriques "manuelles" sur lesquelles la mesure du niveau d'eau, à l'intérieur du piézomètre, se fait manuellement par
un opérateur à l'aide d'une sonde piézométrique (lumineuse ou sonore). • Les stations piézométriques "automatiques" sur lesquelles la mesure se fait en continu et qui sont constituées de :
- Un site avec un ou plusieurs forages ou piézomètres de contrôle,
23
- Un ensemble de capteurs de mesure, d'appareils enregistreurs et/ou télétransmetteurs qui permettent la mesure et l'enregistrement en continu des hauteurs et éventuellement la télétransmission des données,
- Une armoire et éventuellement d'un local technique (protection et alimentation de la centrale de mesure). - La récupération des données enregistrées se fait soit sur le site lors des opérateurs, soit à distance lorsque les stations sont " télétransmises
" via les réseaux GSM. Ces dernières stations permettent de disposer d'une information en temps réel ou légèrement différé.
24
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Mesurer in situ le niveau d’eau des nappes au
Suivi de la - Chef de Service niveau des piézomètres non équipés Rapport sur
Etat des
piézométrie, chaque Suivi et automatiquement ; SIG
l’évolution de Chaque fin du
mois, pour le réseau
Evaluation des
l’état des
ressources en
mois et chaque
réduit et par trimestre
ressources en
Récupérer les données enregistrées au niveau des
ressources en
eau souterraine Excel fin du trimestre pour le réseau eau piézomètres équipés automatiques en temps réel eau des
piézométrique global - Bureau d’Etude soit sur le site soit à distance lorsque les stations nappes
sont " télétransmises " via les réseaux GSM.
25
Vue système de la procédure :
N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Rapport sur Chef de Service 5 - Directeur
Papier Chaque fin Siège de l’Agence
l’évolution de l’état Suivi et
/
trimestre pour le
des ressources en
Evaluation des - Division gestion durable des RE
réseau réduit et
eau des nappes
- Division Evaluation et planification des RE
numérique
RE
chaque fin de
- DRPE
semestre pour le
- Archive
réseau général
Vue comptable de la procédure : N/A
26
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Chef de service Suivi et
Chaque fin du trimestre
pour le réseau réduit et
Rapports Evaluation des Papier/numérique signature Validation
chaque fin de semestre ressources en eau
pour le réseau général
27
5. Gestion des barrages
Objectif
Services intervenants
Cette nouvelle procédure s’applique sur le service de gestion et de développement Acteurs internes :
des ressources en eau de l’ABHZGR. Elle décrit le déroulement des différentes ✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau ;
opérations nécessaires à l’élaboration du rapport de gestion de l’eau des retenues ✓ Chef de service planification des ressources en eau et études
de barrage aussi bien en temps normal qu’en temps réel (période de crues). La ✓ Chef du barrage ;
procédure de gestion de barrage en général est décrite dans le manuel des ✓ Chef des Travaux et Aménagements Hydraulique (Quand le barrage est
procédures internes déjà existant au sein de l’ABHZGR donnée à titre de rappel en cours de construction) ;
selon le logigramme adopté par le BE. ✓ Observateurs des stations hydrologiques,
Acteurs Externes :
✓ Services ONEE,
✓ Services Agricultures,
✓
Secrétariat d’Etat Chargé de l’Eau,
✓ Autorités locales,
- Elaboration des règles de gestion de l’eau du barrage en temps normal. Acteurs internes :
✓
Chef de service suivi et évaluation des ressources en eau,
✓
Chef de service planification des ressources en eau et Etudes
Acteurs externes :
✓ Services ONEE,
✓ Services Agricultures,
✓
Services Centraux Secrétariat d’Etat Chargé de l’Eau,
- Elaboration des règles de gestion de l’eau du barrage en temps réel (en période Acteurs internes :
de crues).
✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau ;
✓
Chef du barrage ;
✓
Observateurs des stations hydrologiques,
Acteurs Externes :
✓ Services ONEE,
28
✓ Services Agricultures,
✓ Services Centraux Secrétariat d’Etat Chargé de l’Eau,
✓ Autorités locales,
✓ Service Eau.
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Règles de gestion de l’eau du barrage en temps normal : Outil d’aide à la décision de gestion des barrages. RG 2 : Gestion des ressources en eau : modélisation des eaux souterraines, RG 3 : Loi de fourniture : année hydrologique : L'expression des besoins en eau des différents utilisateurs devra se faire selon un calendrier précis
avec des délais de rigueur à respecter sous peine de non prise en compte des besoins exprimés. RG 4 : Programme prévisionnel de fourniture d’eau en concertation avec les différents usagers du barrage (Agriculture, ONEE) sur la base du stock de la retenue du barrage et l’espérance d’apports au barrage au non dépassement. L’actualisation du programme s’effectue vers le mois de Mars,
selon l’évolution de la situation hydrologique du bassin.
29
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
a. Procédure Gestion de barrage en temps normal
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur
d’information
associés
Début de la Service suivi et Récupérer l'ensemble
des données : BADRE 21 Bilans Fin de l’année
campagne
Collecter les données
évaluation des
Fax
hydrauliques
hydrologique Internes (BADRE 21......), auprès des chefs de
agricole
RE
des barrages
précédente barrages et externes (Météo, Prestataires, ONEE…)
Service suivi et
Données
Collecter les besoins
évaluation des Collecte des besoins en eau des différents
BADRE 21
Début de la
RE
NA
campagne collectées
en eau
utilisateurs : ORMVAT, ONEE, …
agricole
Usagers
Préparer les éléments Outil d’aide à la
de décision et
Service suivi et Proposer un programme de fourniture d’eau
Début de la
Besoins en eau
décision de
élaborer les
évaluation des
en tenant compte du stock des barrages au 1er
Rapport
campagne collectées gestion des
consignes de gestion
RE
septembre et à la fin de l’année agricole (fin Aout).
agricole
barrages
(scénario de base)
Programme Concerter et arrêter
Service suivi et
Tenu une réunion au siège de l’Agence avec les
Début de la
prévisionnel de
BADRE 21
PV de la
les consignes de
évaluation des
usagers d’eau (ONEE, ORMVAT…), chefs de
campagne
fourniture
réunion
gestion
RE
barrages.
agricole
élaboré
Les consignes
Service suivi et
Envoyer le PV de la réunion aux différents usagers
Fax Dans un délai
Communiquer les
Word
Lettre de 48 h après la
de gestion
évaluation des
d’eau, aux chefs de barrages, aux opérateurs radio
consignes de gestion
accompagnée
tenue de la
concertées
RE
de l’Agence et à la DRPE
du PV
réunion
30
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur
d’information
associés
Consignes de
Bilan
Exécuter les
Chef du
Opérer des lâchers d’eau à partir du barrage selon
hydraulique
gestion
Word
Quotidien
consignes
Barrage
le programme arrêté
journalier du
communiquées
barrage
Les consignes Suivre la mise en Service suivi et Confronter les volumes lâchers à partir du barrage et
Word
Tableau de
de gestion
œuvre du programme
évaluation des
Quotidien le programme de fourniture ainsi arrêté
Excel
bord
exécutées
arrêté
RE
Rapport de la
La mise en
Evaluer la mise en Service suivi et Word
gestion A la fin de la
œuvre du programme
évaluation des
Evaluation annuelle de la gestion des barrages
pratiquée
campagne œuvre est suivie
Excel
de fourniture
RE
durant l’année
agricole
agricole
31
b. Procédure : Elaborer la situation hydrologique des barrages
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents associés
Délai
Déclencheur
Le chef de service gestion et développement des ressources en Bilan hydraulique
eau reçoit le bilan hydraulique mensuellement de chaque barrage
journalier pour chaque
de l’agence,
mois
Service suivi et
-La côte
Réception des
évaluation des
Il récupère auprès de ces derniers les données suivantes : La
Fax,
Bilan hydraulique
-Le volume
Chaque
données
RE
côte, Le volume, L’évaporation, Les fuites, Les restitutions (V.F,
Mail et courrier
des barrages
-L’évaporation
mois
E.C, ONEE, irrigation …), L’apport.
porté
-Les fuites
Chef de barrage
-Les restitutions :(V.F,
Les chefs de barrage envoient la situation journalière à
E.C, ONEE)
l’ABHGZR, le bilan est actualisé chaque jour à partir de la
-Les apports)
situation journalière.
A la réception du bilan hydraulique mensuel, le service procède
Service suivi et
aux contrôles suivants :
Analyse des
- Vérifier et valider les données récupérées,
Chaque
évaluation des
Données reçues
Word
Bilan hydraulique
données
- Saisir ces bilans et leur envoie régulièrement chaque mois à la mois
RE
Excel
DRPE,
32
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents associés
Délai
Déclencheur
Le service procède à l’élaboration du rapport de gestion de l’eau
des retenues des barrages de l’ABHZGR.
Une fois l’ensemble des éléments récupérés, le service est tenu
de matérialiser le rapport comme suit : L’Apport d’eau aux
barrages de l’ABHZGR de Sept n-1, Août n , Année moyenne,
Année précédente , Année en cours , Ecart (%) enregistré, Rapport annuel sur la
Service gestion et Fournitures réalisées à partir des barrages sept n-1, Août n en
Situation
gestion pratiquée des
Récupération des
développement
comparaison avec celle prévues , Programme prévisionnel
Word
hydrologique des
barrages durant l’année
Annuel données validées
des ressources
concerté de fournitures d’eau , Lâchers et transfert d’eau
Excel
barrages
agricole
effectués , Situation d’eau stockée au niveau des barrages .
BADRE21
Le rapport doit être illustré par des graphiques permettant de faire
ressortir des conclusions, des constatations et des
recommandations.
Le rapport sera envoyé par l’Agence aux différents usagers
d’eau, aux chefs de Divisions de l’Agence, à la DRPE et une
copie sera archivée à l’Agence.
- Chef de Service Laminage des crues au niveau du barrage
Suivi et Evaluation
des RE
- Chefs des Rapport sur la gestion
barrages -Prévision de la crue et du barrage
Apparition des
Instaurer comité de
-Observateurs des météorologique (Hydro gramme de la 5 jours
stations
-Prévision
crue, lâchers éventuels
après la
crues
vigilance
hydrologiques
hydrologique
au niveau du barrage) à
décrue
-Bureau annonce archiver à l’Agence et à
de crue envoyer à la DRPE
-DRPE
-DAH
33
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
BADRE21 Bilans hydrauliques des barrages
Word Rapport annuel sur la gestion pratiquée des barrages durant l’année agricole
Excel Bilan hydraulique
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Rapport sur la gestion pratiquée
- Bureau d’ordre
1 à 2
Selon l’actualisation
du barrage durant l’année
Chef de Service
- Division Evaluation et planification des RE
Papier
du programme
précédente et le programme
suivi et
- Division du domaine public hydraulique
Siège de
6
/
prévisionnel de
prévisionnel de fourniture d’eau
planification des
- Agriculture
l’Agence
Numérique
fourniture d’eau au
pour la campagne agricole de
RE
- DRPE
cours de l’année
l’année en cours
- Archive
agricole
Rapport sur le laminage des Chef de service 6 -Directeur Papier Selon les crues Siège de
crues suivi et évaluation - Division évaluation et planification des / l’Agence
des RE ressources en eau Numérique
-DRPE
-Archive
Vue comptable de la procédure :
N/A
34
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Chef de service gestion 1 à 2 selon l’actualisation du
Rapports et développement des Papier/numérique Signature programme de fourniture d’eau et selon Validation
ressources en eau les crues enregistrées durant l’année
35
III. Planification et études Générales
1. Mise en œuvre du PDAIRE
Objectif
Services intervenants
Cette procédure présente la démarche à suivre pour la mise en œuvre du Acteurs internes :
Plan Directeur d’Aménagement Intègre des Ressources en Eau des bassins - Directeur
de ZGR, et d’assurer le suivi du plan action du PDAIRE - Chef de la division Evaluation et Planification des Ressources en
Eau
- Chef de service Planification des Ressources en Eau et des
études
- Toutes les autres Divisions de l’agence
Acteurs externes :
- Organismes externes
- Ministères concernés
✓ Règles de gestion :
RG1 : Le Plan Directeur d’Aménagement Intégré des Ressources en Eau
36
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur associés
Une fois le rapport du PDAIRE est approuvé, Le Chef de Service
Planification des Ressources en Eau et études fait ressortir sous forme Note de synthèse
d’une note de synthèse :
des actions et
-Les actions et les mesures d’accompagnement à réaliser par les
Service Planification
des mesures
PDAIRE
Elaboration du plan
différents départements avec l’échéancier de réalisation, le coût
des Ressources en
Word
d’accompagnem
2 jours
approuvé
d’action du PDAIRE
et les modalités de financement, cités dans le rapport PDAIRE
Eau et études
ent du PDAIRE,
Une fois le plan d’action est élaboré en concertation avec le chef de la Plan d’action
division évaluation et planification des ressources en eau, il le
communique au directeur pour approbation.
Le chef planification des ressources en eau et études en concertation
avec le chef de la division évaluation et planification des ressources en
eau est tenu d’assurer l’organisation d’une réunion avec les différents
Organisation
Division évaluation et départements concernés par le PDAIRE, pour se faire il établit l’ordre du
planification des jour de la réunion et procède comme suit :
d’une réunion
Plan d’action
ressources en eau
• Établir des écrits aux différents départements concernés et les
avec les
Lettre
concerté et
soumettre au directeur pour signature et envoi
Word
2 jours
différents
Plan d’action
approuvé
Service planification La lettre comporte :
départements
des ressources en - Objet
concernés
eau et études
-La date et l’heure de la réunion
- Le lieu
-Les thèmes à discuter
La lettre sera accompagnée par le plan d’action du PDAIRE.
37
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur associés
Division évaluation et
• Instauration d’un comité de suivi et de mise en œuvre du PDAIRE
• Elaboration et mise en place des tableaux de bord constitués Matrice des
planification des
d’indicateurs
Identifier les
ressources en eau
Word
attentes y
Ecrit et plan
• Robustes et fiables de différentes natures (indicateurs de réalisation,
attentes de la
/
compris le comité
2 jours d’action préparés
indicateurs de pression sur les ressources en eau, indicateurs de
réunion
Service planification
Excel
de suivi
résultats, indicateurs de gouvernance)
des ressources en
• Fixation du nombre de réunion du comité de suivi du PDAIRE
eau et études
Le chef de service Planification et études est censé de :
- convoquer le comité de suivi et de mise en œuvre du PDAIRE selon la
programmation ainsi arrêtée des réunions de ladite commission,
- dresse le PV de la commission et envoi de ce PV à tous les membres de
Le comité de
Service Planification
la commission Word PV de la
Mise en œuvre
- Suit les recommandations de la commission. /
2 jours suivi désigné
et études
commission
- Actualise les tableaux de bord de suivi des réalisations des actions du
Excel
PDAIRE.
- Elabore un rapport global de suivi des actions en cours et prévues,
difficultés rencontrées …etc. Et le présente au comité de suivi et au
Directeur pour toutes fins utiles.
38
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word PV de la Commission
Note de synthèse des actions et des mesures d’accompagnement du PDAIRE
Plan d’action
Excel Matrice des attentes y compris le comité de suivi
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Rapport du diagnostic 10
Service
PV des réunions du comité de 30
suivi
planification des
Papier/Num
Chaque
Comité de suivi
Siège de l’ABHZGR
ressources en
érique
réunion
Planning d’exécution des
30
eau et études
actions du PDAIRE
Tableaux de bord de suivi 30
Vue comptable de la procédure :
N/A
39
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Chef de Pointage Pour chaque Vérifier l’exécution du
Projet réalisé
service Documents du projet réalisé projet
Planification et projet
études
40
2. Prévision sécheresse
Objectif
Services intervenants
Cette procédure décrit le déroulement des opérations à réaliser pour Acteurs internes :
élaborer la prévision de la sécheresse au niveau de zone d’action de - Directeur
l’Agence du bassin hydraulique de ZGR. - Chef de la division Evaluation et Planification des Ressources en
Eau
- Chef de service planification des ressources en eau et des études
- Chef de service suivi et évaluation des ressources en eau
- Chef de la division Domaine Public Hydraulique
- Chef de la division durable des ressources en eau
Acteurs externes :
- Autorités
- Ministère de tutelle
- Ministère d’Agriculture
- ONEE/Eau
✓ Règles de gestion :
Note de prévision de la sécheresse
41
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur
d’information
associés
Le chef de service planification des ressources en eau et
études récupère les données des précipitations
Prévision de
Service mensuelles à partir du service Suivi et Evaluation des
planification des
Ressources en Eau à la fin de chaque mois de l’année en
Préparation des
l’intensité de
Recenser et récupérer
ressources en
cours. BADRE21
données.
sécheresse les données des pluies.
eau
L’objectif est de prévoir l’intensité de sécheresse durant
Fin de chaque
mois
l’année en cours au niveau de la zone d’action de
l’Agence.
Le chef de Service planification des ressources en eau et
études est chargé d’utiliser l’outil d’aide à la prévision de
la sécheresse disponible au sein de son service, pour ce Note de calcul de
Alimenter le logiciel
Service faire, il saisit les données suivantes :
Les données sont
simulation de
planification des
• L’année de mesure (année en cours).
recensées et d’aide à la prévision de la
l’Indice Standard Fin de chaque
ressources en
• Choix de la station. Excel
récupérées
sécheresse des précipitations
mois
eau et études
• Saisir la pluviométrie du mois (mm).
(SPIC)
Par la suite le logiciel procédera au calcul du SPIC (Indice
standard des précipitations).
42
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Les résultats de la simulation permettent de dresser une
carte de prévision de la sévérité de sécheresse pour
l’année en cours. Les résultats, sous forme de
cartographie, sont communiqués à la Division Gestion Documents c,
durable des Ressources en Eau, à la division du domaine Cartographiques
public hydraulique et au Directeur.
Service
• En cas d’apparition probable de sécheresse, le Chef de
service planification des ressources en eau et études en
Les simulations
planification des
Excel
Fin de chaque
concertation avec le chef de la division évaluation et
sont réalisées
Interpréter les résultats ressources en
SIG
mois
planification des ressources en eau et après validation par
eau et études
le directeur, élabore une note à ce sujet, à envoyer aux
autorités locales concernée, Services du Ministères
d’Agricultures concernés, ONEE/BEau et à la DRPE pour Note sur la
toutes fins utiles. prévision de la
sécheresse
• Une copie de la note est archivée au niveau du service
Planification des Ressources en Eau et des Etudes,
classée par date.
43
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
BADR 21 Préparation des données.
Excel Note de calcul de simulation de l’Indice Standard des précipitations
(SPIC)
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
12
Note de prévision de la
Chef de service Papier
Selon
planification et 10
Acteurs externes
l’apparition
ABHZGR
sécheresse
/Numérique
études générales
probable de la
sécheresse
Vue comptable de la procédure :
N/A
44
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Chef de service Vérifier que les données
Contrôle des données planification et
Précipitation Pointage Par mois récupérées sont saisies études
correctement sur le logiciel
Générales
45
Procédures de la Gestion Durable des Ressources en Eau
Rédaction et Validation
Rédaction Validation
Nom Date Nom Fonction Date
Historique des modifications
Version
Auteur
Date
Commentaires
Liste de Diffusion
Sommaire
I. GENERALITES 3
II. SOUS-PROCEDURE GESTION & DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES EN EAU 4
1. Gestion des études 4
2. Gestion des partenariats 8
III. SOUS-PROCEDURE TRAVAUX ET EQUIPEMENT HYDRAULIQUE 14
1. Inventaire des sites potentiels des retenues de barrages collinaires 14
2. Réalisation des travaux de protection contre les inondations 19
3. Gestion travaux forage 24
IV. SOUS-PROCEDURE GESTION QUALITE DES RESSOURCES EN EAU 28
1. Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau 30
2. Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau 31
3. Inventaire du degré de pollution 34
2
I. Généralités
Objet :
Cette procédure a pour objectif de définir la gestion durable des Ressources en Eau de l’ABHZGR. Cette procédure s’applique à l’ensemble des sources hydrologiques des bassins de GZR.
Intervenants
Internes - Directeur - Service Gestion et Développement des Ressources en Eau, - Service Travaux et Equipement Hydraulique, - Service Gestion de la Qualité des Ressources en Eau,
Externes - Prestataire externe
Cadre légal et réglementaire - Loi 36/15 sur l’eau.
3
II. Sous-procédure Gestion & Développement des Ressources en Eau
1. Gestion des études
Objectif
Services intervenants
La procédure vise à assurer le suivi des études réalisées par les différentes Acteurs internes :
structures de l'Agence - Toutes les Divisions et les services Techniques de l’ABHGZR
Acteurs externes :
- Bureaux d’Etudes
- Organismes externes
✓ Règles de gestion :
- Décret des marchés/BC
4
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Traiter le dossier CPS/RC
du marché Ordre de service de Ingénieur L’ingénieur chargé de l’étude élabore l’Ordre de service de Word
approuvé
complété par le
commencement
d'études
commencement.
Délai prévu par
fournisseur Ordre de service l’étude
Ordre de service
Ingénieur L’ingénieur chargé de l’étude programme la réunion de démarrage
d'études, de l’étude.
établi et envoyé
Réunion de démarrage
Word
P.V de réunion
1 jour Responsable
Le nombre de missions est une variable i qui varie de 1 à n (n étant
au BE
Valideur d'études
le nombre de missions).
Exécution de
Assurer le suivi de la
Ingénieur
L’Ingénieur d'études assure le suivi de l’étude conformément aux Word
Rapport de
Selon délai prévu
TDR, note méthodologique validée et délai par mission et met en
l’étude
mission
d'études
Excel
mission
par le CPS
place un comité de suivi
Rapport de Diffuser le rapport de la Responsable Le responsable valideur d'études assure la diffusion auprès des Word Ecrit d’envoi
10 jours
mission reçu
mission Valideur d'études
membres du comité de suivi de l’étude en interne et externe.
Excel
Rapport de Examiner le rapport Ingénieur L’Ingénieur d'études tient une réunion d’examen du rapport Word P.V de réunion
1 jour
mission diffusé
provisoire de la mission
d'études
provisoire de mission.
Excel
P.V de réunion
Transmettre les Responsable
Le responsable valideur d'études transmet les remarques sur le
Word
remarques sur le rapport
Ecrit d’envoi
1 jour
élaboré et validé
Valideur d'études
rapport provisoire de mission au B.E.
Excel
provisoire mission
Rapport final reçu
Validation du rapport final
Responsable
Le responsable valideur d'études examine et valide le rapport final.
Word
Rapport final
15 jours Valideur d'études Excel
Rapport final Diffusion du rapport final
Responsable Le responsable valideur d'études assure la diffusion du rapport final Word Ecrit pour 1 jour
validé
valideur d'études aux membres du comité de suivi.
Excel
diffusion
5
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rapport final
PV de réunion
Excel Rapport de mission
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Rapports de l’étude
B.E
Selon le Ingénieur chargé de Papier / Chaque étude Siège de l’ABHZGR
marché
l’étude
Numérique
et par mission
Vue comptable de la procédure :
N/A
6
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
CPS/RC
Ingénieur chargé Papier/numérique Signature Chaque étude
Validation des rapports de
de l’étude l’étude
7
2. Gestion des partenariats
Objet
Services intervenants
Cette procédure a pour objectif de définir la démarche à suivre pour l’élaboration et la Acteurs internes :
gestion des conventions du partenariat avec une partie tierce au niveau de la zone - Chef de Division gestion durable des ressources en eau
d’action de l’ABHZGR. -Chef de Division Evaluation et planification des ressources en eau
- Chef de Division du domaine public hydraulique
- Chef de Division administrative et financière
-Chef de Service communication
Acteurs Externes :
- Services centraux des autorités gouvernementales chargés de l’eau
- Services Eau
-ANDZOA ou autre partenaire
- Bureaux d’Etudes et entreprises
✓ Règles de gestion :
Les étapes à suivre pour la mise en place du partenariat :
- Déterminer l’objet et le profit du partenariat ;
- Négocier le partenariat ;
- Déterminer les éléments principaux du contrat de partenariat
8
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur associés Le Chef de la Division gestion durable des ressources en eau en
concertation avec le Directeur de l’Agence définit les objectifs et les
Construire un profits de l’Agence escomptés découlant du partenariat avec
ANDZOA ou autre partenaire et qui répondent à la stratégie de
partenariat :
l’agence en matière de développement, de protection et de la
Réalisation - Chef de
préservation des ressources en eau pour ce faire, il est
d’objectifs indispensable de passer par les étapes suivantes :
Détermination d’Objet
Division gestion
Word Délai du contrat
communs dans le
et profil du partenariat
durable des
La première étape sera d’accomplir un travail de réflexion à partir
de partenariat ressources en
cadre d’une
de la stratégie de l’Agence du bassin hydraulique de ZGR :
eau
collaboration
-Quels sont les facteurs stratégiques de l’agence ?
structurée -Quels sont les objectifs stratégiques qui en découlent ?
Le partenariat avec ANDZOA peut-elle en favoriser
l’accomplissement de ces objectifs ? Si oui, quel est le type, le
profil, l’objet et les critères de réussite du partenariat ?
La négociation est une phase essentielle de la mise en place d’un
partenariat. La compréhension et le respect des intérêts du
partenaire pendant les négociations sont les principes de base
pour la réussite de cette étape. La phase de négociation est
toujours révélatrice de la réelle implication du partenaire désigné.
Objet et profil du
Négociation du
Au terme de cette étape, les différentes entrevues permettent
Contrat de
d’établir le partenariat en termes de moyens, d’objectifs
partenariat
Word
partenariat défini
opérationnels et de répartition du pouvoir de décision.
partenariat
Il est en effet plus productif de s’inscrire dès le départ dans la
logique gagnant/gagnant que dans une optique gagnant/perdant.
Un partenariat qui favorise démesurément un partenaire au
détriment de l’autre est condamné à plus ou moins brève échéance.
Pour ce faire, certains critères à en tenir compte tels que :
Partenariat
Chef de Division Les objectifs du partenariat doivent être définis en commun par les Objectifs
Délai du contrat
Fixation des objectifs
gestion durable
deux partenaires (ABH et ADNZOA ….. ) afin de garantir une
négocié Word opérationnels
opérationnels communs
des ressources
balance équilibrée entre coopération et concurrence, entre objectif
de partenariat
communs
en eau individuel et objectif conjoint. Ces objectifs doivent de plus être
réalisables et définis, si possible, dans des termes mesurables et
non aléatoires quant à leur interprétation.
9
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur associés L’agence du bassin hydraulique doit en outre donner une
description précise des moyens qu’elle va mettre en œuvre pour
Objectifs Précision des moyens de opérationnaliser le partenariat, et ce à trois niveaux : Moyens à mettre
opérationnels
l’Agence à mettre en
• La contribution dans la coopération, son étendue, sa
en œuvre
communs fixés
œuvre :
nature
(financière,
technique, …) ;
• Les points forts sur lesquels l’Agence peut s’appuyer ;
• Les points faibles qu’elle doit éliminer.
L’Agence doit connaître les forces, les faiblesses, les aspirations
du partenaire (ADNZOA, ou autre), ainsi que les moyens qu’il peut
Moyens évalués
Connaître les moyens du apporter au partenariat. Il peut permettre à l’Agence d’établir une Quotte part du
partenaire :
balance équilibrée entre ces forces/faiblesses et celles du
partenaire
partenaire et assurer ainsi une complémentarité des ressources de
l’Agence.
Ainsi, afin d’assurer une probabilité de réussite maximale du
partenariat, l’Agence doit veiller à ce qu’il existe une
complémentarité et un équilibre entre les ressources dégagées par
chacun, entre les objectifs poursuivis par les deux partenaires,
mais également une complémentarité et un équilibre entre les
ressources rassemblées et les objectifs visés du partenariat.
Contribution
Chef de Division Le démarrage est une phase délicate où les partenaires passent de
Plan de Délai du contrat
Etablir un plan de
gestion durable
Word démarrage et de
partenaire définie
démarrage et de suivi
des ressources
la théorie à la pratique, de la stratégie sur papier à la stratégie
de partenariat de suivi
en eau
active. Il s’agit donc d’une phase critique du projet qui ne
s’improvise pas. Il est donc nécessaire d’établir une feuille de route
qui comprendra :
-Les différentes mesures à prendre ;
- Les différents responsables ;
- Les diverses échéances ;
-Les dates des évaluations des résultats ;
-Les modes de résolution des conflits.
10
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur associés Durant la période de négociation, chaque rencontre ou entretien
Déterminer de façon
doit avoir comme ligne directrice la détermination de plus en plus
précise du rôle de chacun des partenaires. De même, les
précise le rôle de chacun
Plan de
partenaires ne doivent pas perdre de vue de discuter des modalités
des partenaires et Matrice des rôles
démarrage et de
approbation du
de prise de décision. Qui décidera, et quel sera le poids de chacun
Word
des partenaires
de suivi établi
partenariat par les
dans ces décisions ? tout cela doit être élaboré sous forme de
conseils d’administration convention Co-signé par les partenaires et approuvé par les des partenaires conseils d’Administration de l’Agence du bassin hydraulique et de
l’ANDZOA.
Matrice des rôles
Notifier par écrit les
Il sera opportun de confirmer chaque réunion au sein d’un compte- Compte rendu. De plus, dès qu’un accord sera obtenu, il est nécessaire de rendu/PV des
définis
accords intermédiaires
l’acter dans un document écrit (PV).
accords
Afin d’assurer un suivi rigoureux du partenariat, il est judicieux de
choisir un système de suivi simple et souple. En l’intégrant dans le
travail quotidien des collaborateurs concernés.
P.V Accords
Suivi du partenariat
La qualité du plan de suivi, son observation ainsi que la fréquence Plan de suivi
et la qualité de la communication entre les partenaires permettent
d’établir entre eux un climat de confiance. Ce plan de suivi doit
permettre d’évaluer l’avancement du partenariat en fonction des
objectifs opérationnels définis lors de la négociation.
Les partenaires auront besoin de mesurer ou d’évaluer trois
éléments :
- Les impacts du projet de leur partenariat sur la société ;
- La valeur du partenariat pour chacune des organisations
partenaires ; Tableau de bord
Plan de suivi
- Les coûts et bénéfices réels de l’approche du partenariat.
Evaluation du partenariat
Excel
de suivi et
élaboré
En examinant ces trois points, il sera possible d’évaluer si :
Et évaluation
- Le partenariat a été efficace dans l’accomplissement de
ses objectifs ;
- Les partenaires ont effectivement retiré des bénéfices de
leur engagement ;
- L’approche du partenariat était le choix le meilleur ou le
plus approprié.
11
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Matrice des rôles des partenaires
PV des accords
Excel Tableau de bord de suivi et évaluation
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
- Contrat du partenariat Chef de la - Directeur
- Rapport sur les opérations réalisées par Division gestion - Chefs des Divisions
les partenaires selon l’engagement de
et Services de
durable des
Papier/numé
chaque partenaire l’Agence
Durant l’échéancier du
Siège de
ressources en 30
- Services centraux
rique
- Rapport sur le déroulement du
partenariat
l’Agence eau en
chargés de l’eau
partenariat
- Services eau
collaboration avec
Rapport d’évaluation du partenariat - ANDZOA…. (atteinte des objectifs fixés au départ.). ANDZOA ou autre Archives
Vue comptable de la procédure : N/A
12
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrat du partenariat
et Rapports
Chef de Division gestion Durant l’échéancier du
durable des ressources en Papier/numérique Signature Validation partenariat
eau
13
III. Sous-procédure Travaux et Equipement Hydraulique
1. Inventaire des sites potentiels des retenues de barrages collinaires
Objectif Cette procédure a pour objectif de définir la démarche à suivre pour
répondre aux besoins en ressources en eaux des habitants de la région
de ZGR.
Services intervenants Acteurs internes :
- Directeur - Chef de la Division Gestion Durable des Ressources en Eau - Chef de service travaux et équipements Hydrauliques - Agent du service travaux et équipements Hydrauliques
Acteurs externes : - Demandeur (Personne physique ou morale)
✓ Règles de gestion :
RG1 : Stratégie, études et réalisation des retenues des petits barrages et barrages collinaires.
14
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur associés
Personne
Toute personne physique ou morale, peut déposer une
Dépôt de la
physique ou
demande auprès de l’ABHZGR pour exprimer son besoin en
Demande
N-1
demande
morale
ressources en eau.
Service des
A la réception d’une doléance, le chef de service des travaux et
Cartes
Demande
Réception
travaux et
aménagement hydraulique analyse la demande sur fond
BADRE21
topographiques
N-1
déposée
Analyse
aménagement
SIG
topographique pour identifier les cours d’eau et ressortir les
Etudes
hydraulique
sites potentiels sur la base des études s’il existe.
Il établit par la suite un écrit qu’il communique au demandeur
Service des pour l’informer du résultat de la recherche et l’inviter à assister Doléance
Visite du site proposé travaux et
à une visite des lieux pour examiner le site proposé et vérifier la
Word
Ecrit
N-1 analysée
aménagement
hydraulique faisabilité technique du projet le cas échéant.
La visite est réalisée en présence des représentants de la
commune et des autorités locales, elle a pour finalité de :
Service des
Analyser l’aspect géomorphologique du site
Analyser l’aspect géologique du site (stabilité du
Réalisation des visites travaux et
Ecrit envoyé
terrain)
Word
Compte rendu
N-1 aménagement
hydraulique Le chef de service établit par la suite un compte rendu sur
lequel il spécifie la possibilité de lancer l’étude de faisabilité ou
pas du projet.
15
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur associés Service des En cas de faisabilité du projet, il lance les consultations pour
Rapport d’études
travaux et
estimer le budget de la faisabilité du barrage et le présente au
du projet avec
aménagement
Directeur pour validation.
Estimation du
hydraulique
budget
Possibilité de
Le projet doit respecter le budget validé pour l’année en cours.
Lancement des études
Word
lancer l’étude
Bureau d’études
Nb : Pour chaque demande reçue, le Chef de service met à jour Fichier de suivi
N-1
Directeur son fichier de suivi de traitement des demandes.
de traitement des
ABHZGR
demandes
DAH
Service des Préparation de convention
travaux et
aménagement
hydraulique
Réalisation du
Lancement des travaux
Bureau Projet de
d’études /entrepri
Word
projet
du projet
convention
ses
N
DAH
Commune
16
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Préparation de convention
Rapport d’études du projet avec l’estimation du budget
Fichier de suivi de traitement des demandes
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Rapport de suivi de des
Service des travaux Numérique A chaque
et aménagement 10
Directeur ABHZGR /
étape
Siège ABHZGR travaux
hydraulique
Papier
d’avancement
Vue comptable de la procédure :
N/A
17
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Validation du
Pour chaque Proposer l’étude de
Compte rendu de la
projet lancement des Directeur Signature conception à la DAH pour
visite terrain potentiellement travaux
réalisation
réalisable
18
2. Réalisation des travaux de protection contre les inondations
Objectif Services intervenants
Cette procédure a pour objectif de définir la démarche à suivre pour la Acteurs internes :
réalisation des travaux de protection contre les inondations au niveau de la - Directeur
zone d’action de l’ABHZGR. - Chef de la Division Gestion durable des ressources en eau
- Chef de service travaux et aménagements Hydrauliques
- Agent du service travaux et aménagements Hydrauliques
Acteurs externes :
- Prestataire externe
✓ Règles de gestion :
- Guide technique des travaux GC,
- Plan annuel d’exécution des travaux
- Rapport final d’exécution des travaux
19
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur d’information associés Identification des Le chef de service des travaux et aménagement
travaux : hydraulique et le chef de la division Gestion Durable des
Ressources en Eau sont amenés à assurer la réalisation
des travaux pour lutter contre les inondations, pour ce
faire, ils procèdent comme suit :
Analyse des études menées dans le cadre du volet Analyse des études
-Division Gestion hydraulique par le service gestion des ressources en eaux
et qui identifient :
Durable des
-Les risques existants d’inondation
Ressources en
-Les propositions d’ouvrages de protection à
BADRE21
Protection contre
Eau,
mettre en place (Curage, mur de protection,
Word
Etudes
Par an
les inondations
-Service des
déviation ….)
Excel
travaux et
Classement des risques par priorité en fonction :
aménagement
Classement des risques
- Importance du risque
hydraulique
par priorité
-Doléance de la part des autorités
-Plan national de la protection contre les
inondations
- Le budget
Préparation d’un Préparation d’un programme annuel d’exécution des
programme annuel travaux sur la base du budget délégué par le ministère.
d’exécution des travaux Envoi du programme au Directeur pour signature puis au
sur la base du budget ministère pour validation
Réalisation des travaux La réalisation des travaux se fait soit par l’agence soit par
le ministère comme suit : Préparation d’un
DAH
-Agence : Petits travaux de moins de 2 millions de programme
Préparer convention
Dirhams
Word
annuel
Travaux identifiés Ministère
-Ministère : Grands travaux de plus de 2 millions Excel d’exécution des Par an
de Dirhams
SIG
travaux sur la
Prestataire
Les travaux sont réalisés par un prestataire externe base du budget
Appel d’Offre
sélectionné par Apple d’offre.
CPS/RC
externe
20
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur d’information associés Agents du Le suivi des travaux est assuré par :
service -Les agents du service ou par l’assistance
technique pour les petits travaux. Rapports de fin
Assistance
-Les agents de la DAH pour les grands travaux.
Selon étape
Word
de travaux avec
Projet à réaliser
Suivi des travaux
technique pour d’avancement
Excel
illustrations
les petits travaux.
Les rapports de fin de travaux avec illustrations
des travaux
photographiques
photographiques sont réalisés par des prestataires
Agents de la
externes.
DAH pour les
grands travaux
21
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités Word Rapports de fin de travaux avec illustrations photographiques
Programme annuel d’exécution des travaux sur la base du budget CPS/RC
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Plan annuel de réalisation des DAH
Selon le ABHZGR
Papier/numérique
Chaque an
Siège ABHZGR
travaux
marché
Vue comptable de la procédure :
N/A
22
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Plan annuel de Papier
réalisation des DAH / Signature Une fois par an Validation du plan
travaux
Numérique
23
3. Gestion travaux forage
Objectif Cette procédure décrit la démarche à suivre pour la gestion de
l'ensemble des travaux de forage qui sont supervisés par l'ingénieur de la
division GDRE, qui joue le rôle d'ingénieur des travaux.
Services intervenants Acteurs internes :
- Division gestion durable des RE - Division évaluation et planification des RE - Division domaine public hydraulique - Service travaux et équipement hydraulique - Service suivi et évaluation des RE
Acteurs externes : - Entreprise
✓ Règles de gestion :
-Manuel travaux hydrogéologiques
24
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération Système Documents Délai
Déclencheur d’information associés Lancement des - Implantation des Ingénieur de -Implantation du forage sur le terrain en fonction Word Carte Selon marché
travaux travaux travaux des coordonnées Lambert (X,Y) topographique
Forage implanté Démarrage du chantier
Ingénieur de -Installation de la machine et du matériel Word CPS/RC Selon marché sur le terrain
travaux
Lancement des Comprend les actions suivantes (voir mode opératoire) : Word Fiche IRE Selon marché
travaux Suivi de la Ingénieur de - suivi régulier de la foration reconnaissance travaux - analyse de la coupe géologique
- suivi et mesure des venues d'eau
Mesures Suivi des mesures
Ingénieur de
Diagraphies le cas échéant Word Rapport des Selon marché complémentaires Air lift... mesures
complémentaires
travaux
suivie
complémentaires
Reconnaissance Etablir un rapport de fin de travaux de reconnaissance Word Rapport de Selon marché
avec les résultats Interprétation des Ingénieur de
avec les résultats et les perspectives futures reconnaissance et les résultats de la
travaux
perspectives reconnaissance
futures établies
Synthèse de la Elaboration du rapport de
Ingénieur de
Etablir un rapport de synthèse de la campagne Word Rapport de Selon marché
campagne établie
synthèse de la
synthèse de la travaux
campagne
campagne
Rapport de Finalisation et validation du rapport y compris le niveau Word Rapport final Selon marché
campagne validé Validation du rapport de
Responsable d'atteinte des objectifs fixés pour la campagne valideur des
campagne
travaux
Fiche IRE saisie Saisie dans la base de données (BADRE21) BADRE21 Fiche IRE 1 jour
et archivée Saisie des données dans
Service suivi et Report du point IRE dans le fonds topographique
évaluation des
Affectation d’un Numéro à chaque ouvrage.
la Base
RE
25
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Elaboration des différents rapports
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Directeur
Fiche IRE
DGDRE Papier/
DRPE
Service travaux 1
DEPRE
Par forage
SE
Numérique
DRPE
ABHZGR
SE
Service travaux DGDRE DRPE
Rapport des mesures Selon le DEPRE Papier/ Par forage
SE complémentaires
marché
DRPE
Numérique
ABHZGR
SE
Service travaux DGDRE DRPE
Rapport de reconnaissance
Selon le DEPRE Papier/ Par forage
SE
marché
DRPE
Numérique
ABHZGR
SE
Service travaux DGDRE DRPE
Rapport de synthèse finale de 5
DEPRE Papier/ Par forage
SE la campagne
DRPE
Numérique
ABHZGR
SE
Vue comptable de la procédure :
N/A
26
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Chef de
service Papier/
Rapports Travaux et Signature Par Forage Validation Numérique
Equipement
Hydraulique
27
IV. Sous-Procédure Gestion Qualité des Ressources en Eau
-Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau
-Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau
- Inventaire du degré de pollution
Objet
Services intervenants
-Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau Acteurs internes :
- Chef de Service Qualité des ressources en eau
Acteurs Externes :
- DRPE
- Services Eau
- Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau Acteurs internes :
- Chef de Service Qualité des ressources en eau
Acteurs Externes :
- DRPE
- Services Eau
- Bureau d’Etude
-Inventaire du degré de pollution Acteurs internes :
- Chef de Service Qualité des ressources en eau
Acteurs Externes :
- DRPE
- Services Eau
- Bureau d’Etude
- Autorités locales, 'Agriculture,, Santé , 'Industrie, 'Energie et Mines ,
28
Règles de gestion :
- RG1 : Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau
- Définir le réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau tant superficielles que souterraines en tenant compte
davantage de l’utilisation de la ressource en eau et des sources de pollution ainsi que des aménagements hydrauliques (stations
d’épuration, décharges ….).;
- RG2 : Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau
- Définir la fréquence, la périodicité, le nombre d’échantillons à prélever par période et les paramètres à mesurer pour les eaux
souterraines les eaux superficielles et les retenues des barrages : - RG3 : Inventaire du degré de pollution
-déterminer les différentes sources de pollution et évaluer les charges de pollution des rejets domestiques, industriels, ( en
terme de DBO5, DCO,...) , au moins une fois tous les cinq ans.
29
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
1. Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau Evénement
Etapes/Opérations Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Composition du réseau de suivi de la qualité des ressources en eau
- Le Chef de Service qualité des ressources en eau met en place un réseau de suivi de
la qualité des ressources en eau superficielles et souterraines en tenant compte davantage de
l’utilisation de la ressource en eau et des sources de pollution ainsi que des aménagements
hydrauliques (stations d’épuration, décharges …) .
Il s’agit particulièrement de :
Réseau de suivi de la qualité des eaux de surface qui doit comporter :
• Des stations primaires sur des oueds et en aval des stations d’épuration, qui permettent
- Chef de de détecter les variations temporelles significatives de la qualité de l’eau et de mettre à la disposition Rapport et Surveillance de Mise en place d’un
du gestionnaire des ressources en eau une information utile et en temps opportun. Elles doivent être carte de Chaque la qualité des
Service réseau de suivi de la
localisées à des endroits stratégiques, tel l’aval des principales sources de pollution ou au niveau BADRE21
campagne ressources en
Qualité des situation du qualité des ressources
des prélèvements d’eau importants ; SIG
d’analyse eau
ressources réseau de en eau
• Des stations secondaires sur des oueds, qui permettent d’obtenir des informations mesure
en eau
complémentaires sur l’état de qualité des ressources en eau et d’affiner également le portrait spatial
de cet état ;
• Des stations des retenues de barrages pour le suivi de la qualité des eaux des
retenues des barrages et leur eutrophisation.
Réseau de suivi de la qualité des eaux souterraines qui doit comporter
Des stations d’échantillonnages réparties sur toutes les nappes d’eau de la zone (forages ;
puits, sources, khettaras, drains.
30
2. Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Fréquence périodicité, nombre d’échantillons et paramètres à mesurer :
Selon les moyens matériels et humains du Service de la qualité des ressources en eau ,
le cas échéant , le Chef de Service de la qualité des ressources en eau externalise la
mesure de la qualité des ressources en eau par le biais des appels d’offres à lancer .
Qualité des ressources en eau de surface :
• La fréquence d’échantillonnage est fixée pour chaque type de station : Rapport sur
• mensuelle à trimestrielle pour les stations primaires ;
le
Mesurer la
- Chef de
• semestrielle pour les stations secondaires et retenues de barrages (une campagne en
Prélèvements
déroulement
A chaque
qualité des
Service qualité saison humide et une autre en saison sèche). BADRE21
d’échantillons d’eau
de la
campagne
des RE
ressources en et SIG
et leurs analyses
campagne et
de mesure
eau
- Bureau Paramètres à mesurer :
les mesures
d’Etude • pour les retenues des barrages :
réalisées
-Point milieu : température, pH, conductivité, O2 dissous, NH4+ , PT, Fer, Mn2+ , Chla,
MES, SO42-, NO32- , disque de Secchi ;
- Points surface et fond : température, O2dissous
31
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Pour les eaux de surface :
• Réseau de référence : Sa vocation est le suivi spécifique de masses d’eau pour les
tronçons non influencés par les sources de pollution : GS (Grille Simplifiée) : O2dissous,
DBO5, DCO, NH4+, PT, coliformes fécaux CF
Pour mieux caractériser les eaux de surface,
• une Grille Réseau de Référent (GRR) proposée : NH4+, K+, NO32- NO2-, Fer, Mn2+,
DCO,DBO5, conductivité, température, turbidité, pH, O2dissous ;
• Débit
• Réseau opérationnel : sa vocation est le suivi spécifique de masses d’eau pour les
tronçons influencés par les sources de pollution : PH, T, CE, O2 dissous, Turbidité et
débit ; MES, DBO5, DCO, NH4+, NTK,
, NO32- , PT, PO43- , Na+, K+ , CL- , SO42-, Ca2+ , Mg2+ , NO2- , HCO32- , CO32-
, TA, TAC, TH , CF, SF, CT , Pb, Cr total et Se.
32
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
• Réseau complémentaire : sa vocation est de permettre de couvrir l’intégralité des
masses d’eau en vue de l’inventaire de la qualité de l’eau : GS (Grille Simplifiée) :
O2dissous, DBO5, DCO, NH4+, PT, CF
- Chef de
• Pour mieux caractériser les eaux de surface, une Grille Réseau de Référent (GRR)
proposée : NH4+, K+, NO32- , NO2-, Fer, Mn2+, DCO, DBO5, conductivité,
Mesurer la
Service qualité
Prélèvements
température, turbidité, pH, O2 dissous ;
qualité des
des ressources
d’échantillons d’eau
-Débit.
ressources en en eau
eau et leurs analyses
Pour les eaux souterraines
- Bureau
d’Etude • Réseau de surveillance : Grille simplifiée : conductivité, CL-, NO32- , NH4+, MO, CF ,
Ca2+, Mg2+, Na+, HCO32- SO42-
• Réseau opérationnel : Grille simplifiée des eaux souterraines : conductivité, Cl-,
NO32-, NH4+, MO, CF , Fer, , Mg2+., Ca2+, Mg2+ , Na+, HCO32- SO42-.
33
3. Inventaire du degré de pollution
Evénement
Système Documents
Délai
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
d’informa
Déclencheur
associés
tion
Déterminer les différentes sources de pollution et évaluer les charges de
pollution des rejets domestiques, industriels,... ( en terme de DBO5, DCO,...)
ainsi que l’état de qualité des eaux des cours d’eau, des retenues de barrages -Rapport fixant
, au moins une fois tous les cinq ans avec établissement de fiches et de
la période de
cartes de vulnérabilité des eaux souterraines à la pollution qui doivent être
l’inventaire du
révisées périodiquement.
degré de
Pour ce faire :
pollution Chaque 5
Suivre de manière
- Fiches ans ou
Réalisation de
Le chef de Service qualité des ressources en eau élabore un rapport chaque
périodique l’état
- Chef de Service
d’inventaires
fois que la l’inventaire du degré
qui fixe la période pendant laquelle l'inventaire du degré de pollution sera
de dégradation de
qualité des
SIG
- cartes de qualité des
de pollution des
réalisé et la liste des points d'eau et/ou de déversements dans lesquels les
la qualité des
ressources en eau
vulnérabilité à la
ressources
ressources en eau
prélèvements d'échantillons seront opérés, les moyens humains et matériels
en eau
ressources en eau - Bureau d’Etude pollution l'exige. nécessaires, les informations à collecter pendant les opérations d'inventaire,
- Brochures ,
Il soumet ce rapport au Directeur de l’Agence pour validation
bulletins
Après validation , il envoie le rapport aux services des autorités
d’information à la
gouvernementales chargées de l'Intérieur, de l'Agriculture, de l'Eau, de la
disposition du
Santé Publique, de l'Industrie, de l'Energie et des Mines et de
public
l'Environnement. Ce rapport précise également les modalités de contributions
éventuelles des services précités à la réalisation de cet inventaire.
34
Evénement
Système
Documents
Délai
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
d’informa
Déclencheur
associés
tion
Il fixe en concertation avec le Directeur de l'Agence par décision et
en étroite collaboration avec les services des autorités gouvernementales
chargées de l’eau , la durée, la date de commencement et de clôture des
opérations relatives à l'inventaire du degré de pollution.
Par la suite , le chef de service qualité des ressources en eau
procède par le biais d’un laboratoire agrée aux prélèvements des échantillons
d'eau des points d'eau concernés par l'inventaire, toutes les informations
collectées au cours de la compagne d’inventaire font l'objet d'analyses et
d'études pour définir les caractéristiques physiques, chimiques, biologiques et
bactériologiques des eaux.
Sur la base de l'étude de ces échantillons et informations, le Chef de
Service Qualité des ressources en eau procède à l'établissement des fiches
d'inventaire et des cartes de vulnérabilité à la pollution.
Par la suite , il met ces fiches d’inventaires , conformément à la
réglementation en vigueur, à la disposition des services de l'Etat, des
collectivités locales et des établissements publics. Elles doivent être
élaborées d'après les critères physiques, chimiques, biologiques et
bactériologiques pour toutes les eaux de nappe, de cours d'eau, de lacs,
d'étangs, ...
35
Evénement
Système
Documents
Délai
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
d’informa
Déclencheur
associés
tion
➢
Le chef de Service Qualité des ressources en eau établi un rapport faisant la synthèse des données et résultats de l'inventaire . Ce rapport
peut être édité sous forme de bulletins ou de brochures d’informations
simplifiées. Il doit inclure entre autres: la situation géographique,
hydrologique, hydrogéologique et climatique du bassin, les sources de
pollution avec situation des points de déversement des eaux usées, la
situation des points de contrôle de la qualité de l’eau, le nombre et la
période d’échantillonnage, la méthode d’analyse, les valeurs obtenue,...
Il peut être accompagné des cartes de la vulnérabilité des nappes à la
pollution. Ce rapport est mis à la disposition du public par tous les
moyens appropriés.
