PREMIERS PAS

EN CDS-ISIS POUR WINDOWS

ver 1.31 de l’UNESCO

février 1999 Robert LECHIEN ir

version 1.0 chargé de cours hon. UCLmembre AFUCI

AVERTISSEMENT

Sachant combien il est déroutant, pour un amateur débutant et non informaticien, d'aborder en autodidacte un nouveau logiciel, j'ai eu l'audace de proposer à mes amis de l'AFUCI et d'ailleurs de rédiger cette note que je mets bénévolement à leur disposition pour un usage évidemment non commercial.

Ces premiers pas, nous les ferons ensemble en traitant un exemple utile et concret bien que simplifié et nous le développerons progressivement jusqu'à l'interconnexion de deux bases de données.

Ultérieurement chacun pourra parfaire plus facilement ses connaissances à partir du Manuel de Référence et des Aides en Ligne.

Cette note est donc volontairement simplifiée et forcément incomplète. Elle contient probablement certaines erreurs, dont je prie le lecteur de m'excuser, compte tenu de mon désir de la mettre à disposition dans les plus courts délais après la sortie officielle de la version 1.31 du logiciel CDS/ISIS pour WINDOWS.

XX X

Je tiens ici à rendre hommage au regretté Monsieur Giampaolo DEL BIGIO qui a conçu et développé ce logiciel pendant de nombreuses années avec sa compétence et sa ténacité bien connue, sans parler de sa grande disponibilité amicale.

Je forme le vœu que Monsieur Davide STORTI, qui a le redoutable "challenge" de prendre cette succession, obtienne toute l'aide nécessaire pour mener à bien la mise au point finale de la version Windows attendue impatiemment par un grand nombre de par le monde. Nous l'assurons de notre cordial soutien.

Bruxelles, février 1999

Robert LECHIEN ir

TABLE DES MATIERES

1. PRINCIPE SUIVI------------------------------------------------------------ 1

2. CREATION DE LA BASE DE DONNEES BIP---------------------- 12.1 Phase 1 : Définition de la base BIP 32.2 Phase 2 : Bordereau de saisie de la base BIP 42.3 Phase 3 : Format d'affichage de la base BIP 52.4 Phase 4 : Table de sélection des champs de la base BIP 6

3. ENCODAGE DE LA BASE DE DONNEES BIP--------------------- 9

4. MAINTENANCE DU FICHIER INVERSE---------------------------- 12

5. BALAYAGE DES FICHES------------------------------------------------ 14

6. RECHERCHE DOCUMENTAIRE-------------------------------------- 166.1 Recherche Indexée 166.2 Recherche Libre 176.3 Recherche en Mode Assisté 18

Option : Affichage résultat normal 18Barre outils recherche supplémen. 20Affiche les résultats en tableau 21

6.4 Autres exemples de recherche en Mode Assisté 236.5 Recherche en Mode Expert 256.6 Sauvegarde des recherches 26

6.6.1 Sauvegarde provisoire des formules 266.6.2 Sauvegarde définitive des résultats 27

7. IMPRESSIONS--------------------------------------------------------------- 277.1 Impression de la fiche courante via le Presse-papier 277.2 Impression de la fiche courante via "Affichage" 277.3 Impressions détaillées 28

8. EXPORTATIONS - IMPORTATIONS DE FICHES----------------- 348.1 Exportation de fiches 348.2 Importation de fiches 35

9. OPTION "MULTIFICHIERS"------------------------------------------- 369.1 Adaptation de la base de données BIP 369.2 Création de la base de données LEC 37

9.2.1 Table de Définition des Champs 379.2.2 Bordereau de Saisie 389.2.3 Format d'Affichage 389.2.4 Table de Sélection des Champs 38

9.3 Préparation de l'Interconnexion des bases LEC et BIP 399.3.1 Format de la base LEC 399.3.2 Format de la base BIP 40

10. ETAPES FUTURES--------------------------------------------------------- 41

PREMIERS PAS EN CDS-ISIS POUR WINDOWSver 1.31 de l’UNESCO

1. PRINCIPE SUIVI

Pour rendre l’apprentissage plus attrayant et directement exploitable on utilisera l’exemple simplifié et concret d’un catalogue de bibliothèque comme base de données BIP. (BIbliothèque Personnelle).Ultérieurement on créera une base LEC (LECteurs) qui enregistrera les prêts de livres et on effectuera la connexion automatique de ces deux bases.

La base BIP aura les caractéristiques suivantes:

STRUCTURE:TITRE éventuellement plusieurs (donc répétable)AUTEURS Nom et Prénom (sous-champs) et éventuellement répétableANNEE EDITIONEDITEUR Nom et Lieu (sous-champs)MOTS CLESNOTES

ELEMENTS RECHERCHABLES:TITRE ensemble et certains mots constitutifs significatifsAUTEURS Noms et Prénoms séparémentANNEE EDITIONMOTS CLES chacun des motsNOTES certains mots constitutifs significatifs

2. CREATION DE LA BASE DE DONNEES BIP

Pour faciliter la gestion informatique ultérieure, il est à conseiller de placer la base de données BIP dans le répertoire

C:\WINISIS\DATA\BIPcomme indiqué plus loin.

On suppose le logiciel installé et ouvert, ce qui donne l’écran initial ci-après, comprenant en 3ème ligne un bouton illustré d’une ampoule électrique.

Ce bouton sert à démarrer la création d'une nouvelle base de données.

On obtient le même résultat en cliquant sur <Base de Données>, puis <Nouvelle base>.

Après avoir cliqué sur le bouton à l’ampoule électrique on obtient une nouvelle fenêtre, demandant le nom de la nouvelle base et son emplacement. (voir début paragraphe)Tapez:

C:\WINISIS\DATA\BIP\BIP

puis cliquez sur OUI.

Le logiciel créera lui-même le fichier directionnel BIP.PAR en C:\WINISIS\DATA.

A ce moment commence la création proprement dite de la base de données BIP, qui comprend quatre phases à réaliser sans interruptions, sous peine de perte de la totalité du travail précédent.

Phase 1 : Définition de la base - Table des champs [placé dans le fichier BIP.FDT]Phase 2 : Bordereaux de saisie - [placé dans le(s) fichier(s) ABIP.FMT, BBIP.FMT,...]Phase 3: Format d’affichage - [placé dans le fichier BIP.PFT]Phase 4 : Table de sélection des champs en recherche - [placé dans le fichier BIP.FST]2.1. Phase 1 : Définition de la base BIP

Dans le tableau suivant en dessous de Etiq: on lit le chiffre 1 comme n° ou étiquette (ou Tag) du 1er champ. Nous l'acceptons en cliquant dans la case sous Nom:, d'où curseur en attente à cet endroit.Taper Titre comme nom du 1er champ.La colonne suivante Typ: propose Alphanumérique, ce qui convient à la rubrique Titre, car il pourrait y avoir d'autres caractères qu'alphabétiques.La colonne suivante Rep: est à cocher car il peut y avoir plusieurs Titres, donc Repétable ; cliquer sur cette case qui sera marquée d'un X.La colonne suivante Délimiteurs: n'est pas à remplir pour ce champ, car il n'y a pas de subdivisions ou sous-champs à prévoir.Taper alors sur le bouton <Ajout>. La structure du 1er champ s'écrit automatiquement dans la fenêtre sous-jacente et le n° 2 est proposé comme étiquette du 2ème champ.

Taper Auteurs sous la colonne Nom:Cliquer sur le petit bouton à flèche vers le bas de la colonne Typ: , d'où menu déroulant.Cliquer sur Alphabétique.Cocher la case de la colonne Rep:Cliquer sur la case de la colonne Délimiteurs:, d'où curseur en attente.Taper n suivi directement de p comme délimiteurs pour Nom et Prénom.Taper sur le bouton <Ajout>. La structure du 2ème champ s'écrit automatiquement dans la fenêtre sous-jacente et le n° 3 est proposé comme étiquette du 3ème champ.Procéder de même pour les champs suivants de manière à avoir:

3 Année Edition Numérique4 Editeurs Alphanumérique nl (pour Nom et Lieu)5 Mots clés Alphanumérique6 Notes Alphanumérique

Pour passer à la phase suivante , cliquer sur le bouton inférieur droit à flèche verte.

2.2 Phase 2 : Bordereau de saisie (d'encodage) de la base BIP

Le tableau que l'on obtient, contient dans sa partie gauche la liste de toutes les rubriques ou champs avec leur n° d'étiquette.Pour sélectionner en une fois tous les champs à mettre dans le bordereau de saisie, cliquer sur le bouton central muni de <2 flèches à droite>. Ces champs s'écrivent alors dans la partie droite du tableau.

Les 2 boutons à flèche droite ou gauche surmontant le bouton précédent servent à sélectionner ou désélectionner un champ à la fois quand il a été contrasté par cliquage.

Si on veut ultérieurement changer l'ordre de présentation d'une rubrique dans le bordereau de saisie, on contraste celle-ci dans la fenêtre de droite, puis en appuyant sur les boutons de droite <à flèche haut ou bas> on peut la déplacer à l'endroit souhaité.

