‘Acheter autrement : un enjeu public et privé’

Jean-Jacques.Rivy@dr5.cnrs.fr

Pépinière Acheteurs publics – 21 avril 2006Atelier : « Conduite du changement »

�Plan de l’intervention� Nécessité d’une conduite du changement� De la théorie à la pratique� Retour d’expérience : CNRS

�Remarques préliminaires� Une intervention qui constitue une contribution au débat, pas une

« vérité révélée »� Une approche méthodologique� Des « bonnes pratiques » à identifier et à construire

collectivement

Atelier « Conduite du changement »

Conduite du changementIntroduction

�Vers les banques� Collaboration « forte » (Mode projet, fournisseurs…)� Démarche « Club utilisateurs »� Prise en compte de l’approche économique de la banque� Présence d’un 4ème acteur : « la plate-forme technique »

�Vers les fournisseurs� Information sur les mécanismes de la carte d’achat� Prise en compte des contraintes de chacun� Négociations en amont� Relais entre l’acheteur final et le fournisseur

�Vers les acteurs de l’entité publique� A prendre en compte dans les différentes phases du projet

�Nécessité d’une conduite du changement� La carte d’achat donne accès au commerce sur Internet

• Achat au plus près du besoin• Changement des habitudes d’achat

� Projet carte d’achat = projet à forte dimension organisationnelle• Impact fort sur les processus liés au traitement d’un achat

� Les enjeux sont importants• Gain économique• Gain en temps

� Les enjeux doivent être compris et acceptés par tous

�Un nécessaire accompagnement du changement

Conduite du changementIntroduction

Conduite du changementIntroduction

�Acteurs et processus impactés par le changement� Processus « achat »

• Logique de délégation des achats• Remise en cause du fonctionnement des économats, des centrales

d’achat, des services achats, de la gestion des stocks…• Diminution des commandes pour les services achats• Diminution des stocks• Simplification des processus de commande• Diminution des tâches administratives liées aux commandes

(signatures, courrier, relances…)

� Processus « traitement des factures »• Disparition de certains contrôles (service fait par défaut)• Automatisation des liquidations et du paiement

� Repositionnement vers des tâches à valeur ajoutée

Conduite du changementDe la théorie à la pratique

�Type du changement� Adaptatif : changement volontaire et brutal� Construit : changement volontaire et progressif

�Conduite du changement + importante

�Style du changement� Changement adaptatif => Education / communication� Changement construit => Collaboration / participation

�Cahier des charges du changement� Sensibilisation des porteurs� Définition du changement et ses impacts� Enjeux, contraintes, besoins de terrrain� Ressources nécessaires (proportionnelles au volume de la cible)� Information – formation des différents acteurs� Assistance aux utilisateurs (guides, procédures…)

Conduite du changementDe la théorie à la pratique

�Leviers � Formation

• Kit de présentation• Guides (inclus procédures dégradées)• Séminaires

� Accompagnement• Traitement des impacts• Coaching

� Communication• Plan de com• Utilisation des canaux “métiers”• Plaquette, sites Web

� Livrables : séminaires, réunions de présentation, guides

Conduite du changementMode projet

Préparation Etudesorganisationnelles

Mise enœuvre Suivi Bilan

���� ���� ���� ����

Réunions de projet Coordination Communication Information

Conduite de projet

6 à 8 mois

Conduite du changementPhase Etudes organisationnelles

�Processus achat cible� Détermination des acteurs impliqués dans l’acte d’achat

• Utilisateur final, comptable, ordonnateur, gestionnaire, acheteur, directeur…

� Impacts techniques et organisationnels• Interface “Outil bancaire – Outil client”• Modification des circuits et procédures existants à la commande, à la

gestion des stocks, au traitement des factures

�Stratégie de mise en oeuvre� Entités concernées� Nombre de porteurs de carte par entité� Mode de déploiement (global, progressif, ciblé…)� Responsabilité des instances nationale et régionales