➢
Le chef de Service qualité des ressources en eau doit actualiser périodiquement ces fiches d'inventaire et les cartes de vulnérabilité .
Cette actualisation, qui vise la prise en compte des changements que
subit la qualité des ressources en eau, doit être effectuée tous les cinq
(5) ans ou chaque fois que la qualité des ressources en eau l'exige.
Vue système de la procédure :
N/A
36
Vue archivage des sous - procédures :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exp
Mode
Fréq.
Lieu
- Rapport et carte de situation du réseau -Chef de Service 10 Directeur, Papier Chaque Siège de
de mesure Qualité des Division gestion durable des RE, / campagne de l’Agence
- Rapport sur le déroulement de la
ressources en eau
Division Evaluation et planification Numériqu
e
mesure
campagne et les mesures réalisées,
des RE,
Division DPH,
DRPE,
Service Eau ,
Archive
-Rapport fixant la période de l’inventaire du
Chef de Service 20
Directeur ,Division gestion durable
Chaque 5 ans ou
chaque fois que la
degré de pollution
Qualité des des ressources en eau, Division qualité des
- Fiches d’inventaires ressources en eau
Evaluation et planification des
ressources en eau
- cartes de vulnérabilité à la pollution l'exige.
ressources en eau,
Division DPH, Services Eau,
Archive
Services de l'Intérieur, de
l'Agriculture, de l'Eau,, de la Santé
Publique, de l'Industrie, de l'Energie
et des Mines et de l'Environnement.
- Brochures, bulletins d’information Plus de 100 selon mises à la disposition du public les moyens de Public
l’Agence
37
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Rapports
Chef de service Chaque campagne de
Qualité des
mesure et chaque 5
BADRE21 Papier/numérique Signature Validation
ressources en ans pour l’inventaire SIG
eau
du degré de pollution
38
Procédures de Gestion du Domaine Public Hydraulique
Rédaction et Validation
Rédaction Validation
Nom Date Nom Date
Historique des modifications
Version Auteur Date Commentaires
Liste de Diffusion
Sommaire
I. GENERALITES 3
II. LEGENDE 4
III. SOUS PROCEDURE GESTION PLANIFICATION DPH 5 a. Procédure relative à la réalisation des puits, forages et le prélèvement des eaux de surface ou souterraine 5 b. Procédure relative à la correction des cours d’eau et à l’extraction des matériaux 12
c. Procédure relative à l’autorisation d’effectuer ou d’enlever tout dépôt, toute plantation ou culture sur le domaine public hydraulique 19 d. Procédure relative à la délimitation des zones de protection et des périmètres de sauvegarde et d’interdiction 23
e. Procédure de reconnaissance de droits acquis sur le domaine public hydraulique 28 f. Procédure relative aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux superficielles ou souterraine. 33
g. Procédure relative à l’assainissement autonome 38 h. Procédure d’accumulation artificielle des eaux 42 i. Procédure relative à l’utilisation des eaux usées 46 j. Procédure relative à l’occupation temporaire du domaine public 50
k. La délivrance de l’avis technique 55
VI. SOUS PROCEDURE AFFAIRES JURIDIQUES ET CONTENTIEUX 59
1. Gestion des infractions 59
V. SOUS PROCEDURE GESTION AIDES & REDEVANCES 63
1. Recouvrement des redevances 63
2. Recouvrement des frais de dossiers 74
VI. SECRETARIAT DU DPH 78
2
I. Généralités
Objet :
Elaboration des procédures internes de la division Domaine Public Hydraulique au sein de l’Agence du Bassin Hydraulique.
Intervenants
Internes
• Division Domaine public hydraulique • Bureau d’ordre • Service Marché et Comptabilité • Police de l’eau,
Externes
• Secrétariat d’Etat auprès du Ministre de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de l’Eau, chargé de l’Eau.
Cadre légal et réglementaire
• La décision ministérielle conjointe approuvant le nouvel organigramme.
• Décret n°2-97-489 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation du domaine public hydraulique, à la correction des cours d’eau
et à l’extraction des matériaux.
• Loi 36-15 sur l’eau
3
II. Légende
ORMVA Office Régional de Mise en Valeur Agricole.
SAR Service Aide et Redevance.
DPH Domaine public hydraulique
O.T Occupation Temporaire
CA Conseil d’administration
DAAF Division des Affaires Administratives et Financières
MF Ministère des finances
DEPRE Division d’Evaluation et Planification des ressources en Eau
BET Bureau d’Etudes Techniques
AST Aménagement des Sources Thermales
SAJC Service Affaires juridiques et contentieux
BO Bulletin Officiel
TPI Tribunal de première instance
4
III. Sous Procédure Gestion Planification DPH
a. Procédure relative à la réalisation des puits, forages et le prélèvement des eaux de surface ou souterraine
RG 1 : lorsque le postulant formule une demande d’autorisation unique pour le creusement de puits ou de réalisation de forages et le prélèvement d’eau dans la nappe souterraine, une enquête publique unique est effectuée.
RG 2 : La commission spéciale est composée : - Représentant de l’autorité administrative locale compétente à raison du lieu de situation du point de prélèvement de l’eau ou de la portion
du domaine public hydraulique concernée, président ; - Représentant de l’agence ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux de l’autorité gouvernementale chargée de l’eau, - Du ou des représentants des services préfectoraux ou provinciaux du ou des ministères dont relève le secteur usager ; - Du représentant de l’ORMVA concerné lorsque le prélèvement d’eau se fait à l’intérieur de sa zone d’action ; - Représentant de la ou des communes concernées.
Le secrétariat de la commission est assuré par le représentant de l’Agence de L’ORMVA lorsqu’il s’agit d’un prélèvement d’eau destiné à l’irrigation situé à l’intérieur de la zone d’action dudit office.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-07-96 du 19 Moharrem 1430 (16 Janvier 2009) fixant la procédure d’octroi des autorisations et des concessions relatives au
domaine public hydraulique.
5
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Toutes les demandes d’autorisations relatives au DPH
relevant du périmètre de l’ABHGZR sont adressées au
directeur,
La demande doit être signée, légalisée et accompagnée 7 Jours
• ORMVA,
ouvrable
des pièces suivantes : Un acte par lequel le demandeur Courrier
pour les
justifie de la libre disposition des parcelles de terrain, /
Article 1 du
Réception des • l’ABHGZR,
demandes Dépôt de la Copie de la CIN, Plan de délimitation. Lettre
décret n°2-07-96
demandes
Demandes déposé demande
Les demandes d’autorisations sont établies sur ou d’après recommandée du 19 Moharrem d’autorisations par • Service de d’autorisations auprès de
d’autorisation l’ABHGZR l’eau, des imprimés. / l’Agence ou 1430 (16 Janvier Dépôt les services 2009)
Ces demandes et les pièces qui les accompagnent sont physique
• Demandeur,
de l’eau
transmises par lettre recommandée ou déposées contre
récépissés auprès de l’agence de bassin ou desdits ORMVA
services de l’eau. Ces derniers se chargent de les
transmettre à l’agence de bassin concernée dans un délai
n’excédant pas sept (07) jours ouvrables.
6
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Deux cas sont envisageable :
Cas N° 1 : Dossier Non conforme Le dossier est renvoyé à l’intéressé accompagné des
Vérificateur motifs du rejet de la demande, dans un délai ne dépassant 10 Jours
du dossier de pas dix (10) jours ouvrables à compter de la date de
Dossier
ouvrables à
creusement
réception de la demande par l’agence de bassin.
d’autorisation
compter de
Article 3 du
Réception de
Traitement du Chef de
Cas N° 2 : Dossier Conforme
Conforme la date de décret n°2-07-96
dossier
N/A /
réception
du 19 Moharrem la demande
DDPH
Lorsque le dossier comportant la demande et les pièces
d’autorisation
Dossier
de la
1430 (16 Janvier qui l’accompagnent est régulièrement constitué et son
d’autorisation
demande 2009) DEPRE
objet est compatible avec les objectifs du plan directeur
non conforme
par
d’aménagement intégré des ressources en eau par la
l’agence
DG
DEPRE, le directeur de l’ABHGZR procède à la publication
de la décision d’ouverture de l’enquête publique dans un
délai n’excédant pas dix (10) jours ouvrables à compter de
la date de réception de la demande par l’agence de
bassin.
Les moyens de publicité prévue sont :
• Publicité dans au moins deux journaux d’annonces
légales en langue Arabe et en langue Française ;
• Les locaux de l’agence de bassin par les soins de son
directeur ; Article 6 du
• Les locaux de l’ORMVA par les soins de son directeur
Phase de
L’Autorité
décret n°2-07-96
Dossier
lorsque le prélèvement d’eau se fait à l’intérieur de sa zone
publication et Administrative Affichage N/A 15 Jours du 19 Moharrem conforme commentaire locale d’action ; 1430 (16 Janvier
• Les locaux de la commune concernée et de l’autorité
2009)
administrative locale par les soins de cette dernière.
Cet affichage est constaté, au terme de l’enquête, par une attestation versée au dossier de l’enquête par l’autorité
administrative locale.
7
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
L’ouverture de l’enquête publique, est ordonnée, par
décision du directeur de l’agence de bassin. Cette décision
doit obligatoirement mentionner :
• L’objet de l’enquête ;
• La date d’ouverture et de clôture des opérations de Décision
l’enquête ;
DG
d’ouverture de
• La localisation des ouvrages, installations ou portion du
l’enquête
DPH objet de l’enquête ;
Article 5 et 8 du
L’autorité
publique
La durée
• Le lieu de dépôt du dossier d’enquête ainsi que du
décret n°2-07-96
L’ouverture de
administrative
/
ne peut pas
Publicité registre destiné à recueillir les observations et N/A du 19 Moharrem
l’enquête publique locale réclamations des tiers intéressés. Registre excéder 30 1430 (16 Janvier d’observations jours
2009)
Collectivité
/
L’autorité administrative locale met à la disposition du
locale
Dossier du
public, au siège de la ou des communes concernées, le
demandeur
dossier de l’enquête qui doit comprendre la demande de
l’intéressé, les pièces qui l’accompagnent et un registre
d’observations, coté et paraphé par ses soins, destiné à
recevoir les observations et réclamations éventuelles des
tiers intéressés
Au terme de l’enquête publique, la commission spéciale Dresser le
prend connaissance des observations et réclamations PV dans un
consignées au registre d’observations, vérifie que la délai
décision d’ouverture de l’enquête a été portée à la n’excédant Article 4 et 9 du
Clôture de Réunion de la Commission connaissance du public, dans les délais réglementaires, Procès-Verbal pas 5 décret n°2-07-96
l’enquête commission de l’enquête par les moyens prévus à l’article 6, si elle le juge utile, se N/A de la Jours à du 19 Moharrem
publique spéciale publique transporte sur les lieux, pour examiner les observations commission compter de 1430 (16 Janvier
formulées par les tiers intéressés et convoquer le la date de 2009)
demandeur de l’autorisation pour présenter ses arguments clôture de
contre les allégations éventuellement contenues dans le l’enquête
registre d’observations. publique
8
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Au vu du dossier de l’enquête publique, du procès-verbal
de la commission spéciale, du registre d’observations, et le
cas échéant de l’avis du président du conseil communal, le 7 jours à Article 11 du
PV de la
Décision
Directeur de
directeur de l’agence de bassin décide de la suite à Décision
compter de décret n°2-07-96
réserver à la demande d’autorisation dans un délai de
N/A
la date de
du 19 Moharrem commission
d’autorisation
l’Agence
d’autorisation
quinze (15) jours à compter de la date de clôture de
réception
1430 (16 Janvier
l’enquête. Tout refus d’autorisation doit être motivé et du PV 2009)
notifié à l’intéressé par le directeur de l’agence de bassin
dans le délai prévu à l’article 38 de la loi précitée n° 36-15.
• Pour les prélèvements des eaux souterraines
Décision
• Service de Lorsque le prélèvement d’eau dans une nappe souterraine
l’eau, requiert le creusement de puits ou la réalisation de
d’autorisation
Autorisation
Demande
forages, une demande unique d’autorisation ou de
(Commerciale,
N/A
de
7 jours
Article 2 du
d’autorisation
• Demandeur, concession pour le creusement de puits ou réalisation de
Industrielle,
prélèvement
Décret n°2-07-
forages et le prélèvement d’eau peut être présentée par le
familiale)
96 du 19 • ABHGZR,
postulant à l’agence de bassin concernée.
Moharrem 1430
Lorsque cette demande unique d’autorisation porte sur le
(16 Janvier
Décision
prélèvement d’eau destiné à l’irrigation à l’intérieur de la
Autorisation
Demande
2009)
d’autorisation
ORMVA zone d’action d’un Office régional de mise en valeur
N/A
de
7 jours
d’autorisation
(Agricole)
agricole, une ampliation de la demande susmentionnée est
prélèvement
transmise par l’agence de bassin audit office.
9
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rédaction de la décision d’ouverture de l’enquête publique et la décision d’autorisation.
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Demandeur
A chaque Dossier d’autorisation
1
DDPH
Physique
demande
DDPH
d’autorisation
d’autorisation
A chaque
Décision d’ouverture de DG 1
DDPH
Physique/ ouverture DDPH
l’enquête publique
numérique
d’enquête
publique
Commission de Physique/
A la tenue de
PV de la commission
l’enquête 1
Bureau d’ordre
Bureau d’ordre
numérique
la commission
publique
Physique/
A l’acceptation
Décision d’autorisation
DG 1
DDPH
de la demande
Bureau d’ordre
numérique
d’autorisation
Vue comptable de la procédure :
N/A
10
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Contrôle des Commission PV de la commission
Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance sur
demandes d’enquête dossier de la demande d’autorisation la demande d’autorisation. d’enquête publique
d’autorisation publique d’autorisation
11
b. Procédure relative à la correction des cours d’eau et à l’extraction des matériaux
RG 1 : La commission de l’enquête publique est composée de :
- Représentant de l’autorité administrative locale compétente à raison du lieu de situation de la portion du domaine public hyd raulique objet de la
délimitation, président ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère chargé de l’équipement, secrétaire ; - Représentant du président du conseil communal concerné ; - Représentant de l’agence du bassin hydraulique concernée.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-489 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation du domaine public hydraulique, à la correction des cours d’eau
et à l’extraction des matériaux, - Arrêté du Ministre chargé de l’équipement.
12
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
L’arrêté d’ouverture d’enquête est publié par les soins du ministre chargé
Bulletin Article 6 du
Délimitation
officielle 15 jours avant
décret n°2-97-
Ministre de l’équipement au « Bulletin officiel » (édition d’annonces légales,
du domaine
la date
489 du 6
Publicité
chargé de judiciaires et administratives) et/ou inséré dans au moins deux journaux
N/A
public
Journaux
d’ouverture de
Chaoual 1418
l’équipement d’annonces légales et porté à la connaissance du public par les soins de
hydraulique
d’annonce
l’enquête
(04 Février
l’autorité administrative locale par tout moyen qu’elle juge approprié.
légale
1998).
L’arrêté du ministre chargé de l’équipement fixe : les dates d’ouverture et La durée ne
Article 4 et 7 du
de clôture des opérations de l’enquête ; la liste des membres de la
décret n°2-97- L’ouverture
doit pas
commission d’enquête ; le lieu de l’enquête ; le lieu de situation du cours
Registre
489 du 6
Publicité
de l’enquête
Commission
N/A
dépasser
d’eau ou de la section de cours d’eau ; le lieu de dépôt du dossier
d’observations Chaoual 1418
publique d’enquête et du registre. trente (30) (04 Février
jours.
1998).
Au terme de l’enquête publique, la commission réunie par les soins de Dresser le PV Article 8 du
Président
son président, prend connaissance des observations et réclamations dans un délai décret n°2-97-
consignées au registre d’observations et, si elle le juge utile, se
maximum de
489 du 6 Réunion N/A Procès-Verbal
Commission transporte sur les lieux, pour examiner les observations produites. 10 jours à Chaoual 1418
Le procès-verbal doit être signé par tous les membres de la commission
dater du jour
(04 Février
Aux termes et contenir l’avis motivé de cette dernière. de la réunion. 1998).
de l’enquête
Autorité Le dossier d’enquête accompagné du procès-verbal est transmis par Article 8 du
publique
administrative l’autorité administrative locale au ministre chargé de l’équipement.
15 jours à
décret n°2-97- Envoi du
locale
dater de
489 du 6 dossier
N/A
Procès-Verbal
l’établissement
Chaoual 1418 d’enquête
Ministre
dudit procès-
(04 Février
chargé de
verbal.
1998).
l’équipement
Les opérations de curage, d’approfondissement, d’élargissement, de redressement ou de régularisation des cours d’eau
13
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
La demande d’autorisation doit comporter : l’identité du demandeur ou de
son représentant ; le nom et la localisation du cours d’eau concerné ; la
longueur de la section du cours d’eau intéressée ; la nature et la durée Article 12 du
prévisible des travaux à effectuer ; la demande doit être accompagnée
Directeur de
décret n°2-97-
des pièces suivantes: un plan de situation du cours d’eau ou de la
Demande
Traitement
l’ABHGZR
Demande
489 du 6
section du cours d’eau concernée; une configuration du cours d’eau ou
NA
NA
d’autorisation
du dossier
d’autorisation
Chaoual 1418
de la section du cours d’eau avant et après l’opération envisagée; des
L’intéressé
(04 Février
profils en long et en travers du cours d’eau ou de la section du cours
1998).
d’eau concernée; une étude évaluant l’impact des opérations projetées
sur le domaine public hydraulique et les écosystèmes aquatiques ainsi
que les mesures nécessaires pour y remédier.
Directeur de La demande fait l’objet d’un rapport établi par les soins du directeur de
l’ABHGZR l’agence de l’ABHGZR après une enquête sur les lieux en présence du
représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère Article 13 du
Représentant
chargé de l’équipement.
60 jours à
Enquête &
décret n°2-97-
des services Les termes de la demande sont vérifiés et l’intéressé ainsi que toute
dater de la
Demande
Réponse à la
Rapport sur
489 du 6 préfectoraux
personne dont l’audition est jugée utile sont entendus.
NA
réception de la
d’autorisation
demande
l’enquête
Chaoual 1418 ou
demande et
d’autorisatio
n
(04 Février provinciaux
des pièces
1998). du ministère
chargé de
l’équipement
14
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
Le directeur de l’ABHGZR délivre, le cas échéant, l’autorisation qui doit
obligatoirement contenir :
• L’identité de l’attributaire ;
• La nature des opérations autorisées ; Article 14 du
Délivrance
• La durée de l’autorisation qui ne peut dépasser 10 ans renouvelable ; décret n°2-97-
Directeur de
• Les travaux à entreprendre, le délai et la période de l’année pendant
489 du 6 Enquête de NA L’Autorisation NA
l’autorisation l’ABHGZR lesquels ils doivent être exécutés ; Chaoual 1418
• Les caractéristiques des aménagements à établir éventuellement sur le
(04 Février
domaine public hydraulique ; 1998).
• Les mesures à prendre pour éviter toute modification du régime du
cours d’eau ;
• Les conditions de renouvellement ou de modification.
Les excavations
La demande doit indiquer : l’identité du demandeur ou du représentant,
le lieu et le mode d’excavation ; le volume de matériaux à extraire ; la
profondeur des excavations ; le cas échéant, les parcelles du DPH sur
lesquelles seront stockés les matériaux extraits ou déposées les
installations ; la durée des travaux d’excavation ; l’utilisation envisagée
des matériaux extraits.
Article 16 du
Directeur de la demande doit être accompagnée: une carte à l’échelle appropriée décret n°2-97-
Demande Traitement l’ABHGZR indiquant le lieu d’excavation, un dossier technique , un permis minier NA Dossier NA 489 du 6 d’autorisation du dossier délivré par le ministre chargé de l’énergie et des mines, lorsqu’il s’agit de d’autorisation Chaoual 1418
L’intéressé l’extraction de substances minérales, lorsqu’il s’agit d’une carrière, (04 Février
d’un récépissé de déclaration ou d’une copie de l’autorisation 1998).
d’exploitation de ladite carrière, un rapport relatif aux mesures que
l’intéressé compte entreprendre pour la remise en état des lieux à la fin
des travaux d’extraction ou d’excavation, une copie du titre attestant le
droit d’exploiter le fonds, en cas d’excavation, une étude des
répercussions de l’extraction ou de l’excavation sur le domaine public
hydraulique.
15
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
L’autorisation doit obligatoirement contenir : l’identité de l’attributaire; la
durée de l’autorisation qui ne doit pas dépasser un (1) an, renouvelable;
la nature et le volume des matériaux à extraire; la redevance d’extraction
des matériaux dont le montant est fixé conformément à la législation et à Article 17 du
Délivrance
la réglementation en vigueur; le lieu d’extraction ou de réalisation de décret n°2-97-
Traitement
Directeur de
l’excavation; le mode de contrôle; les conditions de renouvellement et de
489 du 6 de NA L’Autorisation NA
du dossier l’autorisation l’ABHGZR modification; les mesures à prendre par l’attributaire pendant et à la fin Chaoual 1418
des travaux d’extraction ou d’excavation pour prévenir toute dégradation
(04 Février
du domaine public hydraulique; les conditions d’extraction ou de 1998).
réalisation de l’excavation et de remise en état des lieux; les conditions
d’exploitation de l’excavation; les heures pendant lesquelles l’extraction
peut se faire.
16
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rédaction des arrêtés d’autorisation
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Commission Physique/
PV de la commission
d’enquête 1
DDPH
A la tenue de l’enquête
DDPH
numérique
publique
Autorisation
DG 1
DDPH
Physique/ A chaque décision DDPH
numérique
d’autorisation
Dossier d’autorisation
Demandeur 1
DDPH
Physique/ A chaque demande DDPH
numérique
d’autorisation
Rapport de l’enquête
DG 1
Bureau d’ordre
Physique/ Après réception du PV DG
numérique
de la commission
Vue comptable de la procédure :
N/A
17
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Contrôle des Commission PV de la commission
Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance
demandes d’enquête dossier de la demande d’autorisation sur la demande d’enquête publique
d’autorisation publique d’autorisation
d’autorisation.
18
c. Procédure relative à l’autorisation d’effectuer ou d’enlever tout dépôt, toute plantation ou culture sur le domaine public hydraulique
RG 1 : le permissionnaire est tenu d’effectuer ou d’enlever tout dépôt, toute plantation, culture ou excavation de manière à ne pas gêner la circulation ou le libre écoulement des eaux. Le permissionnaire, ou son représentant sur le lieu d’excavation, de dépôt, de plantation ou de culture, devra présenter
l’autorisation à toute réquisition des agents du ministère chargé de l’équipement ou de l’agence de bassin qui a délivré l’autorisation.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-489 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation du domaine public hydraulique, à la correction des cours d’eau
et à l’extraction des matériaux.
19
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
La demande d’autorisation est adressée au directeur de
l’Agence. Elle doit indiquer : l’identité du demandeur ou de son
représentant ; les parcelles du domaine public hydraulique objet
de dépôt, de plantation ou de culture ; la durée du dépôt, de la
Directeur de
plantation ou de la culture ; la nature du dépôt, ou la variété de Article 21 du
la plantation ou de la culture.
Dossier de la
décret n°2-97-489
Demande
Traitement de
l’ABHGZR
NA
demande
NA
du 6 Chaoual
d’autorisation
la demande
La demande doit être accompagnée : d’un dossier technique
d’Autorisation
1418 (04 Février
L’intéressé
indiquant notamment les impacts positifs du projet dans la lutte
1998).
contre les inondations, la stabilité des berges des cours d’eau
ou la réduction des dégâts des crues ; d’un rapport relatif aux
mesures que l’intéressé compte entreprendre pour la remise en
état des lieux à la fin de l’autorisation.
Le directeur de l’agence délivre, le cas échéant, l’autorisation
qui doit obligatoirement contenir :
Directeur de
L’identité de l’attributaire ; la durée de l’autorisation qui ne doit Article 22 du
pas dépasser dix (10) ans, renouvelable ; le lieu de dépôt, de
décret n°2-97-489 Traitement de
Délivrance de
l’ABHGZR
plantation ou de culture ; le mode de contrôle ; les conditions de
NA
L’autorisation
NA
du 6 Chaoual la demande
l’autorisation
renouvellement et de modification ; les mesures à prendre par
1418 (04 Février
L’intéressé
l’attributaire pendant les travaux de dépôt, de plantation ou de
1998).
culture pour prévenir toute dégradation du domaine public
hydraulique.
20
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Etablissement de l’arrêté d’autorisation
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Dossier de la demande Demandeur 1
DDPH
Physique
A chaque dépôt de DDPH
d’autorisation
demande d’autorisation
L’autorisation
DG 1
DDPH
Physique/ A chaque décision DDPH
numérique
d’autorisation
Vue comptable de la procédure :
N/A
21
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Dossier de la
Analyse et vérification du dossier de la A la réception de Veiller au respect des
Contrôle de
demande d’autorisation notamment en toute demande règles légales et statutaires DG demande
conformité matière d’inclusion du dossier d’autorisation de gestion du DPH et la d’autorisation
technique
bonne utilité du projet.
22
d. Procédure relative à la délimitation des zones de protection et des périmètres de sauvegarde et d’interdiction
RG 1 : La commission de l’enquête publique est composée de :
- Représentant de l’autorité administrative locale compétente à raison du lieu de situation de la zone à établir, président ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux concernés du ministère chargé de l’équipement, secrétaire ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux concernés du ministère chargé de l’agriculture ; - Représentant des services du ministère chargé de l’environnement ; - Représentant de la ou des communes concernées ; - Représentant de l’organisme concerné.
RG 2 : A l’intérieur du périmètre de sauvegarde, les autorisations de creusement, de remplacement ou de réaménagement de puits, de forage ou de
tout autre ouvrage de captage sont délivrées pour une année renouvelable.
RG 3 : A l’intérieur des périmètres d’interdiction, à compter de la publication du décret de délimitation du périmètre d’interdict ion au Bulletin officiel,
aucune autorisation ou concession de prélèvement d’eau ne peut être délivrée si les eaux prélevées ne sont pas utilisées en totalité pour l’alimentation
humaine ou l’abreuvement du cheptel.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-657 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation des zones de protection et des périmètres de sauvegarde
et d’interdiction.
23
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Zones de protection
L’autorité
L’étude doit comprendre notamment un rapport
gouvernementale Articles 2, 3 et 4
chargée de
hydrologique et hydrogéologique et un rapport
L’établissement Elaboration des du décret n°2-97-
l’équipement
d’évaluation de l’état quantitatif et qualitatif de la
des périmètres de rapports et des NA NA NA 657 du 6 Chaoual
ressource, de sa vulnérabilité vis-à-vis des dangers de
protection
études
1418 (04 Février
L’organisme pollution ou de dégradation et, éventuellement, des
1998).
risques encourus par les ouvrages.
exploitant le point
de captage d’eau
L’arrêté d’ouverture d’enquête est publié par les soins
de l’autorité gouvernementale au « Bulletin officiel »
L’autorité
et/ou inséré dans au moins deux journaux d’annonces
légales et porté à la connaissance du public par les
gouvernementale
Quinze (15)
Article 7 du
Demande de
soins de l’autorité administrative locale par tout moyen
Publicité de l’arrêté
jours avant
décret n°2-97-657
délimiter les
qu’elle juge approprié.
d’ouverture de
L’autorité
NA
Affichage
la date de
du 6 Chaoual périmètres de
Il est également affiché dans les locaux de l’autorité
l’enquête
administrative
l’ouverture
1418 (04 Février protection
administrative locale et de la commune. Cet affichage
locale et de la
de l’enquête 1998).
est constaté, au terme de l’enquête, par des
commune
attestations versées au dossier de l’enquête par
l’autorité administrative locale et le président du
conseil communal.
L’autorité administrative locale met à la disposition du
Publicité de
public, au siège de la ou des communes concernées, Articles 5 et 8 du
le dossier de l’enquête qui doit comprendre la
Trente (30) décret n°2-97-657
l’arrêté
Commission de
Registre des
Enquête publique
demande de l’intéressé, les pièces qui l’accompagnent
NA
jour
du 6 Chaoual d’ouverture de l’enquête publique observations
l’enquête et un registre d’observations, coté et paraphé par ses maximum 1418 (04 Février
soins, destiné à recevoir les observations et
1998).
réclamations éventuelles des tiers.
24
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Au terme de l’enquête publique, la commission, réunie
par les soins de son président, prend connaissance Maximum
des observations et réclamations consignées au
Article 9 du dix (10)
registre d’observations et, si elle le juge utile, se
décret n°2-97-657
Au terme de
Etablissement du
Commission de
Procès-
jours à
transporte sur les lieux, pour examiner les
NA
du 6 Chaoual
l’enquête publique
procès-verbal
l’enquête publique
Verbal
dater du
observations produites. 1418 (04 Février
Le procès-verbal doit être signé par tous les membres jour de la
1998).
réunion
de la commission et contenir l’avis motivé de cette
dernière.
Périmètres de sauvegardes et d’interdiction Le dossier technique comprennent obligatoirement:
une étude hydrologique et hydrogéologique; une étude
relative à la qualité des eaux lorsqu’il s’agit d’un
Décret de
périmètre d’interdiction; une étude relative aux
Dossier technique L’autorité prélèvements d’eau existants et projetés; une carte à
délimitation des
élaboré par gouvernementale l’échelle appropriée figurant les limites du périmètre de
périmètres de NA Décret NA l’autorité chargé de sauvegarde ou d’interdiction proposée; une étude
sauvegarde et
gouvernementale l’équipement relative au déversement d’eaux usées existants ou
d’interdiction
projetées et à l’utilisation des produits chimiques; la
liste exhaustive des usages faits des eaux prélevées;
les consignes de gestion de la nappe, lorsqu’il s’agit
d’un périmètre d’interdiction.
Ministre chargée
Le décret est soumis à l’avis du ministre chargé de
Soumission du l’environnement, et du ministre chargé des pêches
Décret de NA Décret NA décret pour avis maritimes lorsque les zones d’estuaires sont
l’environnement
concernées.
Les opérations et travaux sont soumis à l’autorisation
A compter
ABHGZR
de la date préalable de l’ABHGZR ou de l’Office régional de mise
Décret Autorisation
NA NA de en valeur agricole lorsque l’eau à prélever est destinée
ORMVA
publication à un usage agricole à l’intérieur de sa zone d’action.
du décret
Du l’article 16 à
l’article 21 du
décret n°2-97-657 du 6 Chaoual
1418 (04 Février
1998)
25
Vue système de la procédure : N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Dossier de l’enquête
Commission 1
DDPH
Physique
A la tenue de DDPH
d’enquête
chaque enquête
Autorités Après l’élaboration
Décret
gouvernemental 1
DG
Physique
DG
du dossier technique
es concernées
Commission 1
DG
Physique/ Après la tenue de
DG
PV de la commission
numérique
d’enquête 1
DDPH
l’enquête
DDPH
Vue comptable de la procédure :
N/A
26
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Contrôle de
Commission PV de la commission
Vérifier la conformité du A chaque opération de Statuer avec vigilance sur
d’enquête dossier de la demande délimitation la demande de délimitation conformité d’enquête publique
publique
27
e. Procédure de reconnaissance de droits acquis sur le domaine public hydraulique
RG 1 : la commission de l’enquête publique est composée de :
- Gouverneur ou son représentant compétent à raison du lieu de situation de la portion du domaine public hydraulique objet de la reconnaissance,
président ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère de l’équipement, secrétaire ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère chargé de l’agriculture ; - Représentant de la chambre d’agriculture ; - Représentant du président du conseil communal concerné ; - Représentant de l’agence du bassin hydraulique concernée.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-00-474 du 17 Chaabane 1421 (14 Novembre 2000) fixant la procédure de reconnaissance de droits acquis sur le domaine
public hydraulique.
28
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
L’arrêté d’ouverture d’enquête est publié par les soins du
ministre de l’équipement au « Bulletin officiel » et/ou
inséré dans au moins deux journaux d’annonces légales
La et porté à la connaissance du public par les soins de
reconnaissance L’autorité
l’autorité administrative locale, le gouverneur ou son Affichage Soixante (60)
des droits acquis
représentant, par tout moyen qu’elle juge approprié.
jours avant la Article 4 du décret
Publicité
administrative
NA
sur le domaine
Il est également affiché dans les locaux de la province ou
Registre des
date d’ouverture
n°2-00-474.
locale
public
de la préfecture et de la commune concernée. Cet
observations
de l’enquête
hydraulique affichage est constaté au terme de l’enquête par des
attestations versées au dossier de l’enquête par le
gouverneur et le président du conseil communal
concernés.
L’arrêté du ministre de l’équipement fixe : les dates
d’ouverture et de clôture des opérations de l’enquête ; la
Commission
liste des membres de la commission d’enquête ; le lieu de La durée ne doit Articles 2, 3 et 5
Enquête
l’enquête ; le lieu de situation de la portion du domaine
Registre des
pas dépasser
Publicité
de l’enquête
NA
du décret n°2-00-
publique
public hydraulique concernée par la reconnaissance ; la
observations
soixante (60)
publique
474.
nature du droit objet de la reconnaissance ; le lieu de
jours
dépôt du dossier d’enquête ainsi que du registre destiné à
recueillir les observations des intéressés.
La commission, réunie par les soins de son président, Dresser le
prend connaissance des observations et réclamations procès-verbal
Au terme de Réunion de la
Commission consignées au registre d’observations et, si elle le juge dans un délai Article 6 du décret
l’enquête
de l’enquête utile, se transporte sur les lieux, pour examiner les
NA
Procès-Verbal
maximum de dix
commission
n°2-00-474. publique
publique
observations produites.
(10) jours à dater
Le procès-verbal doit être signé par tous les membres de du jour de la
la commission et contenir l’avis motivé de cette dernière réunion
29
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
Transmission Le dossier d’enquête accompagné du procès-verbal est
Quinze (15) jours
du dossier
à dater de
Procès -verbal
transmis par le gouverneur ou son représentant, au
Dossier
Article 6 du décret d’enquête au Le gouverneur NA l’établissement
de la réunion ministère de ministre de l’équipement, avec copie au ministre de d’enquête dudit procès- n°2-00-474.
l’intérieur.
l’équipement
verbal.
30
Vue système de la procédure : N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Dossier d’enquête
Commission 1
DG
Physique
Après la tenue de DG
d’enquête
l’enquêté
PV de la commission Commission 1
DG
Physique/ Après la tenue de DG
d’enquête
d’enquête
numérique
l’enquête
Vue comptable de la procédure :
N/A
31
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Commission
Vérifier la conformité de la demande A chaque Statuer avec vigilance sur
Contrôle de PV de la commission de reconnaissance demande de les opérations de d’enquête
conformité d’enquête publique
reconnaissance reconnaissance des droits publique
acquis sur le DPH.
32
f. Procédure relative aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux superficielles ou souterraine.
RG 1 : La demande d’autorisation doit comporter les éléments suivants : 1. l’identité du demandeur et, le cas échéant, celle de toute autre personne dûment habilitée à le représenter ; 2. les coordonnées et la description exacte de l’emplacement sur lequel seront effectués les déversements ; 3. la justification par l’intéressé, de la libre disposition du fonds sur lequel les ouvrages ou installations de déversement doivent être exécutés ; 4. la nature des déversements, leur volume, leur mode d’évacuation et de traitement projeté ; 5. la durée de l’autorisation demandée. Cette demande doit être accompagnée : a. D’un plan des ouvrages de déversement prévus ; b. D’une note technique indiquant les dispositions prises ou prévues pour respecter les valeurs limites de rejet en vigueur et comportant notamment le type de traitement à faire subir au déversement, la description des installations de traitement et les caractéristiques du déversement, lorsqu’un dispositif d’épuration des eaux usées est prévu.
RG 2 : L’enquête est confiée à une commission composée de : - Représentant de l’autorité administrative locale concernée, président ; - Représentant de l’agence du bassin hydraulique, secrétaire ; - Représentant de la ou des communes concernées ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux relevant de l’autorité gouvernementale chargée de l’eau ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux relevant de l’autorité gouvernementale chargée de la santé ; - Représentant de l’autorité gouvernementale chargée de l’environnement ; - Représentant de l’autorité gouvernementale chargée de l’agriculture ; - Représentant de l’Institut national de la recherche halieutique lorsque le déversement, le dépôt, l’écoulement ou le rejet doit avoir lieu dans
les eaux superficielles ou souterraines communiquant directement ou indirectement avec la mer ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère dont relève le secteur concerné.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-04-553 du 13 Hija 1425 (24 Janvier 2005) relatif aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux
superficielles ou souterraine.
33
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Les demandes d’autorisations sont établies sur ou
d’après des imprimés fournis par l’agence et
doivent être adressées par lettre recommandée
Directeur de avec accusé de réception ou déposées contre
Réception de la
l’ABHGZR récépissé, à l’agence. Article 2 du
Demande de
Toutefois, ces imprimés peuvent être fournis par
Demande
Décret n°2-04-
demande
NA
NA
l’autorisation
Les services
les services préfectoraux ou provinciaux
d’autorisation
553 du 13 Hija
d’autorisation
préfectoraux
concernés relevant de l’autorité gouvernementale
1425.
ou provinciaux chargée de l’eau et les demandes susvisées
peuvent être déposées ou adressées dans les
mêmes conditions ci-dessus citées à ces derniers,
qui se chargent de les transmettre à l’ABHGZR.
La décision doit mentionner notamment : l’objet
de l’enquête ; les dates d’ouverture et de clôture
des opérations de l’enquête ; le lieu de l’enquête ;
le lieu de déversement ; les membres de la La durée ne peut Article 4 du
commission d’enquête ; le lieu de dépôt du
Décision
excéder 20 jours
Demande
L’ouverture de
Directeur de
Décret n°2-04-
dossier d’enquête ainsi que du registre destiné à
NA
d’ouverture de
à compter de la
d’autorisation
l’enquête
l’ABHGZR
553 du 13 Hija
recueillir les observations des intéressés. Ce
l’enquête
date de réception
1425.
registre, dont les pages sont fixes, cotées,
de la demande.
cachetées et paraphées par le président de la
commission, reste mis à la disposition du public
pendant toute la durée de l’enquête.
La décision d’ouverture d’enquête mentionnée ci- Quinze (15)
dessus est publiée par le directeur de l’agence
jours au moins
Article 5 du
dans au moins deux journaux d’annonces légales,
Affichage
L’ouverture de
Directeur de
avant la date
Décret n°2-04-
Publicité & Affichage
dont un au moins de langue arabe, et portée à la
NA /
l’enquête
l’ABHGZR
d’ouverture des
553 du 13 Hija
connaissance du public par les soins de l’autorité
Attestations
opérations 1425.
administrative locale par tout moyen qu’elle juge
d’enquête.
approprié.
34
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Le dossier
d’enquête
Commission L’autorité administrative locale met à la disposition (demande de La durée ne peut
Article 3 du
Publicité &
du public, au siège de la ou des communes
l’intéressé, les
Décret n°2-04- Enquête
NA
excéder trente
Affichage
L’autorité
concernées le dossier d’enquête.
pièces qui
553 du 13 Hija (30) jours
administrative
l’accompagnent
1425.
et le registre
d’observations)
Au terme de l’enquête publique, la commission,
réunie par les soins de son président, prend
connaissance des observations et réclamations
consignées au registre d’observations et, si elle le Le dossier
juge utile, se rend sur les lieux, pour examiner les
Commission
d’enquête doit
observations produites. Elle convoque le
d’enquête
être transmis à
Article 7 du demandeur de l’autorisation pour présenter ses
Au terme de
Réunion de la
Le dossier
l’ABHGZR au
Décret n°2-04- arguments contre les allégations éventuellement
NA
l’enquête
commission
Le Directeur
d’enquête
plus tard quinze
553 du 13 Hija contenues dans le registre d’observation.
de l’ABHGZR
(15) jours à dater 1425. L’avis de la commission d’enquête est pris à la
du jour de la
majorité des voix des représentants présents. En
réunion.
cas d’égalité des voix, celle du président est
prépondérante. Le procès-verbal doit être signé
par tous les membres présents de la commission
et contenir l’avis motivé de cette dernière.
Au vu du dossier technique, le directeur de Quinze (15) Article 8 du
l’agence décide de la suite à réserver à la
jours au plus
Réunion de la
Décision
Le Directeur
Décision
Décret n°2-04- demande d’autorisation, dans un délai de quinze
NA
tard, à dater de la
commission
d’autorisation
de l’ABHGZR
d’autorisation
553 du 13 Hija (15) jours au plus tard, à dater de la réception
réception dudit
1425.
dudit dossier.
dossier.
35
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rédaction de la décision d’ouverture de l’enquête et de la décision d’autorisation.
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Demandeur
A chaque Demande d’autorisation
1
DG
Physique
demande
DG
d’autorisation
d’autorisation
A chaque
Décision d’ouverture de DG 1
DDPH
Physique/ ouverture DDPH
l’enquête publique
numérique
d’enquête
publique
Commission de 1
DG
Physique/
A la tenue de
DG
Dossier d’enquête
l’enquête
1
DDPH
numérique
la commission
DDPH
publique
Physique/
A l’acceptation
Décision d’autorisation
DG 1
DDPH
de la demande
DG
numérique
d’autorisation
Vue comptable de la procédure :
N/A
36
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Contrôle des Commission Dossier d’enquête
Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance sur
demandes dossier de la demande d’autorisation la demande d’autorisation. d’enquête publique publique
d’autorisation d’autorisation
37
g. Procédure relative à l’assainissement autonome
RG 1 : les dispositions ci-dessous s’appliquent aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux superficielles ou souterraines suivants :
- Déversements provenant des habitations rurales dispersées ; - Déversements provenant des agglomérations rurales dont la population est inférieure à un seuil fixe ; - Déversements provenant des agglomérations rurales dont la population est supérieure ou égale au seuil précité, et où les eaux usées
déversées ont subi une épuration à travers des dispositifs d’assainissement autonome agréés.
RG 2 : les dispositifs d’assainissement autonome sont de deux types :
1. les dispositifs assurant la collecte et l’épuration des eaux usées tel que la fosse septique ; 2. les dispositifs assurant à la fois la collecte, l’épuration et l’évacuation des eaux usées par utilisation des sols, tels que l’épandage souterrain dans le sol naturel, l’épandage dans un sol reconstitué ou la fosse chimique.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-05-1533 du 14 Moharrem 1427 (13 Février 2006) relatif à l’assainissement autonome.
38
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Les services Toute réalisation de dispositif d’assainissement
Article 4 du
techniques de
Réception de la
autonome en milieu rural est soumise à
Décret n°2-05-
Déclaration
la commune
NA
Déclaration
NA
déclaration
déclaration auprès des services techniques de la
1533 du 14
L’intéressé
commune. Moharrem 1427.
Les services techniques de la commune délivrent Un (1) mois Article 4 du
récépissé de la déclaration à l’intéressé. Ce
Réception de la
Récépissé de la
Récépissé de la
Décret n°2-05-
L’intéressé récépissé est accompagné des prescriptions
NA
Au plus tard 2
déclaration
déclaration
déclaration
1533 du 14
techniques édictées par l’arrêté visé à l’article 2
ans après ladite
Moharrem 1427. du Décret n°2-05-1533 du 14 Moharrem 1427.
date.
La non-
Lorsqu’un dispositif d’assainissement autonome
n’est pas conforme aux prescriptions techniques,
Article 5 du
conformité du
L’intéressé
la commune met l’exploitant en demeure de s’y
Décret n°2-05-
dispositif
Mise en demeure
NA
NA
18 mois
conformer dans un délai de dix-huit (18) mois.
1533 du 14
d’assainissement
La commune
Passé ce délai, la commune peut y procéder
Moharrem 1427
autonome
d’office aux frais de l’intéressé.
39
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Etablissement du récépissé de la déclaration.
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Déclaration
Intéressé 1
DDPH
Physique
A chaque réception DDPH
de la déclaration
Après l’élaboration
Récépissé de la déclaration DDPH 1 DDPH Physique du dispositif DDPH
d’assainissement
Vue comptable de la procédure :
N/A
40
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Vérifier le respect des A chaque réception de S’assurer de la conformité
Contrôle de DDPH
Récépissé de la prescriptions techniques telles déclaration d’assainissement du dispositif
validation déclaration qu’elles sont décrites dans le autonome d’assainissement aux
décret. prescriptions techniques.
41
h. Procédure d’accumulation artificielle des eaux
RG 1 : la demande d’autorisation doit comporter : 1. l’identité du demandeur et, le cas échéant, celle de toute autre personne dûment habilitée à le représenter ; 2. le régime juridique des eaux à accumuler ; 3. le type d’ouvrage d’accumulation ; 4. la localisation de l’ouvrage d’accumulation ; 5. le volume d’eau à accumuler, les besoins en eau et l’usage prévu de l’eau ; 6. l’étendue et la profondeur maximale d’eau dans l’aire d’accumulation ; 7. la durée de l’accumulation artificielle.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-224 du 21 Joumada II 1418 (24 Octobre 1997) fixant les conditions d’accumulation artificielle des eaux.
42
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
Opérations
associés
Volume supérieur à deux mille (2000) mètres cubes d’eaux
La demande doit être accompagné des pièces suivants : une
Directeur étude technique lorsque la capacité de stockage de l’ouvrage
dépasse 50.000 mètres cubes, réalisée par un organisme
Demande
de
l’ABHGZR
spécialisé; une étude d’impact lorsque la capacité de stockage
Articles 3, 4, 5 d’autorisation Réception de la
de l’ouvrage dépasse 50.000 mètres cubes; un plan de situation
Demande
du décret n°2-97- d’accumulation
demande
NA
NA
Services
approprié; un plan des aménagements nécessaires à
d’autorisation
224 du 21 artificielle de d’autorisation
de l’eau
l’accumulation; un schéma des installations projetées; un acte
Joumada II 1418 l’eau
par lequel le demandeur justifie être le propriétaire du terrain sur
L’intéressé
lequel l’accumulation sera faite, ou tenir du propriétaire le droit
de l’exploiter.
L’agence dispose d’un délai de deux (2) mois à compter de la
Deux (2) mois Article 6 du
Réception de la
Suite accordée
L’Agence
à compter de la
date de réception dudit dossier pour accorder ou refuser
décret n°2-97-
demande
à la demande
NA
NA
date de
l’autorisation.
224 du 21
d’autorisation
d’autorisation
L’intéressé
réception du
Le refus de l’autorisation doit être motivé.
Joumada II 1418
dossier
Le
Le renouvellement de l’autorisation d’accumulation artificielle Article 10 du
Demande de
L’Agence
des eaux se fait sur demande de l’attributaire six (6) mois au
Six (6) mois
renouvellement
Autorisation
décret n°2-97-
renouvellement
moins avant l’expiration de celle en cours, et après expertise de
NA
au moins avant
de l’autorisation
renouvelée
224 du 21 d’autorisation L’intéressé l’ouvrage d’accumulation et de ses annexes faites, aux frais de l’expiration d’accumulation l’intéressé, par les soins de l’agence de bassin. Joumada II 1418
Volume inférieur à deux mille (2000) mètres cubes d’eaux
Dépôt de la Déclaration L’Agence déclaration à d’accumulation
l’ABHGZR artificielle L’intéressé
La déclaration doit être accompagnée des pièces : un plan de
situation approprié ; un plan des aménagements nécessaires à
l’accumulation ; un schéma des installations projetées ; un acte Déclaration 30 jours pour
Article 14 du
par lequel le demandeur justifie être le propriétaire du terrain sur
décret n°2-97- NA d’accumulation commencer ls
lequel l’accumulation sera faite, ou tenir du propriétaire le droit 224 du 21 artificielle travaux
de l’exploiter.
Joumada II 1418
L’Agence peut formuler toute observation pendant les trente
jours. Toute opposition de l’agence doit être motivée.
43
Vue système de la procédure : N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Dossier de Demande Demandeur 1
DDPH
Physique
A chaque demande DDPH
d’autorisation
d’autorisation
Physique/
Suite à chaque demande Autorisation renouvelée
DDPH 1
DG
de renouvellement
DDPH
numérique
d’autorisation
Déclaration d’accumulation
A chaque demande
Demandeur 1
DDPH
Physique
d’accumulation artificielle
DDPH artificielle de l’eau
des eaux
Vue comptable de la procédure :
N/A
44
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Contrôle de
Dossier de Vérifier le respect A chaque réception de S’assurer de la conformité du dossier de
DDPH demande des prescriptions demande d’accumulation demande d’autorisation aux conditions de conformité
d’autorisation techniques artificielle des eaux renouvellement d’autorisation.
45
i. Procédure relative à l’utilisation des eaux usées
RG 1 : La commission est composée de : - La présidence du directeur de l’agence, - Représentants des services du ministère chargé de l’environnement et des services préfectoraux ou provinciaux concernés du ministère
chargé de l’équipement, - Ministère chargé de la santé publique, - Ministère dont dépend le secteur usager des eaux usées épurées.
RG 2 :
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-875 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à l’utilisation des eaux usées.
46
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
La demande d’autorisation doit être accompagnée d’un dossier
constitué : un acte justifiant la libre disposition par l’intéressé du
(ou des) fonds à irriguer avec les eaux usées épurées ou des
installations pour lesquelles ces eaux usées seront utilisées;
ABHGZR
une étude technique indiquant la qualité des eaux usées Article 4 du
Dépôt du dossier
épurées à utiliser et justifiant le projet; des plans parcellaires du
Dossier de la
Demande
décret n°2-97-875 d’autorisation à
(ou des) fonds à irriguer; un plan du système de collecte des
NA
demande
NA
d’autorisation
Les services
du 6 Chaoual l’ABHGZR
eaux usées épurées; un plan du système d’épuration des eaux
d’autorisation
de l’eau
1418 usées, lorsque l’utilisateur des eaux usées se charge de leur
épuration; des plans du système de drainage en cas
d’irrigation; des réseaux de distribution des eaux usées à
utiliser en cas d’utilisation urbaine; d’un plan du circuit des eaux
usées épurées en cas d’utilisation industrielle.
Dépôt du Article 5 du
dossier Avis de la Commission
La demande d’autorisation et les pièces qui l’accompagnent NA
NA
NA
décret n°2-97-875
d’autorisation à
commission
sont soumises à l’avis d’une commission.
du 6 Chaoual
l’ABHGZR 1418
Articles 5 et 6 du
Avis de la Décision Directeur de Le directeur de l’Agence décide de la suite à réserver à la NA
L’autorisation
NA
décret n°2-97-875
commission
d’autorisation
l’ABHGZR demande d’autorisation suite à l’avis de la commission.
du 6 Chaoual
1418
47
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Etablissement de la décision d’autorisation
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Dossier de la demande Demandeur 1
DDPH
Physique
A chaque demande DDPH
d’autorisation
d’autorisation
A l’établissement de
PV de la commission Commission 1 DG Physique l’avis de la DG
commission
Décision d’autorisation
DG 1
DDPH
Physique/ A la décision DG
numérique
d’autorisation
Vue comptable de la procédure :
N/A
48
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité Finalité
Contrôle de
Dossier de la Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance
Commission demande dossier de la demande d’autorisation sur la demande validation
d’autorisation d’autorisation
d’autorisation.
49
j. Procédure relative à l’occupation temporaire du domaine public
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Dahir du 24 Safar 1337 (30 Novembre 1918) relatif aux occupations temporaires du Domaine Public.