Pour chaque champ repris dans la partie droite que l'on contraste, on peut ensuite en appuyant sur le bouton de droite <surmonté d'une feuille de papier et d'un crayon>, obtenir un tableau dans lequel on peut préciser:

- Des valeurs par défaut proposées à l'encodage, mais que l'on pourra modifier à ce moment.- Un texte d'aide qui sera visible à l'encodage.- Un format obligatoire d'encodage à respecter.

Après chaque inscription presser le bouton <Oui> pour revenir au tableau précédent.

Dans l'exemple traité nous ne retiendrons que les messages d'aide ci-après:Pour le TITRE: "Placer les mots recherchables complémentaires entre < >; si plusieurs

cliquer sur bouton de gauche pour nouvelle ligne d'encodage"Pour les AUTEURS "Format: ^nNOM^pPrénom - si plusieurs, cliquer sur bouton de gauche

pour nouvelle ligne d'encodage"

Pour l'EDITEUR "Format: ^nNom^lLieu "Pour les MOTS CLES "Placer les mots entre / / séparés d'un blanc; /MOT1/ /MOT2/ ..."Pour les NOTES " Placer les mots recherchables entre < >"

Une fois le tableau "Bordereau de saisie" terminé, on en sort en pressant le bouton inférieur droit <avec flèche verte à droite>, ce qui conduit à la troisième phase

2.3. Phase 3: Format d'affichage de la base BIP

Au début de cette phase, le logiciel vous propose: "Voulez-vous lancer l'Assistant de Formats ?"Cliquer sur <Oui> comme débutant.A ce moment l'Assistant vous propose 5 types de formats:

Modèle normalFormat compatible CDS/ISIS DOSFormat Décoré (gras, italique, etc)Normal HTMLTableau HTML avec en-têtes.

Pointez le 2ème type, puis cliquez le bouton <Oui>.On obtient un nouvelle fenêtre explicitant le texte du format proposé. (voir page suivante)A ce stade, toujours comme débutant, nous prendrons la solution facile d'accepter la proposition en cliquant sur le bouton <Sauvegarde>.

Ultérieurement il sera toujours possible de modifier le format initial ou d'en ajouter, après la création complète de la base.

Pour créer un nouveau format, à partir du menu initial, cliquer sur <Edition>, puis sur <Format d'Affichage>. Cliquer sur le bouton <Nouveau>, puis inscrire un nouveau nom pour ce format dans la case prévue à cet effet (à la place de UNTITLED taper BIP1), puis cliquer sur OUI.Cliquer sur OUI pour accepter l'Assistant des Formats.Pointer par exemple "Modèle normal", puis cliquer sur bouton <Oui>. On obtient le texte ci-après:

. f2,cl4,m(2667,-2667)MDL,(if p(v1) then 'Titre (1):',tab(2667),v1/fi)(if p(v2) then 'Auteurs (2):',tab(2667),v2/fi)"Années Edition (3):",tab(2667),v3/"Editeur (4):",tab(2667),v4/"Mots clés (5):",tab(2667),v5/"Notes (6):",tab(2667),v6/

Comme certaines rubriques contiennent des sous-champs avec des délimiteurs, il faut préciser un mode différent du mode Epreuve par défaut pour ne pas voir apparaître ces délimiteurs à l'écran. On a donc ajouté MDL (ou MHL) au début de la 2ème ligne de ce format.Pour enregistrer ce nouveau format, cliquer sur le bouton "Sauvegarde".

En cliquant sur le bouton inférieur droit avec flèche verte vers la droite, on commence la quatrième phase.

2.4. Phase 4: Table de sélection des champs en recherche de la base BIP

Au début de cette phase, le logiciel vous propose: "Voulez-vous lancer l'Assistant Création Dictionnaire ?"Cliquer sur le bouton <Oui> comme débutant.

Dans la fenêtre Assistant Création Dictionnaire, cliquer sur le menu déroulant de "Technique", puis sélectionner la Technique d'Indexation qui sera la plus utilisée, soit 0 (zéro) par ligne ou ensemble du champ. Il sera possible de corriger plus loin cette option qui est malheureusement unique à ce stade.Cliquer alors dans chacune des petites cases à gauche des champs. (sauf pour "Editeur", qu'il n'est pas utile de rendre recherchable. Un X de repère s'inscrit.Cliquer sur bouton <Oui> pour passer à l'écran suivant.

La fenêtre précédente résultant de la proposition de l' Assistant Création Dictionnaire doit être corrigée.

Le champ n°1 qui est répétable , donc sous format (v1/), doit pouvoir être recherché dans son ensemble; donc avec technique d'indexation 0 (zéro). D'où 1 0 mhl,(v1/) déjà inscrit.Il doit également être recherchable par chacun des mots mis entre < > à l'encodage; donc technique d'indexation 2. Il faut une nouvelle ligne avec un nouveau n° d'étiquette, soit 51 et le mode épreuve mpl .

D'où 51 2 mpl,(v1/)

Pour créer cette ligne, cliquez sur le bouton "Nouveau" du centre de la fenêtre. Il vient une ligne provisoire "0 0 ???". - Cliquez ensuite sur la case à droite de "Etiq/Nom" et écrivez: 51 (sans nom). Dans la case à droite de "Technique" sélectionnez: 2 - par terme. Dans la case suivante "Format", cliquez et écrivez: mpl,(v1/). Cliquez ensuite sur le bouton <Ajout> à croix bleue. La ligne nouvelle est complétée et a pris le nom "51 FST tag".(Etiquette 51 du Fichier de Sélection des Champs)

Le champ n°2 qui est répétable , donc sous format (v2/), doit pouvoir être recherché par chacun de ses sous-champs; donc avec technique d'indexation 1, qui demande le mode épreuve mpl.

D'où 2 1 mpl(v2/)

Pour corriger l'inscription existante de la grande case inférieure, cliquez plusieurs fois dessus jusqu'à ce que les cases supérieures se mettent à jour. Corrigez la case "Technique" en sélectionnant 1 - par sous-champ ou ligne. Corrigez la case "Format" en écrivant: mpl,(v2/). Cliquez ensuite sur le bouton <Ajout> à croix bleue. La ligne est modifiée.

Le champ n°3 est exact. D'où 3 0 mhl,v3

Le champ n°4 ne doit être pas être recherchable. Il faut l'effacer de la grande case inférieure. Pour cela, contraster la ligne en cliquant, puis cliquez sur bouton "Efface".

Le champ n°5 a tous ses mots recherchables placés à l'encodage entre / /; donc technique d'indexation 3. D'où 5 3 mhl,v5

Le champ n°6 doit être recherchable par chacun des mots mis entre < > à l'encodage; donc technique d'indexation 2, et mode épreuve mpl.

D'où 6 2 mpl,v6

Effectuer les corrections ci-avant suivant les principes décrits précédemment.

N'oubliez pas de Sauvegarder la Table de Sélection des champs en cliquant sur le bouton <Terminate !>.Un avis d'acceptation de fin de création de base demande accord. Cliquer sur le bouton <Oui>. Finalement une fenêtre du type Windows "File Selection" doit être complétée en contrastant en case de gauche le nom du fichier "bip.par", qui doit apparaître dans la case supérieure gauche. Contraster ensuite le répertoire "data" de la case centrale, puis cliquer sur le bouton <Oui>.

La base BIP est maintenant prête pour l'encodage des fiches.

Vous pouvez maintenant revenir aux phases précédentes, à partir du menu initial, par <Edition>, puis par <Table de définition de champs> et ensuite par les boutons à flèches verte, en vue d'éventuelles corrections ou modifications.

3. ENCODAGE DE LA BASE DE DONNEES BIP

Au départ le logiciel étant lancé, on clique sue le bouton <au dossier>

ou sur < Base de données>, puis <Ouvrir> pour obtenir le tableau "File Selection".On clique plusieurs fois dans la case centrale de gauche sur "bip.par" jusqu'à son inscription dans la case supérieure de gauche. On clique à droite sur le bouton <Oui> et la première fiche apparaît à l'écran.Dans le cas présent cette fiche est encore vide et son n° MFN est zéro. (Master File Number).

Cliquez ensuite sur <Edition>, puis sur <Saisie des données> ou en variante sur le bouton ci-après.

On obtient alors le tableau de "Saisie des données ou d'encodage". (voir page suivante)Cliquez sur la case à droite du champ "Titre". Le curseur d'édition se place au début de la grande case d'édition.Tapez le texte et terminer en tapant la touche Enter. Le champ suivant est activé.A remarquer l'affichage en bas d'écran du message d'aide qui a été composé à la création de la base.Le deuxième champ "Auteurs" contient des sous-champs à faire précéder respectivement de ^n et ^p, comme indiqué dans le message d'aide du bas du tableau.Ce champ contenant un deuxième groupe d'auteurs, après avoir tapé Enter pour enregistrer le premier groupe, il suffit de cliquer sur le bouton de gauche

pour obtenir une nouvelle ligne d'encodage de ce sous-champ qui portera le n° 2 (voir petite case centrale).