Conduite du changementPhase Etudes organisationnelles

�Plannings prévisionnels� Pour la première transaction� Pour le projet� Pour un déploiement par “tâche d’huile”

�Périmètre� Phase d’expérimentation ou déploiement national� Achats éligibles – Achats ciblés

�Appel d’Offres� Cahier des charges

• Gestion des litiges• Gestion des procédures “porteurs”• Gestion de l’information

Conduite du changementPhase Mise en oeuvre

�Coordination du déploiement� Rôle des différents acteurs� Responsable de programme /

Instructions internes� Interfaçage outils “Banque – Client”

�Conduite du changement� Sensibilisation, implication de la

Direction� Application du cahier des charges� Sensibilisation des porteurs� Information – responsabilisation

des différents acteurs - formation

�Assistance aux utilisateurs� Guides d’utilisation� Documentation de référence

� Livrable : séminaires, réunions de présentation

CNRSRetour d’expérience

�EPST

�Toutes disciplines scientifiques représentées

�26000 agents permanents

�1300 unités

�19 délégations régionales

�Budget ~2300 M�

CNRSContexte de modernisation

�Modernisation dans tous les domaines�Processus qualité�Administration électronique

� Signature électronique� Inscription en ligne aux concours� Politique de sécurité informatique� Annuaire électronique� Dématérialisation des procédures d’achat� Carte d’achat� Archives et actes dématérialisées

�…

Constats pour les achats de faibles montants

�Nombreux achats de montant faible par commande(plus de 70% des achats au CNRS sont < 1500 �)� Génère une charge de travail importante alors que les véritables

enjeux concernent d ’autres types d ’achats

�Génération d’un coût fixe de gestion, pour tout achat, de 70 � à 80 �

�Production et circulation de papier sans retour d ’infos synthétiques sur l ’activité de commande d ’un service

�Procédures à la fois centralisées et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre le demandeur d’achat et le fournisseur.

besoinsCartographie – Eligibilité

carte d’achat�Notion de « panier moyen »� Panier moyen établi par la DGCP : 400 �

�Les factures de moins de 4000 � � Représentent 96% du nb de transactions pour 41% des dépenses

�Panier moyen de 426 �

�Estimation � Sur les 10 premiers fournisseurs de chaque délégation régionale

�Panier moyen de 330 �� 100% des factures éligibles carte d’achat, sur 4 ans

� 1 107 820 transactions pour un C.A. de 333 932 253 �

CNRSLes enjeux et objectifs

�Pour l ’établissement public� Simplification des procédures, des contrôles� Fluidification du processus achat� Diminution du coût de traitement des commandes� Regroupement et dématérialisation des factures� Concentration sur des tâches à valeur ajoutée� Accélération des délais de paiement� Participation à la politique d’achat de l’organisme

�Pour le laboratoire� Allégement des tâches matérielles liées aux achats� Simplification des contrôles� Réduction des délais d’approvisionnement� Souplesse de commande� Au plus près du besoin de l’utilisateur

�Stratégie de mise en oeuvre� Une équipe “projet” (RH proportionnelles aux contraintes des objectifs)� 9 -10 unités� 20 porteurs de carte

�Planning de mise en oeuvre� 3 mois pour la première transaction� 7 mois pour le projet (12 mois pour un déploiement national)

�Analyse de l’existant� Cartographie des achats� Analyse économique� Etude des circuits de commande et de traitement des factures

�Conduite du changement – Changement construit� Information, formation différenciée des différents acteurs

CNRSExpérimentation

�Information des différents acteurs� Réunion des directeurs d’unité

• Explication de la délégation de droit de commande• Choix des porteurs de carte

� Réunion des porteurs de carte et des gestionnaires d’unité• Sensibilisation à la délégation de droit de commande• Discussion autour des modifications des circuits de commande• Mise en place d’un “recueil de bonnes pratiques”

