1Application Notes de Frais

PORTAIL RH

NOTES DE FRAIS

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STANDARDISEZ ET SÉCURISEZ

LA GESTION DES NOTES DE FRAIS

ACCÉLÉREZ VOS PROCESSUS

GRÂCE À UN WORKFLOW COLLABORATIF DÉCENTRALISÉ

MAÎTRISEZ VOS BUDGETS

EN ACCORD AVEC LA POLITIQUE DE FRAIS DE VOTRE ENTREPRISE

FIABILISEZ VOS DONNÉES

INTÉGRÉES AUTOMATIQUEMENT EN PAIE

OPTIMISEZ VOTRE GESTION ADMINISTRATIVE

VIA LA DIGITALISATION DE VOS DOCUMENTS

€

LES ATOUTS DE L’APPLICATION NOTES DE FRAIS

ILS ONT CHOISI L’APPLICATION NOTES DE FRAIS DE NIBELIS

CHIFFRES CLÉS

2 www.nibelis.com

1 UNE APPLICATION CONNECTÉE À LA PAIE NIBELIS

5 LA MAÎTRISE COMPLÈTE DES ENJEUX FINANCIERS

4 UN WORKFLOW OPTIMISÉ DE VALIDATION PAR LES MANAGERS ET GESTIONNAIRES DE PAIE

3 UNE FIABILISATION DU PROCESSUS DE COLLECTE DES NOTES DE FRAIS

2 UN OUTIL EFFICACE DE GESTION DE LA POLITIQUE DE FRAIS DE L’ENTREPRISE

3Application Notes de Frais

L‘application Notes de Frais est un complément très efficace à la Solution de Paie Nibelis. La saisie des notes de frais est fiabilisée. Le manager dis-pose d’une information en temps réel, facile à contrôler et à valider grâce aux pièces justificatives jointes. Le Responsable Administratif et Comptable dispose de tous les éléments de comptabilité générale et analytique pour intégrer automatiquement les notes de frais en comptabilité et récupérer ainsi facilement la TVA. Enfin, la connexion avec la Paie sécurise le rembour-sement des frais au salarié. En conclusion, tout le monde gagne en fiabilité, en performance et en temps passé.

GABRIELA BLEINISDirectrice des Ressources Humaines

1000 salariés

POURQUOI CHOISIR L’APPLICATION NOTES DE FRAIS DE NIBELIS ?

VOS BÉNÉFICES

La politique de frais de l’entreprise est parfaitement maîtrisée grâce à un partage en temps réel des informations. L’accès en ligne aux notes frais simplifie les procédures et per - met une organisation optimisée pour tous les acteurs de l’entreprise.

Les motifs de dépenses et les taux de remboursement sont pré-paramétrés selon les règles de fonctionnement de l’entreprise. Les informations sont claires pour les col-laborateurs et les managers disposent de tableaux de bord leur permettant de contrô-ler les frais engagés par leurs équipes. Des états précis et détaillés permettent enfin de croiser les budgets prévisionnels et les dépenses réellement engagées.

UN OUTIL EFFICACE DE GESTION DE LA POLITIQUE DE FRAIS DE L’ENTREPRISE

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VOS BÉNÉFICES

Les procédures sont entièrement automati-sées pour des gains de temps considérables et une fiabilité renforcée. Le traitement des notes de frais est fluide, vous évitez tout retard de prise en compte des dépenses de vos collaborateurs.

UNE FIABILISATION DU PROCESSUS DE COLLECTE DES NOTES DE FRAIS

Le processus de collecte des notes de frais est optimisé par la saisie en ligne, depuis n’importe quel navigateur internet. Le rattachement des justificatifs dématérialisés permet de contrôler les frais engagés de bout en bout jusqu’à leur enregistrement en comptabilité.

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VOS BÉNÉFICESVous ne déplorez aucune perte d’informa-tions. Les demandes des salariés sont traitées rapidement. Les managers et gestionnaires de paie évaluent facilement leur bien fondé et leur adéquation à la politique de frais de l’entreprise.

UN WORKFLOW OPTIMISÉ DE VALIDATION PAR LES MANAGERS ET GESTIONNAIRES DE PAIE

Les demandes de remboursement des salariés, enregistrées directement dans la Solution sont soumises à un workflow multi-niveaux de validation. Le collabora-teur dispose d’un suivi complet et en temps réel du traitement de ses notes de frais. Les managers et gestionnaires de paie contrôlent et valident rapidement les demandes de remboursement.