50
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
La demande devra spécifier explicitement le but de
l’occupation, les modifications que le requérant compte
apporter au relief de la parcelle à occuper, et aussi les
Dépôt du Demande
dimensions et dispositions principales des bâtiments et Récépissé
dossier de
Directeur de autres ouvrages qu’il entend y établir ; le demandeur devra,
du dossier
Article 2 du Dahir
d’occupation
NA
NA
demande
l’ABHGZR
en outre, sur l’invitation qui lui sera faite, avant
de demande
du 24 Safar 1337
temporaire
d’autorisation
qu’intervienne l’arrêté d’autorisation, s’engager par écrit à
d’autorisation
payer la redevance
Le dossier est déposé contre récépissé auprès de
l’ABHGZR ou des services de l’eau.
Le Directeur Général de l’ABHGZR fera procéder à
l’instruction des demandes et signera, quand il y aura lieu,
l’arrêté d’autorisation sous réserve de consultation
préalable, d’abord dans chaque cas, des services et
autorités que pourra intéresser l’occupation et ensuite, en
tout état de cause, du Chef du Service des Domaines en ce
Demande Notification de
Directeur de
qui concerne la fixation de la redevance. L’arrêté
Articles 3 et 4 du
d’occupation
L’arrêté à intervenir prendra acte du but de l’occupation, il
NA
NA
Dahir du 24 Safar l’arrêté à l’intéressé
l’ABHGZR
d’autorisation
temporaire
fixera, dans la mesure où l’intérêt public paraîtra l’exiger, la
1337
nature, les dimensions et les dispositions des ouvrages que
l’occupant aura la faculté d’établir, et les conditions à
observer dans leur fonctionnement et leur exploitation. Il
fixera également les délais dans lesquels les susdits
ouvrages devront être entrepris et celui dans lequel devra
être assuré leur achèvement.
Notification de
L’intéressé Toute occupation comportera le paiement d’une redevance
Paiement de la
annuelle dont le montant sera fixé par l’arrêté y relatif. Cette
Article 7 du Dahir l’arrêté à
NA
NA
NA
redevance annuelle
Service aide et
redevance commencera à courir du jour où le susdit arrêté
du 24 Safar 1337 l’intéressé
redevance
aura été notifié à l’intéressé.
51
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
L’arrêté d’autorisation déterminera les conditions dans
lesquelles la parcelle à occuper sera remise à l’Etat lors de
la cessation de l’occupation. Il pourra prescrire, soit le
rétablissement intégral des lieux dans leur état primitif, soit
seulement un rétablissement partiel de la situation
antérieure, en distinguant alors entre les ouvrages que
l’occupant sera tenu d’enlever, ceux dont l’enlèvement sera
pour lui facultatif, et ceux qu’il devra abandonner à titre
Remise des gratuit à l’Etat ; il fixera les délais, comptés à partir du jour Article 10 du
lieux à l’Etat à la
Cessation de
Directeur de de l’expiration de l’occupation, dans lesquels il devra être
NA
NA
NA
Dahir du 24 Safar cessation de
l’occupation
l’ABHGZR
satisfait aux obligations ci-dessus. Ces obligations resteront
1337 l’occupation
les mêmes pour l’occupant en cas de retrait, pour une cause
quelconque, de l’autorisation, le délai susvisé courant alors
à partir du jour fixé pour la cessation de l’occupation. Au cas
où, à l’expiration de ce délai, la remise en état prescrite
n’aurait pas été intégralement opérée, il y serait pourvu
d’office par les soins du Directeur de l’ABHGZR qui dressera
alors, des sommes dépensées de ce chef, un état dont le
montant sera recouvré sur l’occupant dans les formes
spécifiées ci-dessus pour les redevances annuelles.
52
Vue système de la procédure : N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
A chaque
L’arrêté d’autorisation DG 1 Bureau d’ordre Physique demande DDPH
d’autorisation
Vue comptable de la procédure :
N/A
53
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité
Finalité
Droit permanent de Contrôle Veiller au maintien en bon état ceux
Dossier de la
surveillance et de contrôle sur permanent des ouvrages établis par lui, dont
Le Directeur la parcelle occupée, l’accès
l’entretien et le fonctionnement Contrôle du régime demande
Général de de celle-ci ne pouvant à aucun
importeraient
àl’intérêt public,
des eaux d’occupation
l’ABHGZR moment être refusé aux
notamment
ceux qui seraient
temporaire
fonctionnaires et agents qu’il
susceptibles d’influer d’une façon
aura désignés pour l’exercer. quelconque sur le régime des eaux
54
k. La délivrance de l’avis technique
Objectif
Services intervenants
L’objectif de la procédure est de permettre à l’ABHGZR de donner son avis Acteurs internes :
sur tout projet pouvant avoir un impact sur les ressources en eau et le - DPH,
domaine public hydraulique, - L’Ordonnateur,
Acteurs externes :
- Collectivités territoriales,
- Centre régional d’investissement,
- Agence urbaine,
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Selon l’article 5 de la loi 36-15 sur l’eau Le domaine public hydraulique est constitué de toutes les eaux continentales, qu’elles soient superficielles, souterraines, douces, saumâtres, salées, minérales ou usées ainsi que des eaux de mer dessalées écoulées dans le domaine public hydraulique et des ouvrages hydrauliques et leur annexes affectés à un usage public.
RG 2 : Selon l’article 17 de la loi 36-15 sur l’eau, Les propriétaires riveraines des cours d’eau, lacs, aqueducs, conduites d’eau et canaux d’irrigation ou de drainage affectés à un usage public sont soumises à une servitude dans la limite d’une largeur qui peut atteindre, le cas échéant, quatre mètre à partir des francs bords, destinée à permettre le libre passage du personnel et des engins de l’administration, des établissem ents publics compétents et les tiers, ainsi que le dépôt de produits de courage ou l’exécution de travaux d’intérêt général.
RG 3 : Selon l’article 87 de la loi 36-15 sur l’eau, les biens du domaine public hydraulique, nécessaire à l’agence bassin hydraulique pour exercer les missions qui lui sont imparties par la présente loi, sont mis à sa disposition par l’administration dans les conditions fixées par voie réglementaire.
55
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Dans cette étape, la division DPH vérifie le dossier envoyé par le demandeur,
Levée
Traitement du dossier
DPH
Système SIG
1 jour
Réception du
• Le dossier comprend : Levée topographique, une
topographique
dossier
copie simple de la CIN du demandeur, Déclaration
sur l’honneur, Demande de certificat administratif.
Visite sur terrain
DPH
La vérification du plan de délimitation peut donner Word
PV de visite
Le jour de la
lieu à une visite physique.
visite
Après Préparation de l’avis
Service Le responsable de vérification établie l’avis
vérification du
Planification
Word
Avis technique
1 jour
technique
conformément à la réglementation en vigueur.
dossier
DPH
Chef de
Etablissement Signature de l’avis division L’ordonnateur signe l’avis
N/A
Avis technique 1 jour
de l’avis
technique
signé
Ordonnateur
Délivrance de l’avis
Le secrétariat reçoit l’arrêté de décision signée, L’original de
Avis signé
Secrétariat
Par voie postale
1 jour technique
Il se charge de délivrer l’original de l’avis au
l’avis
demandeur.
56
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Système SIG Contrôle des levées topographiques
Word Etablissement de l’Avis
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Avis
DPH 2
DPH Physique
A chaque réception de DPH
Bureau d’ordre
dossier
Vue comptable de la procédure : N/A
57
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle de validation DPH Dossier du demandeur Vérification du dossier A chaque demande d’avis
Statuer avec vigilance sur la
demande d’avis
58
VI. Sous procédure Affaires juridiques et contentieux
1. Gestion des infractions
Objectif Services intervenants
Cette procédure relève le cadre juridique de la gestion des infractions
Acteurs internes :
- DPH
commises durant la période de l’utilisation ou l’exploitation du domaine
- Police de l’eau
public hydraulique par une tierce personne.
Acteurs externes :
- Tribunal compétent
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Les infractions aux dispositions de la loi 36-15 relative à l’eau et les textes adoptés pour son application peuvent être constatées par
tout procédé utile, notamment par des prélèvements d’échantillon ; RG 2 : Toute constatation d’une infraction doit être matérialisé dans un procès-verbal conforme aux dispositions légales de la procédure pénale ; de
plus, toute constatation notée dans le PV fait foi jusqu’à preuve de contraire par tout moyen. RG 3 : Les infractions et les constatations menées sont consignées, par les agents de police de l’eau, dans un registre côté et paraphé tenu à cet
effet par L’ABHGZR.
59
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système
Documents
Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Lors de la constatation de l’infraction, L’agent de la police des l’eau prélève un échantillon et le scellé.
Commission
Constatation de
• L’agent doit informer l’exploitant du DPH en question de
Police de l’eau l’objet du prélèvement et lui remettre un échantillon sous
1 jour
d’une infraction
l’infraction
scellé.
• En cas de flagrant délit, l’agent peut arrêter les travaux, saisir et mettre en fourrière le matériel et les
outils causes de l’infraction.
Constatation de
• Afin de matérialiser sa constatation, L’agent établi le PV PV relatif à la
de la situation, contenant les circonstances de l’infraction,
Rédaction du PV
Police de l’eau
Word
constatation de
1 jour
l’infraction
les explications du contrevenant et les éléments faisant
l’infraction
ressortir la matérialité de l’infraction.
Transmission du
•Police de l’eau
PV relatif à la
constatation de
PV au Service
Réception du PV par le
• Bureau d’ordre
• La police de l’eau transmis le PV constatant l’infraction
l’infraction
Affaires
Service Affaires
• Service Affaires
1 jour
au service des affaires juridiques et contentieux de la
juridiques et
juridiques et contentieux
juridiques et
Division DPH. Accusé de
contentieux
contentieux
réception
Envoi du PV au
• Service Affaires • Le service des affaires juridiques et contentieux de
PV relatif à la
Envoi du PV au tribunal
juridiques et
tribunal
constatation de
10 jours
l’agence envoie le PV constant l’infraction dont l’objectif
compétent
contentieux
compétent
l’infraction
d’amener une procédure judiciaire.
• Bureau d’ordre
60
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rédaction du PV relatif à la constatation de l’infraction, accusé de réception
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Service A chaque
Affaires
PV Relatif à la constatation de l’infraction
Police de l’eau 1
Physique
constatation
DPH juridiques
et
d’infraction
contentieux
Vue comptable de la procédure : N/A
61
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Service des
Vérifier le contenu du PV S’assurer du respect des rédigé et sa conformité
Contrôle de Affaires PV relatif à la constatation A chaque réception dudit dispositions légales sur le avec les dispositions
validation juridiques et de l’infraction PV plan du fond et de la légales de la procédure
contentieux
forme. pénale.
62
V. Sous procédure Gestion Aides & Redevances
1. Recouvrement des redevances
Objectif
Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour le recouvrement de la
Acteurs internes :
- Valideur dossier d’autorisation
redevance pour utilisation de l’eau du domaine public hydraulique.
- Service Marché et Comptabilité
Elle se déclenche par la vérification des autorisations.
Acteurs externes :
Elle s’achève par le dépôt des reçus de paiement. - ONEP
- ORMVA
- Particuliers
Règles de gestion :
RG 1 : Toute exploitation ou utilisation du domaine public hydraulique est soumise au paiement d’une redevance conformément aux conditions fixées par :
- Loi 36-15 sur l’eau ; - Décret n°2-97-414 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif aux modalités de fixation et de recouvrement de la redevance pour utilisation de
l’eau du domaine public hydraulique ; - Décret n°2-04-553 du 13 Hija 1425 (24 Janvier 2005) relatif aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux
superficielles ou souterraines ; - Arrêté n°520-98 du 13 Kaada 1418 (12 Mars 1998) relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour la produc tion
de l’énergie hydroélectrique ; - Arrêté n°548-98 du 21 Août 1998 relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour l’irrigation ; - Arrêté n°2283-03 du 29 Chaoual 1424 (24 Décembre 2003) relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour
l’approvisionnement en eau des populations ; - Arrêté n°2565-05 du 11 Chaoual 1426 (14 Novembre 2005) relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour
l’approvisionnement en eau industrielle ;
63
- Arrêté n°1180-06 du 15 Joumada I 1427 (12 Juin 2006) fixant les taux de redevances applicables aux déversements des eaux usées et définissant l’unité de pollution ;
- Décision du conseil d’administration de l’Agence (Extraction des matériaux, prestations de l’Agence, redevances pour autres utilisations du DPH),
RG 2 : Les différents types de redevances sont : - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour l’approvisionnement en eau des populations, - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour l’irrigation, - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour la production de l’énergie hydroélectrique, - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour l’approvisionnement en eau industrielle, - Redevances applicables aux déversements des eaux usées, - Redevances sur l’extraction des matériaux, - Redevances permettant de couvrir les prestations réalisées par l’Agence, - Produits de concessions, - Redevances relatives à d’autres utilisations du DPH,
RG 4 : L’approvisionnement en eau des populations La redevance pour utilisation du l’eau du domaine public hydraulique est calculée selon la formule suivante :
R = t * V * c
Dans laquelle :
R : Redevance exprimée en dirhams ;
t : Taux de redevance exprimé en dirhams par mètre cube (Fixé à 0.04 dirhams par mètre cube d’eau prélevé)
V : Volume d’eau prélevé mesuré ou déclaré par l’utilisateur, exprimé en mettre cubes ;
C : Coefficient de régulation ; le coefficient est fixé comme suit :
Origine de l’eau Coefficient de régulation
Eau de surface régularisée par un ouvrage hydraulique public 1
Eau de surface non régularisée par les ouvrages hydrauliques publics et eau souterraine 0.5
Lorsque l’eau utilisée est une eau souterraine ou une eau superficielle nécessitant un refoulement, la redevance est calculée selon la formule suivante : Rr = k x R dans laquelle :
64
Rr : Redevance en cas d’eau souterraine ou d’eau superficielle nécessitant un refoulement ; R : Redevance calculée conformément à la formule ci-dessus ; K : Coefficient de rabattement, variant en fonction des hauteurs ainsi qu’il suit :
Hauteur de refoulement en mètre K
Moins de 100 m 1
100 m et plus 0.9
La redevance forfaitaire est fixée à :
- 10 dirhams par an, (besoins domestiques < 10m3/j) ;
- 200 dirhams par an (Service assuré par communes ou les besoins domestiques < 200m3/j).
RG 5 : L’irrigation La redevance pour utilisation de l’eau du domaine public hydraulique est calculée au moyen de la formule suivante : R = t x V x c dans laquelle : R : Redevance exprimée en dirhams, T : Taux de redevance exprimé en dirhams par mètres cubes (fixé à 0.02 dirham par mètre cube d’eau prélevé), V : Volume d’eau prélevé en tête d’exploitation agricole, ou autorisé en cas d’absence de compteur, exprimé en mètres cubes, C : Coefficient de régulation, le coefficient est fixé comme suit :
Origine de l’eau Coefficient de la régulation
Eau non régularisée par les ouvrages hydrauliques publics 0.8
Eau régularisée par un ouvrage hydraulique public 1
Eau de nappe déclarée surexploitée au sens de l’article 86 de la loi sur l’eau 1
Eau des autres nappes 0.8
Lorsque l’eau utilisée est une eau souterraine ou une eau superficielle nécessitant un refoulement, la redevance est calculée par la formule suivante : Rr = k x R dans laquelle : Rr : Redevance en cas d’eau souterraine ou d’eau superficielle nécessitant un refoulement, R : Redevance calculée conformément à la formule ci-dessus,
65
K : Coefficient de rabattement, variant en fonction des hauteurs ainsi qu’il suit :
Hauteurs de refoulement en mètres K
Moins de 10 m 0.95
De 10 à 20 m 0.90
De 20 à 50 m 0.85
Plus de 50 m 0.80
RG 6 : l’approvisionnement en eau industrielle La redevance pour utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour l’approvisionnement en eau industrielle est calculée au moyen de la formule
suivante : R = t x v x c dans laquelle : R : Redevance exprimée en dirhams ; t : Taux de redevance exprimé en dirhams par mètre cube; v : Volume d’eau prélevé ou autorisé en cas d’absence de compteur, exprimé en mètres cubes; c : Coefficient de régulation ;
Origine de l’eau K
Eau non régularisée par les ouvrages hydrauliques publics 0.8
Eau régularisée par un ouvrage hydraulique public 1
Eau de nappe déclarée surexploitée 1
Eau des autres nappes 0.8
Lorsque l’eau utilisée est une eau souterraine ou une eau superficielle nécessitant un refoulement, la redevance est calculée selon la formule suivante : Rr = K x R dans laquelle :
Rr est la redevance en cas d’eau souterraine ou d’eau superficielle nécessitant un refoulement
; R est la redevance calculée par la formule ci-dessus ; K est le coefficient de rabattement, variant en fonction des hauteurs de refoulement ainsi qu’il suit :
66
Hauteur de refoulement en matière K
Moins de 10 m 0.95
De 10 à 20 m 0.90
De 20 à 50 m 0.85
Plus de 50 m 0.80
RG 7 : La production de l’énergie Hydroélectrique Le taux de la redevance est fixé à 0,02 dirham par kilowattheure d’énergie effective produite mesurée aux bornes des sorties des centrales
hydrauliques. Le coefficient de régulation est égal à 1. Rn = R0 x Eh/Eh0 où : Rn = taux de redevance à l’année n, R0 = taux de redevance de la dernière année durant laquelle la révision a été appliquée, Eh = indice énergie électrique haute tension publié par le ministère chargé de l’équipement,
Eh0 = indice énergie électrique haute tension publié par le ministère chargé de l’équipement, valable pour le 1er janvier de l’année durant laquelle la
révision a été appliquée. Dans le cas où l’indice Eh, indice de l’énergie électrique haute tension n’est plus publié, les départements chargés de l’équipement et de l’énergie
conviennent d’un nouvel indice, le plus proche de l’indice précédent. Toutefois, le taux de la redevance précitée ne peut être inférieure à 0,02 dirham
Kilowattheure et la révision ne s’applique que si elle donne une augmentation supérieure à 5%.
RG 8 : Déversements des eaux usées - Les rejets industriels :
Le nombre (N) d’unités de pollution est calculé selon la formule suivante : N = 0,6 MO + 0,15 MES + 6,5 Ml, dans
laquelle N = Nombre d’unités de pollution ; MES = Quantité de matières en suspension, exprimée en kilogrammes par an ;
Ml = Somme des quantités exprimées en kilogrammes par an des métaux lourds suivants : Zinc, Chrome, Nickel, Cuivre, Arsenic, Plomb, Cadmium et
Mercure ; MO = Quantité de matières oxydables, exprimée en kilogrammes par an calculée par la formule suivante :
67
MO = (2 DB05 + DC0) /3 dans laquelle :
DBO 5 = Demande biochimique en oxygène durant cinq (5) jours, exprimée en kilogrammes par an
; DCO = Demande chimique en oxygène, exprimée en kilogrammes par an. Pour les unités industrielles du secteur de la pâte à papier et du papier et carton, les quantités de matières en suspension (MES), de métaux lourds (Ml)
et de matières oxydables (MO) à considérer dans le calcul du nombre d’unités de pollution, sont les différences entre les qua ntités contenues dans les eaux usées déversées et les eaux prélevées par lesdites unités.
Le taux de redevance applicable aux déversements des eaux usées industrielles :
Année 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 et
au-delà
TAUX 0.01 0.01 0.05 0.10 0.15 0.15 0.30 0.30 0.50 0.50 0.70
- Les rejets domestiques : R = TRd . Volume eau potable. (1 - Nstep )
TRd : Taux de redevance des rejets d’eaux domestiques :
Année 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 et au-delà
Taux de redevance déversements des eaux usées domestiques (Dh/m3) 0.07 0.07 0.15 0.15 0.24 0.24 0.30 Le volume d’eau potable est celui facturé par le gestionnaire de l’assainissement (ou de l’eau potable), ou prélevé dans le milieu ou d’un ouvrage public. Nstep : % d’abattement de la pollution par la STEP.
- Les redevances des agglomérations rurales : La redevance forfaitaire de déversement domestique des agglomérations rurales est fixée à cinq cents (500) dirhams par an. Elle est recouvrée auprès
des communes concernées.
RG 9 : Les redevances relatives aux concessions
- Pour les premières cinq (5) années :
Part fixe : 0.5% du chiffre d’affaire Part
variable : 0.5 % du chiffre d’affaire
- A partir de la sixième année :
68
Part fixe : 1.5% du chiffre d’affaire Part variable : 1.5% du chiffre d’affaire
69
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Réception du
Vérification
•Valideur • Vérifier les autorisations suivantes : l’arrêté d’autorisation de Liste
dossier
déversement, l’arrêté d’occupation.
actualisée
dossier
documentaire
NA
NA
d’autorisation
• Actualiser la liste des redevables Année N.
des
d’autorisation
• DPH
• Examiner le régime des concessions et des autorisations.
redevables
Vérification Réaliser les contrôles
Service Aide et • La réalisation des contrôles se fait après vérification NA
Assiette des NA documentaire Redevance documentaire du dossier. Ensuite vient l’étape de réalisation redevances
des assiettes des redevances
Réception des
• Les redevances dues pour l’utilisation et l’occupation
Recalculer les Service Aide et
temporaire du domaine public hydraulique sont calculé selon
Calcul de
formulaires de
NA
NA
redevances
Redevance
des règles bien précise selon le type.
redevance
déclaration
Il faut informer la DAAF pour les redevances.
Réception des
Remettre les
Après validation de la DAAF, les autorisations sont remises aux Base de
DAAF
clients et saisi sur la base de données.
NA
données des
NA autorisations
autorisations
autorisations
Réception de la
• Gérer les réclamations liées à l’acquittement des redevances Réclamations
Régulariser les
à verser qui ne sont pas acquittées aux termes échus.
Avant la fin
base de
Service Aide et
Situation
redevances non • Communiquer une situation mensuelle des redevances à la Excel de chaque données des
recouvrées Redevance
DAAF mensuelle
mois autorisations des
redevances
Remettre les ordres de ONEP
Suite à la préparation de la situation mensuelles des
A la fin du
recettes aux
Ordre de
ORMVA
redevances, la division Remet les ordres de recettes aux
NA
NA contrôle redevables pour recette
Particulier
redevables pour paiement.
paiement
70
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Déclencheur
associés
Réception des Service Aide et • Suite à la réception des récépissés de paiement : Récépissés
ordres de
Déposer les reçus de Redevance
Confirmer les paiements auprès de la trésorerie provinciale
Excel
NA DAAF de paiement
recette
paiement
Etablir une situation des paiements effectués
Particulier
71
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Préparation de la situation mensuelle des redevances
Préparation de la situation des paiements effectués
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nbre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
La liste des redevables
Valideur dossier NA
Service Aide
et Physique
Périodique
DPH d’autorisation Redevance
DAF
Les ordres de recettes
Service Aide et NA
Province Physique
A chaque demande DPH
Redevance
Cercle
d’autorisation
DPH
Vue comptable de la procédure :
N/A
72
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
La réalisation des S’assurer de la
contrôles se fait après
Vérification Service Aide
conformité du dossier
Dossier d’autorisation vérification Périodique documentaire et Redevance par rapport au pièces
documentaire des
demandés.
autorisations.
73
2. Recouvrement des frais de dossiers
Objectif
Services intervenants
L’objectif de la procédure est de permettre au personnel chargé de l’ABHGZ, Acteurs internes :
la réalisation de toutes les démarches nécessaires pour recouvrer les frais - Valideur dossier d’autorisation
de dossiers. - Vérificateur dossier d’autorisation
- Service Marché et Comptabilité
Acteurs externes :
- Trésorerie Générale du Royaume.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau ; - La décision du conseil d’administration.
74
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Réception de la
Réception de l’avis Valideur
L’étude de la demande d’autorisation qui peut
L’avis favorable
favorable de la
demande
dossier
donner lieu à un avis favorable après enquête
NA
de la demande
NA
demande
d’autorisation
d’autorisation
publique.
d’autorisation
d’autorisation
Réception de Valideur
l’avis favorable Calculer le montant de
dossier
Calculer le montant de la redevance.
NA
NA de la demande
la redevance
d’autorisation
d’autorisation
Montant de la
Etablir le bulletin de
Vérificateur Etablir le bulletin de versement sur la base de la
Bulletin de
dossier
Word
NA
redevance
versement
versement
redevance calculée.
autorisation
Réception du Etablir la situation de
Service Marché
Sur la base des reçus de paiement récupérés : Situation de
opérer le rapprochement avec la situation des
bulletin de NA NA
recouvrement
et Comptabilité
recettes fournie mensuellement par la trésorerie
recouvrement
versement
provinciale.
Réception de la Emettre l’ordre de
Vérificateur Remettre l’ordre de recette (bulletin de versement) à Ordre de
situation de
dossier
NA
NA
l’intéressé contre accusé de réception pour
recette
recette
recouvrement
autorisation
paiement à la trésorerie.
75
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Etablir le bulletin de versement
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Service Aide
Service A chaque demande
Bulletin de versement 5 Marché et Physique DPH
et redevance
d’autorisation
comptabilité
Vue comptable de la procédure : N/A
76
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Opérer le rapprochement
Rapprochement
Service Bulletin de versement
Etablir la situation de Mensuellement
avec la situation des recettes
comptable recouvrement fournie mensuellement par la
trésorerie provinciale.
77
VI. Secrétariat du DPH
Objectif Services intervenants
Cette procédure veille à une meilleure gestion des archives courantes et des Acteurs internes :
correspondances à l’arrivée qu’au départ. - Bureau d’ordre
Elle se déclenche par la création, la réception ou la redistribution des - Division DPH
dossiers et se clôture par l’enregistrement de l’opération au système Acteurs externes :
d’archivage du service. - Entité Destinataire
- Entité Expéditrice
✓ Règles de gestion :
RG1 : les courriers d’arrivée ou de départ, aussi que leurs pièces jointes et exemplaires doivent être classés par service au sein du bureau d’ordre ;
Chaque service de la division DPH doit également avoir des classeurs de rangement en spécifiant sur chaque classeur le type de courrier rangé. De
même les courriers doivent être rangés chronologiquement. RG2 : Toute correspondance interne doit passer par l’intranet de l’agence ; RG3 : le secrétariat de la division DPH doit s’assurer de la conformité de tout courrier avant de l’enregistrer dans un registre aussi bien à l'arrivée qu'au
départ ; RG4 : Le courrier arrivé est reçu par le bureau d’ordre et transmis pour signature à l’ordonnateur avant sa transmission à la division DPH. RG4 : le courrier arrivé est soumis à la lecture du chef de la division DPH avant sa distribution aux services intéressés ; RG5 : le courrier au départ est soumis au visa préalable des responsables appropriés ; RG6 : le bureau d’ordre doit veiller à la confidentialité des courriers, ainsi l'utilisation du téléfax, du mail et du téléphone est réglementée et réservée aux
besoins du service.
78
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents associés
Délai
Déclencheur 1. Courrier d’arrivée
Arrivée du Réception du courrier Chef de service A l’arrivée du courrier, le secrétariat doit procéder à son Excel Courrier Le jour de
courrier Secrétariat enregistrement en lui donnant une référence au niveau du réception
registre des courriers d’arrivée et en mentionnant : Registre des courriers
- La date et l’heure d’arrivée d’arrivées
- La Nature du courrier
- Les Coordonnées de l’expéditeur
- Le nom du destinataire.
Envoi du courrier Transmission du courrier Chef de service Le secrétariat transmis le courrier au service concerné en Excel Bordereau « fiche de Le jour de
au service joignant un bordereau « fiche de courrier » contenant : courrier » transmission
concernée Secrétariat - La date et le numéro d’ordre d’arrivée
- L’origine de la correspondance
Division - L’objet de la correspondance.
concernée
Réception de la Classement du courrier Secrétariat Le chef du bureau d’ordre garde une copie du courrier s’il est L’intrane Exemplaire du 1 jour de la
notification physique et l’imprime s’il est électronique ; et le classe dans le t Courrier réception de la
« reçu » dossier approprié. notification
A défaut, Après la réception de la notification « reçu » auprès Excel Registre des courriers
du service concerné, on appose la mention « reçu » au registre d’arrivées
et on le classe.
2. Courrier de départ
Initiation du Rédaction du courrier Chef du bureau La rédaction peut être faite par tout service ou division du DPH, Word Le courrier 1 jour
courrier d’ordre ou par le secrétariat.
Si la rédaction est faite par le secrétariat suite à la demande
Service/Division d’un service ou par le chef de division DPH, il le remet au
expéditeur service/chef de division pour revue et confirmation.
79
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents associés
Délai
Déclencheur Initiation du Enregistrement du Secrétariat Après la rédaction du courrier ou sa réception auprès du Excel Registre des courriers 1 jour
courrier courrier service/chef de division DPH (expéditeur), le secrétariat de départ
Service/Division l’enregistre au registre des courriers de départ en lui attribuant
expéditeur une référence et mentionnant :
- La Date et l’heure de réception - La Date et l’heure d’envoi
- La Nature du courrier
- Les Coordonnées du destinataire
- Les coordonnées de l’expéditeur
Enregistrement Signature du courrier par Chef de division Avant de l’envoyer, le secrétariat envoie une copie au chef de NA Exemplaire du 1 jour
du courrier l’Ordonnateur division pour lecture et le transmet au bureau d’ordre pour Courrier
Chef du bureau signature de l’Ordonnateur.
d’ordre
Secrétariat
Envoi du courrier Classement du courrier Chef du bureau Avant de l’envoyer, le secrétariat conserve un exemplaire Excel Exemplaire du 1 jour
d’ordre (copie/imprimé) du courrier à envoyer, ensuite ; Courrier
Départ du courrier - S’il est physique il le cachette et le remettre au
Coursier coursier pour expédition, Registre des courriers
- S’il est électronique il l’envoie après réception du visa. envoyés
Enfin, on appose la mention de « courrier envoyé » au registre.
Suivi du courrier Réception du courrier Secrétariat Le coursier présente au destinataire un bordereau de réception Excel Bordereau de 1 jour
envoyé envoyé du courrier envoyé qui doit être signé par le destinataire tout en réception
Coursier mentionnant la date de réception.
Le secrétariat classe une copie du dit bordereau au classeur de Registre des courriers
Destinataire l’expéditeur concerné et appose la mention « courrier reçu » au envoyés
registre.
80
Vue système de la procédure :
Application
Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Registre des courriers d’arrivée
Registre des courriers de départ
Word Rédaction des courriers de départ/internes
Intranet Réception/envoi des courriers internes
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre
Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Service/division Physique et
A chaque
Bureau d’ordre Courrier reçu
destinataire 1
Bureau d’ordre
Service/division
numérique
réception
concerné
Bordereau « fiche de Bureau d’ordre 1
Division DPH
Physique
A chaque Bureau d’ordre/ courrier »
transmission
division DPH
Service/division Physique et
A chaque
Bureau d’ordre
Courrier envoyé
expéditeur 1
Bureau d’ordre
numérique
envoi
Service/division DPH
Bordereau de réception
Bureau d’ordre 1
Destinataire externe
Physique
A chaque Bureau d’ordre
envoi
Vue comptable de la procédure :
N/A
81
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation
Périodicité
Finalité
Bureau d’ordre
Vérifier que le numéro d’ordre, Affecté A chaque S’assurer de la
Contrôle de Fiche de courrier
à chaque service est l’identifiant du opération de confidentialité des courriers
confidentialité
Chaque service « fiche de courrier ».
transmission reçus ou envoyés de
l’agence.
Vérifier que le Visa reçu est validé par A chaque S’assurer de la conformité
Contrôle de Bureau d’ordre Visa
la signature du chef de division DPH. opération d’envoi des courriers à envoyer.
validation Chef division
Registre des Rapprocher la liste des courriers Quotidiennement S’assurer de la bonne
Bureau d’ordre
courriers envoyés/reçus enregistrés chez le circulation des courriers au
Contrôle
bureau d’ordre et celle de la division.
sein de l’agence.
d’exhaustivité Chaque service
Classeur des
courriers de chaque
service
82
Procédures de Suivi et Evaluation des Ressources en Eau
Rédaction et Validation
Rédaction Validation
Nom Date Nom Date
Historique des modifications
Version Auteur Date Commentaires
Liste de Diffusion
Sommaire
I. Sous Procédure de déclaration pour la tenue à jour de l’inventaire des ressources en eau 3
II. Sous Procédure relatif aux normes de qualité des eaux à l’inventaire du degré de pollution des eaux 5
III. Sous Procédure relatif aux conditions et modalités d’élaboration et de révision des plans directeurs d’aménagement intégré des
ressources en eau 8
2
I. Sous Procédure de déclaration pour la tenue à jour de l’inventaire des ressources en eau
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-178 du 21 Joumada II 1418 (24 Octobre 1997) fixant la procédure de déclaration pour la tenue à jour de l’inventaire
des ressources en eau.
3
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
La déclaration doit indiquer :
1. l’identité et la qualité du déclarant ;
2. l’adresse ou le siège social ;
3. les caractéristiques techniques de l’ouvrage et des installations
de captage ;
4. le débit moyen et de pointe de prélèvement ; Articles 1 et 2 du
5. l’usage de l’eau prélevée.
Dépôt de la
La
Décret n°2-97- Déclaration
L’ABHGZR A la déclaration doivent être annexées les pièces suivantes :
NA
12 mois
déclaration
Déclaration
178 du 21 a. Un plan de situation approprié comportant les points d’eau et
Joumada II 1418
ouvrages existants situés dans un rayon fixé par l’ABHGZR ;
b. La localisation sur carte à une échelle appropriée de l’ouvrage
ou de l’installation de captage et leurs coordonnées ; c. le cas
échéant, un schéma des installations.
NB : l’ABHGZR peut établir les pièces ci-dessus indiquées aux
frais du déclarant et à sa demande.
Modification
Notification du
Le déclarant
Le déclarant doit informer l’ABHGZR de toute modification de l’un Article 3 du
des éléments de sa première déclaration dans un délai d’un mois
Décret n°2-97- de la
changement à
NA
NA
1 mois
à dater de la survenance du changement.
178 du 21 déclaration
l’ABHGZR
L’ABHGZR
Joumada II 1418
4
II. Sous Procédure relatif aux normes de qualité des eaux à l’inventaire du degré de pollution des eaux
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-787 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif aux normes de qualité des eaux et à l’inventaire du degré de pollution des eaux.
5
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
L’inventaire du degré L’inventaire du degré de pollution des eaux superficielles et Article 3 du
Inventaire
de pollution des
ABHGZR
souterraines visé à l’article 56 de la loi n°10-95 précitée, est
NA
NA
Tous les cinq Décret n°2-97-
eaux superficielles et effectué par l’agence du bassin hydraulique au moins une fois (5) ans 787 du 6
souterraines tous les cinq (5) ans. Chaoual 1418
Le directeur de l’ABHGZR adresse aux services concernés
des autorités gouvernementales chargées de l’intérieur, de
l’agriculture, de l’équipement, de la santé publique, de
Le directeur de
l’industrie, de l’énergie et des mines et de l’environnement un rapport dans lequel il indique la période durant laquelle Article 3 du Décision de Demande d’avis des l’ABHGZR l’inventaire du degré de pollution des eaux aura lieu et précise Trente (30) Décret n°2-97-
NA
Rapport
l’ABHGZR services concernées Les services
notamment la liste des points d’eau et/ou de déversement où jours 787 du 6
seront effectués les prélèvements en vue de la détermination
Chaoual 1418 concernées
des caractéristiques physiques, chimiques, biologiques et
bactériologiques.
Ces services disposent d’un délai de trente (30) jours pour se
prononcer. Passé ce délai, leur avis est réputé favorable.
Sur le vu des avis des services précités, le directeur de
l’ABHGZR procède, en collaboration avec les services
relevant des autorités gouvernementales chargées de
ABHGZR l’équipement et de l’environnement, à l’inventaire du degré de Article 4 du
Demande Procéder à pollution des eaux superficielles et souterraines, au cours
NA
NA
NA
Décret n°2-97-
d’avis l’inventaire Services d’une campagne dont il précise, par décision, la durée et les 787 du 6
concernées dates d’ouverture et de clôture. Chaoual 1418
Le directeur de l’ABHGZR pourra, en tant que de besoin, faire
appel aux services compétents des autres départements
ministériels.
6
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Les agences Les données et résultats de cet inventaire sont consignés
de bassin dans des fiches d’inventaire qui sont centralisées et exploitées
au niveau de chaque agence de bassin et mis à la disposition
Services de des services de l’Etat, des collectivités locales et des Articles 5, 6 et 7
l’Etat établissements publics.
Clôture de
Résultats de
Rapport de
du Décret n°2-
NA
NA
l’inventaire
l’inventaire
synthèse
97-787 du 6
Collectivités Un rapport de synthèse des données et résultats comprenant
Chaoual 1418
locales des cartes de vulnérabilité à la pollution des nappes
souterraines, est élaboré par l’agence de bassin et mis à la
Etablissements disposition du public.
publics
L’ABHGZR procède à la mise à jour des fiches d’inventaire et Fiches Tous les cinq
des cartes de vulnérabilité à la pollution des nappes
d’inventaire et
(5) ans et
Article 8 du
souterraines tous les cinq (5) ans et chaque fois que le besoin
des cartes de
Fiches
Mise à jour des
chaque fois
Décret n°2-97-
ABHGZR
s’en fait sentir. Cette mise à jour se fait dans les mêmes NA
vulnérabilité à la
élaborées fiches d’inventaire que le besoin 787 du 6 conditions que celles prévues aux articles 3 et 4 ci-dessus. pollution des s’en fait Chaoual 1418
nappes
sentir
souterraines
7
III. Sous Procédure relatif aux conditions et modalités d’élaboration et de révision des plans directeurs d’aménagement intégré des
ressources en eau
RG 1 : Les études nécessaires à l’établissement du plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau comportent notamment :
1. l’évaluation et l’évolution quantitative et qualitative des ressources en eau et des écosystèmes aquatiques, consistant notamment en : - La détermination des caractéristiques des ressources en eau sur les plans quantitatif et qualitatif, et de leurs variabilités dans le temps et dans
l’espace ; - L’inventaire des écosystèmes aquatiques, ainsi que leur caractérisation et l’établissement de leur mode de fonctionnement et de gestion.
2. l’analyse des acquis, atouts et contraintes dans le domaine de l’eau ; 3. l’évaluation et l’évolution des besoins en eau et des utilisations potentielles des ressources en eau et des écosystèmes aquatiques, consistant en :
- - l’évaluation des demandes en eau actuelles et futures des différents secteurs usagers dans un contexte de rareté et de gestion de la demande en eau ;
- L’identification et l’évaluation des besoins en eau des écosystèmes aquatiques ; - L’identification de nouveaux besoins en eau et d’autres utilisations potentielles.
4. l’étude de préservation de la qualité des ressources en eau, des écosystèmes aquatiques et des infrastructures hydrauliques ; 5. l’analyse des risques d’inondation, l’identification et l’évaluation des besoins en protection contre les inondations ; 6. les orientations en matière de développement des ressources en eau et du secteur de l’eau, et des objectifs à atteindre ; 7. l’identification et l’évaluation technique, économique et environnementale des possibilités de développement et de mise en valeur des ressources en eau, ainsi que des actions de préservation de ces ressources et des écosystèmes aquatiques, des possibilités d’économie d’eau et de valorisation des eaux non conventionnelles, et des mesures de protection contre les inondations.
RG 2 : le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau comporte :
• le plan de son financement ; • un plan d’action pour le suivi de sa mise en œuvre. Le contenu du plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau peut cependant être adapté au contexte et aux spécificités de la zone d’action de l’agence.
RG 3 : Pour les réunions de concertation, outre les walis des régions, les walis et les gouverneurs des provinces et préfectures, dont les territoires sont inclus totalement ou partiellement dans la zone à laquelle le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau est applicable, prennent part aux réunions de concertation sus-indiquées, tous les acteurs concernés et notamment :
- Les représentants des conseils régionaux, provinciaux et préfectoraux des régions, provinces et préfectures, dont les territoires sont inclus totalement ou partiellement dans la zone d’action de l’agence ;
8
- Les représentants des associations d’usagers d’eau opérant dans la zone d’action de l’agence ; - Les représentants des associations professionnelles opérant dans la zone d’action de l’agence ; - Les représentants régionaux ou provinciaux de l’administration et des établissements publics intervenant dans le domaine de l’eau.
Cadre réglementaire :
- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-05-1534 du 21 Chaoual 1426 (24 Novembre 2005) relatif aux conditions et modalités d’élaboration et de révision des plans directeurs
d’aménagement intégré des ressources en eau et du plan national de l’eau.
9
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Le projet du plan directeur d’aménagement intégré des
Phase
Préparation du
ressources en eau est élaboré par l’ABHGZR pour l’ensemble Le projet du Article 1 du
de bassins hydrauliques relevant de sa zone d’action.
plan directeur
Décret n°2-05-
préparatoire du
projet du plan
ABHGZR
NA
NA
Le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en d’aménagement 1534 du 21 plan directeur directeur eau est préparé par l’agence de bassin en concertation avec intégré Chaoual 1426
les différents acteurs dans le domaine de l’eau.
Les réunions de concertation sont tenues, à l’initiative de
l’ABHGZR, durant toute la phase préparatoire du plan
directeur d’aménagement intégré des ressources en eau en
vue :
ABHGZR
• d’examiner les termes de référence ou la méthodologie de
réalisation des études nécessaires à la préparation du plan
Article 4 du Préparation du
Réunion de
directeur d’aménagement intégré des ressources en eau ;
Décret n°2-05-
projet du plan
Les acteurs du
NA
NA
NA
concertation • de suivre la réalisation des études d’élaboration du plan 1534 du 21 directeur domaine de directeur d’aménagement intégré des ressources en eau ; Chaoual 1426
l’eau
• d’examiner les résultats des différentes phases d’élaboration
du plan directeur d’aménagement intégré des ressources en
eau ;
• de prendre en compte les objectifs et les orientations des
différents plans sectoriels.
10
Evénement
Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents
Délai
Réglementation
Déclencheur
associés
Le dossier du plan directeur d’aménagement intégré des
ressources en eau comprend les documents suivants :
• un résumé du plan directeur d’aménagement intégré des
ressources en eau ;
Le directeur de • un rapport de synthèse ; Dossier du plan
Article 7 du
Projet de plan
Soumettre le projet
l’ABHGZR • un rapport présentant le plan directeur d’aménagement
Trois (3)
directeur
Décret n°2-05-
directeur
de plan directeur
intégré des ressources en eau.
NA
mois pour
Les acteurs
d’aménagement 1534 du 21 élaboré pour avis Le directeur de l’ABHGZR soumet le projet du plan directeur intégré répondre Chaoual 1426
concernés
d’aménagement intégré des ressources en eau à l’avis des
autorités gouvernementales chargées de l’intérieur, des
finances, de l’agriculture, de la santé, de l’énergie et des
mines, du commerce, de l’industrie, de l’artisanat, de
l’environnement et de l’aménagement du territoire.
Modification du Le directeur de Au vu des avis desdites autorités, le directeur de l’ABHGZR Article 7 du
projet suite aux
Approbation du
l’ABHGZR procède aux modifications et soumet le projet du plan
Décret n°2-05-
avis des
conseil
directeur d’aménagement intégré des ressources en eau à NA
NA
NA
1534 du 21
acteurs
d’administration
Le conseil l’avis du conseil d’administration de l’agence.
Chaoual 1426
concernés
d’administration
Approbation du
Transmettre le
Le directeur de l’ABHGZR transmet le projet du plan directeur Article 7 du
d’aménagement intégré des ressources en eau à l’autorité
Décret n°2-05-
conseil
projet au CSEC
CSEC
NA
NA
NA
gouvernementale chargée de l’eau qui le soumet à l’avis du 1534 du 21
d’administration pour avis conseil supérieur de l’eau et du climat. Chaoual 1426
11
Procédures de Gestion des Affaires Administratives et Financières
Rédaction et Validation
Rédaction Validation
Nom Date Nom Fonction Date
Ed Trust 22/09/2017
Historique des modifications
Version Auteur Date Commentaires
Liste de Diffusion
1
Sommaire
I. GENERALITES 4
II. LEGENDE 5
III. SOUS-PROCEDURE MARCHE & COMPTABILITE 6
1. Achat par appel d’offres 6
2. Achat par bon de commande 14
3. Achat par convention 21
4. Achat par contrat négocié 25
5. Gestion des encaissements 32
6. Gestion des régies de dépenses 40
7. Gestion des paiements 47
8. Etat de rapprochement bancaire 55
9. Déclarations fiscales 59
VI. SOUS-PROCEDURE PERSONNEL ET MOYENS GENERAUX 63
1. Gestion des ressources humaines 63 a. Recrutement 63
b. Gestion des formations 73 c. Gestion des présences et des absences 81 d. Gestion des congés 87 e. Evaluation et octroi des primes de rendement 94
2
f. Gestion des avances sur salaire au personnel 101 g. Gestion de la paie et des déclarations sociales 107 h. Evaluation et avancements 118 i. Gestion des départs 126 j. Sanction en cas de fraude 131
2. Gestion Parc Auto 136
3. Gestion Magasin 141
4. Gestion des vignettes 147
5. Inventaire physique des immobilisations 152
V. SOUS PROCEDURE PROGRAMMATION ET FINANCE 159
1. Elaboration du budget annuel 159
2. Suivi de l’exécution budgétaire 166
3
I. Généralités
Objet :
Il s’agit dans ce guide de documenter l’organisation de la DAAF et les tâches effectuées au niveau de chaque fonction de l’organigramme, ces tâches sont regroupées par procédure. A terme chaque procédure devra donner lieu à une matrice de contrôle.
Intervenants
Internes • Service Marché et Comptabilité, • Service Personnel et Moyen Généraux, • Service Programmation et Finance,
Externes
• Secrétariat d’Etat auprès du Ministre de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de l’Eau, chargé de l’Eau, • Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l'Administration, • Ministère des finances,
• SNTL, • Barid AL MAGHRIB, • Maroc Telecom,
Cadre légal et réglementaire
• Loi n° 36-15 sur l’eau • Décret N° 2-12-349 du 20 Mars 2013
• Décret N° 2-14-394 du 6 Chaabane 1437 (13 mai 2016) approuvant le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de
travaux,
• La décision ministérielle conjointe approuvant le nouvel organigramme.
4
II. Légende
DAAF Division des Affaires Administratives et Financières
BC Bon de Commande
OP Ordre de Paiement
OV Ordre de Virement
SNTL Société Nationale des Transports et de Logistique
DG Directeur Général
CPS Cahier des prescriptions spéciales
SMC Service Marché & Comptabilité
SPF Service Programmation et Finance
5
III. Sous-procédure Marché & Comptabilité
1. Achat par appel d’offres
Objet Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des achats par Acteurs Internes
appel d’offres. • Service Marché & Comptabilité. Elle se déclenche par la réception d’un dossier d’appel d’offre du • Division financière. Demandeur. Le dossier d’appel d’offre est constitué de : • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR.
• La fiche projet (SI) ; • Commission d’ouverture des plis
• Le CPS validé par le service technique ; • Bureau d’ordre
• L’avis d’appel d’offre en arabe et en français ; Acteurs Externes
• L’estimation budgétaire ; • Fournisseurs (Soumissionnaires)
• Modèle d’acte d’engagement ; • Prestataires (Soumissionnaires)
• Modèle de déclaration sur l’honneur. Elle s’achève par l’affichage des résultats, et l’information de l’adjudicataire
retenu de la décision de la commission.
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Les achats par appel d’offres sont régis par le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés de l’ABHGZR. RG 2 : Le dossier d’appel d’offres est constitué de : la fiche projet (SI), le CPS validé, l’avis d’appel d’offres en arabe et en français, le règlement de la
consultation et la note de présentation budgétaire signée par le demandeur et le maitre d’ouvrage. RG 3 : Le CPS doit être validé par le demandeur et visé par L’ordonnateur. RG 4 : Les achats par appels d’offre sont soumis au visa préalable de Contrôleurs d’Etat, les actes suivants dot le montant est supérieur ou égal aux
seuils ci-après : - Marchés de travaux : 500.000 DH, - Marchés de fournitures : 400.000 DH, - Contrats et Conventions de prestation de services : 400.000 DH, - Acquisitions immobilières : 250.000 DH, - Subventions et Dons : 30.000 DH.
6
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Le demandeur est tenu d’envoyer le dossier d’appel
d’offres au service Marché & Comptabilité, qui est tenu de
faire parvenir aux membres de la commission d'appel
d'offres le dossier au moins huit (8) jours avant l'envoi de
Membres de la l'avis pour publication.
Réception d’un Contrôle de conformité
commission • Les membres de la commission disposent d'un délai de Dossier d’appel
dossier d’appel
/
huit (8) jours francs pour faire part à l’ABHGZR de leurs
Huit (8) jours francs
du dossier d’appel
NA
d’offres
d’offres d’offres
DAAF
observations.
/ •Les membres de la commission procèdent à un contrôle
Demandeur de conformité du dossier en s’assurant de l’existence de
l’exhaustivité des documents à savoir : La fiche projet (SI),
le CPS validé et visé par l’Ordonnateur, l’acte
d’engagement, déclaration sur l’honneur, l’avis d’appel
d’offres en arabe et en français et L’estimation budgétaire.
•Les membres de la commission procèdent à l’étude du
dossier d’appel d’offres et transmettent leurs avis et
Contrôle de remarques par lettres officielles signées au maitre Version
Dossier d’appel
conformité du dossier
Validation du dossier
Membres de la d’ouvrage qui l’envoie par la suite au demandeur.
Huit (8) jours francs
numérique et d’offres et lettres
d’appel d’offres
d’appel d’offres
commission
•Le demandeur prend en compte les remarques émises, et
papier
officielles
transmet le dossier d’appel d’offres modifié à la DAAF pour
la publication de l’appel d’offres.
7
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Le service Marché & Comptabilité établit des lettres de
commande de publication et la transmet à L’Ordonnateur Avis d’appel
pour signature.
Portail de
d’offres
Dès réception du
• L’Ordonnateur signe la lettre de commande de publication
Validation du dossier
l’agence et site
dossier d’appel
DAAF et la transmet à la DAAF.
d’appel d’offres
Publication de l’avis
des marchés
Lettre de
d’offres corrigé et •La DAAF procède à la publication des avis d’appels
d’appel d’offres
publics
commande de
validé
d’offres en arabe et en français dans :
publication
- Les journaux ;
- Le portail de l’agence ;
- Et dans le site des marchés publics.
•Le service Marché & Comptabilité convoque les membres Sept (7) jours
de la commission à la réunion d’examen des offres par
francs au moins
Convocation de la
lettre officielle signée.
Publication des avis
Lettre de
avant la date fixée
commission à la réunion
DAAF
•La DAAF mentionne dans la lettre de convocation la date,
NA
d’appel d’offres
convocation
pour la séance d’examen des offres le lieu et l’objet de la réunion.
d’ouverture des •La DAAF joint à la lettre de convocation le dossier complet
plis.
de l’appel d’offres.
•Les soumissionnaires déposent leurs offres auprès du
bureau d’ordre des appels d’offres avant le délai fixé dans
Bureau d’ordre
l’avis d’appel d’offres contre un accusé de réception (Ils Offre des
Entre la publication
Publication des avis
Réception des offres
peuvent aussi les envoyées par courrier recommandé ou
des appels
NA
soumissionnaire
des avis et la tenue
d’appel d’offres des soumissionnaires
les remettre séance tenante au président).
d’offre
s
de commission
•Le bureau d’ordre des appels d’offre enregistre les offres
dans un registre d’entrée et leur attribue un numéro.