On peut obtenir le même résultat en cliquant sur <Ajout champ>, puis dans le tableau déroulant en cliquant sur le nom du champ, soit ici "Auteurs".

Si l'écran présente une image trop petite, on peut l'agrandir en cliquant dans le coin supérieur droit sur le bouton à flèche vers le haut dans la version Windows 3.x, ou sur le bouton à 2 carrés emboîtés dans les versions ultérieures.

On procède à l'encodage du reste de la fiche suivant la même méthode et on termine en tapant sur le bouton représentant une disquette pour sauvegarder cette fiche nouvelle.

Au cas où on oublierait cette sauvegarde, un avis apparaîtra à l'écran lorsqu'on quitte cette opération.A ce moment une nouvelle fiche vide se présente à l'encodage, et ainsi de suite.

Pour faciliter l'édition, on dispose de:CTRL + X pour couperCTRL +C pour copierCTRL + V pour coller

ENTER pour accepter un champ et passer au suivantESC pour effacer ce que l'on vient de modifier et retour au début du champF2 pour effacer le contenu d'un champ

Pour sortir de la phase encodage, cliquez sur le bouton supérieur gauche de l'écran (réduit) du tableau "Saisie de données", soit bouton avec signe '-' en version Windows 3.x ou bouton:

représenté ci-avant dans les autres versions.Les boutons verts:

servent à sélectionner les fiches. Les boutons extérieurs pour la 1ére et la dernière. Les boutons intérieurs pour un saut d'une fiche "avant" et "après".

Le bouton précédant supprime ou ajoute la 3ème ligne du tableau en vue de donner de la place à l'encodage.La case <Bordereau >de cette 3ème ligne permet de sélectionner le bordereau d'encodage approprié dont la liste s'obtient en cliquant sur le bouton à flèche annexé.

Le bouton précédant sert à appeler une nouvelle fiche blanche en vue d'un nouvel encodage. Cette opération s'obtient également en cliquant le bouton <Options>, puis en cliquant sur <Crée un nouvel enregistrement> dans le menu déroulant.

En cliquant sur <Crée une copie> de ce menu, quand une fiche est activée, on obtient une nouvelle fiche sans encore de n° MFN, mais qui est provisoirement remplie du contenu des champs de la fiche copiée.Il suffit alors d'effectuer les corrections désirées puis de sauvegarder cette fiche qui prendra alors un n° MFN nouveau.

En cliquant sur <Rappelle l'enregistrement> on rétablit les données initiales de la fiche en cours de modification. Ce qui a été changé dans la session est effacé.

En cliquant sur <Efface l'enregistrement> on l'efface logiquement sans l'effacer physiquement. Il reste visible au déroulement à l'écran, mais avec la remarque "ENREG. LOG. EFFACE".On rétablit l'enregistrement ainsi effacé en cliquant sur <Rétablit l'enreg.>

Dans le stade actuel du développement du logiciel il n'y a pas de commande pour supprimer définitivement un enregistrement. On peut récupérer des enregistrements en effaçant toutes les écritures des champs de celui-ci par cliquage sur <Efface la saisie> du menu déroulant de <Options> .

Lorsque plusieurs enregistrements ont un grand nombre d'inscriptions communes, on appelle une nouvelle fiche et on y inscrit les éléments communs. Dans le menu <Option> on clique sur <Définit valeurs par défaut (Modèle)>, ce qui enregistrera ces éléments sur les nouvelle fiches appelées, jusqu'à ce que l' on clique sur <Efface valeurs par défaut (Modèle)>.

Pour un champ en cours d'encodage on peut imposer une fonte différente en cliquant dans le menu <Options> la commande <Choix d'une fonte> puis en la sélectionnant dans le tableau des "Polices".

Pour sortir du logiciel, on revient d'abord à l'écran initial, puis pour faire les choses convenablement (surtout en Windows 3.x) on clique sur <Bases de données>, puis sur <Fermer> ( ou sur <Fermer tout> si plusieurs bases ouvertes) pour fermer la base ( ou les bases). On clique à nouveau sur <Bases de données> et finalement sur <Quitter>.

4. MAINTENANCE DU FICHIER INVERSE

Une fois l'encodage effectué ainsi que la sauvegarde des données sur le Fichier Maître, il y a lieu de créer le fichier contenant les termes recherchables ou Fichier Inversé.Pour ce faire, à partir du "Menu initial" cliquez sur <Bases de données> puis sur <Inversion des fichiers>D'où la boîte de dialogue "Maintenance du Fichier Inversé".

En cliquant sur le <cercle>à gauche d'une des options, puis en cliquant sur <Oui>, l'opération s'effectue et un tableau "Progression" en montre l'avancement. Cliquez sur le bouton <Terminé ! V> en fin d'opération.

L'option <Met-à-jour> met à jour le fichier inversé pour tous les enregistrements dont la mise à jour est en attente, à savoir ceux ajoutés, effacés ou modifiés depuis la dernière mise à jour.

L'option <Génération entière du fichier inversé> efface l'ancien fichier inversé et le recrée complètement. Cette opération qui peut être assez longue pour des bases de données importantes ne doit être faite que s'il y a eu des modifications structurelles de la base ou des accidents de gestion.

Cette option qui comporte trois stades peut être décomposée en trois sous-options successives à savoir:Les options <Crée les fichiers liens>, <Trie les fichiers Liens> et <Charge les fichiers liens>.Cette dernière solution permet un arrêt entre les stades dans le cas de fichiers importants. Il est toutefois interdit, sous peine d'erreurs, de modifier la base entre ces stades.

L'option <Ré-initialisation du fichier inversé> efface l'ancien fichier et le recrée vide avec un encombrement minimum. On a intérêt à utiliser cette option avant d'effectuer l'option <Génération entière du fichier inversé>

En gestion normale il ne faut pas modifier les valeurs par défaut de <Du MFN> <au MFN, à savoir la totalité de la base. Il ne faut sélectionner des valeurs réduites que pour tester les résultats d'une nouvelle Table de Sélection des Champs.

Les termes recherchables classés par ordre alphabétique se retrouvent dans un tableau appelé "Dictionnaire".On accède au dictionnaire à partir des divers écrans en cliquant sur les boutons suivants:

En cliquant sur le bouton de la 2ème ligne on obtient le déroulant avec la liste des champs recherchables.En cochant < Tous champs> on obtient tous les termes recherchables et en cochant un champ, par exemple Titre, on obtient uniquement la liste des titres, ou la liste complète des termes recherchables avec seulement les titres en gras. (suivant que le paramètre 104 du fichier syspar.par est mis égal à 1 ou à zéro).

En cliquant sur la bande supérieure du tableau et en maintenant la pression on peut déplacer le tableau.On sort du tableau dictionnaire en cliquant sur le coin supérieure gauche de ce tableau en version Windows 3.x ou sur l'un ou l'autre des coins supérieurs de ce tableau dans les autres versions de Windows.

5. BALAYAGE DES FICHES

En revenant au menu initial après l'encodage des fiches et la création des termes recherchables on obtient l'affichage d'une fiche, suivant le format par défaut BIP.PFT, du nom de la base BIP.Pour passer d'une fiche à l'autre on clique sur les boutons verts:

Les boutons extérieurs pour obtenir la 1ére et la dernière fiche, les boutons intérieurs pour un saut d'une fiche "avant" et "après".Le n° de MFN de la fiche est indiqué dans la case à doite de "NFM". Si on clique dans cette case et si on y écrit un n° de fiche puis Enter, celle-ci remplace la fiche initiale.

Le bouton ci-avant divise la fenêtre en deux parties horizontales. La supérieur montre la fiche active normale et la partie inférieure la même fiche en vue Ascii. Un escalier à droite de chacune de ces deux sous-fenêtres permet de faire défiler le texte.

Le bouton ci-avant fait apparaître l'éditeur de format dans la sous-fenêtre inférieure. Un nouveau clic sur le bouton affiche à nouveau la vue en Ascii. Les modifications apportées au format à cet endroit (en mode édition) seront sauvegardées en cliquant sur le bouton de droite portant l'image d'une disquette.

Pour que le résultat de la modification de format apparaisse sur la fiche, il faut recharger le format en cliquant sur le bouton ci-après:

On peut également à cet endroit modifier la police d'affichage du format en cliquant sur le bouton suivant:

On voit aussi que grâce au déroulant de la case "Format", on peut sélectionner chacun des formats existants. Le format "ALL", ou absence de format, affiche la totalité des champs précédés par leur n° d'étiquette. Tous les séparateurs y sont visibles comme à l'encodage.

6. RECHERCHE DOCUMENTAIRE

6.1. Recherche Indexée

Dans la construction de la base BIP, on a prévu pouvoir retrouver les fiches à partir d'un certain nombre de termes recherchables, termes définis dans la "table de sélection des champs" (voir § 2.4), à savoir: chacun des titres du champ " n°1 Titre", chacun des termes encodés entre < > dans les titres du champ " n°1 Titre", chacun des noms et chacun des prénoms du champ " n°2 Auteurs", le terme année du champ " n°3 Année Edition", chacun des termes encodés entre / / dans le champ " n°5 Mots clés ", chacun des termes encodés entre < > dans le champ " n°6 Notes",

On a vu au §4 que tous ces termes recherchables étaient visibles par ordre alphabétique dans le tableau "Dictionnaire" et qu'on pouvaient les grouper en fonction du champ dans lequel ils se trouvaient.