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VOS BÉNÉFICESVous disposez de tous les outils nécessaires pour suivre précisément et justifier les frais engagés. Vous maîtrisez vos enjeux finan-ciers depuis la saisie des notes de frais jusqu’à la génération des OD comptables.

LA MAITRISE COMPLÈTE DES ENJEUX FINANCIERS

La puissance de la Solution vous garantit de nombreux contrôles automatiques tels que les dépassements de plafonds de dépenses, la déduction automatique des tickets restaurants dans le cas d’une note de frais « repas » ou encore le blocage de la saisie des notes de frais pour les salariés déclarés absents dans l’application Absences de Nibelis.

5

Vous maîtrisez les frais engagés par les col - laborateurs et vous optimisez les traitements par leur intégration automatique et instanta-née en Paie.

VOS BÉNÉFICES1

UNE APPLICATION CONNECTÉE À LA PAIE NIBELIS

L’application Notes de Frais, à l’instar de toutes les applications RH de Nibelis, est connectée avec la Paie Nibelis. Aucune ressaisie des données salariés n’est requise et les données de Paie sont automatiquement intégrées. La Solution génère une rubrique « non soumise » dans les bulletins, alimente les rubriques de la DADS et réalise la ventilation comptable et analytique par nature de frais.

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LES SALARIÉS APPRÉCIENT

L’interface de saisie intuitive des notes de frais, en grille ou unitaire, accessible en ligne 24h/24, 7j/7.

La simplicité et la rapidité de la saisie grâce au pré- paramétrage des types de frais.

La visualisation en temps réel des refus ou accepta-tions des managers et gestionnaires de Paie.

SAISIE D’UNE NOTE DE FRAIS

Saisie rapide et intuitive d’une note de frais

Natures de frais pré-paramétrées

Rattachement des justificatifs dématérialisés

LES BÉNÉFICES CLÉSDE L’APPLICATION NOTES DE FRAIS DE NIBELIS

5Application Notes de Frais

LES GESTIONNAIRES DE PAIE APPRÉCIENT

LES MANAGERS APPRÉCIENT

Le gain de temps généré par l’automatisation des pro - cessus et l’intégration automatique des notes de frais en comptabilité générale et analytique permettant de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La fiabilisation des données grâce à l’automatisation des contrôles de dépassement de plafond, la généra-tion des OD comptables et des rubriques pour la DSN, ainsi que le calcul de la TVA.

La maîtrise des enjeux financiers garantie par la per-sonnalisation de la Solution selon la politique de frais en vigueur dans l’entreprise.

La rapidité et la simplicité de la validation en ligne des demandes de remboursement de leur équipe.

La facilité de contrôle des frais engagés, actualisés en temps réel, permettant de garantir le respect du budget et les pratiques de leurs collaborateurs vis-à-vis de la politique de frais de l’entreprise.

L’exhaustivité des informations dont ils disposent pour contrôler les demandes de leurs collaborateurs.

TABLEAU DE BORD DES NOTES DE FRAIS Contrôle des notes de frais

et de la TVA, bascule en Paie, génération des acomptes

Etats d’analyse des notes de frais détaillées, par période, par client…

Graphique de l’évolution des frais engagés

ANALYSE DES NOTES DE FRAIS

DE VOS COLLABORATEURSMontant total des frais

par période et par personne

Visualisation graphique de la répartition des frais

Exportation Excel du tableau de répartition

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LA GESTION DES NOTES DE FRAIS PAR NIBELIS UN PROCESSUS FIABILISÉ ET UN BUDGET MAÎTRISÉ

Saisit ses notes de frais

Importe ses justificatifs

Soumet ses notes de frais à son manager

PRODUCTIVITÉ FIABILITÉ EFFICACITÉ

Rentabilisez votre organisation et gagnez du temps

Réduisez le temps consacré aux tâches administratives grâce à un workflow optimisé et à la dé-centralisation des saisies auprès de tous les acteurs de l’entreprise.

Optimisez votre organisation avec une offre Paie et RH com-plète et intégrée.

Traitez vos données rapidement grâce à des procédures automa-tisées et formalisées.

