Prsentation PowerPoint

Ple 4 Gestion administrative des projetsProposition de dfinition AFNOR (ISO 10006)

Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activits coordonnes et matrises comportant des dates de dbut et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme des exigences spcifiques telles que des contraintes de dlais, de cots et de ressources.1Ple 4 : Gestion administrative des projetsAccompagnement administratif des projets, dans tous types dorganisations

Ancrage dans le rel : situations dorganisations, observes, ralises, ou simules

en PFMP ou en centre de formation

permettant de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles du ple 4Rfrentiel de certification : Les activits constitutives du mtier

Ple 4 : Gestion administrativedes projetsClasse 4.1 : Suivi oprationnel du projetClasse 4.2 : valuation du projetDiffusion descriptif du projet, bases documentaires + budgets + formalits + suivi de planning, de runions + suivi logistique, + signalement des dysfonctionnementsParticipation llaboration des synthses, des rapports dvaluation et de la clture administrative du projet.Processus de projet

Le gestionnaire administratif, supervis par son responsable, est appel intervenir dans la gestion administrative du projet diffrents niveaux du processus. Il se place dans une posture daccompagnant et de facilitateur du projet.

Le projet dans les organisations- Dmarrage du projet (flche en pointill) : participation ou non selon le type de projet- Rle dinterface entre les acteurs du projet : flches doubles rouge- Supervis et/ou accompagn dans son autonomie par le responsable : flche double bleueLe GA intervient dans la gestion administrative du projet chacune des tapes.

Le projet en EPLE- Tout projet en EPLE ncessite une gestion administrative, cette gestion administrative par les lves de la filire MSA peut permettre de construire lidentit professionnelle du Bac GA au sein de lETS4Comparaison de situations de travail Ple3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations3.2 gestion des modes de travail 41 Suivi oprationnel du projet Situation de travail3.2.1 Organisation et suivi de runion4.1.7 Suivi des runions lies au projetComptencesOrganiser la logistique administrative dune runion Positionner une runion dans le droulement dun projet Critre dvaluationEfficacit dans lorganisation et le suivi de la runion Adaptation des runions aux tapes et objectifs du projet Rsultats attendusLa runion se droule dans les conditions attendues avec les supports demands et les comptes rendus sont adresss Les runions permettent datteindre les objectifs de travail formaliss dans le projet 5Comparaison de situations de travail Ple3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations3.3 gestion des espaces de travail et des ressources41 Suivi oprationnel du projet Situation de travail3.3.4. Participation au suivi du budget de fonctionnement du service4.1.3. Production dtats budgtaires lis au projetComptencesMettre jour un tat budgtaire et signaler les cartsChiffrer et prsenter des donnes budgtairesCritre dvaluationRigueur du suivi de la situation budgtaireFiabilit de ltat budgtaireRsultats attendusLes lments budgtaires du service sont actualiss Toutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.Ple 3 : budget de fonctionnement du service !!!6Organisation pdagogique du ple 4 Qui ? Les professeurs de gestion, administration, lettres sont partie prenante sur le ple 4Un travail en quipe est indispensable

Quand ?Ds la classe de seconde (sans complexit ni ala).En classes de 1re et Terminale (projets plus labors)Intgration de la gestion administrative des projets dans le PPF et en fonction des opportunits

Dans le cadre de la rpartition des enseignements entre les professeurs lcueil serait de penser que le ple 4 ne concerne quune spcialit communication bureautique ou comptabilit bureautique

La rpartition doit se faire : En quipe pdagogique partir de la lecture complte des situations de travail, des comptences vises, des critres dvaluation et des rsultats attendus

Le projet doit tre abord ds lentre en formation, sans complexit ni ala.En classes de 1re et Terminale, des projets plus labors seront rencontrs.7Mthodologie du suivi administratif(Obligation de moyen et non de rsultat)

411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet 412 Organisation de la base documentaire 413 Production dtats budgtaires lis au projet 414 Traitement des formalits et des autorisations 415 Suivi du planning de ralisation du projet 416 Mise en relation des acteurs du projet 417 Suivi des runions lies au projet 418 Suivi logistique du projet 419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet 421 Participation llaboration des documents de synthse 422 Participation au rapport dvaluation 423 Clture administrative du projet Gestion administrative de projets :Activit planifie daccompagnement administratif

EXEMPLES DE PROJETProjet ralis en classe en partenariat avec le CDI : Participation au salon du livre

Projet ralis au sein du lyce : Organisation de la remise des diplmes

Projet ralis en PFMP : Concours des maisons fleuries PROJET EN PARTENARIAT AVEC LE CDIET LASSOCIATION ANIMADOCSFESTIVAL DU LIVRE EN PAYS DE BRAY