On peut évidemment aussi retrouver une fiche si on connaît son n° de MFN, tout en ayant à l'esprit que ce numéro, imposé par le logiciel, peut éventuellement être modifié dans certains cas par ce même logiciel.

Remarque: Il est important dans l'élaboration d'une structure de base de données de ne pas prévoir la "personnalisation" d'une fiche par son n° de MFN. Il vaut mieux prévoir un champ spécial, comme par exemple "Index", et y indiquer un n° ou une référence qui ne changera donc pas quand le n° de MFN sera modifié.

Une recherche peut se faire sur base d'un seul terme recherchable (un titre complet, qui est recherchable, est considéré ici comme terme).

Ce terme peut être précis ou complet (comme il a été encodé).Si ce terme contient + ou * ou (G) ou (F) ou . ou $ ou ^ , ou s'il commence par lecaractère dièse #, il faudra effectuer la recherche en plaçant le terme entre guillemets "…".Exemple: le titre : Mathématiques ( 1ère année)

à rechercher par: "Mathématiques ( 1ère année)"

Ce terme peut être tronqué à droite.Dans ce cas on placera le caractère dollar $ à l'endroit de la troncature (sans espace).Si ce terme contient + ou * ou (G) ou (F) ou . ou $ ou ^ , ou s'il commence par lecaractère dièse #, il faudra effectuer la recherche en plaçant le terme entre guillemets "…".

Exemple: Le terme: Euro$recherchera: Europe, Européen, Europalia, etc…, mais pas Euro (car il n'y a pas de caractère à droite du o). Le terme: Euro $est à rechercher par : "Euro $"

Une recherche peut se faire sur base de plusieurs termes recherchables reliés par des opérateurs booléens, tels qu' une recherche comprenant:

le Terme1 ou leTerme2, s'écrira Terme1 + Terme2 OR anglais;le Terme1 et le Terme2, s'écrira Terme1 * Terme2 AND anglais;le Terme1 sans le Terme2, s'écrira Terme1 ^ Terme2 NOT anglais.

On peut assembler plusieurs groupes en plaçant des parenthèses pour imposer des priorités et éviter des ambiguïtés.

Exemple: ((Terme1 + Terme2) * Terme3 + (terme4 + Terme5) * Terme6) ^ Terme7)

Une recherche sur base d'un terme complet ou de plusieurs termes peut se limiter à un seul champ. Dans ce cas on ajoute à la fin des termes le numéro d'étiquette du champ comme restricteur.

Exemple: Terme1/(3) rechercher fiche ayant le Terme1 au champ n°3Terme1/(3) ^ Terme2/(5) rechercher fiche ayant le Terme1 au champ n°3 sans le

Terme2 au champ n°5etc.

6.2 Recherche Libre

La recherche libre recherche des chaîne de caractères séquentiellement sur toutes les fiches et pour un même champ. L'équation de recherche de principe est:

? Vi = ou : ' chaîne de caractères'où Vi est le champ ou une partie du champ

= quand il y égalité parfaite avec la chaîne de caractères: quand contient quelque part la chaîne de caractères' ' séparateurs délimitant la chaîne

Exemples:

? V2 : 'CHRISTIE' Fiches où le mot CHRISTIE est dans le champ n° 2 Auteurs. ? V2^n : 'CHRISTIE' Fiches où le mot CHRISTIE est dans le premier sous-champ du champ n°2 ? V2^n = 'CHRISTIE' Fiches où le mot CHRISTIE est le premier sous-champ du champ n°2 ? V3 > '1973' and V3 < '1993' Fiches dont l'année d'édition est > à 1973 et < à 1993

Sachant que:V2^ n*0.1 isole la 1ère lettre du sous-champ V2^nV2[1] isole la première occurrence d'un champ répétable@ a une valeur Ascii immédiatement inférieure à la lettre AP(v2) isole les fiches où le champ V2 est présent

A(v2) isole les fiches où le champ V2 est absent

? V2[1]^n*0.1 = 'A' Fiches où le 1er auteur commencent par la lettre A ? V2[1]^n*0.1>'@' and V2[1]^n*0.1<'D' Fiches où le 1er auteur commence par les lettres A, B ou C ? V2[2] ='' Fiches où la 2ème occurrence de V2 est nulle. ( '' est ' ' 2 apostrophes sans blanc) ? A(V2[2]) Fiches où la 2ème occurrence de V2 est nulle. ? P(V6) Fiches où il existe un champ V6, des Notes. etc, etc,….

La recherche libre (de termes libres et pas simplement de termes recherchables dans le dictionnaire) ne s'emploie qu'avec la " Recherche en Mode Expert".

Elle peut durer fort longtemps dans des grandes bases, car elle contrôle caractère par caractère d'un même champ dans toutes les fiches.(Dans la version DOS de CDS/ISIS l'opération était sensiblement plus rapide. Cela changera peut être dans une prochaine version de winisis)

6.3 Recherche en Mode Assisté

Comme débutant on utilisera une recherche en Mode Assisté pour commencer. De plus comme il y a plusieurs possibilités d'affichage des résultats à l'écran, on commencera par effectuer le réglage de configuration ci-après:A partir du "Menu Initial" sélectionner <Configuration>, puis <Configurer le système>

On obtient la boîte de dialogue "Configuration de CDS/ISIS" et on clique sur le 2ème onglet <Options>.On veillera à cocher d'un X les options: " montre les détails", "Visualise automatiquement les résultats" et "Surbrillance termes trouvés".

VARIANTE 1: On pointera "Affichage résultats normal".On cliquera sur deux <OUI> successifs et on sortira du logiciel pour le relancer immédiatement, afin que les nouveaux paramètres soient actifs ou entrés en action.

Pour lancer une recherche on part du "Menu Initial" , on clique <Recherche>, puis comme débutant on clique sur <Recherche - mode assisté>, d'où le tableau "Recherche Guidée" .Nous commencerons par rechercher un TITRE, par exemple "DIX PETITS NEGRES". On sélectionne alors le dictionnaire en cliquant sur le bouton correspondant. (en haut à droite)

On ouvre le déroulant en cliquant sur le bouton de droite de la 2ème ligne, et on sélectionne "Titre". Ce mot remplacera alors <Tous champs> à la 2 ème ligne. Dans la grande case du Dictionnaire on clique sur "DIX PETITS NEGRES", en faisant défiler éventuellement les lignes à l'aide des deux boutons à flèche verte du bas. La 3ème ligne du dictionnaire montre le titre sélectionné.

Il faut maintenant copier ce titre recherché dans le Tableau de Recherche, dans la 1ère case de la colonne "Elém. de recherche". Pour ce faire, cliquez (coté gauche souris) sur le titre sélectionné dans la grande case du dictionnaire, maintenir la pression et glisser la petite feuille avec un "+" jusque dans la case ci-avant désignée de l'autre tableau. En lâchant la pression, le titre s'écrit automatiquement.(voir flèche)

Pour faciliter la vision simultanée des deux parties utiles des tableaux on peut les déplacer par " appuyer, glisser, lâcher" sur la barre supérieure des tableaux. Le tableau actif est celui dont cette barre est contrastée. Un clic sur n'importe quel endroit d'un tableau, le rend actif.

On clique alors sur le bouton <Exécute> du tableau "Recherche Guidée". Le tableau affiche alors le "n° de la recherche", le "nombre d'Enregistrements trouvés" et "l'Expression de recherche".A remarquer que le logiciel place lui-même le "restricteur" < /(1) > en fin de terme ou expression de recherche.

On clique alors sur le bouton <Affiche> du tableau "Recherche Guidée" et la fiche recherchée apparaît à l'écran (ou la 1ère de celles-ci). A la partie inférieure de la fiche, on trouve le n° de recherche ainsi que la position de l'enregistrement affiché dans l'ensemble du nombre d'enregistrements trouvés.

ATTENTION: à ce moment les 4 boutons à flèche verte du dessus de la fiche ne servent plus qu'au balayage des fiches résultant de la recherche.

Pour revenir à l'état normal, cliquer sur "Affichages", puis sur <Base de données>.

Quand on est en mode balayage de fiches, attention de ne pas cliquer sur les boutons de coin pour effacement, car on sortirait de la base de données !!!

En cliquant sur "Recherche" puis sur <Fermeture de la fenêtre> on ferme la fenêtre de la Recherche.

VARIANTE 2: Reprenons à partir du "Menu Initial" et cliquons <Configuration>, puis <Configurer le système> et sélectionnons l'onglet <Options>.

On pointera cette fois "Barre outils recherche supplémen. .Après avoir relancé le logiciel, on effectuera la même recherche que la précédente et lorsqu'on clique sur <Affiche> on obtient la fiche recherchée (ou la première des fiches recherchées).

Cette fiche comprend en partie supérieure un encadré donnant le n° de recherche, la position de la fiche dans le nombre de fiches trouvée, ainsi qu'une mention "<STOP>" en vert.En cliquant sur cette mention on revient au balayage normal de toutes les fiches.

