Portail de la Fonction publique - FORMATION UTILISATEURS BIEP · 2016. 4. 29. · Créer des offres...
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FORMATION UTILISATEURSBIEP
Support de formationCompte gestionnaire sans droit de publication
DGAFP / SDRH - 2016
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Sommaire
� Présentation générale
� Connexion à l’application
� Gestion des offres
� Gestion des candidatures
� Statistiques / Rapports Excel +
Présentation générale
Réponse à offres
Le traitement en masse
Le traitement unitaire
Les appréciations
Vue globale
Concepts clés
Focus sur les entités
Focus sur le périmètre
Focus sur le portefeuille
Profils Utilisateurs
URLS de Connexions
Se connecter
Page d’accueil
Menus, Trucs & Astuces
1. Concepts clés
2. Focus sur les entités
3. Focus sur le périmètre
4. Focus sur le portefeuille
5. Profils Utilisateurs
Présentation générale
Quelques concepts clés (1/2)
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– Espace recruteur (Back Office) : c’est l’espace depuis lequel les recruteurs pourront publier une offre et gérer les candidatures.
– Espace candidat (Front Office) : c’est l’espace candidat accessible depuis le site des offres, ou déposer une candidature spontanée.
– Entité : représente la structure pour laquelle un gestionnaire publie.
– Droit utilisateur : Désigne l’autorisation d’effectuer une action (de lecture, demodification, d’utilisation ou de suppression) sur une fonctionnalité ou une donnée del’application Back Office.
– Profil utilisateur : Désigne un ensemble de droits. A chaque utilisateur est associé un Profil qui donne, par ce biais, un ensemble d’autorisations dans l’application.
– Périmètre : Désigne l’ensemble des entités rattachées à une entité supérieure. Le périmètre permet à l’utilisateur d’avoir une visibilité sur les offres crées par les entités relavant de sa « responsabilité ».
– Portefeuille : Permet au gestionnaire d’une entité d’avoir une visibilité sur l’ensemble des offres et des candidatures.
Présentation générale
Quelques concepts clés (2/2)
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– Événement : Désigne la matérialisation dans l’application Back Office d’unévènement ayant eu lieu à propos d’un candidat, d’une offre, ou d’une candidature.L’ensemble des événements est notifié dans l’onglet « Historique ».
– Statut : Désigne l’état d’une offre, d’une candidature ou tout élément intégré dansun processus. Le statut peut être synonyme d’étape.Exemple de statut de candidatures : A traiter, A convoquer…Exemple de statut d’offres : Brouillon, Validée, Suspendue…
– Responsable : Désigne les utilisateurs qui interviennent à différents niveaux dans le processus de traitement des offres, des candidats et candidatures. Le « responsable » et le « suivi par » sont les utilisateurs qui ont été désignés comme étant responsables d’un élément (offre, candidature…).Les utilisateurs responsables voient les éléments dans leur portefeuille.
– Bannette : Désigne une fonctionnalité de l’application permettant de classer des candidats dans un dossier virtuel. Chaque utilisateur peut créer autant de bannettes qu’il le souhaite. Ces bannettes peuvent être partagées avec les autres utilisateurs.
Entités fillesNiveau 2
Entités fillesNiveau 1
Entité mère
DGAFP
Direction 1
Agence 1
Agence 2
Direction 2 Service A
Une entité
Une entité
Présentation Générale
•Entité Représente la structure pour laquelle un gestionnaire publie
• Exemples d’entités
Focus sur les entités
Entité filleNiveau 2
Entité filleNiveau 1
Entité mère
DGAFP
Entité 1
Direction 1
Direction 2
Entité 2 Opérateur 1
Les candidats ne sont pas soumis à un périmètre : ils sont visibles par tous les utilisateurs ayant les droits de visibilité sur les candidats.
Présentation Générale
• Périmètre
Désigne l’ensemble des entités rattachées à une entité supérieure. Le périmètre permet à sonutilisateur d’avoir une visibilité sur les offres crées par les entités relavant de sa« responsabilité »..
• Exemple
Focus sur le périmètre
Le Recruteur X est rattaché à l’entité« Direction 1 », qui est dorénavant sonpérimètre, il verra donc les offres et lescandidatures de ce périmètre.
Présentation Générale
Un compte gestionnaire sans droits de publication peut :
� Créer des offres d’emplois pour l’ensemble de son périmètre mais ne peut pasles publier.