Rationalisez les coûts et contrôlez les dépenses

Anticipez l’impact financier de vos remboursements de frais grâce au budget de frais.

Pilotez vos budgets sur la base de tableaux de bord complets et précis.

Fiabilisez vos données par la saisie unique des informations, à la sour ce, et la bascule automa-tique en Paie.

Gérez efficacement la politique de frais de l’entreprise

Libérez les services RH des tâches administratives pour des mis-sions à plus forte valeur ajoutée.

Suivez précisément et instanta-nément l’évolution des dépenses.

Garantissez la satisfaction de vos collaborateurs et impliquez les ma-nagers dans le suivi des budgets.

Bulletin de Paie Génération

d’une rubrique de paie non soumise

ComptabilitéOD Comptables

Contrôle de la TVA

Déclaratifs Alimentation

des rubriques de la DSN

Contrôle et valide les notes de fraisContrôle les notes de frais

Bascule les demandes de remboursement en Paie

LE SALARIÉ

LE MANAGERLE GESTIONNAIRE DE PAIE

1

23

APPLICATION NOTES DE FRAIS

7Application Notes de Frais

OPTIMISEZ LA GESTION

DE VOS NOTES DE FRAIS

Pointage individuel des notes de frais ou validation en masse

Remboursement partiel d’une note de frais

Possibilité de plusieurs bascules de notes de frais sur une même période

Génération automatique des OD de paie comptable, ventilation analytique

Génération automatique des montants de frais à faire figurer dans la déclaration DSN

MAÎTRISEZ VOS BUDGETS

Affectation budgétaire des notes de frais

Contrôle de cohérence entre les dates associées aux frais et la présence réelle du salarié

Gestion des invités internes et externes, gestion par dossier, refacturation

États d’analyse des notes de frais (détaillés, par période)

Gestion des devises avec récupération automatique

des taux de change et calcul de la contre-valeur en euros

IMPLIQUEZ VOS SALARIÉS DANS LA GESTION DE LEURS NOTES DE FRAIS

Saisie rapide ou saisie détaillée et actualisation instantanée du détail par nature de frais

Gestion multi-notes de frais par période, multi-déplacements et multi-natures de frais

Gestion des frais de déplacements au réel ou aux frais kilométriques selon la puissance

fiscale du véhicule

Attachement des factures et tickets au format PDF

Génération automatique d’une synthèse de soumission de note de frais (format Excel ou PDF)

PERSONNALISEZ L’APPLICATION EN FONCTION

DE VOS RÈGLES DE FONCTIONNEMENT

Blocage de la saisie des notes de frais en cas d’absence du salarié

Gestion de plafonds par nature de dépense

Génération automatisée des acomptes

Génération du fichier de virement aux normes SEPA

Gestion de 10 taux de TVA différents et automatisation du contrôle des montants de TVA

LES PRINCIPALES FONCTIONNALITÉSDE L’APPLICATION NOTES DE FRAIS DE NIBELIS

APPLICATION NOTES DE FRAIS

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Siège Social157, rue Anatole France 92 300 Levallois-Perret Tel. 01 46 17 07 77

Agence Nord 6, rue Jean Roisin 59 000 LilleTel. 03 28 36 85 85

Agence Sud-Est 40, avenue Pompidou 69 003 LyonTel. 04 72 68 69 40

Agence Ouest 11, allée Duquesne 44 000 NantesTel. 02 53 44 94 80

Agence Sud-Ouest298, Allée du Lac 31 670 LabègeTel. 05 34 40 11 84

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UNE SUITE SIRH MODULAIRE ADAPTÉE À VOS BESOINSVéritables compléments à la Solution Paie, les différentes applications proposées par Nibelis constituent un SIRH performant et fonctionnel couvrant tous les domaines de la gestion du personnel et des Ressources Humaines.

Ces applications relient salariés, managers et gestionnaires de paie au travers de systèmes de workflows collaboratifs.

Elles sont regroupées en quatre grandes familles : Talents • Planning RH • Pilotage • Portail RH

PaiePlanning RHTalents Pilotage Portail RH

Administration du personnel

Paie

Déclaratifs

Rapports légaux

Simulation budgétaire

Décisionnel

Gestion Administrative

Manager

Données personnelles

Notes de frais

Absences

Présence

Activité

Formation

Compétences & Évaluations

Recrutement

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