Le bouton <Mark:> sert à marquer certaines fiches pour une utilisation ultérieure. Le signe V apparaît sur le bouton pour les fiches marquées.

Les quatre boutons à flèche verte servent ici à faire défiler uniquement les fiches résultant de la recherche.

Ce n'est que lorsqu'on a cliqué sur la mention <STOP> que l'on revient au défilement normal de toutes les fiches.

VARIANTE 3: Reprenons à partir du "Menu Initial" et cliquons <Configuration>, puis <Configurer le système> et sélectionnons l'onglet <Options>.On pointera cette fois "Affiche les résultats en tableau".

Après avoir relancé le logiciel, on effectuera la même recherche que la précédente et lorsqu'on clique sur <Affiche> on obtient un tableau double , avec à gauche la liste des n° de MFN et des termes de recherche, et à droite un tableau donnant le n° de la recherche, le nombre d'enregistrements trouvés, ainsi que des commandes pour visualiser les résultats et effectuer un marquage éventuel pour une utilisation ultérieure.

En cliquant dans la case de gauche sur le texte de l'enregistrement on voit le contenu de celui-ci dans la case de droite.

En cliquant sur le bouton < Options> on obtient un menu déroulant qui permet des impressions et exportations rapides et simplifiées (voir plus loin), mais aussi la commande <Retour au balayage normal> qui équivaut à cliquer sur le bouton <STOP> du bas de la fenêtre d'affichage.

Remarque: Dans des opérations de ce genre plusieurs fenêtres se superposent, mais seule celle dont la barre supérieure est contrastée est active. Pour activer une fenêtre et la faire passer au dessus, il suffit de cliquer sur une partie de celle-ci. En cliquant sur "Fenêtre" en haut à droite de l'écran, un déroulant permet le choix d'une disposition relative des fenêtres. Le choix cascade est souvent opportun.On a intérêt à fermer les fenêtres inutiles au fur et à mesure.

6.4 Autres exemples de Recherche en Mode Assisté

Pour ces exemples on retiendra la variante 2 d'affichage des résultats à savoir "Barre outils recherche supplém."

Exemple 1

On effectue une 1ère recherche concernant l'auteur "ROEGIERS" dont le prénom est "Xavier" ou "Xavier." Certains encodages ont placé un point à la fin du prénom et ces fiches doivent entrer en considération dans la recherche.Le mot Roegiers sera placé dans le premier champ recherchable, comme "Auteur" et avec "AND" comme opérateur.Le mot Xavier sera placé dans le deuxième champ recherchable, comme "Auteur" et avec "OR" comme opérateur.Le mot Xavier. sera placé dans le troisième champ recherchable, comme "Auteur" et avec "AND" comme opérateur.Chacun de ces mots a été "pointé, glissé, lâché à sa place à partir du Dictionnaire. On a constaté que l'inscription du troisième champ s'est placée automatiquement entre des guillemets, car contenant un point, voir § 6.1.

On a donc une recherche de fiches ayant parmi les auteurs ROEGIERS dont le prénom est soit Xavier, soit Xavier. .

Exemple 2

On reprend la recherche précédente qui porte le n° #1, en cliquant sur le bouton à droite de la case "Recherche Précéd.", et en contrastant cette recherche dans le déroulant.A cette recherche initiale on ajoute en premier champ recherchable le titre Réseau mathématique. 2 e année , avec "AND" comme opérateur

Le mot VAN LINT sera placé dans le deuxième champ recherchable, comme "Auteur" et avec "AND" comme opérateur.

Le mot Sylvie. sera placé dans le troisième champ recherchable, comme "Auteur" et avec "AND" comme opérateur.

Le mot 1990 sera placé dans le quatrième et dernier champ comme Année Edition.

On a donc une recherche de fiche dont le titre est titre Réseau mathématique. 2 e année, avec deux auteurs ROEGIERS Xavier et VAN LINT Sylvie, et dont la date d'édition est 1990.

La formule apparaît en bas du tableau de recherche:

#1 * ("RESEAU MATHEMATIQUE. 2E ANNEE" * VAN LINT * "SYLVIE." * 1990)

A remarquer qu'au bas de la fenêtre "Recherche Guidée", le bouton <Efface> sert à effacer les éléments de recherche en vue d'une nouvelle recherche. Le bouton du dessus <Annule> renvoit au balayage des fiches, tout en laissant ouvert et en arrière plan le tableau précédent.Pour fermer ce tableau, il faut cliquer sur "Recherche" en haut d'écran, puis <Fermeture de la fenêtre> sur le déroulant. On reste alors en phase balayage des fiches.

Le mode assisté permet, comme on l'a vu, un grand nombre de possibilités et s'occupe même de la syntaxe de la formulation de recherche. Il permet ainsi d'acquérir l'expérience nécessaire pour utiliser la Recherche en Mode Expert.

6.5 Recherche en Mode Expert

Nous n'utiliserons ici pour l'affichage des résultats que la deuxième présentation <Barre outils recherche supplém.> de la "configuration/option". (voir variante 2 du § 6.3)

A partir du "Menu Initial", cliquons en haut sur <Recherche> et puis sur <Recherche - mode expert>.Le tableau "Recherche" qui apparaît à l'écran, se compose de deux grande cases.

La deuxième case, "Historique de recherches", montre la liste de toutes recherches déjà effectuées dans la session. Un double clic sur une des lignes fait immédiatement apparaître les fiches qui résultent de cette recherche.En effectuant un "pointer/appuyer/glisser" sur une des anciennes recherches vers la première case, la formule s'y inscrit en vue d'une recherche ultérieure, après avoir effectué éventuellement l'édition de corrections ou d'adjonctions.Un simple clic sur une des lignes produit l'inscription en première case du n° de la recherche sous forme '#i'. Ce qui permettra d'englober cette recherche à une recherche ultérieure. La première case, "Expression de recherche", sert donc à éditer la formulation de recherche, suivant la syntaxe de la recherche indexée ou de la recherche libre.Comme pour la recherche assistée on peut utiliser les "pointer/appuyer/glisser" à partir du dictionnaire.

Dans l'édition des formules on peut soit taper le caractères des séparateurs soit utiliser les boutons prévus au tableau.

Exemple:Le tableau montre différentes phases possibles pour la recherche des fiches traitant de la GUERRE et dont l'auteur n'est pas HAYT.On a recherché en recherche indexée les termes recherchables commençant par "GUERR" dans tous les champs. On a tronqué le mot pour obtenir aussi le termes ayant une suite au mot guerre comme GUERRE FROIDE.

On a recherché en recherche libre si le GUERRE faisait partie d'un des champs "Mots clés : V1", "Notes : V6" ou "Titre : V1", et également pour l'ensemble de ces trois recherches: "#4 + #5 + #6". Finalement on a exclu l'auteur HAYT du résultat d'ensemble. D'où la formule:

(#4 + #5 + #6) ^ HAYT/(2)

On pourrait même combiner recherche indexée et libre pour être certain qu'aucune fiche n'échape à la sélection on lançant la recherche:

(#3 + #7) ^ HAYT/(2)

On peut aussi retrouver le tableau "Historique de recherches" à partir "du menu initial" en cliquant <Affichages>, puis <Résultat recherche>

Si on clique sur une de ces recherches on obtient immédiatement le balayage des fiches qui en résultent.

6.6 Sauvegarde des recherches.

6.6.1 Sauvegarde provisoire des formules

Au cours de la même session, chaque formulation de recherche est mémorisée et répertoriée par un n° précédé de #

Remarque: Aussi longtemps que l'on reste dans la même session, les recherches successives sont sauvegardées dans un fichier temporaire nommé ATSP.TMP placé dans le sous-répertoire Work. En sortant de session ce fichier se vide, mais reste visible avec contenu de zéro octets.

On peut retrouver la liste de ces recherches:

A partir du tableau "Recherche Guidée", en cliquant sur le bouton du déroulant de la case "Recherche précédante". En cliquant sur un intitulé de recherche on le sélectionne pour une

recherche ultérieure ou par le bouton <Affiche> on obtient immédiatement les fiches résultantes à l'écran.

En bas du tableau de "Recherche en Mode Expert".

A partir de l'option "Affichages" du haut d'écran et de <Résultat de recherche>, ce qui ouvre une fenêtre "Historique des recherches". En cliquant sur un intitulé de recherche on obtient immédiatement les fiches qui en résultantent à l'écran.

6.6.2 Sauvegarde définitive des résultats

A partir de l'option "Recherche" du haut d'écran et de <Sauvegarder la recherche>, on obtient une fenêtre "Historique des recherches". En cliquant sur un intitulé de recherche on obtient un tableau "Fichier sauvegarde" du type Windows, qui permet d'enregistrer les résultats de recherche sous un nom de fichier à suffixe WSV . Le tableau propose par défaut de sauver ces fichiers dans le sous-répertoire WORK.

A partir de l'option "Recherche" du haut d'écran et de <Recherches sauvegardées>, on obtient le même tableau "Fichier sauvegarde" du type Windows, qui permet de lire la liste de tous les fichiers à suffixes WSV.