� La publication de l’offre se fera par le compte maître
� Gérer les candidatures pour l’ensemble de son périmètre
� Consulter la CV-thèque
� Créer et éditer des rapports statistiques personnalisable s
� Personnaliser des modèles de courrier
Les droits associés au compte gestionnaire sans dro its de publication
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Sommaire
� Présentation générale
� Connexion à l’application
� Gestion des offres
� Gestion des candidatures
� Statistiques / Rapports Excel +
Connexion à l’espace recruteur
Réponse à offres
Le traitement en masse
Le traitement unitaire
Les appréciations
Vue globale
Concepts clés
Focus sur les entités
Focus sur le périmètre
Focus sur le portefeuille
Profils Utilisateurs
URLS de Connexions
Se connecter
Page d’accueil
Menus, Trucs & Astuces
1. Demande de création de compte
2. Page d’accueil
3. Personnalisation de la page d’accueil
4. Trucs et astuces
Connexion à l’application
Demander la création d’un compte : � La demande de création de compte est accessible depuis l’espace candidat
Connexion à l’application
Demander la création d’un compte : � Remplir les champs demandés� Un mail vous sera envoyé à l’adresse mail indiquée pour la création du mot de
passe
Connexion à l’application
La BIEP est une application web, accessible depuis Internet : � L’espace recruteur est accessible avec les navigateurs IE, Firefox, Chrome et
Safari� Utiliser les identifiants et mot de passe générés à l’étape précédente� Vous serez automatiquement déconnecté de l’espace recruteur après 60
minutes d’inactivité.
Présentation Générale
La page d’accueil de l’espace recruteur (Back offic e)Depuis la page d’accueil de votre espace recruteur, vous accédez directement à votre tableau de bord composé• de différents objets (1), • d’un moteur de recherche (2) • de bouton d’accès rapides aux différentes actions possibles (3)
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Présentation générale
Personnalisation de la page d’accueil :
� Les objets présents sur votre page d’accueil ou tableau de bord sont personnalisables par le gestionnaire du compte
� Vous pouvez ainsi choisir ce que vous souhaitez voir afficher dans votre tableau de bord selon vos préférences
� Allez dans la rubrique « Mon compte » puis « Page d’accueil »
� Vous accédez à un formulaire vous permettant de définir les informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre tableau de bord
Présentation générale
Rubrique « Mon compte »
� Cette rubrique vous permet également de personnaliser :• L’affichage de vos listes de résultats• Votre mot de passe• Vos requêtes
Connexion à l’application
Personnalisation de la page d’accueil :
� Les objets présents sur votre page d’accueil ou tableau de bord sont personnalisables par le gestionnaire du compte
� Vous pouvez ainsi choisir ce que vous souhaitez voir afficher dans votre tableau de bord selon vos préférences
� Allez dans la rubrique « Mon compte » puis « Page d’accueil »
� Vous accédez à un formulaire vous permettant de définir les informations que vous souhaitez faire apparaître sur votre tableau de bord
Présentation Générale
Menus, Trucs & Astuces
Les alertes de la page d’accueil sont cliquables :
Une même structure de menus dans toute l’application :
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Sommaire
� Présentation générale
� Connexion à l’application
� Gestion des offres
� Gestion des candidatures
� Statistiques / Rapports Excel +
Gestion des offres d’emplois(Espace recruteur)
Réponse à offres
Le traitement en masse
Le traitement unitaire
Les appréciations
1. Processus général
2. Créer une offre
3. Ajouter une ou plusieurs pièces jointes
4. Valider une offre
5. Diffuser une offre
6. Stopper la diffusion d’une offre
7. La fiche offre et ses fonctionnalités
Gestion des offres
– Brouillon : Offre venant d’être créée.
– Validée : Offre peut maintenant être publiée.
– Publiée : Offre publiée et visible par les candidats.
– Suspendue : Le recrutement est mis en veille. L’offre est dépubliée et n’est plus visible des candidats.
– Finalisée : Le processus de recrutement est terminé, l’offre est dépubliée et elle peut être archivée.
– Archivée : L’offre d’emploi a été pourvue. Une fois archivée, il n’est pas possible de la réactiver. Pour archiver une offre, toutes les candidatures doivent avoir été traitées (toutes en statut final).
Processus général : les différents statuts de l’off re
Note : les offres avec un statut bleu ne sont pas visibles dans le tableau
de bord.
Gestion des offres
• Il existe 3 façons de créer une offre :
– Utiliser un formulaire vierge– Utiliser un modèle d’offre de la bibliothèque de modèles– Dupliquer une offre (y compris une offre archivée)
Créer une offre
Créer une offre
3
1
2
3
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Gestion des offres
– Utiliser un formulaire vierge
Créer une offre à partir d’un formulaire vierge1
Gestion des offres
1. Sélectionner l’entité pour laquelle vous publiez2. Puis cliquer sur « Créer à partir d’un formulaire vierge »
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22
Créer une offre à partir d’un formulaire vierge
Gestion des offres
– Créer un modèle d’offre de la bibliothèque de modèles et l’utiliser : cliquer sur Administration > Offres > Bibliothèque
Créer un modèle d’offre
2
Gestion des offres
– Affichage de la page "Recherche des modèles des offres « . Cliquez sur rechercher. Si des modèles ont déjà été crées, ils s’affichent.
