PRÉSENTATION DU TABLEAU DE BORD DE LA ... - … · 8 PLAGE est la plateforme de gestion des «...
Transcript of PRÉSENTATION DU TABLEAU DE BORD DE LA ... - … · 8 PLAGE est la plateforme de gestion des «...
-
Agence Nationale dAppui la Performance des tablissements de sant et mdico-sociaux
PRSENTATION
DU TABLEAU DE BORD DE LA
PERFORMANCE
DANS LE SECTEUR MDICO-SOCIAL
ARS NormandieMarie-Dominique Lussier, ANAP
-
2
Les objectifs du Tableau de bord
TRANSVERSALITE
Permet le partage des informations entre ESMS, OG et ATC, sur la base dindicateurs communs
CONNAISSANCE DE LOFFRE SUR LE TERRITOIRE
Contribue construire la 1re base de donnes du secteur MS
PERFORMANCE
Mesure lefficacit (degr de ralisation des objectifs) et lefficience (rapport ressources / rsultats)
DIALOGUE DE GESTION
Structure les changes, objective le dialogue et facilite les dmarches de contractualisation
PILOTAGE INTERNE
Dote les structures dun outil de gestion ou enrichit les outils dj existants
COMPARAISON
Permet aux ESMS de comparer les rsultats des indicateurs et de se situer par rapport aux structures de mme catgorie
-
Lhistorique du Tableau de bord
2009-2010 Co-construction du TDB
2011-2013 Deux exprimentations
2014
Prparation de la gnralisation
2015-2017 Gnralisation
2018 Tableau de bord obligatoire
-
Les instances
Un comit technique Institutionnels : ANESM, DGCS, CNSA, SG,
ANESM, DSS, CNAMTS, ARS utilisatrices & CDpartenaires
Des professionnels de terrain
Un comit stratgique national Organisations : FEHAP, UNIOPSS, FHF, SYNERPA,
FEGAPEI, FNMF, UNA, UNAPEI, UNCCAS, CROIXROUGE FRANCAISE, APF, GEPSO, UGECAM
Institutionnels : DGCS, CNAMTS, ANESM, SG,CNSA, DSS, ARS exprimentatrices et CDpartenaires
-
5
LANAP a conu et dvelopp le tableaude bord.Elle est en charge de son dploiement,en partenariat avec les reprsentantsdu mdico-social et les administrationset autorits de tarification.
LATIH assure le dveloppementet la maintenance de laplateforme qui supporteladministration des comptesutilisateurs (Plage) et de laplateforme qui hberge letableau de bord.
LARS pilote le dploiement du tableau debord dans sa rgion, en lien avec les CD.Pour cela, elle :- Fait entrer et supervise la participation
des ESMS et OG aux campagnes derecueil
- Met en place une adresse gnriquepour le support aux ESMS et OG
- Vrifie la cohrence des donnes etassure le lien avec les ESMS pour laqualit des donnes recueillies
- Clture la campagne- Restitue aux acteurs les rsultats
rgionauxLes CD accompagnent lARS dans cesdiffrentes dmarches.
Les ESMS et OG renseignent les
donnes du tableau de bord et exploitent les rsultats et les
restitutions proposes
LARS et les CD
LANAP
LATIH
Les acteurs et leur rle
-
6
Architecture
du Tableau de bord
-
Outil commun 20 catgories dtablissements et services du secteurdes personnes ges et personnes handicapes (enfants et adultes)
Quel est le primtre du Tableau de bord ?
-
8
PLAGE est la plateforme de gestion des comptes utilisateurs dutableau de bord de la performance dans le secteur mdico-social.
Elle ne concerne donc que les personnes identifies comme administrateurs des comptes au sein des ESMS / OG (1 personne parstructure).
Elle est dveloppe par lATIH
Cette plateforme permet de crer, modifier ou supprimer des comptesutilisateurs de la plateforme du tableau de bord.
PLAGE
Comment fonctionne le Tableau de bord?
La plateforme du tableau de bord est la plateforme dveloppe par lATIH pour hberger le tableau de bord.