•Le bureau d’ordre transmet les offres reçues à la DAAF.
Réception des offres
Saisie des offres sur le
•A la réception des offres des soumissionnaires, le service Gestion des
Offre des Avant la tenue
DAAF achats et marchés saisie les offres sur le SI.
soumissionnaire
des soumissionnaires SI
marchés
de la commission
s
8
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Préparation d’un dossier
•La DAAF prépare un dossier pour la séance d’examen des Dossier complet Avant le jour de
offres contenant : Le dossier d’appel d’offres complet, les
pour la séance
Réception des offres
pour la séance
DAAF
NA
tenue de la
journaux de publication, Les lettres pour avis et la feuille de
d’examen des
d’examen des offres.
commission
présence interne et externe.
offres
•La commission tient sa réunion conformément au PV d’ouverture
règlement de l’ABHGZR.
des plis
•La sélection de l’offre à l’issue de la réunion, se fait selon
PV de sous-
Convocation de
les règles du décret N° 2-12-349 20 Mars 2013.
Dès achèvement Tenue et délibération de Commission de NA
commission+ commission d’appel
la commission
l’appel d’offres •Le secrétariat de commission établit séance tenante : un
technique des travaux de la
d’offres
PV d’ouverture des plis, un PV de ou des sous commissions
commission PV de jugement
techniques, et PV de jugement de la commission.
de la
•Le président et les autres membres de la commission
commission
signent les PV établis.
•Une fois, l’adjudicataire désigné, La DAAF procède à Dans les 24 H qui
l’actualisation au niveau du SI.
Site des
Résultat d’appel
Affiche des
suivent la fin de la
Affichage des résultats
DAAF •La DAAF affiche les résultats sur papier dans les locaux
marchés
d’offres
résultats
réunion d’examen
de l’agence pendant une durée de 15 jours et l’extrait du
publics
des offres.
PV sur le site des marchés publics.
•Suite à la notification des résultats, la DAAF libère les
cautions provisoires des soumissionnaires non retenus par
Résultat d’appel Libération des cautions DAAF
courrier recommandé contre accusé de réception. Courrier Cautions Après affichage
d’offres
provisoires
•La DAAF remet l’original de la caution provisoire au
recommandé
provisoires
des résultats
soumissionnaire non retenu et garde la copie en mettant le
cachet.
9
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Dans des cas exceptionnels (dépassement budgétaire,
replanification etc.) l’action d’informer sera traitée en Pendant le délai de
concertation entre la DAAF et le demandeur.
PV d’ouverture
15 jours qui
Deux cas sont envisageable :
des plis
Contrôleur
séparent la date
Achèvement des
- Si le crédit est suffisant : Elaborer la fiche
d’Etat
d’achèvement des
travaux de la
Engagement & Visa
d’engagement
Lettre officielle
Fiche
/
travaux de la
commission
-Si le crédit est insuffisant : en cas de dépassement
d’engagement
DAAF
commission et la
du seuil de Visa (voir Règle N° 4), la fiche
notification
d’engagement est envoyée au contrôleur d’Etat
CPS
d’approbation
pour signature avec le PV d’ouverture des plis et
le CPS.
•La DAAF informe le candidat retenu de la décision de la
Information de la
commission par tout moyen approprié par lettre Maximum dans un
recommandée ou par fax.
décision et signature du
Lettre
délai de 15 jours à Résultat d’appel
• Le dossier envoyé au candidat retenu contient :
Notification de la
CPS
recommandée,
compter de la date
d’offres
DAAF Bordereaux d’envoi, L’ordre de service de notification,
décision
Approbation des
fax.
d’achèvement des
L’ordre de service d’approbation du marché, Bulletin de
marchés
travaux de la
décompte.
commission
• La DAAF informe de la même manière les candidats
soumissionnaires n’ayant pas été retenus.
L’entrepreneur est tenu d’envoyer à la société :
Caution
définitive
Notification
- La caution définitive,
Le retour de la société
L’entrepreneur
NA /
d’approbation
- L’attestation d’assurance.
Attestation
Le demandeur reçoit une copie du dossier du marché.
d’assurance
La réception de la
Elaborer l’ordre de Le service technique est tenu après réception du dossier de Ordre de service 60 jours pour les
service de
marché d’élaborer l’ordre de service de commencement
de
copie du dossier de
Demandeur
Word
Marchés de
commencement des
des travaux. Il est ensuite archivé par le service Marché et
commencement
marché
Travaux
travaux
comptabilité.
des travaux.
10
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Suivi de l’opération d’achat par appel d’offres sur système :
Gestion des marchés - Alimenter le système par les bordereaux des prix et l’estimation budgétaire.
- Alimenter le système par les résultats de la commission d’appels d’offres.
Word
Rédaction des lettres officielles (seulement lettres de commande journaux, lettres de réponse des réclamations et
information des entreprises non retenue), rédaction des PV de séance d’examen des offres.
Portail de l’ABHGZR Publication de l’appel d’offres et affichage des résultats.
Site des marchés publics Publication de l’appel d’offres et affichage des résultats.
11
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exem.
Mode Fréq. Lieu
Dossier d’appel d’offre Demandeur 1 DAAF Physique 1 fois Salle des
archives
Lettres officielles Les membres de la 1 DAAF Dossier appel 1 fois Salle des
commission offres archives
Lettre de convocation à la réunion DAAF 1 Commission appel Dossier appel 1 fois Salle des
d’examen des offres d’offres offres archives
PV De la séance d’examen des offres Commission d’appel 1 Le demandeur Dossier 1 fois Salle des
d’offres marché archives
Accusé de réception de l’envoi des cautions Soumissionnaires 1 DAAF Dossier appel 1 fois Salle des
provisoires d’offre archives
Accusé de réception de la lettre de Soumissionnaires 1 DAAF Dossier 1 fois Salle des
notification de la décision de la commission marché archives
Vue comptable de la procédure : N/A
12
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
DAAF
Dossier d’appel Contrôle du dossier A la réception du S’assurer de la conformité du
d’offre d’appel d’offres dossier d’appel d’offre dossier Contrôle du dossier
Commission
Echanger les avis des différents d’appel d’offre
Dossier d’appel Validation du dossier A la réception du
d’appel membres de la commission d’offre d’appel d’offres dossier d’appel d’offre
d’offre avant publication de l’offre.
Contrôle des Bureau Registre
A la réception des Tracer les réceptions des offres
enregistrements des
Enregistrement des offres. d’ordre d’entrée offres soumissionnaires
offres
Contrôle de la
Commission Lettres
A la réception du Matérialiser les échanges entre
d’appel Lettres officielles réception des offres
officielles dossier d’appel d’offre les membres de la commission
d’offre
Commission Signature des PV de la A la fin de la séance Matérialiser la décision de la
Contrôle final
d’appel Procès-verbaux séance d’examen des d’examen des offres commission
d’offre
offres.
13
2. Achat par bon de commande
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des achats par Acteurs Internes :
bon de commande. • Service marché et comptabilité.
Elle se déclenche par la réception de : • Service personnel et moyens généraux.
•Les termes de références ; • Service programmation et finance.
•La liste des entreprises à consulter ; • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR.
•La note de présentation des budgets ; • Bureau d’ordre.
•La liste des membres à convoquer. • Commission d’ouverture des plis.
Elle s’achève par l’établissement du bon de commande. Acteurs Externes :
• Fournisseurs (Soumissionnaires)
• Prestataires (Soumissionnaires)
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Le service marché et comptabilité dispose d’une base de données des fournisseurs à consulter en concertation avec le Service Communication
et Coopération pour étudier les critères d’évaluation des fournisseurs et leur attribuer une cotation interne. RG 2 : Les achats dont le montant est inférieur ou égal à 250 000 DH passent par la procédure d’achat par BC. RG 3 : La limite de 250.000,00 DH est à considérer dans le cadre d’une année budgétaire, et pour les prestations de même nature. RG 4 : Le dossier d’achat doit contenir : les termes de références, la liste des entreprises à consulter, la note de présentation des budgets signée par la
DAAF et le demandeur et la liste des membres à convoquer. RG 5 : La lettre de consultation des fournisseurs doit être signée par le l’ordonnateur. RG 6 : A la signature du bon de commande, le Service Programmation et Finance de la DAAF procède à la mise à jour du tableau de suivi budgétaire en renseignant la colonne « engagement » par le montant total commandé. RG 7 : Les offres de prix doivent contenir au moins 3 devis contradictoires. RG 8 : La commission d’ouverture des offres est constituée par le président, un représentant du Service Programmation et Finance, un représentant du
demandeur, un représentant de la DAAF.
14
RG 9 : Le déroulement de la commission d’ouverture des offres se fait suivant le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés
de l’ABHGZR. RG 10 : Le SI doit être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement dans la procédure d’achat par bon de commande.
15
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Suite à la réception du dossier d’achat du
demandeur, le service marché et comptabilité
s’assure de l’existence des documents suivants :
- Termes de références,
Réception Contrôle de la
- La note de présentation des budgets 2 jours après la
d’un dossier
Service marché
mentionnant l’ensemble des BC passés, et
conformité du
N/A
Dossier achat
réception du
d’achat
et comptabilité
signée par le demandeur et la DAAF pour
dossier achat
dossier
vérifier les disponibilités budgétaires.
-La liste des membres à convoquer.
• Le service marché et comptabilité procède à la
lecture de tous les documents, vérifie leur conformité
et s’assure de la cohérence des montants.
• Suite au contrôle du dossier d’achat, Le service
marché et comptabilité procède à une consultation
des fournisseurs par envoi des lettres de demande
Dossier Etablissement et Service marché
de prix signée. N/A
Lettres de 3 jours après la
d’achat envoie des lettres de
• Ces lettres sont signées par l’ordonnateur.
demande de
réception du
et comptabilité
contrôlé
demande de prix
Une fois signées, le service marché et comptabilité
prix
dossier
les envoie au bureau d’ordre pour enregistrement.
• Ces lettres sont ensuite envoyées aux
fournisseurs par courrier ou fax.
Envoi des Convocation à la • Le Service Marché et Comptabilité convoque les
Lettre de Le jour d’envoi
lettres de
commission
Service marché
convocation de
des lettres de membres de la commission par lettre officielle signée
N/A
demande des
d’ouverture des
et comptabilité
la commission
demande de
qui comprend la date, le lieu et l’objet de la réunion.
prix
Offres
prix
16
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Les fournisseurs déposent leurs offres auprès du 10 à 15 jours à
bureau d’ordre contre accusé de réception.
Réception des
partir de la date Réception des offres Bureau d’ordre • Le bureau d’ordre enregistre les offres dans
offres des des fournisseurs Secrétaire de la l’application de gestion du courrier en leur attribuant N/A Offres d’envoi des
fournisseurs
lettres de DG
un numéro et les remet au secrétariat du DG afin
demande de
qu’elle les transmette au Service Marché et
prix
Comptabilité.
La réception Saisie des offres sur Service marché
A la réception des offres des fournisseurs, le Service
Gestion des
Le jour de
des offres de
le SI
Offres
réception des et comptabilité
marché et comptabilité procède à leur saisie sur le SI
achats
prix
offres
• Le Service marché et comptabilité prépare un Le jour de
Préparation du
dossier pour la réunion d’ouverture des offres :
Dossier
tenue de la
dossier d’ouverture
Service marché Dossier achat envoyé par le demandeur, lettre de
N/A
d’ouverture des
réunion
des offres
et comptabilité demande de prix, offres de prix des fournisseurs,
offres
d’ouverture des
La réception
échantillons le cas échéant.
offres
des offres de
prix
Tenue et délibération
• La réunion d’ouverture des offres se tient A l’issue de la
conformément au règlement de l’ABHGZR.
réunion
de la commission
PV de
Commission
• La commission établit à l’issu de la réunion un PV
N/A
d’ouverture des
d’ouverture des
jugement
de jugement signé par tous les membres de la
offres
offres
commission
17
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Le Service Marché et Comptabilité établit un bon de
commande sur la base du PV de la commission.
• Le bon de commande est sous forme d’un carnet à
souches (4 souches) :
Décision Etablissement du
Service marché
✓
Un exemplaire est destiné au fournisseur ; Gestion des
Bon de
Le jour de la
d’adjudication ✓
Un exemplaire est destiné à la DAAF pour
délibération de Bon de Commande et comptabilité achats commande
l’engagement de dépenses ;
la commission
✓
Les deux autres exemplaires sont conservés dans le carnet par le Service
marché et comptabilité.
• Le Service Marché et Comptabilité met à jour le SI.
Bon de
Service marché
Réception du bon de livraison du fournisseur, Gestion des
BL
Suivi des achats
Retour du PV de réception au service marché et
PV de
commande
et comptabilité
achats
comptabilité.
réception
Achèvement Préparation du
Service marché
Préparation du dossier de paiement contenant l’OP,
Gestion des
Dossier de
des
dossier de paiement
et comptabilité
l’OV et le décompte
paiements
paiement
prestations
18
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Gestion des achats Suivi de l’opération d’achat par BC sur système.
Word Rédaction des lettres officielles, rédaction des PV de réunion d’ouverture des offres
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Dossier d’achat
Demandeur 1
SMC
Dossier 1 fois
Salle des archives
physique
Lettre de demande de prix
SMC 1
Fournisseurs
Dossier 1 fois
Salle des archives
physique
Lettre de convocation à la réunion SMC 1
Commission
Dossier 1 fois
Salle des archives
d’ouverture des offres
physique
PV d’ouverture des offres Commission 1
SMC
Dossier 1 fois
Salle des archives
PV de jugement de la mission
physique
Bon de commande
SMC 1
Fournisseurs
Dossier 1 fois
Salle des archives
physique
Vue comptable de la procédure :
N/A
19
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
S’assurer de la mise en
Détection du
Déclaration sur Vérification de la
pratique effective de
SMC A la réception de l’offre cette procédure de conflit d’intérêt l’honneur déclaration
détection des conflits
d’intérêt
Contrôle des devis
Comptage du nombre
S’assurer de l’existence
SMC Devis contradictoires A la réception de l’offre de trois (3) devis contradictoires de devis reçus
contradictoires
Contrôle de SMC Dossier d’achat
Vérification du dossier A la réception du S’assurer de la
conformité d’achat dossier d’achat conformité du dossier
Contrôle des Bureau Application de gestion
Enregistrement des Tracer les réceptions
réceptions des offres et des A la réception des offres des offres des d’ordre des courriers
offres échantillons
soumissionnaires
Contrôle de la PV de jugement de la PV de jugement de la A la fin de la réunion Matérialiser la décision
décision de la Commission commission commission d’ouverture des offres de la commission
commission
20
3. Achat par convention
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des achats par Acteurs Internes :
convention. • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR.
Elle s’achève par l’établissement de la convention. • Bureau d’ordre.
Acteurs Externes :
• SNTL
• Maroc Telecom
• Barid Al Maghrib
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Les achats par appels d’offre sont soumis au visa préalable de Contrôleurs d’Etat, les actes suivants dot le montant est supérieur ou égal aux
seuils ci-après :
- Marchés de travaux : 500.000 DH, - Marchés de fournitures : 400.000 DH, - Contrats et Conventions de prestation de services : 400.000 DH, - Acquisitions immobilières : 250.000 DH, - Subventions et Dons : 30.000 DH.
21
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Demande de Détermination du
Service Marché
Etablir une lettre de convention comprenant La nature des Lettre de
passation de
vignettes en fonction des besoins de l’ABHGZR,
Word
Périodique besoin
et Comptabilité
convention
convention
Lettre de Transmettre la lettre Ordonnateur Transmission de la lettre de convention à l’Ordonnateur N/A
1 jour
convention
pour signature
Bureau d’Ordre pour signature.
Lettre de
Préparation du
Service Marché
et Comptabilité Après préparation du dossier d’engagement, il est
Dossier
convention
dossier
N/A
transmis à l’ordonnateur pour signature,
d’engagement
signé
d’engagement
L’Ordonnateur
Réception des
Traitement de Paiement au trésor
réception des
Magasinier Récupérer les vignettes d’une valeur équivalente au
N/A
OV
vignettes
vignettes
montant figurant dans l’Ordre de Virement.
22
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Etablir la lettre de convention
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Service Bureau
Dossier d’engagement
Marché et 2
Physique
Périodique
DAAF
d’ordre
comptabilité
Vue comptable de la procédure :
N/A
23
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle de Service Marché L’engagement de la Etablissement de la Avant la réception des
Vérification des
quantités avec le besoin validation et Comptabilité convention lettre de convention vignettes
de l’Agence
Contrôle des Service Marché Tableau de suivi des
Etablissement du A la réception des Tracer les réceptions
tableau de suivi des réceptions et Comptabilité vignettes vignettes des vignettes
vignettes
24
4. Achat par contrat négocié
Objet Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des achats par Acteurs Internes :
marchés négociés avec ou sans publicité. • DAAF Elle se déclenche par la réception d’un dossier de marché négocié qui • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR. contient : • Commission
• Le CPS validé par l’ordonnateur • Bureau d’ordre
• Le certificat administratif Acteurs Externes :
• Un règlement de consultation • Fournisseurs (Soumissionnaires)
Elle s’achève par la signature du CPS par le soumissionnaire retenu. • Prestataires (Soumissionnaires)
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Peuvent faire l’objet d’un marché négocié après publicité préalable et mise en concurrence :
- Les prestations ayant fait l’objet d’une procédure d’appel d’offres pour lesquels il n’a été proposé que des offres jugées inacceptables
au regard des critères initialement fixés.
- Suite à la défaillance du premier adjudicataire.
- Les prestations à caractère technique complexe ne pouvant être assurées que par un prestataire particulier ou s’agissant d’objet dont
la fabrication est réservée à des porteurs de brevets.
- Les prestations d’une extrême urgence à caractère de nécessité nationale ou de circonstances imprévisibles. - Les prestations supplémentaires à confier à un entrepreneur déjà adjudicataire d’un marché à la limite de 20% du montant total
RG 3 : Les achats par marchés négociés sont régis par le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés de l’ABHGZR. RG 4 : Le dossier de marché négocié est constitué de : la fiche projet (SI), le CPS validé, l’avis d’appel d’offres en arabe et en français, le règlement
de la consultation, une copie de la convention et un certificat administratif justifiant le recours à cette forme de marché. RG 5 : Le CPS doit être validé
par le demandeur et visé par le sous ordonnateur.
25
RG 6 : La commission de marchés négociés est constituée par : le président, un représentant de la division support, un représentant du demandeur,
un représentant de la division financière. RG 7 : Les soumissionnaires peuvent déposer leurs offres soit au bureau d’ordre des appels d’offres, soit les envoyer par courrier recommandé contre
accusé de réception, ou les remettre séance tenante au président au début de la séance d’examen des offres. RG 8 : Les offres des soumissionnaires doivent contenir un dossier administratif et technique, et une offre financière. RG 9 : Le dossier administratif regroupe la caution provisoire, la déclaration sur l’honneur, le registre du commerce, les statuts, une attestation fiscale
pour concurrents aux marchés publics, et l’attestation de la CNSS pour soumissionner aux marchés publics. RG 10 : La réception des offres peut se faire dans un délai minimum de10 jours après la publication de l’avis de marché négocié. RG 11 : Le déroulement de la séance d’examen des offres se fait suivant le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés
de l’ABHGZR. RG 12 : Le SI doit automatiquement être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement dans les étapes de la procédure
26
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•Suite à la réception d’un dossier de marché négocié de la
Réception du
Contrôle de conformité part du demandeur, la DAAF s’assure de l’existence d’un 1j après la du dossier de marché
CPS validé par le sous ordonnateur, du règlement des
Dossier marché
dossier de
négocié
DAAF
réception du consultations d’un certificat administratif justifiant le
négocié
marché négocié
dossier
Publicité
recours à un marché négocié et la liste des prestataires à
consulter.
•La DAAF procède à l’émission d’un avis d’appel à la
concurrence qui contient :
Contrôle et
✓ L’objet du marché ; Le jour de la
Etablissement d’un
✓ L’autorité qui procède à la procédure négociée ;
validation du Avis d’appel à la validation du
avis d’appel à la ✓
Le bureau où l’on peut retirer le dossier du
dossier de DAAF concurrence dossier de
concurrence
marché ;
marché négocié
marché négocié ✓
Les pièces à fournir par les candidats ;
✓
Le site électronique utilisé pour la publication ;
✓
La date limite de dépôt des candidatures. •Cet avis est signé par le sous-ordonnateur
•La DAAF procède à la publication de l’avis d’appel à la
concurrence dans : Portail et site des
Avis d’appel à la
Etablissement Publication de l’avis et
✓ Les journaux ;
concurrence
Le jour de appels d’offres
de l’avis
convocation de la
DAAF
✓ Le portail de l’agence ;
/
l’établissement de
/
commission
✓ Et le site des marchés publics.
Lettres de
l’avis
Word
•La DAAF procède à la convocation de la commission par
convocation
lettre officielle.
27
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•Les soumissionnaires déposent leurs offres auprès du
bureau d’ordre des appels d’offre contre un accusé de
Bureau d’ordre des
réception (ils peuvent aussi les envoyées par courrier Entre la
Publication de Réception des offres
recommandé ou les remettre séance tenante au Offres des
publication de
l’avis d’appel à appels d’offre
président).
N/A
l’avis et la tenue
des soumissionnaires
soumissionnaires
la concurrence
•Le bureau d’ordre des appels d’offres enregistre les offres
de la commission
Secrétariat du DG
sur l’application de gestion du courrier en leur attribuant un
(10 jours)
numéro et les transmet au secrétariat du DG qui à son tour
les remet au DAAF
Réception des Saisie des offres
•A la réception des offres des soumissionnaires, La DAAF Gestion des
Offres des
Avant la tenue de
offres des
DAAF met à jour le SI.
reçues sur le SI
marchés
soumissionnaires
la commission
fournisseurs
Réception des
•La DAAF prépare un dossier pour la séance d’examen des
Préparation du dossier
offres contenant : le dossier du marché négocié, l’avis
Dossier de séance
Avant la tenue de offres des
DAAF
N/A
de l’examen des offres
d’appel à la concurrence et les offres des candidats
d’examen
la commission
fournisseurs
soumissionnaires.
•La commission déroule la réunion d’examen des offres
conformément au règlement de l’ABHGZR. Au moins 10 jours
Convocation de Tenue et délibération Commission des
•Le nombre des fournisseurs admis à la négociation ne PV d’adjudication
après la
la commission
de la commission
peut être inférieur à trois (3) sauf si le nombre des
Word
publication de marchés négociés
candidats ayant répondu favorablement n’est pas suffisant.
l’avis
•A l’issue de la séance, un PV d’adjudication est établi et
signé par les membres de la commission.
28
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•Une fois, l’adjudicataire désigné, la DAAF procède à Gestion des
l’actualisation au niveau du SI. achats
Résultat d’appel
•La DAAF affiche les résultats sur papier dans les locaux / Affiche des
24h après les
Affichage des résultats
DAAF de l’agence, sur le portail de l’agence, et dans le site des
Portail de
délibérations de
d’offres
résultats
marchés publics.
l’agence / Site
la commission
•La DAAF affiche les résultats pendant une période de 15 des marchés
jours. publiques
Résultat d’appel Libération des cautions
•Suite à la notification des résultats, la DAAF libère les Courrier
Cautions
Après affichage
DAAF cautions provisoires des soumissionnaires non retenus
d’offres
provisoires
recommandé
provisoires
des résultats.
par courrier recommandé contre accusé de réception.
Contrôle et •Le demandeur soumet au DAAF le marché négocié
validation du Consultation du DAAF
accompagné du certificat administratif pour approbation N/A
Marché négocié
Dès la signature
dossier de
fournisseur
par le sous-ordonnateur.
par le demandeur
marché négocié
•Avec publicité : La DAAF informe le candidat retenu de la
Notification des
décision de la commission par tout moyen approprié (Lettre
recommandée, Fax, mail, téléphone…). Elle informe
résultats et signature
Lettre de
également les autres soumissionnaires non retenus.
Décision
du CPS
notification
Dès l’achèvement
DAAF •Sans publicité : A la réception de la réponse du
Word, SI
d’adjudication
/
des négociations
fournisseur consulté la DAAF transfert la réponse au
Approbation des
CPS
demandeur.
marchés
•La DAAF envoi le CPS à l’adjudicataire pour signature.
•La DAAF procède à la mise à jour du SI.
29
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
SI Suivi des opérations d’achats par marchés négociés sur système
Word Rédaction des procès-verbaux et les différentes lettres officielles
Portail de l’ABHGZR Publication des offres et affichage des résultats
Site des marchés publics Publication des offres et affichage des résultats
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
exemp.
Mode Fréq. Lieu
Dossier du marché négocié Demandeur 1 DAAF Dossier physique 1 fois Salle des archives
Avis d’appel à la concurrence DAAF 1 Journaux Dossier physique 1 fois Salle des archives
Lettre de convocation à la commission DAAF 1 Commission Dossier physique 1 fois Salle des archives
Offres des soumissionnaires Soumissionnaires 1 DAAF Dossier physique 1 fois Salle des archives
PV d’examen des offres Commission 1 DAAF Dossier physique 1fois Salle des archives
Vue comptable de la procédure : N/A
30
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle du Certificat
Contrôle de conformité A la réception du Justifier le recours à la
dossier des DAAF du Dossier des marchés dossier du marché procédure de marchés administratif
marchés négociés.
négociés négocié négociés
Contrôle des
Application gestion Enregistrement des A la réception des
Tracer les réceptions
Bureau d’ordre des offres des enregistrements. du courrier offres offres
soumissionnaires
Rédaction : le Signature du PV de la A la fin de la Justifier le choix de
Contrôle final demandeur. Contrôle et PV d’adjudication commission. séance d’examen l’adjudicataire
signature : la commission
31
5. Gestion des encaissements
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des encaissements Acteurs Internes
des subventions et des fonds. • Service Programmation et finance
Elle se déclenche par la validation du budget par Le Ministère de Finance et • Service Marché et comptabilité
Secrétariat d’Etat chargée de l’Eau ; et par l’encaissement effectif des Acteurs Externes
subventions et des autres catégories d’encaissement sur le relevé bancaire. • Ministère de finance
• Partenaires
• Régie
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Chaque encaissement de subvention doit être justifié par un budget ou une convention signée.
RG 2 : Tout encaissement de fonds est matérialisé par un ordre de recette signé par le SPF et le DAAF
RG 3 : Les encaissements de l’ABHGZR se détaillent comme suit :
- Subventions du MF & SEEE dans le cadre du budget annuel.
- Subventions des partenaires dans le cadre des conventions de partenariat.
- Intérêts créditeurs des comptes bancaires.
- Reliquat de la régie y compris les recettes de la vente des plans ou documents spécifiques dans le CPS.
- Restitution des cautions définitives auprès des banques. RG 4 : Les subventions obtenues auprès des partenaires ne sont comptabilisées qu’à l’encaissement effectif et sont imputées par projet
RG 5 : L’encaissement des subventions du MF & SEEE se fait par tranches périodiques en fonction des disponibilités financières du MF & SEEE, en
cas de besoin, l’ABHGZR procède à des relances signées par le Chef de la division administratif et Financier. RG 6 : La comptabilisation des recettes se fait sur la base d’une copie de l’ordre de recette. (L’original est gardé chez le Service Marché et Comptabilité)
RG 7 : L’ordre de recette comprend les principales mentions ci-après :
32
✓ L’émetteur du virement
✓ Nature de l’opération
✓ Les références des pièces justificatives
✓ Le montant
✓ Les comptes comptables
33
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Réception du Constatation de • Dès la réception du budget visé par le Ministère des Système de
Budget visé par le
budget signé du l’engagement vis-à-vis
SMC Finances, le SMC procède à la constatation de l’engagement
1jour
comptabilité
MF & SEEE
MF & SEEE
de l’état
comptable (créance vis-à-vis de l’état).
• Les déblocages de fonds sont effectués par le MF & SEEE
Examen des relevés tout au long de l’année sans aucun planning arrêté. Relevés bancaires 1ère semaine
Fin du mois bancaires / Avis de DAAF • La division financière procède à l’examen mensuel des N/A / de chaque
crédit relevés bancaires / avis de crédit pour identifier les Avis de crédit mois
encaissements reçus.
• Dès identification d’un encaissement sur relevé bancaire ou
sur l’avis de crédit, le SPF procède à l’établissement d’un ordre
de recette
Réception des Etablissement d’un
• L’ordre de recette établi précise entre autres l’émetteur du Avis de Crédit
fonds sur
virement, la nature de l’encaissement (subvention reçue,
/
ordre de recette
SPF
Excel
1 jour
compte
intérêts créditeurs…) et l’imputation comptable.
Ordre de recette
bancaire • L’ordre de recette est signé par le SPF et par le DAF et envoyé
à le Service Marché et Comptabilité accompagné de l’avis de
crédit et de la convention signée en cas d’une subvention
partenaire.
• LE SERVICE MARCHÉ ET COMPTABILITÉ vérifie la OR
Etablissement
Validation de l’ordre de
cohérence de l’OR avec l’avis de crédit, et le budget visé ou la /
convention signée (Partenaires).
Avis de crédit
de l’ordre de
recette
SPF
Excel
1 jour
• Une fois les documents rapprochés, l’AC vise l’OR, archive
/
recette
l’original et envoi la copie au SMC pour comptabilisation et
Convention signée
classement.
• A la réception de l’OR validé par le Service Marché et Tableau de bord
Validation de
Suivi de l'exécution
DAAF
Comptabilité, cette dernière et le SPF de la DAF mettent à jour budget Excel
les tableaux de bord budgétaires, les journaux de trésorerie /
l’ordre de
budgétaire et de la
SMC
OR signé
1 jour
ainsi que le logiciel informatique.
Logiciel Informatique
recette par SMC situation de la trésorerie
SPF
/
Journal de trésorerie
34
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Réception de Constatation de
Une fois l’OR signé par le SPF et SMC, il est envoyé à la
l’OR visé par
l’encaissement des
SMC
comptabilité générale. Le comptable enregistre l’écriture du Logiciel comptable
OR signé
1 jour
l’entité budget
fonds
déblocage des fonds sur le logiciel comptable.
et SMC
35
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Tableau de budget du suivi budgétaire / Journal de trésorerie – Ordre de recette
Tableau de bord de suivi de l’entité budget
SAGE Comptabilisation de l’engagement et l’encaissement des fonds
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Ordre de recette et l’avis de crédit
SPF
1 original SMC
Physique
Suite à chaque DAF
1 copie
encaissement
Vue comptable de la procédure :
• Constatation de l’engagement vis-à-vis du MF & SEEE suite à la réception du budget signé
o Cas subvention d’investissement
Débit 3451 Subvention é recevoir X
Crédit 131 Subvention d’investissement (équipement & d’opération) X
o Cas subvention de fonctionnement
Débit
3451
Subvention é recevoir
X
Crédit 716 Subvention de fonctionnement X
X : Valeur totale des crédits ouverts au titre du budget validé
36
• Déblocage de la subvention MF & SEEE :
Débit 51 Trésorerie A
Crédit 3451 Subvention é recevoir A
A : Montant des fonds encaissés
• Déblocage de la subvention d’un partenaire : (la subvention partenaire n’est constatée comptablement que s’il y
a encaissement effectif)
Débit 51 Trésorerie A
Crédit 4488 Divers créanciers A
A : Montant des fonds encaissés
• Constatation des intérêts créditeurs sur compte bancaire
Débit 5141 Banque X
Crédit 738 Intérêts et produits assimilés X X : montants des intérêts créditeurs encaissés
• Constatation du produit de vente des CPS d’appels d’offres
Débit
5141
Banque
L
Crédit 712 Autres produits accessoires L L : produit vente CPS des appels d’offres
37
• Constatation du versement du reliquat de la caisse en fin d’année
Débit 5141 Banque K
Crédit 5165 Caisse régie K
K : reliquat de caisse versé sur compte bancaire en fin d’année
38
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle des SPF Avis de crédit bancaire,
Rapprochement de A chaque déblocage S’assurer que l’OR a été
l’avis de crédit avec documents DAAF Ordre de recettes, des fonds bien renseigné
l’ordre de recettes
Contrôle de
Validation de l’ordre de A chaque réception
S’assurer que l’ordre de
SMC Ordre de recette recette recette est dûment validation d’OR
validé par SPF
Contrôle
Journal comptable des Exhaustivité de la A l’établissement des Comptabilisation des
SMC soldes bancaires comptabilisation des rapprochements recettes d’exhaustivité
encaissements bancaires
39
6. Gestion des régies de dépenses
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des régies de Acteurs Internes
dépenses. • Régisseur
Elle se déclenche chaque début d’année au titre de l’alimentation de la • SMC
caisse régie. • Le chef de la division des Affaires Administrative et Financières
Elle s’achève en fin d’année suite au versement du reliquat de la caisse au • Parc auto
niveau du compte bancaire de l’agence. • Service moyens généraux
• Bureau d’ordre
Acteurs Externes
• Néant
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Le plafond maximum de la régie dépense est fixé à 40.000 MAD.
RG 2 : Aucune dépense en régie ne peut excéder 2.000 MAD, le Service Marché et Comptabilité procède au contrôle du risque de fractionnement des
dépenses lors de la validation du mémoire de régie communiqué par le régisseur. RG 3 : La procédure d’alimentation de la caisse est déclenchée, une fois le solde de la caisse atteignant 6.000 MAD. A noter que procédure
d’alimentation en milieu d’année est identique à celle du début d’année RG4 : Le dossier d’alimentation de la caisse régie est constitué de :
✓ La demande d’alimentation de la caisse (demande de fonds)
✓ Mémoire des dépenses de la caisse régie au titre de la dernière alimentation.
✓ L’Ordre de paiement
✓ Chèque.
✓ L’Ordonnancement (ventilation de l’avance par ligne budgétaire)
40
✓ Les pièces justificatives de la dépense
RG 5 : le service marché et comptabilité ne procède à l’autorisation d’une alimentation de la caisse régie que si la dernière alimentation en date a été
correctement justifiée. RG 6 : Le régisseur tient deux fichiers à savoir le journal de trésorerie qui sert pour la comptabilisation des alimentations et des paiements et un
mémoire de dépenses qui enregistre les divers justificatifs de chaque dépense par régie. RG 7 : Toute sortie de fonds de la caisse doit faire l’objet d’une demande d’achat par régie et d’une autorisation de dépense régie.
RG 8 : Le régisseur distingue entre la caisse dépenses et la caisse recettes, la caisse recette sert pour les encaissements sur les ventes des plans ou
documents spécifiques relatifs aux appels d’offres lancés par l’Agence. RG 9 : la vente de ces documents est déclenchée au niveau du bureau d’ordre qui envoie un formulaire de recette plus le paiement reçu au régisseur.
Ce dernier signe le formulaire des recettes et l’envoi au bureau d’ordre tout en gardant une copie. RG 10 : Les dépenses par régie sont constituées généralement des avances pour frais de déplacement des chauffeurs, des frais de réception,
d’hébergement, de restauration, d’entretien de l’immeuble et du parc auto. RG 11 : Seuls les chauffeurs ont droit à des avances sur déplacement, les frais de déplacement des cadres sont versés au moment de la paie. RG 12 : Pour les avances sur frais de déplacement des chauffeurs, l’avance n’est versée que si le déplacement dépasse 1 journée et ne peut excéder le
4/5 du montant total des frais. Le 1/5 est versé au moment de la paie.
RG 13 : Les frais de déplacement sont calculés selon un barème interne.
RG 14 : A chaque demande d’alimentation de la régie, Le régisseur procède à l’arrêté de la caisse et à la justification des dépenses à le Service Marché
et Comptabilité.
RG 15 : Le régisseur procède en fin d’année au versement du solde de la caisse sur le compte bancaire de l’agence
41
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
- Chaque début d’année N, le régisseur établit une demande de
fonds accompagnée d’un mémoire des dépenses de N-1(justificatif
des dépenses de la dernière alimentation de N-1) et les soumet à
Demande
la signature du sous-ordonnateur engagement. Dossier
- Le régisseur établit également un ordre de paiement, un chèque,
Excel
Début d’année
d’alimentation de la
d’alimentation de
Régisseur
et un ordonnancement (ventilation de la caisse par ligne /
2 jours
N
caisse régie
la caisse
budgétaire) et les soumet à la signature du sous-ordonnateur
Word
paiement.
- Dès signature des documents par les sous-ordonnateurs
concernés, ils sont transférés à le Service Marché et Comptabilité
pour validation
- Dès la réception du dossier d’alimentation de la caisse, le
Service Marché et Comptabilité procède premièrement à la
validation du mémoire justifiant la dernière alimentation en date
qui sera transmis au SCG pour comptabilisation
Réception du
- Elle procède également aux contrôles ci-après :
Validation dossier ✓
Contrôle des signatures des sous-ordonnateurs
Excel
Dossier
dossier
d’alimentation de la
SMC ✓
Contrôle des imputations budgétaires y compris le /
alimentation de
1 jour d’alimentation
caisse
risque de dépassement budgétaire et de fractionnement
Word
la caisse
de la caisse
des dépenses.
- Suite à ces contrôles, le Service Marché et Comptabilité
procède à la signature de l’ordre de paiement et du chèque et
l’envoi au régisseur pour encaissement et au SCG pour
comptabilisation.
OP
Signature du
Encaissement de
- A la réception de l’ordre de paiement et du chèque signés, le /
Régisseur régisseur procède à l’encaissement du chèque et à la mise à jour
Excel
Chèque
1jour
chèque
l’alimentation
de son journal de caisse
/
Journal de caisse
42
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Dès la réception du mémoire des dépenses en régie et l’OP validé
par le Service Marché et Comptabilité, le Service procède à la Mémoire des
Comptabilisation du comptabilisation : Logiciel
dépenses
Validation du
mémoire et de
✓ Des charges par nature et axe budgétaire (selon le
/
SMC
comptable
1jour
SMC
l’alimentation de la
mémoire reçu) en contrepartie de l’avance donnée en
Ordre de
sage
caisse régie
régie.
paiement
✓
De l’ordre de paiement au titre de la nouvelle avance en régie.
Tout chauffeur ayant obtenu son ordre de mission validé auprès
de la Division Administrative et financière, soumet une copie au
régisseur pour demande d’avance sur déplacement.
Ordre de mission
Le régisseur établit à la réception d’un ordre de mission : /
✓
Une demande d’avance contenant le N° d’ordre de Demande mission, le nom du chauffeur concerné, le nombre de d’avance
jours de déplacement, le montant de l’avance. /
Réception d’un Octroi d’une avance ✓
Une autorisation de dépense par la régie comprenant Excel Autorisation de ordre de sur frais de Régisseur l’imputation sur la ligne budgétaire / dépense régie 1 jour
mission déplacement Et les soumet à la signature du chauffeur demandeur avant Word /
qu’elles soient visées par le sous-ordonnateur engagement. Journal de
-Dès la signature du sous-ordonnateur engagement, le trésorerie
régisseur procède à l’octroi des avances sur frais de /
déplacement au chauffeur contre accusé de réception Mémoire de
sur la demande d’avance. dépenses
- Le régisseur procède à la mise à jour de son journal de
trésorerie et à l’alimentation de son mémoire de
dépenses
43
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Demande
Pour les autres dépenses par régie, Le régisseur reçoit une d’achat régie
demande d’achat signé par le Directeur concerné, accompagné /
d’une facture et 3 devis contradictoires en plus d’un bon de Autorisation de
livraison et un bon de réception. dépense régie
Réception d’une - Il établit par la suite une autorisation de dépense régie /
demande Règlement des achats
Régisseur mentionnant l’imputation budgétaire et soumet la Facture BL & BR
d’achat par
division
demande initiale et l’autorisation de dépense à la
Word
& devis
2 jours par régie
régie
concernée
signature du sous-ordonnateur engagement.
/
- Dés autorisation du sous-ordonnateur, le régisseur Journal de
procède au règlement de l’achat en espèce. trésorerie
- Suite au règlement, le régisseur procède à la mise à jour / de journal de trésorerie et à l’alimentation de son Mémoire de
mémoire de dépenses dépenses
A chaque demande d’alimentation de la régie, régisseur procède
à l’arrêté de la caisse régie à travers :
✓
La mise à jour du mémoire des dépenses et du journal de la caisse par les dernières opérations du mois
Demande
✓
L’inventaire effectif des espèces restant au niveau de la Mémoire des
caisse.
d’alimentation
dépenses
Arreté de la caisse ✓
Le rapprochement entre le solde physique et le solde du
de la régie Régisseur Excel / 2 jours
régie
journal de la caisse.
&
Journal de
Suite à ces contrôles, il procède à la validation du mémoire des
Fin d’année
trésorerie
dépenses par le sous-ordonnateur engagement et envoi lesdits
documents à le Service Marché et Comptabilité pour validation et
pour comptabilisation.
En fin d’année le solde physique sur caisse est versé sur le compte
bancaire de l’agence
44
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Demande d’achat par régie, Autorisation dépense régie, Demande d’avance frais de déplacement.
Excel Mémoire de dépense, Journal de caisse, Ordre de paiement, Ordonnancement.
Enregistrement des dépenses et des recettes dans le journal de caisse.
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre Dest.
Archivage
d’exemplaires
Mode Fréq. Lieu
Dossier d’alimentation de la caisse
Régisseur
Chaque
1 SMC Physique alimentation de DAF
caisse
Ordre de paiement & chèque
Régisseur
Chaque
1 SMC Physique alimentation de DAF
caisse
Mémoire de dépenses (y compris les divers
Régisseur
Chaque
1
SMC
Physique
alimentation de
DAF justificatives)
caisse
Vue comptable de la procédure :
N/A
45
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle de SMC Mémoire des
Validation du dossier À chaque arrêté périodique Validation du mémoire
d’alimentation de la ou en cas de demande validation L’Ordonnateur dépenses des dépenses
caisse d’alimentation
Mémoire des Validation du dossier À chaque arrêté périodique
Contrôle des
dépenses Contrôle des signatures SMC d’alimentation de la ou en cas de demande
signatures & des chefs de services caisse d’alimentation
Ordre de paiement
Mémoire des Validation du dossier À chaque arrêté périodique
Contrôle du
dépenses Contrôle des SMC d’alimentation de la ou en cas de demande
budget & imputations budgétaires caisse d’alimentation
Ordonnancement
Contrôle des SMC
Signature de l’ordre de A chaque alimentation de Contrôle de
ordres de Ordre de paiement L’Ordonnateur paiement caisse l’autorisation
paiement
Contrôle des
Contrôle de l’avance A chaque demande d’avance
Autorisation du
Régisseur Ordre de mission pour déplacement des déplacement par la déplacements pour frais de déplacement
chauffeurs DAAF
46
7. Gestion des paiements
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes pour la gestion des engagements et Acteurs Internes
paiements des différentes dépenses de l’ABHGZR. • DAAF
Elle se déclenche par la réception du dossier d’engagement de l’entité • Service Marché & comptabilité
concernée. Acteurs Externes
Elle s’achève par le retour de l’OV signé par le trésorier payeur. • Trésorier payeur
✓ Règles de gestion :
RG1 : Le dossier d’engagement en cas d’une dépense par marché doit contenir la facture, le décompte, les attachements validés par le chef de projet,
le PV de réception et l’attestation de service fait. RG2 : Le dossier d’engagement en cas d’une dépense par bon de commande contient la facture le bon de livraison fournisseur et le PV de réception. RG3 : Le dossier d’engagement en cas d’une dépense par contrat ou convention est constitué de la convention ou contrat dûment autorisés et signés
avec le partenaire et des pièces justificatives de l'exécution des prestations. RG4 : Le Service Programmation et Finance est celle qui procède à la première validation des dossiers d’engagement avant l’envoi au Service Marché
et Comptabilité. RG5 : Les ordres de paiement sont établis et signés par le Service Programmation et Finance de la Division Administratif et Financier, par l'ordonnateur
ou son mandataire. RG6 : Les ordres de virement sont établis par Le Service Programmation et Finance de la DAF et signés par l’ordonnateur ou son mandataire et le
service Marché et comptabilité. RG7 : L’ordre de paiement contient les mentions ci-dessous :
✓ Le numéro de l’ordre de paiement
✓ La date de l’ordre de paiement
✓ L’exercice comptable
✓ La nature du budget d’affectation
✓ Le bénéficiaire du paiement
✓ Le montant libellé en chiffres et lettres
47
✓ L’objet du paiement
✓ L’imputation comptable
✓ L’imputation budgétaire
✓ Le numéro du compte bancaire du bénéficiaire
✓ La nature de dépense
✓ Le numéro de l’ordre de virement
✓ La date de l’ordre de virement
✓ Le numéro de compte de l’ABHGZR
✓ Le bénéficiaire
✓ Le compte courant du bénéficiaire
✓ Banque / Agence du bénéficiaire
✓ Motif et montant du virement
RG9 : Aucun paiement de dépense ne peut être effectué sans l’élaboration d’un ordre de paiement. RG10 : Le Service Marché et Comptabilité procède lors de la validation des OP et OV aux contrôles des imputations budgétaires afin de remédier aux
cas de dépassements, elle procède également au contrôle du risque de fractionnement en cas des achats par bon de commande.
48
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Les dossiers d’engagement des dépenses sont reçus des différentes
Envoi du divisions pour traitement par l’entité budget. La provenance des
dossier Réception des dossiers est répartie comme suit : Dossier
d’engagement
dossiers
Service -Division DEPRE : pour les opérations de financement octroyées par
d’engagement
par les
d’engagement par
programmation
l’agence au profit des partenaires.
NA
1 jour
des dépenses
divisions
l’entité Budget
et finance
-Service moyens généraux : Pour les achats et prestations rattachés au
concernées fonctionnement de l’agence.
-DCT : Pour les opérations de paiements des décomptes des projets
financés par l’ABHGZR.
• Le Service Programmation et Finance établit un OP en lui annexant
le dossier d’achat original et procède à sa signature. OP, OV
• Le Service Programmation et Finance prépare l’OV et le joint au /
dossier d’achat avec l’OP signé. A noter que l’OV est signé par Dossier
Validation du Etablissement de Service l’ordonnateur ou son mandataire avant son envoi au Service Marché et Excel d’engagement
dossier l’OP et de l’OV programmation Comptabilité, / / 2 jours
d’engagement et finance • Le Service Programmation et Finance procède à la mise à jour du Word Tableau de
tableau de suivi budgétaire (partie engagement) et s’assurant de la suivi
correcte imputation budgétaire. budgétaire
• Le dossier complet est ensuite envoyé au SMC pour signature tout en
gardant une copie.
49
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Une fois le dossier d’engagement de dépense est réceptionné,
l’entité budget procède à des contrôles suivant les cas :
✓ Cas de contrat ou de convention : Le Service
Programmation et Finance s’assure que la convention/contrat
sont dûment signés, elle s’assure également que le montant
demandé pour paiement est conforme avec les clauses
contractuelles et qu’il existe une disponibilité budgétaire
✓ Cas d’achat par bon de commande : Le Service
Programmation et Finance s’assure de la cohérence entre le
bon de commande, le bon de réception/ Livraison avec la Dossier
Validation des
Contrôle des
Service
facture, de l’existence de la disponibilité budgétaire. Elle
d’engagement
dossiers
dossiers
programmation
vérifie également le fractionnement des dépenses de même
NA
2 Jours
des dépenses
d’engagement
d’engagement
et finance
nature.
✓ Cas d’achat par marché : Le Service Programmation et
Finance procède aux contrôles suivants :
- Rapprochement entre les attachements et décomptes avec
les bordereaux des prix,
- Vérification de la réception des travaux et des prestations par
le chef de projet.
- Contrôle des délais de réception et de la durée d’exécution du
marché
- Vérification de la disponibilité budgétaire
- Conformité du dossier administratif.
50
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
A la réception d’un dossier d’engagement comprenant les justificatives
de la dépense, l’OP et l’OV dûment signés, le Service Marché et
Comptabilité procède aux contrôles suivants :
+ En cas de contrat ou convention
✓
Existence d’une convention ou contrat dûment approuvée
✓ Montants figurant sur l’OP et l’OV conforme au planning de
décaissement prévu contractuellement
✓ Correcte imputation budgétaire.
Réception de
✓
Vérification de la disponibilité budgétaire OP, OV
+ En cas d’achat marché
l’OP, l’OV et le Validation de l’OP et
/
✓ Exhaustivité des justificatifs du dossier de marché initialement
dossier l’OV SMC Excel Dossier 1 jour
envoyé par le DAAF
d’engagement
d’engagement
✓ Cohérence de l’OP et OV avec les décomptes et factures
(validés par le chef de projet) et aux dispositions du marché,
✓ Correcte imputation budgétaire.
✓
Vérification de la disponibilité budgétaire + En cas d’achat par Bon de commande
✓
Cohérence du bon de commande avec les justificatives de réception et facture
✓ Correcte imputation budgétaire
✓
Contrôle du risque de fractionnement
✓ Vérification de la disponibilité budgétaire
OP, OV
SMC
• Dès signature de l’OP et l’OV, le service programmation et finance Excel /
met à jour son suivi budgétaire et envoie une copie de l’OP et l’original /
Tableau de
Mise à jour du suivi /
Validation de
de l’OV au SMC pour comptabilisation et à la DAAF pour exécution du
Logiciel
bord
budgétaire
Service
1 jour
l’OP et l’OV
virement.
informati /
programmation
• La DAAF procède à l’actualisation de la partie paiements de son suivi
que
Journal de
et finance
budgétaire
trésorerie
51
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Validation de Envoi de l’OV à la
• Dès la validation de l’OV par le Service Marché et Comptabilité, la
l’OP et l’OV
DAAF
NA
OV
1 jour banque
DAAF le transmet à la banque pour exécution du virement.
52
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel OP, OV, Tableau de bord
Logiciel comptable Comptabilisation des paiements
Gestion budgétaire Suivi d’exécution budgétaire
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp
Mode
Fréq.
Lieu
Dossier d’engagement
Entité demanderesse 1
• SPF Physique
A chaque opération
DAAF
• SMC
OP & OV Service programmation et finance 1 SMC Physique A chaque opération DAAF
Vue comptable de la procédure :
• Comptabilisation de l’ordre de paiement
2 Immobilisation
Débit 60 Achat des opérations en cours X
61 Charges d’exploitation
Crédit 44 Fournisseur X
• Comptabilisation de l’ordre de virement
Débit 441 Fournisseurs et comptes rattachés X
Crédit 514 Banque X
53
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Service
S’assurer de la
Signature de l’OP et de A la réception justification de la Contrôle de réalité programmation Dossier d’engagement
l’OV par la DAF d’engagement dépense (réalité, et finance
imputation budgétaire,)
Dossier d’engagement,
Signature de l’OP et de S’assurer de la
l’OV par le Service A la réception du Contrôle de réalité SMC OP, OV justification de la
programmation et dossier d’achat dépense
finance
SMC
Contrôle de
Tableau de bord de Mise à jour du suivi Chaque validation d’un
Assurer un suivi
Service suivi budgétaire budgétaire cohérent cohérence budgétaire ordre de paiement
programmation Journal de trésorerie avec la réalité
et finance
54
8. Etat de rapprochement bancaire
Objet Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour l’établissement des états de Acteurs Internes :
rapprochement bancaires. • Le chef de division,
Elle se déclenche le début de chaque mois pour établissement de l’état de
• Service Marché et Comptabilité Acteurs Externes :
rapprochement du mois M-1. • Néant
Elle s’achève par la communication de l’état de rapprochement bancaire au Chef de DAAF .
✓ Règles de gestion :
RG 1 : L’état de rapprochement bancaire doit être établi mensuellement.