• Réunion des fournisseurs• Modification des circuits de commande• Contraintes de l’organisme• Gestion des litiges

• Réunion des gestionnaires en délégation régionale• Réorganisation des équipes “traitant les factures”

• Pour tous, info sur les enjeux

CNRSExpérimentation – Conduite

du changement

�Communication� Interne à l’organisme

• Présentations • Article sur Web et journaux institutionnels

� Externe à l’organisme• APECA, Progen, autres EPST…

� Réunions bilans• Fournisseurs• Porteurs de carte et gestionnaires d’unité• Banque• Comité de pilotage (s’il existe)

� Rapport-Bilan du projet (avec indicateurs de réussite)• Vers la Direction générale, le comité de pilotage…• Rapport allégé avec conclusions vers tous les acteurs du projet

CNRSExpérimentation – Conduite

du changement

�Formation� Aux outils informatiques pour les porteurs et gestionnaires

• De commande : sites Web • De traitement des factures : ERP• De consultation sur le site Web des plate-formes techniques

� Aux outils informatiques pour les responsables de programme• Interactifs : site Web des plate-formes techniques

� Documentation interne• Charte du porteur• “Plaquette utilisateur”• Guide du porteur (dont procédures dégradées)• Guide d’utilisation du site Web du prestataire bancaire• Guide du responsable de programme• Documents de présentation du projet

CNRSExpérimentation – Conduite

du changement

�Suivi du projet� “Club Utilisateurs”

• Regroupement des entités publiques d’un prestataire bancaire• Solutions d’ajustement aux demandes des utilisateurs

• Mise en place d’un “Portail carte d’achat”• Simplification des accès aux sites référencés• Source d’information et de communication

� Exploitation des “bonnes pratiques”• Alimentation du recueil par les gestionnaires d’unité• Echanges informels sur une liste de distribution

� Analyse des tableaux de bord• Mesures correctives éventuelles• Pilotage du projet

CNRSExpérimentation – Conduite

du changement

CNRS – Déploiementnational Conduite du changement - Plan de com�Disposer d’un kit de communication

� Communication adaptée à chaque carte mise en œuvre par le CNRS (Carte d’achat, Carte logée, Carte d’affaires).

�Avoir un plan de Communication au niveau national� Utilisation des canaux institutionnels

• BPC vers les délégués et les correspondants SAM• UPSACA vers les correspondants « achat »• ACP vers les ACS

� Article dans Journal du CNRS� Publication sur les sites Web (national et régional)� Mettre en place d’une liste (nationale) de discussion

BPC : Bureau Pilotage & CoordinationSAM : Simplification Administratives & ModernisationUPSACA : Unité Propre Service Coordination des AchatsACP et ACS : Agent Comptable Principal et Agent Comptable Secondaire

nationalConduite du changement -

Plan de com�Communication au niveau délégation régionale� Prestataire externe

• Communication vers les directeurs d’unités• Communication vers les futurs porteurs et gestionnaires d’unités

� Supervision par des chefs de projet locaux� Cahier des charges « accompagnement du changement »

• Aide à la finalisation du support de communication (livrable : kit de com)• Com en 2 temps vers 2 catégories d’agents (dir et gest + porteurs)• Retours d’infos – Indicateurs de réussite• En collaboration avec prestataire bancaire (ou assuré par lui)

� Estimation charge de travail• De 5(1/2 + 1)jour à 19(1/2 + 1)jour• 1j mise au point com + 1j retour d’infos

Conduite du changementRemarques

�La conduite du changement est nécessaire pour une mise en œuvre du « type 3 » de la carte d’achat

�L’équipe « Projet » doit être proportionnée aux dimensions de l’entité

�La complexité du dispositif de mise en œuvre est proportionnelle � Aux enjeux� Aux objectifs� Au mode de fonctionnement de l’entité

�Le type du changement (imposé ou pas) est important

�L’implication de tous les acteurs est indispensable