Cette plateforme permet de saisir, corriger et valider les donnes, et consulter les restitutions du tableau de bord
Les identifiants sont les mmes pour la plateforme PLAGE et pour la plateforme du tableau de bord.
Plateforme de recueil et de restitution
-
9
Comment est construit le Tableau de bord?
Les questions structurantes auxquelles le tableau de bord vise rpondre
1.
2.
3.
4.
5.
Les profils des personnes accompagnes correspondent-ils aux missions de lESMS ?
Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour lESMS ?
Quel est le positionnement de lESMS dans le parcours de la personne ?
Quel est le niveau dactivit de lESMS ?
Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de lESMS ?
Pre
sta
tio
ns,
so
ins
et
acc
om
pa
gn
em
en
t
6.
7.
Quelle est limportance de la contribution des partenaires externes lactivit de
lESMS sur le cur de mtier ?
Lorganisation est-elle structure et stable ?
Re
sso
urc
es
hu
ma
ine
s e
t
ma
tri
ell
es
8.
9.
10.
11.
Quel est le niveau dexcution budgtaire ?
Quels sont les grands quilibres financiers ?
Quelle est la rpartition des recettes et des dpenses par groupe ?
Quelle est la rpartition des recettes et des dpenses par section tarifaire ? Fin
an
ces
et
bu
dg
et
12.
13.
Quel est ltat davancement de la dmarche dvaluation interne et dvaluation
externe au sein de lESMS ?
Quel est ltat des lieux de la fonction systmes dinformation au sein de lESMS ? Ob
ject
ifs
-
10
Comment est construit le Tableau de bord?
PRESTATIONSSOINS ET
ACCOMPAGNEMENT
RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES
FINANCES ET BUDGET
OBJECTIFS
Fiches de caractrisation
Fiches de caractrisation
Fiches de caractrisation
Cls danalyse et pilotage interne
Cls danalyse et pilotage interne
Cls danalyse et pilotage interne
Etat davancement des dmarches dvaluations
interne et externeEtat des lieux de la fonction Systme
dInformation Indicateurs de dialogue
Indicateurs de dialogueIndicateurs de dialogue
43 30Indicateurs dans
le TDB
Indicateurs communs tous
les ESMS
3 niveaux d information
4 axes thmatiques
13 questions structurantes
-
11
Les indicateurs de dialogue Les indicateurs cls danalyse et pilotage interneAxe 1: Prestations de soins et daccompagnement pour les personnes
Axe 2: Ressources humaines et matrielles
Axe 4: Objectifs
Les donnes de caractrisation ESMS
1. Taux de personnes en drogation ou hors autorisation
2. Score moyen dpendance GMP (dernier GMP valid et dernier GMP connu)
3. Score moyen en soins requis PMP (dernier PMP valid et dernier PMP
connu)
4. Rpartition des personnes accompagnes selon leur provenance
5. Rpartition des personnes accompagnes sorties dfinitivement sur l'anne
par motif ou destination
6. Taux dhospitalisation complte
7. Taux de ralisation de lactivit
8. Taux d'occupation des lits ou places financs
9. Taux de rotation des lits ou places financs
10. Taux de rotation des places finances en accueil de jour
1. Profil des personnes accompagnes : Rpartition en fonction des GIR (1 6)
2. Profil des personnes accompagnes: Rpartition en fonction des GPP
(groupes de patients proches)
3. Profil des personnes accompagnes: Rpartition en fonction des types de
dficiences observes
4. Rpartition par ge des personnes accompagnes
5. Dure moyenne de sjour / daccompagnement des personnes sorties
dfinitivement
6. Part des personnes bnficiant dune mesure de protection
7. Taux doccupation des places habilites par des personnes bnficiaires de
l'aide sociale dpartementale lhbergement
8. Nbre moyen de journes d'absence des personnes accompagnes
9. Part des actes/sances programms non raliss
10. File active des personnes accompagnes
11. Rpartition des effectifs par fonction
12. Pyramide des ges du personnel
13. Taux d'absentisme par motif
14. Poids du recours l'intrim
15. Rpartition des recettes par groupe sur la section exploitation
16. Rpartition des dpenses ralises par groupe sur la section exploitation
17. Rpartition des recettes/produits par section tarifaire
18. Rpartition des dpenses/charges par section tarifaire
19. Taux dutilisation de la dotation en soins
20. Structure des dpenses finances par la dotation de soins
21. Etat des lieux de la fonction systme dinformation dans les ESMS
11. Taux d'ETP vacants
12. Taux de prestations externes
13. Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'quipe ou de
management
14. Taux dabsentisme
15. Taux de rotation des personnels sur effectifs rels
16. Taux d'atteinte des prvisions de recettes
17. Taux d'atteinte des prvisions de dpenses
18. Taux de CAF
19. Taux de vtust des constructions
20. Taux dindpendance financire
21. Taux de couverture du besoin en fonds de roulement par la trsorerie
22. Etat davancement de la dmarche dvaluation interne et dvaluation
externe
Description gnrale et statique des principales caractristiques de la structure (descriptif prestation de soins, RH et matriel, structure financire, objectifs) Permet de documenter loffre de soins et daccompagnement de la structure, de raliser des filtres afin de raliser des comparaisons entre groupes homognes dESMS
Comment est construit le Tableau de bord?