7. IMPRESSIONS

Dans la présente note nous n'envisagerons que des impressions relativement élémentaires. Le Manuel de Référence et les Aides en Ligne vous permettrons d'affiner la technique, car les possibilités sont très variées et intéressantes.

7.1. Impression de la fiche courante via le Presse-papier

Activer, par balayage à l'écran, la fiche que vous voulez imprimer.A partir du "Menu initial", cliquer <Edition>, puis <Copier vers le presse-papier>.Activer le logiciel WRITE en Windows 3.x, ou WORDPAD en Windows 95, 98, …Cliquer "Edition", puis <Coller>. Ensuite passer à l'impression par ces logiciels.

7.2. Impression de la fiche courante via "Affichages"

Activer, par balayage à l'écran, la fiche que vous voulez imprimer.A partir du "Menu initial", cliquer <Affichages>, puis <Imprimer la page courante>.On obtient un tableau "Avertissement CDS/ISIS" avec "sortie vers l'imprimante par défaut".(Les autres cases ne sont pas encore opérationnelles)Cliquez sur <OUI> pour faire démarrer l'impression de la fiche courante.

7.3. Impressions détaillées

A partir du "Menu initial", cliquer <Fichier ou Base de données> (suivant les différents Windows), puis <Configuration de l'imprimante >.On obtient un premier tableau qui permet de sélectionner l'imprimante, sélectionner l'orientation "Portrait" ou "Paysage", sélectionner le type de papier.

Un bouton <Options> permet d'accéder à d'autres réglages en fonction du type de matériel spécifique.

Pour comprendre rapidement le mécanisme de ces impressions, nous l'appliquerons à un exemple concret.

Soit à imprimer le CATALOGUE PAR AUTEURS de la base de données BIP.La présentation se fera avec l'auteur mis en évidence et imprimé en gras et le reste du texte en retrait. Une ligne blanche doit séparer chaque fiche.Le nom de chaque auteur sera pris en considération, même s'il n'est pas le premier sur la fiche.Si un auteur a écrit plusieurs livres, son nom ne sera écrit qu'une seule fois en têtes des diverses fiches concernées.

Remarque: L'orthographe du nom doit être rigoureusement la même pour toutes les fiches, sinon le logiciel considérera qu'il s'agit d'auteurs différents. C'est le cas notamment si sur certaines fiches le nom ou le prénom est terminé par un point et pas sur d'autres. Les instructions d'encodages doivent être bien précises et être rigoureusement respectées.

Il faut d'abord adapter un format d'impression à cet exemple. En prenant le format BIP(.PFT) comme base, on devra d'abord placer toutes les rubriques avec début à gauche et ensuite mettre la rubrique "Auteurs" en 1ère ligne. En fait la première ligne fera partie d'un titre comme on le verra plus loin, on supprimera donc cette rubrique du format du corps de fiche.

En pratique, commençons par créer un nouveau format BP2 par :

- "Menu Initial"- <EDITION>- <Format d'affichage>- <Nouveau>- Indiquons "BIP2" comme nom du nouveau format, puis <OUI>- <Oui> pour accepter l'Assistant des Formats- Pointer le 2ème choix (compatible Dos), puis <OUI>- Cliquer < Sauvegarde>, puis <OK>, puis <Annule> pour revenir au "Menu initial"-

Pour modifier le format BIP2 :

- "Menu initial"

- Changer le format BIP en BIP2 , en haut à droite dans la fenêtre de la fiche.- Cliquer le 9ème bouton (feuille + bic) sur la barre d'outils; il vient une seconde fenêtre en

dessous de la fiche courante, avec les formules du format BIP2.- Effectuer les corrections décrites ci-avant.- Le bouton<A> de droite permet une modification de police d'impression.- Cliquer sur bouton de sauvegarde avec disquette à droite de l'écran.- Cliquer sur bouton avec "foudre" en dessous du précédent, pour visualiser le résultat de la

modification du format sur l'affichage de la fiche active.- Corrections complémentaires éventuelles et dernière sauvegarde.

A partir du "Menu initial", cliquer < Fichier ou Base de données >, puis <Imprimer >.On obtient une boîte de dialogue "Réglage impression" à cinq onglets.

Remarque: On aurait pu utiliser la partie édition de format de la boîte de dialogue "Règlage impression / onglet Général", pour modifier un format, pour autant que celui-ci ne comprenne pas de caractères accentués. (sera mis au point dans une prochaine version)

Dans l'onglet <Général>, on précise les limites de fiches à traiter, on sélectionne le type de sortie (imprimante ou fichier), on précise le format d'impression (ici BIP2).Les deux boutons supérieurs à droite, serviront de réglage en finale. (voir plus loin)

Nous appellerons maintenant l'onglet <Tri>.

Nous indiquerons 1 comme nombre d' en-têtes. (l'Auteur)Pour la 1ère clé de tri, nous indiquerons 30 comme nombre de caractères intervenant dans le tri, et une table de sélection de champ s 1 0 (mhu,V2^n,mhl,V2^p/)c-à-d:

1 comme étiquette spécifique de champ de tri (différente de celles de structure)0 comme technique d'indexation (prendre toute l'occurrence)mhu,V2^n, mettre le Nom d'auteur en majusculemhl,V2^p, mettre le Prénom comme encodé mais sans le séparateur(…../) le champ est répétitif1 comme indicateur de traitement d'en-tête (une clé pour chaque élément issu de la Table de Sélection de Champs

Pour la seconde clé de tri on prendra le titre du livre dans son ensemble (champ V1)Finalement comme format d'en-tête: {b,V1}

c-à-d: V1 Le champ 1 de la TSC ou ici les Auteurs{b,..} mettre en caractères gras (Manuel p. 99, 100)

Les onglets <Marges> et < Mise-en-page>, sont du type classique dans les modules d'impression de traitements de texte, etc.

L'onglet <Présentation>

Il permet de préciser trois titres, un en-tête et un pied-de-page, à partir du déroulant à droite de la case "Edition". Les textes correspondants seront édités dans la grande case inférieure.

Après avoir complété les cinq onglets, on revient à l'onglet <Général> pour cliquer sur le bouton <Sauvegarder>, d'où la boîte:

Cette boîte permet de sauvegarder l'ensemble des réglages d'impression effectués, sous un nom de fichier - (ici bord1.wpr) à suffixe WPR (WorksheetPRint).Si ultérieurement on veut utiliser le même réglage, il suffit de cliquer sur le bouton <Bordereau> pour sélectionner à nouveau le bordereau souhaité.Pour mettre l'impression en route il suffit de cliquer sur le bouton <Imprimer> de l'onglet <Général>.

EXEMPLE:

Bibliothèque MACHINCHOSE 1

LISTE PAR AUTEURSADAMSON Donald MFN : 0011 Titre : Practise your tenses. Année Edit. : 1990. Editeur : Essex BOUTIN M-C MFN : 0017 Titre : Writing. Année Edit. : 1990. Editeur : Oxford BREARY Barry MFN : 0012 Titre : Listening. Année Edit. : 1990. Editeur : Oxford BRINAND Suzanne MFN : 0017 Titre : Writing. Année Edit. : 1990. Editeur : Oxford

DUNN Viviane MFN : 0013 Titre : Listening. Année Edit. : 1990. Editeur : Oxford MFN : 0018 Titre : Writing. Année Edit. : 1990. Editeur : Oxford ELLIS Rod MFN : 0020 Titre : Speaking. Année Edit. : 1989. Editeur : Oxford GOWER Roger MFN : 0019 Titre : Speaking. Année Edit. : 1989. Editeur : Oxford GRELLET Françoise MFN : 0017 Titre : Writing. Année Edit. : 1990. Editeur : Oxford

PREMIERS PAS EN CDS/ISIS POUR WINDOWS ver 1.31 de l'UNESCO - R.LECHIEN IR

8. EXPORTATIONS - IMPORTATIONS DE FICHES

8.1 Exportation de fiches

A titre d'exemple, supposons que nous voulions communiquer les fiches n°20 à 60 à un tiers, sous forme de fichier standardisé ISO-2709, que ce tiers pourra incorporer à sa propre base de données de structure compatible.

A partir du "Menu Initial", cliquer < Fichier ou Base de données >, puis <Exportation >.

Une boîte de dialogue "Nom de fichier ISO en sortie" permet alors de donner un nom au fichier à exporter, par exemple F2060.iso, que l'on peut déposer par défaut dans le répertoire de travail Work ou ailleurs au choix.La boîte de dialogue "Export en format ISO-2709", est à compléter comme suit:

Le nom du fichier iso précédent est déjà repris avec son chemin d'accès.Comme séparateurs, vous devez placer un caractère qui n'est pas présent dans le texte des fiches. Si rien n'est imposé par le tiers, choisissez " | " . (ALT + 124)Indiquez ensuite les limites 20 et 60 pour la sélection du MFN des fiches à extraire.