RG 2 : L’état de rapprochement bancaire mensuel doit être remis mensuellement au Chef de DAAF pour information.
RG 3 : L’état de rapprochement annuel doit signer par le service Marché & Comptabilité, trésorier et visé par le chef de Division DAAF.
RG 4 : Un état de rapprochement hebdomadaire est effectué par le trésorier entre le relevé bancaire et le suivi d’exécution budgétaire.
55
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Le Trésorier reçoit des différentes banques l’ensemble des Grand livre
5 jours après la
Réception des relevés relevés bancaires du mois. Elle reçoit également du DCG comptable des 5 jours après la
bancaire et des grands
Trésorier
les grands livres comptables des comptes bancaires
Excel
comptes bancaires
fin du mois
fin du mois livres comptables /
Relevé bancaire
• Le Trésorier procède à l’établissement de l’ERB. Cette
opération consiste à identifier les différentes écritures
passées au niveau des comptes bancaires et non Grand livre
A la réception comptabilisées des comptes de l’Agence ainsi que les comptable des
des grands Etablissement de l’état écritures comptabilisées non encore passées par les comptes bancaires
livres et des de rapprochement Trésorier banques. Excel / 3 jours
relevés mensuel • L’ERB préparé reprend les soldes comptables et Relevé bancaire
bancaires bancaires ainsi que les écritures en suspens comptables /
et bancaires. ERB
• Le trésorier, procède à l’édition des différents ERB et
appose sa signature dessous.
• Une copie des ERB annexés au relevés bancaires est
Communication de
Trésorier
transmise au Chef de DAAF pour information. Ensuite, le ERB
Etablissement
document est retourné pour classement chez le trésorier
l’ERB au Chef de
Excel /
1 jour
de l’ERB
de la DAAF.
DAAF
DAAF
Relevé bancaire
• En fin d’année et au vu des opérations d’inventaire, les
ERB sont visés par le Chef de DAAF .
56
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Etablissement de l’état de rapprochement bancaire
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
exemp.
Mode Fréq. Lieu
Etat de rapprochement bancaire Trésorier 1 DAAF Manuel Chaque mois Trésorier
Relevés bancaires Banques 1 Trésorier Manuel Chaque mois Trésorier
Vue comptable de la procédure : N/A
57
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Correct Recenser les écritures
établissement de Trésorier ERB Manuel/ Auto Chaque mois en suspens
l’ERB
58
9. Déclarations fiscales
Objet Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour le dépôt des déclarations Acteurs Internes
fiscales de l’ABHGZR • Service Marché et Comptabilité.
Elle se déclenche par l’arrivée à terme de la date de dépôt d’une des Acteurs Externes
déclarations • Néant
Elle s’achève par l’obtention du reçu de dépôt
✓ Règles de gestion :
RG 1 : En vertu du statut fiscal de l’ABHGZR, cette dernière procède aux déclarations fiscales suivantes :
- Déclaration mensuelle de la TVA
- Déclaration de la retenue à la source en cas de prestations effectuées par des prestataires non-résidents.
- Déclaration de la liasse fiscale.
- Impôt sur le revenu. RG 2 : En cas des prestations effectuées par des non-résidents, et dans le cas où l’ABHGZR est désigné comme représentant fiscal du prestataire,
elle procède à la déclaration des retenues à la source. RG 3 : La déclaration de l’impôt sur le revenu est prise en charge par le service personnel et moyens généraux. RG 4 : Pour chaque déclaration fiscale effectuée, la DAAF garde une copie de la déclaration et une copie du récépissé.
59
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Chaque fin du mois, le service marché et comptabilité
Chaque début du
Déclaration mensuelle
Service marché et
procède à l’établissement d’une déclaration de la TVA avec Déclaration de la
Avant le 20 du
la mention « Néant »
Excel
mois de la TVA
comptabilité
TVA
mois
Une fois la déclaration est déposée, une copie est archivée
y compris le récépissé de déclaration
Dès réalisation d’un paiement par l’ABHGZR au titre
Annuellement
d’une prestation réalisée par un non résident, le service
marché et comptabilité prépare une déclaration de
lors des
retenue à la source et la soumet à la validation du service
paiements de
Déclaration de la
Service marché et
Déclaration de la
programmation et finance pour préparation de l’OP et
Excel
Avant le 31 Mars
prestations
retenue à la source
comptabilité
retenue à la source
L’OV
réalisées par des
Dès la signature de l’OV le service marché et comptabilité
non résident
procède au paiement de la retenue à la source et au
dépôt de la déclaration.
Déclaration fiscale
Service marché et
Suite aux travaux d’inventaire de fin d’année, le service Avant le 31 Mars
Fin d’exercice
marché et comptabilité procède à l’élaboration d’une
Excel
Déclaration fiscale
annuelle
comptabilité
de chaque année
déclaration fiscale qui est déposée avant le 31-mars
60
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Etablissement de l’état de rapprochement bancaire
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
exemp.
Mode Fréq. Lieu
Déclaration de la TVA + récépissé
Service Marché et 1
Direction des Manuel
Chaque mois
DAF
Comptabilité
impôts
Déclaration annuelle de la retenue à la Service Marché et 1
Direction des Manuel
Annuellement
DAF
source + récépissé
Comptabilité
impôts
Déclaration de la liasse fiscale + Service Marché et 1
Direction des Manuel
Chaque DAF
récépissé
Comptabilité
impôts
exercice
Vue comptable de la procédure : N/A
61
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Déclaration mensuelle de Service Marché et Déclaration de la TVA Manuel Chaque mois
S’assurer du dépôt à
la TVA Comptabilité temps de la TVA
Déclaration de la retenue À chaque paiement S’assurer du paiement
à la source sur Service Marché et Déclaration de la
d’une prestation Manuel et de la déclaration de la
prestations effectuées Comptabilité retenue à la source effectuée par un non retenue à la source
par des non-résidents
résident
Déclaration de la liasse Service Marché et Déclaration Manuel Chaque exercice
S’assurer du dépôt à
fiscale Comptabilité terme de la liasse fiscale
62
VI. Sous-procédure Personnel et Moyens Généraux
1. Gestion des ressources humaines
a. Recrutement
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objectif de définir les modalités administratives du Acteurs internes :
processus recrutement au sein de l’ABHGZR - Directeur Général
Elle est déclenchée : - Chefs de Divisions
Par l’expression d’un besoin en recrutement par l’ensemble des Chefs de - Gestionnaire RH
divisions Acteurs Externes :
Elle s’achève par : - Secrétariat d’Etat auprès du Ministre de l’Equipement, du
L’établissement du contrat de la nouvelle recrue, Transport, de la Logistique et de l’Eau, chargé de l’Eau.
Et l’accueil de la nouvelle recrue. - Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de
l'Administration.
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Chaque année, chaque chef de division estime les besoins en recrutement pour sa Division pour l’année suivante, et les envoie au Gestionnaire
RH. Ces besoins décrivent principalement les éléments suivants :
- La Division concernée - La situation de l’effectif du personnel de la Division au début de l’exercice ; - Le nombre de postes souhaités ; - L’origine de la demande (départ, création de poste, ...)
RG 2 : Le recrutement d’un nouvel Agent doit faire l’objet d’une publication sur le site de l’ABHGZR, ainsi que sur le site « www.emploi-public.ma » ou «
www.service-public.ma ».
63
RG 3 : La sélection d’un candidat parmi d’autres répondants au profil recherché doit être conforme aux modalités décrites dans la circulaire du chef du
gouvernement 24/2012 du premier janvier 2012. RG 4 : Les candidats présélectionnés pour passer l’entretien sont contactés par email et par téléphone. RG 5 : La publication de la liste des candidats retenus doit se faire sur le portail électronique de l’ABHGZR ainsi que sur le portail « www.emploi-
public.ma ».
64
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Dans le cadre de l’élaboration du budget annuel de l’ABHGZR, chaque
Chaque année
Exprimer les besoins Chefs de chef de division estime ses besoins de recrutements prévus pour l’année N/A
N/A
Avant le dépôt de
en recrutement
Divisions
suivante et le communiqué au Gestionnaire RH.
la loi cadre
•Le gestionnaire RH consolide les besoins de chaque Division dans un état
général des besoins globaux en recrutement. Etat général
•DG •Cet état comprend notamment : La Division concernée, La situation de
des besoins
Etats des
•Service
l’effectif du personnel au début de l’exercice, Le nombre de postes
Collecter les besoins
globaux en
Avant le dépôt de
besoins en
programmation et
souhaités,
N/A
en recrutement
recrutement
la loi cadre
recrutement
finance L’origine de la demande (départ, création de poste...)
Proposition de
•Gestionnaire RH
•Elle estime ensuite le budget en recrutement, établit la proposition de loi
loi cadre
cadre en concertation avec le service programmation et finance et la
soumet au DG pour validation.
•DG
•Le DG revoit l’Etat général des besoins en recrutement et le signe pour
validation. Il peut le cas échéant contacter les chefs de Divisions pour des
•Gestionnaire
RH
Etat général
•Service ajustements ou des explications.
Etat général
• Le gestionnaire RH reçoit ensuite l’Etat validé par le DG. Elle réajuste la
des besoins
Valider les besoins
programmation et
des besoins
Avant le dépôt de loi cadre s’il y a des modifications apportées par le DG et envoie la loi cadre N/A en en recrutement finance
signée par le gestionnaire RH et le DG au Chef de DAAF qui la joint à la globaux en la loi cadre
recrutement
•Secrétariat
recrutement
demande du budget de l’ABHGZR pour validation avec le Secrétariat d’Etat
d’Etat chargé de
auprès du Ministre de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de
l’Eau
l’Eau, chargé de l’Eau.
65
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Le gestionnaire RH définit les profils recherchés en coordination avec les
A la réception
Chefs de Divisions : L’intitulé du poste à pourvoir, Le rattachement Suite à la
hiérarchique, La mission de la future recrue, ses principales activités ainsi
de la loi cadre
réception de la loi
•Chefs de que ses activités spécifiques ou transverses, Le profil recherché
validée par le
Définir les profils
cadre validée par
divisions (qualification, nombre d’années d’expérience, secteur d’expérience,
N/A
Loi cadre
Secrétariat
recherchés
le Secrétariat •Gestionnaire
RH
aptitudes humaines et intellectuelles pour le bon déroulement de la
d’Etat chargé
d’Etat chargé de
fonction…), Date prévue de recrutement…
de l’Eau
l’Eau
•Le gestionnaire RH soumet ensuite les profils détaillés au Directeur
Général pour validation et signature.
Profils Valider les profils
Directeur général
•Le Directeur Général signe le descriptif des profils N/A
Profils détaillés
détaillés
•Le gestionnaire RH valide et publie l’annonce sur le portail internet de Site Internet l’ABHGZR ainsi que sur le site « www.emploi-public.ma ».
de
Profils validés Publier l’annonce de
•L’annonce doit spécifier le mode de recrutement (présélection, concours,
Annonce de
Maximum avant Gestionnaire RH
l’ABHGZR
par le DG
recrutement
entretiens), le nombre de postes disponibles, ainsi que les caractéristiques
recrutement
fin Septembre
Site emploi-
du profil recherché : Description du poste, Formation requise, Nombre
public.ma
d’années d’expérience demandé, …
•Chefs de
•A la réception des demandes d’emploi, le gestionnaire RH filtre les Site Internet demandes reçues sur la base des critères fixés par les Directeurs
de
Max 1 mois suite
Réception des
Filtrer les profils non
divisions
concernés.
l’ABHGZR
CV candidat
à la publication de
CV
conformes
concernés • Le gestionnaire RH élabore une première présélection selon la nature du
Site emploi-
l’annonce •Gestionnaire
RH poste proposé, et établit un état des candidatures présélectionnées pour
public.ma
passer les entretiens.
66
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Le gestionnaire RH organise la tenue des entretiens, elle fixe avec Canevas de
l’ensemble des chefs de divisions les dates d’entretiens (Planning des fiche
A la réception entretiens, liste des candidats) et soumet aux chefs des divisions une fiche d’évaluation
de la liste des Organiser le tenue
•Chefs de d’évaluation du candidat. Ensuite, elle contacte les candidats Liste des
candidats
divisions présélectionnés (par email et par téléphone) pour coordination des rendez-
N/A
candidats
5j
des entretiens
retenus suite
•Gestionnaire RH
vous afin de tenir un ou plusieurs entretiens professionnels.
retenus suite
au filtre • Le gestionnaire RH s’occupe ensuite de l’accueil des candidats pour les au concours
entretiens. Planning des
entretiens
•Les candidats présélectionnés passent un ou plusieurs entretiens avec une
commission de recrutement désignée par le Directeur Général.
• Lors de l’entretien la commission vérifie les aptitudes techniques,
•Gestionnaire
RH expériences, réalisations, motivations, capacités d’intégration.… du
•Chefs de candidat. CV candidat
Entretiens
Réaliser les
divisions •A la fin de l’entretien, les fiches d’évaluation sont renseignées par les Fiches
•Commission de membres de la commission, et sont consolidées par les RH, une note est
N/A
d’évaluation
3 semaines
préparés
entretiens
recrutement
alors attribuée au candidat. La fiche consolidée est signée par tous les
Fiche
•Candidats membres de la commission de recrutement. Une liste des meilleurs consolidée
•DG candidats sélectionnés suite aux entretiens est alors soumise à
l’appréciation du DG.
•A l’issue des entretiens, le gestionnaire RH notifie par écrit les candidats
non retenus du refus de leur candidature.
•Une fois la liste des candidats retenus est figée, le gestionnaire RH doit la Site Internet
publier sur les sites ABHGZR et emploi public. de Liste des
Candidats
Publier la liste des
l’ABHGZR
Gestionnaire RH
candidats
1j
sélectionnés
candidats retenues
Site de
retenus
l’emploi-
public
67
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Gestionnaire RH
•Le gestionnaire RH reçoit les documents administratifs des recrues et
procède à la vérification des documents administratifs présentés par le
Candidats
Collecter et contrôler Ministère de de
candidat. (Diplômes, documents attestant du ou des derniers emplois/ Dossier
les documents
salaires).
N/A
2 semaines sélectionnés
la modernisation
administratif
administratifs
•Le gestionnaire RH vérifie auprès du Ministère de la Fonction Publique et
de
de la Modernisation de l'Administration que le candidat n’est pas en fonction
l’administration
dans une autre administration publique.
•Suite au contrôle administratif le gestionnaire RH établit en collaboration
avec le chef de division concerné la lettre d’engagement pour les candidats
retenus en fonction de la catégorie du poste à pourvoir. Dès accord du Lettre
candidat, le gestionnaire RH établit un contrat, le remet au candidat pour
Dossiers
d’engagement
Etablir le contrat
Gestionnaire RH
signature légalisée. Ensuite le contrat signé par la recrue est soumis au
N/A
5j
contrôlés
Directeur Général pour approbation et signature en deux exemplaires.
Contrat
•Dès réception du contrat signé par le DG, le gestionnaire RH remet une
copie originale du contrat dûment signée à la recrue concernée, et l’invite à
prendre fonction à la date fixée par le chef de division concerné.
•Le gestionnaire RH prépare le dossier administratif de la recrue et informe
le service SI de l’arrivée d’un nouvel agent et lui communique les
Candidat Préparation du Gestionnaire RH
informations qui lui seront utiles (Nom, prénom, poste, date prévue N/A
Dossier Avant l’arrivée de
engagé
dossier administratif
d’intégration,) afin de lui préparer son compte, son badge.
administratif la nouvelle recrue
• Le gestionnaire RH publie une note de service pour annoncer l’arrivée du
nouveau collaborateur
Dossier
•Le gestionnaire RH prépare en collaboration avec le responsable
Etablir la fiche de
hiérarchique concerné, la fiche de fonction explicitant les spécifications
Fiche de
Avant l’arrivée de administratif
Gestionnaire RH
N/A
fonction
travail de l’agent dans son nouveau poste
fonction
la nouvelle recrue préparé
68
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Gestionnaire RH
•Le gestionnaire RH prépare les moyens et outils de travail (bureau…),
Arrivée de la Acceuillir la nouvelle
assure l’accueil du candidat au sein de l’ABHGZR, et planifie avec le chef
Programme
Personnel de
N/A
A définir
recrue
recrue
de division concerné une tournée découverte de l’agence ainsi que des
d’intégration
l’ABHGZR
journées de formation métier avant la prise de fonction effective.
69
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Site web de l’agence Publier les offres d’emplois sur une page dédiée du site Web
Publier la liste des candidats retenus
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Etat général des besoins Gestionnaire 1
Gestionnaire RH
Numérique et Annuelle
Gestionnaire
globaux en recrutement
RH
classement par année
RH
Gestionnaire
Chefs de divisions
Numérique et
A chaque Gestionnaire
Planning des entretiens
1
période de
RH
concernés
classement par année
RH
recrutement
•Gestionnaire RH (copie)
Gestionnaire
•Direction financière Numérique et
Gestionnaire
Loi cadre
1
(copie)
Annuelle
RH
classement par année
RH
•Agence
comptable(copie)
Fiche d’évaluation des Gestionnaire 1
Gestionnaire RH
Papier et Scan
Au Gestionnaire
candidats
RH
recrutement
RH
Liste des candidats Gestionnaire
Au
Gestionnaire
retenus suite aux
1
Gestionnaire RH
Papier et Scan
RH
recrutement
RH
entretiens
Dossier administratif de la Gestionnaire 1
Gestionnaire RH
Papier et Scan
A chaque prise Gestionnaire
nouvelle recrue
RH
de fonction
RH
70
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
•Gestionnaire RH
Gestionnaire
(original) A chaque prise
Gestionnaire
Contrat
1
•La recrue (original)
Papier et Scan
RH
de fonction
RH
•L’agence comptable
(copie)
Vue comptable de la procédure :
N/A
71
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle des DG
Etat général des besoins Validation des besoins Annuelle
Vérifier le nombre et la nature
prévisions en recrutement globaux en recrutement des recrutements prévus
DG Loi cadre et profils Validation des profils
S’assurer de la conformité des
Contrôle conformité Chefs de Annuelle profils avec les besoins de détaillés proposés
division
l’Agence
Gestionnaire
RH Filtrage des profils non-
A chaque offre Eliminer les profils inadéquats
Contrôle des profils Chefs de CV des candidats publiée sur le par rapport au profil demandé et conforme
divisions
portail spécifié dans l’annonce
concernés
S’assurer que seuls les
Gestionnaire Fiche d’évaluation
Suite aux
candidats les plus méritants sont
Contrôle de mérite Notation des candidats sélectionnés conformément au RH Système de notation entretiens
système de notation mis en
place
Documents originaux A chaque Contrôler la véracité des
Contrôle des Gestionnaire Certificat du Ministère de Contrôle des documents candidature informations communiquées par
informations RH la modernisation de administratifs retenue suite aux le candidat.
l’administration
entretiens
72
b. Gestion des formations
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des formations au sein Acteurs internes :
de l’ABHGZR. • DG
Elle est déclenchée : • Chefs de divisions
A chaque fin d’année en vue de définir le plan de formation annuel. • Personnel de l’ABHGZR
Elle s’achève par : Acteurs Externes :
La synthèse et l’évaluation des formations du personnel. • Organismes de formation
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Tout Agent de l’ABHGZR qui disposerait d’une formation diplômante et /ou certificat payante, devra s’engager contractuellement à travailler à
l’ABHGZR pendant les huit années suivantes. RG 2 : Chaque année un plan de formation est mis en place pour répondre aux besoins en formation de l’ABHGZR. RG 3 : Les formations qui ne portent pas sur les métiers nécessaires au bon déroulement de l’activité de l’ABHGZR, ne rentrent pas dans le cadre du
plan de formation annuelle de l’ABHGZR, elles sont considérées comme des formations à titre personnel. RG 4 : Chaque année les collaborateurs de l’ABHGZR, souhaitant bénéficier de formations en relation avec leur métier déposent une demande de
formation à leur Chef de division avant septembre, avec une justification de la demande. Sur la base de la pertinence des demandes reçues et du
besoin ressenti en formation, chaque Chef de division renseigne les fiches de besoin en formation de sa Direction. RG 5 : A la fin de la formation, les copies des supports de cours sont transmises au SPMG qui les intègre dans une base de connaissance dédiée à la
formation. RG 6 : Le plan de formation doit être validé et signé par le DG RG 7 : Les formations inscrites dans le plan de formation et les moins prioritaires et/ou dépassant le budget annuel alloué à la formation sont reportées
dans le plan de formation de l’année suivante. RG 8: Les formations pouvant être dispensées en interne par le personnel qualifié de l’Agence sont directement intégrées dans le plan de formation
annuel indépendamment du budget alloué à la formation.
73
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Etablir le modèle de la fiche des besoins en formation
• Récupérer le budget annuel de formation de l’année en cours.
Chaque année, Envoyer les fiches de
•Envoyer aux Chefs de divisions de l’ABHGZR, le modèle de la Fiche des
début
SPMG fiche des besoins de formation, ainsi que l’enveloppe budgétaire
N/A
besoins en
2j besoin en formation
septembre
de la formation de l’année en cours (pour information et
formation
estimation du budget prévisionnel de la formation par Division)
afin de renseigner les besoins en formation de l’année suivante.
•Conformément à la RG 4, chaque Division priorise les besoins
en formation formulés par son personnel selon des critères de
pertinence de la justification et de coût: Type de formation ,
Besoin en formation, Coût approximatif de la formation, nombre Demande de
de personnes concernées par la formation, dates de la
Modèle de fiche
formation
Renseigner les fiches
Chefs de Divisions
formation, Nombre de jours de formation , Lieu de la formation,
des besoins en
N/A
Fiche des
Mi-Septembre
de besoin
Collaborateurs Criticité de la durée et des dates de la formation vis-à-vis de la
formation reçu
besoins en
bonne continuité de l’activité au sein de la Direction,…(Liste non
formation
exhaustive).
• Chaque Division renseigne ensuite la fiche des besoins en
formation de sa Direction pour l’année suivante, la signe et la
renvoie au Service Personnel et Moyens Généraux.
74
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Procéder à la réestimation du coût de la formation proposée par
chaque Division et pour chaque formation.
•Consolider les besoins en formation de toutes les Divisions
Fiches des dans un plan de formation annuel provisoire de l’ABHGZR.
besoins en Service Personnel
•Intégrer dans le nouveau plan de formation provisoire, les Plan de
formation
Consolider les fiches
formations en suspens du plan de formation de l’année
et moyens
N/A
formation annuel
3j
renseignées par besoins en formation
précédente.
généraux
provisoire
les Chefs de
•Envoyer le plan de formation provisoire au chef du service
Divisions « Personnel et moyens généraux » pour signature. Une fois
validé, le plan de formation est transmis par le SPMG à
l’ensemble des Chefs de divisions qui sont conviés à une réunion
afin de discuter et valider le plan de formation provisoire
L’ensemble des Chefs de divisions de l’ABHGZR font une
réunion de validation. Ils rediscutent, éventuellement, la
priorisation des formations et arrêtent le plan de formation
Plan de
annuel de l’ABHGZR ainsi que l’enveloppe budgétaire prévue
pour la formation.
formation
Valider le plan de
Plan de
Avant début
Chefs de divisions Les formations sont enregistrées sur le plan de formation par
N/A
annuel
formation provisoire
formation annuel
Octobre
ordre de priorité.
provisoire
Les formations considérées comme non prioritaires ou ne
respectant pas l’enveloppe budgétaire dédiée à la formation pour
l’année en cours de traitement, sont reportées à l’année
suivante.
75
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Le service Personnel et Moyens Généraux soumet le plan de
formation au Chef de division Général.
• L’Ordonnateur prévoit des réunions avec les Chefs de divisions
Plan de
•SPMG
concernés s’il juge nécessaire d’apporter des modifications aux
formations relatives à une Division.
Plan de
formation validé
Valider le plan de
•L’Ordonnateur
• L’Ordonnateur signe le plan de formation et le remet au service
N/A
formation annuel Avant Mi-Octobre
par les Chefs de
formation par le DG
•Chefs de divisions
Personnel et Moyens Généraux. Note de service divisions •DAAF
• Les formations dispensées en interne par le personnel qualifié
de l’ABHGZR font l’objet d’une note de service transmise aux
formateurs et précisent : les dates de formation, le thème et les
modalités de la formation.
Ajuster le plan de
• Le SPMG établit le plan de formation effectif en cohérence avec
le budget alloué. Les formations les moins prioritaires seront
Plan de
Budget alloué à formation et lancer la
reportées à l’année suivante si le budget alloué ne couvre pas la
formation effectif
l’ABHGZR et
consultation des
SPMG
totalité des formations prévues dans le plan de formation initiale.
Demande
plan de
organismes de
N/A
Avant mai
• Le SPMG établit une demande d’achat et se charge ensuite de
d’achat
formation validé
formation
SMC
préparer les termes de référence puis les transmet après
Termes de
par le DG
validation avec le chef de service au service Marchés &
référence
Procédure Achat
comptabilité pour déclencher la procédure Achat.
Organisme de
Etablir et diffuser le
• Le SPMG établit les fiches d’inscription du personnel à former.
• Le SPMG établit et diffuse le planning des formations à tous les
Planning des
formation
planning annuel des
SPMG
N/A
2j
collaborateurs de l’ABHGZR.
formations
sélectionné
formations
76
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Le SPMG prépare la mise en œuvre de la formation en
SPMG
distinguant la formation à réaliser en interne par rapport à celle Fiches
Suite à la
prise en charge par les organismes de formation externes.
d’inscription
Une semaine
diffusion du
Lancer l’action
• Le SPMG prépare les salles, le planning détaillé des séances,
DG
N/A
Planning détaillé
avant le début
planning annuel
formation
des pauses, des synthèses et des évaluations, les supports, les
Convocation aux
des formations
des formations
outils informatiques ou matériels…
Intéressés
formations
• Une convocation est envoyée au personnel bénéficiaire et à
leurs Chefs de Divisions.
• Suivant le planning, le SPMG effectue un suivi de la formation
mise en œuvre.
Durant les Suivre la mise en SPMG
• Le SPMG vérifie notamment la présence des formateurs et des N/A
Planning détaillé A chaque début
formations
œuvre de la formation
bénéficiaires, le bon déroulement des séances, le respect du
des formations
de formation
planning des séances et des pauses, la disponibilité des moyens
matériels prévus…etc.
• La mise au point :
Les candidats établissent un rapport de formation aux Chefs de
Divisions, ils présentent leurs diplômes ou attestations de • Diplômes
réussite et fournissent au SPMG une copie des supports de
• Certificats
cours qu’ils ont suivi.
Chefs de Divisions
• Fiche
•L’évaluation est réalisée à deux niveaux :
d’évaluation du
A la fin de
Evaluation des formés (fiche) :
SPMG
formé
chaque
A chaud, par le Directeur du formé et/ou le SPMG.
1 Semaine
• Fiche
formation
A froid (au moins 3 mois après ladite formation), par le Directeur
Personnel de
d’évaluation du
du formé sur la base des avis recueillis auprès chefs de service
l’ABHGZR formé
formateur
concernés. Elle vise notamment la vérification aussi bien de
• Rapport de
l’application des enseignements, que l’apport en termes de
formation
savoir-faire acquis ;
Evaluation du formateur (fiche) : réalisée par les formés et le
SPMG.
77
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
SPMG
A la fin de l’année, le SPMG prépare un bilan de formation
annuel pour toutes les formations effectuées. Ce bilan présente
Fin des
la réalisation effective de la formation, le coût de l’investissement
Bilan de
formations
Personnel formé
15 jours
engagé et le retour sur investissement réalisé. Ce bilan ressort
formation
annuelles
le degré de satisfaction et le rendement escompté. Il est transmis
Directeur
à la Direction générale pour information.
78
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
N/A N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exem.
Mode Fréq. Lieu
Plan de formation annuel effectif de SPMG 1
SPMG
Par année
Annuelle
A définir par
l’année N
l’ABHGZR
Fiche d’évaluation du formé
SPMG 1
SPMG (Original) Par an/ Annuelle
SPMG
Directeur concerné (Copie)
Division
Divisions
Fiche d’évaluation du formateur
SPMG 1
SPMG (Original) Par an/ Annuelle
SPMG
Directeur concerné (Copie)
Division
Divisions
Bilan de formation
SPMG 1
SPMG
Par année
Annuelle
Archives
SPMG
Vue comptable de la procédure :
N/A
79
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Validation des
A chaque S’assurer que les formations demandées
Contrôle de la
Demande de demande de correspondent à un besoin réel de formation Directeur demandes de
réalité du besoin formation formation d’un pour l’ABHGZR et non à un besoin personnel formation
collaborateur du collaborateur demandeur.
Contrôle de
Demande de Priorisation des
S’assurer que les formations les plus
Directeur Annuellement importantes pour la bonne continuité de pertinence formation formations
l’activité sont accordées en priorité
Validation du plan de
Valider les besoins en formation de chaque
Collège des Plan de formation
Direction en fonction du budget estimatif Contrôle du budget formation annuel Annuellement
Directeurs annuel provisoire alloué
à
la formation et de provisoire
l’urgence/pertinence de la formation
Contrôle de Directeur Plan de formation
Validation du plan de Valider les besoins en formation des
formation annuel de Annuellement Directeurs et s’assurer de la cohérence du cohérence Général annuel
l’ABHGZR
plan de formation proposé
Diplôme/ Certificat S’assurer à postériori de la valeur ajoutée
Contrôle de la
Directeurs Rapport de retirée de la formation d’un collaborateur
Directeur formation Evaluation des actions Suite à la pour l’activité de l’ABHGZR.
valeur ajoutée de la
Général Fiches de formations formation
formation
SPMG d’évaluation
Bilan de formation
80
c. Gestion des présences et des absences
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des présences et des Acteurs Internes :
absences autorisées et non autorisées au sein de l’ABHGZR. • Intéressé
Elle est déclenchée : • Responsable hiérarchique de l’absent
Par une demande d’autorisation d’absence d’un collaborateur de l’ABHGZR. • SPMG
Et par le relevé quotidien des absences détectées par le système de pointage. • Direction Générale
Elle s’achève : Acteurs Externes :
Quotidiennement par l’archivage de l’état quotidien des absences/ présences. • N/A
Mensuellement par l’archivage du rapport des absences/ présences.
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Les employés de l’ABHGZR doivent pointer leur entrées et sorties sur le dispositif de pointage prévu à cet effet
RG 2 : En cas d’oubli ou de perte de son badge, l’intéressé se doit d’en informer immédiatement le SPMG RG 3 : Le fichier de suivi des absences/ présences doit être quotidiennement mis à jour.
RG 4 : L’état des absences/ présences par direction doit être renseigné par le SPMG et envoyé au directeur concerné quotidiennement, un état
consolidé de toutes les directions doit également être envoyé au chef du service. RG 5 : Les autorisations d’absences doivent obligatoirement être signées par le responsable hiérarchique
RG 6 : Les absences constatées doivent faire l’objet à postériori d’un enregistrement administratif
RG 7 : Les absences peuvent selon la décision du SPMG et du responsable du service demandeur être imputées sur le droit aux congés/ Montant de la
prime ou être autorisés sans déduction RG 8 : Le SPMG doit périodiquement s’assurer de la bonne tenue des états d’absence et contrôler les absences cumulées par les collaborateurs afin
d’en maîtriser le volume annuel.
81
RG 9 : En aucun cas la durée cumulée des autorisations d’absence payées ne peut excéder 10 jours par an.
RG 10 : Les congés exceptionnels ou permissions d’absence peuvent être accordés à plein traitement et sans qu’ils rentrent en ligne de compte dans le
calcul des congés réguliers des agents et ce, dans le respect des conditions fixées dans le Statut du personnel de l’ABHGZR RG 11 : Si vers 11h le concerné ne s’est pas manifesté physiquement ou par mail, pour une réclamation d’oubli ou de perte de badge il est considéré
comme absent. RG 14 : Les absences ne doivent pas dépasser une demi-journée, sinon elles seront considérées comme une prise de congé.
82
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
L’intéressé édite l'autorisation de sortie à partir de l’intranet
Etablir une demande
et la renseigne avec les éléments suivants : Date, Motif, Autorisation de
2j avant ladite
Besoin d’absence
Intéressé Nom et Prénom, Division/Dép., Date d’absence, Durée
Intranet
d’absence
sortie
absence
L’intéressé soumet son Autorisation de sortie à son
supérieur hiérarchique pour validation
Le supérieur hiérarchique vérifie le motif et la durée
d’absence demandée et peut également demander aux
RH un état des absences concernant le demandeur afin de
Réception de Valider la demande Supérieur
vérifier qu’il n’y pas d’abus. Si l’abus est avéré, le supérieur Autorisation de
Avant la fin de la
l’autorisation de
par le responsable
hiérarchique peut refuser l’autorisation de sortie et en
N/A
hiérarchique
sortie
journée
sortie
hiérarchique
informe le demandeur.
Sinon le supérieur hiérarchique signe l’autorisation de
sortie et la transmet ensuite au SPMG, qui la transmet au
chef de service pour signature
Réception d’une Le SPMG s’assure que le motif et la durée de l’autorisation Autorisation de
Autorisation de
de sortie sont conformes au statut du personnel
Contrôle de
sortie
Avant la fin de la
sortie validée par
SPMG
N/A
l’autorisation de sortie
Statut du
journée
le Resp.
Personnel
Hiérarchique
Autorisation de En se basant sur le système de pointage et sur les Système de
sortie validée par Mettre à jour le fichier autorisations de sortie, mettre à jour le fichier de suivi des pointage
le Resp. de suivi des absences/ SPMG absences/ présences en renseignant les éléments Fichier de suivi des N/A N/A
Hiérarchique présences suivants : Nom/ Prénom, Date d’absence/ présence, Motif absences/
Quotidiennement d’absence Justificatif présences
83
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Le SPMG établit un état journalier des absences/
présences par direction (indiquant : le Nom/ Prénom, Date, Etat journalier /
Etablir un état
Durée, …) et l’envoie au directeur concerné.
direction
Avant la fin de la
Quotidiennement
journalier des
SPMG Le SPMG établit un état journalier consolidé des
N/A
Etat journalier
journée
absences / présences
Absences/ présences de l’ensemble des directions et
consolidé
l’envoie au DS pour information.
Le SPMG archive l’état journalier consolidé.
Le SPMG établit mensuellement un rapport des absences/
Etablir un rapport
présence, indiquant : par personne et par jour : les heures Rapport mensuel
de présences/absences et les motifs d’absence, le volume
Avant la fin du Mensuellement
mensuel des
SPMG
N/A
des absences/
des absences par directions.
mois en cours
absences/ présences
présences
Le rapport mensuel est communiqué au chef de service et
à l’Ordonnateur.
84
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Dispositif de pointage Permet de contrôler les entrées et sorties du personnel de l’ABHGZR.
Fichier de suivi des absences/ présences Enregistrement des absences et présences par : Noms, Prénoms, Divisions, Dates, Motifs
d’absences, Autorisées/ non-autorisées.
Intranet Edition d’une autorisation de sortie
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
d’exem.
Mode Fréq. Lieu
SPMG (Originale)
Format papier :
Suite à la réception Autorisation de sortie
SPMG 2
d’une autorisation
SPMG
Demandeur (Copie)
Par personne
d’absence
Etat journalier par direction
SPMG 2
SPMG Numérique
Quotidienne
SPMG
Division concernée
SPMG
Etat journalier consolidé SPMG 2 Chefs de Divisions Numérique Quotidienne SPMG
DAAF
SPMG
Rapport mensuel
SPMG 4
DAAF Numérique
Semestrielle
SPMG
Chefs de Divisions
DG
Vue comptable de la procédure :
N/A
85
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Vérifier les présences/absences du
Contrôle de SPMG Pointeuse Dispositif de pointage
A chaque entrée/ personnel de l’ABHGZR ainsi que leurs
présence/ Absence sortie du bâtiment heures d’arrivée et de sortie
Contrôle de
Signature de A la réception de
Vérifier la demande d’autorisation, le
Responsable Autorisation de l’autorisation de sortie motif de l’absence et sa durée.
l’autorisation chaque demande
hiérarchique sortie par le responsable
d’absence d’absence
hiérarchique
A chaque réception Vérifier que le demandeur est autorisé
Contrôle de la Autorisation de Contrôle de
d’une demande par son supérieur hiérarchique à
sincérité de SPMG d’absence signée par s’absenter
sortie l’autorisation de sortie
l’autorisation
le responsable
hiérarchique
A la réception des S’assurer que l’absence est dûment
Contrôle des pièces SPMG
Pièces Vérification du motif de pièces justificatives justifiée.
justificatives justificatives l’absence relatives à une
absence
86
d. Gestion des congés
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les modalités pour le traitement des congés au sein Acteurs Internes :
de l’ABHGZR. • SPMG
Elle est déclenchée : • Directeur Général
Par une demande de congé déposée par un agent de l’ABHGZR. • DS
Chaque début de mois d’avril pour la planification des congés estivaux. • Responsable hiérarchique de l’intéressé
Elle s’achève par : • Intéressé
L’établissement des décisions de congé Acteurs Externes :
La mise à jour du fichier de suivi des congés • N/A
L’établissement des rapports mensuels/annuels
L’archivage des demandes et des décisions de congé.
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Tout Agent en activité a droit à un congé annuel payé d’un mois par année de service. Ce droit est cumulable dans la limité de deux mois. Le
premier congé est acquis après onze mois d’activité. RG 2 : L’Ordonnateur, conserve toute liberté pour échelonner les congés et peut fixer, compte tenu des besoins de service, la date de départ en congé
administratif. RG 3 : Chaque année, avant la mi-mai, chaque chef de division consulte et établit avec les collaborateurs qui lui sont rattachés un planning ferme pour
les congés estivaux. Le planning des congés estivaux doit préciser, pour chaque collaborateur, les dates de départ et de retour et doit être signé par les
chefs de divisions concernés. RG 4 : Tous les chefs de divisions de l’ABHGZR sont tenus de déposer le planning des congés estivaux de leur division, validé et signé dans le Dead
Line fixé par le SPMG. RG 5 : Au sein d’une même Entité ou Division, les agents ayant des enfants scolarisés seront prioritaires dans la démarche d’attribution des congé
annuels. RG 6 : Le nombre annuel de certificats médicaux présentés par un collaborateur en dehors d’un dossier médical ne doit pas dépasser les
nombre Fixé par l’ABHGZR. Le SPMG établit dans ce sens un état des certificats médicaux qu’elle envoie au DAAF pour information.
87
RG 7 : Les décisions de congé des chefs de divisions doivent être signées par le Directeur Général. RG 8 : Les décisions de congé des collaborateurs doivent être signées par le chef de DAAF. RG 9 : Le SPMG est tenu de mettre à jour le fichier de suivi des congés accordés et de la consommation ou non des congés et de l’envoyer au DAAF. RG 10 : Le reliquat des congés doit être communiqué aux Chefs de Divisions de l’ABHGZR chaque année avant les départs en congé RG 11 : Le nombre de jour de reliquat des congés doit être consommé avant les deux ans. RG 12 : A la fin de chaque année, le responsable RH doit établir et signer un état de la situation des congés payés non soldés et valorisés et la
transmettre à la comptabilité pour constater la provision. RG 13 : En cas de changement de date de congé annuel par rapport au tableau signé par le Chef de division, le demandeur doit établir une demande de
congé signée par son chef de division à envoyer au SPMG.
88
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Demande de
Etablir une demande
L’intéressé édite la demande de congé de l’intrant, la signe Demande de
Au moins une
Intéressé et la soumet à son responsable hiérarchique pour
Intranet
semaine avant
congé ponctuel de congé
congé
validation.
ledit congé
Le chef de division étudie la demande et la valide en
fonction des besoins en Ressources Humaines.
Réception d’une
Intéressé
En cas de refus du congé, le chef hiérarchique renseigne
Etudier la demande de
sa décision et le motif sur le formulaire de demande de
Demande de
demande de
Responsable
N/A
N/A
congé
congé du collaborateur et contacte l’intéressé pour définir
congé
congé
hiérarchique
ensemble des dates de congé.
Sinon il signe la demande de congé et en remet une copie
au SPMG pour validation.
A la réception d’une demande de congé d’un collaborateur,
approuvée par son chef hiérarchique, le SPMG vérifie le
reliquat des congés de l’intéressé :
Réception d’une SPMG
Si le demandeur a consommé tous ses jours de congé, le
demande de
Responsable RH renseigne le rejet de la demande sur le
Valider la demande
Intéressé
Décision de
congé signée par
formulaire, signe le document et en remet l’original au
N/A
N/A
de congé
Responsable
congé
le responsable
collaborateur demandeur et une copie à son chef
hiérarchique
hiérarchique
hiérarchique.
Dans le cas où le collaborateur a droit aux jours de congé
demandés, le SPMG transmet la décision de congé signée
au collaborateur et à son chef hiérarchique.
Le congé est imputé sur le fichier de suivi des congés (Mise Le jour de la
Décision de congé Mettre à jour le fichier SPMG
à jour du nombre de jour de congé attribués et nouveau Fichier de suivi des N/A
validation de la
validée
de suivi
solde de congé par collaborateur).
congés
décision de
congé
89
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•Le SPMG établit un état des congés par direction
(indiquant : le Nom/ Prénom, Date, Durée du congé,
reliquat …) et l’envoie au chef de division concernée. Etat de congés
Mensuellement
Etablir des états SPMG
•Le SPMG établit également un rapport mensuel d’analyse Fichier de suivi des par Direction Début du mois
mensuels des congés
des congés consolidés de l’ensemble du personnel de
congés
Rapport mensuel
d’après
l’ABHGZR en termes de volume, par période, par direction, des congés
par entité, …et l’envoie au DAAF et à l’Ordonnateur pour
information.
•Au mois d’avril, le SPMG transmet à chaque Chef de
Division le décompte exact du reliquat de congé du
personnel qui lui est rattaché et demande à chaque Chef
•SPMG
de division de déposer dans un délai d’une semaine les
dates de congé annuel du personnel qui lui est rattaché
•Personnel de
dûment signées par les Chefs de divisions.
En avril pour la
Etablir un planning
l’ABHGZR
•Chaque Chef de division consulte les collaborateurs qui
Demande de
Au délai Fixé par
planification des
des congés estivaux
•Supérieurs
Intranet
lui sont rattachés et établit avec eux un planning ferme
congé
le SPMG
congés annuels
par direction
hiérarchiques
pour les congés estivaux. Le planning des congés estivaux
• Chefs de
doit préciser, pour chaque collaborateur, les dates de
Divisions
départ et de retour et doit être signé par les directeurs
concernés.
• Chaque Chef de division transmet le planning des congés
estivaux de sa direction, validé et signé par lui-même.
90
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•Le SPMG vérifie que les congés demandés
correspondent à un droit acquis (reliquat de congé
Réception des
supérieur ou égal aux nombres de jours de congé Planning des
demandés).
congés estivaux
plannings par
Vérifier les droits de
•SPMG
•A la réception des plannings de chaque Chef de division,
Fichier de suivi des
consolidé
1 semaine au
direction signé par
congé et consolider
• DAAF
le SPMG prépare un planning des congés des Chefs de
congés
Planning des
maximum
le Directeur
les plannings de
divisions.
congés des
concerné
•Les plannings de congés estivaux sont transmis au DAAF
Directeurs
pour information avant de les transmettre au Directeur
Général pour étude & validation.
A la réception des
•Le directeur général valide les plannings en vue de veiller Plannings de
1 semaine au
Valider les plannings
DG à la bonne continuité de l’activité et dans l’esprit de
N/A
plannings
congé
maximum
respecter l’intérêt général de l’agence.
Mettre à jour le fichier
•Le SPMG met à jour le fichier de suivi par le nombre de Suite à la
jour de congé attribués et le nouveau solde de congé par
validation du Congés validés de suivi des congés, SPMG Fichier de suivi des N/A
comptabilisation collaborateur.
congés planning par le
DG
A la réception des
•SPMG •Diffusion des décisions de congé signées par le DAAF. En fonction des
Diffuser les dates de
•Personnel de •Les décisions de congé des Chefs de divisions sont
planning validés
N/A
N/A
périodes de
congé
l’ABHGZR signées par l’Ordonnateur.
par le DG
congé
•L’Ordonnateur
•Le SPMG établit un rapport annuel d’analyse des congés
Annuellement
Etablir un rapport SPMG
consolidés de l’ensemble du personnel de l’ABHGZR en Fichier de suivi des Rapport annuel Début janvier de
annuel des congés
termes de volume, par période, par direction, par entité,
congés
des congés
l’année N+1
…et l’envoie au DAAF et à l’Ordonnateur pour information.
91
Vue système de la procédure :
Application Traitement informatique/ fonctionnalités
Fichier de suivi des congés Suivi des congés par directions / entités / collaborateur
Intranet Edition des demandes de congés
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp
Mode Fréq. Lieu
Demande de congé SPMG 1
SPMG (Originale) Format papier : A chaque réception de SPMG
ponctuel
Demandeur (copie)
Par mois
demande de congé ponctuel
Demande de congé annuel
SPMG 1
SPMG (original) Format papier : A la réception de la demande
SPMG
Demandeur (copie)
Par personne
Décision de congé annuel
SPMG 2
SPMG (copie) Numérique
Après signature du Directeur
SPMG
Demandeur (originale)
Etat mensuel des congés SPMG 2
SPMG Numérique
Fin mai de chaque année
SPMG
par Direction
Direction concernée
Rapport mensuel des SPMG 2
SPMG Numérique
Mensuelle
SPMG
congés
Demandeur
Planning des congés SPMG 1
SPMG
Format papier : Annuelle
SPMG
annuels validés par le DG
Par année
Rapport annuel des
SPMG
SPMG 2
DG
Numérique
Annuelle
SPMG congés
Directeurs
Vue comptable de la procédure :
N/A
92
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Fiche de demande Signature du planning
A chaque réception de
S’assurer que le Directeur a bien accordé
Contrôle de de congé signée des congés estivaux un congé aux intéressés, afin d’assurer
continuité d’activité SPMG
par les resp. par le Directeur demande de congé
la continuité d’activité de la direction
validée
Hiérarchique concerné concernée
Contrôle d’équilibre
S’assurer de l’équilibre en ressources
Directeur Tableau de bord Accord du directeur
humaines de l’ABHGZR durant les des ressources Annuellement
général des congés général périodes de congés et assurer la humaines
continuité d’activité de l’Agence.
S’assurer que l’intéressé est bien de
Contrôler le retour SPMG
Dispositif de Retour de l’intéressé à A chaque fin de congé
retour à ses fonctions à la fin de sa
de l’intéressé pointage la date prévue période de vacances.
93
e. Evaluation et octroi des primes de rendement
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des évaluations et octroi Acteurs Internes :
des primes de rendement au personnel de l’ABHGZR. • Direction Générale
Elle est déclenchée : • SPMG
Semestriellement par l’action d’évaluation du personnel de l’ABHGZR • DAAF
Elle s’achève : • Direction Financière
Semestriellement par l’intégration des primes dans l’application de la paie, et l’archivage des • Agent comptable
documents relatifs à l’évaluation. Acteurs Externes :
• N/A
✓ Règles de gestion :
RG 1 : L'évaluation a pour objectif d'apprécier sur une période de référence la façon avec laquelle le collaborateur exerce ses fonctions. Cette
appréciation tient compte du potentiel du salarié et de sa performance. Elle constitue une base d’attribution des primes. RG 2 : Les primes de rendement sont octroyées deux fois par an au personnel statutaire de l’ABHGZR (la prime de décembre et la gratification
annuelle) et une fois par an au personnel contractuel (prime de décembre). RG 3 : Pour les cadres responsables, le montant de la prime est fixé en dehors de la masse salariale à servir au reste du personnel par décision du
Directeur, il varie de 0 à 2,5 mois de salaire mensuel brut (pour la prime de décembre et pour la gratification annuelle). Pour le reste du personnel les primes annuelles varient de 0 à 2 mois de salaire dans la limite d’une enveloppe fixée à 12% de la masse salariale servie
aux Agents statutaires concernés. (Du 1er janvier au 31 décembre pour la prime annuelle et du 1er juillet au 30 juin pour la gratification annuelle). RG 4
: Le personnel contractuel ne bénéficie que de la prime de décembre. Cette prime est plafonnée à 2 mois de salaire
94
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Le SPMG prépare les supports d’évaluation du personnel :
• Les tableaux de notation pour chaque direction et en y insérant
le cas échéant les nouveaux critères d’évaluation apportés par le
DAAF/DG. Tableau des
• La masse salariale, base sur laquelle seront calculées les primes
Préparer les supports
SPGM
notations
Octroi des primes
pour les hors cadre s responsables.
d’évaluation du
DS
N/A
Etat semestriel des
4j
semestrielles
• Un état semestriel des absences spécifiant le nombre
personnel
Chef de DAAF
absences
d’absences justifiées et non justifiées de chaque collaborateur et
Budget primes
récupère du DF l’enveloppe des primes du personnel hors cadre
et responsable, calculée sur la base de l’année précédente.
• Le SPGM communique ensuite les supports d’évaluation validés
par le chef de chaque division.
A la réception • Chaque chef de division évalue les performances individuelles Supports
des supports
Evaluer des équipes Chefs de Divisions
de son personnel et renseigne le tableau des notations relatifs à
N/A
10j
d’évaluation
d’évaluation
sa division.
•Les chefs de divisions organisent une réunion afin de s’assurer
A la réception qu’ils se sont bien alignés sur les mêmes critères de jugement pour
des Tableaux Discuter et valider les
établir les différentes notations. Ils apportent le cas échéant les Tableau des
des notations
Chefs de Divisions modifications qui leurs semblent nécessaires aux notes
N/A
1j
notations
notations
renseignés par
accordées.
les Directeurs • Les Chefs de Divisions signent les tableaux des notations et les
transmettent au SPMG.
95
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Le SPMG reçoit les tableaux de notation signés par les directeurs
A la réception
et les consolide dans un même tableau.
•Le SPMG calcule les primes des collaborateurs en fonction du
des Tableaux
Consolider le tableau
système de notation, du statut du personnel et du quota des
Tableau des
des notations
SPMG
N/A
3j
de notations
primes, et les vérifie avant de les renseigner sur le tableau des
notations
validés par les
notations.
directeurs
•Le SPMG transmet ensuite le tableau consolidé au Directeur pour
information.
• La DAAF soumet le tableau consolidé a l’Ordonnateur pour Tableau des
DAAF validation finale.
A la réception du
notations
Valider le tableau
L’Ordonnateur
•L’Ordonnateur valide avec l’ensemble des chefs de Divisions si
Tableau
NA
Etat semestriel des
3j
consolidé Chefs de Divisions
nécessaire le tableau consolidé et le signe.
consolidé
absences
SPMG
Le tableau est ensuite remis au SPMG qui le transmet à l’agent
Budget primes
comptable pour validation.
•Une fois le tableau consolidé est validé, le SPMG intègre le
SPGM
montant des primes dans Sage Paie et édite l‘état des primes. Le
Validation du
Editer les documents
SPMG établit également un récapitulatif de l’état des primes ainsi
Dossier des primes
Ordonnateur/
Sage Paie
1j
tableau consolidé
de la prime
que l’ordre de virement global et l’ordre de paiement global, et
Récapitulatif global
mandataire
soumet l’ensemble des documents à la signature de l’ordonnateur
ou son mandataire
96
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• L’ordre de virement global et l’ordre de paiement global reçus
sont contrôlés sur la base des états détaillés de la prime par
l’ordonnateur ou son mandataire.