Axe 3: Finances et budget
11
43 indicateurs
-
12
Le guide des indicateurs
La grille Excel
Deux documents indispensables, pour permettre
de recueillir et de fiabiliser les donnes relatives au calcul des indicateurs du tableau de bord
Diffrents outils pour aider les utilisateurs
-
13
- Le document de rfrence Guide des indicateurs qui prcise les lments dinterprtation des indicateurs et leur utilisation.
Un accs direct partir de la plateforme vers la page relative un indicateur donn (lien hypertexte)
- Illustrations: lecture du guide
13
Un guide des indicateurs : lecture et interprtation
Indicateur IPr3.3 Taux dhospitalisation complte (dont hospitalisations domicile)
Axe Prestations de soins et daccompagnement pour les personnes
Question cl Quel est le positionnement de la structure dans le parcours de la personne accompagne ? (IPr3)
Signification Taux dhospitalisation complte (dont hospitalisation domicile)
Dfinition
Mode de calcul : Numrateur : Nombre de jours dhospitalisation complte (hors
consultations ou sances) Dnominateur : Nombre de journes ralises
Donnes sources : Nombre de jours dhospitalisation complte (hors consultations ou
sances)
Nombre de journes ralises (y compris accompagnement temporaire et quel que soit le mode daccompagnement)
Unit :% Priode de rfrence : N-1 Source : Dossier administratif des personnes accompagnes
Commentaires et prcisions :Lhospitalisation complte est un mode de prise en charge par des units et services qui accueillent et hbergent
des patients, et qui se caractrisent par un quipement en lits dhospitalisation et par des quipes mdicales et para mdicales qui assurent
diagnostic, soins et surveillance pour une dure suprieure 24 heures.
Sont concernes pour le calcul de lindicateur toutes les journes dhospitalisation effectues en dehors de ltablissement, dont les jours de r
hospitalisation et les jours dhospitalisation domicile.
Lecture Lindicateur sert sinterroger sur les pratiques en matire de qualit, de continuit des soins et dinscription dans le territoire.
Cet indicateur est galement demand dans le cadre de la GDR (Gestion Du Risque) Efficience EHPAD.
Infra-annualit disponible
Tout ESMS hors services,
CMPP et CAMSP
-
14
Principe de partage dinformations
Laccs aux informations : qui voit quoi ?
Les ESMS : ont accs leurs propres donnes; peuvent se comparer aux autres ESMS de mme catgorie ne disposent pas daccs aux donnes des autres oprateurs pris
individuellement.