– Si aucun modèle proposé ne satisfait, cliquez sur « Créer un modèle »
Créer un modèle d’offre
2
Gestion des offres
– Sélectionner l’entité pour laquelle vous souhaitez créer le modèle– Puis cliquez sur « Valider »– Vous arrivez sur le formulaire de saisie d’une offre
Créer un modèle d’offre
2
Gestion des offres
– Sélectionner l’offre que vous souhaitez dupliquer– Vous arrivez sur la page « Offre » qui résume le contenu de l’offre– Cliquer sur le bouton en haut à droite de l’offre pour la dupliquer– Vous pourrez alors al dupliquer à l’identique ou la modifier si nécessaire
Dupliquer une offre
3
Gestion des offres
Le formulaire de création d’une offre se décompose en 10 blocs :• Créer une offre• Informations générales• Description du poste• Informations complémentaires• Localisation du poste à pourvoir• Critères candidats• Langues• Suivi RH• Publication• Demandeur
Description du formulaire de création d’une offre
Tous les champs ne sont pas obligatoires. Les champs obligatoires sont marqués d’uneétoile.Si vous souhaitez afficher que leschamps obligatoires, décocher lacase « Afficher tous les champs » en haut à droite
Gestion des offres
Bloc : Informations générales
� Sélectionner l’entité pour laquelle vous souhaitez créer une offre� Renseigner la date de fin de publication afin qu’elle apparaisse sur l’espace candidat
Le formulaire de création d’une offre
Gestion des offres
Bloc : Description du poste
� Permet de renseigner les informations classiques sur le poste (intitulé, catégorie, description de l’employeur…)
Le formulaire de création d’une offre
Il est important de renseigner le champ « Nature spécifique du poste » si vous publiez une offre de stage, d’apprentissage ou un CDD .Par défaut le publication se fera au titre d’une offre d’emploi.
Gestion des offres
Bloc : Localisation du poste
� Permet de fournir les informations d’ordre géographique sur le poste.� Un module de géolocalisation au moyen d’une carte interactive est proposé. Il permet au candidat
de visualiser le poste sur une carte (Lieu d’affectation).� Vous pouvez également saisir la localisation du poste sans faire appel au module de
géolocalisation (Lieu d’affectation sans géolocalisation). L’offre ne sera alors pas visible sur la carte.
Le formulaire de création d’une offre
Gestion des offres
Bloc : Suivi RH
� Par défaut la personne qui saisie l’offre est automatiquement renseignée comme étant responsable de l’offre et qui recevra les candidatures pour cette offre.
� Vous pouvez ajouter une autre personne en double-cliquant sur le nom de la personne dans la liste proposée à gauche de l’écran
� Le champ « Alerte email » permet de sélectionner la fréquence à laquelle vous souhaitez être alerté sur les candidature reçues pour cette offre
Le formulaire de création d’une offre
Gestion des offres
� Une fois votre offre saisie, cliquer sur « enregistrer en brouillon » ou sur « Valider » pour afficher le formulaire récapitulatif de l’offre.
Les boutons « grisés » ne sont pas accessibles
Valider une offre
Gestion des offres
� Une fois que votre offre est enregistrée, vous pouvez ajouter une pièce jointe
� Dans l’onglet « offre » vous aurez la possibilité de joindre des pièces jointes à votre offre (rubrique Pièces jointes).