(En passant vous remarquerez qu'une version ultérieure permettra une sélection par résultat de recherche ou par enregistrement marqué ou pointé)

Les cases suivantes ne sont pas à remplir à votre stade de débutant, à l'exception de "Renumérote enreg. depuis le MFN" où vous pouvez fixer par exemple 1.

Cliquez <OK>, puis <Terminé V > en fin d'opération visible sur la boîte de dialogue "Progression"

On peut contrôler par le Gestionnaire de fichier ou l'Explorateur Windows (ou …) que le fichier F2060.iso se trouve bien en C:\winisis\work et on peut éventuellement le lire par Write ou Wordpad (ou Edit, …).

8.2 Importation de fiches

A titre d'exemple, supposons qu'un tiers vous ait transmis un fichier F2060.iso avec des fiches compatibles à votre structure. Il vous faut ajouter ce fichier en fin de votre base de données.

A partir du "Menu Initial", cliquer < Fichier ou Base de données >, puis <Importation >.

Une boîte de dialogue "Nom de fichier ISO en entrée" permet de sélectionner le fichier F2060.iso sur un lecteur ou sur le disque dur.

La boîte de dialogue "Import depuis fichier ISO-2709", est à compléter comme suit:

Le nom du fichier à importer et son chemin d'accès est déjà marqué. L'opération est une fusion et l'option <Fusionne> est pointée par défaut.

A votre stade de débutant, il ne faut pas remplir les autres cases, même celle <Eti. champ contenant MFN>En effet dans le cas où on ne travaille pas avec une TSC (Table de Sélection de Champs) de reformatage avec n° d'étiquette pour les MFN, l'adjonction des fiches se fait toujours en fin de fichier.

Cliquez <OK>, puis <Terminé V > en fin d'opération visible sur la boîte de dialogue "Progression".

Il reste maintenant à effectuer une "Mise à jour du Fichier Inversé", par:"Menu initial", < Fichier ou Base de données >, <Inversion des fichiers>, <Met à jour>, <Oui>.

9. OPTION "MULTIFICHIERS"

CDS/ISIS sous Windows permet d'ouvrir plusieurs bases de données en même temps et même de les interconnecter.

A titre d'exemple, nous allons créer une deuxième base de donnée (LEC Lecteurs), dans laquelle seront indiquées non seulement les références des lecteurs, mais également les livres empruntés à la base BIP. Des références de liens permettront une visualisation automatique des prêts et emprunteurs.Les fiches de livres signaleront le prêt en cours (sans encodage). Les fiches lecteurs signaleront les titres et auteurs de livres en prêt (sans encodage).

9.1 Adaptation de la base de données BIP

Pour permettre de personnaliser sans ambiguïté les fiches de cette base de données (car on ne peut utiliser les MFN qui peuvent changer intempestivement) il faut créer un champ, par exemple "N° Inventaire", spécifique à chaque livre de la base BIP.Ce champ aura un format du type BP-9999, où la numérotation ira de 0001 à 9999. Il devra être évidemment recherchable avec pour la facilité de repérage un littéral initial "NI=".

Commençons à ajouter le champ à la base de données.A partir du "Menu Initial", cliquer < Edition >, puis <Table de définition des champs >.Nous ajoutons une Etiquette "7" , de Nom "N° Inventaire", de Type "Alphanumérique", mais non-répétable et sans Délimiteurs. On termine en cliquant sur le bouton <Ajout>, puis sur le bouton à <flèche verte vers la droite>, pour passer à l'adaptation du Bordereau de saisie.

Dans la boîte de dialogue "Bordereau de saisie", on contraste à gauche le champ "7", puis on le sélectionne vers la case "Champs de saisie" par le bouton <à flèche vers la droite> situé entre les deux grandes cases.En cliquant sur la droite de la boîte sur le bouton avec <feuille et bic>, on obtient la boîte "Ligne du bordereau", où on complète la case "Valeur par défaut" par "BP-", de manière à avoir ces premiers caractères déjà écrits lors de la création d'une nouvelle fiche.On complète la case "Aide" par "Format: BP-9999", puis on clique sur <OUI>, pour revenir à la boîte précédente.On clique sur le bouton <Sauvegarde> avec une disquette comme logo.

Par le bouton <à flèche verte vers la droite> on obtient la boîte de dialogue "Formats", qui permet d'ajouter la ligne " "N° Inventaire: "V7(0,15)/ ".On clique sur le bouton <Sauvegarde> avec une disquette comme logo.

Par le bouton <à flèche verte vers la droite> on obtient la boîte de dialogue "Table sélec. Champs".TRES IMPORTANT de commencer par cliquer sur le bouton <Nouveau> au dessus de la case d'édition "Ligne", afin de ne pas faire disparaître une ligne existante qui serait malheureusement contrastée.

Remarque: Si cet accident vous arrive, cliquez sur le bouton <Annule>, et revenez par <Menu Initial>, <Edition>,<Table de sélection des champs>

Sélectionnez " 7 N° Inventaire" dans le déroulant de "Etiq/Nom:". Gardez " 0 - par ligne " dans le déroulant "Technique: ".Tapez " mhu,"NI=",V7 " dans la case "Format. Cliquez sur le bouton <Ajout>.Dans la case "Ligne" apparaît " 7 0 mhu,"NI=",V7 ". Cliquez le bouton < Sauvegarde >.

Par le bouton <Annule> on revient au "Menu Initial".

Vous pouvez encoder maintenant vos nouveaux numéros d'inventaire, puis effectuer une mise à jour du fichier inversé.

9.2 Création de la base de données LEC

Nous ne donnerons pas le détail de cette création que le lecteur doit pouvoir exécuter lui-même, par similitude à ce qui a été fait pour la base de données BIP. Nous ne donnerons que le résultat de cette création.

9.2.1 Table de définition des champs

Etiq: NOM: Typ: Rep: Délimiteurs:

20 NomPrDés Alphanum. _ abc21 RueN° Alphanum. _22 CopostCom Alphanum. _23 Pays Alphanum. _24 Tél Alphanum. _25 N°Lecteur Alphanum. _60 p1_N°Inv Alphanum. _61 p1_Sorti Alphanum. _ d62 p1_Rentré Alphanum. _63 p2_N°Inv Alphanum. _64 p2_Sorti Alphanum. _ d65 p2_Rentré Alphanum. _66 p3_N°Inv Alphanum. _67 p3_Sorti Alphanum. _ d68 p3_Rentré Alphanum. _69 p4_N°Inv Alphanum. _70 p4_Sorti Alphanum. _ d71 p4_Rentré Alphanum. _72 p5_N°Inv Alphanum. _73 p5_Sorti Alphanum. _ d74 p5_Rentré Alphanum. _75 p6_N°Inv Alphanum. _78 p6_Sorti Alphanum. _ d77 p6_Rentré Alphanum. _78 p7_N°Inv Alphanum. _79 p7_Sorti Alphanum. _ d80 p7_Rentré Alphanum. _81 p8_N°Inv Alphanum. _82 p8_Sorti Alphanum. _ d83 p8_Rentré Alphanum. _84 p9_N°Inv Alphanum. _85 p9_Sorti Alphanum. _ d86 p9_Rentré Alphanum. _87 p10_N°Inv Alphanum. _88 p10_Sorti Alphanum. _ d89 p10_Rentré Alphanum. _

9.2.2 Bordereau de Saisie

Tous les champs sont pris en considération. Les "Aides" de bas d'écran seront les suivantes:

Champ 20: Format: ^aNOM^bPrénom^cDésignation - (Mr, Mme, Melle,...)Champ 21: Ex: rue Blanche, 24 bte5Champ 22: Ex: 1200 BruxellesChamp 23: Ex: B pour Belgique, F pour France, etcChamp 24: Ex: 02/987.65.43 ou 088/12.34.56Champ 25: Ex: AZ-0235Champs 60, 63, 66, 69, 72, 75, 78, 81, 84, 87: Ex: BP-0654Champs 61, 64, 67, 70, 73, 76, 79, 82, 85, 88: Ex: 1999/01/14^d15 pour 14 janvier 1999 et 15 jours de prêt.Champs 62, 65, 68, 71, 74, 77, 80, 83, 86, 89: Ex: 1999/02/17 pour 17 février 1999

9.2.3 Format d'affichage

On sélectionnera par "l'Assistant Création Formats" la solution "Format compatible CDS/ISIS DOS".

9.2.4 Table de Sélection des Champs

Il est IMPORTANT d'éviter toute erreur de frappe et de faire des corrections, sauf des adjonctions, pour éviter certains problèmes encours de correction dans le logiciel. Les champs à rendre recherchables et leur formulation sont:

20 0 mpl,v20^a25 0 mhl,v2560 0 mhl,v6063 0 mhl,v6366 0 mhl,v6669 0 mhl,v6972 0 mhl,v7275 0 mhl,v7578 0 mhl,v7881 0 mhl,v8184 0 mhl,v8487 0 mhl,v87120 0 mpl,v20^b125 0 mpl,"NL="v25*3.4160 0 "OP1="v60163 0 "OP2="v63166 0 "OP3="v66169 0 "OP4="v69172 0 "OP5="v72175 0 "OP6="v75178 0 "OP7="v78181 0 "OP8="v81184 0 "OP9="v84187 0 "OP10="v87

On remarquera que lorsque l'on veut une deuxième présentation pour un champ recherchable, il faut imposer un autre numéro d'étiquette, (ici étiquettes de la TSC et distinctes de celle de la TDC).A partir de l'étiquette 125, on voit que l'on a demandé que le terme recherchable soit précédé d'un littéral dans le listing du dictionnaire pour des facilités de repérage et regroupement triés.A la ligne 125, on a demandé de mettre en évidence uniquement les 4 derniers caractères (voir § 6.2), soit le numéro (qui est unique et séquentiel), indépendamment des premières lettres qui pourraient signifier par exemple une référence d'appartenance à un groupement.Comme par exemple ES, pour élève du secondaire, PP pour professeur du primaire, TE pour tiers extérieur à l'établissement, etc.