• L’ordonnateur ou son mandataire vise l’ensemble des documents
A la réception
de la prime avant de les remettre au SPMG
• le SPMG transmet ensuite à la DAAF les éléments suivants pour
des ordres de
comptabilisation :
paiement et
Ordonnateur /
Valider le dossier de la
•des copies des ordres de paiement et de virement globaux signés
virement
mandataire
N/A
Dossier de la prime
Le jour même
prime
par l’ordonnateur ou son mandataire.
globaux, de l’état
SPMG
• une copie du récap de l’état des primes signée par l’ordonnateur
de la prime et du
ou son mandataire.
récapitulatif
•Elle transmet également à l’agent comptable les ordres de
paiement et de virement globaux signés ainsi que l’état des
primes. Ce dernier vérifie les primes selon les dispositions du
budget alloué aux primes et transmet une copie validée et signée
par ses soins au SPMG.
A la réception
DAAF
•A la réception des copies signées par l’ordonnateur ou son Copie du récap
mandataire : du récap de l’état des primes, des ordres de paiement
Sage
des éléments de Comptabiliser la prime
Ordonnateur/
Copies des OP et
1j
et de virement globaux, la DAAF comptabilise la prime et procède
Comptabilité
la prime
mandataire
OV globaux signés
au classement des documents justificatifs reçus.
Réception des
•L’agent comptable vérifie les ordres de paiement et de virement Originaux et copies
Valider les ordres de
sur la base des états détaillés de la prime, et y appose sa signature
documents de la
des récapitulatif,
paiement et virement
pour validation.
prime signés par
Agent comptable
état des primes et
1j
globaux par l’agent
•L’agent comptable transmet ensuite au SPMG : une copie de
l’ordonnateur ou
des OP et OV
comptable
l’état des primes signée, l’ordre de virement cacheté après
son mandataire
signés
virement et garde les originaux.
97
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
SPMG
•Le SPMG établit les ordres de virement détaillés. Ordre de virement
Envoyer le dossier de
•Ensuite, le SPMG enregistre le fichier Excel des ordres de
Validation de
Ordonnateur/
global
virement de l’ABHGZR
virement détaillés sur une clé USB. La clé USB ainsi que l’ordre
1j
l’agent comptable
mandataire
Ordres de virement
au trésorier général
de virement global sont transmises au trésorier général pour mise
Trésorier général
détaillés
en paiement des primes.
•Archiver les documents relatifs à la prime :
Copie de l’Etat des primes signés par l’ordonnateur ou son
Suite à la mise
SPMG
mandataire Archiver les
documents
Copie du récap de l’état des primes signés par l’ordonnateur ou
Dossier complet de
en paiement des
Ordonnateur/
NA
1j
de la prime
son mandataire
la prime
primes
mandataire
Copies des ordres de paiement et virement globaux signés par
l’ordonnateur ou son mandataire et par l’agent comptable
Copie de l’ordre de paiement et virement détaillés
A la réception du A la réception du Bordereau ou avis de virement de la TGR, La
bordereau ou Comptabiliser les Direction
Direction financières procède à la liquidation des primes et au Sage
Bordereau ou avis
avis de virement
primes et classer les
classement des documents justificatifs reçus.
de virement du
1j Financière
Comptabilité
du trésorier
documents associés
trésorier général
général
98
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Sage paie Saisie des montants des primes
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs
Nombre Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Récapitulatif global
SPMG 1
SPMG(Copie) Papier et Semes.
SPMG
Agent comptable (Original)
scan
Agence comptable
Tableau des notations
SPMG 1
SPMG(Copie) Papier et Semes.
SPMG
Agent comptable (Original)
scan
Agence comptable
Etat des primes signés par SPMG 1
SPMG(Copie) Papier et Semes.
SPMG l’ordonnateur ou son mandataire
Agent comptable (Original)
scan
Agence comptable
Récap de l’état des primes signés
SPMG(Copie) Papier et
SPMG
SPMG 1
DF (Copie)
Semes.
par l’ordonnateur ou son mandataire
scan
Agence comptable
Agent comptable (Original)
Ordre de virement et ordre de SPMG(copie) SPMG
paiement globaux signés par SPMG 1 DF(copie) Papier Mens. Direction financière
l’ordonnateur ou son mandataire Agent comptable(original) Agence Comptable
Ordre de virement global signé par
l’ordonnateur ou son mandataire et SPMG 1 SPMG(copie) Papier Mens. SPMG
par l’agent comptable
Ordres de paiement détaillés signés
SPMG 1
SPMG(copie)
Numérique
Mens.
SPMG
Agence comptable
99
Vue comptable de la procédure : Cf. Procédure Gestion de la paie et de déclarations sociales
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Tableau de notation Evaluer le potentiel, la
des années
Contrôle de
Notation des A chaque évaluation performance individuelle
Chefs de Divisions précédentes performance collaborateurs annuelle/semestrielle et collective et l’assiduité
Etat semestriel des de chaque collaborateur
absences
Assurer l’équité des
Contrôle d’équité
Validation des tableaux Suite à chaque réunion critères d’évaluation et de
Chefs de Divisions Tableau de notation de notation de chaque semestrielle de validation notation entre les entre directions
Directeur des tableaux de notation différentes directions de
l’ABHGZR
S’assurer que le calcul
SPMG
Tableau des des primes correspond
notations
bien aux notations Contrôle du budget DS Validation des tableaux
Statut du personnel Semestrielle accordées et qu’il ne
alloué Directeur Général consolidés Enveloppe des
dépasse pas l’enveloppe
Agent comptable
primes
annuelle allouée aux
primes
100
f. Gestion des avances sur salaire au personnel
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des demandes d’avance Acteurs Internes :
sur salaire pour le personnel de l’ABHGZR. - Directeur Général
Elle est déclenchée : - SPMG
Par une demande d’avance d’un collaborateur de l’ABHGZR. - Intéressé
Elle s’achève : - Direction financière
L’octroi ou le refus de l’avance au collaborateur et par l’archivage des pièces qui y sont - Agence comptable
associées. Acteurs Externes :
- N/A
Règles de gestion : RG 1 : En aucun cas une demande d’avance sur salaire ne peut dépasser 4 fois le montant du salaire mensuel du demandeur. RG 2 : La durée du remboursement ne peut excéder 24 mois. RG 3 : Les avances au personnel ne peuvent dépasser l’enveloppe totale de 300 000,00 DHS par an. RG 4 : Le collaborateur ne peut prétendre à une avance que 6 mois après avoir apuré les encours qui lui ont préalablement été octroyés. RG5 : Le salarié doit renseigner le formulaire de demande d’avance. RG6 : Le formulaire de demande d’avance sur salaire doit inclure au moins les éléments suivants : Le nom de l’intéressé, Le service demandeur, Le
montant demandé, Le motif de l’avance, Le nombre d’échéances (moins de 24 mois), La date de demande RG7 : Le formulaire de demande d’avance doit être signé par le demandeur puis validé et signé par le DG et visé par la DF et l’agent comptable. RG8 : La DF est tenue de vérifier le dossier du demandeur et peut demander des informations/documents complémentaires au SPMG. RG9 : Le SPMGest tenu d’informer le demandeur du refus ou de l’octroi de sa demande par mail, et en cas de refus, donner le motif du rejet. RG 10 : L’agent comptable vérifie la demande d’avance avant le règlement.
101
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•L’intéressé renseigne le formulaire de demande
d’avance. Il y joint, le cas échéant les justificatifs
nécessaires avant de l’envoyer signer au DG pour Formulaire de
validation.
Besoin d’une Etablir une demande
demande
Intéressé
•La demande d’avance doit inclure au moins les
N/A
avance
d’avance sur salaire
d’avance sur
éléments suivants : Le nom de l’intéressé, Le service
salaire
demandeur, Le montant demandé Le motif
de l’avance, Le nombre d’échéances avec date de
première échéance, La date de demande.
Réception du •Le DG étudie la demande, et la valide (le montant Formulaire de
formulaire de
Valider et signer la
peut être revu à la baisse ou non accordé).
demande
demande
demande d’avance
DG
La demande est ensuite transmise à la DF pour
N/A
d’avance sur
d’avance
sur salaire
vérification de la situation financière du demandeur.
salaire
renseigné
102
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•La DF récupère l’extrait du compte du collaborateur
auprès de la DAAF ainsi que d’autres
informations/documents si nécessaire.
•Elle étudie la demande sur la base d’un dossier
récapitulant la situation financière du demandeur.
L’étude doit porter sur les demandes déjà réalisées
qui ont été accordées ou non et sur les avances sur Formulaire de
Réception du
salaire qui seraient en cours. demande
DF •Elle vérifie si l’avance demandée ne dépasse pas 4
d’avance sur
formulaire de
Vérifier les
DAAF
fois le montant de son salaire mensuel.
salaire
demande
conditions d’octroi et
Sage Paie
3 jours Agent
•Elle vérifie la situation du compte du collaborateur,
Extrait du
d’avance validé
viser la demande
Comptable
les justificatifs produits,
compte
par le DG
•Elle vérifie que l’enveloppe annuelle des avances au
collaborateur
personnel est respectée. Justificatifs
•Dans le cas où les conditions sont respectées, le DF
vise la demande et envoie une copie au SPMG et à
l’agent comptable.
•Dans le cas contraire, elle inscrit le rejet de la
demande sur le formulaire de demande et envoie
une copie au SPMG .
Formulaire de Une fois la demande visée par le DF et validée par
demande l’agent comptable, on déclenche la procédure Formulaire de
d’avance
Gestion des règlements
Procédure Gestion
DF
demande
approuvé par la
d’avance sur
1 jour
des règlements
Agent comptable
DF et par salaire
l’agent
comptable
103
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•Suite à la réception du dossier complet de demande
Dossier de la Informer le d’avance vérifié par le DF, Le SPMG informe par mail
demande demandeur du sort le demandeur du rejet ou de l’octroi de sa demande. Formulaire de
d’avance sur
de sa demande
•En cas de refus, le transmet une copie de la
demande
salaire vérifié
SPMG
demande rejetée au demandeur.
Sage paie
2 jours
d’avance sur
par le
Informer le
•En cas d’octroi de l’avance, le SPMG procède à
salaire
DG/DF/Agent
demandeur du sort
l’enregistrement du montant d’avance sur
comptable de sa demande l'application paie au moment opportun pour opérer
les retenues sur la paie du salarié.
Dossier de la
•Le SPMG archive tout le dossier de la demande Formulaire de
d’avance sur salaire :
demande
demande
•Le formulaire de demande validé par le DF et par le
d’avance sur
d’avance sur
Archiver les
DG
salaire
Avant la fin du
salaire vérifié
documents liés à
SPMG
•Les documents justificatifs de la demande : L’Extrait
Extrait du
mois
par le
l’avance sur salaire
du compte collaborateur
compte
DG/DF/Agent
collaborateur
comptable
Justificatifs
104
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Sage Paie Système de gestion de la paie, le SPMG y enregistre le montant d’avance pour opérer les retenues sur la
paie du salarié
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp
Mode Fréq. Lieu
.
SPMG(copie)
Dossier de demande SPMG 2
Demandeur (copie) Numériqu
e À Chaque demande SPMG
d’avance
Agence comptable
et papier
d’avance et mens.
(original)
Vue comptable de la procédure :
N/A
105
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Formulaire de
Validation du À la réception du
Vérifier le montant demandé par le
Contrôle du
formulaire de collaborateur DG demande d’avance formulaire de demande
montant demande d’avance
sur salaire d’avance par l’intéressé
par le DG
S’assurer que le demandeur est éligible pour
bénéficier de l’avance : vérification des
Extrait du compte demandes déjà réalisées qui ont été accordées
du demandeur Visa du formulaire
ou non, vérification des avances sur salaire qui
Dossier financier du À la réception du seraient en cours., vérification si l’avance Chef de demande
Contrôle budgétaire demandeur formulaire de demande demandée ne dépasse pas 4 fois le montant de SPF d’avance par le
Solde de d’avance par l’intéressé son salaire mensuel, vérification du bulletin de chef SPF
l’enveloppe des
paie, …
avances S’assurer que l’enveloppe des avances n’est
pas épuisée et que le collaborateur est bien en
droit de bénéficier de l’avance demandée.
106
g. Gestion de la paie et des déclarations sociales
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les étapes à suivre pour la réalisation de la paie et Acteurs Internes :
des déclarations sociales du personnel de l’ABHGZR. - SPMG
Elle est déclenchée mensuellement pour la préparation des éléments de la paie. - Ordonnateur ou son mandataire
Elle s'achève par la clôture de la paie, la comptabilisation de la paie et l’archivage des - Direction Financière
éléments de la paie. - Agent comptable
Acteurs Externes :
- Administrations (CMR, RCAR, CNOPS, MGAP,
OMFAM, IGR, Association des Œuvres Sociales)
- Trésorier général
Règles de gestion : RG 1 : Les salaires du personnel de l’ABHGZR sont composés d’éléments fixes et d’éléments variables tout deux Statutaires (Article 10 du statut du
personnel de l’ABHGZR) RG 2 : Les éléments variables de la paie dépendent principalement des postes, et sont présentés comme suit : Les primes semestrielles, les primes et indemnités occasionnelles, les avancements Les retenues d’avances sur salaire, retenues des prêts (prélèvements à la source pour les crédits contractés auprès des partenaires conventionnés
avec l’ABHGZR (SNTL, EQDOM, WAFASALAF), retenues des mises en disponibilité. RG 3 : Les déclarations sociales de l’ABHGZR couvrent les
déclarations suivantes : CMR : Déclaration mensuelle RCAR : Déclaration trimestrielle CNOPS : Déclaration mensuelle MGAP : Déclaration mensuelle IGR : Déclaration mensuelle
107
SNTL : Déclaration mensuelle OMFAM : Déclaration mensuelle IS : Déclaration mensuelle AOS : Déclaration mensuelle Les imprimés des déclarations sociales, IS, IGR, AOS, SNTL, OMFAM doivent être renseignés par le SPMG et transmis aux administrations
concernées avant le délai fixé par ces dernières. RG 4 : Le SPMG est la seule à avoir le droit de traiter et visualiser les salaires du personnel de l’ABHGZR. RG 5 : Les bulletins de paie sont édités et cachetés à la demande des collaborateurs.
108
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Le SPMG prépare les éléments fixes et les Feuille de calcul
éléments variables relatifs à la paie du personnel de
Excel paie (pour
l’ABHGZR.
Demandes d’avance
les variations :
• Elle calcule le montant de la paie :
sur salaire validée
Entre le 18 et le
Préparer les
Crédits, heures
Une partie est calculée manuellement sur Excel, elle
Décisions
20 de chaque
documents relatifs à
SPMG
supplémentaires,
5 jours concerne les variations : le calcul du montant des d’avancement mois la paie
crédits, les heures supplémentaires, la paie pour une nouvelles
Tableau des
recrues, primes
nouvelle recrue, les primes et avancements
notations
et avancements)
Une partie est calculée automatiquement sur Sage
Sage paie
paie, elle concerne les éléments fixes.
Suite à la • Le SPMG intègre les montants de la paie calculés Sage Paie
préparation des
Intégrer sur Sage
manuellement sous Excel dans l’application SAGE
SPMG
Feuille de calcul
1j
éléments de la
Paie
Paie.
Excel paie
paie
Suite à • Le SPMG contrôle les variables et les retenues et
l’intégration des Contrôler le
compare la paie du mois traité avec la paie du mois
éléments de la
SPMG précèdent. Les variations importantes doivent être
Sage Paie
1j
traitement de la paie
paie sur Sage
expliquées.
paie
•Une fois les données de la paie complétées, le
SPMG procède à l’édition mensuelle des différents Sage Paie
Paie contrôlée Editer les documents SPMG
documents de la paie. Il s’agit : du livre de la paie ; Fichier Excel état Dossier de la paie
1j
sur le système
de la paie
du journal de contrôle de la paie ; de l’état des prêts
des prêt et
et avances ; le SPMG établit également les ordres de avances
paiement et de virement globaux.
109
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Après l’édition
Renseigner les
• Le SPMG renseigne sur la base des éléments de la Eléments de la paie
paie et des tableaux de calcul des déclarations
des éléments
imprimés des
SPMG
NA
Imprimés des
1j
sociales les imprimés de chaque déclaration.
de la paie
déclarations sociales
déclarations sociales
• Elle cachette puis vise les déclarations sociales.
Après l’édition • Le SPMG prépare le dossier de la paie et des
des éléments Préparer le dossier
déclarations sociales qu’elle soumet à l’ordonnateur Eléments de la paie
de la paie et la
ou à son mandataire pour signature.
de la paie et
SPMG
NA
Imprimés des
1j
préparation des
déclarations sociales déclarations sociales déclarations
sociales
•L’ordre de virement global et l’ordre de paiement
reçus sont contrôlés sur la base des états détaillés
de la paie (livre de paie, journal de la paie, et les
déclarations sociales) par l’ordonnateur ou son
A la réception mandataire.
du livre de •L’ordonnateur ou son mandataire vise les états de
paie, du journal la paie et signe l’ordre de virement et l’ordre de
de contrôle de paiement globaux avant de les remettre au SPMG .
la paie, des Valider le dossier de
Ordonnateur / • Le SPMG transmet ensuite à la Direction Financière Dossier de la paie et Le jour
déclarations
mandataire les éléments suivant pour comptabilisation :
NA
des déclarations
la paie
même
sociales et des
SPMG •des copies du journal de la paie et des déclarations
sociales
ordres de sociales signés par l’ordonnateur ou son mandataire.
paiement et •des copies des ordres de paiement et de virement
virement globaux signés par l’ordonnateur ou son mandataire.
globaux •Elle transmet également à l’agent comptable le livre
de paie, le journal de contrôle de la paie, les
déclarations sociales et les ordres de paiement et de
virement globaux signés par l’ordonnateur ou son
mandataire pour vérification.
110
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
•A la réception des copies signées par l’ordonnateur Copies du journal de
Direction
ou son mandataire : du journal de contrôle de la paie, contrôle de la paie et
Comptabiliser la paie
des déclarations sociales, des ordres de paiement et
des déclarations
financière
Sage
Mensuellement
et les déclarations
de virement globaux, la Direction financière
sociales
1j
Ordonnateur/
Comptabilité
sociales
comptabilise la paie mensuelle et les déclarations
Copies des ordres de
mandataire
sociales et procède au classement des documents
paiement et de
justificatifs reçus. virement globaux
Réception des •L’agent comptable vérifie les ordres de paiement et
originaux du de virement sur la base des états détaillés de la paie,
dossier de la et y appose sa signature pour validation. Originaux et des
paie et des Valider les ordres de •L’agent comptable transmet ensuite à au SPMG : copies du livre de
déclarations paiement et virement
Agent comptable
une copie du livre de paie signée, une copie du
NA
paie, journal de paie Avant le
sociales et des globaux par l’agent journal de paie signée, les déclarations sociales, et des ordres de 24
ordres de comptable l’ordre de virement cacheté après virement et garde paiement et de
paiement et de les originaux. virement signés
virement
globaux signés
• Le SPMG établit les ordres de virement détaillés.
•Ensuite, le SPMG enregistre le fichier Excel des
Comptabiliser les ordres de virement détaillés sur une clé USB. La clé Ordre de virement
Envoyer le dossier
salaires et USB ainsi que l’ordre de virement global sont
Validation de
global
de virement de
charges sociales
transmises au trésorier général pour mise en
Avant le
l’agent
NA
Ordres de virement
l’ABHGZR au
et classer les
paiement des salaires et des déclarations sociales.
26
comptable
détaillés trésorier général
documents
Les imprimés des déclarations sociales renseignés
Bulletins de paie
associés
par les RH sont transmis et les charges sont payées
aux administrations concernées avant le délai fixé
par ces dernières.
111
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Documents de
•Après contrôle et vérification de la paie du mois, le
Clôturer la paie du
SPMG clôture définitivement la paie du mois sur
la paie validés
SPMG
Sage Paie
1j
mois
l’application SAGE PAIE.
et salaires virés
•Archiver les documents relatifs à la paie :
Livre de paie
Suite à la
Archiver les
SPMG
Journal de contrôle de la paie
Dossier des déclarations sociales
Dossier complet de la
clôture de la
documents de la
Ordonnateur/
NA
1j
Copies des ordres de paiement et virement globaux
paie
paie
paie
mandataire
signés par l’ordonnateur ou son mandataire et par
l’agent comptable
Copie de l’Ordre de paiement et virement détaillés
A la réception Comptabiliser les
•A la réception du Bordereau ou avis de virement de
du bordereau
la TGR, La Direction financières procède à la
salaires et charges
Bordereau ou avis de
ou avis de
Direction
liquidation des salaires et des charges sociales et au
Sage
sociales et classer
virement du trésorier
NA
virement du
Financière classement des documents justificatifs reçus.
Comptabilité
les documents
général
trésorier
associés
général
112
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Fichier Excel Calcul de la paie (variables) et des déclarations sociales
Sage paie Calcul de la paie, saisie des variables
Edition des documents de la paie
Clôture de la paie
Sage comptabilité Comptabilisation de la paie et des déclarations sociales
Comptabilisation des salaires
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Livre de paie signé par l’ordonnateur
SPMG(copie) Numérique +
SPMG
SPMG 1
Agent Comptable
Mensuelle
ou son mandataire
papier
Agence comptable
(original)
SPMG(copie) SPMG
Journal de contrôle de la paie signé
DF(copie)
Numérique +
SPMG 1
Mensuelle
Agence comptable
par l’ordonnateur ou son mandataire
Agent Comptable
papier
Direction financière
(original)
SPMG(copie) SPMG
DF(copie)
Dossier des déclarations sociales
SPMG 1
Papier
Mensuelle
Agence comptable
Agent Comptable
Direction financière
(original)
113
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Fichier Excel état des prêts et SPMG 1
SPMG
Numérique
Mensuelle
SPMG
avancements
Ordre de virement et ordre de
SPMG(copie) SPMG
DF(copie)
paiement globaux signés par
SPMG 1
Papier
Mensuelle
Direction financière
Agent
l’ordonnateur ou son mandataire
Agence Comptable
comptable(original)
Ordre de virement global signé par
l’ordonnateur ou son mandataire et SPMG 1 SPMG(copie) Papier Mensuelle SPMG
par l’agent comptable
Ordres de paiement détaillés signés
SPMG 1
SPMG(copie)
Numérique
Mensuelle
SPMG
Agence comptable
Ordres de virement détaillés signés
SPMG 1
SPMG(copie)
Numérique
Mensuelle
SPMG
Agence comptable
114
Vue comptable de la procédure :
Engagement de la paie et des charges sociales :
Les charges du personnel sont constituées de la masse salariale et des charges sociales. La comptabilisation des charges du personnel est mensuelle et doit être justifiée par : Le livre de paie, et le journal de contrôle de la paie, Les
déclarations sociales.
Débit 617 Charges de Personnel X
443 Personnel créditeur A
Crédit 444 Organismes sociaux B
343 Personnel débiteur C
X: La masse salariale (brut) et la part patronale des charges sociales A: La masse salariale (net à payer) B: Les charges sociales (part patronale et part salariale) C: Les retenues sur salaire
X=A+B*+C B*: Part patronale uniquement
Liquidation de la paie et des charges sociales :
Débit 443 Personnel créditeur A
444 Organismes sociaux B
Crédit 514 Banques, trésorerie générale et chèque postaux Y
débiteurs
115
Y: Montant des salaires net à payer et de cotisations sociales (part patronale et part salariale) A: La masse salariale (net à payer) B: Les charges sociales (part patronale et part salariale)
Y=A+B
116
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Variables et les retenues de Contrôle et validation
S’assurer que les variations importantes
Contrôle de
entre le mois en cours et le mois précédent SPMG la paie du mois en cours et du traitement de la Mensuelle
variation sont justifiées. du mois précèdent paie
Contrôler l’ordre de virement global et l’ordre
Contrôle sur pièces Ordonnateur/ Dossier de la paie Validation du dossier Mensuelle de paiement sur la base des états détaillés de mandataire de la paie la paie (livre de paie, journal de la paie, et les
déclarations sociales)
Validation des ordres Contrôler l’ordre de virement global et l’ordre
Contrôle sur pièces
Agent Dossier de la paie
de paiement et Mensuelle
de paiement sur la base des états détaillés de
comptable virement globaux par la paie (livre de paie, journal de la paie, et les
l’agent comptable déclarations sociales) ;
117
h. Evaluation et avancements
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des évaluations et Acteurs Internes :
avancements du personnel de l’ABHGZR. - Direction Générale
Elle est déclenchée : - SPMG
Annuellement par l’action de préparation des avancements du personnel de l’ABHGZR - DAAF
Elle s’achève : - Personnel de l’ABHGZR
Annuellement par la remise des décisions d’avancement au personnel concerné, et - Direction Financière
l’archivage des documents relatifs aux avancements. - Agent comptable
- Commission représentante du personnel
- Commission représentante de l’administration
Acteurs Externes :
- N/A
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Seuls les membres du personnel statutaire ou détaché statutaire sont concernés par les avancements. Les avancements du personnel non
statutaire sont traités dans le cadre des contrats spécifiques à chaque collaborateur et font l’objet de négociations par avenant. RG 2 : La promotion dans chaque échelle ne peut excéder 25% de l’effectif d’origine. Le nombre décimal éventuel supérieur ou égal à 0,5 sera arrondi
au nombre entier immédiatement supérieur. Le choix des collaborateur promus dans ce cas-là sera du ressort du directeur qui tiendra compte des notes
du personnel concerné. RG 3 : Lors de la réunion d’avancement, 2 commissions statuent, une commission représentant le personnel de l’ABHGZR, et une commission
représentant l’administration : La commission représentant le personnel de l’ABHGZR est composée de :
- 2 personnes de la catégorie des Agents d’exécution (échelle 1 à 8) ;
118
- 2 personnes de la catégorie des Agents de maîtrise (échelle 9 à 16) ; - Et 2 personnes de la catégorie des Cadres (échelle 17 à 30) - La commission représentant l’administration est composée de : - D’un ou plusieurs membres de du service personnel et moyens généraux - Et du DS
119
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Au mois de
• Les Chefs de Divisions attribuent des notes à leur
Evaluation du
Chefs de
personnel selon un système de notation prédéfini par le
Notes
janvier de
NA
Fin Février
personnel
Divisions
DG et le DAAF.
d’évaluation
chaque année
• Le SPMG établit les états d’avancement du personnel
(par catégorie, ou échelle). Pour réaliser ces états, le
SPMG :
• Prépare la liste du personnel éligible à l’avancement
Chaque année
• Identifie le grade actuel de chacun de ces collaborateurs
• Impute la note d’évaluation annuelle de chacun de ces
en mars pour
Préparer les états
collaborateurs,
Tableaux des
l’avancement
d’avancement du
SPMG
NA
5jours
• Vérifie la conformité des changements de grade,
avancement
du personnel
personnel
conformément aux dispositions de la loi cadre et établit la
de l’ABHGZR
nouvelle situation de chacun de ces collaborateurs sur la
base des notes d’évaluation et des dispositions du Statut
du personnel de l’ABHGZR.
•Les états d’avancement du personnel sont ensuite
envoyés au DAAF pour vérification.
120
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Le SPMG prépare les convocations à la réunion
d’avancement, pour les membres de la commission
A la réception
représentant le personnel de l’ABHGZR qui statuera avec
la commission représentant l’administration sur
Convocations
des états
Convoquer les
DAAF
l’avancement du personnel de l’ABHGZR.
aux membres
15 jours avant
d’avancement
membres de la
SPMG
NA
•Les convocations sont ensuite transmises au DAAF pour
des
la commission
validés par le
commission
signature.
commissions
DAAF
•Les convocations signées et les états d’avancements
sont ensuite transmis par le SPMG à l’ensemble des
membres de la commission avec accusé de réception.
Suite à la •La commission examine et discute les propositions
convocation Commission d’avancements, et fait appel en cas de nécessité aux • Tableau des
des membres
représentant le Chefs de divisions concernés pour défendre une note non
avancements
de la
Tenir la réunion
personnel
justifiée attribuée à un agent de l’ABHGZR.
NA
•Tableau des
1Jour
commission
d’avancement
Commission •Les parties présentes notent leurs commentaires
notations
représentant le
représentant
directement sur les tableaux des avancements.
personnel de l’administration
l’ABHGZR
•La commission représentant l’administration établit le PV PV de la
Lors de la Etablir le PV de la
Commissions de la réunion et le tableau des avancements et les soumet réunion Le jour de la
Réunion
Chefs de à l’ensemble des parties présentes à la réunion
NA
d’avancement
réunion
réunion
d’avancement
Divisions d’avancement pour signature.
Tableau des
avancements
121
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Suite à la • Le SPMG prépare les décisions d’avancement relatives •Décisions
signature du
à chaque collaborateur de l’ABHGZR et les transmet au
d’avancement
PV de la
DAF pour vérification.
Préparer les
• PV de la
réunion et du
•Le DAAF vérifie la conformité des décisions
décisions
SPMG
NA
réunion et
7 jours
tableau
d’avancement avec le PV de la réunion avant de les
d’avancement
tableau
d’avancement
envoyer à l’ordonnateur pour signature.
d’avancement
par la
signé
commission
• L’ordonnateur vérifie les décisions d’avancement qui lui •Décisions
Suite à la Valider les décisions
sont proposées en fonction du PV de la réunion et les d’avancement
réalisation des
signe pour validation.
•PV de la
d’avancement par le
DG
NA
ND
Décisions
•Les décisions d’avancement sont ensuite remises au
réunion
DG
d’avancement
SPMG qui en fait des copies certifiées conformes et les
d’avancement
transmet à l’agent comptable pour validation. signé
A la réception •L’agent comptable procède à la vérification des décisions
des décisions Valider les décisions d’avancement en fonction de la loi cadre et du PV de la Décisions
d’avancement
d’avancement par Agent comptable
réunion,
NA
1j
d’avancement
validées par le
l’agent comptable
•Il garde les copies et retransmet les originaux des
DG décisions d’avancement au SPMG.
A la réception
•Régulariser les Le SPMG calcule manuellement sur Excel les rappels
salaires dans SAGE
d’avancement et régularise les nouveaux salaires dans
Décisions
des décisions
paie
l’application Sage paie, et déclenche la procédure paie.
Fichier Excel
d’avancement
d’avancement
•Procédure de
SPMG
régularisation
validées par
15 jours
validées par
Gestion de la paie et
Sage paie
l’Agent
l’Agent
des déclarations
comptable
comptable
sociales
122
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
A l a réception Le SPMG remet une copie de la décision d’avancement
des décisions Remettre des copies au collaborateur concerné par l’avancement.
d’avancement des décisions SPMG
NA
Décision 2 jours
validées par
d’avancement à
d’avancement
l’agent chaque collaborateur
comptable
Le SPMG archive le tableau des avancements, les •Tableaux
Décisions
décisions d ’avancement et le PV de la réunion des
d’avancement.
avancements
d’avancement
Dès la
•PV de la
validées par
Archiver
SPMG
NA
constitution des
réunion
l’agent
dossiers
d’avancement
comptable
•Décisions
d’avancement
123
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Fichier Excel régularisation Calcul des rappels de salaire
Sage paie Saisie des résultats du calcul des rappels d’avancements et des nouveaux salaires
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Décisions d ’avancement
SPMG 1
SPMG (Copie certifiée) Papier et classé Annuelle
SPMG
Agent comptable (Original)
par collaborateur
Agence comptable
SPMG (Original) SPMG
PV de la réunion d’avancement
SPMG 1
Agent comptable (Copie
Papier
Annuelle
Agence comptable
certifiée)
SPMG (Original) SPMG
Tableau d’avancement
SPMG 1
Agent comptable (Copie
Papier
Annuelle
Agence comptable
certifiée)
Vue comptable de la procédure :
NA
124
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Commission représentant le Suite à chaque S’assurer de l’équité et de la conformité des
Contrôle des personnel Tableau des Réunion réunion avancements
avancements Commission représentant avancements d’avancement annuelle Respecter les dispositions du statut du
l’administration d’avancement personnel concernant les avancements
Contrôle Méthode
Tableau des
Validation des S’assurer du calcul des avancements
Agent comptable décisions Annuelle accordées et le respect des dispositions de calcul avancements
d’avancement
statutaires à cet égard
125
i. Gestion des départs
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit le processus administratif, social et financier de Acteurs internes
l’agent candidat au départ. • SPMG Les départs sont de plusieurs types : • Gestionnaire social-prévoyance
- Démission • SMC
- Révocation pour abandon de poste • Responsable hiérarchique
- Licenciement pour faute grave • Agent
- Admission à la retraite pour limite d’âge Acteurs externes - Mise à la retraite anticipée • Néant
- Réforme
- Décès en activité.
✓ Règles de gestion :
RG1 : En cas de révocation ou abandon de poste, le responsable hiérarchique doit informer le gestionnaire RH. De même, en cas de reprise de poste. RG2 : En cas de faute professionnelle grave, l’agence doit désigner une commission d’enquête dont la mission est de veiller à l’exactitude et la véracité
des constats communiqués par le responsable hiérarchique.
126
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
a. Procédure administrative
Gestionnaire RH • Vérifier la situation administrative et sociale et les engagements de Fiche de
l’agent en renseignant la fiche de liquidation.
Radiation des
Vérification de la
liquidation
Gestionnaire social- • Acquitter les obligations à CT et souscrire un engagement envers
cadres de
situation
N/A
1 jour
prévoyance
l’agence.
l’agence
administrative Courrier
• Etablir l’arrêt de mandatement
administratif
Gestionnaire MC
Radiation des
• Application d’un arrêt de mandatement Arrêt de
Le jour de
Saisir l’arrêt de
réception du cadres de
Gestionnaire RH
N/A mandatement
mandatement
courrier
l’agence
saisi
administratif
b. Révocation pour abandon de poste
Responsable
• Cette étape consiste à établir et ensuite à envoyer la lettre de mise Lettre de mise en
Absence
en demeure et l’arrêt de mandatement
demeure
Etablir la 1ère lettre de
hiérarchique
injustifiée de plus • Application d’un arrêt de mandatement des émoluments. N/A 1 jour
mise en demeure
de 48h
Arrêt de
Agent
mandatement
Gestionnaire RH • En cas de non reprise de poste, le gestionnaire RH envoie une 2ème
Absence lettre de mise en demeure à l’agent.
Envoi de la 2ème lettre
Responsable
Lettre de mise en
injustifiée de plus N/A 1 jour
de mise en demeure
hiérarchique
demeure
de 48 heures
Agent
127
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Défalcation des jours • Dans cette étape, le gestionnaire RH soustraie les jours d’absence
d’absence et débloque le salaire de l’agent.
Reprise de poste Gestionnaire RH N/A N/A 1 jour
Déblocage du salaire
Responsable • Suite à son abandon périodique du poste le responsable
Reprise de poste
Envoi d’une lettre de hiérarchique hiérarchique envoie à l’agent une lettre de remontrance ; et notifie la N/A
N/A
1 jour
remontrance
sanction.
Agent
• Cette étape consiste à révoquer l’agent des cadres de l’agence.
Non reprise de Révocation de l’agent
Gestionnaire RH
N/A
Lettre de 1 jour
poste
révocation
Décision de
Validation de la • Le chef de division valide la décision de révocation en signant la Lettre de
décision de
Chef de division lettre de révocation.
N/A
1 jour
révocation
révocation
révocation
Validation de la Visa de la décision Trésorier payeur
• Etablissement du visa de la décision de révocation. N/A
N/A
1 jour
révocation
de révocation
Révocation de Mise à jour de la Gestionnaire RH
• Le gestionnaire RH mis à jour sa base de données en l’apurant. Excel
N/A
1 jour
l’agent
base donnée RH
Révocation de
Diffusion de la • Diffusion de la décision de révocation dans l’agence en publiant le Courrier
décision de
Gestionnaire RH courrier administratif relatif à cette décision.
N/A
1 jour
l’agent
administratif
révocation
c. Licenciement ou sanction pour faute professionnelle grave
128
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Responsable • En notifiant la faute grave, la commission se désigne afin de
Constat de faute
Constat et notification
hiérarchique réaliser une enquête préliminaire. Période
• Les résultats de l’enquête devraient permettre la vérification de la
N/A
N/A
grave
de la faute grave
d’enquête
Commission véracité des faits reprochés.
d’enquête
Analyse du rapport • Le gestionnaire hiérarchique analyse le rapport d’investigation
d’investigation établi par la commission d’enquête.
Constat de faute Gestionnaire RH
• L’analyse du dit rapport aboutie à la convocation du conseil de N/A
Rapport 1 jour
grave
Convocation
discipline.
d’investigation
Du conseil de
discipline.
La conclusion du
• Etablissement des PV des délibérations du conseil de discipline.
Etablissement du PV
Conseil de
Gestionnaire RH
N/A
PV
1 jour
des délibérations
discipline
• Le chef de division approuve la décision du conseil qu’elle soit une
Décision du Approbation de la
Chef de division décision de :
conseil de
• Licenciement
N/A
N/A
1 jour décision du conseil
discipline
Gestionnaire RH
• Révocation de l’agent des cadres de l’agence
• Etablissement de la décision de Sanction.
Approbation de la
• Validation et visa de la décision prise par le chef de division.
décision Visa de la décision Trésorier payeur N/A N/A 1 jour
Du conseil
Validation de la
• Diffusion de la décision de révocation Communiqué de
Décision de
décision du
Gestionnaire RH
N/A
la décision de
1 jour
licenciement à établir
conseil
licenciement
129
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Base de données RH
Word Etablissement de la lettre en demeure, décision de révocation, courrier administratif, PV…
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode Fréq. Lieu
Communiqué de la décision de licenciement
SPMG 1
SPMG
Physique
A chaque Archive
licenciement
Vue comptable de la procédure :
N/A
130
j. Sanction en cas de fraude
Objectif Services intervenants
Le processus a pour objectif de décrire les différentes étapes relatives au Acteurs Internes :
déclenchement et la mise en œuvre de la procédure des sanctions suite aux ✓ SPMG
enquêtes sur la fraude et la corruption au sein de l’Agence.
✓ DG
Elle est déclenchée par le rapport confirmant l’existence de preuves de ✓
SCG & AI
pratiques répréhensibles émis par le chef du SCG & AI. Acteurs Externes :
Elle s’achève par la décision prise par le DG concernant les sanctions à ✓ NA
appliquer.
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Le Chef de la DAAF est le responsable de la validation de l’ensemble des décisions, notes et rapports des sanctions destinés au DG de l’ADA.
RG 2 : Le SPMG en charge des sanctions réalise des missions conformément aux procédures en vigueur en matière d’éthique, de prévention et de lutte
contre la fraude et la corruption
RG 3 : Il est institué une commission d’appel, d’arbitrage et de règlement des différends qui a pour mission de recevoir et suivre les appels contre les
décisions de dénonciations ou de poursuites prises par le DG.
RG 4 : La procédure de sanctions est réalisée conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, notamment le Statut du Personnel
de l’Agence.
131
RG 5 : Aucune initiative ne doit être prise pour une prétendue pratique passible de sanctions qui a été commise plus de cinq (5) ans après la
commission du dernier acte ou omission constituant le prétendu acte passible de sanctions.
132
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Le SPMG en sa qualité d’EO en charge des sanctions, Notification pour
Le jour de la
Rapport émis par
Examen du rapport
examine le rapport d’enquête émis par le service AICG. A
SPMG
Intranet
constitution de
réception du
le SCG & AI
émis par le SCG & AI
l’issue le chef du SPMG décide de constituer une
commission
rapport
commission pour poursuivre la procédure de sanction.
Si le service RH détermine que les constatations de la pratique passible de sanctions appuient un constat « prima
facie » que le défendeur a commis un acte passible de
sanctions, le chef de la DAAF doit émettre, sur instruction
du DG de l’Agence, un avis de procédure de sanctions au
défendeur, et le notifier au SCG & AI.
Le service RH détermine dans son avis de sanction, le
Word
Notification de
Une semaine
Décision du
DG
après la réception
Décision de sanction
Intranet
décision de
délai dont dispose le défendeur afin de formuler sa
SPMG
Chef de la DAAF
du rapport du
Courriel
sanction
réponse aux faits qui lui sont reprochés.
SCG & AI
La décision de sanctions est prononcée par le DG de l’Agence sur la base des rapports élaborés par le SPMG.
La décision de sanction est notifiée au défendeur par le service RH dans les délais définis par la réglementation
en vigueur.
133
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
La commission a notamment pour missions de :
-Recevoir, examiner et faire le suivi des dossiers d’appel instruits contre les décisions de sanctions
prises par le DG de l’Agence ;
-Régler, par voie de conciliation les différends qui Un représentant du pourrait opposer l’Agence aux personnes
Constitution d’une SCG & AI ; externes (investisseurs, partenaires publics et /
Décision de
commission d’appel, ou privés, etc.) ; Avis de
d’arbitrage et de
Un représentant du
Courriel
procédure de
Une semaine sanction
règlement des
SPMG
sanction
différends La procédure d’appel n’est applicable qu’aux décisions
DG prises à l’encontre des personnes ne faisant pas partie du personnel de l’Agence.
Pour le personnel de l’Agence, la procédure d’appel sera mise en œuvre conformément à la réglementation en
vigueur.
La révision de la décision de sanctions est prononcée par
le DG de l’Agence, en concertation avec le SPMG et sur
recommandation du chef du service SCG & AI lorsque ce
Découverte de
dernier, à l’issue de recherches diligentées découvre de Notification de
Le même jour de
DG
nouvelles preuves impactant le dossier.
Intranet
la réception du nouvelles Révision de la décision révision de
SPMG
Courriel
nouveau rapport preuves
décision
du SCG & AI La décision révisée de sanction est notifiée au défendeur
par le service RH dans les délais définis par la
réglementation en vigueur.
134
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Intranet Notification des personnes concernées à l’interne
Word Sauvegarde des rapports émis
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplair
Mode Fréq. Lieu
es
Décision de sanction Le chef de la 3 Le défenseur Physique Chaque SPMG
DAAF
et prise de
Le SCG& AI
Numérique
décision
de
sanction
Avis de procédure de sanction La 3 Le défenseur Physique Chaque SPMG
commission
et prise de
Le SCG& AI
d’appel,
Numérique
décision
Le DG
d’arbitrage et de
de règlement sanction
des différends
135
2. Gestion Parc Auto
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion du parc auto. Acteurs internes :
Elle se déclenche par la réception du planning prévisionnel mensuel des missions. • Division demanderesse : Toutes les divisions de
Elle s’achève par la mise à jour du tableau de suivi des consommations de carburant. l’ABHGZR.
• Service Personnel et Moyens Généraux.
Acteurs Externes :
• Néant
✓ Règles de gestion :
RG 1 : A la fin de chaque mois, toutes les divisions de l’ABHGZR envoient au Service Personnel et Moyens Généraux un planning prévisionnel des
déplacements prévus sur le mois suivant. Ce planning est mis à jour chaque semaine. RG 2 : Aucune affectation de voiture ne peut être effectuée par le Service Personnel et Moyens Généraux en absence d’un ordre de mission dûment
approuvé. RG 3 : le Service Personnel et Moyens Généraux doit établir un bon de réception relatif à la mise à disposition du véhicule et des vignettes et le faire
signer par le chauffeur. Le bon de réception doit mentionner le numéro d’immatriculation du véhicule. RG 4 : Le Service Personnel et Moyens Généraux établi un suivi des consommations de carburant par véhicule chaque mois et en informe le Chef de
division Administratif et Financier.
136
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• A la fin du mois, chaque division de l’ABHGZR envoie par
mail à l’Service Personnel et Moyens Généraux un
Réception du planning Division
planning prévisionnel des déplacements prévus sur le mois Excel Planning 4 derniers jours
Fin du mois
prévisionnel mensuel
qui suit. /
mensuel des
du mois
demanderesses
des missions • Ce planning prévisionnel est mis à jour chaque semaine
Messagerie
missions
M-1
par les divisions puis communiqué au Service Personnel et
Moyens Généraux.
• A la réception du planning des missions, le Service
Personnel et Moyens Généraux procède à la mise à jour
de son tableau de suivi des véhicules et des chauffeurs.
Réception du
Mis à jour du tableau Service Personnel
• Ce tableau regroupe les informations suivantes : Les Tableau de suivi
Le jour de
de suivi des véhicules
dates prévus des missions, les dates de départs effectifs,
réception des
planning de
et Moyens
Excel
des véhicules et
et des chauffeurs la durée des missions, les personnes concernées, les
plannings des
missions
Généraux
des chauffeurs
divisions concernés, les noms des chauffeurs, les
missions
matricules des voitures et les montants des vignettes à
remettre aux chauffeurs.
• Informer le secrétariat.
A la réception de l’ordre de mission dûment signé, le
Service Personnel et Moyens Généraux :
•Désigne un chauffeur et lui affecte un véhicule en fonction Ordre de mission
Réception des Affectation du véhicule Service Personnel des disponibilités. / Avant le départ
ordres de au chauffeur
et Moyens
•Remet à la disposition du chauffeur les clés du véhicule,
Word
Vignettes
de mission missions signés
Généraux
les vignettes en fonction du trajet à parcourir et la carte
/
d’autoroute contre accusé sur bon de réception. Bon de réception
• Remet les ordres de missions aux personnes concernés
(Chauffeur et l’équipe qu’il transporte)
137
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Suite au retour de la mission, le chauffeur restitue à le
Tickets
d’autoroutes
Retour de la
Restitution du véhicule
Service Personnel et Moyens Généraux : le Véhicule, les
Dès le retour de
Chauffeur
N/A /
mission
clés du véhicule, la carte et les tickets d’autoroute ainsi que
la mission
Les souches de
les souches de vignettes.
vignettes
• Le Service Personnel et Moyens Généraux met à jour le
tableau de suivi des consommations de carburant par
véhicule qui regroupe : les dates de déplacements, le nom
des chauffeurs, le N° d’ordre de mission, le N° de la carte
d’autoroute, le montant de l’avance pour les missions, le
Mise à jour du tableau
N° de la souche des vignettes, le montant des vignettes, la Tableau de suivi
Service Personnel
quantité de carburant en litres, le prix unitaire du carburant,
Excel
de suivi des
A la fin de
de la
A la fin de chaque consommations de
et Moyens
le kilométrage parcouru, l’itinéraire et les frais de passage. /
chaque mission
consommation
mois
carburant
Généraux
• Le suivi de la consommation permet d’effectuer un suivi
Messagerie
de carburants
des entretiens et réparations, ainsi que du stock de
vignette qui ne doit pas être inférieur à 10 000DH
(Déclencher la procédure de commande des vignettes)
• Le Service Personnel et Moyens Généraux transmet par
mail le tableau de suivi de la consommation moyenne de
carburant par véhicule au chef de division DAAF.
138
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rédaction de la note de mission
Excel Etablissement d’un tableau de suivi des véhicules et des chauffeurs
Etablissement d’un tableau de suivi de consommation moyenne de carburant par véhicule.
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Planning de mission
Division demanderesse 1
Service Personnel et Format 1 fois
DAAF
Moyens Généraux
électronique
Tableau de suivi des véhicules et Service Personnel et 1
Service Personnel et Format 1 fois
DAAF
des chauffeurs
Moyens Généraux
Moyens Généraux
électronique
Bon de réception
Service Personnel et 1
Service Personnel et Dossier physique
1 fois
DAAF
Moyens Généraux
Moyens Généraux
Tableau de suivi de la Service Personnel et
Format
consommation moyenne de
1
DAAF
1 fois
DAAF
Moyens Généraux
électronique
carburant
Vue comptable de la procédure :
N/A
139
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Service Etablissement d’un Dès la réception d’un
Assurer le suivi des
Contrôle de Personnel et Tableau de suivi des tableau de suivi des disponibilités des planning prévisionnel
disponibilité Moyens véhicules et chauffeurs véhicules et des véhicules et des mensuel des missions
Généraux
chauffeurs. chauffeurs.
Service A la remise des clés et
Matérialiser la mise à
Contrôle de bon de Personnel et
Etablissement d’un bon disposition du véhicule et Bon de réception des vignettes au
réception Moyens de réception des vignettes au chauffeur
Généraux
chauffeur.
Contrôle de la
Service Tableau de suivi de la
Etablissement d’un Planifier les entretiens et
Personnel et tableau de suivi de la
consommation de consommation de A la fin de la mission réparations ainsi que le
Moyens consommation de carburant carburant
stock des vignettes
Généraux carburant par véhicule
140
3. Gestion Magasin
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion du magasin de Acteurs Internes :
l’ABHGZR. • Division Administrative et financière
Elle se déclenche par la réception des équipements, (suite au lancement d’un • Commission de réception
appel d’offres annuel). • Division demanderesse : Toutes les divisions de l’ABHGZR.
Elle s’achève à la fin d’année au moment de l’arrêté comptable. • Réceptionnaire : Personnel travaillant à l’ABHGZR. Acteurs Externes :
• Partenaires (fournisseurs)
✓ Règles de gestion :
RG 1 : L’achat du matériel s’effectue en début d’année par le lancement d’un appel d’offres. Au cours de l’année, si un besoin est identifié, le SMG
peut lancer une procédure d’achat de matériel par BC. RG 2 : Les membres de la commission de réception sont arrêtés par décision du Directeur Général. Elle regroupe des représentants de la
Division Administrative et Financière. RG 3 : Le dossier de réception doit contenir : Un BL signé, un PV de réception, un bon de réception interne et une copie de la facture. RG 4 : L’accès au stock de matériel est réservé exclusivement au personnel rattaché au Service Personnel et Moyens Généraux. RG 5 : Toutes les sorties de stock doivent faire l’objet d’une demande signée par le chef de la division demanderesse et d’un bon de sortie signé
conjointement par le service personnel et moyens généraux et le réceptionnaire. RG 6 : La fiche de stock par article doit être actualisée après chaque mouvement de stock (entrée ou sortie). RG 7 : L’état des stocks global doit être actualisé à la fin de chaque mois. RG 8 : A la fin de chaque mois, le service personnel et moyens généraux doit dresser un état de suivi des sorties et des entretiens par Division. Cet état
est communiqué au chef de division administrative et financière et aux autres chefs de division de l’ABHGZR pour information. RG 9 : A la fin d’année, le service personnel et moyens généraux transmet à la DAF l’état des stocks global des fournitures pour comptabilisation. RG 10 : Les livraisons partielles de commandes ne sont pas acceptées par l’Agence.
141
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
1. Réception du stock
•La réception des fournitures est effectuée par la commission de
Commission réception.
de réception •La commission de réception procède à un contrôle des articles PV de réception
Livraison Réception effective du réceptionnés par rapport au bon de commande et au bon de Word
/ Le jour de la
auprès des
matériel
Service
livraison fournisseurs, appose sa signature sur les deux exemplaires
Bon de réception
réception
fournisseurs personnel et du bon de livraison et remet un exemplaire au fournisseur. interne physique
moyens •La commission de réception établit et signe un PV de réception.
généraux •Le service personnel et moyens généraux établit et signe un bon
de réception interne afin de mettre à jour son suivi des stocks.
•Le Service personnel et moyens généraux actualise les fiches de Fiche de stock par
Service stock par article en renseignant par article la date d’entrée, la
article
La réception
Actualisation de la fiche
quantité, le PU, le prix total.
Le jour de la personnel et
/
physique des de stock par article et de
•Le service personnel et moyens généraux met à jour l’état de stock
Excel
réception moyens
Etat de stock
Fournitures
l’état des stocks global
global en renseignant par ligne d’article, la quantité de l’entrée, le physique
généraux
prix total, la quantité disponible et la valeur totale du stock (le prix
global
unitaire par article est ainsi calculé).
