PMIS Phase 1Visite sur les lieux à HaïtiRéunion de tout le personnel

Équipe de gestion du changement pour le PMIS 28 août 2014

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Objectifs de la visite

Comprendre les besoins critiques d’Haïti dans le contexte du PMIS

Demander des commentaires sur la manière dont le PMIS aidera Haïti et d’autres bureaux de pays

Appuyer le PWR d’Haïti dans le rôle de promoteur du PMIS

Appuyer l’administrateur et le chargé de programme dans le rôle de point focal du bureau du pays

Travailler avec le personnel technique et administratif pour fournir une formation, obtenir une meilleure perception et comprendre les préoccupations concernant le PMIS

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Processus de changement

État actuel(Pas de PMIS)

Étatsouhaité

(PMIS exécuté)

État de transition

Adapté des concepts développés par Kurt Lewin et Richard Beckhard

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Promoteur

Autorise et dirige le changement

AgentInspire et motive les

cibles

Change les comportements, les émotions, le savoir

Planifie et exécute le changement

Rôles dans le changement

Promoteur

Agent

Cible

Champion

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Pourquoi le PMIS ?

Pour simplifier et rationaliser les processus administratifs

Pour réduire la saisie manuelle et la manipulation des données

Pour améliorer la qualité et la ponctualité de l’information

Pour interconnecter les systèmes administratifs– Ressources humaines, salaires, finances, achats, budget

Pour renforcer le relèvement après catastrophe/continuité des affaires

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Principes directeurs

Configurable, non personnalisable– Des mises à jour deux fois par an signifient une gestion continue du

changement

Même règles, nouveaux outils– Les procédures et formulaires changeront

– Les politiques ne changent pas

Même système pour le bureau régional et les bureaux de pays/centres– Les processus administratifs ne varient pas entre département ou bureaux de

pays

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Relier travail-flux(Ressources humaines et Traitements)

Engager les parties prenantes

de l’OPS

Mobiliser les équipes d’entité du changement

Déterminer impacts change-

ment

Go Live!

jan mar mai juil sept nov jan 2015

Plan

Plan ArchitecteConfigu-ration et

prototypeTest Formation Déploiement

exécution des systèmesgestion du changement à l’échelle de l’OPSgestion du changement dans les bureaux de pays et départementsengagement du personnel, y compris les communications

Exécuter les plans d’entité du

changement

Renforcer les change-

ments

Communiquer la vision et le

calendrier

Publier le rôle et procéder

aux changements

Afficher le soutien de la direction

Donner des infos sur la

formation et le soutien

Partager le succès

Q et R

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Portée – systèmes qui seront remplacés

Phase I (jan 2015)Workday

Phase II (jan 2016)Workday + Tidemark

Hors de portée

PAS (HRM system) AMPES/OMIS E-Recrutement

HR Express FAMIS Taxes

HR Tracking System SOS Pension

Flexi-time AMS/FMS (Budget) Assurance maladie personnel

Leave Tracking System ADPICS AETNA/Pharmacare

e-PPES Voyages

Payroll SharePoint/Gestion documents

CTAC (correspondance)

GBOT et systèmes de suivi des traductions

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Impact du changement pour les processus administratifs

Changements importants Implications du changement

Tous les processus administratifs sont clairement visibles

• Statuts des demandes/ approbation sont suivis • Goulets d’étranglement facilement identifiés et

réglés• Tous les processus administratifs sont contrôlables

Les processus administratifs sont simplifiés (max. 3 signatures)

• Efficacité améliorée grâce à la simplification • Les personnes sont responsables des décisions

Accès facile à l’information en une seule place

• Appui amélioré de la mission - communication, collaboration et réponse aux crises

• Plus grande efficacité personnelle

Rôles standards (Workday) par processus administratif (approx. 300 PA fournis)

• Cohérence dans l’affectation des tâches• Clarté pour emplois et processus

L’individu le plus proche des données est celui que saisit les données

• Responsabilisation accrue• Précision améliorée

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Logiciel + gestion efficace => Valeur

Workday : Workday permettra aux gérants de :

Fournit une transparence des processus pour identifier les goulets d’étranglement Régler les goulets d’étranglement

Fournit une analyse de gestion sur les efficacités des processus

Prendre des décisions en fonction d’abondantes données réelles

Habilite les bureaux de pays et autres entités à s’acquitter de leurs transactions systématiques