Temps forts du projet: Prparation des invitations, information aux membres de lquipe pd. Prparation de diffrents plannings Prparation des lieux Accueil des visiteurs Ralisation et exploitation de questionnaires de satisfactionActivits administrativesSuivi oprationnel du projetRsultats attendus4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Prsentation du programmeConception de lafficheEnvoi aux lus et aux chefs dtablissement de la lettre dinvitation et daccompagnement du programmeLe descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modle, est diffus aux acteurs concerns.4.1.2 Organisation de la base documentaire Centralisation et organisation des fichiersLa base documentaire est structure et mise jour.4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Ralisation dun tableau rcapitulatif (recettes/dpenses) aprs transmission des pices par la documentalisteToutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.Activits administrativesSuivi oprationnel du projetRsultats attendus4.1.4 Traitement des formalits et des autorisations Demande dautorisation de sortie des classesLes formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet sont obtenues dans les dlais.4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Prparation de la liste de contrle (oprations raliser)Lavancement du projet est contrl.4.1.8 Suivi logistique du projet Contact avec la Communaut de Communes et la Mairie pour la rservation de la salle et du matrielLa logistique matrielle du projet est assure.Activits administrativesvaluation du projetRsultats attendus4.2.1 Participation llaboration des documents de synthseConception et prsentation de questionnaires de satisfaction (intervenants, accompagnateurs)Dpouillement et synthse des rponses collectesLes documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et lvaluation du projetActivits administrativesSuivi oprationnel du projetRsultats attendus4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Prsentation et description du projet ladministration et la classe d'ARCULe descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modle, est diffus aux acteurs concerns.4.1.2 Organisation de la base documentaire Rcupration de la base de donnes lves pour la gestion du publipostageLa base documentaire est structure et mise jour.4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Dtermination du budget ncessaire pour la rceptionToutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.4.1.4 Traitement des formalits et des autorisations Demande dautorisation administrative d'utiliser la salle polyvalente pour accueillir les lvesAutorisation de diffusion des photos sur le site du lyce professionnelLes formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet sont obtenues dans les dlais Prparation de la remise des diplmesSuivi de la participationAccueil des participants

PROJET PROPOS AU LYCEREMISE DES DIPLOMESen collaboration avec la seconde ARCU

4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Programmation et planification des diffrentes actionstablir une liste des tches.

L'avancement du projet est contrl. 4.1.6 Mise en relation des acteurs du projet Transmission des informations aux acteurs (classe de seconde ARCU)Communication des informations au proviseur adjoint (courriels) Les changes entre les acteurs du projet sont oprationnels et fiables. 4.1.7 Suivi des runions lies au projet Positionnement des dates en fonction des contraintes des acteurs Les runions permettent d'atteindre les objectifs de travail, formaliss dans le projet. 4.1.8 Suivi logistique du projet Contact avec ladministration pour la rservation des locaux, tables, chaisesCommande de boissons et sucreries auprs des fournisseurs habituels

La logistique matrielle du projet est assure.4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet Analyse des dysfonctionnements dans l'organisation de la manifestation Mise en forme d'un compte-rendu Les dysfonctionnements sont identifis et transmis aux acteurs concerns. Activits administrativesvaluation du projetComptences4.2.1 Participation llaboration des documents de synthse tablissement de tableaux graphiques pour statistique sur la participationLes documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et lvaluation du projet. 4.2.2 Participation au rapport dvaluation tude des dysfonctionnementsRactualisation de la liste de tches Lvaluation du projet intgre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet. 4.2.3 Clture administrative du projet Prparation du bilan et intrt de la manifestationToutes les tapes administratives du projet sont vrifies, acheves et le dossier est archiv.PROJET RALIS EN PFMPCONCOURS DES MAISONS FLEURIES

Temps forts du projet: Prparation du concours (campagne de communication) Demande de lots, recherche de sponsors Suivi des inscriptions Promulgation des rsultatsActivits administrativesSuivi oprationnel du projetRsultats attendus4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Prparation du cahier des charges et de la description du projet pour prsentation la runion du conseil municipalLe descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modle, est diffus aux acteurs concerns.4.1.2 Organisation de la base documentaire Classement et organisation des fichiers dans larborescence Gestion lectronique des documentsLa base documentaire est structure et mise jour.4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Suivi du budget accord par le conseil municipal :Ralisation de tableaux graphiques (recettes et des dpenses

Toutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.4.1.4 Traitement des formalits et des autorisations Formalits lies aux photos et films raliss dans le cadre du concours :Ralisation dun imprim : Autorisation de diffusion des photos et films sur le site de la mairie

Les formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet sont obtenues dans les dlais.4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Planification des temps forts du projet:tablissement dune check-list des activits raliserLavancement du projet est contrl.4.1.6 Mise en relation des acteurs du projet Affichage des informations lies au concours en mairie,Diffusion du programme du concours dans les boites aux lettres des habitants de la commune Diffusion des rsultats remise des prix Les changes entre les acteurs du projet sont oprationnels et fiables.4.1.7 Suivi des runions lies au projet Positionnement des dates pour le vote du jury en fonction des contraintes des conseillers, membres du juryLes runions permettent datteindre les objectifs de travail, formaliss dans le projet.4.1.8 Suivi logistique du projet Prparation de la salle du conseilRcupration des lotsPrparation de la salle pour la remise des lots La logistique matrielle du projet est assure.4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionne-ments du projet tude des dysfonctionnements noncs dans le compte rendu de la runion du conseil municipal de lanne prcdenteLes dysfonctionnements sont identifis et transmis aux acteurs concerns.4.2.1 Participation llaboration des documents de synthseSynthse sur les participants les lots obtenus les rsultats la promulgation des rsultatsPrparation des listes Les documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et lvaluation du projet4.2.2 Participation au rapport dvaluation tude des dysfonctionnements laboration dun diagnosticractualisation des check-listsLvaluation du projet intgre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet. 4.2.3 Clture administrative du projet Prparation du bilan pour la prochaine runion du conseil municipalTableau graphique taux de participation Intrt pour la manifestation Toutes les tapes administratives du projet sont vrifies, acheves et le dossier est archivActivits administrativesvaluation du projetRsultats attendus