Réception
•Le Service personnel et moyens généraux envoie à la DAAF, pour
Service comptabilisation, le dossier de réception qui contient :
24 heures de
physique du
Envoie d’un dossier de
personnel et
✓ Le bon de réception interne,
Dossier de
la réception matériel réception à la DAF N/A
moyens ✓
Le PV de réception de la commission de réception,
réception
physique commandé
généraux ✓
Le bon de livraison fournisseur signé par la commission
de réception.
2. Sortie du stock
142
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•A la réception d’une demande des fournitures visée par le chef de
la Division demanderesse. Le Service personnel et moyens
Réception d’une généraux regroupe les articles demandés. Le jour de la
demande du matériel
Service •La demande des fournitures contient les informations suivantes :
Demande de
Demande de
réception de
personnel et
✓ Le nom et le prénom du demandeur ;
fournitures Word fournitures la demande
Achats par bon de
moyens
✓ La division concernée ;
de fournitures
commande
généraux
✓ Les articles et la quantité demandés.
•Le Service personnel et moyens généraux vérifie des articles
demandés, en cas d’indisponibilité, le service lance la procédure
d’achats par BC.
•Dès réception de la demande de matériel signée, le service
Service
personnel et moyens généraux établit et signe un bon de sortie du Dès la
Réception de la
matériel.
réception de Etablissement d’un bon
personnel et
demande de
•Ce bon de sortie doit être dûment signé conjointement par le
Word
Bon de sortie
la demande
de sortie
moyens
matériel signée
service personnel et moyens généraux et le réceptionnaire.
de MATÉRIEL
généraux
•Une fois la demande signée, le service personnel et moyens
généraux remet le matériel au réceptionnaire.
Service
• Suite à la constatation de la sortie physique du stock, le service Fiche de stock par
Sortie
Actualisation de la fiche
personnel et moyens Généraux met à jour la fiche de stock par
article
personnel et
Fin de la
physique des de stock par article et de
article et l’état des stocks global.
Excel /
moyens
journée
matériel
l’état des stocks global
Etat des stocks
généraux
global
Service
•A la fin de chaque mois, le service personnel et moyens généraux
Etat de suivi des
A la fin de
Etablissement d’un
entretiens des
personnel et
établit un état de suivi des entretiens des consommables et
Excel
Fin de chaque chaque mois
état de suivi des
consommables et
moyens
fournitures par division, et l’envoi au chef de DAAF qui se charge de mois
entretiens
fournitures
le transférer aux autres chefs de l’entité pour information.
généraux
143
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Etablissement des demandes de fournitures, PV de réception et Bon de sortie
Excel Fiche de stock par article, et état des stocks global.
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
d’exem.
Mode Fréq. Lieu
Bon de livraison Fournisseurs 2
DAAF/ Physique
A chaque livraison
DAAF
(Partenaires)
fournisseurs
PV de réception Commission de 1
DAAF
Physique
A chaque livraison
DAAF
réception
Bon de réception interne SPMG 1 DAAF Physique A chaque livraison DAAF
Demande des consommables et Division 1
SPMG
Physique
A chaque besoin
DAAF
fournitures
demanderesse
Bon de sortie SPMG 1
SPMG
Physique
A chaque réception
DAAF
Etat des stocks global et fiche de A chaque mouvement de
DAAF
stock par article
SPMG 1
SPMG
Electronique
stock (Entrée / Sortie) Ordinateur
Etat de suivi des entretiens des DAAF/
consommables et fournitures par SPMG 1 Divisions Electronique A la fin de chaque mois DAAF/ordinateur
division concernées
144
Vue comptable de la procédure :
• Constatation comptable de l’entrée des stocks :
Débit 6122 Achats de matières et de fournitures consommables X
Crédit 4411 Fournisseurs X
La comptabilisation de la charge est effectuée sur la base du dossier de réception.
Si le dossier de réception ne comprend pas la facture, le comptable procède à la comptabilisation suivante :
Débit 6122 Achats de matières et de fournitures consommables X
Crédit 4417 Fournisseurs, factures non parvenues X
145
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
S’assurer que les quantités
La commission de Bon de livraison
Toute entrée est matérialisée A la réception de chaque livrées correspondent aux
Contrôle des quantités par un bon de livraison commande de consommables quantités commandées, et
réception Bon de commande
fournisseurs signé et fournitures celles mentionnées sur le bon
de livraison.
Contrôle des entrées La commission de
Chaque entrée fait l’objet d’un
A la réception de chaque Matérialiser la réception des
PV de réception commande des
de stocks réception PV de réception signé stocks.
consommables et fournitures
Contrôle de l’évolution
Service personnel Signature d’un bon de
A la réception de chaque Matérialiser l’entrée physique
et moyens Bon de réception interne commande des des stocks sur le suivi des
des stocks réception interne
généraux
consommables et fournitures consommables et fournitures.
Service personnel
et moyens Bon de sortie Chaque sortie fait l’objet d’un A chaque mouvement de S’assurer de la réalité des
Contrôle de réalité généraux /
bon de sortie des stocks stock sorties de stock.
Chef de DAF
Service personnel Etat de suivi des
Surveiller à l’entretien des
Contrôle des entretiens Suivi formalisé de l’évolution consommables et fournitures
des matériaux et moyens consommables et fournitures
des stocks par division A la fin de chaque mois
et voir son évolution par
généraux par division
division.
146
4. Gestion des vignettes
Objet de la procédure Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des vignettes. Acteurs internes :
Elle se déclenche par une demande de passation de convention. • Division demanderesse : Toutes les divisions de l’ABHGZR.
Elle s’achève par le traitement de la réception des vignettes. • Service Marché & comptabilité
• Service Personnel et Moyens Généraux.
Acteurs Externes :
• SNTL
• Barid AL MAGHRIB
• ONEP
• Maroc Telecom
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Détermination du besoin en carburant et en réparations le cas échéant RG 2 : Etablissement d’une lettre de convention avec la SNTL comprenant le montant et la nature des vignettes déterminé en fonction des besoins de
l’ABHGZR et la transmet à l’ordonnateur pour signature. RG 3 : Préparation du dossier d’engagement de la convention avec la SNTL et le transmettre à l’ordonnateur pour signature. RG 4 : Après établissement du mandatement par le service comptable et leur visa par le chef de Division DAAF et la Direction, le dossier complet est transmis au bureau d’ordre ; RG 5 : Récupère, auprès de la SNTL, les vignettes d’une valeur équivalente au montant du chèque ;
147
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• L’entité Parc Auto communique le stock des vignettes à l’entité
« Gestion des vignettes ».
•Il faut surveiller l’évolution du stock des vignettes avant de
L’évolution du Réception de la déclencher la procédure de commande (le stock ne doit pas être Word Demande
stock des demande de passation L’entité Parc Auto inférieur à 10 000 DH) / d’achat par
vignettes
de convention
• La demande de passation de convention est dûment remplie.
Messagerie
convention
•Ce document donne lieu à la préparation de la demande d’achat
par convention envoyé par la suite au fournisseur
concerné (SNTL, Barid AL MAGHRIB)
• A la réception de la demande d’achat par convention, l’entité
Réception de la
Préparation de la
Gestion des vignettes procède à la préparation de la convention Le jour de
d’achat
Convention
réception de la
demande d’achat convention d’achat
Acheteur
Word
• Cette convention regroupe les informations suivantes : montant
d’achat
demande d’achat par convention
et la nature des vignettes déterminé en fonction des besoins.
par convention
• Informer le secrétariat général.
A la réception de la convention d’achat dûment signé par le
Réception de la
Signature de la
fournisseur : Word
Dossier
• La convention est signé par l’Ordonnateur.
Avant la réception
convention convention
Chef de DAAF
/
d’engagement de
• Préparer le dossier d’engagement de la convention.
des vignettes
d’achat
Messagerie
la convention
• Ensuite l’engagement de la convention est signé par
l’ordonnateur.
Réception de
Réaliser le Suite à la signature de l’engagement de la convention, Word
Après la
mandatement
Service marché &
L'ordonnateur donne ainsi l'ordre au comptable, par mandat, de
réception de
l’engagement de
/
Mandatement
(OP et OV) comptabilité
procéder au paiement.
l’engagement de
la convention
Messagerie
la convention
148
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Excel
Après le
Préparation de la • La lettre désigne : la personne responsable de la réception des / Tableau de suivi A la réception des réception des vignettes
Acheteur
vignettes,
Word
de la réception
mandatement
vignettes
Joindre avec la lettre une copie de la convention et de l’OP. /
des vignettes
Messageri
e
149
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rédaction de la convention d’achat
Excel Etablissement d’un tableau de suivi de la réception des vignettes
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode Fréq. Lieu
Convention d’achat
Acheteur 1
Service Personnel et Format 1 fois
DAAF
Moyens Généraux
électronique
L’engagement de la convention
Acheteur 1
Service Personnel et Format 1 fois
DAAF
Moyens Généraux
électronique
L’Ordre de paiement
L’ordonnateur 1
Service Marché & Format 1 fois
DAAF
Comptabilité
électronique
Tableau de suivi de la réception des Acheteur 1
DAAF
Format 1 fois
DAAF
vignettes
électronique
Comptabilité de la procédure : N/A
150
Matrice De Contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Etablissement du Service Personnel et Tableau de suivi des
A la réception des Contrôler les sorties et
tableau de suivi des Manuel Moyens Généraux vignettes vignettes entrées
vignettes
151
5. Inventaire physique des immobilisations
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la planification et la tenue de Acteurs Internes :
l’inventaire physique des immobilisations. • Commission de tenue de l’inventaire physique
Elle se déclenche deux fois par an par la convocation de la commission de • DAAF
tenue de l’inventaire physique. • Service personnel et Moyens Généraux
Elle s’achève par la signature et l’envoie à la division administrative et Acteurs Externes :
financière d’un PV d’inventaire physique. • Néant
✓ Règles de gestion :
RG 1 : L’inventaire physique des immobilisations se tient obligatoirement au moins deux fois par année. La deuxième opération d’inventaire
physique doit formellement coïncider avec la fin de l’exercice comptable. RG 2 : L’inventaire physique consiste en un comptage et une constatation physique par les membres de la commission de tenue de l’inventaire
physique de l’ensemble des immobilisations de l’ABHGZR. Cette opération vise le contrôle et l’exactitude des informations du fichier de suivi des
immobilisations par rapport à la réalité sur le terrain. RG 3 : La convocation de la commission de tenue de l’inventaire physique doit être effectuée par lettre officielle établie par le service personnel
et Moyens Généraux. Cette lettre de convocation est signée par le Chef de division DAAF. RG 4 : Les membres de la commission de tenue de l’inventaire physique sont arrêtés par décision de la division Générale. Elle regroupe des
représentants de la DAAF RG 5 : L’inventaire physique des immobilisations concerne les biens ci-dessous :
- Matériel informatique ; - Mobilier et matériel de bureau ; - Matériel roulant ; - Equipements.
152
RG 6 : Lors de l’inventaire physique des immobilisations, des articles recensés doivent être identifiés par une étiquette pour palier au risque de
double comptage. RG 7 : La prise de l’opération d’inventaire physique doit donner lieu à un PV signé par les membres de la commission de tenue de l’inventaire physique. RG 8 : Le fichier de suivi des immobilisations doit être mis à jour suite aux résultats de l’opération d’inventaire physique. RG 9 : Avant la date de prise de l’opération d’inventaire physique, le fichier de suivi des immobilisations doit être à jour incluant tous les mouvements
d’immobilisations. RG 10 : A l’issu de l’opération d’inventaire physique, le matériel à reformer est identifié.
153
Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
•Deux fois par an, le SMG procède à la convocation de la Deux semaines
Convocation de la commission de tenue de l’inventaire physique des Lettre de
avant la tenue de
Deux fois par an
commission d’inventaire
SMG
immobilisations par lettre officielle signée par le Chef de division
Word
l’inventaire convocation
de la DAAF.
physique
•Le SMG procède à la préparation du fichier de suivi des
comptages des immobilisations en se basant sur le fichier de son
suivi.
1 semaine avant Une semaine
•Le fichier de suivi des comptages des immobilisations contient Fichier de suivi
par immobilisation le numéro d’immatriculation, la désignation, la
la tenue de après la
Préparation du fichier de
de comptage des
SMG
date d’acquisition, le prix, la catégorie, la référence du document
Excel
l’inventaire convocation
suivi des comptages des
immo
de réception, le marché, l’état de l’immobilisation et son physique
immobilisations
affectation.
•Le SMG procède à l’impression du fichier de suivi des
comptages des immobilisations qui servira de support de
comptage de la commission de tenue de l’inventaire physique.
•La commission de tenue de l’inventaire physique effectue
l’inventaire des immobilisations, et ce, suivant l’identifiant des
immobilisations figurant sur le fichier de suivi des comptages des
Réalisation de
Commission de
immobilisations reçu en apposant une étiquette sur chaque
immobilisation recensée. Cette commission établit un PV
l’inventaire physique des
Jour de
tenue de
d’inventaire physique qui récapitule :
3j après immobilisations
PV de la
l’inventaire
l’inventaire
•Les immobilisations recensées ;
Word / Excel
l’inventaire commission
physique
physique
•Les immobilisations à réformer ;
Sortie d’immobilisation
•Les immobilisations non retrouvées (inexistants physiquement);
•Les immobilisations inventoriées mais inexistantes sur le fichier
de comptage ;
•A l’issue de l’inventaire physique, la commission de tenue de
l’inventaire physique signe le PV de l’inventaire physique.
154
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Réception du
•Le SMG procède au rapprochement des résultats de l’inventaire
physique avec son suivi. Les écarts éventuels font l’objet Tableau de suivi
48h après la
PV de la
Actualisation du tableau
d’analyse et de justification.
des
réception du PV
commission
de suivi des
SMG
•A l’issue de l’analyse des écarts détectés, le SMG arrête un
Excel
immobilisations
d’inventaire
d’inventaire
immobilisations tableau de suivi des immobilisations mis à jour, en faisant la
distinction entre les immobilisations en bon état et celles à
réformer.
Actualisation du
Communication des •Le SMG transmet le PV d’inventaire et le tableau de suivi des PV d’inventaire /
2j après la
immobilisations actualisé au Chef de division DAF pour
résultats à la division
tableau de suivi
tableau de suivi
validation avant d’être communiqué à la division financière en fin
réception du PV administrative et
SMG
Word / Excel
des
des
d’année pour rapprochement avec la comptabilité et
tableau actualisé
financière
immobilisations
immobilisations
enregistrement des régularisations comptables.
actualisé
155
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Rédaction de la convocation et du PV d’inventaire
Excel Mise à jour du suivi des immobilisations inventoriées
Sage Comptabilisation des écarts d’inventaire physique
Vue archivage de la procédure :
Documents
Emetteurs
Nombre Dest.
Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Lettre de convocation de la
Commission de Dossier
tenue de
Salle des commission de tenue de
SMG 1
physique
2 fois par an
l’inventaire
archives
l’inventaire physique
d’inventaire
physique
PV d’inventaire physique des
Commission de Dossier A l’issu de Salle des
tenue de l’inventaire 1
DAAF
physique
l’inventaire
immobilisations
archives
physique
d’inventaire
physique
Suivi des immobilisations mis à
Format
A l’issu de
SMG 1
DAAF
l’inventaire
Ordinateur jour
électronique
physique
156
Vue comptable de la procédure :
• Ecriture comptable en cas d’une immobilisation non retrouvée
Crédit 2 Immobilisation X
Débit 65 Valeur nette d’amortissement de l’immobilisation A
28 Amortissement de l’immobilisation B
X : Valeur d’acquisition de l’immobilisation
A : X-B (est nulle si l’immobilisation est totalement amortie)
B : Cumul des amortissements comptables constatés
157
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Exécution de
Commission de Signature du PV A l’issu de
Justifier la tenue de l’inventaire et
tenue de l’inventaire PV d’inventaire les membres présents de la l’inventaire d’inventaire l’inventaire physique commission
Rapprochement
Contrôle de réalité SPMG
Fichier de suivi des entre l’inventaire A l’issu de Actualiser le fichier de suivi des
immobilisations physique et le suivi l’inventaire immobilisations
théorique
•Ficher de suivi des Rapprochement
A la réception du PV •S’assurer de l’existence physique
des immobilisations
immobilisations entre les résultats de Contrôle d’existence DAAF d’inventaire physique comptabilisées •Fichier comptable l’inventaire physique
•Identifier les éventuelles des immobilisations et la comptabilité
dépréciations de l’actif
158
V. Sous procédure Programmation et Finance
1. Elaboration du budget annuel
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour l’élaboration du budget annuel Acteurs Internes
(Fonctionnement et investissement). • Toutes les divisions
Elle se déclenche par la réception du plan d’action annuel consolidé de Acteurs Externes
l’agence ainsi que et par la note de présentation de la part du comité de • Ministère des Finances
Division • Secrétariat d’Etat chargée de l’Eau
Elle s’achève par la mise à jour du tableau de bord du budget et le
déclenchement de la procédure du suivi de l'exécution budgétaire et de la
situation de la trésorerie.
✓ Règles de gestion :
RG1 : Le budget des opérations, fonctionnement et équipement est élaboré sur la base du plan d’action annuel consolidé et validé par le comité de
division. Aucun projet ne peut être demandé en financement s’il ne relève pas dudit plan d’action. RG2 : Le plan d’action annuel consolidé de l’agence regroupe l’ensemble des actions et projets à réaliser ainsi que l’ensemble des projets prévisionnels
à lancer sur l’année. RG3 : Le budget annuel global de l’agence est composé de deux éléments :
✓ En dépenses :
Le budget fonctionnement comprenant principalement les éléments suivants : - Dépenses du personnel - Dépenses de matériel - Dépenses diverses Le budget investissement.
159
✓ En recettes :
- Les redevances d’utilisation et d’exploitation du DPH et les frais d’instruction des dossiers de demandes d’autorisation et de concessions, - Les redevances de déversement des eaux usées, - Les aides de l’Etat en vue d’assister l’agence dans l’accomplissement de ses missions, notamment, la prévention des inondations et des effets
de la sécheresse, - Les dons, legs et donations, - Les avances et prêts remboursables provenant de l’Etat et d’organismes publics ou privés ainsi que les emprunts autorisés conformément à la
réglementation en vigueur, - Les amendes et indemnités liées à l’utilisation ou l’exploitation illégale du DPH ou aux dommages qu’il a subis, - Les taxes parafiscales instituées à son profit, - Toutes autres recettes en rapport avec son activité.
RG4 : Les besoins en financement présentés par les différentes Divisions lors des réunions de cadrage du budget des opérations doivent tenir compte
des engagements prévus sur l’année N pour les projets en cours et pour les projets prévus pour lancement. RG5 : Les éventuelles augmentations des lignes budgétaires rattachées au matériel de transport font l’objet d’un programme d’emploi (justificatifs des
augmentations) qui doit être validé par le MF & SEEE avant qu’elles soient incorporées dans le budget annuel consolidé. RG6 : Toute augmentation de ligne budgétaire doit faire l’objet de mention dans la note de présentation du budget signé par le chef de division
administratif et financier RG7 : Le dossier de présentation du projet du budget annuel transmis au ministère de finance est composé des éléments suivants :
▪ Projet de budget consolidé (opérations, fonctionnement et équipement) de l’année N’y compris l’état d’exécution budgétaire de N-1, ces dernières sont visées par le service marché et comptabilité.
▪ Note de présentation du budget
▪ Plan d’action annuel consolidé de l’agence pour l’année N
▪ Le report de l’année N-1
▪ Les engagements de N
▪ Les crédits ouverts de N
RG10 : En cas de non tenue du conseil d’administration, l’agence procède à l’envoi du dossier de projet de budget au chef de gouvernement
accompagnée d’une lettre de dérogation afin d’obtenir le visa du ministère de finance RG11 : Le budget annuel n’entre en vigueur qu’après la validation du ministère de finance.
160
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Réception du Plan
• Vers le mois de Novembre N, la DAF tient des réunions de
Tenue d’une réunion
cadrage avec les autres Divisions pour la définition du budget
d’action annuel et
Etat prévisionnel
de cadrage pour la
annuel des opérations afin de :
la note de
des besoins en
définition du budget
Toutes les
-Récupérer les suivis d’exécution des projets en cours avec les
présentation de
Excel
financement par
Une semaine
des opérations de divisions
prévisions des montants qui seront engagés au titre de
chez le Comité de
projet
l’année N
l’exercice N,
Division
-Obtenir l’état des nouveaux projets prévus pour lancement en
(Novembre)
N avec une estimation chiffrée de l’engagement prévisionnel.
• La DAF fixe un budget annuel de fonctionnement et
d’investissement ; Etat prévisionnel
-Le budget N est fixé sur la base des lignes budgétaires de
des dépenses de
Tenue d’une réunion
l’exercice N-1,
fonctionnement
de cadrage pour la
-En cas d’augmentation importante des lignes budgétaires, la
DAAF
par ligne
Vers le début du
définition du budget
DAF élabore une note afin de justifier lesdites augmentations,
SPF
Excel
budgétaire
2 jours
mois Novembre
fonctionnement et
-En cas d’alimentation de la ligne matériel de transport, un
MF & SEEE
/
d’équipement de
programme d’emploi est élaboré, visé par le DAF, et envoyé au
Programme
l’année N
ministère de finance pour approbation,
d’emploi
-le budget de fonctionnement et d’investissement est incorporé
au budget des opérations afin de constituer un projet de
budget global
Achèvement des Préparation du projet • Après les échanges avec les différentes divisions et ses Projet budget réunions de de Budget consolidé SPF services, la DAF établit un projet de budget annuel consolidé Excel annuel consolidé Une semaine
cadrage (fonctionnement et investissement).
161
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Le SPF de la DAAF se charge de la conception du dossier
complet contenant : Dossier du projet
Compilation des Envoi du projet de -Projet de budget consolidé (fonctionnement et investissement) de budget
volets opérations, budget au MF & SEEE de l’année N y compris l’état d’exécution budgétaire de N-1, /
fonctionnement, et et convocation d’une SPF - Note de présentation du budget, Excel & Word Lettre de 2 jours
équipement réunion de discussion - Plan d’action annuel de l’agence pour l’année N, demande de
• Le dossier du projet de budget est transmis au MF & SEEE réunion
accompagné d’une lettre de demande de réunion de discussion
et d’échange signée par le Chef de DAAF .
• Lors de la réunion, le projet de budget est discuté avec le MF En fonction du
Envoi du projet de Tenue de la réunion
& SEEE afin de répondre aux amendements formulés par ce Projet Budget
retour du
budget au
dernier (justification des augmentations et des nouvelles lignes
ministère de avec le MF & SEEE
SPF/MF & SEEE
Excel
annuel
ministère de
budgétaires, conventions signées les partenaires).
finance
finance • Le SPF recense les ajustements et corrections demandés par (Maximum deux
le MF & SEEE afin de préparer la version définitive du projet semaines après)
•Le dossier du projet de budget est remis au MF & SEEE par
correspondance signée par le chef de division administratif et
financier contenant :
•Budget définitif de l’année N
• Loi cadre
Réunion avec le
Envoi de la version
•Tableau des réalisations des budgets N-1 Dossier de
2 jours
•Tableau des restes à payer N-1
ministère des
projet au MF & SEEE
SPF
Excel & Word
budget annuel
(Fin décembre)
•Tableau des restes à payer détaillé par année
Finances
• Tableau des ressources et des emplois et
encaissements et décaissements,
•Tableau des recettes N-1
•Tableau des budgets annexes
•Les éléments ci-dessus sont visés par le SPF et SMC.
Le projet de budget est visé par le SPF uniquement.
162
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• L’approbation du budget annuel peut s’effectuer selon deux
scénarios : 1 jour
Lors de la réunion du CA :
En fonction de la
- Le projet budget annuel est remis aux membres du
date de tenue de
conseil d’administration.
Dossier de
CA
- Le projet budget annuel est présenté, approuvé et
budget annuel
Approbation du budget
(Maximum mois
Convocation au
visé par le MF & SEEE.
/
annuel
SPF/MF & SEEE
Excel
de Mars) CA Envoi de la lettre de dérogation au chef du gouvernement : Lettre de
- En cas de non tenue du CA, une lettre de dérogation dérogation /
2 mois signée par le chef de division administratif et financier
(Maximum mois
est envoyée au chef du gouvernement accompagnée
de Mars)
de la version projet du budget annuel.
- La version définitive du budget est ensuite visée et
renvoyée par le MF & SEEE
Mise en œuvre du
• Après approbation du budget annuel par le Ministère des
Excel/
Visa du budget
Logiciel
Tableau de bord
tableau de bord
finances, l’entité budget met à jour le tableau de bord du budget
annuel par le MF &
SPF
gestion
budget
3 jours
budget
en fonction du crédit accordé sur le suivi Excel et sur le logiciel
SEEE
budgétaire
de gestion budgétaire
Suivi de l'exécution
Excel
Budget annuel
Logiciel
Tableau de bord
budgétaire et de la
• Procédure ‘‘Suivi de l’exécution budgétaire et de la situation de
saisi sur système
SPF
gestion
budget
L’exercice N
situation de la
la trésorerie’’
budgétaire
trésorerie
163
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Note de présentation du budget, Lettre de dérogation et lettre de demande de réunion
Excel Projet de budget des opérations, Projet de budget fonctionnement et investissement, Projet de budget consolidé
annuel, Tableau de bord du suivi budgétaire définitif
Logiciel de gestion budgétaire Mise à jour du budget par les nouveaux crédits attribués suite à l’approbation du budget
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
d’exemp
Mode
Fréq.
Lieu
Proposition du budget de DAAF 1
SPF
Manuel
Annuel
DAAF
fonctionnement
Proposition du budget des Toutes les 1
SPF
Manuel
Annuel
DAAF
opérations
divisions
Lettre de demande de réunion Chef de DAF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF
Projet de budget consolidé SPF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF
Dossier de présentation du budget SPF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF
Dossier de projet de budget SPF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF
Lettre de dérogation
DAF 1
Chef de gouvernement
Manuel
En cas de non DAAF
tenue de CA
Budget visé
MF & 1
Chef de division Manuel
Annuel
DAAF
SEEE/SEEE
administratif et financier
Vue comptable de la procédure : N/A
164
Matrice de contrôle :
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Etat prévisionnel des Cohérence des besoins en Lors des réunions S’assurer que tous les projets
Contrôle de
besoins en financement par financement des Division avec de cadrage demandés rentrent dans le cadre
SPF projet
le plan d’action
du plan d’action validé par le cohérence
/
comité de division
Plan d’action annuel
Contrôle SPF
Projet de budget Expression des besoins en Lors des réunions S’assurer de l’exhaustivité des
d’exhaustivité Fonctionnement
budget de fonctionnement
de cadrage
besoins des divisions concernés
Contrôle de
Dossier projet de budget Conformité du dossier de Suite à la S’assurer que le dossier est
SPF
présentation du projet de préparation du complet et correctement visé
conformité
budget envoyé au MF & SEEE budget annuel
Contrôle des
Budget visé Mise à jour du tableau de bord Suite à l’obtention S’assurer que les nouveaux crédits
SPF
de suivi budgétaire
du budget visé
octroyés ont été intégrés sur le nouveaux crédits
suivi
165
2. Suivi de l’exécution budgétaire
Objectif Services intervenants
Cette procédure s’applique dans le cadre du suivi et du contrôle budgétaire Acteurs Internes
des recettes et des dépenses de l’agence. • Service Programmation et Finance
Elle est déclenchée une fois le budget annuel validé par le Ministère des • Service Marché et Comptabilité
finances. Acteurs Externes
Elle s’achève par le déclenchement de la procédure de l’élaboration du • Ministère des Finances
budget annuel N. • Partenaires
✓ Règles de gestion :
RG1 : Le suivi et contrôle budgétaire est un processus géré au quotidien et consiste en la mise à jour des tableaux de bord de suivi
budgétaire généraux et annexes (Projet financé par des partenaires exigeant l’ouverture d’un compte bancaire spécial dédié à ce projet)
après chaque opération en l’occurrence principalement l’engagement d’une dépense, le règlement d’une dépense, la constatation des
encaissements. RG 2 : Les encaissements de l’ABHGZR se détaillent comme suit : ✓ Subventions du MF dans le cadre du budget annuel.
✓ Subventions des partenaires dans le cadre des conventions de partenariat.
✓ Intérêts créditeurs des comptes bancaires.
✓ Reliquat de la régie y compris les recettes de la vente des CPS des appels d’offres de l’agence.
RG3 : Le tableau de bord de suivi budgétaire comporte les rubriques ci-dessous
Références Colonnes Commentaires
A Report N-1 Montants non encore engagés de l'année N-1
B Crédit ouverts N Nouveaux crédits ouvert par le MF
C Total Crédit A + B
D Recettes partenaires Subventions encaissés des partenaires
E Total Budget N C + D
F Engagements N Montants engagés durant N
G Paiements N Paiements effectués en N
H Reste à payer F - G
I Disponible N E - F
166
RG4 : Le tableau des emplois / ressources et des décaissements/ encaissements comporte les rubriques ci-dessous
Références Colonnes Commentaires
Z Situation trésorerie N-1 Total des soldes bancaires à fin N-1
Y Encaissement de N Montant encaissé
X Décaissements de N Montant décaissé
W Situation de Trésorerie N Z + Y - X
RG 5 : Le suivi budgétaire au sein de l’agence est assuré par le Service Programmation et Finance et par le Service Marché et
Comptabilité. Un rapprochement entre les deux situations est effectué en fin d’année RG 6 : Le Service Programmation et Finance assure le suivi budgétaire sur un logiciel informatique dédié ainsi que sur des tableurs Excel
RG 7 : Le Service Marché et Comptabilité assure le suivi budgétaire sur la base d’un tableau de bord et un journal de trésorerie, le premier
regroupe les engagements, les crédits ouverts et le budget global et le deuxième recense l’ensemble des encaissements et décaissements
effectifs de l’exercice. RG 8 : le Service Programmation et Finance établit à la fin de chaque mois une situation budgétaire communiquée au Directeur
Administratif et Financier
RG 9 : la situation annuelle du suivi budgétaire est validée par le Directeur Administratif et Financier et le Service Marché et Comptabilité,
cette situation sert de base pour la préparation du budget de N+1.
167
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• En début de chaque année, et dès la réception du budget visé par le MF, le SPF Suivi procède à la mise à jour de son suivi budgétaire sur le logiciel ainsi que sur les Budgétaire
Début de
Réception budget différents tableurs Excel. Cette mise à jour correspond à l’actualisation des Excel Une semaine
visé par le MF SPF/SMC
crédits ouverts par le MF sur le suivi budgétaire (colonne crédits ouverts). /
Budget visé
après la réception
l’année N
A noter que le Service Marché et Comptabilité procède à la même opération.
Logiciel suivi
du budget
Le suivi budgétaire chez le Service Marché et Comptabilité est assuré par budgétaire
des suivis Excel.
Les opérations donnant lieu à une mise à jour du suivi budgétaire se présentent
comme suit :
✓
Engagement ABHGZR des dépenses lors de la signature des marchés, des bons de commande et des conventions de financement
Survenance
des partenaires. Suivi ✓
Engagement des dépenses par le SPF de la DAF sur la base des
Budgétaire
de toute
dossiers d’engagement. La DAF met à jour le suivi budgétaire sur le
Excel
opération à
Service
logiciel et sur Excel (colonne engagement N)
Tableau de /
caractère
Mise-à jour du suivi
Programm ✓
Paiement d’une dépense : dès que le paiement d’une prestation ou
bord de suivi
Logiciel suivi
Au cours de budgétaire
budgétaire
ation et
d’un achat est validé par le Service Marché et Comptabilité (ordre de
budgétaire
budgétaire
l’année (engagement
Finance
paiement et de virement), le SPF procède à la mise à jour du suivi
/
, paiement,
budgétaire (colonne paiements effectués)
Journal
encaisseme
✓ Encaissement d’une subvention et des produits : dès la signature
Trésorerie
nt)
d’un ordre de recette, le suivi budgétaire est mis à jour (colonne
Excel
encaissement Etat N/ Recettes partenaires) en fonction de la nature
du bailleur du fond Etat ou partenaire
A noter que le Service Marché et Comptabilité procède aux mêmes
opérations au fur à mesure de la réception des documents justificatifs.
168
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Le SPF procède au contrôle des imputations des engagements et des Logiciel suivi Tableau de
Fin de Arrêté mensuel du paiements mensuels par axe budgétaire. budgétaire bord de suivi
chaque mois suivi budgétaire SPF • La fin de chaque mois, une situation du tableau de bord du suivi budgétaire est / budgétaire 1 mois
de l’année N communiquée au Chef de DAAF pour visa et aux autres directions pour Excel mensuel
information.
• Chaque fin d’année, le SPF et SMC rapprochent leurs tableaux de bord Suivi
respectifs du suivi budgétaire y compris le journal de trésorerie. Budgétaire Tableau de
• Une fois la situation arrêtée et les éventuels écarts analysés et justifiées, une Excel bord de suivi
Arrêté annuel du
situation définitive du tableau de bord de suivi budgétaire y compris le journal budgétaire
Fin de
SMC de trésorerie est visé par le Service Marché et Comptabilité.
Logiciel suivi
annuel
Décembre de
suivi budgétaire
l’année N
SPF
budgétaire
l’année N
Journal de
Journal trésorerie
Trésorerie
Excel
Arrêté • Sur la base du de la situation budgétaire de N visé par le Service Marché et
annuel du Elaboration du Comptabilité. Le SPF procède au lancement de la procédure d’élaboration du
suivi budget N+1 SPF budget de N+1 cf: procédure élaboration budget
budgétaire
169
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Mise-à-jour du journal de trésorerie (SMC)
Mise-à-jour du tableau de bord du suivi budgétaire (SMC / SPF)
Logiciel gestion budgétaire Mise-à-jour du tableau de bord du suivi budgétaire (SPF)
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage
d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Suivi budgétaire mensuel
Service Programmation et Finance 1
Chef de DAF
Physique et Mensuellement
DAAF
numérique
Suivi budgétaire annuel
Service Programmation et Finance 1
Chef de DAF/ Physique
Annuellement
DAAF
SMC
Journal de trésorerie annuel Service Marché et Comptabilité 1 Chef de DAF Numérique Annuellement DAAF
170
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle de la
DAAF Tableau de bord de suivi
• S’assurer de l'état d'avancement des
Visa de la situation
engagements ; situation
de budget – situation des
Service budgétaire mensuelle Mensuellement • S’assurer de la disponibilité budgétaire ;
budgétaire soldes bancaires Programmation par la DAAF
• S’assurer de la bonne imputation budgétaire
mensuelle
et Finance
des recettes et des dépenses.
Rapprochement des
Service
Tableaux de suivis suivis budgétaires
Contrôle des budgétaire/ journal de effectués par le Service
• Identifier les éventuels écarts d’imputations Programmation Annuellement
écarts trésorerie Programmation et et les omissions d’enregistrement. et Finance
Finance et le Service
Marché et Comptabilité
171
Procédures de Gestion du Service Informatique
Rédaction et Validation
Rédaction Validation
Nom Date Nom Fonction Date
Ed Trust 05/10/2017
Historique des modifications
Version Auteur Date Commentaires
Liste de Diffusion
Sommaire
I. GENERALITES 3
II. LEGENDE 4
III. SOUS PROCEDURE GESTION DES PROJETS DE DEVELOPPEMENT 5
VI PROCEDURE MAINTENANCE ET DE LA GESTION DU PARC INFORMATIQUE 15
2
I. Généralités
Objet :
Suite à la décision ministérielle conjointe portant attributions et organisation du Service Informatique. De par sa spécificité, elle est une structure
transversale. Ainsi, elle intervient dans tous les domaines d’activités de l’Agence. Ses attributions sont les suivantes :
- Elaboration du plan directeur informatique de l’agence, - La mise en œuvre du plan directeur informatique de l’agence, - Acquisition des équipements et du matériel informatique, - Réparation et maintenance des équipements, - Gestion du réseau intranet, - Assistance et formation continue du personnel dans le domaine de l’informatique, - Conception, développement et mise en œuvre des applications et des bases de données, - Mise en application du SI, - Entretien des sites informatique de l’agence,
Intervenants Internes
Toutes les divisions de l’agence, Le directeur,
Externes Prestataire externe,
Cadre légal et réglementaire
Loi 36-15 sur l’eau,
3
II. Légende
CDS Cahier des Charges Fonctionnel
SI Système d’Information
RSD Responsable du Service Demandeur
RSSI Responsable du Service Système d’Information
4
III. Sous procédure Gestion des Projets de Développement
Objectif Services intervenants
Cette procédure a pour objet de décrire les différentes étapes de gestion de projets Acteurs Internes :
de développement des applications. - Utilisateur
Elle est déclenchée par l’expression du besoin en paramétrage d’applications - Responsable du service demandeur
informatiques émanant des différents services. - Service Informatique
Elle s'achève suite à la mise en production de l’application paramétrée. - Directeur Général
Acteurs Externes :
- Prestataire externe
Règles de gestion :
RG 1 : Les demandes de paramétrage émanant des différents utilisateurs doivent être validées par leur Chef de division.
RG 2 : Les demandes de paramétrage, validées par le Responsable du service demandeur, doivent traduire le plus précisément possible l’exhaustivité des besoins réels exprimés en termes génériques (il revient à l’équipe informatique de définir les solutions).
RG 3 : Une instance de validation est constituée après chaque étude de faisabilité de paramétrage d’application. Elle est composée, de manière permanente : - Du Responsable du Service demandeur ; - Du Responsable du Service informatique ; - Du Directeur général ; - Et éventuellement des responsables des services impactés par la demande.
RG 4 : Tout besoin de paramétrage informatique et tout développement doivent être documentés :
- Description du besoin ; - Dossier de conception / de consultation ; - Dossier de développement (structure informatique, code…) ; - Jeux de test et de recette ; - Manuel utilisateur.
5
RG 5 : La consultation des prestataires doit être matérialisée par un dossier de consultation comportant :
- Une description de l’objectif de la consultation (existant, problématique…) ; - Un axe fonctionnel ; - Un axe technique ; - Un axe financier / commercial ; - Un axe de mise en œuvre.
RG 6 : Le CDC doit être réalisé par le Service Informatique en collaboration avec le service demandeur RG 7 : Suite à chaque intervention de développement/paramétrage, le Service Informatique est tenu de mettre à jour le registre de développement en indiquant :
- La date d’intervention ; - Le Service demandeur ; - La nature de l’intervention (développement en interne ou en externe) ; - Les références du CDC
RG 8 : Le registre de Développement/paramétrage doit être contrôlé et signé par le chef de service informatique.
6
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
A chaque identification d’un besoin en paramétrage Identification d’un
Responsable du d’application, le Responsable du Service demandeur établit une
demande d’intervention qu’il signe.
besoin en
Demande
Formaliser le besoin
Service
NA
NA
paramétrage
La demande doit indiquer la nature et l’utilité du paramétrage
d’intervention
demandeur
d’application
souhaité. Elle est transmise par la suite au Responsable du
Service Système d'Information.
Le Responsable du Service Système d'Information procède à
une étude de faisabilité et une estimation de la charge liée au
paramétrage demandé. Il établit une réponse écrite précisant :
Suite à la ● la faisabilité ou non du paramétrage demandé en interne ; réception de la Demande
demande ● la possibilité et l’opportunité de recourir à un prestataire d’intervention
d’intervention
signée par le
Etudier le besoin
Service SI
externe ; NA
10 jours
signée par le
responsable du
responsable du ● la charge estimée en temps et en coût.
service
service
demandeur
demandeur ● Un exemplaire de la réponse est remis au Responsable du
Service demandeur.
● La demande d‘intervention et la réponse écrite sont transmises à l’Instance de validation.
7
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
L’Instance de validation apprécie la demande :
-Si l’instance estime que le besoin n’est pas urgent et pertinent, le Responsable du Service demandeur est
Dès la réception Instance de
avisé du rejet de sa demande par écrit ; Demande
-Le cas échéant, l’Instance de validation étudie la
de la demande
Vérifier la demande de
d’intervention
validation
possibilité d’un paramétrage de l’application en interne
d’intervention
paramétrage
transmise par le
NA
2 jours
et définit l’équipe projet. Dans le cas où le
transmise par le
RSSI
Service Système
Département Système d’Information ne dispose pas
RSSI et de la Réponse écrite
d'Information
des compétences nécessaires, l’Instance décide de
réponse écrite, Faisabilité en interne du RSSI
recourir à un prestataire externe.
La demande approuvée par l’Instance de validation est remise au Responsable du Service Système d'Information.
En cas de non
faisabilité en
interne: Service Système
Suite à la décision d’externalisation du paramétrage de Demande
Décision
l’application prise par l’Instance de validation, le Service
d'Information
approuvée et
d’externalisation
Système d'Information établit un dossier de consultation avec le
NA
signée par
15 jours
du paramétrage
Service demandeur qui est transmis par la suite à l’entité
Elaborer un dossier
Service
l’instance de
de l’application
Achats et Marchés et déclenchera la procédure achat par appel
de consultation
demandeur
validation
prise par
d’offre/achat par contrat de gré à gré.
l’Instance de
validation,
8
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Service Marchés &
Comptabilité A la réception des offres de services, le Responsable du Département Système d’Information participe avec l’instance de
En cas de non Prestataires validation à l’évaluation technique et à la pré sélection des
faisabilité en
prestataires.
Déclencher la
externes
Dossier de
interne :
procédure Achat par
consultation
L‘instance de validation et le DG procèdent au choix final du
A la réception du appel d'offre ou Achat Service SI
prestataire.
par contrat de gré à gré
Contrat
dossier de
Instance de
consultation
L‘instance de validation définit l’équipe projet qui travaillera en
validation
collaboration avec le prestataire externe.
DG
En cas de
faisabilité en Dans le cas d’un développement en interne ou externe :
interne :
Equipe projet
Demande
L’équipe informatique désignée pour le projet établit avec le
Décision de
Service approuvée et
Selon l’ampleur
service demandeur le CDC détaillé de l’application /évolution à
réalisation du
Etablir le CDC
signée par
demandeur
du projet
développer
projet en interne
l’instance de
Ou Suite au Prestataire
Le CDC est remis par la suite au RSSI.
validation
Choix d’un
prestataire
externe
A la réception du
Le RSSI vérifie le CDC en fonction de l’étude de faisabilité
Viser le CDC version
arrêtée par l’Instance de validation et vise le dossier. Il remet
CDC Version
Selon l’ampleur CDC version
RSSI
projet
une copie du CDC visé à l’Instance de validation et une autre
projet
du projet
projet
au Responsable du Service demandeur pour validation.
A la réception du Le Responsable du Service demandeur valide le dossier de CDC version Valider la version projet Responsable du conception (vérification de la conformité aux besoins exprimés). CDC Version Selon l’ampleur
projet validé par du CDC service demandeur projet du projet
le RSSI Le dossier validé est remis au RSSI
9
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
A la réception du CDC validé, le RDSI vérifie l’existence de
remarques et de rectifications à apporter au dossier sur la
A la réception du Valider la version finale
RSSI demande éventuelle du Responsable du service demandeur. CDC Version
Selon l’ampleur
CDC version
du CDC
projet
du projet
finale
Equipe projet
Le dossier est transmis à l’équipe projet pour rectification.
Prévoir des réunions de validation finale si nécessaire.
A la réception du Paramétrer les
A la réception du CDC validé, l’équipe projet procède au CDC Version
Selon l’ampleur
CDC version
Equipe projet paramétrage de l’application après avoir établi une étude
applications
projet
du projet
finale validée
technique et produit tous les livrables requis.
Une fois l’application paramétrée et les livrables élaborés,
l’équipe projet réalise les tests de bon fonctionnement de
Suite au Tester et livrer
l’application et procède à la correction des anomalies Selon l’ampleur
paramétrage de
Equipe projet éventuelles.
l’application
du projet
l’application
L’application paramétrée et les livrables sont remis aux utilisateurs.
A la réception du
Suite à la réception du CDC validé par son supérieur CDC validé par
Elaborer le jeu de test
hiérarchique, l’Utilisateur élabore les jeux de tests qui lui
le RSD
Selon l’ampleur CDC validé par
Utilisateur
et le plan de recette
semblent cruciaux et le plan de recette (planning et tableau de
du projet
le RSD
tests unitaires et d’intégrations).
Plan de recette
10
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
A la réception de l’application pré testée par l’équipe projet,
l’Utilisateur réalise les tests conformément au plan de recette.
Les résultats des tests sont communiqués au RDSI.
Suite à la réception des résultats des tests effectués par l’Utilisateur, le RDSI communique les remarques à l’équipe
Application pré- projet
Résultats Test
testée
Déclencher la
Utilisateur
Dans le cas où le paramétrage ne serait pas validé par
Application
utilisateurs
Selon l’ampleur préparation de
l’Utilisateur (tests non concluants), l’équipe projet effectue les
développé
du projet Plan de recette
l’environnement
RDSSI
modifications de l’application et des livrables afin de parfaire
PV de recette
élaboré
ces derniers (dans la limite des besoins initialement exprimés).
Dans le cas où les tests réalisés donnent des résultats satisfaisants, l’Utilisateur établit et envoie un PV de recette
dans lequel il accuse réception de l’application paramétrée, il y
indique les tests réalisés ainsi que leur résultat. Ce PV est
signé par l’Utilisateur et remis au RSSI. Ce dernier remet le PV
à l’équipe projet
Tests concluants
Préparer Dans le cas où l’application serait validée par l’Utilisateur (tests
concluants), l’équipe projet prépare l’environnement de
Selon l’ampleur
et à la réception
l’environnement de Equipe projet
production : préparation de l’infrastructure (poste de travail,
du projet
du PV de recette
production
serveur…) ; reprise ou alimentation des données.
11
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
Une fois l’environnement de production préparé, l’équipe projet
procède à la formation des administrateurs et des utilisateurs.
Le formateur établit un plan de formation afin de permettre aux Plan de formation
Selon l’ampleur
utilisateurs d’utiliser correctement les fonctionnalités fournies
Environnement par la nouvelle application et met à leur disposition un manuel
Application Manuel utilisateur du projet et le
nombre de de production
Former les utilisateurs
Equipe projet
d’utilisateur.
développée
personnes à
préparé
Fiche former
Dans le cas où l’ABHGZR n’a pas eu recours au prestataire
d’intervention
externe: à la fin de la formation, le formateur établit une fiche
d’intervention précisant l’objet de la formation et sa durée,
signée par l’utilisateur. La fiche d’intervention signée est
récupérée et archivée par le Service Système d'Information
Suite la Mettre en production Suite à la formation des administrateurs et des utilisateurs, Selon l’ampleur
formation
l’application
Equipe projet l’équipe projet déploie l’application (procédure des installations
du projet
utilisateurs
paramétrée
informatiques – logiciel).
Suite à chaque intervention de développement/paramétrage, le
Service informatique met à jour le registre de développement
en indiquant :
Suite au
- La date d’intervention ;
Max 1 semaine
Mettre à jour le registre
Service Système
Registre de
après le déploiement de
- Le Service demandeur ;
de développement
d'Information
développement
déploiement de
l’application
- La nature de l’intervention (développement en interne
l’application
ou en externe) ;
- Les références du CDC
Ce registre est signé par le RSSI.
12
Vue système de la procédure : N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Copie demande d’intervention Service SI 2
Service Demandeur Par Direction A chaque réception d’une Service SI
du service demandeur
Par année
demande d’intervention
Service SI
Copie demande approuvée et Service Demandeur Par Direction A chaque réception d’une signée par l’instance de Service SI 2
Par année demande approuvée par Service SI
validation Service SI l’instance de validation
Service A la signature d’un contrat
Copie Contrat
Marché & 1
Service SI
Par nature d’application
Service SI avec un prestataire externe
Comptabilité
PV de recette
Service SI 2
Service Demandeur A chaque réception de PV de
Par nature d’application
Service SI recette
Service SI
Registre de développement
Service SI 1
Service SI
Par nature d’application
Après chaque déploiement Service SI
d’application
Après chaque formation
Fiche d’intervention Service SI 1 Service SI Par nature d’application administrateur et l’utilisateur Service SI
d’un projet
Vue comptable de la procédure : N/A
13
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Demande approuvée
S’assurer de la pertinence et
Instance de Demande approuvée signée
A chaque réception d’une demande de l’urgence du besoin
par l’Instance de Manuel d’intervention transmise par le RDSI exprimé, et de la nécessité validation par l’instance de validation
validation
et de sa réponse écrite ou pas d’externaliser le
projet
Vérification du CDC
Responsable du A la réception du CDC validé par el
Vérifier la conformité du
service CDC Manuel CDC par rapport aux besoins par le RSD RSSI
demandeur
exprimé
Tests et recette de
S’assurer du bon
Utilisateur Application développée Manuel et/ou auto A la livraison de l’application
fonctionnement de
l’application l’application conformément
au CDC validé
Signature du PV de
Approuver l’application
Utilisateur Application développée Manuel A la livraison de l’application développée et son recette par l’utilisateur
fonctionnement
14
VI procédure Maintenance et de la gestion du parc informatique
Objectif Services intervenants
Cette procédure veille à une meilleure gestion du parc informatique de Acteurs internes :
l’Agence et la maintenance. - Service informatique,
- Service Marché et comptabilité,
Elle se déclenche par le recensement du parc informatique de l’Agence. - Chef du Magasin,
- Toutes les divisions de l’Agence,
Acteurs externes :
- Prestataires,
Règles de gestion :
RG 1 : Le service informatique fait chaque mois un recensement du parc informatique de l’Agence.
RG 2 : Le registre de parc informatique doit être contrôlé et signé par le chef de service informatique.
15
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération SI Documents Délai
Déclencheur associés • Le service informatique fait chaque mois un recensement du
parc informatique de l’ABHGZR.
Formaliser le besoin
• Le chef de service fournit au sous-directeur de l’informatique
Service Informatique la liste et la marque de tous les appareils informatiques acquis
N/A
Excel
Mensuellement
en équipements
par l’Agence et précise leur état de fonctionnement.
Recensement du • Il est en outre chargé d’exprimer le besoin en équipement de parc informatique l’Agence.
• Chaque semaine, le service informatique est chargé de faire
le tour des bureaux pour faire la maintenance préventive
Formaliser le besoin (nettoyage des souris, claviers, écrans, unités centrales,
Service Informatique
etc…) En cas de panne, il intervient en premier ressort sur les
N/A
Excel
Chaque semaine
en maintenance
machines. Cette maintenance de premier niveau, consiste au
montage des lecteurs externes (disquette ou CD-ROM), des
disques durs, des barrettes mémoires, etc…
Service Marché & • le Service Système d'Information établit un dossier de
Comptabilité consultation qui est transmis par la suite au service Marchés Expression du Préparation de la & Comptabilité et déclenchera la procédure achat par Bon de
N/A Dossier de
N/A besoin
commande
Directeur
commande.
consultation
Service informatique
Chef du Magasin
• Le service informatique se charge de la réception qualitative
Réception de la
Réception qualitatuve et quantitative en collaboration avec le chef du magasin,
N/A
N/A
Date de réception
commande
et quantitative
Service informatique
Mettre en production
Suite à la formation des utilisateurs, le service informatique se
Suite à la charge de l’installation.