Les ARS et les Conseils Dpartementaux :
ont accs aux donnes, indicateurs, restitutions desESMS et restitutions spcifiques
LANAP, la CNSA, la DGCS, le SG ont accs aux donnes, indicateurs et
restitutions pour lensemble des rgions etdes dpartements
Les Organismes Gestionnaires : ont accs aux donnes, indicateurs et
restitutions de leurs ESMS. ont accs aux donnes quils ont
renseignes en propre
-
15
Larchitecture des restitutions
Un affichage 2 niveaux :
Deux choix de reprsentation des rsultats :
Niveau 1 les indicateurs de dialogue
Niveau 2 les indicateurs danalyse
Donnes chiffres
En valeur absolue
En %
Reprsentations graphiques
Histogrammes
Courbes
Botes moustache
Cartes
-
16
Les requtes disponibles
Laccs aux restitutions
Restitution des donnes de caractrisation
Restitution par indicateur
Campagne en cours Rsultat de chaque indicateur pour lanne n-1 Mise en perspective avec les rsultats des structures
quivalentes
volution Accs aux donnes des campagnes prcdentes Mise en perspective avec les rsultats des annes
antrieures
Campagne en cours Donnes relatives lanne n-1 Mise en perspective avec les donnes des structures
quivalentes
volution Accs aux donnes des campagnes prcdentes Mise en perspective avec les donnes des annes
antrieures
-
17
Les requtes disponibles
Laccs aux restitutions
Restitution de laxe Objectifs
Export Excel
Comparaison de deux indicateurs
Campagne en cours
Affichage des rponses aux enqutes SI etvaluation pour chaque ESMS
Mise en perspective avec les rsultats desstructures quivalentes
Campagne en cours Tlchargement des fiches didentit ESMS et OG Tlchargement des donnes saisies ESMS et OG Tlchargement des indicateurs calculs
Campagne en cours Mise en relation chiffre et graphique de deux
indicateurs slectionner
-
18
Dfinition du parangonnage
Le parangonnage
Dans le tableau de bord du secteur mdico-social, le parangonnage permet unestructure de se positionner par rapport aux autres structures de mme type au titredun ou de plusieurs indicateurs.
Pour un ESMS donn, la valeur dun indicateur est mise en perspective des rsultatsconstats auprs des autres structures sous la forme dune reprsentation graphique.
Le mode de reprsentation du parangonnage retenu dans le tableau de bord ne permetpas didentifier individuellement les rsultats des autres structures.
VALEUR MINI VALEUR MAXI
Exemple thorique de parangonnage :
RESULTAT
-
19
Le primtre du parangonnage
Le parangonnage
Il est disponible pour les quatre axes (Objectifs, Prestations, Ressources Humaines et Matrielles,Finances et Budget).
Il sorganise selon la catgorie de lESMS. Il est impossible de comparer le rsultat des indicateursavec ceux de structures relevant de catgories diffrentes.
Le parangonnage peut tre affin en utilisant des filtres. Les filtres sont proposs pour toutesrestitutions et export Excel. Il est galement possible de parangonner sans filtre.
Il existe deux niveaux de filtres en fonction :
De la capacit de lESMS (pour certaines catgories)
Du primtre gographique
Le filtre gographique
- Parangonnage au niveau national
- Parangonnage au niveau rgional
-
20
Le primtre du parangonnage
Le parangonnage
Composition dun chantillon
Chaque ESMS dfinit lui-mme et, au cas par cas, le primtre selon lequel il souhaitecomparer ses rsultats.
Le choix des filtres permet de se comparer des chantillons plus ou moins grands. Le nombre de structures prsentes dans lchantillon parangonn saffiche. Il faut en tenir compte pour lanalyse de lchantillon.
ESAT
1 5051 100+ de 101
FAM
1 30+ de 31
IME
1 5051 100+ de 101
MAS
1 30+ de 31
SSIAD
1 4041 8081 120+ de 121
EHPAD
1 4445 5960 99100 199+ de 200Rattach un EPS
SESSAD
1 60+ de 60
SAVS
1 35+ de 35
Le filtre capacitaire
Dcompositionde certainescatgories engroupeshomognes enfonction de lataille de lESMS
-
21
Les notions reprsentes dans le parangonnage
Le parangonnage
Notion de mdiane : cest la valeur qui spare en deux parties gales (50%-50%) unepopulation ou un chantillon. Elle se distingue de la moyenne qui est la somme des valeurs divise par le nombre dindividus de
la population ou de lchantillon.
Ex : le revenu moyen franais (2 130 /mois) est plus lev que le revenu mdian (1 712 /mois),sous leffet des plus hauts revenus, peu nombreux, mais qui tirent la moyenne la hausse.