Ajouter une ou plusieurs pièces jointes (1/2)
Gestion des offres
� Cliquer sur ajouter / modifier� Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant d’ajouter vos pièces jointes� Valider l’action en cliquant sur Enregistrer
Ajouter une ou plusieurs pièces jointes (2/2)
Gestion des offres
� Pour publier votre offre, il vous suffit de cliquer sur l’enveloppe afin de notifier à la personne en charge de la publication (compte maître) que vous souhaitez publier cette offre
Les boutons « grisés » ne sont pas accessibles
Demander la publication de votre offre
Gestion des offres
� Une fenêtre s’ouvre permettant d’envoyer votre demande à la personne compétente
Demander la publication de votre offre
N’oubliez pas de
cliquez sur la
coche verte pour
valider l’adresse
mail du
destinataire
Gestion des offres
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Une fiche offre est constituée de 4 onglets :
– L’onglet « Offre » résume l’offre– L’onglet « Candidatures » présente des vues des candidatures sur l’offre (vue présentée ci-
dessous)– L’onglet « Historique » historise les événements de l’offre– L’onglet « Publication » (il n’apparaît que dans un statut compatible avec la diffusion d’une offre)
La fiche Offre et ses fonctionnalités (1/2)
Gestion des offres
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« Retour à la recherche des offres »
« Chercher les candidats qui correspondent aux critères de cette offre » : permet d’accéder à la fonctionnalité de Matching
« Créer une autre offre à partir de cette offre » : permet de dupliquer une offre (cfcréation d’une offre)
« Scoring »
« Envoyer l’offre par courrier » : permet d’envoyer par email une offre à n’importe quel interlocuteur
« Imprimer l’offre » : permet d’imprimer l’offre (2 « formats » possibles: BO, FO candidat, FO collaborateur)
La fiche Offre et ses fonctionnalités (2/2)
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Sommaire
� Présentation générale
� Connexion à l’application
� Gestion des offres
� Gestion des candidatures
� Statistiques / Rapports Excel +
Gestion des candidatures(Back office – espace recruteur)
Réponse à offres
Le traitement en masse
Le traitement unitaire
Les appréciations
1. Réponse à offres
2. Le traitement en masse
3. Le traitement unitaire
4. Transmission externe
Gestion des candidatures
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• Il existe plusieurs façon pour traiter les candidatures dans l’application:
– Via la fenêtre « Candidatures » disponible sur votre page d’accueil
– Via le « Tableau de bord » accessible depuis le menu « Offres » pour :
• Traiter les candidatures de son portefeuille• Traiter les candidatures de son périmètre• Pouvoir filtrer les offres et les candidatures
Réponses à offre
Gestion des candidatures
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• Les actions en masse sont disponibles à partir d’une liste de candidatures disponible à partir de la liste déroulante « Actions » > « Exécuter » :
• Ces actions : – Génèrent des événements candidature – Peuvent générer l’envoi d’un mail aux candidats– Peuvent générer un changement de statut
• Il est aussi possible de filtrer les différentes listes de candidatures, ou d’utiliser la fonctionnalité CV Reader ( ), outil permettant d’accéder aux documents des candidatsdirectement dans l’application, pour faciliter le traitement des candidatures.
Le traitement en masse
Gestion des candidatures
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Trois façons de traiter une candidature :+ Bouton « Actions »
+ Bouton « Écrire »
+ Boutons d’actions rapides 1
Les boutons d’actions rapides ne donnent pas la possibilité de relire l’email avant envoi, à l’inverse du
bouton « Ecrire ».
Le traitement unitaire (1/2)
1
Transmission externe: Envoi un mail demandant à un opérationnel de statuer sur la candidature.
Gestion des candidatures
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Le traitement unitaire (1/2)
Sur la fiche du candidat , dans l’onglet historique , les actions unitaires et des événements candidatures sont disponibles :
Bouton Action Bouton Ecrire
Permet de notifier un événement candidature dans l’historique.
N’envoie pas de mail.
Envoie un mail et notifie un événement dans l’historique. Donne accès à une liste de
courriers de réponse au candidat en rapport avec sa candidature.
Gestion des candidatures
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Zoom sur la barre d’actions rapides
Vous disposez en haut à droite de l’écran d’une barre de tâches vous permettant d’exécuter des actions sur cette candidature
CV reader , permettant de consulter rapidement les documents (CV et LM) du candidat
Permet de rechercher des offres correspondant au profil du candidat
Envoi par e-mail de la fiche candidat a un autre recruteur
Écrire un e-mail au candidat
Permet de signaler que la candidature n’a pas encore été traitée
Transmission externe de la candidature pour avis. Un mail contenant un lien vers la candidature sera envoyé afin que la personne puisse statuer directement depuis l’outil.
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Sommaire
� Présentation générale
� Connexion à l’application
� Gestion des offres
� Gestion des candidatures
� Statistiques / Rapports Excel +
Gestion des statistiques(Espace recruteur)
1. Statistiques
2. Rapports Excel +
Gestion des statistiques
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Le menu « Statistiques » permet d’obtenir des rapport s statistiques prédéfinis.En cliquant sur « Consulter », on accède à la recherche souhaitée.
Gestion des statistiques
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Tous les rapports sont exportables sous différents format, dont le format Excel
Gestion des statistiques
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Il est possible de créer des rapports personnalisé grâce aux fonctionnalités d’Excel .
Le principe est d’importer un format de statistique personnalisé, comme des tableaux croisés dynamiques, des graphiques, … pour vous permettre de reproduire ces statistiques à jour et directement au bon format quand vous le souhaitez.
Rapports Excel + (1/3)
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Un rapport est composé d’une ou plusieurs sources dont le nombre et le contenu des colonnes, ainsi que des critères de recherche qui sont entièrement personnalisables.
Rapports Excel + (2/3)
Gestion des statistiques
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Un rapport peut se présenter sous la forme d’un fichier Excel pour faciliter l’exploitation des données.
Ce fichier sera utilisé comme base pour l’export des données et permet de construire des rapports utilisant toutes les fonctionnalités d’Excel.
Rapports Excel + (3/3)