Les équipements
Service informatique
N/A
N/A
N/A
réception
reçus
16
Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération SI Documents Délai
Déclencheur associés Suite à chaque intervention, le Service informatique met à jour
le registre de développement en indiquant :
Suite à Mettre à jour le Service Système
- La date d’installation ; Registre du parc
Max 1 semaine
l’installation de
registre du parc
- Le Service concerné ;
après l’installation informatique
informatique
l’équipement
informatique
- La nature de l’intervention (en interne ou en
de l’équipement
externe) ;
Ce registre est signé par le RSSI.
17
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Besoins en équipements et maintenance
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage d’exemp.
Mode
Fréq.
Lieu
Service A la signature d’un contrat
Copie Contrat
Marché & 1
Service SI
Par nature d’application
Service SI avec un prestataire externe
Comptabilité
PV de recette
Service SI 2
Service Demandeur A chaque réception de PV de
Par nature d’application
Service SI recette
Service SI
Registre de parc informatique
Service SI 1
Service SI
Par nature d’application
Après chaque déploiement Service SI
d’application
Après chaque formation
Fiche d’intervention Service SI 1 Service SI Par nature d’application administrateur et utilisateur Service SI
d’un projet
Vue comptable de la procédure :
N/A
18
Vue matrice de contrôles Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
S’assurer de la pertinence et de
Demande approuvée DG
Demande approuvée signée Manuel
A chaque réception d’une l’urgence du besoin exprimé, et de la
par l’instance de validation demande d’intervention nécessité ou pas d’externaliser le
projet
19
Procédures de Gestion du Service Communication et Coopération
Rédaction et Validation
Rédaction Validation
Nom Date Nom Date
Ed Trust
Historique des modifications
Version Auteur Date Commentaires
Liste de Diffusion
Sommaire
I. GENERALITES 3
II. LEGENDE 4
III. ELABORATION D’UN PLAN DE COMMUNICATION DE L’AGENCE 5
IV. GESTION DES ACTIONS DE COMMUNICATION 11
V. GESTION DE LA REVUE DE PRESSE 18
VI. GESTION DES COMMUNIQUES DE PRESSE 24
VII. GESTION DU SITE WEB DE L’AGENCE 28
VIII. GESTION DE LA COOPERATION 33
2
I. Généralités
Objet :
Ces procédures définissent et exposent les différentes étapes à suivre lors de la demande de communication. Elles précisent également les délais à
respecter dans le cadre de chaque démarche et permettent de connaître les aspects à prendre en compte pour une meilleure communication.
Intervenants
Internes
• Service Communication et Coopération, • Division des Affaires Administratives et Financières, • Comité de Direction,
Externes
• MAP,
Cadre légal et réglementaire
• Loi 36-15 sur l’eau,
3
II. Légende
MAP Agence marocaine de presse
BD Base de données
BC Bon de Commande
CPS Cahier des Prescriptions Spéciales
CR Compte Rendu
DG Directeur Général
DAAF Division des Affaires Administrative et Financières
RC Règlement de la consultation
RH Ressources Humaines
SCC Service Communication & Coopération
SAJC Service des Affaires Juridiques et contentieux
SI Service Informatique
SMC Service Marché & Comptabilité
SPMG Service personnel & Moyens Généraux
4
III. Elaboration d’un plan de communication de l’agence
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour l’élaboration du plan d’action Acteurs Internes :
annuel de l’agence. ✓ Direction Générale
Elle est déclenchée chaque année à partir du mois de septembre. ✓
Comité de direction
Elle s’achève par la validation du plan de communication annuel par le ✓
SCC ✓
DAAF
Comité de Direction de l’agence.
Acteurs Externes :
✓
NA
✓
Règles de gestion : RG 1 : Les objectifs de communication doivent être formulés de manière SMART :
• Spécifiques : clairement définies et formalisés ;
• Mesurables : possibilité de vérifier a posteriori s’ils ont été atteints grâce à des indicateurs définis au préalable ;
• Acceptables : corrects et alignés aux objectifs stratégiques de l’agence ;
• Réalistes : tenant compte des contraintes existantes et des spécificités de l’agence ;
• Temporels : limités dans le temps (objectifs annuels).
RG 2 : La version projet du plan de communication, une fois finalisée est soumise au Comité de Direction pour validation.
RG 3 : Le plan de communication de l’ABHGZR doit faire l'objet d'un suivi périodique afin de traiter :
5
• Les écarts possibles entre les actions de communication planifiées et celles réalisées • Les changements au niveau du contexte de la communication (enjeux, moyens...) • Les changements au niveau des cibles de la communication (nouvelle cible, nouvelles attentes...) • Le plan de communication doit être actualisé périodiquement de manière à corriger les écarts et à intégrer les changements nécessaires.
6
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) Evénement
Etapes/Opérations Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Chaque année, le responsable du SCC propose en concertation avec La direction les objectifs de
Chaque année (à Définir les objectifs de communication institutionnelle et territoriale à atteindre
partir du mois de communication de SCC durant l'année N+1. N/A septembre) l’année n+1
Ces objectifs doivent être formulés de manière SMART (se référer à la RG1).
Après avoir défini les objectifs de communication, le responsable du SCC identifie les groupes cibles des
Objectifs de Identifier les groupes actions de communication. Communication cibles SCC N/A
annuels formulés Un groupe cible est un ensemble de personnes ou de
Plan de
partenaires que l’ABHGZR souhaite atteindre à travers communication 30 jours
ses actions de communication. annuel
Public cible
Pré identifier les actions Pour chaque groupe cible identifié, le responsable du SCC
pré identifie les actions de communication à mener et les
de communication à
SCC
N/A
identifiée
événements auxquels il est pertinent de participer pour
réaliser
atteindre les objectifs de communication fixés.
Le responsable du SCC propose en concertation avec la
Actions de DAAF le budget prévisionnel globale à allouer aux actions
Estimer le budget alloué
SCC
de communication.
communication à
au Plan de
N/A
réaliser
Communication
DAAF
identifiées
NB : les actions de communication projet devraient être en
principe programmées au niveau du budget alloué au
projet.
7
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
La version projet du plan de communication, une fois CR réunion
finalisée est présentée au Comité de Direction pour
Réunion du
validation. Les décisions prises en comité de direction
Valider le Plan de
Comité de
sont prises en compte au niveau de la version finale du
Plan de
comité de N/A 7 jours
Communication
direction
plan de communication.
Communication
direction
annuel validé
NB : le plan de communication annuel n’est pas figé. Il peut être actualisé périodiquement.
Action de Réalisation d’une action
Les actions de communication sont réalisées
conformément aux règles et modes opératoires définies
communication à
SCC
N/A
N/A
N/A
de communication
au niveau de la procédure réalisation d’une action de
réaliser
communication.
8
Vue système de la procédure : N/A
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Compte rendu réunion du Comité de Direction SCC
Numérique
Comité de Numérique
A l’émission
SCC
direction
Plan de communication annuel SCC
Numérique
Comité de Numérique
A l’émission
SCC
direction
Vue comptable de la procédure :
N/A
9
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Plan de Validation du plan
Vérifier la convergence entre les objectifs globaux
Contrôle de Comité de
de l’Agence et les objectifs de la Communication communication de Communication Annuellement
cohérence direction ainsi que la cohérence et la justesse des actions de annuel annuel
communication pré identifiées.
10
IV. Gestion des actions de communication
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la réalisation d’une action
Acteurs Internes :
✓
DG de communication : conception et diffusion d’un support de communication ✓ SCC
ou organisation / participation à un événement…
✓ Division concernée
Elle est déclenchée pour la réalisation de chaque action de communication Acteurs Externes :
planifiée ou ponctuelle à la demande de la Direction Générale/ d’une ✓
Partenaires
Direction/ d’un partenaire.
Cette procédure s’achève par l’élaboration d’un rapport d’achèvement de
l’action de communication réalisée.
Règles de gestion :
RG 1 : L’opportunité de réaliser une action de communication est décidée par la Direction Générale sur la base d’une fiche action préparée par le SCC
qui précise notamment :
• Timing : A quel moment l’action de communication sera-t-elle réalisée ?
• Groupes cibles : Quels groupes de personnes à atteindre par cette action ?
• Objectifs : Quelles sont les finalités de l’action de communication ?
• Message : Quels sont les idées clés à retenir à travers l’action de communication ?
• Support : Quel support utiliser pour la diffusion du message ?
• Canal : Quels médias utiliser pour la diffusion du message ?
• Fréquence / Plan média : Combien de fois cette action précise sera-t-elle répétée ? (Périodicité : unique, hebdomadaire, mensuelle, …)
11
• Moyens : Quels moyens financiers et logistiques à mobiliser pour la bonne exécution de l’action de communication ?
• Responsabilités : Qui est le responsable de la réalisation de l’action ? et qui sont les parties prenantes internes et externes ?
• Modalités d’engagement et de réalisation : Marché ? BC ? Convention spécifique ?
RG 2 : Chaque action de communication doit faire l’objet d’un débriefing visant à évaluer son efficacité, de discuter les problèmes rencontrés et de tirer
des conclusions à prendre en compte lors des prochaines actions de communication.
12
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Action de
communication • Avant la réalisation de toute action de communication ou
planifiée
Établir une fiche pour
de tout événement planifié ou demandé par la Direction
Ou
Générale, une direction ou par un partenaire, le SCC est
l’action de
SCC
Fiche action de
Demande
chargé d’élaborer une fiche action précisant les éléments
communication à
N/A
communication
DG/Division
précisés au niveau de la RG 1. (Cf. page précédente)
réaliser
Division concernée
concernée
• La fiche action de communication est transmise au DG
Ou
pour revue et validation.
Demande d’un
partenaire
• La fiche action de communication est présentée au DG lors d’un comité d’approbation pour valider son 7 jours
opportunité ainsi que le budget et les modalités de sa
Fiche d’action de
réalisation. Les ajustements nécessaires sont pris en
compte au niveau de la version finale.
Fiche action de
communication
Valider l’opportunité de
SCC
communication
soumise à
l’action de
• La validation de l’opportunité de l’action est matérialisée
N/A
l’approbation du
communication
par le visa du DG sur la Fiche action.
DG
Courrier de
DG
• Lorsque le DG ne juge pas opportune une action de
regret
communication initiée par un partenaire, le SCC élabore
un courrier de regrets qu’il adresse à la partie concernée.
Ce courrier peut être signé par le SCC ou par le DG en
fonction du destinataire.
13
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Pour les actions de communication validées, le SCC est chargé de mettre en place les modalités d’engagement de
l’action de communication notamment :
✓
Envoyer la fiche action à la DAAF pour établir la note de présentation du montage ;
✓
Quand l’action de communication est
Mettre en place les DAAF réalisée par l’agence à l’aide d’un prestataire Fiche action de
(ex : agence de communication, éditeur…),
communication
modalités
le chef de projet désigné prépare les
Opportunité
Chef de projet
Note de
d’engagement de
N/A
2 à 3 jours
demandes de devis ou le CPS et RC pour
validée
désigné
présentation du
l’action de
les prestations à sous-traiter puis les
budget
communication
transmet au département achats pour lancer
SCC
la procédure achats ;
✓
Quand l’action de communication nécessite l’élaboration d’une convention spécifique, le
chef de projet désigné prépare la convention
/contrat à signer avec le partenaire
organisateur de l’événement ou chargé de
réaliser l’action de communication.
Prestation à
SMC • La sélection des prestataires (ex : agence de
Contrat signé ou
SCC
BC signé ou
Dépend de la sous-traiter à un
Procédures d’achat
communication, éditeur…) est réalisée conformément à la
N/A
Chef de projet
marché
procédure d’achat
prestataire
procédure achats de l’agence.
désigné
enregistré
• La convention spécifique à signer avec le partenaire Contrat/
Signer la convention organisateur de l’événement ou chargé de réaliser l’action Convention
Réalisation de
DG
du communication préparée par le chef de projet et
spécifique pour la
/contrat spécifique avec
l’action par un
DAAF
validée par le SCC puis transmise au chef du département
réalisation d’une
7 jours
le partenaire
partenaire
SAJC
juridique (revue juridique) et à la Direction financière (visa
action de
budgétaire) pour revue et visa avant d’être remise au communication
partenaire ou au DG pour signature.
14
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Une fois le cadre d’engagement de l’action de communication défini et mis en place, le chef de projet
Chef de projet
désigné est chargé de coordonne avec les directions
concernées, les partenaires et le prestataire pour la
désigné
réalisation de l’action de communication.
Contrat/
Support de
convention
Divisions
• S’il s’agit de
l’élaboration d’un support de
communication
spécifique/BC
Réaliser l’action de
concernées
communication, il s’agira de la collecte des informations,
édité
Dépend de
communication
de la préparation du brief à envoyer à l’agence de
N/A
Documents liés à
l’action
Planning de
Prestataire communication, de la revue et validation du bon à tirer
un événement
l’action de
puis de la diffusion du support de communication.
communication Partenaire(s) • S’il s’agit d’organiser / participer à un événement, il
SCC
s’agira de gérer la relation avec l’organisateur de
l’événement, de récupérer le programme détaillé de
l’événement et de préparer la participation de l’agence
(présentation, stand, logistique…)
• Après réalisation de l’action, le chef de projet ou le
DG partenaire se charge de l’établissement et la rédaction
d’un rapport d’achèvement qui est soumis à la Direction Rapport
Action de
Élaborer le rapport
Générale.
d’achèvement de
communication
d’achèvement de
SCC
7 jours après
• L’élaboration du rapport d’achèvement et une occasion
N/A
l’action de
réalisée
l’action de
l’action
communication
pour faire un débriefing et évaluer l’efficacité de l’action de
communication
Chef de projet
réalisée
communication, de discuter des problèmes rencontrés et
désigné
de tirer des conclusions à prendre en compte lors des
prochaines actions de communication.
15
Vue système de la procédure : N/A
Vue archivage de la procédure : Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode Fréq. Lieu
Fiche d’action de communication SCC Numérique DG Physique/ Numérique À l’émission Dossier de l’action de communication
Note de présentation du budget SCC Numérique DAAF Physique/ Numérique À l’émission Dossier de l’action de communication
Courrier de regrets SCC 1 exemplaire Partenaire Physique/ Numérique À l’émission Secrétariat SCC
1 copie
Convention spécifique pour la SCC 2 exemplaires Partenaire Physique/ Numérique À l’émission Dossier physique action de
réalisation action de communication 1 copie
DAAF
communication
Copie BC ou Marché SMC 1 copie SCC Physique/ Numérique À l’émission Dossier physique action de
communication
Support de communication Agence de 1 exemplaire DG Physique/ Numérique À l’émission Dossier physique action de
communication Divisions
communication
Partenaires
Rapport d’achèvement SCC 2 exemplaires DG Numérique À l’émission Dossier numérique action de
communication
Vue comptable de la procédure : N/A
16
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
S’assurer que l’action de
Contrôle de Directeur Fiche action de
Validation de l’opportunité Pour chaque action de
communication correspondant aux
de l’action de orientations stratégiques et aux cohérence Général communication communication
communication objectifs de communication de
l’agence.
Contrôle du DAAF
Note de présentation du Note de présentation du Pour chaque action de S’assurer la disponibilité du budget à
budget budget budget communication allouer à l’action de communication.
Convention spécifique Revue de la convention /
Contrôle des SAJC
pour la réalisation de contrat spécifique pour la Pour chaque convention Maitriser les risques juridiques liés à la
risques l’action de réalisation de l’action de signée rédaction de la convention/ contrat.
communication communication
Contrôle
Elaboration d’un rapport Pour chaque action de
Vérifier que l’action de communication
SSC Rapport d’achèvement d’achèvement de l’action s’est bien déroulée conformément aux d’évaluation communication
de communication objectifs fixés.
17
V. Gestion de la revue de presse
Objectif
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion de la revue
de presse au sein de l’agence.
Elle est déclenchée chaque jour.
Elle s’achève par le déclenchement de la procédure de la mise à jour
du contenu de la rubrique actualités du site web de l’agence.
Services intervenants
Acteurs Internes :
✓ DG
✓ SCC
Acteurs Externes :
✓ Presse écrite et numérique
Règles de gestion :
RG 1 : La revue de presse quotidienne vise à identifier les articles publiés par la presse écrite ou numérique et traitant des thématiques concernant les
territoires/domaines d’intervention de l’agence.
RG 2 : La revue de presse quotidienne a pour objectifs de :
• Informer quotidiennement les cadres de l’agence ;
• Détecter les risques d’image et en alerter la Direction Générale ;
• Actualiser la rubrique actualités du site web de l’agence.
RG 3 : Les actualités et messages clés sélectionnés et publiés sur le site WEB de l’agence doivent répondre aux objectifs stratégiques de
communication fixés au niveau du plan de communication annuel de l’agence.
RG 4 : Les suites à donner après la détection d’un article portant un risque d’image pour l’agence sont décidées par la Direction Générale.
18
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Chaque jour, le chargé de la revue de presse au sein du
SCC procède à la revue des principaux supports de Établir la revue de presse presse écrite et numérique puis sélectionne les articles
parus traitant des thématiques concernant les
Chaque jour quotidienne SCC N/A Revue de presse territoires/domaines d’intervention de l’agence.
• L’ensemble des articles sélectionnés sont compilés au
niveau de la revue de presse quotidienne.
Diffuser la revue de • La revue de presse quotidienne est diffusée dans la
SCC matinée à l’ensemble du personnel de l’agence pour
Intranet Revue de presse
presse en interne
information. La diffusion pourra être réalisée par e-mail ou
via le site intranet de l’agence.
Revue de presse
Le même jour • Une fois la revue de presse diffusée, le chargé de la
préparée
Sélectionner les
revue de presse se charge de sélectionner les actualités
Actualité publiée
et articles les plus pertinents à publier sur la
actualités pertinentes SCC N/A
sur le site web
rubrique « actualités du site web de l’agence ». Le à diffuser
contenu à publier est envoyé par e-mail au Directeur du
SCC pour validation.
Actualités Valider le contenu des
• Le Chef du SCC est chargé de valider la pertinence du
contenu à publier au niveau de la rubrique actualités du
sélectionnées SCC N/A actualités à publier Validation site web de l’agence. La validation est matérialisée par un
e-mail.
Actualité à Procédure mise à jour du • Les rubriques du site web de l’agence dédiées à
Site web de Actualité à
l’actualité sont mise à jour conformément aux règles et SCC publier sur le site publier validée contenu du site web l’agence modalités décrites au niveau de la procédure Mise à jour
web
du site web de l’agence.
19
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Alerter le Directeur de la • En cas de détection d’un risque image suite à la parution E-mail d’alerte
SCC et le DG pour
+
d’un article citant l’agence ou l’un de ses projets, le chargé
décider de la suite à
SCC
N/A
Article
Dans l’heure de la revue de presse est tenu d’en informer le Directeur
donner
comportant le
du SCC puis d’en alerter le Directeur Général et décider
risque d’image
des suites à donner.
Détection
DG
d’Information
erronée ou SCC
• Le Directeur Général, le Directeur concernée et le
pouvant impacter
Directeur du SCC par le contenu de l’article décident
Article
l’image de
Décider de la suite à
Division
ensemble de la suite à donner et définissent les modalités
comportant le
l’agence
donner
concernée
de réponse.
N/A
J+1
risque d’image
Service Affaire • Le SAJC peut être consulté si nécessaire par rapport aux
juridique et
démarches et procédures administratives et juridiques.
contentieux
Préparer les éléments de
SCC • En fonction des orientations du Directeur Général, le Document
Décision de la
apportant les
SCC se charge de coordonner avec les Divisions
réponse
N/A
J+1
DG
Divisions
éléments de
concernées pour collecter les données et éléments de
concernées
réponse
réponse.
• Si la suite à donner décidée par le Directeur Général
Décision du DG
Établir un courrier de
SCC
consiste à envoyer un courrier de réclamation au journal
ayant publié l’article, le SCC est chargé de rédiger le
d’établir un réclamation adréssé au Divisions
courrier de réclamation puis le transmet à la division Courrier de
courrier de
journal qui a publié
concernée et au SAJC pour relecture.
N/A
J+2 concernées réclamation
réclamation
l’article
SAJC • Ce courrier de réclamation est par la suite visé par le Chef de division concerné puis signé par le Directeur
Général.
20
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
Décision du DG • Si la suite à donner décidée par le Directeur Général
d’établir un
Élaborer un communiqué
consiste à établir un communiqué de presse, le SCC se Communiqué de
communiqué de
de presse
SCC
N/A
J+2
charge de préparer le communiqué de presse
presse
presse
conformément aux règles et mode opératoire décrits par la
procédure élaboration d’un communiqué de presse.
21
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Intranet Diffusion de la revue de presse
Site web de l’agence Publication des actualités de l’agence
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode
Fré.
Lieu
Revue de presse SCC Numérique Collaborateurs Numérique Quotidienne Intranet
Contenu à publier sur la rubrique actualités SCC Numérique SCC Numérique Environ 2 fois Site WEB de
par semaine l’agence
Article comportant un risque d’image SCC Numérique DG/SCC Numérique À la détection SCC
Division
Concernée
Courrier de réclamation SCC 1 exemplaire Média concerné Physique/ À l’émission SCC
1 copie
SCC
Numérique
Vue comptable de la procédure : N/A
22
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle des
Détection des articles
SCC Revue de presse pouvant impacter l’image Chaque jour Maitriser le risque image risques
de l’agence
Contrôle de
E-mail portant les Validation de l’actualité à Pour chaque contenu à
Vérifier que le contenu est
SCC cohérent avec les objectifs cohérence informations à publier publier sur le site publier
de l’ABHGZR
23
VI. Gestion des communiqués de presse
Objectif
Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre par l’ABHGZR pour l’élaboration Acteurs Internes :
d’un communiqué de presse. ✓
DG ✓
SCC Elle est déclenchée à la demande de la Direction Générale pour la ✓ Division concernée par le communiqué de presse
médiatisation d’un programme ou d’une action de l’agence ou pour répondre
Acteurs Externes :
à un article de presse détecté lors de la revue de presse (corriger des ✓ Médias
données erronées…).
Elle s’achève par la diffusion du communiqué de presse sur le site web de
l’agence et auprès des médias.
Règles de gestion :
RG 1 : Les communiqués de presse doivent faire l'objet d'une validation de la Division concernée puis par le Directeur Général avant d'être diffusés.
RG 2 : Un plan de diffusion (cible, média, responsable) doit être établi pour chaque communiqué de presse.
RG 3 : Le SCC doit s’assurer de la bonne publication du communiqué de presse.
24
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Événement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
déclencheur
associés
Demande d’une Préparer le contenu du
Division
• Pour la préparation de chaque communiqué de presse,
Contenu
En fonction de
division ou du DG
l’urgence de la
communiqué de presse
concernée
N/A
communiqué de
le SCC coordonne avec la division concernée pour
Ou de la revue
diffusion du
SCC
presse
préparer et rédiger le contenu du communiqué de presse.
de presse
communiqué de presse
Contenu Finaliser le communiqué
• Une fois le contenu du communiqué de presse rédigé
Communiqué de
En fonction de
l’urgence de la
communiqué de
SCC
N/A
avec la division concernée, le SCC se charge de finaliser
de presse
presse finalisé
diffusion du
presse
le contenu et la mise forme.
communiqué de presse
Communiqué de
Définir le plan de
• Le SCC propose par la suite les canaux de diffusion du En fonction de
SCC
communiqué de presse (site web, média et journaux). Un N/A
Plan de diffusion
l’urgence de la
presse finalisé
diffusion
plan de diffusion est établi dans ce sens puis envoyé au
diffusion du
communiqué de presse
SCC/DG pour validation.
Communiqué de
Approuver le
DG • Le communiqué de presse et le plan de diffusion sont
Communiqué de
En fonction de
SCC
l’urgence de la
presse
communiqué de presse
N/A
presse
soumis à la validation du SCC, de la Division Concernée
Direction
diffusion du
Plan de diffusion
et le plan de diffusion
Plan de diffusion
et du DG.
concernée
communiqué de presse
Communiqué de Mise à jour du site web
• La publication du communiqué de presse sur le site web Site web de
Communiqué de
En fonction de
de l’agence est réalisée conformément aux modalités
l’urgence de la presse à diffuser SCC
de l’agence
décrites au niveau de la procédure mise à jour du site web
l’agence
presse
diffusion du sur le site web
communiqué de presse
de l’agence.
Communiqué de
Remettre le communiqué
• Conformément au plan de diffusion validé par la DG, le Communiqué de
En fonction de
SCC
SCC se charge de remettre le communiqué de presse à la l’urgence de la
presse à publier
à la presse
presse puis assure le suivi de sa publication effective
presse
diffusion du
communiqué de presse
notamment à travers la revue de presse quotidienne.
25
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Site WEB de l’ABHGZR Publication du communiqué de presse
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Contenu publié sur le site web
SCC
Numérique
SCC Numérique
A l’émission
SCC
Division concernée
SCC
E-mail de validation du contenu à publier Division Numérique SCC Numérique À la réception SCC
concernée
Rapport trimestriel d’analyse du trafic sur le site web
SCC
Numérique
SCC Numérique
A l’émission
SCC
DG
Contenu publié sur le site web
SCC
Numérique
SCC Numérique
A l’émission
SCC
Division concernée
Vue comptable de la procédure : N/A
26
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
DG S’assurer que le contenu
Contrôle de Directeur du SCC Communiqué de presse et Validation du communiqué Pour chaque communiqué de presse et le cohérence
Chefs des divisions plan de diffusion de presse et du plan de communiqué de plan de diffusion répondent aux
diffusion presse émis objectifs de communication de
concernés l’agence.
27
VII. Gestion du site web de l’agence
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la mise à jour du contenu du Acteurs Internes :
site web de l’agence. ✓ DG
Elle est déclenchée soit : ✓
SCC
• À la demande d’une division ; ✓
Division concernée ✓
SI
• Pour la publication d’un communiqué de presse ;
Acteurs Externes :
• Périodiquement pour l’actualisation de la rubrique « actualités » suite
✓ NA
à la revue de presse ou pour l’actualisation des rubriques
thématiques.
Elle s’achève par la vérification de la bonne publication du contenu sur le
site web de l’agence et par l’élaboration mensuellement d’un rapport
d’analyse du trafic sur le site web de l’agence.
Règles de gestion :
RG 1 : Les contenus à publier doivent être validés par le directeur de la SCC ou par le directeur concerné.
RG 2 : La mise à jour des rubriques relatives aux achats et aux RH sont assurées directement par le SI sur demande du SPMG.
RG 3 : Chaque fin de trimestre, le SCC est tenu de préparer un rapport d’analyse du trafic sur le site web de l’agence et de formuler des
recommandations pour améliorer la structure et le contenu du site web.
28
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• Pour la mise à jour du contenu du site web, le SCC se charge
Demande d’un de la mise à en forme des informations à publier.
Communiqué de NB : Les contenus nécessitant une traduction sont envoyés aux
presse à publier
personnes désignées pour qu’elles puissent traduire les
Préparer le contenu à
contenus.
Contenu à
En fonction de Actualité à publier SCC N/A
publier l’urgence publier
NB : s’il s’agit des visites royales, le SCC se charge de publier le
Dossier
communiqué officiel de la MAP.
thématique • Le contenu à publier au niveau du site web est envoyé au chef
de division concerné, puis au Directeur de la SCC pour validation.
Approuver le contenu à SCC • Le contenu à publier au niveau du site web est validé par le chef
En fonction de
Contenu à publier
publier
Chef de Division
N/A
de division concerné puis par le SCC par retours d’e-mail. d’approbation l’urgence concerné
• Lorsque le contenu est en format texte, le SCC se charge de Contenu à publier Publier le contenu sur le publier directement le contenu sur la rubrique concernée.
validé par le chef
SCC
Contenu à
En fonction de site web
• Pour les contenus nécessitant une maîtrise technique le SCC
Site web
de division SI publier l’urgence
envoie l’ensemble des éléments à publier au SI pour qu’il puisse
concerné
assurer la publication.
Publication du
S’assurer de la bonne • Dès la publication du contenu, le SCC s’assure de sa bonne
publication sur le site
contenu sur le
SCC
Contenu à
Jour de parution et se charge de traiter en coordination avec le SI les
Site web
site web de
web
SI
publier
publication éventuels dysfonctionnements.
l’agence
29
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
• À la fin de chaque trimestre, le SCC élabore un rapport sur le Rapport
Produire un rapport sur la
trafic enregistré du site en précisant les statistiques par pages
Première
trimestriel
Chaque trimestre consultation du site web
SCC
consultés et en formulant des recommandations pour améliorer
N/A
semaine après la d’analyse du
l’architecture et le contenu du site. Le rapport trimestriel d’analyse
fin du trimestre trafic
du trafic est transmis au SCC et au DG.
30
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Site Web de l’ABHGZR Publication de données et actualités sur les activités de l’agence.
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode Fréq. Lieu
SCC
Contenu publié sur le site web SCC Numérique Division Numérique A l’émission SCC concerné
SCC À la
E-mail de validation du contenu à publier
Division
Numérique
SCC
Numérique
SCC
réception
concernée
Rapport trimestriel d’analyse du trafic sur le site web
SCC
Numérique
SCC Numérique
A l’émission
SCC
DG
Vue comptable de la procédure :
N/A
31
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle du contenu
Directeur du SCC Validation du contenu à
Valider la pertinence du
chef de division Contenu à publier Avant chaque publication contenu à publier sur le
des publications publier concerné site web.
Contrôle de la mise
Vérification de la bonne Pour chaque mise à jour
S’assurer de la bonne
SCC Site web publication du contenu sur publication du contenu sur
à jour du site web le site le site web.
32
VIII. Gestion de la coopération
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des actions, la Acteurs Internes : recherche de financements et le développement de partenariat avec les ✓
DG
organismes de coopération bilatérale, multilatérale et décentralisée. ✓
SCC
Elle est déclenchée par la veille sur les opportunités et les programmes de
✓
DAAF
coopération. Acteurs Externes :
Elle s’achève par la conclusion puis la clôture d’une convention de
✓ Organismes de coopération
partenariat signée avec un organisme de coopération. ✓
Partenaires institutionnels
✓ Règles de gestion :
RG 1 : Le SCC à travers son département Coopération est chargée d’assurer une veille permanente sur les opportunités de partenariat et sur les
programmes des organismes de coopération. Pour chaque opportunité de partenariat identifiée, une fiche projet / programme doit être établie puis
validée par la Direction Générale.
RG2 : Toutes les conventions (cadres ou spécifiques) doivent faire l’objet d’une revue du service des affaires juridiques et contentieux puis sont remises
à la Division des Affaires Administratives et Financières pour visa.
RG 3 : Les courriers de regrets doivent être signés par le Directeur Général ou son délégataire ou le directeur de la SCC.
RG 4 : Un reporting périodique des réalisations doit être envoyé au(x) partenaire(s) afin de le(s) tenir au courant de l’état d’avancement des projets en
cours. De plus, un reporting doit être établi une fois par trimestre.
33
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Chaque trimestre, le SCC se charge de :
✓
Mettre à jour la base de données des contacts avec les organismes de coopération bilatérale,
Assurer la veille sur les multilatérale et décentralisée ; opportunités et les ✓ Assurer une veille sur les processus et BD des
Chaque trimestre programmes de SCC procédures des partenariats internationaux ; organismes Chaque trimestre coopération ✓
Identifier les opportunités de partenariat pour le partenaires
internationale
financement ou la mise en œuvre de projets /
programmes ;
✓
Identifier les appels à projets lancés par les bailleurs de fonds.
• Le SCC est chargé de préparer les réunions de
Démarcher les démarchage des organismes de coopération bilatérale,
Chaque trimestre
multilatérale ou décentralisée.
Fichier de suivi des
Compte rendu
organismes de
Ou réunion de
SCC actions de Chaque trimestre Opportunités
coopération
• Ces réunions visent à présenter la plateforme
présentation et
coopération
identifiées concertation
stratégique de l’agence et échanger avec les organismes
de coopération sur les opportunités et modalités de
partenariats futures.
34
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Suite à l’identification d’une opportunité de partenariat, à la sollicitation d’un partenaire ou l’identification d’un appel
Opportunités à projets, le SCC élabore une fiche projet ou fiche
programme précisant
notamment les objectifs du
identifiées
Élaborer une fiche projet/
Au plus tard 7 ou projet/programme, la problématique de développement Fichier de suivi des
Fiche projet/ jours après
Appel à projets
programme
SCC
traitée, les directions à impliquer, la contribution des
actions de
programme identification de ou
différentes parties prenantes, le montage financier du
coopération
l’opportunité
Sollicitation d’un
projet, les modalités de mise en œuvre, le plan d’action et
partenaire
le calendrier d’exécution prévisionnel.
• La fiche projet/programmes et transmise au SCC.
DG
Fiche projet/ Valider l’opportunité du • Suite à l’élaboration de la fiche projet/ programme, une
Fichier de suivi des Fiche projet / Au plus tard 3
SCC
réunion est tenue entre le DG, le SCC et la Division
programme
jours après projet ou du programme
programme
concernée pour valider l’opportunité du projet ou actions de Courrier de réception de la élaboré(e) coopération
Division regrets fiche projet programme de coopération.
Concernée
Opportunité Classer la fiche projet/ • Les fiches projets / programmes non retenues lors de la Fiche projet / Au plus tard 3
projet/
réunion avec la Direction Générale sont classées par le
programme
programme SCC N/A jours après programme non
SCC. Un courrier de regrets peut être envoyée au Courrier de
réunion avec DG
retenue
regret
partenaire ayant sollicité l’agence.
• Lorsque l’opportunité de projet ou programme est validée Opportunité Préparer le doSIer de SCC le SCC prépare en concertation avec la division
Fichier de suivi des
projet/
concernée le dossier de partenariat. Il peut s’agir de la
Dossier de
Dépend du partenariat
programme Division
préparation du dossier de réponse à un appel à projet, de actions de partenariat partenaire coopération
validée Concernée
réunions de travail et d’échanges avec le(s) partenaire(s)
concerné(s).
35
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
SCC • Une fois le dossier de partenariat préparé, le SCC
Division prépare en concertation avec la division concernée et le(s)
préparer la convention
partenaire(s) le projet de convention cadre ou spécifique à
Fichier de suivi des
Accord de
Concernée
Convention de
Dépend du
signer
actions de
principe
de coopération coopération partenaire coopération
DAAF
SAJC
• La convention de partenariat est envoyée par la suite au SAJC puis à la DAAF pour revue et visa.
• La convention de partenariat est signée par le
Organisme de représentant légal de l’organisme de coopération Convention
Signer la convention de coopération internationale, par les partenaires concernés et par le Fichier de suivi des
Convention de
Dépend du
cadre/ spécifique
partenaire
Directeur Général de l’agence.
actions de
coopération coopération partenaire élaborée coopération
DG • L’exemplaire de l’agence est envoyé à la DAAF et une
copie est classée par le SCC.
• Pour chaque convention de coopération signée, une
DG organisation projet doit être mise en place (ressources
Mettre en place
mobilisées à temps plein ou à temps partiel).
Au plus tard 7 Note
Convention
l’organisation spécifique Fichier de suivi des jours après la SCC d’organisation du
cadre/ spécifique
• Une note d’organisation projet est préparée à cet effet actions de signature de la
au programme projet de
signée coopération convention de Division
par la SCC puis signée par le DG. Cette note doit préciser coopération
partenariat
concernée
le chef de projet et l’équipe projet désignée, les rôles et
attributions de chaque division ainsi que les modalités de
coordination et de suivi internes.
36
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Périodiquement, le département de coopération du SCC se charge de :
Chef de projet
✓ Récupérer auprès du chef de projet l’état
d’avancement des réalisations opérationnelles ;
Contrôle de
✓ Récupérer auprès de la DAAF la situation
Division gestion
d’exécution financière du projet / programme ;
Suivre l’exécution de la
concernée périodique Périodicité
✓ Produire le rapport d’avancement à envoyer Fichier de suivi des envoyé au
convention de
prévue au niveau SCC au(x) partenaire(s) ; conventions et partenaire Dépend du
de la convention coopération ✓ Programmer et assister aux réunions des projets de Compte Rendu partenaire
de partenariat
DAAF
coopération
de réunion des
instances de pilotage et de suivi prévues au
instances de
niveau de la convention de partenariat ;
Organisme de suivi et de
✓ Etablir les PV de réunion des instances de
coopération pilotage
pilotage et de suivi prévues au niveau de la
partenaire
convention de partenariat ;
✓
Faire le suivi des décisions prises avec le chef de projet et la direction financière.
37
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
Système Documents Délai
Déclencheur
d’information
associés
• Une fois le(s) projet(s) / programme(s) objet(s) de la convention de coopération achevé(s), le SCC est chargé
en concertation la DG de :
Chef de projet ✓ Récupérer le(s) rapport(s) d’achèvement du(es) Rapport(s)
Division projet(s) ou programme(s) auprès du chef de d’achèvement
Achèvement du projet ; du(es) projet(s)
concernée Fichier de suivi des
ou programme(s) projet(s) / ✓ Etablir en concertation avec le chef de projet un
programme(s) Clôturer la convention de
SCC
rapport de synthèse présentant un bilan des
conventions et projets de Rapport de Dépend du objet(s) de la
coopération
réalisations ;
coopération
synthèse
partenaire convention
DAAF
✓ Identifier les opportunités de reconduction ou non
présentant le
bilan des
Organisme de
du programme ou de nouvelles opportunités de
réalisations
coopération
coopération ;
partenaire
✓
Proposer les actions de communication à réaliser pour médiatiser les résultats et réalisations ;
✓ Organiser une cérémonie de clôture de la convention de partenariat.
38
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Base de données des organismes Structurer les contacts et données relatives aux organismes de coopération bilatérale, multilatérale et de coopération décentralisée.
Fichier de suivi des actions de Assurer le suivi et le contrôle de gestion des actions de démarchage et de développement de la coopération coopération.
Fichier de suivi des conventions et Assurer le suivi et le contrôle de gestion d’avancement de la mise en œuvre des projets /programmes projets de coopération objet des conventions de coopération signées.
39
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode Fréq. Lieu
Fiche projet / programme SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC de coopération
SCC
Division(s) concernée(s)
Compte rendu de la SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC réunion de validation
SCC
Division(s) concernée(s)
Courrier de regrets SCC 1 exemplaire Organisme de coopération partenaire Physique/ À l’émission SCC
1 copie
SCC Numérique
Dossier de partenariat SCC Numérique SCC Numérique À l’émission SCC
Division(s) concernée(s)
Convention de coopération SCC 2 exemplaires DAAF / Partenaire(s) Physique/ À l’émission SCC
Copies
Division(s) concernée(s) Numérique
SCC
Note d’organisation du SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC projet de coopération
Division(s) concernée(s)
Contrôle de gestion SCC Physique/ DG & Division(s) concernée(s) Physique/ À l’émission SCC périodique envoyé au Numérique
Partenaire(s) de coopération Numérique
partenaire de coopération
40
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode Fréq. Lieu
Compte Rendu de réunion SCC Physique/ DG Physique/ À l’émission SCC. des instances de suivi et de Numérique
Division(s) concernée(s) Numérique
pilotage
Rapport(s)) d’achèvement Division(s) Physique/ SCC Physique/ À l’émission SCC du(es) projet(s) ou concerné(s) Numérique
Organisme de coopération partenaire Numérique
programme(s)
Rapport de synthèse SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC présentant le bilan des
Division(s) concernée(s)
réalisations
Organisme de coopération partenaire
Vue comptable de la procédure : N/A
41
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Directeur
Contrôle de Général S’assurer que les opportunités de
SCC
Fiche de projet/ Validation de l’opportunité Pour chaque opportunité / coopération sont cohérentes
cohérence programme du projet de coopération demande de partenariat avec les orientations stratégiques
Direction de l’agence. Concernée
Contrôle des
Convention cadre/
Revue juridique de la Avant la signature de la Maitriser les risques juridiques SAJC convention de convention de liés à la signature d’une
risques spécifique coopération coopération convention de partenariat.
42
IX. Conseil d’Administration
Objectif Services intervenants
Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des actions, la Acteurs Internes : Réalisation du conseil d’Administration. ✓
DG
Elle est déclenchée par L’élaboration de la note de cadrage. ✓
SCC
Elle s’achève par la diffusion du PV du conseil d’Administration. ✓
Secrétaire Général ✓
DAAF
✓
Service Personnel et Moyens Généraux.
Acteurs Externes :
✓
Autorités concernées
✓ Règles de gestion :
RG 1 : L’ABH est administrée par un CA présidé par l’autorité gouvernementale chargée de l’eau et composé :
1. Pour les deux tiers au plus des représentants des : • Autorités gouvernementales concernées, • Etablissements publics chargée de la production de l’eau potable, de l’énergie hydroélectrique et de la gestion de l’eau d’irrigation,
2. Pour un tiers au moins : • Président du conseil de bassin hydraulique, • Présidents des conseils des régions concernées ou l’un de leurs vice-présidents, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres d’agricultures concernées, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres de commerce, d’industrie et de services concernées, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres d’artisanat concernées, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres des associations d’usagers de l’eau,
43
RG2 : le nombre du CA ne peut dépasser 24 membres,
RG 3 : Le CA de l’agence :
- Adopte le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau et les plans locaux de gestion des eaux après leur examen et avis du
conseil de bassin hydraulique, - Adopte les autres plans établis par l’agence et prévus par la présente loi, - Examine et adopte des programmes généraux d’activités annuels et pluriannuels de l’agence avant leur approbation par l’administration, - Arrête le budget et les comptes de l’agence, - Examine l’assiette et les tarifs des redevances d’utilisation du DPH proposés par l’agence de l’administration, - Fixe les frais de dossiers des demandes d’autorisations et de concessions d’utilisation du DPH, - Elabore le statut du personnel de l’agence avant d’être approuvé, dans les conditions prévues par la législation en vigueur relative au personnel
des établissements publics, - Approuve les contrats de concessions et les conventions passés par l’agence de bassin, - Approuve les contrats de gestion participative conclus en vertu de la loi 36-15.
RG 4 : Le conseil d’administration de l’agence se réunit, sur convocation de son président, aussi souvent que les besoins de l’agence l’exigent et au
moins une fois par an.
44
Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations
Acteurs
Descriptif de l’opération
SI
Documents Délai
Déclencheur
associés
L’ordre du jour
Préparer les
Directeur
Afin de permettre une préparation adéquate du conseil Document de
Circulaire du
d’administration, l’ordre du jour est transmis à toutes les divisions
bilan
Ministère des documents du Toutes les divisions de de l’agence pour la préparation du document de bilan à présenter N/A Document du
Finances conseil l’agence aux instances (CA) et le document du budget de l’exercice pour budget de
la validation.
l’exercice
Directeur Après la validation de la date de la tenue du Conseil
d’Administration en fonction des contraintes des membres du CA
Secrétaire Général et en concertation avec la tutelle, le secrétaire Général de
Préparation des
Préparation de la
Service Personnel et l’agence s’en charge de la préparation de la réunion :
documents du
N/A
N/A
réunion Moyens Généraux
CA
- Edition des rapports,
Service - Logistique,
- Communication.
Communication et
Coopération
La gestion événementielle (Salle, Hébergement, sonorisations,
presse et communication, discours…) est préparée par la DAAF.
Le CA de l’agence : Directeur
Préparation
Réalisation de la - Approuve du PV de la dernière réunion de CA, La Date de la
DAAF - Présente du budget prévisionnel,
réunion du accomplie de la Word PV de réunion
réunion du conseil Conseil
réunion
- Met le point sur le programme d’activité,
Membres du Conseil d’Administration
- Questions diverses,
d’Administration
-Fixe la date de la prochaine réunion du CA.
L’Agence désigne secrétaire du CA qui s’en charge de l’élaboration du PV du conseil d’administration.
45
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Word Préparation du PV de la réunion.
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage
d’exemplaires
Mode Fréq. Lieu
PV de la réunion Secrétaire 2 Service Communication Physique A chaque réunion Service du CA et coopération du CA Communication et coopération
Vue comptable de la procédure : N/A
46
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle du contenu Directeur du Contenu du PV
Validation du contenu du Avant la signature du PV
Valider la pertinence du contenu
du PV SCC PV à publier sur le site web.
47
Procédure de gestion du bureau d’ordre
Rédaction et Validation
Rédaction Validation
Nom Date Nom Fonction Date
Ed Trust 22/09/2017
Historique des modifications
Version Auteur Date Commentaires
Liste de Diffusion
Sommaire
I. GENERALITES 3
II. SOUS-PROCEDURE BUREAU D’ORDRE 4
2
I. Généralités
Objet :
L’Agence Bassin Hydraulique du Guir-Ziz-Rhéris reçoit et envoie par jour, une grande quantité de courriers dans le cadre des échanges avec ses
différents partenaires et prestataires. L'ensemble des opérations liées à la gestion de ces courriers est prise en charge par le bureau d'ordre qui assure
essentiellement l'acheminement des courriers à leurs destinataires tant en interne qu'à l'externe et organise la traçabilité des opérations dans le système
de gestion des courriers.
Intervenants
Internes
Toutes les Divisions de l’ABHGZR
Externes
Entité Destinataire, Entité Expéditrice,
Cadre légal et réglementaire
Loi 36-15 sur l’eau,
3
II. Sous-procédure Bureau d’ordre
Objectif Services intervenants
Cette procédure veille à une meilleure gestion des archives courantes et des Acteurs internes :
correspondances à l’arrivée qu’au départ. - Bureau d’ordre
Elle se déclenche par la création, la réception ou la redistribution des - Division destinataire
dossiers et se clôture par l’enregistrement de l’opération au système - Division expéditrice
d’archivage du service. Acteurs externes :
- Entité Destinataire
- Entité Expéditrice
Règles de gestion :
RG1 : les courriers d’arrivée ou de départ, aussi que leurs pièces jointes et exemplaires doivent être classés par service au sein du bureau d’ordre ;
chaque division voire service doit également avoir des classeurs de rangement en spécifiant sur chaque classeur le type de courrier rangé. De même
les courriers doivent être rangés chronologiquement. RG2 : Toute correspondance interne doit passer par l’intranet de l’agence ; RG3 : le bureau d’ordre doit s’assurer de la conformité de tout courrier avant de l’enregistrer dans un registre aussi bien à l'arrivée qu'au départ ; RG4 : le courrier arrivé est soumis à la lecture du chef de la division concernée avant sa distribution aux services intéressés ; RG5 : le courrier au départ est soumis au visa préalable des responsables appropriés ; RG6 : le bureau d’ordre doit veiller à la confidentialité des courriers, ainsi l'utilisation du téléfax, du mail et du téléphone est réglementée et réservée aux
besoins du service.
4
Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)
Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération Système Documents Délai
Déclencheur d’information associés 1. Courrier d’arrivée
Arrivée du Réception du courrier Chef de service A l’arrivée du courrier, le chef de service doit procéder à Excel Courrier Le jour de
courrier bureau d’ordre son enregistrement en lui donnant une référence au réception
niveau du registre des courriers d’arrivée et en Registre des
mentionnant : courriers d’arrivées
- La date et l’heure d’arrivée
- La Nature du courrier
- Les Coordonnées de l’expéditeur
- Le nom du destinataire.
Envoi du courrier Transmission du courrier Chef de service Le chef du bureau d’ordre transmis le courrier à la division Excel Bordereau « fiche Le jour de
à la division bureau d’ordre concernée en joignant un bordereau « fiche de courrier » de courrier » transmission
concernée contenant :
Division - La date et le numéro d’ordre d’arrivée
concernée - L’origine de la correspondance
- L’objet de la correspondance.
Réception de la Classement du courrier Chef du bureau Le chef du bureau d’ordre garde une copie du courrier s’il L’intranet Exemplaire du 1 jour de la
notification d’ordre est physique et l’imprime s’il est électronique ; et le classe Courrier réception de la
« reçu » dans le dossier du service concerné. Excel notification
A défaut, Après la réception de la notification « reçu » Registre des
auprès du service concerné, on appose la mention courriers d’arrivées
« reçu » au registre et on le classe.
2. Courrier de départ
Initiation du Rédaction du courrier Chef du bureau La rédaction peut être faite par tout service ou division de Word Le courrier 1 jour
courrier d’ordre l’agence, ou par le bureau d’ordre.
Si la rédaction est faite par le bureau d’ordre suite à la
Service/Division demande d’un service/division, il le remet au
expéditeur service/division demandeur pour revue et confirmation.
5
Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération Système Documents Délai
Déclencheur d’information associés Initiation du Enregistrement du Chef de bureau Après la rédaction du courrier ou sa réception auprès du Excel Registre des 1 jour
courrier courrier d’ordre service/division expéditeur, le chef du bureau d’ordre courriers de départ
l’enregistre au registre des courriers de départ en lui
Service/Division attribuant une référence et mentionnant :
expéditeur - La Date et l’heure de réception
- La Date et l’heure d’envoi
- La Nature du courrier
- Les Coordonnées du destinataire
- Les coordonnées de l’expéditeur
Envoi du courrier Classement du courrier Chef du bureau Avant de l’envoyer, le chef du bureau d’ordre conserve un Excel Exemplaire du 1 jour
d’ordre exemplaire (copie/imprimé) du courrier à envoyer, ensuite Courrier
Départ du courrier ;
Coursier - S’il est physique il le cachette et le remettre au Registre des
coursier pour expédition, courriers envoyés
- S’il est électronique il l’envoie après réception du
visa.
Enfin, on appose la mention de « courrier envoyé » au
registre.
Suivi du courrier Réception du courrier Chef de bureau Le coursier présente au destinataire un bordereau de Excel Bordereau de 1 jour
envoyé envoyé d’ordre réception du courrier envoyé qui doit être signé par le réception
destinataire tout en mentionnant la date de réception.
Coursier Le chef du bureau d’ordre classe une copie du dit Registre des
bordereau au classeur du service/division expéditeur courriers envoyés
Destinataire concerné et appose la mention « courrier reçu » au
registre.
6
Vue système de la procédure :
Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités
Excel Registre des courriers d’arrivée
Registre des courriers de départ
Word Rédaction des courriers de départ/internes
Intranet Réception/envoi des courriers internes
Vue archivage de la procédure :
Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage d’exemplaires
Mode
Fréq.
Lieu
Courrier reçu
Service/division 1
Bureau d’ordre
Physique et A chaque Bureau d’ordre
destinataire
numérique
réception Service/division concerné
Bordereau « fiche de Bureau d’ordre 1
Division concernée
Physique
A chaque Bureau d’ordre/ division courrier »
transmission
concernée
Courrier envoyé
Service/division 1
Bureau d’ordre
Physique et A chaque envoi
Bureau d’ordre
expéditeur
numérique
Service/division concerné
Bordereau de réception Bureau d’ordre 1 Destinataire externe Physique A chaque envoi Bureau d’ordre
Vue comptable de la procédure :
N/A
7
Vue matrice de contrôles
Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité
Contrôle de
Bureau d’ordre Vérifier que le numéro d’ordre, Affecté à A chaque S’assurer de la confidentialité
Fiche de courrier chaque service est l’identifiant du « fiche opération de des courriers reçus ou confidentialité
Chaque division
de courrier ». transmission envoyés de l’agence.
Bureau d’ordre Vérifier que le Visa reçu est validé par la A chaque S’assurer de la conformité des
Contrôle de validation Chef de chaque Visa signature du chef de division concernée. opération d’envoi courriers à envoyer.
division
Contrôle Bureau d’ordre Registre des courriers Rapprocher la liste des courriers
S’assurer de la bonne
Classeur des courriers envoyés/reçus enregistrés chez le bureau Quotidiennement circulation des courriers au d’exhaustivité
Chaque division de chaque division d’ordre et celle de la division.
sein de l’agence.
8