Notion de quartile : cest chacune des 3 valeurs qui divisent en quatre parties gales(25%-25%-25%-25%) une population ou un chantillon.
Population de rfrence
VALEUR MINI VALEUR MAXI
dispersion
MEDIANE
50% 50%
Q 1 Q 2 Q 3
25% 25%25%25%
-
22
Les notions reprsentes dans le parangonnage
Le parangonnage
Exemple : Soit 12 IME qui prsentent des dures moyennes de sjour suivantes (en mois) :
La moyenne des dures de sjour est de 81,1 mois.
Comment se rpartissent ces structures par quartiles ?
VALEUR MINI VALEUR MAXI
dispersion
MEDIANEQ 1 Q 2 Q 3
IME 1 IME 2 IME 3 IME 4 IME 5 IME 6 IME 7 IME 8 IME 9 IME 10 IME 11 IME 12
Dure
moyenne de
sjour
52 101 89 56 61 58 128 77 87 70 139 55
= 52 = 139
5252 5555 5656 7777 898987875858 6161 7070 101101 128128 139139
= 57,5 = 73,5 = 92
5,5 16 18,5 47
5,5 16 18,5 47
-
23
Articulation du TDB avec les chantiers nationaux
Lobjectif est de faire converger progressivement les rfrentiels et dallger la charge de la saisie en sappuyant sur les SI existants.
Rcupration des donnes de structure (2015)
Harmonisation des bases Format standard dchange (2016)
PLAGE
Rpertoire Finess
Hapi et Import CA
E-Cars SI des ESMS
Plateforme de recueil et de restitution
Vers une saisie unique des informations et un interfaage des SI du secteur
Systmes dinformation
-
24
Gnralisation
du Tableau de bord
-
25
2015 2017 : Gnralisation du TDB sur 3 ans cible de 22 000
ESMS financs ou cofinancs par lAssurancemaladie
Pendant la phase de gnralisation : entre chaqueanne dans le Tableau de bord de :o 5 nouvelles ARS (sous rserve du projet de rforme
territoriale)o 5 000 nouveaux ESMS
2018 : Un Tableau de bord obligatoire avec un primtretendu lensemble des ESMS relevant de la DGCS
Les principes de la gnralisation du TDB
-
26
Le primtre de la campagne 2015
6 888 ESMS ont renseign leurs donnes pour la campagne 2015
-
27
Le primtre de la campagne 2016
Objectif: 15 000 ESMS en 2016
2014 : 10 ARS Alsace Bretagne Bourgogne Franche-Comt Limousin Lorraine Pays de la Loire Provence Alpes Cte dAzur Ocan Indien Rhne Alpes
2015 : 16 ARS Aquitaine Centre Corse Guadeloupe Ile de France Nord Pas de Calais
2016 : 23 ARS Champagne-Ardenne Basse-Normandie Guyane Haute-Normandie Languedoc-Roussillon Midi-Pyrnes Poitou-Charentes
-
28
Le calendrier de la campagne 2016
Novembre Dc. Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Sept. Oct. Nov. Dc.