9.3 Préparation de l'interconnexion des bases BIP et LEC

On commence par <ouvrir> chacune des bases BIP et LEC et on vérifie que leur fichier inversé est bien à jour. L'option <Fenêtre> du "Menu Initial" permet de présenter ces deux bases sous différents aspects (cascade, mosaïque V ou H). La base dont la barre horizontale supérieure est contrastée est celle qui est active. Un clic sur un partie de l'autre rend celle-ci active.

L' interconnexion des bases se fera par le biais des formats.

9.3.1 Format de la base LEC

Quand un livre est mis en prêt, on inscrit sur la fiche de l'emprunteur (base LEC) à coté de "p1_N°Inv", le numéro d'inventaire du 1er livre emprunté (on pourrait même l'écrire avec un lecteur de code à barres).On écrit en outre à coté de "p1_Sorti", la date du jour et le nombre de jours de prêt.On voudrait que sur l'écran apparaisse automatiquement le titre du livre et l(es) auteur(s), renseignements qui se trouvent sur l'autre base BIP, dans la fiche qui correspond au même numéro d'inventaire.

On écrira donc dans le format de la base LEC, après les lignes relatives au premier prêt:

<mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v60)," ",mhu,v1,mhl' - de: '(v2+|* |)/),/>

Cette opération de correction se fait le plus facilement en partant du "Menu initial", puis cliquer sur le 9ème bouton à partir de la gauche de la barre des tâches à logo: <feuille + bic> On obtient une fenêtre inférieure où se trouve le format que l'on peut corriger, car on est en mode édition.

L'effet de toute correction faite, peut immédiatement être vu en appuyant sur le bouton à logo <foudre> situé à droite. On terminera en cliquant sur le bouton à logo <disquette> pour sauver les corrections.

Si vous avez procédé comme ci-avant vous avez pu voir apparaître, en fin de 1 er prêt, les Titre et Auteurs de ce livre.

On voit qu'on a utilisé les fonctions REF(…) et L(…) impliquant l'autre base BIP (-> BIP), dans laquelle, s'il y a un terme recherchable qui vaut "NI= la valeur du champ 60" (N°Inventaire) de la 1 ère

base LEC, le logiciel prendra alors les champs V1 (Titre) et V2 (Auteurs) de cette base BIP pour les afficher. [Voir Manuel ISIS/DOS p 64..66, et ISIS/WIN p 94.

On complétera le format de façon similaire pour les 9 autres prêts, en veillant à adapter le n° du champ, qui passera de V60 à V63, V66,…V87.

Le format deviendra finalement:

'MFN: ',MFN(4)/MDL," NomPrDés: "V20(0,12)/" RueN°: "V21(0,12)/" CopostCom: "V22(0,12)/" Pays: "V23(0,12)/" Tél: "V24(0,12)/" N°Lecteur: "V25(0,12)/

" p1_N°Inv: "V60(0,12)/" p1_Sorti: "V61(0,12)" jours"/" p1_Rentr‚: "V62(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v60)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p2_N°Inv: "V63(0,12)/" p2_Sorti: "V64(0,12) " jours"/" p2_Rentr‚: "V65(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v63)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p3_N°Inv: "V66(0,12)/" p3_Sorti: "V67(0,12) " jours"/" p3_Rentr‚: "V68(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v66)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p4_N°Inv: "V69(0,12)/" p4_Sorti: "V70(0,12) " jours"/" p4_Rentr‚: "V71(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v69)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p5_N°Inv: "V72(0,12)/" p5_Sorti: "V73(0,12)" jours"/" p5_Rentr‚: "V74(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v72)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p6_N°Inv: "V75(0,12)/" p6_Sorti: "V76(0,12)" jours"/" p6_Rentr‚: "V77(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v75)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p7_N°Inv: "V78(0,12)/" p7_Sorti: "V79(0,12)" jours"/" p7_Rentr‚: "V80(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v78)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p8_N°Inv: "V81(0,12)/" p8_Sorti: "V82(0,12)" jours"/" p8_Rentr‚: "V83(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v81)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p9_N°Inv: "V84(0,12)/" p9_Sorti: "V85(0,12)" jours"/" p9_Rentr‚: "V86(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v84)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/" p10_N°Inv: "V87(0,12)/" p10_Sorti: "V88(0,12)" jours"/"p10_Rentr‚: "V89(0,12)/mhl,Ref->BIP(L->BIP("NI="v87)," "mhu,v1,mhl,' - de: '(v2+| * |)/)/

9.3.2 Format de la base BIP

Quand un livre est mis en prêt, on voudrait que lors de la consultation de la base BIP, le lecteur soit avisé que ce livre n'est pas disponible et qu'il a été prêté à X à telle date pour tel jour.

On voudrait de plus qu'aucun encodage complémentaire ne doive être effectué.

Pour ce faire on écrira en fin de format de la base BIP, que s'il existe dans la base LEC un mot recherchable sous la forme "Opi= le n° d'inventaire" de la fiche de la base BIP, le logiciel affiche alors: "Prêt pi:" suivi du nom de l'emprunteur (champ V20 de la fiche de LEC), "sorti:" telle date et autant de jours (champ 61 de la fiche de LEC - si 1er prêt). L'indice "i " allant de 1 à 10.De façon pratique, à la fin du format BIP.PFT déjà commencé en § 9.2.3, on ajoutera:

<mhl,REF->LEC(L->LEC("OP1="v7), if p(v61) and a(v62) then c9 "Prêt p1: "v20^c," "v20^b,v20^a" ; "v25/c11"sorti: "v61*¨" j:"v61^d fi/)>

On procédera à cette modification du format par la même méthode que celle proposée au paragraphe précédent, ce qui permettra de voir sur la première fiche de BIP le résultat attendu.On complétera ensuite le format pour les prêts 2 à 10, et on obtiendra alors en finale:

'MFN: ',MFN(4)/MHL,(" Titre: "D1,V1(15,15)/)(" Auteurs: "D2,V2(15,15)/)"Année Edition: "V3(0,15)/" Editeur: "V4(0,15)/" Mots clé: "V5(0,15)/" Notes: "V6(0,15)/"N° Inventaire: "V7(0,15)/mhl,REF->LEC(L->LEC("OP1="v7), if p(v61) and a(v62) then c9 "Prêt p1: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v61 " jours" fi /),REF->LEC(L->LEC("OP2="v7), if p(v64) and a(v65) then c9 "Prêt p2: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v64 " jours" fi /),REF->LEC(L->LEC("OP3="v7), if p(v67) and a(v68) then c9 "Prêt p3: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v67 " jours" fi /),REF->LEC(L->LEC("OP4="v7), if p(v70) and a(v71) then c9 "Prêt p4: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v70 " jours" fi /), REF->LEC(L->LEC("OP5="v7), if p(v73) and a(v74) then c9 "Prêt p5: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v73 " jours" fi /), REF->LEC(L->LEC("OP6="v7), if p(v76) and a(v77) then c9 "Prêt p6: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v76 " jours" fi /),REF->LEC(L->LEC("OP7="v7), if p(v79) and a(v80) then c9 "Prêt p7: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v79 " jours" fi /),REF->LEC(L->LEC("OP8="v7), if p(v82) and a(v83) then c9 "Prêt p8: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v82 " jours" fi /),REF->LEC(L->LEC("OP9="v7), if p(v85) and a(v86) then c9 "Prêt p9: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c8" n°Lect: "v25/ c11"sorti: "v85 " jours" fi /),REF->LEC(L->LEC("OP10="v7), if p(v88) and a(v89) then c9 "Prêt p10: "v20^c," "v20^b" "v20^a,/,c9" n°Lect: "v25/ c12"sorti: "v88 " jours" fi /)

A la page suivante on verra une copie d'écran montrant une correspondance de fiches des deux bases.

10. ETAPES FUTURES

Les quelques notes qui précèdent n'ont donné qu'un petit aperçu de ce qu'il est possible de faire avec un logiciel de ce genre.Il y a notamment la présentation qui peut être notablement améliorée, les possibilités de liens avec des photos ou images, avec des fichiers son, etc.Après vous être quelque peu affranchi sur les petits exemples précédents, vous pourrez mieux aborder le Manuel et les Aides en ligne. Bon amusement !Exemple de fiches interconnectées:

Bruxelles, février 1999

Robert LECHIEN ir