Accélérer les processus

Améliore la cohérence et l’efficacité de l’implication de HRM dans les processus

Libérer des ressources de HRM pour consacrer une plus grande part de temps à des tâches à plus grande valeur ajoutée

Fournit de meilleurs outils pour gérer / suivre le talent et placer les personnes appropriées dans les rôles appropriés

Prendre de meilleures décisions quant à la dotation du personnel

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“Personnel” Postes du personnel (PRFP, GSP, NOP, détaché) Positions temporaires du personnel (PRFN, GSN,

NON) CLT (NATP, NATN) Non-fonctionnaires ministère ou agence au niveau

de pays (MINP, MING, AGNF) Assurances seulement (IPOP, IPOG)

“Collaborateur externe”

Non-fonctionnaire agence au siège (AGNH, OSP) Consultants non-fonctionnaires (NPC, IPC) et TAV Internes non-fonctionnaires (INT) Volontaires non-fonctionnaires (UNV et non UNV) Services linguistiques (traducteurs, réviseurs,

interprètes)

« Personnel » et « collaborateurs externes »

Les personnes sont divisées en deux catégories: « Personnel » ou « collaborateurs externes ».

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Rôles dans Workday : titres de postes contre rôles

Chaque individu joue un ou plusieurs rôles dans Workday– Tout le personnel de l’OPS et les collaborateurs externes seront affectés à au moins

un rôle – soit « Personnel », soit « collaborateur externe »

– Des rôles supplémentaires seront assignés suivant les fonctions du poste de chaque individu

Workday interagit avec le personnel et les collaborateurs externes en fonction des rôles, non des titres

Les rôles ne déterminent pas le niveau de salaire, comme le font les titres

Les rôles dans Workday permettent au personnel et aux collaborateurs externes, selon le rôle :– d’avoir accès à des domaines spécifiques de fonctionnalité dans le système

– de participer à l’exécution des procédures administratives

– d’avoir accès aux processus ou aux rapports

– de modifier / de mettre à jour des types spécifiques de données

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Rôles clés dans Workday

Compensation Finance Partner

Absence Partner

Benefits Partner

Contingent Workers

Compensation Administrator

PBU Comp. Finance Partner

Personnel

HR Administrator

HR Partner

Manager

Recruiter

Succession Partner

Talent Manager

HRM Partner-HR

HRM Comp. Partner

Cost Center Manager(“allottee”)

HRM

Population générale

PBU

Par bureau de

pays/Centre

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Une stratégie et un plan complets de formation ont été élaborés comprenant la formation des diverses audiences et des divers utilisateurs ciblés.

Une variété de méthodologies sera utilisée pour la formation, y compris les matériels de référence en ligne, les salles de classe et la formation virtuelle.

Les matériels de formation tels que les vidéos, outils de travail et présentations PowerPoint seront disponibles à travers le portail d’apprentissage du PMIS.

Un appui permanent et des séances d’information seront offerts.

Vue d’ensemble de la formation

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Vue d’ensemble de la formation

8-10 heures

4-6 heures

12-20 heures 32 heuresHR Partner Formateur PMISPersonnel /

Contingent Workers

Manager

La formation variera selon les rôles et peut être étalée sur différents jours. Elle durera en moyenne :

Le montant total de formation dont vous avez besoin est fondé sur le(s) rôle(s) que vous avez

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Discussion / Questions

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Directory ‘Swirl’

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Profil

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Actions disponibles

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Actions concernant les avantages

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Actions concernant les données personnelles

22

Actions concernant les aptitudes

23

Actions concernant les antécédents professionnels

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Personnel Postes du personnel (PRFP, GSP, NOP, détaché) Positions temporaires du personnel (PRFN, GSN,

NON) CLT (NATP, NATN) Services Services linguistiques (traducteurs, réviseurs,

interprètes)

Non-fonctionnai-res

Non-fonctionnaires ministère ou agence (MINP, MING, AGNH, AGNF, OSP)

Consultants non-fonctionnaires (NPC, IPC) and TAV Internes non-fonctionnaires (INT) Volontaires non-fonctionnaires (UNV and Non UNV) Assurances(IPOP, IPOG)

Types de contrats de l’OPS