+ Anciennes
COTECH
Phase 1 : Lancement
Phase 3 :
Transfert
Comptences
Phase 4
Collecte
Phase 5 : Fiabilisation
Phase 6 : Clture
Phase 2 :
PLAGE
Runions Nouvelles ARS/CD
Exploitation des restitutions
Capitalisation volutions
Benchmark
COSTRAT
-
29
Rappel du fonctionnement du TDB : un pilotagergional
Une information des ESMS et OG en amont de la campagne parlARS
Un accompagnement des nouveaux utilisateurs organis par lANAP
Une assistance mthodologique
Une assistance technique
Les modalits daccompagnement des ESMS et OG
-
Agence Nationale dAppui la Performance des tablissements de sant et mdico-sociaux
ENTRE DE LARS NORMANDIE
DANS LE TABLEAU DE BORD
-
31
Objectifs poursuivis par lARS
Besoin de mieux outiller un secteur en mutation
Utilisation du TDB par lARS : Meilleure connaissance de loffre sur le territoire (prestations,
activit) Meilleure apprciation de la performance des ESMS Contribuer structurer le dialogue de gestion sur la base
dindicateurs communs et partags dans un contexte degnralisation des CPOM et de rforme tarifaire
Utilisation du TDB par les ESMS et leurs OG Enrichit les outils de gestion interne Outil de parangonnage Contribuer structurer le dialogue de gestion
Lentre de lARS Normandie dans le TDB
-
32
Primtre et programmation
LARS de Normandie a programm lentre des ESMS normands sur 2campagnes, 2016 et 2017, compte tenu :
du nombre dESMS important (1206) entrant dans le primtre dutableau de bord
de laccompagnement de lANAP et des sessions de transfert decomptences qui sont limits aux annes 2015, 2016 et 2017
LARS, en concertation avec les 5 CD, a retenu les critres suivantsafin de dfinir le primtre 2016 :
secteur des personnes ges : les 2 catgories dESMS avec le plusgrand nombre de structures
secteur des personnes handicapes : lensemble des ESMS intervenantauprs des enfants handicaps (hors CAMSP) + les foyers de vie de laManche
Les autres catgories dESMS intgreront la campagne tableau de bord en2017
Lentre de lARS Normandie dans le TDB
-
33
Primtre et programmation
Structures entrant en 2016
Secteur des personnes ges :- 391 EHPAD- 120 SSIAD
Secteur des personnes handicapes :- 86 SESSAD- 84 IME- 30 ITEP- 29 CMPP- 11 IEM- 8 EEAP- 6 instituts pour dficients auditifs- 1 institut pour dficients visuels- 11 foyers de vie (uniquement dans la Manche)
777 ESMS (64,43 % des ESMS normands) et 412 organismesgestionnaires
Lentre de lARS Normandie dans le TDB
-
34
Primtre et programmation
Structures entrant en 2017
Secteur des personnes ges :- 6 SPASAD
Secteur des personnes handicapes :- 87 foyers de vie (hors Manche)- 83 ESAT- 68 foyers dhbergement- 50 FAM- 49 SAVS- 43 MAS- 21 SAMSAH- 19 CAMSP- 3 centres de rducation professionnelle
429 ESMS (35,57 % des ESMS normands) et 66 organismesgestionnaires
Lentre de lARS Normandie dans le TDB
-
35
Organisation de lARS autour du projet
Nouvelle ARS Normandie Direction de lautonomie Ple allocation de ressources
Rfrents ARS Jean-Christian DURET (responsable du ple allocation de ressources)[email protected] Ludovic DROLLON (contrleur de gestion)[email protected]
Les CD accompagnent lARS dans les diffrentes dmarches de lacampagne du tableau de bord
Lentre de lARS Normandie dans le TDB
-
36
Administrateurs principaux de la plateforme PLAGE
1 administrateur principal par organisme gestionnaire et 1administrateur principal par ESMS doivent tre identifis par lesorganismes gestionnaires
Les administrateurs principaux auront la charge de crer, supprimeret modifier les comptes pour les utilisateurs de leur structure
Sans attendre la runion de lancement du 9 mars 2016 compte tenudes contraintes calendaires, les coordonnes des administrateursprincipaux ont t demandes par lARS aux organismesgestionnaires par courriel du 1er mars 2016, avec copie auxfdrations
Date limite de remonte des coordonnes des administrateursprincipaux lARS fixe au 11 mars 2016
Lentre de lARS Normandie dans le TDB
-
37
Sessions de transfert de comptences
4 sessions ROUEN
Lundi 18 avril 2016 Mardi 19 avril 2016 Mercredi 20 avril 2016 Vendredi 22 avril 2016
Amphi A IFSI du Rouvray4 rue Paul Eluard76300 Sotteville-les-Rouen
Lentre de lARS Normandie dans le TDB
-
38
Sessions de transfert de comptences
4 sessions CAEN
Lundi 18 avril 2016 Mercredi 20 avril 2016 Jeudi 21 avril 2016
Auditorium des archives dpartementales61 rue de Lion-sur-Mer14000 Caen
Mardi 19 avril 2016
Auditorium de la rgion Normandie lAbbaye-aux-DamesPlace Reine Mathilde14035 Caen
Lentre de lARS Normandie dans le TDB